MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE JEFATURA DE GABINETE · tarea N° 5 para su ajuste. Jefa de...
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE JEFATURA DE GABINETE 2018
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DE
JEFATURA DE GABINETE
2018
Jefatura de Gabinete
2
ÍNDICE
1. INTRODUCCION .......................................................................................................... 3
2. OBJETIVO DEL MANUAL ......................................................................................... 3
3. ÁREAS DE APLICACIÓN ........................................................................................... 3
4. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN ............................................................................... 4
5. FORMULARIOS ............................................................................................................ 4
MAPEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ........................................................... 5
INTEGRACION DE PROCESOS Y OPERACIONES ..................................................... 8
PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................... 11
Recepcionar, clasificar y despachar la correspondencia del Señor Ministro. JG 01-00-01 ........................... 12
Procesar respuestas a instrumentos de Fiscalización formuladas por la Asamblea Legislativa (Peticiones de
Informe Escrito, Minutas de Comunicación y Proyectos de Ley). JG 01-01-02 ............................................ 18
Establecer y Procesar respuestas a los Informes de las Unidades de Auditoria Interna del MEFP y sus
entidades Bajo Tuición como de la Contraloría General del Estado. JG 01-02-01 ........................................ 25
Jefatura de Gabinete
1. INTRODUCCION
En el marco de Decreto Supremo No. 29894 de fecha 7 de febrero de 20091,
que define la Estructura Organizativa del Órgano Ejecutivo del Estado
Plurinacional en el artículo 126 del mencionado decreto, establece que cada
ministerio podrá contar con una estructura de apoyo directo para el desarrollo
de sus funciones, integrada por un Jefe de Gabinete que entre sus funciones
esta:
Coordinar la agenda del Ministro.
Efectuar el seguimiento a las minutas de comunicación y peticiones de
informe formuladas por Órgano Legislativo.
Supervisar la recepción y despacho de la correspondencia del Ministro.
Coordinar las relaciones públicas y protocolo del ministerio.
Para desarrollar los procesos, operaciones y procedimientos de la Jefatura de
Gabinete se basa principalmente en el Manual de Organización y Funciones,
Reglamento Interno de Personal del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
de uso interno, adicionalmente, requiere contar con un manual que describa
los procedimientos que se siguen para ejecutar los diferentes procesos, que
además de servir de uso interno pueda ser consultado por otras instancias.
2. OBJETIVO DEL MANUAL
El objetivo del presente manual es dotar de un instrumento administrativo que
permita identificar los procesos y procedimientos que se ejecutan en la
Jefatura de Gabinete, con el objetivo de servir como documento de consulta
para usuarios internos y externos, así como inducir al personal de nuevo ingreso
en las tareas y procedimientos de la presente Jefatura.
3. ÁREAS DE APLICACIÓN
Este Manual está orientado a los usuarios internos del Ministerio (servidores
públicos de las diferentes unidades y áreas organizacionales de la Entidad), y
a los usuarios externos (servidores públicos de las diferentes entidades e
instituciones públicas y público en general que requiera consultar este
documento).
1 DS.29894, Título IV Estructura Común De Apoyo Para Los Ministerios, Capítulo IV: Instancias de Apoyo Institucional; Artículo 126.- (APOYO FUNCIONAL)
Jefatura de Gabinete
4. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
La Jefatura de Gabinete, en coordinación con la Unidad Administrativa,
efectuará la revisión y actualización periódica del presente Manual, en función
de la experiencia de su aplicación, de observaciones, recomendaciones
presentadas y fundamentadas por las unidades operativas relacionadas y
modificaciones realizadas al Sistema de Organización Administrativa.
5. FORMULARIOS
MAPEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO N°4
6
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 04
MAPEO DE PROCESOS
NOMBRE DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL:
JEFATURA DE GABINETE
CÓDIGO
PROCESO
PROCESOS
CÓDIGO
OPERACIÓN
OPERACIONES
CÓDIGO
PROCED.
PROCEDIMIENTOS
JG 01
Prestar apoyo
directo al Sr.
Ministro en diversos
temas.
JG 01-01
Administración
de
Correspondenc
ia Normal y
Especial
JG
01-01-01
Recepcionar, clasificar y Despachar la
correspondencia del Señor Ministro.
JG
01-01-02
Procesar respuestas a Instrumentos de
Fiscalización formulados por la Asamblea
Legislativa (Peticiones de Informe Escrito,
Minutas de Comunicación y Proyectos de Ley
en Consulta).
JG 01-02
Ejecución de
Control Interno
en el MEFP y sus
Entidades Bajo
tuición,
respecto a los
Informes de
Auditoría.
JG 01-02-01
Establecer y Procesar respuestas a los Informes
de las Unidades de Auditoria Interna del MEFP
y sus entidades Bajo Tuición como de la
Contraloría General del Estado.
ELABORADO POR: APROBADO POR:
ACTUALIZACIÓN N°:
Víctor Baldellon Avendaño
TÉCNICO
René Fernando Rocha Plata
JEFA DE GABINETE a.i.
FECHA DE APROBACIÓN O ACTUALIZACIÓN:
21/01/2019
Alfredo Crispín Mamani
TÉCNICO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 04
MAPEO DE PROCESOS
NOMBRE DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL:
JEFATURA DE GABINETE
Freddy Quispe Beltrán
TÉCNICO
Gonzalo Ramiro Hinojosa García
Profesional IX
INTEGRACION DE PROCESOS Y OPERACIONES
FORMULARIO N°5
9
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 05
INTEGRACIÓN DE
PROCESOS Y
OPERACIONES
NOMBRE DEL ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL:
JEFATURA DE GABINETE
NOMBRE DEL PROCESO:
Prestar apoyo directo al Señor Ministro de Economía y Finanzas
Públicas en diversos temas.
CÓDIGO:
JG 01
OBJETIVO:
Correspondencia del Sr. Ministro, las Minutas de Comunicación, Peticiones de Informe
Escrito y los Proyectos de Ley atendidas de manera oportuna, eficaz y eficiente. Así como
mantener informado a la MAE sobre la Auditoria Ejecutadas y evaluadas en el MEFP y las
EBT.
UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO
Jefatura de Gabinete
PRODUCTOS DEL PROCESO:
Registro central de ingreso y salida de correspondencia del Despacho del Señor
Ministro de Economía y Finanzas Públicas.
Instrumentos de Fiscalización de la Asamblea Legislativa Plurinacional atendidos
oportunamente.
Respuestas a los informes de Auditoria al interior del Ministerio de Economía y
Finanzas Publicas y sus Entidades Bajo Tuición y Contraloría General del Estado
OPERACIONES COMPONENTES DEL PROCESO
CÓDIGO OPERACIÓN RESPONSABLES PRODUCTO TIEMPO
DÍAS
JG 01-01
Administración de
Correspondencia
Normal y Especial
Jefe de
Gabinete
-Correspondencia
recibida, derivada,
enviada, seguida y
respuestas a
requerimientos fiscales,
peticiones de informe,
etc. realizadas
Variable
JG 01-02
Ejecución de Control
Interno en el MEFP y
sus Entidades Bajo
tuición, respecto a
los Informes de
Auditoría.
JG 01-02-01
Respuestas a los informes
de Auditoria al interior
del Ministerio de
Economía y Finanzas
Publicas y sus Entidades
Bajo Tuición y Contraloría
General del Estado
Variable
TOTAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO: A requerimiento
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR: APROBADO POR: ACTUALIZACIÓN N°:
10
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 05
INTEGRACIÓN DE
PROCESOS Y
OPERACIONES
Víctor Baldellon Avendaño
TECNICO
René Fernando Rocha
Plata
JEFA DE GABINETE a.i.
FECHA DE APROBACIÓN O
ACTUALIZACIÓN:
21/01/2019
Alfredo Crispín Mamani
TECNICO
Freddy Quispe Beltrán
TECNICO
Gonzalo Ramiro Hinojosa
García
Profesional IX
PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO N°6
12
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL:
JEFATURA DE GABINETE
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Recepcionar, clasificar y despachar la correspondencia del
Señor Ministro. JG 01-00-01
CÓDIGO:
JG 01-00-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Administración de Correspondencia Normal y Especial.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Contar con un registro central de ingreso y salida de correspondencia del Señor Ministro y
responder oportunamente las necesidades de la sociedad, entidades públicas y
privadas.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Correspondencia.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Correspondencia del Señor Ministro recepcionada, clasificada y despachada de manera
oportuna, en registro SIGA, copias selladas y archivadas.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Correspondencia recurrente:
Prioridad Alta: en el día o hasta 3 días
Prioridad Media: de 4 a 10 días
Casos Especiales:
Informes de investigación de transparencia hasta 45 días.
Informes DGAJ-DGAA hasta 15 días.
Respuestas de Viceministerios hasta 20 días en función a la temática.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Elabora y remite la correspondencia al
Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas.
Solicitante
2
Recepciona la correspondencia,
registra en el Sistema SIGA y deriva con
su respectiva hoja de ruta a Jefatura
de Gabinete.
Encargados (as) de
Recepción y
registro de
Correspondencia
de la ORDC
Hoja de Ruta y Libro
de registro
3
Revisa y analiza la correspondencia,
bajo lineamientos establecidos con el
Sr. Ministro, y si requiere de: análisis,
informe y/o proyecto de respuesta de
un área o unidad organizacional,
deriva en la hoja de ruta al área
correspondiente, solicitando la
respectiva respuesta (con plazo de
días, variable, dependiendo de la
prioridad de la correspondencia). Pasa
a tarea 4.
Jefe de Gabinete
13
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
En caso de no requerir respuesta, se
deriva al archivo y/o al área
correspondiente para su
conocimiento. Pasa a la tarea 9.
4
Registra las derivaciones en el sistema
SIGA; coordina y supervisa la entrega
de la correspondencia con
mensajería.
Encargado de
Despacho de
Correspondencia
Libro de Registro
5
Elabora nota de respuesta en función
a la instrucción recibida y lo remite a la
ORDC central.
Autoridad
Responsable del
Área y/o Unidad
Organizacional
Proyecto de
Respuesta
6
Registra el reingreso del documento
de respuesta y deriva a Jefatura de
Gabinete.
Encargados (as)de
Recepción y
Registro ORDC
Libro de Registro
7
Revisa el documento.
En caso de aprobar deriva al Señor
Ministro, caso contrario vuelve a la
tarea N° 5 para su ajuste.
Jefa de Gabinete
8
Revisa el documento, en caso de existir
observaciones vuelve a la tarea Nº 3 ó
5 para su ajuste según corresponda.
De no existir observaciones, firma la
nota de respuesta y pasa a la siguiente
tarea.
Señor Ministro
9
Deriva la correspondencia por el
sistema SIGA a diferentes reparticiones
públicas y privadas (Descargo);
coordina y supervisa la entrega de la
correspondencia con el área de
mensajería.
Encargado de
Despacho de
Correspondencia
Nota de respuesta
(firmada)
10
Revisa, desglosa, fotocopia y entrega
la correspondencia a su respectivo
destino. Mensajería
Copia de las notas
de respuesta
(firmadas)
debidamente
selladas
11
Digitaliza y sistematiza las notas
emitidas por el Despacho obteniendo
de esta manera el archivo digital.
Encargado de
Archivo Archivo digitalizado
12
Efectúa el resguardo físico de la
correspondencia en Despacho del
Señor Ministro.
Encargado de
Archivo
Archivo físico de la
correspondencia
firmada
ELABORADO POR: APROBADO POR:
ACTUALIZACIÓN N°:
14
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Víctor Baldellon Avendaño
TECNICO
René Fernando Rocha
Plata
JEFE DE GABINETE a.i.
FECHA DE APROBACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
Alfredo Crispín Mamani
TECNICO
21/01/2019
Freddy Quispe Beltrán
TECNICO
15
Nº
TareaSolicitante
1
2
Inicio
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIONAR, CLASIFICAR Y DESPACHAR LA CORRESPONDENCIA DEL SEÑOR MINISTRO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
JEFATURA DE GABINETE
FORM 07
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS
Página 1 de 3
CÓDIGO:
JG-01-00-01
Encargados(as) de
Recepción y Registro
de Correspondencia de
la ORDC
Total : 12 tareas
Jefe de GabineteEncargado de
Despacho de
Correspondencia
Autoridad Responsable
del Área o Unidad
Organizacional
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Ministro MensajeriaEncargado de
Archivo
Elabora y remite la
correspondencia al
MEFP
Registra en el SIGA y
deriva con su respectiva
Hoja de Ruta
Recepciona la
correspondencia
Revisa y analiza la
correspondencia, si
requiere análisis y/o
proyecto de respuesta
deriva en la hoja de ruta
con plazo dependiendo de
la prioridad
3
Pasa a la
Pag.2
A
En caso de no requerir
respuesta se deriva al
archivo y/o al areas
corrrespondiente su
conocimiento
B
Registra las
derivaciones en el SIGA
coordina y supervisa la
entrega de
correspondencia con
mensajeria
A
4
D
16
Nº
TareaSolicitante
5
6
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIONAR, CLASIFICAR Y DESPACHAR LA CORRESPONDENCIA DEL SEÑOR MINISTRO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
JEFATURA DE GABINETE
FORM 07
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS
Página 2 de 3
CÓDIGO:
JG-01-00-01
8
Encargada de
Recepción y Registro
de Correspondencia de
la ORDC
Total : 12 tareas
Jefe de GabineteEncargado de
Despacho de
Correspondencia
Autoridad responsable
del Área o Unidad
Organizacional
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Ministro MensajeriaEncargado de
Archivo
7
Viene
de la
Pag.1
Elabora nota de
respuesta en funcion a
la instrucción recibida
Revisa el Documento
Registra el reingreso del
documento de respuesta
y deriva a la jefe de
gabinete
Existe
observaciones ?
Si
NoC
C
Pasa a la
Pag.3
D
Revisa el Documento
Existe
observaciones ?D
Si
No
Aprueba , firma nota de
respuesta
17
Nº
TareaSolicitante
9-11
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIONAR, CLASIFICAR Y DESPACHAR LA CORRESPONDENCIA DEL SEÑOR MINISTRO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
JEFATURA DE GABINETE
FORM 07
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS
Página 3 de 3
CÓDIGO:
JG-01-00-01
Encargada de
Recepción y Registro
de Correspondencia de
la ORDC
Total : 12 tareas
Jefe de GabineteEncargado de
Despacho de
Correspondencia
Autoridad Responsable
del Área o Unidad
Organizacional
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Ministro MensajeriaEncargado de
Archivo
12
Viene de
Pag. 2
Deriva la correspondencia
por el Sistema SIGA a las
diferentes reparticiones
pùblicas y Privadas.
Coordina y supervisa la
entrega de
correspondencia con
mensajeria
Revisa, desglosa,
fotocopia y entrega la
correspondencia a su
respectivo destino
Digitaliza y sistematiza
las notas emit idas por el
Despacho
Efectúa el resguardo
fisico y digital de la
correspondencia del
Despacho del Sr.
Ministro
Fin
B
18
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL:
JEFATURA DE GABINETE
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Procesar respuestas a instrumentos de Fiscalización formuladas por
la Asamblea Legislativa (Peticiones de Informe Escrito, Minutas de
Comunicación y Proyectos de Ley). JG 01-01-02
CÓDIGO:
JG 01-01-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Administración de Correspondencia con prioridad
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Instrumentos de Fiscalización respondidos dentro de los plazos establecidos y con el
respectivo respaldo técnico.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Información estadística e historial para su procesamiento a Peticiones de Informe Escrito,
Minutas de Comunicación y Proyectos de Ley.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Instrumentos de Fiscalización debidamente respondidos en el plazo establecido,
registradas en el SIGA y selladas las copias respectivas y debidamente archivadas.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Plazo de acuerdo a las normativas establecidas en la Asamblea Legislativa.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Elabora y remite solicitud al
Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas.
Peticionario
2
Recepciona las solicitudes y
registra en el Sistema SIGA con la
respectiva Hoja de Ruta.
Encargadas (os) de
Recepción y registro de
Correspondencia de la
ORDC
Hoja de Ruta y Libro
de Registro
3
Analiza y evalúa las solicitudes, y
coloca instrucción en la hoja de
ruta derivando al área o unidad
organizacional correspondiente,
solicitando la respectiva respuesta
con plazo de acuerdo al tipo de
solicitud.
Jefe de Gabinete
4
Registra las derivaciones en el
Sistema SIGA; coordina con
mensajería entrega de la
documentación con la instrucción
correspondiente.
Técnico Asistente de
Gabinete Libro de Registros
5 Realiza el monitoreo mediante
SIGA al cumplimiento de los plazos
Técnico Asistente de
Gabinete Sistema SIGA
19
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
e informa a su inmediato superior
para que tome la debidas
previsiones.
6
Elabora respuesta según
competencias y remite a la
ORDC el proyecto de respuesta
en medio físico y en medio digital
al correo electrónico institucional.
Autoridad(es)
Responsable(s) del Área
o Unidad
Organizacional
Proyecto de
Respuesta
7
Recepciona el o los proyectos de
respuesta enviados y registra el
reingreso en el SIGA remitiéndolo
al Técnico Asistente de Gabinete.
Encargadas(os) de
Recepción y registro de
Correspondencia de la
ORDC
Libro de Registros
8
Procesa respuesta final para V°B°
del Jefe de Gabinete y posterior
firma del Sr. Ministro.
Técnico Asistente de
Gabinete Notas Externas
9
Revisa el documento.
En caso de tener observaciones
vuelve a la tarea Nª 6 y/o 8 para
realizar los ajustes que
correspondan caso contrario para
a la siguiente tarea.
Jefe de Gabinete
10 Remite el proyecto de respuesta
al Sr. Ministro. Jefe de Gabinete
Proyecto de
Respuesta
11
Revisa el documento, en caso de
existir observaciones vuelve a la
tarea Nº 6 para su ajuste según
corresponda.
De no existir observaciones, firma
la nota de respuesta y pasa a la
siguiente tarea.
Sr. Ministro
12
Registra en el Sistema SIGA, y
despacha las respuestas a la
instancia correspondiente,
coordinando con mensajería la
entrega oportuna de la
documentación.
Técnico Asistente de
Gabinete Sistema SIGA
13
Lleva toda la documentación a la
instancia correspondiente y
entrega las copias al Técnico
Asistente de Gabinete para su
posterior clasificación con sus
respectivos antecedentes.
Mensajero
Copia de las notas
debidamente
selladas
20
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
14 Digitaliza las copias selladas y lo
carga en el Sistema SIGA.
Encargado de Archivo Archivo digitalizado
16
Archiva toda la documentación
(notas de respuesta con el
respectivo sello de recepción)
Encargado de Archivo
Archivo físico de la
correspondencia
firmada
ELABORADO POR
APROBADO POR:
ACTUALIZACIÓN N°:
Víctor Baldellón Avendaño
TECNICO
René Fernando Rocha
Plata
JEFE DE GABINETE a.i.
FECHA DE APROBACIÓN O
ACTUALIZACIÓN:
21/01/2019
Alfredo Crispín Mamani
TECNICO
Freddy Quispe Beltrán
TECNICO
21
Nº
TareaPeticionar io
1
2
Inicio
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCESAR RESPUESTAS A INSTRUMENTOS DE FISCALIZACIÓN FORMULADAS POR LA ASAMBLEA LEGISLATIVA (PETICIONES DE INFORME ESCRITO, MINUTAS DE COMUNICACIÓN Y PROYECTOS DE LEY)
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
JEFATURA DE GABINETE
FORM 07
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS
Página 1 de 4
CÓDIGO:
JG-01-01-02
4
Encargados(as) de
Recepción y Registro
de Correspondencia de
la ORDC
Total : 16 tareas
Jefe de Gabinete
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Tecnico Asistente MinistroEncargado de
Archivo
Elabora y remite la
solicitud al MEFP
Registra en el SIGA con
su respectiva Hoja de
Ruta
Recepciona la solicitud
Analiza y evalúa la
solicitud, y coloca la
instrucción en la Hoja de
Ruta derivando al Área o
Unidad organizacional
solicitando la respect iva
respuesta con plazo de
acuerdo al tipo solicitud. 3
Registra las derivaciones
en el SIGA, coordina con
mensajería la entrega de
la documentación con la
instrucción correspondiente
Pasa a la
Pag.2
Autoridad(es)
Responsable(s) del Área
o Unidad OrganizacionalMensajero
22
Nº
TareaPeticionar io
5
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCESAR RESPUESTAS A INSTRUMENTOS DE FISCALIZACIÓN FORMULADAS POR LA ASAMBLEA LEGISLATIVA (PETICIONES DE INFORME ESCRITO, MINUTAS DE COMUNICACIÓN Y PROYECTOS DE LEY)
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
JEFATURA DE GABINETE
FORM 07
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS
Página 2 de 4
CÓDIGO:
JG-01-01-02
7
Encargados(as) de
Recepción y Registro
de Correspondencia de
la ORDC
Total : 16 tareas
Jefe de GabineteAutoridad(es)
Responsable(s) del Área
o Unidad Organizacional
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Técnico Asistente MinistroEncargado de
Archivo
6
Viene de
la Pag.1
Realiza el monitoreo
mediante el SIGA al
cumplimiento de los plazos e
informa a su inmediato
superior para que tome las
debidas previsiones
Registra el reingreso en el
Sistema SIGA y lo remite
al Técnico Asistente
Pasa a la
Pag.3
Elabora respuesta según
sus competencias y
envía a la ORDC el
proyecto de respuesta
mediante en medio físico
y en medio digital al
correo institucional.
Recepciona el o los
proyectos de respuesta.
Mensajero
AB
23
Nº
TareaPeticionar io
8 y 9
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCESAR RESPUESTAS A INSTRUMENTOS DE FISCALIZACIÓN FORMULADAS POR LA ASAMBLEA LEGISLATIVA (PETICIONES DE INFORME ESCRITO, MINUTAS DE COMUNICACIÓN Y PROYECTOS DE LEY)
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
JEFATURA DE GABINETE
FORM 07
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS
Página 3 de 4
CÓDIGO:
JG-01-00-02
11
Encargados(as) de
Recepción y Registro
de Correspondencia de
la ORDC
Total : 16 tareas
Jefe de Gabinete
Autoridad(es)
Responsable(s) del Área
o Unidad Organizacional
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Técnico Asistente MinistroEncargado de
Archivo
10
Viene de
Pag. 2
Existe
observaciones ?
Si
No
A
Procesa la respuesta
final para V°B°del Jefe
de Gabinete
Revisa el documento
Remite el proyecto de
respuesta al Sr Ministro
Revisa las respuestas y
antecedentes
Existe
observaciones ?B
Aprueba y Firma la nota
de respuesta
Pasa a la
Pag. 4
Mensajero
No
Si
12
A
24
15 y 16
Nº
TareaPeticionar io
13 y 14
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCESAR RESPUESTAS A INSTRUMENTOS DE FISCALIZACIÓN FORMULADAS POR LA ASAMBLEA LEGISLATIVA (PETICIONES DE INFORME ESCRITO, MINUTAS DE COMUNICACIÓN Y PROYECTOS DE LEY)
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
JEFATURA DE GABINETE
FORM 07
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS
Página 4 de 4
CÓDIGO:
JG-01-01-02
Encargados(as) de
Recepción y Registro
de Correspondencia de
la ORDC
Total : 16 tareas
Jefe de Gabinete
Autoridad(es)
Responsable(s) del
Área o Unidad
Organizacional
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Técnico Asistente MinistroEncargado de
Archivo
Viene de
Pag. 3
Lleva toda la documentación
a la instancia
correspondiente, entrega al
Técnico Asistente para su
posterior clasif icación con
sus respectivos
antecedentes.
Mensajero
Digitaliza las copias
selladas y lo carga en el
Sistema SIGA.
Archiva toda la
documentación (nota de
respuesta con el respectivo
sellos de recepción)
Fin
Registra en el Sistema
SIGA, y despacha la
respuesta a la instancia
correspondiente,
coordinando con mensajería
la entrega de la
documentación
15 y 16
25
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL:
JEFATURA DE GABINETE
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Establecer y Procesar respuestas a los Informes de las Unidades de
Auditoria Interna del MEFP y sus entidades Bajo Tuición como de
la Contraloría General del Estado. JG 01-02-01
CÓDIGO:
JG 01-02-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Ejecución de Control Interno en el MEFP y sus Entidades Bajo tuición, respecto a los
Informes de Auditoría.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Informar a la MAE en el cumplimiento de las recomendaciones de los informes de
auditoría interna del MEFP y sus entidades bajo tuición como de la Contraloría General
del Estado.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Ley 1178
Normas de Auditoria Gubernamental
Resolución N°CGR -1-010-97 del 25 de marzo del 97
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Respuestas a los informes de Auditoria al interior del Ministerio de Economía y Finanzas
Publicas y sus Entidades Bajo Tuición y Contraloría General del Estado
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Variable
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Para el MEFP:
Emite el o los Informes de
las Auditoría, mismo que es
remitido a:
- Despacho del Ministro.
-Contraloría General del
Estado.
-Áreas y/o Unidades
organizacionales
auditadas según
corresponda
Con la recomendación de
Cumplimiento de Artículos
segundo y Tercero de la
Resolución N°CGR-
1/010/97 y el cumplimiento
en su integridad del punto
6 del Instructivo
Jefa Unidad de Auditoría
Interna
Entidades Bajo Tuición y
Dependencia.
Hoja de RUTA, Libro
de Registro y Notas
Internas.
26
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
MEFP/DM/OCA
N°001/2011. Pasa a la
siguiente tarea
Para la Entidades Bajo
Tuición y Dependencia
Emite informe de las
Auditorias y lo remite al
MEFP. Pasa a la tarea N°8
2
Remite la Copia de las
Notas de envió de los
Informes y/o Seguimientos
a los Áreas y/o unidades
auditadas según
corresponda; a la Oficina
de Control de Auditorías.
Jefa Unidad de Auditoría
Interna
Copia de la Nota
remitida
3
Recepciona el Informe y/o
Seguimiento enviado al
Señor Ministro con la Nota
Interna con sello de la
ORDC CENTRAL, así como
su respectiva Hoja de Ruta
con la Instrucción, Sello y
Firma de la Jefa de
Gabinete.
Responsable de la Oficina de
Control de Auditorías
Hoja de Ruta, Libro
de Registro.
4
Revisa si el Informe y/o
Seguimiento si contiene o
no Recomendaciones de
control Interno (Informes
limpios o con Hallazgos de
Auditoría) y/o
Recomendaciones
pendientes de
Implantación.
Remite recordatorios para
su correcto llenado de los
Formatos N°1 y N°2 a los
Viceministros, Directores
y/o Jefes de Unidad
mediante herramientas
y/o instrumentos
informáticos como el
Responsable de la Oficina de
Control de Auditorías
Informes de
Auditoría
27
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Correo Institucional,
Correspondencia SIGA
Internet y Teléfono.
5
Elabora o llena los formatos
F1 y F2 según corresponda
y los remite a la Oficina de
Control de Auditorias
debidamente firmados y
sellados
Autoridades de las Áreas y/o
unidades organizacionales
auditadas
Formato 1 y /o 2
6
Recepciona y revisa los
formatos N°1 y/o N°2
según corresponda, en
doble ejemplar.
Si no tiene observaciones
lo remite a la MAE para su
firma. Pasa a la siguiente
tarea.
Caso contrario devuelve
al área y/o unidad
responsable para su
corrección cuando los
Formatos N°1 y N°2 no
cumplan con lo citado en
los numerales 3 y 5, y si
corresponde el numeral 2
del Instructivo
MEFP/DM/OCA
N°001/2011 vuelve al tarea
N° 5.
Responsable de la Oficina de
Control de Auditorías
Hoja de RUTA, Libro
de Registro y Notas
Internas.
7
Recepciona, revisa los
Formularios N°1 y/o N°2
según corresponda.
Si no tiene observación
suscribe los formularios y lo
remite a la Contraloría
General del Estado y a la
Unidad de Auditoria
Interna. Pasa a la tarea 12.
Caso contrario vuelve a la
tarea 5 y/o 6.
MAE
Hoja de RUTA, Libro
de Registro y Notas
Internas.
8 Revisa y Analiza la
documentación recibida
Responsable de la Oficina de
Control de Auditorías Notas , Hoja de Ruta
28
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
referente a Informes de
Auditoría de las Entidades
Bajo Tuición, Evaluaciones
de la Contraloría General
del Estado a los Informes
de las Entidades Bajo
Tuición y a Los Informes del
MEFP.
9
Elabora Notas de
Atención y/o Instrucción
de Cumplimiento de las
Recomendaciones
contenidas en los Informes
de Auditoria de las
Entidades Bajo Tuición,
Evaluaciones de la
Contraloría General del
Estado e Informes de
Auditoría del MEFP.
Responsable de la Oficina de
Control de Auditorías Notas , Hoja de Ruta
10 Remite el Proyecto de
respuesta a la MAE.
Responsable de la Oficina de
Control de Auditorías Hojas de Ruta
11
Revisa el Proyecto de
respuesta. En caso de
aprobar firma la nota de
respuesta para remisión a
las Entidades
correspondientes.
En caso de tener
observaciones vuelve a la
tarea N° 9.
MAE Notas, Hoja de Ruta.
12
Registra en el Sistema SIGA,
y despacha la respuesta a
la instancia
correspondiente,
coordinando con
mensajería la entrega de
la documentación.
Encargada de Recepción y
Registro ORDC Sistema SIGA
13
Revisa, desglosa, y
entrega las Notas
Recepcionadas para su
envió a la Oficina de
Control de Auditorías.
Mensajería
Sistema Siga, Notas
debidamente
selladas
29
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
14
Archiva (nota de
respuesta con el
respectivo sello de
recepción) en la Oficina
de Control de Auditorías.
Responsable de la Oficina de
Control de Auditorías
Notas
Recepcionadas
ELABORADO POR
APROBADO POR:
ACTUALIZACIÓN N°:
Gonzalo Ramiro Hinojosa
García
PROFESIONAL IX
René Fernando Rocha Plata
JEFA DE GABINETE a.i.
FECHA DE APROBACIÓN
O ACTUALIZACIÓN:
21/01/2019
30
Nº
Tarea
1
2-3
Inicio
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ESTABLECER Y PROCESAR RESPUESTAS A LOS INFORMES DE LAS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA DEL MEPF Y SUS ENTIDADES BAJO TUICIÓN COMO LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
JEFATURA DE GABINETE
FORM 07
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS
Página 1 de 2
CÓDIGO:
JG-01-01-03
Total : 14 tareas
MAE DE LAS
ENTIDADES
BAJO TUICIÓN
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
MAE DEL MEFPRESPONSABLE
DE OCA
AUTORIDADES DE
LAS ÁREAS Y/O
UNIDADES
ORGANIZACIONALES
Emite los informes
de auditoria
Remite copia de las
notas de envío de los
Informes y/o
seguimientos de las
Areas y unidades
auditadas
4
JEFE DE LA UNIDAD
DE AUDITORIA
INTERNA
MENSAJERIA
Corresponde al
MEFP ?
A No
Si
Recepciona informe y/o
seguimiento
Revisa si el informe contiene o
no recomendaciones
(Hallazgos) ,
recomendaciones pendientes
de implantación
Remite recordatorios del
correcto llenado de los
formularios 1y 2
Elabora o llena los
formularios1 y/o 2 según
corresponda
Recepciona y revisa los
formularios 1y/o 2 según
corresponda
Tiene
observaciones?
Si
Recepciona, revisa los
Formularios 1y/o 2 No
Tiene
observaciones ?
B
B SiPasa a la
Pag 2
No
5
B
6-7
31
Nº
Tarea
8
9-11
Viene de
la Pag. 1
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ESTABLECER Y PROCESAR A LOS INFORMES DE LAS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA DEL MEPF Y SUS ENTIDADES BAJO TUICIÓN COMO LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
JEFATURA DE GABINETE
FORM 07
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS
Página 2 de 2
CÓDIGO:
JG-01-01-03
Total : 14 tareas
MAE DE LAS
ENTIDADES
BAJO TUICIÓN
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
MAE DEL MEFPRESPONSABLE
DE OCA
ENCARGADA DE
RECEPCIÓN DE LA
ORDC
Suscribe los
formularios 1 y/o 2
según
corresponda. Y lo
remite ala CGE
JEFE DE LA UNIDAD
DE AUDITORIA
INTERNA
MENSAJERIA
Elabora notas de
atención o instrucción de
cumplimiento de las
Recomendaciones
Revisa el proyecto de
respuesta
Tiene
observaciones?
No
Firma nota de remisión
para remisión a las
Entidades Bajo Tuición.
Fin
12-13-14
Revisa y analiza la
documentación recibida
referente a informes de
auditoria de las EBT
c
A
Remite el Proyecto de
respuesta a la MAE .
D
D
Registra en el Sistema
SIGA y despacha la
respuesta la instancia
correspondiente
Revisa, desglosa y
entrega las notas
recepcionadas para su
envio a la Oficina de
Control de Auditorias
Archiva (nota de
respuesta con
respectivo sello de
recepción)
c
