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Manual del usuario aplicación móvil OnTrack

El uso de herramientas tecnológicas adecuadas

permite agilizar los procesos, además de mejorar el

grado de veracidad de los mismos. El presente

documento contiene las instrucciones y condiciones de

operación del aplicativo OnTrack, para captura y

transmisión de información, en tiempo real, con el

ánimo de brindar al Usuario las herramientas

necesarias a fin de optimizar su uso.

F É N I X M Ó V I L E S S . A . S .

C a r r e r a 1 8 # 3 6 - 5 0 O f i c i n a 8 0 1

B u c a r a m a n g a

( 0 5 7 ) 6 9 0 9 2 7 8

MANUAL DE USUARIO FINAL

ID: MAN-USU-V_04 Nombre del Proyecto: Sistema de Gestión Extramural OnTrack

Versión: 2 Fecha: AA MMM DD Revisado:

2017/Jun/12 Aprobado:

2017/Jun/12 2017 Jun 12

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CONTENIDO

Introducción ........................................................................................................................................................................................................ 6

Localizando el Aplicativo .............................................................................................................................................................................. 7

Ingresando al Sistema ..................................................................................................................................................................................... 8

Sincronizando Visitas ...................................................................................................................................................................................... 9

Seleccionando una Visita ............................................................................................................................................................................. 10

Identificando los Botones de Acción. ...................................................................................................................................................... 13

Tramitando un Formulario. ........................................................................................................................................................................ 15

Tipos de Preguntas en un Formulario .................................................................................................................................................... 16

Preguntas Tipo Texto ............................................................................................................................................................................... 16

Preguntas Tipo Número .......................................................................................................................................................................... 17

Preguntas Tipo Fecha ............................................................................................................................................................................... 17

Pregunta Tipo Hora ................................................................................................................................................................................... 18

Pregunta Tipo Si / No ............................................................................................................................................................................... 18

Preguntas Tipo Lista ................................................................................................................................................................................. 19

Preguntas Tipo Selección Múltiple ...................................................................................................................................................... 20

Preguntas Tipo Coordenadas ................................................................................................................................................................ 21

Preguntas Tipo Firma ............................................................................................................................................................................... 22

Preguntas con Subformularios o Tablas ........................................................................................................................................... 24

Preguntas Tipo Dibujo.............................................................................................................................................................................. 25

Pregunta para Envío de Correos .......................................................................................................................................................... 26

Anexo Fotográfico ...................................................................................................................................................................................... 27

Observaciones.............................................................................................................................................................................................. 28

Listado de preguntas ................................................................................................................................................................................ 28

PREVISUALIZAR EL ACTA EN PDF EN EL DISPOSITIVO (Antes de firmar) ............................................................................ 29

Cerrar y/o Enviar Formulario .................................................................................................................................................................... 30

Botones del menú Opciones ....................................................................................................................................................................... 31

Nuevo Formulario ...................................................................................................................................................................................... 31

Mi Último Formulario ............................................................................................................................................................................... 31

Formularios en Edición............................................................................................................................................................................ 32





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Pendientes por Enviar .............................................................................................................................................................................. 33

Listado Actual de Visitas ......................................................................................................................................................................... 34

Generar acta de visita ............................................................................................................................................................................... 35

Salir .................................................................................................................................................................................................................. 35

Botones del menú administrador ............................................................................................................................................................ 36

Sincronización completa ......................................................................................................................................................................... 36

Sincronizar visitas ...................................................................................................................................................................................... 36

Configuración general .............................................................................................................................................................................. 37

Enviar reporte a administrador ........................................................................................................................................................... 37

Revisar actualizaciones ............................................................................................................................................................................ 38

Actualización en línea. .............................................................................................................................................................................. 38

Ingresar a la aplicación móvil después de una actualización automática: (indicación de contraseña): ............... 39

Estado del gps .............................................................................................................................................................................................. 40

Cambio de clave .......................................................................................................................................................................................... 40

Configurar desbloqueo ............................................................................................................................................................................. 41

Acerca de ........................................................................................................................................................................................................ 41

chat ontrack ....................................................................................................................................................................................................... 41





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Lista de Figuras

Figura No. 1. Aplicativo OnTrack ............................................................................................................................................................... 6

Figura No. 2. Localizando el botón Aplicaciones ................................................................................................................................. 7

Figura No. 3. Localizando botón OnTrack .............................................................................................................................................. 7

Figura No. 4. Botón OnTrack ....................................................................................................................................................................... 7

Figura No. 5. Ingresando al Sistema usuario ........................................................................................................................................ 8

Figura No. 6. Ingresando al Sistema Patrón ............................................................................................................................. 8

Figura No. 7. Botón Menú Contextual de la Tableta ........................................................................................................................... 8

Figura No. 8. Pantalla de inicio del Aplicativo ...................................................................................................................................... 9

Figura No. 9. Sincronizando Visitas .......................................................................................................................................................... 9

Figura No. 10. Confirmando sincronización de Visitas ..................................................................................................................... 9

Figura No. 11. Reporte de Sincronización ............................................................................................................................................ 10

Figura No. 12. Seleccionar nuevo Formulario. ............................................................................................................................ 10

Figura No. 13. Selección de visita a realizar ........................................................................................................................................ 10

Figura No. 14. Confirmar selección de visita ...................................................................................................................................... 11

Figura No. 15. Confirmación de selección de visita ......................................................................................................................... 11

Figura No. 16. Selección de Nuevo Formulario .................................................................................................................................. 11

Figura No. 17. Listado por Orden Alfabético ...................................................................................................................................... 11

Figura No. 18. Listado ordenado por Código de Formulario ....................................................................................................... 12

Figura No. 19. Seleccionando un Proyecto .......................................................................................................................................... 12

Figura No. 20. Precarga de datos ............................................................................................................................................................. 12

Figura No. 21. Iniciando el Formulario. ................................................................................................................................................ 13

Figura No. 22. Botones de ayuda ............................................................................................................................................................. 13

Figura No. 23. Pregunta tipo Texto. ....................................................................................................................................................... 16

Figura No. 24. Pregunta tipo número .................................................................................................................................................... 17

Figura No. 25. Pregunta tipo Fecha. ........................................................................................................................................................ 17

Figura No. 26. Ajuste y Selección de Fecha. ......................................................................................................................................... 18

Figura No. 27. Ajuste y Selección de Hora. ........................................................................................................................................... 18

Figura No. 28. Preguntas del Tipo Si / No. ........................................................................................................................................... 19

Figura No. 29. Seleccionando SI. .............................................................................................................................................................. 19

Figura No. 30. Seleccionando NO. ............................................................................................................................................................ 19

Figura No. 31. Seleccionando de una lista. ........................................................................................................................................... 20

Figura No. 32. Buscando en una lista. .................................................................................................................................................... 20

Figura No. 33. Selección múltiple. .......................................................................................................................................................... 21

Figura No. 34. Opciones seleccionadas. ................................................................................................................................................ 21

Figura No. 35. Pregunta tipo Coordenadas. ......................................................................................................................................... 22

Figura No. 36. Obtención de coordenadas. .......................................................................................................................................... 22

Figura No. 37. Pregunta tipo Firma ........................................................................................................................................................ 23

Figura No. 38. Espacio para captura de Firma ................................................................................................................................... 23

Figura No. 39. Botón Menú Contextual de la Tableta ...................................................................................................................... 23

Figura No. 40. Botón Eliminar firma ...................................................................................................................................................... 24

Figura No. 41. Opción requiere eliminar firma editar preguntas .............................................................................................. 24





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Figura No. 41. Tramitar un Sub-Formulario ....................................................................................................................................... 24

Figura No. 43. Botones de acción en Sub-Formularios ................................................................................................................... 25

Figura No. 44. Presentación de Tablas .................................................................................................................................................. 25

Figura No. 45. Botón para desplegar área de dibujo ....................................................................................................................... 25

Figura No. 46. Pantalla de área de dibujo............................................................................................................................................. 26

Figura No. 47. Barra de opciones para dibujo .................................................................................................................................... 26

Figura No. 48. Confirmación de dibujo adjuntado ............................................................................................................................ 26

Figura No. 49. Envío de Correos Electrónico ...................................................................................................................................... 26

Figura No. 50. Botón para adjuntar capturas fotográficas ............................................................................................................ 27

Figura No. 51. Registro de capturas fotográficas .............................................................................................................................. 27

Figura No. 52. Registro de edición de fotográficas ........................................................................................................................... 27

Figura No. 53. Captura de fotografías con zoom ............................................................................................................................... 28

Figura No. 54. Uso del zoom hasta 4x .................................................................................................................................................... 28

Figura No. 55. Campo Observaciones .................................................................................................................................................... 28

Figura No. 56. Botón para listar preguntas ......................................................................................................................................... 29

Figura No. 57. Listado de Preguntas por Formulario ...................................................................................................................... 29

Figura No. 57.1 Pre visualización del acta en pdf………………………..………………………………………………………………....29 Figura No. 57.2 Listado de Preguntas por Formulario…………………………………………………………………………………...29 Figura No. 58. Botones para Cerrar o Enviar Formulario ............................................................................................................. 30

Figura No. 59. Confirmar envío de Formulario .................................................................................................................................. 30

Figura No. 60. Alerta de pregunta obligatoria sin contestar ........................................................................................................ 30

Figura No. 61. Formulario pendiente por enviar .............................................................................................................................. 31

Figura No. 62. Botones Menú Opciones ................................................................................................................................................ 31

Figura No. 62. Lista Formularios en edición ....................................................................................................................................... 32

Figura No. 63. Opciones del Menú Contextual ................................................................................................................................... 32

Figura No. 64. Confirmar edición de Formulario .............................................................................................................................. 33

Figura No. 65. Listado Formularios pendientes por enviar .......................................................................................................... 33

Figura No. 66. Confirmar eliminar Formulario .................................................................................................................................. 33

Figura No. 67. Retornar o Buscar un Formulario ............................................................................................................................. 33

Figura No. 68. Fecha de diligenciamiento ............................................................................................................................................ 33

Figura No. 69. Listado de Preguntas por Formulario ...................................................................................................................... 34

Figura No. 70. Confirmar envío de Formulario .................................................................................................................................. 34

Figura No. 71. Envío masivo de Formularios...................................................................................................................................... 34

Figura No. 72. Confirmar envío masivo ................................................................................................................................................ 34

Figura No. 73. Generar acta de visita ..................................................................................................................................................... 35

Figura No. 74. Generación del acta ......................................................................................................................................................... 35

Figura No. 75. Botones Menú Administrador ..................................................................................................................................... 36

Figura No. 76. Sincronizar visitas ............................................................................................................................................................ 37

Figura No. 77. Configuración general .................................................................................................................................................... 37

Figura No. 78. Enviar reporte a administrador ................................................................................................................................. 38

Figura No. 79. Revisar actualizaciones .................................................................................................................................................. 38

Figura No. 80. Botones Menú Varios ...................................................................................................................................................... 40

Figura No. 81. Configuración del patrón .............................................................................................................................................. 41





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Figura No. 1.1 Activar la actualización………………………………………………………………………………………………………..39 Figura No. 2.2 Barra de descarga. …………….………………………………………………………………………………………………..39 Figura No. 3.3 Instalación de la última versión. …………………………………………………………………………………………..39 Figura No. 4.4 Estado de la instalación.…….………………………………………………………………………………………………...39 Figura No. 5.5 Finalización de la instalación. ……………………………………………………………………………………………...39 Figura No. 6.6 Ingreso al aplicativo, posterior de actualización. ……………………………………………………………….....39 Figura No. 7.7 Sincronización completa, para activar última contraseña actualizada en los sistemas. …………...39 Figura No. 82. Opción Acerca De .............................................................................................................................................................. 41

Figura No. 83. Menú de Ingreso del Chat Ontrack ............................................................................................................................ 41

Figura No. 84. Algunas opciones del Chat Ontrack .......................................................................................................................... 42





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SISTEMA DE GESTION EXTRAMURAL ONTRACK

INTRODUCCIÓN

El presente documento está orientado a suministrar las pautas y condiciones de

operación del SISTEMA DE GESTIÓN EXTRAMURAL DE

ONTRACK; este sistema le permitirá al Usuario gestionar los requerimientos de información de la institución, mediante la recolección y trámite “in situ” de los diferentes formularios prescritos para tal fin.

La gestión de soporte, en cualquier ámbito de los sistemas de información, sea este soporte interno o externo, requiere del uso de herramientas apropiadas que permitan y faciliten realizar el seguimiento a los procesos y tareas, realizar actividades de control y registro, así como documentar debidamente las acciones efectuadas. Si bien es cierto que se puede contar con múltiples ayudas para lograr los objetivos fijados, es importante

mencionar que el SISTEMA DE GESTIÓN

EXTRAMURAL DE ONTRACK reúne en un solo dispositivo todas las herramientas necesarias para cumplir a cabalidad con la tarea de levantar la información y transmitirla en tiempo real, lo cual facilita el mencionado proceso.

Por lo anterior, el SISTEMA DE GESTIÓN

EXTRAMURAL DE ONTRACK es un aplicativo que permitirá una gestión más transparente y efectiva, tanto para los administradores, coordinadores, como para el personal de apoyo que presta el servicio de recolección de la información.

Figura No. 8. Aplicativo OnTrack





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LOCALIZANDO EL APLICATIVO

Como primera medida se debe verificar que el

aplicativo de SISTEMA DE GESTIÓN EXTRAMURAL DE

ONTRACK se encuentre debidamente instalado en su dispositivo móvil, para tal efecto se

debe pulsar el botón APLICACIONES de su dispositivo, ubicado tal como se ilustra en la siguiente figura:

Figura No. 9. Localizando el botón Aplicaciones

Una vez realizada la actividad anterior, el

dispositivo despliega una pantalla como la que

se puede apreciar en la siguiente figura:

Figura No. 10. Localizando botón OnTrack

Deslizando un dedo sobre la pantalla, hacia la

derecha o hacia la izquierda, según sea el

caso, se procede a ubicar el botón del

aplicativo ONTRACK, que se muestra a

continuación:

Figura No. 11. Botón OnTrack

Botón APLICACIONES

Deslizar a la Derecha y/o a la Izquierda

Botones de ayuda para desplazar pantallas





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INGRESANDO AL SISTEMA

En esta pantalla se procede a pulsar el botón

o icono de acceso al aplicativo, botón

ONTRACK, el cual despliega una pantalla con

ventanas (cuadros de diálogo) para USUARIO,

CLAVE y el botón LOGIN (Inicio de sesión), tal

como se ilustra en la siguiente figura:

Figura No. 12. Ingresando al Sistema usuario

La imagen presenta la interface inicial del

aplicativo, para ingresar a la aplicación se

debe digitar en la casilla denominada USUARIO

el nombre que previamente le ha sido

asignado y en la casilla denominada CLAVE se

digita el código establecido para tal fin, luego

se pulsa el botón LOGIN.

El sistema también permite el ingreso al

aplicativo por medio de un patrón previamente

configurado en el sistema. Para intercalar

entre las dos pantallas o métodos de ingreso,

se debe utiliza el botón de menú contextual

del dispositivo.

Figura No. 13. Ingresando al Sistema Patrón

Figura No. 14. Botón Menú Contextual de la Tableta

Una vez completado a satisfacción cualquiera

de los pasos anteriores, se despliega la

Espacio para USUARIO

Espacio para CLAVE

Botón INICIO DE SESIÓN

Pantalla para inicio de sesión a través

de PATRON

Botón de Menú Contextual de un equipo





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pantalla mostrada a continuación:

Figura No. 15. Pantalla de inicio del Aplicativo

Esta imagen corresponde a la pantalla de

inicio del menú principal, conformado por tres

pestañas: OPCIONES, ADMINISTRAR, y VARIOS; por

defecto el SISTEMA DE GESTIÓN EXTRAMURAL DE

ONTRACK inicia en el menú de OPCIONES; en el

cual se puede visualizar un sub-menú

conformado por las siguientes botones de

acción: NUEVO FORMULARIO, MI ÚLTIMO

FORMULARIO, FORMULARIOS EN EDICIÓN, PENDIENTES

POR ENVIAR, LISTADO ACTUAL DE VISITAS;

PROGRAMACIÓN DE VISITAS y SALIR.

SINCRONIZANDO VISITAS

Con el propósito de dar inicio a las actividades

de recolección y procesamiento de la

información, el primer paso es sincronizar las

visitas; para tal fin, en el menú principal se

debe pulsar el botón ADMINISTRAR, el cual

despliega la siguiente ventana:

Figura No. 16. Sincronizando Visitas

Esta es una de las opciones que requiere que

el dispositivo esté conectado a una red Wifi o

al plan de datos ya que requiere traer la

información del servidor.

En esta pantalla se debe pulsar el botón

SINCRONIZAR VISITAS, el cual despliega una

ventana en la que se le solicita al usuario

confirmar la ejecución de dicha actividad, para

tal efecto el usuario debe pulsar sobre el

botón OK indicado en la siguiente figura:

Figura No. 17. Confirmando sincronización de Visitas

Realizado lo anterior el dispositivo procede a

ejecutar la actividad de sincronización.

Menú Principal

Sub menú de la

Pestaña Opciones

Administrar

Sincronizar Visita





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Posterior a dicha sincronización, el equipo

exhibe una ventana confirmando el éxito de la

acción, TENGA EN CUENTA QUE ESTA ACTIVIDAD PUEDE

TARDAR ALGUNOS MINUTOS. Para finalizar el

proceso de sincronización de visitas se pulsa

el botón OK de la mencionada pantalla de

confirmación. Ver figura siguiente:

Figura No. 18. Reporte de Sincronización

SELECCIONANDO UNA VISITA

En este momento el equipo ya tiene cargadas

las visitas pendientes o asignadas a cada

usuario; para iniciar la actividad de

recolección de información se debe retornar a

la pestaña OPCIONES del menú principal y se

pulsa sobre el botón LISTADO ACTUAL DE VISITAS,

con la intención de seleccionar la visita a

realizar, esto despliega la siguiente pantalla:

Figura No. 19. Seleccionar nuevo Formulario.

Esta opción despliega el Listado de visitas

programadas por usuario, en el cual se debe

seleccionar la visita que se va a realizar, ver

imagen siguiente:

Figura No. 20. Selección de visita a realizar

Una vez seleccionada la visita adecuada el

dispositivo despliega el siguiente anuncio para

confirmar la selección:

Advertencia: Esta actividad puede tardar

algunos minutos.

Seleccionar Visita





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Figura No. 21. Confirmar selección de visita

Realizada la actividad anterior, se despliega

un mensaje, el cual debe ser aceptado a

través del botón OK, ver figura siguiente:

Figura No. 22. Confirmación de selección de visita

Ejecutado lo anterior se debe regresar a la

pantalla del MENÚ PRINCIPAL, a través del botón

de retorno de su dispositivo, y verificar que se

encuentra en el submenú de OPCIONES, en el

cual se procede a seleccionar NUEVO

FORMULARIO, ubicado según se ilustra en la

imagen a continuación:

Figura No. 23. Selección de Nuevo Formulario

Esta acción genera una pantalla con el listado

general de formularios asociados a la visita

seleccionada previamente, dicho listado se

muestra ordenado alfabéticamente, tal como

se ilustra en la siguiente imagen:

Figura No. 24. Listado por Orden Alfabético

Así mismo, presenta un botón de acción

denominado ORDENAR EL LISTADO, el cual

permite alternar la presentación del listado, ya

sea organizado alfabéticamente por nombre o

por código de formulario (ver imagen

Submenú Nuevo formulario





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siguiente) y ofrece además la opción de

buscar un formulario específico a través de la

BARRA DE BÚSQUEDA, sobre la cual se debe

escribir parte del nombre o del código del

formulario deseado.

Figura No. 25. Listado ordenado por Código de Formulario

Una vez ubicado el formulario adecuado, se

pulsa sobre el nombre del mismo, con lo cual

el dispositivo despliega el listado de proyectos

asignados a tal formulario, con el ánimo de

proporcionar al Usuario la opción de

seleccionar el adecuado, para lo cual se debe

pulsar sobre el nombre del proyecto y se

observará como se ilumina en Verde el botón

a la derecha del nombre de la visita, para

facilitar su identificación, posteriormente se

debe pulsar sobre el botón OK para finalizar la

selección de la visita (ver imagen a

continuación).

Figura No. 26. Seleccionando un Proyecto

Realizada la actividad anterior, el dispositivo

despliega una ventana para ofrecer la opción

de precargar el encabezado del formulario

(ver figura siguiente), esta actividad consiste

en cargar o traer las respuestas que sean

comunes a otros documentos y que en la

parametrización hayan sido seleccionadas

como tales y marcadas con la opción de

precarga; la recomendación es tomar la

opción Si, con el ánimo de optimizar el

diligenciamiento del formulario.

Figura No. 27. Precarga de datos

Botón para Ordenar el listado

Barra de búsqueda





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IDENTIFICANDO LOS BOTONES DE ACCIÓN.

Ya ubicados en el Formulario a diligenciar, el

dispositivo ingresa por el título del Formulario, esta

pantalla presentan una tonalidad lila claro y es

netamente de tipo informativo para el Usuario, por

lo tanto no requieren de respuesta y NO permiten

adjuntar ningún tipo de información (Fotografía,

texto o audio), se visualiza según la imagen

mostrada a la derecha, así:

Ya ingresados en el Formulario a tramitar, los

botones de ayuda y áreas de pantalla varían en

función del tipo de pregunta que se esté

tramitando, en la parte inferior, se presenta la

visualización general de la pantalla y se describe

sucintamente la funcionalidad de cada botón:

Figura No. 28. Iniciando el Formulario.

Figura No. 29. Botones de ayuda

Botón para visualizar nombre de visita actual

Código del Formulario en trámite

Botón para expandir área de respuesta

Botón para pregunta siguiente

Botón para expandir menú emergente

Botón para visualizar todas las preguntas y

sus respuestas

Botón para agregar observación a la

respuesta

Icono para señalar cuando una pregunta

es obligatoria (*)

Área para pregunta

Área para respuesta

Botón para pregunta anterior

Botón para adjuntar registro fotográfico

Indicador de número actual de pregunta y preguntas totales del

Formulario

Barra de navegación entre preguntas





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A continuación se describe la funcionalidad de

cada uno de los botones de acción mostrados

en la figura anterior.

Icono para señalar pregunta obligatoria:

Este icono aparecerá en pantalla única y

exclusivamente para aquellas preguntas

que hayan sido configuradas como tal, es

decir, para aquellas preguntas cuya

respuesta sea estrictamente obligatoria;

vale la pena aclarar que el aplicativo no

permite avanzar a la siguiente pregunta,

hasta tanto no se haya dado respuesta a la

pregunta con esta condición.

Área para pregunta: Espacio de la pantalla

reservado para la formulación y

descripción de la pregunta.

Área para respuesta: Espacio reservado

para que el Usuario responda a la

pregunta, para lo cual cuenta con un

teclado dependiendo del tipo de pregunta

configurada alfanumérica, número, fecha,

entre otros.

Botón para pregunta anterior: Este botón de

ayuda permite al Usuario deslazarse, una

a una, a la pregunta inmediatamente

anterior a la actualmente mostrada en

pantalla.

Botón para adjuntar fotografía: Icono de

ayuda al Usuario para el caso en que

algunas preguntas requieran o él estime

conveniente adjuntar un registro

fotográfico.

Barra de navegación entre preguntas: Barra

de desplazamiento para facilitar al Usuario

un recorrido rápido por las diferentes

preguntas que conforman el Formulario,

para su uso el Usuario debe colocar su

dedo sobre dicha barra y desplazarlo a

derecha o izquierda, según sea su

requerimiento.

Indicador de número actual de pregunta:

Espacio informativo para Usuario, a fin de

mantenerlo al tanto de la pregunta que

está tramitando y del total de preguntas

que componen el Formulario.

Botón para agregar una observación a la

pregunta: Este icono aparecerá en

pantalla única y exclusivamente para

aquellas preguntas que hayan sido

configuradas como tal. Este Botón de

ayuda reservado para el Usuario, se utiliza

cuando considere necesario agregar

alguna anotación a la pregunta en curso.

Botón para visualizar todas las preguntas y

respuestas: Botón de ayuda para facilitar

al Usuario una vista rápida del contenido

del Formulario, así como para permitirle

ubicar de manera rápida y sencilla una

pregunta específica.

Botón para visualizar menú emergente:

Botón de ayuda para el Usuario, el cual

despliega un menú adjunto con botones de

herramientas adicionales (botón para

grabar audio y botón para realizar un

registro fotográfico) para facilitar la

operación de captura de información.

Botón para pregunta siguiente: Este botón

de ayuda permite al Usuario desplazarse,

una a una, a la pregunta inmediatamente





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siguiente a la actualmente mostrada en

pantalla. También hace la función de

guardar la información que se halla

diligenciado en la pregunta.

Botón para expandir área de respuesta:

Herramienta que permite al Usuario

visualizar un área de respuesta mayor, en

el evento en que esta sea bastante

extensa y se desee observar la totalidad

de la misma. Vale la pena mencionar que

una vez se haya expandido el área para

respuesta, con el mismo icono se regresa

al tamaño normal de ésta área.

Código del Formulario en trámite: Barra de

ayuda, a modo informativo, que permite al

Usuario visualizar en todo momento el

código del Formulario que actualmente

está diligenciando.

Botón para visualizar visita actual:

Herramienta que permite al Usuario

confirmar la visita que está realizando,

independiente de los avances que hasta

el momento haya realizado sobre la

encuesta.

TRAMITANDO UN FORMULARIO.

Como ya se mencionó, cada vez que se

ingresa a un Formulario, el aplicativo

despliega la portada o título del mismo, el cual

presenta un fondo color lila claro y que no es

en sí una pregunta, es tan solo un mensaje

informativo para comunicar al Usuario sobre el

Formulario que se va a diligenciar. (Ver figura

20).

Por su parte, el Formulario estará compuesto

por una serie de preguntas de DIFERENTES TIPOS,

las cuales deben ser diligenciadas por el

Usuario, se debe tener en cuenta que LAS

RESPUESTAS SE GRABARÁN ÚNICAMENTE al pulsar el

botón de PREGUNTA SIGUIENTE; en caso

contrario, el dispositivo NO ALMACENARÁ la

respuesta y se hará necesario volver a

diligenciar la pregunta.

A continuación se describen en detalle cada

uno de los diferentes tipos de preguntas

existentes en el dispositivo.

Recuerde: Una vez tramitada una pregunta, se debe

pulsar el botón de Pregunta Siguiente para que el dispositivo

almacene la respuesta.





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TIPOS DE PREGUNTAS EN UN FORMULARIO

Cada uno de los Formularios está compuesto

por una serie de preguntas, las cuales pueden

presentar los tipos detallados a continuación:

PREGUNTAS TIPO TEXTO

El primer tipo de pregunta corresponde a las

del TIPO TEXTO, las cuales permiten ingresar la

información (alfanúmerica) por medio del

teclado del dispositivo Android, se recomienda

tener especial cuidado para el caso en que la

pregunta sea de carácter obligatorio, evento

que será informado por medio del icono de

PREGUNTA OBLIGATORIA (ver parte superior

izquierda de la figura 21), ya que en caso de

aparecer indica que el sistema no permitirá

avanzar en el desarrollo del Formulario, hasta

tanto no se haya dado respuesta a la misma;

otro parámetro importante a considerar es que

una vez se haya dado respuesta a la

pregunta, con el hecho de pulsar el botón de

PREGUNTA SIGUIENTE, el SISTEMA DE GESTIÓN

EXTRAMURAL DE ONTRACK actualiza y graba la

información hasta ahora registrada,

independiente de si en ese momento se

determina suspender o parar el proceso.

Para el caso de pretender ignorar el icono de

pregunta obligatoria e intentar pasar a la

pregunta siguiente, el SISTEMA DE GESTIÓN

EXTRAMURAL DE ONTRACK generará una ventana

emergente con el mensaje: “ESTA PREGUNTA ES

DE CARÁCTER OBLIGATORIO”, el cual se dejará ver

por aproximadamente cinco segundos y no

permitirá pasar a la siguiente pregunta.

Por último, en caso de registrar la información,

en cualquier tipo de pregunta, y pulsar el

botón de PREGUNTA ANTERIOR, la última

información registrada no será validada por el

dispositivo y se hará necesario registrarla de

nuevo.

En la siguiente gráfica se ilustra un ejemplo de

visualización en pantalla para este tipo de

preguntas:

Figura No. 30. Pregunta tipo Texto.

Para el caso de tener respuestas largas (con

un gran número de caracteres), el dispositivo

presenta la opción de expandir el área de

respuesta para poder visualizar en pantalla

dicha respuesta y poder así confirmar que lo

registrado es correcto.

Vale la pena mencionar que para regresar al

tamaño inicial del área de respuesta, es

necesario pulsar nuevamente le botón para

expandir el área de respuesta, que en este

Área para respuesta

Botón para expandir Área de respuesta





2017/Jun/12 2017 Jun 12

17

caso volverá dicha área a su tamaño inicial.

PREGUNTAS TIPO NÚMERO

Este tipo de pregunta es para los casos en los

que se requieran ingresar valores numéricos

sean decimales o enteros, valores positivos o

negativos.

Figura No. 31. Pregunta tipo número

PREGUNTAS TIPO FECHA

Otro ejemplo de pregunta corresponde a las

del Tipo Fecha, para este caso el SISTEMA DE

GESTIÓN EXTRAMURAL DE ONTRACK exhibe una

pantalla como la imagen siguiente:

Figura No. 32. Pregunta tipo Fecha.

En esta pantalla el Usuario debe iniciar por

pulsar sobre el botón SELECCIONAR FECHA,

indicado en la figura anterior, acción que

genera una ventana emergente, en la cual se

debe establecer la fecha adecuada, por medio

de los botones + o -, según corresponda,

dichos botones se ubican arriba y abajo de los

espacios correspondientes a DÍA, MES y AÑO;

pulsando sobre estos botones se localiza la

fecha deseada; Otra forma de fijar la fecha

correspondiente, consiste en deslizar un dedo

hacia arriba y/o hacia abajo, según se

requiera, sobre el calendario mostrado a la

derecha de la ventana, hasta ubicar el mes y

año correspondientes, para después pulsar

sobre el día deseado y así establecer la fecha

buscada. Las dos opciones descritas se

encuentran representadas en la siguiente

figura.

Botón para seleccionar fecha

Espacio para respuesta, al pulsar sobre él se despliega la

ayuda del teclado





2017/Jun/12 2017 Jun 12

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Figura No. 33. Ajuste y Selección de Fecha.

Finalmente, una vez ajustada y establecida la

fecha, el SISTEMA DE GESTIÓN EXTRAMURAL DE

ONTRACK exhibe una pantalla en la cual, justo

encima del botón SELECCIONAR FECHA, se

muestra la fecha seleccionada, dejando la

opción de pasar a la siguiente pregunta y a la

vez grabar la fecha elegida.

PREGUNTA TIPO HORA

Estas preguntas tienen un comportamiento

similar al de las de tipo fecha, presenta un

botón SELECCIONAR HORA, que al ser pulsado

habilita una ventana con botones para

aumentar o disminuir, según el caso, las horas

y minutos a establecer, así mismo, pulsando

sobre el botón para selección AM o PM, se

alterna dicho valor, a fin de situar el requerido;

una vez fijados en la hora deseada, se pulsa

el botón definir, con lo cual el proceso de

establecer hora estará terminado; terminado

el proceso, la hora marcada se ve registrada

justo en la parte superior del botón SELECCIONAR

HORA. Los botones mencionados en este

apartado se muestran en la siguiente figura:

Figura No. 34. Ajuste y Selección de Hora.

PREGUNTA TIPO SI / NO

Las preguntas del tipo SI/NO, se pueden ver

de dos formas, según la configuración

cargada en el dispositivo: La primera, es

similar a la presentación de un listado,

Botones para incrementar

Botones para disminuir

Botón para establecer fecha

Botones para incrementar

Botones para disminuir

Botones para alternar AM/PM

Botón para seleccionar hora





2017/Jun/12 2017 Jun 12

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mostrando en la pantalla dos opciones SI/NO,

para desplegar la ventana con las dos

opciones mencionadas, el Usuario debe

pulsar el botón DESPLEGAR OPCIONES, ubicado en

la parte inferior derecha del dispositivo, para

seleccionar la opción SI o NO, según

corresponda, se pulsa el botón circular

ubicado al lado derecho de cada una de ellas;

luego, pulsando PREGUNTA SIGUIENTE, se

grabará la selección. En la siguiente imagen

se observan los botones mencionados:

Figura No. 35. Preguntas del Tipo Si / No.

La segunda forma para las preguntas del tipo

SI/NO, es cuando el Usuario debe deslizar un

dedo sobre la opción de respuesta, para

alternar las opciones de SI y de NO; al igual

que en el caso anterior, al pulsar el botón

PREGUNTA SIGUIENTE se graba la selección.

En las siguientes figuras se puede apreciar la

forma de presentación mencionada:

Figura No. 36. Seleccionando SI.

Figura No. 37. Seleccionando NO.

PREGUNTAS TIPO LISTA

Otro tipo de preguntas existente en el

Formulario son las preguntas tipo lista o de

Deslizar a la derecha

Deslizar a la izquierda

Botón para desplegar opciones





2017/Jun/12 2017 Jun 12

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selección única, para poder responder este

tipo de preguntas el Usuario debe pulsar el

botón DESPLEGAR LISTA, ubicado en la parte

inferior derecha de la pantalla, luego

seleccionar la opción de respuesta adecuada,

pulsando el botón circular ubicado al lado

derecho de cada opción y a continuación

pulsar el botón PREGUNTA SIGUIENTE para grabar

la selección.

Figura No. 38. Seleccionando de una lista.

Es importante señalar que en el evento de

tener una lista demasiado extensa, el Usuario

puede por medio del filtro buscar de una

forma rápida la opción deseada, como se

observa en la siguiente imagen:

Figura No. 39. Buscando en una lista.

Por último, una vez seleccionada la respuesta

deseada, el resultado aparecerá en la franja

amarilla ubicada en la parte inferior del

dispositivo móvil.

PREGUNTAS TIPO SELECCIÓN MÚLTIPLE

Este tipo de preguntas despliegan un listado

similar a las preguntas Tipo Lista, la diferencia

radica en que se puede marcar más de una

opción. Para tal efecto el Usuario deberá

pulsar sobre el botón SELECCIONAR OPCIONES,

ubicado en la parte inferior de la pantalla,

luego seleccionará en el listado emergente

tantas respuestas como considere necesarias,

las respuestas seleccionadas se irán tornando

amarillas en la medida en que se van

señalando.

Botón para desplegar lista

Listado de opciones

Botones para marcar selección





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Figura No. 40. Selección múltiple.

Una vez señaladas las respuestas posibles o

adecuadas, según el tipo de pregunta, se

debe pulsar el botón OK, a fin de aceptar la

selección. El dispositivo generará un aviso

justo sobre el botón SELECCIONAR OPCIONES,

indicando el número de respuestas

seleccionadas.

Figura No. 41. Opciones seleccionadas.

Botón para aceptar selección

Listado de opciones

Botón para seleccionar opciones

Anuncio indicando respuestas seleccionadas

Recuerde pulsar el botón

Pregunta Siguiente para grabar la

selección.





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PREGUNTAS TIPO COORDENADAS

Para el caso de las preguntas del Tipo

Coordenadas, el Usuario debe pulsar sobre el

botón OBTENER UBICACIÓN, ubicado en la parte

inferior de la pantalla, tal como se muestra en

la siguiente gráfica:

Figura No. 42. Pregunta tipo Coordenadas.

Una vez realizada la acción, el dispositivo

desplegará sobre el botón OBTENER UBICACIÓN,

la georreferenciación del sitio en el cual se

está llevando a cabo la captura de la

información. Ver la siguiente figura:

Figura No. 43. Obtención de coordenadas.

Se debe tener en cuenta que para obtener las

coordenadas, el dispositivo debe tener el GPS

activo y esta operación puede tardar algunos

minutos, dependiendo de la potencia de la

señal.

PREGUNTAS TIPO FIRMA

Algunos Formularios requieren para su

validación la firma del Usuario o del

Entrevistado, por tal razón, El SISTEMA DE

GESTIÓN EXTRAMURAL DE ONTRACK permite al

Usuario, a través del dispositivo para captura

de información, tomar evidencia de la

ejecución soportado con una firma, para tal

efecto, en caso de requerirse esta clase de

información, el sistema desplegará una

Botón para obtener coordenadas

Botón para obtener coordenadas

Indicador de coordenadas actuales

Botón para registrar observaciones

Botón para indicar formulario actual





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pantalla como la que se muestra a

continuación:

Figura No. 44. Pregunta tipo Firma

En esta pantalla el Usuario debe pulsar sobre

el botón INGRESAR FIRMA a fin de abrir el

espacio para la captura, el cual corresponde a

un espacio en blanco en la pantalla, en el que

el interesado podrá plasmar su firma

deslizando sobre la misma un dedo o un lápiz

capacitivo; una vez realizada la acción,

pulsando sobre el botón MENÚ CONCEPTUAL,

ubicado al exterior de la pantalla del

dispositivo, se muestran las opciones de

LIMPIAR o GUARDAR, el primero (LIMPIAR) elimina

la imagen de la pantalla, dejándola en blanco

para iniciar nuevamente el proceso de

captura; y el segundo (GUARDAR), almacena la

imagen en el formulario actual. Estas dos

opciones se pueden apreciar en la siguiente

imagen:

Figura No. 45. Espacio para captura de Firma

Figura No. 46. Botón Menú Contextual de la Tableta

Si la opción es GUARDAR, se muestra en la

pantalla del dispositivo el siguiente mensaje:

“PARA PODER EDITAR LAS PREGUNTAS ANTERIORES LA

FIRMA DEBE SER ELIMINADA” el cual debe ser

aceptado para continuar con el trámite y

aparece en la parte inferior del dispositivo un

botón indicando que se adjuntó una firma.

Una vez se pulse el botón Aceptar, es

necesario pulsar a continuación el botón de

PREGUNTA SIGUIENTE para que el dispositivo

grabe la información. Además, es importante

mencionar que tal como lo anuncia el

Botón para ingresar Firma

Botón Limpiar Botón

Guardar

Botón de Menú Contextual de la Tableta





2017/Jun/12 2017 Jun 12

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mensaje, al momento de aceptar la firma y

almacenarla en el formulario, las preguntas

anteriores a ésta pierden la opción de ser

editadas, esto con el fin de brindarle

seguridad a la información que se haya

levantado en la visita.

Figura No. 47. Botón Eliminar firma

Por lo tanto, en caso de requerirse editar una

de las preguntas anteriores, es necesario

eliminar la firma, para lo cual el SISTEMA DE

GESTIÓN EXTRAMURAL DE ONTRACK ha habilitado

un nuevo botón denominado ELIMINAR FIRMA,

justo a la derecha del botón de OBSERVACIONES,

tal como se muestra en la figura anterior, el

cual debe mantenerse presionado por espacio

de aproximadamente 2 segundos a fin de

habilitar la posibilidad de eliminar dicha firma y

poder así editar las preguntas anteriores a la

actual. El anuncio de “ATENCIÓN ¿DESEA ELIMINAR

ESTA FIRMA? “Se muestra en la figura 40:

Figura No. 48. Opción requiere eliminar firma editar

preguntas

PREGUNTAS CON SUBFORMULARIOS O TABLAS

Algunos formularios traen inmersos en sus

preguntas SUBFORMULARIOS, que igual deben ser

tramitados, este tipo de subformularios se

muestra así:

Figura No. 49. Tramitar un Sub-Formulario

Al pulsar sobre el botón LLENAR SUBFORMULARIO,

se despliega una ventana de inicio de un

Botón para Eliminar Firma

Botón para tramitar Subformularios





2017/Jun/12 2017 Jun 12

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formulario normal, es decir, que puede

contener diversos tipos de preguntas, las

cuales se tramitan igual a como se ha venido

explicando en el presente manual; por otra

parte, se debe tener especial cuidado al

terminar de diligenciar el subformulario, ya

que el dispositivo despliega una ventana con

la opción de “CERRAR” pero también ofrece la

oportunidad de tramitar un nuevo registro en

el subformulario, indicando a su vez cuántos

de estos últimos se han diligenciado hasta el

momento, tal como se ilustra en la siguiente

imagen.

Figura No. 50. Botones de acción en Sub-Formularios

Ya diligenciados los subformularios, se puede

visualizar en forma de tabla el contenido de

los mismos, así:

Figura No. 51. Presentación de Tablas

PREGUNTAS TIPO DIBUJO

Para el caso de algunos requerimientos de los

Formularios, se hace necesario realizar un

esquema a mano alzada del sitio donde se

está levantando la información, para tal fin el

dispositivo cuenta con un botón de acción

como el que se muestra a continuación:

Figura No. 52. Botón para desplegar área de dibujo

Para este caso se debe seleccionar el botón

DIBUJO, lo cual desplegará una pantalla donde

el usuario debe realizar el esquema solicitado.

Botón para cerrar Subformularios

Botón para crear nuevo registró en el Subformulario

Botón para retornar al

Formulario inicial

Botón para visualizar en forma de tabla los

subformularios

Botón para Seleccionar Dibujo





2017/Jun/12 2017 Jun 12

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En la siguiente imagen se observa la

mencionada pantalla:

Figura No. 53. Pantalla de área de dibujo

Una vez realizado el dibujo, se debe pulsar

sobre el botón de Menú Contextual, ubicado

en la parte inferior derecha de la pantalla, lo

cual despliega la siguiente barra de opciones:

Figura No. 54. Barra de opciones para dibujo

En esta pantalla se debe seleccionar si se

guarda el dibujo o si por el contrario se debe

eliminar para hacer uno nuevo; en caso de

determinar guardarlo, el dispositivo muestra la

siguiente imagen:

Figura No. 55. Confirmación de dibujo adjuntado

PREGUNTA PARA ENVÍO DE CORREOS

Algunos Formularios requieren del envío de

un correo electrónico con la información

diligenciada en el formulario, para este caso el

dispositivo despliega la siguiente imagen:

Figura No. 56. Envío de Correos Electrónico

Para tal efecto se despliega un cuadro de

dialogo en el que se pueden digitar tantas

Botón para Desplazamiento

Botón para Deshacer o rehacer

Barra para seleccionar pincel

Barra de Opciones

Botón para Editar Dibujo





2017/Jun/12 2017 Jun 12

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direcciones de correo como se requieran,

teniendo especial cuidado de separar unas de

otras con una COMA y de escribir

correctamente la dirección electrónica del

destinatario.

ANEXO FOTOGRÁFICO

Para el cabal diligenciamiento de algunos

Formularios es necesario adjuntar un registro

fotográfico, para lo cual el sistema Ontrack

cuenta con la opción de agregar tal evidencia,

en todos los tipos de pregunta, es decir es

posible tomar una fotografía en cada una de

las preguntas del formulario si se requiere,

como se muestra en la siguiente figura:

Figura No. 57. Botón para adjuntar capturas fotográficas

Una vez tomada la captura, se muestra en la

parte inferior izquierda, un botón para

VISUALIZAR LA FOTOGRAFÍA, en caso de

requerirse, tal como se muestra en la

siguiente figura:

Figura No. 58. Registro de capturas fotográficas

Figura No. 59. Visualización de fotográficas

Botón para adjuntar fotografía

Botón para Visualizar Fotografía

Sobre la fotografía se imprime la

fecha-hora y nro de pregunta del formulario.





2017/Jun/12 2017 Jun 12

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El sistema también permite usar zoom si la

foto requiere acercamiento, se debe con el

tacto hacer ampliación de la imagen hasta

donde sea necesario o posible.

Figura No. 60. Captura de fotografías con zoom

Figura No. 61. Uso de zoom hasta 4x

OBSERVACIONES

Todas las preguntas cuentan con la

posibilidad de tener observaciones si se

configura este parámetro como se hace con la

obligatoriedad.

Figura No. 62. Campo Observaciones

Para agregar una observación en la pregunta,

se debe pulsar el lápiz de la parte inferior,

inmediatamente se despliega la pantalla de la

figura anterior, en ella el usuario puede

agregar una nota y posteriormente pulsar

sobre el botón OK para que guarde.

LISTADO DE PREGUNTAS

Esta opción permite visualizar el listado de

preguntas que conforman el formulario y sus

respectivas respuestas. Vale la pena

mencionar que en caso de aparecer

preguntas en color ROJO, se refiere a las

preguntas obligatorias aún no han sido

tramitadas (Ver figura siguiente)

Botón para agregar observación





2017/Jun/12 2017 Jun 12

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Figura No. 63. Botón para listar preguntas

Figura No. 64. Listado de Preguntas por Formulario

PREVISUALIZAR EL ACTA EN PDF EN

EL DISPOSITIVO (ANTES DE FIRMAR)

El aplicativo móvil permite previsualizar el acta de

visita en formato pdf en el dispositivo, antes de

ingresar las firmas. La anterior previsualización es

posible generarla en cualquier instancia del

diligenciamiento, esto con el fin de facilitar tanto al

usuario como al profesional que realiza la visita, la

visión del documento que se necesita firmar.

Figura No. 65.1. Pre visualización del acta en pdf.

Figura No. 66.2. Acta pre visualizada en pdf.

Botón para listar todas las preguntas

Desde cualquier pregunta, se debe desplazar la barra de preguntas hasta el final.

Se da clic en pre visualizar.





2017/Jun/12 2017 Jun 12

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CERRAR Y/O ENVIAR FORMULARIO

Una vez se haya terminado de diligenciar un

formulario, es decir se haya diligenciado la

última pregunta del mismo, aparecen en la

pantalla del dispositivo las opciones “ENVIAR” y

“CERRAR”; el Usuario debe seleccionar la

adecuada según sea su finalidad (Ver figura

siguiente).

Figura No. 67. Botones para Cerrar o Enviar Formulario

En el evento de seleccionar la primera opción,

ENVIAR, el dispositivo despliega una alerta con

el mensaje “Desea enviar esta encuesta”,

solicitando confirmar la selección; si la

intención es enviar el formulario, se debe

pulsar el botón OK de esta ventana, en caso

contrario se debe pulsar el botón CANCELAR,

dichos botones se muestran en la siguiente

figura:

Figura No. 68. Confirmar envío de Formulario

En caso de seleccionar el botón CANCELAR, el

dispositivo regresará a la pantalla anterior,

donde nuevamente se exhiben los botones

indicados en la figura No. 54.

Para el caso de seleccionar el botón ENVIAR y

el Formulario aún presenta preguntas del tipo

obligatorio sin ser contestadas, el dispositivo

solicita ubicarse en la pregunta en cuestión y

reporta tal situación de la siguiente forma:

Figura No. 69. Alerta de pregunta obligatoria sin contestar

El usuario debe seleccionar “IR A LA PREGUNTA”,

para contestarla y proceder nuevamente a

enviar el Formulario.

Si el Formulario se encuentra debidamente

diligenciado, el envío se hará de forma

inmediata, quedando almacenado en la

plataforma, a la vez que envía informe a los

correos electrónicos asociados en el

formulario si se escogió esa opción en la

pregunta correo.

Para el caso de no tener señal de internet al

momento de seleccionar la opción de envío

del formulario, el dispositivo despliega un

mensaje como el que se muestra en la figura

siguiente:





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Figura No. 70. Formulario pendiente por enviar

Una vez el dispositivo ubique señal de internet

enviará de forma automática el formulario, sin

necesitar que el funcionario deba repetir la

instrucción de envío.

Si selecciona la segunda opción, CERRAR, el

formulario queda guardado en la opción

formularios en edición para que el usuario

pueda en otro momento completar las

preguntas por si le falta datos, fotografías por

tomar o cualquier otra eventualidad que se le

presente en la visita para que pueda continuar

en otra ocasión.

BOTONES DEL MENÚ OPCIONES

En la siguiente imagen se ilustra la ventana

exhibida por el dispositivo al ingresar al menú

OPCIONES:

Figura No. 71. Botones Menú Opciones

En esta ventana encontramos los botones de:

“NUEVO FORMULARIO”; “MI ÚLTIMO FORMULARIO”;

“FORMULARIOS EN EDICIÓN”; “PENDIENTES POR

ENVIAR”; “LISTADO ACTUAL DE VISITAS”; “GENERACIÓN

ACTA DE VISITA”; y “SALIR”.

NUEVO FORMULARIO

El primero, NUEVO FORMULARIO, permite el

ingreso a generar el trámite para nuevos

formularios, de una visita previamente

seleccionada, tal como se explicó en la página

10 título “Seleccionando una visita” de este

manual.

MI ÚLTIMO FORMULARIO

El segundo botón, MI ÚLTIMO FORMULARIO,

permite visualizar el último formulario que se

estuvo trabajando y que aún no se ha

enviado. Esta opción permite retomar un

formulario, en el evento de haber quedado

pendiente de respuesta en una o más





2017/Jun/12 2017 Jun 12

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preguntas; se debe tener en cuenta que el

dispositivo ingresa por la portada o primera

pregunta del formulario en cuestión.

FORMULARIOS EN EDICIÓN

El botón FORMULARIOS EN EDICIÓN permite

desplegar una lista de los formularios que

presentan esta condición, tal como se ilustra

en la figura a continuación:

Figura No. 72. Lista Formularios en edición

El botón para volver al MENÚ OPCIONES, ubicado

en la parte superior izquierda de la pantalla,

permite regresar a la pantalla anterior.

Justo a la derecha del botón anterior, se

encuentra una ventana de dialogo que permite

buscar un formulario específico, digitando en

ella el código o parte del código del mismo.

Para el caso de requerir eliminar formularios,

a la izquierda del nombre del formulario se

encuentra un botón para seleccionar tantos

como se deseen (al seleccionar un formulario

el botón se ilumina de color VERDE) y

posteriormente, con el botón de MENÚ

CONTEXTUAL, se despliega la opción de ELIMINAR

(ver figura siguiente)

Figura No. 73. Opciones del Menú Contextual

El botón EDITAR FORMULARIO despliega el

mensaje “Está seguro que desea editar el

formulario: NNN”, donde NNN representa el

nombre del formulario y permite traer

nuevamente un formulario para su edición

(Ver figura a continuación).

Botón para volver al Menú Opciones

Ventana para buscar formularios

Botones para seleccionar formularios

Botón de Menú Contextual

Botón para retornar

Botones para editar

formularios

Botón para Eliminar

Formularios seleccionados





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Figura No. 74. Confirmar edición de Formulario

Para este caso se debe seleccionar la opción

adecuada, sea esta OK o CANCELAR. En caso

de seleccionar la opción OK, el formulario se

despliega en la portada o primera pregunta

del mismo. En caso de seleccionar CANCELAR,

el dispositivo regresa a la pantalla del Listado

de Formularios en Edición.

Por último, el botón RETORNAR, permite

regresar al MENÚ OPCIONES.

PENDIENTES POR ENVIAR

Este botón permite desplegar una lista de los

formularios que presentan esta condición, es

decir aquellos formularios que ya fueron

diligenciados pero que aún no han podido ser

enviados; en la siguiente figura se muestra la

mencionada lista:

Figura No. 75. Listado Formularios pendientes por enviar

En esta ventana encontramos un botón para

ELIMINAR FORMULARIOS, en caso de requerir esta

opción, ubicado a la izquierda del nombre del

Formulario. Si se opta por esta opción se

despliega una alerta solicitando confirmación

de la actividad, tal como se muestra en la

figura a continuación, en la cual el usuario

debe seleccionar la opción adecuada según

sea el caso; se debe tener especial cuidado

ya que al seleccionar OK, el formulario

diligenciado será ELIMINADO definitivamente

del dispositivo.

Figura No. 76. Confirmar eliminar Formulario

También encontramos el botón para retornar a

la pantalla anterior, ubicada en la parte

superior izquierda de la pantalla y la ventana

para buscar un formulario en específico, a

través de su nombre (Ver siguiente figura)

Figura No. 77. Retornar o Buscar un Formulario

El botón para INDICAR FECHA despliega una

ventana que permite visualizar la fecha en que

fue diligenciado el formulario (Ver figura

siguiente).

Figura No. 78. Fecha de diligenciamiento

El botón LISTADO DE PREGUNTAS permite

visualizar el listado de preguntas que

conforman el formulario y sus respectivas

Botón para eliminar

formularios

Botón para indicar fecha

Listado de Preguntas

Botón para envío individual

Botón para envío masivo





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respuestas.

Figura No. 79. Listado de Preguntas por Formulario

A la derecha del nombre del Formulario se

encuentra el botón para ENVÍO INDIVIDUAL del

mismo, el cual al ser pulsado despliega una

ventana de dialogo en la que solicita confirmar

la actividad de envío (Ver figura siguiente).

Figura No. 80. Confirmar envío de Formulario

El usuario debe seleccionar la opción

adecuada según sean sus intenciones.

Por último, ubicado en la parte superior

derecha de la pantalla se encuentra el botón

para ENVÍO MASIVO DE FORMULARIOS, el cual

permitirá realizar el envío de todos los

formularios del listado al mismo tiempo,

desplegando una ventana de confirmación

para la acción, donde el usuario debe

seleccionar la opción adecuada a sus

requerimientos (ver figura siguiente).

Figura No. 81. Envío masivo de Formularios

LISTADO ACTUAL DE VISITAS

Este botón permite visualizar y seleccionar la

visita que se desea atender, despliega la lista

de visitas disponibles o autorizadas para el

usuario, quien selecciona la visita a atender

según corresponda. En la siguiente figura se

muestra la ventana desplegada al pulsar

sobre dicho botón.

Figura No. 82. Listado de visitas

En La figura anterior se puede apreciar que la

visita seleccionada aparece resaltada en color

GRIS, mientras que las demás visitas aparecen





2017/Jun/12 2017 Jun 12

35

precedidas de una letra X encerrada en un

círculo ROJO.

GENERAR ACTA DE VISITA

Está opción permite generar el acta

correspondiente de la visita realizada.

Antes de generar el acta se debe verificar que

todo el proceso de auditoría se haya realizado

en su totalidad.

Figura No. 83. Generar acta de visita

Al escoger esta opción se despliega el listado

de actas de visita generadas en el dispositivo.

Cuando ya se ha escogido el acta a generar el

sistema tiene las opciones PREVISUALIZAR EN

EXCEL para revisar la información auditada

antes de firmar por el encargado de atender la

auditoría, también está la opción de GENERAR EN

PDF la cual si requiere que el formulario y la

información que se debía auditar este

completa y por último la opción ENVIAR ACTA por

correo como se muestra a continuación.

Figura No. 84. Generación del acta

SALIR

Por último, en el Menú Opciones encontramos

el botón SALIR, el cual como su nombre lo

indica permite salir del aplicativo y regresar a

la pantalla principal del dispositivo. Se debe

tener especial cuidado al pulsar este botón,

pues no presenta ventana de confirmación.

Espacio para

buscar un acta en

específico

Botón para

generar el acta





2017/Jun/12 2017 Jun 12

36

BOTONES DEL MENÚ ADMINISTRADOR



ADMINISTRADOR:

Figura No. 85. Botones Menú Administrador


“SINCRONIZACIÓN COMPLETA”; “SINCRONIZACIÓN

VISITAS“ “CONFIGURACIÓN GENERAL”; “ENVIAR REPORTE

A ADMINISTRADOR ” “REVISAR ACTUALIZACIONES ” , y

“ENVIAR MENSAJE”.

SINCRONIZACIÓN COMPLETA

Está opción se utiliza para sincronizar el

aplicativo móvil con el servidor y poder traer

los cambios y ajustes que se realicen en las

preguntas de los formularios, si llegan a

ocurrir en algún momento del proceso de

auditoría.

Esta función requiere estar conectado a

Internet ya sea por una red Wifi o plan de

datos y requiere de varios minutos para

realizar las actualizaciones.

Figura No. 86. Sincronizar completa

SINCRONIZAR VISITAS

Como se explicó en la página 9 de este

manual, título “Sincronizando visitas” se

explica de manera detallada está opción que

es indispensable realizarla al inicio de una

auditoría para actualizar los permisos a cada

visita que se deba realizar.

Advertencia: Estas dos actividades de sincronización pueden

tardar algunos minutos.





2017/Jun/12 2017 Jun 12

37

Figura No. 87. Sincronizar visitas

Igual que la opción anterior también requiere

estar conectado a Internet.

CONFIGURACIÓN GENERAL

Está opción requiere de una clave de

administrador para poder acceder a esta, en

ella se encuentra las opciones para configurar

la resolución de la cámara, la URL a la cual se

están enviando la información, la fecha de

sincronización.

Figura No. 88. Configuración general

ENVIAR REPORTE A ADMINISTRADOR

Está opción permite enviar reportes al

administrador sobre alguna situación que

ocurra en campo sobre el aplicativo.





2017/Jun/12 2017 Jun 12

38

Figura No. 89. Enviar reporte a administrador

REVISAR ACTUALIZACIONES

Está permite revisar si hay actualizaciones

disponibles para descargar del aplicativo

Ontrack.

Figura No. 90. Revisar actualizaciones

ACTUALIZACIÓN EN LÍNEA.

Cuando haya una nueva versión del aplicativo, se visualiza el siguiente mensaje:

Figura No. 91.1 Activar la actusalización

Cuando termine la descarga, se debe tocar la barra, para comenzar la instalación:

Figura No. 92.2 Barra de descarga.

Se activa la instalación, y se selecciona la opción “TODO”, luego se toca “instralar”:

Figura No. 93.3 Instalación de la última versión.

Se indica que hay una

actualización. Se toca en OK

En la barra de tareas android se activa la

actualización de OnTrack.

Barra de descarga.

“TODO” e “instalar”





2017/Jun/12 2017 Jun 12

39

Se debe visualizar el estado de la instalación:

Figura No. 94.4 Estado de la instalación.

Cuando termine la instalación se selecciona “abrir”, para ir directamente a la aplicación:

Figura No. 95.5 Finalización de la instalación.

INGRESAR A LA APLICACIÓN MÓVIL DESPUÉS DE

UNA ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA: (INDICACIÓN DE CONTRASEÑA):

En primera instancia se debe ingresar a

PLATAFORMA WEB para validar la nueva

contraseña, posteriormente en el APLICATIVO

MÓVIL se debe ingresar con la última clave que se

tiene para el ingreso a los sistemas de la SDA, en

caso de que salga una alerta que diga “usuario no

registrado”, se debe intentar ingresar con la clave

anterior, ya dentro del aplicativo, se debe hacer una

sincronización completa y en adelante se podría

hacer uso de la última contraseña actualizada.

El procedimiento anterior para cada vez que se haga

cambio de contraseña en las redes de la SDA.

Figura No. 96.6 Ingreso al aplicativo, posterior de

actualización.

Para “sincronización completa”, se debe ir a la pestaña de “administrar”, en esta ingresar a “sincronización completa” y activar la sincronización.

Figura No. 97.7 Sincronización completa, para activar

última contraseña actualizada en los sistemas.

Posterior a la “sincronización completa” se debe

poder ingresar con la última contraseña actualizada.

“en caso de no ser así, por favor contactar con el

administrador del sistema en la SDA”.

Seleccionar “abrir”

1.Pestaña “administrar”

2.”Sincronización completa”

3.Activar la sincronización, tocar “sincronizar” para activar.





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Botones del menú varios



VARIOS:

Figura No. 98. Botones Menú Varios


“ESTADO DEL GPS”; “CAMBIO DE CLAVE”; “CONFIGURAR

DESBLOQUEO” y “ACERCA DE”.

ESTADO DEL GPS

Para utilizar esta opción hay que tener la

contraseña del administrador, una vez dentro

se permite activar o desactivar el GPS del

dispositivo móvil

Figura No. 99. Estado del GPS

CAMBIO DE CLAVE

Este botón permite al usuario personalizar la

clave de ingreso al aplicativo.

Figura No. 100. Cambio de clave





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CONFIGURAR DESBLOQUEO

Está opción permite configurar el patrón para

el ingreso en el aplicativo, como se mencionó

en la página 8 en el título ingresando al

sistema.

Figura No. 101. Configuración del patrón

ACERCA DE

Por último, en el Menú Varios encontramos el

botón ACERCA DE, el cual muestra la información

de contacto de la empresa, el usuario

asignado, el nombre del usuario y el número

de la versión del sistema.

Figura No. 102. Opción Acerca De

CHAT ONTRACK

Este chat permite que los miembros de un

proyecto o un grupo de trabajo puedan

interactuar siempre que tengan los permisos

asignados, a continuación se presentan

algunas funcionalidades:

Figura No. 103. Menú de Ingreso del Chat Ontrack

Espacio para Dibujar y configurar el patrón de

desbloqueo





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Lista de canales creados desde el servidor

Configuración de alerta de notificaciones (se puede seleccionar entre sonido, vibración, ambos y ninguna de las anteriores)

Configuración de nombre de usuario

Diferencia de los mensajes enviados por el usuario

Se muestra la hora de la que se envía el mensaje

se muestra el nombre del usuario una vez por cada grupo de mensaje que envié

se permiten adjuntos con los siguientes formatos (.xls,.pdf,.doc,.txt)

se permite él envió de imágenes

pre visualización de la imagen en el chat

Envió, recepción y reproducción de notas de voz

Figura No. 104. Algunas opciones del Chat Ontrack

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