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MANUAL DEL PROCESO DE VENTA DIRECTA DE BIENES MUEBLES CS-STAB-03-P05 Versión 1.0 28/11/2014
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL PROCESO DE VENTA DIRECTA DE BIENES MUEBLES
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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3
3. ROLES .......................................................................................................................................... 4
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 6
6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE VENTA DIRECTA DE BIENES MUEBLES ............................... 7
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 7
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7
7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 11
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1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso VENTA DIRECTA DE BIENES MUEBLES
Código del Proceso CS-STAB-03-P05
Descripción
PROPÓSITO Gestionar la disposición mediante venta de bienes muebles, que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. DISPARADOR
RESOLUCIÓN No. INMOBILIAR-DSI-2014-0006
ENTRADAS
Elaborar Informe de Procedencia de Venta ACTIVIDADES PRINCIPALES
Gestionar insumos para elaboración de resolución
Elaborar Proyecto de Resolución
Ejecutar Venta de Bienes
Entregar bienes muebles al beneficiario y elaborar el Acta Entrega Recepción
Registrar el egreso de los bienes entregados en los sistemas pertinentes
PROCESO RELACIONADO
N/A
Productos/Servicios del Proceso
Venta de bienes muebles
Tipo de Proceso Sustantivo
Responsables del Proceso
Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes
Tipo del cliente Cliente externo
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Marco Legal
Constitución de la República del Ecuador
Ley de Administración de Bienes
Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva
RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, Acuerdo No. 025-CG
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
El proceso de Venta de Bienes Muebles requiere considerar los siguientes lineamientos en los
procesos:
La venta directa de bienes muebles procede cuando se hubiere llamado por dos veces a
remate y no hubiere postores, o las posturas presentadas no fueren admitidas por
contravenir las disposiciones; o los bienes fueren de tan poco valor que el remate no
satisfaga los gastos del mismo.
La Máxima Autoridad es la competente para disponer la venta directa de bienes muebles
mediante resolución.
La venta directa de los bienes se efectuará por unidades o por lotes, según lo resuelva la
Máxima Autoridad de acuerdo a las características de los bienes. Servirá como base el
noventa por ciento del avalúo, cuando se hubiese intentado previamente el remate, y el
ciento por ciento de su valor en caso contrario. El Pago del precio será siempre de contado
o cheque certificado.
Son documentos habilitantes para la resolución de la Máxima Autoridad, los informes del
guardalmacén de bienes o quien haga sus veces y del Jefe Financiero indicando la
procedencia de la venta de los bienes.
Para la toma de decisiones respecto de los bienes a disponer o enajenar, la Máxima
Autoridad convocará al Comité Consultivo Institucional, el cual pre validará los informes
remitidos por las unidades responsables; y, presentará y recomendará el uso eficaz y
eficiente de los bienes.
Los bienes que consistan en productos agropecuarios, piscícolas, objetos industrializados o
manufacturados que por su naturaleza están destinados para la venta al público por
unidades o pequeños lotes y los que están incluidos en el giro ordinario comercial o
industrial de dichas entidades o empresas, se sujetarán en lo relativo a su enajenación a
las leyes y normas especiales y al reglamento que para el efecto expida INMOBILIAR.
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Podrán formular ofertas las personas capaces para contratar, personalmente o
legítimamente en representación de otras. No podrán intervenir por sí ni por interpuesta
persona, quienes fueren servidores públicos de INMOBILIAR, ni su cónyuge o conviviente
en unión de hecho, ni parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de
afinidad, los familiares por consanguinidad de los convivientes en unión de hecho.
Las ofertas se presentarán en sobre cerrado, acompañadas de cuando menos el diez por
ciento de su valor en dinero en efectivo o cheque certificado a la orden de INMOBILIAR,
toda oferta será incondicional y no podrá ofrecer el pago a plazos.
Entre los oferentes se guardará el siguiente orden de preferencia:
1. Entidades y Organismos del Sector Público.
2. Servicios Sociales, Asociaciones, Cooperativas o Comisariatos de las Entidades u
Organismos del Sector Público.
3. Asociaciones o Cooperativas de trabajadores, Comunidades campesinas
legalmente constituidas.
4. Particulares.
o En caso de concurrencia de alguno o varios de los compradores señalados en los
numerales 1, 2 y 3 con particulares, se preferirá para la venta a aquellos, aunque
su oferta fuera menor o igual que la de los particulares y se guardará el orden de
preferencia indicado. Si dos o más de los señalados en los numerales 2 y 3, se
preferirá la mejor oferta entre ellos.
o Si concurren dos o más de los indicados en el numeral 1, se determinará al
beneficiario mediante sorteo que se realizará con la presencia de representantes
de los interesados.
o Los compradores en el numeral 1 no podrán hacer ofertas mayores que la base
señalada para la venta.
o Entre particulares se preferirá la oferta más alta.
Declarada desierta la venta en directo podrá procederse a la venta por el precio que la
Máxima Autoridad estime conveniente y sin necesidad de sujetarse a los requisitos
señalados.
3. ROLES
Adjudicatario.- Persona a quien se adjudica un bien.
Analista de Disposición y Enajenación.- Realiza acciones técnicas y legales para gestionar la
enajenación, disposición, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones
de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de
INMOBILIAR.
Coordinador General Administrativo Financiero.- Coordina, supervisa, diseña, planifica y norma
los procesos administrativos, financieros, de contratación pública y talento humano a fin de
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garantizar un aporte efectivo para la ejecución de los procesos gobernantes, sustantivos y
desconcentrados.
Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales
y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los
objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.
Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros
requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los
objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.
Director General de INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión
Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas
institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las
disposiciones legales que rigen a la entidad.
Director Nacional de Administración de Bienes Muebles.- Gestiona la recepción y administración
de aquellos bienes muebles que son asignados a INMOBILIAR, considerando su estado, uso y valor
comercial.
Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.- Gestiona la enajenación, disposición,
venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones de los bienes muebles e
inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR.
Comisión para la Venta de Bienes.- Para la venta directa de bienes, se convocará a los miembros
de la Junta de Remates con el fin de recibir, calificar y adjudicar los bienes al mejor postor.
Subdirector Técnico de Administración de Bienes.- Formula, ejecuta y emite la Política Pública
para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de
administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior
uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acta Entrega Recepción.- Documento de constancia de la transferencia física de un bien.
DNDEB.- Dirección Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE VENTA DIRECTA DE BIENES MUEBLES
6.1. PROPÓSITO
Determinar las actividades que permitan gestionar eficientemente la disposición mediante
venta de bienes muebles, que se encuentran bajo la administración o en poder de
INMOBILIAR.
6.2. ALCANCE
Este proceso abarca desde la elaboración del Informe de Procedencia de Venta hasta la
entrega de los bienes vendidos al adjudicatario mediante la elaboración del Acta Entrega
Recepción y su posterior registro de egreso en los sistemas Institucionales.
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Elaborar Informe de Procedencia de Venta Directa
Director Nacional de Disposición y Enajenación de
Bienes
Una vez evidenciado el cumplimiento de las variables que autoricen la procedencia de la venta directa de los bienes muebles, el Director dispone a su equipo de trabajo la elaboración del Informe de Procedencia de Venta Directa en el cual se expresarán los hechos que justifiquen el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el presente manual y su recomendación sugiriendo la venta directa de los mismos. Este Informe es remitido al Subdirector Técnico de Administración de Bienes para su aprobación.
Informe de Procedencia de Venta Directa
Conocer y disponer gestión
Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
Con el Informe y sus recomendaciones, y de no encontrar observaciones al mismo, el Subdirector Técnico dispone la gestión al Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes para dar inicio a las actividades que permitan viabilizar la venta directa de los bienes muebles.
Memorando
Gestionar insumos, para elaborar
resolución
Director Nacional de Disposición y Enajenación de
Bienes
El Director gestiona los insumos necesarios para viabilizar la venta directa de los bienes muebles de acuerdo a lo estipulado en el artículo 13 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público.
Memorando
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Disponer elaboración de informes para disposición de
bienes
Coordinador General
Administrativo Financiero
De acuerdo al requerimiento recibido el Coordinador solicita a sus áreas Financiera y Administrativa que emitan los informes necesarios con el fin de viabilizar la venta de los bienes muebles. En el Informe del Área Financiera deberá contener lo señalado en el Artículo 45 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público.
Informe de Guardalmacén
/Informe Financiero
Elaborar borrador de Proyecto de
Resolución
Analista de Disposición y Enajenación
Con los informes completos el Analista elabora el borrador de Proyecto de Resolución y lo remite al Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes para su revisión y gestión.
Borrador de Proyecto de Resolución
Revisar y remitir proyecto de resolución
Director Nacional de Disposición y Enajenación de
Bienes
El Director revisa el borrador y de no encontrar observaciones lo remite a la Subdirección Técnica para su revisión y gestión.
Proyecto de Resolución
Solicitar aprobación para disposición de
bienes
Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
Una vez revisado el proyecto de resolución y de no encontrar observaciones al mismo, lo remite mediante memorando a la Máxima Autoridad solicitando la autorización para el inicio de la venta de los bienes muebles mediante la suscripción de la resolución.
Proyecto de Resolución
Memorando
Autorizar disposición de bienes
Director General de INMOBILIAR
El Director General convoca al Comité Consultivo Institucional para la revisión y análisis de la disposición de los bienes, de considerarlo acoge las recomendaciones y autoriza la venta directa de los bienes muebles mediante la suscripción de la Resolución. Dentro de las disposiciones de la resolución, constará la designación de los delegados que conformarán la Comisión para la Venta de Bienes.
Resolución Memorando
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Disponer inicio de venta de bienes
Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
Una vez emitida la resolución el Subdirector Técnico dispone la ejecución de la venta de bienes muebles a la DNDEB para su gestión.
Memorando
Gestionar venta de bienes muebles
Director Nacional de Disposición y Enajenación de
Bienes
Una vez recibida la disposición por parte de la Máxima Autoridad, el Director convoca a reunión a los delegados para conformar la Comisión para la Venta de Bienes y coordinar las actividades necesarias para ejecutar la venta.
Definir lugar, día, hora y publicación de carteles para la Venta de Bienes
Comisión para la Venta de Bienes
En la reunión convocada por la DNDEB, la Comisión define todos los pormenores necesarios para efectuar la venta de los bienes muebles, tales como: bases para la venta, costos de la ejecución de la venta lugar, día y hora a efectuarse la presentación de ofertas, lugar, día y hora en que los bienes muebles pueden ser conocidos, entre otros.
Acta de Junta de Remates
Solicitar publicación de carteles
Director Nacional de Disposición y Enajenación de
Bienes
La difusión para la venta se realizará mediante carteles que se ubicarán en los lugares que señale la Comisión para la Venta de Bienes. El Director solicita a la Dirección de Comunicación Social de INMOBILIAR la elaboración y colocación de los carteles.
Memorando
Declarar venta desierta
Comisión para la Venta de Bienes
En el caso en el que no hubiere postores para la venta de los bienes muebles, se declarará la venta desierta, de lo cual se dejará constancia en un Acta que será remitida al Subdirector Técnico de Administración de Bienes para su conocimiento. Fin del proceso.
Acta de venta desierta
Recibir ofertas, y
remitir consignaciones
Comisión para la Venta de Bienes
El Secretario de la Comisión recibe y pone en cada sobre la fe de presentación con la indicación del día y la hora en que los hubiere recibido, el valor de la consignación se entrega al funcionario delegado por el Director Financiero.
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Receptar consignación de los
postores
Director Financiero
El valor de la consignación se lo contabiliza y deposita de conformidad con las normas vigentes sobre la materia.
Calificar ofertas y adjudicar
Comisión para la Venta de Bienes
Cumplida la hora de presentación de ofertas se reunirá la Comisión para abrir los sobres en presencia de los interesados, leer las propuestas, calificarlas y adjudicar los bienes al mejor oferente de acuerdo a los lineamientos establecidos en el presente Manual. De la adjudicación se dejará constancia en un acta que será suscrita por los miembros del Comité y el adjudicatario.
Acta de Adjudicación
Solicitar pago por el bien
Comisión para la Venta de Bienes
Una vez elaborada el Acta de Adjudicación la Comisión solicita el pago al adjudicatario, dentro del día hábil siguiente al de la adjudicación.
Receptar Pago Director
Financiero
El pago será receptado por el funcionario público delegado por el Director Financiero y a su vez contabiliza y deposita los valores de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.
Comprobante de depósito /
Cheque certificado
Devolver consignaciones a los
postores
Director Financiero
Los valores consignados para intervenir en la venta, por quienes no resultaren beneficiados con la adjudicación, les serán devueltos después de que el adjudicatario realice el pago.
Dar seguimiento a la gestión de entrega
de bienes al beneficiario
Analista de Disposición y
Enajenación de Bienes
El Analista dará seguimiento a las actividades consecuentes hasta la entrega de los bienes muebles al beneficiario y suscripción del Acta de Entrega Recepción.
Memorando
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Entregar bienes al beneficiario
Director Nacional de Administración
de Bienes Muebles
El Director gestiona la entrega de los bienes muebles al beneficiario dejando constancia de ello en el Acta de Entrega Recepción que suscribirá en conjunto con la Dirección Administrativa y la Dirección Financiera. Una vez suscrita remite copia del Acta a la Dirección Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.
Acta de Entrega Recepción
Suscrita
Remitir copia de Acta Entrega
Recepción
Director Nacional de Disposición y Enajenación de
Bienes
Con la copia del acta de entrega recepción, el Director remite la misma mediante Memorando al Subdirector Técnico para su conocimiento y gestión.
Memorando
Conocer entrega y solicitar el registro
de egreso de bienes entregados en
sistemas institucionales
Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
Con la copia del Acta de Entrega Recepción el Subdirector dispone a la Dirección Nacional de Administración de Bienes Muebles el egreso de los bienes entregados en la base de datos y solicita a la Coordinación Administrativa Financiera registrar el egreso de los mismos en los sistemas institucionales.
Memorando
7. ANEXOS
o Formato de Acta de Adjudicación (CS-STAB-03-P01-F01)
o Formato de Acta de venta desierta (CS-STAB-03-P05-F01)
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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma Fecha
Elaborado Por:
Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos
Aprobado Por:
Ab. Verónica Jama Directora Nacional de
Disposición y Enajenación de Bienes, (E)
Validado por:
Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Emisión Inicial 28/11/2014