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MANUAL DE

USUARIO

FINAL

Proceso 324_TBBP_FPF_Control y Auditoria De Cartera

Manual paso a paso para realizar proceso de Control y Auditoria De

Cartera.

THE BIG BANG PROJECT 2014

de 28

CONTROL DE VERSIONES

Fecha Versión Observación Autor

22/10/2015 1.0 Manual de usuario final Yudy Bohorquez

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Elaboró Revisó y Aprobó Revisó y Aprobó

___________________

Yudy Bohorquez

Key User Financiera

Cuentas por Cobrar

Altipal

___________________

Nancy Mira

Gerente de proyecto

Altipal

____________________

Natalia Montejo

Directora Nacional de

Crédito y Cartera Altipal

HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN

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TABLA DE CONTENIDO

Contenido 1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 4

1.1 Introducción ............................................................................................. 4

1.2 Propósito .................................................................................................. 4

1.3 Alcance ..................................................................................................... 4

1.4 Personal Involucrado en el Proceso ....................................................... 4

2. ASPECTOS RELEVANTES .......................................................................... 5

2.1 Roles Involucrados en el Proceso .......................................................... 5

2.2 Restricciones ............................................................................................ 5

2.3 Dependencias ........................................................................................... 5

3. FlUJO DEL PROCESO ................................................................................. 6

3.1 Flujo del Proceso ..................................................................................... 6

4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA ............................. 7

4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma ............................................. 7

5. GUIA RAPIDA DE USUARIO ..................................................................... 21

5.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (330_TBBP_FPP_Compras De

Suministros Y Servicios) ................................................................................. 21

6. GLOSARIO DE TERMINOS........................... ¡Error! Marcador no definido.

6.1 Glosario de Términos ............................... ¡Error! Marcador no definido.

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Introducción

Este manual contiene el proceso para llevar a cabo el control y Auditoria de Cartera

utilizando las herramientas utilizadas por la plataforma AX 2012.

1.2 Propósito

El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de

trabajar en la plataforma AX 2012 dentro del módulo de Clientes para realizar un

Correcto manejo del proceso control y Auditoria de cartera para Altipal S.A.

1.3 Alcance

El manual contiene la información para realizar el proceso de compras de

mercancías que se implementó en AX 2012 durante la primera etapa del proyecto

BIG BANG que se llevó a cabo entre junio de 2013 y enero de 2015. Los detalles

de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A. se encuentran

disponibles en la documentación del proyecto en los documentos de análisis de

requerimientos y diseño que puede consultar a través de la plataforma Documentar

en la carpeta “The Big Bang Project”

1.4 Personal Involucrado en el Proceso

Nombres-Correos Electrónicos

1. Yudy Bohorquez – [email protected]

Roles 1. Usuario experto equipo BIG BANG modulo

Clientes

Responsabilidades Implementación procesos de Área de Crédito y Cartera

mailto:[email protected]

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2. ASPECTOS RELEVANTES

2.1 Roles Involucrados en el Proceso

Rol Jefe Inmediato Rol

Auxiliar De Cartera Coordinador de Cartera

Coordinador de Cartera Director Nacional de Cartera

Director Nacional de Cartera Gerente Financiera y Administrativa

2.2 Restricciones

Ítem Descripción

R001 Tener una Cita mediante el Jefe de Ventas al Asesor Comercial al Auditar

2.3 Dependencias

Ítem Descripción

D001 Los asesores Comerciales haber realizado Gestión de Cobro y sus recibos de caja correspondientes días de ruta.

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3. FlUJO DEL PROCESO

3.1 Flujo del Proceso

de 28

4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA

4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma

Para realizar el proceso de Control y Auditoria de Cartera la herramienta principal

es el Reporte de Cartera por Zona de Ventas.

Paso 1. Ingreso al módulo de Planificación Maestra en AX 2012

Ingresar en AX 2012 al módulo de Clientes. Ruta ALT Clientes Informes

Estado Reporte de Cartera por Zona de Ventas.

Paso 2. Ingresar filtros al reporte de cartera.

Al dar clic, se abrirá la consulta para realizar los filtros correspondientes:

Dar clic en botón “Seleccionar”

de 28

Abre una consulta donde se realiza las diferentes filtros o filtro para generar el

reporte de cartera por ejemplo

Dimensión_Zona de Ventas: Zona de Ventas (Código de Vendedor)

Dimensión_Grupo de Ventas: Grupo de ventas (Unidad de Negocio)

Dimensión_Sitio: Grupo de Clasificación de clientes (Agencia)

Cuando agregue una nueva línea tenga en cuenta de donde va a generar la

información de las transacciones de cliente, en el caso de zona y grupo de ventas

son transacciones del cliente este campo va en el pedido de ventas o Saldos

Iniciales.

Paso 3. Agregar líneas a la consulta

En la parte derecha del formulario encuentra el botón “Agregar”, tenga en cuenta

la columna tabla, tabla derivada y campo, en este reporte se va generar

información de las transacciones del cliente (Facturas por cobrar), estas son las

dimensiones financieras que tiene asociada la factura.

de 28

Dar clic en Botón “Aceptar”

Paso 4. Generar Reporte de cartera por zona de ventas

En el campo de fecha de corte, si desea una fecha específica se puede cambiar

debe tener en cuenta que no actualiza a la fecha del día (Hoy).

Se da clic en botón “Aceptar”

Paso 5. Visualizar el reporte por Zona de Ventas

En el reporte por zona de ventas encontrara mencionada la zona de ventas

de 28

Paso 6. Imprimir o Guardar en PDF el reporte de cartera

Ir archivo “imprimir” o utilizar las Tecla Ctrl + P; para guardar en PDF en el botón

“Guardar” y se le da el nombre deseado en la carpeta que corresponde en sus

archivos.

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4.2 Paso a Paso para registrar la Gestión de cobro Informada por el Asesor

Comercial al Coordinador o auxiliar de Cartera.

Paso 1. Ingreso al módulo de Clientes – Cobros

Para ingresar a Cobros en el módulo de clientes

ALT Clientes Común Cobros Cobros

Figura 1. Ingreso a Ficha de cobros

Paso 2. Filtrar Cliente para realizar gestión informada por el asesor Comercial

de 28

En el formulario de cobros se presentan los clientes que tiene asociado el gestor de

cobro y/o agente de cobro (Agencia o Sitio).

La información disponible en el formulario incluye los datos de cliente, el importe

pendiente por cobrar y los periodos de vencimientos parametrizados inicialmente.

El reporte de cartera por Zona de Ventas ya está actualizado con sus

correspondientes transacciones.

Nota: Recuerde se debe buscar y filtrar cada uno de los clientes de la cartera

del asesor comercial que tiene facturas vencidas, para realizar gestión de

cobros.

Para realizar gestión de cobranza, debe hacer doble clic sobre el cliente, en el

formulario de cobros encuentra las facturas abiertas (Pendientes por cobrar del

cliente) o transacciones abiertas del cliente.

Figura 2. Vista de cobros del cliente

En cada uno de los clientes en su gestión de cobro se encuentran los siguientes

campos:

- Centro de costos: Dimensión financiera que tiene relacionada la zona de

ventas de quien realiza la venta al cliente, esta dimensión se diligencia de

acuerdo a su Canal, Subcanal y Departamento.

- Descripción: Nombre del centro de costo que este asociado al código.

- Zona de ventas: Dimensión financiera que tiene asociada el asesor

comercial, quien es el responsable de la venta realizada al cliente.

- Descripción: Nombre de la zona de ventas.

- Vendedor: Nombre del Asesor Comercial que tenga asociado la zona de

ventas.

de 28

- Grupo de Ventas: Dimensión Financiera que tiene asociada la zona de

ventas.

- Descripción: Nombre del Grupo de ventas.

- Grupo de Clasificación de Cliente: Sitio al que pertenece el cliente o desde

donde se realizó la factura de venta al cliente.

- Asiento: Número consecutivo del registro contable.

- Factura: Numero de la factura del cliente.

- Fecha de la factura: Fecha de la realización de la factura.

- Días Plazo: Condición de pago de la factura.

- Días vencidos: Días vencidos que tiene la factura a partir de la fecha

facturación.

- Días Fecha: Sumatoria de la condición de pago más los días vencido desde

la fecha de la factura a la fecha actual.

- Importe de la divisa: Valor de la factura del cliente.

- Saldo: Saldo que posee la factura.

- Color: El color se visualiza según el periodo de vencimiento en el que se

encuentra la factura.

- Divisa: Moneda de la transacción.

- Cuenta de cliente: Secuencia numérica asignada al cliente que se le está realizando la gestión de cobro.

de 28

Figura 3. Vista principal de cobros del cliente P2

- Nombre: Nombre del cliente.

- Teléfono: Teléfono del cliente.

- Dirección: Dirección del cliente.

- Motivo del saldo: Concepto definido por Altipal para identificar la razón del

saldo. Si la factura tiene asociado un recibo de caja, por ejemplo: motivo

“006” Abono de Factura.

Paso 3. Realizar gestión a una factura del cliente

Para realizar la gestión de cobro en la factura del cliente se realiza los siguientes

pasos:

Selecciona la factura, luego en la barra de herramientas encuentra los siguientes

botones según la actividad a realizar:

- Acción: Corresponde a una actividad de trabajo completada.

- Evento: Hace referencia a una actividad que ya ha ocurrido.

- Tarea: Corresponde a una actividad de trabajo que va a completarse en el

futuro.

- Cita: Hace referencia a una reunión programada o acuerdo con el cliente.

de 28

Figura 4. Botones de Actividades para realizar Gestión de cobro

En cada uno de los botones del apartado “Nuevo” se debe seleccionar el tipo de

actividad

Figura 5. Tipo de Actividades

Luego, diligenciar el propósito, de acuerdo al tipo de actividad.

Figura 6. Registro de actividad Gestión de cobro - Propósito

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También puede agregar notas adicionales al propósito especificando la actividad a

realizar.

Figura 7. Registro de actividad Gestión de cobro - Notas

Después de realizar la gestión de cobro a la factura del cliente, en la ficha

“Actividades” se presentan la información principal de las actividades realizadas.

Figura 8. Gestión de cobro realizada a una factura del cliente

de 28

Los campos que se muestran en la vista de la ficha “Actividades” son:

- Categoría: Categoría de la actividad realizada en la gestión.

- Tipo: Tipo de actividad (Ejemplo: llamada al cliente, conciliar con acuerdo de

pago, Confirmación de saldo, etc.)

- Propósito: Detalle de la gestión de cobro realizada por el agente de cobro.

- Fecha inicial/Fecha final: Fechas del intervalo de tiempo en el que se

realiza la gestión de cobro.

- Responsable: Usuario (auxiliar de cartera o coordinador de cartera).

- Cuenta de cliente: Secuencia numérica que identifica al cliente al que se le


Al terminar la gestión de cobro de clic en el botón “Cerrar Actividad” esto con el

fin de no editar la gestión realizada a la factura.

Si necesita tener más detalles de la actividad, debe hacer doble clic sobre el registro

del cliente para que lo llevara al formulario Actividades.

Figura 9. Formulario de la gestión realizada a la factura del cliente

Nota adicional a la gestión de cobro

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Paso 4. Consulta de transacciones abiertas de clientes

ALT Clientes Consulta Historial Consulta de transacciones abiertas de

clientes

En esta consulta puede realizar el seguimiento a la gestión de cobro realizada por

el Departamento de Cartera, puede refinar la consulta con el uso de diferentes filtros

disponibles en el formulario.

Los filtros disponibles son:

- Cuenta del cliente

- Grupo de clasificación de cliente

- No. De identificación

- Centro de costo

- Trabajador

- Zona de ventas

- Grupo de ventas

- Fecha de corte

Inicialmente en el filtro de la consulta de transacciones abiertas de clientes, si va

filtrar un Grupo de ventas o Zona de ventas, haga lo siguiente filtra por Grupo de

clasificación de cliente (Sitio) por ejemplo: Bogotá “010”; Esto es por la razón que

los Saldos Iniciales facturas que en su asiento su secuencia Numérica es: SICC-

00000### su dimensiones financieras y el filtro de la consulta es de acuerdo al

pedido de ventas, cuando se utilice la zona de ventas o Grupo de ventas.

Figura 10. Filtros que contiene la consulta de transacciones abiertas de clientes

Al ejecutar la consulta con uno o varios de los filtros, obtendrá como resultado la

gestión realizada por gestores de cobro y/o agentes de cobro, que incluye la

siguiente información:

- Centro de costo

- Zona de ventas

- Nombre del vendedor

- Grupo de ventas



- Nombre del cliente

- Ciudad

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- Dirección

- Teléfono

- Factura

- Fecha de la factura

- Asiento contable de la factura

- Días plazo

- Días vencido

- Días Fecha

- Importe en divisa de transacción

- Divisa

- Saldo

- Motivo del saldo

- Número de la actividad

- Tipo

- Categoría de la actividad

- Propósito

- Fecha inicia/hora inicial

- Fecha final y hora final

- Notas de la actividad

- Responsable (Quien realizo la gestión)

Figura 11. Transacciones abiertas de clientes P1

de 28



Cuando se realiza gestión a una misma factura, en la gestión de cobro se visualizan

las actividades en diferentes filas de la consulta.

Figura 14. Gestión realizada en una sola factura del cliente

Paso 5. Exportar a Excel la gestión de cobro

Si se desea exportar la consulta a Excel, Ingrese al menú Archivo Exportar a

Microsoft Excel o Ctrl + T.

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Figura 15. Menú de Archivo

El resultado de la consulta en Excel se visualiza así:

Figura 16. Transacciones abiertas en Excel

5. GUIA RAPIDA DE USUARIO

5.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (330_TBBP_FPP_Compras De

Suministros Y Servicios)

1 . Paso a paso del proceso en la plataforma

Para realizar el proceso de Control y Auditoria de Cartera la herramienta principal

es el Reporte de Cartera por Zona de Ventas.

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Paso 1. Ingreso al módulo de Planificación Maestra en AX 2012

Ingresar en AX 2012 al módulo de Clientes. Ruta ALT Clientes Informes

Estado Reporte de Cartera por Zona de Ventas.

Paso 2. Ingresar filtros al reporte de cartera.

Al dar clic, se abrirá la consulta para realizar los filtros correspondientes:

Dar clic en botón “Seleccionar”

Abre una consulta donde se realiza las diferentes filtros o filtro para generar el

reporte de cartera por ejemplo

Dimensión_Zona de Ventas: Zona de Ventas (Código de Vendedor)

Dimensión_Grupo de Ventas: Grupo de ventas (Unidad de Negocio)

Dimensión_Sitio: Grupo de Clasificación de clientes (Agencia)

Cuando agregue una nueva línea tenga en cuenta de donde va a generar la

información de las transacciones de cliente, en el caso de zona y grupo de ventas

son transacciones del cliente este campo va en el pedido de ventas o Saldos

Iniciales.

Paso 3. Agregar líneas a la consulta

En la parte derecha del formulario encuentra el botón “Agregar”, tenga en cuenta

la columna tabla, tabla derivada y campo, en este reporte se va generar

información de las transacciones del cliente (Facturas por cobrar), estas son las

dimensiones financieras que tiene asociada la factura.

Dar clic en Botón “Aceptar”

Paso 4. Generar Reporte de cartera por zona de ventas

En el campo de fecha de corte, si desea una fecha específica se puede cambiar

debe tener en cuenta que no actualiza a la fecha del día (Hoy).

Se da clic en botón “Aceptar”

Paso 5. Visualizar el reporte por Zona de Ventas

En el reporte por zona de ventas encontrara mencionada la zona de ventas

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Paso 6. Imprimir o Guardar en PDF el reporte de cartera

Ir archivo “imprimir” o utilizar las Tecla Ctrl + P; para guardar en PDF en el botón

“Guardar” y se le da el nombre deseado en la carpeta que corresponde en sus

archivos.

4.2 Paso a Paso para registrar la Gestión de cobro Informada por el Asesor

Comercial al Coordinador o auxiliar de Cartera.

Paso 1. Ingreso al módulo de Clientes – Cobros

Para ingresar a Cobros en el módulo de clientes

ALT Clientes Común Cobros Cobros

Paso 2. Filtrar Cliente para realizar gestión informada por el asesor Comercial

En el formulario de cobros se presentan los clientes que tiene asociado el gestor de

cobro y/o agente de cobro (Agencia o Sitio).

La información disponible en el formulario incluye los datos de cliente, el importe

pendiente por cobrar y los periodos de vencimientos parametrizados inicialmente.

El reporte de cartera por Zona de Ventas ya está actualizado con sus

correspondientes transacciones.

Nota: Recuerde se debe buscar y filtrar cada uno de los clientes de la cartera

del asesor comercial que tiene facturas vencidas, para realizar gestión de

cobros.

Para realizar gestión de cobranza, debe hacer doble clic sobre el cliente, en el

formulario de cobros encuentra las facturas abiertas (Pendientes por cobrar del

cliente) o transacciones abiertas del cliente.

En cada uno de los clientes en su gestión de cobro se encuentran los siguientes

campos:

- Centro de costos: Dimensión financiera que tiene relacionada la zona de

ventas de quien realiza la venta al cliente, esta dimensión se diligencia de

acuerdo a su Canal, Subcanal y Departamento.

- Descripción: Nombre del centro de costo que este asociado al código.

- Zona de ventas: Dimensión financiera que tiene asociada el asesor

comercial, quien es el responsable de la venta realizada al cliente.

- Descripción: Nombre de la zona de ventas.

de 28

- Vendedor: Nombre del Asesor Comercial que tenga asociado la zona de

ventas.

- Grupo de Ventas: Dimensión Financiera que tiene asociada la zona de

ventas.

- Descripción: Nombre del Grupo de ventas.

- Grupo de Clasificación de Cliente: Sitio al que pertenece el cliente o desde

donde se realizó la factura de venta al cliente.

- Asiento: Número consecutivo del registro contable.

- Factura: Numero de la factura del cliente.

- Fecha de la factura: Fecha de la realización de la factura.

- Días Plazo: Condición de pago de la factura.

- Días vencidos: Días vencidos que tiene la factura a partir de la fecha

facturación.

- Días Fecha: Sumatoria de la condición de pago más los días vencido desde

la fecha de la factura a la fecha actual.

- Importe de la divisa: Valor de la factura del cliente.

- Saldo: Saldo que posee la factura.

- Color: El color se visualiza según el periodo de vencimiento en el que se

encuentra la factura.

- Divisa: Moneda de la transacción.

- Cuenta de cliente: Secuencia numérica asignada al cliente que se le está realizando la gestión de cobro.

- Nombre: Nombre del cliente.

- Teléfono: Teléfono del cliente.

- Dirección: Dirección del cliente.

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- Motivo del saldo: Concepto definido por Altipal para identificar la razón del

saldo. Si la factura tiene asociado un recibo de caja, por ejemplo: motivo

“006” Abono de Factura.

Paso 3. Realizar gestión a una factura del cliente

Para realizar la gestión de cobro en la factura del cliente se realiza los siguientes

pasos:

Selecciona la factura, luego en la barra de herramientas encuentra los siguientes

botones según la actividad a realizar:

- Acción: Corresponde a una actividad de trabajo completada.

- Evento: Hace referencia a una actividad que ya ha ocurrido.

- Tarea: Corresponde a una actividad de trabajo que va a completarse en el

futuro.

- Cita: Hace referencia a una reunión programada o acuerdo con el cliente.

En cada uno de los botones del apartado “Nuevo” se debe seleccionar el tipo de

actividad

Luego, diligenciar el propósito, de acuerdo al tipo de actividad.

También puede agregar notas adicionales al propósito especificando la actividad a

realizar.

Después de realizar la gestión de cobro a la factura del cliente, en la ficha

“Actividades” se presentan la información principal de las actividades realizadas.

Los campos que se muestran en la vista de la ficha “Actividades” son:

- Categoría: Categoría de la actividad realizada en la gestión.

- Tipo: Tipo de actividad (Ejemplo: llamada al cliente, conciliar con acuerdo de

pago, Confirmación de saldo, etc.)

- Propósito: Detalle de la gestión de cobro realizada por el agente de cobro.

- Fecha inicial/Fecha final: Fechas del intervalo de tiempo en el que se


- Responsable: Usuario (auxiliar de cartera o coordinador de cartera).

- Cuenta de cliente: Secuencia numérica que identifica al cliente al que se le


Al terminar la gestión de cobro de clic en el botón “Cerrar Actividad” esto con el

fin de no editar la gestión realizada a la factura.

Si necesita tener más detalles de la actividad, debe hacer doble clic sobre el registro

del cliente para que lo llevara al formulario Actividades.

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Paso 4. Consulta de transacciones abiertas de clientes

ALT Clientes Consulta Historial Consulta de transacciones abiertas de

clientes

En esta consulta puede realizar el seguimiento a la gestión de cobro realizada por

el Departamento de Cartera, puede refinar la consulta con el uso de diferentes filtros

disponibles en el formulario.

Los filtros disponibles son:



- No. De identificación

- Centro de costo

- Trabajador

- Zona de ventas

- Grupo de ventas

- Fecha de corte

Inicialmente en el filtro de la consulta de transacciones abiertas de clientes, si va

filtrar un Grupo de ventas o Zona de ventas, haga lo siguiente filtra por Grupo de

clasificación de cliente (Sitio) por ejemplo: Bogotá “010”; Esto es por la razón que

los Saldos Iniciales facturas que en su asiento su secuencia Numérica es: SICC-

00000### su dimensiones financieras y el filtro de la consulta es de acuerdo al

pedido de ventas, cuando se utilice la zona de ventas o Grupo de ventas.

Al ejecutar la consulta con uno o varios de los filtros, obtendrá como resultado la

gestión realizada por gestores de cobro y/o agentes de cobro, que incluye la

siguiente información:

- Centro de costo

- Zona de ventas

- Nombre del vendedor

- Grupo de ventas



- Nombre del cliente

- Ciudad

- Dirección

- Teléfono

- Factura

- Fecha de la factura

- Asiento contable de la factura

- Días plazo

de 28

- Días vencido

- Días Fecha

- Importe en divisa de transacción

- Divisa

- Saldo

- Motivo del saldo

- Número de la actividad

- Tipo

- Categoría de la actividad

- Propósito

- Fecha inicia/hora inicial

- Fecha final y hora final

- Notas de la actividad

- Responsable (Quien realizo la gestión)

Paso 5. Exportar a Excel la gestión de cobro

Si se desea exportar la consulta a Excel, Ingrese al menú Archivo Exportar a

Microsoft Excel o Ctrl

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