Manual de Procedimientos e Instructivos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS
PRESENTACIN DE APAESAAPAESA es una empresa guatemalteca fundada el 17 de mayo de 1948 cuyo negocio original fue la produccin de citronela y t de limn, con el nombre de La Asociacin de Productores de Aceites Esenciales de Guatemala.
Esta fue fundada porque ya existan productores de aceites esenciales, quienes trabajando independientemente, reunieron sus esfuerzos para centralizar la produccin y exportacin a travs de una oficina de carcter autnomo. Con el tiempo se adicionaron dos estaciones experimentales situadas en la carretera del Pacfico, una en la Finca Cocales y otra en la Finca Chip.
Posteriormente se instal una columna de extraccin en la Planta de Fraccionamiento ubicada en la calzada Aguilar Batres, zona 11. Ms tarde a la par de esta planta se instala un laboratorio para Cromatografa de Gases.
En la actualidad APAESA (Aromas, Perfumes, Aceites Esenciales y Sabores, S.A.) est ubicada en la 3era. Calle 1-21 zona 2, San Jos Villa Nueva y est dedicada al diseo, produccin y comercializacin de fragancias y aceites esenciales, exportando sus productos a pases de Centroamrica, el Caribe, Ecuador y Per.
ALCANCE DEL MANUALEl Manual de procedimientos es aplicable en los departamentos de Gerencia General, Diseo, Operaciones, Comercializacin, Contabilidad, Gestin de Calidad, Compras, Bodega, Produccin y Recurso Humano.
POLTICA DE CALIDAD y AMBIENTE(Vigente a partir de febrero 2010, ltima revisin en diciembre 2012)
Somos una empresa dedicada al diseo, produccin y comercializacin de fragancias de calidad, comprometidos con la preservacin del ambiente y su sostenibilidad, as como el cumplimiento de los requisitos legales que nos aplican. Nuestras fragancias satisfacen las necesidades de nuestros clientes y expectativas de los accionistas y para ello contamos con un equipo de trabajo motivado, capacitado y comprometido con un sistema de gestin que establece controles tanto de Calidad como Ambientales enfocados a la mejora continua. VISIN, MISIN Y VALORESVISINSer una empresa de categora mundial, lder en el diseo, fabricacin de aromas, sabores y distribucin de materia prima para las industrias de cosmtica, perfumera, limpieza y alimenticia en el rea de Amrica Latina, triplicando nuestras ventas netas en los prximos cinco aos.
MISINSer una empresa de categora mundial, lder en el diseo, fabricacin de aromas, sabores y distribucin de materia prima para las industrias de cosmtica, perfumera, limpieza y alimenticia en el rea de Amrica Latina, triplicando nuestras ventas netas en los prximos cinco aos.
VALORES RESPETOPromovemos la valoracin de las personas, sin importar las diferencias culturales, sociales o de gnero. Integramos con equidad a todos nuestros colaboradores, independientemente de sus creencias, ideas o pensamientos.
COMPROMISOTenemos iniciativa y hacemos el esfuerzo necesario para alcanzar la satisfaccin de nuestros clientes internos y externos.
INTEGRIDADBuscamos hacer siempre lo correcto en nuestras actividades del da a da, hacemos y cumplimos promesa y compromisos, practicando los valores de honradez, rectitud y responsabilidad.EXCELENCIAHacemos bien nuestro trabajo desde la primera vez. Buscamos la satisfaccin de nuestros clientes y aprendemos de los errores, practicando la mejora continua.
Nuestra Promesa Diaria Al final de la jornada laboral, vmonos a casa con la satisfaccin de haber concluido todas nuestras tareas. El logro de nuestros objetivos y de los proyectos de nuestros clientes, dependen de la entrega puntual de nuestro trabajo.
CONTROL DEL MANUALEn APAESA se ha determinado que la responsabilidad del control de este Manual recae en el Encargado de RRHH y el Gestor de Calidad, quienes constantemente aseguran que los datos presentados en el mismo sean verdicos y se encuentren actualizados, los jefes de rea poseern una copia controlada y sern responsables tambin de su manejo.
Cada encargado de rea tiene la responsabilidad de informar al Encargado de RRHH y al Gestor de Calidad, de las actualizaciones y modificaciones que surjan en la documentacin de sus respectivas reas con el fin de que estas correcciones sean incluidas en el presente manual. Con la debida autorizacin de la Gerencia General,
DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACINAPAESA cuenta bsicamente con 10 reas quienes cuentan con procesos interrelacionados para la produccin de fragancias de calidad, para satisfacer las expectativas de los clientes. Estas reas basan sus actividades en procedimientos e instructivos de trabajo relacionados con aspectos establecidos en la Norma ISO 9001:2008. Las reas que integran a APAESA como organizacin se distribuyen as:
1. Gerencia General (Procesos de Alta Direccin)
2. Comercializacin a. Comercializacin (Ventas) b. Servicio al Clientec. Investigacin y Desarrollo/Supervisin de Calidad y Repertorio (Proceso de Gestin de la Calidad y Repertorio, procesos que reportan a Comercializacin, pero que cuentan con criterio y decisin propia, respecto a la calidad de las materias primas y productos).d. Mercadeo
3. Operaciones a. Cadena de Suministros Proceso de Adquisicin de Materia Prima y material de empaque
b. Produccin
c. Bodega
d. Actividades de seguimiento a manutencin de la planta (mantenimiento)
e. Seguridad Fisica y Ocupacional
f. Logistica Local
4. Contabilidad (Procesos Contables y Financieros Creditos y Cobros)
5. Recursos Humanos
La Organizacin est sujeta al Reglamento de Buenas Prcticas de Manufactura, cuya versin es variable, y es instituida por el Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, bajo Licencia Sanitaria No. LS-1272-09, Acuerdo Gubernativo 712-99 del 09 de septiembre de 2009.
Como representante ante el Ministerio APAESA cuenta con Regente Farmacutico (Lic. en Qumica Farmacutica), quien brinda asesora sobre las adecuaciones de la empresa respecto a las exigencias legales que establece el Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social. Su relacin con APAESA se dirige hacia 3 reas, Direccin Ejecutiva, Gestin de Calidad y Compras, con el Director Ejecutivo establece o manifiesta los cambios que el Ministerio sugiera, con Gestin de Calidad hace las revisiones y autoevaluaciones de Buenas Prcticas de Manufactura y controla los aspectos de la Licencia Sanitaria, con Compras controla los aspectos de importacin de materia prima restricta.
Respecto a la Materia prima restricta, APAESA debe cumplir con la Normativa de los Certificados de Importacin y Exportacin de estupefacientes, psicotrpicos y precursores qumicos, Nmero 2-2001, establecida por el Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social. Actualmente el Control sobre restrictos recae en la importacin de las siguientes materias primas utilizadas en APAESA:
1. Antranilato de metilo2. Antranilato de dimetilo3. Antranilato de etilo4. Aldehdo Fenilactico 5. Alcohol Etlico 95%6. Aldehdo Benzoico7. Fenilacetato feniletilo8. Alcohol feniletlico9. Acetato Estiralilo10. Isobutirato Feniletilo11. cido Actico Glacial12. Viridine13. Acetato Fenilamilo14. Acetato feniletilo15. Acetato Fenilisobutilo16. Alcohol Isoproplico
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDADREQUISITOS GENERALES
En APAESA se establece, documenta, implementa y mantiene un sistema eficaz de gestin de calidad y mejora continua. Para ello APAESA:
PLANEAR a) Identifica los procesos necesarios para el sistema de gestin de calidad y su aplicacin a travs de la organizacinb) Determina la secuencia e interaccin de estos procesos
HACERc) Determina criterios y mtodos necesarios para asegurar operacin y control eficaz mediante el manejo de procedimientos e instructivos de trabajo.
d) Asegura disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin y seguimiento de estos procesos.
VERIFICAR
e) Realiza el seguimiento, medicin y anlisis de estos procesos, contando con un procedimiento de Revisin interna.
ACTUARf) Implementa acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos, mediante Reuniones Peridicas de Revisin Gerencial, adicionalmente cada rea tiene establecidas reuniones con su personal en donde establecen acciones para cada una de esas reas.
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN
Generalidades
La documentacin del sistema de gestin de calidad de APAESA incluye:
a) Objetivos y poltica de calidad documentadosb) El presente Manual de Procedimientosc) Procedimientos d) Documentos para la eficaz planificacin, operacin y control de procesos (Lista Maestra de Documentos RSQ-01)e) Registros (Lista Maestra de Documentos RSQ-01)
NotaEn el caso de los registros pueden manejarse tanto en forma electrnica como impresa.
Control de documentos
Los documentos son controlados por el Procedimiento para Control de Documentos PSQ-01, En este procedimiento se definen las siguientes actividades:
a) Aprobacin de documentos b) Revisin y actualizacin de documentos y su nueva aprobacin.c) Identificacin de cambios y estado de revisin d) Disponibilidad de documentos en los sitios de trabajo.e) Aseguramiento que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificablesf) Identificacin de documentos de origen externo al sistema de calidad de APAESAg) Control de documentos obsoletos y aplicacin de identificacin adecuada de documentos obsoletos en el caso que se mantengan por cualquier razn
Todos estos documentos estn reflejados en la pirmide documental de APAESA:
Control de los Registros
Los registros de APAESA estn controlados por el Procedimiento de Control de Registros PSQ-02 donde se establece la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los registros.
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME:
En APAESA el producto no conforme est controlado por el procedimiento de producto no conforme PMQ-01, donde se describen las acciones a seguir y los responsables involucrados directamente en el proceso. Tienen responsabilidad final del producto no conforme Direccin Ejecutiva y/o el departamento de Comercializacin, mediante decisiones analizadas por ellos.
MANUAL DE CALIDAD APAESAMSC-01Versin 11
Manual de Procedimientos e Instructivos9
Regente Farmacutico
MACROPROCESO DE APAESA Contabilidad(Soporta a Cadena de Suministros, Bodega, Produccion)
Procesos de Alta Direccin(Gerente General)
Supervisin de Investigacin y DesarrolloSupervisin de Calidad y Repertorio
Cadena de Suministros
C
L
I
E
N
T
E C
L
I
E
N
T
E
Asesores de Ventas
Supervisor de Bodega
Supervisor de Produccin
Responsable de Servicio al Cliente
\\
Recepcin y Recursos Humanos
PROCESOS DE ALTA DIRECCIN (GERENTE GENERAL)
Va a:
Procesos en GeneralElementos de Salida:
Reporte de Resultados del mes por rea
Elementos de Entrada:
Objetivos
Viene de:
Procesos en General
Revisin Gerencial
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS:
REGISTROS
REQUISITOS DE LA NORMA
RECURSOSHumanos:Gerente GeneralJefes de Area
Materiales: PROCESOS DE APOYO: Recursos Humanos
Recepcin
DOCUMENTOS DE APOYO
PROCESOS DE CONTROL OPERATIVO (GCIA OPERACIONES)
PROCESOS CONTABILIDAD Y FINANZAS
Emisin de Facturas
Elementos de Salida:
Factura cambiaria
Anlisis Flujo de Caja
Reporte Estados FinancierosPago Efectuado
Recibo de Caja
Aprobacin de Crdito
MP para uso en Produccin
Reporte de Inventario FsicoElementos de Entrada:
Envo
Reportes de cobrar y pagar + comisiones
Facturas y provisiones del giro habitual de la empresa
Facturas cambiarias y depsitos al banco
Informacin de ventas al contado o crdito
Datos del cliente
Compra MP, registro y aprobacin
Existencia real
Viene de:
SERVICIO AL CLIENTE
DIRECCIN GENERAL
CONTABILIDAD
VENTAS
PRODUCCIN
COMPRAS, BODEGA
Flujo de caja
Viene de:
BODEGA
CONTABILIDAD
VENTAS
COMPRAS,BODEGA Y CALIDAD
Estados Financieros
Cobranza
Elaboracin Recibo de Caja
Apertura de nuevos clientes
Ingreso de MP al sistema Software SAE
Verificacin de existencia de MP contra registro contable por medio del inventario
PROCESOS CONTABILIDAD Y FINANZAS
REGISTROS CLAVE:
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS: (Ver objetivos de Calidad para Contabilidad en Listado LMQ-04
REQUISITOS DE LA NORMA
PROCESOS DE APOYO: Todas las reas, Direccin General y Junta DirectivaRECURSOSHumanos: Jefe de Contabilidad y Finanzas, Auxiliares de Contabilidad (Supervisor de Creiditos y Cobros) Materiales: Principios Contabilidad, Bases Legales de Guatemala, Actualizacin leyes fiscales y laborales, Equipos de Cmputo y accesorios de oficina
DOCUMENTOS DE APOYO: IPV-05, PPF-03, PPF-04, PPF-05, PPF-07, PPF-XX, PPF-XYZA
PROCESO DE CONTROL OPERATIVO (COMPRAS)Va a:
Produccin
Compras Elementos de Salida:
Materia Prima en General
Proveedor ValidadoElementos de Entrada:
Estimados de Ventas
Mximos y Mnimos
Esp. Tcnicas
Reporte de Inventarios de MP local
Explosin de MP
Informacin sobre proveedores aptos para MP
Viene de:
ComercializacinBodega / ComprasCalidad
Compras
Investigacin y Desarrollo
Importacin de MP y Compra de Materia Prima local
Validacin de Proveedores
PROCESO DE CONTROL OPERATIVO (COMPRAS)
REGISTROS
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS:
(Ver objetivos de calidad para Compras en el listado LMQ-04)
REQUISITOS DE LA NORMA
DOCUMENTOS DE APOYO
PPL-03, PPL-04 PROCESOS DE APOYOCalidad, Bodega, Gerente General, Produccin, Comercializacin, Investigacin y DesarrolloRECURSOSHumanos: Supervisor de Cadena de Suministros Materiales:
PROCESO DE COMERCIALIZACIN (Asesores de Ventas)
Elementos de Salida:
Captacin de Clientes
Elementos de Entrada:
Plan Semanal de Visitas
Plan de Ventas
Viene de:
Gerente Comercializacin
Va a:
SERVICIO AL CLIENTE
Visita a Clientes
Nuevos Prospectos
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS: REGISTROS
REQUISITOS DE LA NORMA
RECURSOSHumanos: Gerente ComercialAsesores Com. Materiales:
PROCESOS DE APOYO:
DOCUMENTOS DE APOYO
PROCESO DE SERVICIO AL CLIENTEElementos de Salida:
Plan de Prioridades de Produccin
Registro RMQ-04
Carta con respuesta al cliente
Factura Revisada
Viene de:
CLIENTE
CALIDAD
CONTABILIDADVa a:
PRODUCCION
CALIDAD
CLIENTE
Elementos de Entrada:
Orden de Compra
Queja o Reclamo
Reporte o Informe de Resolucin de Queja
Factura
Ingreso de O/C y elaboracin de Plan de Prioridades de Produccin
Emisin de Registro RMQ-04 de la Queja
Elaboracin de Carta sobre las conclusiones de la queja
Revisin de Factura
REGISTROS
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS:
RECURSOSHumanos: Responsable de Servicio al Cliente Materiales:PROCESOS DE APOYO:
REQUISITOS DE LA NORMA
DOCUMENTOS DE APOYO
PROCESO DE PRODUCCIN (a cargo de Operaciones)Elementos de Salida:
Entrega de Producto Terminado
Elementos de Entrada:
rdenes de Compra segn Prioridades
Programacin y Fabricacin de FraganciasViene de:
COMERCIALIZACIN
Va a:
BODEGA
Envasado de producto terminado y materia prima
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS:
REGISTROS
PROCESOS DE APOYO: REQUISITOS DE LA NORMA
RECURSOSHumanos: Supervisor de Produccin Auxiliar de Produccin
Materiales:
DOCUMENTOS DE APOYO
PROCESO DE ALMACEN (BODEGA y Exportaciones) Recepcin de Materia Prima en Bodega
Elementos de Salida:
Materia Prima en Cuarentena
Materia Prima aprobada
Producto Terminado
Envo
Licencia de ExportacinElementos de Entrada:
DUA(Documento Unico Aduanero)
Copia de Factura de Compra Hoja de Formulacin
Entrega de Producto Terminado
Boleta de pedido a Bodega
Solicitud cotizacin flete y/o seguro
Va a:
GESTION DE CALIDAD
PRODUCCION
BODEGA
CLIENTE
Viene de:
PROVEEDOR
PRODUCCION
COMERCIALIZACIONDespacho de Materia Prima aprobada a Produccin
Recepcin de Producto Terminado de Produccin
Entrega
Despacho de Producto Terminado
Exportacin de Producto Terminado
PROCESO DE ALMACEN (BODEGA y Exportaciones)
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS:
REGISTROS
RECURSOSHumanos: Supervisor de Bodega Auxiliar de Bodega Piloto
Materiales:
PROCESOS DE APOYO: DOCUMENTOS DE APOYO
REQUISITOS DE LA NORMA
PROCESO DE GESTIN DE CALIDAD Elementos de Entrada: Objetivos de Calidad
Lista de chequeo del sistema gestin de calidad
Manual de Calidad
Procedimientos e Instructivos propuestos por jefe o encargado de rea
Solicitudes de Accin Correctiva o Preventiva
Elementos de Salida:
Informe de Auditora
Copias Controladas de Procedimientos e Instructivos
Control de Avance de SAC y SAP
Procedimiento de Auditoras
Viene de :
PROCESOS EN GENERALVa a :
PROCESOS EN GENERAL
Procedimiento de Control de Documentos
Procedimiento de solicitud de accin correctiva o preventiva
PROCESO DE GESTIN DE CALIDAD
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS:
REGISTROS
RECURSOSHumanos:
Materiales: PROCESOS DE APOYO: REQUISITOS DE LA NORMA
DOCUMENTOS DE APOYO
PROCESO DE GESTION DE CALIDAD (CONTROL DE CALIDAD)
PROCESO DE GESTIN DE CALIDAD (Control de Calidad)Elementos de Entrada:
Certificado de Calidad del Proveedor
Materia Prima
Producto Terminado
Elementos de Salida:
Materia Prima Aprobada o Rechazada
Producto Terminado Aprobado o Rechazado
Va a:
BODEGA
PRODUCCIONViene de:
BODEGA
PRODUCCION
Muestreo de Materia Prima Anlisis de Materia Prima
Reporte de Ensayos o Pruebas y/o Resolucin de Queja Va Electrnica
Cierre de Quejas
REP DE VENTAS o ASISTENTE DE GERENCIA GENERAL
SERV. AL CLIENTE o
COMERCIALIZACION
Formato de Quejas
Resolucin de Quejas
PROCESO DE GESTIN DE CALIDAD (Control de Calidad)
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS:
REGISTROS
PROCESOS DE APOYO: REQUISITOS DE LA NORMA
RECURSOS
Humanos: Materiales:
DOCUMENTOS DE APOYO
PROCESO DE INVESTIGACION Y DESARROLLO
PROCESO I&D (Perfumera)Elementos de Salida:
Muestras de Fragancias
Hoja de Desviaciones RPP-05 con cambios propuestos
Registro de Desviaciones o Mejoras a Fragancias RPI-20Elementos de Entrada:
Solicitud de Proyecto Muestras del Cliente
Solicitud de Informacin
Hoja de Desviaciones
Proceso Desarrollo de Fragancias
Va a:
COMERCIALIZACION
PRODUCCIONViene de:
COMERCIALIZACION
PRODUCCION
Proceso Seleccin y Envo de muestras
Proceso Ensayos con cambio a proponer
PROCESO Investigacin y Desarrollo (Perfumera)
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS:
REGISTROS
PROCESOS DE APOYO:RECURSOSHumanos: Materiales:
REQUISITOS DE LA NORMA
DOCUMENTOS DE APOYO
PROCESO DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO (Repertorio)
Elementos de Entrada:
Solicitud de Proyecto
Solicitudes de Informacin
Muestras del Cliente
Elementos de Salida :
Muestras de Fragancias
Asignacin de Proyecto a Perfumera
Viene de:
COMERCIALIZACION Va a:
COMERCIALIZACION
INVESTIGACION Y DESARROLLO
Evaluacin de fragancias del repertorio
Evaluacin de informacin y realizacin de proyectos de repertorio
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS:
REGISTROS
RECURSOSHumanos: Materiales: PROCESOS DE APOYO: REQUISITOS DE LA NORMA
DOCUMENTOS DE APOYO
PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y ENTE CONTRATADOR
Elementos de Salida:
Personal capacitado
Personal Contratado
Elementos de Entrada:
Deteccin de necesidades de capacitacin
Evaluacin de Desempeo
Solicitud de Personal a Asistente de Direccin
GeneralPerfil laboral de empleado requerido
Viene de :
TODAS LAS AREASVa a:
TODAS LAS AREAS
Capacitaciones
Ente Contratador recluta y selecciona personal
APAESA selecciona personal enviado por Ente Contratador
PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y ENTE CONTRATADOR
REGISTROS
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS:
RECURSOSHumanos:
PROCESOS DE APOYO:
REQUISITOS DE LA NORMA
DOCUMENTOS DE APOYO