MANUAL DE PROCESOS CREACIÓN DE CLIENTES...MANUAL DE PROCESOS CREACIÓN DE CLIENTES Creación Masiva...

MUTUALISTA PICHINCHA

DIRECCIÓN DE NEGOCIOS FINANCIEROS

MANUAL DE PROCESOS

CREACIÓN DE CLIENTES

MPR_FC_CRC_CLT_01

Elaboración: 2015-01-30

Elaborado por: Página 2 de 30 IM - Gerente de Productos Financieros

WQ - Ing. de Procesos

MANUAL DE PROCESOS CREACIÓN DE CLIENTES

CONTENIDO

1. OBJETIVO .................................................................................................................................. 3

2. ALCANCE ................................................................................................................................... 3

3. REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................................. 3

4. DEFINICIONES / ABREVIATURAS ........................................................................................... 4

5. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES ................................................................................... 5

6. POLITICAS ................................................................................................................................. 5

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ................................................................................................ 7

7.1. ESTRUCTURA DEL PROCESO ................................................................................................ 7

7.2. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ...................................................................................... 8

7.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO CREACIÓN EN AGENCIA ...................................... 9

7.3.1. DETALLE DE ACTIVIDADES .......................................................................................... 10

7.4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CREACIÓN FUERA DE AGENCIA. ................ 14


7.5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CREACIÓN MASIVA. ...................................... 20


8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN ....................................................................................................... 23

9. CONTROL DE DOCUMENTOS ............................................................................................... 23

10. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO ......................................................................................... 24

11. FORMULARIOS (FORMATOS Y ANEXOS) ............................................................................ 25

1.1.1 FORMATOS ..................................................................................................................... 25

1.1.2 ANEXOS ........................................................................................................................... 25

ANEXO N° 1. MATRIZ DE REQUISITOS PARA PERSONAS NATURALES / EXTRANJERAS Y JURÍDICAS. ..................................................................................................................................... 25

ANEXO N° 2. EVALUADOR DE PERFIL INICIAL DE RIESGO DEL CLIENTE. ........................... 26

ANEXO N° 3. FORMATO INDIVIDUAL DE FIRMAS DEL CLIENTE ............................................. 26




1. OBJETIVO Iniciar la relación comercial con el Cliente mediante la recopilación de documentos e información que cumpla con la Normativa del Ente de Control para registrar en el sistema de forma lógica y coherente. Generar una base de datos y documentación de forma centralizada que permita una administración futura para cada línea de negocio evitando duplicidad de documentación e información.

2. ALCANCE Este proceso comprende desde la recepción del requerimiento de potenciales clientes, recopilación de documentación e información, hasta la validación del correcto registro de datos en el sistema.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

1. Circular N° IG-INSFPR-2014-099 de la Superintendencia de Bancos. “La Superintendencia de Bancos emite la disposición al sistema financiero para que los bancos prestes el servicio tanto a los refugiados como a los solicitantes de refugio.”

“Lo señalado, no limita la aplicación de las políticas de control de riesgos ni de prevención de lavado de activos que, dentro del ámbito legal y normativos vigente, apliquen las entidades del sistema financiero controlado de manera general para todos sus clientes”.

2. Resolución Junta Bancaria del Ecuador No. JB-2012-2146 Superintendencia de Bancos del Ecuador; ARTÍCULO 14.- Las instituciones del sistema financiero deben diseñar y adoptar el formulario de solicitud de inicio de relación comercial en el que se incorporará como mínimo la información y documentación que se detalla en el literal 14.1 y 14.2.

3. Resolución N° JB-2014-3066 de la Superintendencia de Bancos Literal 4.12, numeral 4.3.5.10 Requerir a los clientes que el registro y modificación de la información referente a su número de telefonía móvil y correo electrónico, se realicen por canales presenciales, además no se debe mostrar esta información por ningún canal electrónico.




4. DEFINICIONES / ABREVIATURAS

Definición Captura de datos.- Extraer automáticamente los datos de un documento físico. Cliente potencial.- El que ha consultado por los servicios o productos de la institución del sistema financiero y que puede estar interesado en acceder a un producto o servicio diferente o nuevo. Debida diligencia.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos que aplica la entidad, a sus accionistas, clientes, empleados, corresponsales y mercado, para evitar que se la utilice como un medio para el cometimiento de lavado de activos o financiamiento de delitos. Homónimo: Es un adjetivo que permite hacer referencia a dos o más personas o cosas que llevan un mismo nombre. Perfil Inicial de riesgo del cliente: Condición de riesgo del cliente tanto por su perfil de comportamiento y perfil transaccional que pueden exponer a la entidad a la ocurrencia de sucesos con implicaciones de lavado de activos o financiamiento de delitos. Sindicados: Coincidencia positiva tanto en nombres, apellidos y número de cédulas en base negativas. Validar: Es la comprobación que un conjunto de datos y documentos, cumplan con ciertos requisitos. Verificar: Es la confirmación que un determinado dato cumple con los requisitos y normas previstos para garantizar el desarrollo del producto correctamente. Abreviaturas: CONSEP: Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas. ESP: Estado de Situación Personal ESP Básico: Anexo N° 4. ESP de Ahorro Persona Natural y Persona Jurídica ESP Completo: ESP de Crédito OFAC: Oficina de Control de Activos Extranjeros ONU: Listado de Terroristas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas PEP´s: Persona Políticamente Expuesta VISA T12 IV: Asilo y Refugio VISA T3: Actos de Comercio




5. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

CARGO / ROL PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

Oficial / Asistente Operativo de Agencia

Controlar la validez de la información y documentación del cliente.

Controlar y garantizar que el registro de la información sea coherente.

Oficial de Producto Controlar y apoyar en la carga masiva de archivos de clientes.

Oficial / Asistente de negocios

Recopilar información y documentación del cliente. Indagar y validar la identidad del cliente. Gestionar y registrar correctamente toda la información del

cliente. Validar y apoyar en la regularización de la información y

documentación del cliente cuando provenga fuentes externas.

Asistente de negocios Digitalizar y archivar los documentos del cliente en el respectivo archivo de gestión.

Oficial / Asistente de ventas inmobiliarias

Recopilar información y documentación del cliente. Indagar y validar la identidad del cliente. Gestionar y registrar correctamente toda la información del

cliente en el sistema de clientes. Entregar a la Agencia toda la documentación e información

del cliente con las respectivas firmas.

6. POLITICAS Generales 1. La carga de la información de clientes en la base de datos de Mutualista

Pichincha se realizará cuando éste vaya a adquirir un producto o servicio.

2. La cantidad de datos a solicitar y la selección del tipo de formulario ESP (Básico o Completo) que firmará el cliente en el momento de la creación, estarán sujetos a las condiciones del producto y relación comercial.

3. Un cliente será creado cuando presente todos los requisitos establecidos en el Anexo N° 1 Matriz de requisitos para personas naturales/extranjeras y Jurídicas.

4. La creación de clientes se realizará con C.I, Pasaporte, Carnet de Refugiado o RUC de acuerdo a la condición del cliente.

5. Todo cliente deberá presentar su documento de identificación original, vigente y que no presente signos de alteración.

6. Los clientes que se nieguen a proveer información y evidencia de su identidad no deberá ser creado en Mutualista Pichincha.

7. Toda persona registrada en las listas de observados nacionales e internacionales no podrán ser creados como clientes y deberán remitirse a la política de Aceptación de clientes.




8. En caso de que el cliente ya conste en las bases de Datos de Mutualista Pichincha, se deberá confirmar toda la información y actualizarla si es necesario.

9. La información cargada en la base de datos deberá mantener coherencia conforme establece la Política Conozca su Cliente del Manual de Procesos para la Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos.

10. Los datos registrados deberán ser confirmados, aceptados y firmado por el

cliente en el formulario respectivo (ESP Anexo N° 4. ESP de Ahorro Persona Natural y Persona Jurídica), sin presentar tachones, borrones, enmendaduras o correcciones de cualquier tipo.

11. En caso de presentar un poder, se deberá validar que esté vigente durante

un año y regir a las instrucciones dadas en el mismo.

12. La Creación de Clientes menores de edad se realizará con la cédula y número de identificación del menor de edad, por el representante legal o con la carta de autorización del mismo.

13. Todo cliente deberá iniciar la relación comercial con Mutualista Pichincha

con la evaluación del Perfil Inicial de Riesgos y realizar las acciones de verificación de acuerdo al Riesgo.

14. El personal inmerso en la creación de clientes deberá registrar su firma

original y sello como constancia de su participación y responsabilidad del ingreso de la información del cliente (no sumillas ni rúbricas).

Específicas: Para la Creación del cliente en Agencia, Fuera de Agencia y Creación Masiva, rigen las políticas descritas en el “Manual de Políticas para la Incorporación del Cliente” y la políticas generales del presente documento, adicionalmente se deberá cumplir las siguientes políticas:

Creación fuera de Agencia 1. El responsable de la creación del cliente deberá garantizar el correcto y

coherente registro de la información del cliente en el sistema de clientes, de igual forma entregará a la Agencia en un plazo máximo en 24 horas o el primer día laborable, la documentación e información completa del cliente.

2. El Oficial / Asistente de negocios de la Agencia receptará toda la documentación, requisitos e información del cliente, validará y registrará en el sistema la información correspondiente.

3. La asignación del Oficial de Agencia estará en función del requerimiento del cliente.




Creación Masiva 1. Toda creación masiva deberá contar con la suscripción de un contrato con

la empresa donde los clientes se encuentren relacionados.

2. Es responsabilidad del Cliente “Empresa” que la información suministrada y procesada de cada uno de sus colaboradores o clientes sea veraz, correcta y verificada.

3. Es responsabilidad del Oficial / Asistente asignado garantizar que la documentación, requisitos e información se encuentre completa y correcta previo el envío para la digitalización.

4. La coordinación de digitalización posterior a la creación masiva estará bajo la responsabilidad del Oficial de Producto.

5. Los documentos resultantes de la creación masiva se enviará a archivo pasivo de acuerdo al procedimiento establecido, posterior a la digitalización realizada por el proveedor externo.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

7.1. Estructura del Proceso Proceso

Subprocesos




7.2. Caracterización del Proceso

NOMBRE DEL ATRIBUTO DESCRIPCIÓN

Código FC_CRC_CLT_01

Proveedor Gestión Comercial / Requerimiento de potencial cliente

Entrada de Proceso Documentación, requisitos e información completa del cliente

Salida del proceso Información del cliente registrado correctamente en el sistema / Documentos firmados y aceptados por el cliente / Cliente Aceptado listo para transaccionar.

Producto/servicio

Documentación, requisitos e información completa y verificada del cliente. Cliente registrado correctamente en la base de datos de Mutualista Pichincha listo para transaccionar.

Proceso Crítico Si

Controles

Validación automática del sistema de listas de observados CONSEP / OFAC / ONU, verificación de listas de PEP´s / Evaluación del Perfil Inicial del Cliente / verificación de documentos e información del cliente / Validación de Firmas del cliente / verificación de referencias.

Línea de Negocio Inmobiliaria X

Línea de Negocio Financiero X

Cliente Interno

Indicador Calidad de registro de datos

Formula Indicador N° de clientes creados correctamente / Tota de clientes creados en la base de datos

Frecuencia Indicador Mensual

Indicador Meta 100 % de clientes registrados correctamente



MANUAL DE PROCESOS CREACIÓN DE CLIENTE

7.3. Diagrama de Flujo del Proceso Creación en Agencia




7.3.1. Detalle de Actividades

No ACTIVIDAD TAREA RESPONSABLE 1. Validar cliente

en Bases Negativas

Ingresar al módulo de clientes. Registrar la información básica y el sistema valida automáticamente si el cliente se encuentra registrado en Bases Negativas con el mensaje correspondiente. ¿Cliente registrado en bases negativas? Si el cliente NO se encuentra registrado en bases negativas continuar con la actividad N° 02. Si el cliente se encuentra registrado en listas PEP's continuar con el proceso "Conocimiento de Clientes" del Manual de Procesos para la Prevención de Lavados de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos. (MPR_HB_STC_LAV_ACT_xx). Si el cliente se encuentra registrado listas de Observados CONSEP / OFAC / ONU continuar con la actividad N° 13.

Oficial de negocios

2. Validar clientes en bases de Mupi

Si el cliente ya se encuentra creado en la base de datos de Mutualista Pichincha, el sistema despliega automáticamente los datos registrados. ¿Cliente nuevo? Si: Continuar con la actividad N° 03. No: Continuar con el proceso de actualización individual de datos, MPR_FC_ACT_CLT_xx.

Oficial de negocios

3. Recibir y validar requisitos del cliente

Recibir requisitos del cliente y validar que se encuentre completo de acuerdo al Anexo N° 1. Matriz de requisitos para personas naturales/extranjeras y Jurídicas. Verificar que los documentos sean legibles, se encuentren vigentes en buen estado y no presenten signos de alteración. ¿Requisitos ok? Si: Continuar con la actividad N° 04. No: Continuar con la actividad N° 14.

Oficial de negocios

4. Capturar datos del cliente

Indagar al cliente y registrar la información en el sistema garantizando que tenga coherencia con los documentos físicos, los datos de:

Oficial de negocios




Información Básica Datos Adicionales, Direcciones Situación Personal Situación Financiera y Referencias y Seguros.

En el caso de nuevos clientes el sistema captura automáticamente del Registro Civil la información correspondiente para cumplir con los requerimientos del ente de control y del producto, Ejemplo: Nombres y Apellidos, Fecha de Nacimiento, Genero Estado Civil, Instrucción y Profesión. Otros.

Para Menores de edad En el campo de “ocupación principal” dentro de la

lista de valores, debe escogerse “MENOR DE EDAD”

En observaciones se pondrá la palabra REPRESENTANTE y a continuación el nombre del mismo.

En el Sistema y en la libreta, adicional a los apellidos y nombres del menor de edad, se deberá agregar entre paréntesis la palabra “MENOR”

En el formulario individual para captura de firmas, en lugar de la firma del menor, se pondrá el sello de MENOR DE EDAD.

Para Personas Naturales con RUC crear con Razón social como consta en el RUC. Para Extranjeros y refugiados registrar con el número de pasaporte o carnet de refugiado. Para Personas Jurídicas registrar los datos como consta en el RUC. Relación de Cónyuges: Obtener toda la información del cónyuge y crearlo en el sistema. Una vez creado, buscar el cliente titular y relacionarlo en el sistema.




5. Elaborar Perfil Inicial del cliente

Ingresar al EVALUADOR DE PERFIL INICIAL DE RIESGO DEL CLIENTE y registrar los datos solicitados por el sistema de acuerdo al Manual de Procesos para la Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos (MPR_HB_STC_LAV_ACT_xx), 9.1.3. Evaluación Inicial de Riesgos del Cliente.

Oficial de negocios

6. Imprimir documentos y capturar firma del cliente

Imprimir los documentos y solicitar al cliente verifique los datos capturados. Una vez que el cliente esté de acuerdo, solicitar su firma en los documentos. Validar que la firma del cliente sea igual a la del documento de identificación.

Oficial de negocios

7. Digitalizar imágenes y firmas

Digitalizar el documento de identificación y la firma del cliente en el sistema para Mutualista Pichincha y Servipagos. Subir las imágenes al sistema de acuerdo al formato establecido, Anexo N° 3. Formato Individual de firmas del cliente, en el caso de menores debe contener el sello de “MENOR DE EDAD”. Continuar con el proceso de Verificación de datos del cliente con una referencia.

Asistente de negocios

8. Enviar para revisión y aprobación

Entregar los documentos del cliente para verificación y aprobación por el Oficial Operativo.


9. Validar información y documentación del cliente

Revisar que los documentos y requisitos se encuentren completos y digitalizados. Validar firmas con el documento de identificación. Ingresar al sistema y validar que los datos capturados sean coherentes con los documentos físicos. ¿Ok? Si: Continuar con la actividad N° 10. No: Devolver documentos y solicitar regularización, continuar con la actividad N° 15.

Oficial Operativo de Agencia

10. Digitalizar documentos del cliente

Agencias Locales Enviar al proveedor contratado, todos los documentos del cliente de acuerdo a lo establecido en los procesos de Digitalización. Agencias Regionales Digitalizar todos los documentos del cliente de





acuerdo a lo establecido en los procesos de Digitalización.

11. Controlar la digitalización

Revise que toda la documentación del cliente se haya digitalizado e indexado correctamente en el gestor documental de acuerdo a lo establecido en el "Manual de Procesos para la Digitalización de Documentos" ¿Correcto? Si: Continuar con la actividad N° 12. No: Comunicar al responsable, Regresa a la actividad N° 10.


12. Receptar y archivar documentos del cliente

Receptar la documentación del cliente y mantener en custodia de la Agencia durante 6 meses laborables, luego de este tiempo se enviar al archivo pasivo de acuerdo al procedimiento establecido.


13. Notificar resultado al cliente

Comunicar al cliente que “Debe Regularizar CONSEP" y gestione el certificado correspondiente. En el caso de que el cliente necesite mayor información, remitir al Gerente de Agencia. Si el cliente presenta el certificado continuar con el proceso "Validación de Bases Negativas" de acuerdo al Manual de Procesos para la Prevención de Lavados de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos. (MPR_HB_STC_LAV_ACT_xx).

Oficial de negocios

14. Comunicar al cliente

Comunicar y solicitar al cliente complete los requisitos. Finaliza el proceso.

Oficial de negocios

15. Regularizar creación de cliente

Identificar errores y gestionar su corrección. Una vez corregido regresar a la actividad N° 9.

Oficial de negocios




7.4. Diagrama de Flujo del Proceso de Creación fuera de Agencia.




7.4.1. Detalle de Actividades

No ACTIVIDAD TAREA RESPONSABLE 1. Validar cliente

en Bases Negativas

Ingresar al módulo de clientes. Registrar la información básica y el sistema valida automáticamente si el cliente se encuentra registrado en Bases Negativas con el mensaje correspondiente. ¿Cliente registrado en bases negativas? Si el cliente no se encuentra registrado en bases negativas continuar con la actividad N° 02. Si el cliente se encuentra registrado en listas PEP's continuar con el proceso "Conocimiento de Clientes" del Manual de Procesos para la Prevención de Lavados de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos. (MPR_HB_STC_LAV_ACT_xx). Si el cliente se encuentra registrado listas de Observados CONSEP / OFAC / ONU, continuar con la actividad N° 15.

Oficial de ventas inmobiliarias

2. Validar clientes en bases de Mupi

Si el cliente ya se encuentra creado en la base de datos de Mutualista Pichincha, el sistema despliega automáticamente los datos registrados. ¿Cliente nuevo? Si: Continuar con la actividad N° 03. No: Continuar con el proceso de actualización individual de datos, MPR_FC_ACT_CLT_xx.


3. Recibir y validar requisitos del cliente

Recibir requisitos del cliente y validar que se encuentre completo de acuerdo al Anexo N° 1. Matriz de requisitos para personas naturales / extranjeras y Jurídicas. Verificar que los documentos sean legibles, se encuentren vigentes en buen estado y no presenten signos de alteración. ¿Requisitos ok? Si: Continuar con la actividad N° 04. No: Continuar con la actividad N° 16.


4. Capturar datos del cliente

Indagar al cliente y obtener toda la información de: - Datos Personales, - Datos de Localización, - Datos de Situación personal, - Datos de financiera y - Referencias.





Registrar la información del cliente en el sistema garantizando que tenga coherencia con los documentos físicos, los datos de: Obligatorios: Información Básica Datos Adicionales, Direcciones Opcionales: Situación Personal Situación Financiera y Referencias y Seguros. Sin embargo se debe obtener toda la información: Personal, direcciones, situación económica y financiera, referencias y seguros en el ESP manual tanto del cliente titular como del cónyuge en caso de aplicar. En el caso de nuevos clientes el sistema captura automáticamente del Registro Civil la información correspondiente para cumplir con los requerimientos del ente de control y del producto, Ejemplo: Nombres y Apellidos, Fecha de Nacimiento, Genero Estado Civil, Instrucción y Profesión. Otros.

Para Menores de edad En el campo de “ocupación principal” dentro de la

lista de valores, debe elegir “MENOR DE EDAD” En observaciones se pondrá la palabra

REPRESENTANTE y a continuación el nombre del mismo.

En el Sistema y en la libreta, adicional a los apellidos y nombres del menor de edad, se deberá agregar entre paréntesis la palabra “MENOR”

En el formulario individual para captura de firmas, en lugar de la firma del menor, se pondrá el sello de MENOR DE EDAD.

Para Personas Naturales con RUC crear con Razón social como consta en el RUC.




Para Extranjeros y refugiados registrar con el número de pasaporte o carnet de refugiado. Para Personas Jurídicas registrar los datos como consta en el RUC. Relación de Cónyuges: Obtener toda la información del cónyuge y crearlo en el sistema. Una vez creado, buscar el cliente titular y relacionarlo en el sistema.

5. Imprimir documentos y capturar firma del cliente

Imprimir los documentos y solicitar al cliente revise los datos y una vez que esté de acuerdo, solicitar firme en los espacios correspondientes. Validar que la firma del cliente sea igual a la del documento de identificación. Continuar con el proceso de Pre reserva y Reserva y la actividad N° 06.


6. Entregar documentos del cliente a la Agencia

Adjuntar los documentos del cliente y la cuenta. Entregar todos los documentos del cliente al Oficial Asignado en la Agencia correspondiente.


7. Validar documentación e información

Receptar toda la documentación del cliente. Revisar que la documentación se encuentre completa y con la respectiva firma del cliente. Validar que la información y requisitos se encuentre completo. Validar que la firma del cliente sea coherente con los documentos físicos. ¿Ok? Si: Continuar con la actividad N° 08. No: Continuar con la actividad N° 17.

Oficial de negocios

8. Completar información del cliente

Con la información entregada por el Oficial responsable de la creación del cliente, registrar los datos de: Situación Personal Situación Financiera Referencias y Seguros Registrar la información del cónyuge en caso de aplicar.

Oficial de negocios




Elaborar perfil inicial del cliente de acuerdo al procedimiento establecido en el Manual de Procesos para la Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos (MPR_HB_STC_LAV_ACT_xx), 9.1.3. Evaluación Inicial de Riesgos del Cliente.

9. Digitalizar firmas Digitalizar y Combinar las firmas del cliente, registrando los campos exigidos por el sistema, para Mutualista Pichincha y Servipagos. Subir las imágenes al sistema de acuerdo al formato establecido, en el caso de menores debe contener el sello de “MENOR DE EDAD”. Continuar con el proceso de Verificación de datos del cliente con la referencia. Pasa al Proceso de Verificación de Referencias y la actividad N° 10.


10. Enviar para revisión y aprobación

Entregar los documentos del cliente para verificación y aprobación por el Oficial Operativo de la Agencia.


11. Validar información y documentación del cliente

Revisar qué requisitos se encuentren completos. Validar firmas con el documento de identificación. Ingresar al sistema y validar que los datos capturados sean coherentes con los documentos físicos. ¿Ok? Si: Continuar con la actividad N° 12. No: Devolver documentos y solicitar regularización, continuar con la actividad N° 18.

Oficial Operativo Agencia

12. Digitalizar documentos del cliente

Agencias Locales Enviar al proveedor contratado, todos los documentos del cliente de acuerdo a lo establecido en los procesos de Digitalización. Agencias Regionales Digitalizar todos los documentos del cliente de acuerdo a lo establecido en los procesos de Digitalización.



Revise que toda la documentación del cliente se haya digitalizado e indexado correctamente en el gestor documental de acuerdo a lo establecido en el "Manual de Procesos para la Digitalización de Documentos"





¿Correcto? Si: Continuar con la actividad N° 14. No: Comunicar al responsable, Regresa a la actividad N° 12.

14. Receptar y guardar documentos del cliente

Receptar la documentación del cliente y mantener en custodia de la Agencia durante 6 meses laborables, luego de este tiempo se enviar al archivo pasivo de acuerdo al procedimiento establecido.


15. Notificar resultado al cliente

Comunicar al cliente que “Debe Regularizar CONSEP" y gestione el certificado correspondiente. En el caso de que el cliente necesite mayor información, remitir al Gerente de Agencia. Si el cliente presenta el certificado continuar con el proceso "Validación de Bases Negativas" de acuerdo al Manual de Procesos para la Prevención de Lavados de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos. (MPR_HB_STC_LAV_ACT_xx).


16. Comunicar al cliente

Comunicar y solicitar al cliente complete los requisitos. Finaliza el proceso.


17. Devolver documentos al responsable de la Creación del Cliente

Devolver los documentos al oficial responsable de la Creación del Cliente solicitando regularización. Continuar con la actividad N° 19.

Oficial de negocios

18. Solicitar Regularización al responsable de la creación del cliente

Solicitar la regularización de documentos / Información al responsable de la creación del cliente. Continuar con la actividad N° 19.

Oficial de negocios

19. Regularizar documentación / información del cliente

Identificar errores y gestionar su corrección. Una vez regularizado regresa a la actividad N° 07.

Oficiales de ventas inmobiliarias




7.5. Diagrama de Flujo del Proceso de Creación Masiva.




7.5.1. Detalle de Actividades No ACTIVIDAD TAREA RESPONSABLE

1. Receptar y validar documentación del cliente

Recibir los documentos y requisitos, validar que se encuentren completos de acuerdo al Anexo N° 1. Matriz de requisitos. Validar que los documentos sean legibles, se encuentren vigentes, en buen estado y no presenten signos de alteración. Validar que la documentación se encuentre con las firmas respectivas. ¿Documentación ok? Si: Continuar con el proceso de "Solicitud Masiva de Tarjetas de Débito" y la actividad N° 02. No: Continuar con la actividad N° 11.

Oficial de Negocios

2. Validar los datos del cliente registrados en el sistema

Validar los datos ingresados al sistema con los documentos físicos de tal forma que sea coherente. ¿Ok? Si: Continuar con la actividad N° 03. No: Continuar con la actividad N° 11.

Oficial de Negocios

3. Enviar a digitalización de documentos

Enviar por valija a la Empresa contratada toda la documentación del cliente, adjunto un correo electrónico con copia al Oficial de Producto.

Oficial de Negocios

4. Coordinar Digitalización con el proveedor

Solicitar al proveedor la digitalización de las firmas para Mutualista Pichincha y Servipagos con las especificaciones que exige el sistema. Enviar todos los documentos del cliente al proveedor contratado de acuerdo a lo establecido en los procesos de Digitalización Realizar seguimiento que se ejecute la digitalización en el menor tiempo posible.

Oficial de producto

5. Receptar imágenes digitalizadas y solicitar carga al sistema

Recibir las imágenes digitalizadas en el formato solicitado por el sistema en un dispositivo electrónico. Solicitar carga de imágenes al sistema mediante un correo electrónico al Ingeniero de Software.

Oficial de producto

6. Subir al repositorio

Receptar imágenes digitalizadas y copiar en el repositorio asignado.

Ingeniero de Software




Enviar el correo de solicitud de carga de imágenes. 7. Ejecutar carga

masivamente imágenes

Descargar bloque de imágenes digitalizadas desde el repositorio de desarrollo. Ingresar al servidor y eliminar las imágenes de la carga masiva anterior. Subir el nuevo bloque de imágenes hacia la carpeta de imágenes del servidor. Ejecutar el comando para la carga masiva de imágenes hacia la base de datos.

Administrador del Sistema

8. Comunicar a la Agencia

Comunicar a la Agencia que la digitalización y carga de imágenes se ha realizado correctamente.

Oficial de producto


Revise por muestreo que toda la documentación del cliente se haya digitalizado e indexado correctamente en el gestor documental de acuerdo a lo establecido en el "Manual de Procesos para la Digitalización de Documentos" ¿Digitalización correcta? Si: Continuar con la actividad N° 10. No: Comunicar al responsable, continuar con la actividad N° 12.

Oficial Operativo de la Agencia

10. Comunicar envío a archivo pasivo

Comunique a la empresa contratada que la documentación se encuentra digitalizado correctamente y solicite el envío de la documentación al Archivo Pasivo de acuerdo al procedimiento establecido. Continúa con el proceso de Archivo Pasivo.

Oficial de Negocios

11. Notificar y solicitar regularización

Informar las novedades encontradas al responsable de la información y documentación del cliente y solicitar regularización. Regresa a la actividad N° 01.

Oficial de Negocios

12. Comunicar al responsable

Comunique al responsable los errores encontrados. Regresa a la actividad N° 03.

Oficial Operativo de la Agencia




8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Dirección de Negocios Financieros Dirección de Operaciones Dirección de Negocios Inmobiliarios Dirección de Finanzas, Administración Dirección de Talento Humano y Relaciones Institucionales Departamento Legal Gerencia de Servicio al Cliente Gerencia de Canales Unidad de Cumplimiento Auditoría Riesgos

9. CONTROL DE DOCUMENTOS

FECHA RESPONSABLE VERSIÓN CAPÍTULO Y/O PAGINA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

2015-01-30 Gerente de Productos

Financieros 01

Todo el documento

La emisión del documento “Manual de proceso para la Creación de Clientes” y el “Manual de Apertura, Mantenimiento, Cancelación y cierre de Ahorros Vista” reemplaza a los siguientes documentos: “Boletín de apertura de cuentas de ahorros y

actualización de datos” (MPR_APT_CTAS_AHRRS_ACTU_DTOS_001).

“Boletín operativo no 21 digitalización de

firmas “(MPR_DIG_FRM_001).




10. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

1. Elaborado por:

NOMBRE CARGO FIRMA

Iván Montaño Gerente de Productos Financieros Firmado por Iván Montaño

Diana Toro Oficial de Producto Firmado por Diana Toro

Carlos Proaño Oficial de Producto Jr. Firmado por Carlos Proaño

Wladimir Quimbita Ing. de Procesos Firmado por Wladimir Quimbita

2. Revisado por:

NOMBRE CARGO FIRMA

Cornelio Montalvo Director de Negocio Financiero Firmado por Cornelio Montalvo

Jaqueline Narváez Jefe de Procesos Firmado por Jaqueline Narváez

3. Aprobado por: Fecha: 2015-06-15

NOMBRE CARGO FIRMA

René Cordero Gerente General Firmado por René Cordero




11. FORMULARIOS (FORMATOS Y ANEXOS) 1.1.1 Formatos

CODIGO NOMBRE N/A N/A

1.1.2 ANEXOS

Anexo N° 1. Matriz de requisitos para Personas Naturales / Extranjeras y Jurídicas.

Personas

Naturales

Personas

Naturales

con RUC

Personas Naturales

Residentes en el

Exterior

Representante o

tutor del menor

de edad.

Extranjeros Con Cédula

de Identidad

Ecuatoriana

Extranjeros Con Visa

de comerciante

Extranjeros en calidad de

Residente o

Refugiados

Organizaciones de

hecho o no

reguladas

Original y copia a color de la Cédula de

Identidad, pasaporte o carnet de

refugiado.

√ √ √ √ √ √ √ √ *

Original y copia a color de la papeleta de

votación.√ √ √ √ √ *

Original de una planilla de servicio básico

último mes

(lugar de residencia).

√ √ √ √ √ √ √ √ *

Copia color del Registro Único de

Contribuyentes (RUC) en los casos que

aplique.

√ √ √

Original y copia a color de la cédula de

identidad del menor de edad.√

Poder notariado otorgado a una persona

residente en el Ecuador.√

Certificado de Honorabilidad. √ √ √Confirmación del pago del impuesto a la

renta año inmediato anterior de ser

aplicable.

√ √

* Requisito para todos los participantes

Condición del cliente

Requisitos

PERSONAS NATURALES / EXTRANJEROS

FNX_FC_CRC_CLT_001

REQUISITOS PARA PERSONAS NATURALES Y EXTRANJERAS

Sociedades Anónimas y

Compañías Limitadas

Asociaciones, Clubes,

Sindicatos, Cooperativas

Instituciones

Educativas

Iglesias o

Grupos

Religiosos

Original y copia a color de la Cédula de

Identidad y papeleta de votación del

representante legal y firmas autorizadas.

√ √ √ √

Original de una planilla de servicio básico

último mes

(lugar de residencia de la empresa)

√ √ √ √

Registro Único de Contribuyentes (RUC). √ √ √ √

Escritura de constitución de la empresa,

estatus o su equivalente√ √ √ √

Nombramiento de los representantes legales

de la empresa√ √ √ √

Nómina de socios o accionistas

actualizada/miembros con % de participación√ √ √

Certificado de cumplimiento de obligaciones

otorgado por el órgano de control

competente.

√ √ √ √

Estado financiero del último año √ √ √ √Declaraciones del impuesto a la renta del año

inmediato anterior.√ √ √

Permiso de funcionamiento emitido por la

Dirección Provincial de Educación√

Documento y número de identificación del

cónyuge o conviviente, del

representante legal o apoderado.

√ √ √ √

Condiciones del Cliente

Requisitos

PERSONA JURÍDICA

REQUITOS PARA PERSONAS JURÍCAS

FNX_FC_CRC_CLT_001




Anexo N° 2. Evaluador De Perfil Inicial De Riesgo Del Cliente.

Anexo N° 3. Formato Individual de firmas del cliente




Anexo N° 4. ESP de Ahorro Persona Natural y Persona Jurídica

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