Manual de instrucciones SalesPlussalesplus.westfaliasurge.info/help/ES_manual_cpl.pdf · Con el...

GEA Farm Technologies | 1

Manual de instrucciones SalesPlus

Versión para distribuidores (D1) 06/2011


SalesPlus fue desarrollado en base a las experiencias recogidas con SMS@WEB y PCD@WEB para que nuestros clientes y colaboradores dispongan de una herramienta para confeccionar todos los presupuestos y pedidos. Ahora basta con ingresar una sola vez al sistema para procesar los pedidos de instalaciones o piezas de repuesto. Se ampliaron los datos de los clientes y del proyecto, y la planificación de citas permite asistir eficientemente a los clientes. Además, ahora podrá consultar el estado de los pedidos en cualquier momento vía online. Con ayuda del configurador de productos integrado es muy fácil y rápido elaborar un presupuesto, así como ofrecer documentación profesional a los clientes. La sección de piezas de repuesto le brinda información completa sobre los repuestos, accesorios y productos de higiene, que pueden pedirse directamente de manera rápida y simple. ¡Esperamos que SalesPlus sea de utilidad para su trabajo!


Algunas observaciones previas:

SalesPlus trabaja óptimamente con una resolución de pantalla de 1024 x 768.

Para abrir la página web de SalesPlus debería utilizarse únicamente el navegador Internet Explorer de Microsoft. Otros navegadores (browsers) aunque abran SalesPlus, es probable que no ejecuten correctamente todas las aplicaciones necesarias para trabajar con el programa. Por ejemplo, pueden perderse algunas funciones o faltar algunos de los elementos de operación.

Para agregar SalesPlus a sus Favoritos, proceda de la manera siguiente: Después de hacer clic en «Agregar a Favoritos», haga clic con el botón derecho del mouse sobre el link guardado bajo «Favoritos» y vaya a «Propiedades». Ingrese allí la dirección URL www.salesplus.gea-farmtechnologies.com.

Luego confirme la modificación efectuada con «Aceptar». Nota No utilice el botón del extremo superior izquierdo de la ventana «Atrás». Esto interrumpiría la conexión con SalesPlus.

http://www.salesplus.gea-farmtechnologies.com/


Índice 1. Ingresar al sistema ..................................................................................................................... 5

1.1 Registrarse a través del Extranet ............................................................................................ 5 1.2 Ingresar directamente a SalesPlus ......................................................................................... 7 1.3 Modificar la contraseña ........................................................................................................... 8

2. Ajustes personalizados ............................................................................................................. 9 3. Datos del cliente....................................................................................................................... 10

3.1 Dirección .............................................................................................................................. 10 3.2 Datos socio ........................................................................................................................... 11 3.3 Instalación ............................................................................................................................ 11 3.4 Instalación 2 ......................................................................................................................... 12 3.5 Higiene ................................................................................................................................. 13 3.6 Higiene 2 .............................................................................................................................. 14

4. Distribuidor ............................................................................................................................... 15 4.1 Dirección .............................................................................................................................. 15 4.2 Materiales locales ................................................................................................................. 16 4.3 Servicios locales ................................................................................................................... 18 4.4 Condiciones de pago ............................................................................................................ 19

5. Agenda ...................................................................................................................................... 20 6. Estado del pedido .................................................................................................................... 21

6.1 Resumen de todos los pedidos ............................................................................................. 21 6.2 Seguimiento de envíos por UPS ........................................................................................... 23 6.3 Descarga de confirmaciones de pedido, órdenes de entrega y facturas ............................... 24

7. Repuestos/Info ......................................................................................................................... 26 7.1 Buscar partes ....................................................................................................................... 26

7.1.1 Buscar con ayuda del catálogo de producto ................................................................... 26 7.1.2 Búsqueda por texto ........................................................................................................ 30 7.1.3 Símbolos ........................................................................................................................ 32

7.2 Pedido de partes .................................................................................................................. 34 7.2.1 Estructura de las cestas de compras ............................................................................. 34 7.2.2 Ingresar el pedido .......................................................................................................... 37

7.2.2.1 Pedido a través del catálogo de repuestos .............................................................. 37 7.2.2.2 Entrada manual ....................................................................................................... 37 7.2.2.3 Cargar archivos externos ......................................................................................... 39

7.2.3 Disponibilidad de partes ................................................................................................. 43 7.2.4 Reubicar los artículos en otra cesta de compras ............................................................ 44 7.2.5 Enviar un pedido ............................................................................................................ 45

8. Presupuestos ........................................................................................................................... 46 8.1 Crear un proyecto nuevo ...................................................................................................... 47

8.1.1 Crear una nueva carpeta de proyecto ............................................................................ 47 8.1.2 Crear una configuración nueva ...................................................................................... 48 8.1.3 Mostrar y editar lista de partes ....................................................................................... 57 8.1.4 Datos para configuración ............................................................................................... 58 8.1.5 Calcular precio ............................................................................................................... 58 8.1.6 Crear el documento del presupuesto.............................................................................. 59 8.1.7 Enviar Orden de pedido ................................................................................................. 61

8.2 Mis presupuestos ................................................................................................................ 63 8.2.2 Configuración: Copiar, crear una variante, enviar .......................................................... 64

9. Anotaciones personales .......................................................................................................... 65 10. Anexo – Clasificación de los números de referencia para los componentes de GEA FT . 66


1. Ingresar al sistema

1.1 Registrarse a través del Extranet

Puede ingresar automáticamente al SalesPlus una vez que se haya registrado en el GEA Farm Technologies Extranet. www.salesplus.gea-farmtechnologies.com

Seleccione su país e ingrese usando su «Login».



En el registro «My GEA Farm Technologies» usted puede seleccionar SalesPlus.


1.2 Ingresar directamente a SalesPlus

Si no quiere ingresar a través del Extranet, también puede hacerlo directamente en SalesPlus: www.salesplus.gea-farmtechnologies.com



1.3 Modificar la contraseña

Para modificar su contraseña, ingrese su usuario y la contraseña recibida, y luego haga clic en «Modificar contraseña». Se abre una ventana en la que podrá ingresar su contraseña nueva.

Podrá utilizar esta contraseña cuando ingrese nuevamente.

Nota Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones para crear una contraseña: Alterne letras mayúsculas con minúsculas, números y caracteres especiales Mantenga secreta la contraseña No facilite a terceros su contraseña


2. Ajustes personalizados Cuando ingrese por primera vez en SalesPlus, vaya por favor a «Ajustes» para ingresar los datos específicos del usuario.

En especial, seleccione la Zona horaria adecuada para el sitio en que usted se encuentre.

Marcando «No sumar cantidades» los nros. de referencia, que se ingresen en un pedido más de una vez, se guardarán como una sola entrada. Mediante el ajuste del «Margen» podrá establecer cuál es el margen (%) que usted querrá obtener normalmente en el cálculo de precios. Este valor puede ser modificado en cualquier momento.


3. Datos del cliente En esta página puede generar los datos de un nuevo cliente y luego modificarlos.

Usted puede permitir que se muestren todos los clientes, o que comience mostrándolos a partir de una determinada letra inicial.

3.1 Dirección

Cuando quiera ingresar un nuevo cliente o modificar datos de clientes ya ingresados, tendrá a disposición las siguientes posibilidades:

Guarde aquí los datos registrados/modificados y regrese a la pantalla general.


3.2 Datos socio

En la página «Datos socio» usted puede ingresar y administrar diferentes personas de contacto del cliente.

3.3 Instalación

En esta página usted puede editar informaciones sobre la instalación del cliente. Si usted quiere tomar contacto con su cliente en un momento determinado, ingrese una «fecha a recordar» en el campo «Llamar el día», para que lo guarde automáticamente en la agenda y le sea recordado oportunamente.



3.4 Instalación 2

En esta página usted puede editar informaciones adicionales sobre la instalación del cliente. Se pueden agregar datos sobre el enfriamiento y la limpieza del tanque, y del recuperador de calor empleando «Nuevas filas».

«TMR» se emplea para: «Dieta totalmente mezclada» (Total Mixed Ration) Guarde aquí los datos registrados/modificados y regrese a la pantalla general.


3.5 Higiene

En esta página usted puede editar informaciones sobre la Limpieza/Desinfección de la instalación del cliente.



3.6 Higiene 2

En esta página usted puede editar informaciones sobre la calidad del agua en la instalación del cliente. Para ello puede ir ingresando los resultados de muchos análisis:



4. Distribuidor

4.1 Dirección

En los campos de dirección aparecerán los datos de contacto que usted haya registrado en GEA FarmTechnologies. Si fuera necesario realizar modificaciones aquí, diríjase a su persona de contacto en ventas.


4.2 Materiales locales

En esta página puede editar los materiales propios que vaya a utilizar (que no sean de GEA Farm Technologies) y agregarlos al presupuesto. Los materiales ya generados, pueden ser editados directamente en la pantalla general e incluso, pueden ser eliminarlos. Sales+ ofrece la posibilidad de borrar todos los materiales propios juntos. Para ello vaya al menú para selección de tablas y luego haga clic en «Marcar todos» y «Borrar». Para agregar un material, haga clic en e ingrese los datos en las líneas que se vayan agregando.

También puede insertar sus materiales directamente desde un archivo Excel:

Los archivos a cargar, deben conformarse de la siguiente forma: En la primera columna ingrese su propio nro. de referencia; la columna B está prevista para la denominación del producto. Las columnas C y D contienen la cantidad y el precio:

Ejemplo:


Luego guarde los datos de la manera siguiente:

Como tipo de archivo seleccione «.csv».

Busque su archivo e inicie la carga. Con los botones

puede ordenar la presentación de sus materiales. Recuerde siempre de guardar sus datos antes de pasar a otra pantalla.


4.3 Servicios locales

Como en el caso de los Materiales locales, también es posible definir Servicios locales y sumarlos a los presupuestos. Los trabajos de instalación ya generados, pueden ser editados directamente en la pantalla general e incluso, pueden ser eliminarlos. Para agregar servicios, haga clic en e ingrese los datos en las líneas que se vayan agregando:

Con el botón

puede ordenar los servicios. Recuerde guardar los datos antes de salir de esta pantalla.


4.4 Condiciones de pago

Con el botón «Condiciones de pago» puede establecer sus condiciones de pago de forma individual, por ejemplo por grupo de productos.

Para crear nuevas condiciones de pago haga clic en el botón «Nueva condición de pago». Ahora puede asignar un nombre a esta condición de pago en el campo «Denominación», e ingresar la descripción en el campo «Nota sobre condiciones de pago». Luego pulse el botón «Guardar». Estas condiciones estarán disponibles como textos predefinidos cuando genere su presupuesto:

Distribuidor XY Máximo Granjamodelo 12345 Una Ciudad


5. Agenda

Las citas quedarán definidas automáticamente en la agenda, ya sea las que fueron establecidas en los presupuestos, ya sea las introducidas en Cliente - Instalación como “fecha a recordar”. Los días que presentan citas aparecerán en la agenda marcados en color verde. Haciendo clic en el mes obtendrá una lista con todas las citas para, por ejemplo, Septiembre. Haciendo clic sobre una fecha, aparecen las citas para ese día.

La información que se muestra para cada cita es el título de la configuración y el nombre del cliente. Para ir al presupuesto correspondiente haga clic sobre el título verde (por ej. «Bomba de vacío»).


6. Estado del pedido Para consultar el estado actual de pedidos enviados, vaya a la ficha «Estado del pedido» y seleccione el año en que se remitió el pedido en cuestión, en el ejemplo se trata del año 2008. SalesPlus le muestra todos los pedidos para su número del cliente.

6.1 Resumen de todos los pedidos

Detalles del pedido: Haciendo clic sobre el número del pedido, en la parte inferior de la ventana aparecerán los detalles del mismo. Estado: Muestra 4 estados diferentes:

1. Estos pedidos ya fueron armados y despachados.

2. Fecha en negro: La fecha de entrega prevista está en el futuro.

3. Fecha en rojo: La fecha de entrega prevista está en el pasado ¡y falta al menos una de las posiciones!

4. Estos pedidos fueron cancelados.

Para informarse sobre cuáles de las posiciones de los pedidos con fecha en negro o en rojo han sido entregadas, vea los detalles del pedido.

Ordenar: Estas dos flechas le permiten ordenar los pedidos en orden ascendente o descendente según le convenga. Puede ordenar por: Número de orden, Fecha de creación, Tipo, Importe, Estado o Nro. de pedido.


Exportar los datos del pedido en formato XLS o XML: Los datos ingresados en los detalles del pedido pueden exportarse a un archivo Excel haciendo clic

en , o bien, a un archivo XML haciendo clic en . Con el archivo XLS usted tiene las posibilidades siguientes:

1. Cargar los detalles del pedido al sistema ERP local propio 2. Imprimir los detalles del pedido 3. Editar el pedido en Excel 4. Enviar los detalles del pedido a otra persona

Copiar los datos del pedido a la cesta de compras Haciendo clic en «Copiar a la cesta de compras» usted puede copiar un pedido existente con toda su información a la cesta de compras y, de esta manera, repetir el pedido. La lista desplegable de la derecha le permite seleccionar la cesta de compras a la cual enviar los números de referencia. Será copiada la orden de pedido completa. Gracias a esta función es más fácil y rápido encargar varias veces un mismo pedido.


6.2 Seguimiento de envíos por UPS

Cuando abra un pedido que fue encargado por UPS, a la derecha encontrará un campo denominado «Seguimiento». A la derecha de los detalles del envío aparecerán el símbolo y el número de UPS. En caso de no haber optado por el envío por UPS, este campo no se mostrará.

Paso 1: Haga clic en el número de UPS para ser redireccionado a la página de Internet de seguimiento de envíos de UPS.

Paso 2: Haga clic en «Determinar el estado» (Track). Paso 3: UPS lo informará sobre el estado actual de su pedido.


6.3 Descarga de confirmaciones de pedido, órdenes de entrega y facturas

1) Confirmaciones de pedidos: Haciendo clic en el símbolo siguiente, podrá descargar una confirmación para cada uno de los

pedidos en formato XML:

Además de la confirmación del pedido, encontrará una ficha nueva denominada «Suministros/Facturas», que contiene: 2) Suministros y órdenes de entrega:

La orden de entrega está a disposición para ser descargada en el formato XML.

Información exacta sobre la fecha de entrega y la cantidad suministrada

En caso de tratarse de varias entregas, la información aparece por separado. 3) Facturas:

La factura está a disposición para ser descargada en los formatos XML o PDF.

Fecha y número de factura

Muestra el total y el importe para cada una de las posiciones.

1

3

2


Acerca de XML

El Extensible Markup Language («lenguaje de marcas extensible» - XML, por sus siglas en inglés) es un formato internacional para estructurar datos convirtiéndolos en datos de texto según reglas definidas. Por lo tanto, XML permite intercambiar datos por Internet entre diferentes sistemas.

Utilidad del archivo XML exportado de SalesPlus

El archivo XML permite transferir datos del SalesPlus al sistema ERP local en filiales que no tengan SAP, o bien, al sistema ERP propio de un distribuidor. Muchos sistemas ERP cuentan con una interfaz XML que permite el intercambio de datos.

Destinatarios del archivo XML

Importadores y filiales de GEA Farm Technologies que no cuenten con SAP.

Distribuidores de GEA que quieran transferir rápidamente los datos de sus pedidos y las facturas a su propio sistema ERP.


7. Repuestos/Info En esta sección encontrará todas las piezas de repuesto de GEA Farm Technologies que podrían ser de su interés. Aquí puede buscar piezas de repuesto, obtener información adicional, y solicitar piezas de repuesto.

7.1 Buscar partes

Existen diferentes opciones para buscar piezas: Puede utilizar el árbol de productos (véase 7.1.1) o puede acceder directamente (véase 7.1.2).

7.1.1 Buscar con ayuda del catálogo de producto

Puede buscar un artículo haciendo clic sobre el tipo de producto buscado en la lista del catálogo de productos. Se abrirán nuevas listas de selección que le permitirán ir llegando al nivel requerido.

En la sección de instalaciones se encuentran los componentes. Es decir, que aquí se encuentran, por ejemplo, las bombas de vacío o las bombas de leche completas que actualmente pueden pedirse para la configuración de una instalación. Aquí no podrá hallar al viejo pulsador «Autotronic». Para muchos de los componentes se ofrecen dibujos de despiece que pueden ser útiles durante la búsqueda. La sección de repuestos está mucho más detallada; así, por ejemplo, la sección «Repuestos Tecnología de ordeño» está subdividida en secciones más específicas para cada componente de la sala. Aquí será más fácil encontrar los repuestos de un Autotronic que aún estén disponibles. La sección de repuestos incluye piezas que forman parte de algún componente en particular (Partes especiales), así como también piezas que se utilizan en diferentes componentes (general/otros).

Sección de instalaciones

Sección de repuestos


Usted podrá optar por diferentes alternativas para llegar al producto buscado, si no recuerda exactamente el nro. de material o la denominación. Puede seleccionar directamente el punto Piezas de repuesto, o bien, puede navegar por la sección instalaciones. a. Buscar en el punto de navegación de sistemas de ordeño Buscando el cono de válvula para Vacurex 5000

Siguiendo la navegación por el árbol, finalmente se llega al nivel Artículos:

Consejo: Pulsando simultáneamente: las teclas «Ctrl» y «+» se aumenta, o bien, «Ctrl» y «-» se disminuye el tamaño de la imagen en el monitor.

Mover el cursor sobre el «20», a la izquierda aparece el cono de válvula

1. 2. 3.

Clic sobre la figura

Clic sobre la figura


b. Buscar directamente en el punto de navegación de piezas de repuesto

Cuando esté buscando en el catálogo de producto, arriba del producto encontrado siempre se muestra la «senda de búsqueda»:

Esta le permite retroceder y modificar la búsqueda ingresando a otra sección; por ej.: Categoría Tecnología de vacío. Para buscar fuera de la categoría actual, utilice el menú desplegable a la derecha de Buscar y vaya a «Búsqueda global». Entonces la búsqueda abarcará las secciones completas de instalación y repuestos.


Resultados

Observe que arriba a la derecha se encuentra un campo que permite limitar la búsqueda a un producto determinado.

Nota Para buscar fuera de la categoría abierta, utilice el menú desplegable y vaya a «Búsqueda global»”


7.1.2 Búsqueda por texto

Para una búsqueda efectiva se ingresa el término en el nivel superior. Para eso, hacer clic en Start para ver el árbol completo.

Ahora ingresar en el campo de búsqueda: el término completo o incompleto, las dimensiones, o los números de referencia (o una combinación de los mismos) usando uno o varios asteriscos (*).

Si usted está buscando una pieza de la cual no recuerda el nombre completo, puede agregarle un *. En el ejemplo estamos buscando pulsadores. Si además agrega un * delante del término, aparecerán todos los artículos que contengan la palabra «pulsador». También tiene la posibilidad de combinar varios criterios de búsqueda. Si, por ejemplo, busca «diodos» con 20mA, ingrese un * delante y detrás de la palabra «diodo», y un * antes y después de 20mA. Entre los dos asteriscos debe haber un espacio.

Puede aplicarse el mismo procedimiento en el caso de números de referencia y números de referencia incompletos.

Ejemplos: Para buscar todos los «Diodos luminosos»

Para buscar todos los «Diodos»:

Especificar combinando diferentes criterios de búsqueda:


También se pueden combinar nros. de referencia con denominaciones:

Nota Cuanto más baja la categoría de la búsqueda en el catálogo de producto, tanto más ajustada la búsqueda de la parte. Por ejemplo: si usted quiere buscar pulsadores solamente en la categoría «Constant vacas», la búsqueda se limitará a ese sitio. La ventaja es que el resultado aparecerá muy rápidamente, dado que la búsqueda se limita a una sección más pequeña.

Pero también podrá seleccionar a través del catálogo de producto completo, si cambia la búsqueda a «Búsqueda global» (menú desplegable):

Esta búsqueda llevará más tiempo, dado que revisa las secciones completas de instalación y de piezas de repuesto; sin embargo aparecerán todas las piezas que comiencen con «pulsad».


7.1.3 Símbolos

En el catálogo de producto se emplea una serie de símbolos que se detallarán a continuación. Los símbolos se encuentran abajo a la derecha junto a la imagen del producto. Para cada nro. de referencia existen diferentes símbolos en función de su disponibilidad.

Además de los símbolos se indica, para cada pieza, su grosor, la cantidad, el grupo de descuento y el precio.

Lista de partes - desglose de las posiciones inferiores; las partes con fondo en gris no se suministran junto con el pedido, sino que deben solicitarse por separado. Lista de piezas de repuesto completa (todos los repuestos) Empleo de la pieza - muestra las partes en que se utiliza esta pieza. Imagen ampliada Información adicional - por ejemplo el nro. de referencia fue reemplazado por otro material o el nro. de referencia puede solicitarse como juego de 10 unidades. Pieza de repuesto Figura detallada del material. Mueva el mouse por la figura para ver las piezas individuales correspondientes a la lista. No hay imágenes disponibles por el momento. Con este símbolo las partes se mueven a la cesta de compras. Parte con servicio periódico - muestra el intervalo de servicio. Descripción del producto – aquí encontrará más información sobre el producto.


Abrir las figuras: Cuando abra el dibujo de una parte y pase el mouse por los números de posición, verá que la parte correspondiente será remarcada en color verde a la izquierda en la lista de materiales.

Mover el cursor sobre el «20», a la izquierda aparece el cono de válvula


7.2 Pedido de partes

7.2.1 Estructura de las cestas de compras

Para marcar todas las posiciones de una vez, o bien, borrarlas, utilice el símbolo siguiente:

Volver a la página de inicio

Cesta de compras actual

Otras cestas

Valor de cada posición y de toda la cesta

Peso de cada posición y de toda la cesta

Campo de comentarios para cada posición

Ingresar números de referencia manualmente

Marcar posiciones individuales

Descargar Excel

Marcar todos

Desmarcar todos


Si en la cesta de compras se encuentran artículos, las alternativas son las siguientes: 1) Reubicar los artículos en otra cesta de compras – ver indicaciones más abajo.

2) Modificar cantidades – ingrese la cantidad correcta y haga clic en «Actualizar».

3) Eliminar una o más líneas – marque la casilla ubicada a la izquierda del nro. de referencia y

luego haga clic en «Eliminar».

4) Ingresar una celda para comentarios – aquí puede ingresar observaciones propias para cada línea, por ejemplo: posición 1 para cliente A y posición 2 para cliente B. Importante: Esta observación es de uso interno solamente, y ¡no será transferida a GEA Farm Technologies!

5) Ordenar un pedido – puede ordenar cualquiera de las columnas que presente flechas.

Atención No todos los números de material, ya sea que estén ingresados en una lista de partes o en una ilustración, o bien, que hayan sido encontrados con la función de búsqueda,

aparecerán con el precio y el símbolo de la cesta de compras Estos números de referencia son inválidos y, por lo tanto, no están a disposición para la venta. Por eso no es posible ni pedir ni ingresar estas partes en la cesta de compras. En el caso de que hubiera un número de repuesto, un símbolo le indicará que existe más información:

2

4

5 1

3

http://pgd.sap.gea-it.de:8881/sap(bD1kZSZjPTAwMQ==)/bc/bsp/sap/zsplus/BUY000000070471042000
















Exportar la cesta de compras en Excel

Haciendo clic en (arriba a la derecha) usted puede exportar los datos de la cesta como archivo CSV y luego procesar los datos con MS Excel. El archivo tiene el aspecto siguiente y contiene toda la información de la cesta de compras, inclusive observaciones y encabezamientos.

Con este archivo usted puede...

1. exportar la cesta de compras en formato CSV.

2. imprimir el contenido de la cesta antes del envío. 3. importar el pedido a su propio sistema de planificación de recursos empresariales, o ERP

(por sus siglas en inglés). 4. enviar el archivo a otro usuario de SalesPlus. Este, a su vez, puede cargar el archivo en

SalesPlus y realizar el pedido. 5. imprimir las observaciones ingresadas en cada fila, a fin de poder asignar mejor el pedido a

cada cliente cuando sea oportuno.


7.2.2 Ingresar el pedido

Hay tres alternativas para ingresar un pedido: manualmente; cargando un archivo externo; o directamente por el catálogo de repuestos.

7.2.2.1 Pedido a través del catálogo de repuestos Para colocar la posición buscada en la cesta de compras, haga clic sobre el símbolo. Si al lado de la posición no existe ninguna cesta, significa que el artículo no se puede pedir. Esto se puede deber a diferentes motivos. Por ejemplo, puede haber un símbolo indicando que el número de la parte cambió, e informando el número nuevo. Después de hacer clic sobre el símbolo de la cesta de compras, podrá ingresar la cantidad deseada y seleccionar una cesta específica. Si, por ejemplo, selecciona 5 unidades, esta cantidad es ingresada en el «Pedido diario».

Si esta no era la parte que usted pensaba, vaya a «Inicio» o a «Buscar» para comenzar de nuevo.


7.2.2.2 Entrada manual Escoja primero una cesta de compras adecuada. En este caso se seleccionó «Pedido diario». Esto se puede reconocer porque está grisado.

En ese momento aparecen los campos de entrada rápida en la parte inferior de la ventana.

Ingrese la cantidad deseada y el nro. de referencia; luego haga clic sobre el verde o bien, pulse la tecla Enter. Si usted no ingresa ninguna cantidad, se asume que la misma es igual a 1. Para saltar de un campo a otro utilice el mouse o la tecla Tab. En el caso de que se haya establecido una cantidad mínima para los pedidos, SalesPlus lo corrige automáticamente. Cantidad mínima para el pedido: En el caso de que haya establecido una cantidad mínima para los pedidos, SalesPlus lo corrige automáticamente.


7.2.2.3 Cargar archivos externos El botón «Cargar archivo» permite importar un pedido. Genere el archivo (Excel) en cuestión y guárdelo en su computadora. Luego seleccione la cesta a la cual importar las partes, y recién después haga clic en «Cargar archivo»:

1. Formato.csv (recomendado) Recomendamos cargar el archivo en formato CSV (MS DOS). La manera más fácil de generar un archivo de este tipo es por medio de una tabla Excel. Ingresar en la primera columna la cantidad, en la segunda el nro. de referencia y en la tercera los comentarios, si hubiera. Una vez cargado el archivo, SalesPlus le agrega las denominaciones automáticamente. Obligatorio Optional

Si hubiera más columnas, estas podrían ser importadas, pero no serán guardadas en la cesta de compras. Luego guarde los datos de la manera siguiente (Windows Vista):


Como tipo de archivo seleccione «CSV (MS-DOS)»:

1. Cargar como CSV y, si se quiere, marcar también la casilla «Importar con columna de comentarios»:

2. Busque su archivo CSV. 3. Inicie la carga.

1

3

2


Finalmente recibirá el detalle del éxito de importación para cada una de las posiciones:

Mensaje: OK - El material fue ingresado: Esto significa que el número de material fue ingresado correctamente a la cesta de compras.

Atención: La cantidad solicitada fue corregida automáticamente debido a que deben respetarse las cantidades mínimas exigidas por pedido.

Error: Para este error pueden aparecer diferentes mensajes: 1. El material no está disponible 2. El número de material no existe 3. El formato de celda no es correcto 4. Sin acceso a cesta de compras el material se encuentra en la cesta «Archivar».

Si alguno de los nros. de referencia presenta restricciones para ser admitido a una determinada cesta de compras, será derivado directamente a la cesta «Archivar». Desde allí podrá re-ubicar la parte en cuestión a la cesta correcta.


2. Formato.txt En cada fila del documento de texto, ingrese una referencia con la cantidad correspondiente. Por favor, siga la estructura siguiente: Dígitos 1 a 5 para introducir la cantidad Dígitos 6 a 17 para introducir la referencia sin « - » Ejemplos:

significa: 0000170412799070 1 Unidad 7041-2799-070 0000571612479070 5 Unidades 7161-2479-070

Después de ingresar el último nro. de referencia deberá pulsarse la tecla Enter. Esto es importante para que la carga del documento se ejecute correctamente. 3. Formato XML Cada fila queda encerrada entre <item> … </item>; la cantidad a introducir queda encerrada entre <quantity> … </quantity> y el número de referencia (con o sin « - ») queda encerrado entre <material>

eso significa 1 Unidad 7041-2799-070 5 Unidades 7161-2479-070


7.2.3 Disponibilidad de partes

Estos colores indican si una pieza está disponible en los sitios siguientes:

En SAP figura una planta de suministro para cada uno de los materiales. La función evalúa el almacén (sin reservar) de la planta de suministro y lo muestra en colores. En el caso de que las partes se encuentren en la cesta de compras durante varios días, la disponibilidad indicada se irá actualizando.

Pieza disponible; existente en el almacén

Pieza disponible a la brevedad; por el momento no está en almacén


7.2.4 Reubicar los artículos en otra cesta de compras

En el caso de que usted decidiera convertir el pedido en un pedido urgente o pedido mensual, haga clic en el campo ubicado arriba de la columna izquierda y marque «Seleccionar todo». Luego seleccione «Pedido urgente» en el menú desplegable y finalmente haga clic en «Mover a cesta de compras»:

En el caso de que solo quiera mover algunas de las partes al pedido urgente, marque las casillas de las partes correspondientes. Luego seleccione «Pedido urgente» en el menú desplegable y finalmente haga clic en «Mover a cesta de compras» Los artículos permanecen en las cestas hasta que usted envíe el pedido, o elimine o mueva el artículo. Aun cuando usted haya salido del SalesPlus.


7.2.5 Enviar un pedido

Para enviar el pedido haga clic en el botón «Enviar orden de pedido» en la cesta de compras. Aparece una ventana de pedidos con las opciones siguientes: 1) Nro. de pedido: En el campo «Nro. de pedido» el usuario puede ingresar cualquier número.

Este número puede responder a su propio sistema de planificación de recursos empresariales. Aparecerá en la ficha «Estado del pedido» para facilitar la búsqueda del pedido correspondiente.

2) Tipo de envío: Aquí puede optar entre los diferentes tipos de envío. 3) Destinatario: Seleccionar la dirección de destino con el menú desplegable. Si llegara a faltar

alguna dirección, diríjase al vendedor responsable para su área. 4) Fecha de entrega: se indica automáticamente y depende de la cesta de compras. 5) Observaciones: En el campo «Observaciones» puede ingresar comentarios que serán visibles

para el Centro de recepción de pedidos y facturación, por ejemplo: que la dirección de entrega sea diferente, o bien, una fecha de entrega diferente.

6) Ver el pedido: Aquí obtendrá un panorama completo del pedido. Si desea modificar algo, puede volver a la cesta de compras haciendo clic en «Atrás».

7) Enviar orden de pedido: Presionando el botón «Enviar orden de pedido» todas las posiciones

marcadas serán enviadas a GEA Farm Technologies. Obtendrá automáticamente una confirmación del pedido vía e-mail.

1

Máximo Fernandez 12345 Ciudadmodelo

2

3 4

5

6

7


8. Presupuestos Usando el menú usted podrá abrir los presupuestos ya creados o generar nuevos presupuestos.

Si quiere generar un presupuesto concreto directamente para un cliente vaya a:

Cuando solo quiera crear una configuración sin asignarla a ningún cliente específico (es decir sin cálculo), por favor comience con:


8.1 Crear un proyecto nuevo

A continuación se detallan cuáles son los pasos a cumplir hasta el envío final del pedido:

8.1.1 Crear una nueva carpeta de proyecto

a) En la lista general de «Mis presupuestos» hacer clic en «Nueva carpeta de presupuestos».

b) Seleccione al cliente.

c) Ingrese un nombre para la carpeta (vea la sugerencia más abajo)

d) Indique la probabilidad de concreción.

e) Guarde los datos.

Consejo: La descripción debería permitir designar al proyecto de una manera que sea fácilmente identificable dentro de la lista de presupuestos: Por ej.

- Instalación nueva - Ampliación - Refrigeración - Amamantadora - Gestión del rebaño - …..

No es necesario introducir aquí el nombre del cliente, porque ya existe como campo separado en la pantalla resumen de los proyectos.

1.1.2009 12345 Fernandez, Máx 123456 Una Ciudad Granjamodelo, 58967 Hof

1.1.2009 23456 Fernandez 2, Máx 12345 Ciudadmodelo Modelo, 897596 Granja

1.1.2009 34567 Fernandez 3, Juan 12345 Ciudadmodelo Serviciomodelo, 896578

1.1.2009 45678 Fernandez 4, Pedro 12345 Ciudadmodelo Modelo

0000125487 Distribuidormodelo 12345 Ciudadmodelo

0025879687 Máximo Fernandez 12345 Granjamodelo

a

b

e

d c


8.1.2 Crear una configuración nueva

a. Datos pre-configurados

Inicie la configuración usando el botón

y elija el tipo de presupuesto:

En el paso siguiente deberá decidir si quiere realizar un presupuesto para una instalación completa o solo para componentes por separado. Para crear una lista de partes propia que no forme parte de un paquete pre-definido, puede ir a «Especificación manual».

Para comenzar le será requerido seleccionar un grupo de producto:

Una vez elegido el grupo de producto, aparecen los productos que forman parte de él. Por ejemplo: Productos de la sala de ordeño en espina de pescado


Las «Salas pre-configuradas» están armadas de tal manera que todas las partes esenciales ya estén incluidas. Así trabajará de manera más simple y rápida, que si utilizara una configuración manual. A continuación, usted será guiado a través de la configuración; ¡es imprescindible que edite cada uno de los campos de selección «de arriba a abajo»!

Atención Esto es especialmente importante, porque cuando usted vaya seleccionando alguna de las alternativas propuestas, el sistema irá evaluando automáticamente las características, y modificando las alternativas a seleccionar a continuación. Es decir que, de acuerdo al tipo de configuración elegida al principio, las «preguntas» y «respuestas» que aparecerán luego podrán ir cambiando.

¡Esa lógica se mantiene a lo largo de todas las páginas de la configuración, y es una característica esencial en la lógica del SalesPlus!


Una vez completados todos los campos obligatorios de una página, el botón de la derecha arriba lo conducirá al grupo (a la página) siguiente:

En la parte inferior izquierda de la ventana aparecen todos los grupos que aún falta editar. Los grupos editados figuran arriba a la izquierda en «Hecho». Usted puede regresar en todo momento a los grupos ya editados. Estado de la configuración: Arriba a la derecha aparece el estado de la configuración. Si la configuración fue procesada correctamente, se indicará en verde el estado «OK»:

Si la configuración aún no está terminada, o bien, si contiene un error se indicará el estado: incompleto/inconsistente en color rojo.

Si junto a una respuesta aparece este símbolo, significa que el campo correspondiente es un ¡campo obligatorio que debe ser completado! Si junto a una pregunta aparece este símbolo, significa que la selección fue incorrecta y debe ser modificada.

Sugerencia: Al hacer clic sobre un estado rojo, SalesPlus salta directamente al sitio donde se encuentra el error

e indica allí los símbolos o .


b. Configuración manual

Si usted optó por la configuración manual, deberá editar cada uno de los campos. En la parte inferior izquierda de la ventana aparecen todos los grupos que aún falta editar. Los grupos editados figuran arriba a la izquierda en «Hecho».


c. Especificación manual cargando un archivo (página vacía)

Después de optar por la especificación manual, deberá seleccionar los productos que quiera agregar. De allí surge un código de producto que sirve para analizar los presupuestos.

Abrir la lista de partes deseada en SalesPlus y hacer clic en el botón: «Añadir nro. de referencia de repuestos / información».

Luego ir a la cesta de compras «Archivar».

En la cesta hacer clic en el botón: «Cargar archivo».


Ejemplo: Una especificación completa en Excel para importar en SalesPlus. Procesamiento previo de la tabla de Excel: Antes Después

Borre las denominaciones de la tabla de Excel y deje solamente las cantidades y los números de material; luego guarde el archivo en el formato CSV (MS-DOS). (Guardar como)

Confirmar todos los avisos con Aceptar y Sí.


Marcar formato csv a la izquierda e ir al botón Buscar de la derecha.

Marcar el archivo .csv y confirmar con «Abrir».

Luego hacer clic en «Comenzar con la carga».

SalesPlus controla si todos los números de material son válidos y luego genera un informe con los datos importados.

Puede volver al archivo con «Atrás».


Marcar ahora las líneas deseadas, o bien todas juntas, y luego hacer clic en «Aceptar las posiciones marcadas».

El archivo marcado pasa completamente a la lista de partes.

Marcar todos

Desmarcar todos


d. Favoritos / Otros usuarios Las configuraciones pueden ser agregadas a los «Favoritos» para volver a acceder nuevamente. A su vez, es posible enviar una configuración a otro usuario a fin de que también pueda utilizarla (véase Sección 8.2.2). Para abrir la configuración, proceder de la manera siguiente:

1. Crear configuraciones nuevas 2. Seleccionar Favoritos / otros Usuarios

3. En «Favoritos» (a la derecha) pueden seleccionarse los Favoritos propios. 4. Estos pueden ser seleccionados en «Configuraciones de otros usuarios» del lado derecho.

5. Hacer clic en «Seleccionar» para transferir la configuración a la carpeta de presupuestos. 6. Hacer clic en «Papelero» para borrar la configuración.


8.1.3 Mostrar y editar lista de partes

Ni bien haya completado la configuración, podrá ver la lista de partes que la constituyen. Para ello, simplemente vaya al lugar correspondiente en parte superior de la ventana:

En cada lista de partes de una configuración hay encabezamientos sobre fondo verde. Estos encabezamientos tienen la función de desglosar la lista de partes para que cada número de referencia pueda asignarse mejor al componente que corresponda. Estos encabezamientos aparecen en la lista de partes de la configuración como PDF y en la lista de partes del presupuesto. Si fuera necesario, es posible editar la lista de partes de la configuración, siguiendo los pasos que se indican a continuación: 1) Añadir números de referencia: Ingresar número de material y cantidad. Luego confirmar con la

tecla «Enter» o « » 2) Calcular precios: Al accionar aquí aparecen los precios brutos para cada número de material.

Los errores de determinación de precios se indican con un signo de admiración en color amarillo. Esto significa, que no hay ningún precio para este número de material.

3) Crear un archivo PDF: El sistema genera un PDF de la lista de partes sin precio, o con precio en el caso de que se haya realizado el Paso 2.

4) Activar campos para ingresar cantidades: Hacer clic sobre este campo para que sea posible editar la cantidad.

5) Editar cantidades: Modificar la cantidad y confirmar con la tecla «Enter». O borrar la cantidad y confirmar con la tecla «Enter».

6) Añadir parte local: Esta función permite seleccionar entre todas las partes que se habían ingresado bajo «Distribuidor».

7) Añadir nro. de referencia desde Repuestos/Info: SalesPlus salta a un campo donde puede buscarse el número para agregarlo a la lista de partes.

8) Añadir un nro. de referencia del producto Al seleccionar esta función se mostrarán todas las configuraciones para que usted pueda seleccionar un nro. de referencia.

1

2 3 4

5

6 7 8


8.1.4 Datos para configuración

Al hacer clic en aparecerán el distribuidor y el cliente correspondientes, así como también datos generales. En «Denominación» puede ingresarse un nombre para la configuración. Esta denominación se utilizará y mostrará en el cálculo de precios y en el presupuesto. Recuerde que es necesario confirmar los cambios con «Guardar datos».

8.1.5 Calcular precio

Con el botón «Cálculo de precio» se accede a la hoja de cálculo para la configuración:

Si así lo quisiera, podría ingresar sus márgenes o costes de montaje. Las partes adquiridas localmente pueden denominarse de la manera que considere apropiada. Si quisiera agregar otras Configuraciones / Servicios locales, puede iniciarlo desde acá:

Una vez finalizado el cálculo de precios haga clic en . El Cálculo/Presupuesto guardado aparecerá en la carpeta de presupuestos correspondiente. La próxima vez que ingrese a la carpeta, encontrará el presupuesto con su denominación y fecha de creación.

Distribuidormodelo SRL & Co. 12345 Ciudadmodelo


8.1.6 Crear el documento del presupuesto

Para generar un presupuesto puede incluir diferentes datos, o también una foto que aparecerá en la primera página:

Nota ¡Todas las posiciones marcadas con un * deben ser completadas! Todas ellas aparecerán en el Documento del presupuesto.

Servicios especiales, condiciones, partes de pago, acuerdos de servicio: En este campo pueden ingresarse acuerdos particulares, como por ejemplo: «Admito el tanque de frío viejo por un valor de 5.000,- € en concepto de anticipo». Estos acuerdos aparecen como página independiente en el «Documento del presupuesto». Condiciones de pago del distribuidor al cliente: La lista desplegable permite seleccionar una de las condiciones de pago, creadas en la ficha «Distribuidor» (Ver sección 4.4 Condiciones de pago). En el campo puede ingresarse una condición nueva. También en el caso de las condiciones de pago se genera una página independiente en el «Documento del presupuesto».



Máximo Fernandez 25689 Granjamodelo


En la sección «Opciones» se presentan las siguientes posibilidades:

Borrador (sujeto a ser confirmado): Agrega la leyenda en letras de agua sobre las hojas y permite modificar la configuración, el cálculo y el documento del presupuesto.

Sin descripción de presupuesto: Genera un documento de presupuesto sin describir detalladamente los productos.

Sin Precios: Genera un documento que no muestra precios.

Sin desglosar precios: El documento contiene un precio total, sin desglosar los precios de los grupos de productos.

Con IVA: Permite desglosar el IVA en la pantalla resumen de precios.

Solamente precios brutos: Genera un «Documento del presupuesto» con precios brutos únicamente.

Si todos los datos del presupuesto están completos, puede generarlo en «Crear un presupuesto».

El presupuesto se crea como archivo *.pdf, y aparece en la parte inferior de la página

El Documento del presupuesto también contiene el número de teléfono del cliente, de manera que figurará en el ejemplar impreso. Si quisiera generar el mismo presupuesto cambiando solamente la tapa, el adjunto o la persona que lo recibirá, ¡el documento PDF que tenía hasta ahora, será «sobre-escrito»! Si quisiera conservar el presupuesto original, debe guardarlo antes de que genere un nuevo presupuesto.


8.1.7 Enviar Orden de pedido

En la carpeta de proyecto, mediante el botón «Crear pedido» se puede crear y enviar una orden de pedido.

A continuación deberá cumplir con 3 pasos que le solicitarán información sobre el pedido, para luego enviarlo: 1. Seleccionar presupuestos: Seleccione el presupuesto que desea encargar y luego haga clic en «Siguiente».

2. Seleccionar productos y servicios: Como segundo paso, seleccione el producto que desea encargar y luego haga clic en «Siguiente». Puede seleccionar varios productos simultáneamente.

00000012345 Distribuidormodelo SRL & Co. 12345 Ciudadmodelo 0000010863 Gerrit Productor 12345 Kuhdorf


3. Registrar los datos del pedido: Los campos «Nota interna», «Aviso» y «Condiciones especiales», del lado izquierdo, pueden completarse según se requiera. Estos textos son enviados directamente al Centro de recepción de pedidos y facturación de GEA Farm Technologies.

Destinatario: Permite seleccionar el destinatario para este pedido En el campo «Condiciones especiales» puede ingresar comentarios para el Centro de recepción de pedidos y facturación.

Fecha de entrega prevista: Si bien la fecha de entrega se completa automáticamente, usted puede postergar la fecha según lo considere conveniente.

Nro. de pedido: En el campo «Nro. de pedido» el usuario puede ingresar cualquier número. Este

número puede responder a su propio sistema de planificación de recursos empresariales. Aparecerá en la ficha «Estado del pedido» para facilitar la búsqueda del pedido correspondiente.

Enviar: Una vez completados todos los campos, enviar la orden de pedido haciendo clic en el botón «Enviar».


Gerit Productor


8.2 Mis presupuestos

En la pantalla resumen verá todas las carpetas de proyectos que ya fueron creadas:

Presionando el botón «Mostrar carpeta» o presionando sobre los nombres (en verde) de los proyectos, verá los detalles. Para ordenar las carpetas elija alguno de los cuatro criterios del encabezado. El programa presentará todas las carpetas en orden ascendente o descendente. Puede ordenar por: Denominación, Fecha, Distribuidor, o Cliente.

Atención En SalesPlus, todas las carpetas, configuraciones, cálculos de precio y órdenes de pedido tienen un número individual de identificación (ID). Estos números se aprecian a primera vista, dado que están siempre delante de la denominación. Cuando usted esté solicitando la asistencia de un colaborador de GEA Farm Technologies, tenga a bien indicarle dicho número. De esta manera, el colaborador podrá encontrar más rápidamente su presupuesto y podrá ayudarle más eficientemente.

Cuando usted abra una carpeta, podrá ver su contenido: las configuraciones, los cálculos, los presupuestos y las órdenes de pedido. Del lado derecho aparecen diferentes símbolos con determinadas funciones. El capítulo siguiente ofrece más detalles al respecto.

1.1.2009 12345 Fernandez, Máx 123456 Ciudadmodelo Granjamodelo, 58967 Granja

1.1.2009 23456 Fernandez 2, Máx 12345 Ciudadmodelo Modelo, 897596 Granja

1.1.2009 34567 Fernandez 3, Juan 12345 Ciudadmodelo Serviciomodelo, 896578

1.1.2009 45678 Fernandez 4, Pedro 12345 Ciudadmodelo Modelo

1.1.2009 56789 Fernandez 5, José 12345 Ciudadmodelo Modelo

1.1.2009 67891 Fernandez 6, Olaf 12345 Ciudadmodelo Granjamodelo, 879659 Modelo

1.1.2009

123456 Distribuidormodelo SRL, Maquinaria agropecuaria 12345 Ciudadmodelo


8.2.2 Configuración: Copiar, crear una variante, enviar

Símbolos utilizados:

Copiar configuración y completar los Favoritos:

Genera una copia idéntica e independiente de la configuración original. Esta copia puede guardarse en la misma carpeta o en Favoritos. Las partes adquiridas localmente que figuran en la lista también serán copiadas. Crear una variante: Genera una configuración idéntica, que, sin embargo, sigue dependiendo de la configuración original. Usar esta opción para detallar en el presupuesto los descuentos o recargos por equipamientos superiores. Las partes adquiridas localmente que figuren en la lista también serán copiadas.

Enviar configuración: Enviar una configuración a otro usuario. Este puede ingresar los datos directamente a su propia carpeta de proyectos. (El nombre de la persona que reciba la configuración, debe llevar el formato de Nombre de Usuario, por ejemplo para Pablo Lopez será LOPEZ.PA) Al enviar la configuración, el nombre del destinatario se guarda automáticamente en la lista. Cuando se vuelva a enviar una configuración a este destinatario, el mismo podrá ser seleccionado directamente de la lista:

Eliminar configuración

Documento del presupuesto: Salta directamente al presupuesto. Planificación de materiales: Haciendo clic sobre el tilde verde se activa el material del presupuesto para la planificación de materiales en Bönen. El estado activado se indica con un tilde verde a la izquierda de la fecha. Si se vuelve a hacer clic, la planificación se desactiva y el tilde verde de la izquierda desaparece.


9. Anotaciones personales

Lugar para sus comentarios:


10. Anexo – Clasificación de los números de referencia para los componentes de GEA FT

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