Manual de Formatura/ Colação de Grau

ULBRA Manaus

Prezado Formando,

A Colação de Grau é um ato oficial, público e obrigatório da

Universidade e, como tal, integra as atividades do curso e do calendário

acadêmico.

Este manual de Formatura/ Colação de Grau disponibilizado a todos os

formandos no Site do CEULM ULBRA, visa orientar e facilitar as ações do

acadêmico nas diversas etapas que precedem e envolvem a formatura/Colação

de Grau.

As informações constantes neste manual, conforme o Estatuto e

Regimento da Universidade, bem como, das resoluções do CONSEPE e

CONSUN, dão plenas condições aos acadêmicos de realizarem a solenidade

de Colação de Grau de maneira tranquila e inesquecível, se seguidas todas as

orientações do documento.

Primeiro passo:

1. Dos Prazos e Procedimentos Acadêmicos

1.1. Para constar como formando e ser incluído no ato solene de

Colação de Grau, o acadêmico deverá seguir rigorosamente os

prazos estabelecidos pela Universidade, como os que seguem:

Conforme calendário acadêmico, embasado na Resolução CONSEPE

(de ...............), no início do semestre que antecede ao semestre de

formatura, o acadêmico formando deverá protocolar na Central de

Atendimento ao Aluno a Solicitação de Estudo de Currículo para

Colação de Grau nos prazos que seguem:

De 1° a 31 de março para os formandos do segundo

semestre do mesmo ano.

De 1° a 31 de agosto para os formandos do primeiro

semestre do ano subsequente.

Não poderá participar do ato de Colação de Grau, nem simbolicamente,

o acadêmico que, mesmo tendo seu nome incluído no convite, não

realizar a solicitação do estudo de currículo para Colação de Grau no

prazo estipulado, não regularizar a vida acadêmica, não vencer com

grau e frequência satisfatórios todo currículo em vigor (disciplinas, carga

horária e horas complementares) e não cumprir todos os compromissos

administrativos advindos da Secretaria Geral.

2. Da Escolha da Comissão de Formatura

2.1 . A escolha da Comissão de Formatura é realizada pela turma de

formandos mediante votação, em reunião pré-agendada e divulgada no

curso, devendo ser registrada em ata (modelo disponível no site do

CEULM ULBRA, no link: FORMATURA.

2.2 . A Coordenação do Curso integra a Comissão de Formatura, como

membro nato.

A Comissão de Formatura é a ligação entre formandos, Coordenação

de Curso, ACS, NOAP e os demais setores do CEULM ULBRA. Suas

atribuições encontram-se especificadas ao longo deste manual.

3. Das Atribuições da Comissão de Formatura

3.1. Do Agendamento do Ato Solene de Colação de Grau

Imediatamente após a eleição e registro da Comissão de Formatura,

esta deverá se dirigir à Central de Atendimento ao Aluno, para

solicitar o agendamento de formatura da turma que representam, e

deverão preencher o formulário de agendamento disponível na

Central de Atendimento ao Aluno e protocolar o pedido.

Definida a data, o pedido será encaminhado à ACS para fins de

publicação da data. O retorno para esta solicitação deverá ser

acompanhado e verificado pela comissão de formatura diretamente

na Central de Atendimento ao Aluno.

A Comissão de Formatura deverá realizar a solicitação de

agendamento para a Formatura num prazo máximo de cinco meses

antes do tempo previsto para colação de grau, na Central de

Atendimento ao Aluno.

A Comissão de Formatura deve informar a ACS, através do

Formulário de Solicitação de Data de Colação de Grau, o nome da

Cerimonialista / Produtora de Eventos (se houver) escolhida dentre

as cadastradas no CEULM ULBRA, podendo haver impugnação se

houver algum impedimento da empresa para com o CEULM ULBRA.

3.2. Da Escolha do Paraninfo, Homenageados, Orador, Juramentista

A turma de formandos terá o direito de escolher três nomes de

homenageados para o ato solene de Colação de Grau. Para tanto a

Comissão de Formatura, deverá organizar com a turma de formandos

uma votação, elegendo o professor paraninfo da turma, professor

homenageado e funcionário homenageado. A indicação de mais um

nome para professor homenageado não é necessária, e se a turma

achar por bem incluir o nome de mais um professor homenageado, esta

deverá solicitar por escrito para fins de aprovação, com a devida

antecedência, ou seja, antes do envio da ficha de colação de grau.

Os nomes indicados pelos formandos deverão ser encaminhados por

escrito para Coordenação do Curso, NOAP e Direção do Campus.

No mesmo processo de votação, serão escolhidos os acadêmicos que

representarão a turma na solenidade de Colação de Grau no que diz

respeito ao discurso e juramento (orador e juramentista). Fica aberta a

possibilidade de indicar um colega para ler uma breve mensagem aos

pais e pessoas especiais.

Após a eleição e definição dos nomes, a Comissão de Formatura

encaminhará por escrito os nomes escolhidos na votação à secretaria do

curso, para serem incluídos na ficha de Colação de Grau. A ficha deverá

ser entregue até o dia 30 de abril (formandos do primeiro semestre), e

até o dia 30 de setembro (formandos do segundo semestre) pelo

Coordenador de Curso, em duas vias, na Central de Atendimento.

Havendo para tanto um modelo institucional de ficha de colação de grau

para este fim específico, devendo este ser preenchido e encaminhado

de forma indispensável para o andamento do processo.

Cabe à Comissão de Formatura observar o prazo para a escolha e

entrega dos nomes.

3.3. Da Responsabilidade da Comissão de Formatura pelo Envio dos

Discursos e Cópia dos Convites para Análise

Discurso do Orador:

O orador elabora seu discurso com no máximo três (3) páginas (fonte arial

12 espaçamento entrelinhas 1,5), e com antecedência submete à

aprovação da Coordenação do Curso e ACS, até 15 dias antes do ato

solene de Colação de Grau.

Homenagem aos pais e pessoas especiais:

O acadêmico escolhido para realizar a homenagem terá de realizá-la de

forma sucinta, não ultrapassando meia página de texto escrito (fonte arial

12 espaçamento entrelinhas 1,5), para não tomar espaço maior que o do

orador da turma.

3.4. Da Confecção dos Convites

Se houver convite, a primeira providência da Comissão de Formatura,

após definir o modelo dos convites e dos textos, será submetê-lo à

apreciação e à aprovação da Coordenação de Curso e ACS num prazo

máximo recomendável de noventa dias antes da colação de grau, através

de encaminhamento de um modelo impresso ou via e-mail à Coordenação

de Curso e ACS. Após a análise e correção, a Comissão de Formatura

recebe um parecer escrito (e-mail) para as possíveis modificações e ou

aprovação. Após realizarem todas as correções apontadas, a Comissão

de Formatura reenvia o modelo a ser impresso e aguarda o retorno (por e-

mail) da Coordenação de Curso.

O modelo do convite inclui itens obrigatórios exigidos pela Universidade

conforme anexo. Estes itens deverão ser observados pela Comissão de

Formatura e pela Coordenação de Curso.

A Comissão de Formatura é responsável pela expedição dos convites,

devendo esta entregar 02 (dois) exemplares à Coordenação de Curso, até

30 dias antes da Colação de Grau, sendo estes destinados, ao

Coordenador do Curso e a Direção do Campus, para efeitos de

arquivamento e notificação às autoridades da Universidade e da

comunidade.

4. Da Solenidade

A solenidade de Colação de Grau é um ato institucional. Portanto, o

acadêmico deverá seguir as normas da Universidade e o protocolo desta.

4.1. Do local da Solenidade de Colação de Grau

Todas as colações de grau ocorrem em um dos auditórios do CEULM

ULBRA.

As turmas com mais de 40 acadêmicos formandos poderão solicitar a

Colação de Grau fora das dependências da Universidade, desde que

seja enviado um pedido escrito, com a lista de nomes (completos) dos

acadêmicos formandos. Esta solicitação será avaliada pela

Coordenação de Curso, ACS e NOAP, com a aprovação final da Direção

do campus. Nesta mesma solicitação deverá constar por escrito que a

Comissão de Formatura está ciente de que o aluguel de auditório fora

das dependências da Universidade será por conta dos formandos e que

a cerimônia somente poderá se realizar em formato de auditório, sendo

vedada, em local com formação de mesas para jantar.

4.2. Do Período de Realização da Colação de Grau Solene e de

Gabinete

No primeiro semestre, as solenidades de Colação de Grau são

realizadas no mês de agosto, e as formaturas de gabinete também no

mês de agosto. No segundo semestre, aquelas ocorrem nos meses de

janeiro e março e estas no mês de abril.

O agendamento deve seguir procedimentos descritos no item atribuições

da Comissão de Formatura.

Os formandos que por algum motivo não puderem fazer parte do ato

solene de Colação de Grau deverão:

Protocolar na Central de Atendimento ao Aluno um pedido

para colar grau em gabinete juntamente com uma

justificativa escrita para ser avaliada, sendo deferida ou

não pela Coordenação de Curso.

Caso o acadêmico formando não realizar sua justificativa

escrita não poderá colar grau em gabinete naquele

semestre, ficando assim para o semestre seguinte.

A Universidade realizará formaturas em conjunto com outros cursos com

as turmas que possuírem menos de 15 (quinze) acadêmicos formandos.

4.3. Do Protocolo

O protocolo da solenidade é da Universidade e o cumprimento do

mesmo é de responsabilidade da Coordenação de Curso.

O ato litúrgico ou Culto de Formatura é parte integrante da solenidade de

Colação de Grau, e é de responsabilidade da Capelania.

Toda e qualquer mudança no protocolo, sugerida pela comissão de

formatura, deve ser submetida à apreciação e aprovação da

Coordenação de Curso, da ACS e NOAP, sendo esta encaminhada por

escrito na central de atendimento.

5. Dos Cerimonialistas e ou Produtoras de Eventos

Somente serão aceitos os Cerimonialistas / Produtoras que possuírem

cadastro e autorização da Universidade a realizarem as Colações de Grau

do CEULM ULBRA.

O CEULM ULBRA possui um regulamento que acorda a conduta dos

Cerimonialistas / Produtoras com a Universidade e a parceria existente

entre ambas. Este regulamento é entregue a todos os Cerimonialistas

(Produtoras de Eventos) que possuem autorização para realizarem as

Colações de Grau do CEULM ULBRA, as quais declaram estar cientes

do mesmo.

À Comissão de Formaturas é facultado contratar Cerimonialista

(Produtora de Eventos) para decoração do ambiente, telão, som,

iluminação extra, mimos, etc.

A vestimenta da equipe diretiva e professores (Direção, Coordenação de

Curso, Professores, Ensino, Pesquisa e Extensão) fica a cargo da

Universidade.

6. Das Atribuições e Responsabilidades.

6.1. Compete à:

Coordenação Administrativa (ass.adm@ulbra.br)

Responsabilizar-se pela limpeza, organização dos auditórios, sinalização

do campus, bem como a disponibilização do som e telão da

Universidade caso os acadêmicos queiram utilizar.

Realizar a vistoria (escrita e assinada) dos locais que serão utilizados

pela Cerimonialista / Produtora, se houver, como Auditório, corredores

de passagem e de entrada.

Verificar se os pagamentos e taxas estão de acordo.

Liberar o Auditório e sala para arrumação e preparo dos alunos no dia

da Colação de Grau.

Organizar o plantão de auxiliares se necessário, orientar vigilância para

iluminação do campus.

Coordenação de Curso

Orientar os formandos sobre a constituição da Comissão de Formatura.

Orientar com a devida antecedência, a Comissão de Formatura, quanto

à solicitação de estudo de currículo para Colação de Grau, à escolha de

homenageados, orador, juramentista, bem como quanto prazos

estabelecidos.

Realizar reuniões com a Comissão de Formatura com frequência,

acompanhando os trabalhos desta.

Garantir e responsabilizar-se pelo cerimonial de Colação de Grau,

acompanhando a organização do evento (composição da mesa,

pontualidade, solenidade do ato), não permitindo alterações das normas

da Universidade e dirigindo as atividades de Colação de Grau.

Enviar à Central de Atendimento ao Aluno a ficha de Colação de Grau

com as informações ali solicitadas, juntamente com a relação nominal

dos prováveis formandos até o final dos meses de abril e de setembro,

conforme o semestre de formatura. A central de atendimento deverá ser

informada de qualquer alteração ocorrida no processo. Obs.: O modelo

da ficha de Colação de Grau poderá ser retirado com na secretaria de

curso, ACS ou Site do CEULM ULBRA, item Formaturas.

Enviar os convites de formatura à Direção e a ACS - 15 dias antes da

data da Colação de Grau.

Assessoria de Comunicação Social – ACS ( acsmao@ulbra.br ).

Elaborar a planilha de formaturas e divulgar no site da ULBRA Manaus.

Organizar todo processo de formatura, e no caso de contratação de

Cerimonialista / Produtora pelos formandos, enviar a esta, mensagem

institucional (atualizada), hino nacional e hino da ULBRA para edição da

solenidade de Colação de Grau.

Fazer a composição do cerimonial (protocolo) e enviar uma cópia à

secretaria geral, para realização do ensaio com os formandos,

viabilizando assim a correção de qualquer inconsistência nos dados.

Contatar com as produtoras para realização de reuniões institucionais.

Acompanhar as principais reuniões marcadas pelas Comissões de

Formatura e Coordenações de Curso, realizando ata de todas as

reuniões que participar.

Coordenar as solenidades de Colação de Grau.

Agendar com cada turma de formandos a data para o ensaio de

formatura, sendo aquela marcada na semana que antecede a data da

solenidade de formatura.

Levar consigo o protocolo de formatura, e a lista dos nomes dos

formandos, para conferência de pronúncia.

Realizar o ensaio juntamente com Secretaria Geral.

Secretaria (secretariamao@ulbra.br )

Receber solicitação de agendamento das solenidades de Colação de

Grau e encaminhar para a ACS.

Preparar e expedir a documentação do formando.

Observar e respeitar os prazos e normas estabelecidos pela instituição.

Elaborar a ata de Colação de Grau e realizar a leitura da mesma,

assessorando na execução do evento.

Capelania (capelania.ceulm@ulbra.br)

Organizar e executar os cultos de formatura.

Realizar o momento litúrgico durante a solenidade de Colação de Grau.

Entregar a bíblia aos formandos.

Elaborar a mensagem a ser colocada nos convites de formatura e enviar

aos formandos num prazo de noventa dias antes da Colação de Grau.

7. Normas gerais a serem observadas

Os formandos devem estar atentos quanto ao espaço disponível para o

ato solene de Colação de Grau, para controle do número de convidados.

O tempo máximo do ato solene de Colação de Grau será de duas horas.

O chamamento dos formandos para o ato solene de Colação de Grau

será feito exclusivamente por um funcionário da Universidade.

Os discursos (paraninfo e orador) não devem exceder o tempo máximo

de 10 minutos ou o tamanho de 3 páginas (fonte arial 12, espaçamento

normal).

O uso de bebidas alcoólicas não é permitido na Universidade,

observância válida também para as atividades que antecedem ao ato de

Colação Grau.

No dia da colação de grua, os formandos deverão estar presentes na

Instituição com uma hora de antecedência do início da solenidade, para

que possam em tempo vestir-se e ficarem preparados para o cerimonial,

evitando assim qualquer imprevisto.

Os alunos, após vestidos para a solenidade, devem permanecer no local

a eles reservado.

A pontualidade do evento é indispensável em respeito aos convidados, e

prova de responsabilidade da Universidade.

ANEXO

1. ITENS OBRIGATÓRIOS PARA CONVITES.

CAPA: Identificação da Universidade – LOGOMARCA;

EXPEDIENTE dos convites de formatura com: as autoridades da

CELSP, Reitoria e CEULM ULBRA;

Data, horário e local do culto;

Data, horário e local da Colação de Grau;

Mensagem da capelania;

Nome do professor paraninfo, professor homenageado,

funcionário homenageado;

Juramento e nome do juramentista;

Nome do orador de turma;

Nome de todos os professores do curso, inclusive os professores

do ciclo básico.

Expediente dos convites de formatura

COMUNIDADE EVANGÉLICA LUTERANA SÃO PAULO

Presidente - Adilson Ratund

Vice-Presidente - Jair de Souza Júnior

UNIVERSIDADE LUTERANA DO BRASIL

Reitor - Marcos Fernando Ziemer

Pró-Reitor de Planejamento e Administração – Romeu Forneck

Pró-Reitor Acadêmico - Ricardo Willy Rieth

EXPEDIENTE DO CAMPUS

Diretor – Valdemar Sjlender

Coordenação de Ensino – Sônia Maria Lemos

Coordenação de Extensão, Pesquisa e Pós Grad. – Fernanda Lúcia Pereira Costa

Coordenação de Curso - XXXXXX

Coordenação do NOAP – Luciana Berté Sjlender

Capelania – Rev. Pastor Gerson Dietter Prates

Coordenação Administrativa – Célia Regina Dutra Pessoa

FORMULÁRIO PARA AGENDAMENTO DE FORMATURAS

CURSO:_______________________________________________________________________

TURMA:______________________________________________________________________

DATA DA COLAÇÃO DE GRAU: _________/__________/______________.

LOCAL:_______________________________________________________________________

HORÁRIO: ______________________________________________

COORDENADOR/A DO CURSO:

_______________________________________________________

COMISSÃO DE FORMATURA: ( NOME , TELEFONE E E-MAIL)

1 ____________________________________________________________________________

2 ____________________________________________________________________________

3

_____________________________________________________________________________

4 ____________________________________________________________________________

RESPONSÁVEL PELA COMISSÃO DE FORMATURA: ( NOME,TELEFONE E E-MAIL)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

CERIMONIALISTA / PRODUTORA CONTRATADA OU EM NEGOCIAÇÃO:

_____________________________________________________________________________

Manaus, _______ de __________________________ de 20____.

ASSINATURA DO/A COORDENADOR/A DO CURSO:

_____________________________________________________________

ASSINATURA DA/O RESPONSÁVEL PELA COMISSÃO DE FORMATURA:

_____________________________________________________________

ESPAÇO RESERVADO PARA O RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO

NOME FUNÇÃO

DATA DO RECEBIMENTO: _____/_____/_________.

VISTO E PARECER DO DIRETOR:

FICHA DE COLAÇÃO DE GRAU

1. Curso:

2. Data da Formatura:

3. Horário:

Local: Salão de Atos - ULBRA

Culto: Salão de Atos – ULBRA

Dia:

Hora:

4. Paraninfo:

5. Homenageados:

Professor homenageado (01 nome):

Funcionário homenageado (01 nome):

7. Orador(a) da turma:

8. Juramentista:

9. Homenagens:

- Aos pais/ pessoas especiais:

- Outra (se houver, encaminhar solicitação por escrito para autorização

antecipada e anexar à ficha de colação de grau):

10. Comissão de formatura:

-

-

-

-

__________________________________________________

Assinatura Presidente Comissão

FICHA COLAÇÃO DE GRAU CURSO:

______________________________

Relação de Formandos (em ordem alfabética):

Atenção: para inserir os dados nesta planilha ecxel é só clicar duas vezes em cima da

planilha, digitar os dados, clicar na planilha Word e salvar nos vossos

arquivos.

Nº NOME COMPLETO Nº ACADÊMICO TELEFONE E-MAIL

ALUNOS QUE FARÃO COLAÇÃO DE GRAU SOLENE

ALUNOS QUE FARÃO COLAÇÃO DE GRAU DE GABINETE

Manaus, ___ de ____________ de 2013.

_________________________________________________________ NOME COMPLETO DO COORDENADOR

Coordenador (a) do Curso de XXXXXXXXXXXX