MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL … · un beneficio; con la formación que se imparta en...

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE IBAGUÉ Código: MP&P.P

MACROPROCESO P. BIBLIOTECA PUBLICA VIRTUAL Versión: 01

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha:

Febrero 2013

Página 1 de 21

República de Colombia

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE IBAGUÉ-BIBLIOTECA PUBLICA VIRTUAL “ALFONSO VIÑA CALDERON”

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MACROPROCESO P.

BIBLIOTECA PÚBLICA VIRTUAL

P.BIBLIOTECA PÚBLICA VIRTUAL

2013




Febrero 2013

Página 2 de 21

INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO CONTROL DEL DOCUMENTO

Revisado por: Aprobado por:

______________________________ DIEGO FERNANDO GUZMÁN GARCÍA Gerente de Modernización Secretaría de Educación Municipal de Ibagué Fecha: ________________________ LUZ FANNY SAPUY CUERVO Profesional Universitario-Biblioteca Pública Virtual Secretaría de Educación Municipal de Ibagué

Fecha:

________________________ ENRIQUE VAQUIRO CAPERA Secretario de Educación de Ibagué Fecha:

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Elaborado por: Razón de la Actualización

01 Febrero 2013 Profesional Universitario Elaboración del Documento




Febrero 2013

Página 3 de 21

La codificación de los niveles de procesos para el presente manual es la siguiente:

Macroproceso

P. BIBLIOTECA PUBLICA VIRTUAL

Proceso Subproceso

P01. Administración de solicitudes y correspondencia

P01.01 Solicitudes préstamo de salas

P02. Desarrollar y mantener relaciones con el cliente

P02.01 Orientación al usuario.

P02.02 Visitas Guiadas

P02.03 Eventos fechas conmemorativas

P03. Comodatos y Convenios Interinstitucionales

P03.01 Legalización

P04. Formación a la Comunidad

P04.01 Formación adulto mayor y ediles

P04.02 Capacitación Tics primera infancia

P04.03 Capacitación Tics Población educativa

P.04.04 Capacitación cinematográfica Ibagué Ve y se Ve

P.04.05 Capacitación tablero inteligente Inst educativas

P.05 Gestión Administrativa P05.01 Elaboración Informes

P05.02 Adquisición de materiales pedagógicos

P.06 Tecnología y mantenimiento P.06.01 Soporte Técnico de equipos

P.06.02 Soporte Lógico

P.07 Programas Educativos

P.07.01 Refuerzo de Lectura y Escritura

P.07.02 Ludotecas y Naves Itinerantes

P.07.03 Folclorito Educativo

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS DEL MACROPROCESO

P. BIBLIOTECA PÚBLICA VIRTUAL 1. PROCESO P01. ADMINISTRACION DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA

1.1 PROCEDIMIENTO P01.01 SOLICITUDES PRESTAMO DE SALAS

OBJETIVO Recibir, y dejar registro de la solicitud que llega a la Biblioteca Pública Virtual y dar respuesta oportuna.




Febrero 2013

Página 4 de 21

ALCANCE Empieza desde la recepción y radicación de los documentos en la Biblioteca Publica Virtual (BVP) y termina con la consolidación de la información recibida, a través del funcionario Auxiliar Administrativo de la (BVP), el manejo de la correspondencia y el envío de las respuestas usando el medio más apropiado para asegurar la entrega de la comunicación al destinatario.

DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual DETALLE DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1. Recepción de solicitudes y correspondencia que llega a la BPV:

Recibe al ciudadano que ingresa a la BPV la solicitud o correspondencia.

Funcionario Auxiliar

Administrativo No aplica

2. Radicar solicitud o documento escrito: Orienta al ciudadano de recibo de la correspondencia, radica la correspondencia.



3. Verificación de disponibilidad de la solicitud: El funcionario de la BVP verifica la disponibilidad en la agenda anual donde se relacionan los prestamos de las salas.



4. Elaboración de Respuesta: El funcionario de la BVP elabora la respuesta a la entidad o persona solicitante.



5. Envió de Respuesta: El funcionario de la BVP envía la respuesta usando el medio mas apropiado.






Febrero 2013

Página 5 de 21

2. PROCESO P02. DESARROLLAR Y MANTENER RELACIONES CON EL USUARIO

2.1 PROCEDIMIENTO P02.01 ORIENTACION AL USUARIO

OBJETIVO: Brindar información adecuada y oportuna al usuario, con la debida amabilidad y precisión de la información.

ALCANCE: Desde el momento que ingrese el usuario, dar oportunamente la información clara y precisa para el usuario, quede al gusto con el servicio prestado, a su vez la información recibida.


1. Recepción de usuario: El funcionario de la BVP recibe al usuario, preguntando el motivo de la visita.

Funcionario Profesional

universitario No aplica

2. Atención consulta inmediata: El funcionario de la BVP emite la respuesta verbal y lo direcciona a la sala o reunión programada.



3. Atención y servicio bibliográfico: El funcionario de la BVP recibe al usuario en la sala de lectura y le da solución a la consulta que necesita con el material bibliográfico para su consulta interna o préstamo externo.


Universitario No aplica




Febrero 2013

Página 6 de 21

2.2 VISITAS GUIADAS


1. Recepción de solicitud por escrito o verbal: El funcionario de la BVP recibe la solicitud por escrito o verbal de la Institución Educativa u organización que desea la visita guiada.



2. Recibir Institución Educativa u organización visitante: El funcionario de la BVP recibe la Institución Educativa u organización recorriendo todas las salas, describiendo los servicios que presta para la comunidad.



3. Actividad complementaria: El funcionario de la BVP después de la visita lleva al grupo a la sala correspondiente para la actividad complementaria a realizar ya sea promoción de lectura, capacitación del tablero inteligente, taller de cine, sala de sistemas, etc.



2.3 EVENTOS FECHAS CONMEMORATIVAS

DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual DETALLE DEL PROCEDIMIENTO




Febrero 2013

Página 7 de 21

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1. CRONOGRAMA: El funcionario de la BVP realiza un cronograma anual de las fechas conmemorativas a celebrar en la Biblioteca con la comunidad.



2. PLANEACION: El funcionario de la BVP, gestiona patrocinadores de la empresa privada para el respectivo apoyo de la actividad.



3. EJECUCION: El funcionario de la BVP, invita a la comunidad en general por medio de la cartelera, pagina web y otros medios para que se hagan participes en la actividad.gestiona patrocinadores de la empresa privada para el respectivo apoyo de la actividad.



3. P03. COMODATOS Y CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES

3.1 PROCEDIMIENTO P03.01 LEGALIZACIÓN

OBJETIVO: Renovar anualmente comodato y convenios interinstitucionales para establecer compromisos de legalidad funcionamiento de las instalaciones de la Biblioteca Pública Virtual.

ALCANCE: Se adelanta este proceso con el fin de asegurar el bien, para realizar la actividad de

posicionamiento del mismo estableciendo formalidades de cumplimiento y proporcionar apoyos conjuntos, en cada una de las entidades según su competencia, para beneficio de la población.

DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual

DETALLE DEL PROCEDIMIENTO


1. Realización de solicitud: El funcionario de la BPV formula la solicitud para que sea renovado el comodato anualmente ante la entidad competente.

Profesional universitario.

No aplica




Febrero 2013

Página 8 de 21


2. Seguimiento: El funcionario de la BPV realiza el seguimiento del proceso a la entidad que compete para la actualización del mismo.


No aplica

3. Convenio Sena: El funcionario de la BPV realiza la solicitud de convenio interinstitucional SENA Regional Tolima, para apoyo a la comunidad en general, con el seguimiento de la elaboración, hasta culminar su fin de la gestión.


No aplica

4. Convenio Universidad del Tolima: El funcionario de la BPV realiza la solicitud de convenio interinstitucional Universidad del Tolima, se debe de hacer seguimiento en la consecución del personal pasante, para realizar las actividades que se adelantan: refuerzo académico, promoción de lectura, estimulación temprana, población que es beneficiada junto con el personal de la BPV.


No aplica

5. Convenio con Instituciones Educativas: El funcionario de la BPV realiza la solicitud de convenio con Instituciones Educativas para el Proceso de Servicio Social o pasantia, para el apoyo pedagógico e institucional.


No aplica

6. Convenio Instituciones Educativas oficiales y

privadas: El funcionario de la BPV realiza la solicitud de convenio con Instituciones Educativas para el proceso de préstamo de salas, para el apoyo institucional.

Funcionario responsable profesional

universitario.

No aplica

4. P.04 FORMACION




Febrero 2013

Página 9 de 21

4.1 PROCEDIMIENTO P04.01 FORMACION ADULTO MAYOR Y EDILES OBJETIVO: Formar a los usuarios identificando las necesidades y expectativas para medir y obtener un beneficio; con la formación que se imparta en las diferentes especialidades de los grupos atendidos.

ALCANCE: Este procedimiento se inicia con un planeamiento de las actividades a desarrollar en el proceso luego se convoca la comunidad a capacitar a través de oficios, cartelera, por medios web, una vez realizado este proceso se realiza la inscripción continuando con la inducción a los programas a desarrollar, se realiza la capacitación, evaluación logrando la finalidad propuesta.



ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTR

O

1. Planeamiento: El funcionario de la BVP realiza un planeamiento con actividades a desarrollar en la capacitación.


Universitario

No aplica

2. Convocatoria: El funcionario de la BVP realiza la convocatoria a la Secretaria de Bienestar Social para que ella a su vez difunda la información con las personas de adulto mayor y ediles de la comunidad, por medio de la cartelera informativa de la Biblioteca y pagina web.


Universitario

No aplica

3. Inscripciones: El funcionario de la BVP realiza las inscripciones para las fechas y horarios establecidos.


Universitario

No aplica

4. Capacitación: El funcionario de la BVP da inicio a la capacitación desarrollando el cronograma de actividades con las personas inscritas.


Universitario

No aplica




Febrero 2013

Página 10 de 21


O

5. Evaluación: El funcionario de la BVP realiza la evaluación respectiva para verificar si el objetivo de la actividad se cumplió.


Universitario

No aplica

PROCEDIMIENTO P04.02 CAPACITACIÓN TICS PRIMERA INFANCIA



1. Planeamiento: El funcionario de la BVP realiza un cronograma de trabajo y planeamiento de la actividad a realizar con los niños de la Institución Educativa visitante.


Universitario

No aplica

2. Invitación: El funcionario de la BVP realizar la invitación al rector de la institución por escrito.


Universitario

No aplica

3. Recibimiento: El funcionario de la BVP realizar una visita guiada por las instalaciones de la Biblioteca con los niños.


Universitario

No aplica

4. Capacitación: El funcionario de la BVP ubica a los niños en la sala infantil de sistemas para desarrollar la actividad planeada.


Universitario

No aplica




Febrero 2013

Página 11 de 21


O

PROCEDIMIENTO P04.03 CAPACITACION TICS POBLACIÓN EDUCATIVA





Febrero 2013

Página 12 de 21


O

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. Planeamiento: El funcionario de la BVP

realiza un cronograma de trabajo y planeamiento de la actividad a realizar con la población Educativa visitante.



2. Invitación: El funcionario de la BVP elabora oficio dirigido al rector de la Inst. Educativa, solicitando personal a capacitar (rectores, coordinadores y docentes)



3. Capacitación: El funcionario de la BVP socializa a los rectores, coordinadores y docentes las actividades a ejecutar.



4. Evaluación: El funcionario de la BVP realiza la evaluación de la actividad



PROCEDIMIENTO P04.04 CAPACITACIÓN CINEMATOGRAFICA IBAGUE VE Y SE VE. DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual


O

1. Planeamiento: El funcionario de la BVP realiza planeamiento con actividades a desarrollar en la capacitación.


Universitario

No aplica

2. Invitación: El funcionario de la BVP elabora oficio dirigido al rector de la Inst. Educativa, solicitando personal a capacitar (estudiantes)



3. Capacitación: El funcionario de la BVP da una introducción a la cinematografía, sinopsis película, proyección y taller.



4. Evaluación: El funcionario de la BVP realiza la evaluación de la actividad.



PROCEDIMIENTO P05.05 CAPACITACIÓN TABLERO INTELIGENTE INST. EDUCATIVAS.




Febrero 2013

Página 13 de 21

5. P.05 GESTION ADMINISTRATIVA:

5.1 PROCEDIMIENTO P05.01 ELABORACION INFORMES

OBJETIVO: Realizar informes periódicamente dirigido al Ministerio de cultura o entidad solicitante

ALCANCE: Los procesos de recopilación de la información para llegar a obtener la Información oportuna es brindar la correcta utilización de la actividad u Objetivo que deseamos llegar.

DEFINICIONES

SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual DETALLE DEL PROCEDIMIENTO


1. Elaboración de Informe: El funcionario de la BVP recopila la información mensual de los usuarios que ingresaron a la BVP por medio de una planilla que se diligencia diariamente, se diligencia el formato discriminando la población según la edad.



2. Envio Informe: El funcionario de la BVP envia en medio magnético y físicamente al Ministerio de Cultura.






Febrero 2013

Página 14 de 21

5.2 PROCEDIMIENTO P05.02 ADQUISICION DE MATERIALES BIBLIOGRAFICOS



O

1.: Convocatoria: El funcionario de BVP, busca participar en las diferentes convocatorias que ofrecen a nivel nacional para la adquisición de material bibliográfico o equipos.


Universitario

No aplica

2. Presentación: el funcionario de BVP, presenta propuesta a nivel nacional para participar en la convocatoria.



3. Premiación: una vez seleccionadas las entidades ganadoras el funcionario de la BVP recibe el premio.



4. Ingreso almacén: el funcionario de BVP gestionando el ingreso del mismo al almacén general del municipio y a su vez el ingreso a la base de datos de la BVP.



5. Disposición al usuario: el funcionario de BVP, rotula y forraje el material para dar a disposición de consulta para los usuarios.



6. P06.TECNOLOGIA Y MANTENIMIENTO

6.1 PROCEDIMIENTO P06.01 SOPORTE TECNICO DE EQUIPOS

OBJETIVO: Mantener los equipos de audio, video y de computo en optimas condiciones para prestar un excelente servicio a los usuarios.

ALCANCE: Este procedimiento se inicia con el reporte del usuario o instructor que en su debido momento tenga en uso el equipo y reporte la falla al servicio técnico de mantenimiento, una vez recibido el equipo con el respectivo informe de la falla, se analiza la falla y se determina si el equipo tiene arreglo al instante o si por el contrario hay que postergarlo por configuración o por falta de repuestos,




Febrero 2013

Página 15 de 21

posteriormente se realiza el informe a la dirección de la Biblioteca dando el dictamen de la falla sucedida y a su vez con la solicitud de los repuestos que se necesitan para el arreglo del equipo.




1. Verificación: El funcionario de la BVP verifica el estado de los equipos de La Biblioteca Pública Virtual cuenta con equipos de audio y video tales como amplificadores de sonido, VHS, DVD televisores, video vean, con equipos de computo.

Funcionario Técnico

Operativo No aplica

2. Dictamen: el funcionario de la BVP revisa el equipo para dar el dictamen y su respectivo informe


Operativo No aplica

3. Arreglo: el funcionario de la BVP arregla el equipo si tiene a disposición las herramientas para su arreglo, si no cuenta con el repuesta lo solocita a la dirección de la BVP.


Operativo No aplica




Febrero 2013

Página 16 de 21

6.2 PROCEDIMIENTO P06.02 SOPORTE LOGICO




1. Copias de Seguridad: el funcionario de la BVP realizar periódicamente la copia de seguridad de cada uno de los equipos del área administrativa de la Biblioteca en la unidad de disco duro portátil, con el fin de salvaguardar la información en caso de alguna pérdida de información.


Operativo No aplica

2. Actualización de software: el funcionario de la BVP apoya en la actualización de software a los equipos de las salas de sistemas, de acuerdo al grupo de sistemas de la administración central.


Operativo No aplica

3. Pagina WEB: el funcionario de la BVP, ingresa información y material fotográfico de los eventos realizados en la BVP.



4. Base de datos Siabuc: el funcionario de la BVP ingresa la información de los libros que llegan a la biblioteca con su listado para así mismo poder ingresarlos a la base de datos que maneja la biblioteca por medio del siabuc, Y confrontarlo con la base de datos dada por el ministerio de cultura, clasificar el material bibliográfico, audiovisual, publicaciones seriadas, hacer su debido proceso físico de limpieza rotulación y forraje.






Febrero 2013

Página 17 de 21

P07 PROGRAMAS EDUCATIVOS OBJETIVO: Motivar la comunidad a participar en los programas que la Biblioteca brinda para mejorar la relación entre padres e hijos bajo los contextos educativo, participativo y ciudadano buscando la culturización y aprendizaje en la formación.

ALCANCE: Son modelos de formación que surge en el aprendizaje para obtener una estimulación temprana posteriormente alcanzar la conducta y posteriormente alcanzar la conducta con responsabilidad.

7.1 PROCEDIMIENTO P07.01 REFUERZO DE LECTURA Y ESCRITURA




1. Reconocimiento: el funcionario de la BVP realiza un ejercicio de reconocimiento del personal y reconocimiento de la población con la cual se va a trabajar.


Operativo No Aplica

2. Metodologia: El funcionario de la BVP divide el material a trabajar por medio de metodología grupal o individual.


Operativo No Aplica




Febrero 2013

Página 18 de 21


3. Taller: El funcionario de la BVP aplica un taller escrito de lo leído para así dejar evidencia del mejoramiento de los asistentes al taller.



7.2 PROCEDIMIENTO P07.02 LUDOTECA NAVES INTINERANTES




1.Encuentro: el funcionario de corporación dia de la niñez con el apoyo del funcionario de la BVP realiza el encuentro una vez por semana la cual se recibe la población con un encuentro lúdico a través de un viaje de los diferentes cuentos infantiles.


Operativo No Aplica

2..Motricidad: el funcionario de corporación día de la niñez con el apoyo del funcionario de la BVP desarrolla una sesión de motricidad y movimientos corporales y vocales.


Operativo No Aplica




Febrero 2013

Página 19 de 21


3.Taller de manualidades: el funcionario de corporación dia de la niñez con el apoyo del funcionario de la BVP aplica un taller de manualidades el cual cada mamá ayuda a su hijo a la elaboración de la manualidad. Finalmente a cada niño se le dará su respectivo refrigerio


Operativo No Aplica

7.3 PROCEDIMIENTO P07.03 FOLCLORITO EDUCATIVO




1. Elaboración y diseño del programa: El funcionario de la BVP elabora un cronograma con las fechas para el programa y diseña las bases del concurso.


Universitario No Aplica

2. Socialización: El funcionario de la BVP socializa el programa al Secretario, director y población educativa.



3. Convocatoria: El funcionario de la BVP entrega convocatoria a los EE por medio de reunión de rectores.






Febrero 2013

Página 20 de 21


4. Inscripciones: El funcionario de la BVP, recibe las inscripciones de las candidatas con los respectivos soportes.



5. Preparación candidatas: El funcionario de la BVP en compañía de los docentes de artística de EE, realizan la preparación de las candidatas en glamour, etiqueta, protocolo y conocimientos del folclor y cultura ciudadana.



6. Desarrollo actividad: El funcionario de la BVP en compañía de los EE, desarrollan la actividad.



7. Desfile por las principales calles de la ciudad: El funcionario de la BVP tramita los respectivos permisos y logística del desfile.



8. Elección y coronación: El funcionario de la BVP coordina junto con el comité organización la gestión de premios a las candidatas.



9. Evaluación: El funcionario de la BVP evalúa junto el comité organizador el programa.






Febrero 2013

Página 21 de 21

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL … · un beneficio; con la formación que se imparta en...

Documents

Transcript of MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL … · un beneficio; con la formación que se imparta en...