MANUAL DE USUARIO · 2014. 5. 16. · Manual de Usuario .. TEKOVE Sistema de Gestión del Talento...

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TEKOVE SISTEMA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

MANUAL PARA EL USUARIO

Manual de Usuario

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TEKOVE

SISTEMA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Manual de Usuario - Versión preliminar

Para

Instituto de Previsión Social (IPS)

Mayo, 2014

Manual de Usuario

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I TEKOVE

Sistema de Gestión del Talento Humano

Contenido Presentación .................................................................................................................................... 1

Objetivo y Alcance ....................................................................................................................... 1

¿A quién está destinado este Manual? ....................................................................................... 2

Cómo utilizar este manual........................................................................................................... 2

Sistema de Gestión del Talento Humano (sistema TEKOVE) .............................................................. 3

¿Qué permite realizar el Sistema de Gestión del Talento Humano (sistema TEKOVE)? ................ 3

¿Cómo acceder al sistema al Sistema de Gestión del Talento Humano (sistema TEKOVE)? .......... 3

Actualización de datos de los funcionarios en el sistema TEKOVE ..................................................... 6

¿Quiénes están registrados en el sistema? ..................................................................................... 6

¿Qué información puedo actualizar en el sistema? ........................................................................ 6

¿Cuáles son los datos verificables y los datos no verificables? ....................................................... 6

¿Cómo empezar a actualizar mis datos una vez en el sistema ....................................................... 6

¿Cómo consultar mis datos? ........................................................................................................... 8

¿Cómo actualizar mis datos personales? ...................................................................................... 12

¿Cómo realizar una consulta y actualización de la jurisdicción de un funcionario? ..................... 13

¿Cómo realizar el registro y actualización de los familiares de un funcionario? .......................... 16

¿Cómo actualizar la información referente a Títulos de Formación Académica de un funcionario

de IPS? ........................................................................................................................................... 17

¿Cuáles son los datos que se registran en la ventana de formación académica? .................... 19

¿Cómo actualizar la información referente a Experiencia Laboral? ............................................. 20

¿Cómo actualizar la información referente a Méritos y capacitaciones? ..................................... 22

¿Cuáles son los tipos méritos? .................................................................................................. 25

¿Cómo actualizar la información referente a Discapacidades? .................................................... 25

¿Cuáles son los de discapacidades? .......................................................................................... 27

¿Cómo actualizar la información referente a Enfermedades crónicas? ....................................... 27

¿Cuáles son las fases de la verificación? ....................................................................................... 29

¿Qué pasa si mi título o universidad no aparece? ........................................................................ 30

¿Qué pasa si al ingresar el funcionario su cédula, éste no aparece en el sistema? ...................... 30

¿Qué pasa si al intentar crear una carga la cédula de mi familiar no aparece en el sistema,

aparecen datos inconsistentes? .................................................................................................... 30

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II TEKOVE


¿Qué hacer si como familiar aparecen datos de personas con la que no tiene ningún vínculo? . 30

¿Qué se puede hacer si hay en la lista de universidades o títulos no aparece el que corresponde

al funcionario? ............................................................................................................................... 31

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TEKOVE


1

Presentación

Objetivo y Alcance Este manual tiene como objetivo servir de guía al funcionario/usuario en el uso de los procesos

automatizados que constituyen el Sistema de Gestión del Talento Humano del Instituto de

Previsión Social (TEKOVE). Es un apoyo escrito y gráfico elaborado con la finalidad apoyar al

funcionario en el proceso de actualización de sus datos en el sistema.

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2

¿A quién está destinado este Manual? Éste manual está orientado al funcionario del IPS que necesita realizar la actualización de sus

datos en el Sistema así como la consulta de información ya registrada. La primera fase de la

implementación del nuevo sistema de gestión del talento humano TEKOVE tiene como propósito

actualizar los legajos de los funcionarios y contar con información completa y consistente.

Cómo utilizar este manual Para su empleo este manual no requiere ningún tratamiento ni características especiales. El

usuario, con sus conocimientos básicos de cómo se realiza cada función en la organización está en

capacidad de utilizar el manual y obtener el máximo de beneficio que se derivan de su uso.

Así mismo, documenta los aspectos sobre los cuales el usuario requiere información para poder

manejar exitosamente el sistema, sin embargo el uso del mismo está restringido por la naturaleza

del Código de Usuario y del rol asociado. Las autorizaciones de un usuario son el resultado de la

unión de las autorizaciones de todos los roles a los que está asociado.

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3

Sistema de Gestión del Talento Humano (sistema TEKOVE)

¿Qué permite realizar el Sistema de Gestión del Talento Humano (sistema TEKOVE)?

El nuevo Sistema de Gestión del Talento Humano, es una iniciativa tomada por la Dirección de

Recursos Humanos para optimizar muchos de los procesos relacionados con el manejo del

personal. La visión de este sistema es que cada funcionario pueda ingresar y verificar el estado de

sus trámites personales, trámites como permisos, vacaciones, conceptos activos podrán ser

consultados en el sistema. Por ello la primera fase del proyecto comprende actualizar los datos de

forma exhaustiva, para así sentar las bases de la implementación.

¿Cómo acceder al sistema al Sistema de Gestión del Talento Humano (sistema

TEKOVE)?

1. Asegurarse de contar con acceso a la intranet de IPS desde cualquier punto disponible.

2. Tener instalado en su computador el navegador Mozilla Firefox, el cual va a reconocer por

el siguiente ícono:

Figura 1 Para ejecutar el sistema debe tener instalado Mozilla Firefox

3. Para ingresar al sistema tiene dos opciones:

o Ingresar desde el acceso directo disponible en la intranet de IPS

o Escribir en la barra de navegaciones del navegador: http://rrhh-

server:8080/ips1ap101-war/

Figura 2 URL del sistema TEKOVE escrito en la barra de navegaciones

4. Una vez confirmado por el usuario marca la URL del sistema, se muestra la siguiente

pantalla de inicio del Sistema TEKOVE:

http://rrhh-server:8080/ips1ap101-war/

http://rrhh-server:8080/ips1ap101-war/

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4

Figura 3 Pantalla de inicio del sistema

5. Para acceder al sistema y realizar los procesos correspondientes debe identificarse como

usuario para lo cual debe ingresar su nombre de usuario y la contraseña de acceso a la

intranet, presione luego iniciar sesión:

Figura 4 Ingrese usuario y contraseña para iniciar sesión

Si el acceso es exitoso, el sistema le dará cuatro opciones:

Acceder al menú de inicio.

Acceder a la lista de favoritos.

Acceder a la lista de tareas.

Cambiar su contraseña.

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Figura 5 Opciones de la pantalla de inicio

El menú de inicio contempla todas las opciones del sistema. Para muchas de estas opciones no se le

habilita el acceso, por lo que si intenta ingresar desde el menú de inicio, muchas veces recibirá el

mensaje Se ha denegado el acceso a la página solicitada. Por eso recomendamos el uso de la lista

de Favoritos.

Una vez en el menú inicio se puede acceder a las distintas opciones del Sistema.

Figura 6 Menú de inicio del sistema

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6

Actualización de datos de los funcionarios en el sistema TEKOVE

¿Quiénes están registrados en el sistema? Todos los trabajadores del IPS deben estar registrados, ya sea: aspirante, activo o retirado. El

registro de un trabajador se complementa con la información de la persona, agregando los datos

que son requeridos para efectuar movimientos de personal y para evaluar el desempeño y

competencias del trabajador.

Además, estará registrada en el sistema toda persona que mantenga una relación con el

organismo, ya sea un trabajador aspirante o trabajador activo, o una persona que sea carga

familiar de un trabajador - esposo(a), concubino(a), padre/madre, hijo/hija, abuelo/abuela,

nieto/nieta y hermano(a) -, o un instructor o pasante.

¿Qué información puedo actualizar en el sistema? Los datos que el funcionario puede consultar y/o modificar son:

1. Títulos de Formación Académica

2. Experiencia Laboral

3. Méritos y capacitaciones

4. Discapacidades

5. Enfermedades crónicas

6. Familiares

Se debe recordar que el registro así como la actualización de personas valida el número de cédula

contra la base de datos de identificaciones, verificando que los datos son correctos. Para todas las

personas es posible registrar discapacidades, experiencias de trabajo, méritos, documentos

digitalizados y datos de formación académica.

¿Cuáles son los datos verificables y los datos no verificables? Los datos no verificables son la dirección, correo, tipo de sangre, son datos que se deben actualizar

pero que no requieren ningún envío por parte de legajos.

Los datos verificables son todos aquellos datos que deben ser enviados a legajos para su verificación.

¿Cómo empezar a actualizar mis datos una vez en el sistema Una vez que ingresado al menú inicio del sistema TEKOVE, para facilitar el proceso de

actualización, se recomienda utilizar la lista de favoritos que resume los accesos que tiene

permitido cada usuario.

1. Haga clic sobre el enlace a la lista de favoritos, “Haga clic aquí para ir a su lista de

Favoritos”, para empezar a utilizar el sistema:

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Figura 7 Enlace a la lista de favoritos

Al hacer un clic en la opción, “Haga clic aquí para ir a su lista de Favoritos” se despliega la ventana

de según se muestra en la figura.

Figura 8 Acceda a su lista de favoritos para empezar a utilizar el sistema.

En este caso, su lista de favoritos le va a permitir dos opciones:

1. Consulta de personas: que permite consultar todos los datos personales que tiene

actualmente cargados en su legajo.

2. Registro de personas: permitirá actualizar sus datos personales y agregar la información

que requiera.

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8

¿Cómo consultar mis datos? Para consultar sus datos personales

1. Seleccione haciendo clic en la opción “Consulta de personas” de su lista de Favoritos

Figura 9 Consulta de personas

Se mostrará entonces la ventana de consulta de personas.

2. Haga clic en el botón Aplicar para visualizar sus datos personales:

Figura 10 Ventana de consulta de personas

Se visualizan sus datos personales:

Figura 11 Consulta de datos personales

Al principio, solamente se muestra su cédula y su nombre.

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3. Para ver más detalles de sus datos personales, una vez identificada la fila correspondiente

a sus datos, puede hacer clic en el botón de Seleccionar y ver detalle (representado con

el ícono y que se encuentra en la fila correspondiente).

El sistema muestra una ventana donde se ven los detalles de la persona seleccionada, como se

muestra en el ejemplo:

Figura 12 Vista detallada de datos personales

Puede visualizar los datos de su cédula al hacer clic en el ícono Seleccionar y ver detalle justo al

lado del nombre de identificación:

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Figura 13 Consulta de los datos de la cédula

Dentro de la consulta de personas puede visualizar también otros datos organizados en pestañas,

como por ejemplo: dirección, teléfono, correo electrónico, ruc y grupo sanguíneo:

Figura 14 Pestañas para consultar la información de Personas

Desde la consulta de personas también es posible consultar información relacionada su legajo

personal, como por ejemplo:

1. Familiares de la Persona: Familiares que tiene registrados en su legajo.

2. Formaciones de la Persona: Títulos de educación superior que tiene registrados en su

legajo.

3. Experiencias de la Persona: Experiencia laboral que tiene registrada en su legajo.

4. Discapacidades de la Persona: Discapacidades que tiene registrada en su legajo.

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5. Méritos de la Persona: Certificados, diplomas, reconocimientos que tiene registrados en

su legajo.

6. Enfermedades crónicas de la Persona: Aquellas enfermedades que desea registrar, como

es el caso de enfermedades cardiacas, renales, diabetes, cáncer, entre otras.

Figura 15 Acceso a la información relacionada con el trabajador

Las consultas mostrarán los datos asociados a la persona o un mensaje indicando que la búsqueda

no arrojó resultados.

Figura 16 Consulta de familiares de la persona (Escenario en que hay familiares registrados).

Figura 17 Consulta de formaciones de persona (Escenario en que no hay formaciones registradas).

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¿Cómo actualizar mis datos personales? Para actualizar sus datos personales:

1. Haga clic en la lista de sus favoritos en la opción “Registro de personas”:

Figura 18 Registro de personas

Se mostrará la ventana de registro de personas.

2. Haga clic en Aplicar para visualizar sus datos personales:

Figura 19 Registro de datos personales

Se visualizan sus datos personales

3. Hacer clic en el botón Editar:

Figura 20 Consulta y Edición de datos personales

Al hacer clic en la opción Editar puede modificar la información correspondiente a:

Dirección.

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Jurisdicción donde vive.

Teléfono principal.

Teléfono celular.

Teléfono de trabajo.

Email.

RUC.

Número de registro de conducir.

Número de asegurado IPS.

Grupo sanguíneo.

Observe que tiene cuatro opciones posibles en la parte inferior de la pantalla:

Editar: Permite editar los datos personales, en caso de que ya se encuentre en modo

edición no hace nada.

Aplicar: Valida que la información suministrada sea correcta sin actualizar nada en la base

de datos, por ejemplo, que los números telefónicos sean correctos.

Deshacer: Deshace todos los cambios realizados y retorna a la vista de consulta de datos

personales.

Confirmar: Valida que la información suministrada sea correcta y actualiza la base de

datos.

Descartar: Deshace todos los cambios realizados pero consulta con el usuario si está

seguro de descartar dichos cambios.

Actualice los datos y presione Confirmar.

Figura 21 Edición de datos personales

¿Cómo realizar una consulta y actualización de la jurisdicción de un funcionario? El sistema contiene todas las jurisdicciones del Paraguay. Entiéndase como Jurisdicción:

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Departamento

Distrito

Puede seleccionar un Departamento o un Distrito para indicar la ubicación de su domicilio.

1. Para seleccionar la Jurisdicción puede utilizar el botón Buscar… (representado con el

ícono ) y se mostrará la ventana de Consulta de Jurisdicciones:

Figura 22 Consulta de Jurisdicciones

El sistema le permite buscar una jurisdicción por el código, por el nombre o por aproximación.

2. Haga clic en el botón filtrar, se abrirá el diálogo de filtros:

Para seleccionar una jurisdicción el sistema permite aplicar un filtro, se puede filtrar de las

siguientes formas:

a) Ingresando directamente el código de la Jurisdicción en la ventana de actualización de

datos personales y presionando ENTER, se cargará directamente la jurisdicción:

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Figura 23 Al escribir el código 11 y presionar ENTER se carga la Jurisdicción CENTRAL

b) Ingresando el código en la ventana de búsqueda de jurisdicciones y presionar el botón

Aplicar:

Figura 24 Filtrado de ubicaciones por código

c) Ingresando alguna letra del código y completando con el carácter % (de ahora en adelante

carácter de búsqueda) para luego presionar el botón Aplicar:

Figura 25 Al filtrar por código 10% se listan todas las jurisdicciones cuyo código empiece por 10

a) Escribiendo el nombre de la jurisdicción para luego presionar el botón Aplicar:

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Figura 26 Si conoce el nombre de la jurisdicción puede colocarlo y hacer clic en Aplicar

d) Escribiendo las primeras letras del nombre de la jurisdicción seguido de %:

Figura 27 Si conoce las primeras letras del nombre de la jurisdicción puede utilizar el caracter de búsqueda %

¿Cómo realizar el registro y actualización de los familiares de un funcionario?

El sistema le permite registrar familiares de cualquiera de los siguientes parentescos:

Hijos e hijas.

Padre y madre.

Hermanos y hermanas.

Cónyuge.

Concubino o concubina.

Abuelos y abuelas.

Nietos y nietas.

Para agregar o actualizar un familiar:

1. Hacer clic en el enlace a Familiares desde la ventana de Registro de personas.

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Figura 28 Para agregar o actualizar los familiares acceda al enlace desde la ventana de registro de personas

La ventana de registro de familiares de persona le va a mostrar los familiares que tiene registrados

actualmente en el sistema y le va a permitir modificar datos de familiares ya registrados

agregando nuevos familiares.

Figura 29 Puede editar la información de familiares o agregar nuevos familiares

¿Cómo actualizar la información referente a Títulos de Formación Académica de un

funcionario de IPS? El sistema le permite su formación académica, indicada en los títulos académicos y Certificados de

cursos de mejoramiento profesional obtenidos, a todos los niveles de la escolaridad, que se

consideren pertinentes para registrar su formación.


En la ventana de registro de personas.


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3. Hacer clic en el enlace a “Formaciones…” desde la ventana de Registro de personas.

Desplegará entonces la ventana que permite registrar o actualizar los datos de la formación

académica del funcionario

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4. Si desea agregar haga clic en el botón Agregar

Se despliega la ventana correspondiente

¿Cuáles son los datos que se registran en la ventana de formación académica? Para cada uno de los títulos o certificados académicos se ingresan los siguientes datos:

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Instituto que emitió el título

Título del título

Carga horaria del título de formación.

Cursando actualmente: Puede tomar los valores SI/NO.

Fecha inicial de la formación.

Fecha final de la formación: si está cursando actualmente tomas el valor NO, y no tiene valor por omisión.

Promedio de notas obtenido en la formación

Es formación principal: Puede tomar los valores SI/NO.

Indicador de si el título requiere de renovación del registro: es un indicador que establece que el título asociado a la persona como formación principal requiere de renovación del registro (asume dos valores posibles: SI o NO).

Fecha del registro del título:

Fecha de vencimiento del registro: es la fecha en la que vence el registro del título.

¿Cómo actualizar la información referente a Experiencia Laboral? 1. Haga clic en la lista de sus favoritos en la opción “Registro de personas”:





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3. Hacer clic en el enlace a “Experiencias…” desde la ventana de Registro de personas.

Desplegará entonces la ventana que permite registrar o actualizar los datos de la Experiencia

Laboral.



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¿Cómo actualizar la información referente a Méritos y capacitaciones? A toda persona se le puede registrar en el sistema datos referente a los méritos obtenidos en su

trayectoria personal y profesional, indicados en los documentos que respaldan esos méritos.

Dichos documentos pueden ser:

constancias de logros

reconocimientos y menciones académicas (como: honores y posición en su curso de

graduación)

reconocimientos profesionales

libros editados

ponencias dictadas

condecoraciones

premios recibidos

participación en proyectos sociales

reconocimientos de parte de la comunidad, etc.



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3. Hacer clic en el enlace a “Méritos…” desde la ventana de Registro de personas.

Desplegará entonces la ventana que permite registrar o actualizar los datos de la Méritos y

capacitaciones.

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¿Cuáles son los tipos méritos? El sistema maneja los siguientes tipos de méritos:

Académicos

Comunitarios

Profesionales

Artísticos

Deportivos

Científicos

¿Cómo actualizar la información referente a Discapacidades? 1. Haga clic en la lista de sus favoritos en la opción “Registro de personas”:





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3. Hacer clic en el enlace a “Discapacidades…” desde la ventana de Registro de personas.

Desplegará entonces la ventana que permite registrar o actualizar los datos de la Discapaciades.



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¿Cuáles son los de discapacidades? Los tipos de discapacidades que se manejan en el sistema son:

Física: La diversidad funcional motora se puede definir como la disminución o ausencia de las funciones motoras o físicas (ausencia de una mano, pierna, pie, entre otros), disminuyendo su desenvolvimiento normal.

Psíquica: Se considera que una persona tiene discapacidad psíquica cuando presenta "trastornos en el comportamiento adaptativo, previsiblemente permanentes". La discapacidad psíquica puede ser provocada por diversos trastornos mentales, como la depresión mayor, la esquizofrenia, el trastorno bipolar; los trastornos de pánico, el trastorno esquizomorfo y el síndrome orgánico.2 También se produce por autismo o síndrome de Asperger.

Mental: Son limitaciones sustanciales en el funcionamiento intelectual. Se caracteriza por un funcionamiento intelectual inferior a la media, que coexiste junto a limitaciones en dos ó más de las siguientes áreas de habilidades de adaptación: comunicación, cuidado propio, vida en el hogar, habilidades sociales, uso de la comunidad, autodirección, salud y seguridad, contenidos escolares funcionales, ocio y trabajo.

Sensorial: Son limitaciones en alguno de los sentidos físicos, como por ejemplo dificultad para el habla, problemas de visión y sordera.

¿Cómo actualizar la información referente a Enfermedades crónicas? 1. Haga clic en la lista de sus favoritos en la opción “Registro de personas”:



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3. Hacer clic en el enlace a “Enfermedades…” desde la ventana de Registro de personas.

Desplegará entonces la ventana que permite registrar o actualizar los datos de la Discapaciades.

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¿Cuáles son las fases de la verificación? La condición de registro es la forma en la que el sistema controla la verificación por parte de la

Sección de Legajos de los datos que usted ingrese al sistema. Cualquier registro que requiera ser

avalado posteriormente con un documento puede estar en cualquiera de las siguientes

condiciones:

1. Modificable: Significa que puede actualizar cuantas veces desee la información ingresada.

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2. Verificable: Significa que ya solicitó a la Sección de Legajos del Personal la verificación de

los datos que ingresó, de modo que no es posible hacer ninguna modificación.

3. Aceptado: Significa que ya la Sección de Legajos del Personal aprobó los documentos que

dan soporte a la información registrada.

4. Rechazado: Significa que hubo alguna inconsistencia entre los datos que registró y los

soportes que envió a Legajos, también se indica una observación del motivo por el que se

rechaza.

Una vez que el funcionario completó su información debe solicitar verificación para que la sección

de legajos verifique sus datos y debe indicar que si quiere solicitar verificación de varios registros

(familiares, formaciones, entre otros) a la vez puede seleccionar varios en la vista de lista y darle al

proceso en la parte inferior.

¿Qué pasa si mi título o universidad no aparece? Si no aparece la información de algún título ya registrado en el SIRH.

1. El funcionario debe dirigirse a la Sección de Legajos del Personal con los Documentos

probatorios (En este caso copia del título).

2. La Sección de Legajos recibirá los documentos, registrará y verificará los datos del título.

¿Qué pasa si al ingresar el funcionario su cédula, éste no aparece en el sistema? En caso que el funcionario haya ingresado en el sistema su número de cédula, pero el sistema no

retorna información del mismo:

1. El funcionario debe dirigirse a la Sección de Legajos del Personal con la copia de su cédula.

2. La sección de Legajos del Personal verificará los datos y consultará con la Dirección de

Informática ante cualquier eventualidad.

3. La sección de Legajos tramitará la actualización de datos del funcionario.

¿Qué pasa si al intentar crear una carga la cédula de mi familiar no aparece en el

sistema, aparecen datos inconsistentes? Si al ingresar la cédula del familiar, éste, no aparece la misma en el sistema o muestra datos

inconsistentes:

1. El funcionario debe dirigirse a la Dirección de Informática con la copia de la cédula del

familiar.

2. La Dirección de Informática hará la actualización pertinente.

3. El funcionario debe actualizar sus datos o dirigirse al Centro de Actualización.

¿Qué hacer si como familiar aparecen datos de personas con la que no tiene ningún

vínculo? Si el sistema le muestra como familiar a una persona con la que no tiene ningún vínculo:

1. El funcionario debe dirigirse a la Sección de Legajos del Personal a efectuar el reclamo

correspondiente.

2. La Sección de Legajos de personal eliminará el familiar del legajo del funcionario.

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¿Qué se puede hacer si hay en la lista de universidades o títulos no aparece el que

corresponde al funcionario? Si en el sistema no aparece la Universidad o el Título del funcionario:

1. El funcionario debe dirigirse a la Dirección de Informática con la Copia del Título.

2. La Dirección de Informática hará la actualización pertinente.

3. El funcionario debe actualizar sus datos o dirigirse al Centro de Actualización.

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