Manual de Ppto

7/25/2019 Manual de Ppto

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOSDE INVERSIÓN MUNICIPAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MUNICIPIO DE TULUÁDEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN MUNICIPAL

2009



Banco de Programas y Proyectos

de Inversión Municipal

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN MUNICIPAL

JefeMartha Liliana Vallejo Arias

Profesional Universitario Banco de Programas y ProyectoMaría Melba Duque Gálvez

Auxiliar AdministrativoAlexandra Cardona

GRUPO DE APOYO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMASY PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA

Ing. Jesús Humberto JaramilloIng. Hernando Alfonso Arteaga

Dr. Gustavo Adolfo Rubio Lozano

EQUIPO DE TRABAJO



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIÓN 7

PRESENTACIÓN 8

1. BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL - BPIM 91.1 DEFINICIÓN 91.2 MARCO LEGAL 91.3 MARCO CONCEPTUAL 101.3.1 Categorías estratégicas del proceso de planeación 111.4 OBJETIVOS DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS - BPIM 121.4.1 Objetivo General 12

1.4.2 Objetivos Especícos 121.5 FUNCIONES DEL BPIM 121.6 MANEJO DE LA INFORMACIÓN DEL BPIM 131.7 UTILIDAD DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL MUNICIPIO - BPIM 141.8 ORIGEN DE LOS PROYECTOS 141.9 ENTIDAD RESPONSABLE DEL PROGRAMA O PROYECTO 151.10 FUENTES DE FINANCIACIÓN 151.11 METODOLOGÍA A EMPLEAR 151.11.1 Metodología General Ajustada, MGA 161.12 ETAPAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO 171.12.1 Etapa de preinversión 171.12.2 Etapa de inversión 19

1.12.3 Estado de operación 19 2. PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN Y REGISTRO DE LOS

PROYECTOS EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL 202.1. INFORMACIÓN GENERAL 202.2 VIABILIDAD 202.2.1 Consideraciones generales 202.2.2 Competencias para emitir conceptos de viabilidad 212.2.3 Programas y proyectos municipales que solicitan recursos municipales 222.2.4 Conceptos que se deben tener en cuenta para emitir viabilidad 222.2.5 Plazo para emitir concepto de viabilidad 22

2.2.6 Resultado de la calicación de viabilidad 222.2.7 Archivo de estudios y documentos 232.2.8 Criterios básicos para evaluar la viabilidad de un proyecto 232.2.8.1 Criterios Técnicos 232.2.8.2 Criterios Financieros 232.2.8.3 Criterios Institucionales 242.2.8.4 Criterios Ambientales 242.2.8.5 Criterios de Sostenibilidad 242.2.8.6 Criterios Económicos 242.2.8.7 Criterios Sociales 25

TABLA DE CONTENIDO





2.3 RADICACIÓN 252.3.1 Presentación de programas y proyectos 262.3.2 Documentos y formatos a diligenciar 262.3.3 Parámetros y Criterios para Revisión de los Documentos 272.3.3.1 Parámetros 272.3.4 Criterios para la calicación de la viabilidad 28

2.4 REGISTRO 292.4.1 Competencia y función del registro 292.4.2 Código de registro 292.4.3 Estructura del Código BPIM 302.4.4 Oportunidad del registro 302.4.5 Información sobre el registro 302.4.6 Certicado de Registro 30

2.5 ACTUALIZACIÓN DE PROYECTOS EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOSDE INVERSIÓN PÚBLICA MUNICIPAL 312.6 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE LOS PROYECTOS 322.7 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO DE RADICACIÓN

Y REGISTRO DE PROYECTOS EN EL BPIM 332.8 ELEGIBILIDAD 352.9 PRIORIDAD 36

3. SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN A LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL MUNICIPIO 373.1 RESPONSABLES 373.2 QUÉ ES EL SSEPI? 373.3 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN PARA PROYECTOS DE COMPETENCIA MUNICIPAL 37

3.4 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN PARA PROYECTOS DE COMPETENCIADEPARTAMENTAL 38

3.5 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN PARA PROYECTOS DECOMPETENCIA MUNICIPAL Y DEPARTAMENTAL, COFINANCIADOS POR OTRAS ENTIDADES 38

4. REPORTES DEL BPIM 384.1 REPORTE DEL BPIM PARA ELABORAR EL POAI 384.2 QUÉ ES UN PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES - POAI? 38

ANEXO No. 1: GLOSARIO DE TÉRMINOS 39ANEXO No. 2: DEFINICIÓN DE NOMBRES DE PROYECTOS. 45

CLASIFICACIONES DE LOS POSIBLES PROCESOS SSEPI - MGAANEXO No. 3: INDICE DOCUMENTAL 49ANEXO No. 4: LISTA DE CHEQUEO PARA LA INSCRIPCION DE PROGRAMAS

Y PROYECTOS DE INVERSIÓN 50ANEXO No. 5: SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 51ANEXO No. 6: CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 52ANEXO No. 7: ACTA DE CONCERTACIÓN CON LA COMUNIDAD PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 53ANEXO No. 8: VIABILIDAD SECTORIAL MOTIVADA 54



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

LaAdministración Municipal de Tuluá Valle del Cauca, a través del Banco de Programas y Proyectos de InversiónMunicipal- BPIM, entrega el presente manual de procedimientos del Banco de Programas y Proyectos deInversión Pública Municipal, como un nuevo instrumento que orienta a la comunidad, las entidades municipales

y demás usuarios, en los procesos de formulación, evaluación, viabilidad, registro y seguimiento de los proyectos que buscan ser nanciados o conanciados con recursos públicos.

Se presentan diferentes relaciones de gestión e información que deben existir entre las Secretarías, Departamentos y EntesDescentralizados del nivel Municipal y sobre procedimientos diseñados para operación del BPIM.

El Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal - BPIM a través de la adopción de las metodologías deformulación de proyectos y la denición de los procesos y procedimientos de registro, viabilidad, seguimiento entre otros

permitirá implantar en la gestión pública municipal la cultura de proyectos, fundamental dentro de las competencias de planeación, programación, presupuestación y evaluación de la administración municipal de Tuluá.

INTRODUCCIÓN





El presente manual contiene las recomendaciones para la adopción de los procedimientos de registro, actualización proceso presupuestal, seguimiento y control de los proyectos en el Banco de Programas y Proyectos - BPIM.El registro supone los pasos previos de radicación y calicación de viabilidad.

Estos procedimientos recogen lo dispuesto en las normas nacionales que regulan el Banco de Programas y Proyectos, comoinstrumento del proceso de planeación, que registra proyectos viables, susceptibles de ser nanciados con recursos de

inversión pública en el respectivo territorio, independiente de su fuente de nanciación. Se parte de la consideración de que

el BPIM constituye una herramienta para la gestión de proyectos, que puede ser utilizada por las diferentes instancias y losdistintos organismos territoriales encargados de cumplir funciones relacionadas con dicha gestión, como es el caso de lasunidades especializadas de conanciación, que por esta razón, deben trabajar en forma articulada con los bancos y seguir

los correspondientes procedimientos de registro y actualización en los mismos.

Los procedimientos de registro en el banco de proyectos se basan en los procedimientos establecidos por el Banco deProgramas y Proyectos de Inversión Nacional BPIN y tiene por objeto facilitar la gestión del banco bajo el principio de laeciencia, en condiciones que contribuyan a la unicación de procesos.

El registro de proyectos implica la consignación de la información requerida para la programación de la inversión pública para lo cual debe tenerse en cuenta que una mejor calidad de la información redunda en mayor eciencia en la programación

asignación y ejecución de los recursos.

Los procedimientos presentados en este manual para la actualización de programas y proyectos en el BPIM, permite seefectúen las modicaciones en cierta información en programas y proyectos registrados, siempre y cuando no cambien sus

objetivos y/o metas, lo cual implicaría programas y proyectos distintos.

En el proceso presupuestal se describen someramente sus diferentes etapas y el seguimiento de la inversión se determina através del sistema de seguimiento físico – nanciero de los programas y proyectos a realizarse en el Municipio.

Es necesario tener en cuenta que la aplicación de los procedimientos, supone, en algunos eventos, el cumplimiento de lasfunciones por parte de las diferentes secretarías, ocinas y entes descentralizados del municipio.

PRESENTACIÓN



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

1.1 DEFINICIÓN

El Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal es un instrumento para la planeación que registra los programasy proyectos viables técnica, ambiental, socio-económica y legalmente susceptibles de ser nanciados con recursos públicos

en el territorio del municipio.En estos términos, el Banco de Proyectos de Inversión Municipal (BPIM) más que una base de datos se constituye en unaherramienta central en la asignación eciente de recursos y en el fortalecimiento de la programación integral de la inversión

pública, es decir permite organizar información valiosa para concretar y darle coherencia a los programas de gobierno planes de desarrollo y presupuestos, así como realizar las labores de análisis, programación y ejecución de la inversión pública municipal, seguimiento y evaluación de los resultados, a través de programas y proyectos especícos, enmarcados

dentro del siguiente esquema lógico:

Los proyectos de inversión que se identiquen y evalúan deben ser consistentes con los lineamientos de política de los

distintos sectores en los que se realiza la inversión pública.

El buen funcionamiento y operación del BPIM es responsabilidad de todas las entidades de la administración incluidas lasUnidades Administrativas, las entidades y organismos descentralizados del orden Municipal.

1.2 MARCO LEGAL

PLANES PROGRAMAS SUB PROYECTOS

1. BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓNMUNICIPAL - BPIM

Las siguientes son las normas que reglamentan elfuncionamiento del Banco de Programas y Proyectos deInversión Municipal - BPIM:

Ley 38 del 21 de abril 1989: “Normativa del presupuestoGeneral de la Nación” en lo que se reere al Banco de

Proyectos de Inversión Nacional, sus atribuciones yfuncionamiento, considera la inversión pública como unelemento directo y motivador del proceso de la Planeaciónen todos los órdenes Gubernamentales, establece la creacióndel Banco de Proyectos de Inversión Pública. La mencionadaLey, en su Artículo 31, estipula: “En el Plan Operativo Anualde Inversiones - POAI - no se podrán incluir proyectos queno hagan parte del Banco de Proyectos de Inversión. La Nación sólo podrá conanciar proyectos registrados en el

Banco de Proyectos de Inversión de entidades pública”.

Decreto 841 del 20 de abril de 1990: “Por el cual se

reglamenta la Ley 38 de 1989, normativa del presupuestogeneral de la nación, en lo referente al Banco de Proyectosde inversión y otros aspectos generales.

Ley 152 del 15 de Julio de 1994: “Por la cual se establecela Ley Orgánica del Plan de Desarrollo”. Disposición queinicia el desarrollo de la Cconstitución de 1991 en este campoespecico. Se reere a tres áreas de vital importancia, los

planes de desarrollo territorial, los planes de acción sectoriay los Bancos Territoriales de programas y proyectos, comoelementos que deben manejarse armónicamente a n de

impactar adecuadamente los resultados institucionalesde las entidades del estado. Establece los principios procedimientos y mecanismos para la elaboraciónaprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y controdel los planes de desarrollo de la Nación y de las entidadesterritoriales.

PROGRAMAS





Artículo 27: El Banco de Programas y Proyectos deinversión es un instrumento para la planeación que registralos programas y proyectos viables técnica, ambiental y

socioeconómicamente susceptibles de nanciación conrecursos del presupuesto general de la Nación.

Artículo 49 numerales 3, 4 y 5: Las entidades territoriales,a través de sus organismos de Planeación, organizarány pondrán en funcionamiento bancos de programas y proyectos y sistemas de información para la planeación.El Departamento Nacional de Planeación organizará lasmetodologías, criterios y procedimientos que permitanintegrar estos sistemas para la planeación y una Red Nacionalde Bancos de Programas y Proyectos, de acuerdo con lo quese disponga en el reglamento.

Ley 179 del 30 de diciembre de 1994: “Por la cual seintroducen algunas modicaciones a la Ley 38 de 1989,

Orgánica de Presupuesto.

Ley 225 del 20 de diciembre de 1995: “Por la cual semodica la Ley 38 de 1989, Orgánica de Presupuesto.

Decreto 111 del 15 de enero de 1996: “Por el cual se compilanla ley 38 de 1989, la ley 179 de 1994 y la ley 225 de 1995,que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.

Acuerdo 168 del 4 de diciembre de 1995: “Por el cual secrea el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Públicadel Municipio de Tuluá”

Artículo 15: “Se faculta al señor Alcalde para reglamentarla estructura orgánica del Banco de Programas y Proyectosde Inversión Pública del Municipio, así como para denir

el manual de operaciones (normas y procedimientos para lainscripción, estudio de viabilidad, registro, establecimientode criterios de priorización y programación de inversión)los manuales de metodologías (para la identicación

formulación y evaluación de proyectos y para el seguimiento alas inversiones y la evaluación de resultados) y todos aquellos procedimientos necesarios para asegurar el funcionamientodel banco.

Resolución Número 1034 de 16 de noviembre de 2004“Por medio de la cual se establece la aplicación del sistemade Seguimiento y Evaluación de Programas y Proyectos deinversión pública, SSEPI en la Administración Municipal.

Resolución Número 0806 de Agosto 10 de 2005 delDepartamento Nacional de Planeación: “Por la cuase organizan metodologías, criterios y procedimientosque permitan integrar los sistemas de planeación y la rednacional de Bancos de Programas y Proyectos”

1.3 MARCO CONCEPTUAL El BPIM es una herramienta del sistema de planicación que permite, tomar decisiones a lo largo de todo el ciclo de vida de

la inversión, mejorar la eciencia de la inversión pública proveniente de los distintos niveles de gobierno para el crecimiento

y desarrollo integral, además, realizar el monitoreo y el seguimiento a las inversiones. Por ello se encuentra estrechamenterelacionado con el proceso dinámico, permanente y continuo de la planeación y con la implantación de las políticas y programas de los planes de desarrollo.

Dentro de los aspectos que atiende se encuentran:

• Cubrir los aspectos de la identicación, formulación de proyectos, la programación y la asignación de los recursos, el

seguimiento a la ejecución y la evaluación de los resultados obtenidos.• Articular el proceso de planeación con la elaboración de presupuestos de inversión pública que orienta la asignación del

gasto a la satisfacción de las necesidades de la población y a los requerimientos del desarrollo.• Apoyar a la gestión pública permitiendo conocer y coordinar el conjunto de inversiones, provenientes de diversas fuentes

que se realizan en una entidad territorial, al cumplimiento de los objetivos y metas denidos por la planeación.

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Los programas y proyectos constituyen la fuente esencial del sistema de información del Banco de Programas y Proyectosde Inversión del Municipio. Los proyectos se presentan en la cha Metodología General Ajustada (MGA), establecida

por el DNP y son sometidos a un análisis de viabilidad antes de proceder a su registro en el Sistema de Seguimiento y

Evaluación de Proyectos de Inversión Pública - SSEPI.

1.3.1 Categorías estratégicas del proceso de planeación

Para una mayor efectividad de la programación y ejecuciónde las estrategias y acciones de solución a los problemasdel desarrollo, el proceso de planicación y su posterior

ejecución deben desarrollarse en diferentes instancias jerarquizadas por niveles de responsabilidad y alcance.

El plan de ordenamiento y los planes de desarrollo constituyen

la categoría superior, a partir de la cual se desprenden lasunidades de gestión. Dentro del proceso de planeación seestablecen las siguientes categorías estratégicas:

•Plan de Ordenamiento: Comprende un conjunto de acciones político-administrativas y de planeación física concertada ycoherente, emprendidas por los municipios, distritos y áreasmetropolitanas para disponer de instrumentos ecaces de

orientación del desarrollo territorial, bajo su jurisdicción yregulación de la utilización, ocupación y transformación desu espacio físico.

El ordenamiento territorial tiene como objetivo dar a la planeación económica y social su dimensión territorial,racionalizar la intervención sobre el territorio y proporcionarsu desarrollo y aprovechamiento sostenible.

• Plan de Desarrollo: Comprende el análisis de la problemática económica, social y ambiental en los nivelesnacional, departamental o municipal como un todo, a partirdel cual se dene una estrategia de solución a seguir a

mediano o largo plazo. La estrategia incluye la denición

de los objetivos y metas del plan, de las políticas generalesy sectoriales de los principales programas de gobierno y losmontos de inversión para el período analizado.

• Programa: Es la estrategia de acción cuyas directricesdeterminan los medios que articulados gerencialmente permiten dar una solución integral a problemas. El objetivogeneral de un programa, que por denición debe tener

carácter multisectorial, generalmente corresponde a uno

de los establecidos por el Plan de Desarrollo. A partir deobjetivo general, se denen los objetivos especícos, las

metas, los tipos de proyecto y el monto de las inversionesdel programa. Se determina también como una manera deagrupar proyectos o acciones, que contribuyan de maneraindividual al cumplimiento de un objetivo, y que requiere laaplicación de todas las acciones de manera integral para el

cumplimiento de dicho objetivo, generalmente sectorial.

• Subprograma: Es la desagregación de un programa engrupos homogéneos de proyectos. Esta homogeneidad noresponde a un criterio único, ya que puede denirse por

tecnología, ubicación, tamaño, entre otros, de acuerdo con lasnecesidades particulares en la clasicación de un programa

El objetivo general de un subprograma, generalmentecorresponde a un objetivo especíco del programa.

• Proyecto: conjunto de actividades interrelacionadas ycoordinadas, con el n de alcanzar un objetivo especico

concreto dentro de unos límites de presupuesto y tiempodeterminado. Se establece como la unidad mínimaoperacional que vincula recursos, actividades y componentesdurante un período determinado y con una ubicación denida

para resolver problemas o necesidades de la poblaciónEl objetivo general de un proyecto debe estar relacionadocon alguno de los objetivos especícos de un programa o

subprograma y, en consecuencia, con los objetivos del plande desarrollo. Por lo tanto un proyecto sirve para articular la planeación con las inversiones.

• Unidades de gestión: Entendidas como las diferentesUnidades Administrativas (Secretaría, DepartamentosAdministrativos, Ocinas Asesoras del Nivel Central

Municipal) y Entes Descentralizados que darán solucióna problemas especícos de la población a través de los

programas, subprogramas y proyectos, u obras, que por sucarácter de medios de acción, subordinan sus objetivos yestrategias a los establecidos en los planes de desarrollo.





1.4.2 Objetivos Especícos

• Conocer y priorizar los proyectos encaminados a satisfacer las necesidades de las comunidades.

• Apoyar la toma de decisiones en la asignación de los recursos para las etapas de los proyectos.

• Realizar labores de análisis, seguimiento y evaluación de los proyectos para la inversión pública permitiendo direccionar

de una forma más ecaz los recursos de inversión.

• Concertar y coordinar acciones entre los entes sectoriales, descentralizados y organizaciones de la Sociedad Civil.

• Mantener información actualizada que facilite la toma de decisiones y la coordinación del trabajo interinstitucional.

• Organizar y analizar la información para concretar y darle coherencia a los programas de Gobierno, Planes de Desarrollo

y Presupuestos.

• Servir de instrumento de gestión para la planeación, programación y presupuestación de los recursos humanos, físicos

nancieros del municipio.

• Acompañar a las diferentes Unidades Administrativas, Departamentos Administrativos y Entes Descentralizados para el

seguimiento y evaluación a los proyectos ejecutados.

1.5 FUNCIONES DEL BPIM

1.4.1 Objetivo General

Orientar la gestión desempeñada por la administraciónmunicipal dentro del proceso de la planicación estratégica,

mediante la implementación de los procedimientos parala formulación de proyectos y aplicación de sistemas deinformación que faciliten el estudio, análisis y ejecución

de los programas y proyectos de inversión pública demunicipio, buscando la asignación del gasto a la satisfacciónde las necesidades de la población y a los requerimientos dedesarrollo del Municipio para la optimización de los recursosen condiciones de ecacia y eciencia.

A. Administrar el Sistema de Información sobre los programas y proyectos de inversión pública que busquenser nanciados o que se ejecuten con recursos de inversión

pública en el Municipio, para lo cual realizará especialmentelas siguientes acciones:

• Radicar los programas y proyectos que se reciben de las

Unidades Administrativas, Departamentos Administrativosy Entidades descentralizados, así como de otras entidadesterritoriales.

• Remitir los programas y proyectos que se reciban por parte

de la comunidad, sin el concepto de viabilidad, a la instancia

o dependencia responsable de efectuar la calicación

correspondiente.

• Evaluar la viabilidad de los proyectos considerando ecriterio técnico de las dependencias, para ser registrados enel BPIM.

• Registrar todos los proyectos que hayan sido calicados

como viables, susceptibles de ser nanciados con recursos

de inversión pública.

• Informar a las dependencias y entidades que presenten

programas y proyectos, sobre su calicación y registro de

1.4 OBJETIVOS DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

los mismos.

• Remitir a las Unidades Administrativas, los DepartamentosAdministrativos y los Entes Descentralizados de origen,los programas y proyectos no viables con las respectivasobservaciones que generaron la devolución

• Mantener actualizado el Sistema de Información sobre los

programas y proyectos de inversión pública susceptibles deser nanciados o que se ejecuten con recursos de inversión

pública del Municipio.

• Generar listados de programas y proyectos registrados,

clasicados por sectores, entidad de origen, fuente de

nanciación entre otros, que sirvan como base para los procesos de formulación de programas de gobierno, planes de desarrollo, planes de acción y preparación de los presupuestos de inversión.

• Producir información agregada sobre los programas y

proyectos registrados, para efectos de realizar los análisisque sean necesarios.

• Operar el Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos

de Inversión (SSEPI) con el aporte y compromiso de las

Secretarías, los Departamentos y los Entes Descentralizadosresponsables de la ejecución de los programas y proyectos, para mantener actualizada la información necesaria en elseguimiento y la evaluación de los programas y proyectosincluidos en el Plan de Desarrollo y el presupuesto.

• Generar información estadística, así como información

sobre indicadores, que sirvan para la realización de análisisy diagnósticos en relación con programas y proyectos de

inversión pública.

• Suministrar a quien lo solicite, la información relacionadacon los programas y proyectos radicados o registrados en eBPIM.

B. Participar en el proceso de denición de los procedimientos

que garanticen la utilización del Banco de Programas yProyectos como herramienta e instrumento de planicación

programación de las inversiones y evaluación de la gestiónde gobierno.

C. Difundir oportunamente en el territorio del municipioinformación sobre las metodologías para formular programas

y proyectos, y sobre los procedimientos relacionados con efuncionamiento del BPIM.

D. Diseñar y orientar la estrategia de capacitación y asistenciatécnica que contemple los diferentes temas relacionados conlos objetivos y el funcionamiento del Banco de Programas yProyectos, con el n de promover y consolidar la cultura de

proyecto y de la Planicación.

E. Cumplir las disposiciones de carácter nacionalrelacionadas con el funcionamiento del Banco de Programas

y Proyectos, y suministrar a las instancias correspondientesde la administración territorial la información necesaria parala expedición oportuna de las normas territoriales que serequieran para asegurar dicho funcionamiento.

F. Trabajar en coordinación con las demás instancias ydependencias de la administración municipal, especialmentecon la Secretaría de Hacienda y las Secretarías sectoriales.

1.6 MANEJO DE LA INFORMACIÓN DEL BPIM

En el BPIM se centralizan todos los estudios y documentos de respaldo de los proyectos de inversión, debidamenteclasicados. Dicha información podrá ser consultada por cualquiera de las diferentes dependencias municipales y

organizaciones comunitarias.

El BPIM utilizará, para seguimiento y evaluación de programas y proyectos de inversión Municipal el aplicativo “SISTEMADE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN (SSEPI)” diseñado por eDepartamento Nacional de Planeación – DNP y asesorado por Planeación Departamental.





1.8 ORIGEN DE LOS PROYECTOS

En el BPIM se recepcionan los programas y proyectos que pueden tener origen en las siguientes instancias:a. En la Comunidad b. En la Administración Municipal y sus Secretaríasc. En las entidades Adscritas o vinculadas al Municipiod. En los miembros de corporaciones públicas de elección populare. En los institutos descentralizados de la Administración Municipalf. En las organizaciones gremiales de la producción y el trabajog. En las organizaciones no gubernamentales ONG’sh. En general, toda entidad comunitaria reconocida legalmente

Esquema de ujo de programas y proyectos de acuerdo a la procedencia y que generan la información al BPIM:

1.7 UTILIDAD DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL MUNICIPIO - BPIM

COMUNIDAD

NECESIDADES(DEMANDAS)

CULTURA

PARTICIPATIVA ACUERDOSCULTURA DEL

PROYECTO PLAN DE DESARROLLO

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL

DISTRIBUCIÓN EQUITATIVA DE LA INVERSIÓN

PROCESO DE CONSTRUCCIÓN DE CULTURADE LA PLANEACIÓN

INICIATIVAS(PROYECTOS DE

ACUERDO)

PROYECTOS(SOLUCIONES)

LINEAMIENTOS DE POLITICA,ESTRATEGIAS DE DESARROLLO,

LINEAS DE ACCIÓN

CONCEJOADMINISTRACIÓN

CENTRAL YDESCENTRALIZADA

PROGRAMADE GOBIERNO

El BPIM está directamente involucrado en varios de los procesos que tienden a optimizar el empleo de los recursos,en condiciones de eciencia y ecacia. En ese sentido, es

un instrumento de gestión invaluable para el proceso de planicación, el cual tiene como objetivo último que las

estrategias y programas de desarrollo se hagan realidad yque se perciban sus benecios para la sociedad.

El BPIM facilita la organización de los propósitos en los procesos administrativos y gerenciales que cualican la

toma de decisiones, que es denitiva para la “gestión de la

autonomía territorial”, la cual por su parte tiene razón deser, como cualquier proceso de mejoramiento de la gestiónen su capacidad de mejorar el aprovechamiento de recursosdestinados a aumentar la calidad y la cantidad de bienes yservicios que se proveen en la sociedad y, en últimas, en elaumento del bienestar colectivo.

En síntesis, El BPIM como un instrumento de la planeaciónfortalece el intercambio entre gobierno y sociedad civil, locual redunda en favor de la democracia y de la cualicación

de la autonomía territorial.

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

1.9 ENTIDAD RESPONSABLE DEL PROGRAMA O PROYECTO

La entidad responsable del programa o proyecto, es la Unidad Administrativa a quien le compete llevar a cabo la inversióny quien a iniciativa de la comunidad, formule y evalúe los proyectos de conformidad con las metodologías adoptadas. Asmismo, es la responsable de adelantar la solicitud de radicación y registro en el BPIM; y responder por la ejecución del proyecto ante las diferentes instancias gubernamentales de control; por consiguiente, la entidad responsable debe ser únicaindependientemente del número de entidades conanciadoras (un proyecto puede ser conanciado por entidades públicas

por la comunidad, incluso por entidades de carácter privado a través de donaciones) y/o nanciadoras.

1.10 FUENTES DE FINANCIACIÓN

1.11 METODOLOGÍA A EMPLEAR

Para la presentación de proyectos en el Banco de Programas y Proyectos del Municipio, se utiliza la Metodología GeneralAjustada MGA implementada por el Departamento Nacional de Planeación. El Banco de Programas y Proyectos delMunicipio – BPIM de Tuluá, la exigirá a partir del momento que se asigne el código BPIM, otorgado a través del registrolo cual garantiza las calicaciones de viabilidad, elegibilidad y priorización especicas que se otorgan a través del sistema

En la etapa de Preinversión, la tarea de formulación y evaluación ex ante, es responsabilidad de las Unidades Administrativasque hayan tenido la iniciativa y respondan por el proyecto ante las diferentes instancias gubernamentales de control. Laentidad responsable debe utilizar la Metodología General Ajustada, MGA para identicar, preparar y evaluar el proyecto, la

cual genera automáticamente la cha EBI, donde se sintetizan los principales datos de la evaluación del proyecto. Igualmente

la sociedad civil organizada, como por ejemplo las Juntas de Acción Comunal o las Organizaciones No GubernamentalesONG, pueden formular y evaluar proyectos en MGA y deberán ser entregados a la entidad pública que será la ejecutora de proyecto.

• Transferencias de la nación (Sistema General deParticipación)

• Transferencias del Departamento (situado scal)

• Transferencias del sector eléctrico

• Crédito Interno y Externo

• Recursos propios

• Recursos del balance

• Recursos de conanciación Nacional y Departamental

• Donaciones

• Recursos de Cooperación Técnica Internacional

• Convenios con el sector privado

• Convenios con entidades regionales

• Fondo Nacional de Regalías

• Entidades de apoyo a programas de Gobierno

• Organismos no Gubernamentales





1.11.1 Metodología General Ajustada, MGA

La Metodología de identicación, preparación y evaluación

de proyectos es necesaria para evaluar aquellos proyectos quecompitan por fondos del Presupuesto de Inversión Pública.

Esta metodología ha sido revisada y ajustada por elDepartamento Nacional de Planeación, y debe serdiligenciada para cualquier tipo de proyecto de inversión,

de igual manera deben ser consultadas las diferentesGuías Sectoriales, de acuerdo al proyecto y sector; enestas se ampliará la información requerida sectorialmente(información especíca y/o adicional), información que

requieren los formuladores y evaluadores, viabilizadores yemisores de concepto posterior de viabilidad.

Los proyectos son documentos que simulan las condiciones

de la producción de bienes y servicios; por lo tanto parallevarlos a cabo, es preciso realizar la totalidad de lasactividades previstas, dado que ejecutar solo una parte deellas implica la no generación de los benecios planteados

inicialmente en el proyecto, lo que en consecuencia signica

que se han desperdiciado recursos.

La formulación de un proyecto, parte de la identicación de

un problema o necesidad, donde se establece qué tipos de bienes y servicios son necesarios producir e implementar para solucionarlo.

Paso seguido, los proyectos entran en los períodos deinversión y operación o vida útil del proyecto. El primero sedesarrolla en un lapso de tiempo determinado de antemano ygeneralmente concluye con un producto o con los elementosnecesarios para la prestación de un servicio. La operacióndel proyecto, inicia con la obtención de los benecios, objeto

mismo del proyecto; esta fase está asociada con costosanuales que permiten su funcionamiento. En algunos casosel período de inversión puede coincidir con la operacióndel proyecto, por ejemplo: proyectos de medio ambiente,investigación, estudios, capacitación, entre otros.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Metodología GeneralAjustada es una herramienta patrón para la adecuadaformulación, evaluación y programación de todo tipo de proyectos, desde los menos exigentes en información a nivelde perl hasta los más elaborados a nivel de factibilidad.

Esta metodología es exible pues solo se elaboran los

formatos necesarios para obtener la información pertinente

del proyecto, es decir que no todos ellos son de obligatorio

diligenciamiento, si el proyecto no lo requiere a consideracióndel evaluador. Para una presentación más dinámica de estametodología se elaboró un modelo computarizado que facilitala transmisión de la información suciente. Se requiere como

mínimo que se registren los formatos sombreados con colorverde claro, los cuales proveen la información a incluir enla cha de Estadísticas Básicas de Inversión - EBI, la cual

es el resumen del proyecto. A continuación se muestra pormódulo, cada uno de los formatos que se deben diligenciarobligatoriamente para que el sistema habilite el siguientemódulo:

Modulo 1, Identicación: los formatos ID-01, ID-03, ID-07, ID-08, ID-11 e ID-12 deben cambiar a C ‘Completo’, asel sistema habilitará el módulo de Preparación.

Modulo 2, Preparación: los formatos PE-04, PE-06, PE-09PE-12 y PE-13 deben cambiar a C ‘Completo’, así el sistemahabilitará el módulo de Evaluación por Alternativas.

Modulo 3.1, Evaluación por Alternativas: el formato EV-02 debe cambiar a C ‘Completo’, así el sistema habilitaráDecisión.

Modulo 3.2, Decisión: los formato EV-26, EV-27 y EV-28 deben cambiar a C ‘Completo’, así el sistema habilitaráProgramación.

Modulo 4, Programación: los formatos PR-01, PR-02 y PR-04 deben cambiar a C ‘Completo’, así el sistema habilitarála cha EBI.

Convenciones: C = Completo; I = Incompleto; V = Vacío

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

El desarrollo de un proyecto está dividido en etapas distintas,

el conjunto de éstas se denomina “el ciclo de los proyectos”.Las diferentes fases del ciclo están relacionadas recíprocay estrechamente dado que siguen una progresión lógica, esdecir que las etapas precedentes proporcionan informaciónútil para la renovación del ciclo.

La primera etapa de un proyecto se denomina Preinversión,aquí se identica el problema o necesidad y se prepara

la información pertinente para establecer si vale la pena

emprender un proyecto.

La segunda etapa inicia cuando se ha tomado la decisión de poner en marcha el proyecto, ésta se denomina Inversión oEjecución, aquí se materializan las obras y las acciones, parauna vez ejecutado el proyecto pasar a la Etapa de Operaciónen la que se ofrecen los bienes y servicios para los cuales el proyecto fue diseñado.

1.12.1 Etapa de Preinversión

En la etapa de Preinversión se identica el problema o necesidad que el proyecto pretende solucionar; de manera que se prepara su información y se cuantican y valoran sus costos y benecios. Igualmente se preparan los diseños preliminares

si éstos se requieren. El objetivo de esta etapa, es indagar sobre la pertinencia y conveniencia de llevar a cabo el proyectoantes de iniciar las obras o acciones que lo harán realidad.

Esta primera etapa está dividida en sub-etapas, sin embargo, no es necesario que todos los proyectos pasen por todasellas: Idea, Perl, Prefactibilidad y factibilidad; algunas pueden ser obviadas, en caso que los estudios relacionados con

la disminución de la incertidumbre sean muy costosos y que sean sucientes para tomar la decisión de emprender un

proyecto.

Cuadro No. 1: Etapas del Ciclo del Proyecto

ETAPA ACTIVIDADES TAREASPREINVERSIÓN • Idea

• Perl

• Prefactibilidad

• Factibilidad

• Diseños Preliminares

- Identicación del problema,

objetivos y medios- Selección de alternativas de

solución- Preparación de las alternativas- Evaluación Ex ante

- Administración de la Inversión- Seguimiento

- Administración de laOperación

- Evaluación Expost

- Formulación y evaluación

- Planeación

- Ejecución o acción- Control- Revisión

- Planeación- Operación- Control- Revisión

INVERSIÓN

• Diseños Denitivos• Construcción

OPERACIÓN • Operación • Mantenimiento

1.12 ETAPAS DEL CICLO DE LA VIDA DEL PROYECTO





• Identicación de la idea

La idea del proyecto es el resultado de la búsqueda de una solución a una necesidad, de responder a un marco de políticasgenerales, o a un plan de desarrollo. En esta fase se describe en términos generales la idea del proyecto, para poder tomarla decisión de continuar con sus estudios. En este momento es necesario plantear las posibles soluciones al problema ydescartar aquellas no viables.

• Perl preliminar

Aquí debe recopilarse la información de origen secundarioque aporte datos útiles para el Proyecto: documentos acercade proyectos similares, mercados y beneciarios entre otros, para poder vericar las alternativas del proyecto y calcular

sus costos y benecios de manera preliminar. Con esta

información, se eligen las alternativas que ameritan estudios

más detallados o se toma la decisión de aplazar o descartarel proyecto.

• Estudio de Prefactibilidad

En esta sub-etapa se evalúan las opciones que fueron seleccionadas en la fase precedente, con base en los estudios realizadosAdicionalmente, se realizan estudios técnicos especializados para descartar por estos motivos, alguna de las alternativas por lo tanto deberá contarse con la información suciente para poder adelantar estudios de las variables más relevantes de

las alternativas de solución como son: valor presente neto (VPN) de cambios en los gastos de inversión y de operación de

proyecto, y estimaciones de la demanda y de la oferta. Finalmente, se elegirá una alternativa para su ejecución.

• Estudio de Factibilidad

En esta sub-etapa se busca adquirir mayores conocimientosy por lo tanto reducir la incertidumbre, para ello se analizaminuciosamente la alternativa recomendada en la sub-etapaanterior prestándole particular atención al tamaño óptimo

del proyecto, su momento de implementación o puesta enmarcha, su estructura de nanciamiento y su organización

administrativa.

En síntesis, la etapa de Preinversión es una herramienta útilque sustenta los argumentos de decisión de transferir recursoshacia objetivos determinados; además es un instrumento paraestimular la aplicación de medidas complementarias, que

permitan realizar el proyecto, especialmente en lo relativo ala identicación, concertación y compromiso de los agentes

participantes y de las posibles fuentes de nanciamiento de

las diferentes etapas del proyecto.

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

1.12.2 Etapa de Inversión

1.12.3 Estado de operación

En la etapa de operación el proyecto debe empezar a proveer los bienes y servicios para el cual fue diseñado. Para que éstase desarrolle de manera adecuada, es importante suministrar los fondos necesarios dado que sin ellos el proyecto no dará los benecios esperados, éstos deben haberse asegurado previamente a la etapa de ejecución o inversión del proyecto.

En esta fase los recursos humanos, técnicos y administrativos son orientados hacia la producción de un bien o hacia la prestación de un servicio, que constituye el objeto social permanente de la empresa. Aquí se presenta el ciclo típico dela actividad administrativa: Planeación, Acción y Control, donde la segunda es la actividad principal y el eje central del proceso, ésta es precedida por la planeación que determina el mejor curso a seguir, y antecede a la fase de control, donde severica si la ejecución se realizó de acuerdo al plan.

• Evaluación expost de proyectos

En la última etapa del “ciclo de los proyectos”, el seguimientoy la evaluación expost, inicia cuando el proyecto haabandonado la etapa de inversión y se encuentra en la etapade operación. La evaluación expost examina el proyectoy determina las razones de éxito o fracaso con el n dereplicar las experiencias exitosas en el futuro y de evitar los problemas ya presentados. En pocas palabras, la evaluaciónexpost entrega información sobre la ecacia de cada uno de

los proyectos en el cumplimiento de los objetivos trazadosen su diseño.

En resumen, la evaluación expost cuantica el impacto

efectivo de un proyecto, lo que es útil para vericar la

coincidencia de las labores ejecutadas con lo programado. Suobjeto consiste en “explicar”, los aspectos del proyecto que

fallaron o no estuvieron a la altura de las expectativas, analizalas causas que crearon esta situación. También indaga sobrelos aspectos exitosos, con el n de poder reproducirlos en

los proyectos futuros. Además, constituye una herramienta para identicar proyectos futuros, ya sean de reposición o de

complemento.

La ejecución/inversión del proyecto consiste en disponer delos recursos humanos, técnicos, nancieros y administrativos

para llevar a cabo la obra necesaria para la producción del bien o la prestación de un servicio. En esta etapa se realizael seguimiento físico-nanciero de los proyectos, el cual

busca garantizar la correcta utilización de los recursos deinversión asignados en el presupuesto. El seguimiento sobrela ejecución de los proyectos permite observar las variacionessobre lo previsto, determinar sus causas e introducir losajustes pertinentes.

Para una inversión exitosa debe precisarse cuál es la

capacidad de ejecución de la entidad que la efectuará yde coordinación si el proyecto ha de realizarse con otrasentidades. En este sentido, deben llenarse dos condicionesmínimas: deben delimitarse las responsabilidades de cada unode los organismos participantes y diseñar mecanismos queincentiven un trabajo eciente en cada una de las unidades

Durante la ejecución del proyecto, deben tenerse elementosde juicio que permitan corregir aquellas fallas que hayan de presentarse. Es importante prever los elementos necesarios para que una vez el proyecto entre en operación se cuentecon los recursos nancieros y humanos necesarios para que

no se detenga por carencia de éstos.





2.1. INFORMACIÓN BÁSICA

2. PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE LOS PROYECTOSEN EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE

INVERSIÓN MUNICIPAL

2.2 VIABILIDAD

2.2.1 Consideraciones generales

En el proceso de gestión de proyectos, la determinación de la viabilidad, elegibilidad y prioridad de un proyecto, pretendenalmente decidir acerca de la asignación de recursos para su ejecución. Esta determinación puede comprender desde una

revisión general del contenido de un proyecto, hasta un estudio complejo y detallado, según el nivel y tipo de proyecto.

La viabilidad de un proyecto se reere a la posibilidad que éste tiene de ser ejecutado y operado de tal manera que todos

los elementos, actividades y componentes planteados sean necesarios y sucientes para que con su aplicación se garantice

el logro del objetivo del proyecto. Es un proceso de análisis que permite decidir sobre la conveniencia de ejecutar o no un proyecto

La presentación de los proyectos será responsabilidad de laComunidad, las Secretarías y las Entidades Descentralizadasdel Municipio, independientes de la fuente de nanciación.

El objeto del registro de proyectos en el BPIM, es captarla información requerida para la planeación y gestión dela inversión pública; facilitando de esta manera que las

decisiones de inversión obedezcan a criterios de desarrolloy benecio socioeconómico. Esta información contribuirá al

cumplimiento de las labores posteriores de seguimiento yevaluación de los planes, programas y proyectos de inversión.Los proyectos a registrar en el banco se pueden agruparde la siguiente manera, teniendo en cuenta las fuentes denanciación.

• Programas y proyectos municipales que solicitan recursos

municipales• Programas y proyectos municipales que solicitan recursos

departamentales

• Programas y proyectos municipales que solicitan recursos deotras fuentes: Son aquellos que solicitan recursos del sistemanacional de conanciación (S.N.C), el Fondo Nacional de

Regalías u otras posibles fuentes de nanciación diferente a

los recursos departamentales o municipales. Estos proyectosdeberán ser formulados teniendo en cuenta los criterios yrequerimientos de las respectivas fuentes de nanciación a

las que se solicitan los recursos.• Programas y proyectos municipales que se registran con

nes informativos: El registro de los programas y proyectos

de entidades descentralizadas del orden municipal, tendránun n informativo cuando se trate de proyectos que deban

ejecutarse exclusivamente con recursos propios de larespectiva entidad.

En todos los casos, los proyectos estarán formuladosy evaluados de acuerdo con los criterios básicos deformulación de proyectos de inversión, en la MetodologíaGeneral Ajustada – MGA, establecida por el Departamento Nacional de Planeación - DNP, anexando los documentosy requisitos adicionales establecidos de acuerdo al tipo de proyecto y establecidos en el Sistema Integrado de Gestión

de la calidad- SIGI, recepcionados en la Ocina Asesora dePlaneación Municipal a través del Banco de Programas yProyectos- BPIM.

En general, la viabilidad está relacionada con la conveniencia de ejecutar losproyectos; la elegibilidad, con la asignación de recursos y la prioridad con el

ordenamiento de los proyectos.

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

La viabilidad está relacionada con principios de calidad,eciencia y pertinencia del proyecto en términos de los

elementos conceptuales que lo componen, la informaciónutilizada en su formulación, la coherencia de los planteamientos y el mayor acercamiento a la realidad.

Por lo tanto LA VIABILIDAD de un proyecto es el conceptoque respalda la coherencia, pertinencia y suciencia del

proyecto en sus aspectos técnicos, socioeconómicos,

nancieros, presupuestales, ambientales, institucionales y

legales. Permite determinar si se aprueba o rechaza la ejecuciónde una alternativa solución a un problema o necesidad, paragarantizar el mayor impacto de la inversión pública. Los proyectos son viables cuando proponen soluciones acertadasa problemas reales, mediante la utilización adecuada de losrecursos disponibles. Todo proyecto debe ser evaluado deacuerdo a las prioridades del sector y de la institucionalidadlocal y regional.

Los criterios técnicos, denen la viabilidad del proyecto

relacionada con el cumplimiento de las condiciones paraejecutarse. Además deben tenerse en cuenta los aspectossocioeconómicos, institucionales y ambientales con el n de

garantizar:

• La contribución del proyecto al desarrollo socioeconómico

del municipio.

• La capacidad institucional para ejecutarlo, operarlo y

administrarlo.• La protección del medio ambiente.

• La pertinencia que tenga el proyecto con las normas

establecidas.

• Confrontar la disponibilidad presupuestal para garantizarla ejecución del proyecto, teniendo en cuenta las posiblesfuentes de nanciación.

2.2.2 Competencias para emitir conceptos de viabilidad

El concepto de viabilidad de los proyectos de inversión, presentados para acceder a recursos del presupuesto municipal,departamental o nacional, será de competencia y responsabilidad de cada una de las Secretarías, DepartamentosAdministrativos y Entes Descentralizados del orden municipal. Cuando el proyecto es de iniciativa de una entidad privadao de la comunidad, la respectiva dependencia sectorial del municipio será la encargada de emitir concepto de viabilidad.

Los profesionales del Banco de Programas y Proyectos de la Ocina Asesora de Planeación Municipal, efectuarán un contro

posterior sobre la viabilidad que efectúen las entidades formuladoras y podrá realizar la devolución de los proyectos para pedir los ajustes y corrección de aquellos que no cumplan con los requisitos establecidos en la Ley, o con las orientacionesdel Plan de Desarrollo, o que no se ajusten a las prescripciones del Manual de Procedimientos del Banco de Proyectos y alos criterios de evaluación metodológica.

La correcta viabilización de los proyectos es el punto de partida para asegurar quela asignación de recursos de inversión obedezca a criterios de benecio social.





2.2.3 Programas y proyectos municipales que solicitan recursos municipales

Si el programa o proyecto es iniciativa de una entidad privada o de la comunidad, la Ocina Asesora de Planeación Municipa

en coordinación con la ocina del Banco de Proyectos, le delegará el concepto de viabilidad de acuerdo a la competenciaa las Secretarías, Departamentos Administrativos y Entes Descentralizados del orden municipal que tenga que ver con esector, quienes serán los responsable de emitir dicho concepto.

2.2.4 Conceptos que se deben tener en cuenta para emitir viabilidad

2.2.5 Plazo para emitir concepto de viabilidad

Si el proyecto proviene de una Unidad Administrativa, en el momento de su radicación debe venir anexa la viabilidadsectorial. Si el proyecto es radicado en el BPIM por una entidad diferente, el plazo máximo para emitir concepto de viabilidadsobre los programas y proyectos será 5 días hábiles, contados a partir de su radicación en el BPIM; para tal efecto, tendrá 3días hábiles para remitir el proyecto a la instancia competente de emitir dicho concepto de viabilidad.

2.2.6 Resultado de la calicación de viabilidad

Todos los proyectos del municipio (independientemente de la fuente), deben contarcon concepto de viabilidad favorable del sector a que correspondan antes de

presentarlo al Banco de Programas y Proyectos del Municipio.

a. Vericar que la ejecución del proyecto sea función

competente de la entidad que pretende dar solución al problema o necesidad.b. Conceptuar aspectos técnicos, socioeconómicos,ambientales, institucionales y legales.c. Analizar la consistencia y la viabilidad del proyectofundamentada en el problema o necesidad que origina larealización del mismo y con base en los indicadores deevaluación del proyecto a través de:• El Plan de Desarrollo

• El Programa de Gobierno

• Programas y proyectos que tienden a nalizar obras

inconclusas• Macroproyectos de impacto socioeconómico a nivel

regional

• Programas y proyectos de conservación del medio

ambiente• Programas y proyectos de investigaciones que generen

proyectos productivos

d. Constatar la no existencia de otro (s) programa (s) o proyectos (s) que cubran las mismas necesidades.e. Vericación de la utilización correcta y completa de la

metodología utilizada para la identicación, preparación y

evaluación del proyecto.f. Los proyectos que son conanciados deberan vericar la

existencia de las cartas de respaldo necesarias, las cualesdeberán expresar la intención de conanciar el programa o

proyecto.

Si el programa o proyecto es viable, la instancia que emiteel concepto de viabilidad respectivo, remitirá al BPIMinmediatamente el proyecto en la Metodología GeneralAjustada, estudios y documentos que les hayan sidoentregados, así como todos los requisitos exigidos para suradicación y registro.Para el caso especico de proyectos presentados por la

comunidad o entidades que busquen nanciación a proyectos

de desarrollo social. Si el programa o proyecto no es viabledicha instancia lo devolverá con sus respectivos estudios ydocumentos de respaldo al BPIM, indicando claramente lasrazones por las cuales no es viable, este a su vez lo devolveráal proponente del proyecto que lo presentó, dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fechadel recibido, dando a conocer las razones que motivaron lano viabilidad.

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PROCEDIMIENTOS

2.2.7 Archivo de estudios y documentos

La dependencia competente para emitir concepto de viabilidad será responsable en cada caso de archivar y mantener

disponibles los estudios y documentos de respaldo de los proyectos de inversión registrados en el BPIM. El BPIM conservaráuna copia de los documentos originales de los proyectos que deban seguir trámite de registro.

2.2.8 Criterios básicos para evaluar la viabilidad de un proyecto

Para revisar un proyecto con el n de determinar su viabilidad, se requiere que esté preparado y evaluado de acuerdo con los

conceptos básicos de formulación y evaluación de proyectos contenidos en la Metodología General Ajustada – MGA.

2.2.8.1 Criterios técnicos

2.2.8.2 Criterios nancieros

Se valoran los requerimientos de nanciación y el presupuesto del proyecto, la disponibilidad de los recursos por parte de

Municipio y/o de la entidad conanciadora. Se debe tener en cuenta:

• El estudio completo de las condiciones y fuentes de nanciamiento optativas y su inuencia en la ejecución oportuna de

proyecto.

• La sostenibilidad del proyecto es la garantía de que seguirá operando después de la culminación de su ejecución con el

aporte de la comunidad y/o otras instituciones.

Permiten determinar la calidad y coherencia de lainformación relacionada con el objetivo mismo del proyecto,

el dimensionamiento de las variables que intervienen, sus planteamientos básicos, soluciones y actividades para lograrel objetivo propuesto. Los aspectos técnicos establecen laconveniencia de ejecutar un proyecto, el tipo de obras ode infraestructura física y de personal que se requiere parahacerlo. Si el proyecto corresponde a prestación de serviciosse vericará la consistencia con la población a la que va

dirigido.

Los aspectos técnicos comprenden los siguientes puntos:

• Identicación de la situación actual. Es la explicación precisa y detallada del problema o la necesidad que sequiere resolver. La evaluación está dirigida al análisisde la información contenida en el proyecto, relacionadacon la problemática planteada o la situación que se deseatransformar, teniendo en cuenta que ésta afecta a unacomunidad y no a un individuo. Esta información permitirádenir los objetivos del proyecto y sus respectivas metas,

las cuales se orientarán a la transformación y mejoramientode la situación descrita.

• Objetivo del proyecto. Es el propósito o nalidad a la

cual se orientan las actividades del proyecto, de tal modoque permitan resolver la situación problema.

• Alternativas técnicas. La evaluación comprende el análisisde la alternativa o las alternativas presentadas en el proyectolas cuales no sólo deben permitir el logro de los objetivos ymetas sino garantizarlo.

• Tecnologías apropiadas. Hace referencia a los insumosrequeridos tanto para la ejecución como la operación del proyecto, dotación o equipamiento. La apropiación detecnologías debe contar con el aval de las comunidadesque las utilizarían. Una tecnología es apropiada cuando es posible ejecutarla y operarla en términos físicos y técnicosdentro del contexto municipal y/o regional.

• Cronograma de actividades. Es el plan de ejecución de proyecto que consiste en un listado ordenado de actividadesa realizar, proyectadas en orden cronológico y estableciendola cantidad y tiempo requerido para cumplirlas.

• Análisis de costos. Es el examen riguroso de los valoressolicitados para la ejecución del proyecto. Evalúa si sonconsistentes y competitivos o comparables con los costosdel mercado.





2.2.8.3 Criterios Institucionales

Se reere a la capacidad que muestra y sustenta la institución para ejecutar un proyecto; en otras palabras la experiencia,

el equipo humano y los recursos que posee. Se debe vericar la existencia de un ente encargado de la administración

operación y mantenimiento de infraestructura y se debe demostrar la capacidad de la institución que presenta el proyecto para garantizar la sostenibilidad del mismo.

2.2.8.5 Criterios de Sostenibilidad

Evalúa la capacidad de la institución que presenta el proyecto y su compromiso para garantizar la operación eciente

durante la vida útil del proyecto. Igualmente considera entre otros aspectos: el apoyo institucional al proyecto y el desarrollode sinergias o complementariedades entre instituciones; la capacidad de adaptarse a nuevos escenarios o la capacidad de promover el cambio organizacional y el relacionamiento con la comunidad y por ende la gobernabilidad democrática.

2.2.8.6 Criterios económicos

2.2.8.4 Criterios ambientales

El proyecto debe describir los efectos sobre el medioambiente, cuando aplique, sobre la vida de la poblacióno la comunidad donde se ejecuta el proyecto. En caso devericarse impactos negativos, es necesario presentar un

plan de manejo ambiental donde, además de cuanticar el

impacto, se detallen las medidas de prevención, mitigacióny compensación con los que se compromete la instituciónresponsable del proyecto.En síntesis, un proyecto debe presentar licencia ambientalcuando la magnitud o el carácter del proyecto así lo exijan.En caso de requerir un proyecto un plan de manejo ambiental,es necesario anexar la programación de actividades y

especicación clara de la destinación de los recursos para la

mitigación.

Estos criterios se aplican principalmente a proyectos queinvolucran obras de infraestructura y por lo tanto pueden llegara generar impactos ambientales positivos y/o negativos. Paralos proyectos que requieran de licencia ambiental, ésta seráobtenida teniendo en cuenta los requerimientos establecidos por el Ministerio del Medio Ambiente, la CorporaciónAutónoma Regional del Valle del Cauca - CVC. En este casola viabilidad ambiental del proyecto estará dada mediante laexpedición de dicha licencia.

El objetivo de esta evaluación es contar con elementos dedecisión acerca de la conveniencia de ejecutar un proyecto deinversión. También llamada costo benecio, estudia y mide

el aporte neto de un proyecto al bienestar de las comunidadesy compara los costos frente a los benecios que se obtienen

en la ejecución del proyecto. Se debe tener en cuenta los

costos de inversión y de operación a n de poder determinarsi los costos estimados del proyecto son completos.

Existen varias metodologías y modelos de evaluacióneconómica de proyectos que permiten ordenar, estimary valorar los costos y los benecios bajo consideraciones

especícas para los diferentes tipos de proyectos. Muchas

de estas metodologías incluyen ajustes a los costos (costosde mercado a costos económicos) con el n de obtener

indicadores económicos. Para el caso en que los benecios

del proyecto sean valorados, los indicadores más comunes para denir su rentabilidad económica son el Valor Presente

Neto (VPN) y la Tasa Interna de Retorno (TIR).

En el caso en que los benecios sean de difícil valoración

se deberá tener en cuenta el análisis cualitativo de éstos y

los indicadores que se hayan considerado en la evaluaciónque presenta el proyecto, como son los indicadores de costo-eciencia, costo mínimo, costo anual equivalente, entre otros

Estos indicadores son aplicables en términos de compararseleccionar y escoger alternativas de inversión.

La viabilidad económica del proyecto se determina mediantela revisión y análisis de la evaluación ex-ante presentadaen el proyecto. Se concluirá la conveniencia de ejecutarel proyecto, en términos de su contribución al desarrollo

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

2.2.8.7 Criterios Sociales

La evaluación social incorpora tanto un análisis de eciencia de los impactos de un proyecto de una política, como los

aspectos de equidad; es decir, la forma igualitaria como se deben distribuir los benecios entre la comunidad y los efectos

que genera el proyecto sobre la distribución de ingresos y mejoramiento de la calidad de vida de la población. Se debentener en cuenta los siguientes aspectos:

económico y social relacionado con los costos. Es decir,que la relación benecio-costo sea favorable. Esta relación

puede ser en términos cuantitativos y cualitativos.

Los benecios son de dos clases: Económicos y Sociales

• En los benecios económicos tenemos por un lado, unos

ingresos que se han generado con la operación del proyectoy por otro un aumento en la productividad de los bienes yservicios.• En los benecios sociales se tienen los efectos positivos

sobre la calidad de la vida de la población y/o mejoramientode las condiciones de bienestar de la gente.

Se deben tener en cuenta los costos ocasionados por el proyecto como los que a continuación se describen:

• Los costos del proyecto mismo, que son los egresos en que

se incurren para su realización.• Los costos de oportunidad: se reere al costo de usar un

activo o un bien comparado con el benecio que se obtenga

en su mejor uso alternativo.• Los costos ambientales: que son el valor estimado de

impacto negativo sobre el medio ambiente al ejecutar unaobra, de ahí la necesidad de prever acciones de mitigación.• Los costos sociales: Son los efectos negativos sobre la vida

de la población al realizar un proyecto.

• Necesidades básicas insatisfechas: hacinamiento crítico,

vivienda inadecuada, servicios inadecuados, alta dependenciaeconómica, niños en edad escolar que no asisten a laescuela.• Ingresos familiares

• Estraticación

• Localización geográca• Si el objetivo del Plan de Desarrollo, se relaciona con los

desafíos del proyecto.• Nivel educativo

• Población urbana y rural

• Mejoramiento de calidad de vida

• Número de beneciarios

• Grupos etários beneciados

• Perspectiva de género del proyecto (hombres y mujeres beneciados con el proyecto)

2.3 RADICACIÓN

La radicación es un procedimiento operativo y corresponde almomento en que el BPIM recibe el proyecto con la viabilidadsectorial, la documentación y formatos establecidos en elSistema Integrado de Gestión de la Calidad – SIGI. Se dejaconstancia de la recepción del proyecto, la revisión de estadocumentación se realiza en el momento en que el proyectoes presentado al BPIM.

La documentación mínima que se debe presentar pararadicar un proyecto la componen el estudio de formulación yevaluación del proyecto en la Metodología General Ajustada – MGA. Si el proyecto cuenta con estudios de mayor nivelde profundidad (pre-factibilidad, factibilidad o diseños),se debe presentar una copia de los estudios en cuestión,o un resumen ejecutivo de los mismos y los documentosde soporte necesarios que sean requeridos por la entidadsectorial competente para denir la viabilidad del proyecto

Los programas o proyectos que busquen recursos de fuentesde nanciación distintas al presupuesto municipal deberán

ser acompañados de la documentación adicional que cadauna de las entidades nanciadoras exige ya sea del orden

Departamental o Nacional, como ocurre en el caso de proyectos que requieren de recursos del Sistema Nacionade Conanciación.

Todos los proyectos municipales deben ser presentados aBPIM por una Unidad Administrativa, un DepartamentoAdministrativo o por entidades descentralizadas deorden municipal, quienes serán responsables de ingresarla información del proyecto al Sistema de Seguimientoy Evaluación Proyectos de Inversión - SSEPI, para tal n

adjuntaran la cha de radicación que emite el sistema

garantizando que el proyecto se digitó en su parte básica(Identicación hasta la pantalla 15).





2.3.1 Presentación de programas y proyectos

• Programas y proyectos municipales que solicitan recursos municipales:

Estos programas y proyectos deben ser presentados al BPIM por las Unidades Administrativas, Departamentos Administrativoso Entidades Descentralizadas del orden municipal.

• Programas y proyectos municipales que solicitan recursos departamentales, Nacionales o de otras fuentes:

Estos programas y proyectos serán presentados al BPIM por las Unidades Administrativas, Departamentos o EntidadesDescentralizadas del orden municipal quienes emiten el concepto de viabilidad y lo digitan en el SSEPI. El BPIM hará laradicación y el registro respectivo previa evaluación y posteriormente lo remitirá al Banco de Proyectos Departamental Nacional u otra entidad con la cual se pretenda gestionar recursos de inversión.

• Programas y proyectos que se registran con nes informativos:

Estos programas y proyectos serán presentados por las entidades descentralizadas del orden municipal, deberán anexar elconcepto de viabilidad y demás requisitos que exige y serán registrados en el BPIM.

2.3.2 Documentos y formatos a diligenciar

El BPIM para optimizar y mejorar la estructuración delos proyectos recibirá por parte de las diferentes UnidadesAdministrativas un perl de proyecto con información básica

estructurada en un marco lógico resumido.Los proyectos para ser radicados y registrados en el Banco

de Programas y Proyectos, deben poseer concepto deviabilidad favorable expedido por la entidad responsable alsector que corresponda, documentos y formatos plenamentediligenciados. Para iniciar procedimiento de radicación, el proyecto debe cumplir con los siguientes requisitos: A. Indice documental. Anexo 3: Formato F-260-66

B. Lista de chequeo de requisitos.Anexo 4: Formato F-260-26

C. Solicitud de inscripción de proyectos en el BPIM, rmada

por el titular de la Unidad Administrativa, Departamentoo Ente Descentralizado del Municipio que es la entidadresponsable del proyecto. Anexo 5: Formato F-260-02

D. Árbol de Problemas y Árbol de Objetivos

E. Cronograma de Actividades.Anexo 6: Formato F-260-23

F. Presupuesto detallado.

G. Acta de concertación con la comuniad.Anexo 7: Formato F-260-24

H. Plano de localización de la zona señalando la zona beneciaria del proyecto.

I. Ficha EBI impresa (Ficha Resumen MGA).

J. Formato de Viabilidad Sectorial Motivada.Anexo 8: Formato F-260-01

K. Copia en medio magnético del Proyecto formulado enla Metodología General Ajustada – MGA diligenciada. (consus anexos respectivos: árbol de problema, árbol de objetivosetc.)

L. Ficha impresa de radicación emitida de la pantalla 2del Sistema de Seguimiento y Evaluación de Programas yProyectos de Inversión - SSEPI.

M. Licencia ambiental, si se requiere, con el plan de manejoy mitigación respectivo.

N. Fotocopia de los diseños, Planos, Presupuesto ocial de

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PROCEDIMIENTOS

Obra, análisis de precios unitarios y Cotizaciones. (Cuando

se requieran).O. Título de propiedad de los terrenos, requerido para lasobras a construir.

P. Si se trata de un proyecto de pavimentación de víasurbanas, certicado de que se encuentran instaladas las

redes de servicios públicos o que se prevé la culminaciónoportuna de éstas.

Q. En caso de que el proyecto sea conanciado, anexar

carta de compromiso de todos y cada uno de las entidades

conanciadoras, que garanticen la conanciación del proyecto

y el monto que el respectivo conanciador aportará.

R. Cumplimiento de los requisitos de la gestión documenta(Indice documental, carpeta Desacicada, rotulo de archivo

de gestión).

S. Otros anexos y soportes según el tipo de proyecto.

Los formatos se encuentran a disposición de los funcionarios por la Web Interna del Municipio. La documentación debeestar avalada con la rma del responsable del diligenciamiento

de la cha, del Profesional Universitario y del Secretario de

Despacho.

2.3.3.1 Parámetros

2.3.3 Parámetros y Criterios para Revisión de los Documentos

El Banco de Proyectos BPIM, será el responsable de evaluar el proyecto metodológicamente, revisando que la documentaciónesté completa y remitir el proyecto a la Secretaría o Dependencia sectorial para que emita concepto de viabilidad necesario para el registro en el Banco de Programas y Proyectos del Municipio o en su defecto, emitir concepto de devoluciónmotivada por el cual se reserva el derecho de registro del proyecto en el Banco.La información de los proyectos que ingresen al Banco de Programas y Proyectos - BPIM se somete a revisión en lorelacionado con contenidos, cumplimiento de requisitos, calidad de la información, que sean pertinentes, sucientes y

además vericará la validez de los documentos anexos, de soporte o que sean requeridos con carácter obligatorio.Cumplidos todos los requisitos se procede a la radicación del mismo, en los sistemas de información aceptados y enfuncionamiento.

• Nombre correcto del Proyecto el cual incluye el proceso,

el objeto y la localización. Aplicación adecuada de lametodología de formulación correspondiente.

• Documentos de respaldo necesarios: Licencia ambiental, sila requiere, con el plan de manejo y mitigación respectivo;diseño, planos, presupuesto ocial de obras, -análisis de

precios unitarios y cotizaciones si las requiere.

• Pertinencia con los programas y proyectos del Plan de

Desarrollo, Plan Indicativo y Plan de Acción Municipal.

En el caso de actualización de un proyecto registrado conanterioridad y que no se ha ejecutado parcial o totalmente

se podrá conservar el código BPIM asignado previamente por el Banco de Programas y Proyectos, evidenciando enel sistema de información las modicaciones presentadas

con relación a las características anteriores que presentabael proyecto.





2.3.4 Criterios para la calicación de la viabilidad.

El proyecto formulado deberá contener informacióncoherente, suciente y pertinente y su viabilidad podrá ser

clasicada como: aceptable, insuciente o deciente.

Aspectos que se deben tener en cuenta para la Calicación

de la viabilidad por parte del BPIM:

Coherencia: Las partes del proyecto deben estar articuladasen una cadena lógica entre las diferentes etapas del proyecto.

Suciencia: La información consignada debe ser clara y

completa para realizar la evaluación. En ella se encuentrantodos los requisitos técnicos y legales de presentación de proyectos.

Pertinencia: El problema planteado debe ser real eimportante. El objetivo propuesto es realizable en tiempoy modo, y seguirá siendo válido durante la operación del proyecto para lograr la situación deseada.

Las Secretarías y Dependencias Sectoriales disponen dediez (10) días hábiles para la revisión del proyecto desde elmomento de su recepción y dar respuesta sobre la viabilidado rechazo motivado. Si el proyecto es clasicado como

“aceptable”, se emite el Certicado de viabilidad y se inician

los trámites para la radicación y registro del proyecto.

La Alcaldía Municipal de Tuluá por contar con una plantaglobal, tendrá un personal designado y capacitado para laEvaluación de Proyectos integrado por: El Jefe de la Ocina

Asesora de Planeación y/o el Profesional Universitariodel Banco de Programas y Proyectos; Los Secretarios(as)

Sectoriales y/o su delegado.

Este personal designado constatará si el proyecto cumplecon los aspectos técnicos, legales, sociales, comunitarios,económicos, ambientales, de costos y nancieros e

institucionales. El personal designado podrá citar, si lo estimanecesario o conveniente, al responsable del proyecto paraque realice la exposición del mismo y aclare los aspectos que

sean de interés.Se dejará constancia escrita acerca de la exposición demotivos que llevaron a la calicación aceptable, insuciente

o deciente asignada a los proyectos que fueron evaluados

por el personal designado.Revisada la documentación presentada se genera y diligenciala cha de radicación.

En caso que el proyecto sea presentado por la comunidad uotro tipo de entidad, que requiera del concepto de viabilidaddel sector, será remitida dentro de los tres (3) días hábilessiguientes por el BPIM a la instancia responsable de emitir

concepto de viabilidad y en caso positivo se elaboren yadjunten los formatos establecidos e ingreso de la informaciónal Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos deInversión - SSEPI. Dicha instancia será la responsable dela radicación y registro en caso de que el proyecto obtengaun concepto favorable. En caso contrario será devuelto aBPIM especicando los motivos de la no viabilidad, para

realizar la respectiva devolución.

A Aceptable

Insuciente

Deciente

I

D

Cuando la información reúne los criterios de Pertinencia, Coherenciay Suciencia.

Cuando la información no reúne los criterios de Pertinencia,Coherencia y Suciencia.

Cuando la información reúne los criterios de Pertinencia, Coherencia pero se requiere ampliar la información porque está incompleta.

Calicación de Viabilidad:

8



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

2.4.1 Competencia y función del registro

El registro de proyectos es competencia única y exclusivamente del Banco de Programas y Proyectos del Municipio - BPIMel cual señala que los proyectos son viables y por lo tanto pueden ser ejecutados con recursos de carácter público de acuerdocon su priorización y puede establecer los siguientes nes:

Solicitud de recursos municipales, departamentales o nacionales.Información para que el municipio pueda realizar el seguimiento que debe presentar a la fuente de nanciación o

conanciación de los programas y proyectos de inversión pública.

Permite enlazar y hacer seguimiento a las metas establecidas en el Plan de Desarrollo.

2.4.2 Código de registro

Al ser registrado el programa o proyecto recibirá un númerode registro: Código BPIM. El cual es asignado de maneraautomática por el administrador del Banco de Proyectos através del Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos“SSEPI”.

Un programa o proyecto puede ser registrado en varios bancos (caso de programas y proyectos conanciados por

varios niveles territoriales), pero el código de registro esúnico y es el que se le asigna al programa o proyecto en el primer banco en el cual se registra.

2.4 REGISTRO

El registro de proyectos en el BPIM, indica siempre que los

proyectos son viables por lo tanto que son susceptibles deser nanciados o conanciados con recursos del Presupuesto

General del Municipio o recursos propios de entidadesdescentralizadas del orden municipal, del departamento, dela nación u otras posibles fuentes de nanciación diferentes

a las anteriores.

El registro en el Banco de Programas y Proyectos- BPIM,se basará en la viabilidad sectorial emitida, la cual deberáir rmada por el profesional responsable y con el Visto

Bueno del respectivo Secretario de Despacho, Director deDepartamento o Gerente del ente Descentralizado.

El registro se producirá en el momento que el responsabledel Banco de Proyectos verique la información digitada

en el sistema. Si está completa se asigna automáticamente

a través del sistema el Numero de Registro – CÓDIGO

BPIM. El sistema también permite emitir automáticamentela FICHA EBI. Si por el contrario la información digitadaen el sistema está incompleta o presenta deciencias en su

contenido, se devolverá el proyecto, para que la informaciónsea ajustada, por parte del responsable del proyecto y dequien emitió el concepto de viabilidad.

La Ficha de Estadística Básica de Inversión EBI: Es unacha esquemática en la cual se sintetizan los principales

datos contenidos en la evaluación del proyecto. Esta cha

incluye la información básica necesaria para identicar

los principales aspectos inherentes al proyecto, además

se constituye en el formato de resultado del Sistema deSeguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión –SSEPI, en el momento de quedar registrado el proyecto por parte del Banco e identicado con el código BPIM.





2.4.3 Estructura del Código BPIM

El código BPIM, es una secuencia de caracteres que permite identicar de manera única un proyecto de inversión registrado

en el Banco de Programas y Proyectos del Municipio.Toda instancia donde se registre posteriormente el programa o proyecto está obligada a mantener el código original asignadoaun cuando el proyecto se extienda por varias vigencias. La estructura del código es la siguiente:

2.4.4 Oportunidad del registro

Durante todo el año se podrá registrar programas y proyectos de inversión pública municipal en el BPIM. Sin embargosólo se tendrá en cuenta para integrar el PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI), aquellos programas y proyectos que hayan sido registrados antes del 30 de julio del año inmediatamente anterior.

2.4.5 Información sobre el registro

El Banco de Programas y Proyectos de Inversión Pública Municipal, deberá informar sobre la situación del programao proyecto a la Unidad Administrativa, Departamento Administrativo o ente Descentralizado del municipio que lo presentó, dentro de un plazo de (10) días contados a partir de la fecha de entrega del concepto de viabilidad por la instanciacorrespondiente.

2.4.6 Certicado de Registro

El certicado de registro es requisito para obtener el CDP (Certicado de Disponibilidad Presupuestal), emitido por la

dependencia de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda.

ESTRUCTURA DEL CÓDIGO BPIM Y TAMAÑO DE SUS CAMPOS

AÑO

4 dígitos

AÑO

DEPARTAMENTO

MUNICIPIO

NÚMERO DERADICACIÓN

DEPARTAMENTO

2 dígitos

MUNICIPIO

3 dígitos

Número de radicación

4 dígitos

Corresponde al año calendario en que se REGISTRA el Proyecto en

el BPIM.Identica el Departamento donde se localiza el Banco de Proyectos.

El código asignado por el DANE para el Departamento del Valle delCauca es el 76.

Identica el Municipio donde se localiza el Banco de Proyectos

- BPIM. El código asignado por el DANE para el Municipio deTuluá-Valle del Cauca es el número 834.

Es el número consecutivo con el que representa el orden de ingresoal sistema de información que utiliza el Banco de Programas yProyectos del Municipio

0



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

EXCEPCIÓN

Los proyectos dirigidos a atender en forma inmediata situaciones de emergencia, desastres y orden público no necesitancumplir el trámite regular, pero no quedan exentos del registro ante el BPIM, una vez atendida la situación.

Realizar la actualización de un proyecto, es hacer que un proyecto, conservando su estructura, objetivo general y sunaturaleza pueda ser tenido en cuenta para su ejecución,en los casos en que no se haya comenzado a desarrollar, o para continuar su ejecución, mediante la adición de nuevosrecursos que le permitan ser ejecutado en vigencias diferentesa la planteada en la formulación inicial.

Los programas y proyectos registrados en el Banco deProgramas y Proyectos de Inversión pública municipal,deben actualizarse en los siguientes casos:

• Cuando han transcurrido 2 años desde su registro en

el BPIM, sin que hayan sido actualizados, ni se le hayanasignados recursos y se quiera mantener el proyecto paraoptar a recursos en la vigencia siguiente.

• Cuando se va a ejecutar en vigencia diferente a la

inicialmente planteada.

• Cuando los requerimientos de los recursos solicitados

para cada vigencia presupuestal y/o fuentes de nanciación

originalmente identicadas han cambiado, sin que el costo

total del proyecto varíe.

• Cuando los costos del proyecto han variado con respecto a

lo calculado inicialmente, independientemente de los costosde inación.

• Cuando se producen modicaciones en cierta información

de un programa o proyecto que se encuentra registrado en elBPIM, es necesario actualizarla por la entidad u organismoresponsable del mismo.

• Cuando cambien las cantidades, calidades o especicaciones

de los productos programados en el proyecto.

• Cuando se presenten variaciones en la programación de

ejecución de las actividades del proyecto.

• Cualquier otro caso no considerado que a juicio de la

ocina de proyectos municipal amerite la actualización de

proyecto acompañado de comunicación motivada ante lasecretaría o entidad responsable del mismo.

La actualización debe efectuarse teniendo en cuenta lassiguientes recomendaciones:

• El proyecto se debe identicar con el código del BPIM

asignado inicialmente.

• En documento adjunto se debe explicar brevemente las

razones por las cuales se actualiza el proyecto.

• El proceso de actualización podrá adelantarse en cada una

de las vigencias posteriores a la del registro, para la cualesel proyecto requiera recursos del Presupuesto General delMunicipio.

• Todo proyecto registrado en el BPIM, al que no se le haya

asignado recursos ni haya sido actualizado durante 2 añosconsecutivos, será excluido del BPIM.

• El proceso de actualización depende de los cambios tanto

físicos como nancieros que se requieran en relación con e

proyecto ya registrado.

• Los proyectos que son presentados para solicitar recursos

del Sistema Nacional de Conanciación, a los cuales no se

les ha asignado recursos para la vigencia en la cual fueron presentados, deberán ser actualizados, con el n de hacer

las modicaciones técnicas que exige el Sistema Naciona

de Conanciación (SNC) y reiterar el interés en seguir

buscando recursos de algunos de los fondos para la vigencia presupuestal siguiente, o si por el contrario se obtienenrecursos de otras fuentes o el Municipio decide ejecutarlosen su totalidad con recursos propios.

La actualización deberá efectuarse en la Metodología GeneraAjustada o en la cha EBI, así mismo se debe realizar la

reprogramación en el Sistema de Seguimiento y Evaluaciónde Proyectos de Inversión SSEPI.

2.5 ACTUALIZACIÓN DE PROYECTOS EN EL BANCO DE PROGRAMASY PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA MUNICIPAL





2.6 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE LOS PROYECTOS

FÓRMULA Y EVALUA ELPROYECTO

CONCEPTO DEVIABILIDAD

POSITIVO

RADICACIÓN

NEGATIVO POSITIVO

REGISTRODEL

PROYECTOEN BPIM

NEGATIVO

CONTROLPOSTERIOR DE

VIABILIDAD

2



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

F L U

J O G R A M A D E A C T I V I D A D

E S D E L P R O C E S O D E R A D

I C A C I Ò N

Y R E G I S T R O D E P

R O Y E C T O S E N E L B P I M

C o m u n i d a d ,

U n i d a d e s

A d m i n i s t r a t i v a s ,

O N G ¨ s

I d e n t i c a c i ó n d e

l a n e c e s i d a d

R a d i c a c i ó n d e l P r o y e c t o e n

e l B a n c o

B a s e d e d a t o s :

- N u m e r o d e r a d i c a c i ó n

- N o m b r e d e l p r o y e c t o

- V a l o r

- E j e , p r o g r a m a , s u b p r o g r a m a ,

p r o y e c t o

N u m e r o d e c e r t i c a d o

N o m b r e p

r o y e c t o

V a l o r d e l p r o y e c t o

E s t r u c t u r a e s t r a

t é g i c a d e l p l a n

d e d e s a

r r o l l o

A c t i v i d a d e s

y m e t a d e

r e s u l t a d o

S e c r e t a r i a

E n t e D e s c .

S o l i c i t u d d e d i s p o n i b i l i d a d

P r o c

e s o c o n t r a c t u a l

S o l i c i t u d r e g i s t r o

p

r e s u p u e s t a l

R e p r o g r a m a c i ó n

I n f o r m e a B P I M

S e g u i m i e n t o y

e v a l u a c i ó n

C a r g u e d e G P D

{

E x p e d i c i ó n d

e c e r t i c a d o d e

r e g i s t r o e n e l B P I M

A r m o n i z a r y / o a r t i c u l a r

n e c e s i d a d a i n s t r u m e n t o s

d e g e s t i ó n

P l a n D e s a r r o l l o

P l a n A c c i ó n

P O A I

Á r b o l d e p r o b l e m a s ,

á r b o l d e o b j e t i v o s ,

M a t r i z d e m a r c o

l ó g i c o , p r e s u p u e s t o

d e t a l l a d o

A n t e p r o y e c t o a l

B P I M

D e v o l u c i ó n a s e c t o

r r e s p o n s a b l e

( f o r m a t o d e d e v o l u

c i ó n F - 2 6 0 - 2 7 )

E v a l u a c i ó n d e l P r o y e c t o e n

e l B a n c o

B

N O

S I

S I

N O

S I

N O

F o r m u l a c i ó n

d e

P r o y e c t o

p o r

p a r t e d e l a

s e c r e t a r i a o e n t e

d e s c

e n t r a l i z a d o

• I d e n t i c a c i ó n

p r o y e c t o

• P r e p a r a c i ó n

• E v a l u a c i ó n

a l t e r n a t i v a

• D e c i s i ó n

• P r o g r a m a c i ó n

• F i c h a E B I

• V i a b i l i d a d s e c t o r i a l

D o c u m e n t o s :

F i c h a E B I , F i c h a M G A

F o r m a t o Í n d i c e d o c u m e n t a l 2 4 0 - 6 6

S o l i c i t u d i n s c r i p c i ó n p r o y e c t o s i n -

v e r s i ó n F 2 6 0 - 0 2

V i a b i l i d a d

S e c t o r i a l

M o t i v a d a

F - 2 6 0 - 0 1

L i s t a d e c h e q u e o F 2 6 0 - 2 6

C r o n o g r a m a d e a c t i v i d a d e s

F 2 6 0 - 2 3

A c t a

c o n c e r t a c i ó n

c o m u n i d a d

F - 2 6 0 - 2 4

Á r b o l d e p r o b l e m a s , Á r b o l d e o b j e t i -

v o s , M a t r i z d e m a r c o l ó g i c o

P A R A

M E T R O S D E

E V A

L U A C I Ó N

• E s t r u c t u r a

e s t r a t é g i c a a c o r d e a l

P l a n d e D e s a r r o l l o

• C o n c o r d a n c

i a c o n

e l p e r l d e l

P O A I

• A n á l i s i s á r b o

l d e p r o b l e m a s y o b j e -

t i v o s , m a t r i z d

e m a r c o l ó g i c o

C r i t e r i o s d e E v a l u a c i ó n c h a M G A :

T é c n i c a , S o c i a

l , E c o n ó m i c a , F i n a n -

c i e r a

I n s t i t u c i o n a l , A

m b i e n t a l .

D i l i g e n c i a m i e n t o

f o r m a t o - M G A

T r a n s f e r e n c

i a

i n f o r m a c i ó n

a l S S E P I

P r e s e n t a c i ó n d e l P r o y e c t o a

B a n c o d e P r o y e c t o s

a n t e p r o y e c t o

v i a b l e ?

P r o y e c t o

v i a b l e ?

P r o y e c t o e n

e j e c u c i ó n ?

A

A





C O N V E N C I O N E S

E n t i d a d S O L I C I T A N T E

S e c r e t a r i a S E C T O R I A L

S e c r e t a r i a P L A N E A C I Ó N

N O

N O

S I

S I

S I

S I

S I

N O

S I

S I

N O

N O

N O

N O

D e n i c i ó n d e V a l o r d e l

p r o y e c t o

I n f o r m e a B P I M

n o e j e c u c i ó n

d e l p r o y e c t o

T r a n s f e r e n c i a d e

i n f o r m a c i ó n a S S E P I

I n f o r m e a l B P I M

I n f o r m e a U n i

d a d

A d m i n i s t r a t i v a

R e g i s t r o S S E P I

P r o g r a m a c i ó n d e l a

i n v e r s i ó n

I n t e r f a s e c o n

H a c i e n d a -

P r e s u p u e s t o

A p r o b a c i ó n ,

r e p r o g r a m a c i ó n ,

c o n v e n i o s y

c o n t r a t o s

R e c u r s o s

n a n c i e r o s ,

f í s i c o n a n c i e r o ,

p r o d u c t o s ,

i n d i c a d o r e s

E j e c u c i ó n

S e g u i m i e n t o

V e r i c a c i ó n d e e j e c u c i ó n y

s e g u i

m i e n t o ( I n f o r m e s )

R e p r o g r a m a c i ó n :

A

c t i v i d a d e s , C r o n o g r a m a ,

p r e s u p u e s t o d e t a l l a d o

A c t u a l i z a c i ó n S S E P I

A c t u a l i z a c i ó n d e

c e r t i c a d o B P I M

P r o y e c t o e n

e j e c u c i ó n

R e p r o g r a m a c i ó n ?

R e p r o g r a m a c i ó n ?

I n f o r m a c i ó n

c o n f o r m e ?

V i a b i l i d a d

s e c t o r i a l

C o n f o r m e ?

C o n t r o l p o s t e r i o r

d e v i a b i l i d a d

c o n f o r m e ?

4



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

2.8 ELEGIBILIDAD

La elegibilidad se reere a la potencialidad o capacidad que

tiene un proyecto para ser candidatizado a recibir recursos.Por lo tanto se requiere contar con unos criterios quedeterminen esta capacidad del proyecto para ser nanciado.

Por lo general estos criterios responden a los objetivos que persigue la fuente de nanciación, y se concretan en unas

condiciones y requisitos que deben ser cumplidos.

La elegibilidad como parte de la gestión de proyectos es útil para canalizar recursos hacia un área de política especíca, a

través del establecimiento de unos criterios que permiten laselección de un conjunto de proyectos deseables y pertinentes para el cumplimiento de los objetivos de la política sectorial.Sin embargo, el mecanismo de elegir proyectos tambiénse puede aplicar al conjunto de proyectos registrados en elBanco de Programas y Proyectos, para decidir su pertinenciacon planes y programas de desarrollo y por ende su posible

nanciación.

El proceso para determinar la elegibilidad consiste en lavericación y análisis del cumplimiento y observancia de

dichas condiciones y requisitos. Estos requisitos tienen quever con:

• La viabilidad del proyecto.

• Su pertinencia con planes y políticas tanto de los planes de

desarrollo como sectoriales.• La estructura de nanciación presentada.

Para la elegibilidad de los proyectos, se establecen lossiguientes criterios:

• Planes de desarrollo, políticas y programasUna manera de garantizar la articulación de los proyectos conlos programas que resultan de los planes de desarrollo, es através del mecanismo de la elegibilidad. Para esto se requierecontar con unos criterios bien denidos, los cuales deberán

ser tenidos en cuenta en la formulación de los proyectos que pretendan ejecutarse en el marco de esos programas. Deesta manera, la elegibilidad hace posible una gestión integrade la inversión, al exigir que los proyectos cumplan esoscriterios denidos en los programas.

• Financiación y sostenibilidadExisten criterios sobre el nanciamiento de proyectos que

fomentan y promueven la conanciación como requisito

para acceder a recursos de una fuente determinada. Lasostenibilidad hace referencia a la identicación de las

dicultades o limitaciones nancieras que se pueden presentar

en la ejecución y operación del proyecto. La elegibilidad, enestos términos, está dada por la incorporación de los montosde conanciación requeridos y por la garantía de los recursos

para la operación y mantenimiento del proyecto.

• Otros criteriosEn algunos casos se incorporan dentro de los criterios deelegibilidad, aspectos relacionados con la focalizacióntales como: grupos poblacionales que se beneciarán con

el proyecto (mujeres, indígenas, negritudes, entre otros)áreas geográcas determinadas y aspectos formales y de

procedimientos, como cartas de compromiso y de respaldo o

interés, y documentos adicionales sobre el proyecto.





2.9 PRIORIDAD

La priorización consiste en ordenar, de acuerdo con unoscriterios previos, un conjunto de proyectos viables yelegibles. Los criterios para priorizar proyectos incorporanaspectos relacionados con la equidad en el gasto, tales comola cobertura del proyecto, el género y atención a poblaciónvulnerable. En general, para establecer estos criterios de priorización, se denen unos juicios de valor, se ponderan y

se distribuyen en una escala que permite medir la importanciade los proyectos a través de una calicación resultante. Por

lo general, estos criterios se utilizan mucho en el análisis de proyectos sociales.

Los criterios de priorización se aplican muchas veces antesde la formulación y evaluación de los proyectos. Es decir,corresponde a la priorización de los deseos maniestos

de la comunidad, de los problemas por solucionar, de lasnecesidades por suplir, y de la identicación de las principales

fuentes de desarrollo, con el n de orientar la formulación de

los proyectos a esas prioridades identicadas. Estos criterios

de prioridad podrán ser aplicados también en el proceso deasignación de recursos a proyectos viables y elegibles, ya

que las diferentes instancias nanciadoras pueden establecereste tipo de criterios de priorización.

Teniendo en cuenta que algunas veces se presenta limitaciónen la disponibilidad de recursos para nanciar proyectos

viables y elegibles, se hace necesario ordenar los proyectosde mayor a menor prioridad con el n de optimizar la

inversión pública. Algunas de las variables para determinarlos criterios de prioridad pueden ser:

A) Grado de bienestar común que proporciona el proyecto.

Aunque este criterio es de difícil cuanticación, se puede

estimar con base en el deseo maniesto de la comunidad por

la ejecución del proyecto.

B) Orden de necesidades o problemas de la comunidad a losque responde el proyecto.

Este criterio se relaciona con los análisis de los diagnósticosdel municipio y el número de beneciarios en comparación

con el número de habitantes de la localidad del proyectoEs decir, dene la importancia relativa en términos de

beneciarios.

C) Grado de contribución del proyecto al desarrollo de laeconomía local.

Esta variable se estima mediante los resultados de laevaluación económica y social del proyecto.

D) Características de los beneciarios del proyecto.

Esta variable puede tenerse en cuenta cuando se pretende dar prioridad a grupos especiales.

E) Benecios indirectos del proyecto.

Esta variable puede considerarse como criterios de prioridadteniendo en cuenta, no sólo el objetivo del proyecto sino los

posibles impactos indirectos.

F) Impactos ambientales.

Considerando que los proyectos contienen el respectivoanálisis de los impactos ambientales, se puede dar prioridad aaquellos cuyo impacto sea positivo o mínimo en comparacióncon otros proyectos similares.

G) Otros criterios.

Para determinar el orden de prioridad de los proyectos, sedenen las variables principales cualitativas y cuantitativas

comunes a todos los proyectos: número de beneciarios

calidad del bien o servicio, costo por beneciario, etc. y

se relacionan entre sí, de tal manera que se obtenga unacalicación de los proyectos de acuerdo con su importancia

relativa. Todas las variables deberán ser relacionadas con loscostos del proyecto.

6



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

3.1 RESPONSABLES

3.3 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN PARA PROYECTOS DECOMPETENCIA MUNICIPAL

3.2 QUÉ ES EL SSEPI?

El Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión (SSEPI), es una herramienta de trabajo, práctica yversátil, que coadyuva a las entidades o instituciones públicas y/o privadas en sus actividades de formulación, evaluación

ejecución y seguimiento de programas y proyectos de inversión. Se constituye en un instrumento de soporte a la gestiónde las entidades en los diferentes niveles gubernamentales en la medida que les permite hacer seguimiento a proyectosespecícos, a través de la utilización de subsistemas de información básica y registro, de seguimiento físico-nanciero y

metas especícas.

El objetivo de este programa es apoyar las funciones de radicación y calicación de viabilidad y permite realizar la labor de

seguimiento físico - nanciero a los proyectos de inversión.

3. SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN ALOS PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL MUNICIPIO

El Banco de Programas y Proyectos del Municipio de Tuluá – BPIM, podrá exigir a la dependencia responsable de laejecución de un proyecto, informes de seguimiento a laejecución en los aspectos físico, nanciero, cronológico,

legal y contractual.

La información de seguimiento a los proyectos presentada por las entidades podrá utilizarse para realizar el seguimientoal Plan de Acción Municipal, Plan Indicativo y Evaluación

del Plan de Desarrollo Municipal.Una vez aprobado el presupuesto de inversión municipa por parte del Concejo Municipal para la vigencia respectivalas Secretarías Sectoriales y Entidades Descentralizadas deorden municipal, deberán remitir al BPIM la programaciónanual de los proyectos, a más tardar el 30 de enero del añoen que se realiza la inversión. La Evaluación Posterior o deImpacto será realizada por la Dependencia que formuló el proyecto.

La Entidad o dependencia responsable de la ejecucióndel Proyecto realizará el seguimiento físico - nanciero

y cronológico a las actividades, productos e indicadoresidenticados en la formulación del proyecto, vericando los

siguientes aspectos:

• Determinar el cumplimiento ecaz de las metas físicas

programadas, permitiendo detectar y corregir fallas durantela ejecución.• Determinar la eciencia y ecacia en la administración de

los recursos nancieros así como el seguimiento y control a

los costos de las actividades identicadas en el presupuesto

de inversión del proyecto formulado.

• Controlar el cumplimiento al tiempo de ejecución de las

actividades programadas con el n de evitar desfases en los

costos y productos.

Para el seguimiento y evaluación de proyectos el Municipiode Tuluá, a través de la Ocina Asesora de Planeación

Municipal, se adoptó mediante Resolución No. 1034 denoviembre 16/2004 el software del Sistema de Seguimientoy Evaluación de Proyectos de Inversión - SSEPI, comoherramienta informática, para el manejo de los proyectos deinversión radicados y registrados en el Banco de Programasy Proyectos del Municipio.





3.4 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN PARA PROYECTOS DECOMPETENCIA DEPARTAMENTAL

4. REPORTES DEL BPIM

3.5 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN PARA PROYECTOS DE COMPETENCIAMUNICIPAL Y DEPARTAMENTAL, COFINANCIADOS POR OTRAS ENTIDADES

4.1 REPORTE DEL BPIM PARA ELABORAR EL POAIEl Banco de Programas y Proyectos Municipal de Tuluá, será responsable de emitir anualmente un listado de los programasy proyectos que se encuentren registrados y actualizados en el sistema de información vigente, a n de que sea un insumo

para el estudio que permitirá elaborar el POAI. Este listado contendrá: El nombre del proyecto, la entidad que lo registróla estructura nanciera y la ejecución, si es el caso.

El Banco de Programas y Proyectos del municipio – BPIM,será el responsable de emitir los informes correspondientesa la Ocina Asesora de Planeación sobre el estado de los

proyectos de inversión pública que se encuentren en trámite,registrados, en ejecución o terminados y adicionalmenteinformar sobre aquellos proyectos que por diversas razones

fueron retirados del sistema de información vigente.Estos reportes además suministran información quesirve para el control y seguimiento de la ejecución scal

y presupuestal de los proyectos de inversión pública decompetencia municipal, así como a los planes de acción, el plan de desarrollo y el plan de ordenamiento territorial.

Cuando el proyecto es conanciado totalmente con recursos

del departamento, será esta entidad territorial la encargadade realizar el seguimiento y evaluación al proyecto.

Para los proyectos conanciados entre el departamento y el

municipio, el seguimiento técnico-nanciero será realizado

por el ente territorial responsable de la interventoríadel proyecto según lo establecido en el convenio ínter

administrativo que lo respalda.Sin embargo esto no excluye la responsabilidad municipade realizar seguimiento y control a los recursos de inversión pública de su competencia.

Será competencia del Departamento efectuar la evaluación posterior o de Impacto de aquellos proyectos que nancie

total o parcialmente en el territorio municipal.

4.2 QUÉ ES UN PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES - POAI?

Es el instrumento de gestión en el que se programan losgastos anuales necesarios para el cumplimiento de objetivosy metas trazadas en el Plan de Desarrollo. En él se realiza

el compendio de los Programas y Proyectos de Inversión,clasicados por sectores, organismos y programas. Debe

guardar concordancia con el Plan de Desarrollo. Tal programación debe corresponder con la metas del Plan deDesarrollo, así el POAI es el principal vínculo entre el Plande Desarrollo y el sistema presupuestal municipal.

“La Secretaría de Hacienda Municipal o quien haga susveces, incluirá en el Proyecto de Acuerdo para la aprobacióndel presupuesto, los proyectos de inversión relacionadas enel Plan Operativo Anual, siguiendo las prioridades y criterios

establecidos por la Ocina de Planeación o quien haga sus

veces, en coordinación con las dependencias municipales queconforman parte del presupuesto del municipio”. (Decreto

111/96, Art. 37).

El POAI será elaborado de manera conjunta por la Ocina

Asesora de Planeación con la participación del Banco deProgramas y Proyectos del Municipio - BPIM y la Secretaríade Hacienda, con base en la meta de inversiones del sector público establecidas en el plan Financiero. Cuando se hayan priorizado los planes, programas y proyectos según el Plande Gobierno, Plan de Desarrollo y la Matriz Plurianual deInversiones, donde se establecen los Techos IndicativosPresupuestales.

El banco de proyectos municipal será el responsable de suministrar la información pertinente que sirva para realizar eseguimiento y control de los proyectos que se adelanten dentro del territorio del Municipio de Tuluá, a los entes territoriales

que participan en la conanciación de los mismos.

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Actividad: Acciones necesarias en un proyecto paratransformar determinados recursos en productos a partirde un conjunto de insumos, en un periodo determinado.Acciones que consumen recursos y tiempo, se les puedeidenticar un responsable y un producto resultante.

Alternativas excluyentes: se reere a dos o más formas

(alternativas de proyectos) de adelantar un proyecto queimplican que si una se adelanta, la(s) otra(s) no puede(n) ono debe(n) adelantarse.

Área de Inuencia: aquellas localidades, municipios,departamentos o regiones que serán afectadas directa oindirectamente por el proyecto.

Banco de Programas y Proyectos:es un sistema que permite,mediante el uso de criterios técnicos, denir los requisitos

para la realización de proyectos de inversión y adelantar unseguimiento sistemático de cada una de las etapas de los proyectos en desarrollo. Constituye una herramienta centralen la asignación eciente de recursos y en el fortalecimiento

de la programación integral de la inversión pública.

Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional.Bpin: es la ocina o instancia que maneja los proyectos que

reciben nanciamiento o conanciamiento del Presupuesto

General de la Nación. El Bpin es administrado por elDepartamento Nacional de Planeación.

Bancos de Proyectos Territoriales: son los Bancos deProyectos ubicados en entidades del orden territorial comoMunicipios o Departamentos, en los cuales se registran los proyectos que aspiran a ser nanciados con recursos propios

de las entidades territoriales o de conanciación.

Beneciarios: grupo o grupos objetivos especícos de la

población hacia los cuales se dirige un proyecto, programao plan.

Benecio: corresponde al impacto positivo generado por el proyecto a la población objetivo del mismo.

Categoría de indicador: clasicación utilizada para

determinar los indicadores. Se puede contar con categorías

tales como Gestión, Impacto, Producto, Financieros.

Ciclo del Proyecto: Conjunto de etapas que comprende un proyecto: Preinversión, inversión, ejecución y operaciónEs decir se inicia con la identicación de las necesidades

terminando con la total operación del proyecto,

Código de un proyecto: Secuencia de dígitos que identica

unívocamente a un proyecto, es similar al “número de lacédula de ciudadanía” del mismo. Este código será asignadodirectamente por el Sistema de Seguimiento y Evaluaciónde Proyectos de Inversión - SSEPI del BPIM.

Código presupuestal: Secuencia de dígitos que identica

unívocamente a un proyecto dentro de la Ley de PresupuestoDicha codicación se encuentra ligada al Programa

Subprograma y número de secuencia del proyecto.

Conanciación: Se reere al proceso de nanciar proyectos

con recursos de diferentes fuentes, ya sea a través de dos omás entidades con recursos del Presupuesto General de la Nación y otros tipos de recursos.

Conanciación Territorial: Es el instrumento nanciero

para apoyar con recursos no reembolsables del PresupuestoGeneral de la Nación, la nanciación parcial de proyectos

en áreas de competencia territorial, en los cuales la Nacióntiene un interés especial.

Componente: Agrupación de varias actividades comunes.

Compromisos: Acuerdos establecidos entre entidades o entreuna entidad y un ejecutor mediante la rma de un convenio o

contrato para el desarrollo de un proyecto, los cuales deberán

ser pagados contra los recursos asignados a su presupuestoen Ley de Presupuesto al proyecto en cuestión.

Costo: Corresponde a los egresos necesarios para larealización del proyecto. Dentro de los costos también seincluyen los impactos negativos que un proyecto puedagenerar sobre la población objetivo del mismo.

Costo Anual Equivalente (CAE): Cifra monetaria queindica la equivalencia en términos anuales de una suma de

ANEXO No. 1

GLOSARIO DE TÉRMINOS





dinero que esté en valor presente teniendo en cuenta el valordel dinero en el tiempo.

Costo Benecio: Técnica que permite calcular indicadores basados en la cuanticación y valoración de los costos y los

benecios imputados al proyecto.

Costo de Oportunidad: Se reere al costo de usar un activo

o bien y está dado por el benecio que se hubiera obtenido

en su mejor uso alternativo.

Costo Eciencia: Técnica que valora los costos del proyectoy cuantica los benecios, esta cuanticación se realiza

por medio de las principales variables relacionadas con los

benecios.

Costo Mínimo: Técnica que calcula los costos del proyecto,suponiendo que las alternativas entre las cuales se va a tomarla decisión de realizar o no el proyecto, solucionan de formasimilar el problema, por lo que se pueden comparar lasalternativas.

Efectividad: Concepto que involucra la eciencia y la

ecacia, consistente en realizar las actividades y procesos

que realmente deben llevarse a cabo realizando un usoóptimo de los recursos involucrados.

Efecto: Es la solución total o parcial a los problemas onecesidades de la población como resultado de los productoslogrados con el proyecto. El efecto es el segundo nivel deresultados dentro del ciclo del proyecto, cuando comienza agenerar los benecios previstos en su operación.

Ecacia: Grado con el que una acción alcanza los resultadosesperados. La ecacia consiste en concentrar los esfuerzos

de un proyecto en las actividades y procesos que realmentedeban llevarse a cabo para el cumplimiento de los objetivosformulados.

Eciencia: Uso óptimo de recursos que permite obtener elmismo producto con una menor cantidad de recursos porunidad producida o en obtener más productos con la mismacantidad de recursos.

Ejecución: Es la etapa dentro del ciclo del proyecto durantela cual se realizan todas las inversiones necesarias para poder

comenzar a percibir benecios y resultados.

Ejecución directa: Se reere a las acciones ejecutadas por

funcionarios de la entidad.

Ejecución Presupuestal: Está compuesto por el programaanual de caja, los compromisos, los acuerdos de gastos, los pagos de la nación y los pagos de las entidades.

Entidades Coordinadoras de Proyectos: Son entidadesencargadas de la coordinación de un proyecto en el caso enque más de una entidad está involucrada en la ejecución demismo.

Entidades Ejecutoras de Proyectos: Son entidadesencargadas de adelantar la ejecución física de un proyecto.

Entidades Financiadoras de Proyectos: Son las entidadesque aportan recursos para nanciar un proyecto.

Estado: Son los pasos que debe seguir un proyecto o estudio básico dependiendo del estado en que este se encuentre. Enconjunto, conforman las etapas del proyecto.

Estatuto Orgánico del Presupuesto: Es la norma legageneral que establece las pautas para todos los aspectos

relacionados con el PGN expedido en las Leyes 38 de 1989179 de 1994 y 225 de 1995 (Decreto 111 de 1996).

Estudio Básico: Se reere a estudios que permitan la

acumulación de conocimiento acerca de un sector o acercade proyectos de inversión. Los estudios básicos no generan benecios directamente y su materialización son documentos

que pueden contener análisis, catastros, inventarios etc.

Etapa de Diseño: Etapa en la cual se realizan los diseñosdenitivos de un proyecto.

Etapa de Inversión o ejecución: Es la etapa en la cual sematerializan las acciones que dan como resultado bienes oservicio, y culmina cuando el proyecto comienza a generar benecios.

Etapa de Operación: Es la última etapa de un proyecto enesta se generan los benecios para los cuales el proyecto fue

diseñado. Es importante en esta etapa proveer los fondos

0



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

necesarios para la adecuada operación del proyecto ya quesin ellos el proyecto no dará los benecios esperados.

Etapa de Preinversión: La preinversión es la primera etapadel ciclo de los proyectos. En ella se realizan todos losestudios necesarios para tomar la decisión de realizar o noel proyecto.

Evaluación: Proceso de comparación de alternativas.

Evaluación de Proyectos: Se reere a la comparación,

numérica o no, de los costos y los benecios asociados con

un proyecto.

Evaluación Económica: Se reere a la comparación de loscostos y de los benecios asociados con el proyecto (situación

sin proyecto vs. situación con proyecto), comparación quedebe realizarse desde el punto de vista de la entidad querealiza el proyecto.

Evaluación expost: Se reere a la evaluación de un proyecto

una vez concluida su etapa de inversión o ejecución. Seefectúa este seguimiento en la etapa de operación del proyecto.

Evaluación Social: Es la evaluación de un proyecto desdela perspectiva de la sociedad en su conjunto, incorporatodos aquellos costos y benecios asociados al proyecto que

afectan a la sociedad.

Evaluación Técnica: Es el análisis que se requiere parasaber si la alternativa escogida es técnicamente viable.

Fases o Estados: Son los estados por los que debe pasarun proyecto a lo largo de su ciclo de vida: preinversión,inversión y operación.

Ficha EBI: Es la cha de Estadísticas Básicas de Inversiónque resume las características centrales de un proyecto.En ella se debe plasmar la información de la alternativaseleccionada en la evaluación del proyecto. Esta cha deberá

ser diligenciada por las entidades para cada uno de los proyectos que requiera nanciamiento del PGN. Esta Ficha

es generada por el Sistema de Seguimiento y Evaluación deProyectos – SSEPI, al momento de asignar el registro.

Flujos de Información: Se reere a los canales sectoriales o

territoriales por los cuales debe uir la información referente

a los proyectos de inversión.

Formulación: Identicar el problema y preparar alternativas

que buscan solucionar un Problema o necesidad.

Fuentes de Financiación: Se reere a los posibles orígenes

de los recursos que serán utilizados en el proyecto.

Funcionamiento u operación: Es la etapa del ciclo del proyecto durante la cual se generan bienes y servicios para los cuales fue diseñado el proyecto. Es importante enesta etapa proveer los fondos necesarios para la adecuadaoperación del proyecto ya que sin ellos el proyecto no dará

los benecios esperados.

Horizonte de evaluación: Periodo que contempla el análisisde las etapas de preinversión, ejecución y operación.

Identicación del problema: Análisis de causas y efectos para determinar el problema o necesidad.

Indicador: Un indicador es una señal que se puede observar ymedir fácilmente. Es la conjugación de mínimo dos variablesespecícas, vericables objetivamente, para determinar los

cambios o resultados de una actividad, objetivo o meta.

Indicadores económicos: Mide los efectos que tiene el proyecto sobre la economía en su conjunto. EjemploTasa Interna de Retorno Económica, Valor Presente NetoEquivalente (Vpne), Costo-Benecio Económico, Costo

Anual Equivalente Económico (Caee).

Indicador de Gestión: Mide el grado de cumplimientode las funciones propias de la entidad al ejecutar un proyecto, lo que implica acciones en búsqueda de recursosnuevos o complementarios para proyectos de inversión, en

cumplimiento de los planes de acción.

Indicador de Impacto: Mide el cambio logrado en lasituación de la población como resultado de los productosy efectos obtenidos con el proyecto. Se trata del nivel máselevado de resultados o de la nalidad última del ciclo de

proyecto, cuando se genera la totalidad de los benecios

previstos cuando entra a la etapa de operación.

Indicador de producto: Mide el grado de obtención del bien





o servicio ofrecido por el proyecto. Por ejemplo, el númerode kilómetros construidos respecto a lo programado o el

número de personas capacitadas frente a lo programado.Indicadores de Rentabilidad Privados: Son los indicadores(Valor Presente Neto, VPN, Tasa Interna de Retorno, TIR,Benecio – Costo, B/C etc.) de un proyecto que reejan la

conveniencia privada del mismo. Por lo general captan oreejan los intereses privados del proyecto.

Indicadores de Rentabilidad Sociales: Son los indicadores(Valor Presente Neto, VPN, Tasa Interna de Retorno, TIR,Benecio – Costo, B/C etc.) de un proyecto que reejan

la conveniencia social del mismo. Deben incorporar todos

los efectos que tiene el proyecto sobre la economía en suconjunto.

Ingreso: Son los provenientes de la venta del productoo servicio, los desechos o desperdicios y los valores desalvamento atribuibles al proyecto.

Inversión: Es la etapa en la cual se ejecuta el proyecto. Estaetapa inicia con la decisión de realizar el proyecto, culminandocuando el proyecto comienza a generar benecios.

Localización: Se reere a la ubicación especíca

y/o geográca, en donde se deben tener en cuenta las

dimensiones de tiempo y espacio; la variable tiempo puedesignicar oportunidad, calidad, vida o muerte entre otros y

la dimensión espacio es importante desde el concepto de redde prestación o mercado de bienes o servicios y su área deinuencia.

Localización de Proyectos: Se reere a la ubicación

especíca y geográca o solo geográca de un proyecto.

Localización Geográca: Se reere a la ubicación geográca

(región, departamento o municipio) del proyecto.

Mantenimiento: Gastos destinados a mantener en operaciónlos bienes y servicios requeridos en el normal desarrollo delas actividades básicas a través de las cuales se desarrolla elobjetivo estatal.

Meta: Expresión cuantitativa y cualitativa de los logros quese pretenden obtener con la ejecución de una acción en el proyecto.

Metas Físicas: Cumplimiento programado a alcanzar

en realización de obras o en el logro de la prestación delservicio. El grado de cumplimiento se mide a través de lasunidades de medida.

Metodologías: Son guías que indican cómo identicar

formular y evaluar un proyecto de inversión.

Nivel de Factibilidad: Este nivel se encuentra dentro dela etapa de preinversión. En ella se evalúan las posiblesopciones o alternativas del proyecto y se selecciona la másconveniente. Esta evaluación debe ser un perfeccionamientode la alternativa más atractiva en el nivel anterior de

prefactibilidad. En este nivel deben estudiarse detalladamentelos aspectos de localización, tamaño y momento óptimo dematerializar el proyecto.

Nivel de Idea: En este nivel, la primera del ciclo del proyectose produce la identicación del proyecto como producto de

la necesidad de solucionar un problema. Debe reconocerse basándose en la información existente o inmediatamentedisponible, si hay o no alguna razón bien fundada pararechazar de plano la idea del proyecto.

Nivel de Perl: En este nivel, inmediatamente posterioral nivel de idea, se debe recopilar toda la informaciónsecundaria referente al proyecto con el propósito de descartaraquellas alternativas que claramente no son viables. En estenivel se incorpora información técnica y de mercado paracuanticar su tamaño y el tamaño del proyecto. Con base

en este conjunto de información debe realizarse una primeraevaluación preliminar de cada alternativa de proyecto.

Nivel de Prefactibilidad: En esta etapa, inmediatamente posterior a la etapa de perl, se precisa con mayor detalle la

información proveniente de la etapa de perl para permitir

descartar ciertas alternativas.

Nombre del proyecto: El nombre asignado debe respondera: qué se va a hacer? (se reere al proceso que se realiza

mediante el proyecto), sobre qué se va a hacer? (se reere a

objeto sobre el cual recae el proceso), dónde? (localizacióno ubicación geográca del proyecto).

Objetivo: Finalidad hacia la que se orientan las actividadeso acciones de un plan, programa o proyecto.

2



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Objetivo Sectorial: Finalidad que orienta el diseño de los

programas y que debe formularse en términos de cambiosen la situación de la población obtenidos mediante laintervención en áreas especícas de acción del Estado.

Operación: Es la etapa dentro el ciclo del proyecto durantela cual se perciben los benecios y resultados derivados de

todas las inversiones realizadas en su ejecución.

Perl: Es la compilación y análisis de toda la informaciónde origen secundario, relacionada con la elaboración de un proyecto.

Plan: Instrumento que permite determinar objetivos, metas prioridades y estrategias de manera general denidas para un

periodo de tiempo.

Plan de Desarrollo: Se reere al documento que brinda los

lineamientos del Gobierno en posesión en materia sectoriale intersectorial, especicando las prioridades en cada una

de ellas. Es la carta de navegación que orienta el gasto público.

Plan de Gobierno: Se reere al conjunto de acciones o

proyectos a ser adelantados por diversos organismos yentidades del sector público en conjunto o por separadocon un mismo n o propósito y que pretenden dar solución

prioritaria y en forma conjunta a problemas especícos.

Planeación: En términos públicos es la orientación adecuadade los recursos procurando el cumplimiento de objetivos dedesarrollo económico y social.

Plan Financiero: Es el instrumento de planicación y

gestión nanciera de mediano plazo, que tiene como base las

operaciones efectivas de las entidades cuyo efecto cambiario,

monetario y scal sea de tal magnitud que amerite incluirlasen el Plan. El Plan Financiero deberá tomar en consideraciónlas provisiones de ingresos, gastos, nanciación y décit

compatibles con el Programa Anual de Caja y las políticasmonetarias y cambiaría.

Plan Operativo Anual de Inversión: Este plan indicala inversión directa e indirecta y los proyectos a ejecutar,clasicados por sectores, organismos, entidades, programas

y regiones con indicación de los proyectos prioritarios yvigencias comprometidas especicando su valor.

Precios de Mercado: Se reere a los valores establecidos

para bienes y servicios por la interacción de oferta ydemanda.

Precios Sociales: Representan el valor que tiene un bieno servicio para la sociedad en su conjunto. Por lo generaleste valor está asociado al costo de oportunidad, o benecio

sacricado al utilizar ese bien o servicio en el proyecto

También se conocen como precios de cuenta.

Preinversión: Es la primera etapa del ciclo del proyecto, en

ella se realizan los estudios necesarios para tomar la decisiónde realizar o no el proyecto.

Preparación: Relacionar información de alternativasidenticadas mediante un proceso orientado a obtener y

analizar información, para la solución de un problema onecesidad.

Presupuesto de Gastos de Inversión: Se reere al conjunto

de apropiaciones destinadas a la inversión pública.

Producto: Resultado concreto que las actividades debengenerar para alcanzar su objetivo más inmediato. El producto constituye el primer nivel de resultados dentro eciclo de maduración de un proyecto, cuando se termina suejecución.

Programa: Estrategia de acción cuyas directrices determinanlos medios que articulados gerencialmente apoya el logro deun objetivo sectorial.

Programación de la Ejecución: Se reere al ejercicio de

programar presupuestal, nanciera y físicamente un proyecto

de inversión para la vigencia scal relevante.

Programación físico-nanciera: Programar actividades enrelación con la nanciación de cada una de ellas. Pretende

dar a conocer cuánto cuesta desarrollar cada actividad poretapas.

Proyecto: Unidad operacional del desarrollo que vincularecursos, actividades y productos durante un período





determinado y con una ubicación denida para resolver

problemas o necesidades de la población. Debe formar parteintegral de un programa.

Proyecto de inversión: Unidad operacional de la planeacióndel desarrollo que vincula recursos para resolver problemaso necesidades sentidas de la comunidad.

Proyecto Madre: Conjunto de proyectos que ejecutadosen forma complementaria y coordinada cumplen con unobjetivo de tipo sectorial.

Registro de Proyectos: Se reere a la inclusión de los

proyectos de inversión, debidamente formulados, evaluados

y considerados como viables, en el Banco de Proyectos. Estees un requisito indispensable para que un proyecto pueda serincluido en el Plan Operativo Anual de Inversión.

Relación Benecio-Costo: Es un número escalar queexpresa la relación entre el Valor Presente de los Benecios

de un proyecto y el Valor Presente de los Costos del mismo proyecto.

Resultado: Expresa el cambio real logrado a través de los productos, efectos o impactos generados, a partir de losobjetivos denidos.

Sector: Indica el área especíca de acción del Estado, sobre

la cual se realiza una inversión o un gasto determinado.

Seguimiento Físico - Financiero: Es el seguimiento que sele realiza al proyecto desde la perspectiva de su ejecuciónfísica y nanciera. El objetivo de este seguimiento es el de

poder detectar y corregir los problemas de ejecución físico-nanciera que se presentan durante su ejecución.

Seguimiento Presupuestal: Es el seguimiento que se hacea las apropiaciones presupuestales para identicar posibles

motivos procedimentales de retraso.

Sistema Nacional de Conanciación: Es un conjunto de procesos y acciones coordinadas y coherentes que operan en

un esquema descentralizado para promover la capacidad delos Municipios, Distritos y Departamentos en sus funcionesde planeación, programación, coordinación y apoyo para laidenticación, formulación, evaluación y nanciamiento de proyectos de inversión. (Documento Conpes Social-012 yDecreto 2132 de 1992).

Sistemas de Información: Son sistemas cuyo propósitoes proporcionar información para un grupo especico

de acciones relacionadas entre sí, así como informaciónresumida para el control administrativo de ese grupo deacciones.

Subprograma: Desagregación del programa en grupos

homogéneos de proyectos. Esta homogeneidad no respondea un criterio único, puede denirse por tecnología, ubicación

tamaño, etc., de acuerdo con las necesidades particulares declasicación de un programa.

Tasa Interna de Retorno (TIR): Tasa de interés que produceun valor presente neto igual a cero.

Valor Presente Neto: Es la diferencia entre costos y benecios medido en valores actuales, es el equivalente en

pesos actuales de todos los ingresos y egresos, presentes yfuturos que constituyen el proyecto. El criterio del VPN se

fundamenta en el principio que una inversión es recomendablesi los ingresos superan o igualan a los costos. Estos ingresosy costos deben incorporar el valor del dinero en el tiempo.

Viabilidad: Un proyecto es viable si es técnicamente factible(incluye criterios ambientales, legales, de localizacióntamaño, institucional, entre otros) económica y socialmenterentable.

Viabilidad Económica: Un proyecto es económicamenteviable si sus ingresos en valor presente son superiores a suscostos en valor presente.

Vida Útil de los Proyectos: Corresponde al período detiempo en el cual el proyecto entra en operación o generatodos los benecios para los cuales fue concebido.

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ANEXO No. 2

DEFINICIÓN DE NOMBRES DE PROYECTOSCLASIFICACIONES DE LOS POSIBLES PROCESOS SSEPI - MGA

PROCESOS DESCRIPCIÓNACTUALIZACIÓN

ADECUACIÓN

ADMINISTRACIÓN

APLICACIÓN

ADQUISICIÓN

APORTES

ALFABETIZACIÓN

APOYO

AMPLIACIÓN

APROVECHAMIENTO

ASESORÍA

ASISTENCIA

CAPACITACIÓN

CAPITALIZACIÓN

CATASTROCENSO

COMPROMISO

CONSERVACIÓN

CONSTRUCCIÓN

CONTROL

ANÁLISIS

Acción de revisar un estudio anterior.

Acción de apropiar un bien.Acción de enseñar a leer y escribir a personas adultas.

Acción de aumentar la capacidad de la infraestructura existente.

Acción de denir recursos para inversión.

Acción de destinar recursos para cumplir el objetivo.

Acción de utilizar un recurso en forma eciente.

Acción de registrar ordenadamente servicios.Acción de efectuar un recuento ordenado de organismos.

Acción de realizar mejoras a un recurso existente con el n de permitirsu operación según parámetros preestablecidosAcción de lograr el correcto y eciente manejo de un determinado bien o servicio.

Acción de examinar una situación con el n de conocer sus principioso elementos.Acción mediante la cual un determinado conocimiento o tecnología seadapta o lleva a la práctica.

Acción de prestar un servicio de consultoría, para apoyar el logro de un propósito determinado.

Acción de preparar personas con el n de habilitarlas para realizar unaactividad determinada.

Destinación directa de recursos del Estado hacia una entidadespecica.

Acción de destinar directamente recursos del Estado, hacia una entidadespecíca.

Acción de reparar periódica y metódicamente un bien o infraestructurafísica para evitar su deterioro.

Acción destinada a vigilar, dirigir o limitar cierta función o fenómeno.

Acción de materializar una infraestructura que no existe a la fecha.

Acción de prestar colaboración a un grupo de personas con el objetode apoyarlos en una actividad denida. En el caso de proyectos en elque se preste algún servicio con el propósito de aumentar la eciencia productiva el proceso se denominará: ASISTENCIA TÉCNICA.

CRÉDITO

DEMARCACIÓN

Acción de otorgar recursos reembolsables para hacer efectiva laejecución de un proyecto o servicio.Acción de delinear, delimitar o deslindar cualquier tipo de terrenoincluyendo áreas marinas y submarinas de interés.





DESCONTAMINACIÓN

DIAGNÓSTICODIFUSIÓN

DISEÑO

ERRADICACIÓN

EXPLORACIÓN

EXPLOTACIÓN

FORMULACIÓN

HABILITACIÓN

IMPLANTACIÓN

IMPLEMENTACIÓN

INSTALACIÓN

INVENTARIO

INVERSIONES-FIN

INVESTIGACIÓN

MANTENIMIENTO

NACIONALIZACIÓN

LEVANTAMIENTO

MEJORAMIENTO

DISTRIBUCIÓN

DOTACIÓN

DIVULGACIÓN

EDICIÓN

ESTUDIOESTUDIOS

FORESTACIÓN

Acción de disminuir el grado de concentración de las sustancias,elementos o residuos, que se consideran contaminantes en el aire, aguay suelos.

Acción de determinar mediante exámen un bien.Acción de divulgar o propagar cierta idea, norma, información,costumbre, etc.Acción de modelar una estructura

Acción de extirpar o eliminar totalmente un determinado mal osituación.

Acción tendiente a reconocer con diligencia la existencia de algo enalgún lugar Acción de aprovechar un recurso para generar benecios en suutilización.

Acción de denir procesos, políticas y metas

Acción que tiende a hacer un bien apto para aquello que antes no loera.Acción de hacer que comiencen a regir o ser cumplidas ciertascostumbres, leyes o normas.Acción de implementar procesos encaminados a lograr un objetivo.Acción de colocar en su debido lugar aparatos o enseres con el n deque ellos presten un determinado servicio.Lista en que se inscriben y describen, artículo por artículo, todos los bienes, derechos y obligaciones de una persona o empresa, y queexpresa la estructura de su patrimonio en un momento dado.

Son aquellas inversiones nancieras que por ley deben hacer algunas

entidades del orden nacional.Acción mediante la cual se pretende conocer comportamientos paraaveriguar o aclarar un hecho.

Acción de conservar la capacidad de operación de una infraestructuradeterminada de acuerdo a parámetros establecidos.

Acción en la cual se destinan recursos para el pago de impuestos denacionalización de equipos.

Acción de reunir información y procesarla.

Acción de aumentar la calidad de un servicio existente.

Acción de repartir organizada y sistemáticamente un recurso entre personas o entidades según sea el caso.Acción de revelar, dar a conocer o anunciar algún bien o servicio.Acción de adquirir y/o instalar nuevos elementos en un servicio oinfraestructura existenteAcción de elaborar y desarrollar textos y materiales audiovisualesde diversa Índole para ser impresos posteriormente por la entidad

encargada.

Acción de denir un problema.

Acciones encaminadas a denir un problema.

Acción de poblar de árboles un terreno determinado

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

RECREACIÓN

REHABILITACIÓN

RENOVACIÓN

NORMALIZACIÓN

RECUPERACIÓN

REESTRUCTURACIÓN

REMODELACIÓN

REPOSICIÓN

REPOSICIÓN

RESTAURACIÓN

SERVICIO

SERVICIO

SISTEMATIZACIÓN

SUBSIDIO

SUMINISTRO

SUSTITUCIÓN

TITULACIÓN

TRASLADO

PREVENCIÓN

PRIVATIZACIÓNPROTECCIÓN

RECOPILACIÓN

REFORESTACIÓN

Acción de modicar un servicio existente con la nalidad de adecuarloa ciertas normas predeterminadas.

Acción cuya nalidad es volver a tener un bien o servicio en índices predeterminados.

Acción de modicar la estructura de una organización, obra oempresa.

Acción de reformar una infraestructura para adecuarla a nesdeterminados.

Acción de recuperar un daño ocasional sufrido por una infraestructuraexistente.

Acción de renovar parcial o totalmente una infraestructura existente,

con o sin cambio de la capacidad y/o calidad del servicio.Acción de recuperar objetos o bienes para volverlos a su estadooriginal.

Acción de dar condiciones consideradas aptas, previamente denidas.

Este proceso se utilizará únicamente para nombrar los proyectos presupuestales de servicio de la deuda.Acción de entregar una ayuda extraordinaria en forma gratuita y conuna nalidad especíca a personas.

Acción de entregar una ayuda extraordinaria en forma gratuita y conuna nalidad especíca a personas.

Acción de proveer elementos, materiales o bienes requeridos para brindar un determinado servicio.Acción de reemplazar algún bien, persona o cosa en lugar de otra paraque cumpla con una nalidad determinada.

Acción de normalizar y legalizar derechos de propiedad sobre algún bien físico.Acción de mover algún bien o infraestructura existente a otro lugar para que cumpla funciones similares a las que inicialmente cumplía.

Acción de tomar medidas para evitar un daño o peligro.

Acción de vender un bien del Estado al sector privado.Acción de amparar o defender un determinado bien o servicio.Acción de agrupar, juntar cosas distintas dándoles unidad.Acción de, mediante unas metodologías preestablecidas, buscan elmejoramiento del estado anímico y emocional del grupo humano alque se oriente el programa.

Dene el proceso de recuperación de infraestructuras existentes y/oreintegro a la sociedad de aquellas personas que por cualquier motivose encuentren marginadas de ésta.

Renovación y recuperación de la cobertura vegetal de las áreas.

Acción de reacondicionar parcial o totalmente un servicio o equipamientoexistente, con cambio de la capacidad y/o calidad del mismo.





ESTUDIOS BASICOS: Se presentan a continuación los procesos a ser empleados para la denominación de estudiosbásicos y su correspondiente conceptualización

ACTUALIZACIÓNPROCESOS DESCRIPCIÓN

ANÁLISIS

CATASTRO

CENSO

DIAGNÓSTICO

EXPLORACIÓN

INVENTARIO

INVESTIGACIÓN

LEVANTAMIENTO

RECOPILACIÓN

Acción de revisar un estudio anterior con el objeto de modicaraquellos elementos que hayan experimentado cambios.

Acción de examinar una situación con el n de conocer suscomponentes o determinar las variables que inuyen en sucomportamiento.

Acción de registrar ordenadamente servicios clasicándolos segúnalgunas características de los mismos.Acción de efectuar un recuento ordenado y clasicado de organismosvivos del reino vegetal o animal referido a algunas característicasde los mismos.

Acción de determinar, mediante un examen de ciertas característicasde un bien, servicio o situación su estado y proposición de acción.

Acción tendiente a reconocer o averiguar con diligencia en elterreno la existencia de recursos.Registro ordenado y clasicado de bienes según algunascaracterísticas de los mismos.

Acción mediante la cual se pretende conocer o descubrir undeterminado comportamiento, aplicación, etcAcción de reunir información en terreno y procesarla, completandoésta con análisis técnicos

Acción de agrupar o juntar cosas distintas dándoles una unidad.

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ANEXO No.3

MUNICIPIO DE TULUÁ

INDICE DOCUMENTAL Código: F-240-66

Versión: 01No. RADICADO

Firma del Funcionario que Elaboró

FECHA ASUNTO REMITENTE DESTINATARIO No. FOLIO

Fecha de aprobación: 02 de Enero de 2009 Página: 1 de 1





ANEXO No.4

MUNICIPIO DE TULUÁ

LISTA DE CHEQUEO PARA LA INSCRIPCION DEPROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN

Código:F-240-26

Versión: 02

NOMBRE DEL PROYECTO:VALOR DEL PROYECTO: FECHA : Día Mes Año

SI NO N/A

ENTE RESPONSABLE:ANEXOS Y SOPORTES

DOCUMENTOS ANEXOSSOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DEL PROYECTO FIRMADA POR SECRETARIO Y/O REPRESENTANTE LEGAL(F-260-02)PROYECTO DILIGENCIADO EN LA METODOLOGIA GENERAL APLICADA (MGA)

PRESENTACIÓN DEL PROYECTO (MGA Y FICHA EBI) EN CARPETA DESASIFICADA PERFORADO TAMAÑOOFICIO, FOLIADA , ROTULADA, FORMATO F-240-66 INDICE DOCUMENTAL DILIGENCIADO Y EN MEDIOMAGNETICO.Formato de Viabilidad sectorial técnica, nanciera, económica, social, institucional, ambiental y de sostenibilidad, motivadadebidamente diligenciada con la rma del profesional que la emite y Vo.Bo. del Secretario y/o Representante Legal. La

viabilidad sectorial deber ser realizada por personal diferente a la que formula el proyecto. (F-260-01)Ficha de radicación en el SSEPI (Se imprime de la pantalla 2)

Plano de localización geográca y especíca del proyectoCronograma de actividades (F-260-23)Carta de Concertación con la comunidad (F-260-24)

Constancia de respaldo al proyecto rmado por la comunidad, representantes legales de organizaciones sociales o de losComités Sectoriales de participación establecidos en leyes y decretos reglamentarios en los diferentes sectores de inversiónsocial. (Ejemplo: Consejos Territoriales de Planeación - CTR-, Consejos Municipales de Desarrollo Rural –CMDR-,Comités de Participación en Salud –CPS-, Organizaciones de Participación de la Comunidad, entre otras instancias departicipación social. Aquellas entidades beneciadas del proyecto que sean sin ánimo de lucro deberán indicar el númerode la Personería Jurídica y certicado de la Cámara de Comercio cuya vigencia no sea mayor de 3 meses.

PARA PROYECTOS DE ELECTRIFICACIÓN, VIAS, ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO, DILIGENCIAR LOSDEMAS FORMATOS DISEÑADOS SEGÚN EL TIPO DE PROYECTO

Presupuesto detallado indicando la descripción del bien o servicio (cantidad, unidad, precio unitario y costo total) rmadopor el profesional que lo elabora.

Cartas de compromiso de nanciación de entidades diferentes al Municipio en caso de Conanciación.Certicado de mantenimiento y sostenibilidad del proyecto de la entidad que vaya a recibir y operar el bien u obra.Certicado del Secretario, de que los listados, registros, relación de beneciarios reposan en la respectiva secretaria y/oentidad connanciadora particularmente en los casos de vivienda, desarrollo social, infraestructura y agricultura.PARA PROYECTOS DEL SECTOR INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA, SALUD, EDUCACIÓN, ACUEDUCTOS YAFINESA. Cuando sean proyectos de obra civil y/o dotación en dependencias presentar certicado de la entidad competente queindique su carácter ocial.

C. Certicado de disponibilidad y estado estructural de los servicios de acueducto y alcantarillado emitido por la entidadcompetente (vías urbanas)

E. Copia de recibo de la solicitud de trámite de la licencia o aval ambiental (CVC o DAGMA) en caso que se requieransegún el decreto 1180/2003.

D. Certicado de Planeación Municipal indicando que la zona donde se adelantará el proyecto no es de alto riesgo y cuenta

con los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y energía.

F. Para proyectos de vivienda nueva presentar la licencia de construcción expedida por la entidad competente.Para vivienda nueva o mejoramiento ver el numeral 11.G. Certicado de tradición con vigencia no mayor de tres meses para compra de lotes, construcción o mejoramiento deviviendas, parques infantiles, canchas deportivas, centros culturales, entre otros.H. Para proyectos de electricación: certicación de la EPSA (aprobación de diseños y aval técnico).

B. Estudios y diseños debidamente rmados.

En Caso de a) Compras y suministros, dotación de muebles, equipos y maquinaria, b) Compra de vehículos c) Contrataciónde capacitadores, se debe presentar alguna de las siguientes alternativas: 1)Certicación del Secretario, gerente o directorde que los precios y costos establecidos en el presupuesto, corresponde a los precios indicativos del SICE, 2) Certicacióndel Secretario, director o gerente validando los precios unitarios del presupuesto detallado donde conste que los preciosestablecidos en el proyecto para la realización de las actividades y acciones, servicios y compras descritas corresponden alos precios de mercado, estén establecidos en Bancos de Materiales y proveedores o en decretos y resoluciones nacionales,de la Gobernación o de la Secretaria respectiva. Para la contratación de obras directas de infraestructura se tiene elDecreto expedido anualmente, que contiene el listado de precios Unitarios Ociales de referencia, el cual es elaborado porla secretaria de infraestructura del Departamento.

Fecha de aprobación:02 de Enero de 2009 Página: 1 de 1

1.

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8.9.

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RESPONSABLES NOMBRES Y APELLIOS FIRMA

Diligenciado por:

Profesional Responsable del área:

Vo. Bo. Secretario, Director, o Gerente:

7.

0



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ANEXO No.5

MUNICIPIO DE TULUÁ

SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN CÓDIGO: F-260-02

Versión: 03

FECHA

TRAMITE

CÓDIGO SSEPINo. REGISTRO

FECHA

AÑO

EJE

SUBPROGRAMA

PROYECTO

PROGRAMA

2008200920102011

TOTAL

VALOR PROYECCIÓN FINANCIERA

ESTRUCTURA ESTRATEGICA

NOMBRE DELPROYECTO

Día

Día

Mes

Mes

Año

Año

Fecha de aprobación:10 de octubre de 2008 Página: 1 de 1





A N

E X O N o . 6

M U N I C I P I O D E T U L U Á

C R O N O G R A M A

D E A C T I V I D A D E S P A R A

P R O Y E C T

O S D E I N V E R S I O N

C ó d i g o :

F - 2 6 0 - 2 3

V e r s i ó n : 0 2

N O M B R E D E L P R O Y E C T

O

V A L O R D E L P R O Y E C T O

$

C o m p o n e n t e s y / o A c t i v i d a d

e s

U n i d a d

C a n t i

d a d

C o s t o T o t a l

M e s e s

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1 0

1 1

1 2

F e c h a d e a p r o b a c i ó n :

0 2 d e E n e r o d e 2 0 0 9

P á g i n a : 1 d e 1

D U

R A C I Ó N D E L P R O Y E C T O

M e s e s

A

ñ o s

D í a

M e s

A

ñ o

3 F e c h a d e I n i c i a

c i ó n

F e c h a d e T e r m

i n a c i ó n

2



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ANEXO No. 7

MUNICIPIO DE TULUÁ

ACTA DE CONCERTACIÓN CON LA COMUNIDADPARA PROYECTOS DE INVERSIÓN

Código:F-260-24

Versión: 02

FECHA

REPRESENTANTES DE LA COMUNIDAD:

NOMBRE DEL PROYECTO:

OBJETO: La comunidad representada en esta acta, avala y esta acuerdo con la administraciónmunicipal en la priorización para la ejecución del proyecto en mención.

FIRMAS:

1. Nombre

Cédula

Cédula

Cédula

Cédula

Dirección

Dirección

Dirección

Dirección

Firma

Firma

Firma

Firma

2. Nombre

3. Nombre

4. Nombre

Fecha de aprobación:Julio 18 de 2007

Página: 1 de 1

Día Mes Año HORA A.M. P.M.





ANEXO No. 8VIABILIDAD SECTORIAL MOTIVADA

MUNICIPIO DE TULUÁ

CÓDIGO: F-260-01

Versión: 01 Página: 1 de 1Fecha de aprobación: 23 deNoviembre de 2007

B. ASPECTO TÉCNICO

E. ASPECTO INSTITUCIONAL

E. ASPECTO AMBIENTAL

B. ASPECTOS DE SOSTENIBILIDAD

El proyecto está claramente identicado y el proyecto propuesto lo soluciona adecuadamenteLas especicaciones técnicas de diseño y construcción son correctasEl proyecto se enmarca dentro de los objetivos del Plan de DesarrolloLos componentes y actividades contribuyen al logro de los objetivos propuestosPresenta cronograma de actividades

RECURSOS DE LA NACIÓN

La administración del proyecto estará bajo la responsasbilidad de una entidad Pública o Privada

RECURSOS DEL MUNICIPIO

La comunidad esta de acuerdo con el proyecto y particiapará de la veeduría

RECURSOS DEL DEPARTAMENTO

la ejecución del proyecto estará bajo la responsabilidad de una Pública o Privada

RECURSOS DE CONTRAPARTIDA

El Mantenimiento y operación del proyecto

El proyecto presentado requiere licencia o plan de manejo ambiental

Mejora el acceso de niñ@s, mujeres, juventud y grupos vulnerables a los servicios del gobiernoAtiende adecuadamente las necesidades humanas y su nivel de libertadGenera mayor calidad de vida y bienestar en las personasPromueve la equidad de genero

ComplementariedadSubsidiariedadConcurrencia

A. Promueve la solidaridad

C. Colaboración Inter organizacional

EL PROYECTO ES VIABLE TECNICAMENTE SI ( ) NO ( )

C. ASPECTO ECONÓMICO:

D. ASPECTO FINANCIERO

COSTO TOTALLa CERTIFICA disponibilidad presupuestal por $

EL PROYECTO ES VIABLE FINANCIERAMENTE SI ( ) NO ( )

EL PROYECTO ES VIABLE INSTITUCIONALMENTE SI ( ) NO ( )

EL PROYECTO TIENE VIABILIDAD AMBIENTAL SI ( ) NO ( )

Cuenta el proyecto durante la vida útil con una entidad pública o privada que lo mantenga en operación?

Desarrollo de Sinergias

Modica comportamientos socialesPromueve el cambio organizacional y relacionamiento social

Excelencia y eciencia en la toma de decisiones

Promueve la conservación del entorno ambiental

Impulsa la gobernabilidad democrática y participación ciudadana y/o comunitaria

Mejora la producción orgánica (caso de agricultura y fomento empresarial)

Hay una entidad pública o privada que mantiene la productividad y autoorganización del proyecto

Tiene apoyo institucional

EL PROYECTO:

El proyesto se nancia de la siguiente manera Monto %

EL PROYECTO ES VIABLE ECONOMICAMENTE SI ( ) NO ( )

SI NO N/A

SI NO N/A

SI NO N/A

SI NO N/A

CONSTRUCCIÓN REDES ELECTRICAS CORREGIMIENTOS: PUERTO FRAZADAS (SECTORSAN GERARDO) Y BARRAGAN (VEREDA LA ALBANIA) DEL MUNICIPIO DE TULUÁ

A. NOMBRE DEL PROYECTO

Manual de Ppto

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