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MANUAL DE ORGANIZADORES

Contenido 1 MANUAL DE ORGANIZADORES .................................................................................................. 3

1.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3

1.2 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ........................................................................................... 3

1.2.1 Notificación de la carrera. .......................................................................................... 3

1.2.2 Información para los participantes. ........................................................................... 4

1.2.3 Inscripciones. .............................................................................................................. 4

1.2.4 Seguros. ....................................................................................................................... 5

1.2.5 Autorizaciones. ........................................................................................................... 5

1.3 ORGANIZACIÓN TÉCNICA ................................................................................................... 5

1.3.1 Registro. ...................................................................................................................... 5

1.3.2 Servicios previos. ........................................................................................................ 6

1.3.3 Transporte de material y participantes. .................................................................... 6

1.3.4 Junta previa informativa o Congresillo técnico. ........................................................ 6

1.3.5 Área de arranque. ....................................................................................................... 7

1.3.6 Áreas de transición. .................................................................................................... 7

1.3.7 Segmento de natación. ............................................................................................... 8

1.3.8 Segmento de ciclismo. ................................................................................................ 9

1.3.9 Segmento de carrera a pie. ...................................................................................... 10

1.3.10 Área de llegada o meta. ........................................................................................... 11

1.3.11 Abastecimientos. ...................................................................................................... 12

1.3.12 Resultados................................................................................................................. 13

1.3.13 Límites de tiempo. .................................................................................................... 14

1.4 PERSONAL ......................................................................................................................... 14

1.4.1 Identificación. ........................................................................................................... 14

1.4.2 Delegado Técnico. ..................................................................................................... 14

1.4.3 Juez General de la Competencia. ............................................................................. 15

1.4.4 Jueces. ....................................................................................................................... 15

1.4.5 Personal médico. ...................................................................................................... 15

1.4.6 Voluntarios. .............................................................................................................. 16

1.5 ASPECTOS MÉDICOS ......................................................................................................... 16

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1.5.1 Cuidados médicos. .................................................................................................... 16

1.5.2 Control antidopaje. ................................................................................................... 17

1.6 ESPACIOS E INSTALACIONES............................................................................................. 17

1.6.1 Centro de competición. ............................................................................................ 17

1.6.2 Tablón de anuncios oficial. ....................................................................................... 17

1.6.3 Centro de control antidopaje. .................................................................................. 18

1.6.4 Sala del comité de apelación. ................................................................................... 18

1.6.5 Sala para clínicas y/o conferencias. ......................................................................... 18

1.6.6 Sala de prensa. .......................................................................................................... 18

1.6.7 Otros espacios........................................................................................................... 19

1.7 PRENSA Y ESPECTADORES ................................................................................................ 19

1.7.1 Prensa........................................................................................................................ 19

1.7.2 Público en general. ................................................................................................... 19

1.7.3 VIPs. ........................................................................................................................... 20

1.8 PROTOCOLO ...................................................................................................................... 20

1.8.1 Ceremonia de inauguración. .................................................................................... 20

1.8.2 Ceremonia de clausura. ............................................................................................ 20

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1 MANUAL DE ORGANIZADORES

1.1 INTRODUCCIÓN Este es el manual de operaciones para organizadores de la Unión de Triatlón de Panamá. Tienes en

tus manos un documento que pretende ayudarte a mejorar la calidad de los eventos que

organizas. Este manual está basado en el Manual de operaciones de la ITU, diseñado para

organizadores de campeonatos o competencias oficiales, aunque nuestra intención es bien

diferente: se trata de mejorar la organización en cualquier prueba que se organice en Panamá. Por

supuesto, aquí encontrarás referencias a muchos aspectos que seguramente se alejarán de tu

organización, pero otros muchos serán posiblemente buenas referencias o puntos de partida.

Nosotros así lo esperamos.

Antes de empezar, queremos recomendarte que tengas siempre presente el reglamento de

competencia de la UTP. Como sabes, se trata del documento maestro del triatlón en Panamá, por

lo que debe ser siempre punto de referencia. En él se especifican todos los aspectos obligatorios

de una competencia, que siempre deben ser tenidos en cuenta, dirigidos como siempre a velar por

la calidad, equidad y la seguridad de todos los participantes en una prueba. También se especifican

las funciones de algunos personajes importantes dentro del desarrollo de una competencia,

funciones que deben ser bien conocidas por el organizador.

Con el reglamento de competencia como punto de partida, este documento quiere ofrecer

sugerencias y recomendaciones, en general no obligatorias, pero siempre recomendables en

función de los objetivos y la capacidad organizativa de tu evento.

Esperamos serte de utilidad, y no olvides que estamos abiertos a tus ideas y sugerencias.

Queremos conseguir que este manual mejore cada año, y que sea un documento de utilidad para

ti, y tú eres uno de los implicados en conseguirlo.

1.2 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

1.2.1 Notificación de la carrera. El organizador debe elaborar un borrador con toda la información previa relativa a su prueba. En

él se contienen planos, informaciones generales, impresos de inscripción, descripciones de

recorridos, etc. Este borrador deberá ser enviado a la UTP para su conocimiento y para las

decisiones oportunas (designación del Delegado Técnico, propuesta de competencia para la

asamblea general, etc.). El borrador debe ser enviado con suficiente antelación:

• Al menos 12 meses para pruebas de Calendario Nacional.

El borrador debe contener, al menos, las siguientes informaciones:

Copia del certificado de Registro Público de la sociedad (el cual no debe exceder los doce

meses de antigüedad),

Nombre y forma de contactar con el organizador: dirección, teléfono, fax, e-mail, etc.

Nombre y distancias de la competencia.

Fecha, horario y lugar de celebración de la competencia.

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Descripción de los recorridos: tipo de superficies, altitud, desniveles, distancias,

temperaturas, climatología previsible, mapas, plano de distribución de áreas (meta,

arranque, transición), flujos dentro de la transición, etc.

Categorías.

Número máximo de participantes, cuota de inscripción, plazos, forma de pago, costos,

cuotas extemporáneas, fechas límite de inscripción, etc.

Límites de tiempo para la competencia.

Formatos e instrucciones de inscripción, individual, relevos, equipos, etc.

Abastecimiento: ubicación, cantidad y qué habrá en cada uno.

Premios en efectivo, en especie, trofeos, placas y distribución de los mismos.

Todas las informaciones adicionales que el organizador considere oportunas, relativas por

ejemplo a alojamientos, transportación, forma de llegar al lugar de la competencia,

eventos alternos, lugar y horario de registro para la entrega de números, itinerario de

actividades, derechos de competidor, sistema de cronometraje utilizado, etc.

1.2.2 Información para los participantes. Si el organizador decide enviar información de la Convocatoria a un grupo de posibles

participantes en la prueba, debería elaborar un folleto con un resumen de la mayoría de los

aspectos enumerados en el apartado anterior.

1.2.3 Inscripciones. Los formatos de inscripción deben ser incluidos en la información para los participantes (folletos),

y deben solicitar, al menos, los siguientes datos:

Nombre y apellidos del participante.

Número de cédula / pasaporte

Sexo.

Fecha de nacimiento.

Dirección y número de teléfono.

Club o equipo.

Número de credencial de afiliación a la UTP.

Exoneración de responsabilidades por parte del organizador y aceptación de las mismas

por parte del participante, incluyendo un recordatorio de la obligatoriedad de conocer el

reglamento de competencia.

Firma del participante.

Los formatos de inscripción se envían al organizador, junto con el comprobante del pago. Se

recomienda la transferencia bancaria o pago con tarjeta de crédito frente al pago en efectivo. Éste

puede ser especialmente conflictivo el día de la prueba.

El organizador debe admitir las inscripciones por orden riguroso de llegada, hasta completar el

número máximo de inscritos. En caso de existir, este cupo debe ser publicado en la información

enviada a los participantes. Las inscripciones recibidas una vez completo el cupo, pueden pasar a

una lista de espera. Al término del registro, los números no recogidos se entregan, por orden de

llegada, a los participantes de la lista de espera que se encuentren presentes.

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1.2.4 Seguros. El organizador debe contratar una póliza de seguro de daños a terceros y de robo en las áreas de

Transición. Igualmente un seguro de gastos médicos que cubra a todo el personal de la

organización, incluidos voluntarios, así como a los participantes de la competencia.

1.2.5 Autorizaciones. El organizador es el responsable de obtener todas las autorizaciones y permisos necesarios para el

buen desarrollo de la prueba. Por eso debe trabajar en contacto con el Delegado Técnico, de

forma que éste dé su visto bueno con tiempo suficiente. Se recomienda obtener todos los

permisos con tres meses de antelación:

• Policía y Tránsito (cierre de calles). • Uso de las aguas y certificado de calidad de las mismas. • Municipios. • Personas o entidades privadas. Forestales, ambientales. Instituto de Deporte • Servicios médicos y protección civil. Otros.

1.3 ORGANIZACIÓN TÉCNICA

1.3.1 Registro. El organizador debe comprometerse seriamente a atender los sistemas de contacto especificados

en la información enviada, tales como los horarios de atención personal o telefónica a los

participantes. Dos días antes de la competencia, debe abrirse un módulo de atención y de

información a participantes en el lugar del registro, donde se hará entrega de los números a los

participantes que vayan llegando. En caso de no poderse en ese día se hará a más tardar el día

antes de la competencia, siempre y cuando se haya aprobado y anunciado durante la

convocatoria. En las bolsas que se entreguen, el contenido debe ser, como mínimo, el siguiente:

Un número de competidor de buena calidad, conformes a las especificaciones del

reglamento de competencia, y que no se estropeen con el agua. Se recomienda distinguir

las categorías con colores o números (por ejemplo las centenas) diferentes.

Número de cartón o calcomanía para el cuadro de la bicicleta, diseñada para no molestar

al participante, y que no se desprenda fácilmente por causa del viento o lluvia.

2 Calcomanía para casco de ciclismo con el número de competencia.

4 sets de tatuajes

Gorra de natación. Se recomienda distinguir las categorías con colores diferentes.

temporales con el número de competencia

Todos los identificativos que el organizador, de acuerdo con el Delegado Técnico, hayan

acordado como obligatorios.

Cinturones plásticos o algún sistema de fijación para el número del cuadro de la bicicleta.

Pasaporte de información con información detallada de recorridos, aspectos especiales y

ubicación de los lugares importantes de la competencia, horarios de arranque,

procedimientos generales, recordatorio de las reglas más importantes (prohibición de

aerobar, cortar boyas y recorrido, ayuda externa, conducta antideportiva, etc.,).

Información sobre el control antidopaje, en su caso.

Boletos de acceso a los eventos alternos a la competencia (cenas, premiación, etc.)

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En el registro también se entregarán las acreditaciones para participantes y para los

técnicos o entrenadores designados por la UTP.

1.3.2 Servicios previos. Los circuitos de la prueba deberían estar debidamente marcados y señalizados para los

participantes con una anticipación de, al menos, 48 horas.

Si es posible, también se debería marcar el recorrido de natación.

Se recomienda disponer de una tienda con servicio mecánico cuyo horario sea amplio y flexible

durante el día el registro y el día de la competencia. También se puede proporcionar un servicio de

préstamo de herramientas para los ajustes más generales.

El día anterior a la carrera se puede ofrecer a los participantes una cena basada en pasta y fruta. El

horario de inicio de este evento no debería sobrepasar las 9 de la noche.

1.3.3 Transporte de material y participantes. En las pruebas con más de un área de transición, el organizador debe contar con un servicio de

transporte del material entre el centro de competencia y las áreas de transición.

En las pruebas en que la salida y la meta se hallen separadas, el organizador debe prever un

sistema de transporte entre ambas zonas.

1.3.4 Junta previa informativa o Congresillo técnico. Es imprescindible la celebración de una junta previa informativa donde se comunique a los

participantes todos los pormenores de la prueba. En ella deberán estar presentes el organizador,

el Juez General de la competencia y el Delegado Técnico.

En esta reunión se cubrirán, al menos, los siguientes aspectos:

Recorridos.

Información meteorológica, especialmente de temperaturas, y más concretamente

temperaturas del agua, con referencia al uso de trajes isotérmicos de neopreno.

Recomendaciones médicas preventivas en caso de climas extremos (frío o calor), para que

los participantes estén debidamente preparados y conscientes de su salud.

Abastecimientos: colocación y contenido de los puestos a lo largo de los recorridos.

Funciones y localización de los lugares más importantes de la organización.

Recordatorio de las normas más importantes del reglamento de competencia, tales como

la prohibición de drafting, cortar boyas y recorrido, ayuda externa, conducta

antideportiva, etc.

Explicación de las características propias de la prueba, tales como tramos de circulación

especial, cruces, lugares conflictivos, coincidencia de segmentos, etc.

Información sobre el control antidopaje, si se va a efectuar.

Información sobre las apelaciones: forma y tiempo para realizarlas, precio del depósito,

nombres de los miembros del jurado de apelación, hora y lugar de localización después de

la competencia.

Aclarar cualquier tipo de duda planteada por los participantes o sus representantes.

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Es importante que la junta previa informativa se celebre con separación suficiente al momento de

la competencia. Lo mejor es celebrarla el día anterior, coincidiendo, por ejemplo, con la cena de

pastas, o al término del registro.

1.3.5 Área de arranque. El área de arranque debe estar limpia y marcada claramente. Sólo deben tener acceso los

participantes y el personal de la organización.

Si las previsiones de participación son altas, es recomendable disponer de baños portátiles en el

área.

Debe haber un puesto de hidratación a disposición de los participantes.

Debe diseñarse el arranque de tal forma que no perjudique a unos participantes en beneficio de

otros (debe ser equitativo). Por ejemplo, en un espacio largo y amplio.

Debe disponerse una zona de calentamiento separada de la zona de competencia, conforme a las

especificaciones del reglamento de competencia. A esta zona tendrán acceso los técnicos

acreditados por la UTP.

1.3.6 Áreas de transición. Las áreas de transición deben estar limpias y claramente marcadas. Deben situarse en lugares que

no interfieran el tráfico de la competencia ni el habitual del lugar. Se recomienda que estén bien

cerradas para limitar el acceso a las mismas a toda persona ajena.

Deben diseñarse de tal forma que no proporcionen beneficio a ningún participante sobre otro. Se

recomienda el diseño rectangular, con la entrada y la salida colocadas en esquinas diagonalmente

opuestas. En cualquier caso, ningún participante puede hallarse en desventaja.

La superficie del área debe ser firme y lisa, preferiblemente alfombrada, de forma que no pueda

ser peligrosa, por ejemplo cuando llueve, pero permita que los participantes que lo deseen

puedan correr descalzos.

En las áreas de transición, la forma de circulación (flujos) debe ser la misma durante todos los

momentos en que sean usadas.

En la entrada del área de transición se efectúa el chequeo de y control de equipo por los jueces

(bicicleta, casco, etc.). Para ello debe existir un “cuello de botella” temporal que obligue a los

participantes a pasar de uno en uno, o como los jueces consideren oportuno (dependerá del

número de participantes y del número de jueces asignados).

Si es previamente acordado y anunciado, dentro del área pueden colocarse puestos de

abastecimiento a disposición de los participantes. Lo ideal es colocar uno cerca de la entrada y

otro cerca de la salida. Si la competencia se desarrolla en dos áreas de transición, al menos un

puesto en cada área. También se puede colocar agua en cada espacio de los destinados a los

participantes.

En competencias de larga distancia, se puede habilitar dentro del área de transición una zona

cubierta, con separación de género, a modo de vestuario.

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Si se ofrece algún servicio a los participantes durante la carrera, tal como recoger y colocar su

bicicleta, el organizador debe asegurarse de que el servicio se presta a todos los participantes.

Los racks para las bicicletas deben ser de buena calidad. Es importante que sean todos iguales. Se

recomienda una altura de 1.15 metros para eventos de adultos. Debe dejarse espacio suficiente

para la maniobra de cada uno de los participantes. Al menos, este espacio deberá ser de 0.60 m.

para cada participante. Entre pasillos también debe dejarse espacio suficiente para que, al menos,

un participante pueda adelantar a otro. Este espacio debe ser de al menos 3 m.

Los racks deben estar numerados, números se colocarán siguiendo un orden lógico, para que el

participante pueda memorizar su posición con facilidad durante la competencia. Se recomienda

que los números adjudicados a los participantes de más rápidos se coloquen al fondo del área

(cerca de la salida), para evitar, en lo posible, que éstos tengan que recorrer, con la bicicleta, los

pasillos llenos de las de otros participantes.

Se colocará una canasta dentro el área del competidor, para colocar su material de competencia.

Esta deberá ser de un material plástico y con orificios que permita el drenaje de agua.

Ya que el organizador es responsable del material depositado en las áreas de transición, debe

tomar las medidas de seguridad necesarias para evitar problemas de robos, vandalismo, etc. Se

recomienda situar a un responsable de seguridad autorizado por la organización, cada 10 m. del

perímetro del área.

1.3.7 Segmento de natación. La zona de arranque del segmento de natación debe ser amplia para acoger a todos los

participantes. Pueden haber tres tipos de arranques diferentes: (a) sobre la playa a la orilla del

agua; (b) sobre un muelle hacia aguas profundas; (c) flotando sobre aguas profundas.

Además de la zona de arranque, el organizador deberá diseñar una zona de calentamiento

separada de la zona de competencia. Entre ambas, se diseñará un pasillo o zona de control para

efectuar el recuento de participantes por parte de los jueces en la zona o corral de pre-arranque.

En la zona de arranque no deberá permitirse el acceso a personal no autorizado. Desde 5 minutos

antes de la salida, ni siquiera los participantes deben encontrarse por delante de la línea. Esto se

puede conseguir colocando en ambos extremos de la línea unos tensores y cinta plástica.

El segmento se realiza siempre en aguas abiertas. Se evitarán aguas con mucho oleaje, navegación

o corrientes, en lo posible.

El circuito debe diseñarse de forma que no suponga beneficio para ningún participante. También

hay que evitar las posibilidades de choque en los primeros metros. Al menos los primeros 200 m.

deberían ser rectos y anchos, y entre los cambios de dirección no debería haber menos de 100.

Debe diseñarse también de forma que la distancia para abandonar la prueba sea menor que la

distancia nadada o la restante, por seguridad. Por ejemplo, nadando paralelo a la playa.

El recorrido se señalizará con boyas de tamaño y color suficientes para ser vistas desde la

superficie del agua. Se recomienda una altura mínima de 1.5 m. Si estas boyas no están

disponibles, se pueden colocar globos inflados con gas ligero, de colores llamativos. Esta

señalización es especialmente importante, por supuesto, en los cambios de dirección. En éstos

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también es recomendable colocar carriles de corcho antes y después de la boya. Al final del

segmento, las boyas dirigirán a los participantes hacia el área de transición.

El organizador tiene que tomar las siguientes medidas de carácter técnico o reglamentario:

Disponer una embarcación para la toma de temperaturas a lo largo del recorrido el día

previo al evento, así como durante la prueba. Esta toma se hará bajo la supervisión del

Juez General de la competencia.

Garantizar la identificación de todos los participantes, mediante el uso de gorras de

natación de colores llamativos. Se recomienda distinguir las categorías por colores.

Disponer de embarcaciones fijas y móviles a lo largo de todo el recorrido, que puedan

ayudar a los participantes que lo necesiten. La proporción que exige el reglamento es una

embarcación por cada 50 participantes.

Disponer de otras embarcaciones a disposición de los jueces, para que éstos puedan

comprobar que los participantes completan el recorrido.

Disponer de servicio de primeros auxilios en la orilla y en una embarcación, preparado

para atender casos de hipotermia, resucitación, malestares, calambres, etc.

Tener posibilidad de contacto (por ejemplo por radio) con el servicio médico de la

competencia.

En función del número de participantes en la prueba, el organizador podrá diseñar salidas en

oleadas. En éstas no se puede separar a participantes de la misma categoría. Se recomienda que

las oleadas no lleguen a coincidir en el agua, pues esto multiplica la labor del personal de este

segmento. En su caso, las oleadas no deberán exceder los 150 participantes.

Deben ser previstos itinerarios alternativos para el caso de recortes en la distancia del recorrido.

1.3.8 Segmento de ciclismo. El principio de este segmento, es decir, desde la salida del área de transición, deberá estar limpio y

ser lo más amplio posible. Los recovecos y curvas cerradas deben ser evitados, por el peligro que

suponen de aglomeración de participantes. Lo ideal es una superficie asfaltada.

El trazado se hace por calles y carreteras. Algunas circunstancias que deben ser evitadas son las

siguientes:

Las calles que se encuentren en mal estado por obras, baches, etc.

Las zonas de mucho tránsito o sin itinerarios alternativos. •• Los descensos muy

pronunciados.

Los tramos con muchas curvas cortas a ambos lados (por ejemplo callejoneando).

Los recorridos con muchas vueltas son peligrosos, pero además son propensos a confundir

al público y a los propios participantes. Se recomienda un máximo de 2 vueltas para

categorías por edad y 6 vueltas para elites.

La señalización del circuito para los participantes debe ser clara e inequívoca. La señalización se

hará con elementos de colores vivos, visibles en caso de niebla o lluvia y no peligrosos en caso de

caída. Todos los cruces y lugares conflictivos deben estar bien marcados en el suelo y/o con

señalización vertical, y deben ser confirmados de la misma forma después de cada maniobra. Este

tipo de marcaje se especificará muy claramente en la junta previa.

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Si el segmento se realiza en un lugar con aglomeración previsible de gente, es preciso encintar y/o

vallar el recorrido y colocar personal de la organización en los lugares conflictivos, para evitar

confusiones y también posibles peligros. El personal voluntario deberá ser provisto de banderas y

silbatos para auxiliar su función durante la competencia.

El circuito deberá estar cerrado al tráfico vehicular.

Es recomendable barrer la grava y polvo de las curvas, especialmente en aquéllas que se prevea

que los participantes pasarán a gran velocidad. Además, se pueden colocar pacas de paja como

protectores, en la parte externa de estas curvas. También se deben cubrir las vías del tren y tapas

de alcantarillas con maderas de playwood, hojas metálicas, alfombras de goma o similares. Los

topes deberán ser rebajados o compactados a manera de rampa.

Se debe indicar la distancia recorrida cada 5 km. En las pruebas de media y larga distancia, se debe

indicar cada 10 km. Los retornos deben estar claramente identificados.

En este segmento es importante la presencia de gran cantidad de personal responsable. Lo ideal

es un miembro de la organización en cada cruce, y especialmente en todos los giros, además de

policías o miembros de Protección Civil en las áreas más importantes.

Aunque no se recomienda que el segmento de ciclismo se desarrolle total o parcialmente en el

mismo circuito que el de la carrera a pie, si esto ocurre se deben separar ambos circuitos con

conos, dejando los espacios suficientes para el desarrollo de ambos segmentos. En ningún caso

debe haber cruces entre los segmentos, es decir, éstos deben transcurrir paralelos.

Sólo los vehículos autorizados por la organización deberán seguir la competencia, mismos que

deberán ser motocicletas. No se permitirán vehículos de cuatro ruedas bajo ninguna circunstancia,

a excepción de las ambulancias en caso de emergencia. Los más importantes de estos vehículos

son los que acompañan a los líderes (al menos uno con el primer hombre y otro con la primera

mujer) y los que acompañen al último participante.

Todos los conductores de vehículos autorizados deben ser puestos al corriente de la normativa

relativa al segmento ciclista, especialmente en lo que se refiere al drafting (ir a rueda).

Se situarán puestos de abastecimiento a lo largo del recorrido en carreras de larga distancias. Se

recomienda que como mínimo se sitúen cada 15 km., aunque estas distancias se pueden modificar

en función de previsiones meteorológicas de temperatura y humedad. El Delegado Técnico podrá

tomar decisiones a este respecto por cuestiones de seguridad. Siempre que sea posible, los

puestos de abastecimiento se situarán en subidas, cuando los participantes circulan a poca

velocidad, aunque no deberá ser parte de un recorrido ida y vuelta donde también sea parte de la

bajada. Deben colocarse a los lados de la calzada, de forma que no entorpezcan el tráfico ni a los

participantes que no deseen hacer uso de los mismos. Deberá preverse mantener la zona lo más

limpia posible para evitar accidentes.

1.3.9 Segmento de carrera a pie. Si la carrera es el primer segmento de un duatlón o acuatlón, la zona de salida debe ser amplia,

recta y sin estrechamientos durante, al menos, los primeros 500 m. La línea de salida debe estar

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claramente marcada en el suelo, y no debe permitirse el acceso a nadie (ni siquiera los

participantes) en los 5 minutos previos a la salida.

El trazado del circuito se puede hacer por calles, carreteras y caminos. Se recomienda que la

superficie sea dura y lisa, sin baches importantes, sin giros o cambios de dirección bruscos y sin

desniveles demasiado pronunciados (especialmente en descenso).

Se deben evitar las intersecciones con el segmento ciclista y con el propio segmento de carrera. La

señalización del circuito para los participantes debe ser clara e inequívoca. La señalización se hará

con elementos de colores vivos, visibles en caso de niebla y no peligrosos en caso de caída. Todos

los cruces y puntos conflictivos deben marcarse en el suelo y/o con señalización vertical, de forma

clara y que evite equivocaciones en el recorrido. También se pueden evitar estas equivocaciones

con señales de confirmación a la salida de cada maniobra. Este tipo de marcaje se especificará

muy claramente en la junta previa.

Las distancias recorridas deben indicarse de la misma forma cada km. En las pruebas de media y

larga distancia, al menos cada 5 km.

Si el segmento se realiza en un lugar con aglomeración previsible de gente, es preciso encintar y/o

vallar el recorrido y colocar personal de la organización en los lugares conflictivos, para evitar

confusiones y también posibles peligros. El personal voluntario deberá ser provisto de banderas y

silbatos para auxiliar su función durante la competencia.

El circuito deberá estar cerrado al tráfico vehicular.

Se colocará personal responsable de la organización en todos los cruces y puntos conflictivos, en

los que sea necesario controlar el tráfico o el tránsito de participantes.

Se debe cerrar el acceso al circuito a todos los vehículos no autorizados por la organización. Los

que sí estén autorizados deben estar instruidos en la normativa, especialmente la relativa al

acompañamiento de corredores. Se recomienda disponer de vehículos no motorizados (en general

bicicletas) para acompañar a los líderes (el primer hombre y la primera mujer) y al último

clasificado.

Deben colocarse puestos de abastecimiento en la salida del área de transición y a lo largo del

recorrido. Al menos deben colocarse cada 2 km., aunque en función de las condiciones

meteorológicas, estas distancias se pueden reducir. Lo usual en condiciones de calor y humedad es

un puesto cada km. Los puestos se colocarán en los laterales del circuito, de forma que no

entorpezcan el paso ni incomoden a los participantes que no deseen hacer uso de ellos. Los

responsables de abastecimiento deben ser instruidos sobre las ayudas externas.

1.3.10 Área de llegada o meta. La llegada debe estar situada en un lugar firme, amplio y limpio. Se debe señalizar claramente con

una línea en el suelo, cuyo borde anterior (el más cercano al participante que llega) es la meta.

También es obligatorio un par de postes blancos de 1,50 m de altura, situados a ambos lados de la

llegada. Entre estos postes no debería situarse nadie. Si es posible, también se puede señalizar la

llegada con una manta situada encima de la línea.

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La zona de meta se puede decorar con mantas publicitarias, en función de las posibles exigencias

de los patrocinadores. También se recomienda colocar un tapete de pasto sintético en el suelo y

jardineras con flores en los laterales, de cara a la vistosidad del área de llegada. No obstante, es

importante evitar que el tapete de pasto sintético pueda provocar tropezones al entrar en meta.

Debe haber siempre un listón o cinta de llegada para los ganadores, tanto hombre como mujer, y

si es posible, también por categorías.

Después de la meta debe haber un área vallada, a la que sólo tendrán acceso los participantes, los

técnicos, el personal autorizado y la prensa. En esta zona se colocará un puesto de abastecimiento,

con alimentos sólidos y líquidos, hielo, o bebidas calientes si es previsible que la prueba se

desarrolle bajo un frío intenso.

Los siguientes elementos deberán estar disponibles en la zona de meta:

Puesto de primeros auxilios, techado y resguardado, si es posible con separación de

género.

Cinta de llegada para los ganadores.

Formas de apelación para los participantes que deseen realizar alguna.

Abastecimiento en cantidad suficiente para todos los participantes.

Comunicación con el área de resultados y con la de sonorización del evento, si existe, para

dar acceso rápido a estos dos aspectos de gran importancia desde el punto de vista

organizativo.

Un pizarrón de anuncios con informaciones como: situación de las zonas de duchas,

listado de descalificados, instrucciones para realizar las apelaciones, para el control

antidopaje (en su caso), información sobre la recogida de equipo en transición, resultados,

premiación, etc.

1.3.11 Abastecimientos. El organizador puede decidir qué tipo de abastecimientos ofrece, aunque el reglamento obliga a

que haya agua disponible. Todos los abastecimientos deben ser hechos públicos de diversas

formas: en la información enviada, en la junta previa, en el pasaporte de información, en el

pizarrón de anuncios, etc.

La ubicación de los puestos de abastecimiento también debe ser conocida, conforme a lo indicado

a lo largo de este manual: en el arranque, en las áreas de transición, en la meta y a lo largo de los

segmentos.

La colocación y el orden de los productos de abastecimiento deben ser los mismos en todos los

puestos. Por ejemplo: agua, bebidas isotónicas, carbonatadas, hielo, etc.

Los participantes pueden traer sus propios abastecimientos y llevarlos consigo durante el ciclismo

o la carrera.

En las pruebas de media y larga distancia, pueden llevárselos consigo o también recibirlos en las

zonas destinadas para ello. Por lo tanto, deben habilitarse zonas para ello, a lo largo de los

recorridos. Se puede marcar con líneas en el suelo que indiquen: “zona de abastecimiento”.

Las bebidas se entregarán siempre en envases irrompibles, conforme especifica el reglamento de

competencia.

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Las cantidades recomendables para cada participante y cada puesto son las siguientes:

En el arranque: 200 ml. de agua, 100 ml. de bebida isotónica (Gatorade, Powerade, etc),

dos vasos.

En la primer área de transición: 200 ml. de agua, 100 ml. de bebida isotónica (Gatorade,

etc), dos vasos.

Segmento de ciclismo: agua en envases irrompibles, fruta (fundamentalmente en

distancias medias y largas).

Segunda área de transición: 200 ml. de agua, 100 ml. de bebida isotónica, dos vasos, fruta

(fundamentalmente en distancias medias y largas).

Carrera a pie, si es el primer segmento (duatlón, acuatlón): 200 ml. de agua, 100 ml. de

bebida isotónica, dos vasos. Si es el tercer segmento (triatlón, duatlón, acuatlón): 300 ml

de agua, 100 ml de bebida isotónica, tres vasos, fruta. En función de las previsiones de

temperatura: dos esponjas mojadas y mucho hielo.

Zona de meta: 1 litro de agua, 500 ml. de bebidas isotónicas, jugos, fruta, comida.

Zona de control antidopaje (en su caso): 4 litros de bebidas no alcohólicas, sin cafeína y

selladas.

Naturalmente, si un mismo puesto se usará varias veces, las cantidades se multiplican.

Se recomienda que las bebidas estén disponibles en envases pequeños, de forma que no sea

necesario abrir todos si no son requeridos por los participantes. De este modo se puede conservar

todo el abastecimiento que no sea utilizado. Esta recomendación es extensiva especialmente en la

zona de meta. Igualmente, se recomienda siempre tener más abastecimiento disponible del

previamente calculado cerca de la meta o en algún lugar estratégico del recorrido para casos

imprevistos. Al término de la competencia, dicho excedente podrá ser regresado o utilizado en

otra ocasión.

El responsable de los abastecimientos deberá tener comunicación con el área médica, la dirección

general de la competencia, y además deberá contar con un vehículo propio (moto o bicicleta) para

moverse entre un puesto y otro, supervisando que nunca falte nada, sobre todo para los

participantes más lentos.

1.3.12 Resultados. El organizador puede acordar con el Delegado Técnico la forma de organizar la toma de tiempos y

la entrega de resultados.

Los resultados extra oficiales (provisionales) deben hacerse públicos, como muy tarde, una hora

antes de la entrega de la premiación. Deben estar disponibles para entregar, al menos a:

Representantes de los medios de comunicación acreditados.

Los técnicos de los equipos participantes.

El Delegado Técnico y el Juez General de la Competencia.

Las personalidades importantes con presencia en el evento.

Los resultados oficiales finales deben hacerse públicos tan pronto sean autorizados por el

Delegado Técnico, y deberán ser enviados a los mismos medios y personas que recibieron los

provisionales “in situ”.

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Las listas de resultados deberían separarse por género, y también por categorías cuando sea

posible. Las listas deben contener las siguientes informaciones, y en el siguiente orden:

Puesto final.

Número de competidor.

Nombre y apellidos.

Categoría.

Estado y/o equipo al que pertenece.

Puestos parciales y tiempos en cada segmento, conforme específica el reglamento de

competencia. Si fuese posible, también se recomienda separar los tiempos de las

transiciones.

Tiempo total.

Después del último participante clasificado, se dará el listado de participantes que no han

finalizado:

Abandonos, señalando todos los datos de tiempos disponibles hasta el momento del

abandono.

Descalificados, indicando las causas de las descalificaciones.

1.3.13 Límites de tiempo. El organizador puede establecer límites de tiempo por seguridad o para atender a sus necesidades

de organización, siempre conforme al reglamento de competencia, y siempre de acuerdo con el

Delegado Técnico.

Los tiempos límites deben ser hechos públicos en la información enviada a los participantes, en el

pasaporte de información, en el pizarrón de anuncios oficial y en la junta previa. El organizador

deberá disponer de un vehículo capaz para la recogida de los participantes que no superen el

control de tiempos o los abandonos.

1.4 PERSONAL

1.4.1 Identificación. Todo el personal que intervenga en la organización deberá ser fácilmente identificable por los

participantes y por el público en general. Para ello se recomienda que vayan uniformados con

camisetas o chalecos de colores vistosos.

Se recomienda establecer al menos dos colores o dos rangos dentro del personal: en un rango

estarían los responsables directos de área, con mayores conocimientos del funcionamiento de la

competencia, y en el otro, los subordinados de éstos y demás voluntarios, con menos

responsabilidades, relacionadas exclusivamente con sus tareas.

Todas las personas acreditadas para el seguimiento de la competencia (prensa, VIPs, etc.) deberán

recibir también algún identificativo, tal como una acreditación para colgar del cuello, o un chaleco

distintivo.

1.4.2 Delegado Técnico. El Delegado Técnico es uno de los personajes más importantes de la organización, al ser la

conexión natural entre la Unión de Triatlón de Panamá y el comité organizador de la competencia.

Sus funciones están especificadas en el reglamento de competencia.

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El contacto frecuente con el Delegado Técnico durante las semanas previas a la prueba es

importantísimo, ya que él tiene potestad para obligar a la realización de muchas modificaciones

que podrían no ser posibles a última hora.

El organizador debe disponer de una motocicleta para que el Delegado Técnico pueda supervisar

la competencia de cerca, así como proporcionarle comunicación directa con las áreas más

importantes de la misma.

1.4.3 Juez General de la Competencia. El Juez General es el máximo responsable desde el punto de vista reglamentario del desarrollo de

la competencia. Por eso debe estar al corriente de todos los pormenores relativos a la misma. El

organizador debe contactar con él tan pronto como conozca su nombramiento, para informarle.

Las funciones más importantes del Juez General de la competencia están especificadas en el

reglamento de competencia.

El Juez General de la competencia deberá poder disponer de un sistema de comunicación con

otros sectores del evento, fundamentalmente organizador, responsables de áreas, etc.

1.4.4 Jueces. Los jueces están subordinados al organizador y al Juez General de la competencia y realizan

funciones de tipo reglamentario. El organizador debe contar con ellos como miembros del

personal acreditado por la organización, y preverlo a la hora del material preparado con estos

fines (comida, uniformes, acreditaciones, etc.)

Se recomienda disponer de un lugar para reuniones de los jueces, especialmente antes de la

competencia, con el fin de dar las instrucciones oportunas.

El organizador debe disponer de tantas motos como el Delegado Técnico determine, para que los

jueces puedan llevar a cabo el seguimiento de la prueba. También deberá proveer los

correspondientes cascos (uso obligatorio).

El Delegado Técnico podría determinar que los jueces sean auxiliados por personal de la

organización.

1.4.5 Personal médico. En función de la importancia de la competencia, la Unión de Triatlón de Panamá podrá nombrar

un inspector médico que supervise estos aspectos y la labor del personal médico.

Independientemente de lo anterior, es responsabilidad del comité organizador contar con un

Director médico del evento, con el material médico, personal médico y apoyo de urgencias

(ambulancias, etc.), necesarios para la competencia.

Dentro del personal médico se incluye el personal sanitario, que debe estar a las órdenes del

delegado médico y del organizador, en todo lo referente a su labor y ubicación a lo largo de los

circuitos. En todo caso deben recibir las instrucciones reglamentarias oportunas para que no

interfieran en el desarrollo de la competencia ni den ventaja a ningún participante.

Cabe mencionar que la principal prioridad dentro de cualquier evento es la SEGURIDAD de los

participantes y público en general.

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El comité organizador deberá contratar una póliza de seguro de gastos médicos para los

participantes de la competencia, y deberá dar una copia de la misma al Director médico del

evento.

El Director médico deberá tener comunicación con el organizador, el Delegado Técnico y las áreas

más importantes de la competencia.

1.4.6 Voluntarios. Los voluntarios son imprescindibles para el desarrollo de toda organización. Por eso es importante

disponer de buen número de ellos para gran cantidad de labores.

El organizador debe decidir con tiempo cuántos voluntarios pueden ser precisos, para labores

tales como los puestos de abastecimientos, los cruces, los controles de paso en los circuitos con

varia, vueltas, el control antidopaje, etc.

Es recomendable que todos los voluntarios estén subordinados a un jefe de área dentro de la

competición, aunque además estén subordinados al Delegado Técnico y al organizador. Así es más

fácil dar y recibir instrucciones precisas, y trabajar correctamente.

Todos los voluntarios deberían tener información clara del desarrollo general de la competición, y

del funcionamiento de todos sus aspectos, aunque desde luego sólo deben realizar las funciones

para las que han sido designados.

Todos los voluntarios deben ser fácilmente identificables como personal de la organización, y

gozar de permiso para el acceso a los lugares que sean necesarios para desarrollar su labor. Por

ejemplo, las personas nombradas como chaperones de los triatletas que deben pasar el control

antidopaje, deben tener acceso a los mismos lugares que los participantes.

Los voluntarios deben recibir las oportunas instrucciones reglamentarias para no interferir en el

desarrollo de la prueba, ni dar ventaja a ningún participante sobre los demás.

1.5 ASPECTOS MÉDICOS

1.5.1 Cuidados médicos. El organizador tiene que disponer de personal y material para cuidados médicos. Éstos deben

contemplarse, al menos, en los puestos de primeros auxilios, situados en las áreas de transición, y

en las ambulancias situadas a lo largo de los segmentos.

Dentro del material imprescindible se encuentra un sistema de comunicaciones que ponga en

contacto a todo el personal médico: desde el delegado médico hasta el personal de las

ambulancias. También es necesario disponer de un teléfono para comunicaciones con el exterior.

Si la temperatura del agua o la del ambiente es muy fría, el puesto de primeros auxilios debe

contar con material para tratar hipotermias. Si la temperatura es muy alta, se debe estar

preparado para hipertermias y deshidrataciones. El personal médico debe mantenerse en su

puesto hasta la llegada del último participante.

Durante el segmento de natación debe haber un bote médico preparado para cualquier atención

inmediata. Es recomendable que este bote esté motorizado.

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Durante el segmento de ciclismo un vehículo sanitario acompañará al último participante, aunque

puede adelantarlo y entrar en la zona de carrera si las condiciones lo exigen. Es indispensable que

ese vehículo esté conectado al sistema de comunicaciones.

Se debe informar al hospital y/o centro de atención médica más cercano de la fecha de

celebración de la competición.

1.5.2 Control antidopaje. El organizador nombrará a un responsable de confianza como acompañante de cada uno de los

participantes que deban ser analizados. Aquél deberá acompañar a éste en todo momento desde

que termine la carrera hasta que pasa el control, por lo que deberá estar acreditado para el acceso

a todas las áreas.

Antes de que termine el primer participante, el delegado médico debe reunirse con todos los

acompañantes y explicarles sus obligaciones.

Los acompañantes deben informar al delegado médico de cualquier irregularidad que se produzca,

por ejemplo si se pierde el contacto con el participante.

1.6 ESPACIOS E INSTALACIONES

1.6.1 Centro de competición. El Centro de Competición es el lugar más importante durante todo el tiempo previo a la prueba. En

él se canalizan todas las actividades y toda la información.

Aquí se realizará la acogida de los participantes, la entrega de dorsales y la información de

alojamientos, lugares de interés para la prueba, lugares turísticos, etc.

El Centro de Competición debe reunir los siguientes requisitos:

Estar bien comunicado y ser de fácil acceso o bien señalizado para la llegada de los participantes.

Contar con espacio suficiente para aparcamiento.

Acoger en su interior o tener fácil comunicación con: el centro de control antidopaje, la sala de

prensa, la sala del jurado de apelación, la policía y el personal de seguridad, los servicios médicos y

el hospital más cercano.

1.6.2 Tablón de anuncios oficial. En el Centro de Competición deben situarse, en lugar bien visible, uno o varios tablones de

anuncios (si son varios deben contener idénticas informaciones) que contengan toda la

información relevante referente a la competición.

Las informaciones a incluir en el tablón de anuncios oficial son:

Listado salida, con todos los participantes y dorsales correspondientes, para su recogida.

Horarios de los eventos: inauguración, reunión informativa, apertura de las áreas de transición,

etc. Ubicación de los lugares de importancia: sala de prensa, sala de control antidopaje, jurado de

apelación, etc.

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Copia del reglamento de competición, y de otras normativas aplicables: control antidopaje,

disciplina deportiva, etc.

Información sobre alojamientos o lugares donde conseguirla (oficina de turismo, etc.)

Otras informaciones que el organizador considere de interés para el buen desarrollo de la prueba.

1.6.3 Centro de control antidopaje. Este centro debe ser una sala con los siguientes requisitos: Disponibilidad de gran cantidad de

bebidas no alcohólicas sin cafeína. Disponibilidad de servicios higiénicos.

Separación por género.

Acceso muy restringido, limitado a los participantes y sus acompañantes, y al personal médico. En

la sala debe haber una copia de la normativa vigente antidopaje.

Su ubicación debe hacerse pública en la información al participante, en el tablón de anuncios

oficial y en la reunión informativa.

1.6.4 Sala del comité de apelación. El organizador debe disponer una sala o lugar tranquilo y apartado, que sirva para la reunión del

jurado de apelación posterior a la prueba, y que debe contar con la tranquilidad suficiente.

Debe disponer de una mesa, seis sillas, material de oficina y, si fuese posible, una máquina de

escribir o un ordenador.

Su ubicación debe hacerse pública en la información al participante, en el tablón de anuncios

oficial y en la reunión informativa.

1.6.5 Sala para clínicas y/o conferencias. En algunas pruebas, se podrán organizar eventos paralelos a la competición, tales como clínicas,

conferencias, asambleas, ferias, etc. Para acoger estos eventos es necesario disponer de una sala

del tamaño suficiente, dotada de mesas y sillas y material para exposiciones de los ponentes.

En estos casos, el organizador contactará con la Federación correspondiente o con el responsable

del evento paralelo para acordar las condiciones necesarias de la instalación.

Su ubicación, así como los horarios de las actividades, deben hacerse públicos en la información al

participante, en el tablón de anuncios oficial y en la reunión informativa.

1.6.6 Sala de prensa. En las competiciones en las que se prevea importante afluencia de prensa, el organizador debe

disponer una sala de prensa para los periodistas acreditados. En esta sala deben estar disponibles

máquinas de escribir, teléfono, fax, ordenadores, etc, cuyo uso será gratuito para los

representantes de los medios. Puede ser conveniente diseñar un sistema de control del uso de los

aparatos de la sala de prensa, para evitar abusos en este sentido, tanto desde el punto de vista

económico como de tiempo de utilización.

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1.6.7 Otros espacios. Cuando sea posible y la afluencia prevista de participantes sea grande, el organizador puede

habilitar un espacio en el que se permita alojarse o acampar de forma controlada. Este espacio

podría ser un campo de fútbol o un polideportivo.

Es recomendable dar una acreditación o un pase a los participantes que hagan uso de esta

instalación para evitar abusos.

En otros casos, se pueden habilitar también espacios para muestras o ferias comerciales.

1.7 PRENSA Y ESPECTADORES

1.7.1 Prensa El organizador, de acuerdo con el Delegado Técnico o el responsable de prensa de la federación

correspondiente, concederá tantas acreditaciones de prensa como considere oportunas, en

función de la importancia de la competición. Los periodistas acreditados tendrán acceso a la sala

de prensa y a los servicios gratuitos que ofrezca, así como a las ruedas de prensa que se organicen.

Se recomienda efectuar un recorrido con los periodistas por los circuitos de la competición antes

de la celebración de la misma.

Se concederán tantas acreditaciones para cámaras en moto como sea posible, en función de la

disponibilidad de motos y del diseño de los circuitos.

Todos los periodistas deben ser instruidos sobre los aspectos reglamentarios más importantes, en

especial la normativa sobre ir a rueda.

1.7.2 Público en general. Los espectadores son de gran importancia para crear un ambiente propicio para el desarrollo de la

prueba. Toda la organización debe ser hecha teniendo en cuenta las previsiones de público.

La prueba debe promocionarse con ayuda de carteles, panfletos, cuñas de radio, etc, con tiempo

suficiente para que la celebración de la misma no sea una sorpresa.

Los recorridos se diseñarán de forma que los espectadores puedan observar y seguir la

competición. Para ello se recomienda que los segmentos no estén demasiado distantes, que sólo

haya un área de transición y que los circuitos sean cortos (aunque no más de dos vueltas) o con

posibilidades de ver a los participantes en varios puntos.

En las zonas con gran afluencia de público, como la salida, la meta o las áreas de transición, debe

garantizarse el correcto desarrollo de la competición, colocando vallas o espacios balizados, e

incluso personal responsable, para evitar la invasión por parte de los espectadores.

Se pueden diseñar puntos de paso, controlados por personal de la organización, para que el

público pueda cruzar los recorridos de forma organizada.

Es importante informar a los espectadores mediante programas impresos, que contengan

informaciones generales, historia, listado de los participantes, etc. También se puede editar una

edición especial o una separata en la prensa local.

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Los accesos a la competición, tanto a pie como en coche, deben estar señalizados, así como los

itinerarios alternativos para usuarios que no deseen asistir al evento. Si es posible, se debería

habilitar un espacio para aparcamiento de espectadores.

1.7.3 VIPs. Las personalidades deben ser tratadas con el debido respeto y cortesía. Este trato es

responsabilidad del comité organizador.

Se consideran personalidades:

Los representantes de organismos internacionales o nacionales relacionados con el deporte: ITU,

COP, PANDEPORTES, etc.

Los presidentes de federaciones territoriales.

Las autoridades políticas locales, regionales o nacionales.

Los representantes de los patrocinadores.

Otras personas que, por su importancia para el desarrollo del deporte o de la prueba, sean

consideradas por el organizador como personalidades.

Las personalidades tienen derecho a puestos privilegiados para el seguimiento de la competición.

El organizador puede ofrecerles refrescos, e incluso facilitarles el transporte.

1.8 PROTOCOLO

1.8.1 Ceremonia de inauguración. En algunas pruebas de cierta importancia (campeonatos, pruebas internacionales), el organizador

puede organizar una ceremonia de inauguración. En ella se incluirá una presentación y un desfile

de participantes.

1.8.2 Ceremonia de clausura. También se puede organizar una ceremonia de clausura en la que el organizador se despida de los

participantes. Se puede acompañar con una fiesta, una cena, el acto de entrega de trofeos, etc.

Si la prueba es internacional y se decide hacer esta ceremonia, se debe contactar con los países

asistentes, para solicitar sus himnos nacionales y sus banderas.

UNIÓN DE TRIATLÓN DE PANAMÁ