MANUAL DE

GESTORIA DE

AGROPECUARIA

TRIGON S.A. DE

C.V.

VERIFICACIONES.(Centro de verificación de Ocotlan Jal.)

PASOS A SEGUIR:

1.- Los pasos a seguir en cuanto la verificación de las unidades es tanto

en unidades estatales como federales:

2.- Cuando se hace la verificación de dos a tres unidades para tramitarlo

se saca una copia del pago de la tenencia donde aparezcan las características

de la unidad y se llevan al centro de verificación.

3.- después en dos o tres días regresas por los mismos.

4.- para el trámite de pago en este caso se saca un vale rosa por la

cantidad y posteriormente compruebas con la factura con una relación de

gastos respectivamente.

5.- Cuando se tramitan 4 o más unidades para su verificación respectiva

se lleva una relación de las unidades a verificar con sus características claves

ejemplo: (placas, num. De serie, num. De motor, marca , modelo, y cilindros)..

6.- e igualmente se llevan al centro de verificación y ellos te darán la pauta

de cuando vayas a recogerlas.

7.- Para tramitar su pago es por medio de cheque y puedes tramitarlo con

una relación de las unidades a verificar anexa a una copia de la factura con el

total respectivo.

8.- Finalmente cuando tienes las verificaciones en tus manos se imprime

una lista de los vehículos verificados la misma que entregas en el centro de

verificación nada mas que con su columna para firma de recibido y relacionas

que vehículos son tractos y cuales son administrativos.

9.- Lo anterior para saber que verificaciones voy a entregar yo y que

verificaciones las va a entregar José Rubalcava.

10.- Finalmente se archiva la lista de firma de recibido para que quede

como expediente al igual que José Rubalcava te hace entrega de ella cuando

termina de entregarlas.

PAGO DE TENENCIAS Y REFRENDOS (Recaudadora de Tototlan, Jal.)

Pasos a Seguir: (Para Trámite)

1.- Para hacer el trámite, la recaudadora cuenta con una base de

datos de todos los vehículos de la empresa y sus características para realizar

el trámite correspondiente del refrendo o tenencia según modelo.

2.- Normalmente los trámites se hacen por partes, entonces hay que

especificarles que sean por empresa ejemplo: (los refrendos que salgan en la

primera parte pertenezcan a una única empresa y así sucesivamente los

demás).

Pasos a Seguir: (Para Pago)

1.- Para el pago de los refrendos y tenencias de los vehículos existe

un archivo en mis documentos que se llama Control de pagos de tenencias

y refrendos 2008 que esta dentro de una carpeta denominada Control de

pagos de tenencias y verificaciones 2008.

2.- En este archivo se encuentran los vehículos que se tienen que

pagar las tenencias y/o refrendos con sus especificaciones y distinciones

respectivas.

3.- Los vehículos descritos están separados por empresas según sea

el caso ejemplo.: (Agropecuaria trigon, transportes trigon, agroproductos

trigon o servicios trigo)

.

4.- Se imprime una lista de los vehículos que se pretenden verificar

clasificados por empresa separados en cuatro o cinco grupos que cada grupo

pertenezca a una sola empresa.

5.- Hay que ir a la recaudadora para que impriman el total a pagar de

cada unidad descrita en cada grupo de empresa.

6.- Posteriormente ya teniendo ese total se le lleva a Susy de Pagos

para que haga trámite del cheque.

7.- Después hay que estar al pendiente en Pagos constantemente en

relación al cheque.

8.- Saliendo el cheque, que sale normalmente a mi nombre o a nombre

del Gerente de transportes (si es en este caso hay que endosarlo para que yo

lo pueda cobrar).

9.- Finalmente hay que cobrar el cheque en BANAMEX Y llevar el

efectivo en dinero a la Recaudadora y que los refrendos y/o Tenencias que

saquen de cada pago sean todas de una sola empresa.

Pasos a seguir: (3er paso).

1.- Una vez teniendo ya los engomados y pagos se captura en el

sistema de advan y en la base de datos que hay para el control interno que es

el mismo de Control Interno de Refrendos/Tenencias 2008 lo que viene

siendo Costo, que consecutivo de pago total que se pago y observaciones

encontradas.

2.- Se identifican y revisan cada engomado y tarjeta de circulación y se

cotejan que todo este correcto. Y al igual lo revisa al momento contabilidad las

facturas para comprobar el cheque de pago para así de esta manera me

puedan dar el siguiente cheque.

3.- Se le pone num. Económico a cada tarjeta de circulación y se le

sacan 3 copias al recibo de pago (una para MI, Operador, y para el Tramite) y

3 copias al Engomado o Tarjeta de Circ. (Una para Mi, Operador y

Contabilidad).

4.- El juego de copias con la que se queda el de Gestoria las tiene que

firmar de recibido Alejandra de Contabilidad y están son las copias que se

archivan en el expediente (carpeta) de cada vehiculo.

NOTA: Hay que estar al pendiente de los vehículos que se dan de alta

o de baja o en su defecto que son vendidos para ser tomados o no en cuenta

para su pago de refrendos/o Tenencia y hacérselo saber a la recaudadora por

medio de un informe de vehículos ya actualizado.

OBSERVACIONES: A la hora de que entreguen los refrendos de los

vehículos hay que dejar bien claro de que te den una lista o te identifiquen que

vehículos están infraccionados, y al terminar los pagos y que tengas una lista

completa de las unidades infraccionadas te proporcionan ya sea el folio de la

infracción o un requerimiento por cada unidad para pelearla ante el tribunal

posteriormente.

TRAMITE PARA DAR DE ALTA UNA UNIDAD REVALIDADA DE OTRO ESTADO.

(Recaudadora de Tototlan).

1.- Primeramente el tramite lo tiene que hacer el representante legal

de la empresa, de lo contrario tendría que hacer un memorando al Señor

Alfonso donde me otorgue el poder para poder hacer el Tramite Yo, esto

siempre y cuando el representante legal no pueda por algún motivo.

2.- Documentos requeridos:

Revalidación Original y copia. Copia de comprobante de domicilio según la empresa en la que se vaya

dar de alta. Copia de identificación de Representante Legal (Francisco Ramos). Copia de Acta constitutiva según sea la Empresa. Pagos originales de Tenencia según sea el modelo de la unidad y copia

de cada una. El costo es según sea el modelo. Va del los $5,000.00 a los $10,000.00

x todo.

INFRACCIONES PELEADAS ANTE EL TRIBUNAL.(Infracciones Guadalajara – Lic. Alberto Martínez)

Aquí se manejan todo lo que se refiere a Infracciones Federales o

Estatales.

Su fin es no pagar las infracciones o en su defecto si ya se pagaron

recuperar el dinero posteriormente.

1.- Las infracciones federales o estatales se le lleva una copia u original

al Lic. Alberto Martínez para que el le de seguimiento respecto a pelearlas

ante el tribunal.

2.- Al Lic. Alberto Martínez se le pagan honorarios por su trabajo se le

paga el 50% de entrada y el otro 50% al final ya cuanto tenemos el sentencia

Final por parte del Tribunal ya ganado.

3.- Para tramitar el pago de los honorarios se le tramita con una copia u

original de la factura de honorarios anexando una lista que te la puede

proporcionar el mismo Lic. Alberto Martínez donde aparecen los vehículos a

pelear ante el Tribunal.

COMO TRAMITAR LOS REEMBOLSOS DE ALGUN SINIESTRO.(MULTI ASISTENCIA-BANORTE)

1.- Los reembolsos se refiere al dinero que la empresa paga por algún

siniestro y que el Seguro de alguna manera te lo reembolsa por medio de una

Agencia asociada a Banorte Generaly llamada Multi Asistencia.

2.- Un ejemplo mas o menos de lo que en algún momento dado te

puede rembolsar el seguro y que te vez en la necesidad de pagar la empresa

es: Corralón, Arrastre de Grúa, Gastos médicos, deducibles, etc...).

3.- Para recoger los reembolsos lo tiene que hacer propiamente el

representante legal de la empresa

4.- Y para tramitar el reembolso propiamente se debe de llevar copia

de acta constitutiva, poder del representante legal, comprobante de

domicilio (vigente) identificación del representante legal y factura original

y copia de lo que se pago y te van a reembolsar todo según la empresa

que entre en Juego.

TRAMITES QUE SE REALIZAN EN LA ASEGURADORA BANORTE

BANORTE GENERALY SEGUROS

(Luís Alberto Castro Haro)

PARA DAR DE ALTA UN VEHICULO:

Normalmente todo, casi la mayoría de los movimientos o cambios que

se quieran hacer en el Seguro se hacen por medio de Mails (correo

electrónico). Luís Alberto Castro (Gerente de Banca Empresarial –el que nos

maneja la cuenta), normalmente siempre esta al pendiente de sus correos que

recibe, o de otra manera para mayor seguridad para estar seguro que lo recibe,

siempre cuando se le manda un correo se comunica uno por vía nextel para

que este enterado de que le acabas de enviar un mail.

De esta manera queda confirmado el movimiento que se pretende

hacer el ya se encarga de todo y te dará instrucciones de que es lo que

procede.

Para dar de alta en el seguro un vehiculo estos son los datos que debe

de llevar el escrito o el memorando que le vas a mandar al seguro:

*- LOGO de la empresa.

*- FECHA en que lo mandas.

*. A QUIEN va dirigido.

*- ASUNTO de que pretendes hacer (movimiento que se pretende hacer).

*- CARACTERISTICAS del vehiculo como:

a.- Marca.

b.- Modelo.

c.- Cilindros.

d.- Interior.

e.- Transmisión.

f.- Numero de serie.

g.- Numero de motor.

h.- Póliza en la que se quiere aplicar.

i.- Firma y Nombre de quien lo envía.

Ejemplo:

12 de Mayo de 2008

Luís Alberto Castro HaroGerente Banca Seguros Empresarial:

Por medio de este conducto recibe un cordial saludo, y la vez enviarte la

información que me solicitaste para dar de ALTA en el seguro la unidad con número

económico AT-A35, con la razón social de Agropecuaria Trigon con las siguientes

características:

Automóvil nuevo VOYAGER LX.

MARCA: FORD

TIPO: Vagoneta.

CAPACIDAD: 7 Pasajeros

No. CILINDROS: 6

No. PUERTAS: 5

MOTOR: Hecho en USA. 3.3L V6 MPFI

TRANSMISION AUTOMATICA 4 VEL.

ASIENTOS: Tela.

MODELO: 2005

No. SERIE: 1C4GJ45RX5B196938

POLIZA: 1118

Por la atención prestada y esperando el vernos favorecidos en nuestra petición

quedo a sus ordenes para cualquier comentario y/o aclaración al respecto. Gracias.

ATENTAMENTE

L.A.E. Alfonso Salvador Lázaro Becerra

TRAMITE PARA DAR DE BAJA UN VEHICULO.

Para dar de baja una unidad es similar que para dar una alta, se

especifican todas las características del vehiculo. Ejemplo:

16 de Julio de 2008

Luís Alberto Castro HaroGerente Banca Seguros Empresarial:

Por medio de este conducto recibe un cordial saludo, y la vez enviarte la

información que me solicitaste para dar de BAJA en el seguro la unidad con número

económico AT-A31, con la razón social de Agropecuaria Trigon con las siguientes

características:

Automóvil EXPLORER XLT

MARCA: FORD

TIPO: 4X2 CA CE CB

CAPACIDAD: 5 Pasajeros

No. CILINDROS: 4

No. PUERTAS: 4

MOTOR: S/N

TRANSMISION AUTOMATICA

MODELO: 1996

No. SERIE: 1FMCU24X2TUD02242

POLIZA: 1607

INCISO: 19

Por la atención prestada y esperando el vernos favorecidos en nuestra petición

quedo a sus ordenes para cualquier comentario y/o aclaración al respecto. Gracias.

ATENTAMENTE

L.A.E. Alfonso Salvador Lázaro Becerra

PRORROGA.

Prorroga se refiere cuando se atrasan con el pago de la póliza y no la

cubren dentro del periodo limite marcado para hacer el pago. Entonces nos

vemos en la necesidad de enviar un correo donde especifiquemos los motivos

porque no se ha pagado la póliza y el tiempo que nesecitamos para hacer el

pago para que el seguro te de una prorroga y los vehículos no queden

descubiertos. Ejemplo:

05 DE ABRIL DEL 2008

Luis Castro H.Banorte-Generaly

Presente:

Por medio de la presente hago constar el vencimiento de mi póliza 1415

con su recibo correspondiente #8862 por falta de recursos en Depto. De Tesorería,

la cual corresponde a la unidad con número económico AT-C27 con placas

4GPB95.

Por la atención prestada y esperando el vernos favorecidos en nuestra

petición quedo a sus ordenes para cualquier comentario y/o aclaración al respecto.

Gracias.

ATENTAMENTE

___________________________________L. A. E. Alfonso Salvador Lázaro Becerra

RENOVACION DE POLIZAS.

Cada año, el 5 de Julio de cada año para ser exactos se renuevan las

pólizas de seguro de nuestras unidades.

Normalmente es muy común que aseguradoras de otras compañías te

vengan a ofrecer sus productos, servicios plus y extras para cambiarte de

aseguradora.

En lo anterior hay que ser muy cauteloso y saber bien que es lo que te

ofrecen cada uno, ver ventajas y desventajas.

Para renovar la póliza cada año en el seguro hay que hacer una

peticion al mismo donde solicites la renovación de tus pólizas de seguro y por

ende t e hagan una cotización para que posteriormente te la autorice el Sr.

Alfonso Gonzáles (Dueño de la Empresa).

Normalmente le tienes que pasar una relación de todos los vehículos

que se van asegurar con todas sus características como las que se

mencionabas anteriormente en las altas y bajas pero aparte especificar en el

caso de los tractos si sufren modificaciones o conversiones alguna que es

donde mas común se presentan.

A través de los años se han ido modificando los vehículos por motivos

de accidente o mejora se ha ido dando altas y bajas por eso que cada año se

pasa una relación actualizada de la flotilla vehicular.

Actualmente nos dimos a la tarea de estudiar cada unidad detalle por

detalle para asegurarlo de acuerdo a su especificaciones, características, y

modelo mas que nada y aparte si sale normalmente mucho fuera del estado ,

ver que índice de siniestralidad puede tener cada unidad para asegurarlo

acorde a……

Es por esto que va a ser mas sencillo cada año sacar la relación de

vehículos con la cobertura de seguro que se va asegurar ya sea (BASICA O

RESPONSABILIDAD CIVIL, LIMITADA O AMPLIA).

A Continuación presento un escrito que presento a la aseguradora

cada año para solicitar la renovación del seguro como ejemplo:

13 de Mayo de 2008

Luís Alberto Castro HaroSeguros Banorte Generali S.A. de C.V.

PRESENTE:

Por este conducto reciba un cordial saludo, y a la vez solicitar a

usted(es) de la manera más atenta la renovación de nuestras pólizas de

Seguro en las coberturas Amplia, Limitada y Básica ò Resp. Civil. De nuestro

parque vehicular de esta(s) empresas de la cual represento. Agropecuaria

Trigon, s.a. de c.v., Transportes Trigon, s.a. de c.v., Agroproductos trigon,

s.a. de c.v., y Servicios trigo, s.c. Dicha renovación y asesoría de su parte

nos interesa para tener y contar con una cobertura acorde a nuestras

necesidades para cada uno de nuestros vehículos.

Por la atención prestada y esperando el vernos favorecidos en nuestra

petición quedo a sus ordenes para cualquier comentario y/o aclaración al

respecto. Gracias.

ATENTAMENTE

L.A.E. Alfonso Salvador Lázaro Becerra

Lo anterior, es un escrito para la renovación de la póliza y en donde

también se le especifica que en la brevedad posible nos mande una cotización

de la flotilla para esto también ya se debió haber mandado una relación de la

flotilla con la que cuenta la empresa ya actualizada como se hacia mención

anteriormente.

NOTA: Finalmente quiero dar énfasis a todo lo anterior, este un

resumen de los pasos que hay que seguir en el seguro que son los mas

comunes que se presentan y que se realizan mas comúnmente, si se llegara a

presentar algún movimiento distinto a los que se hicieron mención aquí , no va

haber problema Luís Alberto Castro con toda confianza te asesorara y te dirá

el procedimiento a seguir y que es lo que hay que hacer de cualquier manera

para la redacción de los escritos, memorando o solicitudes existe una

carpeta de cartas en la carpeta de ACCESO DIRECTO A ALFONSO de

donde se pueden sacar el formato que hay que darle a los escritos.

REQUISITOS PARA LA LIBERACION DE UNIDADES EN CASO DE

UN SINIESTRO.

M.P. 4 Copias del poder del apoderado de acuerdo a la razón social del accidentado4 Copias de la factura original de la unidad o jaula Presentar documentos originales con copias (anteriores).original y 1 copia de credencial de apoderado, operador y gestor

P.F.P. 1 copia de Poder de apoderado1 Copia de facturas originales de tracto, auto o jaula según afectado.1 Copia de credencial de apoderado.1 Copia de credencial de gestor.

PASOS A SEGUIR PARA LA DECLARACION DEL MES

INBURSA (SEGURO DE CARGA).

1 Crear copia del mismo archivo en la misma pagina.2 Posteriormente la copia que creaste lo dejas en blanco (borrar).3 Se va a la declaración de enero, se copea a lo que se borro anteriormente.

4 Se elimina todo menos 1 fila de cada producto (pollo, cerdo, huevo, y ganado) esto por la formula de cada producto que nos sirva mas adelante.5 Se hace otra copia de lo anterior, y lo anterior se elimina y me quedo nada más con los títulos.6 Y en la página que se creo se copea la información de la declaración de León que me paso de acuerdo a los títulos.

7Peso x producto (kilos netos/cantidad total); Valor en dólares (se deja en blanco no se maneja); Valor en M.N. (Se copea el costo del producto kilo o pieza).

8 Se habré una nueva columna al lado.9 Posteriormente hay que cambiar el origen de las granjas x el municipio ya sea Tototlan o Michoacán.

10 Selecciona viajes de pollo (1 viaje x día); cerdo (5-7 viajes x mes); Ganado (1-3 viajes x mes); y Huevo (8-10 viajes x mes).

11Se hace otra copia tercera y a esta se le eliminan filas que no ocupemos y la copia 2 se deja como estaba nos puede servir el final para hacer modificaciones en caso de que salga muy alto el costo de la declaración.

12 Se copea la copia 2 lo del maíz y canola a la copia 3 a partir de la columna de la fecha.13 Se empieza con huevo fértil, pollito recién nacido y alimento e ir cambiando fechas solamente lo demás queda igual por lo pronto.14 Después empezamos con maíz y canola y salvado.15 Después seleccionar un viaje x día menos los domingos y uno que otro en sábado.16 Pasta de soya no se toma en cuenta.

17y finalmente se imprime desde la fecha hasta el costo valor en M.N. ocultando unidad y pesos son columnas que van después de precios en M.N..

QUE HACER EN CASO DE UN EXTRAVIO DE UNA PLACA,

TARJETA DE CIRCULACION O ALGUN DOCUMENTO FISCAL DADO DE

ALTA ANTE LA S.C.T.