MANUAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN Y CONTROL … del... · 2018. 6. 27. · Modelo Estándar...
37
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN Y CONTROL (SIGECO) 1
Transcript of MANUAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN Y CONTROL … del... · 2018. 6. 27. · Modelo Estándar...
MANUAL DEL
SISTEMA INTEGRAL DE
GESTIÓN Y CONTROL
(SIGECO)
1
MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL Y
CONTROL
Código: ANH-MA-GES-01
Versión: 18
Página: 2 de 36
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Y CONTROL
ANH-MA-GES-01
RAZÓN DEL CAMBIORESPONSABLE DEL
CAMBIO
FECHA DE APROBACIÓN DEL
CAMBIOVERSIÓN
Emisión Original Representante de la Dirección Resolución 314 del 26 de
octubre de 2007
1
Modificaciones al mapa de procesos,
caracterizaciones, revisión de política, revisión de
exclusiones.
Representante de la Dirección Resolución 598 del 26 de
noviembre de 20082
Integración del proceso de comunicaciones
internas y externas en el proceso de Gestión
Estratégica.
Representante de la DirecciónResolución 460 del 24 de
noviembre de 20093
Se integran los manuales de calidad V2 y el
manual MECI, ajuste de la política y objetivos de
calidad, ajuste de requisitos, actualización mapa
estratégico, actualización NTCGP 1000:2009,
riesgos, mecanismos de seguimiento y puntos de
control.
Actualización de las caracterizaciones
Representante de la Dirección
Resolución 413 del 2 de
noviembre de 2010 4
2
3
Cambio en el responsable por la dirección -
Resolución 239 de mayo 4 de 2011.
Actualización de las caracterizaciones.
Cambio en la naturaleza jurídica de la Agencia
Nacional de Hidrocarburos según Decreto 4137 de
noviembre 3 de 2011. Establecimiento de las
funciones y requisitos generales para los diferentes
empleos públicos de la ANH, según Decreto 4881
de diciembre 22 de 2011. Cambios en la Visión de
la Entidad
Cambio en el mapa Estratégico, Pirámide
documental, antecedentes, mapa de procesos
Cambio en la estructura organizacional de la ANH
según Decreto 734 de abril de 2012
Cambio en la estructura organizacional de la ANH
Decreto 1128 de mayo de 2012.
Representante de la DirecciónResolución
034 del 09 de febrero de 20125
Se actualiza y modifica el Sistema Integral de
Gestión y Control de la Agencia Nacional de
Hidrocarburos, acorde con los Decretos 0714 de
abril de 2012, 1128 de mayo de 2012 y Resolución
interna 862 de diciembre 28 de 2012.
Representante de la Dirección Resolución 862 del 28 de diciembre
de 2012.6
Se actualizó el manual del Sistema Integral de
Gestión Y Control, dados los cambios en las
caracterizaciones de los procesos, por ajustes en
los Indicadores, igualmente se ajustaron algunos
temas de contenido
Representante de la DirecciónN.A 7
Se actualizó el manual del Sistema Integral de
Gestión Y Control, debido a la actualización de la
política de administración del riesgoRepresentante de la Dirección N.A 8
4
Se ajustaron normas y la ilustración que muestra el
enfoque basado en procesosRepresentante de la Dirección N.A
9
Dadas la nuevas funciones asignadas a la ANH, se
modificaron los objetivos del SIGECO, Mapa de
Proceso y se incluyeron algunas ilustraciones que
muestran la articulación de procesosRepresentante de la Dirección
.N.A 10
Ajustes a las políticas de riesgos
Representante de la Dirección .N.A 11
Actualización del Mapa de Procesos.
Representante de la Dirección N.A 12
Actualización de los objetivos del Sistema Integral
de Gestión y Control.
Representante de la Dirección N.A 13
5
Se actualizaron los requisitos legales
Representante de la Dirección N.A14
Se actualizó el Mapa de Procesos
Representante de la Dirección.N.A 15
Se ajusto la Política de Riesgos
Representante de la Dirección .N.A 16
Se actualizó la Política Integral de Gestión, se
incluyeron los elementos de acuerdo con lo exigido
en las norma ISO 14001:2004 y OHSAS
18001:2007
Se actualizaron los Objetivos del Sistema Integral
de Gestión y Control
Representante de la Dirección31/03/2016 – Acta Revisión por la
Presidencia17
Se actualizó el mapa estratégico, dada la inclusión
del nuevo objetivo estratégico. Representante de la DirecciónN.A 18
1. INTRODUCCIÓN PAG6
2. MARCO LEGAL Y REFERENCIAS NORMATIVAS 7
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 10
4. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Y CONTROL
27
5. GESTIÓN DEL MANUAL 28
6. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS 29
7. DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN Y CONTROL
33
9. ANEXOS 36
6
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
Este documento contiene la descripción del Sistema Integral de Gestión y Control- SIGC de la Agencia Nacional de
Hidrocarburos- ANH, acorde con los lineamientos de la norma NTCGP1000:2009: "Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública”, fortaleciendo su articulación con el Modelo Estándar de Control Interno- MECI, puesto que integra un
enfoque de procesos, fortalece el sistema de control interno y optimiza esfuerzos en procura del cumplimiento de los
objetivos de la Entidad. El SIGC promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, el cual consiste en
determinar y gestionar, de manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre sí. La principal bondad de este
enfoque es el control y mejoramiento que permite sobre los procesos que forman parte del sistema.
El mejoramiento continuo, principio fundamental de este sistema se basa, en el fortalecimiento de herramientas de
gestión y en la coordinación interinstitucional que facilita la implementación de las políticas y el mejoramiento de su
desempeño y de su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas
de sus clientes y partes interesadas.
Así mismo el SIGC facilitará el cumplimiento de la políticas que conforman el Modelo Integrado de Planeación y de
Control para el Estado Colombiano, procurando mejores niveles de efectividad de la gestión institucional.
7
2. MARGO LEGAL Y REFERENCIAS NORMATIVAS
8
Decreto 4137 de 3 de noviembre de
2011
Decreto 4881 del 22 de diciembre de 2011
Decreto 1760 de 26 de junio de 2003
Creación de la ANH
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993
Ley 872 de diciembre 30 de
2003
Decreto 1599 de 23 de mayo de
2005
Resolución ANH 862 del 28 de
diciembre del 2012
Guía para la administración del
riesgo agosto de 2013
NTCGP 1000:2009 / NTC ISO 9001:2008
__________________Decreto 4485 del 18
de noviembre de 2009
Ley 872 de diciembre 30 de
2003
Figura 1.
2. MARGO LEGAL Y REFERENCIAS NORMATIVAS
Decreto 2482 del 03 de diciembre de 2012, establece los lineamientos generales para la integración de la
planeación y la gestión en las entidades de la Administración Pública, lineamientos que deben estar articulados
con el Sistema Integral de Gestión y de Control de la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH.
Guía de administración del riesgo, ANH agosto de 2013.
Decreto 4881 del 22 de diciembre de 2011, por el cual “se establecen las funciones y requisitos generales para
los diferentes empleos públicos de las agencias Estatales de Naturaleza Especial, del sector descentralizado de
la rama Ejecutiva del Orden Nacional y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 4137 de noviembre 3 de 2011, por el cual “se cambia la naturaleza jurídica de la Agencia nacional de
hidrocarburos – ANH”.
Resolución 406 del 26 de octubre de 2010.
Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009 “Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública”.
NTC GP 1000:2009 Norma técnica de calidad en la gestión pública.
9
Manual de implementación. Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2014
NTC ISO 9001:2008. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.
Resolución 313 del 26 de octubre del 2007: “Por el cual se adoptan el manual de implementación del modelo
estándar de control interno MECI 1000: 2005 en la Agencia Nacional de Hidrocarburos”.
Decreto 1599 del 23 de mayo de 2005: “Por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el estado
colombiano”.
Ley 872 del 30 de diciembre de 2003: “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva
del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.
Decreto 1760 del 26 de junio de 2003: “Por el cual se escinde la Empresa Colombiana de Petróleos, Ecopetrol, se
modifica su estructura orgánica y se crean la Agencia Nacional de Hidrocarburos” y la Sociedad Promotora de
Energía de Colombia S.A.
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993: “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
10
2. MARGO LEGAL Y REFERENCIAS NORMATIVAS
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
3.1. Antecedentes
En el 2003 se consolidó la reestructuración del sector hidrocarburífero colombiano con la creación de la Agencia
Nacional de Hidrocarburos como respuesta a la situación crítica que atravesaba Colombia debido a la disminución
de las reservas de petróleo, lo cual eventualmente llevaría al país a convertirse en importador de crudo. (Decreto
1760 de 2003.)
Esta reestructuración contemplaba la decisión de hacer más competitiva a Ecopetrol al separar su doble rol de
entidad reguladora y empresa petrolera. Por esta razón se dispuso que únicamente se dedicara a explorar,
producir, transportar, refinar y comercializar hidrocarburos, es decir, trabajar exclusivamente en el negocio
petrolero en todas las fases de la cadena, compitiendo en igualdad de condiciones con otras compañías del
sector.
De esta forma, la Agencia Nacional de Hidrocarburos adquirió de Ecopetrol su labor de administrador y regulador
del recurso hidrocarburífero de la nación, y comenzó la transformación de Colombia en un país nuevamente
prospectivo y atractivo para los inversionistas nacionales y extranjeros.
Durante el año 2003 todos los esfuerzos de la Agencia estuvieron orientados a diseñar estrategias que
devolvieran la competitividad del sector, logrando incluir nuevamente al país en el mapa petrolero del mundo,
incrementar el índice de prospectividad y atraer a los inversionistas privados.
11
Como resultado de este importante trabajo se ha firmado un gran número de contratos desde la adopción del
nuevo esquema contractual en junio de 2004.
La actividad exploratoria se ha incrementado después de una drástica caída observada hasta el año 2000. Desde
la creación de la ANH ha aumentado el área bajo exploración, el número de contratos E&P firmados, los
kilómetros equivalentes 2D de sísmica adquiridos y los pozos perforados.
Igualmente, la ANH se encuentra invirtiendo grandes recursos en la adquisición de información geológica que
permita identificar oportunidades en campos maduros y áreas de frontera.
Uno de los aspectos más representativos en 2011 fue el cambio de naturaleza jurídica de la Agencia, pasando a
ser una Agencia Estatal, resultado de la necesidad del Estado de fortalecerla ya que sus funciones involucran
actividades estratégicas en la administración de recursos no renovables que tienen gran impacto en el desarrollo
económico del país.
12
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
Recientemente mediante el Decreto 4137 de noviembre 3 de 2011 se le asignaron funciones adicionales como la
de fijar los precios de explotación de petróleo crudo para efectos fiscales y cambiarios; fijar los precios de
hidrocarburos para efectos de liquidación de regalías; supervisar las especificaciones y destinación del material
importado en el subsector de hidrocarburos; dirigir y coordinar lo relacionado con las liquidaciones por concepto
de canon superficiario, correspondiente a los contratos de concesión; y la fiscalización de la producción nacional.
Igualmente, el 10 de abril de 2012, el Gobierno Nacional expidió el Decreto No. 0714, donde se establece la
estructura de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, fortaleciendo el recurso humano dela entidad.
13
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
3.2. Estructura Orgánica
3.2.1. Órganos de dirección y administración
La dirección y administración de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH, está a cargo de un Consejo Directivo y
del Presidente, quien tendrá la representación legal de la misma.
3.2.2. Estructura
Para el ejercicio de sus funciones, la Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH, tiene la siguiente estructura de
acuerdo con lo establecido en el Decreto 714 de 2012:
14
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
Presidente
Vicepresidencia Técnica
Vicepresidencia Asignación y
Promoción de áreas
Vicepresidencia Contratos de
Hidrocarburos
Vicepresidencia de Operaciones
Vicepresidencia Administrativa y
Financiera
Oficina de Control Interno
Oficina Jurídica
Oficina Tecnologías de la Información
Figura 2.
3.2.3 . Consejo Directivo, composición y reuniones
El Consejo Directivo está integrado por cinco (5) miembros, así:
• El Ministro de Minas y Energía quien lo presidirá.
• El Ministro de Hacienda y Crédito Público
• El Director del Departamento Nacional de Planeación
• El Director del Servicio Geológico Colombiano
• El Director de la Unidad de Planeación Minero Energética
• Dos (2) representantes del Presidente de la República.
• El Presidente de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH, quien asiste a las reuniones ordinarias y
extraordinarias del Consejo Directivo con voz pero sin voto.
Los Ministros sólo podrán delegar su asistencia en los Viceministros.
El Consejo Directivo se reúne ordinariamente por lo menos una vez al mes, y extraordinariamente cuando sea
convocado por el Ministro de Minas y Energía o por el Presidente de la Agencia.
3.2.4. Presidente
La administración de la Agencia está a cargo del Presidente, quien tiene la calidad de empleado público de libre
nombramiento y remoción por parte del Presidente de la República.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
15
3.2 5. Alta Dirección para el Sistema Integral de Gestión y Control
Dentro del sistema de gestión y control la Alta Dirección, está conformada por el Presidente y los Vicepresidentes.
La Alta Dirección tiene como responsabilidad informar al Consejo Directivo los resultados del seguimiento y control del
Sistema Integrado de Gestión y Control.
3.2.6. Representante de la Dirección
La Alta Dirección ha designado como Representante para el Sistema Integral de Gestión y Control, al Vicepresidente
Administrativo y Financiero, mediante Resolución No. 862 de diciembre 28 de 2012, el cual con independencia de
otras responsabilidades cumple las siguientes funciones:
• Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación del
sistema de Gestión y Control.
• Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del sistema de Gestión y Control; además de cualquier necesidad
de mejora.
• Asegurarse de que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la
entidad.
• Asegurar el cumplimiento de los requisitos en la normas: NTCGP1000:2009, NTC-ISO 9001:2008, MECI
1000:2005.16
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
3.2.7 Direccionamiento Estratégico
La Entidad cuenta con el Sistema de Información Gerencial, SIGECO, como una herramienta que permite
planear, ejecutar y hacer seguimiento al direccionamiento estratégico por parte del Presidente, con el apoyo del
grupo de Planeación.
El direccionamiento estratégico permite su despliegue a través de la Figura 3.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
PND / Plan Estratégico Sectorial
Mapa estratégico
Plan de acción-PPP
Plan Anual de Adquisiciones
Obtención de bienes y
servicios
Ejecución presupuestal
Resultados de la gestión
institucional
Figura 3.
3.2.8 Direccionamiento Estratégico
El sistema de información gerencial cuenta con el marco estratégico de la Entidad ver Figura 4, donde se priorizan los
temas sobre los cuales debe actuar la Presidencia.
18
Figura 4.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
3.2.9 Cadena de Valor
Este esquema o modelo teórico permite describir el desarrollo de las actividades de la ANH,
igualmente describe la generación de valor al cliente final.
19Figura 5.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
ADQUISICIÓN DEL CONOCIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE LA
INFORMACIÓN TÉCNICA
INTEGRACIÓN Y MODELADO DE
LA INFORMACIÓN
RONDA -PROCESO
COMPETITIVO
SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS
FISCALIZACIÓN DE CONTRATOS
• AUTOSUFICIENCIA
ECONOMICA
• PLANES DE DESARROLLO
• INVERSIÓN SOCIAL
REVISIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE RESERVAS DE HIDROCARBUROS
TALENTO HUMANO
TICs
PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y
COMUNICACIONES
LEGAL
FINANCIERA
ADMINISTRATIVA
CONTRACTUALPLANEACIÓN
ACTIVIDADES PRINCIPALES
ACTIVIDADES DE APOYO
3.2.10. Visión
Seremos reconocidos como una Entidad modelo en
el mundo por:
• El conocimiento del potencial del subsuelo
colombiano y optimizar su aprovechamiento;
• La eficiencia y transparencia en la administración
de hidrocarburos y el trabajo conjunto con la
industria y la comunidad; y
• El profesionalismo de nuestro equipo, el alto nivel
tecnológico y la eficiencia y agilidad en nuestros
procesos.
3.2.11. Misión
La ANH es la autoridad encargada de promover el
aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos
hidrocarburífero del país, administrándolos
integralmente y armonizando los interés de la sociedad,
el Estado y las empresas del sector.
20
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
3.2.12. Política y Objetivos de Sistema Integral de Gestión y Control
3.2.12.1 Política Integral
“La Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH, dedicada a la
administración integral del recurso hidrocarburífero de propiedad de la
nación se compromete al desarrollo de sus procesos con responsabilidad
social y ambiental en beneficio y satisfacción de las partes interesadas;
garantizando e incentivando actividades seguras para los servidores y
visitantes; apoyada por un equipo ético, innovador y comprometido con el
desarrollo de procesos efectivos y competitivos a través de su sistema de
gestión integral”.
Versión 2.
Noviembre 23 de 2015
21
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
3.2.12.2.Objetivos del SIGECO
22
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
Objetivos
Estratégicos1
1. Garantizar la administración eficiente y oportuna de los recursosfinancieros.
2. Generar recursos fiscales que contribuyan a la prosperidadeconómica y social del país y a la sostenibilidad financiera de la ANH.
3. Armonizar los intereses de la sociedad, el estado y las empresas delsector en el desarrollo de la industria de hidrocarburos.
4. Atraer mayor inversión para el desarrollo del sector dehidrocarburos.
5. Dinamizar la actividad de exploración y producción deHidrocarburos.
6. Contar con una entidad innovadora, flexible y con capacidad deadaptarse al cambio.
7. Asegurar y mejorar las condiciones de seguridad y salud de losservidores públicos y la protección del ambiente
3.13. Ambiente de control
Acuerdos compromisos o protocolos éticos:
Mediante resolución número 145 de 3 de mayo de 2006 se adoptó el código de Ética de la Agencia Nacional de
Hidrocarburos.
Contempla los siguientes Principios:
Integridad y Ética
Y los valores:
Honestidad y TRANSPARENCIA
Respeto y tolerancia
Compromiso y lealtad
Trabajo en equipo
Equidad
Responsabilidad social y ambiental
Oportunidad y calidad en el servicio
Disposición al control ciudadano
Competitividad
RESPETO Y
TOLERANCIA
23
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
24
La ANH a través de la Guía para la Administración del riesgo (ANH-GES-GU-02 ), facilita el camino para que la
administración del riesgo sea incorporada en la práctica diaria como una política de gestión y de control por parte de la alta
dirección y cuente con la participación y respaldo de todos los funcionarios de la ANH, tarea que se facilitará con la
implementación de la metodología aquí presentada y con la herramienta informática SIGECO (1).
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
3.14. Administración del Riesgo ANH
Valoración del Riesgo
Identificación de controles para el riesgo
Verificar la efectividad de los controles
Establecer tratamiento
Políticas Administración del Riesgo
Co
mu
nic
ació
n y
Co
nsu
lta
Co
mu
nic
ació
n y
Co
nsu
lta
Contexto Estratégico Organizacional
Identificación del Riesgo
¿Qué pueded suceder?
¿Cómo puede suceder?
Analisis del Riesgo
Determinar la Probabilidad
Determinar Consecuencias
Determinar Nivel de Riesgo
Figura 6.
3.15. Comunicación
La comunicación en la Entidad se gestiona a través del proceso de Participación Ciudadana y Comunicaciones,
para facilitar el logro de sus objetivos y la interacción entre sus procesos y partes interesadas a través del
suministro de información.
3.16. Comunicación organizacional
La entidad ha definido el procedimiento de comunicación con el fin de implementar estrategias, medios y canales
de la comunicación organizacional a nivel interno y externo para mantener informados a los funcionarios y partes
interesadas sobre los diferentes temas de interés institucional, y fortalecer la imagen de la ANH.
25
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
3.17. Comunicación informativa
Se gestiona a través de:
26
PROCESO MECANISMO
Participación Ciudadana y Comunicaciones
Peticiones, quejas y reclamos
Página Web
Rendición de cuentas
Todos los procesos Comunicaciones informativas
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
4. ALCANCE Y EXCLUSIONESDEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN Y CONTROL
4.1. Alcance del SIGECO
El sistema de gestión de la calidad de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH, está implementado para
“Administración integral de las reservas de hidrocarburos de propiedad de la nación, incluye:
Identificación y promoción de oportunidades exploratorias, mercadeo y asignación de áreas, gestión de contratos
de exploración y producción, control de operaciones y gestión volumétrica, revisión y consolidación de reservas
de hidrocarburos y gestión de regalías y derechos económicos, soportados en la gestión social, HSE y de
seguridad.”
4.2. Exclusiones
No Existen
27
El presente manual está estructurado según los requerimientos de la norma NTCGP-1000:2009, la NTC ISO
9001:2008, y MECI 1000:2005; es un documento controlado, su revisión y actualización se realizan cada vez que
surge un cambio en la estructura del sistema.
Este manual es accesible para toda la Entidad a través de la intranet y SIGECO. El control de la revisión y la
distribución se hace de acuerdo con lo establecido en el procedimiento ANH-GCM-PR-02: Procedimiento para el
Control de Documentos.
Los anexos al manual tales como las caracterizaciones se controlan de manera independiente, cuando surge un
cambio en ellas, que genere su actualización, se registra en la portada del manual y el número de versión se
actualiza únicamente en la caracterización modificada.
Las copias impresas que se utilicen para presentación de la Entidad y entrenamiento de personal se manejan
como copias no controladas.
Las definiciones y términos utilizados en el desarrollo de este documento y los demás del Sistema de Gestión y
Control tienen como referencia el capítulo 3 de la norma NTCGP 1000:2009 y la norma NTC-ISO: 9000: 2005.
5. GESTIÓN DEL MANUAL
28
6. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
La Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH, con el fin de identificar y gestionar de manera eficaz las
actividades que debe realizar para cumplir con su misión institucional decidió adoptar un enfoque basado en
procesos, donde han sido involucradas todas sus áreas organizacionales.
Los procesos de ANH se planificaron teniendo en cuenta la secuencia e interacción de los mismos, y el
cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios asignados en su decreto de creación.
La Entidad definió el mapa de procesos para el Sistema de Gestión y Control como se ilustra en la Figura 7.
29
7. MAPA DE PROCESOS ANH
Figura 7
6.2. Planificación de los procesos
La planificación de los procesos se estableció siguiendo la metodología conocida como "Planificar-Hacer-
Verificar-Actuar" (PHVA). En el documento denominado Caracterización de proceso se observa el resultado de
dicha planificación. Para esta planificación se tiene en cuenta:
Figura 8. 31
8. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
PPLANEAR
Definir lasMetas
Definirlos métodos
que permitiránalcanzar las metas
propuestas
VVERIFICAR
Verificar losresultadosde la tareaejecutada
HHACER
Educar yEntrenar
Ejecutar la tarea y
recogerlos datos
ActuarCorrectivamente
AACTUAR
Es la concepción gerencial básica que dinamiza la relación entre el
hombre y los Procesos y entre los procesos y los
resultados.
Ciclo P-H-V-A
Figura 9. 32
9. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Mercadeo y Asignación de áreas
Gestión Contratos en Exploración y Producción
Control de Operaciones, Fiscalización y
Regalías
Identificación y Promoción de Oportunidades Exploratorias
Gestión Social, HSE y Seguridad
Paquetes de información
Técnica
Contrato E&P o TEAs
suscritos
- Alertas Tempranas, -Informes de seguimento a
las obligaciones
de loscontratos
Distribución de regalías, Recursos económicos para el SGR y para la ANH, - Informes
de reservas y fiscalización
Control de Operaciones Gestión
Volumétrica y Regalías -DE
PARTESINTERESADAS
SATISFACCIÓN
Informes y/o conceptos
sobre viabilidad social y
ambiental de los proyectos directos de la
ANH.
Informes y/o conceptos
sobre viabilidad social y
ambiental en los bloques que
van a ser ofertados en
Rondas.Informes de
seguimiento al cumplimento
de las obligaciones
socio-ambientales de los contratos de hidrocarburos.
1
T
PROCESOS MISIONALES
PROCESO CARACTERIZACIÓN
Gestión Estratégica ANH-GES-CR
Gestión de Proyectos ANH-FOP-CR
Identificación y Promoción de Oportunidades Exploratorias ANH-GCIT-CR
Mercadeo y Asignación de Áreas ANH-PAA-CR
Gestión Social, HSE Y de Seguridad ANH-GSA-CR
Gestión de Contratos en Exploración ANH-GCE-CR
Gestión de Contratos en Producción ANH-GCP-CR
Control de Operaciones y Gestión Volumétrica ANH-COV-CR
Revisión y Consolidación de Reservas de Hidrocarburos ANH-REH-CR
Gestión de Regalías y Derechos Económicos ANH-RDE-CR
Desarrollo del Talento Humano ANH-DTH-CR
Gestión TIC´s ANH-GTIC-CR
En el Anexo 1. Se encuentran las caracterizaciones de los procesos.
33
10. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL
PROCESO CARACTERIZACIÓN
Participación Ciudadana y Comunicaciones ANH-PCC-CR
Gestión Financiera ANH-GFI-CR
Gestión Legal ANH-GLE-CR
Gestión Contractual ANH-GCO-CR
Gestión Administrativa ANH-GAD-CR
Control y Mejoramiento ANH-GCM-CR
Auditoría Interna ANH-OCI-CR
En el Anexo 1. Se encuentran las caracterizaciones de los procesos.
34
10. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL
7.1. Procedimientos obligatorios
Dentro del sistema de gestión y control de la Agencia Nacional de Hidrocarburos se tienen establecidos, documentados
e implementados los siguientes procedimientos:
ANH-GCM-PR-01: Procedimento para la Realización de Auditorias internas al SIGC
ANH-GCM-PR-02: Procedimiento para la Elaboración y Control de documentos
ANH-GCM-PR-03: Procedimiento para la Estructuración de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora del
SIGC
ANH-GCM-PR-04: Procedimiento para el Tratamiento del Servicio No conforme
ANH-GAD-PR-01: Procedimiento para el Control de Registros
7. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL
35
11. ANEXOS
Anexo 1. Caracterizaciones
36
ANEXO 1.
CARACTERIZACIONES
37
