Manual de Usuario Zimbra Sipro

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MANUAL DE CORREO PERSONALIZADO SIPRO ZIMBRAMIGRACION DE CONTACTOS CORREO ASOCIADOS A ZIMBRAACTUALIZADO A NOVIEMBRE DE 2010

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Confidencial Tecnologa SIPRO

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ndiceINDICE..2 QUE ES ZIMBRA?.................................................................................................... 3 ENTRAR EN EL SISTEMA. 3 EXPLORAR LAS DIFERENTES APLICACIONES...................................................... 4 CONFIGURANDO LAS PREFERENCIAS. 7 USANDO EL CORREO ELECTRONICO.. 8 USANDO LA AGENDA.. 14 USANDO LA OPCION DE TAREAS 17 MENSAJERIA INSTANTANEA MESSENGER CORPORATIVO. 18 BLOC DE NOTAS.. 19

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Que es Zimbra?

Zimbra es una herramienta de colaboracin que combina herramientas de correo electrnico, calendarios, libreta de direcciones. Todas estas herramientas se encuentran al utilizar el cliente de web en una misma direccin y un solo login. Esta gua rpida es para la versin de cdigo abierto 5.x. El Cliente de Web est diseado para trabajar dentro de un navegador de Internet. Se recomienda el uso de Firefox para mejor funcionamiento. Algunos de los consejos generales para utilizar el cliente de Zimbra dentro de navegador de Internet son: No use el Botn de Volver (Back). El usar este botn lo sacar de la sesin del Cliente de Web de Zimbra. Para salir del sistema, utilice la opcin Salir, en la esquina superior derecha. Si usted navega a otra pgina sin salirse del sistema puede dejar abierta la sesin de Zimbra. No use los botones de Refrescar (Reload) o Recargar (Reload) del navegador de Internet, porque esto reiniciar la sesin de Zimbra

Entrar en el sistema.1. Vaya a la direccin que le dio el administrador del sistema, en este caso https://correo.asociados.sipro.com.co o http://correo.sipro.co 2. Introduzca el usuario que le indic el administrador del sistema. 3. Introduzca la clave que le indic el administrador del sistema 4. Oprima el botn Iniciar Sesin.

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Explorar las diferentes aplicaciones.Al ingresar al correo Zimbra aparecern los Tabs con las diferentes aplicaciones que componen la misma como se ve en la siguiente imagen:

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Tab 1. Bsquedas rpidas, Ayuda y Salir.

La funcin Buscar informacin almacenada en Zimbra, est a la derecha del logo de la empresa: 1. Asegrese que ha seleccionado el tipo de tem que quiere buscar. Si no selecciona es tipo de tem, la bsqueda se har de acuerdo a la aplicacin que tenga activa en el momento de la bsqueda. Por defecto esta la aplicacin correo, pero existen otras aplicaciones como Contactos, Contactos (empresa), Citas, Tareas, Pgina, etc. 2. Escriba el nombre o la palabra que quiere buscar. 3. Oprima el botn Buscar 4. Si quiere incluir las carpeta de Spam y Basura en las bsquedas, configure las opciones apropiadas en Preferencias General - Bsquedas La funcin Buscar en Internet tiene por defecto el motor de bsqueda de Yahoo en el cual el usuario puede hacer bsquedas en Internet. La funcin Ayuda nos permite ingresar a la ayuda del correo Zimbra, en la cual el usuario puede despejar cualquier duda con respecto al manejo del correo. La funcin Salir como su nombre lo indica permitir al usuario cerrar su sesin y salir completamente del sistema.

Tab 3. PestaasDebajo de los campos para buscar informacin en Zimbra y buscar informacin en Internet, aparecen los tabs con las diferentes aplicaciones que componen Zimbra: Correo, Libreta de direcciones, Calendario, Tareas, Bloc de notas y Preferencias.

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Tab 2 . Usando el correo electrnico.

A la izquierda usted ver su nombre y se mostrar cuanto espacio est utilizando de su cuota. Debajo del nombre se muestran las carpetas y subcarpetas donde usted puede almacenar y Clasificar los correos. Debajo de las carpetas se muestra una seccin llamada Lista de Amigos donde el usuario podr conectarse va Chat con otros usuarios de la red Corporativa. Debajo de esta seccin viene la seccin Etiquetas donde tenemos la subseccion Zimlet donde tenemos configurado el motor de bsqueda de Yahoo. Al final viene un mini calendario, en el que usted puede tocar una fecha para ver la agenda de ese da. Cuando usted escoja una aplicacin, aparecer una Barra de Herramientas con opciones especficas para la aplicacin seleccionada.

Note tambin que hay opciones de Ayuda y Salir en la esquina superior derecha de la Aplicacin .

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Configurando las preferencias.

Usted puede cambiar la forma de como se ve y comporta Zimbra ajustando las opciones mostradas en el tab Preferencias. Note la nueva barra con tabs que aparece cuando usted entra a esta opcin: General, Correo, Redactar, Firmas, Libreta de direcciones, Cuentas, Filtros de correo, Agenda, Importar/Exportar, Mensajera instantnea, Accesos directos. Asegrese de pulsar el botn Guardar, que se encuentra a la izquierda, encima de la barra de herramientas despus de hacer cambios y antes de pasar a otra aplicacin. Algunos detalles importantes de las opciones de configuracin: Correo: Usted puede configurar como quiere que se visualicen los mensajes de correo que enva y recibe. Redactar: Si usted quiere redactar mensajes con diferentes tipos de letra, colores e imgenes, escoja redactar los mensajes en HTML. Firmas: En esta opcin usted puede crear mltiples firmas para los correos electrnicos, cada una con un nombre nico. Cuentas: Defina aqu la firma por defecto a utilizar en todos los correos. Cuando usted est creando un nuevo correo, podr escoger otra firma o no firmar el correo. . Tmese su tiempo para explorar las diferentes opciones mostradas en Preferencias.

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Usando el correo electrnico. Carpetas

Carpetas

Mini calendario

Ordenes sus correos tocando cualquiera de los campos de la ventana para ver el correo. Por ejemplo, para ordenar los correos por fecha toque el campo marcado como Recibido.

Leer correos. El nmero de mensajes desplegados en su buzn de entrada es controlado en la opcin de Preferencias. Si tiene ms mensajes que los mostrados utilice las flechas en la parte derecha de la barra de herramientas para navegar al siguiente grupo de mensajes.

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Usted puede leer los mensajes en la ventana de lectura de mensajes, si usted activa esa ventana en el men de Ver correo o en dentro de la opcin de Preferencias. Haciendo doble click en un mensaje, podr ver el mensaje en una ventana ms grande o en una ventana separada, de acuerdo a las opciones seleccionadas en la opcin de Preferencias. Las opciones de Responder, Responder a todos y Reenviar en la barra de herramientas realizan las respectivas funciones.

La opcin de Spam, permite clasificar el mensaje como Spam. Imprimir Correos. Haga click en el icono de la impresora en la barra de herramientas o toque el botn derecho sobre el mensaje que quiere imprimir y escoja la opcin Imprimir. El mensaje se abrir en una gran ventana junto a una caja de dilogo de impresin. Despus de imprimir el mensaje toque la X, en la esquina superior derecha de la ventana para cerrarla.

Crear un nuevo mensaje.

Toque el botn Nuevo en la barra de herramientas. Se mostrar la pgina para crear un nuevo correo electrnico. Tocando la combinacin de teclas Shift y C se abrir una nueva ventana para componer mensajes. Complete los campos de direccin (Para:, CC:), Asunto y texto del mensaje conforme a sus necesidades.

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Conforme se inicie a digitar la direccin, Zimbra mostrar las direcciones de las direcciones de los correos de la lista global de contactos Global Address List (GAL) del sistema. Se puede escoger la direccin deseada haciendo click en ella. Al tocar el botn Para:, se mostrar una ventana con todas las direcciones del GAL y usted podr escoger las personas a las que desea enviar el correo. Si quiere habilitar el campo para copia oculta (CCO:), toque el botn Opciones y luego la opcion Mostrar Campo CCO. Para chequear la ortografa, toque el botn Comprobar ortografa . Para adjuntar un archivo, toque el botn Aadir archivo adjunto . Toque el botn Enviar para mandar el mensaje. Si por alguna razn tiene que interrumpir la creacin de un mensaje, toque la opcin Guarde como borrador . El mensaje se guardar en la carpeta Borradores. Para continuar trabajando en este mensaje, abra la carpeta y de doble click en el mensaje que quiere editar o enviar. Si quiere agregar su firma de forma manual, toque la opcin Firma. Nota: esta opcin solo se activa una vez que usted haya definido una firma en la opcin de Preferencias Firmas de la siguiente manera: o Vaya a la opcin de Preferencias y escoja la opcin Firmas o Escoja un nombre para identificar la firma y digtelo en el campo Nombre de la firma. o Digite el texto que usted quiere que aparezca en la firma en el campo siguiente. o Toque la opcin Guardar o Note que se pueden crear mltiples tipos de firma. Para agregar una firma nueva toque el botn Aadir firma o Usted puede configurar que la firma se agregue automticamente a los mensajes usando la opcin Preferencias Cuentas. Escoja la firma que quiere asociar a la cuenta. Si quiere agregar las firmas manualmente escoja la opcin No aadir firma. o Se puede cambiar la firma default para la cuenta, tocando la opcin Firma a la hora de crear un nuevo mensaje

Adjuntar archivos a un mensaje. Los mensajes de correo electrnico pueden contener archivos adjuntos. Usted puede adjuntar documentos, hojas de trabajo, fotos y otros tipos de documentos.

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1. Toque el botn Aadir archivo adjunto . 2. Toque el botn Examinar en la opcin para el primer archivo. 3. Seleccione el archivo que usted quiere adjuntar y toque el botn Guardar 4. Repita los pasos para agregar ms archivos. 5. Toque el botn Adjuntar para incluir los archivos en el mensaje.

Filtros de correo. Los filtros para clasificar correos se pueden crear, modificar o eliminar en la opcin Preferencias Filtros de correo. Para crear un filtro, escoja la opcin Nuevo filtro. Se abrir una nueva ventana. Escoja un nombre para el filtro. Escoja si el filtro se basar en una o todas las condiciones que usted defina para aplicar este filtro. Defina las diferentes condiciones a las que se le aplica el filtro. Para agregar una nueva condicin toque el botn +. Para eliminar una condicin toque el botn - Defina que acciones se deben tomar cuando esas condiciones se cumplen. Para agregar una nueva accin toque el botn +. Para eliminar una accin toque el botn -. Para mover un mensaje a una carpeta escoja la opcin Archivar en la carpeta y luego toque el botn Examinar para que pueda escoger la carpeta a donde se debe mover el mensaje. Si no quiere que se procesen otros filtros despus de ejecutar este filtro marque la opcin No procesar filtros adicionales . Toque el botn Aceptar para guardar los cambios.

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Organizarse usando carpetas y etiquetas. Un mensaje se puede guardar en una carpeta tocando el botn Mover elementos seleccionados o tocando el botn derecho del ratn sobre el mensaje y escogiendo la opcin Mover. Tambien puede moverlo si deja presionado el botn izquierdo del ratn sobre el mensaje y lo mueve a la carpeta deseada. Para crear, renombrar, mover o borrar carpetas, toque el botn derecho del ratn sobre la carpeta que quiere modificar en la ventana que muestra las carpetas. Para crear una carpeta debajo de la carpeta principal, toque el botn derecho sobre el ttulo Carpetas. Note que las carpetas pueden tener subcarpetas. Use etiquetas para clasificar mensajes y contactos.

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Usando el correo electrnico.Agregar un nuevo contacto.

Zimbra le permite agregar contactos personales en la opcin de Libreta de direcciones. Para agregar un nuevo contacto personal haga lo siguiente: Oprima la flecha hacia abajo que se encuentra en el botn Nuevo. Escoja la opcin Nuevo contacto.

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Incluya toda la informacin relevante de su contacto personal: Apellidos, Nombres, Direccin de correo electrnico etc. Oprima el botn de Guardar.

Usando la Agenda.

Aadir una cita. En la barra de herramientas toque la flecha hacia abajo que se encuentra a la derecha del botn Nuevo. Seleccione la opcin Nueva cita. Llene el campo Asunto. Este campo es obligatorio. La informacin entrada en este campo, ser la informacin que se desplegar luego en el calendario. Llene el campo de Ubicacin.

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Configura la fecha y la hora de la cita. Entre la fecha y hora de inicio (Empezar) o toque la flecha para desplegar un calendario para escoger una fecha. Seleccione la fecha y hora en que finaliza (Final) el evento. Use el espacio grande en blanco para incluir informacin adicional. Para adjuntar archivos toque el botn Aadir archivo adjunto en el men superior de la cita. Toque el botn Guardar para almacenar la cita.

Citas recurrentes. Si usted desea programar una cita recurrente, utilice la opcin Repetir, buscando la opcin que se ajuste a sus necesidades.

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Ver disponibilidad de tiempo de los participantes.

Para ver la disponibilidad de tiempo de los participantes, recursos o ubicaciones para una reunin o cita, toque la opcin .Se mostrar una lnea con cada participante donde se mostrar si esta libre, ocupado, fuera de la oficina, si tiene citas tentativas, o si es desconocido el status para las fechas y horas seleccionadas.

Responder a una invitacin a reunin o cita.

Si usted recibe una invitacin para una cita o reunin, esta es agregada en su calendario y se marca como Nueva. Usted puede responder rpidamente a la invitacin desde la Bandeja de entrada en el correo o directamente desde el calendario. Abra el mensaje que contiene la invitacin, o toque el botn derecha en la cita mostrada en el calendario. Para responder, escoja la accin apropiada. Si la cita es recurrente, usted tiene la opcin de aceptar la cita mostrada o toda la serie. Toque Aceptar, Tentativa o Rechazar. La respuesta es enviada automticamente

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Usando la opcin de Tareas.Toque la opcin Tareas en la barra de aplicaciones. Toque el botn Nuevo. Aparecer una pantalla donde usted puede anotar los datos de la tarea: o Asunto (Es el nico campo obligatorio). o Ubicacin (Lugar donde se deber de realizar la tarea) o Prioridad o Hay varios campos para llevar el control de avance de la tarea. o Fecha de inicio o Fecha de entrega o Espacio en blanco para describir la tarea. o Toque el botn Guardar

En la lista de tareas se mostrarn las tareas, su estado, % de realizacin y fecha de entrega.

Nota: Zimbra no muestra las tareas en el calendario, por lo que para consultar las tareas pendientes se debe de ingresar al tab de Tareas. Elaborado

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Mensajera instantnea (Messenger).Dirjase a la seccin Lista de amigos y haga clic en el botn que ve a continuacin para agregar su contactos al Messenger cooperativo.

Una vez est all le aparecer una ventana donde ingresara la direccin del correo corporativo de la persona con la que desea establecer conexin, el nombre de esa persona y agregarlo a un grupo que usted mismo puede crear en este caso se ha creado el grupo trabajo donde se supone estarn todos mis compaeros de trabajo.

Observara que en la seccin Lista de amigos encontrara el grupo llamado Trabajo y dentro del mismo el contacto que acabamos de crear. Si la persona est conectada el icono se pondr en verde, y si no estar en un tono gris.

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Haciendo clic sobre el icono podr iniciar la sesin de chat como se ve en la siguiente imagen.

Bloc de notasTimbra permite crear notas en HTML, en las que usted puede guardar adems de texto, imgenes, hojas de clculo sencillas, etc, con la ventaja que estas notas se almacenarn en el servidor de correo, estando disponibles para ser accesadas desde cualquier lugar donde pueda conectarse a Internet. A continuacin mostramos un ejemplo de una nota sencilla con una pequea hoja de clculo.

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Elab o r ad o

Nota:Cualquier inquietud con respecto a la aplicacin puede contactarse [email protected] o a [email protected].

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