Manual Del Usuario Sae 5.00

MANUAL DEL USUARIO

ASPEL-SAE V.4.0

AVANZADO

GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. AV. JUAREZ N°100 PRIMER PISO COL. CENTRO DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06010 TEL. 41956332/33 www.gvamundial.com.mx

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INDICE

Pgas. 1. Administración de Reportes…………………………………………………………………3-11

2. Interfaces Aspel Banco y Aspel COI……………………………………………………….11-43

3. Utilerías………………………………………………………………………………………...43-64

4. Estadísticas…………………………………………………………………………………….64-91

5. Factura Electrónica…………………………………………………………………………..92-103

6. Bases de Datos Abierta…………………………………………………………………….104-130

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1. ADMINISTRADOR DE REPORTES

Acceso

•

Desde cualquier módulo del sistema, Menú Reportes, Administrador de reportes

Definición Desde este Administrador de reportes, podrás crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensión QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la información que deseas incluir en tu reporte utilizando sentencias SQL. Adicionalmente podrás consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional.

¿Que es un reporte en formato QR2 y FTO?

Un reporte QR2 es aquel que obtiene información para armar los reportes directamente de la base de datos o tablas del sistema. Para dar de alta reportes con este formato el sistema proporciona el Diseñador de reportes. Para estos formatos puedes usar sentencias SQL.

Un reporte o formato FTO es para obtener e imprimir información usa campos, comandos o fórmulas virtuales armadas especialmente para su uso en estos formatos, es lo llamado interprete Aspel. Para dar de alta reportes de este formato se proporciona una Lista de comandos, campos y fórmulas que podrás usar para diseñar dichos reportes. Por lo que dependiendo del tipo de reporte a editar es el tipo de herramienta que se desplegará. De manera general desde este administrador podrás:

Dar de alta tus reportes personalizados en formato Qr2 y FTO. Modificar los reportes previamente creados con este administrador. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Borrar un reporte. Añadir un reporte creado en formato FTO. Preparar el archivo para su envío a Internet. Enviar el reporte vía e-mail.

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Manejo Aspel El sistema por omisión incluye algunos reportes en formato Qr2 y FTO organizados por grupos. Los grupos y los reportes incluidos, dependerán del módulo en el cual estés utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estará disponible desde cualquier módulo, pero sólo podrás consultar los reportes del módulo correspondiente.

La ventana es la siguiente:

Para ver la presentación preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegará el Filtro correspondiente para obtener información específica, la información que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde esté incluido el reporte. Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero te posiciones en grupo de reportes donde deseas incluirlo. Tipo de filtros por grupo de reportes

Nota: Algunos reportes que estaban ubicados en el menú Reportes, se reubicaron en este administrador de reportes, ejemplo, los reportes de emisión de documentos.

Botones de esta ventana Botones Descripción Con este botón podrás realizar lo siguiente:

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•

Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegará el diseñador de reportes. Para mayor información consulta el archivo de ayuda del Diseñador de reportes. Para este caso debes seleccionar la opción "Nuevo". Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO. Para esto el sistema proporciona una Ventana en la cual podrás fácil y rápidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso debes seleccionar la opción "Archivo FTO".

•

Nota: Para ambas opciones deberás primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas añadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean añadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan.

•

Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO). Para este caso se desplegará una ventana de Windows® para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para añadir un reporte son los siguientes:

1. Posiciónate sobre el grupo de reportes en el cual deseas añadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisión. 2. Utiliza este botón, selecciona la opción Agregar e indica la ruta del reporte a incluir. Notas Al añadir un reporte con esta opción, para los reportes que estén estructurados en formato FTO, en la columna "Título" observarás la ruta donde se encuentra dicho archivo.

Es importante que tomes en cuenta que no podrás añadir un reporte que haya sido creado desde otro sistema o desde otro módulo (en el caso de Aspel-SAE), ya que recuerda que al crear un reporte éste se relaciona muy particularmente en el Grupo de reporte en el cual fue creado. Con esta opción podrás modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el

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manejo será el siguiente: Formato QR2 El reporte se abrirá con el diseñador de reportes. Modificar reporte. Formato FTO Se abrirá el reporte con la aplicación asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y fórmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botón

Para mayor información consulta el Editor de formatos. Con este botón podrás eliminar el reporte previamente dado de alta o añadido al administrador de reportes. Al eliminar un reporte deberás tomar en cuenta los siguientes puntos:

• •

El reporte se elimina del administrador de reportes y también se elimina de la ruta o carpeta donde se encuentre, es decir el archivo. Si por alguna razón eliminaste un reporte de los que por omisión proporciona el sistema, te recomendamos correr el proceso de "Reparación" para nuevamente se instalen o recuperen los archivo de reportes borrados. Lo único que tendrás que tomar en cuenta, es que al realizar este proceso se borrarán las entradas o referencias de los reportes creados o añadidos por ti, para este caso te recomendamos hacer un respaldo manual desde el explorador de Windows® del archivo, para que posteriormente con la opción Agregar un reporte los añadas nuevamente al administrador de reportes.

Muestra una Vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se desplegará el filtro del reporte para delimitar la información a emitir en el reporte. Nota: Recuerda que si no específicas ningún dato en el filtro el reporte considerará todos los datos. Tipo de filtros Con este botón podrás imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegará su Filtro correspondiente por si deseas especificar que sólo cierta información se emita y posteriormente se desplegará la ventana de windows® para configurar ciertas opciones para a impresión del reporte. Preparar el reporte para su envío y/o publicación. El reporte podrá ser enviado en PDF o HTML. Notas: Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2. Envía y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consultas. Notas: Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2. Despliega la lista de las fórmulas y campos que podrás utilizar para armar tus reportes fto (vía formato) a la medida de tus necesidades. Edita tus formatos de reportes

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Esta opción genera el reporte en formato PDF para su envío por Internet. Al seleccionar este botón, primero se desplegará el Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo, se generará el archivo PDF con la información del reporte y por último, dicho reporte se adiciona como un archivo adjunto en la aplicación de correo predeterminada en tu computadora. Nota: Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2. Agregar un reporte en formato FTO

Acceso

•

Desde cualquier módulo del sistema, Menú Reportes, Administrador de reportes, botón Nuevo FTO.

, opción

Manejo Esta opción te permitirá crear un archivo de texto para diseñar con ayuda de los campos y fórmulas del sistema un reporte con formato FTO. Los datos que deberás definir son:

Ayúdate con la ventana de campos y fórmulas del sistema para crear tus reportes, disponible la cual desde el Administrador de reportes con el botón .

Para mayor información consulta: Editor de Formatos

Mensajes que se despliegan desde esta ventana Mensaje Descripción

Favor de teclear el título Para dar de alta el archivo de reporte, es necesario proporcionar el título que lo del reporte. identificará dentro del administrador de reportes.

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Favor de teclear el nombre del archivo. Favor de teclear la ruta del archivo. Directorio no válido.

Para que se pueda dar de alta el archivo de reporte, deberás proporcionar el nombre con el que se guardará dicho archivo. Es necesario que indiques o selecciones la ruta donde se creará / guardará el archivo de reporte. La ruta donde se creará el archivo de reporte FTO no existe, verifica mediante la ayuda del botón si la ruta seleccionada en el campo "Ruta" existe.

Edita tus formatos de reportes

Acceso

•

Administración de reportes, editar reporte o con el botón

En qué consiste

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Los sistemas Aspel cuentan con un Editor de formatos, que te permite modificar o crear los formatos de impresión de tus documentos y reportes para así reportar la información de tu empresa satisfaciendo tus necesidades. Puedes imprimir estos formatos de 2 maneras: 1. EN LÍNEA: Dentro de los módulos de Facturas y Compras, cuando se graba un documento, a continuación se dispara la ventana de Emisión de documentos, dentro de la cual podrás definir el número de copias, nombre del formato (ya sea el sugerido por el sistema, o bien, el que tú mismo hayas diseñado o modificado), y la ruta donde se encuentra el mismo. También dentro de esta ventana de emisión de documentos tendrás la opción de editar un formato. 2. DESDE EL MENÚ REPORTES: Al elegir la opción Emisión de documentos, se dispara una ventana, en la cual podrás elegir entre varias opciones de filtrado para la emisión, además del nombre del formato y la ruta.

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•

Es imprescindible que el archivo de formato conserve su terminación .FTO para poder ser utilizado.

Ventajas de la edición de formatos

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Con la ayuda de los campos podrás manejar toda la información del sistema y ordenarla según tus necesidades; esto incluye tanto la información de totales y acumulados, como cálculos predefinido por el programa. Los comandos están en español, permitiéndote controlar: cómo se procesarán los datos, la impresión de campos o variables calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc.

•

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•

Se pueden crear los formatos en cualquier editor de textos, utilizando el c digo que proporciona el sistema; entre estos procesadores está el Notepad de Windows, Wordpad, Winword entre otros, siempre y cuando estos archivos se guarden con extensión .FTO. Cada módulo tiene sus propios campos que puedes conocer y utilizarlos. Cada formato está conformado por una serie de instrucciones o comandos que indican al sistema que ejecute una serie de tareas. Cada instrucción está constituida por el nombre del comando y su argumento o parámetros. El argumento puede contener: campos de impresión, rangos numéricos, constantes, máscaras, variables de cálculo, funciones especiales u operadores. El sistema requiere que en cada línea se especifique un sólo comando y su argumento. El archivo será repasado línea por línea, ejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. Así mismo, se debe respetar un orden en las instrucciones, para que se ejecute correctamente el formato y no existan problemas de sintaxis y tengas que consultar el anexo de Mensajes de error. Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo con extensión .FTO o modificándolo con otro nombre, para que no pierdas los formatos originales.

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Campos "Selección de un formato a editar" Campo Descripción

Nombre del Anota el nombre del formato que deseas editar, indicando la ruta donde se encuentra. Puedes archivo / Ruta elegir cualquiera de los formatos (revisa la siguiente tabla), los cuales se encuentran dentro del directorio de tu sistema, en el subdirectorio o carpeta Datos.

Esencial Para poder acceder al Editor de formatos automáticamente desde el sistema, previamente debes definir la Aplicación asociada, en este caso, algún editor de textos. Lo anterior se hace desde la ventana principal, Menú Configuración / Aplicaciones Asociadas. Tabla de formatos con los que cuenta el sistema Qué es

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Considera la siguiente tabla, que muestra los formatos de reporte que puedes utilizar y modificar en cada módulo, para adaptarlos a tus necesidades. Advierte que algunos de ellos son específicos para la impresión en Láser o en impresoras de matriz, dentro de los cuales algunos están diseñados para imprimir en las Formas de impresión Aspel (que conocerás después de esta tabla). Refiérete a la ayuda para información más completa de los formatos para operaciones en multimoneda, así como los formatos con procesos "batch" (es decir, que se procesan en etapas).

•

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Consulta la lista de campos para formatos Acceso

•

Desde el Administrador de reportes, botón

/ Lista de campos del Editor.

Qué es

•

Los campos son la información detallada contenida en tus catálogos. Ejemplo de campos son: Nombre de la empresa, Nombre del cliente / proveedor, Teléfono del proveedor, No. de documento, Observaciones del mismo, Saldo de los documentos en X periodo, etc. Estos campos tú los puedes incluir en cualquiera de tus reportes en el orden que requieras, gracias al Editor de formatos. Cada uno de los campos tiene un número entre corchetes, como por ejemplo, el campo "Importe del documento", al que le corresponde el número . Todos los campos tienen una longitud, la cual deberás considerar para que al imprimir tu reporte éste no se salga de la hoja y puedas incluir en el mismo la mayor cantidad posible de información y no la encime.

• • •

Campos Cada módulo cuenta con sus propios campos, dentro de los cuales existen campos numéricos y alfanuméricos que puedes utilizar en tus reportes; todos los demás campos contienen datos específicos de catálogos y funciones. La lista de campos está dividida de acuerdo a los módulos en los cuales se utilizan, lo que te permite consultarla de manera dinámica. Lista de comandos y fórmulas para formatos Acceso

•

Dentro de cualquier módulo, menú Reportes, opción Administración de reportes, con el botón

Qué es

• • •

El Editor de formatos te permite utilizar diferentes comandos y fórmulas para la edición de tus formatos de reportes, los cuales son instrucciones que ejecutan diferentes operaciones dentro de los reportes. Estos comandos requieren de una sintaxis, es decir, de una estructura y una manera de integrarlos para que ejecuten una operación. La tabla que se presenta es una guía de apoyo en orden alfabético, conteniendo los comandos que se utilizan en diversos sistemas de la línea Aspel, y que puedes consultar al mismo tiempo que modificas un formato de reportes, gracias a las ventajas del ambiente Windows.

Para editar el reporte utiliza la opción "Editar reporte" disponible desde el menú flotante seleccionando el reporte FTO a editar.

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El editor de formatos que se describe en esta ayuda, es en forma genérica para todos los sistemas de la línea Aspel, pero algunos comandos son específicos para un determinado sistema. Definición de ciclos Qué son

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Cada sistema tiene predefinidos sus propios ciclos de lectura / operación, permitiendo que los registros se vayan leyendo y utilizando de acuerdo a diferentes campos o rubros. Por ejemplo, puedes acceder los archivos de acuerdo al orden que sigue tu clave, número de cuenta, etc., y ejecutar cierta operación para los registros que indiques. En algunos sistemas no hay restricciones en cuanto al uso de los ciclos dentro de los formatos, mientras que en otros debes tener cuidado con su definición. Un problema que se puede presentar cuando usas mal un ciclo "general", es que el sistema empiece a imprimir la misma información una y otra vez hasta que se apague la impresora. Esto se debe a que el sistema ya tiene definido internamente un ciclo, de manera que la inclusión de otro, impide que pueda recorrer adecuadamente el archivo de datos. A diferencia de los comandos que sólo necesitan las tres primeras letras para ser identificados, el sistema sólo reconoce a los ciclos con el nombre completo. Para definir un ciclo necesitas los comandos: Inicia y Termina, explicados en el apartado anterior de Comandos. A continuación se explican los diferentes ciclos para cada sistema Aspel.

•

• •

•

2. Interfases Aspel-BANCO y Aspel-COI

Qué son

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Estas opciones te permiten integrar información generada en Aspel-SAE con Aspel-COI y AspelBANCO. Con ello, intercambias información requerida para el cálculo de la contabilidad y el registro de movimientos bancarios en tu empresa.

Interfase Aspel-Banco Acceso

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Módulo de Proveedores y Cuentas por pagar, menú Herramientas, opción Interfase BANCO.

Qué es

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Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en línea los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar. Por su parte, Aspel-SAE permite la consulta de los saldos del cliente para agilizar el registro de cheques, cargos y abonos desde Aspel-BANCO. El sistema de Aspel-SAE 4.0 sólo hace interfase con Aspel-BANCO 2.0 en adelante.

•

Para ejecutar esta función tienes que llenar los siguientes campos:

Campos Campo Proveedores Desde / Hasta / Clasificación Descripción Indica el rango de proveedores que deseas incluir en la interfase. Con el signo ? (ayuda F2) podrás realizar rápidamente esta definición. Puedes definir alguna clasificación especifica o usar signos de interrogación como comodines para localizar los registros que concuerden en una parte de la misma clave.

Periodo de Señala el rango de fechas de vencimiento de los documentos que deseas incluir en el Vencimiento Fecha proceso, así como la fecha de corte para generar tus documentos en Aspel-Banco. La Inicial / Final / Fecha fecha de corte se compara contra la fecha de aplicación para todos los documentos. Corte Directorio Nombre del Archivo Ruta especificada como la ruta de trabajo. Configuración / Parámetros generales Deberás señalar la trayectoria donde deseas grabar el archivo. Si no cambias la ruta, el sistema lo grabará en el directorio de trabajo de tu empresa en Aspel-SAE. El nombre comienza con CI seguido de la fecha (año, mes, día) y por último tiene una D, de "archivos de datos", y el número de empresa a la que pertenece este archivo (CI060907.D01).

Manejo

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El archivo generado lo podrás procesar a través del sistema Aspel-BANCO, para ello ingresa al menú Edición, opción Movimientos a la agenda, Integración de pagos / de Aspel-SAE. En este archivo se incluirán los datos correspondientes al IVA desglosado, el RFC y CURP del proveedor.

Para mayor información sobre el procedimiento para integrar este archivo en Aspel-BANCO, consulta el ayuda de dicho sistema.

•

Ventana del listado de pólizas generadas en Aspel-SAE

Acceso Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI.

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En qué consiste Desde esta ventana podrás: - Elaborar tus pólizas con la información generada en Aspel-SAE para posteriormente realizar la contabilización de estos datos en Aspel-COI, a esto se le llama interfase Aspel-SAE con Aspel-COI. - Administrar y/o consultar las pólizas generadas para su contabilización en Aspel-COI. - Eliminar o modificar las pólizas antes llevar acabo la contabilización de información. - Enviar vía correo electrónico los archivos de pólizas generados, de tal forma que desde el módulo de pólizas modelo de Aspel-COI recepciones el correo y obtengas el archivo con la información generada en Aspel-SAE para su contabilización. - Definir tus cuentas contables para facilitar la interfase entre ambos sistemas Aspel-SAE con Aspel-COI, definiendo las cuentas podrás asegurar una interfase en línea mucho más completa. - Contabilizar en línea tus movimientos hacia Aspel-COI. La ventana es la siguiente:

Para cambiar el orden de las columnas, selecciona la columna deseada y arrástrala con la ayuda del ratón, hacia la posición deseada como se ilustra en la siguiente imagen:

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Descripción de columnas

Columna Tipo de póliza Status

Descripción Tipo de póliza especificada al momento de generar el archivo de póliza, los tipos de póliza disponible son: Ventas, compras, devoluciones de compras y ventas, cuentas x pagar, cuentas x cobrar y movimientos al inventario. Estado o situación en la que se encuentra la póliza, los disponibles son pendiente por cont., contabilizado y error. Pendiente por cont. Este estado se manejará para indicar que la póliza todavía no ha sido contabilizada. Este estado sólo se actualiza si la contabilización se realiza en línea, es decir, con el botón "Contabilizar" disponibles desde esta ventana. Contabilizada. Indica que la póliza ya esta contabilizada en Aspel-COI. Este estado sólo se actualiza si la contabilización se realiza en línea, es decir, con el botón "Contabilizar" disponibles desde esta ventana. Error. Indica que por alguna razón la póliza no se generó adecuadamente, este estado se puede dar cuando al momento de estar generando la póliza ocurre un fallo en la energía eléctrica.

Archivo modelo

Muestra la ruta donde se encuentra el archivo de póliza generado. Estos archivos se pueden cargar desde Aspel-COI mediante el módulo de pólizas modelo.

Botones de esta ventana Columna Agregar Descripción Al seleccionar este botón se lanzará una ventana donde podrás dar de alta las pólizas con la información generada en Aspel-SAE para su contabilización en Aspel-COI. Para mayor información de cómo dar de alta una póliza consulta el tema: Agregar póliza. Con esta opción podrás consultar el detalle de la póliza creada. Para mayor información consultar el tema: Ver modelo. Con esta opción podrás eliminar el registro de la póliza dentro de esta ventana y no el archivo en sí, es decir, el archivo de póliza no será borrado de la carpeta o ruta, de tal forma que puedas utilizar el archivo para contabilizar la información con Aspel-COI mediante la opción pólizas modelo.

Ver modelo Eliminar

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Sólo deberás tomar en cuenta que si das de Alta una póliza con el mismo nombre, la información se sobreescribirá y se volverá a visualizar su registro en esta ventana de listado de pólizas generadas en SAE. Las pólizas que ya estén contabilizadas no se podrán eliminar, por lo que esta opción estará deshabilitada. Si deseas limpiar esta ventana, es decir, eliminar todos los registros contenidos en ella, deberás crear nuevamente el archivo de "Interfaz COI" archivo con el nombre (INTCOI01) desde el módulo de Control de archivos. Pero no por el hecho de reinicializar el archivo el sistema permitirá generar nuevamente las pólizas. Ver Al seleccionar esta opción se abrirá la póliza para consultar los movimientos o registros documentos contenidos dentro de ella, así como para modificar información específica de la póliza. Ver documentos incluidos en la póliza Enviar correo Este botón despliega una instancia de la aplicación de correo que tengas como predeterminada en tu máquina, y anexa o adjunta el archivo de póliza para su envío por Internet. Enviar póliza modelo por correo electrónico Cuentas contables Esta ventana u opción te permite configurar todas las cuentas para los diferentes movimientos o conceptos que en Aspel-SAE.

Agregar póliza Acceso

•

Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI / Botón Agregar

Qué es

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Este proceso generará las pólizas de los movimientos registrados por concepto de ventas, devoluciones de ventas, compras, devoluciones de compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar u movimientos al inventario. Se generará una póliza por tipo de movimiento, es decir por tipo de póliza, para esto deberás seleccionar el tipo de póliza que deseas generar, de tal forma que todos los movimientos de este tipo se almacenen en un solo archivo o póliza. En la póliza podrás incluir movimientos efectuados en un periodo determinado, de tal forma que se incluyan en el archivo de póliza sólo los movimientos efectuados en la fecha indicada. Adicionalmente dependiendo del tipo de póliza, podrás obtener un detalle incluyendo información de: impuestos, moneda, tipo de documento, para clientes (zona, Clave), línea de producto, proveedores (zona, clave), almacén, etc. Es importante que tomes en cuenta algunas consideraciones antes de ejecutar este proceso:

•

•

•

Manejo Dependiendo del tipo de póliza a generar, la información solicitada en el filtro varia:

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Campos generales Campo Tipo de póliza Descripción Selecciona el tipo de información o movimientos que deseas incluir en la p liza. Los tipos de pólizas a generar son: Póliza de ventas Póliza de devolución de ventas Póliza de compras Póliza de devolución de compras Póliza de cuentas por cobrar Póliza de cuentas por pagar Póliza de movimientos al inventario Nombre del archivo Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza. Para más detalle del formato por tipo de póliza, consulta la parte donde se explica más a detalle cada uno de los tipos de póliza que se pueden generar. Nota: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE" podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Concepto de la póliza Fecha de documentos Desde / Hasta Periodo COI Debes indicar el concepto o algún texto breve que identifique a la póliza. Los documentos elaborados en el rango de fechas indicado serán considerados en la póliza generada. Todos los movimientos de documentos cuya fecha de aplicación se encuentren en dicho rango serán tomados en cuenta dentro del proceso de contabilización. El formato de la fecha es Día/Mes/Año (DD/MM/AA). Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Nota Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarán los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables.

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La correcta definición de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitará la contabilización de tus movimientos.

Ver documentos incluidos en la póliza

Acceso

•

Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón Ver documentos

Manejo Esta ventana te proporcionará o te mostrará todos los movimientos generados en Aspel-SAE que fueron incluidos en la póliza. Los datos o columnas que observarás en esta ventana, dependerán del tipo de documento o movimiento incluido en la póliza, lo cual también queda completamente ligado al Tipo de póliza generado.

Botones de esta ventana

Botones Descripción Permite exportar la información Este botón desplegará una presentación preliminar de la información para que mandes a imprimir los datos. Para más información de lo que puedes hacer desde esta presentación Preliminar avanzada, consulta el tema donde encontrarás una explicación más a detalle. Cuentas contables Acceso Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón Cuentas contables

Qué es Este apartado es muy importante, ya que aquí se indican los números de cuenta que se utilizarán en las pólizas generadas por la interfase Aspel-COI. Estas cuentas las podrás almacenar tanto desde esta ventana como desde configuración, apartado Cuentas contables, así como desde los procesos u opciones del sistema donde se solicite alguna cuenta en particular.

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No importa desde donde proporciones las cuentas, estas se irán actualizando y/o almacenando en esta ventana, por lo que si deseas realizar algún cambio lo podrás realizar directamente desde esta ventana.

Ejemplo:

Contabilización en línea hacia Aspel-COI Acceso

•

Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón Contabilizar / botón Editar

Manejo Este botón funcionará o actuará de dos formas, Inicialmente este botón contabilizará la póliza y una vez contabilizada esta, desde este botón sólo la podrás editar. Al seleccionar este botón, se desplegará la ventana de "Agregar póliza" de Aspel-COI, con el fin de contabilizar o editar la póliza en ese momento, afectando en ambas situaciones los saldos de las cuentas siempre y cuando tengas activado el parámetro de configuración "Contabilizar en línea". Aunque la ventana es propiamente del sistema Aspel-COI, algunos procesos están restringidos, es decir, sólo funcionarán desde Aspel-COI. Los botones o procesos que no estarán disponibles son:

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Revisar o definir las Cuentas contables Cargar póliza modelo Copiar póliza de otro periodo

Imprimir póliza Cuadrar póliza Alta de conceptos de pólizas

Prepara la póliza para su contabilización: - Revisa que las cuentas definidas para los movimientos desde Aspel-SAE sean los que están definidos en AspelCOI y que correspondan a las cuentas que se van a afectar.

Las ventanas de ayuda para especificar el número de cuenta o el concepto de la póliza, muestran información correspondiente a lo registrado en Aspel-COI para los catálogos de cuentas o conceptos respectivamente.

Al indicar en la columna "No cuenta" una cuenta departamental se mostrará para la columna "Depto" el número de departamento al que reporta esta cuenta. Si la cuenta no es departamental, por omisión se le asignará "o".

Botones de esta ventana Campo Descripción

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.

Te permite contabilizar o grabar la póliza y limpia todos los campos para iniciar una nueva captura. Te da la posibilidad de que puedas salir de la póliza sin grabarla. Puedes insertar una partida dentro de la póliza, posiciónate en la línea donde la deseas insertar. Puedes eliminar una partida dentro de la póliza, posiciónate en la partida a borrar. Puedes grabar la póliza que estás capturando como una póliza modelo. Las pólizas modelo son pólizas que se graban en un archivo independiente al Catálogo de pólizas. De esta forma, podrás acceder posteriormente a este archivo para ajustar algún dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. También las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar pólizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido, y que se deben aplicar de forma repetitiva. Para mayor información consulta el tema "Grabar póliza modelo" de el ayuda de Aspel-COI. Esta opción te permite enviar por correo electrónico la póliza modelo. Antes de enviar la póliza, ésta se tendrá que guardar como una póliza modelo, para esto el sistema desplegará la ventana correspondiente para guardarla. Una vez grabada la póliza modelo para el envío del archivo, el sistema te desplegará la aplicación de correo predeterminada en tu máquina, por ejemplo Microsoft Outlook®, indica los datos correspondientes para el envío satisfactorio. Posteriormente desde el módulo de pólizas modelo podrás recepcionar los archivos de pólizas enviados mediante este proceso. Por omisión el asunto propuesto para el correo llevará la etiqueta "[ASPM]" la cual es una etiqueta que Aspel-COI identifica para la recepción de correos desde el módulo de pólizas modelo. Para mayor información consulta en el ayuda electrónica el tema "Enviar póliza modelo por correo" o "Recepción y envío de pólizas modelo". Con este botón podrás cuadrar la póliza para que se pueda contabilizar. Esta forma de cuadre es útil para saldar y/o cuadrar una póliza automáticamente cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, ésta será grabada con el estatus de "Pendiente" y se observará en el catálogo de pólizas en color rojo, con el propósito de identificarla fácilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Para usar esta funcionalidad, posicionarte sobre la última partida de la p liza y crea una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y: 1. Proporciona directamente en la columna "No. de cuenta alguna cuenta del catálogo o la cuenta

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de cuadre definida en los parámetros del sistema, después selecciona el botón "Cuadrar póliza".

2. O desde la partida creada, selecciona el botón "

".

Estos botones son los que están disponibles para su uso desde esta ventana.

Observaciones Recuerda que sólo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de Detalle. El sistema verifica que la fecha corresponda al mes que estás trabajando. Si la fecha pertenece a otro período no la aceptará.

Sólo se propondrá el tipo de cambio de la cuenta, cuando ésta maneje multimoneda y esté definido en el módulo de "Parámetros generales". Póliza de ventas Qué es Esta póliza acumula los totales de los siguientes conceptos:

Concepto

Descripción

Cuenta contable Clientes

Ventas de Clientes o Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos Ventas de clientes incluidos). Mostrador Ventas de productos

Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente Ventas cálculo: Precio unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento otorgado al cliente. Cuando la póliza se genera con detalle de impuestos, se indicará un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: Ventas de productos al 10.00% Ventas de productos con esquema exento

Bancos

Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura.

Bancos Ventas

Ventas de servicios Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no inventariables. El importe es calculado de manera similar a las ventas. En esta cuenta se contabilizan también los montos por concepto de costo por Flete. Total de impuesto 1,2,3 y 4 Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se solicita la p liza Detallada por impuestos, el sistema

Otros impuestos

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desglosa y acumula los montos de los impuestos por tasa. Cuando la póliza se genera con detalle de impuestos, se indicará un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: I.E.P.S 20.00% I.V.A 10.00% Impuestos por pagar Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al Impuestos IVA aplicado en cada una de las facturas. Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos mediante la activación del campo "Impuestos", explicado más adelante.

Impuesto por pagar Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto por pagar flete aplicado en la factura.

Retención IVA del Acumula los montos de la retención asignada al cliente por concepto Impuesto 3 (se carga Flete de flete. Para más información consulta el tema: Alta de clientes. a la cuenta de la retención del IVA) Total Descuento financiero Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas. Descuento financiero ventas

Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. ¿Donde se definen las cuentas contables para estos conceptos?. Campos generales

Campos Campo Nombre del archivo Descripción Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de ventas (VT) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema será: VT310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01" el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE" podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado.

22

Notas: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Clasificación del cliente Periodo COI Si en este campo se indica algún dato, la póliza podrá incluir únicamente los montos de los clientes que pertenecen a la clasificación anotada. Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Detalle de la póliza por… Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3) utilizados o aplicados en cada una de las facturas. Para el caso del impuesto por pagar (IVA) también se mostrará su desglose utilizando como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)". Nota Por cada porcentaje o tasa manejado para el cálculo del IVA, se puede definir una cuenta. Donde se definen las cuentas contables Con detalle Sin detalle

Moneda

Al seleccionar este campo, se mostrará en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del cliente por zona o clave, se adicionará en esta partida la información que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Ventas de clientes". Nota El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el número de documento que los originó, desglosando en la póliza documento por documento, se adiciona también la fecha y hora en la que se efectuó dicho documento.

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Con detalle

Sin detalle

Clientes Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información mas detallada del movimiento, podrás incluir como parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona o ninguna del cliente. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Ventas de clientes". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.

Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema Aspel-COI. Notas Independientemente de la activación del detalle por impuestos, si el movimiento o póliza tiene cargos por concepto de flete, serán listados en la póliza con su saldo correspondiente. Para todas las pólizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1,2,y 3) y Total de impuestos a pagar "IVA"". Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarán los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables.


Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularán en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las ventas de tipo servicios proporcionados por la empresa.

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Mensajes de error

El archivo ……… Ya existe ¿Desea remplazarlo?

El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo.

No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el cumplan con el filtro. filtro o bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de cuentas posterior a la generación de la póliza. Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación del archivo de póliza. La fecha DESDE No debe ser mayor a la fecha HASTA. Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".

Póliza de compras Qué es Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras:

Concepto del movimiento Compras a PROVEEDORES Total Descuento financiero Almacén

Descripción Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos incluidos.

Cuenta Contable Proveedores

Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en Descuento las recepciones de mercancía. financiero compras Señala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario sin tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos financieros. Si

pides el detalle por línea de producto, la leyenda para el concepto del movimiento será "Línea". Almacén

Compras de servicios Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Este total no incluye impuestos ni descuentos

Compra de

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financieros.

servicios

Total de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos Impuestos impuestos por aplicados en la recepci n de compras (impuesto 1,2,3,4 "IVA"). (Se deberá configurar una acreditar Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos mediante la cuenta por impuesto). activación del campo "Impuestos", explicado más adelante. Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrará una partida especificando la tasa aplicada, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento. I.E.P.S 20.00% IVA del flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al Impuesto por acreditar flete aplicado en la factura. Impuesto 3

Retención IVA Desglosa y totaliza los montos de la retención del flete del Flete correspondiente a lo configurado para el proveedor. Total Descuento financiero

Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de Descuento financiero compras compras.

Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. Campos generales

Campos Campo Descripción

Nombre Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que del archivo estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de compras (CO) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema será: CO310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01" el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE" podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la

información. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Detalle de la póliza por… Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3 4 ) utilizados o aplicados en la compra. Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrará un movimiento y como parte del concepto del movimiento se adicionará el porcentaje de impuesto aplicado.

Con detalle Sin detalle

Moneda

Al seleccionar este campo, se mostrará en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del proveedor por zona o clave, se adicionará en esta partida la información que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Compras de proveedores". Nota El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.

Línea de producto

Si seleccionas este campo, se mostrará para la cuenta de Almacén como leyenda del concepto del movimiento, la clave de la línea correspondiente al producto involucrado en la compra. En caso contrario se mostrará la leyenda "Almacén". Cada línea podrá tener asignada una cuenta en particular, las podrás definir al dar de alta la línea desde el módulo de inventarios, o bien desde la opción "Cuenta contables" disponibles en la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el número de

documento que los originó, desglosando en la póliza documento por documento, se adiciona también la fecha y hora en la que se efectuó dicho documento. Con detalle Sin detalle

Proveedores Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del movimiento, podrás incluir en lugar del nombre del concepto "Compras a proveedores", la clave, la zona del proveedor. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Compras a proveedores". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.

Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema Aspel-COI.

Notas Independientemente de la activación del detalle por impuestos, si la póliza tiene cargos por concepto de flete, serán listados en la póliza con su saldo correspondiente. Para todas las pólizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1, 2, 3 y 4) y por flete. Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarán los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definición de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitará la contabilización de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularán en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las compras de servicios proporcionados por la empresa.

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Mensajes de error El archivo ……… Ya existe ¿Desea remplazarlo? El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo.


Póliza de devolución de compras Qué es Se contabilizan las mismas cuentas maestras que en la póliza de compras, pero tomando en cuenta sólo las devoluciones de compra. En ella, los aspectos que en la póliza de compra representaban un abono se presentarán como cargos y viceversa. También se crea otro movimiento entre las diferencias de entradas y salidas del inventario que afectarán a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-compras y almacén. Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del movimiento Descripción Cuenta Contable Proveedores

Compras a PROVEEDORES Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos incluidos. Total Descuento financiero

Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados Descuento en las recepciones de mercancía. financiero compras Señala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario sin tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos financieros. Si pides el detalle por línea de producto, la leyenda para el Almacén

Almacén

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concepto del movimiento será "Línea". Compras de servicios Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros. Compra de servicios

Total de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados Impuesto impuestos por en la recepción de compras (impuesto 1,2,3,4 y IVA). Puedes por acreditar solicitar el desglose o detalle de impuestos mediante la activación acreditar del campo "Impuestos", explicado más adelante. Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrará una partida especificando la tasa aplicad, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento. IVA del flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete aplicado en la factura. Impuesto por acreditar Impuesto 3 Descuento financiero compras Almacén

Retención IVA Desglosa y totaliza los montos de la retención del flete del Flete correspondiente a lo configurado para el proveedor. Total Descuento financiero Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de compras.

Almacenes por La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen diferencia devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte costo-compras relación con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del método de costeo del producto). Se aplica la siguiente fórmula: (cantidad*costo-descuentos) cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este proceso interviene el tipo de costo que se esté llevando para el producto. Ver ejemplo Diferencia costo compras La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relación con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del método de costeo del producto). Se aplica la siguiente fórmula: (cantidad*costo-descuentos) cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este proceso interviene el tipo de costo que se esté llevando para el producto.

Diferencia costo de compras

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Ver ejemplo Donde se definen las cuentas contables Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos generales

Campos Campo Nombre del archivo Descripción Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de devolución de compras (DC) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema será: CO310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01" el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE" podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Detalle de la póliza por… Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3 4 ) utilizados o aplicados en la compra. Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrará un movimiento y como parte del concepto del movimiento se adicionará el porcentaje de impuesto aplicado.

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Moneda

Al seleccionar este campo, se mostrará en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del proveedor por zona o clave, se adicionará en esta partida la información que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Compras de proveedores". Nota El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.

Línea de producto

Si seleccionas este campo, se mostrará para la cuenta de Almacén como leyenda del concepto del movimiento, la clave de la línea correspondiente al producto involucrado en la compra. En caso contrario se mostrará la leyenda "Almacén". Cada línea podrá tener asignada una cuenta en particular, las podrás definir al dar de alta la línea desde el módulo de inventarios, o bien desde la opción "Cuenta contables" disponibles en la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE.

Documento

Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el número de documento que los originó, desglosando en la póliza documento por documento, se adiciona también la fecha y hora en la que se efectuó dicho documento. Sin detalle

Con detalle

Proveedores

Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del movimiento, podrás incluir en lugar del nombre del concepto "Compras a proveedores", la clave, la zona del proveedor. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será

"Compras a proveedores". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.

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Notas Independientemente de la activación del detalle por impuestos, si la póliza tiene cargos por concepto de flete, serán listados en la póliza con su saldo correspondiente. Para todas las pólizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1, 2, 3 y 4) y por flete. Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarán los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables.


Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularán en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las compras de servicios proporcionados por la empresa.

Ejemplo con método de costeo UEPS: Asiento 1. Compra 2. Compra 2 3. Venta 4. Compra 3 5. Dev de compra En contabilidad se tendría Cantidad Costo 10 10 12 10 10 100 110 Costo operado 1000 1100

108.333333 1300 120 120 1200 1200 Como la capa ya se vendió, el sistema costeó

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En el almacén se tiene, realmente 8 productos a $ 100.00=800, por lo que el datos registrado contablemente en almacén, veamos los asientos de la póliza 5.

Dado que los costos de la compra que se está devolviendo fueron de 10 a110= 1100, pero por las capas disponibles salieron 10 a 120= 1200, de ahí la diferencia de los $100 en almacén, para cuadrar el dato en el almacén, se generan los asientos marcados con el número 6:

Quedando la póliza de devolución como sigue:

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Póliza de cuentas por pagar

Qué es Presenta los cargos y abonos acumulados de cada rubro que forma parte de Conceptos de cuentas por pagar, en los cuales se haya definido una cuenta contable. La diferencia entre cargos y abonos afectará a la cuenta contable maestra de proveedores. Ver: Conceptos de CxP

Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del Descripción Cuenta

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movimiento Compras Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos).

Contable Compras

Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por Proveedores de proveedores cada operación de compras se visualizará un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizarás la clave del proveedor y/o la moneda involucrada en la compra. Retención x flete Acumula los montos de la retención asignada al proveedor del cual se efectuó Retención por la compra. flete

Adicionalmente se listarán los movimientos de las distintas formas de pagos aplicada al documento, como pueden ser, efectivo, cheque, etc.

Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta.

Campos Específicos Campo Descripción

Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que archivo estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de cuentas por pagar (CP) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema será: CP310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01" el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE" podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Número de Indica aquí el número de concepto para el que deseas generar la póliza. concepto

Periodo Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los COI movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Detalle de la póliza por… Clave Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del movimiento, podrás incluir en lugar del nombre del concepto "Cuenta general de proveedor", la clave del cliente, y la moneda con la que se realizó el movimiento. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "concepto "Cuenta general de proveedor". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.

Moneda Al seleccionar este campo se desglosarán los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de compra.




Póliza de movimientos al inventario Qué es

•

Muestra el acumulado de cada aspecto perteneciente al Catálogo de conceptos de movimientos al inventario que tenga asignada una cuenta contable.

Ver: Conceptos de Movimientos al inventario

•

Es la única póliza que puede emitirse tanto para un almacén en particular como para un sólo concepto. Las diferencias entre entradas y salidas del inventario afectarán a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-compras y almacén. La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relación con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del método de costeo del producto).

•

Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del movimiento Ventas Descripción Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos). Cuenta Contable Ventas

Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por cada Almacén de almacén operación de compras se visualizará un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizarás la clave del proveedor y/o la moneda involucrada en la compra.

Adicionalmente se listarán los movimientos que involucren cualquiera de los distintos conceptos disponibles para el módulo de Cuentas x Pagar. Donde se definen las cuentas contables

Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta.

Campos Específicos Campo Descripción

Nombre Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al del archivo archivo de póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de

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póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de movimientos al inventario (MI) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema será: CP310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01" el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE" podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Número de Indica aquí el número de concepto para el que deseas generar la póliza. concepto Almacén Periodo COI Especifica el número de almacén del cual se tomarán los movimientos al inventario para su contabilización. Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Detalle de la póliza por…

Almacén Al activar este campo se mostrará en lugar del concepto "Cuenta general de almacén" el número del almacén involucrado en el movimiento. Este campo no filtra la información de un almacén en particular, si no que sólo muestra la clave del almacén del cual se llevó el registro u movimiento. Si tienes activado el detalle por línea de producto, se adicionará a esta información la línea de producto al que pertenece el producto involucrado en el movimiento. Con detalle Sin detalle

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Línea de producto

Al activar este campo se mostrará en lugar del concepto "Cuenta general de almacén" la línea de producto al que pertenece el artículo involucrado en el movimiento.


Mensajes de error

El archivo ……… Ya existe ¿Desea remplazarlo?

El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo.

No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el cumplan con el filtro. filtro o bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de cuentas posterior a la generación de la póliza. Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación del archivo de póliza. La fecha DESDE No debe ser mayor a la fecha HASTA. Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "Desde".

Consideraciones antes de trabajar la Interfaz Aspel-SAE - Aspel-COI Manejo

•

La póliza generada se almacenará en un archivo; si deseas consultarlo lo podrás hacer desde el Editor de formatos o bien desde la Ventana principal de pólizas generadas en SAE.

Ver: Editor de formatos

•

Para una mayor seguridad, considera estos aspectos:

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1. Da de alta todos los números de cuenta a afectar con el proceso. Esto incluirá tanto los números de cuenta contables de los catálogos de conceptos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y movimientos al inventario, como los números de cuentas maestras.

2. Las cuentas maestras definidas en Aspel-SAE deben ser idénticas a las especificadas en AspelCOI para esos conceptos dirígete al siguiente tema:

Configuración cuentas Contables Maestras. Ventana del listado de pólizas en generadas en SAE / Botón Cuentas contables

3. Los conceptos a los que no hayas asignado un número de cuenta no serán contabilizados.

4. Aspel-SAE separa las ventas de servicios y productos no inventariables de las de aquellos que sí pueden

contar con existencias en almacén, al igual que las ventas a clientes mostrador. Para que el sistema contabilice correctamente las ventas de servicios, es necesario alimentar la cuenta maestra correspondiente en el módulo de Cuentas contables maestras.

•

Para evitar diferencias entre Aspel-SAE y tu contabilidad, la interfase no incluye los movimientos de CxP, CxC y Movimientos al inventario que ya hayan sido contabilizados, e ignora algunos movimientos como las facturas canceladas y las recepciones canceladas, porque se graban como ya contabilizados. Si ya asentaste en libros, necesitarás generar un movimiento bajo el concepto de Devolución de compra o Devolución de venta. Cuando se realiza la Interfase COI el sistema marca los registros cuya póliza ya fue generada, a fin de evitar que esos movimientos sean considerados al generar las pólizas nuevamente.

•

Esencial

•

Por todo lo anterior, antes de ejecutar la Interfase se recomienda que realices un respaldo de todos los archivos de datos de Aspel-SAE y Aspel-COI respectivamente. Esto es muy importante ya que, si existe algún error en la solicitud de fechas u otros parámetros de emisión de las pólizas o, si se pierde el disco donde se había generado la póliza, o si se produce una falla en la energía eléctrica al ejecutar el proceso, no se generaría la póliza correctamente y los registros quedarían marcados como si ya se hubieran contabilizado. Si emites nuevamente la póliza sobre este archivo, los registros que quedaron señalados ya no serán tomados en cuenta y, por lo tanto, las cifras que arroje la póliza estarán equivocadas. Al tener un respaldo de datos puedes utilizar este archivo para ejecutar nuevamente el proceso, con los datos correctos.

Ver: Respaldo de archivos

•

Las pólizas emitidas por este procedimiento deben ser leídas desde Aspel-COI con la opción de Pólizas modelo o consultándolas en Aspel-SAE desde la ventana de listado de pólizas generadas por SAE . Desde Aspel-SAE podrás contabilizar los movimientos sin tener que acceder a Aspel-COI o bien también podrás desde Aspel-COI cargar el archivo de póliza generado en SAE para posteriormente contabilizar los datos. En el caso de tener activo el parámetro de Contabilización en línea de Aspel-COI, se contabilizará de manera automática; de lo contrario, habrá que correr el proceso de Contabilización (para mayor información revisa el manual de dicho sistema).

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Las conciliaciones En qué consiste Las conciliaciones que pueden realizarse para revisar el procedimiento son:

•

Saldo total de Clientes arrojado por COI contra el saldo del Reporte de Cobranza General de Cuentas por Cobrar de SAE, emitido el día último del mes. En caso de existir discrepancias se necesitará conciliar el reporte de SAE para Windows® con el Auxiliar de cuenta de clientes generado por COI. Saldo total de la cuenta de Proveedores arrojado por COI contra el reporte de Pagos Generales de CxP de SAE Windows®, generado para el último día del mes. Si los saldos no son idénticos será necesario confrontar el reporte de SAE Windows contra el de Auxiliar de la Cuenta de Proveedores de Aspel-COI. Saldo total de la cuenta de Almacén perteneciente a Aspel-COI contra el reporte de Existencias y costos (incluido en el catálogo de Inventarios y servicios de SAE para Windows®), poniendo atención en que el costeo solicitado para dicho reporte sea a "Costo Promedio". Esto puede aplicarse aún si el método de costeo del producto es U.E.P.S. o P.E.P.S, debido a que el sistema calcula continuamente el Costo promedio del artículo. Si existen diferencias entre los saldos, se puede emitir el reporte de Movimientos al Inventario de SAE para Windows® y compararlo con el auxiliar de la cuenta de Almacén de COI. Saldo de la cuenta de ventas de COI contra el Reporte Resumen de Facturas del módulo de Facturas y Vendedores de SAE.

•

•

•

Nota

•

Cuando un movimiento afecta a dos módulos diferentes, el sistema lo marca como ya contabilizado al incluirlo en la póliza de uno de los módulos y lo deja sin señalar en el otro, de tal forma que sólo se le tome en cuenta en una de las p lizas. Esto ocurre con la interfase de los documentos de Facturas y Compras que se consideran en las pólizas de Ventas y Compras

respectivamente y no en las pólizas de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Los parámetros de Redondeo de Montos y Redondeo de Costos afectan al proceso de emisión de pólizas, pudiendo ser el motivo por el que no cuadren los saldos.

•

Corte anual Acceso

•

Ventana principal, Menú Utilerías, opción Corte anual – Elige la opción que deseas.

Qué es La finalidad de esta opción es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e inventarios.

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ARCHIVO AL REALIZAR EL CORTE ANUAL: Proveedores Al ejecutar el corte anual los campos de acumulados anuales de compras y ventas se inicializan a cero. Clientes Inventarios Inicializan a cero los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad.

3. UTILERIAS

Parámetros de empresa Acceso

•

Ventana principal, menú Utilerías, Traducción, opción Parámetros de empresa.

Qué hace

• •

El proceso de traducción en la versión 4.0 te permitirá incluir o trasladar los parámetros definidos en la versión anterior (2x o 3.0), a la nueva versión. Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un respaldo de los archivos de configuración de la empresa anterior.

Campos Campo Versión del sistema Descripción Selecciona la versión de la que se realizará la traducción

Ruta de instalación de la nueva versión (4.0). Archivo origen Selección de la empresa origen

Campo informativo. Muestra la ruta de trabajo, ruta donde se depositarán los archivos traducidos. Indica la ruta donde se tomará el archivo Empresaw.sae de la versión a traducir. De las empresas que se enlisten, selecciona aquella en la que se tomarán los datos para la traducción. Para correr este proceso oprime el botón Aceptar.

Parámetros de empresa con multimoneda Acceso

•

Ventana principal, menú Utilerías, opción Traducción, Parámetros de empresa.

Qué hace

•

Este proceso actualizará los parámetros de configuración de la empresa actual.

43

•

Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un Respaldo de archivos de configuración de la empresa.

Campos Campo Archivo destino Selección de la empresa origen Descripción Indica la ruta donde se registrarán los archivos ya traducidos. Para correr este proceso oprime el botón Aceptar. De las empresas que se enlisten selecciona a la cual se traducirán los parámetros para esta versión, para correr este proceso oprime el botón Aceptar.

Control de archivos Acceso

•

Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos.

Proceso

•

Recurre al mantenimiento de archivos cuando por algún problema ocurra una interrupción eléctrica abrupta en tu computadora o ésta reciba algún daño y el sistema señale alguna anomalía con ellos o adviertas que la información de tus catálogos no aparece o se encuentra desordenada. Este proceso te ayudará a saber en qué condiciones se encuentran tus bases de datos, si hubo algún daño considerable en alguno de tus archivos y si puedes recuperarlos y en qué porcentaje.

•

NOTA: Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos, genera un respaldo de tu información. Ventana de Control de archivos Es esencial que conozcas el contenido de esta ventana:

Procesos que puedes ejecutar:

•

Si seleccionas un archivo de datos podrás ejecutar los procesos de:

Diagnóstico Compactación Recuperación Creación Avanzado Conversión

•

Si seleccionas un archivo de índice sólo podrás ejecutar:

Regeneración

•

Si eliges un archivo de Observaciones, podrás ejecutar:

Creación

•

En cualquier caso podrás ejecutar el proceso de:

Instalación automática Esencial Si no generaste la base de datos, podrás hacerlo con la Instalación Automática, que crea los archivos que no existen en la base de datos (si existe un archivo con datos, la Instalación no los borrará). Notas Importantes

•

Se recomienda al usuario de la versión de Aspel-SAE:

Que si su base está en un formato con estructura clientes/servidor (SQL, DB2 y Oracle), al momento de actualizar sus tablas de datos mediante los procesos de Instalación automática, Avanzado y Exportación, deshabilitar el parámetro ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" ubicado en la ruta

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donde fue instalado el BDE por primera vez) y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en SCHEMA CACHE DIR, esto para mejorar el funcionamiento y actualización de información al momento de utilizar el Control de archivos y la Traducción de archivos. Una vez realizados los procesos anteriores también es recomendable habilitar de nuevo el parámetro ENABLE SCHEMA CACHE, pues éste agiliza las consultas hacia las tablas. Base de datos abiertas Se implementó una nueva funcionalidad, la cual consiste en el crecimiento de la tabla en función a las necesidades de uso e incremento de la información. Con esto nos referimos a que cuando en Aspel-SAE se ubique el cursor en cualquiera de las tablas (por ejemplo:facturas, compras, movimientos al inventario, etc) dicha tabla pudiera ampliar su tamaño o capacidad de almacenamiento ya que ahora con sólo ubicar el cursor en alguno de los archivos listados SAE realizará la revisión y re-estructuración de la tabla en mantenimiento para definir un block size mayor (este parámetro está disponible en el Driver de Paradox) en caso de que se esté llegando al 80% del tamaño en bytes para la tabla. El parámetro que proporciona esta capacidad de almacenamiento es: BLOCK SIZE. Tamaño de bloque de disco usado para almacenar los registros en las tablas de PARADOX, en múltiplos de 1024 bytes. Las configuraciones válidas dependen del formato de la tabla:

[1] Level 5 y 7 Level 3 y 4 Default:

1024, 2048, 4096, 16384, y 32768 1024, 2048, y 4096

2048

Archivos que genera Aspel-SAE 4.0 Archivos consultados desde la ventana de control de archivos: Archivo de Datos Contiene CLIE01.DB Datos del Catálogo de Clientes (Índice de clientes) (Índice máscara de clientes) Observaciones del catálogo de Clientes Datos del Catálogo de Facturas (Índice de facturación) (Índice documentos por cliente) (Índice fechas de factura) OFAC01. DB AFACT01.DB POLI01.DB Observaciones del catálogo de Facturas Acumulados de ventas Catálogo de políticas de venta Índice(s) que le corresponde(n) CLIE01.PX CLIE01.X02, CLIE01.Y02 CLIM01. PX OCLI01.PX

OCLI01. DB FACT01.DB

FACT01.PX,FACT01.XG, FACT01.XG0, FACT01.YG0 FCLI01.XG1, FCLI01.YG1 FACF01.XG2, FACF01.YG2 OFAC01. PX AFACT01.PX POLI01.PX

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VEND01.DB CUEN01. DB OCXC01.DB FOLCXC01.DB CONC01.DB PAGA01. DB OCXP01.DB FOLCX01.DB CONP01. DB INVE01. DB

Catálogo de Vendedores (Índice de vendedores) Catálogo de Cuentas por cobrar (Índice de cuentas por cobrar)

VEND01.PX, VEND01.X02, VEND01.Y02, CUEN01.PX, CUEN01.XG0, CUEN01.YG0,

Observaciones del catálogo de Cuentas por OCXC01.PX cobrar Folios de cuentas por cobrar Datos del Catálogo de Conceptos de Cuentas por cobrar Datos del Catálogo de Cuentas por pagar (Índice de cuentas por pagar) FOLCXC01. PX CONC01.PX PAGA01.PX, PAGA01.XG0, PAGA01.YG0

Observaciones del catálogo de Cuentas por pagar Folios de cuentas por pagar (Índice de folios de cuentas por pagar) Datos del Catálogo de Conceptos de Cuentas por pagar Datos del Catálogo de Inventarios y Servicios (Índice de inventarios) (Índice máscara de productos) (Índice de productos con clave alterna) Observaciones del catálogo de Inventarios Datos del Catálogo de Multialmacén (Índice de multialmacén) (2do. índice de multialmacén) FOLCX01.PX, FOLCX01.XG0, FOLCX01.YG0 CONP01.PX INVE01.PX, INVE01.X02, INVE01.Y02, INVM01.PX INVE201. Y02

OINV01. DB MULT01. DB

OINV01.PX MULT01.XG0, MULT01.XG1, MULT01.YG0, MULT01.YG1, MULT01.PX

CLIN01. DB LTPD01. DB OLTPD01. DB

Datos del catálogo de Líneas de inventarios CLIN01.PX Datos del Catálogo de Lotes y Pedimentos LPTD01.PX, LPTD01.XG0, LPTD01.YGO (Indice de Lotes y Pedimentos) Observaciones del catálogo de Lotes y Pedimentos OLTPD01.PX

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KITS01. DB MINV01. DB

Datos del Catálogo de Kits (Indice de Kits) Datos del Catálogo de Movimientos al Inventario (Indice de movs. a inventarios)

KITS01.PX, KITS01.XG0, KITS01.YG0 MINV01.PX, MINV01.XG0, MINV01.YG0

OMIN. 01 DB CONM01. DB PROV01. DB

Observaciones del catálogo de Movimientos OMIN01.PX al inventario Datos del Catálogo de Conceptos de Movs. CONM01.PX al Inventario Datos del Catálogo de Proveedores. (Índice de proveedores) (Índice máscara de proveedores) PROV01.PX, PROV01.X02, PROV01.Y02 PROM01.PX

OPRV01. DB COMP01. DB

Observaciones del catálogo de Proveedores OPRV01.PX Datos del Catálogo de Compras (Índice de compras) (Índice documentos por proveedor) (Índice fechas de compra) Observaciones del catálogo de Compras Datos de Acumulados de Compras Datos del Catálogo de Monedas Esquema de Impuestos Cuentas contables del esquema Bitácora de movimientos (Índice de la bitácora) (Segundo índice de la bitácora) Catálogo de actividades (Índice del catálogo de actividades) Catálogo de resultados (Índice del catálogo de resultados Catálogo de campañas (Índice del catálogo de campañas Catálogo de guías de campañas COMP01.PX, COMP01.XG0, COMP01.XG1, COMP01.XG2, CPRO01.YG0, CPRO01.YG1, COMP01.YG2 OCOM01. PX ACOMP01. PX MONED01.PX IMPU01.PX CTAESQ01.PX BITA01.PX BITA01.XG1 BITA01.XG2, BITA201.YG0, BITA201.YG1,

OCOM01. DB ACOMP01. DB MONED01. DB IMPU01. DB CTAESQ01.DB BITA01.DB

ACTCAT01.DB RESCAT01.DB CAMP01.DB GUICAM01.DB

ACTCAT01.PX ACTCAT01.XG1 ACTCAT01.XG2, RESCAT01.PX RESCAT01.XG1 RESCAT01.XG2, CAMP01.PX CAMP01.XG1 CAMP01.XG2, GUICAM01.PX

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(Índice del catálogo de guías de campañas EDOCAM01.DB Catálogo de actividades por campañas (Índice del catálogo de actividades por campañas Catálogo de descripción de actividades (Índice del Catálogo de descripción de actividades Actividades de clientes por campañas (Índice de Actividades de clientes por campañas Información del cliente (Índice de información del cliente Información de zonas (Índice de información de zonas Interfaz COI (Índice de la interfaz COI Tallas (Índice de tallas Colores (Índice de clores Configuración de líneas (Índice de la interfaz COI

GUICAM01.XG1 GUICAM01.XG2, EDOCAM01.PX EDOCAM01.XG1 EDOCAM01.XG2, DESEDO01.PX DESEDO01.XG1 DESEDO01.XG2, EDCLCA.PX EDCLCA.XG1 EDCLCA.XG2, INFCL01.PX INFCL01.XG1 INFCL01.XG2, ZONA01.PX ZONA01.XG1 ZONA01.XG2, INTCOI01.PX INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2, TALLA01.PX TALLA01.XG1 TALLA01.XG2, INTCOI01.PX INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2, CFGLIN01.PX CFGLIN01.XG1 CFGLIN01.XG2, HNUMSER01.PX HNUMSERA01.XG1 HNUMSERA01.XG2, HNUMSERB01.XG1 HNUMSERB01.XG2, NUMSER01.PX, NUMSER01.XG0 NUMSER01.XG1, NUMSER01.YG0, CNSEST01.PX CONTAC01.PX LNKOLKC01.PX CONTAP01.PX LNKOLKP01.PX

DESEDO01.DB

EDCLCA.01

INFCL01.DB ZONA01.DB INTCOI01.DV TALLA01.DB COLOR01.DB CFGLIN01.DB

HNUMSER01.DB Histórico de números de serie (Índice uno (Índice dos NUMSER01. DB CNSEST01.DB CONTAC01.DB Datos del Catálogo de números de serie (Indice de Números de serie) Consulta de estadísticas Contactos de los clientes

LNKOLKC01.DB Contactos en Outlook para clientes CONTAP01.DB Contactos de los proveedores

LNKOLKP01.DB Contactos en Outlook para proveedores

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CITAS01.DB

Catálogo de citas

CITAS01.PX PERIODOS01.PX CLIECDF01.PX, CLIECDF01.XG0 CLIECDF01.XG1, CLIECDF01.YG0, COND01.PX CONDFC01.PX CONDBITA01.PX CONDCRM01.PX

PERIODOS01.DB Tabla de períodos CLIECDF01.DB Catálogo de clientes de comprobantes fiscales digitales (Indice de clientes CFD) Condiciones de movimientos al inventario Condiciones de facturas y compras

COND01.DV CONDFC01.DB

CONDBITA01.DB Condiciones de la bitácora CONDCRM01.DB Condiciones del administrador de clientes

Esencial Las últimas dos cifras del nombre del archivo, indican el número de empresa a la que pertenece la información; en estos casos, se trata de la empresa No. 1, ejemplo: CLIE01.PX, FACT01.DB. Manejo Es importante que conozcas la existencia de estos archivos porque, si se dañan, deberás recuperarlos o reiniciar la captura de tu información desde el momento en que ésta se perdió. Base de datos abierta Los nombres de los archivos de datos y sus respectivas extensiones varían dependiendo del formato en el que se encuentre la base de datos. Diagnóstico de archivos Acceso

•

Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Diagnóstico.

Qué es

• •

Por medio de esta función podrás conocer datos generales del archivo seleccionado, así como la información de su estado. El sistema muestra de manera automática el diagnóstico en la parte inferior de la ventana de control de archivos, sólo basta con estar posicionado sobre el archivo.

Campos Campo Nombre Descripción Descripción Este campo informativo te mostrará el nombre del archivo que seleccionaste. Este campo informativo te mostrará la información que contiene el archivo.

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Estado Tamaño Hora Fecha Cifra control

Este campo informativo te mostrará el estado del archivo, es decir si existe o no; o en su caso si ya fue verificado. Este campo te mostrará el tamaño actual del archivo; éste dependerá de los movimientos registrados en el mismo. Este campo te mostrará la hora en que se modificó el archivo por última vez. Este campo te mostrará la fecha en que se modificó el archivo por última vez. Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el número de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo. Este campo informativo representa una cifra teórica; se refiere al número de registros que deberían estar grabados en el archivo. El total de registros calculados se obtiene dividiendo el tamaño del archivo (en bytes) entre el tamaño que ocupa un registro (también en bytes).

Registros calculados

Esencial Si la cifra en el registro de control y los Registros calculados son iguales, tu archivo está correcto; si no es así, significará que tu archivo está dañado. En este caso es recomendable que utilices el respaldo del archivo, si cuentas con él, en caso contrario ejecuta el proceso de Recuperación.

Manejo

•

Este botón, sólo se encontrará activo cuando estés diagnosticando un archivo de datos (con terminación .DB).

Recuperación de archivos Acceso

•

Ventana principal, menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Recuperación.

Qué es

•

Esta función te permite recuperar la mayor cantidad de información de los archivos que se encuentren dañados; una vez terminado el proceso el sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de registros recuperados. Se te pedirá que confirmes el proceso; si tu respuesta es afirmativa, se presentará una ventana donde se señalará el avance del mismo.

•

51

•

Si al seleccionar el archivo, el sistema dice: No existen registros en el Archivo, es porque ya no tienes movimiento alguno en el mismo.

Esencial Si en el Diagnóstico de Archivos observaste un Estado de archivo como dañado, debes llevar a cabo la Recuperación de archivo. Al ejecutar el proceso no se recupera la información del registro dañado, pero sí de los registros anteriores y de los posteriores, necesitando capturar sólo los registros dañados o los más recientes. Afecta

• • •

Antes de ejecutar este proceso debes contar con un respaldo reciente de tu información. Si por algún error efectuaste el proceso de Recuperación sobre un archivo que no lo necesitaba, tu información no se verá afectada. Después de recuperar un archivo será necesario regenerar el índice del mismo.

Manejo y sugerencia

•

El sistema leerá el archivo indicado y, si el registro es correcto, lo grabará en un archivo temporal. Cuando se localiza un registro dañado, el sistema preguntará si deseas continuar recuperando la información, eliminando el registro incorrecto. Si contestas afirmativamente se continuará la recuperación hasta terminar de leer el archivo. Si, por el contrario contestas de manera negativa el proceso se dará por terminado y el archivo quedará compuesto por los registros correctos que se encontraban almacenados antes del dañado. En ambos casos al finalizar, el sistema pregunta si se sustituirán o no los registros recuperados. Se recomienda usar esta función sólo cuando los archivos que la Verificación marca como existentes son superiores al 60% de tu información y no cuentas con un respaldo reciente, debido a que tendrás que volver a capturar aquellos movimientos que no se recuperaron.

•

Problema y Solución Problema En la ventana de control de archivo, dentro del estado el sistema muestra: Error al recuperar. Solución El sistema encontró algún registro dañado y no fue recuperado porque suspendiste el proceso de recuperación.

Compactación Acceso

•

Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Compactación.

Qué es La finalidad de esta operación es ayudarte a tener más espacio en tu disco y agilizar el manejo de los datos.

52

Afecta Al correr esta función, el sistema Elimina registros que ya no se utilizan, productos borrados de tu inventario, registros en blanco y todo aquel registro que tenga movimientos anteriores a la fecha de compactación, sustituyendo el archivo de datos compactado por uno de tamaño menor. Por ello, debes respaldar toda la información de tu empresa antes de realizar el proceso, de manera que cuentes con un archivo de protección.

Esencial Antes de compactar tus datos, debes ejecutar una Actualización de archivos, ya que este proceso te permitirá tener la información lo más completa posible, además de que al ejecutar el proceso de Compactación no se eliminará información que no esté actualizada para conservar la integridad de los datos. La información presentada en registros calculados es sólo información histórica de los archivos, ya que corresponde a la cantidad máxima que tenía el archivo antes de la compactación. Manejo Archivos que no compactará:

• • • • • •

Cuentas por cobrar no saldadas. Cuentas por pagar no saldadas. Pedidos y órdenes de compra con unidades pendientes. Capas UEPS y PEPS que no hayan sido vendidas en su totalidad. Remisiones y Cotizaciones originales o no enlazadas. Catálogo de monedas.

Archivos que compactará:

• •

Clientes: Elimina los registros o espacios en blanco de los clientes que hayas eliminado de tu archivo. Cuentas por Cobrar: Cuentas que tengan saldo cero y que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte.

o

Facturación: Facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones, que estén cancelados con fecha anterior o igual a la fecha de corte; documentos enlazados sin pendientes; facturas saldadas con respecto a la fecha de corte.

• •

Vendedores: Elimina los registros o espacios en blanco de los vendedores que hayas eliminado del archivo de vendedores. Inventarios: Elimina los registros o espacios en blanco correspondientes a productos dados de baja del

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archivo de inventarios.

• • • • • • • • • •

Movimientos al inventario: Eliminará los movimientos que se hayan elaborado en una fecha anterior a la indicada en la fecha de corte. Números de serie: Elimina los números de serie con estatus de baja y los que tienen el estatus de vendido y cuya fecha de documento de salida sea anterior a la fecha de corte indicada. Lotes y pedimentos: Elimina los registros en blanco por los lotes y/o pedimentos eliminados y aquellos lotes y pedimentos con existencias iguales a cero. Catálogo de Kits: Elimina los registros o espacios en blanco de los kits que hayas eliminado del archivo de inventarios. Proveedores: Elimina los registros o espacios en blanco de los proveedores que hayas eliminado del archivo de proveedores. Compras: Recepción de mercancía, Orden de compra y Devolución de compra que estén cancelados, documentos enlazados sin pendientes, recepciones saldadas con fecha anterior a la fecha de corte. Cuentas por Pagar: Elimina todas las cuentas que tengan saldo cero con fecha anterior a la fecha de corte. Multialmacén: Elimina los espacios en blanco de los productos eliminados de los almacenes. Catálogo de políticas de venta: Elimina del catálogo las políticas que tengan el estatus de baja. Números de serie. Elimina los números de los productos que ya no existan o no tengan asociado ningún documento de entrada. Toma en cuenta también la fecha de corte, eliminando aquellos registros y que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte. Bitácora de actividades. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos registros tengan el estatus Finalizada. Campañas. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos registros tengan el estatus Cerrada. Estados de la campaña. Borra las campañas que no se estén usando en la tabla o archivo de campañas. Citas. Elimina las citas de los clientes que no estén dados de alta en el catálogo de clientes. Interfase/COI. Archivos creados que ya han sido actualizados en Aspel-COI y que son posteriores a la fecha de corte. Información del cliente. Borra la información del cliente y documentos que no estén dentro del archivo de facturas. Tallas y Colores. Borra las tallas y colores o la clasificación que se le haya dada a la combinación de elementos, aquellos que no se estén utilizando en el archivo de inventarios.

• • • • • • •

Esencial

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• • •

Este proceso no elimina las facturas y/o compras que tengan un saldo, o bien, sean anteriores a la fecha de corte de la compactación. Los índices de los archivos compactados se regeneran automáticamente durante la operación. Las observaciones de cada archivo se borran paralelamente a los registros que se eliminan. Después de estar posicionado en el archivo de Datos a compactar, al oprimir el botón de Compactación de la ventana de Control de archivos, el sistema enviará un aviso advirtiéndote que debes tener un respaldo antes de correr este proceso.

NOTA: En caso de una interrupción eléctrica durante la compactación, bastará con reiniciar el proceso sobre el respaldo. Regenera los índices Acceso

•

Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Regeneración.

Qué es

•

Esta es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que soluciona muchos de los problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga eléctrica o cuando alguien apaga la computadora mientras se ejecutaba alguna operación de guardado. Solamente podrás ejecutarla sobre archivos de tipo índice (archivos con extensión PX, XGO / YGO, XG1 / YG1, XG2 / YG2, X01 / Y01). Una vez que ejecutas el proceso, se te preguntará: "¿Estás seguro de que deseas regenerar el índice?", al aceptar se presentará una ventana que indica el avance del proceso. Una vez terminado, regresa a la ventana de Control de archivos y observarás que el estado del archivo habrá cambiado a Regenerado.

• •

Utiliza esta opción cuando:

• • • •

Los datos que reporta el sistema se generen fuera de orden, están duplicados o no aparecen. Los archivos de índice no existen. El Estado aparece como Incorrecto. Existen problemas de operación.

Importante Si ejecutas la regeneración de un índice que no requería este proceso, tus archivos no se verán afectados.

Afecta En caso de que algún registro esté dañado, la regeneración de índices no lo podrá recuperar. Si los archivos de alguno de los catálogos no reflejan información:

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• •

Regenera los índices. Si no se pudieron regenerar adecuadamente, utiliza la Recuperación de archivos.

Instalación Automática Acceso

• •

Al iniciar una sección con el sistema y se detecte que aún no haz creado tu base de datos Menú Utilerías, Control de archivos, Botón Instalación automática

Qué es Esta opción te permite crear los archivos necesarios para trabajar con el sistema de manera automática y rápida, únicamente suministrando algunos parámetros necesarios. Esta forma de instalación te asegura que el sistema esté listo para trabajar de inmediato, para que posteriormente definas los parámetros de configuración de manera particular dependiendo del manejo de tu empresa. El proceso de instalación automática creará las tablas en formato PARADOX, considerando que si existe alguna tabla ésta no se creará por lo que permanecerá en su formato original. Manejo Aspel Existen dos formas en que puedes generar tu base de datos mediante el proceso instalación automática: 1. Al iniciar una sección con el sistema Si al iniciar una sección con el sistema y el asistente de configuración ya no está disponible y no haz creado aún tu base de datos, después de proporcionar tu clave de acceso al sistema, se desplegará un mensaje el cual te invitará a crear tu base de datos en ese momento. Si tu respuesta fue afirmativa, el sistema permitirá que proporciones cierta información como:

• • • •

Si usarás multialmacenes Cual será el descuento comercial aplicado a los clientes Si manejarás un número secuencial para facturas La ruta del directorio donde se creará la base de datos, es decir la ruta de trabajo, así como el formato y el Alias de la base de datos que se generará. Cabe mencionar que desde el explorador de Windows® deberás crear una carpeta la cual considerarás como la carpeta donde almacenarás tus Datos, puedes crearla al mismo nivel donde está creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/ Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/ SAE4.00.

Nota: La ruta de datos indicada en el campo directorio de trabajo es la que se configurará en los parámetros del sistema como la base o directorio de trabajo para la empresa. Una vez proporcionados los datos antes citados, acepta la ventana para que inicié el proceso de Instalación automática. Este proceso lo podrás realizar cada vez que inicies una sesión con el sistema, siempre y cuando no hayas creado tu Base de datos anteriormente

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2. Desde control de archivos Para crear tu base de datos, realiza lo siguiente:

•

Crea desde el explorador de Windows® una carpeta la cual considerarás como la carpeta donde almacenarás tus Datos, puedes crearla al mismo nivel donde está creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/ Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/ SAE4.00. Posteriormente accede a los parámetros de configuración, e identifica en el apartado Parámetros Generales el Botón "Configuración", ahí indica la ruta o directorio creado en el paso anterior. De esta forma le indicarás al sistema la ruta de trabajo para todos los usuarios habilitados para trabajar en la empresa que estés configurando. Como último paso antes de abrir cualquier módulo del sistema, accede al módulo de Control de archivos y ejecuta el proceso de "Instalación automática".

•

•

Notas

•

Cuando se haya completado la instalación de la base de datos el sistema estará listo para trabajar y no tendrás que ejecutar la instalación automática nuevamente, a menos que necesites generar una nueva base de datos. En caso de que hayas solicitado la Instalación automática y tengas archivos con información en el subdirectorio indicado, este proceso no los borrará, únicamente creará los que hagan falta. Para el caso en el que el control de archivos detecte que algún archivo no fue creado correctamente o por alguna razón se encuentre dañado, desde este módulo también estará disponible el proceso de "Instalación automática". Si cuentas con una base de datos generada en otra versión, primero deberás crear el directorio donde se colocarán los datos, para posteriormente desde el proceso de traducción de archivos llevar a cabo la

• •

•

57

traducción de los datos. Conversión Acceso

•

Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Conversión.

Qué es

•

Esta opción te permitirá exportar o convertir los archivos de tu base de datos con la que estés trabajando a otros formatos, no modifica el contenido propio de los datos, puedes convertirlos a los formatos Paradox®, Dbase®, SQL® Server, entre otros. Este proceso se tendrá que realizar archivo por archivo.

Manejo Aspel Desde el control de archivos posiciónate sobre la tabla o archivo que deseas exportar y selecciona el botón de Conversión.


Nombre del Nombre propuesto por el sistema para la tabla que se desea convertir. Archivo seleccionado en la archivo ventana de control de archivos. El nombre propuesto se armará con el siguiente formato, Nombre de la tabla, mas la leyenda _E. El nombre podrá ser modificado según lo requieres.

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Tipo de base Formato de datos Selecciona el formato en la cual deseas exportar tu información o en sus caso el formato en la que se encuentra la base de datos. Ruta o alias Ruta Selecciona la ruta donde seas sean depositados los archivos exportados de la base de trabajo. Para el caso en el que sólo estás especificando la ruta de trabajo selecciona o proporciona el directorio donde se encuentra dicha base de datos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrás indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, deberás realizar lo siguiente: 5. Instala un cliente SQL 6. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 7. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 8. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listará de manera automática en este campo, ya que AspelSAE lee directamente la información del BDE admin. Si al seleccionar estos datos el sistema detecta que no existe tanto el directorio de datos como el Alias lo advertirá con el siguiente mensaje "El directorio o Alias no existe o no corresponde al Driver especificado".

Esencial Diferencias entre el botón avanzado y el botón conversión:

• •

Con el proceso Avanzado exporta toda la base de datos a un formato en especial y le indica al sistema la base y tipo de formato a usar por el sistema, es decir la base de trabajo para su actualización. Con el proceso de Conversión, el sistema pasar o convierte un archivo de la base de datos para su exploración desde otra aplicación. También se puede utilizar para actualizar un archivo en particular hacia una base de datos en específico.

Facturas a cuentas por cobrar Acceso

•

Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Facturas a cuentas por cobrar.

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Qué es Realiza o genera los movimientos de Facturas (1) y Devolución de facturas (8), que no se crearon en el alta de documentos, por haber trabajado en forma desintegrada los módulos Facturas y vendedores con Clientes y cuentas por cobrar. Esencial La actualización de facturas a cuentas por cobrar: Cuando se tenga una factura cancelada no se generará ningún movimiento ya que fue cancelada antes de generar la actualización. Facturas a inventarios Acceso

•

Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Facturas a Inventarios.

Qué es Genera los movimientos en Inventarios de Venta (51), Cancelación de Devolución (56) y de entrada como Cancelación de Factura (4) y Devolución de Venta (2). Esencial Algunos motivos por los que no se pueden actualizar se refieren a la falta de existencias suficientes para poder actualizar, que el producto no se encuentre en el almacén especificado o que haya sido dado de baja en el inventario. Al terminar el proceso el sistema pregunta si deseas imprimir los registros no actualizados, al contestar afirmativamente se presenta un reporte detallado en el que encontrarás los datos de las partidas que no se pudieron actualizar porque no hay existencias disponibles del producto, en el reporte no se incluyen las partidas de los productos que no se actualizaron por que estos no existen en el almacén o inventario, debes efectuar los movimientos de alta y modificación de productos manualmente para poder intentar nuevamente la actualización y que ésta se efectué exitosamente; el archivo se considera actualizado cuando al realizar este proceso el sistema no envía algún mensaje. Compras a inventarios Acceso

•

Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Compras a Inventarios.

Qué es Genera los movimientos en el módulo de inventarios correspondientes a los movimientos de Compras (1), Devolución de compra (52), Cancelación de la compra (57) y Cancelación de la devolución de compra (5) realizados en el módulo de compras. Actualización de pendientes Acceso

•

Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Actualización de pendientes.

Qué es

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Recorre el archivo de Facturación y Compras para actualizar en inventarios los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y ordenes respectivamente. Esencial Cuando se elige cualquier opción de actualización el sistema solicita el rango de fechas de actualización. En el caso de Actualización de pendientes pregunta si desea Pendientes por recibir, por surtir o ambos. Posteriormente se te pregunta si la fecha delimita las ordenes y pedidos que se consideraron para formar los pendientes. Actualización de compras anuales Acceso

•

Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos./ Actualización de compras anuales.

Qué es Actualiza las compras anuales de los proveedores con base a los movimientos registrados en el módulo de compras. Esencial

•

Las actualizaciones de Ventas y Compras Anuales sólo se deben ejecutar en caso extremo ya que borrarán los acumulados de clientes y proveedores que se tienen hasta el momento para sustituirlos por los montos de los movimientos realizados en los Módulos de Facturación y Compras respectivamente. Si realiza un proceso de compactación y después una actualización de compras o ventas anuales, las cifras obtenidas podrán no corresponder a la realidad debido a que la compactación elimina los registros dados de baja y los documentos saldados, por tanto, los montos que presenta no contemplan ya los registros eliminados por la compactación.

•

REINSTALACIÓN DE UN RESPALDO Acceso

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Menú Utilerías/ Respaldo de archivos/ Reinstalación de respaldo.

Qué es Con esta opción podrás reinstalar los archivos que hayas respaldado con anterioridad. La información proviene del respaldo que hayas realizado, ya sea de disco, de otra unidad o de otro directorio. El procedimiento es muy sencillo: 1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar.

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2. Selecciona el tipo de información que vayas a respaldar, para este caso Aspel - SAE 4.0 te da varias

opciones:

Mis datos Archivos de configuración Perfiles de usuario Comprobantes fiscales digitales INFOWEB

Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los índices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos. Esta opción te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuración del sistema y datos de tu empresa. Esta opción te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel. Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales. Esta opción te permite respaldar todos los archivos y configuración de tus cuentas y espacios en Internet para la publicación de tus documentos.

3. Oprime el botón Restaurar para que tu información se instale. Campos de este proceso Campo Descripción Detalles de instalación de Aspel-SAE 4.00 Ruta de instalación Ruta donde se encuentra instalado Aspel - SAE 4.00 Ruta de datos Ruta donde se encuentran las bases de datos con que estás trabajando. Ruta de archivos comunes Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. Respaldo a restaurar Directorio origen Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensión .ZIP Respaldo protegido con contraseña Contraseña Si el archivo a reinstalar tiene contraseña, deberás escribirla, de lo contrario no podrás realizar el proceso de reinstalación. ¿Qué quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. Al seleccionar el respaldo, el sistema restaurar? detecta los archivos que se encuentran en el respaldo y se habilitarán en la parte de los datos que se quieren restaurar. Nota

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Te sugerimos que la reinstalación de un respaldo lo hagas en un directorio vacío para evitar problemas en el proceso y que se pierdan datos. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES El archivo de respaldo no contiene la Si el archivo que seleccionó no fue creado con el asistente o si es uno de información necesaria para ser los archivos zip’s que se encuentran dentro de un archivo de respaldo restaurado por este asistente. creado por el asistente; no se podrá restaurar dicho respaldo y el asistente lo indicará. El archivo de respaldo no existe. Verifica que la ruta o el nombre del archivo estén correctamente escritos Verifique la ruta y el nombre. de lo contrario el sistema mandará este error. No se restauró el respaldo debido a Escribe correctamente la contraseña que le asignaste al archivo de lo que la contraseña ingresada es contrario no podrás restaurarlo. incorrecta. Es necesario introducir la contraseña Escribe la contraseña que fue asignada a este archivo de respaldo, si no para restaurar el respaldo. ingresas alguna contraseña y dejas el espacio en blanco, no podrás restaurarlo.

Periodicidad del respaldo Acceso

• •

Menú Utilerías/ Respaldo de archivos/ Periodicidad. Después de acceder a una base de datos, cuando el sistema lanza la ventana de aviso de respaldo (dependiendo lo configurado desde esta opción), Botón "Periodicidad"

Manejo Esta opción te permitirá programar de manera oportuna y de acuerdo a tus necesidades un aviso de generación de respaldo. Este aviso se presentará al acceder a la empresa o base de trabajo mediante las especificaciones proporcionadas y/o configuradas desde esta ventana u opción. Mediante la programación periódica de se le indica al sistema en que momento debe disparar una ventana de aviso. La ventana de esta opción es:

Campos de esta ventana Campos Descripción

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Recordarme realizar mi respaldo Cuando hayan pasado …….. días de mi último respaldo

Selecciona este campo si deseas que el aviso de generación de respaldo se realice en un tiempo determinado, selecciona el periodo o tiempo del aviso, cada 7 días, cada 30, etc. Selecciona esta opción si deseas que el aviso de generación de respaldo se realice a un determinado día después de la realización del último respaldo.

La ventana de aviso es la siguiente:

Este mensaje de aviso se rige por los siguientes puntos:

• • •

El mensaje de aviso saldrá dependiendo de lo configurado en la ventana de periodicidad y se mostrará sólo una vez. Si seleccionas el botón "Aceptar" de la ventana de aviso, se lanzará la ventana de Respaldo de archivos para iniciar el proceso de respaldo. Con el botón "Periodicidad", puedes configurar cada cuando el sistema debe sugerir el respaldo de tu información.

4. ESTADISTICAS

Aspectos generales del módulo Manejo

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Este módulo permite organizar y crear nuevas estadísticas con los datos de los diferentes módulos del sistema, reflejando la información y de esta manera recaudar los aspectos importantes del desempeño de tu empresa. Te permite crear la gráfica de las estadísticas, así como personalizarla para su visualización.

•

Dentro del módulo encuentras las siguientes opciones:

Archivos

Administrador de Catálogo que se Organizaran todas las estadísticas existentes, en el cual estadística podrás:

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•

Edita cualquiera de las Estadísticas predefinidas que presenta el sistema, pudiendo solicitar un filtro por periodo de tiempo, y anotar un título para la estadística. Te permite reordenar la información de tu estadística para visualizarla de acuerdo a tus necesidades. Personaliza una estadística, para que incluya información o campos de diversos catálogos, reuniéndolos de forma que se adapte a tus necesidades de consulta (ventas, compras, costo de movimientos al inventario y utilidad obtenida, etc.). Agrupa los datos por diversos campos como Cliente, Proveedor, Producto, Línea de producto, etc. y son presentados en intervalos de distinta periodicidad (quincenal, mensual, bimestral, anual, etc.).

• •

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Acumulados de ventas Acumulados de compras Edición

Esta estadística concentra los datos del importe de las ventas que se realizaron en diferentes periodos. Esta estadística sirve para vislumbrar en qué periodos se concentran las mayores compras en la empresa. Dentro de este menú encontraras las opciones que permitirá agregar, modificar, eliminar, ser presentadas en gráficas, exportar en formato Texto, Excel®, Paradox, dBase, HTML, XML, imprimir la consulta en pantalla de la estadística y emitirlas en forma de reporte. Establecer un vínculo con la información de tu estadística y un programa de Windows como ExcelMR, para que siempre que se actualicen tus datos, la información se actualice automáticamente en dicha aplicación. Gráfica la estadística de tu elección: Escoger el tipo de gráfica (en 2D ó en 3D), para una mejor presentación Modificar el color o la presentación del fondo de la gráfica. Modificar los colores de los elementos con los que se forma la gráfica. Modificar el espacio entre las barras dentro de la gráfica (haciendo el tamaño de la representación de los valores más amplio o más delgado).

Herramientas

Aquí podrás encontrar las opciones que permiten Crear y Restablecer el archivo de estadística. Otra de las herramientas que ofrece SAE es la realización de la Copia de las estadísticas elaboradas desde el sistema en usuario de administrador.

Personalización de estadísticas Acceso

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Desde los módulos Clientes, Facturas, Inventarios, Proveedores, Compras / Elegir Menú Ver, Personalización de estadísticas.

Qué es

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La personalización de una estadística te permite agrupar y seleccionar la información que necesitas analizar mediante el Administrador de estadísticas y con ayuda del asistente puedes presentar varias series de datos a la vez, así como ordenar tu información de manera ascendente o descendente para poder presentar la estadística en gráfica. El listado que contiene la ventana del administrador de estadísticas presenta las estadísticas predefinidas en el sistema. Podrás modificar estas estadísticas y guardarlas con el nombre que desees mediante el asistente.

• •

Esencial Podrás obtener estadísticas personalizadas de: Clientes, Proveedores, Facturas, Compras, Inventarios, Movimientos al inventario, Administrador de clientes y Bitácora. Estadística de acumulados de ventas Acceso

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Módulo de Estadísticas, Menú Archivos / Acumulados de ventas.

Qué es

• •

Esta estadística concentra los datos del importe de las ventas que se realizaron en diferentes periodos. Puede ser obtenida únicamente como un acumulado mensual o anual.

Campos Campo Acumular / Mensual o Anualmente Periodo Desde / Hasta Título Descripción Con estas opciones elige el monto de cualquiera de los documentos de venta: Factura, Remisión, Pedido o Cotización, en acumulados mensuales o anuales. Esta información se acomodará en el eje de las X al momento de graficar la estadística. Elige un rango de fechas para que el sistema ordene en el eje de la Y la información de acuerdo a este rango. Anota el título que llevará tu estadística, por omisión el sistema te propone un título.

Esencial

•

Si en los parámetros de facturación no tienes activo el campo de Acumulados de ventas en línea, necesitarás primero ejecutar el proceso de Actualización de archivos.

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Puedes ordenarla, graficarla, imprimirla o exportarla.

Actualización / Actualización de ventas anuales Estadística de acumulados de compras Acceso

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Módulo de Estadísticas, Menú Archivos / Acumulados de compras.

Qué es

• •

Esta estadística sirve para vislumbrar en qué periodos se concentran las mayores compras y ordenes en la empresa. Puede ser obtenida únicamente como un acumulado mensual o anual, para conocer los montos de las compras y de las devoluciones alcanzados en diferentes periodos (la estadística te indica el porcentaje que representan las compras con respecto al total). Por su parte, el acumulado anual permite conocer los mismos datos que el mensual, pero mostrando el comportamiento de la empresa desde dos años anteriores a la fecha de trabajo; por ejemplo, si solicitas el acumulado del presente año (2000), se mostrarán también los correspondientes a 1998 y 1999. Puedes ordenarla, graficarla, imprimirla o exportarla.

•

•


Acumular / Mensual Con estas opciones elige el monto de cualquiera de los documentos de compras y Órdenes o Anualmente de compra, en acumulados mensuales o anuales. Esta

información se acomodará en el eje de las X al momento de graficarla. Periodo Desde / Hasta Título Esencial Si en los Parámetros de Compras indicaste que no se almacenarían los acumulados en línea, necesitarás primero ejecutar el proceso de Actualización de archivos. Actualización / Actualización de compras anuales Elige un rango de fechas para que el sistema ordene en el eje de la Y la información de acuerdo a este rango. Anota el título que llevará tu estadística, por omisión el sistema te propone un título.

Asistente para la generación de estadísticas Acceso

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Menú Archivo / Administrador de estadística / Botón

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• •

Menú Archivo / Administrador de estadística / Menú flotante, opción Nuevo Menú Archivo / Menú Edición, Agregar o con las teclas Alt + Insert

Qué es Este Asistente permite definir “Estadísticas personalizadas”, en las cuales podrás organizar información cuantitativa concerniente a la administración de tu empresa y tener el análisis de los datos, así como significados precisos para el desarrollo de la misma. Después de seleccionar el tipo de datos que contendrá tu estadística, podrás guardar ésta combinación con un nombre y ejecutarla, mostrándose automáticamente los valores actualizados a medida que vaya creciendo tu base de datos. Manejo El asistente para la generación de estadísticas presenta 5 pasos que ayudan a generar la nueva estadística:

1. - Definir tipo de estadística 2. - Acumulados y agrupados 3. - Selección de información 4. - Configuración de la presentación 5. - Resultado de la estadística

A continuación se presentan los pasos del asistente y sus campos que en él se presentan para la creación de la estadística: 1. Definir tipo de estadística Te permite crear una nueva estadística ofreciendo dos opciones para su creación, es decir, podrás agregar una nueva estadística basándote en una ya existente en la cual sólo modifiques ciertos elementos de la estadística base o dar de alta una con todos los elementos nuevos y con esta reflejar información que en otra estadística no se estuviera mostrando. Las nuevas estadísticas serán clasificadas dentro de la categoría en la cual seleccionaste crear una nueva, Ejemplo: Ventas, clientes, proveedores, etc.

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Campos Campos Título Descripción Este campo te permite darle un nombre a la estadística y mediante está reconocerla de entre la lista de estadísticas ya creadas. Si no proporcionas un titulo a la estadística el sistema te enviara un mensaje indicando que deberás poner dicho titulo, de lo contrario no se podrá seguir con el asistente. Indica o selecciona la ruta en la cual se guardará la estadística que se esta creando.

Ruta

Los siguientes campos te permiten seleccionar el tipo de estadística que se desea crear: Nueva: Tipo de estadística Mediante esta opción podrás crear una nueva estadística la cual deberás de seleccionar la clasificación a la que pertenecerá.

Basa en otra: Al seleccionar que la estadística este basada en una ya existente, el Seleccione la asistente te mostrará mediante una lista las estadísticas ya creadas. estadística Dentro de la lista de las estadísticas ya creadas son las que se relacionan con un tipo de estadística en particular, es decir, si seleccionaste las estadísticas de ventas, la nueva será del tipo venta. 2. Acumulados y agrupados En este paso del asistente se presentan los campos disponibles de los acumulados y agrupados, relacionados al módulo del sistema solicitado en que se basará la de estadística seleccionada y los cuales ayudarán al realizar el filtro de la información que se presente en la estadística.

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Campos de Acumulados

Campo

Descripción

De El campo seleccionado para acumulado será tomado de la base de datos para tener la información acumulados correspondiente. Se pueden seleccionar hasta 3 campos de acumulados reflejando los ejes centrales de la gráfica. Elige los valores que quieres que se presenten en el eje vertical de las ordenadas (eje Y). En todas las estadísticas sólo podrás señalar un valor acumulado a la vez. Condiciones Si se requiere que los registros del campo de acumulados sean seleccionados por un filtro elige de la lista la condición que cumpla con lo que se requiere mostrar. La lista te permite las siguientes condiciones: Ninguna, =, >,

Manual Del Usuario Sae 5.00

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