Manual de Excel Avanzado 2012
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Unidad de Servicios de Cmputo Acadmico
UNICA
[MANUAL DE EXCEL AVANZADO] Realiz Ing. Gabriela Camacho Villaseor
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AUTOFORMATO
Excel proporciona formatos prediseados listos para aplicarse, estos formatos
ofrecen la ventaja de que permiten cambiar la apariencia de un documento en
forma rpida y detallada.
A esta caracterstica de Excel se le conoce con el nombre de AUTOFORMATO.
Para utilizarla realiza los siguientes pasos.
1.- Selecciona una tabla generada en Excel como se muestra en la figura:
2.- Para dar autoformato a una tabla da Clic en Estilo de Tabla y aparecer la
siguiente ventana donde podrs seleccionar el autoformato o disear su propio
formato.
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3.- Selecciona el estilo que te mas le agrade y hacer clic en el botn aceptar, Excel
aplicar el formato seleccionado.
4.- Se puede modificar los formatos y preestablecidos dando clic en la opcin
Nuevo estilo de la tabla En la parte inferior aparecern varias casillas de
verificacin que permitir definir las caractersticas que se desean aplicar de los
formatos propuestos.
5.- Los cambios realizados se aplicaran solo en el rango seleccionado, sin dejar
alteradas las opciones de autoformato para su uso posterior.
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Formato Condicional
El formato condicional es una caracterstica si se desea dar un formato diferente a
la informacin y cuando sta cumple con ciertos criterios definidos por el usuario.
Dentro de la cinta de opciones en la pestaa de INICIO le damos clic en la opcin
formato condicional.
Con formato condicional puede tener diferentes formatos para la celda cuando su
valor es suficientemente alto o bajo para hacer una distincin entre ellos y que
sobresalgan y se distingan entre los valores de la tabla. Se seleccionar la celda o
celdas que se le deseen aplicar el formato condicional. El cuadro de dilogo se
abre con la forma de la Condicin
1.- Lista para que usted la llene.
2.- Establecer la Condicin: Llene los cuadros de texto eligiendo: El Valor de la
Celda Es, y mayor que o igual a, desde la lista que baja. Hacer un clic en el tercer
cuadro de texto y escribir adentro = $C$14 o solo haga un clic en la celda C14.
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3.- Fijar formato: Clic en la esquina izquierda de fuente y elegir Tramas |
Sombreado de Celda = Verde y Fuente | Color = Blanco y estilo de Fuente =
Negrita. No obtendr completamente todas las opciones de tipografa que est
acostumbrado a ver en el dilogo Fuentes.
Haga un clic en Aceptar para cerrar el dilogo de Formato de Celdas. El dilogo
de Formato Condicional ensea una muestra utilizando sus opciones. Puede
agregar hasta dos juegos ms de condiciones - cada una de ellas con un formato
diferente. Esta vez solo necesita la Condicin uno.
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Hacer nuevamente un clic en Aceptar para cerrar el dilogo. Cuando la condicin
no se cumple, ver el formato original.
Pegado Especial
Esta opcin nos permite pegar una celda, grafico, tabla, etc. Como lo hacamos
con la opcin Pegar convencional, pero ste nos permite seleccionar que es lo que
queremos pegar exactamente, adems de tener la opcin de pegar el vnculo lo
cual significa que cuando cambia el objeto de original en la copia se reflejan los
cambios pertinentes. As como crear vnculos entre los documentos originales.
Pegado especial de Excel a Excel
Primero que todo debemos seleccionar las celdas, luego seleccionar copiar y
despus dar clic en la cinta de opciones, en la pestaa de Inicio y en pegar,
desplegar la lista desplegable y seleccionar la opcin Pegado especial nos
aparecer la siguiente ventana.
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En el apartado de "pegar" podemos indicar que es lo que queremos copiar de las
celdas, puede ser todo, o solo las formulas, formatos, comentarios, etc.
En el apartado de "operacin" podemos decir que operacin se va aplicar a las
celdas entre si (si el contenido de las celdas es numrico). Por Ejmplo si en la
celda A1 tenemos el nmero 5 y en B2 hay un 3, podemos copiar la celda A1 y
hacerle un pegado especial a la celda B2 y en operacin seleccionamos suma
entonces el resultado que obtendremos ser B2 = 8.
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Tambin podemos copiar el vnculo presionando en la misma ventana sobre el
botn Pegar vnculos, esto significa que siempre mostrar lo mismo que hay en la
celda original, es una especie de espejo o copia que se actualiza a cada cambio
que ocurre en la celda original.
Pegado especial de Excel a otra aplicacin Office
Tiene los mismos objetivos que en el Excel pero la ventana que nos aparecer es
la siguiente:
En esta ventana hay dos opciones principales, Pegar y Pegar vnculo. En "Pegar"
lograramos pegar el contenido con el formato que seleccionemos en el cuadro de
la derecha. Con "Pegar vnculo" conseguiremos pegue el contenido pero con la
ventaja que se actualizar si el origen cambia, tambin podremos seleccionar el
tipo de formato con que se visualizar.
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INSERTAR COMENTARIOS
En ocasiones se necesita realizar comentarios sobre alguna cifra o alguna
frmula.
Es posible insertar comentarios asociados a una celda, para hacerlo, seleccione
de la cinta de opciones el men Revisar, el comando Comentario que presentar
una caja de dilogo para capturar el comentario correspondiente.
Para ver el comentario basta con acercar el cursor a la celda identificada con un
tringulo en la parte superior derecha.
Imprimir comentarios
En la ficha Hoja del men Archivo Imprimir----Configurar pgina ----en la
pestaa Hoja seleccionar en comentarios alguna de las tres opciones que tiene
disponibles.
Hipervnculos
Comentarios
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Un hipervnculo en Microsoft Excel tiene el mismo concepto que en las pginas
web, nos sirve para ir a otra parte del libro o incluso, enviar email, abrir una pgina
web o abrir cualquier otro tipo de archivo. De la misma forma tambin podemos
hacer un hipervnculo en una celda, una imagen, grfico o cualquier otro objeto
que tengamos en el libro.
Crear
La manera de hacer un hipervnculo a una celda, imagen o cualquier otro objeto es
la misma, lo primero que se debe de hacer es pulsar clic derecho en el objeto que
se le aplicar el hipervnculo, luego seleccionamos Hipervnculo y nos aparecer
la ventana donde podemos especificar la opciones de nuestro nuevo hipervnculo.
Tipos de Hipervnculos:
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Archivo o pgina web existente: Sirve para hacer el vnculo a una pgina web de
las que hayamos visitado previamente o tambin podemos agregar la direccin de
otra web.
Lugar de este documento: Aqu podemos hacer un link a otra hoja de libro, incluso
especificar la celda, la sintaxis se puede poner en cuadro que se llama texto:
nombre de hoja! celda, ejemplo para que se desplace a la celda G6 de la hoja 2,
tendramos que poner: hoja2!G6.
Crear nuevo documento: Sirve para que crear un nuevo de Office incluso pginas
web, debemos pulsar en el botn Cambiar y indicar la ruta y nombre que tendr el
nuevo archivo.
Direccin de correo electrnico: Por ltimo tenemos la opcin de hacer un
hipervnculo a un correo electrnico, lo que debemos incluir es la direccin de
email del destinatario. Pero hay que tener en cuenta que esto solo funciona
cuando tenemos instalado algn programa de correo electrnico, como por
ejemplo el Outlook.
CONSOLIDAR DATOS
La consolidacin de datos consiste en realizar un resumen de informacin que se
encuentre distribuida ya sea en una hoja o en varias hojas. Es muy comn la
consolidacin cuando se tiene informacin detallada en hojas y se desea realizar
un informe anual.
La consolidacin requiere de un rea destino, donde se pondr la informacin
consolidada y las reas fuente donde se encuentra la informacin.
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Existen dos mtodos para consolidar datos:
POR POSICIN: Cuando varias reas fuente incluyen categoras de datos
similares, dispuestos de manera idntica, podrs consolidar los datos segn la
posicin utilizando referencias de celdas y de archivos para guiar la presentacin
de la tabla de consolidacin. La consolidacin por posicin se utiliza cuando se
trata de categoras similares de datos en las diferentes hojas. Un ejemplo se
puede observar en la siguiente imagen donde se desea realizar un resumen del
promedio trimestral de cada grupo.
POR CATEGORA: Cuando tus reas fuente tienen una distribucin diferente. La
consolidacin se realiza por categora utilizando rtulos. La consolidacin por
categora se utiliza cuando los datos no estn en ubicaciones similares o se tiene
un nmero diferente de filas o columnas de datos en cada categora.
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Una vez que consolides los datos, podrs darle nombre a la referencia de un
rango de celdas de un rea fuente, para poder continuar consolidando los mismos
datos an si los datos fuente se mueven a otra ubicacin. Tambin podrs
expandir la consolidacin para incluir reas fuente adicional o para reducir el
campo de consolidacin eliminando reas fuente.
COMANDO CONSOLIDAR (MEN DATOS).
Recopila los datos localizados en una o varias reas fuente y los coloca en una
tabla en un rea de destino. Si se consolida por categoras utilizando rtulos,
debers incluir los rtulos que deseas que aparezcan en el rea de destino, en la
seleccin de las reas fuente. Si consolidas por posicin utilizando referencias de
celdas, no se incluyen los rtulos de categora en las reas fuente que selecciona.
Para activarlo, se elige el men Datos Consolidar este comando puede
consolidar datos con vnculos a hojas de clculo con fuentes externas. Al activarlo
se abrir el cuadro de dilogo Consolidar similar al de la siguiente imagen.
h)
e)
f)
g)
c)
a)
b)
d)
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a) Funcin: Especifica la funcin que se desea utilizar para realizar la
consolidacin de los datos.
b) Referencia: Especifica un rea fuente para ser agregada a la consolidacin.
Una referencia puede aceptar cualquiera de las siguientes formas:
Referencia Utilizacin:
Referencias de celdas Cuando el rea fuente y destino estn
en la misma hoja de clculo.
Referencias de hojas y celdas Fuente y destino estn en hojas de
clculo diferentes.
Referencias de libros, hojas y celdas Fuente y destino estn en libros de
trabajo diferentes.
Referencias de ruta de acceso, libros,
hojas y celdas.
Fuente y destino estn en libros de
trabajo diferentes y ubicaciones
diferentes en el disco.
Nombre de un rea con nombre El rea fuente es un rea con nombre.
Es posible especificar hasta 255 reas fuente para consolidar. Las hojas de
clculo que contienen las reas fuente no necesitan estar abiertas durante la
consolidacin. Aunque puedes usar hojas de clculo que no fueron guardadas
como fuentes de datos, se recomienda guardar las hojas de clculo fuente antes
de consolidar.
c) Todas las referencias: Muestra todas las referencias de las reas fuente que ha
elegido para la consolidacin.
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d) Usar rtulos en: Define si deben usarse los rtulos del rengln superior de las
reas fuente, de la columna izquierda, ambos o ninguno. Estos cuadros de
chequeo slo se utilizan cuando se consolidan datos por categora. Varias reas
fuente deben presentarse y estar rotuladas de manera idntica para que esta
opcin funcione adecuadamente. Al consolidar por categora es necesario incluir
los rtulos de la categora en las reas fuente que selecciona para la
consolidacin. Excel transfiere stos rtulos al rea de destino automticamente.
e) Crear vnculos con los datos de origen: Crea vnculos desde el rea destino a
las reas fuente cuando consolida datos para que el rea de destino se actualice
automticamente siempre que cambien los datos fuente. Excel crea una frmula
de vinculacin para cada celda e inserta filas o columnas en el rea de destino
para que contengan las frmulas de vinculacin para cada parte de los datos
fuente. Despus, el rea de destino se agrupa con las frmulas de vinculacin
ubicadas en las filas o columnas ocultas subordinadas a posiciones o a categoras
en el rea de destino.
f) Examinar: Abre un cuadro de dilogo en el que permite seleccionar un archivo
con reas fuente para agregarlo a la lista. Todas las referencias. El nombre del
archivo seleccionado se coloca en el cuadro Referencia, donde deber agregarle
la referencia de celda o de rango.
g) Agregar: Agrega la referencia especificada en Referencia a la consolidacin sin
cerrar el cuadro de dilogo.
h) Eliminar: Eliminar la referencia del rea fuente seleccionada de la lista.
Para consolidar datos por posicin:
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Debers verificar que la organizacin de los datos de todas las reas sea idntica.
Los valores que deseas consolidar de cada rea fuente deben estar en la misma
posicin relativa dentro del rea fuente seleccionada.
Selecciona el rea de destino para los datos consolidados.
Elige el men Datos Consolidar.
En Funcin, selecciona la funcin de resumen que deseas utilizar para la
consolidacin.
En Referencia, escribe las reas fuente que deseas consolidar. Si es
necesario especifica la ruta.
Elige el botn Agregar si deseas adicionar ms referencias, para mantener
el cuadro abierto.
Al terminar de especificar todas las referencias, selecciona la caja de
chequeo Crear vnculos con los datos de origen si deseas que Excel
actualice la tabla de consolidacin automticamente cuando cambian los
datos fuente; de lo contrario, debers elegir el men Datos Consolidar
cada vez que actualices los datos fuente.
Pulsa en el botn Aceptar.
Para consolidar por categora:
Selecciona el rea de destino para los datos consolidados. Si escribiste
rtulos de categoras (como encabezados de filas y de columnas) en el
rea de destino, incluye dichas celdas al seleccionar esa rea.
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Elige el men Datos Consolidar.
En Funcin, selecciona la funcin de resumen que deseas utilizar para la
consolidacin.
En Referencia, escribe las reas fuente que deseas consolidar. Si es
necesario especifica la ruta. Recuerda incluir los rtulos de categora que
se quieras utilizar. Si la hoja de clculo del rea fuente no est abierta, elige
el botn Examinar y seleccinalo de la lista.
Elige el botn Agregar si deseas adicionar ms referencias para mantener
el cuadro abierto.
Si el primer rengln de las reas fuente contienen rtulos, activa la caja Fila
superior. Si la columna izquierda de las reas fuente contiene rtulos de
categora, activa Columna izquierda. Las dos cajas pueden seleccionarse
en una sola consolidacin. Si solamente una de las dos opciones estn
seleccionadas y por posicin para la casilla de verificacin que no est
seleccionada.
Activa la caja Crear vnculos con los datos de origen si deseas que Excel
actualice la tabla de consolidacin automticamente cuando cambien los
datos fuente; de lo contrario, debers elegir el men Datos Consolidar
cada vez que se actualicen los datos fuente.
Pulsa en el botn Aceptar.
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REGLAS DE VALIDACIN
Las herramientas de validacin de Excel te ayudarn a buscar errores en los libros
y hojas de clculo, a corregirlos y a evitar la introduccin de datos incorrectos.
Puedes aplicar las herramientas de validacin para localizar los errores de forma
que los puedas corregir inmediatamente.
Sin embargo, puedes evitar que se produzcan errores, especificando los valores
que sern aceptados al introducir los datos. Si alguien introduce un valor que est
fuera del rango permitido, Excel te comunicar un mensaje de error (que puedes
tambin personalizar).
S, a pesar de ello, el dato errneo es introducido, podrs comprobar ms tarde la
hoja de clculo o el libro, para marcar todos los datos invlidos y corregirlos
personalmente.
Con la ayuda de las reglas de validacin se define qu datos son vlidos para
celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un tipo
particular como nmeros enteros, nmeros decimales o texto y establece lmites
para las entradas vlidas.
Cabe mencionar que estas reglas restringen el valor escrito por un usuario
directamente en la celda, pero el usuario podr utilizar los comandos para copiar y
pegar para transferir informacin invlida a una celda restringida.
Para hacer uso de la Validacin de datos es necesario seleccionar la(s) celda(s) a
las que se desean aplicar las reglas de validacin y seguir con el siguiente
procedimiento.
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Seleccionar el men Datos Validacin de Datos y aparecer un cuadro de
dilogo Validacin de Datos similar que se muestra en la siguiente imagen
En la pestaa de Configuracin se selecciona el recuadro de Permitir el tipo de
dato al que se le va a dar entrada a esa (s) celda(s). Dependiendo la seleccin
pregunta diferentes datos para tener la informacin completa.
Se puede tener la opcin de introducir en una celda un mensaje y que al momento
de estar en esa celda se despliegue un mensaje. Para utilizar esta opcin se
selecciona la pestaa Mensaje entrante y aparecer el cuadro de dilogo similar al
que se muestra en la siguiente imagen con las siguientes opciones.
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Mostrar mensaje al seleccionar la celda: Esta opcin puede o no estar
activa.
Mostrar este mensaje al seleccionar la celda: En esta opcin se escribe
el mensaje que se desea que aparezca.
Ttulo: Se escribe el encabezado del mensaje en cuestin.
Mensaje: de entrada: Se escribe el texto que deseas que aparezca al
seleccionar la celda.
En el separador Mensaje de error el cul se muestra en la siguiente imagen se
puede introducir un mensaje de error en caso de que el contenido de la celda no
est correcto con respecto a lo que se indic en el separador de Configuracin.
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La opcin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos es opcional,
si se activa en la opcin Mostrar este mensaje de alerta si el usuario introduce
datos no vlidos, se proceder a escribir el Ttulo y el Mensaje de error de la
misma manera que en el separador Mensaje entrante en la caja de lista.
Estilo: Se puede definir si el mensaje es tipo lmite: El cual no deja introducir mal la
informacin. Advertencia: Que muestra un mensaje indicando que est mal la
informacin.
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INTRODUCCIN
Una BASE DE DATOS es un conjunto de datos organizados bajo ciertas
caractersticas, la cual permite hacer una bsqueda rpida de la informacin que
se desee as como un filtrado de la misma, adems de funcionar como una
herramienta utilizada para almacenar, organizar y recuperar informacin. Por
ejemplo, si se desea guardar los nombres y direcciones de toda la gente que se
encuentra en la lista de tarjetas de Navidad, se puede crear una base de datos y
luego guardar la siguiente informacin por cada persona: nombre, apellido,
direccin, etc. Cada parte de la informacin se traduce en un Campo (Celda)
separado de la lista. Todos los campos de una persona forman un registro.
En Excel, una celda es un campo y una fila de campos integran un registro.
En la Base de Datos a los rtulos de columna de la lista se les llama Nombres
de campo. Se deben observar las siguientes reglas al introducir informacin en la
base de datos.
Campos
Registros
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Nombres de campo: Se debe introducir nombres de campo en la primera
fila de la base de datos. Por ejemplo, se podra escribir Nombre en la
columna que contendr los nombres y Apellido en la columna que
contendr los apellidos. No se debe saltar ninguna fila entre las filas de los
nombres de campo y el primer registro.
Registros: Cada registro debe encontrarse en una fila separada y no debe
haber filas vacas entre los registros.
Mismos elementos: Las celdas de una columna determinada deben
contener informacin del mismo tipo. Por ejemplo, si se tiene una columna
de cdigos postales, todas las celdas de esa columna deben contener un
cdigo postal y no algn otro tipo de datos. Es posible dejar una celda en
blanco, si una columna en particular no se aplica a ese registro.
Clculos: Se puede crear un campo calculado, que utilice informacin de
otro campo del mismo registro y produzca un resultado. Por ejemplo, si se
tiene una columna llamada totales de ventas se puede utilizar una frmula
para crear los valores de una columna llamada comisin (para esto se
debe introducir una frmula).
ORDENAR DATOS
En una base de datos Excel permite ordenar por filas o columnas, en orden
ascendente o descendente y considerando o ignorando las maysculas. Incluso se
pueden definir secuencias de ordenacin personalizadas para que, por ejemplo,
los nombres de divisiones de una compaa siempre aparezcan en el orden Norte,
Sur, Este y Oeste, en lugar de aparecer en orden alfabtico.
Para ordenar una Base de Datos se debe comenzar por seleccionar una celda en
cualquier lugar de la Base de Datos. Despus se elige la opcin de Ordenar del
Men Datos. Excel examina los datos para determinar la extensin de la lista,
determina si la lista contiene una fila de encabezado que no debera ordenarse y
entonces muestra el cuadro de dilogo Ordenar.
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ORDENAMIENTO PERSONALIZADO
El primer paso para crear una lista personalizada es introducir los valores de la lista en un rango de celdas.
Posteriormente debemos ir a la ficha Archivo y hacer clic sobre Opciones e ir a la
seccin Avanzadas donde encontraremos el botn Modificar listas personalizadas.
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Al pulsar el botn se mostrar el cuadro de dilogo Listas personalizadas donde
podremos especificar el rango de celdas que contiene nuestra lista.
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Despus de haber especificado el rango de celdas con la lista solamente debemos
pulsar el botn Importar y se crear una nueva lista personalizada.
Para crear una secuencia nueva de ordenacin personalizada se deben seguir
estos pasos:
Ir a la pestaa de Datos dar clic en la opcin ordenar como se muestra en la
imagen
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Nos enviara la siguiente imagen
Al principio tienes un solo criterio para ordenar, pero si das clic en el botn de
Agregar nivel podrs aadir los que desees. En la imagen se ha definido un
orden por sexo y despus, dentro de l, por nombre
Puedes cambiar tus criterios eliminando cualquier nivel, haciendo uso de las
Opciones y con las flechas de ordenacin ascendente y descendente. Prueba
esas tres operaciones.
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FILTROS
Muchas veces se requiere trabajar con un subconjunto de la base de datos; un
grupo de registros de la base de datos. Por ejemplo, si se desea imprimir todos los
registros de ventas de un vendedor, todos los pedidos de un cliente o todos los
clientes que no han realizado ninguna compra este ao.
Se utilizar un filtro para seleccionar los registros que cumplen un criterio
denominado y ocultar temporalmente todos los registros y recuerda que debes
introducir las condiciones para definir el filtro.
USO DEL AUTOFILTRO
Para hacer que Excel establezca un Autofiltro. Selecciona cualquier celda de la
base de datos y ejecuta Datos Filtro Autofiltro. Excel lee cada registro de la
base de datos y crea una lista de condiciones de filtro para cada campo.
Haz clic sobre la fecha de seleccin que aparece junto al nombre de cada campo
para acceder a la lista de condiciones del campo.
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La configuracin por defecto de las condiciones de cada campo es Todas, que
quiere decir que el contenido del campo no est siendo utilizado para filtrar los
registros.
Las 10 ms, se utiliza con campos numricos para presentar los 10, 5 o cualquier
otro nmero o porcentaje de valores ms altos o ms bajos.
Personalizar ofrece la opcin de crear un filtro personalizado en caso de que
desees otras opciones que no aparecen en la lista.
Filtro de texto
Otra de las opciones de la ventana, y que es muy til, es la de filtrar un texto de
forma avanzada, y no slo por su contenido completo.
Es igual, No es igual, Contiene, etc., que se explican por s solas. Por ejemplo,
seala los nombres, elige Filtro de Texto y despus Contiene. Si eliges la letra s
como en la imagen, nos seleccionar slo a Lourdes, Luisa y Carlos, pues la
palabra Pedro no contiene la s.
Filtros
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Puedes combinar dos criterios, por ejemplo, que contenga a s pero no la c y slo aparecern Lourdes y Luisa.
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Comodines En todas las opciones ofrecidas puedes usar los caracteres comodn ? y * El primero, ? sustituye a un solo carcter, por ejemplo, si escribes C?les te devolver palabras como coles, cales o celes. El segundo, * sustituye a todo un grupo de caracteres. Este es mucho ms til, pues si, por ejemplo, buscas G*, te filtrar todos los apellidos que comiencen por G, tengan la longitud que tengan. Los dos caracteres se pueden usar varias veces en una misma palabra: B?po?z, *j*, M*l*, etc.
Se pueden utilizar operadores de comparacin como se muestran en la siguiente
lista:
Operador Comparacin
Mayor que
Menor que
Mayor o igual que
Menor o igual que
Diferente
Igual que
Filtrado con el botn derecho
Si seleccionas una celda cualquiera y usas el botn derecho, se te ofrece un filtro
segn el valor de la celda actual, e incluso por su color o por el icono que
contenga.
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En la imagen se ha seleccionado una celda que posee como icono una flecha
amarilla ascendente. Si usamos este filtrado por iconos, nos resultarn todas las
celdas que poseen la misma flecha.
FILTROS AVANZADOS
Los filtros avanzados permiten tener un mayor nmero de criterios de bsqueda,
su manejo es similar al de los filtros automticos. Para utilizarlos se selecciona el
men Datos Filtro Filtro avanzado.
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A continuacin aparecer la siguiente pantalla de FILTROS AVANZADOS.
La opcin Filtrar sin moverla a otro lugar es similar a la operacin que se realiza
en filtros automticos; Copiar a otro lugar permite copiar el resultado de la
bsqueda en otro lugar que no sea dentro de la misma tabla, al activar esta
opcin, se activa tambin el cuadro Copiar a donde se tiene que especificar el
rango de celdas en donde se va a copiar la informacin filtrada.
Rango de lista: Escribe las referencias de las celdas en donde se encuentra
la lista o la base de datos en cuestin.
Slo registros nicos: Muestra un solo registro cuando se encuentren
registros duplicados.
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Rango de criterio: Este rango debe ser otra rea de la hoja, diferente al
rea de copiado en donde se determinarn los criterios de la bsqueda.
Debe de ser el mismo nmero de campos de la lista y por lo menos una fila
en donde se escribirn los criterios para el filtrado de datos.
FORMULARIO (FICHA)
Los formularios de datos te proporcionan una forma fcil de introducir o buscar los
datos personalmente y ofrecen asimismo la posibilidad de que los datos sean
introducidos de forma eficiente por un usuario poco experto.
Para abrir el formulario de datos en la barra damos clic derecho y elegimos
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido. En los comandos
disponibles elegimos Formulario y presionamos Agregar >>
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A continuacin se mencionan los pasos a seguir:
Seleccionar cualquier celda de la base de datos y ejecutar el comando Formulario
del Men Datos, para abrir un formulario de datos. El formulario mostrar el
primer registro de la base de datos.
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Dado que los formularios estn orientados verticalmente, resultan particularmente
tiles si las columnas de tu base de datos superan el ancho de la pantalla. El uso
del formulario permite ver todos los campos de la base de datos a la vez sin tener
que desplazarse horizontalmente.
En el formulario, se utiliza la barra de desplazamiento vertical o las flechas hacia
arriba y hacia abajo para desplazarse por los registros. Utiliza la tecla Tab para
moverte por los campos del formulario; para pasar al siguiente registro,
pulse Intro.
Se puede modificar el contenido de un campo editando el cuadro de texto situado
junto al nombre del campo. Los contenidos de los campos calculados se muestran
sin cuadro de texto porque no pueden ser editados. No obstante, si modificas el
valor en que est basado el clculo, Excel volver a calcular ese campo. Para
desechar las modificaciones efectuadas en un registro, haz clic sobre el botn
Restaurar datos y se pasar a otro registro.
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SUBTOTALES
La agrupacin de datos puede ser til en diversos casos, no obstante, cuando lo
que se quiere es usar los grupos para crear totales o subtotales, existe un mtodo
ms rpido para conseguir exactamente el mismo resultado.
Lo que tenemos que hacer es posicionarnos en cualquier celda de nuestra hoja de
clculo y seleccionamos la opcin de Datos Subtotales, aparecer una ventana
con varios apartados.
En el primero se indica la columna que tiene los datos por agruparse. La siguiente
lista desplegable sirve para seleccionar la operacin a realizar, siendo habitual
obtener la suma. Por ltimo, en la lista ubicada en la parte inferior, se marcarn las
columnas a totalizar.
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En nuestro ejemplo elegiremos, totalizar el nmero de departamento y edad y su
valor agrupndolos por empleado. Dejamos activada la opcin Resumen debajo
de los datos, por lo que Excel, aparte de los subtotales por grupo, aadir tambin
un total general.
El resultado tras aceptar todos los parmetros, ser similar al que puede verse en
la pantalla.
Si se desea eliminar los subtotales creados con esta opcin, no tienes ms que
pulsar el botn Quitar todos que hay en la ventana.
LISTAS
Si bien Excel no tiene como principal objetivo el manejo de bases de datos,
incorpora caractersticas que le permiten operar con el equivalente a las tablas. El
concepto que utiliza Excel para referirse a una tabla es el de la Lista.
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Por ello, una lista es una serie de filas de la hoja de clculo que contienen datos
similares. Adems, con Excel, se podr aprovechar su capacidad de anlisis y de
clculo para explotar la informacin contenida en la lista.
Para crear una lista existen dos posibilidades y se siguen los siguientes pasos:
Introduccin manual de los datos: Para que Excel reconozca un conjunto de datos
en la hoja de clculo como una lista, se debe:
Situar en una zona continua dentro de la hoja, aislada del resto de la
informacin contenida en la hoja por, al menos, una columna y una fila
vacas. Es aconsejable que la hoja de trabajo se reserve en exclusiva para
la lista.
Evitar cualquier discontinuidad dentro de la lista, como filas o columnas
vacas, lneas de divisin, etc. Si se desean delimitar secciones de la lista,
se pueden utilizar las opciones que proporcionan los bordes de las celdas,
pero nunca utilizar el contenido de las celdas como elementos
diferenciadores.
Los ttulos de los campos de la lista se correspondern con los datos
introducidos en la primera fila debajo de cada columna. Si se requiere
diferenciar el ttulo de la columna de su contenido, puede ser conveniente
utilizar un tipo de formato diferente para la primera fila, como un tipo y/o
tamao de letra diferente al resto, otro color, aplicar sombreado a la fila,
etc., con lo que se va a obtener mayor claridad.
Es conveniente que los ttulos de los campos no se repitan.
Puesto que las listas son el anlogo en Excel a una tabla de una base de datos, la
informacin que contiene cada columna debe ser homognea (debe referirse al
mismo nombre, mes, zona de ventas, importe, etc). Esta homogeneidad en la
columna se resalta utilizando el mismo formato en sus celdas.
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FUNCIONES
Las funciones son programas estructurados que calculan un resultado
especfico: un total, un promedio, el valor de un plazo mensual o la
media geomtrica de un conjunto de nmeros.
IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES
Podramos decir que una funcin es una frmula compleja prefabricada, lista para
usar donde pueda ser til. En cierta forma, las funciones son como pequeos
programas que se ejecutan en el momento en que los llamamos por su nombre.
Adems, Excel permite ampliar el nmero de funciones disponibles. El usuario
puede escribir cualquier funcin que necesite usar y precisamente con un lenguaje
de programacin, conocido como Visual Basic para Aplicaciones.
La mayora de las funciones existentes necesitan argumentos sobre los que
operan. En el caso de la funcin SUMA por ejemplo, los argumentos son las
celdas a sumar. En caso de que la funcin precise varios argumentos o
parmetros, cada uno se separar del siguiente mediante un punto y coma (;).
Los argumentos que se pueden utilizar para una funcin pueden ser prcticamente
de cualquier tipo, desde valores numricos hasta referencias a celdas, pasando
por los ttulos o rangos. Incluso es posible utilizar como argumentos otras
funciones, dando lugar a lo que se conoce como anidacin. La frmula siguiente,
por ejemplo, llamara a la funcin SUMA entregando tres argumentos, dos de los
cuales son otras sumas y el tercero es un valor.
=SUMA (SUMA (B4:B12);SUMA (C4:C13);10)
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Para acceder a la barra de Frmulas hay que dar clic en la pestaa de frmulas
como se muestra en la siguiente imagen.
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CMO UTILIZAR FUNCIONES
Antes de introducir una funcin, asegrate de que la celda en la que
deseas obtener el resultado est activa.
Haz clic sobre el icono de la barra de frmulas para abrir la barra de
frmulas.
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Haz clic sobre el combo de seleccionar una categora en usadas
recientemente de la lista del cuadro de funciones para abrir la lista de
las ltimas funciones utilizadas.
Si la funcin que quieres usar est en la lista, seleccinala y Excel la
llevar a la barra de frmulas. La Barra de Frmulas se expandir para
incluir una descripcin de la funcin, como se muestra en la siguiente
pantalla.
En las funciones corrientes que utilizan un rango de celdas como
argumento. Excel adivinar los nmeros que probablemente se querrn sumar o promediar y colocar el rango correspondiente en el
cuadro de texto del argumento. Los argumentos necesarios estn
rotulados en negrita, como Nmero 1 como se muestra en la siguiente
pantalla. Se deben rellenar estos cuadros de texto para utilizar
correctamente la funcin.
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PRINCIPALES FUNCIONES MATEMTICAS
Las funciones son frmulas, de manera que todas las funciones
comienzan con el signo de igual (=). Despus viene el nombre de la
funcin, seguido de uno o ms argumentos separados por punto y coma
(;) y encerrados entre parntesis.
=SUMA (B6:B10)
Las funciones de Excel se agrupan en 10 categoras, que se indican en
las siguientes tablas.
Argumento opcional
Nombre de
la Funcin
Argumento necesario
Descripcin de la Funcin
Nombre de la Funcin
Argumento
Parntesis
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Categora Ejemplos
Financiera Calcula la tasa de inters, pagos de
prstamos, amortizaciones, etc.
Fecha y Hora Proporciona la hora actual, el da
de la semana o del ao, la hora o
la fecha.
Matemticas y Trigonometra Calcula valores absolutos, cosenos,
logaritmos, etc.
Estadsticas Incluye funciones comunes para
calcular totales, promedios,
mximo y mnimo de un rango y
funciones avanzadas para
distribuciones t, distribuciones chi,
desviacin, etc.
Bsqueda y referencia Busca y proporciona valores de un
rango, crea hipervnculos a
documentos o de red.
Base de Datos Calcula valores de una tabla de
base de datos de Excel.
Texto Convierte texto a maysculas o
minsculas, recorta caracteres por la derecha o por la izquierda de
una cadena de texto, enlaza
cadenas de texto.
Lgica Analiza una expresin y
proporciona un valor VERDADERO
o FALSO; se usa para
desencadenar otras acciones o formatos.
Informacin Proporciona informacin de Excel o
de Windows sobre el estado actual
de una celda, de un objeto o del
entorno.
Ingeniera Se incluye con Office, pero se debe
instalar aparte desde el Paquete de
Herramientas de anlisis.
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PRINCIPALES FUNCIONES MATEMTICAS
Funcin Descripcin
ABS (nmero) Obtiene el valor absoluto de
un nmero.
ALEATORIO () Obtiene un nmero al azar
entre 0 y 1.
COMBINAT(nmero, tamao) Da el nmero de
combinaciones de los
objetos.
ENTERO (nmero) Obtiene el entero del
nmero.
EXP (nmero) Obtiene e (es el exponente aplicado a la
base e o mejor conocido
como nmero de Euler)
elevado a la potencia del
nmero.
FACT (nmero) Obtiene el factorial del
nmero.
GRADOS (radianes) Convierte radianes a
grados.
LN (nmero) Obtiene el logaritmo
natural del nmero.
LOG (nmero,base) Obtiene el logaritmo del
nmero en la base
especificada.
LOG10(nmero) Obtiene el logaritmo del
nmero en base 10.
MDETERM (matriz) Obtiene la matriz
determinante de una matriz
dada.
MINVERSA(matriz) Obtiene la inversa de la
matriz dada.
MMULT (matriz1,matriz2) Obtiene el producto de dos
matrices.
MULTIPLO.INFERIOR(nmero,cifrasign) Redondea un entero al
mltiplo ms prximo al
argumento en direccin a
cero.
NUMERO.ROMANO(nmero) Obtiene le nmero romano
con formato de texto.
PI() Obtiene el valor del nmero
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Pi.
POTENCIA(nmero,potencia) Obtiene el nmero al elevar
el argumento al nmero de
potencia.
PRODUCTO(nmero1,nmero2) Obtiene el producto de los
nmeros.
RADIANES (grados) Convierte grados en
radianes.
RAZ(nmero) Obtiene la raz cuadrada del
nmero.
REDONDEAR.IMPAR(nmero) Redondea el nmero al
entero ms cercano
prximo impar.
REDONDEAR.PAR(nmero) Redondea el nmero al
entero ms cercano
prximo par.
REDONDEAR (nmero,nmero de dgitos) Redondea el nmero al
nmero de dgitos
especificado.
REDONDEAR.MAR(nm,nm decimales) Redondea un nmero hacia
arriba, en direccin opuesta
a cero.
REDONDEAR.MENOS(nm,nm decimales) Redondea un nmero hacia
arriba, en direccin a cero.
RESIDUO(nmero,divisor) Obtiene el residuo del
nmero dividido entre el
divisor.
SIGNO(nmero) Obtiene el signo del
nmero.
SUBTOTALES(num_funcin,ref1) Obtiene el subtotal dentro
una lista o base datos.
Num_funcin, se refiere al
tipo de clculo:
1) Promedio, 2) Contar, 3)
ContarA, 4) Mximo,
5) Mnimo, 6) Producto, 7)
Desv.Estndar, 8) Desv.
Estndar-pobl.,9) Suma,
10) Varianza y
11) Varianza-pobl.
SUMA(nmero1,nmero2) Suma los argumentos
dados.
SUMA.CUADRADO(nm1,nm2) Suma los cuadrados de los
argumentos.
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SUMAPRODUCTO(matriz1,matriz2,matriz3) Multiplica los componentes
de las matrices
suministradas y devuelve a
suma de los productos.
SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma) Suma celdas que coincidan
con el argumento.
SUMAX2MASY2(Matriz1,matriz2) Obtiene la sumatoria de la
suma de cuadrados entre
los valores
correspondientes en dos
matrices.
SUMAX2MENOSY2(matriz1,matriz2) Devuelve la sumatoria de la
diferencia de cuadrados
entre los valores en dos
matrices.
SUMAXMENOSY2(matriz_x,matriz_2) Devuelve la sumatoria de la diferencia de cuadrados
entre la diferencia de
valores en dos matrices.
TRUNCAR(nmero,nm_decimales) Convierte un nmero
decimal a un entero.
PRINCIPALES FUNCIONES ESTADSTICAS
FUNCIN DESCRIPCIN
BINOM.CRIT(ensayos,prob. De xito, valor
del criterio)
Obtiene el valor menor
cuya distribucin
binomial acumulativa es
menor o igual que un valor de criterio.
COEF.DE.CORREL(matriz1,matriz2) Obtiene el coeficiente de
correlacin entre dos
conjuntos de datos.
CONTAR(valor1,valor2...) Cuenta el nmero de
valores.
CONTAR.BLANCO(rango) Cuenta el nmero de
celdas en blanco dentro
de un rango especificado.
CONTAR.SI(rango,criterio) Cuenta las celdas en el
rango que coinciden con
la condicin dada.
CONTARA(valor1,valor2) Cuenta los valores en
valores.
COVAR(matriz1,matriz2) Obtiene la covarianza de
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los valores por pares.
CRECIMIENTO(conocidoy,conocidox,nuevas
x)
Valores de un
crecimiento exponencial.
CUARTIL(Matriz,cuartil) Devuelve el cuartil de un conjunto de datos.
DESVEST(nmero1,nmero2) Obtiene la desviacin
estndar basada en una
muestra.
DESVESTA(ref1,ref2...) Obtiene la desviacin
estndar basada en una
muestra, incluyendo
valores lgicos y texto.
DESVESTPA(ref1,ref2...) Obtiene la desviacin
estndar basada en toda
la poblacin, incluyendo
valores lgicos y texto.
DESVIA2(nmero1,nmero2) Obtiene la suma de los
cuadrados de las
desviaciones.
DESVPROM(nmero1,nmero2....) Obtiene el promedio de
las desviaciones
absolutas de la media de los puntos de los datos.
DIST.WEIBULL(x,alfa,beta,acumulado) Obtiene la probabailidad
de una variable aleatoria
con base a una
distribucin de
probabilidad Weibull.
DISTR.BETA(valor dentro del intervalo,
parmetro de distr.1, parmetro de distr.2,
lmite inf. De intervalo, lm. Superior del
intervalo).
Obtiene la probabilidad
con base a una funcin
de densidad de
probabilidad beta
acumulativa.
DISTR.BINOM(nm,xito,ensayos,prob de
xito, acumulado)
Obtiene la probabilidad
de una variable aleatoria
discreta con base a la
distribucin binomial.
DISTR.CHI(x,grados_libertad) Obtiene la probabilidad
de una variable aleatoria
continua con base a la
distribucin chi cuadrado
de una sola cola.
DISTR.EXP(valor de la funcin, valor del
prametro.acum)
Obtiene la probabilidad
de una variable aleatoria
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con base a una
distribucin exponencial.
DISTR.F(x,grados libertad1,gradoslibertad2) Obtiene la probabilidad
de una variable aleatoria
con base a una
distribucin de
probabilidad F.
DISTR.GAMMA(valor dentro del intervalo,
parmetro de distri.1, parmetro de distr.2,
valor lgico que determina la forma de la
funcin)
Obtiene la probabilidad
de una variable aleatoria
con base a una
distribucin de
probabilidad gamma.
DISTR.HIPERGEOM(muestra_xito,nm_de
_muestra,poblacin_xito....)
Obtiene la probabilidad
de para una variable
aleatoria discreta
siguiendo una
distribucin
hipergeomtrica.
DISTR.LOG.NORM(x,media,desv_estndar) Obtiene la distribucin
logartmico-normal
acumulable de x.
DISTR.NORM(z) Obtiene la probabilidad de una variable aleatoria
continua con base a una
distribucin estndar
acumulativa.
DISTR.NOMR.INV(prob,media,desv.Estndar) Obtiene la probabilidad
de una variable aleatoria
con base a una distribucin normal
estndar acumulativa.
DISTR.T(x,grados de libertad,colas) Obtiene la probabilidad
de una variable aleatoria
con base a una
distribucin t de Student.
ESTIMACIN. LINEAL(conocido_y,conocido_
X,constante,estadstica)
Obtiene una matriz de
valores que describen los
datos en forma
exponencial.
ESTIMACIN. LOGARTMICA (conocido_y,
conocido_x,contante,estadstica)
Obtiene una matriz de
valores que describen los
datos en forma
exponencial.
FRECUENCIA (datos,grupos) Obtiene una distribucin
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de frecuencia como una
matriz vertical.
INTERSECCION.EJE (conocido_y,conocido_x) Calcula el punto en el
cual una lnea
intersectar el eje Y.
JERARQUA (nmero,referencia,orden) Devuelve la jerarqua de
un nmero dentro de una
lista.
K.ESIMO.MAYOR(matriz,k) Obtiene el k-simo
mayor valor de un conjunto de datos.
K.ESIMO.MENOR(matriz,k) Obtiene el k-simo
menor valor de un
conjunto de datos.
MAX(nmero1,nmero2.....) Obtiene el nmero
mayor.
MAXA (ref1,ref2...) Obtiene el valor mximo
de un conjunto de
valores, incluyendo
valores lgicos y texto.
MEDIA.ACOTADA)matriz,porcentaje) Obtiene la media de la
proporcin interior de un conjunto de datos.
MEDIA.ARMO(nmero1,nmero2,.......) Obtiene la media de la
proporcin interior de un
conjunto de datos.
MEDIA.GEOM)nmero1,nmero2,.......) Obtiene la media
geomtrica de una matriz
o rango de datos
numricos positivos.
MEDIANA(nmero1,nmero2........) Obtiene la mediana de
los nmeros.
MIN(nmero1,nmero2,.......). Obtiene el nmero
menor.
MINA(ref 1,ref 2,.....) Obtiene el valor mnimo
de un conjunto de
valores, incluyendo
valores lgicos y texto.
MODA(nmero1,nmero2,..... ) Obtiene el valor ms
repetido de un conjunto
de datos.
NORMALIZACION(x,media,desv.Estndar) Obtiene el valor
normalizado.
PENDIENTE)matriz1,matriz2,) Obtiene la pendiente de
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una lnea de regresin
lineal.
PERCENTIL(matriz,k) Obtiene el k-simo
percentil de los valores
de un rango.
PERMUTACIONES (nmero,tamao) Obtiene el nmero de
permutaciones para un
nmero determinado de
objetos.
POISSON(x,media,acumulado) Obtiene la probabilidad de que los valores de un
rango se encuentren
entre dos lmites.
PROBABILIDAD (rangox,rango probabilidad,
lmiteinf, lmite sup)
Obtiene la probabilidad
de que los valores de un
rango se encuentren entre dos lmites.
PROMEDIO (nmero1,nmero2,......) Obtiene el promedio de
los nmeros.
PROMEDIOA(ref1,ref2,.....) Obtiene el promedio de
los argumentos.
PRONSTICO (matriz1,matriz2,......) Obtiene un nmero en base a una tendencia
lineal.
TENDENCIA (matriz2,nuevos x,constante) Obtiene los valores que
resultan de una
tendencia lineal.
VAR(nmero1,nmero2,...) Estima la varianza de la
poblacin basada en una
muestra.
VARA(nmero1,nmero2,......) Estima la varianza de
una muestra, incluyendo
valores lgicos y texto.
VARP(nmero1,nmero2,.....) Estima la varianza de la
poblacin basada en toda la poblacin.
VARPA(ref1,ref2,......) Estima la varianza de la
poblacin total,
incluyendo valores
lgicos y texto.
FUNCIONES LGICAS
FUNCIN DESCRIPCIN
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FALSO Valor lgico Falso.
NO (Lgica) Es verdadera si lgica es
falso y falso si lgica es
verdadera.
O(lgica1,lgica 2,.....) Es verdadera si cualquier
argumento se cumple.
SI(Prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si
_falso)
Obtiene el
valor_si_verdadero si la
prueba lgica se cumple,
de otra forma obtiene el valor_si_ falso.
VERDADERO Valor lgico verdadero.
Y(Lgica1,Lgica2) Es verdadera si cada
argumento es verdadero.
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
FUNCIN DESCRIPCIN
AHORA () Obtiene la fecha y la hora actual
AO () Obtiene el ao de la fecha actual.
DA () Da del mes actual.
DIA360(fecha inicial,fecha final) Nmero de das entre dos fechas.
DIASEM(nmero de serie) Obtiene el da de la semana.
FECHA(ao,mes,da) Regresa la fecha especificada.
FECHANMERO(texto de la fecha) Regresa la fecha especificada en el
texto.
HORA(nmero de serie) Obtiene la hora actual del nmero
dado.
HORANUMERO(texto de la hora) Convierte una hora con formato texto en nmero de serie.
HOY() Obtiene la fecha actual.
MES (nmero de serie) Obtiene el mes del nmero de
serie.
MINUTO(nmero de serie) Obtiene el minuto del nmero de
serie.
HORA(nmero de serie) Obtiene el nmero de serie para
una hora dada.
SEGUNDO(nmero de serie) Obtiene el segundo del nmero de
serie indicado.
PRINCIPALES FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA
FUNCIN DESCRIPCIN
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AREAS (referencia) Nmero de reas en
una referencia.
BUSCAR(valor buscado, vector de
comparacin, vector resultado)
Busca valores en un
vector.
BUSCARH(valor buscado, matriz buscar en,
indicador renglones, ordenado)
Busca en el primer
rengln de un arreglo y
regresa el valor de la
celda indicada.
BUSCARV(valor buscado, matriz buscar
en,ind,columnas,ordenado)
Busca en la primera
columna de un arreglo y se mueve en los
renglones para regresar
el valor de una celda.
COINCIDIR (valor buscado,matriz,tipo) Obtiene valores en una
referencia o matriz. Si
el tipo es 0, busca una coincidencia exacta. Si
el tipo es 1, busca el
mayor valor que sea
menor que igual al
valor buscado.
COLUMNA(referencia) Regresa el nmero de columna de una
referencia.
COLUMNAS(matriz) Regresa el nmero de
columnas en un arreglo.
DESREF(referencia,renglones, columnas) Obtiene una referencia
desviada a partir de la
referencia dada.
DIRECCIN(rengln,columna) Una referencia como
texto de una celda
referenciada por su
nmero de rengln y
columna.
ELEGIR(ndice,valor1,valor2,...) Regresa el valor seleccionado de los
valores listados
utilizando un nmero de
ndice.
FILA(referencia) Regresa un arreglo de
un nmero de renglones.
FILAS(matriz) Regresa el nmero de
renglones en un
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arreglo.
HIPERVINCULO(ubicacin_del_vnculo_nombre
_ descriptivo)
Crea un acceso directo
o salto que abre un
documento guardado en
el disco duro, en un
servidor de red o en
Internet.
INDICE(referencia, nmero de renglones,
nmero de columnas)
Utiliza un ndice para
escoger un valor de un
arreglo.
INDIRECTO(referencia) Regresa el contenido de
una referencia en forma
de texto.
TRANSPONER(matriz) Transpone un arreglo o
matriz.
PRINCIPALES FUNCIONES DE TEXTO
FUNCIN DESCRIPCIN
CARACTER)valor) Devuelve el CARACTER
especificado por el cdigo
nmero
CODIGO(valor) Devuelve el nmero de cdigo
del primer carcter del texto.
CONCATENAR(texto1,texto2,......) Concatena argumentos de texto.
DECIMAL(nmero,decimales,nmero
de separador de miles)
Da formato de texto a un
nmero con un nmero
determinado de decimales.
DERECHA(texto,nmeros de
caracteres)
Extrae los caracteres del extremo
derecho de un valor de texto.
ENCONTRAR(texto buscado, texto
donde busca,
Posicin inicial de bsqueda).
Busca un valor de texto dentro
de otro (reconoce maysculas y
minsculas).
ESPACIOS(texto) Elimina espacios del texto.
EXTRAE(texto,posicin inicial,
nmero de caracteres)
Devuelve el nmero especfico de
caracteres de una cadena de
texto, comenzando en la posicin
que especifique.
HALLAR(Texto a buscar, texto en
donde busca)
Busca un valor de texto dentro
de otro (no reconoce maysculas
ni minsculas)
IGUAL(texto1,texto2,......) Comprueba si dos valores de
texto son idnticos
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IZQUIERDA(texto, nmero de
caracteres)
Extrae los caracteres del extremo
izquierdo de un valor de texto.
LARGO(texto) Devuelve la longitud de una
cadena de texto.
LIMPIAR(texto) Elimina caracteres de control de
texto.
MAYUSC(texto) Convierte el texto en
maysculas.
MINUSC(texto) Convierte el texto en minsculas.
MONEDA(nmero, nmero decimales)
Da formato a un nmero y lo convierte en texto.
NOMPROPIO(texto) Convierte en maysculas la
primera letra de cada palabra de
un valor de texto.
REEMPLAZAR(texto original,nmero
de caracteres dentro del texto.
Reemplaza caracteres dentro del
texto.
REPETIR(texto a repetir, nmero de
veces)
Repite el texto un nmero
determinado de veces.
SUSTITUIR(texto, texto original,
texto nuevo)
Reemplaza caracteres dentro del
texto.
T(valor) Convierte los argumentos en
texto.
TEXTO(valor,formato) Da formato a un nmero y lo
convierte en texto.
VALOR(texto) Convierte un argumento de texto
en un nmero.
PRINCIPALES FUNCIONES DE INFORMACIN
FUNCIN DESCRIPCIN
Celda(tipo_de_info_,ref) Obtiene informacin acerca del
formato, ubicacin o contenido de
la celda superior izquierda en una
referencia.
ESBLANCO(valor) Verifica si una celda est vaca.
ESERR(valor) Verifica si una celda contiene
algn valor de error excepto
#N/A.
ESERROR(valor) Verifica si una celda contiene
algn valor de error de los tipos
#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #?NAME?
#NULL!.
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ESLOGICO(valor) Verifica si una celda contiene un
valor lgico.
ESNO(valor) Verifica si una celda contiene un
valor #N/A.
ESNOTEXTO(valor) Devuelve Verdadero si Valor no
es texto.
ESNUMERO(valor) Devuelve Verdadero si Valor es
un nmero.
ESREF(valor) Devuelve Verdadero si Valor es
una referencia.
ESTEXTO(valor) Devuelve Verdadero si Valor es
texto.
INFO(tipo) Devuelve informacin acerca del
entorno operativo en el que se
esta trabajando.
N(valor) Devuelve el valor convertido en
un nmero.
NOD() Devuelve el valor de error #N/A.
TIPO(valor) Devuelve el nmero que indica el
tipo de datos de un valor.
TIPO.DE.ERROR(valor_de_error) Devuelve un nmero que
corresponde a uno de los valores
de error en Excel.
EJEMPLO DEL USO DE FUNCIONES
=SUMAR.SI(PRODUCTO,CAMISAS,IMPORTE) Calcula la suma de importes del producto
camisas.
=SUMAR.SI(PRODUCTO,: CAMISAS,IMPORTE)
Calcula la suma de
importes de todos los
productos excepto
CAMISAS. =SUMAR.SI(CIUDAD,Filtro 1,Unidades) Suma las unidades de la
ciudad que se encuentra
dentro de la celda con el
nombre Filtro 1. =SI(ESNO(COINCIDIR(Filtro 1,CIUDAD,0)),
No existe ciudad) Calcula la cadena de
texto propuesta como
mensaje de error si el
elemento de la celda
con el nombre Filtro 1 no se encuentra en el
rango denominado
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Ciudad. =DESREF(A2,3,1) Calcula CAMISAS, tres
renglones abajo y una
columna a la derecha de
la celda A2.
=SI(DIA)AH0RA())=15, Verificar unidades, )
Muestra el mensaje si el
da de hoy es 15.
Frmulas Matriciales
Vamos a explicar primero el concepto de Matriz. Una matriz es un
conjunto de datos organizados en filas y columnas, una hoja Excel
tiene forma de una gran matriz porque est divida en filas y columnas.
Excel trabaja con matrices unidimensionales, es decir de una fila o de
una columna, y matrices bidimensionales formadas por filas y
columnas. Tambin existen matrices tridimensionales que estn
formadas por filas, columnas y profundidad, pero que Excel no
entiende.
Una frmula matricial es una frmula que se aplica a todas las
celdas de una matriz. Las frmulas matriciales permiten un ahorro
de trabajo.
Veamos cmo crear y utilizar las frmulas matriciales. Y vemoslo
como mejor se ven estas cosas, con un ejemplo.
Ejemplo: Vamos a crear este tipo de compra
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Vamos a crear una frmula matricial para calcular el precio total de cada producto.
Seleccionamos las celdas donde irn los resultados. Suponemos que la tabla est ubicada
desde la celda A1, as las celdas de los resultados corresponden con las celdas que van
desde D2 hasta D9. Seleccionamos estas celdas.
Y escribimos la frmula =Moneda(B2:B9*C2:C9)
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Una vez escrita la frmula pulsamos Ctrl+Shift+Intro para Excel la reconozca como
frmula matricial.
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Observa que aparecen los resultados en la columna de Precio Total.
Ahora podemos obtener el resultado de la suma de los totales sin necesidad de crear una
frmula que revise las celdas de los totales parciales.
Sitate en la celda D10 y escribe =Moneda(SUMA(B2:B8*C2:C8))
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Pulsa Ctrl+Shift+Intro para que la interprete como frmula matricial. Con esta frmula
podemos observar que no hacemos uso de la columna de totales parciales.
Ahora crearemos una matriz y la guardaremos como constante.
Sitate en otra hoja, en la celda A10, despliega el men Insertar y selecciona Nombre -->
Definir..., dentro del cuadro de dilogo Definir nombre en el campo Nombres en el libro:
escribe Semana.
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En el recuadro donde pone Se refiere a: escribe
={"Lunes";"Martes";"Miercoles";"Jueves";"Viernes";"Sabado";"Domingo"}
Es equivalente a una fila y 7 columnas.
Da clic en el botn Aceptar.
Y ya tenemos una constante con los das de la semana.
Cuando queramos hacer uso de esta constante, slo la tenemos que asignar como frmula
matricial al conjunto de celdas correspondientes:
Selecciona las celdas A1:G1, tantas celdas como campos hemos introducido en la matriz.
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Escribe el nombre de la constante precedida del signo "=", =Semana y pulsa
Ctrl+Shift+Intro.
Observa como slo aparece el primer da (Lunes) repetido, esto es debido a que estamos
asignando una matriz de una fila y siete columnas a una seleccin que consta de 7 filas y
una columna. La solucin consiste en hacer que los valores que asignamos estn en una
matriz de una columna y 7 filas (utilizando la funcin TRANSPONER).
Selecciona de la A1:G1 y coloca como se muestra a continuacin =Transponer(Semana) +
ctrl+shift+intro y nos mostrar el siguiente resultado
BSQUEDA DE UN VALOR DESEADO
(BUSCAR OBJETIVO)
La manera de acceder a Buscar Objetivo es dar clic en la pestaa de
Datos Anlisis Buscar Objetivo como lo muestra la
siguiente imagen:
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Buscar objetivo vara el valor de una celda especfica hasta que una
frmula dependiente de esta, alcance el valor deseado. Al seleccionar
este comando aparecer el cuadro de dilogo Buscar objetivo con las
opciones siguientes.
Definir la celda. Especifica la celda que contiene la frmula a la
cual se le quiere encontrar la solucin.
Con el valor. Especifica el nuevo valor que se desea alcanzar.
Para cambiar la celda: Especifica la celda con el valor que se
quiere ir cambiando.
Al pulsar en el botn Aceptar, se muestra otro cuadro de dilogo con el
estado de la bsqueda. Sus opciones son:
Aceptar: Reemplaza el valor inicial con el encontrado.
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Cancelar: Detiene el clculo, conservando en la celda el valor
inicial.
Paso a paso: Especifica un paso a la vez.
Pausa: Detiene el proceso cada que se incremente el valor inicial.
Continuar: Utilizado para continuar el proceso despus de una
pausa.
Por defecto, la bsqueda de un objetivo se detiene cuando se han
realizado 100 iteraciones o encuentra la respuesta que se acerca con
una precisin de 0.001 al objetivo. Si se requiere una precisin ms
grande, cambiar este valor en la opcin No. Mximo de iteraciones del
men Opciones dentro del botn de Office y en las opciones de clculo.
ESCENARIOS
ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS
A travs de esta opcin es posible crear y almacenar escenarios, los
cuales son un conjunto de datos de entrada que producen diferentes
resultados. Se pueden crear, nombrar y guardar mltiples escenarios y
ver los resultados en cada uno dentro de la hoja de trabajo. Tambin se puede crear un reporte que provee un resumen de todos los valores de
entrada y los resultados de los escenarios que se hayan creado.
El administrador de escenarios crea y guarda diferentes conjuntos de
datos como escenarios separados. Puedes usar estos escenarios para
ver varios resultados basndote en diferentes suposiciones. Tambin
puedes crear informes que muestran los valores de celdas cambiantes y
los valores de celdas resultantes para cada escenario.
Puedes usar cualquier celda que tenga datos como una celda cambiante
para un escenario. Si defines o creas nombres para las celdas
cambiantes, stos aparecern en el cuadro de dilogo Agregar escenario.
Para abrir se elige la pestaa de Datos Anlisis y si Administrador de Escenarios como lo muestra la siguiente imagen:
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Al dar clic nos mostrara la pantalla siguiente
Escenarios: Muestra los escenarios existentes en la hoja activa.
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Celdas cambiantes: Presenta las celdas que contienen los datos
que van a cambiar en cada escenario.
Comentario: Presenta la fecha en que se cre o se edit un
escenario, el nombre del usuario que cre o modific el escenario
y cualquier texto que haya escrito.
Mostrar: Presenta en la hoja de clculo los valores de las celdas
cambiantes que corresponden al escenario seleccionado. La hoja de clculo se vuelve a calcular para reflejar los valores nuevos.
Agregar: Presenta el cuadro de dilogo Agregar escenario donde
puede especificar los valores para cada celda cambiante.
Eliminar: Elimina el escenario seleccionado.
Modificar: Muestra el cuadro de dilogo Modificar escenario donde
se podrn modificar caractersticas del escenario seleccionado.
Combinar: Presenta el cuadro de dilogo Combinar escenarios
para combinar escenarios de cualquier hoja de cualquier libro de trabajo abierto.
Resumen: Presenta el cuadro de dilogo Resumen del escenario el
cual permite crear informes de resumen o de tablas dinmicas.
Cerrar: Cierra el cuadro de dilogo.
Para crear un escenario hay que seguir los siguientes pasos:
Teniendo la hoja de clculo activa, elige la pestaa de Datos
Anlisis y si Administrador de Escenarios. Se abrir el cuadro de dilogo Administrador de Escenarios como se observ
anteriormente.
Elija el botn Agregar. Se mostrar el cuadro de dilogo Agregar
Escenario.
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Teclea el Nombre del escenario (Hasta 255 caracteres).
En la caja Celdas cambiantes, teclea separados por comas, los
nombres de rangos de las celdas que sufrirn cambios.
En Comentarios escribe un texto que explique el objetivo del escenario.
En Proteccin podrs activar para impedir que otras personas
modifiquen el escenario. Si eliges Evitar cambios evitars que se
realicen cambios. Si eliges Ocultar evitars que el nombre del
escenario aparezca en el cuadro de dilogo Administrador de
escenarios.
Pulsa en el botn Aceptar. Aparecer el cuadro de dilogo Valor de
Escenario donde debers introducir los valores para las celdas
cambiantes. Una vez que determines el nmero de valores para
las celdas cambiantes da clic en Aceptar.
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Al regresar al cuadro de dilogo Administrador de Escenarios elige el
botn Cerrar. Podrs agregar hasta 32 escenarios por hoja.
Para mostrar el escenario:
Para abrir se elige la pestaa de Datos Anlisis y si Administrador de Escenarios.
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Seleccione el Nombre del escenario de la lista.
Escoje el botn Mostrar, vers en pantalla los datos variables en
las celdas correspondientes.
COMBINAR ESCENARIOS
Si t libro de trabajo tiene varias hojas, podrs tener en cada hoja definidos sus escenarios. A travs de la combinacin de escenarios
pueden tomar escenarios definidos en una hoja y aplicarlo a otra del
libro o inclusive de otro libro. Todas las celdas declaradas en los
escenarios como cambiantes debern figurar en la hoja donde quieras
utilizar el escenario. Si existen despus de la combinacin de nombres
de escenarios duplicados, Excel los diferenciar agregndole la fecha a
alguno de ellos y si tienen la misma fecha, se agregar un nmero.
Para combinar escenarios:
Estando en la hoja donde incluirs los escenarios. Abre todos los
libros de trabajo que contengan los escenarios que desees combinar.
Se elige la pestaa de Datos Anlisis y si Administrador de
Escenarios.
Elige el botn Combinar. Se abrir el cuadro de dilogo Combinar
Escenarios.
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En el cuadro Libro, selecciona el nombre del libro de trabajo.
En el cuadro Hoja, selecciona el nombre de la hoja que contiene
los escenarios que deseas combinar.
Pulsa en el botn Aceptar. Vers el cuadro Administrador de
escenarios mostrando todos los escenarios incluidos o
combinados.
RESUMEN DE ESCENARIOS
Una vez definidos los diferentes escenarios, ser posible presentarlos en
una hoja en forma de resumen, mostrando los valores que contendrn
las celdas con frmulas que hacen referencia a las celdas cambiantes en
los escenarios. El resumen se insertar en una hoja aparte del libro.
Conviene nombrar las celdas resultantes as como las cambiantes (Insertar Nombre Definir) para mejorar la presentacin del informe. Para crear un resumen de escenarios:
Escoge la pestaa de Datos Anlisis y si Administrador de
Escenarios.
Se abrir el cuadro de dilogo Administrador de Escenarios.
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Elige el botn Resumen. Se ver el cuadro Resumen de escenario.
En Tipo de informe elige el botn Resumen.
En Celdas resultantes, sombrea las celdas que varan al aplicar los
diferentes escenarios.
Pulsa el botn Aceptar.
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Tablas dinmicas.
Crear una tabla dinmica
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a
varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que
nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir
obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los
datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Supongamos que tenemos una tabla de datos que contiene mucha informacin
sobre las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con
los productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas
correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas
por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada
ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de
utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado
deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes
columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente
manera:
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Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de
datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra
tabla dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los
agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna
de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar
las columnas de la tabla dinmica.
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Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y
resumidos en la tabla dinmica:
As tendremos un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendremos el total de ventas.
Lo ms importante es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las
columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder
realizar un buen anlisis de la informacin.
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Ahora hagamos un ejemplo:
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn
con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad
comprada y el importe del mismo.
Mes Articulos Vendedor Ventas Sucrusal
Enero Lcteos Juan $ 123.00 Lindavista
Enero Salchichonera Jose $ 164.00
Divisin del
Norte
Enero Abarrotes Carlos $ 125.00 Centro
Enero Refresco Antonio $ 147.00 San Joaquin
Enero Dulcera Oscar $ 123.00 Azcapozalco
Febrero Lcteos Juan $ 154.00 Lindavista
Febrero Salchichonera Jose $ 148.00
Divisin del
Norte
Febrero Abarrotes Carlos $ 126.00 Centro
Febrero Refresco Antonio $ 125.00 San Joaquin
Febrero Dulcera Oscar $ 145.00 Azcapozalco
Febrero Lcteos Juan $ 145.00 Lindavista
Marzo Salchichonera Jose $ 147.00
Divisin del
Norte
Marzo Abarrotes Carlos $ 149.00 Centro
Marzo Refresco Antonio $ 159.00 San Joaquin
Marzo Dulcera Oscar $ 148.00 Azcapozalco
Abril Lcteos Juan $ 126.00 Lindavista
Abril Salchichonera Jose $ 148.00
Divisin del
Norte
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar
mejor las ventas de cada artculo en cada mes.
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Para ello vamos a dar clic a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla
dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie
del botn para crear un grfico dinmico).
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu
podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar
y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de
celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
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Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos
desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos
seleccionar todas las celdas que vayan a participar en nuestro caso todas las
del ejemplo del almacn como lo muestra la imagen , incluyendo las
cabeceras.
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Damos Aceptar para seguir.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos
en la tabla dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente
estructura:
Partes de una tabla dinmica
Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la
lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos.
Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la
tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que vez en
pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y
filas especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como
columnas de la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las reas la tabla dinmica cobra vida.
Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y
valores. Los filtros son una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla
dinmica.
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Para nuestro ejemplo:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla en
nuestro caso los artculos del almacn.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla en
nuestro caso el mes.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para
cada Referencia en cada Mes en nuestro caso seria las ventas.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos
listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
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En este ejemplo deberamos arrastrar el campo artculos a , el
campo MES a y finalmente el campo ventas a la
seccin como se muestra en la siguiente imagen.
Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.
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Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los
rtulos de fila tenemos las referencias, en los rtulos de columnas tenemos los
meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:
El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos
quitar un campo de un zona arrastr