MANUAL DEL USUARIO - MODULO DE PRÉSTAMO …...Acuerdo No. 029 de 2008 y Acuerdo No. 045 de 2008. 5...

MANUAL DEL USUARIO - MODULO DE PRÉSTAMO

DE INSTALACIONES

Biblioteca Bucaramanga

2009

PROCESO BIBLIOTECA Código: MBI.08

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PRÉSTAMO DE INSTALACPRÉSTAMO DE INSTALACPRÉSTAMO DE INSTALACPRÉSTAMO DE INSTALACIONESIONESIONESIONES

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Revisó Director y Profesional – Sistemas

Aprobó: Rector

Fecha de aprobación Abril 16 de 2009 Resolución Nº 629

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CONTENIDO

pág.

1 OBJETIVO ....................................................................................................................... 3

2 ALCANCE ....................................................................................................................... 3

3 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ........................................................................... 3

4 NORMATIVIDAD ........................................................................................................... 3

5 CONTENIDO DEL MANUAL ....................................................................................... 3

5.1 INGRESO AL SISTEMA. .......................................................................................... 4

5.2 REGISTRO DE SOLICITUD (USUARIO ACTIVO) EN EL SISTEMA. .................... 6

5.3 REGISTRO DE SOLICITUD (USUARIO ACTIVO Y NO ACTIVO) EN EL SISTEMA. .......................................................................................................................... 21

5.4 REGISTRO DE SOLICITUD (USUARIO NO REGISTRADO) EN EL SISTEMA. .. 26

5.5 REVISION DE SOLICITUDES. .............................................................................. 29

5.6 MODIFICACION DE SOLICITUDES. .................................................................. 34

5.7 CANCELACION DE SOLICITUDES. ................................................................... 39

5.8 GENERACION DE REPORTES. ............................................................................ 43

5.9 REGISTRO DE SOLICITUD (USUARIO ACTIVO Y NO ACTIVO) EN EL SISTEMA. .......................................................................................................................... 48

5.10 ADMINISTRACION DE EXISTENCIAS DE EQUIPOS. ................................... 54

5.11 ADMINISTRACION DE AUDITORIOS. ........................................................... 60



PRÉSTAMO DE INSTALACIONESPRÉSTAMO DE INSTALACIONESPRÉSTAMO DE INSTALACIONESPRÉSTAMO DE INSTALACIONES

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1 OBJETIVO Este documento pretende hacer un resumen del procedimiento que se deben ejecutar para cuando se realicen las solicitudes de préstamo, utilizando la herramienta Web implementada: El Módulo de Préstamo de Instalaciones.

2 ALCANCE Este manual aplica a las actividades de préstamo de instalaciones coordinadas por el Profesional – Referencia de Ciencias aplicadas e ingenierías.

3 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

• TANGARA: Nombre del servidor web de la Biblioteca.

• PROFILE: Perfil de usuario.

4 NORMATIVIDAD

• Reglamento Biblioteca UIS. Acuerdo No. 029 de 2008 y Acuerdo No. 045 de 2008.

5 CONTENIDO DEL MANUAL Los Actores que se ven relacionados con este Módulo son el Usuario Revisor del Préstamo de Instalaciones, denominado USUARIO_REVISA_PRESINS, Usuario Administrador del Módulo, denominado USUARIO_ADMIN_PRESINS, Usuarios del Servicio, denominado USUARIO SOLICITANTE, y el Sistema, que el software con el que se interactúa.

Dentro del Modulo de Préstamo de Instalaciones se manejan 7 procesos que son:

� Registro de Solicitud Usuario Activo. � Registro de Solicitud Usuario Activo y No Activo. � Registro de Solicitud Usuario No Registrado. � Revisión de Solicitudes. � Modificación de Solicitudes. � Cancelación de Solicitudes. � Generación de Reportes. � Administración de Auditorios y Equipos.




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La siguiente es la Página principal del Portal al que usted debe acceder. http://tangara.uis.edu.co/biblioweb

Ilustración 1. Interfaz página biblioteca

5.1 INGRESO AL SISTEMA. Para tener acceso a cualquier a de los Procesos señalados anteriormente, el funcionario debe registrarse utilizando los campos de LOGIN y CLAVE en la página inicial, para que el menú que contiene las opciones del Usuario vinculado al Préstamo de Auditorio se cargue. Digite su login integrado y su contraseña y de clic en el botón IR.




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Ilustración 2. Interfaz de ingreso El sistema al verificar su login y su contraseña, lo ubica en la página Inicial, y su nombre deberá aparecer, junto al menú asociado a este usuario, con las respectivas funciones que están relacionadas con el Préstamo de Instalaciones, tal como lo muestra la siguiente figura.

Ilustración 3. Interfaz sesión




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Habiendo ingresado correctamente, ya estará en disposición de ejecutar los programas que le han sido asignados.

5.2 REGISTRO DE SOLICITUD (USUARIO ACTIVO) EN EL SISTEMA.

Descripción

Este proceso es el que permite registrar las Solicitudes de Préstamo de Instalaciones a los Usuarios que tienen como estado ACTIVO, en la base de Datos de la Biblioteca. El proceso toma la identificación del Usuario (código) y con esta carga sus datos, luego debe registrase las horas solicitadas, los equipos requeridos, indicar que tipo de Actividad se va a realizar, y en las Observaciones el número telefónico del Solicitante.

Responsable USUARIO_REVISA_PRESINS

A continuación se explicará el flujo de actividades que se presentan frente al registro de la Solicitud Normal, y se mostrará como deben usarse los programas.

Escenario Específico: El USUARIO_REVISTA_PRESINS se encuentra ubicado en su lugar de trabajo, tercer piso de la Biblioteca Central. Uno de los usuarios de la Biblioteca (estudiantes, profesores, trabajadores, entre otros) al que se le denominará SOLICITANTE se acerca hacia él para solicitarle una de las instalaciones. Asumimos que en este punto el USUARIO_REVISA_PRESINS ya ha iniciado sesión. Para empezar el Proceso de Registro de la Solicitud, el USUARIO_REVISA_PRESINS, deberá dirigirse al Menú Préstamo de Auditorio � Solicitudes � Registrar, como se indica en la imagen.

Dando clic en Registrar, se ingresa a la página que contiene el formulario con la información concerniente para el desarrollo de la petición. El sistema verifica que el




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USUARIO_REVISTA_PRESINS tenga el permiso; si no es así, el sistema genera un mensaje y no carga la información.

Ilustración 4. Interfaz inicio registro Suponiendo que el Usuario que intenta acceder al programa esta autorizado. Entonces el la parte inferior de la página aparece un menú de despliegue con las Instalaciones que están disponibles para el préstamo. Entonces el USUARIO_REVISTA_PRESINS selecciona la instalación solicitada y da clic en Aceptar.




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Ilustración 5. Interfaz selección instalación.

Tras escoger uno de los auditorios disponibles para el préstamo, y dar Aceptar, se carga una pagina nueva con las descripciones de esta instalación, y a continuación se solicitan los datos del SOLICITANTE, para este caso el código del usuario.

Ilustración 6. Interfaz ingreso datos usuario

Digite en código del SOLICITANTE en la caja de texto y haga clic en Buscar. Tomando ese código, el sistema busca si el código existe en la Base de Datos.




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Pueden presentarse aquí dos casos. En el caso de que el código no sea hallado, significa que el SOLICITANTE no existe y se visualizará el siguiente mensaje:

Si el SOLICITANTE existe, el sistema verifica cual es el Estado de Usuario. Si el SOLICITANTE no se encuentra en estado Activo se visualizará un mensaje de alerta, indicando el estado actual del SOLICITANTE, y el proceso se abortará. El mensaje es como el que aparece en la siguiente figura.




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Si el SOLICITANTE esta habilitado se termina de cargar el formulario que mostrará la siguiente información.

Ilustración 7. Interfaz registro información solicitante El USUARIO_REVISA_PRESINS deberá llenar los datos del horario solicitado, equipos requeridos y la información general del préstamo. Para escoger el horario solicitado, el formulario presenta una sección que se denomina Horario de préstamo, como se indica en la figura anterior. Haga clic en el vínculo que aparece subrayado. Al hacer clic se presentará la siguiente ventana:




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Ilustración 8. Interfaz selección fecha y hora

Estando en esa nueva ventana, se le mostrará una caja de texto donde debe ir la fecha, un icono en forma de calendario, y un botón que dice Buscar. Al hacer clic en el icono del calendario, indicado en la figura anterior, se desplegara una ventana con el calendario del mes actual, y resaltado el día actual.




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Ilustración 9. Interfaz selección fecha Al hacer click en uno de los días, la fecha se ubicará en la caja de texto y podrá dar clic en Buscar. Al dar click en Buscar se pueden presentar dos casos teniendo en cuenta el número de días hábiles que la dependencia escoge para que un SOLICITANTE pueda hacer la solicitud. Supongamos que desconocemos que el número de días hábiles para solicitar es de 1, es decir no puedo solicitar de hoy para hoy. El calendario nos muestra que la fecha actual es el 09/05/2006. Si escojo esa fecha para el préstamo el Sistema me mostrará el siguiente mensaje.




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Ahora supongamos que si escogemos un horario valido. Si damos clic Buscar se desplegará el Horario del día con las horas disponibles y las no disponibles, en forma de botones de selección.

Ilustración 10. Interfaz selección horario

Para escoger una hora para el préstamo, haga clic en una de las cajas habilitadas y de clic en Incluir




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Según los ítems escogidos se cargaran en el formulario las horas escogidas. De paso, el sistema se encargará de buscar los equipos multimedia disponibles en los horarios seleccionados para que se incluyan en el préstamo.

Ilustración 11. Interfaz solicitud de equipos Con respecto a los horarios seleccionados pueden hacerse varias cosas. La primera es agregar una o más horas, en este caso habría que hacer clic en el mismo vínculo que se indicó antes para agregar las primeras horas. Lo otro que se puede hacer es eliminar una de las horas que han sido escogidas. Para esto seleccione la hora que desea eliminar y haga clic en el vínculo Eliminar.




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Al ejecutar esta acción, el sistema eliminara el ítem, mostrará los que se dejaron y buscará de nuevo, cuales son los equipos que están disponibles a estas nuevas horas.

Ilustración 12. Interfaz verificación equipos Teniendo escogido ya el horario, el USUARIO_REVISA_PRESINS deberá recopilar la información general del evento que se realizará. En primera instancia deberá indicar que tipo de solicitud es. Para ello se cuenta con un menú con los tipos de Eventos. Seleccione la opción que corresponda:

Ilustración 13. Interfaz registro tipo de evento




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En esta sección también deberá colocar el número de personas que van a asistir al evento. Sin embargo esta caja de texto viene ya con el máximo número de personas de capacidad como valor por defecto.

El siguiente paso es la selección de los equipos que se requieren para el evento. El listado de equipos aparece a continuación de la cantidad de Asistentes. Haga clic en la caja correspondiente a cada equipo para incluirlo en la solicitud.

En esa misma sección del formulario, encontrará un botón que dice Cotizar. Tras seleccionar los equipos para incluir en el préstamo, el USUARIO_REVISA_PRESINS puede conocer el valor al cual ascendería el préstamo.

Haciendo clic en Cotizar, aparecerá en la parte inferior, así como aparece en la siguiente figura. Si se llegara a escoger otro equipo, o a deseleccionar un equipo, puede conocer el nuevo valor con esa combinación de equipos, dando clic de nuevo en el botón Cotizar.




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Ilustración 14. Interfaz cotización El valor que divisará no siempre será diferente de cero. En el caso de que usted escoja un auditorio cuyo costo sea cero, no importa que equipo se escoja, no habrá cobro por ese servicio. Tras haber escogido todo esto, lo ultimo que debe hacerse, es completar el correo del contacto. Si el usuario ya ha dado correo en el sistema de la biblioteca, éste se cargará automáticamente. Sino debe pedirlo. Sin embargo, cerciórese de que el correo que se cargó, es el correo actual del usuario. Finalmente el USUARIO_REVISA_PRESINS, deberá dar una pequeña descripción de la actividad que se va a desarrollar y unas observaciones sobre el préstamo. También deberá digitar en este campo el número telefónico del SOLICITANTE, para efectos de comunicarse con él, en caso de que se cancele la solicitud. Complete los datos como aparece en la siguiente figura y haga clic en Enviar para Registrar la Solicitud.




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Ilustración 15. Interfaz envío de solicitud Al ejecutar esta tarea, el Sistema incluye la solicitud en la Base de Datos y carga una página con el resumen de lo solicitado, así:




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Ilustración 16. Interfaz confirmación envío solicitud Este resumen se compone de cuatro partes. La primera parte es la Especificaciones de la Solicitud que incluye el código de la solicitud, el tipo de solicitud, el nombre del SOLICITANTE, la fecha de solicitud, el estado actual de la solicitud y las observaciones anotadas. La segunda trae los Elementos Solicitados que incluyen el auditorio solicitado, los equipos requeridos, el tipo de evento, los asistentes, y el valor de la solicitud. La tercera parte contiene Horas solicitadas que tiene los horarios requeridos. La cuarta parte Acciones permite que tras la revisión del resumen de la solicitud, el usuario Acepte o Rechace la solicitud.

El USUARIO_REVISA_PRESINS deberá leer el resumen de lo solicitado por parte del SOLICITANTE. Al final deberá preguntar si el SOLICITANTE la acepta o rechaza. Si decide que rechaza la solicitud, usted deberá dar clic en el botón Rechazar.




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Habiendo hecho esto, se cargará la siguiente página informado que la solicitud fue abortada y que no hubo cobro por este servicio.

Ilustración 17. Interfaz información rechazo solicitud Si ese no es el caso, y el SOLICITANTE esta de acuerdo con lo solicitado, el USUARIO_REVISA_PRESINS debe dar clic en el botón Aceptar. Con esta acción el programa registrará una multa en el sistema y enviará un correo al SOLICITANTE confirmando la solicitud.




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Al hacer clic acá, se cargará una página que le indicará que el proceso ha sido desarrollado con éxito.

Puede presentarse en este punto, o en el del registro de la solicitud, que el sistema este recargado de solicitudes, por lo que podría aparecer el siguiente mensaje.

Ilustración 18. Interfaz reporte inconvenientes en solicitud En este caso, el proceso debe repetirse completamente. Se recomienda esperar a que el sistema salga de saturación.

5.3 REGISTRO DE SOLICITUD (USUARIO ACTIVO Y NO ACTIVO) EN EL SISTEMA.




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Descripción

Este proceso es el que permite registrar las Solicitudes de Préstamo de Instalaciones a los Usuario sin importar su Estado en la base de Datos de la Biblioteca. El proceso toma la identificación del Usuario (código) y con esta carga sus datos, luego debe registrase las horas solicitadas, los equipos requeridos, indicar que tipo de Actividad se va a realizar, y en las Observaciones el número telefónico del Solicitante. El proceso es idéntico al anterior con la variante de que el funcionario que dirige el proceso debe digitar el monto por el préstamo.

Responsable USUARIO_ADMIN_PRESINS


Escenario Específico:

Debido a que la solicitud que tiene el SOLICITANTE no puede ser tratada por el USUARIO_REVISA_PRESINS, ya que su estado no es ACTIVO, el funcionario sugiere que hable con el USUARIO_ADMIN_PRESINS quien es el único que puede tramitar la solicitud. Entonces, el SOLICITANTE de dirige hacia el USUARIO_ADMIN_PRESINS y le informa su deseo de realizar la solicitud. El USUARIO_ADMIN_PRESINS inicia sesión en el sistema, de la manera que se explicó anteriormente. Para ingresar al programa de Préstamo de Instalaciones, la metodología es idéntica a la del proceso REGISTRO DE SOLICITUD USUARIO ACTIVO (NORMAL). Estando ya logueado, debe ir al menú Préstamo de Auditorio � Solicitudes � Registrar. Se visualizará la siguiente página:

Ilustración 19. Interfaz inicio solicitud




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En esta página se muestran dos botones, que permiten realizar dos tipos de solicitudes. El botón Aceptar es el que permite realizar solicitudes para usuarios registrados, sin importar el Estado del Usuario. El botón Especial, permite realizar solicitudes para usuarios que no están registrados; proceso que se explicará mas adelante. Por ahora para seguir el proceso, haga clic en el botón Aceptar. Al hacer clic se cargará el formulario del préstamo

Digite el código del Usuario SOLICITANTE y haga clic en Buscar. Puede que sucedan dos cosas, que el Usuario exista, o que no este registrado en la Base de Datos. Si el SOLICITANTE no existe el programa le mostrará el siguiente mensaje:




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Ilustración 20. Interfaz notificación estado usuario Si de cualquier manera, el USUARIO_ADMIN_PRESINS desea seguir con la solicitud, haga clic en el vínculo dentro del mensaje que dice acá. Si el SOLICITANTE existe, el sistema cargará la información de éste y se cargará el Estado del usuario para avisar al USUARIO_ADMIN_PRESINS, así como lo muestra la figura:

El formulario además de esta información, contiene una caja de texto que permite que el USUARIO_ADMIN_PRESINS establezca el valor del préstamo, independiente del valor que se le asignaría en un proceso normal. Por defecto el valor del préstamo es de $0, por lo que si no se cambia el valor, el préstamo se realizará, pero no se generará multa. El proceso de préstamo se




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realizará de la misma manera que el normal. La escogencia del horario de préstamo, equipos requeridos, y establecimiento de la información de la solicitud ya fueron explicados en el numeral 2 de este documento. Supongamos que ya han sido escogidos los valores que se necesitan en el formulario de préstamo. En ese caso, los horarios y los equipos ya han sido escogidos. Si desea conocer el costo normal puede dar clic en Cotizar y comparar el valor ordinario con el valor que va a establecer en la caja de texto.

Ilustración 21. Interfaz cotización Al dar clic en Enviar la solicitud, la solicitud se graba en el sistema y se carga la página que contiene el resumen de todo lo solicitado. En esta debe salir el valor que se colocó en el formulario.




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Ilustración 22. Interfaz información registro Como se explicó en el numeral anterior, en este punto el USUARIO_ADMIN_PRESINS deberá leer el resumen de la solicitud al SOLICITANTE y preguntarle si la Acepta o Rechaza. El proceso se sigue común y corriente.

5.4 REGISTRO DE SOLICITUD (USUARIO NO REGISTRADO) EN EL SISTEMA.

Descripción

Este proceso es el que permite registrar las Solicitudes de Préstamo de Instalaciones a los Usuario que no están registrados en la base de Datos de la Biblioteca. El proceso toma el nombre del Usuario y le asigna un código que el sistema tiene por defecto; luego debe registrase las horas solicitadas, los equipos requeridos, indicar que tipo de Actividad se va a realizar, y en las Observaciones el número telefónico del Solicitante. El proceso es idéntico al anterior.



Escenario Específico: Si el SOLICITANTE no existe en la Base de Datos, es decir, la solicitud la esta haciendo alguna entidad externa a la Universidad, o una dependencia de la Universidad, el USUARIO_ADMIN_PRESINS es quien debe realizar esta solicitud. Suponemos que en este punto el




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USUARIO_ADMIN_PRESINS ya inicio sesión. Para iniciar el préstamo debe dirigirse al menú Préstamo de Auditorio � Solicitudes � Registros. Se cargará la pagina de inicio de proceso con los dos botones, Aceptar y Especial. Haga clic en Especial para iniciar el proceso.

Ilustración 23. Interfaz selección préstamos especiales Esto le cargara el formulario que usted ya conoce para realizar la solicitud. En esta parte, la caja de texto que toma el código del SOLICITANTE ya no se encuentra, en su reemplazo esta una caja que permite digitar el nombre del SOLICITANTE.




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Al digitar el nombre del Usuario y dar Aceptar se cargara el resto del formulario, se establecerá como código por defecto el 9997. Este formulario también trae la caja de texto que permite establecer el valor por el que se va a realizar la solicitud, como se explicó en el punto anterior.

El proceso debe seguir común y corriente. Al dar clic en Enviar se carga el resumen de la solicitud, en la que se podrá ver el nombre del SOLICITANTE y el valor asignado.




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Paso seguido se pregunta si se acepta o rechaza la solicitud, como se explico anteriormente.

5.5 REVISION DE SOLICITUDES.

Descripción Este proceso es el que permite que el Usuario ingrese a una bandeja que le mostrará las solicitudes que ha realizado, o las que se he encuentran a su nombre, así como los detalles de las mismas.

Responsable USUARIO_ADMIN_PRESINS, USUARIO_REVISA_PRESINS



El funcionario desea ver las Solicitudes que ha realizado. Suponiendo que ya ha hincado sesión, debe dirigirse al menú Revisión de Solicitudes, como se muestra en la figura.




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Al dar clic en este menú, se ingresará a la siguiente página.

En esta página se pueden ver las siguientes partes:




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La primera muestra el nombre de le Carpeta en la que se encuentra actualmente el Usuario. La segunda parte muestra el conjunto de solicitudes que el usuario tiene en esta carpeta. Si el Usuario no cuenta con solicitudes realizadas en el sistema a nombre suyo, aparecerá un mensaje que dice que no se han encontrado solicitudes. La tercera parte contiene las carpetas que el Usuario posee, con el número de solicitudes que hay por carpeta. Para ir a otra carpeta, haga clic sobre alguno de los vínculos al lado izquierdo. Si desea ir a la bandeja de Recibidos haga lo indicado por la figura:




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Al dar clic se cargará la página con las solicitudes Recibidas:

Si desea ver la información de una de las solicitudes, haga clic en el código de la solicitud, que tiene el vínculo para acceder a ella. Haciendo esto verá la siguiente página:




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Al final de la página, aparecerán dos botones. El primero vuelve a la Bandeja de Solicitudes. El segundo se explicará en el proceso de Modificación de Solicitudes. En la parte que muestra las horas solicitadas, se muestra el estado de cada ítem. Haga clic en el vínculo para ver estado del ítem. Al hacer clic aparecerá una página como la siguiente:




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5.6 MODIFICACION DE SOLICITUDES.

Descripción

Este proceso permite que el funcionario encargado, pueda cambiar de horario la solicitud, dentro de un mismo auditorio, siempre y cuando la fecha de préstamo no sea anterior al día actual y que en las horas a las que se va a pasar la solicitud, los equipos que se requerían estén disponibles todos.

Responsable USUARIO_ADMIN_PRESINS, USUARIO_REVISA_PRESINS



Un SOLICITANTE que previamente ha inscrito su solicitud, se acerca al funcionario para pedirle que se le cambie la solicitud a otra fecha por alguna razón. El funcionario (USUARIO_REVISA_PRESINS o USUARIO_ADMIN_PRESINS), quien suponemos que ya habrá iniciado sesión como se explicó en el numeral 1, le pedirá el Auditorio y fecha en la que se iba a realizar el evento. Con esta información, el funcionario deberá dirigirse al menú Préstamo de Auditorio � Solicitudes � Modificar.




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Al hacer clic allí se cargará la siguiente página con los Auditorios disponibles y una caja de texto para ingresar la fecha de la Solicitud.

Establezca la hora utilizando el icono de calendario al lado derecho de la caja de texto, tal como se hace para incluir horas en una solicitud. Al configuran esa información y dar clic en Aceptar, el sistema buscara todas las solicitudes en esa semana y las presentará en formato de programación semanal, como lo indica la figura que sigue. Además en esta pagina en la parte superior esta de nuevo el listado de Auditorios Disponibles y una caja de texto para ingresar una nueva fecha por si desea modificar otra solicitud en otro auditorio y en otra fecha.




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Al dar clic en alguna de las solicitudes, o en este caso la que el usuario diga ya sea por su código de solicitud, u hora de préstamo, el sistema mostrará una página nueva donde cargará los datos importantes de la solicitud, y los ítems con sus valores actuales y unas cajas para establecer los nuevos, como se ve en la figura que sigue.

Si se desea modificar un ítem, haga clic en la caja al lado izquierdo para poder habilitar las cajas para ingresar los nuevos valores. Si lo hace debe verse algo como muestra la siguiente figura.




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Habiendo habilitado las cajas de texto, introduzca la nueva hora, y con el combo, seleccione la nueva hora, cuando este todo configurado de clic en aceptar.

El sistema verificará si las nuevas horas escogidas están disponibles o no, y si los equipos que fueron solicitados también lo están o no. Cuando el sistema muestra el resultado, en la parte superior aparece una leyenda explicativa. Si hubo un inconveniente con los nuevos valores se mostrará algo como la figura que sigue.




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El asterisco rojo al lado derecho de la fecha nueva y los valores no modificados revelan que se presentaron problemas de disponibilidad de equipos. Al seleccionar otra hora como las 4 p.m. de ese mismo día, el sistema analizará los valores y realizará la actualización, mostrando un asterisco azul al lado derecho de la caja de la fecha nueva, como muestra la figura que sigue.

Si el funcionario desea modificar mas de un ítem, puede hacerlo habilitando las cajas para ello, como se explicó anteriormente.




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5.7 CANCELACION DE SOLICITUDES.

Descripción Este proceso permite que el administrador del servicio de Préstamo pueda cancelar las solicitudes que han sido aprobadas, por alguna situación particular.



Escenario Específico: En la dependencia ha sucedido alguna situación por la cual uno de los auditorios no puede ser prestado en un horario. Al saberse esto, el funcionario administrador del proceso, debe ingresar al sistema para cancelar las solicitudes a esa hora y en ese auditorio.

En este punto suponemos que el USUARIO_ADMIN_PRESINS ya ha iniciado sesión. Para cancelar una solicitud, debe entrar por el menú Préstamo de Auditorio � Solicitudes � Cancelar. Haciendo clic en esta opción, se cargará la siguiente página como se muestra en la figura.

Al hacer clic se entrará en la página inicial del proceso de cancelación con el listado de Auditorios de la dependencia, y con una caja de texto para escoger la fecha en la que se debe cancelar.




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Al dar clic en el icono del calendario, se cargará el calendario para que escoja la fecha:




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Al escoger el día, haga clic en Aceptar para generar el horario de la semana de la fecha indicada, con las solicitudes aprobadas, como se muestra en la siguiente figura:

En este horario usted puede observar el estado de la multa de las solicitudes. El código de la Solicitud tiene un vínculo. Haga clic en el vínculo para cancelar la solicitud. El sistema generará una alerta para reconfirmar la cancelación. Si se hiciera clic sobre esta solicitud, tendríamos la siguiente situación:




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Aquí puede haber dos respuestas. En caso de que se da Aceptar, la solicitud que seleccionó, desaparecerá del horario.

En el caso de que el funcionario se arrepienta de cancelarla, de clic en Cancelar. Al hacer esto aparecerá el siguiente mensaje:




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Por políticas de desarrollo la multa deberá ser Anulada desde el sistema LIBRUIS por el responsable de esa tarea.

5.8 GENERACION DE REPORTES.

Descripción

Este proceso permite que se generen la programación semanal de un auditorio escogido o diaria de todos auditorios, permitiendo ver además el estado de la multa relacionada con la solicitud. Esta herramienta sirve para que el funcionario encargado pueda alistar los equipos para la solicitud, y tenga un acceso más rápido a lo que debe manejar.

Responsable USUARIO_REVISA_PRESINS, USUARIO_ADMIN_PRESINS


Escenario Específico: REPORTE SEMANAL

Ya sea por que la dirección ha solicitado el reporte de la programación semanal de alguno de los auditorios, o por que el funcionario desea conocerla, este puede dirigirse al menú Préstamo de Instalaciones � Reportes, que muestra dos opciones, la primera la programación semanal y la segundo la programación diaria de todos los auditorios.

Al seleccionar la primera opción se que carga la pagina con el listado de Auditorios y una caja de texto para indicar una fecha de la semana que se desea ver. Seleccione el auditorio del reporte como en la siguiente figura:




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Luego haga clic en el icono del calendario, para cargarlo y escoger un día dentro de la semana en la que se va a generar el reporte.

Cuando ya todos los datos requeridos estén listos, haga clic en aceptar para generar el reporte. Se cargará una página como la siguiente:




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Acá se pueden ver las solicitudes que han sido aprobadas durante la semana de la fecha que se escogió. Cada hora en el horario, contiene el estado de la multa de la solicitud, y un vínculo con el código de la solicitud, como identificador. Las solicitudes cuyo costo fue de cero aparecerán como préstamo especial (PRES. ESPECIAL). Las que no, sus estados serán PAGADA o NO PAGADA. Para acceder al resumen de la solicitud desde acá, haga clic sobre el vínculo como lo indica la figura anterior. Al hacer esto, se cargará la siguiente página:




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La otra opción es ver toda la programación de un día específico de todos los auditorios que están relacionados con la dependencia. Para ingresar a esta opción haga clic en el menú Préstamo de Auditorio � Reportes � Programación diaria como lo muestra la figura:

Al hacer esto se cargará la siguiente página.




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Haciendo click en el icono del calendario que fue mostrado en las secciones anteriores, desplegará el calendario para escoger el día en el que desea generar el reporte.

Al dar clic en Aceptar se generará el siguiente Reporte:




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Al igual que en el reporte anterior, al dar clic en los vínculos con los códigos de solicitud, puede ver los detalles de la misma.

5.9 REGISTRO DE SOLICITUD (USUARIO ACTIVO Y NO ACTIVO) EN EL SISTEMA.

Descripción

Estas tareas son las que permiten mantener los datos que están en la Base de Datos y nutren los formularios de solicitud, llenando los datos como los equipos existentes y disponibles para los préstamos, y los Auditorios habilitados para realizar préstamo.


Dentro de los datos que el USUARIO_ADMIN_PRESINS puede manejar están los tipos de equipos, que se refiere a que clase de equipos están disponibles en la Base de datos y que existen en la dependencia; las existencias, que hace referencia a equipos ya reales que están identificados con un número de inventario que fue asignado por la Universidad; y finalmente los auditorios de la dependencia. Cuando hacemos referencia a un Tipo de equipo podríamos señalar uno como el Computador. Este término es abstracto y no señala específicamente que computador es. Cuando




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hablamos de Existencias ya hacemos referencia a un Equipo real, en este caso podemos tener en una mismo dependencia dos Computadores; es decir dos existencias de este tipo de equipo.

Escenario Específico: ADMINISTRACIÓN DE TIPOS DE EQUIPO Para el manejo de los datos que tienen que ver con los tipos de equipos, el USUARIO_ADMIN_PRESINS debe utilizar el menú Préstamo de Auditorio � Administración � Tipos Equipos. Al pasar el Mouse sobre Tipos Equipos se desplegara un menú con tres opciones mas que son: Insertar, Actualizar y Eliminar, así como lo muestra la figura.

Al hacer clic en la opción Insertar, UD podrá crear un nuevo tipo de equipo, siempre y cuando éste no se encuentre previamente registrado en la lista. Aparecerá la siguiente página:




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En ella se pueden distinguir dos partes. La parte superior es una caja de texto que permite que el USUARIO_ADMIN_PRESINS digite el nombre del nuevo equipo que va a registrar. La parte inferior tiene el listado de equipos que ya están registrados en la Base de Datos. Para crear un nuevo equipo, digite el nombre del nuevo equipo como aparece en la siguiente figura:

Si la transacción fue exitosa y el equipo no existía saldrá un mensaje como el siguiente:




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Si lo que el USUARIO_ADMIN_PRESINS desea, es modificar el nombre de uno de esos tipos de equipos, entonces deberá dirigirse a la segunda opción del menú, en este caso Actualizar. Al hacer click ahí, se cargará la siguiente página.

Esta página tiene el listado de los Tipos de Equipos que existen en la Base de Datos, y estos vienen presentados así: una caja de chequeo, el nombre y una caja de texto deshabilitada con el nombre del tipo de equipo, como lo muestra la figura anterior. Si el USUARIO_ADMIN_PRESINS desea modificar el nombre de este equipo, para que el formulario de préstamo y en todas las solicitudes en las que se ha prestado alguna existencia de éste, se vea un nombre diferente, deberá hacer click en la caja de chequeo, lo que automáticamente activará la caja de texto y se podrá modificar el nombre actual, así como en la siguiente figura:




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En este caso modificamos el nombre agregándole más letras S. Al darle click en Aceptar se actualizará la información y se generará el siguiente mensaje:

Finalmente, lo que el USUARIO_ADMIN_PRESINS puede realizar, es borrar un tipo de equipo de la Base de Datos, siempre y cuando se cumpla una condición y es que no haya existencias de este equipo en ninguna de las dependencias. Para ingresar a esta opción haga clic en el menú Eliminar que se desplegó con los otros tres. Al hacer esto se cargará la siguiente página, también con el listado de los tipos de equipos, acompañados con una caja de chequeo:




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Para eliminar un equipo, haga clic en la caja de chequeo que esta a la izquierda del nombre. Al hacer esto el sistema pedirá que reconfirme la acción con el siguiente mensaje:




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Si el USUARIO_ADMIN_PRESINS se arrepiente, y da click en Cancelar, ningún registro será borrado. Si da click en Aceptar, la transacción correrá y se eliminará el equipo si cumple con la condición señalada anteriormente y se mostrará el siguiente mensaje:

Si no es el caso, el mensaje que se generará será el siguiente:

5.10 ADMINISTRACION DE EXISTENCIAS DE EQUIPOS. Para el manejo de la información que esta relacionada con las existencias de equipos dentro de la dependencia, y que son los equipos disponibles para préstamo en los formularios, el USUARIO_ADMIN_PREINS deberá usar el menú Préstamo de Auditorio � Administración � Equipos. Al pasar el Mouse sobre Equipos se desplegara un menú con tres opciones mas que son: Insertar, Actualizar y Eliminar, así como lo muestra la figura.




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Para la creación de una nueva existencia dentro de los equipos que se van a poner a disposición para el préstamo, haga click en la opción Insertar, que le cargará el siguiente formulario:

Este consta de dos partes, la parte inferior, contiene un listado de las existencias registradas en esta dependencia y que son los que se repartirán entre los diferentes auditorios según se preste. La parte superior es un formulario en el que el USUARIO_ADMIN_PRESINS deberá indicar que tipo de equipo es el que se va a ingresar, el número de inventario vinculado con dicha existencia y el costo por hora. Para insertar una nueva existencia, primero escoja que tipo de equipo es del listado así como lo indica la figura.




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Luego complete los otros datos, y haga click en Insertar:




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Si una existencia no ha sido registrada con un el número de inventario señalado, y la transacción es exitosa, se generará el siguiente mensaje, y el equipo aparecerá registrado en el listado de equipos de la parte inferior como lo muestra la figura:

Si lo que el USUARIO_ADMIN_PRESINS busca es la modificación de la información de una de las existencias, tales como el cambio del numero de inventario, del precio, o del estado del equipo, deberá dirigirse al menú Actualizar, que es la segunda opción. Al hacer clic allí se cargará la siguiente página:




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Esta página trae el listado de las existencias que se hallan en la dependencia. Cada existencia viene con una caja de chequeo, el nombre del equipo y su número de inventario actual. Además vienen tres cajas de texto deshabilitadas, una con el número de inventario actual, el precio por hora, y su estado. Si se desea modificar la información que se encuentra allí registrada, haga click en la caja de chequeo que esta en la izquierda con lo que se habilitaran las cajas de texto para modificar, así como lo muestra la siguiente figura:

Supongamos que deseamos realizar varios cambios, entre ellos sacar este equipo de préstamo, así como lo indica la figura:

Al hacer clic en Aceptar, el sistema verificara que no se haya digitado el numero de inventario de otro tipo de equipo ya existente, y tras esto correrá la transacción. Si esta es exitosa, se generará el siguiente mensaje y la información saldrá actualizada de una vez en la parte inferior:




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La tercera opción que se puede ejecutar en la Administración de las existencias, es la eliminación de una de ellas, ya sea por dada de baja o una razón administrativa. Para ellos utilizar el tercer menú que dice Eliminar. Al hacer clic allí se cargará la siguiente página, que trae el listado de las existencias registradas con una caja de chequeo en la parte izquierda.

Si se desea eliminar una existencia se debe cumplir la siguiente condición: que la existencia no se encuentre vinculada en ninguna solicitud vigente. Si este es el caso, se generará un mensaje indicando que debe cancelar las solicitudes que incluyen dicha existencia. Para eliminar una existencia, haga click en la caja de chequeo de la izquierda. Esto hará que se genere un mensaje de confirmación de la acción. Si se arrepiente de esto, haga click en Cancelar y ningún registro será eliminado. Sino, haga click en Aceptar, como lo muestra la siguiente figura:




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Si la condición se cumple y la transacción es exitosa, se generará el siguiente mensaje y el equipo ya no aparecerá mas en el listado.

5.11 ADMINISTRACION DE AUDITORIOS.




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Para el manejo de la información relacionada con los Auditorios, el USUARIO_ADMIN_PREINS deberá usar el menú Préstamo de Auditorio � Administración � Auditorio. Al pasar el Mouse sobre Auditorio se desplegara un menú con tres opciones mas que son: Insertar, Actualizar y Eliminar, así como lo muestra la figura.

Para que se cree un nuevo Auditorio y quede disponible para el préstamo haga clic en el menú Insertar, que cargará la siguiente página:

Esta trae un formulario que consta de 4 cajas de texto y dos combos. La primera caja de texto hace referencia al nombre, la segunda a una descripción de la instalación, la tercera al precio por hora que se va a cobrar por este auditorio, y al última por la capacidad del auditorio. Los dos combos




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permiten el establecimiento del horario de préstamo del auditorio. Llene los campos como se muestra en la siguiente figura:

Al dar click en Aceptar, y si no existe un Auditorio con ese nombre ya registrado en la Base de Datos, la transacción se ejecuta y si es exitosa se generará el siguiente mensaje:




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Si lo que se desea es modificar información de los auditorios ya registrados, tal como la modificación del horario de préstamo, el nombre, etc., haga clic en el segundo menú que es Actualizar. Al hacer esto se cargará una página donde tendrá que seleccionar cual es el auditorio que se desea modificar, como lo muestra la siguiente figura:

Al escoger uno de ellos, se cargará la información actual del mismo y se mostrará como lo muestra la siguiente figura:




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Para modificar la información, ubíquese en cualquiera de los campos disponibles y digite los valores nuevos. Por ejemplo, si desea deshabilitar el auditorio, haga clic en el combo que contiene el listado de los estados de un Auditorio y escoja uno diferente a DISPONIBLE como lo muestra la siguiente figura:




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Luego de clic en Aceptar. Si el nuevo nombre no coincide con el nombre de uno de los auditorios ya registrados y la transacción es exitosa, los datos serán actualizados y se generará el siguiente mensaje:

Si el caso que se presenta es que se quiera eliminar alguno de los auditorios, deberá utilizar el tercer menú. Para eliminar un auditorio se debe cumplir la condición de que no tenga vinculadas solicitudes vigentes. Al dar clic en el menú eliminar se cargará la siguiente página, que presentará el listado de todos los auditorios con una caja de chequeo frente a cada uno.




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Para eliminar un Auditorio, haga clic en la caja de chequeo a la izquierda del nombre. Se desplegará un mensaje de confirmación de la acción como el que se ve en la figura.




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Si da clic en Cancelar, no se borrará ningún registro, si no es el caso, se ejecutará la transacción. Si la condición no se cumple, y se intenta eliminar un auditorio que aun tiene solicitudes aparecerá el siguiente mensaje:

Si no es el caso, y el auditorio si cumple con la condición, aparecerá un mensaje como el siguiente:




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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

01 Abril 16 de 2009 Creación del Documento

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