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MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN: 2 CÓDIGO: MN-PSG-003 MANUAL DE LA CALIDAD (NTC-ISO/IEC 17025) FECHA VIGENCIA: 12/Sep/2017 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. REQUISITOS DE GESTIÓN 4.1 ORGANIZACIÓN 4.2 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC-ISO/IEC 17025 DE LA DIRECCIÓN DE LABORATORIOS 4.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 4.4. REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS 4.5. SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS. 4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y DE SUMINISTROS 4.7 SERVICIO AL CLIENTE 4.8 QUEJAS 4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS Y/O DE CALIBRACIONES NO CONFORMES 4.10 MEJORA 4.11 ACCIONES CORRECTIVAS 4.12 ACCIONES PREVENTIVAS 4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS 4.14 AUDITORÍAS INTERNAS 4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN 5. REQUISITOS TÉCNICOS 5.1 GENERALIDADES 5.2 PERSONAL 5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES 5.4 MÉTODOS DE ENSAYO Y VALIDACIÓN DE MÉTODOS 5.5 EQUIPOS 5.6. TRAZABILIDAD EN LAS MEDICIONES 5.7 MUESTREO 5.8 MANIPULACIÓN DE LAS MUESTRAS 5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO 5.10 INFORME DE RESULTADOS

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MANUAL DE CALIDAD

VERSIÓN: 2

CÓDIGO: MN-PSG-003

MANUAL DE LA CALIDAD (NTC-ISO/IEC 17025) FECHA VIGENCIA:

12/Sep/2017

ÍNDICE

1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. REQUISITOS DE GESTIÓN 4.1 ORGANIZACIÓN 4.2 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC-ISO/IEC 17025 DE LA DIRECCIÓN DE LABORATORIOS 4.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 4.4. REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS 4.5. SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS. 4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y DE SUMINISTROS 4.7 SERVICIO AL CLIENTE 4.8 QUEJAS 4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS Y/O DE CALIBRACIONES NO CONFORMES 4.10 MEJORA 4.11 ACCIONES CORRECTIVAS 4.12 ACCIONES PREVENTIVAS 4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS 4.14 AUDITORÍAS INTERNAS 4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN 5. REQUISITOS TÉCNICOS 5.1 GENERALIDADES 5.2 PERSONAL 5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES 5.4 MÉTODOS DE ENSAYO Y VALIDACIÓN DE MÉTODOS 5.5 EQUIPOS 5.6. TRAZABILIDAD EN LAS MEDICIONES 5.7 MUESTREO 5.8 MANIPULACIÓN DE LAS MUESTRAS 5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO 5.10 INFORME DE RESULTADOS

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ANEXOS ANEXO 1. MATRIZ DE REQUISITOS NTC-ISO/IEC 17025 VS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL ANEXO 2. LISTA DE ENSAYOS, PREPARACIÓN DE MUESTRAS Y SECCIONES DELGADAS DE LA DIRECCIÓN DE LABORATORIOS. 1. OBJETIVO Describir el Sistema de Gestión de la Calidad adoptado para la Dirección de Laboratorios y la Dirección de Asuntos Nucleares en el marco de los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17025 “Requisitos generales para la competencia de laboratorios de ensayo y calibración”, para su aplicación y divulgación. 2. ALCANCE El presente Manual de la Calidad aplica para el proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos, en las sedes de Bogotá, Cali, Medellín, Manizales, Pasto y Popayán y el de Investigaciones y Aplicaciones Nucleares y Radiactivas, en la sede CAN. En la Dirección de Laboratorios se realiza muestreo y análisis de materiales geológicos tales como rocas, suelos, sedimentos, carbones (incluye subproductos de transformación), minerales, aguas naturales y gases volcánicos. También, efectúa el procesamiento de minerales con propósitos de su aprovechamiento en condiciones ambientalmente sostenible. Los laboratorios de la Dirección de Asuntos Nucleares realizan análisis en materiales geológicos tales como rocas, suelos, sedimentos, carbones y minerales, en desechos radiactivos provenientes de prácticas industriales de actividades en salud e investigaciones, también análisis en alimentos, aguas y calibraciones en instrumentación para mediciones de radiaciones ionizantes. 3. DEFINICIONES Para efectos de interpretación del presente Manual se siguen las definiciones de la Norma NTC-ISO/IEC 17000:2005, del Vocabulario Internacional de Metrología VIM 3ª edición, de la ISO 9000:2005 y de los Decretos 1471 de 2014 y 1095 de 2015 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. 4. REQUISITOS DE GESTIÓN 4.1 ORGANIZACIÓN 4.1.1 A través del Decreto - Ley 4131 del 3 de noviembre de 2011 por el cual se cambia la naturaleza jurídica del Instituto Colombiano de Geología y Minería – INGEOMINAS, la Entidad recibe el nombre de Servicio Geológico Colombiano (SGC), transformándose en una Institución de Ciencia y Tecnología que tiene como objeto realizar la investigación científica básica y aplicada del potencial de recursos del subsuelo; adelantar el seguimiento y monitoreo de amenazas de origen geológico; administrar la información del subsuelo; garantizar la gestión segura de los materiales nucleares y radiactivos en el país; coordinar proyectos de investigación nuclear, con las limitaciones del artículo 81 de la Constitución Política, y el manejo y la utilización del reactor nuclear de la Nación. El Servicio Geológico Colombiano implementó el Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma NTC GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, el cual se describe en el Manual de Calidad. El Sistema de Gestión Institucional se concibe como un sistema integrado, base para la gestión ambiental, de Seguridad y Salud en el Trabajo, la seguridad de la información y la competencia para la realización de ensayos y calibraciones. 4.1.2 Se cuenta con el Manual de Calidad Institucional MN-PSG-001-Manual de Calidad el cual presenta la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad Institucional, con base en los requisitos

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de la Norma NTCGP 1000:2009, así como su alineación con el Modelo Estándar de Control Interno – MECI. Adicionalmente, y con el fin de satisfacer las necesidades de las partes interesadas, en las Direcciones de Laboratorio y de Asuntos Nucleares se realizan los ensayos, calibraciones y demás actividades propias de cada proceso, siguiendo los lineamientos definidos en el “MN-PSG-003 Manual de la Calidad (NTC-ISO/IEC 17025). Este documento contempla el cumplimento de los requisitos técnicos y de gestión definidos en la norma NTC-ISO/IEC 17025 “Requisitos generales de competencia técnica de laboratorios de ensayo y calibración”. 4.1.3 Los Sistemas de Gestión de la Calidad de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares, así como el Institucional, se aplican durante la realización de las actividades en las instalaciones permanentes de cada laboratorio y en instalaciones temporales o móviles requeridas para hacer trabajo de campo y/o muestreo. 4.1.4 El Decreto 2703 del 22 de Noviembre de 2013, establece la estructura interna del Servicio Geológico Colombiano y determina las funciones de las Direcciones de Laboratorios (Art. 12) y Asuntos nucleares (Art. 11) y demás dependencias de la entidad. Las funciones de los Grupos de Trabajo de las Direcciones de los Laboratorios (Art. 2 Numeral 9) y de Asuntos Nucleares (Art. 2 Numeral 8), se encuentran descritas en la Resolución D-128 del 8 de marzo de 2017 “Por medio de la cual se deroga la Resolución No. D-445 del 7 de septiembre de 2015, se conforman y se le asignan funciones a los Grupos de Trabajo del Servicio Geológico Colombiano" y están definidos de la siguiente manera: Dirección de Laboratorios: - Grupo de Trabajo Gestión de la Calidad. - Grupo de Trabajo Laboratorios de Geoquímica Analítica y Geotecnia. - Grupo de Trabajo Laboratorios de Caracterización y Procesamiento de Minerales y Carbones. - Grupo de Trabajo de Cali. Dirección de Asuntos Nucleares: - Grupo de Trabajo Licenciamiento y Control. - Grupo de Trabajo Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas. - Grupo de Trabajo Investigaciones y Aplicaciones Nucleares y Geocronológicas. - Grupo de Trabajo Reactor Nuclear. Las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares al ser procesos misionales diferentes en el Servicio Geológico Colombiano, garantizan su independencia administrativa y operativa para la realización de ensayos y calibraciones de la más alta calidad, de las demás Direcciones de la Entidad; éstas a su vez actúan como partes interesadas, de esta manera se evitan los posibles conflictos de interés que puedan presentarse con las demás áreas de la Entidad. Esta organización se presenta en el documento DG-DIR-001 Mapa de Procesos, o se puede consultar en el siguiente enlace: Mediante el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales del Servicio Geológico Colombiano que se adopta por Resolución interna el SGC, se asignan las responsabilidades y funciones de todos los funcionarios de la Entidad, incluyendo el personal clave que participa en las actividades de ensayos y calibración.

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4.1.5 Disposiciones generales - Autoridad y recursos Las Direcciones Técnicas cuentan con la autoridad y la responsabilidad de destinar recursos para realizar las respectivas actividades de la Dirección de Laboratorios y de la Dirección de Asuntos Nucleares, incluyendo la implementación, mantenimiento y mejora del sistema de Gestión de la Calidad, así como la identificación de desviaciones e inicio de acciones para minimizarlas. Esto se encuentra definido más adelante, dentro de las funciones del líder del proceso. - Disposiciones para evitar presiones indebidas Con el propósito de orientar la conducta de los servidores públicos (funcionarios y contratistas), evitando que estos actúen en procesos donde existan conflictos de intereses, y promoviendo el bienestar general, se creó el DE-PSG-003 Código de Ética del Servicio Geológico Colombiano, el cual se encuentra documentado en la herramienta ISOLUCIÓN. Adicionalmente, para la Dirección de Laboratorios, en la Política de Operación número 2, del numeral 4.2.2. de este Manual, perteneciente al proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos enfatiza esta disposición; y para la Dirección de Asuntos Nucleares, en el documento DG-032 Políticas de Operación, numeral 1, se declara esta disposición. - Confidencialidad de la información En los procedimientos PR-LAB-PES-001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales Geológicos, PR-TNU-PS-001 Prestación de Ensayos, Servicios y Calibración de Instrumentación y PR-LAB-PES-002 Prestación de Servicios de Asesoría, se define que es responsabilidad del personal técnico aplicar los criterios para la protección de la información confidencial, el almacenamiento y la transmisión electrónica de los resultados y la protección de los derechos de propiedad de los clientes en todas las etapas del proceso, de acuerdo con las directrices emitidas en el Acuerdo 008 de 12 de diciembre de 2014 del Consejo Directivo del SGC sobre Políticas de Gestión de la Información, y los Procesos Gestión del Conocimiento Geocientífico y Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones. Ver Políticas de Operación del Proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos (numeral 4.2.2) y DG-032 Políticas de Operación, del Proceso de Investigaciones y Aplicaciones Nucleares Radiactivas. - Estructura de la organización. Los Procesos de Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos (Dirección de Laboratorios) y de Investigaciones y Aplicaciones Nucleares Radiactivas (Dirección de Asuntos Nucleares) son procesos misionales del Servicio Geológico Colombiano. El mapa de procesos y el organigrama de la Entidad, se encuentran publicados en la intranet y en la web del Servicio Geológico Colombiano, en el enlace:

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A continuación se presenta la estructura interna de la Dirección de Laboratorios y Dirección de Asuntos Nucleares del Servicio Geológico Colombiano:

Figura 1. Estructura de la Dirección de Laboratorios

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Figura 2. Estructura de la Dirección de Asuntos Nucleares.

- Responsabilidad, autoridad e interrelación del personal Los perfiles del personal de las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares se encuentran definidos en el MO-GTH-ICA-001 Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales. Adicionalmente, para dar cumplimiento a los requisitos de la NTC-ISO/IEC 17025, referentes a las responsabilidades específicas del personal técnico y de apoyo clave involucrado en la realización de los ensayos, la Dirección de Laboratorios define los roles que están descritos más adelante, donde se especifica la responsabilidad y autoridad de todo el personal técnico y directivo involucrado en la realización de ensayos y calibraciones. - Supervisión del personal El personal que opera equipos, que realiza ensayos, que calibra instrumentos o realiza actividades que impacten en los resultados, se encuentra permanentemente supervisado por los funcionarios responsables de ensayo de acuerdo con lo establecido en el numeral 5.2.3. de la NTC-ISO/IEC 17025. - Dirección Técnica y Responsable de la Calidad Las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares establecen los siguientes roles y responsabilidades para la Dirección Técnica y el Responsable de la Calidad, acorde con lo requerido por la norma NTC-ISO/IEC 17025. Dirección Técnica: La ejerce cada Líder de Proceso (Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos – Dirección de Laboratorios – e Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas – Dirección de Asuntos Nucleares –). Se encarga de dirigir y gestionar las actividades, orientando el cumplimiento de los objetivos y la interacción con los demás procesos, y con los grupos de interés (diferentes usuarios). Rol Director Técnico: Responsabilidades:

Asegura que se establezca, implemente, mantenga y mejore el Sistema de Gestión de la Calidad.

Autoriza al personal designado (con las respectivas suplencias) para la realización de ensayos y actividades específicas, con el fin de asegurar su competencia

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Gestiona los recursos necesarios para cumplir con los objetivos misionales, incluido lo relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad.

Promueve la toma de conciencia del personal sobre su contribución al logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Facilita los procesos de comunicación y asegura su efectividad.

Presenta periódicamente al Comité de Desarrollo Administrativo un informe de la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad y de las actividades relacionadas para generar los cambios o mejoras necesarias.

Interactúa con los grupos de interés para definir sus requerimientos y necesidades, y así orientar las actividades del laboratorio.

Aprueba la documentación relacionada con el Sistema de Gestión de la Calidad.

Aprueba, cuando aplique, la liberación del producto no conforme después de su tratamiento, de acuerdo con la ficha DG-LAB-001 Ficha Técnica de Planificación de Producto del Proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos, y con la DG-TNU-001 Ficha Técnica de Planificación de Producto, del Proceso de Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas.

Rol Responsable de la Calidad: Es el encargado de coordinar las acciones encaminadas a implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad en el laboratorio.

El Coordinador del Grupo de Planeación ejerce el Rol de Responsable de la Calidad y tiene la responsabilidad y autoridad para la implementación del Sistema de Gestión Institucional, por asignación del Director General. En la Dirección de Laboratorios, esta responsabilidad es asignada al Coordinador del Grupo de Trabajo Gestión de la Calidad. Para la Dirección de Asuntos Nucleares el Director Técnico designa a un colaborador para trabajar en conjunto con personal, con experiencia en calidad de la Dirección, para apoyar las acciones encaminadas a implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad de los Laboratorios, además de mantener comunicación directa con el Coordinador del Grupo de Planeación o su personal designado. Responsabilidades:

Coordina la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad del Laboratorio, acorde con NTC ISO/IEC 17025, facilitando el trabajo en equipo y la participación efectiva de todos los miembros de los grupos de trabajo.

Orienta la gestión documental en todas las instancias de los laboratorios, promoviendo el cumplimiento de los lineamientos establecidos a nivel institucional sobre este tema

Verifica (conjuntamente con los involucrados) que se realice el tratamiento del (Producto/Servicio No Conforme), de acuerdo con la Ficha Técnica de Planificación de Producto del Proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos.

Gestiona, coordinadamente con los grupos de trabajo, capacitaciones y entrenamientos relacionados con las necesidades identificadas dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Laboratorios.

Gestiona ante el Líder del proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos las necesidades de recursos para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

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Gestiona la divulgación, a todos los colaboradores que intervienen, de los documentos y demás información propia del proceso, relacionada con la gestión de la calidad.

Coordina el Comité de la Calidad dentro de un marco de libre participación y concertación.

Apoya la gestión de las auditorías concertadas con el Grupo de Planeación del SGC

Coordina el registro, análisis y seguimiento de las acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Aprueba, cuando aplique, la liberación del producto no conforme después de su tratamiento, de acuerdo con la DG-LAB-001 Ficha Técnica de Planificación de Producto del Proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos y a la DG-TNU-001 Ficha Técnica de Planificación de Producto, del Proceso de Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas.

Promueve la retroalimentación de los grupos de interés para realizar el seguimiento del desempeño del Laboratorio con el propósito de lograr el mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad

Orienta y gestiona el Proceso Administración de Equipos Operacionales de Apoyo, seguimiento y medición.

Representa a la Dirección de Laboratorios en temas relacionados con la gestión de la calidad, tanto interna como externamente.

Rol Coordinador Grupo de Trabajo:

Los Coordinadores se encargan, entre otras, de dirigir las actividades de cada grupo de trabajo con el fin de contribuir al cumplimiento de las políticas, objetivos y planes definidos por cada Dirección.

El Coordinador del grupo de trabajo contribuye a la planificación, organización e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. Garantiza la calidad de la información reportada, coordina la validación de las metodologías de ensayo y calibraciones en caso de ser aplicable y definible. Asesora a los clientes en aspectos técnicos, relacionados con actividades del laboratorio.

Responsabilidades:

Planea conjuntamente con el Director Técnico, el grupo de trabajo respectivo y el Grupo de Gestión de la Calidad, todas las actividades relativas con la implementación y cumplimiento de los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad de los Laboratorios, SCL. acorde con la NTC ISO/IEC 17025.

Garantiza el cumplimiento de la calidad de los datos/información generados en el ensayo, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el programa de aseguramiento de calidad.

Asegura el cumplimiento de los planes acordados con su grupo de trabajo para el desarrollo e implementación de nuevas metodologías analíticas que se requieran

Dirige el trabajo del personal asignado a la dependencia asegurando la observancia de las políticas, normas y objetivos de calidad establecidos.

Asegura la ejecución y registro del mantenimiento preventivo, correctivo y calibración de equipos del grupo de trabajo.

Gestiona con su grupo de trabajo un plan anual de revisión y/o actualización documental.

Establece mecanismos para asegurar que los procedimientos se apliquen correctamente y que cualquier solicitud de modificación se justifique apropiadamente, de acuerdo con las directrices institucionales.

Gestiona ante el Líder del proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos y el de Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas, las necesidades de recursos para el

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cumplimiento de las operaciones técnicas, incluyendo lo relativo con la adquisición, mantenimiento y calibración de equipos.

Propicia la permanente actualización del personal profesional, técnico y auxiliar, a su cargo, de acuerdo con las necesidades identificadas, incluyendo la formulación del Plan Institucional de Capacitación (PIC).

Promueve la comunicación de doble vía, mediante reuniones periódicas que permitan el seguimiento a la gestión de los grupos de trabajo.

Identifica, registra y hace seguimiento al producto no conforme detectado por él o cualquiera de los integrantes del grupo de trabajo.

Aprueba, cuando aplique, la liberación del producto no conforme después de su tratamiento, de acuerdo con la ficha DG-LAB-001 Ficha Técnica de Planificación de Producto del Proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos y la DG-TNU-001 Ficha Técnica de Planificación de Producto, del Proceso de Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas.

Promueve y participa en el diálogo técnico con todos los miembros del grupo de trabajo.

Revisa, aprueba y firma los informes de resultados.

Realiza la gestión administrativa del personal asignado al grupo de trabajo. Rol Responsable de Ensayo: Responsabilidades:

Coordina y participa en la ejecución del ensayo de laboratorio, según asignación formal de responsabilidad y autoridad técnica realizada por el Director Técnico, de acuerdo con las competencias.

Establece y asegura el cumplimiento de los criterios de aseguramiento de calidad de los datos/información generados.

Revisa y aprueba los resultados reportados por el personal autorizado para la realización del ensayo. Si los resultados cumplen con los lineamientos de aseguramiento de la calidad, elabora y firma el informe.

Reporta a la coordinación del grupo de trabajo todas las novedades que se presenten en la ejecución de los ensayos.

Solicita a la coordinación del grupo de trabajo las necesidades de personal, materiales, equipos, calibración y mantenimiento para la adecuada ejecución de los ensayos.

Evalúa las necesidades de formación del personal asignado al ensayo.

Identifica y registra el producto no conforme encontrado en la ejecución de los ensayos

Promueve la comunicación de doble vía, mediante reuniones periódicas que permitan el seguimiento a la ejecución de los ensayos.

Rol Participante en la realización de ensayos: Responsabilidades:

Realiza las actividades asignadas en el método de ensayo correspondiente, ejecutándolas de acuerdo con la documentación oficializada y asegurando el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el programa de aseguramiento de calidad.

Reporta al responsable del ensayo todas las novedades que se presenten en la ejecución de los ensayos.

Identifica y registra el producto no conforme en la ejecución de los ensayos

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Propone al responsable del ensayo el mejoramiento de las actividades desarrolladas en un ambiente de diálogo y concertación.

Propone y participa en las actividades de entrenamiento y actualización con el propósito de mejorar la competencia técnica.

Verifica los equipos utilizados en los ensayos y realiza la actualización de las hojas de vida de los mismos en la plataforma de Isolución.

Personal suplente

Para la Dirección de Laboratorios:

Las suplencias se definen en el F-LAB-PES-101 lista de Personal Autorizado para el Desarrollo de Ensayos Actividades que cada grupo de trabajo técnico elabora relacionando todo el personal. Las suplencias administrativas de los cargos clave de la Dirección de Laboratorios, las define el Director Técnico y son emitidas mediante Acto administrativo.

Para la Dirección de Asuntos Nucleares:

En ausencia del Director Técnico, asumirá temporalmente sus funciones administrativas y prioritarias quien éste designe durante su ausencia. En caso que sea por retiro permanente, la vinculación se realizará conforme el procedimiento PR-GTH-ILN-001 Ingreso Funcionarios Libre Nombramiento o Remoción.

En ausencia del Coordinador de Grupo, el Director Técnico, asumirá temporalmente las funciones de mayor importancia. El resto de funciones serán asumidas por los servidores públicos (Planta – Contrato) que designe el Director Técnico.

En ausencia del Responsable de Calidad, el Director Técnico o el Coordinador de Grupo, asumirá temporalmente las funciones de mayor importancia. El resto de funciones serán asumidas por los servidores públicos (Planta – Contrato) que designe el Director Técnico.

En ausencia del responsable de ensayo o calibración, el Coordinador de Grupo, asumirá temporalmente las funciones de mayor importancia. El resto de funciones serán asumidas por los servidores públicos (Planta – Contrato) que designe el Coordinador de Grupo. En caso que sea por retiro permanente, la vinculación se realizará conforme el procedimiento PR-GTH-ICA-001 Ingreso Funcionarios de Carrera Administrativa o por celebración de Contrato por Prestación de Servicios Personales.

Concientización del personal El líder del proceso promueve actividades de divulgación programadas a lo largo del año, con las cuales se busca concientizar a todo el personal sobre la importancia de su labor y promueve su participación activa en el logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad, dejando evidencia a través de los correos electrónicos, listas de asistencia y material empleado. 4.1.6 La comunicación interna del Servicio Geológico Colombiano se hace a través del Proceso Comunicación y Participación Ciudadana y con la documentación respectiva, donde se estipulan los canales por los cuales se realiza ésta actividad. Los canales existentes son la herramienta Orfeo para la radicación de comunicaciones internas y oficios, el correo electrónico institucional, la Intranet, Geoflash y carteleras. La comunicación de aspectos técnicos y administrativos desde cada Dirección se difunde a los Grupos de Trabajo a través de las Coordinaciones. Los mecanismos de comunicación al interior de cada Dirección son: correo electrónico, reuniones periódicas, comités de calidad, comunicaciones internas y carpetas compartidas.

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Las Direcciones de Laboratorio y de Asuntos Nucleares garantizan una comunicación eficaz a través de los siguientes aspectos y canales de comunicación:

Tabla 1. Comunicación al interior de las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares

4.2 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC-ISO/IEC 17025 DE LAS DIRECCIONES DE LABORATORIOS Y DE ASUNTOS NUCLEARES 4.2.1 Los Procesos de Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos (Dirección de Laboratorios) y de Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas (Dirección de Asuntos Nucleares),, cuentan con un Sistema de Gestión de Calidad construido con base en la norma NTC-ISO/IEC 17025, el cual aplica en las sedes de Bogotá (Laboratorio Químico), CAN, Cali, Medellín, Manizales, Pasto y Popayán. El funcionamiento de cada proceso se encuentra descrito en la Caracterización, en las Fichas de Planificación de Producto y en toda la documentación asociada a cada proceso que se encuentra disponible en la herramienta ISOLUCIÓN para su consulta y aplicación. La consulta se hace siguiendo el link: Caracterización Proceso de Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos (Dirección Laboratorios) y Proceso de Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas (Dirección Asuntos Nucleares).

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4.2.2 La Política y los Objetivos de la Calidad NTC-ISO/IEC 17025 fueron aprobados en la reunión del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, llevada a cabo en el mes de julio de 2013 (Acta No. 003). Política de Calidad Con el fin de garantizar la prestación de los servicios de ensayo para la caracterización de materiales geológicos, irradiación de materiales y metrología de radiaciones ionizantes en forma confiable y oportuna, la Alta Dirección del Servicio Geológico Colombiano se compromete a implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de calidad de los Laboratorios, cumpliendo con los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17025 y demás normas aplicables. La Entidad está comprometida con la buena práctica profesional, para lo cual cuenta con personal calificado, competente y en constante desarrollo, que busca mejorar la interacción con los clientes para ofrecer un servicio acorde con sus requerimientos y expectativas. Objetivos de Calidad NTC-ISO/IEC 17025

Mantener un alto nivel de satisfacción del cliente por los servicios prestados.

Realizar acuerdos de servicio y cumplir los plazos establecidos para la entrega de los resultados.

Entregar resultados confiables de acuerdo con los procedimientos del Laboratorio y los requisitos del cliente.

Fortalecer la competencia técnica del personal a través de procesos de capacitación y entrenamiento.

Mejorar continuamente el sistema de gestión para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.

El Proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos (Dirección de Laboratorios), cuenta con las siguientes Políticas de Operación:

Para contribuir a la satisfacción de las partes interesadas y a la mejora continua del proceso, el Laboratorio realiza sus actividades bajo el cumplimiento de estándares nacionales e internacionales.

Con el fin de garantizar la imparcialidad de los resultados obtenidos en las diferentes actividades del laboratorio y que no se tengan conflictos de interés que afecten la imparcialidad, juicio o integridad operativa, la Entidad debe asegurar que la Dirección del Laboratorio y su personal estén libres de cualquier presión o influencia indebida, interna o externa, comercial, financiera o de otro tipo.

Para una adecuada gestión del conocimiento geocientífico generado por la investigación científica y la caracterización de materiales de origen geológico, los profesionales responsables de ejecutar las actividades deben garantizar que todo el proceso esté documentado y soportado, bajo el cumplimiento de los requisitos normativos y técnicos aplicables, asegurando la preservación de la memoria institucional.

Para asegurar la calidad y oportunidad en la emisión de los resultados e informes, los profesionales responsables deben ejecutar las actividades mediante el cumplimiento de los procedimientos, metodologías y protocolos establecidos, tomando las medidas pertinentes para solucionar las novedades (productos no conformes) presentadas de acuerdo con lo establecido en las fichas de planificación del producto o servicio.

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Con el propósito de realizar sus actividades, bajo los parámetros de seguridad, confiabilidad y validez exigida, la institución garantiza que el personal vinculado al proceso cumpla con los requisitos de educación, formación y experiencia necesarios para desempeñar las funciones asignadas, mediante los procesos de selección y contratación establecidos.

Para asegurar la protección de la información confidencial, el almacenamiento, la transmisión electrónica de los resultados y la protección de los derechos de propiedad de sus clientes, el personal del Laboratorio cumple con el Acuerdo 008 de 12 de diciembre de 2014, los procedimientos y políticas establecidos en la Entidad.

Para garantizar las condiciones de seguridad y protección laboral en las actividades realizadas, el Laboratorio aplica los lineamientos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y exige el uso de los elementos de protección personal y la ropa de trabajo suministrada por la Entidad.

Con el fin de garantizar la confiabilidad, oportunidad y validez de los resultados de los ensayos que deban realizarse externamente, el Proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos es el responsable institucional del dato geocientífico generado en estos laboratorios, revisando el cumplimiento de los requisitos técnicos de la Norma NTC-ISO/IEC 17025 en los ensayos y servicios contratados por los proyectos institucionales.

Con el fin de contribuir a la gestión de la información institucional, los profesionales encargados deben garantizar la debida custodia y protección de las muestras, informes, datos e información a la que se tenga acceso, mediante el cumplimiento del Acuerdo 008 de 12 de diciembre de 2014 y de los requisitos aplicables establecidos dentro de los Procesos: Gestión del Conocimiento Geocientífico y Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones. En coherencia con las políticas de sostenibilidad ambiental, el Laboratorio desarrolla sus actividades bajo el cumplimiento de los lineamientos institucionales, promoviendo la implementación de tecnologías limpias y el manejo adecuado de los residuos peligrosos. Para lograr y mantener el cumplimiento de los requisitos definidos en los ensayos, el proceso promueve permanentemente la actualización y renovación tecnológica en el Laboratorio. Para minimizar los riesgos laborales en la Entidad, la Institución no permitirá la utilización de espacios físicos en el Laboratorio Químico para colaboradores que no tengan definido, dentro de sus actividades, el riesgo químico. Para prevenir el riesgo de accidentes, todos los estamentos institucionales cumplen con aspectos asociados a no permitir en las áreas de laboratorio: el ingreso de personas ajenas a los laboratorios sin la debida autorización y supervisión, el ingreso de menores de edad, el ingreso de trabajadores en horario no laboral sin la debida autorización, el fumar o ingerir alimentos y bebidas. Para garantizar la debida custodia y protección de las muestras, el personal del Laboratorio aplica lo establecido en el instructivo Recepción, Identificación, Manejo y Disposición de Muestras. Con el fin de alinearse con los procesos transversales del Sistema Gestión Institucional, la Dirección de Laboratorios cumple con lo establecido en los documentos oficiales de la Entidad en concordancia con la legislación vigente.

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Para asegurar el cumplimiento de sus metas, la Dirección de Laboratorios promueve la comunicación de doble vía, mediante reuniones periódicas que permitan el seguimiento a la gestión de los grupos de trabajo. El Proceso Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas (Dirección de Asuntos Nucleares), cuenta con las Políticas de Operación descritas en el documento DG-032 Políticas de Operación. 4.2.3 La Alta Dirección se compromete con la implementación de los Sistemas de Gestión que considere necesarios y pertinentes para el logro de los objetivos misionales de la Entidad, y lo evidencia a través de un Plan de Acción, con el seguimiento al indicador - Avance de las actividades de implementación y mantenimiento de las normas de gestión adoptadas por la Entidad. Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares implementan la norma NTC-ISO/IEC 17025, “Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración” y lo evidencian a través del seguimiento al Plan para la Implementación de la NTC-ISO/IEC 17025, en la Dirección de Laboratorios y para la Acreditación de Ensayos en Técnicas Nucleares y Radiactivas, respectivamente. 4.2.4 Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares establecen las Fichas de Producto de los Procesos Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos e Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas, respectivamente, en las cuales se describen los productos, su propósito, requisitos y características que deben cumplir con el fin de satisfacer las necesidades del cliente, tanto legales como reglamentarias. Dichas fichas se encuentran publicadas en la herramienta ISOLUCION. 4.2.5 Todos los documentos se encuentran disponibles en la herramienta ISOLUCIÓN para su consulta y aplicación. En el Anexo N° 1 Matriz de Requisitos NTC-ISO/IEC 17025 vs Documentos del Sistema de Gestión Institucional, se presenta la lista cruzada de los documentos que dan cumplimiento a los requisitos de esta norma para cada una de las Direcciones. La siguiente Figura describe la estructura documental de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares.

Procedimiento: Forma específica de efectuar una actividad. Documento que define los pasos que se deben seguir en un proceso o actividad. Indica además quienes son los responsables por

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adelantar cada etapa del proceso y la manera general como se debe ejecutar. El procedimiento puede ser interfuncional (muestra la secuencia a través de procesos). (Tomado del Procedimiento Control de Documentos) Instructivo: Describe de forma detallada el desarrollo de una actividad complementaría o de apoyo específica. Guía: Es un documento que describe en forma detallada una tarea basada en referencia bibliográfica e investigativa. Método de ensayo: Procedimiento técnico especificado para efectuar un ensayo. (Tomado del procedimiento Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales Geológicos) Manual de Operación: Son aquellos documentos donde se describe el funcionamiento y modo de operación de equipos robustos que intervienen directamente en la realización de un ensayo. Formato: Esquema preestablecido, en forma física (papel) o electrónica que tiene por función recopilar la información generada por la ejecución de una actividad. Documento empleado para el registro de información necesaria para evidenciar un proceso o actividad específica. (Tomado del Procedimiento Control de Documentos) Registro: Es un formato diligenciado que evidencia una actividad realizada y la obtención de unos resultados planificados, para asegurar el cumplimiento y eficacia del Sistema de Gestión Institucional. Generalmente los registros se diligencian en formatos, pero puede haber registros que sean evidencias generadas por algún sistema de información o que se diligencien en plantillas que no sean formatos. (Tomado del Procedimiento Control de Documentos) Anexo: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados. (Tomado del Instructivo Elaboración y Codificación de Documentos) Documento de origen externo: Son los generados por organismos externos a la Entidad los cuales establecen requisitos o condiciones que debe cumplir el SERVICIO GEOLÓGICO COLOMBIANO para el normal desarrollo de los procesos del Sistema de Gestión Institucional. (Tomado del Procedimiento Control de Documentos) 4.2.6 Las responsabilidades de la Dirección Técnica y el responsable de la Calidad se encuentran descritas en el numeral 4.1.5 del presente Manual. 4.2.7 El Sistema de Gestión de la Calidad cuenta con los siguientes mecanismos que le permiten una mejor adaptación ante los cambios, manteniendo su integridad: - Planificación de la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la

Calidad. - Revisión y actualización continúa de la documentación del sistema. - Realización de sensibilizaciones, divulgaciones, capacitaciones y entrenamientos permanentes. - Revisión del desempeño del proceso a través de las Auditorías Internas de la Calidad. - Identificación y tratamiento del producto no conforme.

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- Gestión de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Además cuenta con el formato Medidas para Mantener la Integridad del Sistema de Gestión de la Calidad en el cual se planifican los cambios y se registran las acciones a llevar a cabo; éste es responsabilidad del Director Técnico (Líder del Proceso). 4.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 4.3.1 Generalidades Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares acogen los lineamientos institucionales para el control de documentos, aplicando la herramienta ISOLUCIÓN donde se evidencia la identificación, trazabilidad, disponibilidad, inalterabilidad y preservación de los documentos, siguiendo el procedimiento PR-PSG-CDD-001 Control de Documentos. 4.3.2 Aprobación y emisión de los documentos En el Procedimiento PR-PSG-CDD-001 Control de Documentos se encuentran los criterios para el control documental, con los cuales se asegura la elaboración, revisión, aprobación, difusión y distribución de los documentos que conforman el Sistema Integrado de Gestión. Adicionalmente, el Grupo de Trabajo de Gestión de la Calidad (Dirección de Laboratorios) y el responsable designado de Calidad (Dirección de Asuntos Nucleares), manejan una lista maestra de documentos por tipo documental y por grupo, para facilitar la administración documental interna. Cuando se requieran copias controladas en medio físico, de los documentos pertenecientes a la Dirección de Laboratorios, su emisión y administración será responsabilidad del Grupo de Gestión de la Calidad, y de los documentos de la Dirección de Asuntos Nucleares, será responsabilidad del designado de la calidad. 4.3.3 Cambios a los documentos En el Procedimiento PR-PSG-CDD-001 Control de Documentos se encuentran los lineamientos para la revisión y aprobación de los cambios realizados a toda la documentación. Los Grupos de Trabajo de cada Dirección, planifican y realizan una revisión anual de los documentos del proceso para asegurar su permanente actualización. Cuando por resultado de dicha revisión se produzcan modificaciones en los documentos (por cambios normativos, técnicos, entre otros), se genera una nueva versión del documento. La solicitud del cambio documental se realizará a través del Módulo Documentación del software ISOLUCIÓN y el documento modificado debe cumplir con las etapas de revisión, aprobación y divulgación. 4.4. REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS La Dirección de Laboratorios cuenta con los Procedimientos PR-LAB-PES-001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales Geológicos y PR-LAB-PES-002 Prestación de Servicios de Asesoría, y el Instructivo IN-LAB-PES-004 Recepción, Identificación, Manejo y Disposición de Muestras donde se documenta cómo se realiza la ejecución y contratación de los ensayos definidos en la Lista de Ensayos, preparación de muestras y secciones delgadas, desde la recepción y revisión de las solicitudes, la recepción y verificación de las muestras, las actividades y/o ensayos a realizar, la emisión del informe de resultados de ensayos y/o asesorías, hasta la disposición de

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los testigos de las muestras, cumpliendo con los requisitos establecidos en las Fichas de Planificación de Producto/Servicio. La Dirección de Asuntos Nucleares cuenta el Procedimiento PR-TNU-PS-001 Prestación de Ensayos, Servicios y Calibración de instrumentacióny los Instructivos IN-TNU –PES-001 Recepción Identificación y Manejo de Muestras y Otros Productos / Bienes Propiedad del Cliente donde se documenta cómo se realiza la prestación y contratación de los servicios ofertados en el Portafolio, desde la recepción y revisión de las solicitudes, la recepción y verificación de las muestras, las actividades y/o ensayos a realizar, la emisión del informe de resultados de ensayos, la generación de los certificados de Calibración, hasta la disposición de los testigos de las muestras, cumpliendo con los requisitos establecidos en las Fichas de Planificación de Producto/Servicio. La Lista de Ensayos, Preparación de Muestras y Secciones Delgadas de la Dirección de Laboratorios y el Portafolio de Servicios de la Dirección de Asuntos Nucleares se presenta en el Anexo 2. Para los pedidos, ofertas y contratos, son políticas de la Dirección de Asuntos Nucleares asegurar que: - Los requisitos y métodos a utilizar están definidos, documentados y entendidos adecuadamente. - Antes de comprometerse con el usuario, se tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los

requisitos de éste. - Se seleccionan los métodos de ensayo analíticos y de calibración apropiados para satisfacer los

requisitos del cliente. - Se resuelve cualquier duda o diferencia entre el pedido u oferta y el contrato antes de iniciar

cualquier trabajo. - Se deja evidencia de la aceptación del contrato por las dos partes, así como de cualquier

modificación, adición u omisión, hecha por mutuo acuerdo entre las partes, al mismo. - Cuenta con las instalaciones, recursos de personal y físicos suficientes, que garantizan la calidad

de los resultados esperados por sus clientes. - Toda solicitud de ensayos y calibraciones se revisa y evalúa detenidamente con el fin de no

comprometer a la Dirección de Asuntos Nucleares en actividades que no está en capacidad de realizar, siguiendo los lineamientos evaluados en el formato respectivo de cada ensayo y calibración.

- En ningún caso se aceptan solicitudes de manera verbal. El cliente debe realizar su solicitud por escrito conforme a lo descrito en la oficina de recepción o en la página oficial de la entidad en el Menú de Navegación- Servicios Nucleares.

Allí se manifiestan las condiciones para la realización de los ensayos y calibraciones; el responsable revisa y evalúa la solicitud, y genera una cotización conforme el formato F-NTU-TN-004 Cotización de Servicios en la cual detalla los ensayos a realizar y las calibraciones, costos y condiciones, para su aprobación por parte del usuario. Una vez el usuario ha aceptado la cotización, envía los documentos solicitados en el enlace (pago de ensayos y/o calibraciones, identificación de muestras y/o instrumentos) y se diligencia el formato F-TNU-TN-005 Solicitud de Análisis o Servicios. Cualquier modificación al servicio inicialmente solicitado, se envía al usuario de acuerdo con lo descrito anteriormente para su aprobación; el usuario debe dejar constancia con su firma en el mismo formato ó a través de comunicación escrita. 4.5. SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS.

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4.5.1 Cuando por razones de su capacidad operativa, daño en los equipos o no disponibilidad de métodos de ensayo o de calibración, o que la Dirección de Laboratorios o la Dirección de Asuntos Nucleares no puedan cumplir con los requerimientos de las partes interesadas, se podrá subcontratar ensayos y/o calibraciones con otros laboratorios. La subcontratación debe hacerse, preferiblemente, con laboratorios acreditados y de no ser posible, se exige el cumplimiento, como mínimo, de los siguientes requisitos de la Norma NTC- ISO/IEC 17025: (5.2) Personal: Adjuntar registros de las autorizaciones de la competencia, de la formación, de las habilidades y de la experiencia de todo el personal técnico. (5.4) Método de ensayo: Establecer el método de ensayo y/o calibración a aplicar y sus atributos más importantes. (5.5) Equipos: Definir los equipos a utilizar y sus condiciones de mantenimiento y/o calibración implementadas para la correcta ejecución de los ensayos y/o calibraciones, así como las verificaciones asociadas. (5.6) Trazabilidad de las mediciones: Especificación de los materiales y/o patrones de referencia empleados en la ejecución del método de ensayo y/o calibraciones para demostrar la trazabilidad al Sistema Internacional de Unidades. (5.9) Aseguramiento de la calidad de los resultados de ensayo: Definir el procedimiento de control de la calidad aplicado. Adjuntar los registros de los controles de calidad realizados durante el análisis de las muestras y/o calibración de instrumentos. (5.10) Informe de los resultados: Acorde con los requisitos de la Norma NTC-ISO/IEC 17025 y las necesidades del cliente. La verificación de estos requisitos se realizará mediante la revisión de los documentos solicitados en el proceso de subcontratación correspondiente. Si se considera necesario, se realizará una visita a las instalaciones de los proponentes. 4.5.2 La subcontratación es planeada y aprobada de común acuerdo con el solicitante y se realiza de acuerdo con lo establecido en el Proceso Contratación de Bienes y Servicios y sus Manuales respectivos: MO-CIN-001 Manual de Contratación del Servicio Geológico Colombiano y MO-CIN-002 Manual para Convenios Especiales de Cooperación en Ciencia, Tecnología e Innovación del Servicio Geológico Colombiano. 4.5.3 De acuerdo con las funciones definidas en el Artículo 12 del Decreto 2703 del 22 de noviembre de 2013 la Dirección de Laboratorios debe responder por todos los datos de laboratorio obtenidos de muestras geológicas custodiadas por el Servicio Geológico Colombiano (SGC), mediante la utilización de facilidades analíticas propias o externas. Así mismo la Dirección de Asuntos Nucleares declara que se hace responsable por la calidad del trabajo realizado por el subcontratista y, específicamente, para el caso de los resultados de los ensayos y calibraciones.

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4.5.4 Los registros de todos los subcontratistas que utiliza la Entidad para los ensayos y calibraciones, los conserva la Oficina de Contratos y Convenios. Adicionalmente, las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares conservan un listado de sus proveedores. La evaluación técnica realizada durante el proceso contractual evidencia la verificación y cumplimiento de los requisitos mencionados en el numeral 4.5.1. Posterior a la prestación del servicio se realiza la evaluación del subcontratista en el F-CIN-IDS-001 Informe de Supervisión o Interventoría según lo estipulado en el MO-CIN-SSG-001 Manual de Supervisión e Interventoría del Servicio Geológico Colombiano. 4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y DE SUMINISTROS 4.6.1 Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares aplican las directrices definidas en el Proceso Contratación de Bienes y Servicios y sus documentos asociados, donde se acogen las políticas recomendadas por el Departamento Nacional de Planeación en el documento CONPES 3249, política pública general para la contratación de las Entidades del Estado, la Ley 80 de contratación administrativa y como Entidad de ciencia y tecnología en los artículos 6, 7 y 8 del Decreto-Ley 393 de 1991, en el artículo 8, 9 y 17 del Decreto-Ley 591 de 1991 además de los procedimientos transversales de la Entidad para este fin (Ver Anexo 1). 4.6.2 Aplicando lo establecido en el Procedimiento PR-SAD-INV-001 Almacén e Inventarios, el cual describe las actividades que se deben seguir para la recepción de un bien, una vez se reciben los suministros, reactivos y materiales consumibles, el almacenista y el supervisor del contrato verifican el cumplimiento de las especificaciones dispuestas en los términos del contrato para la adquisición de estos y se diligencia el formato F-CIN-MIC-008 Acta de Recibo a Satisfacción. 4.6.3 Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares siguen los lineamientos establecidos en el Proceso Contratación de Bienes y Servicios y sus manuales respectivos, para hacer el debido manejo de los documentos de compra que describen detalladamente los servicios y suministros solicitados. Se recomienda incluir en los documentos de compra de equipos los siguientes criterios de selección cuando estos apliquen: Experiencia: Valorar la experiencia demostrada del proveedor en el equipo específico y disponibilidad del servicio postventa. Servicio postventa: Especificar los mantenimientos preventivos por garantía, el cubrimiento a todos los mantenimientos correctivos durante el periodo de garantía incluyendo los repuestos, y las calibraciones y/o calificaciones que deban realizarse al equipo. Competencia del personal que presta el servicio: Certificar la experiencia y formación del personal según el servicio requerido (instalación, asistencia técnica, mantenimiento y/o calibración de equipos). Si se considera pertinente, se puede solicitar experiencia en fábrica. Capacitación y entrenamiento en manejo y uso del equipo: Incluir las horas de entrenamiento en el manejo, operación, calibración y mantenimiento preventivo (cuando sea pertinente), al personal de los laboratorios.

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Los Grupos de Trabajo de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares, al elaborar los pedidos de reactivos y suministros, especifican de manera técnica e inequívoca, las cantidades, las referencias, descripciones y el periodo de vigencia, de modo que se asegure la adquisición de los materiales idóneos para la aplicación de los ensayos y calibraciones. Para la Dirección de Laboratorios se cuenta con el formato F-LAB-PES-136 Solicitud de Materiales, Insumos y Reactivos Todos los documentos de compra deben ser revisados, por el supervisor designado, en cuanto a su contenido técnico antes de su aprobación. 4.6.4 La evaluación de proveedores en la Entidad se realiza en el formato F-CIN-IDS-001 Informe de Supervisión o Interventoría según lo estipulado en el MO-CIN-SSG-001 Manual de Supervisión e Interventoría del Servicio Geológico Colombiano. La Dirección de Laboratorios cuenta con el formato Listado y Evaluación de Proveedores de Laboratorio. 4.7 SERVICIO AL CLIENTE 4.7.1 Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares realizan ensayos, tanto para sus actividades propias como para los procesos misionales Investigación en Geociencias Básicas; Investigación y Evaluación de Recursos Minerales; Investigación, Evaluación y Monitoreo de Amenazas Geológicas. Para la Dirección de Asuntos Nucleares se tienen clientes externos del sector Industrial, del sector de la salud, entidades de investigación y entes académicos de formación superior, entre otros. Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares establecen, con los diferentes procesos misionales, acuerdos y reuniones de trabajo en los cuales se planifica la realización y características de los ensayos, teniendo en cuenta la capacidad operativa de cada laboratorio y las necesidades técnicas correspondientes, y cooperan durante la realización de los ensayos en caso de haber alguna modificación a la solicitud y realizan un seguimiento adecuado a los mismos. La aclaración de solicitudes antes y durante su realización se hace de acuerdo con lo establecido en los Procedimientos PR-LAB-PES-001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales Geológicos, PR-LAB-PES-002 Prestación de Servicios de Asesoría, PR-TNU-PS-001 Prestación de Ensayos, Servicios y Calibración de instrumentación. El personal de cada laboratorio responsable de los ensayos y/o calibraciones está dispuesto a cooperar con las partes interesadas cuando éstas requieran hacer seguimiento al trabajo realizado. 4.7.2 El Servicio Geológico Colombiano (SGC) cuenta con el Procedimiento de PR-COM-PCI-001 Participación Ciudadana, donde se documenta el servicio al cliente, en cumplimiento del cual, la Dirección de Laboratorios aplica la Guía Puntos de Atención de la Dirección de Laboratorios y la Dirección de Asuntos Nucleares declara su metodología directamente en la página oficial de la entidad en el siguiente enlace: http://www.sgc.gov.co/Nucleares/Servicios-Nucleares.aspx El Procedimiento PR-COM.-PEC-001 Percepción Ciudadana describe el mecanismo para medir el grado de satisfacción del cliente, para lo cual, el líder de cada Proceso (Dirección de Laboratorios y dirección de Asuntos Nucleares) o su delegado, junto con el delegado del Proceso Comunicación y Participación Ciudadana, acuerdan los criterios para el diseño de encuestas, definen su alcance y programan su aplicación, obteniendo la información de retorno para la mejora del Sistema de Gestión Institucional.

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4.8 QUEJAS Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares cumplen con los lineamientos del Proceso Estratégico Comunicación y Participación Ciudadana para gestionar las PQR’s que se reciben por los canales autorizados y proceder a su tratamiento, aplicando el Procedimiento PR-COM.-PQR-001 Peticiones, Quejas y Reclamos – PQR. Las peticiones, quejas y reclamos, son gestionados a través de la herramienta Orfeo y canalizados hacia el Líder del Proceso, quien las delega según corresponda, siendo éste el responsable de generar la respuesta al solicitante mediante la misma herramienta, donde se conservan los registros respectivos. Con la información de las PQR’s, el delegado del Proceso Comunicación y Participación Ciudadana concerta con el Líder del Proceso o su delegado, la implementación de las acciones de mejora correspondientes. 4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS O DE CALIBRACIONES NO CONFORMES El manejo de trabajos de ensayos o de calibraciones no conformes se realiza según lo establecido en el Procedimiento PR-PSG-PNC-002 Control de Producto No Conforme y las Fichas Técnicas de Planificación de Producto/Servicio propias de cada proceso, asegurando el control eficaz del trabajo no conforme. 4.10 MEJORA Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares, mejoran continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad a través de la aplicación de la política de calidad, los objetivos de calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. La Entidad cuenta con el Procedimiento PR-PSG-ADM-001 Acciones de Mejoramiento y la herramienta ISOLUCIÓN, donde se documentan las directrices para el manejo de las acciones de mejoramiento, correctivas y preventivas. Dichas acciones se gestionan y registran en el Módulo Mejoramiento de la herramienta ISOLUCIÓN. Las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares definen y aplican indicadores para medir la gestión de cada proceso, los cuales están descritos en la caracterización Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos e Investigaciones y Aplicaciones Nucleares Radiactivas y en el Plan de Acción el cual se genera mediante el Sistema de Gestión de Proyectos Institucional. 4.11 ACCIONES CORRECTIVAS La Entidad cuenta con el Procedimiento PR-PSG-ADM-001 Acciones de Mejoramiento y la herramienta ISOLUCIÓN, donde se documentan las directrices para el manejo de las acciones de mejoramiento, correctivas y preventivas. Dichas acciones se gestionan y registran en el Módulo Mejoramiento de la herramienta ISOLUCIÓN.

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4.12 ACCIONES PREVENTIVAS La Entidad cuenta con el Procedimiento PR-PSG-ADM-001 Acciones de Mejoramiento y la herramienta ISOLUCIÓN, donde se documentan las directrices para el manejo de las acciones de mejoramiento, correctivas y preventivas. Dichas acciones se gestionan y registran en el Módulo Mejoramiento de la herramienta ISOLUCIÓN. 4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS 4.13.1 Generalidades El Servicio Geológico Colombiano tiene implementado el Procedimiento PR-PSG-CDR-003 Control de Registros, el cual define el manejo de los registros y establece los lineamientos para el diseño y administración de las Tablas de Retención Documental (TRD’s), las cuales son aprobadas por el Comité de Archivo, lo cual se corrobora con la firma de la Secretaría General de la Entidad y son de obligatorio cumplimiento. Son, entre otros, registros del sistema de calidad los resultados de las auditorias (internas, externas), las revisiones por la Dirección, las acciones correctivas y preventivas, así como los registros técnicos de las actividades realizadas por cada laboratorio, las actas de reuniones, entre otros. Estos registros deben ser legibles, fechados, fácilmente identificables y adecuadamente protegidos. Los registros de las solicitudes de ensayo y calibración, órdenes de servicio e informes de resultados se archivan de modo físico y/o electrónico por año y número de la orden respectiva. En la Dirección de Laboratorios como en la Dirección de Asuntos Nucleares la ORM/S es la responsable de la organización, almacenamiento y custodia de este archivo durante el correspondiente periodo de retención establecido en la TRD. Las correcciones o modificaciones que se puedan presentar por equivocación al diligenciar los registros en medio físico, se corrigen trazando una línea sobre el dato a corregir, al lado se coloca el dato corregido, ésta modificación debe tener el nombre o iniciales de quien efectuó el cambio. Los coordinadores de cada grupo y los servidores públicos (Planta – Contrato) responsables de los ensayos y/o calibraciones, deben proporcionar la información sobre la ubicación física y magnética de los registros, asi como tener claridad del tiempo de vigencia de los mismos conforme las TDR’s. Los registros que en su mayoría son el resultado de los ensayos y calibraciones, son llevados en medio magnético, utilizando el programa de Microsoft Oficce (Excel, Word, Power Point) y almacenados en la carpeta correspondiente, asociada al servidor de cada grupo de trabajo. Para proteger los registros electrónicos se restringe el acceso a las áreas de los laboratorios de ensayo y calibraciones, y a los computadores que almacenan datos e información, y se siguen los lineamientos establecidos en el Acuerdo 008 de 12 de diciembre de 2014 del Consejo Directivo del SGC y de los requisitos aplicables establecidos dentro de los procesos: Gestión del Conocimiento Geocientífico y Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones. Para evitar que un registro sea eliminado o modificado cuando se encuentra almacenado electrónicamente, o para la protección de algunos de los registros, se deben utilizar las herramientas del computador para protegerlo. La clave que se asignará contra escritura será una clave única para todos los documentos. En el caso de realizarse cambios en registros electrónicos que ya han sido editados, éstos se deben identificar usando la herramienta “control de cambios” la cual identifica y resalta el cambio; y se debe hacer dentro del documento una observación que justifique el cambio realizado y la fecha de

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la modificación; las personas autorizadas para realizar cambios en registros electrónicos son los responsables de su ejecución. 4.13.2 Registros Técnicos La adecuada utilización, conservación, custodia y confidencialidad de los registros físicos y electrónicos referentes a los ensayos, calibraciones y actividades propias de los Laboratorios, es compromiso de las coordinaciones de los Grupos de Trabajo y los Responsables de Ensayo. Estos registros se almacenarán de acuerdo con lo estipulado en las TRD’s. En la Dirección de Asuntos Nucleares, si en el momento de efectuar el control de calidad de los ensayos y calibraciones, el funcionario y/o el Coordinador de Grupo determinan la necesidad de verificar un dato empleando las herramientas de Excel, se debe cambiar el color de la fuente a rojo, resaltarlo en negrilla e insertar un comentario indicando que el dato se debe verificar (“Verificar Dato”). Una vez hecha la verificación si el dato se encuentra correcto, se cambia el comentario por “Dato Verificado”. Si al verificar el dato se encuentra que está erróneo, entonces se debe tachar, escribir en comentario “Registro erróneo” y la razón por la cual lo está. En la siguiente fila vacía se registran los resultados de dicho ensayo y se inserta un comentario diciendo que el dato está corregido. En el caso de realizar una corrección de un registro en físico se coloca una línea horizontal sobre el dato y se pone el número correcto, adicionalmente se colocar la firma del que elaboró la corrección y fecha. De otro lado, con el fin de asegurar que los resultados generados por los cálculos hechos en las Unidades de Cómputo sean correctos y confiables, al final del mes, el Coordinador del Laboratorio y/o el funcionario responsable verifica aleatoriamente una muestra de dichos cálculos manualmente ó usando la misma fórmula en cualquier otro computador. La evidencia de esta revisión se deja en los registros primarios del parámetro evaluado. 4.14 AUDITORÍAS INTERNAS 4.14.1 El Proceso Evaluación Independiente planifica y realiza las auditorías internas, según el cronograma anual, teniendo en cuenta las actividades descritas en el Procedimiento PR-OCI-AIC-001 Auditorías Internas. El Grupo de Gestión de la Calidad de la Dirección de Laboratorios y el personal designado por el responsable de calidad de la Dirección de Asuntos Nucleares, apoyan la gestión de las auditorías para el Sistema de Gestión basado en la NTC-ISO/IEC 17025, según el cronograma que se establece anualmente en la entidad. Las auditorías son realizadas por personal calificado e independiente a la actividad auditada. 4.14.2 Si los hallazgos de una auditoria ponen en duda la validez de los resultados emitidos por el laboratorio de ensayo o calibración, se implementan acciones correctivas oportunas siguiendo con lo establecido en el Procedimiento PR-PSG-ADM-001 Acciones de Mejoramiento. Si se confirma que los resultados entregados posiblemente han sido afectados, se debe notificar por escrito al solicitante respectivo. 4.14.3 Los resultados de las auditorías se documentan en el Formato Informes de Auditoría y las no conformidades identificadas se tratan de acuerdo con el Procedimiento PR-PSG-ADM-001 Acciones de Mejoramiento y se registran en el Módulo Mejoramiento de la herramienta ISOLUCIÓN. 4.14.4 El Auditor o persona designada en el Grupo de Planeación realiza el seguimiento, para verificar la implementación y eficacia del plan de acción propuesto por el auditado, empleando el Módulo Mejoramiento de la herramienta ISOLUCIÓN. 4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN

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4.15.1 Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares, realizan de manera independiente, la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad una vez al año. Esta revisión se lleva a cabo con el propósito de evaluar la conveniencia, adecuación y efectividad del sistema e implementar los cambios y mejoras que se consideren pertinentes. La revisión por la dirección contempla los lineamientos establecidos en la Norma NTC–ISO/IEC 17025, y se realiza siguiendo el Procedimiento PR-DIR-RDI-001 Revisión por la Dirección. En la revisión del Sistema de Gestión Institucional, convocada por el Grupo de Trabajo Planeación, cada una de las Direcciones (Laboratorios – Asuntos Nucleares) presenta el informe de revisión al Director General. 4.15.2 Los compromisos, responsables, acciones y fechas de cumplimiento que se establezcan en la revisión por la dirección, se registran en el Formato F-DIR-CDT-002 Acta de Comité o reunión. El líder del proceso verifica el cumplimiento oportuno de las acciones tomadas. 5. REQUISITOS TÉCNICOS 5.1 GENERALIDADES Para determinar la exactitud y confiabilidad de los ensayos y calibraciones realizados por los laboratorios, se tienen en cuenta los requisitos técnicos que se describen a continuación, al desarrollar los métodos de ensayo, en la formación del personal y en la selección y calibración de los equipos utilizados. 5.2 PERSONAL 5.2.1 La Entidad establece las funciones y competencias para los empleos de la planta de personal mediante resoluciones internas del Servicio Geológico Colombiano (SGC) con las cuales se actualiza el MO-GTH-ICA-001 Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales del Servicio Geológico Colombiano, donde se detallan: El propósito principal del cargo, la descripción de funciones esenciales, los conocimientos básicos o esenciales, competencias comportamentales, y los requisitos de formación académica y experiencia, que debe cumplir el personal de la institución. Para el ingreso del personal de planta que trabaja en las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares, la Entidad cuenta con el procedimiento PR-GTH-ICA-001 Ingreso Funcionarios de Carrera Administrativa, en concordancia con los lineamientos de la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC). La contratación del personal por prestación de servicios se realiza siguiendo el Proceso Contratación de Bienes y Servicios y el Manual de Contratación del Servicio Geológico Colombiano, utilizando el módulo de contratación del aplicativo Web Safi. La Dirección de Laboratorios asegura la competencia del personal que ingresa, mediante la realización de un plan empleando el formato F-LAB-PES-103 Plan de Entrenamiento y, posteriormente, la aplicación de una evaluación para la verificación de competencia mediante el formato F-LAB-PES-104 Verificación de la Competencia Técnica en el laboratorio de ensayo. La Dirección de Asuntos Nucleares, complementario al Plan de Entrenamiento, que es específico de cada Grupo de Trabajo, y que es evaluado por quien designe cada coordinador, realiza un entrenamiento en Protección Radiológica conforme el manual de operación Programa de Reentrenamiento en Protección Radiológica para el Personal Ocupacionalmente Expuesto (TOE), temática que es inherente a las actividades de ensayo y calibración de la Dirección y que hacen parte de la competencia técnica de los funcionarios (Planta) y personal de contrato. El personal de planta es evaluado anualmente aplicando lo estipulado en el Procedimiento Evaluación del Desempeño Laboral de acuerdo con lo establecido por la CNSC.

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5.2.2 La Entidad cuenta con el Procedimiento Diseño e Implementación del Plan Institucional de Capacitación y con un Plan Institucional de Capacitación (PIC), en el cual se integran todas las capacitaciones de acuerdo con las necesidades identificadas en la Ficha de Aprendizaje Individual como herramienta para el mejor desempeño de sus funciones. Cada una de las Direcciones (Laboratorios – Asuntos Nucleares), identifican a través de sus Grupos de Trabajo las necesidades de capacitación técnica para la siguiente vigencia y las integra dentro de su Plan Operativo Anual (POA) asegurando y solicitando los recursos para su desarrollo. El Grupo de Trabajo de Gestión de la Calidad de la Dirección de Laboratorios, y el responsable de calidad designado de la Dirección de Asuntos Nucleares, de manera independiente, tienen establecido un cronograma para realizar las divulgaciones, sensibilizaciones y socializaciones necesarias para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, realizando periódicamente talleres, mesas de trabajo, comunicados, presentaciones, entre otros. 5.2.3 El personal que opera equipos, que realiza ensayos, que realiza calibraciones y actividades que impacten en los resultados, se encuentra permanentemente supervisado por los responsables de ensayo, mediante el plan de entrenamiento, la verificación de la competencia, la revisión sistemática de los registros físicos o electrónicos, el análisis de los resultados de los ensayos y calibraciones, entre otros. 5.2.4 Los perfiles del personal de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares se encuentran definidos en el MO-GTH-ICA-001 Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales. 5.2.5 Los Coordinadores de los Grupos de Trabajo y el Director Técnico aprueban y autorizan, respectivamente, al personal para realizar las actividades, ensayos, calibraciones y operación de equipos, evaluación de los resultados y firma de informes, para lo cual se emite la lista F-LAB-PES-101 Lista de Personal Autorizado para el Desarrollo de Ensayos/Actividades. 5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES 5.3.1 La Entidad garantiza el buen estado de las instalaciones e infraestructura, donde se realizan los ensayos y/o se prestan los servicios de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares, con el apoyo del proceso de Servicios Administrativos aplicando el Procedimiento Mantenimiento de Infraestructura Física. Los requisitos para las instalaciones y condiciones ambientales, que pueden afectar la calidad de los resultados de los ensayos, se documentan en los métodos de ensayo y calibración, y manuales de operación respectivos. 5.3.2 Los laboratorios de las Direcciones registran el seguimiento de las condiciones ambientales según las especificaciones requeridas, en el formato establecido por cada laboratorio, cuando dichas condiciones puedan influir en la calidad de los resultados de los ensayos. En general, se controla la temperatura y la humedad con termohigrómetos, instrumentos que están incluidos en el plan de mantenimiento y calibración. 5.3.3 La Dirección de Laboratorios se encuentra ubicada en el Edificio Laboratorio Químico en los predios de la Universidad Nacional de Colombia sede Bogotá y la Dirección de Asuntos Nucleares se encuentra ubicada en los predios del Ministerio de Minas y Energía en la sede Bogotá (CAN). La

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Dirección de Laboratorios también cuenta con instalaciones en la sede Cali, sede Medellín, OVS Manizales y bloques H e I de la sede Bogotá (CAN). En cada Dirección hay una separación eficaz entre las áreas contiguas donde se realizan las diferentes actividades de ensayo y calibración. Cada método de ensayo y calibración, establece las medidas para prevenir la contaminación cruzada. Adicionalmente, durante la preparación de muestras, se aplica lo indicado en las respectivas guías de preparación de muestras, establecidas por algunos laboratorios de ensayo. En otros laboratorios se describe directamente en el método de ensayo y, en otros casos, se define la manera de controlar la contaminación cruzada en los instructivos de adecuación de muestras. 5.3.4 Para la Dirección de Laboratorios, el acceso a las áreas donde se realizan los ensayos, se controla según lo establecido en el IN-LAB-PES-005 Instructivo Control de acceso a los Laboratorios. Para la Dirección de Asuntos Nucleares, debido al componente de seguridad fisica y Protección Radiológica inherente a sus actividades, se tienen documentos propios para el control de acceso a cada instalación, donde se indica la manera en que realiza el acceso a las diferentes zonas de cada instalación y laboratorio. 5.3.5 Se toman medidas para asegurar el orden y la limpieza en las diversas áreas donde se realizan los ensayos y determinaciones, según lo estipulado en el Procedimiento Servicios Generales. Para mantener el orden y la limpieza de la bodega de reactivos de la Dirección de Laboratorios, se sigue el instructivo IN-LAB-PES-003 Instructivo Limpieza de Bodega de Almacenamiento de Reactivos Químicos. En los Laboratorios de las Dirección de Asuntos Nucleares, se asegura el orden y limpieza de sus laboratorios siguiendo los lineamientos de la guía GU-TNU-TN-001 Orden, Aseo, Limpieza y Uso de los Elementos de Protección Personal en los Laboratorios del GIANG. 5.4 MÉTODOS DE ENSAYO Y VALIDACIÓN DE MÉTODOS 5.4.1 Generalidades A continuación se hace la descripción de los lineamientos definidos por las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares para la selección y validación de métodos de ensayo y calibración. En la herramienta ISOLUCIÓN están establecidas una plantillas para la documentación de los métodos de ensayo, los instructivos, guías y manuales de operación; la Dirección de Laboratorios tiene descritas sus actividades en estos diferentes tipos de documentos, para los cuales se establece un plan anual de actualización documental. Cuando se apliquen estrictamente normas internacionales, nacionales o regionales, no es necesario transcribirlas en la plantilla de método de ensayo. 5.4.2 Selección de los métodos Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares a través de su Lista de Ensayos, Preparación de Muestras y Secciones Delgadas, y Portafolio de Servicios, respectivamente, definen la oferta que brinda a las partes interesadas y especifica los métodos que aplica (Ver Anexo 2). Los laboratorios de ensayo y calibración, preferentemente, emplean métodos normalizados (ASTM, Standard Methods, entre otros). En el caso que no se cuente con normas que apliquen a los materiales a caracterizar, o los instrumentos a calibrar, se desarrollan o adaptan métodos a partir de publicaciones científicas, investigaciones, tesis de grado, entre otros., los cuales se documentan, validan y aprueban - previamente - a su incorporación en la Lista de Ensayos, Preparación de

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Muestras y Secciones Delgadas para la Dirección de Laboratorios y en el Portafolio para el caso de la Dirección de Asuntos Nucleares. Cada laboratorio de los diferentes Grupos de Trabajos de las Direcciones (Laboratorios – Asuntos Nucleares) asegura el uso de la versión vigente de las normas, a menos que no sea apropiado o posible, mediante la revisión periódica y adquisición de las mismas. El desarrollo de nuevos métodos de ensayo se realiza - para la Dirección de Laboratorios - siguiendo el Procedimiento PR-LAB-INM-001 Implementación de Nuevos Métodos de Ensayo y para los ensayos y calibraciones de la Dirección de Asuntos Nucleares siguiendo el Procedimiento PR-TNU-MTN-001 Investigación de Nuevas Metodologías en Técnicas Nucleares, en los cuales se documenta cómo planificar, desarrollar y asignar el personal para esta actividad. Los Líderes de proceso solicitan y asignan los recursos necesarios. 5.4.3. Métodos desarrollados por el laboratorio Para los métodos desarrollados en los laboratorios de ensayo y calibración de las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares, se aplican los procedimientos indicados en el último párrafo del numeral 5.4.2. Los métodos se documentan, validan y aprueban previamente a su incorporación en la Lista de Ensayos, Preparación de Muestras y Secciones Delgadas de la Dirección de Laboratorios y en el Portafolio de Servicios de la Direacción de Asuntos Nucleares. 5.4.4. Métodos no normalizados Para los métodos no normalizados empleados en los laboratorios de ensayo y calibración de las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares, se aplican los procedimientos PR-LAB-INM-001 Implementación de Nuevos Métodos de Ensayo y PR-TNU-MTN-001 Investigación de Nuevas Metodologías en Técnicas Nucleares, respectivamente. Los métodos se documentan, validan y aprueban previamente a su incorporación en la Lista de Ensayos, Preparación de Muestras y Secciones Delgadas, de la Dirección de Laboratorios y en el Portafolio de Servicios, de la Dirección de Asuntos Nucleares. 5.4.5 Validación de los métodos de ensayo Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares cuentan con el documento GU-LAB-PES-011 Validación o Verificación de Métodos de Ensayo (y Calibración). Los resultados de la validación o verificación se registran y suscriben en el respectivo informe, el cual sigue los lineamientos institucionales para el control de documentos. 5.4.6 Estimación de la incertidumbre de la medición Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares cuentan con las guías GU-LAB-PES 010 Estimación de la Incertidumbre y GU-TNU-TN-002 Estimación de la Incertidumbre Dirección de Asuntos Nucleares, respectivamente, donde se compila información al respecto. Los resultados de la estimación de la incertidumbre se anexan en el respectivo informe de Validación o Verificación de Métodos de Ensayo y/o calibración. 5.4.7 Control de datos 5.4.7.1 Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares aseguran que los cálculos y la transferencia de datos son verificados de manera sistemática. Cada registro físico o electrónico evidencia esta verificación, mediante un visto bueno.

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5.4.7.2 La Entidad cuenta con el Acuerdo 008 de 12 de diciembre de 2014 por el cual se define la Política de Gestión de la Información Geocientífica del Servicio Geológico Colombiano, en cuyo numeral 9.4 se establecen las políticas de seguridad de la información. Adicionalmente, se cuenta con el Manual de Normas y Políticas de Seguridad Informática donde se encuentran los lineamientos técnicos para el uso controlado de archivos de información. En el caso de los registros electrónicos, el computador es protegido con acceso sólo para el personal autorizado. Las fórmulas contenidas en los archivos, son protegidas para que no puedan ser modificadas. Adicionalmente, se siguen los lineamientos descritos en en el numeral 4.13 Control de Registros de este documento. En la Dirección de Asuntos Nucleares, los registros electrónicos de resultados de ensayos y calibraciones, se protegen mediante back up periódicos, preferiblemente mensualmente, por los coordinadores de cada grupo y/o los funcionarios (Planta) y personal de contrato, responsables de los ensayos y/o calibraciones, almacenándolos en la unidad virtual compartida de los diferentes Grupos de Trabajo. El mantenimiento de computadores y equipos automatizados lo realiza el Grupo de Trabajo Tecnologías de la Información de acuerdo con el Proceso Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación. 5.5 EQUIPOS 5.5.1 En el módulo Calibración de la herramienta ISOLUCIÓN, se encuentra el inventario de los equipos operacionales de apoyo, seguimiento y medición, empleados en el desarrollo de las actividades de los Laboratorios de ensayo y calibración de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares. En esta herramienta se consignan las características técnicas de los equipos, el código único asignado para su identificación, el manual del fabricante (si lo hay), instructivo de operación del equipo (si lo requiere), registros de las calibraciones y mantenimientos efectuados, especificaciones técnicas, datos del fabricante, ubicación del equipo y en general toda la información de soporte del caso, en formato .pdf. Los documentos originales en físico se encuentran ubicados en cada Laboratorio. En los casos que se requiera emplear equipos que se encuentren fuera del control permanente de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares, se verifica que dichos equipos cumplan con los requisitos establecidos en los métodos de ensayo y/o calibración, y en los manuales de operación de los equipos. Adicionalmente, se cuenta con el Procedimiento PR-AEO-MTR-001 Gestión Metrológica del Proceso Administración de Equipos Operacionales de Apoyo, Seguimiento y Medición, cuyas actividades aseguran que se cumpla con los requisitos de la Norma NTC-ISO/IEC 17025. 5.5.2 Siguiendo lo establecido en los Procedimientos PR-AEO-MPC-001 Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos y PR-AEO-MTR-001 Gestión Metrológica, anualmente, se establece un Programa de Mantenimiento y Calibración, que se registra en el Formato F-AEO-MTR-001 Cronograma Mantenimiento y Calibración de Equipos y se realiza su ejecución. 5.5.3 Los equipos son operados por personal autorizado lo cual está registrado en el formato F-LAB-PES-101 Lista de Personal Autorizado para el Desarrollo de Ensayos/Actividades. Las instrucciones actualizadas sobre el uso y operación de los equipos, se documentan en los Manuales de Operación,

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en los Diagramas de Operación o Protocolos de Operación, según la complejidad de los equipos. Dichos documentos incluyen instrucciones sobre la manipulación segura y el uso, para asegurar el correcto funcionamiento de los equipos. El personal autorizado y sus reemplazos, han recibido un entrenamiento previo para el manejo y operación de los equipos utilizados en la realización de ensayos y calibración. Toda la información necesaria para el entrenamiento en el uso y operación de equipos, se encuentra en los respectivos documentos (manuales de operación, instructivos, guías de usuario, entre otros) proporcionados en su gran mayoría por el fabricante y suministrados por el proveedor del equipo, éstos documentos reposan en cada uno de los laboratorios de ensayo y/o calibración. La efectividad y autorización del entrenamiento recibido se registra en el formato de autorización para realización de actividades. 5.5.4 Los equipos operacionales de apoyo, seguimiento y medición se encuentran identificados unívocamente. La identificación es dada por el almacén del Servicio Geológico Colombiano en donde se le asigna una codificación de inventario. 5.5.5 Cada equipo cuenta con su hoja de vida que contiene la identificación unívoca, las especificaciones, la información importante del equipo y los registros y documentos soporte de las operaciones de mantenimiento y calibración realizadas sobre el mismo. Esta información es manejada en el Módulo de Calibración de la herramienta institucional ISOLUCIÓN. 5.5.6 El Servicio Geológico Colombiano (SGC) cuenta con el Procedimiento PR-AEO-MPC-001 Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos y los manuales de operación de equipos, que definen el uso, la manipulación segura, el transporte y el mantenimiento planificado para los equipos operacionales de apoyo, seguimiento y medición de la Entidad. 5.5.7 Aquellos equipos que evidencian mal funcionamiento se sacan de servicio y se identifican con la etiqueta EQUIPO FUERA DE SERVICIO según lo estipulado en el Procedimiento PR-AEO-MPC-001 Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos, para evitar su uso accidental. 5.5.8 Los equipos que requieren calibración, presentan adherida la etiqueta que indica su estado de calibración y la fecha en la que fueron calibrados por última vez. Cuando no es posible adherir la etiqueta, ésta se conserva junto al certificado de calibración, en la hoja de vida del equipo. 5.5.9 Se cuenta con el Formato F-SAD-SGS-004 Autorización para Retirar Elementos del Procedimiento PR-SAD-SGS-005 Servicios Generales, para el retiro de equipos de la Entidad. Cuando un equipo queda fuera del control directo del laboratorio de ensayo y/o calibración, se verifica su adecuado funcionamiento antes de reiniciar su servicio, el cual debe ser registrado en el formato de verificación definido y oficializado por los diferentes procesos. 5.5.10 Cuando se necesiten comprobaciones intermedias para mantener la confianza en el estado de calibración de los equipos, éstas se efectúan según lo estipulado en los manuales de operación de equipos, métodos de ensayo y guías de verificación respectivas, y se deja el registro en los formatos establecidos. 5.5.11 En la documentación oficializada, se define el manejo de los factores de corrección resultado de las calibraciones y las medidas de protección de los equipos contra ajustes no deseados.

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5.6. TRAZABILIDAD EN LAS MEDICIONES 5.6.1 Generalidades Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares siguen el Procedimiento PR-AEO-MTR-001 Gestión Metrológica, el cual define anualmente un Plan de Mantenimiento y Calibración de Equipos para los equipos de medición que tienen efecto significativo sobre la exactitud o la validez de los resultados de los ensayos analíticos, esto incluye la calibración de patrones de referencia, los instrumentos de control para mediciones ambientales, elementos para verificación termométrica y másica, entre otros. 5.6.2 Requisitos específicos Los Laboratorios de los diferentes Grupos de Trabajo, aseguran que las mediciones que realizan son trazables al Sistema Internacional de Unidades (SI), mediante el uso de patrones de referencia tales como termómetros, pesas calibradas, entre otros, y materiales de referencia, tales como estándares certificados, reactivos puros certificados y materiales de referencia certificados (MRC), para aquellas unidades que lo permiten. A la vez, se exige a los contratistas que realizan la calibración de los equipos, que demuestren su competencia en la capacidad de medición, evidenciando en sus certificados y/o informes la trazabilidad al SI. 5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia En la Dirección de Laboratorios se cuenta con la guía GU-LAB-PES-027 Almacenamiento, Manejo, Transporte y Uso de Patrones y Materiales de Referencia, que describe la manipulación segura, el transporte, el almacenamiento y el uso de materiales de referencia y equipos patrón, con el fin de prevenir su contaminación o deterioro y preservar su integridad y validez. Eventualmente, el laboratorio prepara materiales internos de referencia los cuales traza respecto a materiales de referencia certificados para evidenciar su validez. Los patrones y materiales de referencia se almacenan en sitios definidos y con acceso controlado. La Dirección de Asuntos Nucleares, cuenta adicionalmente, con una serie de instrumentación detectora y emisora de radiación, elementos con los que realiza ensayos y calibraciones especiales. Estos elementos son Patrones de Referencia, que tienen condición especial de seguridad, además de seguir los procedimientos PR-AEO-MPC-001 Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos y PR-AEO-MTR-001 Gestión Metrológica, y la Guía GU-AEO-MTR-001 Determinación de Intervalos de Calibración en Equipos de Medición. Cada laboratorio de los diferentes Grupos de Trabajo de la Dirección de Asuntos Nucleares, tiene descrito en los manuales de operación asociados a la Protección Radiológica, la manera en que se manipula, se transportan, se almacenan y se usan estas fuentes. La guía GU-LAB-PES-009 Aseguramiento de la Calidad Analítica describe las características a tener en cuenta en los materiales de referencia (homogeneidad, estabilidad, trazabilidad, incertidumbre) de modo que se conserven sus propiedades, así como las verificaciones a realizar para evidenciar su validez.

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5.7 MUESTREO. La Dirección de Laboratorios cuenta con documentos para el muestreo, relacionadas con sus funciones, las cuales deben ser coherentes con las guías u otros documentos que utilicen los demás procesos misionales del SGC. Como en el caso de Cali que utiliza el libro "Técnicas Mineralógicas, Químicas y Metalúrgicas para la Caracterización de Menas Auriferas", que toman como referencia para hacer los muestreos en zonas mineras para sus propios proyectos. Este numeral No Aplica para el Laboratorio Secundario de Calibración Dosimétrica (LSCD) de la Dirección de Asuntos Nucleares donde los diferentes equipos a calibrar son entregados directamente por el cliente y recibidos por el personal autorizado del laboratorio en las instalaciones de la sede del CAN. El personal del laboratorio está dispuesto en todo momento de explicarles a los clientes cómo y de qué manera deben entregar los instrumentos. 5.8 MANIPULACIÓN DE LAS MUESTRAS 5.8.1 La Dirección de Laboratorios cuenta con el Instructivo IN-LAB-PES-004 Recepción, Identificación, Manejo y Disposición de Muestras y la Dirección de Asuntos Nucleares con el instructivo IN-TNU –PES-001 Recepción Identificación y Manejo De Muestras y Otros Productos / Bienes Propiedad del Cliente; en ellos se establecen las condiciones para almacenar, conservar y proteger la integridad de las muestras de ensayo y los equipos para calibración hasta su disposición final. Complementario a los documentos mencionados, aquellos como los procedimientos PR-LAB-PES-001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales Geológicos, PR-TNU-PS-001 Prestación de Ensayos, Servicios y Calibración de Instrumentación, todas las guías, procedimientos y/o instructivos para aceptación, preparación y análisis de muestras, los métodos de ensayos, y los instructivos para calibración de instrumentos, que tengan los diferentes procesos misionales, presentan los lineamientos para la realización de los ensayos y calibraciones, preparación y manipulación de las muestras según la matriz a ensayar y los instrumentos a calibrar. 5.8.2 Las muestras de ensayo y los instrumentos a calibrar se identifican con un código consecutivo y unívoco que se conserva a lo largo de todas las etapas del servicio. 5.8.3 Cuando se realiza la recepción de las muestras de ensayo o los equipos para calibración, se registra cualquier anomalía o los desvíos de las condiciones normales o especificadas y si existe alguna duda respecto a la adecuación de una muestra para realizar el ensayo, o la identificación y condiciones de seguridad de un equipo para calibración, se solicita al cliente instrucciones adicionales antes de proceder, según se establece en el numeral 5. Condiciones Generales de los Procedimientos PR-LAB-PES-001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales Geológicos, PR-TNU-PS-001 Prestación de Ensayos, Servicios y Calibración de Instrumentación y los Instructivos IN-LAB-PES-004 Recepción, identificación, manejo y disposición de muestras y el IN-TNU–PES-001 Recepción Identificación y Manejo De Muestras y Otros Productos / Bienes Propiedad del Cliente. 5.8.4 Se cuenta con el Instructivo IN-LAB-PES-004 Recepción, Identificación, Manejo y Disposición de Muestras para la Dirección de Laboratorios y con el instructivo IN-TNU–PES-001 Recepción Identificación y Manejo De Muestras y Otros Productos / Bienes Propiedad del Cliente para la Dirección de Asuntos Nucleares, donde se especifican las condiciones adecuadas para el almacenamiento, manipulación y preparación de las muestras, para evitar su deterioro, pérdida o daño. Los Laboratorios de cada Grupo de Trabajo de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares cuentan con una infraestructura técnica apropiada para cumplir todos los requerimientos

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del cliente y realiza el mantenimiento correspondiente a las instalaciones, para garantizar que las muestras y equipos para calibración no se vean afectados, con mayor rigor en la sede Bogotá del CAN debido a las características y condiciones de seguridad fisica y protección radiológica que se deben seguir conforme a los lineamientos de la Autoridad Reguladora del Ministerio de Minas y Energía. 5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares cuentan con la Guía GU-LAB-PES-009 Aseguramiento de la Calidad Analítica, donde se documentan las alternativas que se pueden emplear para realizar el control de la calidad y así monitorear la validez de los ensayos y calibraciones llevados a cabo, tanto a nivel interno como externo. Cada método de ensayo y calibración tiene definidos los controles de calidad que se deben tener en cuenta para hacer el seguimiento a la validez de los resultados. Los laboratorios de cada grupo de Trabajo de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares conservan sus registros de control de calidad, analizan las tendencias y toman decisiones de acuerdo con los resultados obtenidos. 5.10 INFORME DE RESULTADOS 5.10.1 Informes de ensayos Par la Dirección de Laboratorios, los resultados de los análisis de caracterización de materiales geológicos son reportados con apoyo en el LIMS de acuerdo con el Formato F-LAB-PES-006 Informe de Resultados de Ensayos. En la Dirección de Asuntos Nucleares cada laboratorio de los Grupos de Trabajo presenta los resultados de sus ensayos y calibraciones en los formatos correspondientes diseñados individual y específicamente, por ser técnicas no convencionales; sin embargo, cada uno de los informes cumple y da respuesta exacta a lo solicitado por cliente y a los procedimientos de cada método de ensayo y calibración establecidos. Los informes incluyen toda la información requerida por cada uno de los clientes, y la necesaria para la interpretación de los resultados. La información incluye, el título del ensayo, el nombre y dirección del Laboratorio, el número de solicitud, la Identificación del método de ensayo y/o calibración, la identificación de la muestra y/o equipo calibrado, la identificación única del informe y/o certificado de calibración, la numeración de las páginas del informe entre principio y fin, el nombre y dirección del cliente, una descripción del ítem ensayado, la fecha de recepción de la muestra y/o equipo, la fecha de realización del ensayo o calibración, una referencia del procedimiento de muestreo si aplica, los resultados de los ensayos y/o calibraciones con las respectivas unidades y declaración de la incertidumbre, el nombre y/o firma y cargo que desempeña del responsable de la generación de informes, entre otra información según corresponda. 5.10.2 Opiniones e interpretaciones En la Dirección de Laboratorios cuando se presenten informes de asesoría, los cuales a su vez pueden incluir resultados de ensayo, el profesional designado por el Líder del Proceso debe contar con la formación, la experiencia y el conocimiento suficiente del ensayo que se lleva a cabo, de los requisitos generales expresados en la legislación y las normas, y debe comprender la importancia de las desviaciones que se puedan presentar en los resultados, con el fin de emitir de manera objetiva las opiniones e interpretaciones que considere pertinentes, las cuales se justificarán técnicamente dentro de dicho informe.

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En la Dirección de Asuntos Nucleares al realizar ensayos y calibraciones no convencionales, la interpretación de los resultados por parte del profesional designado para esta actividad, cuando corresponda, incluirá en el respectivo informe las desviaciones que se pudieron presentar durante el ensayo o calibración, que afecten el resultado, emitiendo de manera objetiva las opiniones e interpretaciones que considere pertinentes. 5.10.3 Resultados de ensayo obtenidos de los subcontratistas Cuando el informe de resultados de ensayos y/o calibraciones sea emitido por un laboratorio subcontratado, los resultados deben ser claramente identificados como emitidos por dicho laboratorio y se aplica lo estipulado en el numeral 4.5 de éste Manual. El laboratorio subcontratado realiza su informe, con las especificaciones técnicas estipuladas por la Dirección que lo haya contratado, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en el Procedimiento PR-LAB-PES-001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales Geológicos y/o en el Procedimiento PR-TNU-PS-001 Prestación de Ensayos, Servicios y Calibración de Instrumentación. 5.10.4 Transmisión electrónica de resultados y modificaciones a los informes de ensayo En los Procedimientos PR-LAB-PES-001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales Geológicos, de la Dirección de Laboratorios y PR-TNU-PS-001 Prestación de Ensayos, Servicios y Calibración de Instrumentación de la Dirección de Asuntos Nucleares, se indican las actividades para la emisión, entrega, modificación y duplicado de los informes de resultados emitidos en físico o electrónicamente. El almacenamiento y disposición de los informes de resultados, se realiza con base en la Tabla de Retención Documental de cada Dirección (Laboratorios – Asuntos Nucleares). ANEXOS:

ANEXO 1. MATRIZ DE REQUISITOS NTC-ISO/IEC 17025 VS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL.

ANEXO 2. LISTA DE ENSAYOS, PREPARACIÓN DE MUESTRAS Y SECCIONES DELGADAS DE LA DIRECCIÓN DE LABORATORIOS. Portafolio de Servicios de la Dirección de Asuntos Nucleares Para la Dirección de Asuntos Nucleares, el Portafolio de Servicios se encuentra en la pagina web institucional http://www.sgc.gov.co/Servicios de informacion al ciudadano/Documentos/Portafolio.aspx HISTORIAL DE VERSIONES:

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VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

1

2015-05-11

Se adiciona en todos los capítulos toda la información relacionada con la Dirección de Asuntos Nucleares, incluyendo gráficos, tablas y anexos.

Se modifica la frase Portafolio de Servicios por Lista de Ensayos, Preparación de Muestras y Secciones Delgadas.

Se colocan los códigos de ISOLUCIÓN a los documentos referenciados en este documento.

En el numeral 4.1.4. Se modifica la resolución de funciones de los grupos, adicionando la Resolución D-128 del 8 de Marzo de 2017 y se elimina toda la descripción de las funciones.

En el numeral 4.1.5. Se modifican los roles de la Dirección de Laboratorios adicionando al Responsable de Ensayo y al Participante en la realización de ensayos.

En el numeral 4.1.6. Se ajusta la tabla de comunicaciones para incluir la Dirección de Asuntos Nucleares y otros mecanismos acordados en la dirección de Laboratorios. Se cambia el nombre a la tabla: Tabla 1. Comunicación al interior de las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares.

En el numeral 4.2.7. se adiciona un formato para registrar las medidas para mantener la integridad del Sistema de Gestión

En el numeral 4.10. Se modifica la tabla de indicadores para que quede acorde al Plan de Acción.

En los numerales 5.5.9 y 5.5.11 se modifica el procedimiento Gestión Metrológica por la palabra documentación.

En el numeral 5.7. Se referencia el libro usado en Cali para realizar los muestreos.

En el numeral 5.10.1 se incluyó al LIMS.