MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL VEHICULAR · manual de procedimientos de control vehicular 2...

RegistroAgrario Nacional

DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACION

FECHA DE EXPEDICION PAGINA NUMERO

DIA MES AÑO 8 IX 2005

FECHA DE ACTUALIZACION 1 XI 2007

FECHA ULTIMA ACTUALIZACION

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL VEHICULAR

2 VIII 2009

1


AGOSTO 2009








2 VIII 2009

2

Con fundamento a lo dispuesto por el Artículo 17 de la Ley

Orgánica de la Administración Pública Federal; 14 y 17, fracción

III del Reglamento Interior de este Organo Administrativo

Desconcentrado, he tenido a bien expedir el:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

VEHICULAR

LIC. CARLOS ROJAS VERTIZ MALDONADO

ENCARGADO DEL DESPACHO DE LA DIRECCION EN JEFE








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INDICE Pág.

I. CODIGO DE CONDUCTA DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL

SECTOR AGRARIO, MISION, VISION Y POLITICA

4

II. PRESENTACION

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III. INTRODUCCION

8

IV. OBJETIVO GENERAL

10

V. OBJETIVO DE CONTROL VEHICULAR

12

VI. MARCO LEGAL

14

VII. NORMAS INTERNAS

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VIII. POLITICAS INTERNAS

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IX. PROCEDIMIENTOS

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a. RESGUARDO TEMPORAL

30

b. RESGUARDO DEFINITIVO

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c. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

43

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

52

XI. GLOSARIO DE TERMINOS

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I. CODIGO DE CONDUCTA DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL

SECTOR AGRARIO, MISION, VISION Y POLITICA








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Código de Conducta de los Servidores Públicos del Sector Agrario. Los Servidores Públicos del Registro Agrario Nacional, han asumido una posición Etica, para abatir, prevenir y erradicar los niveles de corrupción, ante el entorno que los rodea, reafirmando la convicción de servicio a la comunidad agraria, logrando con esto presentar una nueva imagen de lo que es la Administración Pública Federal, para recuperar la confianza y credibilidad del ciudadano, inspirados en la Misión, Visión y Política de éste Órgano Desconcentrado: Misión Llevar el control de la tenencia de la tierra y de los derechos constituidos respecto a la propiedad rústica y de las figuras asociativas, a través de la función registral y de su publicidad; resguardo documental, asistencia técnica y catastral, para garantizar la seguridad jurídica y el carácter público de la información, en beneficio de los sujetos de derecho agrario y demás solicitantes de los servicios Visión Ser una institución altamente confiable y eficiente en el otorgamiento de la certeza jurídica a los sujetos de derecho agrario, que apoye los procesos económicos y organizativos en el medio rural. Política Los servicios regístrales de asistencia técnica, catastrales, resguardo documental y de publicidad, a cargo del Registro Agrario Nacional, se proporcionan de conformidad a la normatividad aplicable, de manera eficaz, oportuna, expedita, transparente y por personal competente y comprometido.








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II. PRESENTACION








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PRESENTACION Uno de los principales instrumentos para lograr el proceso de modernización en el ámbito de la administración publica, es el programa de simplificación administrativa, cuyo objetivo es el de agilizar los procedimientos de trabajo, elevar la calidad de las tareas sustantivas y consecuentemente los servicios que se brindan a la ciudadanía, transparentar el manejo de los recursos públicos y combatir la corrupción. Con esta filosofía, el Registro Agrario Nacional se ha abocado a la elaboración del presente Manual, donde se establecen los mecanismos de control en la operación de los vehículos, permitiendo con el cumplimiento de los programas de trabajo, en las diferentes áreas del Registro Agrario Nacional. Para tal efecto, se pretende que las políticas y las normas de carácter técnico descritos (en forma sencilla) sean observadas por las unidades administrativas, los resguardantes y los operadores de los vehículos, de tal forma que se eviten deficiencias y desviaciones que se puedan presentar en el desarrollo de las operaciones.








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III. INTRODUCCION








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INTRODUCCION El manual de procedimientos para el uso y control del parque vehicular del Registro Agrario Nacional, se emite como una expresión concreta de las acciones que en materia administrativa deben desarrollar las entidades de la Administración Publica Federal. En este sentido, se constituye como un instrumento fundamental que ordena el control y la operación, de parte de la estructura orgánica y funcional; en suma es un documento para consultar y poder atender los requerimientos operativos en el Registro Agrario Nacional.








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IV. OBJETIVO GENERAL








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OBJETIVO GENERAL Establecer los procedimientos internos para el uso y control del parque vehicular, para que sirvan como norma, orientación y apoyo a todo el personal que utilice los vehículos oficiales. La Dirección de Recursos Humanos y Materiales en Oficinas Centrales, y las Subdelegaciones Administrativas de las Delegaciones Estatales, son responsables, con respecto a la administración, contratación y verificación de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, que se proporcione al parque vehicular y de establecer los mecanismos de operación en el Registro Agrario Nacional, en materia de equipo de transporte propiedad de la Institución.








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V. OBJETIVO DE CONTROL VEHICULAR








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OBJETIVO DE CONTROL VEHICULAR Otorgar servicio de transporte de vehículos a las diferentes áreas del Registro Agrario Nacional, para la realización de las actividades sustantivas y de apoyo, manteniendo en estado óptimo y oportuno el equipo de transporte terrestre del Registro Agrario Nacional.








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VI. MARCO LEGAL








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MARCO LEGAL CONSTITUCION Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. LEYES Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. Ley Federal de Instituciones de Fianzas. Ley de Amparo Reglamentaria de los Artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado “B” del Artículo 123 Constitucional. Ley Federal del Trabajo. Ley de Premios, Estímulos y Recompensas Civiles. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad hacendaría Ley Federal de Derechos. Ley General de Bienes Nacionales. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley de Planeación. Ley del Servicio de Tesorería de la Federación. Ley del Diario Oficial de la Federación y Gacetas Gubernamentales. Ley General de Equilibrio Ecológico y la Protección al Medio Ambiente. Ley Agraria.








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Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro Ley de Ingresos de la Federación correspondiente a cada Ejercicio Fiscal. Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley de Fiscalización Superior de la Federación. Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios. Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Ley de Protección Civil para el Distrito Federal. CODIGOS Código Civil Federal. Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal. Código Federal de Procedimientos Penales. Código Federal de Procedimientos Civiles. Código Fiscal de la Federación. REGLAMENTOS Reglamento de Escalafón de los Trabajadores de la Secretaría de la Reforma Agraria. Reglamento del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales y se reforma el Reglamento Interior de la Secretaria de la Función Publica. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría Reglamento del Código Fiscal de la Federación. Reglamento del Registro Público de la Propiedad del Distrito Federal.








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Reglamento del artículo 95 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, para el cobro de fianzas otorgadas a favor de la Federación, del Distrito Federal, de los Estados y de los municipios, distantes de las garantizan obligaciones fiscales federales a cargo de terceros. Reglamento de las Comisiones de Seguridad, Higiene y medio ambiente en el Trabajo, del régimen del ISSSTE. Reglamento Interior de la Secretaría de la Reforma Agraria. Reglamento de la Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro. Reglamento Interior del Registro Agrario Nacional. Reglamento Tipo que deberán adoptar los administradores de los inmuebles propiedad Federal ocupados por distintas oficinas gubernamentales, para la administración, rehabilitación, mejoramiento, conservación y mantenimiento constantes. Reglamento de la Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación. Reglamento del Registro Público de la Propiedad Federal. Reglamento de La Ley de Obras Públicas y Servicios, Relacionados con los mismos. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicio del Sector Público. Reglamento del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales y se reforma el Reglamento Interior de la Secretaria de la Función Publica. Reglamento de la Ley del Servicio Profesional de Carrera de la Administración Publica Federal. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Publico. DECRETOS Decreto por el que se crea la Medalla Benemérito de la Reforma Agraria. Decreto para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a cargo de los servidores públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión. Decreto para la coordinación de los Sistemas de Ahorro para el Retiro.








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Decreto que establece las bases para el pago de aguinaldo o gratificación de fin de año, correspondiente a 2008 (así como los correspondientes a cada ejercicio fiscal). Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal de 2009(así como los correspondientes a cada ejercicio fiscal). ACUERDOS Acuerdo por los que se establecen los lineamientos para el arrendamiento de inmuebles por parte de las dependencias de la Administración Pública Federal, en su carácter de arrendatarias. Acuerdo por el que las Entidades de la Administración Pública Paraestatal se agruparán por sectores a efecto de que sus relaciones con el Ejecutivo Federal, se relacionen a través de las Secretarias de Estado o Departamentos Administrativos. Acuerdo por el que las Entidades de la Administración Pública Federal, se agruparán por Sectores a efecto de que sus relaciones con el Ejecutivo Federal, se realicen a través de las Secretarías de Estado o Departamentos Administrativos. Acuerdo por el que se fijan los criterios para la aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades, en lo referente a familiares de los Servidores Públicos. Acuerdo por el que los titulares de las dependencias, coordinadoras del Sector y de las propias entidades de la Administración Pública Federal, se abstendrán de proponer empleo, cargo o comisión en el Servicio Público o designar en su caso, a Representantes de elección popular. Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de la Función Pública por transmisión electrónica o en medio magnético, así como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que éstos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación pública. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para la enajenación onerosa de inmuebles de propiedad federal que no sean útiles para la presentación de servicios públicos. Acuerdo que establece los lineamientos generales para la aplicación del Programa de Ahorro de Energía en Inmuebles de la Administración Pública Federal. Acuerdo que establece los lineamientos y estrategias generales para fomentar el manejo ambiental de los recursos en las oficinas administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.








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Acuerdo por el que se establecen las reglas para la aplicación de las reservas contenidas en los capítulos de compras del sector público de los Tratados de Libre Comercio suscritos por los Estados Unidos Mexicanos. Acuerdo Mediante el cual se dan a conocer las reglas en materia de compras del Sector Público para la participación de las empresas micro, pequeñas y medianas; para las reservas del Tratado de Libre Comercio de América del Norte y para la determinación del grado de Integración Nacional. Acuerdo que establece lineamientos para la contratación de los servicios de telefonía de larga distancia por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. . Acuerdo por el que se establecen las reglas para la determinación y acreditación del grado de contenido Nacional, tratándose de procedimientos de contratación de carácter Nacional. Acuerdo por el que se establecen las disposiciones para el uso de medios remotos de comunicación electrónica, en el envío de propuestas dentro de las licitaciones públicas que celebren las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, así como en la presentación de las inconformidades por la misma vía. Acuerdo por el que se establecen las reglas para la aplicación del margen de preferencia en el precio de los bienes de origen nacional, respecto del precio de los bienes de importación, en los procedimientos de contratación de carácter internacional que realizan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Publica Federal. Acuerdo que establece disposiciones de ahorro en la Administración Publica Federal para cada ejercicio fiscal. Acuerdo por el que se establecen las Reglas para la aplicación del requisito de contenido nacional en los procedimientos de contratación de obras públicas que celebren las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Acuerdo por el que se expide el Manual de las Normas Presupuestales para la Administración Pública Federal. CIRCULARES Y OFICIOS Normas para la Administración y baja de bienes muebles de las dependencias de la Administración Publica Federal.








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Oficio-Circular a los Titulares de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en el que se establece la política en materia de arrendamiento inmobiliario. Oficio-Circular mediante el cual se dan a conocer los Lineamientos para la Contratación de Seguros sobre Bienes Patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Oficio-Circular mediante el cual se dan a conocer los Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. (Dirigidos a los Oficiales Mayores de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal). Oficio-Circular NUMERO 001 de la Oficialía Mayor de la Secretaría de la Reforma Agraria, mediante la cual da a conocer los lineamientos y normas que regulan el ejercicio de las asignaciones autorizadas. Oficio-Circular por el que se dan a conocer los lineamientos por los que se establece un mecanismo de información con base en indicadores de gestión conforme a los cuales las representaciones, Delegaciones, y oficinas con que cuentan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como la Procuraduría General de la República en el exterior, deberán reportar sus erogaciones, actividades y el cumplimiento de los programas a su cargo. Oficio-circular mediante el cual se informa del procedimiento que deberá observarse en la contratación de adquisiciones, arrendamientos, obra pública y servicios, en lo relativo a la acreditación de los proveedores y contratistas de encontrarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Oficio-circular número SNCGP/236/2000, dirigido a los Contralores Internos de las dependencias de la Administración Pública Federal. Oficio-Circular número SNCGP/353/2001, dirigido a los Oficiales Mayores de las dependencias de la Administración Pública Federal. Oficio No. SNCGP/300 del 506 al 526/2001, dirigido a los Oficiales Mayores de las dependencias de la Administración Pública Federal. Oficio No. 200/223/2001, mediante el cual se informa de la participación de la Unidad en los Comités, referente al Órgano Interno de Control. Oficio No. UNAOPSPF/309/AD/0377 al 397/2002 dirigido a los Oficiales Mayores de las Dependencias de la Administración Pública Federal el cual informa los resultados de las evaluaciones que practica esta Dependencia en relación con los contratos de adquisiciones, obras públicas y servicios, y que fueron suscritos al amparo de la abrogada Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, se ha podido advertir que diversas dependencias y entidades, al pactar con los respectivos proveedores y contratistas, previeron la aplicación de penas convencionales, estableciendo que dicha penalización se calculará tomando como referencia el monto total del contrato.








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Oficio por el que se establecen modificaciones y derogaciones al acuerdo por el que expide el clasificador por objeto del gasto para la Administración Pública Federal. DOCUMENTOS NORMATIVOS ADMINISTRATIVOS Instructivo que establece reglas para la compatibilidad de empleos. Norma Oficial Mexicana NOM-003-SEGOB/2002. Señales y Avisos para Protección Civil, Colores, Formas y Símbolos a utilizar Normas para la Administración y baja de bienes muebles de las dependencias de la Administración Publica Federal. Lineamientos relativos a la integración del reglamento tipo que deberán adoptar los administradores de los inmuebles ocupados por distintas oficinas gubernamentales, para su administración, rehabilitación, mejoramiento, conservación y mantenimiento constantes. Manual de Organización General de la Secretaría de la Reforma Agraria. Norma que regula las jornadas y horarios de labores en la Administración Pública Federal Centralizada. Manual de Organización General del Registro Agrario Nacional. Normas para la administración y baja de bienes muebles de las dependencias de la Administración Pública Federal. OTRAS DISPOSICIONES Aviso mediante el cual se da a conocer a los interesados que la documentación original para el control de la tenencia de la tierra ejidal y comunal que obraba en la Secretaría de la Reforma Agraria podrá ser consultada en el Registro Agrario Nacional. Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de la Reforma Agraria. Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012.








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VII. NORMAS INTERNAS








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NORMAS INTERNAS • Los vehículos oficiales son bienes muebles propiedad del Registro Agrario Nacional que se

ponen a disposición de las Direcciones Generales y Delegaciones Estatales bajo la responsabilidad de un servidor público a través de la firma del documento oficial denominado “Resguardo Definitivo” o “Resguardo Temporal”. La asignación de los vehículos será facultad del Director de Recursos Humanos y Materiales o del Subdirector de Recursos Materiales en Oficinas Centrales y del Subdelegado Administrativo en Delegaciones Estatales.

• El Subdirector de Recursos Materiales por medio del Departamento de Servicios Generales en

Oficinas Centrales y el Subdelegado Administrativo por medio del personal de enlace en las Delegaciones Estatales, serán los encargados de que todos los vehículos de las unidades administrativas cumplan con las verificaciones y obligaciones fiscales que deban efectuarse por cada uno de los vehículos.

• Los solicitantes de los vehículos, deberán proporcionar los datos que se les soliciten, y llenar el

formato correspondiente. • El servicio de mantenimiento preventivo o correctivo que requieran los vehículos oficiales,

deberá ser autorizado por el Registro Agrario Nacional y realizado en los talleres que éste designe, considerando la mejor cotización de entre 3 talleres.

• Para los vehículos que cuenten con garantía vigente expedida por agencia, el Registro Agrario

Nacional extenderá orden de servicio para que sean atendidos directamente por la agencia distribuidora autorizada.

• Los vehículos oficiales recibirán servicio de mantenimiento en los períodos que conforme a su

uso y funcionamiento requieran, mediante orden de servicio expedida por el Registro Agrario Nacional, siendo responsabilidad del Area de Servicios Generales en Oficinas Centrales y del personal de enlace de la Subdelegación Administrativa en las Delegaciones Estatales, estar al corriente del mantenimiento de cada vehículo,

• Todo servicio de mantenimiento proporcionado por los talleres autorizados, deberá tener una

garantía mínima de treinta días, a excepción del eléctrico. No se autorizarán reparaciones de los vehículos que se encuentren dentro del periodo de garantía, salvo que exista justificación, o bien se trate de un concepto diferente.

• Las llantas y acumuladores sólo serán suministrados cuando se cubra el periodo de vida o por

causas circunstanciales debidamente comprobadas. En el caso de las llantas, se autorizarán las recomendadas por las compañías automotrices, de acuerdo al tipo de vehículo y con la inspección y autorización previa de la Subdirección de Recursos Materiales, en Oficinas Centrales y por la Subdelegación Administrativa en las Delegaciones Estatales.








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• En caso de siniestro ya sea por accidente o robo total o parcial del vehículo, el resguardante

será el responsable de acudir en forma personal ante las autoridades competentes a realizar la denuncia de hechos correspondiente, dar aviso a la compañía aseguradora y notificar a la Subdirección de Recursos Materiales en Oficinas Centrales o a la Subdelegación Administrativa, en el caso de Delegaciones Estatales.

• Los documentos que expida el ajustador deberán ser entregados por el resguardante al área

de Servicios Generales. • Se contará con carpeta la cual contendrá las copias de las licencias vigentes del personal de

estructura del Registro Agrario Nacional.








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VIII. POLITICAS INTERNAS








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POLITICAS INTERNAS 1. El área de servicios generales deberá contar con la información descriptiva de cada vehículo

propiedad del Registro Agrario Nacional misma que se señalara en el formato 5 “Historial del Vehiculo”.

2. Para el adecuado control sobre su asignación y uso, los vehículos se clasificarán de la

siguiente manera:

• Vehículos asignados mediante resguardo definitivo, para coadyuvar al mejor desempeño de las funciones de los Servidores Públicos y por la naturaleza de sus responsabilidades que se ajustará a lo establecido en e Manual de Percepciones de los Servidores Públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Los cuales podrán no pernotar en los estacionamientos del Registro Agrario Nacional.

• Vehículos asignados mediante resguardo temporal para la prestación de servicios

administrativos y de apoyo. Estarán bajo la responsabilidad del Departamento de Servicios Generales, dependiente de la Subdirección de Recursos Materiales, en el caso de Oficinas Centrales y de las Subdelegación Administrativa en las Delegaciones Estatales, debiendo pernoctar las unidades en los estacionamientos del Registro Agrario Nacional, excepto cuando esté justificado mediante oficio de comisión, o sea autorizado por el Delegado Estatal y en Oficinas Centrales por el Director en Jefe o el Director General de Finanzas y Administración.

3. Los resguardos tanto el temporal como el definitivo, deberán ser elaborados por al Area de

Control Vehicular, suscritos por los resguardantes y deberán contener la firma de asignación del Director de Recursos Humanos y Materiales o del Subdirector de Recursos Materiales, en el caso de Oficinas Centrales, o bien del Subdelegado Administrativo en el caso de las Delegaciones Estatales.

4. En el caso de vehículos con resguardo temporal o definitivo, el pago de la reparación será

autorizada siempre y cuando los accidentes no se den en las condiciones, que se mencionan a continuación, en cuyo caso serán con cargo al resguardante:

Cuando sea manejado por un tercero que no sea el responsable autorizado por el

Registro de Agrario Nacional. Cuando estos no ocurran en el desarrollo de actividades oficiales. Cuando no hayan sido reportados en tiempo, salvo por causas justificadas. Cuando se maneje en estado de ebriedad o bajo el influjo de alguna droga. Por infringir el reglamento de tránsito o cualquier otra ley o reglamento. Por participación en carreras o arrancones.

5. El resguardante no podrá realizar ningún tipo de adaptación al vehículo asignado.








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6. Los vehículos utilizados para comisiones temporales, se remitirán al manual de gastos a

comprobar (gastos de peaje, gasolina y lubricantes, reparaciones de emergencia, etc..) 7. Con el propósito de mantener en las mejores condiciones de operación y funcionamiento los

vehículos, el Departamento de Servicios Generales conjuntamente con el Area de Control Vehicular en Oficinas Centrales; o el Subdelegado Administrativo conjuntamente con el personal de enlace en las Delegaciones Estatales, deberán elaborar el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo para el Parque Vehicular, determinando para ello las especificaciones técnicas y los alcances del servicio, para su contratación a partir del mes de enero de cada año. El mantenimiento correctivo se realizará cuando las unidades lo requieran.

8. Los servicios de mantenimiento Preventivo y Correctivo contratados por el Registro Agrario

Nacional deberán ser supervisado por la Dirección de Recursos Humanos y Materiales a través del Area de Servicios Generales en Oficinas Centrales o por la Subdelegación Administrativa a través del personal de enlace en las Delegaciones Estatales.

9. El “Historial del vehículo” (formato 5) se mantendrá actualizado mensualmente. 10. De manera indicativa y no de limitativa, los expedientes que se integren para cada vehículo

deberán contar con los siguientes documentos originales y/o copias de: Factura, Tarjeta de circulación, Póliza de Seguro, Resguardo en caso de ser definitivo, órdenes de trabajo, facturas de las reparaciones para los casos con que se cuente con contrato de servicio, Historial de Vehiculo, Tenencias.

11. Cuando por razones de necesidad urgente por descompostura del vehículo, se requiera la

contratación de un servicio correctivo, la Subdirección de Recursos Materiales en Oficinas Centrales o el Subdelegado Administrativo en Delegaciones Estatales, queda facultado para autorizar y realizar la contratación correspondiente en estricto apego a la normatividad.

12. El solicitante de un vehículo oficial deberá tener su licencia vigente y deberá enviar copia

fotostática de la misma al área de control vehicular. Si el solicitante no tiene la licencia vigente no podrá utilizar el vehículo; en caso de que el servidor público haga caso omiso de esta ultima disposición, será responsable de los daños que le cause al vehículo, independientemente de la sanción que se le imponga administrativamente.

13. El Area de Servicios Generales en Oficinas Centrales y el personal de enlace de la

Subdelegación Administrativa en las Delegaciones Estatales, son los responsables de contar y conservar dentro del vehículo, todos los documentos inherentes a éste, como son original de tarjeta de circulación, calcomanías vigentes adheridas, copia de la póliza de seguro, original de la revista vehicular de carga, (en su caso), etc; en el supuesto de extravío o robo de documentos, deber notificar de inmediato y por escrito a la Subdirección de Recursos Humanos y Materiales para tramitar la reposición.

14. En el caso de las Delegaciones Estatales el Subdelegado Administrativo se encargará de

comprar y distribuir los vales de gasolina mensualmente y para los vehículos con Resguardo Definitivo se les asignará mensualmente los vales de gasolina correspondientes en Oficinas Centrales.








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15. En las Delegaciones Estatales el Subdelegado Administrativo o el personal de enlace se

encargará de enviar trimestralmente un informe al Area de Control Vehicular en Oficinas Centrales, del parque vehicular con el que se cuenta, el cual estará en el formato “Historial del Vehiculo” (formato 5). Así como reportar los consumos de gasolina por vehiculo y las reparaciones de mantenimiento preventivo y correctivo.

16. El Departamento de Servicios Generales deberá de dar seguimiento a la bitácora de Gasolina

(formato 4) de los vehículos con Resguardo Temporal que para tal fin ha sido creado.








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IX. PROCEDIMIENTOS








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RESGUARDO TEMPORAL








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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO

RESGUARDO TEMPORAL

AREA Y/ O PUESTO ACTIV. NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Area Solicitante

1

Gira formato de solicitud de Vehiculo con 24 hrs. de anticipación, firmada por el Subdirector de área, a la Dirección de Recursos Humanos y Materiales en Oficinas Centrales o al Subdelegado Administrativo en las Delegaciones Estatales, para firma del Director o del Subdelegado, anexa acuse de recibido.

Dirección de Recursos Humanos y Materiales o Subdelegado Administrativo

2 Recibe y sella formato de Solicitud de Vehículo, para firma del Director de Recursos Humanos y Materiales o Subdelegado Administrativo (cuando el Director ha firmado se entrega el original al área de control vehicular o el personal de enlace)

Area Solicitante 3 Turna copia de acuse de formato de solicitud de vehículo al área de Control Vehicular o personal de enlace.

Area de Control Vehicular o el personal de enlace

4 Recibe y sella copia del formato de Solicitud de Vehículo.

5 Llena el resguardo correspondiente, el personal del Area.

Area Solicitante 6 El área solicitante se comunica con el Area de Control Vehicular o el personal de enlace para informarse si ya cuenta con el vehiculo solicitado.


7 Entrega resguardo para firma del resguardante del área solicitante del vehiculo, levanta inventario en presencia del resguardante donde se informa las condiciones del vehiculo.

8 Firman de entregado y recibido ambas partes, entrega el vehiculo al resguardante.

Area Solicitante 9 Entrega Vehiculo en el Area de Control Vehicular si se encuentra en las horas laborales, si no, lo entrega en Vigilancia, concluida la comisión.








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PROCEDIMIENTO

RESGUARDO TEMPORAL


Area de Control Vehicular o el personal de enlace o Vigilancia

10 Recibe y llena los datos restantes del Resguardo Temporal, si Vigilancia no cuenta con el Resguardo Temporal, el Area de Control Vehicular o el personal de enlace se encargará al día siguiente de llenar los datos restantes de dicho resguardo y recabar la firma respectiva de la persona que entregó el vehiculo.

11 Archiva el Resguardo Temporal en la carpeta de Solicitud de Vehiculo mensual, anexando el formato de solicitud de vehiculo original ya firmado por el Director de Recursos Humanos y Materiales o del Subdelegado Administrativo, y la copia de recibido por el área.

TERMINA PROCEDIMIENTO








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DIAGRAMA DE FLUJO

RESGUARDO TEMPORAL

AREA SOLICITANTE DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

Y MATERIALES O SUBDELEGACION ADMINISTRATIVA

AREA DE CONTROL VEHICULAR OEL PERSONAL DE ENLACE

1 3

2

4

COPIA

INICIO

OFICIO Y COPIA

A

COPIA

RECIBE Y SELLA FORMATO DE SOLICITUD DE VEHICULO, PARA FIRMA DEL DIRECTOR O SUBDELEGADO (CUANDO EL DIRECTOR O EL SUBDELEGADO ADMINISTRATIVO HA FIRMADO SE ENTREGA EL ORIGINAL AL AREA DE CONTROL VEHICULAR O EL PERSONAL DE ENLACE)

GIRA FORMATO DE SOLICITUD DE VEHICULO CON 24 HRS. DE ANTICIPACIÓN, FIRMADA POR EL SUBDIRECTOR DE ÁREA, A LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES EN OFICINAS CENTRALES O AL SUBDELEGADO ADMINISTRATIVO EN LAS DELEGACIONES ESTATALES, PARA FIRMA DEL DIRECTOR O DEL SUBDELEGADO, ANEXA ACUSE DE RECIBIDO.

RECIBE Y SELLA COPIA DE FORMATO DE SOLICITUD DE VEHICULO.

TURNA COPIA DE ACUSE FORMATO DE SOLICITUD DE VEHICULO AL AREA DE CONTROL VEHICULAR O EL PERSONAL DE ENLACE.








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DIAGRAMA DE FLUJO

RESGUARDO TEMPORAL

AREA DE CONTROL VEHICULAR O EL PERSONAL DE

ENLACE AREA SOLICITANTE

5

7

6

RESGUARDO

ENTREGA RESGUARDO PARA FIRMA DEL RESGUARDANTE DEL ÁREA SOLICITANTE DEL VEHICULO, LEVANTA INVENTARIO EN PRESENCIA DEL RESGUARDANTE DONDE SE INFORMA LAS CONDICIONES DEL VEHICULO.

RESGUARDO

A

EL AREA SOLICITANTE SE COMUNICA CON EL AREA DE CONTROL VEHICULAR O EL PERSONAL DE ENLACE PARA INFORMARSE SI YA CUENTA CON EL VEHICULO SOLICITADO.

B

LLENA EL RESGUARDO CORRESPONDIENTE EL PERSONAL DEL AREA.








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DIAGRAMA DE FLUJO

RESGUARDO TEMPORAL

AREA DE CONTROL VEHICULAR O EL PERSONAL DE ENLACE AREA SOLICITANTE

AREA DE CONTROL VEHICULAR O PERSONAL DE ENLACE O

VIGILANCIA

8

9

ARCHIVA, SOLICITUD Y COPIA

FIN

B

FIRMAN DE ENTREGADO Y RECIBIDO AMBAS PARTES, ENTREGA EL VEHICULO AL RESGUARDANTE.

ARCHIVA EL RESGUARDO TEMPORAL EN LA CARPETA DE SOLICITUD DE VEHICULO MENSUAL, ANEXANDO EL ORIGINAL YA FIRMADO POR EL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALESO DEL SUBDELEGADO ADMINISTRATIVO, Y LA COPIA DE RECIBIDO POR EL AREA.

RECIBE Y LLENA LOS DATOS RESTANTES DEL RESGUARDO TEMPORAL, SI VIGILANCIA NO CUENTA CON EL RESGUARDO TEMPORAL, EL AREA DE CONTROL VEHICULAR O EL PERSONAL DE ENLACE SE ENCARGARA AL DIA SIGUIENTE DE LLENAR LOS DATOS RESTANTES DE DICHO RESGUARDO Y RECABAR LA FIRMA RESPECTIVA DE LA PERSONA QUE ENTREGO EL VEHICULO.

ENTREGA EL VEHICULO EN EL AREA DE CONTROL VEHICULAR O EL PERSONAL DE ENLACE SI SE ENCUENTRA EN LAS HORAS LABORALES, SI NO, LO ENTREGA EN VIGILANCIA, CONCLUIDA LA COMISION








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RESGUARDO DEFINITIVO








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PROCEDIMIENTO



Area de Control Vehicular

1

Recibe los vehículos nuevos, verificando que estos estén en optimas condiciones y toman las calcas del No. de Serie y del No. de Motor. Informa a la Dirección General de Finanzas y Administración la recepción de estos.

Dirección General de Finanzas y Administración

2 Recibe y turna oficio al Area de Control Vehicular donde informa la asignación y reasignación de los vehículos nuevos y de los existentes.


3 Recibe oficio ¿El vehiculo es para Oficinas Centrales o Delegaciones Estatales?

4 Si procede abrir expediente y llenar el respectivo formato del resguardo definitivo.

5 Se comunica a la Dirección General donde fue asignado el vehiculo para que el Director General firme el resguardo correspondiente y proporcione copia fotostática de Licencia de Manejo vigente de la persona que conducirá el vehiculo.

Dirección General 6 El Director General verifica las condiciones del vehiculo; procediendo a leer el formato del resguardo definitivo y proporciona copia fotostática de su Licencia de Manejo vigente de la persona que conducirá el vehiculo, archivando en carpeta de licencias vigentes.


7 Se procede a firmar el resguardo definitivo por las partes involucradas; entrega el vehiculo y copia del resguardo definitivo firmado.

8 Se archiva expediente el cual contendrá los originales y copias del resguardo definitivo pegando las calcas de No. de Serie y No. de Motor, póliza del seguro, factura, póliza de garantía, copia de llaves del vehiculo, copia de los servicios de mantenimiento preventivo o correctivo, historial de vehiculo.









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PROCEDIMIENTO




9 No procede abrir expediente y llenar el respectivo formato del resguardo definitivo.

10 Se notifica telefónicamente y oficialmente (donde se le solicita documentación y la fecha de la entrega de estos) la asignación de vehículos en esa delegación estatal.

Delegación Estatal 11 Reciben oficio y se presentan en Oficinas Centrales para la asignación del vehiculo en el Area de Control Vehicular.


12 Proporciona la documentación al Subdelegado Administrativo para que verifique las condiciones del vehiculo y proceda a leer el formato del resguardo definitivo. En este caso el Subdelegado Administrativo de cada Delegación Estatal será el responsable de los vehículos asignados en esa entidad.

13 Se procede a firmar el resguardo definitivo por las partes involucradas; entrega el vehiculo y las copias necesarias como del resguardo definitivo firmado, copia de la póliza de seguro, copia de la factura, copia de la póliza de garantía. En las Delegaciones Estatales procederán abrir del expediente de cada vehiculo.

14 Se archiva expediente el cual contendrá los originales y/o copias del resguardo definitivo pegando las calcas de No. de Serie y No. de Motor, póliza del seguro, factura, póliza de garantía, copia de llaves del vehiculo, copia de los servicios de mantenimiento preventivo o correctivo, informe trimestral “historial de vehiculo”









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DIAGRAMA DE FLUJO


AREA DE CONTROL VEHICULAR DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACION

1 3

2

INICIO

A

OFICIO

RECIBE Y TURNA OFICIO AL AREA DE CONTROL VEHICULAR DONDE INFORMA LA ASIGNACIÓN Y REASIGNACIÓN DE LOS VEHÍCULOS NUEVOS Y DE LOS EXISTENTES.

RECIBE LOS VEHÍCULOS NUEVOS, VERIFICANDO QUE ESTOS ESTÉN EN OPTIMAS CONDICIONES Y TOMAN LAS CALCAS DEL NO. DE SERIE Y DEL NO. DE MOTOR. INFORMA A LA DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACION LA RECEPCIÓN DE ESTOS.

RECIBE OFICIO








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DIAGRAMA DE FLUJO


AREA DE CONTROL VEHICULAR

4 9

5 10

A

PROCEDE ABRIR EXPEDIENTE Y LLENAR EL RESPECTIVO FORMATO DEL RESGUARDO DEFINITIVO.

C

¿EL VEHICULO ES PARA OFICINAS CENTRALES O

DELEGACIONES ESTATALES?

PROCEDE ABRIR EXPEDIENTE Y LLENAR EL RESPECTIVO FORMATO DEL RESGUARDO DEFINITIVO.

B

SI OFICINAS CENTRALES

NO DELEGACIONES ESTATALES

SE NOTIFICA TELEFÓNICAMENTE Y OFICIALMENTE (DONDE SE LE SOLICITA DOCUMENTACIÓN Y LA FECHA DE LA ENTREGA DE ESTOS) LA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS EN ESA DELEGACIÓN ESTATAL.

SE COMUNICA A LA DIRECCIÓN GENERAL DONDE FUE ASIGNADO EL VEHICULO PARA QUE EL DIRECTOR GENERAL FIRME EL RESGUARDO CORRESPONDIENTE Y PROPORCIONE COPIA FOTOSTÁTICA DE LICENCIA DE MANEJO VIGENTE DE LA PERSONA QUE CONDUCIRÁ EL VEHICULO.








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DIAGRAMA DE FLUJO


DIRECCIÓN GENERAL AREA DE CONTROL VEHICULAR

6

7 8

ARCHIA, DOCUMENTACION

FIN

COPIA

B

SE PROCEDE A FIRMAR EL RESGUARDO DEFINITIVO POR LAS PARTES INVOLUCRADAS; ENTREGA EL VEHICULO Y COPIA DEL RESGUARDO DEFINITIVO FIRMADO.

SE ARCHIVA EXPEDIENTE EL CUAL CONTENDRÁ LOS ORIGINALES Y COPIAS DEL RESGUARDO DEFINITIVO PEGANDO LAS CALCAS DE NO. DE SERIE Y NO. DE MOTOR, PÓLIZA DEL SEGURO, FACTURA, PÓLIZA DE GARANTÍA, COPIA DE LLAVES DEL VEHICULO, COPIA DE LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO O CORRECTIVO, HISTORIAL DE VEHICULO.

EL DIRECTOR GENERAL VERIFICA LAS CONDICIONES DEL VEHICULO; PROCEDIENDO A LEER EL FORMATO DEL RESGUARDO DEFINITIVO Y PROPORCIONA COPIA FOTOSTÁTICA DE SU LICENCIA DE MANEJO VIGENTE DE LA PERSONA QUE CONDUCIRÁ EL VEHICULO, ARCHIVANDO EN CARPETA DE LICENCIAS VIGENTES.








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DIAGRAMA DE FLUJO


DELEGACION ESTATAL AREA DE CONTROL VEHICULAR

11

12 13 14

ARCHIA, DOCUMENTACION

FIN

OFICIO

C

PROPORCIONA LA DOCUMENTACIÓN AL SUBDELEGADO ADMINISTRATIVO PARA QUE VERIFIQUE LAS CONDICIONES DEL VEHICULO Y PROCEDA A LEER EL FORMATO DE REGUARDO DEFINITIVO. EN ESTE CASO EL SUBDELEGADO ADMINISTRATIVO DE CADA DELEGACION ESTATAL SERA EL RESPONSABLE DE LOS VEHÍCULOS ASIGNADOS EN ESA ENTIDAD.

RECIBEN OFICIO Y SE PRESENTAN EN OFICINAS CENTRALES PARA LA ASIGNACIÓN DEL VEHICULO EN EL AREA DE CONTROL VEHICULAR.

SE PROCEDE A FIRMAR EL RESGUARDO DEFINITIVO POR LAS PARTES INVOLUCRADAS; ENTREGA EL VEHICULO Y LAS COPIAS NECESARIAS COMO DEL RESGUARDO DEFINITIVO FIRMADO, COPIA DE LA PÓLIZA DE SEGURO, COPIA DE LA FACTURA, COPIA DE LA PÓLIZA DE GRANTITIA. EN LAS DELEGACIONES ESTATALES PROCEDERAN ABRI EL EXPEDIENTE DE CADA VEHICULO

SE ARCHIVA EXPEDIENTE EL CUAL CONTENDRÁ LOS ORIGINALES Y/O COPIAS DEL RESGUARDO DEFINITIVO PEGANDO LAS CALCAS DE NO. DE SERIE Y NO. DE MOTOR, PÓLIZA DEL SEGURO, FACTURA, PÓLIZA DE GARANTÍA, COPIA DE LLAVES DEL VEHICULO, COPIA DE LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO O CORRECTIVO, INFORME TRIMESTRAL “HISTORIAL DE VEHICULO”








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MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO








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PROCEDIMIENTO

MANTIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

AREA Y/ O PUESTO ACTIV. NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Area de Control Vehicular o P.E.S.E. de Recursos Humanos y Materiales

1

Revisa en el Historial de cada Vehiculo para determinar si ya es tiempo de realizar el mantenimiento preventivo (cada 6 meses o cada 5000 kilómetros o lo que ocurra primero y para vehículos nuevos de acuerdo al Manual de Operación de Cada Vehiculo); y cuando el vehiculo lo requiera por alguna circunstancia se realiza el mantenimiento correctivo.

2 Notifica en forma económica a la Dirección de Recursos Humanos

y Materiales o Dirección General de Finanzas y Administración la reparación o servicio del vehículo que lo requiera, en las Delegaciones Estatales al Subdelegado Administrativo ¿Se cuenta con contrato con Taller Mecánico?

3 Si envía al taller designado para que realice dicho mantenimiento ya sea preventivo o correctivo, en el caso de que el vehículo sea nuevo tendrá que enviarse a la agencia correspondiente mientras dure la garantía.

Taller Mecánico 4 Entrega el vehículo con factura al Área de Control Vehicular en Oficinas Centrales o el personal de enlace en Delegaciones Estatales

Area de Control Vehicular o personal de enlace

5 Revisa que el vehiculo este en buenas condiciones; se encarga de recabar las firmas correspondientes que contendrá la factura del servicio (Jefe del Departamento de Servicios Generales, el Subdirector de Recursos Humanos y Materiales y el Director de Recursos Humanos y Materiales en Oficinas Centrales y las firmas del Delegado Estatal, Subdelegado Administrativo y del personal de enlace en las Delegaciones Estatales), quedándose con una copia ya firmada.

6 Turna al área correspondiente factura firmada para el pago de este servicio; archiva en el expediente del vehículo la copia de la factura y llena en el Historial del Vehículo el servicio realizado.









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PROCEDIMIENTO


AREA Y/ O PUESTO ACTIV. NUM.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD


7

No (Aplica el procedimiento de cotización a tres talleres) espera la autorización de la Dirección General o de la Dirección de Area en Oficinas Centrales y la del Delegado o la del Subdelegado Administrativo en las Delegaciones Estatales; en caso de que no fuera autorizado el servicio, se espera la autorización para realizar el servicio.

8 Hace la invitación a cuando menos tres talleres para que realicen una cotización del servicio.

9 Escogerá la que tenga el costo más bajo al tener en su poder las cotizaciones y se tenga conocimiento de que da un buen servicio.

10 Realiza Orden de Servicio y Requisición anexando la cotización,

para proceder a recabar las firmas y autorización respectiva del Jefe de Departamento de Servicios Generales, del Subdirector de Recursos Humanos y Materiales, del Director de Recursos Humanos y Materiales y del Director General de Finanzas y Administración en Oficinas Centrales y del Delegado o del Subdelegado Administrativo en las Delegaciones Estatales, quedándose con copia de dichos tramites

11 Entrega el vehículo al Taller para que realicen el servicio respectivo.

Taller Mecánico 12 Entrega el vehículo con factura al área de control vehicular en Oficinas Centrales y Subdelegación Administrativa en las Delegaciones Estatales.


13 Revisa que el vehículo esté en buenas condiciones, esta se encarga de recabar las firmas correspondientes que contendrá la factura del servicio (Jefe del Departamento de Servicios Generales, el Subdirector de Recursos Humanos y Materiales y el Director de Recursos Humanos y Materiales en Oficinas Centrales y las firmas del Delegado Estatal, Subdelegado Administrativo y del personal de enlace en las Delegaciones Estatales), que dándose con una copia ya firmada.








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PROCEDIMIENTO


AREA Y/ O PUESTO ACTIV. NUM.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD


14

Turna al área correspondiente la factura ya firmada para el pago del servicio; archiva en el Expediente del Vehiculo copia de Requisición, Orden de Servicio y Factura; y llena en el Historial del Vehiculo del servicio realizado.









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DIAGRAMA DE FLUJO


AREA DE CONTROL VEHICULAR O EL PERSONAL DE ENLACE

1

2

INICIO

A B

NOTIFICA EN FORMA ECONÓMICA A LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES O DIRECCIÓN GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN LA REPARACIÓN O SERVICIO DEL VEHÍCULO QUE LO REQUIERA, EN LAS DELEGACIONES ESTATALES AL SUBDELEGADO ADMINISTRATIVO

SI

NO (APLICA EL PROCEDIMIENTO DE COTIZACION A

TRES TALLERES)

REVISA EN EL HISTORIAL DE CADA VEHICULO PARA DETERMINAR SI YA ES TIEMPO DE REALIZAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO (CADA 6 MESES O CADA 5000 KILÓMETROS O LO QUE OCURRA PRIMERO Y PARA VEHÍCULOS NUEVOS DE ACUERDO AL MANUAL DE OPERACIÓN DE CADA VEHICULO); Y CUANDO EL VEHICULO LO REQUIERA POR ALGUNA CIRCUNSTANCIA SE REALIZA EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO.

¿SE CUENTA

CONCONTRATO CON TALLER MECANICO?








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DIAGRAMA DE FLUJO


AREA DE CONTROL VEHICULAR O EL PERSONAL DE

ENLACE TALLER MECANICO

3

5

6

4

FACTURA

FACTURA

A

ENVIA AL TALLER DESIGNADO PARA QUE REALICE DICHO MANTENIMIENTO YA SEA PREVENTIVO O CORRECTIVO, EN EL CASO DE QUE EL VEHICULO SEA NUEVO TENDRA QUE ENVIARSE A LA AGENCIA CORRESPONDIENTE MIENTRAS DURE LA GARANTIA.

ENTREGA EL VEHICULO CON FACTURA AL AREA DE CONTROL VEHICULAR EN OFICINAS CENTRALES O AL PERSONAL DE ENLACE EN DELEGACIONES ESTATALES.

REVISA QUE EL VEHICULO ESTE EN BUENAS CONDICIONES; SE ENCARGA DE RECABAR LAS FIRMAS CORRESPONDIENTES QUE CONTENDRÁ LA FACTURA DEL SERVICIO (JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES, EL SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES Y EL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES EN OFICINAS CENTRALES Y LAS FIRMAS DEL DELEGADO ESTATAL, SUBDELEGADO ADMINISTRATIVO Y DEL PERSONAL DE ENLACE EN LAS DELEGACIONES ESTATALES), QUEDÁNDOSE CON UNA COPIA YA FIRMADA.

ARCHIA,

TURNA AL ÁREA CORRESPONDIENTE FACTURA FIRMADA PARA EL PAGO DE ESTE SERVICIO; ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO LA COPIA DE LA FACTURA Y LLENA EN EL HISTORIAL DEL VEHÍCULO EL SERVICIO REALIZADO.

FIN








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DIAGRAMA DE FLUJO


AREA CONTROL VEHICULAR O EL PERSONAL DE ENLACE

7

8

9

B

HACE LA INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES TALLERES PARA QUE REALICEN UNA COTIZACIÓN DEL SERVICIO.

ESPERA LA AUTORIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL O DE LA DIRECCIÓN DE AREA EN OFICINAS CENTRALES Y LA DEL DELEGADO O LA DEL SUBDELEGADO ADMINISTRATIVO EN LAS DELEGACIONES ESTATALES; EN CASO DE QUE NO FUERA AUTORIZADO EL SERVICIO, SE ESPERA LA AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL SERVICIO.

C

ESCOGERÁ LA QUE TENGA EL COSTO MÁS BAJO AL TENER EN SU PODER LAS COTIZACIONES Y SE TENGA CONOCIMIENTO DE QUE DA UN BUEN SERVICIO.








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DIAGRAMA DE FLUJO


AREA CONTROL VEHICULAR O EL PERSONAL DE

ENLACE TALLER MECANICO

10

11

12

FACTURA

REQUISICION ORDEN DE SERVICIO

ENTREGA EL VEHÍCULO AL TALLER PARA QUE REALICEN EL SERVICIO RESPECTIVO.

REALIZA ORDEN DE SERVICIO Y REQUISICIÓN ANEXANDO LA COTIZACIÓN, PARA PROCEDER A RECABAR LAS FIRMAS Y AUTORIZACIÓN RESPECTIVA DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES, DEL SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, DEL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES Y DEL DIRECTOR GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN EN OFICINAS CENTRALES Y DEL DELEGADO O DEL SUBDELEGADO ADMINISTRATIVO EN LAS DELEGACIONES ESTATALES, QUEDÁNDOSE CON COPIA DE DICHOS TRAMITES

ENTREGA EL VEHÍCULO CON FACTURA AL ÁREA DE CONTROL VEHICULAR EN OFICINAS CENTRALES Y SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA EN LAS DELEGACIONES ESTATALES.

C

D








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DIAGRAMA DE FLUJO


AREA DE CONTROL VEHICULAR O EL PERSONAL DE ENLACE

13

14

FACTURA

D

REVISA QUE EL VEHÍCULO ESTÉ EN BUENAS CONDICIONES, ESTA SE ENCARGA DE RECABAR LAS FIRMAS CORRESPONDIENTES QUE CONTENDRÁ LA FACTURA DEL SERVICIO (JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES, EL SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES Y EL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES EN OFICINAS CENTRALES Y LAS FIRMAS DEL DELEGADO ESTATAL, SUBDELEGADO ADMINISTRATIVO Y DEL PERSONAL DE ENLACE EN LAS DELEGACIONES ESTATALES), QUE DÁNDOSE CON UNA COPIA YA FIRMADA.

ARCHIVA, HISTORIAL VEHICULO

FIN

TURNA AL ÁREA CORRESPONDIENTE LA FACTURA YA FIRMADA PARA EL PAGO DEL SERVICIO; ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHICULO COPIA DE REQUISICIÓN, ORDEN DE SERVICIO Y FACTURA; Y LLENA EN EL HISTORIAL DEL VEHICULO DEL SERVICIO REALIZADO.








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X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS








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FORMATO 1

INSTRUCTIVO DE SOLICITUD DE VEHICULO

1. Nombre del conductor (es): persona que conducirá y tendrá el respaldo del vehiculo mientras dure la comisión o el trabajo a desempeñar.

2. Lugar al que se traslada: nombre donde realizara la comisión.

3. Trabajo o comisión a desempeñar: actividad a realizar. 4. Personas que viajan en la unidad: número de personas comisionadas. 5. Fecha y hora que se requiere el vehiculo: día que solicita el vehiculo así como la hora en

que lo necesita.

6. Fecha y hora en que se dejara de utilizar: el día en que termina la comisión o la actividad a desempeñar así como la hora en que entregará el vehículo.

7. Vehiculo: marca, placas y kilometraje este rubro es llenado por el área de control vehicular.

8. Solicita: personal responsable que solicita el vehiculo, tanto su nombre completo y firma.

9. Autoriza: nombre y firma del Director de Recursos Humanos y Materiales en Oficinas

Centrales y el Subdelegado Administrativo en las Delegaciones Estatales.

10. Conductor: nombre y firma del personal que manejara el vehiculo esta puede ser la misma persona que lo solicita.








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FORMATO 2

RESGUARDO DE VEHICULO TEMPORAL

1. No. Expediente: número de expediente este se saca de las placas del vehiculo.

2. Marca: nombre del fabricante.

3. Submarca: nombre del modelo del vehiculo.

4. Color: el color del vehículo.

5. Placas: el número asignado que le dio el Departamento de Transito

6. Modelo: año de fabricación del vehículo.

7. No. de Serie: número que le asigna el fabricante.

8. No. de motor: el número de serie.

9. Resguardo y Comisión: datos del resguardante y de donde se realizara dicha comisión.

10. Inventario Físico: indicativo de Si y No de las auto partes del vehículo.

11. Documentación del vehiculo: documentos que debe tener cada vehículo oficial ya sean originales o copia de estos.

12. Mecánico: observaciones de fallas del vehiculo que hace el resguardante después de

utilizar el vehiculo

13. Recorrido, datos del kilometraje, salida y llegada del vehiculo, realizando una diferencia de estos datos para saber el recorrido total. La gasolina, salida y llegada realizando una diferencia de estos datos para saber el rendimiento total.

14. Daños o faltantes: diseño del auto visto en distintos ángulos, donde se señalará con una

cruz cualquier daño sufrido.

15. Observaciones: comentarios que realiza el resguardante respecto al funcionamiento del vehículo.

16. Firmas: nombres completos, firmas y fechas de comisión de la entrega por el área de

control vehicular y de la recepción de éste, así como la autorización, quien solicita y quien entrega y recibe vehículo.








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FORMATO 3

INSTRUCTIVO DE RESGUARDO DEFINITIVO

1. No. Expediente: número de expediente este se saca de las placas del vehículo.

2. Marca: nombre de la empresa que lo fabrica.


4. Color: el color del vehículo.

5. Placas: el número asignado que le dio el Departamento de Transito

6. Modelo: el año de fabricación del vehículo.


8. No. de motor: el número de serie.

9. Responsabilidades: datos del resguardante del vehículo como el número de licencia, su cargo y a que Dirección General pertenece, al igual que las responsabilidades que adquiere.

10. I Inventario Físico: indicativo de Si y No de las auto partes del vehículo.

11. Documentación que portara el vehículo obligatoriamente: documentos que debe tener cada

vehículo oficial ya sean originales o copia de estos.

12. A la entrega del vehiculo: rubros de kilómetros recorridos del vehiculo a la entrega y cantidad de combustible con que se entrega el vehiculo.

13. Mecánico: observaciones que hace el resguardante al vehiculo al manejarlo.

14. Daños o faltantes: diseño del auto visto en distintos ángulos donde se señalará con una

cruz cualquier daño sufrido.

15. Observaciones: comentarios que realiza el resguardante respecto al funcionamiento del vehículo.

16. Firmas, donde se compromete el resguardante a lo señalado en el resguardo definitivo

teniendo que llevar los nombres completos y firmas del Resguardante, de Jefe de Control Vehicular y del Director de Recursos Humanos y Materiales.

17. Fecha de expedición de Resguardo Definitivo: se anota el día, mes y año en que se expide

dicho resguardo.








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FORMATO 4

INSTRUCTIVO DE BITACORA DE GASOLINA MENSUAL

1. Hoja:_____de____: numero de hojas utilizadas en el mes para el formato de gasolina. 2. Mes: el mes en que se esta llenando el formato.

3. No. Inventario: número de expediente, éste se saca de las placas del vehículo.

4. Marca: nombre del fabricante del vehículo.



7. Asignado: el área donde esta resguardado el vehiculo.

8. Transmisión: automático o estándar el vehículo.

9. Placas: el número asignado por el Departamento de Transito.

10. Día : fecha en que se carga el combustible.

11. Kilometraje: número de kilómetros recorridos en el momento de la carga de combustible.

12. Litros: cantidad cargada.

13. Importe: el costo de la carga de combustible en pesos.

14. Quien carga: nombre completo del personal de control vehicular que realiza la actividad.

15. Firma: del personal de control vehicular que realiza la actividad.








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FORMATO 5

INSTRUCTIVO DEL HISTORIAL DE VEHICULO

1. Marca: nombre del fabricante del vehiculo.



4. No. Motor: el número de serie.


6. Placas: el número asignado que le dio el Departamento Transito.

7. No. Económico: número de expediente este se saca de las placas del vehículo.

8. Asignado: nombre de la Dirección General

9. Mes: fecha en que se empieza a llenar el formato

10. Aseguradora: nombre de la aseguradora que otorga el servicio.

11. No. de póliza e inciso: el número asignado por la aseguradora e inciso que le corresponde, dato que siempre debe estar llenado sin ninguna excepción.

12. Cobertura: que cubre el seguro.

13. Vigencia: duración del seguro.

14. Día: la fecha en que se esta llenando el formato.

15. Kilometraje: abarca tres rubros Km. inicial y el recorrido, el acumulado el recorrido es la

anotación del último recorrido y el acumulado hasta la fecha del servicio hecho.

16. Combustible: contiene dos rubros litros e importe, donde se escribe la cantidad cargada y el costo de esta operación.

17. Lubricantes: contiene dos rubros litros e importe, donde se escribe la cantidad cargada y el

costo de esta operación.

18. Descripción: en este rubro se describe que actividad se realizo.

19. No. de Orden de Servicio: número asignado al servicio a realizar.

20. Fecha de orden: día en que se realizo la orden de servicio.

21. No. de factura: número asignado en la parte superior de la factura, por el servicio realizado.








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FORMATO 5

22. Importe: el costo del servicio realizado.

23. Observaciones: comentarios que se realizan respecto al servicio prestado al vehículo.

24. Observaciones: comentarios realizados al final de estar llenado el formato. 25. Elaboró: nombre, cargo y firma del Jefe de Departamento de Servicios Generales en

Oficinas Centrales y del personal de enlace en las Delegaciones Estatales.

26. Reviso: nombre, cargo y firma del Subdirector de Recursos Materiales en Oficinas Centrales y del Subdelegado Administrativo en Delegaciones Estatales.








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XI. GLOSARIO DE TERMINOS








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GLOSARIO DE TERMINOS Area de Control Vehicular: Departamento encargado del resguardo y custodia del parque vehicular, así como la asignación de estos. Area Solicitante: departamento que solicita la asignación de un vehiculo por un tiempo determinado. Asignaciones: el servidor publico al que se asigna un vehículo propiedad del RAN. Bitácora de Gasolina: documento donde se registra mensualmente el gasto de gasolina de cada vehículo, registrándose el kilometraje, litros, el importe y persona que resguarda el vehículo. Comisión: lugar donde se realizara un trabajo ya sea dentro o fuera del área metropolitana, si es fuera del área metropolitana, deberá respaldarse con su respectivo oficio. Estacionamiento: espacios físicos de que dispone el Registro Agrario Nacional, destinados a la guarda y custodia de los vehículos, ya sea que estén dentro de los edificios, o de aquéllos con los que se tenga contrato expreso. Historial del vehiculo: expediente en el que se registran las incidencias relativas a la operación de los vehículos, en cuanto a las asignaciones, consumo de gasolina, kilometraje y las reparaciones derivadas del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo que se tenga contratado o por servicios de contratación directa. Resguardante: Al servidor publico de la Institución que tenga asignado bajo su resguardo algún vehículo terrestre, propiedad del Registro Agrario Nacional. Resguardo: Al documento formal por el cual se asigna un vehículo, en el que se hace constar los datos generales de éste y las condiciones físicas de funcionamiento al momento de su entrega, consignándose también, los accesorios y herramientas con las que cuenta para atender cualquier emergencia, además contiene el nombre y firma del resguardante y el Visto Bueno del Director de Recursos Humanos y Materiales o del Subdirector de Recursos Materiales en Oficinas Centrales o el Delegado Estatal para su asignación, el cual obrará en el expediente del vehículo correspondiente. Resguardo Temporal: Documento similar al anterior, mediante el cual se asigna un vehículo, al usuario, pero de carácter temporal, previa solicitud autorizada por el Director de Recursos Humanos y Materiales o el Subdelegado Administrativo, el cual obrará en un expediente por separado. Servicio de Contratación Directa: trabajos de conservación física y de funcionamiento que se proporcioné a los vehículos propiedad del RAN, que por razones de emergencia se realicen con prestadores de servicio diferentes a aquellos con los que se tenga contratado el Servicio de Mantenimiento Preventivo.








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Servicio de Mantenimiento Correctivo: trabajos de reparación que requieren los vehículos propiedad del Registro Agrario Nacional, y que por lo general este tipo de servicios exige la sustitución de partes y accesorios nuevos. Servicio de Mantenimiento Preventivo: Se refiere a los trabajos de conservación física y de funcionamiento que requieren los vehículos propiedad del Registro Agrario Nacional, incluyendo los servicios correspondientes a los 5,000, 10,000, y 20,000 Km., etc., que se prestan a los vehículos nuevos, así como los de verificación de los índices de contaminación ambiental o cada 6 meses. Siniestro: Al evento en el cual resulte dañado en forma parcial o total un vehículo, ya sea por accidente o robo, propiedad del Registro Agrario Nacional. Solicitud de vehículo: formato donde se solicita un vehículo para realizar algún trámite, comisión o actividad relacionada con su trabajo. Vehículos: A los vehículos terrestres, propiedad del Registro Agrario Nacional, adquiridos, transferidos y/o donados por otra Dependencia.

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