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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Guatemala, Diciembre de 2009

Instituto de la Defensa Pública Penal

Manual de Organización y Funciones 2IDPP Instituto de la Defensa Pública Penal Manual de Organización y Funciones 2IDPP Instituto de la Defensa Pública Penal

CONTENIDO DEL MANUALi. Presentación 5ii. Introducción 6iii. Base legal 7iv. Visión Institucional 10v. Misión Institucional 11vi. Mandato Institucional 12vii. Objetivos Institucionales 14viii. Estructura Organizacional del Instituto 15ix. Mapa de Localización y Cobertura 16x. Funciones y Responsabilidades del Instituto 17

1. Consejo del IDPP 18Descripción y naturalezaEstructura organizacionalFunciones generales

2. Dirección General 21Descripción y naturalezaEstructura organizacionalFunciones generalesInventario de puestosEstructura funcionalFunciones generales por puesto

3. Asesores Específicos 28Descripción y naturalezaFunciones generales

4. Unidad de Supervisión General 30Descripción y naturalezaFunciones generalesInventario de puestosEstructura funcionalFunciones generales por puesto


CONTENIDO DEL MANUAL5. Unidad de Auditoria Interna 36

Descripción y naturalezaFunciones generalesInventario de puestosEstructura funcionalFunciones generales por puesto

6. Unidad de Formación y Capacitación del Defensor Público 45Descripción y naturalezaFunciones generalesInventario de puestosEstructura funcionalFunciones generales por puesto

7. Unidad de Asesoría Jurídica 57Descripción y naturalezaFunciones generalesInventario de puestosEstructura funcionalFunciones generales por puesto

8. División Administrativa Financiera 65Descripción y naturalezaEstructura organizacionalFunciones generales por unidad organizacional Inventario de puestosEstructura funcionalFunciones generales por puesto

9. División de Coordinaciones Técnico Profesionales 154Descripción y naturalezaEstructura organizacionalFunciones generales por unidad organizacional Inventario de puestosEstructura funcionalFunciones generales por puesto


CONTENIDO DEL MANUAL10. Coordinación Nacional de Asistencia Legal Gratuita a la

Víctima y a sus Familiares 304Descripción y naturalezaEstructura organizacionalFunciones generales por unidad organizacional Inventario de puestosEstructura funcionalFunciones generales por puesto

11. División Ejecutiva y de Recursos Humanos 329Descripción y naturalezaEstructura organizacionalFunciones generales por unidad organizacional Inventario de puestosEstructura funcionalFunciones generales por puesto

12. División de Fortalecimiento Institucional 371Descripción y naturalezaEstructura organizacionalFunciones generales por unidad organizacional Inventario de puestosEstructura funcionalFunciones generales por puesto

xi. Inventario General de Puestos del Instituto de la Defensa Pública Penal 404


i. PRESENTACIÓNEl “Manual de Organización y Funciones” -MOF- contiene los lineamientos básicos e indispensables de organización y funcionamiento de cada una de las dependencias que conforman el Instituto de la Defensa Pública Penal, lo que permitirá seguir desarrollando los diferentes proyectos y actividades de manera oportuna, ágil y efectiva en el cumplimiento de las acciones pertinentes en aspectos de derecho procesal penal.

Con la preparación, vigencia y aplicación de este instrumento de información gerencial, se pretende fortalecer y dar cumplimiento al “Plan Estratégico 2005 - 2009”, en el sentido de consolidar una organización funcional que facilite la participación y el cumplimiento del mandato, misión y visión institucional.

El manual fue elaborado con acompañamiento y actuación participativa de trabajo de cada uno de los coordinadores y gestores empoderados como agentes de cambio en los diferentes procesos legales, técnicos administrativos y financieros, con el propósito de que el Instituto cuente con las herramientas que sustenten el cumplimiento del mandato constitucional y su Ley Orgánica apegados al marco legal, con la finalidad de que eleve su eficiencia y economía en las operaciones, obtención de confiabilidad y oportunidad de la información, y propiciar una gestión basada en principios de calidad en el servicio, competitividad y transparencia institucional.

Licda. Blanca Aída Stalling

DávilaDirectora General

Instituto de la Defensa Pública Penal


ii. INTRODUCCIÓNEl Manual de Organización y Funciones -MOF-, contiene la estructura Organizacional y Funcional, y define las atribuciones, responsabilidades y reglas de funcionamiento interno de la Institución; teniendo como eje primordial todas aquellas disposiciones legales, sustantivas, técnicas, y administrativas, que permiten una aplicación ágil y eficiente en el quehacer diario del Instituto de la Defensa Pública Penal. Es a la vez, un instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de cada una de las dependencias de la Institución.

El manual proporciona, en forma ordenada, las acciones y actividades que desempeñan cada uno de los trabajadores profesionales y técnicos. Información básica de la organización y funcionamiento del Instituto, como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas, dispuesta en 11 capítulos que contienen información general, estructura organizacional, mapa de localización y cobertura, funciones y responsabilidades a nivel de cada una de sus dependencias.

Es de importancia señalar que en el caso de las Coordinaciones de Servicio de Asistencia Legal Gratuita que se ubican en todas las cabeceras departamentales y municipios seleccionados, se elaboraron funciones y responsabilidades tipo, que las representa a cada una de ellas.

Al contener información fundamental sobre organización y funciones, su utilización es de carácter general y obligatoria. Asimismo por ser producto de un proceso administrativo dinámico, es sujeto de actualización y mejora continua, de acuerdo con las modificaciones y cambios requeridos por el Consejo y la Dirección General del Instituto.


iii. BASE LEGALEl Instituto de la Defensa Pública Penal, basa su funcionamiento como institución autónoma en los siguientes principios y normas:

Normativa Constitucional

La Constitución Política de la República de Guatemala, decretada en el año 1985, garantiza el derecho de defensa estableciendo que “La defensa de la persona y sus derechos son inviolables. Nadie podrá ser condenado, ni privado de sus derechos, sin haber sido citado, oído y vencido en proceso legal ante juez o tribunal competente”, también establece la presunción de inocencia y publicidad del proceso, garantizando que “Toda persona es inocente, mientras no se le haya declarado responsable judicialmente, en sentencia ejecutoriada” . Fuente: Artículo 14, de la Constitución Política de la República de Guatemala, 31 de mayo de 1985, pagina l4, Asamblea Nacional Constituyente.

Normativa Ordinaria

El Artículo 4º. del Código Procesal Penal regula lo siguiente ”Juicio previo. Nadie podrá ser condenado, penado o sometido a medida de seguridad y corrección, sino en sentencia firme, obtenida por un procedimiento llevado a cabo conforme a las disposiciones de este Código y a las normas de la Constitución , con observancia estricta a las garantías previstas para las personas y de las facultades y derechos del imputado.” (Garantías Constitucionales de Juicio Previo.), el Articulo 20 del mismo cuerpo legal establece “Defensa: La defensa de la persona o de sus derechos es inviolable en el proceso penal. Nadie podrá ser condenado sin haber sido citado, oído y vencido en procedimiento preestablecido y ante tribunal competente, en el que se hayan observado las formalidades y garantía de la ley” (Fuente: Artículo 14 del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos.), se agrega complementariamente el contenido total del Decreto 129-97 y los Acuerdos de Paz , específicamente el relacionado con el “Fortalecimiento del Poder Civil y Función del Ejercito en una Sociedad Democrática” (Fuente: Numeral III, Sistema de Justicia Inciso 13, Reformas Legales sub. inciso b), Servicio Público de Defensa Penal, suscrito en la Ciudad de México el 19 de septiembre de 1996).


iii. BASE LEGALA continuación se describe la base legal mediante la cual el Congreso de la República de Guatemala, establece la Ley del Servicio Público de Defensa Penal, y fundamenta la creación del Instituto de la Defensa Pública Penal -IDPP-:

Considerando:

i. Que es indispensable regular todo lo concerniente a la organización de justicia, y la instauración de mecanismos diseñados para procurar la igualdad en la defensa de los derechos;

ii. Que es importante garantizar el derecho de defensa, como derecho fundamental y como garantía operativa en el Proceso Penal, y como tal ha sido reconocida en el Artículo 12 de la Constitución Política de la República de Guatemala;

iii. Que se debe asegurar a toda persona el acceso a la defensoría pública gratuita, con prioridad a personas de escasos recursos, finalidad que garantiza el acceso a la justicia en condiciones de igualdad, proporcionando, a los ciudadanos que lo precisen, un sistema rápido y eficaz de justicia gratuita,

Por tanto, en ejercicio de las atribuciones que le confiere el Artículo 171 literal a) de la Constitución Política de la República, el día 5 de diciembre de 1997, el Congreso de la República aprobó el decreto 129-97, Ley del Servicio Público de Defensa Penal, el cual entró en vigencia el día 13 de julio de 1998.

El nacimiento del servicio de defensa pública, como una Institución autónoma, fue el resultado de un esfuerzo de varios años que inició desde la discusión de los Acuerdos de Paz y que fue parte del compromiso asumido en el Acuerdo sobre el Fortalecimiento del Poder Civil y Función del Ejército en una Sociedad Democrática.

Con fundamento en el Decreto citado, se crea el Instituto de la Defensa Pública Penal -IDPP- , como un organismo administrador del servicio público de defensa penal, para asistir gratuitamente a personas de escasos recursos económicos. Adicionalmente tendrá a su cargo las funciones de gestión, administración y control de los abogados en ejercicio profesional privado cuando realicen funciones de defensa pública.

El Instituto goza de autonomía funcional y total independencia técnica para el cumplimiento de su función, en el cual se reconoce el carácter multiétnico, pluricultural y multilingüe de la población guatemalteca.


iii. BASE LEGALFundamento Legal

Declaración Universal de los Derechos Humanos, artículo 11, presunción de inocencia.

Acuerdo sobre Fortalecimiento del Poder Civil y función del Ejército en una Sociedad Democrática. (Acuerdos de Paz 1996).

Constitución Política de la República de Guatemala, decretada por la Asamblea Nacional Constituyente el 31 de mayo de 1985., artículo 12: El Derecho de Defensa.

Código Procesal Penal, Decreto 51-92 del Congreso de la República de Guatemala. Disposiciones finales Título I. Disposiciones complementarias, capítulo II: Servicio Público de Defensa Penal, Artículo 527 al 537, 540 al 551.

Acuerdo No. 12-94 de la Corte Suprema de Justicia.

Decreto Número 129-97 del Congreso de la República de Guatemala, de fecha 5 de diciembre de 1997: Ley del Servicio Público de Defensa Penal.

Decreto 22-2008 del Congreso de la República de Guatemala, de fecha 2 de mayo de 2008: Ley Contra el Femicidio y Otras Formas de Violencia Contra la Mujer.


iv. VISIÓN INSTITUCIONAL

“Ser una entidad de alta calidad técnico-legal con presencia, protagonismo y liderazgo en el sistema de justicia y en el medio social,

con una estructura organizacional funcional eficaz y eficiente que permita tener la

capacidad de atender a todas aquellas personas que requieran de su servicio de

asistencia jurídica, priorizando a las de escasos recursos.

Asimismo, desea contar para ello con Defensores Públicos de alto nivel

profesional, convertidos en agentes de cambio y transformación hacia una justicia

integral, que respete la plena vigencia de los principios constitucionales y procesales del

derecho de defensa ”

“Ser una entidad de alta calidad técnico-legal con presencia, protagonismo y liderazgo en el sistema de justicia y en el medio social,

con una estructura organizacional funcional eficaz y eficiente que permita tener la

capacidad de atender a todas aquellas personas que requieran de su servicio de

asistencia jurídica, priorizando a las de escasos recursos.

Asimismo, desea contar para ello con Defensores Públicos de alto nivel

profesional, convertidos en agentes de cambio y transformación hacia una justicia

integral, que respete la plena vigencia de los principios constitucionales y procesales del

derecho de defensa ”


v. MISIÓN INSTITUCIONAL

“ Somos una entidad pública autónoma y gratuita que ejerce una función técnica de

carácter social, con el propósito de garantizar el derecho de defensa

asegurando la plena aplicación de las garantías del debido proceso, a través de una intervención oportuna en todas sus

etapas.

Nuestra entidad desarrolla sus atribuciones con fundamento en el derecho de defensa que garantiza la Constitución Política de la

República de Guatemala, los Tratados y Convenios Internacionales ratificados por

Guatemala en materia de Derechos Humanos y la Ley contra el Femicidio y

otras formas de violencia contra la mujer, así como en su ley de creación y su

reglamento, inspirada en el espíritu de los Acuerdos de Paz. ”

“ Somos una entidad pública autónoma y gratuita que ejerce una función técnica de

carácter social, con el propósito de garantizar el derecho de defensa

asegurando la plena aplicación de las garantías del debido proceso, a través de una intervención oportuna en todas sus

etapas.

Nuestra entidad desarrolla sus atribuciones con fundamento en el derecho de defensa que garantiza la Constitución Política de la

República de Guatemala, los Tratados y Convenios Internacionales ratificados por

Guatemala en materia de Derechos Humanos y la Ley contra el Femicidio y

otras formas de violencia contra la mujer, así como en su ley de creación y su

reglamento, inspirada en el espíritu de los Acuerdos de Paz. ”


vi. MANDATO INSTITUCIONAL

“ Brindar el servicio público de defensa de derechos garantizados por la Constitución Política de la República, constituyéndose en agente de cambio y garante del debido proceso en el ámbito de la justicia. ”

“ Brindar el servicio público de defensa de derechos garantizados por la Constitución Política de la República, constituyéndose en agente de cambio y garante del debido proceso en el ámbito de la justicia. ”

Rol y Propósito

Razón de SerFundamentos Filosóficos

Limitación del poder punitivo del Estado;Respeto y ejercicio de los Derechos Humanos;Libertad Jurídica Individual;Igualdad ante la Ley.

Limitación del poder punitivo del Estado;Respeto y ejercicio de los Derechos Humanos;Libertad Jurídica Individual;Igualdad ante la Ley.

LegitimidadOrigen – Fuentes Normativas

Constitución Política de la República;Código Procesal Penal;Ley y Reglamento del Servicio Público de Defensa Penal;Convenios Internacionales en Justicia y Derechos Humanos;Acuerdos de Paz.

Constitución Política de la República;Código Procesal Penal;Ley y Reglamento del Servicio Público de Defensa Penal;Convenios Internacionales en Justicia y Derechos Humanos;Acuerdos de Paz.

Servicio Desempeño

Características Deberes Principios y Valores

Oportuna

Permanente

Especializada

Gratuita

Información

Asistencia

Representación

Efectividad

Eficiencia

Profesionalidad

Responsabilidad

Productividad

Legalidad


vi. MANDATO INSTITUCIONAL

Información Asistencia Representación

1. Tomar conocimiento del caso que patrocina.

2. Escuchar activamente al imputado y trasmitirle información pertinente.

3. Establecer una relación de confianza profesional, determinando con su defendido las alternativas de defensa.

4. Entrevistar a las personas vinculadas y/o interesadas en el caso.

1. Vigilancia.2. Presencia.3. Orientación.

En todas las etapas del proceso.

1. Confidencialidad.2. Intervención en

nombre del imputado en actos sin carácter personal.

3. Notificaciones: domicilio de la institución.

Deberes del Mandato Institucional

EfectividadRespuesta oportuna y adecuada a los intereses y necesidades del imputado y en el cumplimiento del mandato institucional.

EficienciaCumplimiento correcto y en el plazo de cargas, responsabilidades y funciones del personal, sin necesidad de requerimiento superior o externo.

Profesionalidad Inversión y desarrollo de la capacidad técnica, en procura de una mejora permanente del servicio.

Productividad El mayor aprovechamiento y nivel de resultado posible del tiempo, esfuerzo y recursos invertidos.

Responsabilidad Convicción que asume y responde frente a las cargas, costos y riesgos que implican el cumplimiento de su mandato.

Legalidad Apego al Deber Ser Jurídico y Social, establecido en la Constitución Política de la República.

Valores y Principios del Mandato Institucional


vii. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

El Instituto, como administrador del Servicio Público de

Defensa Penal, tiene competencia para:

• Intervenir en la representación de las personas de

escasos recursos económicos sometidas a proceso

penal, a partir de cualquier sindicación que las

señale como posibles autores de un hecho punible o

de participar en él, incluso, ante las autoridades de

la persecución penal;

• Asistir a cualquier persona de escasos recursos que

solicite asesoría jurídica cuando considere que

pudiera estar sindicada en un procedimiento penal;

• Intervenir, a través de los defensores de oficio,

cuando la persona no tuviere, o no nombrare

defensor de confianza en las formas que establece

la Ley.


viii.

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ix. MAPA DE LOCALIZACION Y COBERTURA

El Instituto de la Defensa Pública Penal cuenta con una cobertura a nivel nacional a través de coordinaciones en Sedes Departamentales y Municipales.

SEDES DEPARTAMENTALES

SEDES MUNICIPALES

SEDES CON DEFENSA ETNICA

x. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

DEL INSTITUTO

1. CONSEJO DEL IDPP


CONSEJO DEL INSTITUTOEl Consejo del Instituto de la Defensa Pública Penal, está integrado por:

i. El Presidente de la Corte Suprema de Justicia;

ii. El Procurador de los Derechos Humanos;

iii. Un representante del Colegio de Abogados y Notario de Guatemala;

iv. Un representante de los decanos de las Facultades de Derecho de las Universidades del País;

v. Un representante de los Defensores de Planta, electo por la Asamblea de Defensores.

Exceptuando a los miembros del Consejo establecidos en los literales iii, iv y v; los demás integrantes podrán delegar sus funciones en quienes consideren pertinente. Quedará válidamente constituido el Consejo, con la concurrencia de la mitad más uno de sus miembros. El mismo quórum bastará para la celebración de sesiones; las decisiones del Consejo se adoptarán con el voto de la mitad más uno de sus concurrentes.

Este Consejo contempla las siguientes funciones:

a) Conformar la terna de postulantes para el cargo de Director General que será presentada ante el Congreso de la República;

b) Aprobar los Reglamentos propuestos por la Dirección General;

c) Formular el Pedido de remoción del Director General ante el Congreso de la República, si hubiere incurrido en grave incumplimiento de sus funciones;

d) Resolver las apelaciones de los expedientes disciplinarios en la forma que se establezca en el reglamento respectivo con relación a las sanciones por faltas muy graves; y

e) Dictar las políticas generales de administración del Instituto, la expansión y atención del servicio.


Lic. Adolfo González RodasPresidente del ConsejoRepresentante del Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala

Lic. Gustavo Adolfo Mendizábal MazariegosRepresentante del Organismo Judicial

Lic. Jorge Mario Castillo DíazRepresentante del Procurador de los Derechos Humanos

Lic. Julián Arturo Schaad GirónRepresentante de los Defensores de Planta -IDPP-

Lic. Bonerge Amílcar Mejía Orellana Representante de los Decanos de las Facultades de Derecho de las Universidades de Guatemala

Licda. Blanca Aída Stalling DávilaDirectora General del Instituto de la Defensa Pública Penal -IDPP-

Lic. Remberto Leonel Ruíz Barrientos Secretario del Consejo del Instituto de la Defensa Pública Penal -IDPP-

CONSEJO DEL INSTITUTO

2. DIRECCIÓN GENERAL


DIRECCIÓN GENERALLa Dirección General es la autoridad y representación del Instituto de la Defensa Pública Penal que garantiza el derecho de defensa, como derecho fundamental y como garantía operativa en el Proceso Penal, y como tal reconocida en el artículo 12 de la Constitución Política de la República de Guatemala.

Además debe asegurar a toda persona el acceso a la defensoría pública gratuita, con prioridad a personas de escasos recursos, finalidad que garantiza el acceso a la Justicia en condiciones de igualdad, proporcionando, a los ciudadanos que lo precisen, un sistema rápido y eficaz de justicia gratuita.

Objetivo: Es la Dirección responsable, como organismo administrador del servicio público de defensa penal, de asistir gratuitamente a personas de escasos recursos económicos; además, tendrá a su cargo las funciones de gestión, administración y control de los abogados en ejercicio profesional privado cuando realicen funciones de defensa pública.

Competencia del servicio público de defensa penal

1. Intervenir en la representación de las personas de escasos recursos económicos sometidas a proceso penal, a partir de cualquier sindicación que las señale como posibles autores de un hecho punible o de participar en él, incluso ante las autoridades de la persecución penal;

2. Asistir a cualquier persona de escasos recursos que solicite asesoría jurídica cuando considere que pudiera estar sindicada en un procedimiento penal; e

3. Intervenir, a través de los defensores de oficio, cuando la persona no tuviere o, no nombrare defensor de confianza en las formas que establece la ley.

Conforme al Acuerdo Número 06-2009 de fecha 1 de diciembre de 2009, del Consejo del Instituto de la Defensa Pública Penal, se aprueba la siguiente modificación a la estructura administrativa y organizacional del Instituto, mediante la cual queda conformada la Dirección General, para su gestión y gerencia institucional por cinco (5) Unidades de asesoramiento técnico, cuatro (4) Divisiones técnico administrativas y una (1) Coordinación de Servicio, definidas de la siguiente manera:


DIRECCIÓN GENERAL

División de Coordinaciones

Técnico Profesionales

División de Coordinaciones

Técnico Profesionales

Consejo del IDPPConsejo del IDPP

Dirección GeneralDirección General Asesores EspecíficosAsesores Específicos

Unidad de Auditoria Interna

Unidad de Auditoria Interna

Unidad de Supervisión General

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División Administrativa

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Recursos Humanos

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Defensores Públicos

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Defensores PúblicosUnidad de Asesoría

Jurídica

Unidad de Asesoría Jurídica

Coordinación Nacional de Asistencia Legal

Gratuita a la Víctima y a sus Familiares

Coordinación Nacional de Asistencia Legal

Gratuita a la Víctima y a sus Familiares

División de Fortalecimiento

Institucional

División de Fortalecimiento

Institucional


DIRECCIÓN GENERAL1. Asesoramiento técnico:

a) Asesores Específicos;b) Unidad de Supervisión General;c) Unidad de Auditoria Interna;d) Unidad de Asesoría Jurídica; y e) Unidad de Formación y Capacitación de Defensores Públicos.

2. Funciones Gerenciales:a) División Administrativa Financiera;b) División de Coordinaciones Técnico Profesionales;c) Coordinación Nacional de Asistencia Legal Gratuita a la Víctima y a

sus Familiares; d) División Ejecutiva y de Recursos Humanos; ye) División de Fortalecimiento Institucional.

Para dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 129-97, Ley del Servicio Público de Defensa Penal, la Dirección General es ejercida por un Director General, quien será el representante legal del Instituto de la Defensa Pública Penal.

Para tal efecto, la Dirección General, como equipo funcional interno, está integrado por:

i. Director General; yii. Asistente de Dirección.

El Director General es nombrado por el Pleno del Congreso de la República, de una terna propuesta por el Consejo del Instituto de la Defensa Pública Penal. Asume la representación legal del Instituto durante un período de cinco (5) años a partir de la toma de posesión en las funciones designadas, pudiendo ser reelecto por el pleno por un período más de vigencia.

Director@ GeneralDirector@ General

Asistente de Dirección

Asistente de Dirección


DIRECCIÓN GENERALi. Director@ General

Reporta: Consejo del Instituto de la Defensa Pública Penal y Congreso de la República de Guatemala;

Coordina: Asesores Específicos, Representantes de Entidades, Instituciones y Organismos Nacionales e Internacionales relacionados al Sector Justicia; y

Supervisa: Asistente de Dirección, Directores de División, Jefes y Coordinadores de Unidad, y Personal Profesional, Técnico y Administrativo del Instituto.

Funciones Generales:

1. Realizar una gerencia eficaz y dinámica del servicio, para la protección integral del derecho de defensa, para lo cual podrá dictar resoluciones generales;

2. Nombrar y remover a los Directores, Coordinadores, Sub Coordinadores Departamentales y Municipales, Jefes de Unidad y empleados en general del Instituto de la Defensa Pública Penal;

3. Revisión y actualización del Reglamento del Instituto, el que deberá ser aprobado por el Consejo;

4. Aplicar las sanciones disciplinarias previstas por faltas cometidas por los defensores públicos de planta, de oficio y demás personal del Instituto de la Defensa Pública Penal en el ámbito de sus funciones;

5. Nombrar, designar y remover a los defensores de planta y defensores de oficio, de acuerdo con las previsiones y requisitos de la presente Ley y su reglamento;

6. Elaborar un informe anual que deberá ser remitido al Congreso de la República;

7. Celebrar convenios de cooperación institucional, técnica y académica, con instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras, que sean necesarios para el fortalecimiento del Instituto de la Defensa Pública Penal;

8. Elaborar el proyecto de presupuesto anual de ingresos y egresos del Instituto, remitiéndolo al Ejecutivo y al Congreso de la República en la forma y plazo que establezcan las leyes específicas;

9. Establecer los criterios para la asignación y distribución de casos de defensa pública y carga de trabajo, y el sistema de turnos para asegurar una cobertura íntegra y eficiente del servicio garantizando la presencia de un defensor público para los detenidos en sede policial que lo necesitarán;

10. Elaborar los programas de capacitación conducentes para un desempeño eficaz y eficiente del servicio;


DIRECCIÓN GENERAL11. Ejecutar las políticas generales y de administración que dicte el Consejo;12. Proponer al Consejo la emisión de reglamentos para el eficaz y eficiente

funcionamiento del Instituto;13. Aprobar el plan estratégico quinquenal y los planes operativos anuales del

Instituto;14. Emitir acuerdos y resoluciones del Instituto; y15. Desempeñar las demás funciones pertinentes en cumplimiento de los fines

de la institución.

ii. Asistente de Dirección

Reporta: Director General;Coordina: Asesores Específicos, Directores de División, Jefes y

Coordinadores de Unidad, Jefes de Departamento y Sección, y Representantes de Instituciones y Organismos del ramo.


1. Recibir, clasificar, distribuir, enviar y archivar correspondencia, así como otros documentos;

2. Transcribir y digitar respectivamente la elaboración de correspondencia, mensajes, memorandos y otros documentos de la Dirección;

3. Asistir por instrucciones del Director General a conferencias, audiencias, sesiones de trabajo, tomando notas para la elaboración de actas e informes;

4. Atender y anunciar a usuarios y personal interno y externo que han acordado cita con la Dirección General;

5. Brindar atención y orientación a los usuarios y personas que requieran información de la Dirección General;

6. Velar por el eficiente trámite de los asuntos que se presentan a consideración de la Dirección, así como efectuar el seguimiento a los mismos;

7. Organizar y mantener actualizado los registros y controles de la correspondencia y documentación que maneje la Dirección General;

8. Velar por el buen uso y mantenimiento de mobiliario y equipo de la oficina;9. Revisar y mantener actualizada la agenda de trabajo de la Dirección

General, elaborando las ayudas de memoria que sean necesarias; 10. Manejar y trasladar las gestiones administrativas, operativas y de logística

con las diferentes estructuras organizativas de la institución;11. Recopilar información necesaria para eventos programados por la

Dirección General;


DIRECCIÓN GENERAL12. Proporcionar el apoyo logístico necesario en eventos de competencia de la

Dirección General;13. Elaborar informes para las diferentes estructuras organizativas de la

institución;14. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,

interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto; 15. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al Jefe

Inmediato Superior; y16. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades

que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores en el ámbito de competencia.

3. ASESORES ESPECÍFICOS


ASESORES ESPECÍFICOSLos Asesores Específicos, son personal de apoyo y de confianza de la Dirección General del Instituto, con el carácter de asesoramiento legal, técnico, laboral, administrativo y financiero.

Objetivo: son responsables de brindar asesoría técnica y profesional a la Dirección General en los asuntos que correspondan, según su especialidad y en los ámbitos de acción que le sean asignados por los requerimientos y necesidades del funcionamiento institucional.

Los Asesores Específicos tienen las siguientes funciones generales:

a) Asesorar a la Dirección General en la materia de su especialidad;b) Asesorar en la elaboración y control de la ejecución del Plan Estratégico

quinquenal, así como dar seguimiento a los diferentes programas, planes y proyectos institucionales;

c) Emitir opiniones, proponer pautas o políticas sobre proyectos, estudios, investigaciones que le sean solicitados por la Dirección General, según su especialidad;

d) Absolver consultas formuladas por la Dirección General en el campo de acción;

e) Proponer las disposiciones complementarias que sean necesarias con relación a la estructura, organización y reglamentos aprobados por el Consejo y la Dirección General del Instituto;

f) Proponer a la Dirección General las medidas que juzgue necesarias para el mejor desarrollo de las funciones gerenciales de la Institución;

g) Participar en los diferentes eventos, reuniones, talleres, seminarios, mesas de trabajo y otras actividades requeridas por la institución;

h) Asistir a las Comisiones que se le asignen en los casos necesarios de acuerdo con su especialidad;

i) Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género, interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto;

j) Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al Director General; y

k) Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores en el ámbito de competencia.

4. UNIDAD DE SUPERVISIÓN

GENERAL


La Unidad de Supervisión General está adscrita a la Dirección General del Instituto, con el carácter de apoyo a la Institución.

Objetivo: es la Unidad responsable de planificar, organizar, coordinar y dirigir las actividades de supervisión, en el ámbito disciplinario, administrativo y operativo, que se realicen en el Instituto con el propósito de alcanzar los objetivos institucionales y que tienen relación directa con el trabajo realizado por los trabajadores técnicos y profesionales.

La Unidad de Supervisión General, contempla las siguientes funciones Generales:

a) Supervisar las actividades administrativas, técnico profesionales y operativas del personal de la institución tanto en la sede central como en las sedes departamentales y municipales del Instituto; y

b) Procurar la eficiencia y eficacia en la debida defensa de los usuarios de la Institución.

UNIDAD DE SUPERVISIÓN GENERAL

La Unidad de Supervisión General, queda representada operativa y funcionalmente de la siguiente manera:

i. Supervisor General;ii. Supervisor;iii. Asistente de Supervisión; yiv. Asistente Administrativo.

Supervisor@ GeneralSupervisor@ General

Asistentes de Supervisión

Asistentes de Supervisión

Supervisor@sSupervisor@s

Asistente Administrativ@

Asistente Administrativ@


UNIDAD DE SUPERVISIÓN GENERALi. Supervisor@ General

Reporta: Director General;Coordina: Asesores Específicos, Jefes de Unidad, Directores de

División, y Representantes de Instituciones y Organismos del ramo; y

Supervisa: Supervisor, Asistente de Supervisión y Asistente Administrativo.


1. Coordinar y supervisar las actividades administrativas necesarias para el registro del monitoreo, supervisión y evaluación del cumplimiento de las funciones y responsabilidades del personal administrativo de la Unidad de Supervisión;

2. Velar por el cumplimiento de las políticas, objetivos y disposiciones de la Dirección General;

3. Supervisar que se atienda con diligencia y respeto, a todas las personas que requieran el servicio profesional de la institución;

4. Supervisar la calidad y diligencia profesional en el ejercicio de la defensa pública penal de los abogados defensores públicos;

5. Coordinar la supervisión de las actividades generales de las sedes Departamentales o Municipales;

6. Elaborar informes periódicos a la Dirección General en relación a las evaluaciones realizadas en las diferentes sedes de la Institución;

7. Supervisar que se mantengan los principios y enfoques de género, interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto;

8. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al Jefe Inmediato Superior;

9. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores; y

10. Organizar y delegar en los Supervisores la tramitación de los procesos Administrativos Disciplinarios;


UNIDAD DE SUPERVISIÓN GENERALii. Supervisor@

Reporta: Supervisor General;Coordina: Asistente Administrativo, Jefes de Unidad, Departamento y

Sección; ySupervisa: Asistente de Supervisión.

.Funciones Generales:

1. Supervisar las mesas de trabajo de los abogados defensores públicos, las actividades del personal administrativo, operativo y técnico profesional;

2. Velar porque se mantenga la organización y el funcionamiento institucional;3. Procurar que el personal administrativo, operativo y técnico profesional

atienda con diligencia y respeto a todas aquellas personas que soliciten los servicios de la Institución;

4. Supervisar la calidad y la diligencia profesional en el ejercicio de la defensa pública penal;

5. Presentar al Supervisor General y a la Dirección General, cuando le sean requeridos, los informes correspondientes de las actividades llevadas a cabo en forma circunstanciada en cada una de las sedes supervisadas;

6. Supervisar las actividades generales de las sedes Departamentales y/o Municipales;

7. Velar porque se cumpla con los horarios o rutinas diarias del personal administrativo y profesional;

8. Revisar los libros de control y registro de las sedes con el objeto de que se mantengan al día y en buen estado;

9. Participar en las reuniones de trabajo de las sedes Departamentales y Municipales, cuando estas las requieran;

10. Supervisar que se mantengan los principios y enfoques de género, interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto;

11. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y

12. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores en el ámbito de competencia.


UNIDAD DE SUPERVISIÓN GENERALiii. Asistente de Supervisión

Reporta: Supervisor; yCoordina: Asistente Administrativo, Jefes de Unidad, Departamento y

Sección. .


1. Llevar el control de expedientes, memoriales, informes, notificaciones, resoluciones y otros documentos que se presentan a la Defensoría de la mesa que le ha sido asignada;

2. Redactar ponencias y proyectos de memoriales, oficios, telegramas, citaciones y otros documentes que sean necesarios para el proceso de cada caso;

3. Acompañar a los Supervisores cuando les sea requerida su presencia en actos procesales para tomar notas, apuntes y hacer gestiones;

4. Apoyar al Supervisor en el análisis de los expedientes, preparando minutas de los hechos, datos, actuaciones y todo acto relevante a la defensa;

5. Apoyar en las diligencias que sean necesarias en los procedimientos administrativos;



iv. Asistente Administrativ@

Reporta: Supervisor General; yCoordina: Supervisor, Asistente de Supervisión, y Jefes de Unidad,

Departamento y Sección.


1. Llevar registros de los expedientes, oficios e informes realizados en la Unidad;


UNIDAD DE SUPERVISIÓN GENERAL2. Apoyar los procedimientos, procesos y sistemas administrativos y

operativos de la Unidad cuando sea necesario o le sean requeridos por su Jefe Inmediato y la Dirección General;

3. Archivar la documentación, llevar los registros y controles derivados de los informes de supervisión y procesos administrativos asignados a su cargo;

4. Gestionar los recursos, materiales y equipo necesarios para el trabajo del personal de la Unidad;

5. Suministrar y llevar registro de los recursos, materiales y equipo necesarios para el funcionamiento de la Unidad;



5. UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA


UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNALa Unidad de Auditoria Interna está adscrita a la Dirección General del Instituto, con el carácter de Asesoramiento Técnico.

Objetivo: Es la Unidad responsable de contribuir al mejoramiento de los niveles de eficiencia, transparencia y economía en el manejo administrativo y financiero de la institución.

Ámbito: la Unidad de Auditoría Interna, ejecutará sus funciones para el cumplimiento de su trabajo en:

a) Todas las sedes de la institución ubicadas en el territorio nacional; yb) La Unidad podrá descentralizar sus funciones en el ámbito nacional,

con delegados Auditores, siempre que los recursos financieros y las posibilidades de la Institución lo permitan.

La Unidad de Auditoria Interna, contempla las siguientes funciones generales:

a) Planificar, organizar, dirigir, supervisar y evaluar todas las actividades inherentes a la Unidad de Auditoria Interna del Instituto;

b) Formular el Plan Anual de Auditoria, apegado a los objetivos del Instituto, con base en los criterios técnicos emitidos por la Contraloría General de Cuentas, para la ejecución oportuna de las auditorias planificadas;

c) Coordinar con la Contraloría General de Cuentas todo lo que requiera la instrumentalización del Plan Anual de Auditoria;

d) Promover y garantizar que los procesos de rendición de cuentas dentro de la institución sean ágiles, honestos, transparentes, efectivos y eficientes;

e) Evaluar los sistemas, procesos y procedimientos de control interno generados para el funcionamiento administrativo y financiero de la institución de acuerdo con las normas dictadas por la Contraloría General de Cuentas y el Ministerio de Finanzas;

f) Integrar y velar por el cumplimiento, el buen funcionamiento de los sistemas y los controles internos que verifiquen la calidad y legalidad del gasto de la institución;

g) Rendir informes periódicos a la Dirección General sobre los procesos administrativos y financieros de la institución;

h) Llevar los registros y controles necesarios para el funcionamiento y cumplimiento de los procedimientos administrativos y financieros de la institución;

i) Verificar, actualizar y aportar información independiente de los procesos administrativos y financieros para la toma de decisiones y ejecución de acciones por parte de la Dirección General;


UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNAj) Establecer relaciones y comunicación con las diferentes Unidades,

Divisiones y Coordinaciones del instituto para apoyar el efectivo cumplimiento de los procedimientos administrativos y financieros;

k) Evaluar el registro y control en forma interna de los activos, pasivos, derechos, obligaciones, ingresos y egresos relacionados con las actividades propias de la institución;

l) Apoyar el diseño e implementación de mecanismos de control para el fortalecimiento de la transparencia, probidad y credibilidad de la gestión administrativa y financiera de la institución;

m) Promover y actualizar el intercambio de información con las Unidades, Divisiones y Coordinaciones para la sistematización, actualización y modernización de los procedimientos, procesos y sistemas integrados de las funciones administrativas y financieras de la institución;

n) Proponer, evaluar e informar del cumplimiento de las Normas de Control Interno y de las medidas que sean necesarias incorporar a los procedimientos, procesos y sistemas;

o) Garantizar que el personal de la Unidad cumpla adecuadamente con sus obligaciones y funciones asignadas, a través de la planificación, programación y ejecución de auditoria, de conformidad con las normas y procedimientos aplicables al ámbito gubernamental;

p) Realizar auditorias aleatorias con enfoque integral en las diferentes Unidades, Divisiones y Coordinaciones de la institución;

q) Crear y mantener un archivo permanente que facilite la planificación de los trabajos; y

r) Realizar otras funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.


UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

La Unidad de Auditoría Interna, queda representada operativa y funcionalmente de la siguiente manera:

i. Auditor Interno;ii. Auditor Supervisor;iii. Auditor Auxiliar; yiv. Secretaria de Unidad.

Auditor@ Intern@Auditor@ Intern@

Auditor@ Supervisor@ Auditor@

Supervisor@

Secretari@ de Unidad

Secretari@ de Unidad

Auditor@s AuxiliaresAuditor@s Auxiliares


UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNAi. Auditor@ Intern@

Reporta: Director General;Coordina: Asesores Específicos, Jefes de Unidad, Directores de

División, y Representantes de Instituciones y Organismos del ramo; y

Supervisa: Auditor Supervisor, Auditor Auxiliar y Secretaria de Unidad.


1. Elaborar el Plan Anual de Auditoria y el Plan Operativo Anual, que contenga el plan estratégico de trabajo anual, sin perjuicio de formular planes periódicos de acuerdo con los requerimientos del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), que contemple las acciones administrativas, operativas, legales, de comunicación y apoyo de la Unidad con las diferentes Unidades, Divisiones y Coordinaciones de la institución;

2. Coordinar el trabajo de auditorías específicas que le sean solicitadas por la Autoridad Superior del Instituto, presentando los informes correspondientes;

3. Velar y cumplir las Normas Generales de Auditoria Gubernamental y de Control Interno dictadas por la Contraloría General de Cuentas y las disposiciones emanadas de la Dirección General;

4. Cumplir y velar porque las disposiciones, procedimientos, procesos, sistemas y formatos necesarios para el monitoreo y evaluación de las funciones administrativas y financieras de la institución dentro de su ámbito de competencia;

5. Evaluar, orientar y fortalecer los registros y controles que sirven de base para el Control Interno de la rendición de cuentas, procedimientos, procesos y sistemas administrativos y financieros en el marco del funcionamiento de la institución;

6. Promover, planificar y coordinar acciones de orientación y apoyo a las Unidades, Divisiones y Coordinaciones que tengan a su cargo la custodia, manejo y responsabilidad de los bienes, inmuebles, fondos, equipo y materiales dentro de la institución;

7. Formular dentro del plan estratégico de la Unidad las diferentes reuniones de trabajo con el Personal bajo su responsabilidad y las otras dependencias de la institución, en las que deberá definir el enfoque y abordaje de las acciones de la Unidad;

8. Programar las acciones que hagan efectivo el cumplimiento de la planificación de la Unidad, mediante la adecuada coordinación con el supervisor de auditoria en la asignación en forma equitativa a los Auditores Auxiliares;


UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA9. Proponer actividades para la actualización del personal bajo su

responsabilidad en el manejo de los sistemas integrados de administración, finanzas, auditoria y controles de acuerdo con los avances tecnológicos y científicos;

10. Examinar y estudiar los informes de auditorias efectuadas por el personal a cargo, formulando las recomendaciones que el caso amerite;

11. Revisar los diferentes informes administrativos y financieros necesarios para el debido control de los procedimientos administrativos realizados por la Unidad de Auditoria Interna;

12. Elaborar y entregar informes periódicos necesarios a las autoridades de la institución que faciliten la evaluación de la eficiencia y transparencia de los controles internos utilizados en los procedimientos de auditoria dentro de la institución;

13. Atender los problemas o dificultades que se presenten en la Unidad, proponiendo las soluciones efectivas para cada caso;

14. Aportar su iniciativa, interés, creatividad y experiencia en beneficio del funcionamiento de la Institución;

15. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género, interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto; y


ii. Auditor@ Supervisor@

Reporta: Auditor Interno;Coordina: Personal Profesional y Técnico de la Unidad de Auditoria

Interna;Supervisa: Auditor Auxiliar.


1. Coordinar las acciones que hagan efectivo el cumplimiento de la planificación de la Unidad;

2. Organizar, dirigir y coordinar las auditorias específicas a las que sea nombrado por el Auditor Interno;

3. Elaborar la planificación específica y los programas de auditoria de cada auditoria a la que fuere nombrado;

4. Dirigir a los Auditores Auxiliares bajo su cargo en la ejecución de las actividades asignadas;

5. Cumplir y velar por las aplicaciones correctas de los procedimientos técnicos de auditoria y la obtención de evidencias suficientes, competentes y pertinentes aplicadas en la auditorias realizadas;


UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA6. Coordinar, promover y realizar las acciones y reuniones de trabajo que

sean necesarias para los casos de ampliación de pruebas, extensión del tiempo de trabajo y el efectivo desempeño de la Unidad;

7. Obtener, registrar y analizar la información necesaria para verificar el cumplimiento de las Normas Generales de Control Interno dictadas por la Contraloría General de Cuentas y las disposiciones emanadas de la Dirección General;

8. Coordinar las acciones para dar seguimiento a las recomendaciones vertidas en los informes que realice el cuerpo de auditores a su cargo;

9. Llevar y monitorear los registros de los procedimientos y procesos administrativos dentro de la Unidad;

10. Elaborar informes sobre las distintas auditorias en las que participe, proponiendo las recomendaciones pertinentes para corregir las deficiencias detectadas en las unidades, departamentos y secciones que conforman la estructura administrativa financiera del Instituto;

11. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género, interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto;



iii. Auditor@ Auxiliar

Reporta: Auditor Interno y Auditor Supervisor; yCoordina: Secretaria de la Unidad, y Personal profesional y técnico del

Instituto.


1. Practicar auditorias específicas cuando sea nombrado por el auditor interno;

2. Elaborar en coordinación con el Supervisor de Auditoria la planificación y programación de la auditoria nombrada;

3. Elaborar las cédulas de atributos que deben cumplir los expedientes a formar de conformidad a las auditorias nombradas;

4. Analizar, revisar y cotejar la información y documentación que soporte las operaciones administrativas y financieras, seleccionada para practicar en forma objetiva, razonable y con estricto apego a la normativa vigente interna, leyes, reglamentos e instructivos de aplicación y observación general;


UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA5. Identificar y establecer las causas de los hechos que se consideren de

importancia y relevantes en las áreas auditadas para buscar las alternativas que permitan mejorar las operaciones administrativas y financieras dentro de la institución;

6. Recopilar toda la evidencia necesaria sobre los hechos que sean considerados fuera de las normas establecidas en los procedimientos, procesos y sistemas administrativos y financieros de la institución para informar de los mismos y se tomen las medidas administrativas, disciplinarias y/o legales que correspondan;

7. Informar a la Supervisión sobre los criterios que sustentan las modificaciones que ameritan los procesos auditados haciendo referencia a las operaciones administrativas y financieras incluidas en los reglamentos, manuales y protocolos de la institución;

8. Apoyar los procedimientos, procesos y sistemas administrativos y operativos de la Unidad cuando sea necesario o le sean requeridos por las autoridades de la institución;

9. Aplicar todas las disposiciones y normativas establecidas por la Contraloría General de Cuentas, la Dirección General y de la Jefatura de Auditoria Interna en el desarrollo de las Auditorias que se le encomienden;




iv. Secretari@ de la Unidad

Reporta: Auditor Interno;Coordina: Personal de las diferentes Jefaturas de Unidad, División,

Departamento y Sección del Instituto;



2. Apoyar los procedimientos, procesos y sistemas administrativos y operativos de la Unidad cuando sea necesario o le sean requeridos por las autoridades de la institución;

3. Llevar registros de los archivos permanentes, vigentes y no vigentes de Auditoria Interna dentro de la Institución;

4. Archivar la documentación, llevar los registros y controles derivados de los informes de Auditoria asignados a su cargo;


UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA5. Gestionar los recursos, materiales y equipo necesarios para el trabajo del

personal de la Unidad;6. Suministrar y llevar registro de los recursos, materiales y equipo

necesarios para el funcionamiento de la Unidad;7. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




6. UNIDAD DE FORMACIÓN Y

CAPACITACIÓN DE DEFENSORES PÚBLICOS


La Unidad de Formación y Capacitación de Defensores Públicos está adscrita a la Dirección General del Instituto, con el carácter de apoyo con relación a las políticas, estrategias y acciones enmarcadas en el fortalecimiento y actualización permanente del personal profesional y técnico del Instituto.

La Unidad de Formación y Capacitación, contempla el siguiente mandato:

“Fortalecer conocimientos y habilidades, y formar actitudes y aptitudes, en función del ejercicio de la profesión y servicio de la defensa pública”.

Objetivo: es la Unidad responsable de diseñar, planificar, organizar y ejecutar los programas, actividades y acciones de capacitación y actualización permanente dirigido a los Defensores.

Asimismo, define las siguientes funciones generales:

a) Formular y desarrollar procesos de capacitación integrales; yb) Actualizar a los defensores públicos, en conocimientos técnicos relativos a

su función.

UNIDAD DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE DEFENSORES PÚBLICOS

La Unidad de Formación y Capacitación del Defensor Público, queda representada operativa y funcionalmente de la siguiente manera:

i. Coordinador de Unidad;ii. Sub Coordinador de Unidad;iii. Capacitador Tutor;iv. Metodólogo;v. Diseñador Gráfico;vi. Asistente de Biblioteca;vii. Asistente de Logística; viii. Asistente de Docencia; y ix. Secretaria de Unidad.


Coordinador@ de Unidad de Formación y Capacitación de


Coordinador@ de Unidad de Formación y Capacitación de


Metodólog@sMetodólog@s

Secretari@ de UnidadSecretari@ de Unidad

Diseñador@ Gráfic@Diseñador@ Gráfic@

Asistente de LogísticaAsistente de Logística

Capacitador@s TutorCapacitador@s Tutor

Asistente de DocenciaAsistente de Docencia

Asistente de BibliotecaAsistente de Biblioteca

Sub Coordinador@ de Unidad de Formación y Capacitación

de Defensores Públicos

Sub Coordinador@ de Unidad de Formación y Capacitación

de Defensores Públicos

ORGANIGRAMA FUNCIONAL


i. Coordinador@ de Unidad

Reporta: Director General;Coordina: Asesores Específicos, Coordinadores de Unidad, Directores

de División, y Representantes de Instituciones y Organismos del ramo; y

Supervisa: Sub Coordinador de Unidad, Capacitador Tutor, Metodólogo, Diseñador Gráfico, Asistente de Biblioteca, Asistente de Logística, Asistente de Docencia y Secretaria de Unidad.


1. Diseñar, formular y proponer las políticas relacionadas con la formación y capacitación y actualización de los Defensores Públicos;

2. Estructurar y planificar las estrategias, metodologías, instrumentos, y técnicas aplicadas en el ámbito de la formación y capacitación, así como de los contenidos y materiales didácticos a utilizar;

3. Diseñar, planificar, organizar y programar cursos, seminarios, talleres y eventos dentro y fuera de la institución;

4. Realizar diagnósticos de las necesidades de capacitación del personal de la Institución;

5. Coordinar la actividad docente de los capacitadores en forma integrada con los programas, diseño curricular, proyectos de formación y capacitación;

6. Evaluar y darle seguimiento al impacto de los programas, proyectos y eventos de formación y capacitación;

7. Ejecutar las disposiciones emanadas del Consejo Académico en materia de formación y capacitación;

8. Formular programas de seguimiento y apoyo a las estrategias utilizadas por los Abogados Defensores Públicos;

9. Mantener un registro actualizado y constante evaluación del personal y de la superación académica, profesional, técnica y cultural de los Defensores Públicos del instituto;

10. Coordinar las actividades de Formación y Capacitación con las demás instituciones del sector Justicia;

11. Proponer el proyecto de presupuesto de la Unidad de Formación y Capacitación y el Plan Operativo Anual;

12. Coordinar la obtención de becas y cursos en el exterior;13. Monitorear y supervisar la ejecución presupuestaria anual de la Unidad y el

cumplimiento de las metas establecidas en el plan operativo anual; 14. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,


Inmediato Superior; y



16. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades que la Ley y los reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores en el ámbito de competencia.

ii. Sub Coordinador@ de Unidad

Reporta: Coordinador de Unidad de Formación y Capacitación del Defensor Público;

Coordina: Coordinadores de Unidad, Directores de División, y Representantes de Instituciones y Organismos del ramo; y

Supervisa: Capacitador Tutor, Metodólogo, Diseñador Gráfico, Asistente de Biblioteca, Asistente de Logística, Asistente de Docencia y Secretaria de Unidad.


1. Dirigir la Unidad en ausencia del Coordinador;2. Apoyo en diseñar, formular y proponer las políticas relacionadas con la

formación y capacitación y actualización de los Defensores Públicos; 3. Apoyo en estructurar y planificar las estrategias, metodologías,

instrumentos, y técnicas aplicadas en el ámbito de la formación y capacitación, así como de los contenidos y materiales didácticos a utilizar;

4. Apoyo en diseñar, planificar, organizar y programar cursos, seminarios, talleres y eventos dentro y fuera de la institución;

5. Apoyo en realizar diagnósticos de las necesidades de capacitación del personal de la Institución;

6. Apoyo en coordinar la actividad docente de los capacitadores en forma integrada con los programas, diseño curricular, proyectos de formación y capacitación;

7. Apoyo en evaluar y darle seguimiento al impacto de los programas, proyectos y eventos de formación y capacitación;

8. Apoyo en ejecutar las disposiciones emanadas del Consejo Académico en materia de formación y capacitación;

9. Apoyo en formular programas de seguimiento y apoyo a las estrategias utilizadas por los Abogados Defensores Públicos;

10. Apoyo en mantener un registro actualizado y constante evaluación del personal y de la superación académica, profesional, técnica y cultural de los Defensores Públicos del instituto;

11. Apoyo en coordinar las actividades de Formación y Capacitación con las demás instituciones del sector Justicia;

12. Apoyo en proponer el proyecto de presupuesto de la Unidad de Formación y Capacitación y el plan operativo anual;

13. Apoyo en coordinar la obtención de becas y cursos en el exterior;



14. Apoyo en monitorear y supervisar la ejecución presupuestaria anual de la Unidad y el cumplimiento de las metas establecidas en el plan operativo anual;


16. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al Coordinador de la Unidad; y


iii. Capacitador@ Tutor@

Reporta: Coordinador de Unidad; yCoordina: Sub Coordinador de Unidad, Metodólogo, Diseñador Gráfico,

Asistente de Biblioteca, Asistente de Logística, Asistente de Docencia, Secretaria de Unidad, y Representantes de Instituciones y Organismos del ramo;


1. Participar en reuniones de diagnóstico, trabajo y planificación con Directores de División, Jefaturas de Departamento, Sección y Coordinadores Técnico Profesionales;

2. Participar en el desarrollo de cursos, talleres, seminarios y eventos de formación y capacitación del personal de la Institución;

3. Orientar y asesorar en casos de debate u otras actividades relacionadas con las estrategias de defensa;

4. Dar acompañamiento a los Abogados Defensores Públicos que necesiten enriquecer su experiencia en el desempeño de sus actividades técnico profesionales;

5. Participar en eventos orientados a elevar su actividad docente;6. Elaborar materiales e instrumentos didácticos y metodológicos, textos,

manuales y presentaciones educativas requeridas para el desarrollo de las actividades programadas;

7. Realizar actividades docentes que impliquen la transmisión directa de conocimientos con el objeto de elevar el nivel técnico y profesional de los Defensores Públicos del instituto;

8. Diseñar y desarrollar programas de capacitación interinstitucional de acuerdo con los planes y diagnósticos elaborados;

9. Monitorear y evaluar los sistemas de medición de la comprensión y asimilación de los eventos de capacitación y formación;

10. Definir y establecer las necesidades de retroalimentación personal para la actualización en las áreas técnicas profesionales necesarias para el ejercicio de sus funciones;



11. Mantener una permanente actualización personal en materia penal, andragógica, didáctica y metodológica;

12. Llevar registros y controles de la participación de los Defensores Públicos en las actividades internas y externas de capacitación y formación programadas por la Unidad;




iv. Metodólog@

Reporta: Coordinador de Unidad; yCoordina: Sub Coordinador de Unidad, Metodólogo, Diseñador Gráfico,

Asistente de Biblioteca, Asistente de Logística, Asistente de Docencia, Secretaria de Unidad, y Representantes de Instituciones y Organismos del ramo;


1. Acompañar y fortalecer los conocimientos del equipo de docentes en cada una de las fases del Sistema de Capacitación;

2. Apoyar en la construcción de mediaciones andragógicas - didácticas para el manejo de métodos y técnicas individuales y grupales de autoaprendizaje para la formación de Abogados Defensores Públicos;

3. Sistematizar procesos implementados en la Unidad de Formación y Capacitación del Instituto;

4. Contribuir en el diseñar de formatos, instrumentos y técnicas para la implementación de las etapas de Formación y Capacitación institucional;

5. Sistematizar los procesos de elaboración, revisión, actualización y aplicación de herramientas de monitoreo y evaluación en el proceso de formación y capacitación;

6. Efectuar análisis comparativos de los perfiles funcionales y deseados para los Abogados Defensores Públicos;

7. Apoyar a la integración del diseño curricular del Defensor Público de acuerdo con la definición de los perfiles técnico profesionales y educativos de los Abogados Defensores Públicos;

8. Colaborar en la elaboración y aplicación de documentos y detección de necesidades de capacitación Institucional;

9. Motivar e inducir al equipo decente a la revisión de antecedentes sobre los perfiles funcionales de la Unidad;



10. Brindar conocimientos y experiencia sobre el uso y la elaboración de herramientas, técnicas y materiales educativos;

11. Orientar al equipo de docentes y expertos en la elaboración y aplicación de exámenes de rendimiento académico;

12. Presentar informes periódicos sobre el avance y desarrollo de las actividades relacionadas con su cargo;

13. Monitorear cursos por muestra, para programar actividades de retroalimentación e información del trabajo realizado por la Unidad;

14. Contribuir al diseño, implementación y sistematización de los controles de las actividades de logística de la Unidad;




v. Diseñador@ Gráfic@

Reporta: Coordinador de Unidad; yCoordina: Sub Coordinador de Unidad, Capacitador Tutor, Metodólogo,

Asistente de Biblioteca, Asistente de Logística y Secretaria de Unidad.


1. Diagramar las publicaciones y material de apoyo producido por el equipo de capacitadores de la Unidad de Formación y Capacitación;

2. Trabajar conjuntamente con el equipo de docentes de la Unidad en las publicaciones y materiales educativos utilizados en los diferentes cursos, talleres, seminarios y eventos programados por la Unidad;

3. Sistematizar técnicamente los materiales o documentos producidos por la Unidad;

4. Desarrollar el diseño gráfico del material técnico de apoyo para el uso de la Unidad;

5. Actualizar las publicaciones producidas en la Unidad;6. Capacitar y orientar sobre los aspectos básicos de la diagramación al

equipo de docentes de la Unidad, Secretarias y Técnicos de otras unidades en las que se producen materiales y/o documentos;

7. Presentar propuestas de diseño en los procesos de comunicación y divulgación con criterios de visualización, diagramación y mediación de documentos;



8. Identificar y requerir los suministros necesarios para la efectiva diagramación y producción de los documentos solicitados por la Unidad;




vi. Asistente de Biblioteca


Diseñador Gráfico, Asistente de Logística, Asistente de Docencia y Secretaria de Unidad.


1. Organizar, clasificar y mantener a disposición del personal del Instituto, libros, textos, documentos y cualquier material bibliográfico de consulta;

2. Registrar y actualizar las fichas de los libros, textos, documentos y demás recursos bibliográficos que sean patrimonio del Centro de Documentación y Biblioteca del Instituto;

3. Monitorear y controlar el inventario de libros, textos, documentos, recortes, reportajes y demás recursos bibliográficos que involucren a las actividades del Instituto y a sus autoridades dentro de ámbito de acción;

4. Atender a los diferentes usuarios de consulta en relación a los requerimientos de libros, documentos, textos y recursos bibliográficos;

5. Velar por el buen uso e integridad uso de los documentos de consulta que solicitan los usuarios;

6. Mantener actualizado el registro y control de las publicaciones diarias emitidas en los diferentes medios de comunicación escrita relacionados con la Institución;






vii. Asistente de Logística


Diseñador Gráfico, Asistente de Biblioteca, Asistente de Docencia y Secretaria de Unidad.


1. Participar directamente en el diseño y actualización del banco de datos del perfil del capacitador del Defensor Público;

2. Coordinar con las Unidades ejecutoras del Instituto la disponibilidad de recursos para la implementación y ejecución presupuestaria relacionada con la formación y capacitación dentro de la institución;

3. Coordinar la gestión administrativa de compra, adquisición y contratación de productos y/o servicios correspondiente a los diferentes eventos (talleres, cursos, seminarios, foros y reuniones);

4. Actualizar la población de Defensores Públicos a nivel nacional, para programar y ejecutar los diferentes módulos y talleres de capacitación;

5. Elaborar y gestionar la autorización de las convocatorias a los cursos, talleres y capacitaciones institucionales;

6. Dar seguimiento en la ejecución de las diferentes actividades y eventos que se organicen en la Unidad;

7. Participar en las reuniones de diseño y planificación de los programas de Formación y Capacitación del Instituto;

8. Programar diagnósticos participativos con el personal de la institución para detectar necesidades de formación y capacitación;

9. Participar conjuntamente con el equipo de la Unidad en la elaboración el diseño curricular, perfiles, evaluaciones, documentos y eventos educativos;

10. Coordinar el apoyo logístico de los eventos realizados por la Unidad;11. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,






viii. Asistente de Docencia


Diseñador Gráfico, Asistente de Biblioteca, Asistente de Logística y Secretaria de Unidad.


1. Apoyar los procedimientos y procesos administrativos y operativos de la Unidad;

2. Asistir en la gestión, entrega, control y recepción de materiales educativos;3. Asistir a los docentes en los talleres de capacitación;4. Asistir en el control electrónico de calificaciones;5. Asistir a los docentes en el manejo de los equipos audiovisuales que se

utilicen en los eventos de capacitación;6. Apoyar a los docentes en el control académico de los discentes;7. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




ix. Secretari@ de Unidad


Diseñador Gráfico, Asistente de Biblioteca, Asistente de Docencia y Asistente de Logística.


1. Apoyar los procedimientos y procesos administrativos y operativos de la Unidad;

2. Registrar, ordenar y archivar la documentación derivada de los procedimientos administrativos de la Unidad;


4. Identificar, analizar y verificar las necesidades administrativas y operativas de la Unidad;



5. Apoyar en la coordinación del apoyo administrativo, operativo y logístico de los eventos realizados;

6. Gestionar ante la Dirección Administrativa – Financiera los recursos, materiales y equipo necesarios para el trabajo del personal de la Unidad;

7. Suministrar y llevar registro de los recursos, materiales y equipo necesarios para el funcionamiento de la Unidad;

8. Apoyar en las actividades internas de las diferentes estructuras de la institución relacionadas con la programación de la Unidad;





7. UNIDAD DE ASESORÍA JURÍDICA


UNIDAD DE ASESORÍA JURÍDICALa Unidad de Asesoría Jurídica está adscrita a la Dirección General del Instituto, de la cual depende administrativa y funcionalmente de conformidad con el acuerdo de su creación.

Objetivo: es la dependencia administrativa encargada de planificar, organizar, dirigir, ejecutar y evaluar los procedimientos y actividades relacionadas con la asesoría legal que debe brindar a la Dirección General de la Institución y demás dependencias -siempre en el ámbito de su competencia-; ejercitar todas las acciones judiciales que sean de interés para la Institución, así como actuar frente a las pretensiones judiciales promovidas contra el Instituto de la Defensa Pública Penal y sus autoridades.

La Unidad de Asesoría Jurídica, contempla las siguientes funciones generales:

a) Planificar, organizar, dirigir, supervisar y evaluar los procedimientos y actividades relacionadas con ésta;

b) Proporcionar asesoría legal a la Dirección General del Instituto de la Defensa Pública Penal y demás dependencias de la Institución, a éstas últimas, siempre en el ámbito de su competencia;

c) Preparar y promover todas las actuaciones judiciales que sean necesarias y actuar en defensa de la Institución y/o de sus autoridades en los procesos de cualquier naturaleza;

d) Distribuir los asuntos que ingresen a la Unidad, designando el Asesor Jurídico responsable del trámite, según su naturaleza;

e) Emitir dictámenes y opiniones legales, con la finalidad de enmarcar las actuaciones del Instituto de la Defensa Pública Penal dentro del ámbito de legalidad;

f) Emitir dictámenes relacionados y opiniones de apoyo a la gestión institucional relacionados con los contratos que celebre el Instituto de la Defensa Pública Penal;

g) Representar según mandato, al Director General del Instituto de la Defensa Pública Penal y a la Institución, en los asuntos judiciales que sean necesarios;

h) Participar en reuniones de trabajo convocadas por la Dirección General de la Institución, así como de otras dependencias administrativas cuando sea procedente;

i) Rendir los informes que sean requeridos por la Dirección General del Instituto de la Defensa Pública Penal; y

j) Conocer las consultas de las dependencias del Instituto de la Defensa Pública Penal –siempre dentro del ámbito de su competencia-, así como de instituciones externas y emitir dictámenes u opiniones de apoyo a la gestión institucional.


UNIDAD DE ASESORÍA JURÍDICAPara el efectivo cumplimiento de sus funciones y/o atribuciones, la Unidad de Asesoría Jurídica se integra con los puestos siguientes:

i. Jefe de Unidad;ii. Asesor Jurídico II;iii. Asesor Jurídico I;iv. Auxiliares Jurídicos; yv. Oficinistas.

Jef@ de Unidad de Asesoría Jurídica

Jef@ de Unidad de Asesoría Jurídica

Asesor@s Jurídic@s Niveles I y II

Asesor@s Jurídic@s Niveles I y II

Auxiliares Jurídic@sAuxiliares Jurídic@s OficinistasOficinistas

i. Jef@ de Unidad

Reporta: Director General; Coordina: Asesores Específicos, Coordinadores de Unidad, Directores

de División, y Representantes de Instituciones y Organismos del ramo; y

Supervisa: Asesores Jurídicos Niveles I y II, Auxiliares Jurídicos y Oficinistas.


1. Planificar, organizar, ejecutar, coordinar y supervisar la asesoría jurídica que se brinde a la Dirección General y a otras dependencias de la Institución;

2. Asesorar directamente a la Dirección General en materia jurídica en la toma de decisiones que permitan la solución de problemas que puedan darse en las diferentes dependencias del Instituto de la Defensa Pública Penal;


UNIDAD DE ASESORÍA JURÍDICA3. Acompañar al Director General, cuando le sea requerido, a reuniones de

trabajo, conferencias de prensa, seminarios, foros u otros eventos en las que deba participar el Instituto de la Defensa Pública Penal;

4. Emitir dictámenes, opiniones, resoluciones o recomendaciones sobre asuntos determinados que le sean asignados por la Dirección General del Instituto de la Defensa Pública Penal y poner su visto bueno a todos los dictámenes que emita la Unidad de Asesoría Jurídica;

5. Dirigir y supervisar la asesoría que presten los asesores jurídicos a las diferentes dependencias del Instituto de la Defensa Pública Penal, en los casos en que la Dirección General así lo requiera;

6. Designar a los asesores jurídicos que formen parte de la Unidad para que con base a mandato otorgado, representen al Director General del Instituto de la Defensa Pública Penal y a la Institución en todos los asuntos judiciales;

7. Atender los casos que se tramitan en la Unidad de Asesoría Jurídica, determinando la fase en que se encuentran los mismos, con el propósito de disponer de información actualizada para trasladarla a la Dirección General y demás dependencias de la Institución que lo requieran, previa autorización;

8. Convocar a reuniones de trabajo a los asesores jurídicos y personal de apoyo técnico administrativo de la Unidad, para definir políticas y estrategias en materia jurídica en apoyo a los objetivos institucionales;

9. Participar en reuniones de trabajo convocadas por la Dirección General del Instituto u otros funcionarios de la Institución;

10. Elaborar el programa de turnos de la Unidad y verificar su estricto cumplimiento, para dar continuidad al servicio;

11. Presentar informes de las actividades realizadas a la Dirección General del Instituto de la Defensa Pública Penal;

12. Velar porque se mantengan los principios y enfoques de género, interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto; y

13. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades que la Ley y los reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores.


UNIDAD DE ASESORÍA JURÍDICAii. Asesor@ Jurídic@ II

Reporta: Jefe de Unidad de Asesoría Jurídica; Coordina: Asesores Jurídicos; ySupervisa: Auxiliares Jurídicos y Oficinistas.


1. Asistir al Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica en las investigaciones y asesoría de carácter jurídico proporcionada a la Dirección General del Instituto de la Defensa Pública Penal, para la toma de decisiones y la solución de problemas de índole legal de la Institución;

2. Cooperar con el Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica en las acciones relacionadas con los procesos de naturaleza constitucional, contencioso administrativo, laborales, civiles, antejuicios y de otra naturaleza;

3. Emitir dictámenes de consultas asignadas por el Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica;

4. Elaborar contratos administrativos del Instituto de la Defensa Pública Penal, siempre que no se refieran a la contratación de personal, en virtud de que ésta esta a cargo del Departamento de Recursos Humanos de la Institución;

5. Acompañar por instrucción y delegación del Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica, al Director General del Instituto de la Defensa Pública Penal, cuando le sea requerido, a reuniones de trabajo, foros y a otros eventos de diversa naturaleza;

6. Participar en reuniones de trabajo con grupos multidisciplinarios del Instituto de la Defensa Pública Penal, para definir políticas y estrategias que permitan alcanzar los objetivos de la Institución;

7. Efectuar análisis y estudio de casos especiales en el área de su competencia, cuando le sean asignados, emitiendo los informes correspondientes;

8. Participar en reuniones de trabajo convocadas por el Jefe de la Unidad de la Asesoría Jurídica u otros funcionarios del Instituto de la Defensa Pública Penal;

9. Atender la tramitación de todos los casos en defensa de los intereses del Instituto de la Defensa Pública Penal;

10. Participar en los turnos, de conformidad con la programación elaborada para el efecto;

11. Participar en las juntas de cotización y licitación para la adquisición de bienes y servicios del Instituto de la Defensa Pública Penal;

12. Apoyar al Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica en las labores de asesoría de las diferentes dependencias del Instituto de la Defensa Pública Penal y a otras externas, cuando sea necesario y siempre dentro del ámbito de su competencia;


UNIDAD DE ASESORÍA JURÍDICA13. Presentar informes, cuando le sea requerido por el Jefe de la Unidad de

Asesoría Jurídica sobre las actividades que se han realizado;14. Velar porque se mantengan los principios y enfoques de género,

interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto; y15. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades


iii. Asesor@ Jurídic@ I

Reporta: Jefe de Unidad de Asesoría Jurídica; Coordina: Asesores Jurídicos; ySupervisa: Auxiliares Jurídicos y Oficinistas.


1. Prestar el apoyo que le sea requerido por el Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica y Asesores Jurídicos II, en los asuntos de carácter jurídico de la Institución;

2. Acompañar al Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica y a los Asesores Jurídicos II, cuando le sea requerido a reuniones de trabajo, conferencias de prensa, seminarios, foros u otros eventos de diversa naturaleza;

3. Emitir dictámenes y evacuar las consultas asignadas por el Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica;

4. Elaborar contratos administrativos del Instituto de la Defensa Pública Penal, siempre que no se refieran a la contratación de personal, en virtud de que ésta esta a cargo del Departamento de Recursos Humanos de la Institución;

5. Asistir al Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica y a los Asesores Jurídicos II, en las acciones relacionadas con los procesos de naturaleza constitucional, contencioso administrativo, laborales, civiles, antejuicios y de otra naturaleza;

6. Participar en reuniones de trabajo convocadas por el Jefe de la Unidad de la Asesoría Jurídica u otros funcionarios del Instituto de la Defensa Pública Penal;

7. Atender la tramitación de todos los casos en defensa de los intereses del Instituto de la Defensa Pública Penal;

8. Participar en los turnos, de conformidad con la programación elaborada para el efecto;

9. Participar en las juntas de cotización y licitación para la adquisición de bienes y servicios del Instituto de la Defensa Pública Penal;


UNIDAD DE ASESORÍA JURÍDICA10. Presentar informes, cuando le sea requerido por el Jefe de la Unidad de

Asesoría Jurídica sobre las actividades que se han realizado;11. Velar porque se mantengan los principios y enfoques de género,

interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto; y12. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades


iv. Auxiliar Jurídic@

Reporta: Jefe de Unidad de Asesoría Jurídica y Asesores Jurídicos; yCoordina: Oficinistas.


1. Apoyar en la elaboración de dictámenes de consultas asignadas por el Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica o de los Asesores Jurídicos, sobre aspectos legales y/o administrativos;

2. Colaborar en la elaboración de contratos administrativos del Instituto de la Defensa Pública Penal;

3. Auxiliar al Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica y a los Asesores Jurídicos, en la tramitación de los casos en defensa de los intereses del Instituto de la Defensa Pública Penal;

4. Realizar labores de apoyo y seguimiento, en todos los casos que se diligencien y/o tramiten en la Unidad de Asesoría Jurídica;

5. Apoyar en los turnos, de conformidad con la programación elaborada para el efecto;

6. Presentar informes, cuando le sea requerido por el Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica y/o Asesores Jurídicos, sobre las actividades que se han realizado;




UNIDAD DE ASESORÍA JURÍDICAv. Oficinista

Reporta: Jefe de Unidad de Asesoría Jurídica y Asesores Jurídicos; yCoordina: Auxiliares Jurídicos.


1. Recibir, clasificar, registrar y archivar la correspondencia y otros documentos, llevando los controles correspondientes;

2. Elaborar en computadora, informes, actas, resoluciones, cuadros estadísticos y otros documentos que le sean requeridos;

3. Ordenar y clasificar documentos para su envío a otra dependencias, elaborando para el efecto, el conocimiento y/u oficio respectivo;

4. Controlar el uso y mantenimiento de mobiliario y equipo a cargo de la Unidad de Asesoría Jurídica;

5. Elaborar las requisiciones de materiales, solicitudes de compras y realizar cálculos aritméticos de poca dificultad;

6. Atender las llamadas y hacer las conexiones con las extensiones correspondientes;

7. Repartir documentación que vaya destinada a las distintas dependencias del Instituto de la Defensa Pública Penal;



8. DIVISIÓN ADMINISTRATIVA

FINANCIERA


La División Administrativa Financiera depende administrativa y funcionalmente de la Dirección General del Instituto de la Defensa Pública Penal y es ejercida por el siguiente mandato:

“Soportar y hacer posible el funcionamiento eficiente y solvente de la entidad”.

Objetivo: es la División responsable del manejo administrativo y financiero dentro de la Institución y es la encargada del desarrollo de las políticas, estrategias, procesos, sistemas y prácticas necesarias para dirigir los aspectos relacionados con el funcionamiento administrativo y financiero eficiente del Instituto.

Asimismo, se definen las siguientes funciones centrales pertinentes a la División:

a) Asignar, ejecutar y controlar los bienes, valores y servicios de apoyo institucionales;

b) Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales administrativa financieras; y

c) Definir e implementar las políticas institucionales en lo administrativo y financiero.

La Dirección General del Instituto de la Defensa Pública Penal aprueba la siguiente modificación a la estructura administrativa y organizacional del Instituto, mediante la cual queda establecida la División Administrativa Financiera, conformada por cuatro (4) Departamentos, once (11) Secciones y una (1) Oficina, definidas de la siguiente manera:

1. Departamento Administrativo:a) Sección de Compras;b) Sección de Almacén;c) Sección de Servicios Generales; d) Sección de Transportes; ye) Sección de Seguridadf) Sección de Archivo Central.

2. Departamento Financiero:a) Sección de Presupuesto;b) Sección de Contabilidad;

Oficina de Inventarios; yc) Sección de Tesorería.

3. Departamento de Informática:a) Sección de Análisis y Desarrollo;b) Sección de Soporte Técnico; yc) Sección de Redes y Telecomunicaciones.

4. Departamento de Cobro y Pago Administrativo.

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA


ESTRUCTURA ORGANIZACIONALConsejo del IDPPConsejo del IDPP

Dirección GeneralDirección General


Financiera


Financiera

Departamento de Informática

Departamento de Informática

Departamento Administrativo

Departamento Administrativo

Sección de ComprasSección de Compras

Sección de AlmacénSección de Almacén

Sección de Servicios Generales

Sección de Servicios Generales

Departamento FinancieroDepartamento Financiero Sección de PresupuestoSección de Presupuesto

Sección de ContabilidadSección de Contabilidad

Oficina de InventariosOficina de Inventarios

Sección de TesoreríaSección de Tesorería

Sección de Análisis y Desarrollo

Sección de Análisis y Desarrollo

Sección de Soporte Técnico

Sección de Soporte Técnico

Sección de Redes y Telecomunicaciones

Sección de Redes y Telecomunicaciones

Sección de TransportesSección de Transportes

Departamento de Cobro y Pago Administrativo

Departamento de Cobro y Pago Administrativo

Sección de SeguridadSección de Seguridad

Sección de Archivo Central

Sección de Archivo Central


La División Administrativa Financiera tiene como funciones generales:

a) Contribuir a que la institución alcance sus objetivos en el ámbito de competencia de la defensa pública en forma efectiva de acuerdo con los planes estratégicos;

b) Establecer e implementar las políticas, estrategias, procesos y procedimientos que permitan una gestión efectiva, eficiente y transparente de la gestión de recursos en la Institución;

c) Coordinar las disposiciones de la Dirección General, con relación al control, organización, funcionamiento y administración de los procesos y procedimientos de trabajo aplicados a la División;

d) Administrar los recursos de la institución de acuerdo con los planes estratégicos de la misma;

e) Coordinar y supervisar la ejecución presupuestaria conforme los lineamientos legales y fiscales vigentes;

f) Coordinar con la División Ejecutiva y de Recursos Humanos las actividades de formación y capacitación, para lograr empleados motivados y capacitados en sus funciones administrativas, financieras, y técnicas profesionales;

g) Establecer comportamientos responsables y éticos en la administración y manejo financiero de los recursos institucionales;

h) Aplicar la reglamentación legal específica y actualizada en el manejo administrativo y financiero de los recursos institucionales;

i) Coordinar con los departamentos y secciones necesarias, el reembolso de honorarios profesionales y costas procesales del usuario del servicio que tenga las posibilidades económicas para asesorarse de Abogado Particular de acuerdo con el Reglamento específico para el pago del renglón 183;

j) Proveer al personal administrativo, financiero y técnico profesional del material e insumos que le sean necesarios para la ejecución de sus funciones y labores;

k) Brindar apoyo y atención a las relaciones interpersonales en la institución a través del cumplimiento de las políticas y estrategias formuladas en los programas de actualización, formación, capacitación, carrera profesional administrativa y financiera;

l) Aplicar procesos, métodos e instrumentos adecuados en el monitoreo, seguimiento y evaluación del personal administrativo y financiero;

m) Establecer programas, proyectos y acciones que permitan la construcción de la identidad institucional y la cultura organizacional; y

n) Definir los estándares de calidad del servicio e indicadores básicos para el control en la gestión correspondiente.




1. El Departamento Administrativo tiene como funciones generales:

a) Coordinar y supervisar las actividades de las secciones de compras, almacén, servicios generales y transportes;

b) Supervisar y dar seguimiento a las actividades relacionadas con las condiciones generales del edificio, de las existencias de bienes, suministros y materiales en almacén y de los vehículos asignados en el Instituto;

c) Implementar y dar seguimiento a los procedimientos, procesos, actividades, acciones y sistemas que contribuyen al buen funcionamiento de las instalaciones e infraestructura, equipo y recursos administrativos de la institución;

d) Coordinar y desarrollar mecanismos de transparencia y control interno en los trámites relacionados con la adquisición y compra de bienes y/o servicios, de acuerdo con lo que establecen los procedimientos legales que la Ley determina en la gestión administrativa de la Institución;

e) Proponer y monitorear los controles administrativos adecuados para la regulación de las requisiciones, contratos de arrendamiento de equipo, alquileres de inmuebles, de compraventa, convenios administrativos, cotizaciones y acuerdos derivados de las funciones administrativas de la institución;

f) Coordinar y elaborar la planificación y presupuesto anual de compras y adquisiciones de suministros, bienes y/o servicios, de acuerdo con las prioridades y necesidades institucionales;

g) Contribuir a la formación de hábitos, principios, valores, actitudes y expectativas que fomenten la identidad institucional y la cultura organizacional compartidos por todos los miembros del departamento;

h) Construir y promover el liderazgo en servicio, identificado con el fortalecimiento de los procedimientos, procesos y sistemas que refuerzan el clima organizacional;

i) Coordinar y promover actividades formativas que contribuyan a mejorar las habilidades, destrezas y capacidades del personal de la institución en el cumplimiento de sus funciones específicas; y

j) Velar por el cumplimiento al plan operativo anual del Departamento, así como por la optimización de los recursos adquiridos por la institución.

La Sección de Compras tiene como funciones generales:

a) Coordinar e implementar los procedimientos, mecanismos e instrumentos necesarios para la gestión de solicitudes y requisiciones de insumos, bienes y/o servicios presentadas por las diferentes dependencias de la Institución;



b) Programar y coordinar sobre la base de prioridades, la compra y contratación de materiales, bienes y servicios de acuerdo con los procedimientos regulados por la Ley de Contrataciones del Estado y disposiciones legales emanadas para el mismo, así como de la disponibilidad financiera con que cuenta la institución;

c) Mantener un registro actualizado y permanente de los diferentes controles administrativos y de control interno a través de los instrumentos específicos en todas las acciones y medidas aplicadas en el proceso de elaboración, autorización, emisión y tramite de órdenes de compra; y

d) Asesorar y apoyar a las autoridades de la Institución con relación a las adquisiciones de bienes, materiales, suministros, equipo y servicios bajo el principio de legalidad y calidad del gasto.

La Sección de Almacén tiene como funciones generales:

a) Velar por el cumplimiento de las normas, procedimientos, mecanismos e instrumentos de registro y control de movimiento de entradas y salidas, así como de la administración de bienes, suministros, equipo y materiales adquiridos por la institución;

b) Velar por el abastecimiento oportuno y eficiente de los recursos a las diferentes dependencias de la Institución a través de estimación y gestión del lote óptimo de pedido;

c) Velar por la integridad y exactitud de las existencias de insumos, materiales y suministros

d) Actualizar periódicamente el inventario físico de los insumos, materiales y suministros que posee el almacén en el período de tiempo específico;

e) Mantener actualizado el registro y control de requisiciones y consumos mensuales en costo, valor y unidad de los insumos, materiales, suministros y bienes utilizados por las diferentes Sedes, Coordinaciones, Divisiones, Departamentos y Secciones del Instituto;

f) Procurar una adecuada distribución de insumos, materiales y suministros, de acuerdo con las requisiciones de recursos por parte de las diferentes dependencias de la institución;

g) Coordinar y conciliar los informes y reportes de ingresos mensuales de bienes, materiales, equipo y suministros al Almacén; y

h) Controlar y resguardar los insumos, materiales y suministros adquiridos por la Institución.

La Sección de Servicios Generales tiene como funciones generales:

a) Programar y coordinar diariamente los servicios del centro de reproducción de materiales, mensajería, consejería, seguridad y mantenimiento general de la institución;



b) Velar por el cumplimiento e implementación de las normas, procedimientos, mecanismos e instrumentos definidos para el desarrollo de las actividades asignadas en la sección, garantizando su efectivo cumplimiento;

c) Mantener un registro actualizado del control y supervisión de las diferentes actividades asignadas en sus diferentes componentes de servicios;

d) Ser responsable de controlar y coordinar las acciones preventivas y correctivas relacionadas a las supervisión de las condiciones físicas, de limpieza y mantenimiento general de la infraestructura, instalaciones, mobiliario y equipo en las diferentes áreas de la institución;

e) Velar por el buen uso y resguardo del equipo, mobiliario e instrumentos asignados a la sección;

f) Apoyar en el traslado de mobiliario, materiales, suministros y enseres entre las diferentes dependencias del Instituto;

g) Recibir y/o distribuir la correspondencia, expedientes y documentos internos generados por las diferentes unidades organizacionales de la institución; y

h) Reproducir y generar documentos y materiales para el uso de las diligencias técnico profesionales, administrativas y financieras de la institución.

La Sección de Transportes tiene como funciones generales:

a) Velar por el cumplimiento e implementación de las normas, procedimientos, mecanismos e instrumentos definidos para el desarrollo de las actividades asignadas en la sección;

b) Programar y coordinar los requerimientos de vehículos y pilotos para las diferentes comisiones solicitadas y asignadas;

c) Mantener actualizado el registro y control del uso y asignación de vehículos de la institución en el ámbito nacional;

d) Supervisar la administración y control de los registros de combustible, kilometraje y de otros insumos necesarios para el óptimo funcionamiento de los vehículos de la institución;

e) Llevar el control y registro de las inspecciones generales del estado físico de los vehículos de la institución en la entrega y recepción de acuerdo con las comisiones oficiales y traslados diarios asignados;

f) Gestionar y dar seguimiento continuo al servicio de mantenimiento preventivo y general de los vehículos de la Institución;

g) Procurar el cuidado de los vehículos de la institución de daños, robos o percances automovilísticos; y

h) Procurar el mantenimiento, limpieza y orden a los vehículos asignados bajo su responsabilidad.



La Sección de Seguridad tiene como funciones generales:

a) Velar por el cumplimiento e implementación de las normas, procedimientos, mecanismos e instrumentos definidos para el desarrollo de las actividades asignadas en la sección;

b) Implementar y velar porque se cumpla el Plan de Seguridad Institucional;

c) Mantener un registro actualizado del control y supervisión de las diferentes actividades asignadas en sus diferentes componentes de servicios;

d) Procurar la vigilancia y protección permanente del personal laborante y de las instalaciones físicas de la Institución;

e) Ser responsable de controlar y coordinar las acciones preventivas y correctivas relacionadas a las supervisión en aspectos de seguridad en infraestructura, instalaciones, mobiliario y equipo en las diferentes áreas de la institución; y

f) Velar por el buen uso y resguardo del equipo, mobiliario e instrumentos asignados a la sección.

La Sección de Archivo Central tiene como funciones generales:

a) Aplicar lineamientos generales y estrategias adecuadas para la recepción, registro, organización, archivo, control y preservación de expedientes de casos atendidos y documentos administrativos que le sean remitidos por las dependencias del Instituto;

b) Proponer políticas generales para el manejo y control de archivo de gestión y de apoyo en uso por las dependencias del Instituto y de los que están a cargo de la sección de archivo (archivos de apoyo, de gestión e históricos);

c) Crear y actualizar archivos, instructivos y manuales de procedimientos de procedimientos de archivo para conocimiento y aplicación de las distintas dependencias;

d) Proporcionar información y realizar el envío de documentos y expedientes que soliciten las dependencias de la institución;



e) Asegurar la transferencia periódica de documentación que su uso no es constante, hacia archivos creados para tal fin;

f) Promover la digitalización de documentos para optimizar las áreas de archivo y facilitar la consulta;

g) Facilitar el acceso a los documentos utilizando los documentos necesarios;

h) Planificar y realizar cursos de capacitación para el personal de apoyo administrativo y de las sedes de defensoría ubicadas en el interior del país;

i) Adecuar las instalaciones donde se conservan los documentos;

j) Extender certificaciones, solvencias y/o finiquitos referentes a los archivos, propiedad del Instituto de la Defensa Publica Penal, que requiera la autoridad competente para el efecto;

k) Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción;

l) Velar por el cumplimiento en el control y seguimiento del registro actualizado en el libro y o registros electrónicos de archivo, así como de registros auxiliares si fuera el caso;

m) Velar por el buen uso y resguardo del equipo, mobiliario e instrumentos asignados a la sección.



2. El Departamento Financiero tiene como funciones generales:

a) Proponer y ejecutar las políticas financieras de la institución y los controles presupuestarios necesarios para el manejo de los fondos provenientes del Estado y de otras fuentes distintas al presupuesto asignado conforme a los lineamientos establecidos legalmente y por los cooperantes;

b) Ejecutar las normas internas y los registros financieros de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados y la normativa legislativa vigente para los organismos del Estado que permitían el funcionamiento financiero de la institución;

c) Coordinar y dirigir la formulación del presupuesto, la programación de la ejecución presupuestaria y la evaluación de la gestión presupuestaria con los responsables de cada programa de acuerdo con las normas establecidas en la Ley Orgánica del Presupuesto, su Reglamento y disposiciones complementarias;

d) Administrar la gestión financiera del presupuesto, de la contabilidad integrada, de tesorería y de los demás sistemas financieros cuya operación se desconcentre;

e) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro de la ejecución del presupuesto en las etapas del compromiso, devengado y pagado en la ejecución de los gastos y del devengado y percibido en la ejecución de los ingresos, de acuerdo con lo establecido en las normas y procedimientos vigentes;

f) Proponer las modificaciones presupuestarias, que conforme a la Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, le corresponde aprobar a la Institución y gestionar ante el Ministerio de Finanzas Públicas las que le compete aprobar al Organismo Ejecutivo;

g) Asesorar y dictaminar en materia de administración financiera a las autoridades superiores de la institución;

h) Participar en la actualización de los reglamentos, instructivos, procedimientos, manuales y registros de los procedimientos, procesos y sistemas necesarios para la evaluación de la ejecución presupuestaria y el control de la existencia de bienes muebles e inmuebles, materiales, suministros y equipo a utilizar en las diferentes Divisiones, Departamentos, y Secciones de la institución;

i) Recibir, organizar y registrar la información contenida en los planes operativos anuales -POA- de las diferentes Divisiones, Departamentos y Secciones que servirán para el presupuesto anual de la institución;

j) Diseñar y programar el presupuesto de los fondos asignados a la Institución de conformidad con los requerimientos de las diferentes Divisiones, Departamentos y Secciones, y lineamientos emanados de la Dirección General;



k) Integrar y presentar informes periódicos de los registros contables, resultados de las operaciones financieras, de la gestión física y financiera de la institución que incluyan anomalías o deficiencias detectadas en el uso de los recursos físicos y financieros de la institución;

l) Organizar, supervisar y llevar controles de la Caja Fiscal;m) Revisar, registrar y ejecutar el pago de sueldos, de honorarios

profesionales y técnicos que correspondan al personal administrativo, financiero y técnico profesional, así como los fondos retenidos por disposiciones legales al personal del instituto;

n) Analizar y enviar para su consideración a las autoridades superiores los informes financieros, contables y los controles de Caja Fiscal que permitan efectuar el seguimiento y evaluación de la política financiera y conocer la gestión presupuestaria y los resultados económicos y financieros de la Institución;

o) Registrar y efectuar los cobros que la Ley autoriza, para el efecto debe extender los comprobantes correspondientes debidamente autorizados;

p) Tramitar los documentos necesarios para el pago de bienes, enseres, insumos, servicios y otros por medio de caja u orden de compra y pago;

q) Registrar, supervisar y controlar el manejo de los fondos asignados en las cuentas de depósitos monetarios y libretas de cuentas de ahorro donde tenga asignados sus fondos el Instituto;

r) Establecer normas para el manejo y control de los Fondos Rotativos, tomando en cuenta el Manual vigente aprobado por el Ministerio de Finanzas Públicas; y

s) Organizar, coordinar y promover actividades formativas que contribuyan a mejorar las habilidades, destrezas y capacidades del personal de la institución en el cumplimiento de sus funciones específicas.

La Sección de Presupuesto tiene como funciones generales:

a) Participar en las propuestas y formulación de las políticas y normas presupuestarias generales establecidas por el Ministerio de Finanzas, para la formulación del presupuesto de la institución;

b) Cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas y normas presupuestarias generales establecidas por el Ministerio de Finanzas para la formulación del presupuesto de la Institución;

c) Asesorar a las unidades ejecutoras en la elaboración del anteproyecto de presupuesto anual;

d) Coordinar la formulación del proyecto de presupuesto de la institución;e) Asesorar a las unidades administrativas en la elaboración del Proyecto del

Presupuesto Anual;f) Presentar a consideración de la Dirección General, las solicitudes de

modificaciones presupuestarias presentadas por las unidades administrativas y divisiones de la Institución; y



g) Supervisar, controlar y apoyar la gestión presupuestaria de las unidades administrativas de la Institución.

La Sección de Contabilidad tiene como funciones generales:

a) Participar en las propuestas y formulaciones de políticas financieras y presupuestarias de la Institución;

b) Aplicar conforme su naturaleza jurídica, características operativas y requerimientos de información, la metodología contable, la periodicidad, estructura y características de los estados contables financieros a producir por la Institución de acuerdo con las normas de contabilidad integrada gubernamental, que dicte la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas;

c) Dirigir, coordinar y controlar el registro, validación y aprobación de la ejecución presupuestaria en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- de la ejecución presupuestaria de ingresos, egresos y registros extra presupuestarios de la Institución;

d) Efectuar los análisis necesarios sobre los estados financieros y así generar información relevante y útil para la toma de decisiones a los distintos niveles de la Institución, para su envío al Ministerio de Finanzas Públicas;

e) Administrar el Sistema de Contabilidad Integrada que permita conocer en tiempo real la gestión presupuestaria de caja y patrimonial, así como los resultados operativos, económicos y financieros de la Institución;

f) Mantener actualizado el registro integrado de los bienes durables de la Institución;

g) Mantener el archivo de documentación financiera de la Institución;h) Controlar, verificar y entregar la información detallada de caja fiscal en

forma mensual, para la rendición de la misma ante la Contraloría General de Cuentas; y

i) Realizar operaciones de ajuste y cierres contables y producir anualmente los estados financieros para su remisión a la Contraloría General de Cuentas.

La Oficina de Inventarios tiene como funciones generales:

a) Velar por el cumplimiento en el control y seguimiento del registro actualizado en el libro de inventario, así como de registros auxiliares de los diferente bienes activos adquiridos por la Institución y/o donados por otros organismos e instituciones;

b) Llevar el registro actualizado de los bienes activos del Instituto en tarjetas de responsabilidad, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, administradas mediante el sistema de Kárdex (Cargo y Descargo);



La Sección de Tesorería tiene como funciones generales:

a) Participar en las propuestas y formulación de las políticas financieras y presupuestarias de la institución;

b) Cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas y normas dictadas por el Organismo Ejecutivo en operaciones de Tesorería;

c) Elaborar conjuntamente con la Sección de Presupuesto, la programación de la ejecución del presupuesto y programar el flujo de fondos de la Institución;

d) Aprobar y someter a consideración de la Jefatura del Departamento Financiero y del Director de la División Administrativa Financiera, el programa mensual de caja;

e) Administrar el Sistema de Caja Única de la Institución; yf) Proveer información de tiempo real sobre el movimiento efectivo de fondos

para la toma de decisiones y envío de información al Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Congreso de la República.

c) Extender certificaciones, solvencias y/o finiquitos referentes a los bienes activos, propiedad del Instituto de la Defensa Publica Penal, que requiera la autoridad competente para el efecto; y

d) Elaborar el informe anual al Departamento de Bienes Nacionales del Ministerio de Finanzas Publicas referente a las descripciones de cuentas contables y bienes adquiridos por el Instituto, durante el periodo fiscal vigente.



3. El Departamento de Informática tiene como funciones generales:

a) Ejecutar procedimientos y procesos que contribuyan al buen funcionamiento de los recursos informáticos;

b) Estandarizar mecanismos de control y seguridad informática;c) Velar por la seguridad informática de la Institución;d) Proponer las mejoras en los procesos administrativos y técnicos por medio

de la sistematización de ellos;e) Sistematizar procesos administrativos y técnicos que se ejecutan a diario

en la Institución cuando es necesario;f) Establecer un plan de trabajo a realizar por cada una de las secciones

para mejorar los procesos informáticos;g) Establecer un plan de compras de recursos informáticos para abastecer a

los usuarios de una tecnología vanguardista de forma eficaz y eficiente;h) Recibir solicitudes y distribuir los recursos informáticos de acuerdo con las

necesidades de cada función de usuario;i) Coordinar y supervisar las actividades de la sección de análisis y

desarrollo;j) Coordinar y supervisar las actividades de la sección de redes y

telecomunicaciones;k) Coordinar y supervisar las actividades de la sección de soporte técnico;l) Gestionar las entradas y salidas de los recursos informáticos;m) Promulgar que el equipo de trabajo del Departamento de Informática sea

proactivo, eficaz y eficiente;n) Fomentar la identidad institucional y la cultura organizacional compartidos

por todos los miembros del departamento;o) Coordinar con la División Ejecutiva y de Recursos Humanos los

procedimientos, procesos y sistemas de entrenamiento regular al personal informático; y

p) Coordinar con el Departamento Administrativo la adquisición y distribución de los recursos informáticos.

La Sección de Análisis y Desarrollo tiene como funciones generales:

a) Analizar, diseñar y planificar los procesos de la institución para ver que factibilidad hay de poder desarrollarlos y en cuanto tiempo se tendrían los resultados;

b) Desarrollar software para sistematizar procesos del Instituto y facilitar con ello dichos procesos;

c) Capacitar a los usuarios involucrados en los procesos sistematizados;d) Dar soporte técnico de los sistemas desarrollados a los usuarios

involucrados en los procesos sistematizados;e) Implantar los sistemas desarrollados; yf) Actualizar el Sitio Web de la Institución.


La Sección de Soporte Técnico tiene como funciones generales:

a) Atender solicitudes de usuarios en cuanto a reparación, mantenimiento, configuraciones e instalaciones de:

Equipo de Cómputo,Impresoras,Fotocopiadoras,Faxes, yCañoneras.

b) Soportar técnicamente en cuanto a software:

Windows,Office,e/Pop,Antivirus, ySistemas desarrollados y otros.


La Sección de Redes y Telecomunicaciones tiene como funciones generales:

a) Proveer de servicios de mantenimiento, soporte y cableado estructurado;b) Brindar mantenimiento de la planta telefónica;c) Brindar mantenimiento de relojes biométricos;d) Ser responsable del traslado con relación a redes y telecomunicaciones de

Sedes / Departamentos / Unidades;e) Brindar apoyo a los servicios en sistemas de mensajería y colaboración:

e / Pop,Microsoft Office Communicator,Correo Electrónico Institucional,Central de Comunicaciones (Oficina Virtual), eInterconexión de datos entre sedes del IDPP.

f) Brindar apoyo a los servicios de redes de acceso:

Acceso a Internet,E1 para acceso PSTN y DID’s,Hosting del Sitio Web del IDPP, yAcceso a Sistemas SIAF y SIGES del Ministerio de Finanzas Públicas.



4. El Departamento de Cobro y Pago Administrativo tiene como funciones generales:

a) Proponer y ejecutar los controles administrativos adecuados para la regulación del cobro y pago de honorarios profesionales emitiendo los dictámenes correspondientes;

b) Atender y resolver los casos relacionados con el cobro y pago de honorarios profesionales;

c) Llevar registro de los controles administrativos originados por los expedientes relacionados con el cobro y pago de honorarios profesionales;

d) Coordinar las acciones relacionadas con la realización del estudio socioeconómico de las personas que solicitan y reciben los servicios del Instituto;

e) Cumplir con las directrices emanadas por la División Administrativa Financiera en relación con los trámites relacionados con el cobro y pago de honorarios profesionales;

f) Promover, organizar y ejecutar actividades internas que permitan reconocer los casos positivos para la ejecución del cobro de honorarios profesionales;

g) Llevar registros y controles para promover la ejecución de las acciones específicas que se deriven en los casos de: incumplimiento de convenio, cobro por vía judicial y requerimiento de pago para la ejecución del cobro de honorarios profesionales;

h) Registrar e ingresar información en una base de datos que permita tener un registro de los casos llevados en la ejecución del cobro de honorarios profesionales;

i) Llevar registro de los controles administrativos realizados para la revisión y verificación de los expedientes relacionados con los reportes de los Abogados Defensores de Oficio; y

j) Llevar el registro y control de pago mensual de honorarios de actuaciones efectuadas con previa autorización de la Coordinación competente.


De acuerdo con el planteamiento anterior, la División Administrativa Financiera queda representada operativa y funcionalmente de la siguiente manera:

i. Director de División;ii. Asistente de División;iii. Secretaria de División;iv. Jefe del Departamento Administrativo;v. Profesional Especializado;vi. Secretaria de Jefatura del Departamento Administrativo;vii. Asistente del Departamento Administrativo;viii. Sub Jefe del Departamento Administrativo;ix. Secretaria de la Sub Jefatura del Departamento Administrativo;x. Recepcionista de Planta;xi. Jefe de Sección de Compras;xii. Sub Jefe de Sección de Compras;xiii. Auxiliar de Compras;xiv. Jefe de Sección de Almacén;xv. Sub Jefe de Sección de Almacén;xvi. Auxiliar de Almacén;xvii. Jefe de Sección de Servicios Generales;xviii. Sub Jefe de Sección de Servicios Generales;xi x. Encargado de Fotocopiadora – Archivo;xx. Encargado de Mantenimiento;xxi. Sub Encargado de Mantenimiento;xxii. Auxiliar de Mantenimiento;xxiii. Encargado de Conserjes;xxiv. Conserje;xxv. Mensajero;xxvi. Jefe de Sección de Transportes;xxvii. Sub Jefe de Sección de Transportes;xxviii. Asistente de Transportes;xxix. Piloto;xxx. Jefe de Sección de Seguridad;xxxi. Asistente de Seguridad;



xxxii. Jefe Sección de Archivo Central;xxxiii. Auxiliar de Archivo Central;xxxiv. Jefe del Departamento Financieroxxxv. Secretaria del Departamento Financiero;xxxvi. Jefe de Sección de Presupuesto;xxxvii. Auxiliar de Presupuesto;xxxviii. Jefe de Sección de Contabilidad;xxxix. Auxiliar de Contabilidad;xl. Jefe de la Oficina de Inventarios;xli. Auxiliar de Inventarios;xlii. Jefe de Sección de Tesorería;xliii. Auxiliar de Tesorería;xliv. Jefe del Departamento de Informática;xlv. Secretaria del Departamento de Informática;xlvi. Recepcionista de Planta Telefónica;xlvii. Jefe de Sección de Análisis y Desarrollo;xlviii. Web Master;xli x . Administrador de Base de Datos;l. Analista Programador;li. Programador;lii. Jefe de Sección de Soporte Técnico;liii. Supervisor y Técnico de Soporte Técnico;liv. Técnico de Soporte Técnico (Central y Regional);lv. Técnico Auxiliar de Soporte Técnico;lvi. Jefe de Sección de Redes y Telecomunicaciones;lvii. Técnico de Redes y Telecomunicaciones;lviii. Asistente de Redes y Telecomunicaciones; lix. Técnico Auxiliar de Redes y Telecomunicaciones;lx. Jefe del Departamento de Cobro y Pago Administrativo;lxi. Asistente del Departamento de Cobro y Pago Administrativo; ylxii. Secretaria del Departamento de Cobro y Pago Administrativo.



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i. Director@ de División

Reporta: Director General;Coordina: Asesores Específicos, Coordinadores de Unidad, Directores

de División, Representantes de Instituciones y Organismos del ramo; y

Supervisa: Secretaria de División, Asistente de División, Jefes de Departamento Administrativo, Financiero, Informática y Cobro y Pago Administrativo, Jefes de Sección de Compras, Almacén, Servicios Generales, Transportes, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Análisis y Desarrollo, Soporte Técnico, y de Redes y Telecomunicaciones, Asistentes, Auxiliares, Encargados y Personal Administrativo de Departamento y Sección.


1. Coordinar e integrar los procesos, procedimientos y sistemas administrativos y financieros utilizados en los diferentes departamentos y secciones que corresponden a la estructura organizativa de la división;

2. Establecer conjuntamente con el Departamento de Informática, el diseño de los instrumentos informáticos en apoyo a los controles y registros administrativos necesarios y adecuados para los diferentes departamentos y secciones de la división;

3. Supervisar la formulación del presupuesto de la institución de conformidad con la Planificación Operativa Anual, para autorización de la Dirección General;

4. Ejercer el control y supervisión de los procesos y procedimientos de compras y adquisiciones de bienes y servicios de conformidad con las disposiciones normativas de la Ley de Compras y Contrataciones del Estado;

5. Coordinar y dar seguimiento a las disposiciones de la Dirección General relacionados con el funcionamiento administrativo y financiero de la institución;

6. Controlar y llevar registros de las funciones específicas asignadas al personal administrativo y financiero;

7. Monitorear y controlar los procedimientos que permitan el aprovisionamiento de materiales e insumos al personal administrativo, financiero y técnico profesional;

8. Evaluar a través de los instrumentos de control establecidos las operaciones administrativas y financieras de la División;



9. Facilitar y verificar la aplicación de las estrategias administrativas y financieras en la gestión operativa de los bienes muebles e inmuebles, equipo, materiales y vehículos propiedad de la Institución;

10. Suscribir convenios y contratos administrativos y autorizar viáticos, gastos en la compra y adquisición de bienes, productos y/o servicios que se requieran en las funciones de la institución;

11. Establecer los procedimientos, procesos, instrumentos y registros necesarios para el pago oportuno de honorarios del personal profesional y técnico del Instituto;

12. Ejecutar y proponer las acciones necesarias para la efectiva gestión del despacho administrativo y financiero de la Dirección General;

13. Monitorear y evaluar la operación y funcionamiento de acuerdo con los procesos, procedimientos, normas y registros derivados de la ejecución presupuestaria;

14. Aportar iniciativa, interés, creatividad y experiencia en beneficio del efectivo y eficaz funcionamiento de los procedimientos administrativos y financieros dentro de la Institución;








1. Dar seguimiento a los casos atendidos por la Dirección de la División;2. Distribuir la asignación de solicitudes recibidas por la División de acuerdo

con las funciones y responsabilidades del cargo respectivamente;3. Apoyar en las actividades administrativas, operativas, de logísticas, de

seguimiento y gestión a cargo de la Dirección;4. Velar porque se cumpla con los registros y controles de los procesos y

procedimientos de funcionamiento de la dirección; 5. Participar en la coordinación de las actividades administrativas y ejecutivas

de la División Administrativa Financiera; 6. Programar y apoyar en el desarrollo de las actividades establecidas en la

agenda de la Dirección de División;7. Revisar y verificar la información de oficios, memorandos, convocatorias,

resoluciones, acuerdos, convenios y demás correspondencia del Director de la División;

8. Atender a los usuarios que requieren de servicios y colaborar en la recepción de llamadas y control de documentos;

9. Propiciar la comunicación interna del personal del Instituto, así como con instituciones y/o organizaciones del ramo;




ii. Asistente de División

Reporta: Director de División; yCoordina: Secretaria de División, Jefes de Departamento

Administrativo, Financiero, Informática y Cobro y Pago Administrativo, Jefes de Sección de Compras, Almacén, Servicios Generales, Transportes, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Análisis y Desarrollo, Soporte Técnico, y de Redes y Telecomunicaciones, Asistentes, Auxiliares, Encargados y Personal Administrativo de Departamento y Sección.




1. Ser responsable del manejo administrativo, operativo y logístico del Despacho de la Dirección de la División Administrativa Financiera;

2. Atender al público y usuarios que requieran información relacionada con la Dirección de la División;

3. Dar seguimiento a los casos atendidos por la Dirección de la División;4. Llevar los registros y controles del despacho administrativo financiero,

correspondencia y agenda de la Dirección de la División;5. Registrar el traslado y/o envío de correspondencia interna y externa

relacionada con la División;6. Redactar oficios, memorandos, convocatorias, resoluciones, acuerdos,

convenios y la documentación correspondiente a la División;7. Ordenar y archivar los documentos, oficios, memorandos, circulares,

convocatorias, convenios, resoluciones y acuerdos que la División establezca;

8. Gestionar los requerimientos de suministros y bienes requeridos para el funcionamiento óptimo de la División;

9. Apoyar en la logística y desarrollo de las actividades programadas por el Director de la División;



12. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades que la Ley y reglamentos internos señalen, así como las disposiciones de las autoridades superiores.

iii. Secretari@ de División

Reporta: Director de División; yCoordina: Asistente de División, Jefes de Departamento Administrativo,

Financiero, Informática y Cobro y Pago Administrativo, Jefes de Sección de Compras, Almacén, Servicios Generales, Transportes, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Análisis y Desarrollo, Soporte Técnico, y de Redes y Telecomunicaciones, Asistentes, Auxiliares, Encargados y Personal Administrativo de Departamento y Sección.




1. Supervisar las actividades relacionadas con el seguimiento de las condiciones generales del edificio, de las existencias de bienes, suministros y materiales en almacén y de los vehículos asignados en el Instituto;

2. Planificar y ejecutar el presupuesto destinado a la adquisición de suministros, bienes y servicios del Instituto, conforme al Plan Operativo Anual elaborado;

3. Proponer y verificar los controles administrativos adecuados para la regulación de las requisiciones, contratos de arrendamiento de equipo, alquileres de inmuebles, de compraventa, convenios administrativos, cotizaciones y los acuerdos derivados de las funciones administrativas de la Institución;

4. Coordinar y supervisar las actividades de las secciones de compras y almacén;

5. Analizar, revisar, implementar y dar seguimiento al funcionamiento y operatividad de los controles y registros administrativos aplicados en el manejo de los procedimientos, procesos, actividades, acciones y sistemas dentro de su Departamento y Secciones;

6. Revisar, discutir y evaluar todos los procesos de cotización y licitación;7. Revisar, validar y firmar órdenes de compra, pagos y liquidación

generados a través del Sistema de Gestión -SIGES-;8. Crear en el sistema de SIGES los usuarios y roles;9. Coordinar con los Jefes de Sección del Departamento Administrativo la

resolución de problemas operativos, logísticos y administrativos del Instituto;

10. Revisar cuadros comparativos de precios y cotizaciones conjuntamente con el Jefe de la Sección de Compras para la autorización de la Dirección de División;

iv. Jef@ del Departamento Administrativo

Reporta: Director de División; yCoordina: Secretaria de División, Jefes de Departamento y Sección; ySupervisa: Sub Jefe del Departamento, Asistente y Secretaria de

Jefatura del Departamento, Jefes y Sub Jefes de Sección de Compras, Almacén, Servicios Generales, Transportes y Seguridad, Asistentes, Auxiliares y demás personal técnico administrativo de su competencia.



11. Ejecutar, verificar y coordinar todos los procedimientos, los procesos y los sistemas de manejo administrativo con las diferentes Secciones del Departamento y con las Unidades Administrativas;

12. Mantener comunicación permanente con el personal y con los Jefes de las diferentes Unidades, Divisiones y Coordinaciones Técnico Profesionales para atender sus necesidades administrativas;

13. Verificar la existencia de suministros, bienes y servicios necesarios para el funcionamiento del instituto;

14. Programar y coordinar conjuntamente con los Jefes de Sección del Departamento, las actividades permanentes que se llevan en los diferentes procedimientos;

15. Elaborar y dar seguimiento al plan operativo anual de su departamento;16. Elaborar la programación de compras de suministros, bienes y servicios en

forma cuatrimestral;17. Orientar a los abogados de oficio con relación a la presentación de sus

facturas y obligaciones tributarias;18. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




v. Profesional Especializad@

Reporta: Jefe del Departamento Administrativo; yCoordina: Secretaria de Departamento, Sub Jefe del Departamento

Administrativo, Asistente del Departamento, Jefes y Sub Jefes de Sección y demás personal técnico administrativo de su competencia.


1. Revisar los trámites relacionados con los procesos de adquisiciones de suministros, bienes y servicios, aplicando los procedimientos legales y reglamentarios contemplados para la licitación y cotización por medio del sistema de Guatecompras y regulados en la Ley de Contrataciones del Estado;

2. Asesorar y apoyar a las autoridades de la Institución con relación al proceso de adquisiciones de suministros, bienes y servicios a través de reglamentos internos;



3. Revisar la documentación de los expedientes de compras directas, aplicando los procedimientos legales y reglamentarios contemplados en la Ley de Contrataciones del Estado;

4. Revisar y firmar las Ordenes de Compra, pago y liquidación que se generan en el sistema SIGES, de acuerdo con el monto establecido;

5. Revisar y verificar que la documentación de soporte para realizar los pagos de suministros, bienes y servicios, sean los correctos y legales;

6. Revisar las liquidaciones de caja chica, verificando que los montos de las facturas sean los autorizados;

7. Formular y orientar el uso de controles a través de instructivos y la utilización de formularios que permitan ejercer un control interno apropiado y evaluable en el Departamento Administrativo y en las secciones a su cargo;




vi. Secretari@ de Jefatura del Departamento Administrativo

Reporta: Jefe del Departamento Administrativo; yCoordina: Secretaria de División, Sub Jefe del Departamento,

Secretaria de Sub Jefatura del Departamento, Jefes y Sub Jefes de Departamento y Sección.


1. Llevar el archivo de los registros de la correspondencia y la documentación que maneje la Jefatura Administrativa;

2. Elaborar oficios, cartas, memoranda, hojas de trámite y otros documentos que requiera la jefatura;

3. Atender al público vía telefónica y personal;4. Llevar el control de las guías del servicio de correo mensualmente;5. Solicitar en forma mensual los informes a las sedes del servicio de correo y

elaborar informe consolidado y presentarlo a la jefatura;6. Emitir oficios de requerimiento de pago de los excedentes de llamadas

telefónicas en toda república;



7. Elaborar el reporte de altas y bajas del personal contratado bajo los renglones 022 y 011 de acuerdo con las notas enviadas por el Departamento de Recursos Humanos y enviarlo a los asistentes administrativos en forma mensual;

8. Programar la agenda de la Jefatura Administrativa y llevar el registro y recordatorio de las diferentes actividades programadas con las Secciones del Departamento;

9. Manejar y trasladar las gestiones administrativas, operativas y logísticas con las diferentes estructuras organizativas de la institución;

10. Brindar atención y orientación a los usuarios y personas que requieran información del Departamento;

11. Llevar el control y seguimiento de las actividades que asigna la jefatura a las diferentes secciones del departamento;

12. Proporcionar el apoyo logístico en algunos eventos planificados por la Jefatura Administrativa;

13. Brindar apoyo técnico a los asistentes administrativos de la Jefatura;14. Ser responsable del trámite de documentos contables para el respaldo de

actividades del Departamento Administrativo;15. Elaborar solicitudes de compras de materiales y suministros de la Jefatura;16. Elaborar solicitudes de requisición al almacén de acuerdo con las

necesidades de las secciones del departamento administrativo;17. Llevar control de los expedientes del personal administrativo;18. Elaborar cuatrimestralmente los oficios de cobro de excedentes de

servicios de celulares a las personas que posean los mismos;19. Llevar estrictamente el control de correlativo de oficios, cartas,

memoranda, hojas de trámite y otros documentos que requiera la jefatura;20. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,






vii. Asistente del Departamento Administrativo

Reporta: Jefe del Departamento Administrativo; yCoordina: Sub Jefe del Departamento Jefes y Sub Jefes de

Departamento y Sección, Auxiliares, Encargados y personal administrativo.


1. Llevar los controles administrativos de las facturas y la documentación soporte relacionadas con gastos administrativos presentadas por las sedes departamentales y las diferentes estructuras organizativas de la institución;

2. Verificar y elaborar reportes de llamadas telefónicas en las diferentes sedes para detectar los excedentes;

3. Elaborar reportes con base en los registros y controles de los pagos de servicios;

4. Elaborar los contratos administrativos, contratos de arrendamiento, de servicios, de compraventas, los que surjan de los eventos de cotización, rescisión de contratos y finiquito de contrato, verificando la disponibilidad presupuestaria para los casos de cotización y licitación;

5. Revisar, verificar, ejecutar y llevar control de los procedimientos administrativos derivados de las Juntas de Cotización y de Recepción en sus aspectos legales, documentación soporte de conformidad con Dto. 57- 92;

6. Desarrollar las gestiones administrativas y llevar los controles de los contratos administrativos suscritos por la institución;

7. Recopilar las pruebas documentales necesarias para los reclamos, las pólizas, finiquitos para las aseguradoras en los casos de siniestros, robos, incendios u otros percances;

8. Llevar control de pagos del personal asegurado de los renglones 022 y 011 según reportes enviados por secretaria Administrativa;

9. Recabar la documentación de soporte y gráfica necesaria para renovar las pólizas de seguro;

10. Elaborar, revisar, corregir y tramitar firmas de autorizado de los Acuerdos de Dirección, los Acuerdos de aprobación de Bases, aprobación de Adjudicación, aprobación de contratos, aprobación de Finiquitos, aprobación de Rescisión de Contratos;

11. Elaborar, revisar, corregir y tramitar firmas de las bases de cotización de compra de suministros y de servicios;

12. Llevar control de endosos de las pólizas de vehículos y equipo electrónico y dar seguimiento a los procedimientos jurídicos;



13. Trasladar o adquirir líneas telefónicas nuevas a las diferentes sedes;14. Realizar los trámites necesarios para elaborar ampliaciones, modificación

o prorroga de contratos;15. Llevar los controles administrativos necesarios para la renovación de los

contratos;16. Enviar contratos a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, dentro

de los 30 días hábiles después de aprobado el contrato;17. Elaborar y proponer nombramiento de juntas de cotización y comisiones de

recepción;18. Realizar otras funciones relacionadas con el puesto;19. Monitorear los gastos efectuados de cajas chicas de las sedes que estén

autorizadas;20. Revisar las liquidaciones de caja chica de las sedes autorizadas;21. Controlar las asignaciones de los teléfonos celulares del IDPP;22. Coordinar con la empresa proveedora la reparación, cambio por perdida y

por tiempo de vida de los celulares de la institución;23. Controlar la distribución de agua pura en todas las sedes de la institución

de acuerdo con las cuotas asignadas;24. Controlar los pagos en forma mensual de los servicios de telefonía, agua

potable, energía eléctrica, arrendamiento y servicios adquiridos por el IDPP;

25. Revisar y tramitar reintegros de servicios de las diferentes sedes del IDPP;26. Solicitar la documentación soporte para la elaboración de contratos de

arrendamiento y de servicios;27. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,






viii. Sub Jef@ del Departamento Administrativo

Reporta: Jefe del Departamento Administrativo;Coordina: Secretaria de División, Secretaria de Departamento, Jefes

de Departamento y Sección; ySupervisa: Secretaria de la Sub Jefatura del Departamento, Jefes y Sub

Jefes de Sección de Compras, Almacén, Servicios Generales, Transportes y Seguridad, Asistentes, Auxiliares y demás personal técnico administrativo de su competencia.


1. Atender las necesidades operativas, logísticas y de servicios de las diferentes estructuras organizativas de la institución, asignando la tarea a la sección que corresponda;

2. Coordinar las actividades relacionadas con la supervisión y seguimiento de las condiciones generales del edificio, de las existencias de bienes, suministros y materiales en almacén y de los vehículos asignados en el Instituto;

3. Monitorear y dar seguimiento a los procedimientos, procesos y sistemas de compra conjuntamente con el Jefe de la Sección de Compras para gestionar la autorización correspondiente;

4. Supervisar la sección de servicios generales;5. Apoyar a la jefatura administrativa para analizar, revisar implementar y dar

seguimiento al funcionamiento y operatividad de los controles y registros administrativos aplicados en el manejo de los procedimientos, procesos, actividades, acciones y sistemas dentro de su Departamento y Secciones;

6. Apoyar a la jefatura administrativa para coordinar y programar con los Jefes de Sección del Departamento Administrativo las actividades y resolución de problemas operativos, logísticos y administrativos del Instituto;

7. Apoyar la revisión de cuadros comparativos de precios y cotizaciones conjuntamente con el Jefe de la Sección de Compras;

8. Apoyar para ejecutar, verificar y coordinar todos los procedimientos, los procesos y los sistemas de manejo administrativo con las diferentes Secciones del Departamento y con las Unidades Administrativas;

9. Atender los problemas o dificultades operativas, logísticas y de servicio que se presenten en su Departamento y Secciones proponiendo las soluciones efectivas para cada caso;



10. Apoyar a la Jefatura en todos los procedimientos, los procesos y los sistemas de manejo operativo y logístico con la Sección de Servicios Generales (transporte, seguridad, mantenimiento, conserjería, fotocopiadora y mensajería) informando a la Jefatura del Departamento de todas las actividades ejecutadas;

11. Apoyar a la jefatura administrativa para la elaboración de la programación de compras de suministros, bienes y servicios en forma cuatrimestral;

12. Mantener comunicación permanente con el personal y con los Jefes de las diferentes Unidades, Divisiones y Coordinaciones Técnico Profesionales para atender sus necesidades operativas, logísticas y de servicio;

13. Verificar y controlar la existencia de materiales para la infraestructura;14. Elaborar reportes gerenciales de sus actividades mensuales e informar a la

Jefatura del Departamento;15. Verificar los procedimientos, procesos y documentación de soporte de los

servicios de mantenimiento de edificios que se prestan en la sección de servicios generales;

16. Verificar y firmar órdenes de compra, pago y liquidación de SIGES según monto autorizado;

17. Suplir al Jefe Administrativo en ausencia del mismo;18. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,






ix. Secretari@ de la Sub Jefatura del Departamento Administrativo

Reporta: Sub Jefe del Departamento Administrativo; yCoordina: Secretaria de División, Secretaria del Departamento, Jefes y

Sub Jefes de Departamento y Sección.


1. Llevar en orden los registros y los controles de la correspondencia y la documentación que maneje la Sub-Jefatura Administrativa;

2. Programar la agenda de la Sub-Jefatura Administrativa y llevar el registro y recordatorio de las diferentes actividades programadas por las Secciones del Departamento;

3. Manejar y trasladar las gestiones administrativas, operativas y logísticas con las diferentes estructuras organizativas de la institución;

4. Brindar atención y orientación a los usuarios y personas que requieran información del Departamento;

5. Llevar a cabo las tareas, trabajos y actividades propias de la función secretarial para la Sub-Jefatura Administrativa;

6. Proporcionar el apoyo logístico en algunos eventos planificados por la Jefatura Administrativa;

7. Elaborar los informes para las diferentes estructuras organizativas de la institución;

8. Brindar apoyo técnico a las Secciones del Departamento Administrativo;9. Ser responsable del trámite de documentos contables para el respaldo de

actividades del Departamento Administrativo;10. Trascribir o redactar documentos, grabaciones, registros audiovisuales y

otros necesarios para el cumplimiento de las funciones del departamento;11. Elaborar solicitudes de compras de materiales y suministros;12. Apoyar secretarialmente y digitalizar información cuando se le requiera por

parte de la Sub-Jefatura Administrativa;13. Contribuir porque se mantengan los principios y enfoques de género,




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