MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE CAJA · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE CAJA...

SISTEMA INTEGRAL MODELO PACHUCA CENTRO DE EXCELENCIA MEDICA EN ALTURA by FIFA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE CAJA

ADMINISTRACION CEMA / CAJA

Vigente a partir de: Enero 2016

Clave: CEMA-MN-CAJA-MP-02

Versión: 1.0 Página 1 de 79

Elaboró

SANTA VALENCIA ADMINISTRACION CEMA

Revisó

VICENTE MORENO CALVA DIRECTOR DE CALIDAD

Autorizo

JULIO CESAR GARCIA RODRIGUEZ DIRECTOR ADMINISTRACION Y

FINANZAS

Libero

DRA. GABRIELA MURGUIA CANOVAS PRESIDENTA DEL CEMA

Este documento es propiedad de CEMA

1. Objetivo Asegurar que la Gestión de la Cobranza del la Clínica de Medicina Deportiva S.A DE C.V se realice oportuna y satisfactoriamente. 2. Alcance Este documento señala las etapas básicas bajo las cuales opera el Proceso de Gestión de la Caja. 3. Responsable Responsable de Caja 4. Áreas Involucradas Administración y Finanzas, Centro de formación, Servicios Escolares y Academia.







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Procedimiento de facturación de Pacientes Hospitalizados

Este paso se realiza cuando la cuenta se las da administración impresa, aquí no es necesario el ticket que da

admisión.







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5.- Se meten en financieros recibo caja CEMA.

5.1.- Le dan click en buscar paciente y lo buscan por su nombre y apellidos le das doble click.







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5.2.- Sale diagnostico del paciente se selecciona el primero y dan doble click.







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5.3.- Aparece ya la pantalla de inicio pero ya con los datos del paciente.







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5.4.- Se empieza a dar click en el código de barras y dice f10 para empezar a buscar la descripción del producto.







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5.5 - En el importe se coloca el importe de la cuenta impresa por ejemplo si en la cuenta dice 100 ustedes

multiplican el 100 * el 1.16 y lo que salga se pone en el recuadro de importe, se da f3 para agregar y así cada

concepto se va dando de alta producto por producto.







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5.6 - Al término de agregar todos los productos se ponen los datos fiscales del lado derecho primero 1.- RFC y así

cada uno de los datos, quedando de esta manera.

5.7- Se da click en 2.- método de pago dependiendo las indicaciones de administración y la forma de pago si es

cuentas por cobrar o contado esta aun lado de método de pago. para finalizar se checa nuevamente toda la

información y se da click en ejecutar timbrado y click en cobrar.







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PARA REALIZAR FACTURAS INBURSA SOLAMENTE QUE SE HAN REHABILITACIONES Y CONSULTA DE ORTOPEDIA SE REALIZA DE LA SIGUIENTE MANERA.

6.- En el escritorio hay una carpeta que dice inbursa se abre y se da click en inbursa III. Aparece de la siguiente

manera y se debe de seguir la numeración 365 o 6etc etc el subsecuente se cambia fecha nombre de paciente y el

concepto que sea terapia o trauma se guía con las que ya están realizadas y se cambio número de folio. Se imprime

una hoja.







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6.1 Se va uno a histoclin se da click en financieros posteriormente en recibos caja CEMA.







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6.2- Se da click en buscar paciente.







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6.3- Aparece de la siguiente manera y se busca por nombre y apellido se da click en el nombre del paciente.







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6.4 - Aparecerá otro recuadro y si tiene diagnostico se da doble click en el primero si no tiene como el que aparece

en pantalla solamente se le da esc o click en cerrar.







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6.5 - Aparecerá la siguiente pantalla das click en el código de barras f10 para buscar el concepto que vayas a

cobrar.







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6.6 - Aparecerá de la siguiente manera tú tienes que cambiar o manipular el costo dependiendo el reporte que

realizaste en el paso 1., para la aseguradora INBURSA cambian los costos y lo indica en ocasiones en la hoja de

gastos médicos.







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6.7 - Se da click en f3 para agregar el concepto y aparece de la siguiente manera.







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6.8 - Posteriormente se cambian los datos fiscales del lado derecho de seguros inbursa y se pone cambia el método

de pago a no identificado y cuentas por cobrar como aparece en la siguiente pantalla.







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6.9 - Se da click en ejecutar timbrado y click en cobrar aparece la siguiente pantalla se le da click en aceptar.







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6.1.0 Se da click en cerrar ventana







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6.1.1 - Se da click en ok







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6.1.2 Click en ok que se envió el correo y eso quiere decir que fue timbrada satisfactoriamente.







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6.1.3.- Aparece un cuadro para mandar imprimir se manda dos uno para su corte y otro para el de inbursa. fin







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PROCEDIMIENTO DE CORTE DE CAJA

7.0- Este paso se realiza al momento que se hace el cambio de turno, da click en financieros corte de caja.







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7.1 - Se pone el turno en el que vayas a realizar el corte con hora de inicio y fecha del día y hora de final y día.







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7.2 - Aparece un cuadro le das click en yes si estás seguro.







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7.3- Aparece otro cuadro click en ok







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7.4 - Das click en reporte general en caja aparece de la siguiente manera das click en imprimir en el logo de la

impresora.







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7.5.- Imprimes un juego







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7.6- Das click en corte detallado y mandas imprimir







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7.7 -Mandas imprimir un juego para tu corte.







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7.8.- Cerrar tu sesión







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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR COBRO DE RESONANCIA MAGNETICA

8.0 Le damos click ahí en el sistema HISTOCLIN en la pantalla de el escritorio del monitor como se ve en la

imagen, como se señala en la flecha.







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8.1 Ya que le damos click nos aparece una ventana a la que le debemos de anexar nuestro Usuario y Contraseña.







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8.2 Solicito nos deja entrar al sistema y nos aparecerá otra ventana así.







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8.3 Ahí en la parte de arriba nos indica varias opciones para poder cobrar una Resonancia nos vamos a Recibo Caja

CEMA.







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8.3 En esta ventana nos indica todo lo del paciente sus datos fiscales todo, OJO antes de cobrar al paciente le

debemos de preguntar si requiere Datos Fiscales o No Requiere, ya que es importante para nosotros para no

equivocarnos y para tener bien sus Datos del Paciente.







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8.4 Para las Resonancias los pacientes no traen sus tickets, algunos si los trae pero como el sistema de Histoclin no

los lee, por eso en este caso yo tengo que buscarlo por su nombre o apellido. Y aquí aparecen ya sus datos. Le

damos en la opción PACIENTE REGISTRADO Y ABAJO DICE CITAS ahí es en donde vamos a buscar el

nombre del paciente o apellidos.







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8.5 Le damos click en la lupa y nos aparecerá una ventana para poder buscar el nombre o apellido de la paciente. Y

ahí nos aparecen su nombre completo de la paciente ya nosotros le agregamos los datos correspondientes y

faltantes.







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8.6 Seleccionamos el nombre correspondiente y le damos ENTER solito nos aparecerá otra ventana que solo le

damos ESC para que se desaparezca.







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8.7 Nos aparecerá una ventana así, ya con toda su información correspondiente ya solo nosotros preguntamos sus

Datos Fiscales.







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8.8 Ya algunos Datos Fiscales están agregados solo para verificar si son los correctos.







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8.9 Ya que tenemos correctos sus Datos Fiscales nos vamos a la parte izquierda y nos aparecerá otro recuadro ahí

es en donde vamos a Buscar es el Tipo de Resonancia que se hará el Paciente.







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8.10 Ahí le damos click en Código de Barras en F10 nos saldrá otra ventana para Buscar el Tipo de Resonancia del

Paciente correspondiente.







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8.11 Ahí en Descripción anexamos el nombre de Resonancia y nos aparecerán todas las que tenemos en el sistema.







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8.12 le damos click a una y le damos ENTER pata que nos aparezca en la otra ventana.







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8.13 Ya que agregamos el tipo de Resonancia para cobrar, nos aparecerá solito en el sistema todos los datos su

Nombre Completo, Precio, y la Clave.







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8.14 Le damos ENTER en F3 y nos aparecerán los datos correctos para saber el monto correcto para cobrarle al

paciente, de igual manera el tipo de Resonancia y la cantidad correcta.







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8.15 Ya que nos apareció eso le damos click en Ejecutar Timbrado, ya que eso se encuentra en la parte de arriba

para que le hagamos su Factura.







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8.16 A lado de Ejecutar Timbrado esta otro Icono que dice Cobrar en ese le damos click para que nos indique

cuanto le daremos de cambio al paciente.







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8.17 Antes de hacer el cobro correspondiente tenemos que preguntar en qué Forma de Pago nos hará el Paciente

para nosotros cambiarle a nuestro sistema. En Tarjeta de Debito, Crédito, Efectivo, El Banco, y la Cuenta.







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8.18 Nos aparecerá otra ventana indicando su cambio, ya solo le damos click en Cerrar Ventana.







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9.1 Procedimiento para Facturación Evaluaciones de Jugadores, se abre el histoclin colocando su usuario y

contraseña.







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9.2 Aparece recuadro y das click en Aceptar.







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9.3 Aparece pantalla principal y dar click en Recibo de Caja.







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9.4 Aparece un recuadro en el que das click en buscar Paciente.







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9.5 Aparece un recuadro se pone el nombre del Paciente y Das doble click.







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9.6 Das click en F10 para buscar el concepto del cobro y le das doble click.







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9.7 Aparece un cuadro en el que tienen que tienen que cambiar el costo y posteriormente darle F3 para agregar.







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9.8 Al dar F3 se agrega y aparece como en la pantalla., posteriormente se cambian los datos fiscales dependiendo la

indicacion de a quien le facturen.







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9.9 Posteriormente se le tiene que aplicar un descuento del 20% por ser jugador (checarlo con administracion).







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10.1 Automaticamente aparece el descuento y hay que colocar el metodo de pago y si es cuentas por cobrar.,

despues click en ejecutar timbrado y luego en cobrar.







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10.2 Aparece una ventanilla se le da click en cerrar ventana.







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10.3 Posteriormente en click en ok







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10.4 Cuando sale el recuadro de correo enviado es porque ya fue timbrada satisfactoriamente y das click en ok.







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10.5 Para terminar sale un recuadro para mandar a imprimir tres juegos uno para su corte otro para administracion

y otra para el profesor o Dr. Que traiga al jugador.







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11.1 Para Facturar a Pacientes Hospitalizados nos vamos a Histoclin.







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11.2 Click en Financieros.







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11.3 Damos Click en buscar paciente y lo buscamos por nombre para que aparezca como en la pantalla.







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11.4 Posteriormente nos vamos a estado de cuenta seleccionamos el servicio Hospitalario y buscamos al Paciente.







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11.5 Damos click en el estado de cuenta del lado derecho., y se va a desplazar la cuenta en la parte superior de la

imagen como lo muetsra la pantalla.







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11.6 Damos click en opción y damos actualizar fecha de ingreso y de egreso del Paciente.







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11.7 Damos click en opción y click en vista previa de estado de cuenta., aparece el estado de cuenta como en la

pantalla.







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11.8 Damos click en imprimir y aparece un cuadro en seguro y damos click en yes.







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11.9 Y automáticamente aparece esta imagen como en la pantalla.







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11.10 Cambiamos los datos fiscales como nos indique Administración y el método de pago igual lo indica

administración ya sea efectivo o tarjeta o TRANSFERENCIA.







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11.11 Damos click en ejecutar timbrado posteriormente en cobrar y aparece un recuadro damos click en cerra

ventana.







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11.12 Nos aparece un cuadro y damos click en YES para cerrar el Estado de Cuenta del paciente.







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11.13 Damos click en OK







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11.14 Imprimimos tres juegos uno para el corte otro para el paciente y uno para Administración.

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