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Manual de Usuario

CONTABILIDAD

XOOK México Manual de Usuario

xookmexico.net Página 2 de 27

CONTENIDO

Catálogo Contable .............................................................................................................................................. 4

Acciones Contables ............................................................................................................................................. 5

Pólizas Contables ................................................................................................................................................ 8

Pólizas ............................................................................................................................................................. 8

Póliza Masiva ................................................................................................................................................ 10

Póliza Plantilla ............................................................................................................................................... 10

Listado de Pólizas ......................................................................................................................................... 11

Cierre Contable ................................................................................................................................................. 11

Presupuestos .................................................................................................................................................... 13

Estructura de presupuestos.......................................................................................................................... 13

Clasificación .................................................................................................................................................. 13

Adecuaciones Presupuestales ...................................................................................................................... 14

Gastos ............................................................................................................................................................... 14

Catálogo de Gastos ....................................................................................................................................... 14

Registro de Gastos ........................................................................................................................................ 16

Listado de Gastos ......................................................................................................................................... 18

Centros de Costo o Distribución ....................................................................................................................... 19

Catálogo de Centros de Costo ...................................................................................................................... 19

Distribución de Centros de Costo ................................................................................................................. 19

Relación de Centros de Costo ....................................................................................................................... 20

Comprobantes Fiscales ..................................................................................................................................... 20

Correo de Comprobantes ............................................................................................................................. 20

Importación de Comprobantes XML ............................................................................................................ 20

Comprobantes Fiscales Masivos ................................................................................................................... 21

Impuestos ......................................................................................................................................................... 22

Procesar Saldos ................................................................................................................................................ 22

Reportes Contables .......................................................................................................................................... 23

Ejecución de Reportes .................................................................................................................................. 24

Catálogo Contable .................................................................................................................................... 24

Balanza de Comprobación ........................................................................................................................ 26

Auxiliar Contable ...................................................................................................................................... 27



CATÁLOGO CONTABLE

Ventana donde podremos crear la estructura de las cuentas contables.

Dentro de esta ventana se crea la estructura de las cuentas contables de acuerdo con las necesidades de la empresa y con base en las estrategias contables fiscales por parte del área de contabilidad.

Cabe mencionar que esta estructura se deberá crear en conjunto con el área de contabilidad durante el proceso de implementación y normalmente se pone como actividad primordial en las primeras tareas para realizar.

Para la creación de la contabilidad se deberán establecer las reglas internas de la empresa para realizar todas las tareas operativas, por ejemplo, compras, ventas, pagos, etc. Para tomar en cuenta los módulos que afectaran y generaran póliza contable de manera automática y con base en esta información la estructura contable se adecuada a dichas reglas.

Para crear una nueva cuenta:

1. Seleccionamos dentro del árbol la cuenta dentro de la cual deseamos que se adicione la nueva cuenta.

2. Damos clic en el botón “Nuevo”. 3. Capturamos la cuenta. 4. Capturamos la descripción o nombre de la cuenta. 5. Seleccionamos el Tipo de Cuenta y su Clasificación (Arcarius necesita tener de manera forzosa las

cuatro clasificaciones asignadas, TITULO, SUBTITULO, MAYOR y AUXILIAR). 6. En caso de utilizar más de una moneda, podremos hacer uso de las configuraciones de las cuentas

complementarias. Sugerimos asesorías por parte de su implementador. 7. En su caso podrán configurar cuentas extras y Cuentas SAT que aplican para el país de México. 8. La moneda que corresponda (Las monedas se configuran en Finanzas).



9. Damos clic en “Guardar”.

Para modificar una cuenta contable será suficiente dar doble clic en la cuenta dentro del árbol, hacer los ajustes necesarios y guardar los cambios con el botón de “Guardar”

ACCIONES CONTABLES

Las acciones contables son las responsables de crear las pólizas contables de todas las operaciones configurables de Arcarius, por ejemplo, las compras de materiales, las ventas de nuestros servicios, el pago a proveedores, etc.

Vamos a crear un ejemplo de acción contable para efectos de pago de gastos

1. Clic en el botón de Nuevo, capturamos la descripción que identificará a nuestro movimiento, por ejemplo “Pago Gastos”, tipo de movimiento “Egresos”.

2. Clic en Guardar, se muestra el numero 3. Capturamos la cuenta contable “11002101”, cargo 100, abono 0, variable “MOVIMIENTO (IMPORTE

X BENEFICIARIO)” 4. Clic en Agregar



a. 5. Para registrar el abono al banco, seleccionamos una cuenta, cargo 0, abono 100, variable

MOVIMINETO (IMPORTE X BANCO). 6. Clic en agregar.

a.

De esta manera la acción contable queda terminada. Cabe mencionar que se podrán hacer más configuraciones de acuerdo a las necesidades de la empresa, para lo cual recomendamos contactar a uno de nuestros asesores.



Para configurar la acción antes creada vamos al menú de control de folio y seleccionamos el documento encargado del registro de pago a proveedores.

Damos clic en “Modificar”

Al dar clic en Contabiliza se muestra la ventana de contabilización, damos clic en el botón de “Agregar”, aparecen todos los estatus disponibles para Arcarius, localizamos el estatus de APLICADO para Finanzas y damos clic en “Seleccionar”. Ahora se muestra el listado de las acciones contables disponibles, seleccionamos “Pago Gastos” y damos clic en “Seleccionar” y nuestra configuración está terminada.



PÓLIZAS CONTABLES

PÓLIZAS

Cuando tenemos abierta la ventana de póliza, podremos observar que tenemos el tipo de póliza, fecha de afectación estatus de la misma (Edición, Aplicada y Cancelada), periodo de enero a diciembre y un periodo de cierre.



En la parte inferior tenemos el botón para crear una nueva póliza y el botón de guardar la información del encabezado.

Para agregar un movimiento damos clic en “Insertar Movimiento” y capturamos los datos solicitados:



Antes de aplicar la póliza, si tenemos la necesidad podemos borrar los movimientos necesarios con ayuda del botón de “Borra Movimiento”

Una vez terminada de capturar los movimientos de la póliza esta podrá aplicar con el botón de “Aplicar”.

Si se desea el botón de “Cancelar”, realiza la cancelación de la póliza. Cabe mencionar que la cancelación de póliza de acuerdo a la configuración de Arcarius se generará de manera automática con una póliza idéntica a la se generó, pero con signos negativos contra restando el efecto de la primera.

También se podrá hacer la desaplicación de pólizas, esto generalmente es para corregir alguna póliza generada de manera automática. Se da clic en el botón de “Desaplicar”, se hacer los ajustes pertinentes y se aplica nuevamente.

Es recomendable cuando hay muchos ajustes que después de terminar con dichas tareas, realizar un proceso de saldo para garantizar una aplicación adecuada de todos los movimientos.

PÓLIZA MASIVA

Ventana activa de acuerdo a las necesidades de la empresa, contactar a su asesor de implementación.

PÓLIZA PLANTILLA




LISTADO DE PÓLIZAS

Dentro del menú de listado de pólizas tendremos una herramienta para localizar de una manera ágil las pólizas generadas de manera automática por Arcarius y en su caso las generadas de manera manual.

Podremos filtrar la información por la descripción de la póliza o en su caso por las referencias.

Con un doble clic en el registro seleccionado la póliza es mostrada en su ventana correspondiente.

Existen maneras más rápidas de localizar las pólizas contables que se generan por los diferentes movimientos dentro de Arcarius, y estas se presentan normalmente en los menús de listado de cada módulo, se tiene una columna llamada “Póliza” a la cual con un doble clic se muestra la póliza correspondiente al movimiento.

CIERRE CONTABLE

La ventana de cierre nos muestra información de los ejercicios contables que Arcarius tiene disponibles. Estos ejercicios pueden tener estatus de Abierto o Cerrado, así como de manera individual por periodo.



Cabe señalar que los estatus de los periodos controlan los posibles cambios de información en otros módulos de Arcarius, como por ejemplo el registro de compras o gastos. Una vez que cerramos el periodo ya no podrán ingresar o ajustar información del periodo en cuestión.

Para cerrar un periodo solo es necesario hacer doble clic en el estatus. De la misma manera para poder abrir el periodo damos doble clic. Cabe mencionar que estos cambios solo se podrán hacer mientras el ejercicio este abierto.

Para hacer el cierre de ejercicio se deberá hacer clic en el botón de Cierre y se nos confirma si deseamos cerrar el ejercicio, a lo que contestamos que Si.

Al terminar el proceso de creación de la póliza de cierre Arcarius nos muestra el siguiente mensaje.

Se abre nuestra póliza de cierre y los estatus del todos los periodos de ejercicio se Cierran.



PRESUPUESTOS

ESTRUCTURA DE PRESUPUESTOS


CLASIFICACIÓN




ADECUACIONES PRESUPUESTALES


GASTOS

CATÁLOGO DE GASTOS

El catálogo de gastos es un esquema propio de Arcarius para hacer un registro de los gastos efectuados por la empresa.

Los gastos y las compras se pueden clasificar y configurar de manera especial de acuerdo a las necesidades de la empresa, es por ello que es importante la asesoría del personal de implementación.



Para poder crear un gastos bastará con dar clic en el botón de “Nuevo”, capturar la información que se solicita y dar clic en el botón de “Guardar".

Es importante asignar los impuestos que correspondan al gasto después de crearlo, esto se hace desde la pestaña de Impuestos.

Un gasto puede ser asignado a departamentos de manera específica, con lo cual Arcarius podrá controlar que determinados gastos sólo sean capturar para departamentos específicos.



REGISTRO DE GASTOS

La ventana de gastos es un factor muy importante en la generación de información para Arcarius y es la base para la emisión de reportes contables y fiscales.

Para una correcta configuración de esta ventana es importante realizar los ajustes pertinentes en conjunto con el asesor de la implementación, tomando en cuenta los tipos e usuarios que generarán estos gastos, departamentos involucrados, comprobaciones necesarias y en su caso comprobantes totalmente exigibles (para el caso de México es necesario un archivo XML como comprobante del gasto).

La ventana de gastos cuenta en la parte superior con la información del encabezado la cual es importante para efectos del pago a proveedores directos, en su caso a empleados por conceptos de reembolsos o a empleados que hacen comprobaciones a nombre de otros proveedores.

Lo anterior es importante configurar en la implementación con su asesor.

La parte media de la ventana es utilizada para la captura de los movimientos, se recomienda hacer movimiento por comprobante. Así mismo con base en las reglas de la empresa y la programación de pagos (véase programación de pagos en finanzas), la captura podrá llevarse a cabo de manera específica o masiva.



Una vez terminada la captura de la información se podrá aplicar el gastos con la ayuda del botón “Aplicar”, así mismo el botón de “Cancelar Gastos” hace la cancelación del documento.

En caso de tener una póliza contable registrada el botón de “Póliza Contable” nos abrirá la póliza generada por este gasto.

El botón de “Archivo”, nos muestra la venta de archivos almacenados por movimiento. Dentro de esta ventana se almacenan los archivos XML y PDF que son comprobantes para el país de México. Dependiendo de las reglas de la empresa, si no existe este archivo NO podrá aplicarse el gasto.



LISTADO DE GASTOS

El listado de gastos es una ventana donde podremos de una manera más ágil localizar los gastos que necesitamos visualizar.

Para localizar un gasto seleccionamos un rango de fechas y el estatus correspondiente.

Así mismo en la parte inferior hay un espacio para filtrar aún más nuestra información y poder localizar el gasto por proveedor o referencia. Con un doble clic se abre el gasto correspondiente.

Desde esta ventana podemos seleccionar el gasto que deseamos registrar para pago y se abrirá la ventana de movimientos financieros, con ayuda del botón de “Genera Pago”, para más detalle véase movimientos financieros en finanzas.

El botón de “Genera Póliza” genera las pólizas contables o las regenera de acuerdo a las configuraciones de Arcarius, para más información contactar a su asesor de implementación.



CENTROS DE COSTO O DISTRIBUCIÓN

CATÁLOGO DE CENTROS DE COSTO


DISTRIBUCIÓN DE CENTROS DE COSTO




RELACIÓN DE CENTROS DE COSTO


COMPROBANTES FISCALES

CORREO DE COMPROBANTES

Arcarius puede revisar cuentas de correo en búsqueda de Comprobantes fiscales XML y hacer las tareas que tenga configuradas. Estas configuraciones se realizan con ayuda de su asesor de implementación.

IMPORTACIÓN DE COMPROBANTES XML

Al dar clic en el botón “Carpeta” Arcarius nos pedirá la carpeta donde se encuentras los archivos XML que deseamos importar, el resto de la tarea Arcarius la realiza de manera automática.



Una vez importados los archivos podremos utilizarlos desde la ventana de comprobantes fiscales.

COMPROBANTES FISCALES MASIVOS

Arcarius cuenta con herramientas para importar de manera masiva los comprobantes fiscales XML desde una carpeta determinada, para después poder dar acceso a los mismos y hacer el registro correspondiente, por ejemplo, la generación de los gastos a partir de dicho archivos XML.

Lo importante en esta actividad es que el archivo XML ya se incluye dentro del gasto, de esta manera el proceso de generación del gasto se agiliza de manera considerable y con un mínimo de error.



IMPUESTOS

La ventana de impuestos es una de las más importantes en relación a configuraciones de Arcarius, es por ello que se deberá configurar al inicial de cada implementación.

Aquí se darán de alta todos los impuestos a los que tiene obligación la empresa con respecto a las compras, gastos y ventas. Estos impuestos serán utilizados en las configuraciones de los módulos antes mencionados.

Los propiedades de los impuestos se relacionan con las reglas de cada país, es por ello que recomendamos asesorarse con el implementador del área correspondiente.

PROCESAR SALDOS

La funcionalidad del procesamiento de saldo es reconstruir los saldos contables a partir de las póliza contabilizadas y aplicadas.

Para ello vamos al menú de Procesa Saldo y nos muestra la siguiente ventana



Se nos informa y advierte que la información contable podrá ser bloqueada temporalmente mientras el proceso es llevado a cabo.

Una vez que Arcarius termina el proceso la ventana se verá de la siguiente manera:

REPORTES CONTABLES

Dentro del menú de reportes podemos encontrar un listado de opciones básicas de información contable como son:

• Catálogo de Cuentas • Balanza de Comprobación • Estado de Resultados • Balance General • Auxiliar Contable



Así mismo podrás encontrar reportes adicionales que se llegan a incluir con respecto a las necesidades específicas de la empresa.

• Catálogo de Gastos • Catálogo de Impuestos • Reporte de Gastos

EJECUCIÓN DE REPORTES

Para ejecutar los reportes es necesario dar doble clic en el nombre del reporte o seleccionando y damos clic en el botón de “Parámetros” y se mostrará la ventana de los parámetros de acuerdo a las configuraciones del reporte que se está ejecutando, por ejemplo:

CATÁLOGO CONTABLE



BALANZA DE COMPROBACIÓN



AUXILIAR CONTABLE

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