Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos€¦ · Conciliación y Arbitraje Médico,...

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Fecha última revisión

14 de Marzo 2006.

&RPLVLyQ��&RDKXLOHQVH��GH�&RQFLOLDFLyQ�\�$UELWUDMH�0pGLFR�

&217(1,'2��Página �

1. Objetivo 3

2. Alcance 3

3. Definiciones 3

4. Políticas 5

5. Procedimientos 5

5.1 Registro y comprobación del presupuesto asignado 6 5.2 Pago a proveedores 10 5.3 Control de Nómina 14

5.4 Control y Manejo de Viáticos y Comprobación 18 5.5 Adquisición y control de combustible. 23 5.6 Adquisición y control de papelería 26 5.7 Manejo y Control del Fondo Fijo 30

6. Autorizaciones 34

7. Distribución 35 8. Anexos 35

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&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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�� 2%-(7,92��Eficientar la administración de los recursos asignados a la Comisión Coahuilense de Conciliación y Arbitraje Médico, mediante la operación de sistemas de registro y control para una optimización y eficientización de los mismos, a fin de lograr obtener mejores resultados en el presupuesto, a fin de generar información suficiente, confiable y oportuna con políticas aplicables a la materia. �

�� $/&$1&(��

El presente manual se instrumentara por la Comisión General de la Comisión Coahuilense de Conciliación y Arbitraje Médico a través de la Subcomisión Administrativa e involucra en su funcionamiento a las siguientes áreas; Comisión General, Subcomisión Médica, Subcomisión Jurídica, Dirección de Gestión, Dirección de Arbitraje, Dirección de Conciliación, Adquisiciones y los Servicios de Salud de Coahuila.

�� '(),1,&,21(6�

�$GPLQLVWUDFLyQ��Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales, por medio de una estructura a través del esfuerzo humano coordinando la optimación de los recursos humanos, financieros y materiales. �$GPLQLVWUDFLyQ�3~EOLFD� Conjunto de funciones desempeñadas por si Órganos de la Federación, de los Estados y Municipios, cuya finalidad es satisfacer las necesidades generales de la población en cuanto a servicios públicos. $GVFULWRV��Personal registrado en determinada área de la Institución. $UFKLYR�+LVWyULFR��Conjunto de Expedientes o documentos organizados con el fin de integrar una fuente de información, en razón de las actividades de la Institución. $VLHQWR�&RQWDEOH��Registro que se realiza de las actividades que se relacionan con el Patrimonio, ingresos, egresos y obligaciones de un organismo para controlar los recursos financieros.

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$VLJQDFLyQ�$QXDO��Importe anual del presupuesto autorizado (original o modificado) para ser ejecutado en el curso de un ejercicio fiscal de acuerdo a su calendarización. &RQWDELOLGDG��Principios y técnicas utilizadas en el establecimiento y análisis de las cuentas que registran tanto los activos, pasivos, capitulo patrimonio, ingresos, costos y gastos. � &RQWURO�YHKLFXODU��Es la acción de vigilar y mantener en estado óptimo los vehículos que son propiedad de la Comisión Coahuilense de Conciliación y Arbitraje Médico. 'RFXPHQWDFLyQ�&RPSUREDWRULD��Son documentos que cumplen con requisitos fiscales de orden administrativo y control interno que comprueban la adquisición del bien o prestación del servicio recibido. 0RGHUQL]DFLyQ�$GPLQLVWUDWLYD��Proceso de cambio a través del cual las dependencias y entidades de sector público presupuestario actualizan e incorporan nuevas formas de organización, tecnologías, físicas sociales y comportamientos que les permitan alcanzar nuevos objetivos de una manera más eficaz y eficiente. 2UJDQLJUDPD��Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o parte de ella y de las relaciones que guardan entre si las unidades que la integran. 3DUWLGD�3UHVXSXHVWDO��Son elementos que definen a los bienes o servicios de un mismo género, requeridos para la consecución de los programas y metas. 3UHVXSXHVWR��Documento que controla y desglosa por conceptos los importes anuales calendarizados de gastos de un ejercicio fiscal. �6DOGR� La diferencia que resulta en una cuenta al registrar cargos y abonos. �

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&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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�� 32/,7,&$6�� *HQHUDOHV��El departamento de Administración elaborará y aplicará los programas establecidos atendiendo a los principios de transparencia, equidad, austeridad, en el manejo de los recursos asignados con estricto apego a la legislación aplicable en la materia. �� 352&(',0,(1726��

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�� 5(*,6752�<�&20352%$&,Ï1�'(/�35(6838(672�$6,*1$'2��

Realizar el registro y la comprobación de las partidas presupuéstales aplicables en el presupuesto asignado

352&(',0,(172��5(*,6752�<�&20352%$&,Ï1�'(/�35(6838(672�$6,*1$'2�

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9. Firma Observaciones

Inicio

1. Recibe Presupuesto

4. Elabora Informe

6XEFRPLVLyQ��$GPLQLVWUDWLYD��

&RPLVLRQDGR��*HQHUDO�

2. Registra Presupuesto

'LUHFFLyQ�GH��3UHVXSXHVWR�� \��&RQWDELOLGDG�

5. Revisa Informe

6. Autoriza el presupuesto

7. Autoriza Comprobación

3. Ejerce el Presupuesto

8. Corrige informe Y firma

Fin

10. Recibe informe

Corregido

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$FWLYLGDG�� 5HFLEH�SUHVXSXHVWR��5HVSRQVDEOH�� Dirección de Presupuesto y Contabilidad ([SOLFDFLyQ�� Recibe el presupuesto asignado por la Secretaria de Finanzas para el gasto operativo.

$FWLYLGDG�� 5HJLVWUD�SUHVXSXHVWR�5HVSRQVDEOH�� Dirección de Presupuesto y Contabilidad ([SOLFDFLyQ�� Recibe la transferencia bancaria efectuada mediante la elaboración de un

recibo y se registra en contabilidad.�

$FWLYLGDG�� (MHUFH�SUHVXSXHVWR��5HVSRQVDEOH�� Dirección de Presupuesto y Contabilidad �([SOLFDFLyQ�� Compra los insumos necesarios para el buen funcionamiento del organismo. �3ROtWLFD�� La documentación comprobatoria del gasto debe de reunir todos los requisitos de deducibilidad señalados en la ley del I.S.R. y su reglamento.�

$FWLYLGDG�� (ODERUD�LQIRUPH��5HVSRQVDEOH�� Dirección de Presupuesto y Contabilidad ([SOLFDFLyQ�� Elabora el informe mensual en base al gasto ejercido en el mes clasificándolo por partida y concepto de acuerdo al “Clasificador por objeto del gasto” y efectúa la comprobación de acuerdo a los lineamientos establecidos.

$FWLYLGDG�� 5HYLVD�,QIRUPH�5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa � ([SOLFDFLyQ�� Revisa el informe y los documentos originales que amparan el presupuesto ejercido, revisa que todos estén firmados, glosados por partida y concepto y emite la hoja de observaciones�

$FWLYLGDG�� $XWRUL]D��SUHVXSXHVWR��5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa ([SOLFDFLyQ�� Revisa que se cumpla con el presupuesto asignado y firma la hoja de observaciones para turnarla al departamento de Contabilidad.�

352&(',0,(172��5(*,6752�<�&20352%$&,Ï1�'(/�35(6838(672�$6,*1$'2�

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$FWLYLGDG�� $XWRUL]D�FRPSUREDFLyQ��5HVSRQVDEOH� Subcomisión Administrativa �([SOLFDFLyQ� Autoriza en la hoja de observaciones el presupuesto ejercido en el mes y solicita la firma de enterado del Director de Contabilidad, Director de Presupuesto y Comisionado General. En caso de haber correcciones al informe estas deberán realizarse de inmediato.

$FWLYLGDG�� &RUULJH�LQIRUPH�\�)LUPD��5HVSRQVDEOH� Dirección de Presupuesto y Contabilidad �([SOLFDFLyQ� Corrige la observaciones señaladas y firma de enterado en el formato de observaciones.

$FWLYLGDG��)LUPD�KRMD�GH�REVHUYDFLRQHV��5HVSRQVDEOH� Comisión General�([SOLFDFLyQ� Recibe la hoja de observaciones al ejercicio del presupuesto mensual y la firma de enterado.

$FWLYLGDG��5HFLEH�LQIRUPH�FRUUHJLGR��5HVSRQVDEOH� Subcomisión Administrativa�([SOLFDFLyQ� Recibe el informe corregido y debidamente signado �

)LQ�

Termina el procedimiento.

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��3$*2�$�3529(('25(6��Vigilar que la recepción de facturas, expedición de contra recibos, glosa de documentos, programación de pagos, elaboración, autorización y pago de cheques, se realicen de acuerdo a la normatividad vigente y aplicable.

352&(',0,(172��3$*2��$�3529(('25(6��

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352&(',0,(172��3$*2�$�3529(('25(6

4. Elabora cheque y póliza

3. Programa pagos

Inicio

1. Entrega Factura

Fin

6XEFRPLVLyQ�$GPLQLVWUDWLYD��3URYHHGRU� &RPLVLyQ�*HQHUDO�

2. Recibe facturas y expide contrarecibos

5. Autoriza cheque para su pago

6. Recibe cheque para su pago

7. Recibe cheque y firma póliza

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&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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$FWLYLGDG�� (QWUHJD�IDFWXUD��5HVSRQVDEOH�� Proveedor ([SOLFDFLyQ�� Entrega factura original debidamente requisitada para su revisión y pago. Norma: 1. L.I.S.R., documentación con requisitos fiscales, Ley de Adquisiciones.

Arrendamientos y Contratación Serv. Edo. de Coah., capitulo III, Art. 11 y 12 fracc. III y C.F.F. Art. 29.

$FWLYLGDG�� 5HFLEH�IDFWXUD��\�H[SLGH�FRQWUD�UHFLER��5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa ([SOLFDFLyQ�� Recibe las facturas, elabora contra recibos y se registra la obligación de pago. Políticas: 1. Afecta el ejercicio del gasto de acuerdo a la partida presupuestal y concepto

del gasto, del presupuesto autorizado. �$FWLYLGDG�� 3URJUDPD�SDJRV��5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa � ([SOLFDFLyQ�� Después de recibir las facturas y expedir contra recibos, asigna fecha de

pago de acuerdo al presupuesto disponible.

$FWLYLGDG�� (ODERUD�FKHTXH�\�SyOL]D�5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa ([SOLFDFLyQ�� Elabora cheque y póliza para su pago y registro contable y lo turna a autorización.

3ROtWLFD�� 1. Deberá utilizar el formato oficial de póliza de pago. $FWLYLGDG�� $XWRUL]D�FKHTXH�SDUD�VX�SDJR�5HVSRQVDEOH�� Comisión General ([SOLFDFLyQ�� Analiza documentación soporte, firma el cheque autorizándolo para su pago. 3ROtWLFD�� 1. los cheques deberán de expedirse mediante firmas mancomunadas de

Comisionado General y Subcomisión Administrativa.�

352&(',0,(172��3$*2�$�3529(('25(6

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

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$FWLYLGDG�� 5HFLEH�FKHTXH�SDUD�VX�SDJR�5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa � ([SOLFDFLyQ�� Recibe documentación soporte y cheque autorizado, para pago a proveedor.�

$FWLYLGDG�� 5HFLEH�FKHTXH�\�ILUPD�SyOL]D�5HVSRQVDEOH�� Proveedor ([SOLFDFLyQ�� Recibe cheque y firma la póliza de pago, entrega el contra recibo �

)LQ��Termina el procedimiento. �

352&(',0,(172��3$*2�$�3529(('25(6

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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��&21752/�'(�1Ï0,1$��Consiste en llevar un estricto control de la nómina para el pago quincenal de sueldos de los trabajadores, la cual recibimos a través de la Secretaría de Finanzas, vigilando que se encuentren debidamente requisitadas para su comprobación ante las instancias correspondientes.

352&(',0,(172��&21752/��'(��120,1$

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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',$*5$0$�'(�)/8-2�'(/�352&(',0,(172�325�5(63216$%/(��

352&(',0,(172��&21752/�'(�1Ï0,1$

4. Revisa nómina

3. Firma nómina

Inicio

1. Recibe nómina

3HUVRQDO��&2&&$0��6XEFRPLVLyQ��$GPLQLVWUDWLYD� &RPLVLyQ�*HQHUDO�

2. Entrega comprobantes de pago

5. Autoriza el envió

6. Envía comprobación de nómina

'LUHFFLyQ�GH�3UHVXSXHVWR�\ &RQWDELOLGDG��

7. Captura nómina en Sistema Contable

Fin

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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1250$6�<�32/,7,&$6�'(/�352&(',0,(172

$FWLYLGDG�� 5HFLEH�QyPLQD�5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa�([SOLFDFLyQ�� Recibe quincenalmente la nóminas de sueldos del personal adscrito a esta Unidad Administrativa enviada por la Subdirección de Recursos Humanos de Secretaría de Finanzas.

3ROtWLFDV�1. Se revisa que estén todos los comprobantes de pago en relación al listado del personal administrativo �

$FWLYLGDG�� (QWUHJD�FRPSUREDQWH�GH�SDJR�5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa ([SOLFDFLyQ�� Se informa al personal de la Unidad la fecha y horario para la entrega del comprobante de pago.

3ROtWLFD�1. El personal presenta credencial de identificación para poder recibir el comprobante de pago�

$FWLYLGDG�� )LUPD�QyPLQD�5HVSRQVDEOH�� Personal (COCCAM.)�([SOLFDFLyQ� Firma la nómina y recoge el comprobante de pago correspondiente a su sueldo. � 3ROtWLFD�1. En caso de ausencia del trabajador, el apoderado que vaya a recoger comprobante de pago deberá de presentar carta poder o recibo oficial debidamente requisitado. �2. Al momento del cobro el trabajador deberá firmar la nómina en original y copia.

3. Si es el apoderado, deberá firmar nómina en original y copia, mostrando identificación con fotografía actualizada.

352&(',0,(172��&21752/�'(�1Ï0,1$

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

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$FWLYLGDG�� 5HYLVD�QyPLQD�5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa ([SOLFDFLyQ�� Se revisa la nómina que este debidamente requisitada y firmada en original y copia.

$FWLYLGDG�� $XWRUL]D�RILFLR�GH�HQYLy�5HVSRQVDEOH� Comisionado General ([SOLFDFLyQ� Firma oficio para el envió de la comprobación de nómina a las oficinas de Secretaria de Finanzas, para su tramite correspondiente

$FWLYLGDG�� (QYtD�FRPSUREDFLyQ�GH�QyPLQD�5HVSRQVDEOH� Subcomisión Administrativa ([SOLFDFLyQ� Se envía a Secretaria de Finanzas a Recursos Humanos la nómina debidamente requisitada en original y copia para recibir.

$FWLYLGDG�� (QYtD��QyPLQD�SDUD�FDSWXUD�HQ�VLVWHPD�FRQWDEOH��5HVSRQVDEOH� Dirección de Presupuestos y Contabilidad ([SOLFDFLyQ� Se envía copia de los listados de nómina para su debida captura en el sistema contable �)LQ�Termina el procedimiento. �

352&(',0,(172��&21752/�'(�1Ï0,1$

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

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�� &21752/�<�0$1(-2�'(�9,$7,&26��<�&20352%$&,21�

Llevar un control adecuado de los viáticos, así como las respectivas comprobaciones

352&(',0,(172: 5.4 &21752/��<��0$1(-2��'(��9,È7,&26��<��&20352%$&,21

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',$*5$0$�'(�)/8-2�'(/�352&(',0,(172�325�5(63216$%/(�

�

2. Elabora Formato de viáticos autorizados

4. Recibe cheque para autorización y firma

Inicio

1. Solicita viáticos por

medio de oficio

Fin

&RPLVLyQ�*HQHUDO�� 6XEFRPLVLyQ�$GPLQLVWUDWLYD��3HUVRQDO�&2&&$0��

3. Elabora cheque para viáticos

5. Recibe cheque firmado y autorizado para entrega al personal

6. Recibe cheque para gastos de viáticos

1. Realiza formato de comprobación de

viáticos y sus documentos

comprobatorios

2. Recibe y revisa documentación comprobatoria, y los posibles reembolsos.

Fin

352&(',0,(172: 5.4 &21752/��<��0$1(-2��'(��9,È7,&26��<��&20352%$&,21

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

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$FWLYLGDG��5HDOL]D�RILFLR�VROLFLWDQGR�ORV�YLiWLFRV� � �5HVSRQVDEOH�� Comisionado General�([SOLFDFLyQ�� Realiza el oficio dirigido a cada uno de los involucrados en la comisión a cumplir y se le entrega copia a la Subcomisión Administrativa, a fin de que genere los cheques para gastos por viáticos.

$FWLYLGDG�� (ODERUD�)RUPDWR�GH�9LiWLFRV��5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa ([SOLFDFLyQ�� Elabora el formato de Viáticos, considerando cada uno de los conceptos necesarios para cubrir los gastos en forma correcta para la comisión o trabajo encomendado por el Comisionado General. 3ROtWLFDV�Para generar la cantidad de viáticos a otorgar se considerará lo siguiente:

1.- para el Comisionado General se le entregaran por alimentación $300.00 por evento y para Subcomisionados y Directores solo $250.00

2.- Se les entregara un formato indicando el concepto del gasto y cuando por necesidades propias del evento tuvieran que utilizar unos conceptos por otros sólo que no excedan el valor del gasto

3.- En caso de que hubieran gastado en exceso, por autorización expresa del Comisionado General se les reintegrará dicho importe.(toda ves que los comprobantes reúnan los requisitos fiscales y comprueben el motivo del gasto)

4.- Deberán realizar a los cinco días hábiles posteriores a su regreso la comprobación de los viáticos o en su defecto el reembolso, de lo contrario se le girará oficio de descuento vía nominal. (Utilizarán para la comprobación el formato especificado para ello)

5.- por lo que respecta a gasolina y uso del vehículo, el vehículo será entregado a persona expresa bajo un resguardo por el tiempo que dure la comisión y el valor de la gasolina se considerará basados en el kilometraje y el tipo de unidad en el que se desplazarán.(se anexa documento indicando costo por kilómetro y uno más de kilómetros en distancia de ciudades.)

6.- El formato deberá ser autorizado por el Comisionado General, para que este en conocimiento del importe a entregar y los conceptos que lo integran. �$FWLYLGDG�� (ODERUD�FKHTXH�SDUD�YLiWLFRV��5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa �([SOLFDFLyQ�� De acuerdo a los conceptos ya integrados y especificados en el formato de viáticos, se realiza el documento de pago (cheque), en el cual deberá incluir el total señalado por el formato previamente preparado.

352&(',0,(172: 5.4 &21752/��<��0$1(-2��'(��9,È7,&26��<��&20352%$&,21

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

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$FWLYLGDG�� 5HFLEH�FKHTXH�SDUD�DXWRUL]DFLyQ�\�ILUPD�5HVSRQVDEOH�� Comisionado General ([SOLFDFLyQ�� Recibe el cheque que va a ser entregado al personal para autorización y firma �$FWLYLGDG�� 5HFLEH� HO� FKHTXH� DXWRUL]DGR� \� ILUPDGR� GH� OD� &RPLVLyQ� *HQHUDO� SDUD�HQWUHJDUOR�DO�SHUVRQDO��5HVSRQVDEOH� Subcomisión Administrativa ([SOLFDFLyQ� Entrega cheque firmado y autorizado, para su cobro al personal comisionado, para algún trabajo o evento en específico.

$FWLYLGDG�� 5HFLEH�HO�FKHTXH�ILUPDGR�\�DXWRUL]DGR�SDUD�VHU�FREUDGR�5HVSRQVDEOH� Personal de la COCAAM ([SOLFDFLyQ� Recibe el cheque firmado y autorizado para ser cobrado por cada uno de ellos

)LQ�Termina el procedimiento. �

3$5$�&20352%$&,Ï1�'(�9,È7,&26��

$FWLYLGDG�� 5HDOL]D� HO� IRUPDWR� GH� FRPSUREDFLyQ� GH� YLiWLFRV� \� ORV� DPSDUD� FRQ� OD�FRPSUREDFLyQ��5HVSRQVDEOH� Personal de la COCAAM ([SOLFDFLyQ� Entrega el formato de comprobación de viáticos, con la información que ampara la comprobación, o en su defecto con la ficha de depósito que ampara su reembolso.

3ROtWLFDV�1.-Deberán realizar a los cinco días hábiles posteriores a su regreso la comprobación de los viáticos o en su defecto el reembolso, de lo contrario se le girará oficio de descuento vía nominal. (Utilizarán para la comprobación el formato especificado para ello)

352&(',0,(172: 5.4 &21752/��<��0$1(-2��'(��9,È7,&26��<��&20352%$&,21

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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$FWLYLGDG�� 5HFLEH�HO�IRUPDWR�\�UHYLVD�OD�FRPSUREDFLyQ�TXH�OR�DPSDUD�R�HQ�VX�GHIHFWR�OD�ILFKD�GH�GHSyVLWR�SRU�UHHPEROVR��5HVSRQVDEOH� Subcomisión Administrativa ([SOLFDFLyQ� Recibe el formato y revisa la comprobación que lo ampara o en su defecto la ficha de depósito por reembolso, para con ello proceder a ser contabilizado.�

)LQ�

Termina el procedimiento.�

352&(',0,(172: 5.4 &21752/��<��0$1(-2��'(��9,È7,&26��<��&20352%$&,21

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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��$'48,6,&,21�<�&21752/�'(/�&20%867,%/(�

Realizar la compra y control de los vales de combustible utilizada en la Comisión Coahuilense de Conciliación y Arbitraje Médico, según presupuesto asignado

352&(',0,(172��$'48,6,&,21�<�&21752/�'(/�&20%867,%/(�

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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',$*5$0$�'(�)/8-2�'(/�352&(',0,(172�325�5(63216$%/(�

4. Recibe vales 3.Entrega vales

Inicio

1.Solicita vales

Fin

3HUVRQDO�&2&&$0�

2. Firma de Recibido 2.1 Recibe pago

5. Asigna vales 6. Reciben Vales

352&(',0,(172��$'48,6,&,21�<�&21752/��'(�&20%867,%/(

6XEFRPLVLyQ��$GPLQLVWUDWLYD� 6��)LQDQ]DV�\�R��3URYHHGRU�

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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1250$6�<�32/,7,&$6�'(/�352&(',0,(172

$FWLYLGDG�� 6ROLFLWD�YDOHV�5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa�([SOLFDFLyQ�� Solicita a la Secretaría de Finanzas o bien en caso de compra a la empresa proveedora de combustible los vales de gasolina.

$FWLYLGDG�� )LUPD�GH�5HFLELGR�\�R�3DJR�DO�3URYHHGRU�5HVSRQVDEOH�� Finanzas o Proveedor ([SOLFDFLyQ�� Recibe la firma de recibido de los vales o en caso de ser con el proveedor se le da el pago de los vales solicitados el cual puede ser en efectivo o cheque según el monto que fue requerido.

$FWLYLGDG�� (QWUHJD�YDOHV�5HVSRQVDEOH�� Secretaria de Finanzas o el Proveedor �([SOLFDFLyQ� Entrega el importe que le fue solicitado en vales canjeables por combustible. �$FWLYLGDG�� 5HFLEH�YDOHV�5HVSRQVDEOH�� Subcomisión Administrativa ([SOLFDFLyQ�� Recibe los vales de la Secretaria de Finanzas y los que adquiere directo del

proveedor los considera en la contabilidad como parte del presupuesto a ejercer de acuerdo con el clasificador por objeto del gasto. � $FWLYLGDG�� $VLJQD�YDOHV�5HVSRQVDEOH� Subcomisión Administrativa ([SOLFDFLyQ� Asigna los vales de combustible al personal de la COCCAM, como una prestación inherente al puesto y de acuerdo a las diferentes áreas, en el tiempo, cantidad y forma que determine el Comisionado General.

$FWLYLGDG�� 5HFLEHQ�YDOHV�5HVSRQVDEOH� Personal COCCAM ([SOLFDFLyQ� Reciben vales de combustible asignados, firmando de recibido en el mismo talonario de los vales.

)LQ�Termina el procedimiento.

352&(',0,(172��$'48,6,&,21�<�&21752/��'(�&20%867,%/(

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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��$'48,6,&,21�<�&21752/�'(�3$3(/(5,$� Otorgar al personal las herramientas necesarias para el mejor desempeño de su trabajo, adquiriendo en tiempo y forma el material solicitado. �

352&(',0,(172��$'48,6,&,21�<�&21752/��'(��3$3(/(5,$

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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',$*5$0$�'(�)/8-2��'(/�352&(',0,(172�325�5(63216$%/(�

3HUVRQDO�&2&&$0� (QFDUJDGD�GH�0DWHULDOHV��

2. Elabora recibo

5. Realiza el registro

7. Hace solicitud de nueva requisición de papelería

8. Compra papelería�

9. Realiza registro

Fin

Inicio

1. Solicita papelería

4. Recibe material 3. Proporciona material

6. Identifica material Faltante

6XEFRPLVLyQ��$GPLQLVWUDWLYD�

352&(',0,(172��$'48,6,&,21�<�&21752/��'(��3$3(/(5,$

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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1250$6�<�32/,7,&$6�'(/�352&(',0,(172

$FWLYLGDG�� 6ROLFLWD�SDSHOHUtD�5HVSRQVDEOH�� Personal COCCAM�([SOLFDFLyQ�� Solicitan papelería que necesitan para la realización de sus funciones

$FWLYLGDG�� (ODERUD�5HFLER�5HVSRQVDEOH�� Encargada de Materiales ([SOLFDFLyQ�� Elabora recibo del material que va a entregar para descontarlo de la existencia en inventario.

$FWLYLGDG�� 3URSRUFLRQD�PDWHULDO�5HVSRQVDEOH�� Encargada de Materiales�([SOLFDFLyQ� Proporciona el material solicitado, previa firma del recibo. �

$FWLYLGDG�� 5HFLEH�PDWHULDO�5HVSRQVDEOH�� Personal COCCAM ([SOLFDFLyQ�� Recibe el material solicitado del que se hace responsable para su utilización en el cumplimiento de sus funciones.

$FWLYLGDG�� 5HDOL]D�UHJLVWUR�5HVSRQVDEOH� Encargada de Materiales ([SOLFDFLyQ� Registra las formas de solicitud de papelería, para actualizar el inventario.

$FWLYLGDG�� ,GHQWLILFD�PDWHULDO�IDOWDQWH�5HVSRQVDEOH� Encargada de Materiales ([SOLFDFLyQ� Identifica el material faltante de acuerdo a hoja de control elaborada en excel y a revisión física del mismo.

$FWLYLGDG�� 6ROLFLWD�UHTXLVLFLyQ�GH�QXHYD�SDSHOHUtD�5HVSRQVDEOH� Encargada de Materiales ([SOLFDFLyQ� Realiza solicitud a la Subcomisión Administrativa, de compra de papelería

352&(',0,(172��$'48,6,&,21�<�&21752/��'(��3$3(/(5,$

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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$FWLYLGDG�� &RPSUD�SDSHOHUtD�5HVSRQVDEOH� Subcomisión Administrativa ([SOLFDFLyQ� De acuerdo al presupuesto existente y a la disponibilidad de recursos se compra la papelería faltante.

$FWLYLGDG�� 5HDOL]D�UHJLVWUR�5HVSRQVDEOH� Encargada de Materiales ([SOLFDFLyQ� Recibe la papelería que estará bajo su custodia, hasta ser asignada y registra en hoja de control de Excel. �)LQ�Termina el procedimiento. �

352&(',0,(172��$'48,6,&,21�<�&21752/��'(��3$3(/(5,$

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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��0$1(-2�<�&21752/�'(/�)21'2�),-2� La Comisión Coahuilense de Conciliación y Arbitraje Médico, contará con un fondo revolvente, a fin de sufragar las adquisiciones o gastos menores �

352&(',0,(172��0$1(-2�<�&21752/�'(��)21'2�),-2

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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',$*5$0$�'(�)/8-2�'(/�352&(',0,(172�325�5(63216$%/(�

4. Entrega partidas para gasto

3.Recibe cheque

Inicio

1.Solicita Fondo Fijo

Fin

3HUVRQDO�&2&&$0�

2. Elabora Cheque

5. Reciben partidas y comprueban al encargado de fondo fijo

6XEFRPLVLyQ��$GPLQLVWUDWLYD�(QFDUJDGD�GHO�)RQGR�)LMR�

6. Recibe comprobación e integra para reembolso por la subcomisión administrativa

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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1250$6�<�32/,7,&$6�'(/�352&(',0,(172

$FWLYLGDG�� (ODERUD�VROLFLWXG�GH��,PSRUWH�SDUD�IRQGR�ILMR��UHYROYHQWH��5HVSRQVDEOH�� Encargada de fondo fijo�([SOLFDFLyQ�� Solicita la cantidad de $2,500.00 (dos mil quinientos pesos 00/100 mn), que será el fondo revolvente a manejar.

$FWLYLGDG�� (ODERUD�FKHTXH�SDUD�IRQGR�ILMR��5HVSRQVDEOH�� Subcomisionada Administrativa ([SOLFDFLyQ�� Elabora el cheque para fondo fijo, basándose en las facturas que comprueben el monto a otorgar.

$FWLYLGDG�� 5HFLEH�FKHTXH�SDUD�IRQGR�ILMR��5HVSRQVDEOH�� Encargada de fondo fijo�([SOLFDFLyQ�� Recibe el cheque para el fondo fijo que se utilizará en el mes y que deberá � comprobar debidamente. . 32/Ë7,&$6��

1.- No deberá ser mayor el importe a $2.500.00 por mes 2.- Los comprobantes deberán ser facturas con sus requisitos fiscales, a

excepción de los importes inferiores a $50.00 3.- Los vales que amparen un gasto deberán ser foliados y solo permanecerán

en caja por el trascurso de 72 horas, con la autorización de la Subcomisionada Administrativa y/o el Comisionado General

4.- El valor del gasto no deberá exceder de $1000.00 incluida el iva $FWLYLGDG�� (QWUHJD�SDUWLGDV�SDUD�HO�JDVWR�GH�IRQGR�ILMR�DO�SHUVRQDO�GH�&2&&$0�5HVSRQVDEOH�� Encargada de fondo fijo ([SOLFDFLyQ�� De acuerdo a las necesidades propias de la COCCAM se entregan partidas para

sufragar los gastos y deben ser comprobadas de acuerdo a las políticas ya establecidas.

$FWLYLGDG�� 5HFLEHQ�\�FRPSUXHEDQ�ODV�SDUWLGDV�GHO�JDVWR�GHO�IRQGR�ILMR�TXH�OHV�IXHURQ�HQWUHJDGDV�5HVSRQVDEOH�� Personal COCCAM ([SOLFDFLyQ�� Deberán comprobar a la subcomisión administrativa cada una de las partidas que para sufragar los gastos les hayan otorgado

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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$FWLYLGDG�� 5HFLEH�FRPSUREDFLRQHV�\�ORV�LQWHJUD�SDUD�UHHPEROVR�SRU�OD��VXEFRPLVLyQ�$GPLQLVWUDWLYD��5HVSRQVDEOH�� Encargado de Fondo Fijo ([SOLFDFLyQ�� Deberán integrar debidamente los comprobantes del gasto por concepto del mismo, para presentarse a la subcomisión administrativa el reembolso correspondiente al fondo fijo. �)LQ�

Termina el procedimiento. �

352&(',0,(172��0$1(-2�<�&21752/�'(��)21'2�),-2

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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�� $8725,=$&,21(6��)HFKD�GH�$XWRUL]DFLyQ�� 0DU]R��

120%5(�<�38(672�'(�/$6�3(5621$6�48(�$8725,=$1�(/�'2&80(172��

6XEFRPLVLyQ�$GPLQLVWUDWLYD� � � &RPLVLRQDGR�*HQHUDO��

&�3��0D��9LFWRULD�,EDUUD�%DQGD� ��'U��/XtV�5DPyQ�3LQHGD�3RPSD�� (ODERUy� ��5HYLVy

7LWXODU�GH�ORV�6HUYLFLRV�GH�6DOXG��

'U��5D\PXQGR�6��9HUGX]FR�5RViQ�� $XWRUL]y�

0$18$/�'(�32/,7,&$6�<�352&(',0,(1726�

&20,6,21�&2$+8,/(16(�'(�&21&,/,$&,21< $5%,75$-(�0(',&2�352&(62�'(��$'0,1,675$&,21

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�� ',675,%8&,21��El presente documento debe distribuirse a los siguientes puestos: 1. Comisionado General, de la Comisión Coahuilense de Conciliación y Arbitraje Médico. 2. Áreas Aplicativas.

�� $1(;26�

Presupuesto Autorizado del Año de los Corrientes por programas y subprogramas. Formato del inventario de papelería y materiales

Formato de orden de compra Formato de solicitud de papelería. Formato para autorización de viáticos. Formato para comprobación de viáticos Formato de solicitud de reposición del fondo fijo Documento de Costo / kilómetro y kilómetros en distancia de Ciudades

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos€¦ · Conciliación y Arbitraje Médico,...

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