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Diciembre 2014
Manual de Usuario del Sistema Planeación Operativa Anual 2015
Comisión de Planeación Universitaria
Manual de Usuario del Sistema de Planeación Operativa Anual
COMISIÓN DE PLANEACIÓN UNIVERSITARIA 1
Contenido 1. Planeación Estratégica ............................................................................................................................. 2
2. Requisitos para acceder al sistema .......................................................................................................... 5
Para acceder al sistema ............................................................................................................................ 5
Para capturar el POA ................................................................................................................................. 5
3. Acceso al sistema ..................................................................................................................................... 6
4. Elementos del sistema ............................................................................................................................. 8
Menú de opciones .................................................................................................................................... 8
Encabezado ............................................................................................................................................... 8
Barra de herramientas .............................................................................................................................. 8
Área de trabajo ......................................................................................................................................... 9
Barra de navegación ................................................................................................................................. 9
5. Captura del Programa Operativo Anual ................................................................................................. 10
Paso 1. Creación del Proyecto ................................................................................................................ 11
Paso 2. Alineación del Proyecto .............................................................................................................. 13
Paso 3. Acciones y recursos .................................................................................................................... 15
Paso 4. Revisión y cierre ......................................................................................................................... 18
6. Impresión POA aprobado ....................................................................................................................... 19
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“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar.
Lo que no se mejora, se degrada siempre” William Thomson (Lord Kelvin)
1. Planeación Estratégica Herramienta de gestión que permite apoyar la toma de decisiones de las organizaciones
entorno al quehacer actual y al camino que deben recorrer ene l futuro para adecuarse a los
cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr la mayor eficiencia, eficacia y
calidad en los bienes y servicios que se proveen.
Planear implica formular escenarios y determinar objetivos y metas, estrategias y prioridades,
asignar recursos, responsabilidades y tiempos de ejecución, coordinar esfuerzos, evaluar etapas
y resultados y asegurar el control de procesos.
Elementos de la planeación
PROYECTO: conjunto de actividades relacionadas que habrán de ejecutarse, en el marco de la estrategia
para irse acercando al cumplimiento de los objetivos.
METAS: son la expresión mensurable de los objetivos del proyecto, pero sobretodo expresan
puntualmente los compromisos de la institución.
INDICADORES: son la parte más visible de un proyecto y son la referencia inmediata para calificar el
grado de avance y cumplimiento de los compromisos institucionales. Son el corazón del proyecto, a
través de ellos se mide la evolución del proyecto, su eficacia y eficiencia, su ritmo, la viabilidad de las
metas y al final, su éxito o fracaso.
Diagnóstico
Objetivos y prioridades
Estrategias y programas
Proyectos y acciones
Metas e indicadores
Seguimiento y evaluación
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Lógica del Sistema para la Planeación Operativa
Con la asignación de un presupuesto para el gasto de operación ordinario a una dependencia
Universitaria (techo financiero), se deben orientar proyectos y a través del cumplimiento de ellos, se
logrará cumplir con los indicadores que midan la operación de la dependencia.
En el primer nivel de la planeación se encuentran los PROYECTOS, los cuales orientarán el
funcionamiento de la dependencia. La eficiencia o eficacia de los proyectos será medida mediante
INDICADORES, que serán el elemento para dar seguimiento al cumplimiento de las metas establecidas.
Los proyectos se pueden englobar en dos categorías:
a. Administración Académica: en la que se capturarán las metas relacionadas con las funciones
sustantivas de la Universidad que son: Docencia, Investigación y Extensión.
b. Administración Operativa: en la que se capturarán las metas relacionadas con las funciones
adjetivas de la dependencia como son los gastos de representación y los relativos a la operación
de la misma.
Sin embargo, si la dependencia lo considera, podrá dar de alta otros proyectos.
PROYECTOS •Administración Académica
•Administración Operativa
•Otro INDICADORES
CATÁLOGO
METAS
CATÁLOGO
ACCIONES
RECURSOS
MEDICIÓN
ALINEACIÓN
AL PDI
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Como siguiente paso, todo proyecto deberá cumplir con una alineación al Plan de Desarrollo
Institucional 2010 – 2020 mediante METAS, para lo cual se estandarizó un catálogo de 69 metas
alineadas a los 6 ejes del Plan de Desarrollo Institucional, mismas que se mostrarán según el Eje del PDI
seleccionado para su alineación.
En caso de ser necesario, las dependencias podrán dar de alta más metas, las cuales se deberán redactar
de la siguiente manera:
Ejemplo: “Meta: Actualizar los PE de la dependencia en función del desarrollo local y global”
VERBO (Acción) ADJETIVO (Descripción) SUSTANTIVO (Resultado)
Actualizar En función del desarrollo local y global
Programas Educativos
PDI
2010-2020
I. Docencia, organización académica y
oferta educativa
II. Estudiantes y egresados
III. Personal académico
IV. Investigación y
posgrado
V. Difusión cultural,
vinculación y extensión
VI. Gestión, normativa,
planeación y administración
Verbo
(Acción)
Adjetivo (Descripción)
Sustantivo (Resultado)
META
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Para la estandarización de indicadores se ha creado una batería de los mismos que permitirá la medición
de cada proyecto mediante la evaluación del valor esperado con respecto al valor alcanzado al final del
ejercicio. Dichos indicadores se formularon a través del análisis histórico de los POA’s anteriores y
considerando que dichos indicadores reflejan el quehacer de la dependencia en cada uno de los ejes del
PDI. También es posible agregar indicadores en caso de que la lista mostrada no considere algún aspecto
particular de la dependencia.
2. Requisitos para acceder al sistema
Para acceder al sistema Contar con una computadora con acceso a Internet.
Tener instalado alguno de los navegadores soportados: Mozilla Firefox, Apple Safari o Google
Chrome (pueden descargarse de la página de acceso al sistema).
Se puede acceder al sistema mediante las siguientes direcciones:
- http://www.umich.mx Haciendo click en la liga del SIIA
- http://www.siia.umich.mx Haciendo click en la liga de Planeación Operativa
Para capturar el POA Contar con el Plan de Desarrollo Institucional 2010 – 2020.
Contar con nombre de usuario y clave de acceso al sistema.
Contar con la capacitación proporcionada por la Comisión de Planeación Universitaria, Tesorería
y el PRONAD.
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3. Acceso al sistema
En la página de acceso al sistema, se puede observar que cuenta con manuales para captura del POA y
con los navegadores en los cuales el sistema funciona correctamente.
Una vez que haya proporcionado su usuario y contraseña, el sistema le mostrará la siguiente pantalla:
Resaltando del lado izquierdo y bajo el escudo de la Universidad con letras blancas y fondo azul,
aparecerá el nombre de la dependencia a su cargo. Dar click derecho para acceder a las opciones del
sistema.
Con esto se desplegará el Menú de Opciones. Según sean las responsabilidades del titular de la
dependencia que se trate tendrá más o menos opciones.
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Para iniciar la captura del POA, deberá seleccionar “Planeación Operativa” y seguir la lógica mencionada
al inicio de éste manual.
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4. Elementos del sistema Después de seleccionar la opción de Planeación Operativa, se desplegará la primer parte del Plan
Operativo Anual, que consiste en la captura de proyectos/programas. Es importante identificar los
elementos mostrados en esta pantalla, ya que se usarán de manera constante.
Menú de opciones El menú de opciones aparece del lado izquierdo de la pantalla y sirve para mostrar las funciones a las
que tenemos acceso, en este caso nos enfocaremos de manera particular a la opción de “Planeación
Operativa”. Para acceder a ella dar click con el botón izquierdo del ratón
Encabezado El encabezado muestra el nombre de la universidad y del sistema, y al lado derecho muestra el nombre
del usuario en la sesión activa en color negro, la opción en la que estamos trabajando en color rojo y la
ligar para salir del sistema y cerrar la sesión actual.
Barra de herramientas La barra de herramientas estándar nos sirve para realizar diferentes operaciones dentro de la opción
elegida, en esta barra pueden aparecer diferentes opciones dependiendo del apartado en que nos
encontremos.
Menú opciones
Encabezado
Barra de herramientas
Área de trabajo
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Área de trabajo En el área de trabajo se encuentran listados todos los elementos que hayamos agregado, dependiendo
del apartado en donde nos encontremos estos elementos pueden ser los proyectos, metas, acciones y
recursos que hayamos agregado conforme avanzamos.
Barra de navegación La barra de navegación nos indica en que sección estamos trabajando actualmente. En esta sección aún
no aparece, ya que estamos en el directorio raíz. En los pasos subsecuentes aparecerá debajo del
encabezado y arriba de la barra de herramientas.
Ejemplo:
Para más detalles del sistema y sus herramientas, descargar el “MANUAL DE NAVEGACIÓN DEL SIIA-
WEB”
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5. Captura del Programa Operativo Anual Al ingresar al sistema, del lado izquierdo en el menú de opciones deberá seleccionar “Planeación
Operativa” y podrá observar el área de trabajo.
Para iniciar un proyecto, deberá dar click en el botón de “Insertar”
Todos los proyectos que vaya creando aparecerán en el área de trabajo.
Si desea ver las generalidades de algún proyecto existente, seleccionar el proyecto y dar click en el
botón de “Detalles”
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Paso 1. Creación del Proyecto Para dar nombre al proyecto, el sistema tiene precargado dos tipos de Proyectos:
- Proyectos de Administración Académica
- Proyectos de Administración Operativa
Si selecciona “Otro”, deberá escribir el nombre del proyecto. En todos los casos podrá modificar el
nombre del proyecto si así lo desea.
Responsable: dar click en la lupa y seleccionar al titular de la dependencia (el responsable del POA).
Subfunción: De acuerdo a la función (Docencia, Investigación y Desarrollo, Extensión, Apoyo Académico,
Apoyo Institucional), existen subfunciones como licenciaturas, maestrías, difusión y divulgación,
vinculación, servicios a la comunidad, etc..
Fecha: Es importante señalar que la fecha deber ser 2015, ya que será el año en el que se ejercerá el
monto, de otra manera habrá un error en la captura.
Proyecto presupuestal: seleccionar alguno de los siete proyectos mostrados según la naturaleza de la
dependencia.
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Programa: seleccionar el correspondiente Programa Educativo o Programa Administrativo que mejor se
adapte al proyecto.
En la parte más baja del área de trabajo aparecen los indicadores, dar click en el botón pequeño de
“Insertar” ( + ) para cargar un indicador y luego en la lupa para buscar dentro del catálogo.
Indicadores: serán la forma mediante la cual se medirá la eficiencia o eficacia de un proyecto, se generó
un catálogo histórico de indicadores a partir de POA’s anteriores y de un análisis de los indicadores que
deben medir las Instituciones de Educación Superior y Media Superior.
Adicionalmente a la selección del indicador, se le deberá asignar un valor esperado.
Nota: Revisar que el valor esperado sugerido coincida con la redacción del indicador. Ejemplo: si el
indicador es “Porcentaje de PE reconocidos por su calidad por organismos externos”, el valor esperado
tendrá que estar entre 0 y 100. Mientras que el “Número de nuevos programas en modalidades abierta
y/o a distancia”, teóricamente no tiene límite máximo.
Una vez terminado de llenar los campos de la pantalla, dar click en el botón de guardar
Actualizar
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Paso 2. Alineación del Proyecto En la página de proyectos, dar click sobre el proyecto creado para seleccionarlo y dar click sobre el
botón de “Metas” para su alineación al PDI 2010-2020
Seleccionar el proyecto y dar click en el botón de “Insertar”
Para alinear el proyecto, se deberán de seleccionar el eje y meta PDI, el fondo y la meta de la
dependencia.
Eje: Al dar click sobre la lupa, se desplegará el listado de los 6 ejes del PDI, seleccionar uno y el objetivo
se cargará automáticamente.
Meta PDI: Dar click sobre la lupa de “Meta PDI” para seleccionar hacia donde está alineado el proyecto.
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Fondo: Dado a que el ejercicio es el Plan Operativo Anual, para estos proyectos sólo se deberá
seleccionar el “FONDO OPERATIVO”.
Meta Ures: que es la meta que cada unidad responsable propone para que su alineación particular sea
congruente a las metas institucionales. El sistema tiene un catálogo de metas, el cual funciona como
autocompletar; es decir, se puede escribir una palabra clave que identifique a la meta y aparecerán las
metas que coincidan. Se puede seleccionar la opción que mejor se adecúe o bien a partir de la meta
personalizarla a las necesidades. También se puede generar una meta completamente nueva.
Una vez terminado de llenar los campos de la pantalla, dar click en el botón de guardar
Actualizar
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Paso 3. Acciones y recursos Para cumplir cada meta, se requerirá de la asignación de responsables, especificar la acción y asignarle
un recurso para que pueda ejecutarse dicha acción.
Se selecciona una de las metas y se da click al botón de “Acciones” de la barra de herramientas.
Esto nos lleva a la sección de Acciones, donde debemos dar click al botón de “Insertar” de la
barra de herramientas para generar una acción.
Cuando se inserta una acción, es necesario asignar un responsable, que se puede seleccionar del
catálogo por número de empleado o nombre.
La acción se podrá capturar mediante autocompletado de un listado, o se podrá capturar manualmente
si las existentes no coinciden.
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Si existen más personas que participan en la acción, se pueden agregar dando click en el botón de
Insertar ( + ) y luego seleccionar a la persona del catálogo por número de empleado o nombre.
Una vez terminado de llenar los campos de la pantalla, dar click en el botón de guardar
Actualizar
Para que las acciones se puedan llevar a cabo, es necesario de dotarlas de recurso, por lo que se
selecciona la acción y se le da click en el botón de “Recursos” de la barra de herramientas.
Esto nos lleva al último nivel que son los recursos, dar click en el botón de “Insertar” para cargar
la primer partida para dicha acción.
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De acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto (COG), se deberán de seleccionar los recursos a adquirir
para lograr dicha acción.
El nombre del recurso se podrá especificar si lo desea, o bien podrá ser el mismo del objeto
seleccionado si dan click en “Copiar nombre del COG”
El municipio y la localidad serán donde se encuentra la dependencia.
Abajo aparece el monto disponible, el cual irá disminuyendo al ir generando más partidas.
El monto del recurso solicitado se puede capturar directamente en las casillas de los meses en que se va
a ejercer el recurso (en la sección de “Programación”). Si es una cantidad conocida y fija mensual
durante todo el año, se puede capturar en “Monto” el total anual y dar click en “Distribuir Anualmente”
Una vez terminado de llenar los campos de la pantalla, dar click en el botón de guardar
Actualizar
A medida que se vayan utilizando más recursos, el monto disponible irá disminuyendo hasta programar
todo el presupuesto asignado.
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Paso 4. Revisión y cierre Una vez terminado de cargar el POA, en el menú opciones debemos acceder a la opción “Presupuesto
Asignado” para proceder a cerrar el POA.
Si ha concluido el proceso de captura del POA y ya no realizará modificaciones, verifique que su techo
programado sea igual al asignado, y dé click en el botón de “Cerrar” para que el sistema lo envíe a
revisión, por lo que la dependencia no podrá realizar más modificaciones y el estatus cambia a Cerrado.
En caso de que la Comisión de Planeación Universitaria considere que la medición de los indicadores o
la alineación de las metas no sea correcta, registrará sus Observaciones y el status del POA regresará a
Abierto para que se realicen las modificaciones necesarias.
De la misma manera, si algún objeto del gasto no está correctamente ligado, Tesorería registrará sus
observaciones.
Una vez que la Comisión de Planeación Universitaria y Tesorería den visto bueno al POA cargado por la
dependencia, aprobarán el POA de la dependencia.
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6. Impresión POA aprobado Una vez cerrado el POA de la dependencia, en la misma sección de “Presupuesto Asignado”, dar click al
botón de impresión para imprimir el reporte de Planeación Operativa. Dicho reporte deberá ser firmado
por el titular de la dependencia y se entregarán vía oficio al director de la Comisión de Planeación
Universitaria.
Por último, en el menú de opciones, seleccionar “Reporte de Planeación del Gasto”
Debajo del encabezado, aparecerán varias opciones, seleccionar “Planeación Operativa”
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Dar click en la impresora y le aparecerá el siguiente reporte:
Este reporte se imprimirá y deberá ser firmado por el titular de la dependencia, para ser entregado vía
oficio al Tesorero. Si la Planeación es modificada por observaciones deberá ser entregada nuevamente
firmada por el titular de la dependencia.
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Ligas de referencia
Consejo Nacional de Armonización Contable
http://www.conac.gob.mx/
Si tiene dudas sobre el uso del sistema, puede acudir a las oficinas de Planeación Universitaria o ponerse
en contacto con nosotros:
Dudas sobre el diseño de la Planeación Operativa: M.A. Fabiola García Rangel
[email protected] Avaya Ext. 3626
I.Q. Rodrigo David Martínez Nambo [email protected] Avaya Ext. 3634