Manual de Marketplace

Pre- homologación de Proveedores

BBVA

Julio 2016

Propiedad Intelectual

La presente obra ha sido divulgada y editada por ADQUIRA ESPAÑA S.A.

correspondiéndole por tanto la totalidad de los derechos sobre la misma.

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explotación sobre la presente obra en cualquier forma, y en particular los derechos de

reproducción, distribución y transformación que no podrán ser realizadas sin

autorización expresa y escrita de ADQUIRA S.A.

1.1. ¿En qué consiste la pre-homologación de proveedores? ................................................................... 4

1.2. Proceso de Pre-Homologación ............................................................................................................ 4

1.3. Alta /Registro del proveedor ................................................................................................................ 5

1.4. Cumplimentación del Cuestionario ...................................................................................................... 7

1.4.1. Detalle del Expediente ..................................................................................................................... 7

1.5. Valoración del Cuestionario ............................................................................................................... 11

1.6. Devolución del Expediente ................................................................................................................ 11

1.7. Cancelación del Expediente .............................................................................................................. 12

1.8. Aprobación del Expediente ................................................................................................................ 12

1.9. Actualización del estado de Homologación ....................................................................................... 12

1.10. Chat Evaluador- Proveedor ........................................................................................................... 13

1.11. Estados de un Expediente ............................................................................................................. 13

1.12. Revisión Anual del Expediente ...................................................................................................... 14

1.13. Notificaciones del Sistema ............................................................................................................. 15

2.1. Visualización de los Expedientes ...................................................................................................... 16

2.2. Búsqueda de Expedientes ................................................................................................................. 18

ÍNDICE

¿Qué es la pre-homologación de Proveedores?

1.1. ¿En qué consiste la pre-homologación de proveedores?

El proceso de pre-homologación de proveedores consiste en el envío de información por

parte del proveedor para ser analizada por el BBVA y finaliza con la homologación

(revisión de la información recibida y resultado del proceso: homologado o no).

Durante el proceso el proveedor tendrá que cumplimentar en Marketplace un cuestionario

definido por el usuario del BBVA y proporcionará la documentación requerida en dicho

cuestionario. Toda la información facilitada será recibida se revisará y validará por el

BBVA y una vez aprobada, se finalizará el proceso de pre-homologación y se enviará el

resultado de la evaluación al sistema del BBVA (GPS) para iniciar el proceso de

homologación.

La decisión final de la homologación se tomará en los sistemas de BBVA, enviándose

posteriormente el resultado Marketplace para que sea consultado por el proveedor.

1.2. Proceso de Pre-Homologación

Los pasos del proceso de pre-homologación son los siguientes:

Publicación de expediente

Alta/ Registro de proveedor en Marketplace

Cumplimentación de cuestionario en Marketplace

Revisión y valoración de cuestionario y documentación en BBVA

Aprobación/Devolución de expediente por parte de BBVA

Finalización proceso de pre-homologación e inicio del proceso de homologación en BBVA

Actualización de resultado de Homologación en Marketplace para consulta por parte del proveedor

El proceso si iniciará en el sistema del BBVA (GPS) donde se creará el expediente y se enviará para su publicación a Marketplace. Una vez creado el expediente se enviará una notificación por email al proveedor.

En la petición de creación del expediente se enviarán desde GPS a Marketplace los siguientes datos:

- Número de expediente - Cif de proveedor - Cif de comprador - Organización de compras - Email de contacto de Proveedor - Autónomo o empresa - Nuevo proceso o renovación - Extranjero (de la geografía que homologa) - Homologación externa / interna - Tipo de proceso Comentarios de publicación

1.3. Alta /Registro del proveedor

Con los datos recibidos desde GPS se procederá a crear un usuario gestor de

expedientes en la empresa indicada en el expediente recibido, dicho usuario se asociará al

email recibido en la petición para crear el expediente y de esta forma poder enviar las

notificaciones de correo pertinentes durante el proceso.

En la notificación de registro, se enviará un enlace para acceder a Marketplace.

Al entrar en Marketplace por primera vez el proveedor tendrá que registrar en la plataforma

los datos de contacto: Login, contraseña, nombre y teléfono. También se deberá indicar

nuevamente CIF de la empresa y la dirección de email para confirmar su identidad (si

alguno de estos dos datos no coincide con lo enviado desde BBVA se arrojará un error

que no permitirá continuar con el registro).

Una vez cumplimentada la información solicitada se pulsará el botón “Registrar” para

completar el registro del usuario. Y se mostrará el listado de expedientes en estado, “En

curso”, disponibles para ser cumplimentados.

1.4. Cumplimentación del Cuestionario

Al acceder a Marketplace, en la pantalla inicial, el proveedor visualizará el listado de

expedientes que tiene asignados. Al hacer doble click sobre el expediente entrará en el

detalle del mismo.

Existen diferentes tipos de cuestionario de homologación que dependerá de las

características del expediente:

- Organización de compras

- Autónomo o empresa

- Nuevo proceso o renovación

- Extranjero (de la geografía que homologa)

- Homologación Interna / Externa

- Tipo Proceso (opcional, de momento solo aplica a México)

Habrá un cuestionario diferente para cada uno de los casos y que son definidos por el cliente

en GPS en el momento de iniciar el proceso de pre-homologación.

Para poder cumplimentar el cuestionario del expediente, es necesario que se encuentre en

el estado “en curso”, de lo contrario vería todo el detalle del expediente, pero no podría

modificar nada. Esto aplica a los estados posteriores al envío del expediente para su

revisión, y una vez validado el expediente y aprobado o cuando el validador decide cerrarlo

antes de tiempo.

1.4.1. Detalle del Expediente

Al acceder al detalle del expediente se visualizará lo siguiente:

1. Número del expediente y sociuedad que lo emite. 2. Indicadores de progreso, los dos primeros (cpompletado , obligatorio) se

corresponden con acciones realizadas/pendientes del proveedor y los posteriores (revisado, rechazado) a las acciones del Evaluador.

3. Botón enviar (enviar al evaluador) , Guardar (guardar cambios sin enviar) y enlace para descargar el pdf del expediente.

4. Campo Estado actual, muestra el estado del expediente. 5. Enlace para acceder a los eventos de auditoría del Expediente. 6. Ultimos accesos al expediente 7. Pestañas del Expedientes, donde se encuentra toda la información suministrada y

requerida por el Banco.

Se podrá acceder a las siguientes pestañas:

- Instrucciones: en el que se incluye un texto fijo con las reglas e instrucciones del

cuestionario definidas por el cliente.

- Cuestionario: se muestran todas las preguntas definidas para ese cuestionario. Las

preguntas del cuestionario están agrupadas en secciones (que agrupan preguntas sobre el

mismo tema) y podrán variar dependiendo de si el proveedor es empresa, autónomo o

extranjero. Las preguntas podrán ser de diferentes tipos: si/no, texto libre, fecha, lista de

valores y estar definidas como optativas y obligatorias.

En las secciones podemos aplicar filtros para que se viisualicen solo los puntos pendientes

de revisión o los ya revisados y esto puede aplicarse solo a la sección seleccionada o a

todas las secciones, porteriormente se pulsará el botón “Aplicar Filtros” y dentro de la

pestaña cuestionario se filtrará la información con el criterio indicado.

- Documentación: en este apartado se indican los documentos que se deben adjuntar

como parte del proceso. Puede haber tanto documentos obligatorios como opcionales

(vendrá indicado al lado del nombre del documento). Cada documento puede tener un

máximo de 10MB.

- Chat: en este apartado proveedor y evaluador podrán comunicarse mientras el

expediente de pre-homologación esté en curso. A través de este canal el proveedor podrá

realizar las consultas que tenga sobre el proceso o información/documentación requerida o

cualquier otro aspecto relacionado con el proceso. Este Chat reemplazará cualquier consulta

que actualmente se gestiona por email o teléfono, convirtiéndose en el canal primordial de

comunicación entre proveedor y evaluador.

Se podrán guardar en todo momento los cambios realizados. No siendo necesario completar

toda la información en un mismo momento. Para ello se utilizará el botón “Guardar”.

Se podrá enviar el cuestionario en el momento que se cumplimente todas las preguntas

obligatorias y se hayan anexado los documentos obligatorios. Antes de enviar se

comprobará que todas las cuestiones y documentos obligatorios se hayan contestado y

anexado. Si todo es correcto se modificará el estado del expediente a ‘Completo’.

En ese momento el evaluador del Banco accederá al expediente para revisar y valorar la

información facilitada. Desde que el proveedor empieza a cargar información en el

expediente hasta que lo envía para su revisión, el evaluador del Banco puede visualizar la

información incluida y enviar mensajes en caso de que identifique que alguna de la

información facilitada debe corregirse/actualizarse.

En todos los expedientes se podrá visualizar siempre la lista de eventos de cambio de estado

que ha sufrido el expediente, indicando el usuario que ha accedido al mismo, fecha de dicho

acceso. Además, el listado de los eventos podrá exportarse a un fichero desde la flecha

señalada en el recuadro.

Al exportar se podrá indicar las páginas que se desean exportar para incluir los eventos en

el fichero:

Resultado del fichero:

1.5. Valoración del Cuestionario

Una vez enviados los datos, el evaluador asignado por BBVA revisará la información y

documentación proporcionada por el proveedor, valorando cada uno de los aspectos en

base a los criterios definidos por el Banco.

Para cada pregunta del cuestionario o documentación, el evaluador deberá indicar si es

válida o no. Si indica que alguna información / documento no es válido, se habilitará un

campo adicional en el expediente en el que se puedan indicar los motivos del rechazo (no

siendo un campo obligatorio). En el caso de que no sea válida podrá informar un comentario

de la causa del error.

La valoración del cuestionario no será visible para el proveedor. El proveedor solo tendrá

visibilidad de los diferentes estados en los que se encuentra el expediente de pre-

homologación, si ha sido aceptado y el resultado final del proceso de homologación.

1.6. Devolución del Expediente

Cuando un expediente se encuentra en estado “completo”, el evaluador podrá proceder a

la devolución del expediente en cualquier momento, para que el proveedor complete alguno

de los datos no rellenados o revise algún dato o documento incorrecto, esta acción vendrá

documentada con un comentario que, indicará como debe proceder el proveedor y

modificará el estado del expediente a “En curso”.

Podrán realizarse tantas devoluciones y envíos entre proveedor y evaluador como el

evaluador considere oportuno.

1.7. Cancelación del Expediente

El evaluador también podrá realizar la cancelación del expediente, este estado no permitirá al

proveedor realizar ninguna modificación sobre el expediente. Si se produce una cancelación del

expediente de pre-homologación, el evaluador del Banco indicará los motivos de la cancelación y

estos le llegarán al proveedor (notificación por correo electrónico) además de ser visibles en el

expediente.

1.8. Aprobación del Expediente

Si la información proporcionada por el proveedor es correcta y se ha adjuntado toda la

documentación, el evaluador del Banco tendrá la opción de aprobar el expediente. Al aprobar

el expediente se procederá a cambiar el estado del expediente a Finalizado.

1.9. Actualización del estado de Homologación

Una vez que haya finalizado el proceso de homologación en los sistemas del banco, el

resultado se actualizará en Marketplace y será notificado al proveedor a través de un correo

electrónico. El estado del expediente permanecerá en finalizado, únicamente se informará

en los datos del expediente como información adicional, el estado de la homologación.

1.10. Chat Evaluador- Proveedor

Al entrar en el detalle de cada expediente y durante todo el proceso de pre-homologación,

estará disponible la opción de enviar un mensaje entre el proveedor y el evaluador del

expediente.

Para ello se utilizará la pestaña “Chat”; en esta pestaña, a modo de chat offline, aparecerán

los últimos mensajes intercambiados entre ambos interlocutores, ordenados en orden

decreciente de fecha de envío para que sea más sencillo su seguimiento. El usuario podrá

añadir un mensaje a ese chat y enviarlo. Es importante destacar que este medio de

comunicación entre proveedor y evaluador del Banco, sustituirá a los correos electrónicos y

llamadas telefónicas que se realizaban actualmente.

1.11. Estados de un Expediente

Los diferentes estados que puede tener un expediente de pre-homologación son:

Iniciado: el expediente se ha enviado al proveedor, pero este aún no ha accedido al portal a visualizarlo

En curso: el proveedor ya ha accedido al cuestionario y está en proceso de completar la información

Completo: el proveedor ha completado toda la información y la ha enviado para revisión del evaluador del Banco

En revisión: el evaluador del Banco está revisando la información facilitada por el proveedor

Cancelado: el evaluador del Banco ha cancelado el proceso de pre-homologación, no pasando al proceso final de homologación

Finalizado: el proceso de pre-homologación ha finalizado y se ha iniciado el proceso de homologación

Adicional al estado de pre-homologación, el expediente tendrá el estado de homologación,

en el que se mostrará el resultado una vez se haya finalizado el proceso de homologación.

El estado del proyecto de pre-homologación se mantendrá en Finalizado con

independencia del resultado del proceso de homologación

Los valores que se muestren en el estado de homologación podrán ser homologado o no

homologado.

1.12. Revisión Anual del Expediente

Al año de la confirmación de homologación, el expediente de pre-homologación se volverá

a abrir (pasando a estado en curso) para que el proveedor incluya la documentación

requerida. No se requiere que cumplimente ninguna información del cuestionario, solo

adjuntar la documentación solicitada. Se notificará al proveedor a través del correo

electrónico.

Cuando el proveedor ha adjuntado la documentación, completará de nuevo el expediente,

que volverá a ser revisado por el evaluador del Banco que podrá llevar a cabo las mismas

acciones que al revisar por primera vez el expediente de pre-homologación (devolver o

aceptar). Esta funcionalidad inicialmente es para España.

1.13. Notificaciones del Sistema

Durante todo el proceso se realizará un envío de notificaciones al proveedor. Estas

notificaciones se enviarán por correo electrónico a la dirección de contacto asociada al

proveedor.

Las notificaciones serán de dos tipos:

Comunicaciones:

Al inicio del expediente

Al cancelar / finalizar el expediente

Al actualizarse el estado de homologación

Al devolverle el expediente el evaluador

Cuando se reclame Alertas:

Cada dos días mientras el expediente esté en estado iniciado.

Cada 7 días desde la última comunicación mientras esté en estado En curso Las notificaciones pueden ser automáticas (con la periodicidad definida en función del

estado) o manuales (el evaluador del Banco puede decidir manualmente enviar

notificaciones al proveedor). Si se envía una notificación manual, el sistema mantendrá las

notificaciones automáticas, contando los plazos a partir de la fecha del envío del recordatorio

manual.

Navegación en el Sistema

2.1. Visualización de los Expedientes

Al acceder a Marketplace se visualizarán el/los expedientes del proveedor y se tendrán

disponibles tres vistas para facilitar el acceso a la información.

La primera, Vista Cuadrícula: permitirá ver los expedientes del proveedor en cuadriculas y

se podrá acceder a cada una haciendo doble click sobre el número de expediente.

La segunda opción, Vista Listado: permite ver el listado de expediente en renglones:

La tercera, Vista Mixta, muestra la información del numero de expediente en la parte

izquieda y en la parte derecha de la pantalla pemite visualizar los detalles del expediente.

Tanto para la Vista en cuadrícula como para vista en Listado, se podrán establecer filtros

(fecha, estado del expediente, número, usuario evaluador) para sesgar la información que

se muestra en la pantalla.

También se podrán ordenar los expedientes por fecha de inicio.

De la misma forma en ambas vistas se podrá indicar el número de items que se visualizaran

por página, pudiendo seleccionar entre los valores 5, 10 y 20. Además se navegará por las

páginas visualizando el contenido de las mismas.

2.2. Búsqueda de Expedientes

Para buscar uno o varios expedientes, se deberá indicar el número de expediente o parte

del mismo en la barra de búsqueda, al pulsar la tecla intro, Marketplace listará los

expedientes coincidentes con dicha numeración en vista de cuadrícula. Para acceder al

expediente se deberá hacer doble click en el recuadro correspondiente.

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