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MANUAL DE USUARIO GESTION CONTABLE FINANCIERO ELECTRÓNICO
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MENU ARCHIVOS
B1. EMPRESAS
Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla
Empresas. Permite agregar, modificar y eliminar los datos de una
empresa, el número de empresas posible a registrar está en función a
la capacidad del hardware que posea el usuario.
Formas de acceso:
Clic Menú ARCHIVOS/EMPRESAS
Utilizando los comandos “CTRL + D”
Clic en el Icono
Ubicación en la Barra de Menús:
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Ventana Principal:
Descripción de los Campos:
a. Lista de Empresas
Campo / Opción Descripción
Lista de empresas Muestra la lista de empresas
creadas por el Usuario + código.
Se puede crear empresas desde el
00 al 99, combinaciones de letra y
número o solo letras.
b. Datos de la empresa
Campo / Opción Descripción
Código Muestra el código de la empresa el
cual puede ser número, Numero +
letras o solo letras.
Descripción Muestra la Razón Social de la
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Empresa, con el cual está registrado
en la ficha RUC.
Dirección Permite ingresar la Dirección donde
se encuentra ubicada la empresa.
Giro Permite registrar el tipo de giro que
tiene la empresa.
R.U.C Permite registrar el número de RUC
de la empresa.
c. Botón , Clic en la opción para que se muestre la
ventana principal.
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Esta opción permite crear los periodos de trabajo de la Empresa
y configurar las propiedades para cada periodo. Para que los
cambios surtan efecto es necesario que se vuelva a ingresar a la
empresa.
Periodos
Campo /
Opción
Descripción
Periodo Este campo permite ingresar el periodo de trabajo de la
empresa.
Para la apertura de un nuevo periodo, el usuario tiene que
hacer clic en el botón . Completar todos los
datos y Grabarlos.
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Si el Usuario desea hacer cambios en la configuración de
un periodo tiene que hacer Clic en el botón ,
esto habilita todos los campos a excepción del Periodo.
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Cuando el Usuario completa todos los datos referentes a
un periodo tiene que grabarlo y volver a ingresar a la
empresa, opción PROCESO/ELECCIÓN DE
EMPRESAS, para que estos surtan efecto.
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Cuentas Contables
Campo / Opción Descripción
Cuenta de IGV Muestra la cuenta de IGV que tiene la empresa.
Esta cuenta debe de existir en el Plan de
cuentas.
Esta cuenta controla el registro de
comprobantes de pago para los libros de
Compras y Ventas.
La cuenta de IGV registrada en las operaciones
de Compras y Ventas debe coincidir con esta
cuenta, caso contrario no se visualizara el Libro
Registro de Compras y Ventas.
Cuenta de
Resultados
Permite ingresar la cuenta de resultados que
tiene la empresa.
Es la cuenta de control donde se acumula el
resultado del ejercicio, Esta cuenta también
sirven para realizar el cierre del ejercicio.
Cuando el Usuario realiza el Procedimiento de
Cierre en el Mes de 8 “Cierre de los elementos
6, 7,9/8” se tiene que cambiar la cuenta del
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Elemento “5” por la cuenta del elemento “8”.
Ejemplo: 891 Utilidades
Esta cuenta debe de Existir en el Plan de
Cuentas.
% de IGV Muestra el (%) de IGV que se aplicara en el
cálculo de IGV para las operaciones de
Compras y Ventas.
Este campo es editable para que el Usuario
pueda actualizar el % de IGV.
Ajuste por diferencia de Cambio: Los datos que se guardan en estos
campos se utilizaran al generar los siguientes reportes:
Sub Diario de
Ajustes
Permite guardar los asientos de Diferencia de
Cambio que genera el Sistema.
Cuenta de
Ganancias
Esta cuenta contable almacena los importes por
la diferencia de cambio, si se ha obtenido
Ganancias este se acumulara en esta cuenta.
Cuenta de
perdidas
Esta cuenta contable almacena los importes por
la diferencia de cambio, si se ha obtenido
Perdidas este se acumulara en esta cuenta.
Estado de la empresa: Permite al Usuario elegir el
estado actual de la empresa. Los estados se
muestran al momento de generar los Libros
Electrónicos, se tiene las siguientes opciones.
Campo / Opción Descripción
Activo Este estado se activara por defecto cada
vez que el Usuario crea un nuevo
periodo, toda vez que se entiende que la
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empresa está en operatividad.
Cuando se genera los LE con este
estado, el nombre del Libro tendrá esta
extensión:
Cierre del Libro Este estado se utilizara al cierre del libro
o cuando el Usuario no está obligado a
llevarlo.
Si elige este código al momento de
generar los Libros Electrónicos, la
extensión del nombre del Libro será de la
siguiente forma:
En Liquidación Este estado se utiliza cuando la empresa
cierra sus operaciones o esta con baja de
inscripción en el RUC.
Si elige este código al momento de
generar los Libros Electrónicos, la
extensión del nombre del libro será de la
siguiente forma:
Plan de cuentas
Campo / Opción Descripción
Plan de Cuentas Esta opción permite seleccionar el
tipo de Plan de cuentas que utilizara
la empresa.
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Al momento de crear la empresa por
defecto se selecciona el Plan
Contable General Empresarial.
Si el Usuario elige un plan de
cuentas diferente al predefino, tiene
que actualizar la tabla Plan de
Cuentas con el formato elegido.
Aplicar NIIF: El Usuario puede elegir entre Aplicar
NIIF FULL o NIIF PYME, teniendo en cuenta que
ambos son diferentes.
Campo / Opción Descripción
NIIF FULL Cuando el usuario selecciona esta
opción, el Plan de cuentas que
utilizara será el PCGE para NIIF
FULL.
Al momento de crear la empresa
esta opción se muestra
seleccionada por defecto.
NIIF PYME Cuando el usuario selecciona esta
opción, el Plan de cuentas que
utilizara será el PCGE para NIIF
PYME.
Régimen Tributario: El Usuario tiene que elegir el
Régimen Tributario al que esta afecto según sus
operaciones económicas, esto para la generación de
Libros Electrónicos.
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Campo /
Opción
Descripción
Régimen
General
Al momento de crear la empresa esta opción se
muestra seleccionada por defecto.
Régimen
Especial
Cuando el Usuario elige esta opción al momento de
generar los Libros Electrónicos para el Registro de
Compras y Ventas, se muestra en el campo 3 –
Correlativo: M-RER
Parámetros Especiales: El usuario puede
seleccionar las siguientes opciones según la
necesidad de su empresa.
Campo / Opción Descripción
Generar Estado de
Flujos de Efectivo.
Esta opción permite activar el campo de
Flujo de Efectivo, para el ingreso del
código y actualización del reporte.
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Cuando se crea la empresa Utilizando las
plantillas, esta opción se muestra
seleccionada automáticamente.
No olvidar que este campo solo estará
habilitado para las cuentas del elemento
“1” del PCGE.
Para elegir el código del Flujo de Efectivo, utilizar los comandos CTRL +
L.
Controlar Estado de
Cambios en el
Patrimonio Neto.
Esta opción permite activar el campo para
ingresar el código del Estado de Cambios
en el Patrimonio Neto y actualización del
reporte.
Cuando se crea la empresa Utilizando las
plantillas, esta opción se muestra
seleccionada automáticamente.
No olvidar que este campo solo estará
habilitado para las cuentas del elemento
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“5” del PCGE.
El Sistema permite seleccionar el código del Estado de Cambios en el
Patrimonio, utilizando los comandos de CTRL +L
Los reportes que se actualizarán son:
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto - Tributario
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto - CONASEV
Obligar Ingreso Tipo
de Cambio.
El Usuario podrá elegir esta opción para
que el Sistema le obligue a ingresar el tipo
de cambio antes de Grabar la operación
contable.
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La obligatoriedad para ingresar el Tipo de cambio es en el Ingreso e
Asientos y el Experto Contable.
Activar Manejo de
Glosa Adicional.
Cuando el usuario selecciona esta opción,
se habilita el campo para ingresar la glosa
adicional, al momento de Ingresar los
datos mediante la opción Ingreso de
Asiento y Experto Contable.
Ingreso de Asientos:
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Experto Contable:
Botón : Contiene las siguientes opciones,
si el usuario elige alguna de ellas, tiene que volver a
ingresar a la empresa para que los cambios surtan
efecto.
Campo / Opción Descripción
Activar Centro de
Costos Adicional
Esta opción permite activar la tabla de
Centro de Costos 2 del Menú Archivo y el
campo para su registro mediante el
Ingreso de Asientos y Experto Contable.
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La tabla para el centro de costos se encuentra en: Menú
Archivos/Centro de Costos/Centro de Costos 2
El campo para seleccionar el Centro de Costos 2, se encuentra en:
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Dato Importante: El centro de costos se habilitara para las cuentas
de Gastos e Ingresos, el usuario tiene que ingresar a la tabla Plan de
Cuentas para cambiar de estado.
Elemento 6 Cuenta de Perdida
Elemento 7 Cuenta de Ganancia
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Activar número
Final (Ventas)
Esta opción habilita el campo para
ingresar el número final.
El número final solo se ingresara en las
operaciones de Ventas y para los
siguientes documentos:
00: Otros
03: Boleta de Ventas
12: Ticket
13: Documentos emitidos por
empresas del sistema financieros.
87: Nota de Crédito Especial.
El campo para el número final se habilita
al registrar los documentos mencionados
en el detalle de la cuenta de IGV.
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El número final ingresado se muestra al momento de enviar los Libros
Electrónicos del Registro de Ventas, campo 9.
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Rutas de Configuración
Campo / Opción Descripción
Ruta de
Ubicación de la
empresa.
Se muestra la ruta de instalación del sistema y
la ruta de la empresa.
D:\CONTASIS Ruta de Instalación del
Sistema.
\2016\ Periodo de la Empresa
\01\ Código de la Empresa
\CONTA\ Carpeta de Datos de la empresa.
Clic en el botón para cambiar de Ruta.
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d. WIZARD : Esta opción permite crear un nuevo periodo para
la empresa, con los datos de la plantilla elegida.
Campo / Opción Descripción
Clic en el botón , se muestra la ventana para seleccionar:
La Plantilla: La plantilla a elegir tiene que ser la misma del
periodo anterior.
NIIF: Luego seleccionar la opción de NIIF, por defecto esta
seleccionado NIIF FULL.
Periodo: El usuario tiene que elegir el periodo a crear.
Ruta: Por defecto se muestra la ruta del nuevo periodo.
Clic en el botón para confirmar la creación del nuevo
periodo.
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A continuación se muestra el siguiente mensaje de confirmación.
El siguiente paso es ingresar a la empresa en el periodo creado.
La opción también se encuentra Ubicado en el Panel.
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Esta opción será utilizada por el Usuario cuando se crea la
empresa por primera vez, Hacer Clic en la opción .
El formulario que se muestra es el siguiente:
DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS.
Descripción: Permite ingresar la Razón Social de la
Empresa.
Dirección: Campo para ingresar la Dirección de la Empresa.
Giro: Campo para ingresar el giro económico de la empresa.
R.U.C: Campo para ingresar el Ruc de la Empresa.
Periodo: Campo para elegir el periodo a crear.
Plantilla: Este campo muestra las plantillas para la creación
de la empresa.
Ruta: Muestra la ruta de creación de la empresa.
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Nombre de la Plantilla Descripción
ACADEMICA PACIOLI.MPL Esta plantilla es para fines
Académicos.
EMP. ACTUAL CONTAB.
COMPLETA – PCGE –NIIF
FULL.MPL
Esta plantilla será seleccionada
para las empresas que vienen
trabajando con el sistema
CONTASIS desde versiones
anteriores a la Vrs.13.
EMP. NUEVA CONTAB.
COMPLETA – PCGE – NIIF
FULL.MPL
Esta plantilla se utilizara cuando
el Usuario crea la empresa por
primera vez.
BOTONES
Botón : Confirma la creación de la empresa.
Botón : Permite cerrar la ventana.
e. Botones de Ayuda
Campo /
Opción
Descripción
Botón
Permite crear una nueva empresa, habilitando para
ello el campo Código.
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Botón
Permite modificar todos los datos de la empresa a
excepción del Código.
Botón
Esta opción guarda los datos ingresados de la
empresa y permite actualizar los cambios realizados.
Botón Esta opción permite eliminar la empresa seleccionada
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del archivo. Antes de eliminar la empresa el Sistema
muestra el siguiente mensaje:
Clic en SI, para confirmar la eliminación.
Clic en NO, para cancelar la eliminación.
Para eliminar de forma definitiva la empresa, el
Usuario tiene que eliminar el código de la empresa, el
cual se encuentra en la ruta de Instalación del
sistema.
Dato:
El Usuario es el único responsable de la eliminación
de una empresa.
Botón
Esta opción permite buscar la empresa según el
código y descripción.
Si elegimos “Descripción” el Usuario tiene que
ingresar la descripción de la empresa.
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Si elegimos “Código” el Usuario tiene que
ingresar el código de la empresa.
El botón , permite realizar la
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búsqueda del código o descripción desde el
inicio.
El botón , Permite pasar al
siguiente concepto de búsqueda (esto sucede si
las descripciones a buscar se repite en varios).
El botón , Cierra la ventana,
retornando al formulario de Empresas.
Botón
Permite realizar la impresión de todas las empresas,
en formato previo y EXCEL.
Formato Previo
Formato EXCEL: Muestra la empresa y los
periodos creados.
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Botón
Este botón cierra el formulario de Empresa,
retornando al Menú principal.
f. Botón Títulos: Permite colocar los títulos para los Libros de
Compras y Ventas.
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Campo / Opción Descripción
Compras Los campos que se muestran en la columna de
compras son para los títulos, los cuales se
muestran en el Registro de Compras.
Para completar los Títulos automáticamente, el
Usuario tiene que hacer Clic en el Botón .
Los campos que se muestran al lado derecho
son para el ingreso de las cuentas que
contables cuando el Usuario trabaje con
“Compras Nacionales Destinadas a Ventas
Gravadas y no Gravadas” – IGV 2.
Los campos que se muestran al lado derecho
son para el ingreso de las cuentas que
contables cuando el Usuario trabaje con
“Compras Nacionales Destinadas a Ventas
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no Gravadas Exclusivamente” – IGV 3.
Registro de Compras
Ventas Los campos que se muestran en la columna de
ventas son para los títulos, los cuales se muestran
en el Registro de Ventas.
Para completar los Títulos automáticamente, el
Usuario tiene que hacer Clic en el Botón .
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Registro de Ventas
Botón
Este botón permite generar los Títulos del Registro
de Compras y Ventas de forma Automática.
Cuenta
Detracción
En este campo se ingresara la cuenta para
registrar el importe de Detracción.
Cuenta
Percepción
En este campo se ingresara la cuenta para
registrar el importe de Percepción.
Cuenta
Retención
En este campo se ingresara la cuenta para
registrar el importe de Retención.
Cuenta de
Renta de
Cuarta
En este campo se ingresara la cuenta para
registrar el importe de Cuarta Categoría.
Botón
Clic en este botón para guardar los cambios
realizados, el Sistema muestra el siguiente
mensaje:
Clic en Aceptar, el Usuario tiene que volver a
ingresar a la empresa para que los cambios surtan
efecto.
Botón
Cierra la ventana, retornando a la ventana
principal.
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CASO PRÁCTICO
El Presente caso practico muestra el procedimiento correcto
para:
Crear por primera vez una empresa.
Crear el siguiente periodo de una empresa.
Modificar los Parametros de una empresa.
1. Procedimiento para crear una empresa por primera vez.
Se solicita crear la empresa el “EL SOL S.A.” el cual tiene los
siguientes datos:
Razon Social : El Sol S.A.
Dirección : Av. Aviación N° 521 - Huancayo
Giro : Ferreteria
R.U.C : 20515277804
Periodo : 2016
a) Clic en la siguiente opción , para visualizar el asistente de
creación de Empresas.
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b) Ingresar la Razón Social de la Empresa.
c) Registrar la Dirección de la Empresa.
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d) Registrar el Giro de la Empresa.
e) Registrar el Ruc de la Empresa.
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f) Seleccionar el Periodo.
g) Elegir la aplicación de NIIF, según los ingresos de la
empresa.
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h) Seleccionar la Plantilla.
i) Ruta de la Empresa.
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j) Clic en el Botón Aceptar.
k) Ingresar a la empresa en el periodo creado.
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2. Procedimiento para crear el siguiente periodo de una empresa.
Para crear el siguiente periodo de una empresa se requiere que
los datos del periodo anterior esten correctamente saldados,
con los asientos de cierre.
2.1. Ingresar al menú Archivos/Empresas.
2.2. El usuario tiene que elegir la empresa, hacer Clic en .
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2.3. Seleccionar la plantilla (tiene que ser la misma del periodo
anterior).
2.4. Elegir el periodo.
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2.5. Clic en Aceptar
2.6. Para ingresar al nuevo periodo, hacer clic en .
3. Procedimiento para modificar los parametros de una Empresa.
3.1. La empresa el “Sol S.A” tiene que configurar los Títulos
para el registro de compras y ventas.
Registro de Compras actual, no se muestra los títulos
del Registro.
Ingresar al menú Archivos/Empresas.
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Seleccionar la empresa, Clic en el Botón
Seleccionar el periodo, hacer Clic en el Botón
.
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Se muestra el mensaje de aviso para ingresar
nuevamente a la empresa.
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El Usuario tiene que volver a ingresar a la Empresa.
Veamos el registro de Compras.
3.2. La empresa el “Sol S.A” tiene que habilitar el campo para
el número final ya que desea acumular sus ventas diarias
menores a S/. 700.00 para presentar los LE.
Ingresar al menú Archivos/Empresas.
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Seleccionar la empresa, Clic en el Botón
Se muestra la ventana de propiedades, Activar el
número Final.
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Se muestra el mensaje de aviso para ingresar
nuevamente a la empresa.
Clic en el botón .
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El Usuario tiene que volver a ingresar a la Empresa.