Manual de Excel 2013
74
Índice Introducción a Excel 2013 ............................................................................................................. 4 Novedades de Excel 2013 ............................................................................................................. 5 Que es Microsfot Excel? ................................................................................................................ 6 Interfaz de Excel 2013 ................................................................................................................... 6 La primera Pantalla al Inciar Excel................................................................................................. 6 Ficha Archivo en Excel 2013 .......................................................................................................... 8 Guardar Información del un Libro de Trabajo............................................................................... 9 Movimiento en la hoja de Excel, con las Teclas. ......................................................................... 11 Movimiento rápido en el libro de Excel ...................................................................................... 11 Área de Trabajo en Excel 2013 .................................................................................................... 12 Manejo de Fichas e Introduccion de Datos ................................................................................. 13 Modificacion de Datos en las Celdas de Excel............................................................................. 15 Selección de celdas ................................................................................................................. 15 Selección de un rango de celdas: ............................................................................................ 16 Seleccionar la hoja................................................................................................................... 16 Opciones útiles de las Pestañas .............................................................................................. 17 Pestaña DISEÑO DE PÁGINA................................................................................................ 17 Pestaña FORMULAS............................................................................................................. 18 Pestaña DATOS .................................................................................................................... 18 Pestaña REVISAR ................................................................................................................. 19 Pestaña INSERTAR ............................................................................................................... 19 Como Utlizar la Ficha de Insertar ............................................................................................ 20 Como Utlizar la Ficha de Diseño de Paginar............................................................................ 20 Caracteres Utilizados en Excel .................................................................................................... 21 Introducir funciones dentro de Excel .......................................................................................... 21 Autosuma y funciones más frecuentes ................................................................................... 23 Funciones Básicas En Excel ...................................................................................................... 23 Otra Forma de Insertar función .............................................................................................. 23 Uso de las Referencias y Anclajes de Celdas ............................................................................... 27 Referencia ............................................................................................................................... 27 Referencias relativas ............................................................................................................... 27 Función Buscar ............................................................................................................................ 28 Funcion BUSCARH ................................................................................................................... 28
-
Upload
ganarmetas -
Category
Documents
-
view
36 -
download
0
description
Manual para el uso de la Herramienta de Excel
Transcript of Manual de Excel 2013
-
ndice
Introduccin a Excel 2013 ............................................................................................................. 4
Novedades de Excel 2013 ............................................................................................................. 5
Que es Microsfot Excel? ................................................................................................................ 6
Interfaz de Excel 2013 ................................................................................................................... 6
La primera Pantalla al Inciar Excel ................................................................................................. 6
Ficha Archivo en Excel 2013 .......................................................................................................... 8
Guardar Informacin del un Libro de Trabajo ............................................................................... 9
Movimiento en la hoja de Excel, con las Teclas. ......................................................................... 11
Movimiento rpido en el libro de Excel ...................................................................................... 11
rea de Trabajo en Excel 2013 .................................................................................................... 12
Manejo de Fichas e Introduccion de Datos ................................................................................. 13
Modificacion de Datos en las Celdas de Excel............................................................................. 15
Seleccin de celdas ................................................................................................................. 15
Seleccin de un rango de celdas: ............................................................................................ 16
Seleccionar la hoja................................................................................................................... 16
Opciones tiles de las Pestaas .............................................................................................. 17
Pestaa DISEO DE PGINA ................................................................................................ 17
Pestaa FORMULAS ............................................................................................................. 18
Pestaa DATOS .................................................................................................................... 18
Pestaa REVISAR ................................................................................................................. 19
Pestaa INSERTAR ............................................................................................................... 19
Como Utlizar la Ficha de Insertar ............................................................................................ 20
Como Utlizar la Ficha de Diseo de Paginar ............................................................................ 20
Caracteres Utilizados en Excel .................................................................................................... 21
Introducir funciones dentro de Excel .......................................................................................... 21
Autosuma y funciones ms frecuentes ................................................................................... 23
Funciones Bsicas En Excel ...................................................................................................... 23
Otra Forma de Insertar funcin .............................................................................................. 23
Uso de las Referencias y Anclajes de Celdas ............................................................................... 27
Referencia ............................................................................................................................... 27
Referencias relativas ............................................................................................................... 27
Funcin Buscar ............................................................................................................................ 28
Funcion BUSCARH ................................................................................................................... 28
-
Funcin BUSCARV .................................................................................................................... 29
Las Tablas en Excel 2013 ............................................................................................................. 31
Crear una tabla dentro de una Hoja ............................................................................................ 31
Modificar los datos de una tabla ................................................................................................. 32
Modificar la estructura de la tabla .............................................................................................. 34
Aadir Estilos a las Tablas ........................................................................................................... 35
Insertar las Tablas........................................................................................................................ 36
Uso de los Filtros y Ordenamientos en Excel 2013 ..................................................................... 37
Filtro ........................................................................................................................................ 37
Ordenar ................................................................................................................................... 37
Ordenar por Niveles ................................................................................................................ 38
Crear Tablas Dinmicas Excel 2013 ............................................................................................. 38
Eliminar una tabla dinmica. ................................................................................................... 44
Analisis de las Tablas Dinamicas ................................................................................................. 44
Importante en las Tablas Dinamicas ....................................................................................... 44
Aplicar filtros a una tabla dinmica ......................................................................................... 45
Obtener promedios en una tabla dinmica ............................................................................ 46
campo de la tabla ................................................................................................................ 46
Grficos con tablas dinmicas ................................................................................................. 47
Graficos en Excel 2013 ................................................................................................................ 47
Como Crear grficos en las Hojas de Excel .................................................................................. 48
Caractersticas y formato del grfico .......................................................................................... 51
Modificar el tamao y distribucin de un grfico ....................................................................... 54
Controles de grfico ................................................................................................................ 54
Modificar la posicin de un grfico ............................................................................................. 55
Los minigrficos ........................................................................................................................... 56
Filtro Avanzado........................................................................................................................ 58
Validacin de Lista Dependiente ................................................................................................. 58
Funciones Lgicas en Excel 2013 ................................................................................................. 59
Funcin SI ................................................................................................................................ 60
Reglas para el uso de las funciones de Excel ........................................................................... 61
Funcin SI anidada .................................................................................................................. 61
Conociendo los operadores Logicos ............................................................................................ 62
Operadores de comparacin ................................................................................................... 62
Como utilizar las Fucnciones lgicas en Excel 2013 .................................................................... 63
Formato Condicional ............................................................................................................... 63
-
Aplicar Formato Condicional a las Celdas de Excel ..................................................................... 64
Herramienta de Buscar Objetivo ................................................................................................. 64
Herramienta Solver en Excel 2013 .............................................................................................. 65
Escenarios en Excel 2013 ............................................................................................................ 67
Crear una macro automticamente ............................................................................................ 69
Ver Macros... ....................................................................................................................... 69
Usar referencias relativas .................................................................................................... 69
Ejecutar una Macro de Excel ....................................................................................................... 70
En cuanto al resto de botones: ............................................................................................... 71
Cancelar ............................................................................................................................... 71
Paso a paso .......................................................................................................................... 71
Modificar ............................................................................................................................. 71
Eliminar ............................................................................................................................... 71
Opciones .............................................................................................................................. 71
Guardar archivos con Macros ..................................................................................................... 72
Como hacer Macros en Excel 2013 ............................................................................................. 73
Uso de Compartir documentos en Excel ..................................................................................... 73
-
4
Introduccin a Excel 2013
Microsoft Excel 2013
tiene un aspecto distinto
al que tena en versiones
anteriores, as que
creamos esta gua para
que el proceso de
aprendizaje sea ms
rpido.
Si est acostumbrado a
trabajar con Excel 2007 o
2010 y est familiarizado
con la cinta de opciones,
querr saber qu cambi
en Excel 2013. Si est
acostumbrado a trabajar
con Excel 2003, querr saber dnde estn los comandos y los botones de la
barra de herramientas de Excel 2003 en la cinta de opciones.
Tenemos muchos recursos con los que podr formarse en Excel 2013, incluso
cursos en lnea. Haga clic en el signo de interrogacin que aparece en la
esquina superior derecha encima de la cinta de opciones para abrir la Ayuda
de Excel.
-
5
Novedades de Excel 2013
Esta versin de Excel 2013 trae las siguientes novedades y mejoras.
Recomendacin de grficos. Al crear un grfico a partir de una tabla,
podrs utilizar esta nueva funcionalidad. Excel, dependiendo de los
datos, nos propondr varios tipos de representaciones distintas,
consiguiendo as, evitar tener que definirlo manualmente.
Guardar los archivos en OneDrive es ms fcil que nunca. Al guardar
los documentos en la nube podrs acceder a ellos desde prcticamente
cualquier dispositivo conectado a internet. Adems es muy sencillo
compartir presentaciones en modo lectura o escritura.
Con Excel Online slo es necesario disponer de una cuenta de correo
de Microsoft para acceder a una versin reducida de Excel de forma
gratuita. Podrs crear y modificar presentaciones de Excel desde el
navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de
instalar la versin de escritorio de Excel.
Office Mobile. Desde Septiembre de 2013 est disponible la versin
para telfonos mviles de Office con sistemas Android e iOS (ya estaba
para Windows Phone). Con Office Mobile se pueden crear y modificar
documentos de Office en el mvil. Es gratuita para suscriptores de
Office 365.
Cambios en la cinta de opciones para grficos. Antes, al crear un
grfico, disponamos de tres pestaas para modificar sus
caractersticas. En la nueva versin de Excel el nmero ha sido
reducido a dos, lo que nos dar facilidades a la hora de encontrar
aquello que queremos variar en el formato del grfico.
Ajuste rpido de grficos. A las anteriores mejoras mencionadas se une
la aparicin de tres botones a la derecha de nuestro grfico que nos
permitir variar su aspecto de manera sencilla y rpida.
Conexin con nuevos orgenes de datos. Dispondremos de una mayor
versatilidad a la hora de crear tablas, al permitirnos importar datos
desde nuevas fuentes, como por ejemplo, proveedores OLE DB.
-
6
Que es Microsfot Excel?
Excel es un software que permite crear tablas, calcular y analizar datos. Este
tipo de software se denomina software de hoja de clculo.
Excel permite crear tablas que calculan de forma automtica los totales de
los valores numricos que especifica, imprimir tablas con diseos cuidados, y
crear grficos.
Interfaz de Excel 2013
La primera Pantalla al Inciar Excel
Cuando vamos a utilizar la herramienta de Microsoft Excel 2013, primero la
buscamos con el botn inicio, y en la parte inferior, nos va a salir una opcin
que dice Todos Los Programas, all en la carpeta que se identifica como
Ver Video
-
7
Microsoft Office, vamos a buscar el Icono de Excel y le
damos clic, para iniciar la aplicacin.
Podemos ver que al iniciar Excel 2013 aparece una pantalla inicial como esta:
Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opcin del men de
la derecha, se nos mostrar una hoja de clculo. Vamos a ver sus
componentes fundamentales: as conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no
coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos ms adelante.
Es importante saber que debemos estar familiarizados con el entorno de
trabajo, para de esta manera siempre saber donde estn las herramientas
que necesitamos utilizar, de igual forma mi recomendacin como instructor
es que puedas practicar, los ejercicios que vemos en clases y que tu como
-
8
alumno puedas imaginarte situaciones, que puedas expresar en una Hoja de
Excel, ya que de la practica viene la confianza, y te har mejor en tu trabajo.
Aqu una muestra del rea de trabajo en Excel 2013
Ficha Archivo en Excel 2013
Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la
parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un
men desde donde podrs ver las acciones que puedes
realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir
o crear uno Nuevo.
A este men tambin puedes accerder desde el modo de
acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de
opciones.
Contiene elementos como: Informacin, Imprimir, Abrir, o
Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este
tipo observars que tienen un efecto verde oscuro. Si
hacemos clic en ellas se nos mostrar un panel justo a la
derecha con ms opciones, ocupando toda la superficie de
la ventana Excel.
-
9
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos
clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.
Guardar Informacin del un Libro de Trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo
en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo u otros, para realizar cualquier
operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad
de disco. Esta operacin se denomina Guardar.
Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:
Guardar como. Se guarda
un archivo la primera vez, o
se guarda una copia de uno
existente.
Guardar. Aqu en este caso
cuando vamos a guardar los
cambios que haya podido
sufrir en el caso el archivo
que estamos trabajando, sobrescribindolo.
Para almacenar el archivo asignndole un nombre:
Haz clic el men Archivo y elige la opcin Guardar como. Dejaremos
seleccionada la opcin por defecto, Equipo. De esta manera el archivo se
almacenar en la memoria de nuestro equipo.
Pulsamos el botn Examinar.
-
10
Luego aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Si el fichero ya exista, es decir, ya tena un nombre, aparecer en el recuadro
Nombre de archivo su antiguo nombre. Si pulsas el botn Guardar, sin
indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el
cual estamos trabajando. Por el contrario, si quieres crear otro nuevo
documento con las modificaciones que has realizado sin cambiar el
documento original tendrs que seguir estos pasos:
Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello debers utilizar
el explorador que se incluye en la ventana.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a
tu archivo.
Y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar.
-
11
Movimiento en la hoja de Excel, con las Teclas.
Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento.
Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que
las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento
rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder
desplazarse a travs de la hoja son:
Movimiento rpido en el libro de Excel
Dentro de nuestro libro de trabajo pueden existir varias hojas de clculo. Por
defecto aparece slo 1 hoja de clculo aunque podemos agregar ms
haciendo clic cobre el botn nueva hoja.
En este captulo trataremos los distintos mtodos para movernos por las
distintas hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Veremos cmo en nuestro caso hemos agregados nuevas hojas de clculo y
ahora tenemos un total de 8, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que
estamos situados para trabajar, la Hoja4.
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
ltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
ltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
-
12
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja; es decir, si haces
clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja.
Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer
uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Si este botn est situado a la izquierda de las hojas, nos servir para
visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Si el botn est situado a la derecha de las hojas, lo podremos usar
para visualizar las ltimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic
sobre la etiqueta de sta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no
tendrn ningn efecto y aparecern desactivados.
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar
desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG
rea de Trabajo en Excel 2013
Columna: Las columnas estn identificadas por medio de letras que van
desde la A hasta la combinacin de las letras IV. Las columnas se encuentran
en forma vertical.
Fila: Las filas estn identificadas por nmeros del 1 al 65536. las filas se
encuentran en forma horizontal.
-
13
Celda: La interseccin de una columna con una fila forma una celda. Una
celda es una localidad en la cual se puede almacenar un dato que puede ser
un nmero, un rotulo una frmula. Cada celda tiene una referencia que esta
dada por la letra de la columna y el nmero de la fila que forman Ejemplo:
A1, B2, G8, Etc.
Barra de Acceso Rpido: Esta me permite colocar los iconos, que ms
utilizo en mi trabajo diario, asi de esta forma los tendr siempre disponible
de una forma ms optima, para mi trabajo
Manejo de Fichas e Introduccion de Datos
Es importante destacar que en Excel, en cada una de las celdas de la hoja es
posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos
a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear
los datos que desees introducir.
Ver Video
-
14
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas,
como puedes observar en el dibujo siguiente:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa
pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada. Por
ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la
derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn correcto de la barra de
frmulas. Al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda
pero la celda activa seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar
el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar botn cancelar de la barra de
frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que
tena.
Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un
recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, con la
posibilidad de leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y
aceptar la correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo
raro en la celda. Tendremos que comprobar la frmula en la barra de frmulas
para encontrar el error.
En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias lneas dentro de
una misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de lnea lo que
ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto
no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.
-
15
Modificacion de Datos en las Celdas de Excel Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est
escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se
puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el
carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una
posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a
validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar,
seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de
Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de
la misma; ahora es cuando podemos modificar la informacin.
Seleccin de celdas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas
con Excel 2013, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que
queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de
los mtodos de seleccin ms utilizados.
Te recomendamos iniciar Excel 2013 ahora para ir probando todo lo que te
explicamos.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del
puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o
realizar otra operacin.
La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una
cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuacin:
Seleccin de una celda: Slo tienes que hacer clic sobre ella.
-
16
Seleccin de un rango de celdas:
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo
del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del
ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar,
despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas
aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
Tambin puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la
celda X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantn pulsada la tecla Mays
(Shift) y luego pulsa la otra.
Seleccin de una columna: Hacer clic en el identificativo
superior de la columna a seleccionar. columna B
Seleccin de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.
Fila 7
Seleccionar la hoja
Hacer clic sobre el botn
superior izquierdo de la hoja
situado entre el indicativo de la
columna A y el de la fila 1 o
pulsar la combinacin de teclas
Ctrl + E.
Si realizamos una operacin de
hojas como eliminar hoja o
insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas
con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.
-
17
Opciones tiles de las Pestaas
Hay que tener en cuenta q una Celda es completamente Independiente de
las dems. por lo tanto hay que seleccionar todas las Celdas a las cuales se
le aplicar el formato deseado.
Pestaa DISEO DE PGINA
Esta pestaa se divide en cinco secciones: Temas, Configurar Pagina, Ajustar
rea de impresin y organizar.
De las cinco secciones la ms usual es la seccin configurar Pgina, a
continuacin te explico:
La Seccin Configurar pgina: nos permite ajustar el margen de pgina,
cambiar la orientacin de la pgina ya sea en horizontal o vertical, nos
Ver Video
-
18
permite elegir el tamao de la pgina, seleccionar el rea de impresin,
insertar saltos de pgina, definir fondo de la hoja de clculo, e imprimir
ttulos.
Pestaa FORMULAS
Esta pestaa contiene cuatro secciones y todas son muy importante, veamos
a continuacin para que sirve cada seccin.
La seccin Bibliotecas de funciones: Nos permite insertar funciones
Autosuma, financieros, estadsticos y otros muy fcilmente, adems con el
asistente para insertar funciones te resulta muy fcil insertar una funcin en
una celda.
La seccin Nombres Definidos: Nos permite asignar nombres y administrar
nombres de rangos.
La seccin Auditoria de Formulas: Nos permite activar todas las celdas que
contengan formulas, realizar comprobaciones de errores y evaluar formulas.
La seccin Clculo: Esta seccin nos permite elegir la forma a como la hoja
debe calcular, ya sea de forma automtico (esta opcin esta activa por
defecto), manual y Automtico excepto las tablas de datos. Yo personalmente
de recomiendo el automtico, ya que nuestro objetivo es que todo se ejecute
de forma automtica.
Pestaa DATOS
La pestaa datos contiene cinco secciones: Obtener datos Externos,
Conexiones, Ordenar y Filtrar, Herramientas de Datos y Esquemas.
A continuacin te explicare las secciones ms usuales:
-
19
La seccin Ordenar y Filtrar: Esta seccin nos permite ordenar de mayor a
menor o menor a mayor los datos de una hoja, tambin nos permite filtrar
una base de dato para resumir o seleccionar datos especficos.
La seccin Herramientas de Datos: Dentro de esta seccin el comando ms
usual es la validacin de datos, que nos permite establecer el tipo de datos
a ingresar en determinada celda. Ejemplo: Podemos validar una celda
indicando que solo nmeros debe ingresar en esta celda.
La Herramienta Esquema: Es de mucha importancia porque el comando
subtotales nos permite mayorizar las cuentas o resumir en totales cualquier
dato que tengas.
Pestaa REVISAR
La pestaa datos contiene 5 secciones: Revisin, Idioma, Comentarios y
cambio. No hare nfasis a esta pestaa, pero por tu propia cuenta puedes
darle una revisadita.
Pestaa INSERTAR
Esta contiene nuevos botones con los que le ser ms fcil crear grficos y
tablas dinmicas. Asimismo, tambin est el nuevo grupo Filtros, con botones
para crear escalas de tiempo y segmentaciones de datos.
Aparecern otras pestaas cuando est trabajando con ciertos elementos,
como grficos o tablas dinmicas. Con estas nuevas pestaas le ser ms
fcil encontrar lo que busca.
-
20
Como Utlizar la Ficha de Insertar
Como Utlizar la Ficha de Diseo de Paginar
Ver Video
Ver Video
-
21
Caracteres Utilizados en Excel
= Este se utiliza para comenzar una frmula.
: El nos indica cuando estamos seleccionando un Rango, (conjunto de
varias Celdas), Ejemplo, A1:D4, (Desde la celda A1 hasta la Celda D4).
; Separador de Lista, el Hace que pasemos dentro de una formula entre
sus opciones a insertar.
, Decimal.
La coma y el punto y coma se usa cuando el Excel est configurado en el
Sistema de Numeracin Nacional.
Introducir funciones dentro de Excel Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera
con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente
en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo
=.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No
dejes espacios antes o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto),
frmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas. As A1:C8
-
22
indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la
funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2
+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo, se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer
funciones anidadas dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o
clculo que realizan. As, hay funciones matemticas, trigonomtricas,
estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos,
de bsqueda y referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Ver Video
-
23
Autosuma y funciones ms frecuentes
Una funcin, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda
si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan
esta tarea.
En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn de Autosuma
que nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. autosuma
desplegado.
Con este botn tenemos acceso tambin a
otras funciones utilizando la flecha de la derecha del
botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista
desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra
funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio
(calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta
valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo).
Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms
Funciones....
Para utilizar estas opciones, asegrate de que tienes seleccionada la celda en
que quieres que se realice la operacin antes de pulsar el botn.
Funciones Bsicas En Excel
* Operaciones Aritmticas. * Mnimo Numero.
* Producto. * Mximo Nmero.
* Contar. * Promedio.
Otra Forma de Insertar funcin
Para insertar cualquier otra funcin, tambin podemos utilizar el asistente. Si
queremos introducir una funcin en una celda:
Nota: Cuando en la frmula se escribe el nombre de la funcin,
inmediatamente del nombre de la funcin se abre un parntesis ( y
cantidad de parntesis que se abran dentro de la frmula, se cierran.
Ejemplo:
=suma(A1:A10)
-
24
Primero hay que situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas
Elegir la opcin Insertar funcin.
Insertar funcin
O bien hacer clic sobre el botn boton formulas de la barra de frmulas.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:
Excel 2013 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una
breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin:
y, a continuacin, haciendo clic sobre el botn boton ir.
De esta forma, no es necesario conocer cada una de las funciones que
incorpora Excel ya que nos mostrar en el cuadro de lista
-
25
Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin
escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una
categora; esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones
de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy
seguros de la categora podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que
deseamos haciendo clic sobre sta.
Observa cmo, conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin
disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una
descripcin ms completa de dicha funcin.
Al final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
La ventana cambiar al cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos
pide introducir los argumentos de la funcin: este cuadro variar segn la
funcin que hayamos elegido. En nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().
-
26
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que,
generalmente, ser una celda o rango de celdas tipo A1:E1 . Para ello, hacer
clic sobre el botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver
toda la hoja de clculo; a continuacin, seleccionar el rango de celdas o la
celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas
haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y,
sin soltar el botn, arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla
INTRO para volver al cuadro de dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento.
Slo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero,
y as sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el
botn Aceptar.
Esto se realiza en el caso de que deseamos hacer el calculo con varios valores
que estn en diferentes celdas, brindando una mayor facilidad de
seleccionarlas y ver un resultado previo.
Observemos de igual manera que dentro de la funcin, en el caso de ser
multiples rangos, cada rango va estar separado por el smbolo que este en
ese caso como separador de lista, que por lo general es (;).
Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin,
Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda
en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda F1 la funcin =SUMA(A1:E1)
e insertamos una columna en la posicin entre las columnas B Y C, la frmula
se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:F1).
-
27
Uso de las Referencias y Anclajes de Celdas
Referencia
Una referencia a una celda podemos definirla como una llamada que
hacemos al contenido de una celda estando situado en otra.
Referencias relativas
Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente
dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Ver el
siguiente video:
TECLA N VECES FIJA EJEMPO TIPO DE REFERENCIA
F4 1 CELDA $A$1 ABSOLUTA
F4 2 FILA A$1 MIXTA
F4 3 COLUMNA $A1 MIXTA
F4 4 NADA A1 RELATIVA
Cabe destacar que el simbolo que fija o ancla una columna, fila o celda es el
($), por lo tanto hay que tomar en cuenta en que posicion est.
Ver Video
-
28
Funcin Buscar
Hay doy funciones de buscar, las cuales son: Buscarv y
Buscarh.
Funcion BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada
en la tabla o matriz.
Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila
en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que
se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. La H de BUSCARH
significa Horizontal.
Sintaxis
Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto,
dicha referencia o cadena de texto no se puede repetir en dicha fila.
Matriz_buscar_en: Es una tabla de informacin en la que se buscan los
datos, (toda la base de datos).
Indicador_filas: Es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual
debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor
de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el
valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente.
Ordenado: Es un valor lgico que especifica si BUSCARH debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver
una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia
exacta, devolver el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es
FALSO, BUSCARH encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra
ninguna, devolver el valor de error #N/A.
-
29
Funcin BUSCARV
Se usa la funcin BUSCARV para buscar la primera columna de un
rango de celdas y devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del
rango.
La V de BUSCARV significa Vertical.
Sintaxis
Valor_buscado: Es el valor que se va a buscar en la primera columna de la
tabla o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una
referencia.
Matriz_buscar_en: Es el rango de celdas que contiene los datos. Puede usar
una referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los
valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca
valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos.
Las maysculas y minsculas del texto son equivalentes.
Ver Video
-
30
Indicador_columnas: Es un nmero de columna del argumento
matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el
argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de
la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_buscar_en y as sucesivamente.
Ordenado: Es un valor lgico que especifica si BUSCARV debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver
una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia
exacta, devolver el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es
FALSO, BUSCARV encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra
ninguna, devolver el valor de error #N/A.
Ver Video
-
31
Las Tablas en Excel 2013 Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros,
en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres
de los campos) y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como
una tabla de base de datos. De hecho, tambin se denominan listas de base
de datos. Cada fila es un registro de entrada. Por tanto, podremos componer
como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy tiles porque, adems de almacenar informacin, incluyen
una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de
forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las tablas
tenemos:
Ordenar los registros.
Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
Crear un resumen de los datos.
Aplicar formatos a todos los datos.
En versiones ms antiguas de Excel, las tablas se denominaban Listas de
datos. Incluso es posible que, en algunos cuadros de dilogo, se refiera a las
tablas como listas.
En este tema profundizaremos sobre este tipo de tablas.
Crear una tabla dentro de una Hoja
Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos
incluir en la lista.
Seleccionar Tabla en la pestaa Insertar.
-
32
Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.
Si nos hemos saltado el paso de
seleccionar previamente las celdas, lo
podemos hacer ahora.
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras
(recomendado), activaremos la casilla de verificacin La tabla tiene
encabezados.
Hacemos clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones
aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de clculo aparece el rango seleccionado con el formato propio
de la tabla.
Modificar los datos de una tabla Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla, podemos teclear
directamente los nuevos valores en ella o bien podemos utilizar un formulario
de datos. Esta segunda opcin viene muy bien sobre todo si la tabla es muy
grande.
-
33
Veamos un ejemplo: tenemos la siguiente tabla con informacin de nuestros
amigos.
Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir
o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la tabla para
que est activa y pulsar en el icono Formulario.
Como esta opcin no est directamente
disponible en la Cinta de opciones, vamos
a aadirla a la Barra de acceso rpido. Para
ello, nos dirigiremos al men Archivo >
Opciones > Personalizar Cinta, y pulsaremos Agregar el icono Formulario...,
en la seccin de Comandos que no estn en la cinta de opciones.
Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones:
Nuevo: Sirve para introducir
un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro
que est activo.
Restaurar: Deshace los
cambios efectuados.
Buscar anterior: Se
desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se
desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar
un filtro de bsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
-
34
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el
registro y luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por
los campos podemos utilizar las teclas de tabulacin). Si nos hemos
equivocado y no queremos guardar los cambios, hacemos clic en el botn
Restaurar; si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo. Excel se
posicionar en un registro vaco en el que slo nos quedar rellenarlo y pulsar
Intro o Restaurar para aceptar o cancelar, respectivamente.
Despus de aceptar, Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco, por
si queremos insertar varios registros. Una vez agregados los registros,
haremos clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en l, podemos utilizar los botones
Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto
introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios, con lo
cual pasamos al formulario para introducir el criterio de bsqueda. Es similar
al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la
palabra Criterios.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre,
escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel
vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.
Modificar la estructura de la tabla Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla,
podemos seleccionar un nuevo rango de datos.
Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben
permanecer en la misma posicin. As que slo
podremos aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o
encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.
Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar
introduciendo datos, slo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima
celda y aparecer una fila nueva.
-
35
Si necesitamos insertar filas y
columnas entre las filas existentes de
la tabla, podemos hacerlo desde el
botn Insertar, en la pestaa de Inicio.
Tambin desde el men contextual de
la tabla.
Para eliminar filas o columnas, deberemos
posicionarnos sobre una celda, y elegiremos
Filas o Columnas de la tabla en el botn
Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en
el men contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR,
eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos
SUPR. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos
en la hoja, entonces pulsamos en la pestaa de Diseo
de la tabla. Estilo de la tabla
Aadir Estilos a las Tablas Una forma fcil de dar una combinacin de
colores a la tabla que resulte elegante es
escogiendo uno de los estilos predefinidos,
disponibles en la pestaa Diseo de la
tabla.
En Opciones de estilo
de la tabla, podemos
marcar o desmarcar
otros aspectos, como
-
36
que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un
resaltado especial en la primera o ltima columna.
Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.
Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo,
fondo condicional, etc. igual que a cualquier celda de la hoja de clculo.
En esta tabla, se ha cambiado el estilo y se han marcado las opciones Primera
y ltima columna..
Insertar las Tablas
Ver Video
-
37
Uso de los Filtros y Ordenamientos en Excel 2013
Filtro
Cuando hablamos de filtrar datos en Excel nos referimos a desplegar
solamente aquellas filas que cumplen con los criterios especificados. Los
datos de la tabla que no cumplen con la especificacin deseada no son
eliminados ni alterados sino que solamente se ocultan a la vista.
El Filtro se puede activar por la ficha DATOS en el Panel Ordenar y Filtrar, al
momento de ser activados se muestra en el encabezado de cada columna un
triangulo con vista hacia abajo, al cual dandole click muestra una lista con
cada una de la opciones que puede encontrarse dentro de dicha columna.
Ordenar
Esta opcin ordena de forma alfabetica los datos contenidos en una columna,
trayendo toda la informacin que le pertenece a dicha fila, esto lo hace de la
A a la Z y de la Z a la A si el contenido de la columna es texto; por lo contrario
si fueran nmeros los contenidos en cada una de las celdas, ordenar de
mayor a menor o de menor a mayor.
Ver Video
-
38
Ordenar por Niveles
Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenacin. Por
ejemplo, es posible ordenar los datos primero por fecha, despus por pas y
posteriormente por regin. Para lograr este tipo de ordenacin haremos uso
de la Ficha Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
Crear Tablas Dinmicas Excel 2013 Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de
doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica
porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen,
etc.
Para aquellos que tengis conocimientos de Access, es lo ms parecido a una
consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que
ya tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos
dinmicos.
Supongamos que
tenemos una
coleccin de
datos de los
artculos del
almacn, con el
nmero de
referencia y el
mes de compra.
Adems,
sabemos la
cantidad
comprada y el importe del mismo.
-
39
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar
mejor las ventas de cada artculo en cada mes.
-
40
Para ello, vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic
en Tabla dinmica.
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu
podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos
analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso, indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango
de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos
desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango, debemos
seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
-
41
Desde este panel, podemos personalizar la forma en que van a verse los
datos en la tabla dinmica.
Con esta herramienta, podramos contruir una tabla dinmica con la siguiente
estructura:
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
En el resto de la tabla, incluiremos el total del Importe para cada
Referencia en cada Mes.
Campos
Para ello, simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos
listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
-
42
En este ejemplo, deberamos arrastrar el
campo REF a , el campo MES a
y, finalmente, el campo
IMPORTE a la seccin.
Tras realizar la tabla dinmica, este sera el resultado obtenido
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente: en
los rtulos de fila tenemos las referencias, en los rtulos de columnas
tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica, nos aparece la pestaa Analizar:
El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que, en cualquier momento,
podremos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera.
-
43
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla
y obtener otros resultados sin apenas esfuerzo.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total,
obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:
Puede que no visualices la tabla de la misma forma. Al aadir varios campos
en la seccin Valores, el rtulo aparecer en una de las
secciones de rtulos. Si te aparece en Etiquetas de columna, despliega la lista
asociada a l y selecciona la opcin Mover a etiquetas de fila.
-
44
Eliminar una tabla dinmica.
Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla
en su totalidad y presionar la tecla Supr.
Analisis de las Tablas Dinamicas
Poder analizar todos los datos puede ayudarle a tomar mejores decisiones
empresariales. Pero a veces es difcil saber por dnde empezar,
especialmente cuando tiene muchos datos. Excel puede ayudarle
recomendndole y, a continuacin, creando automticamente tablas
dinmicas, que son una gran forma de resumir, analizar, explorar y presentar
los datos.
Importante en las Tablas Dinamicas
1. Asegrese de que los datos tienen encabezados de columna o
encabezados de tabla y que no hay ninguna fila en blanco.
2. Haga clic en cualquier celda del rango de celdas o la tabla.
Ver Video
-
45
3. Haga clic en Insertar > Tablas dinmicas recomendadas.
4. En el cuadro de dilogo Tablas dinmicas recomendadas, haga clic en
cualquier diseo de tabla dinmica para obtener una vista previa y, a
continuacin, seleccione el que muestra los datos en la forma que
desea.
5. Tablas dinmicas recomendadas
6. Haga clic en Aceptar
Aplicar filtros a una tabla dinmica
Otra caracterstica til de las tablas
dinmicas es permitir filtrar los
resultados y as visualizar nicamente
los que nos interesen en un momento
determinado. Esto se emplea sobre
todo cuando el volumen de datos es
importante.
Los campos principales en el panel y
los rtulos en la tabla estn
acompaados, en su parte derecha, de
una flecha indicando una lista
desplegable. datos
Por ejemplo, si pulsamos sobre la
flecha del rtulo Etiquetas de columna,
nos aparece una lista como la que
vemos en la imagen, con los distintos meses disponibles en la tabla con una
casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o
no, ms una opcin para marcar todas las opciones; en este caso, todos los
meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses
desaparecern de la tabla, pero no se pierden; en cualquier momento,
podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla
(Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro guardando los cambios, debemos pulsar en Aceptar.
Para cerrar sin conservar las modificaciones, pulsaremos Cancelar.
-
46
Aplicando el filtro a varios campos, podemos formar condiciones de filtrado
ms complejas. Por ejemplo, podemos seleccionar ver los articulos con
referencia 1236 de Abril.
Obtener promedios en una tabla dinmica
Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con
sumatorio. Puede interesarnos modificar esas frmulas por otras, como
pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.
campo de la tabla
Para hacer esto, debemos situarnos en cualquier celda de la zona que
queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn. Nos aparece
un men emergente con diferentes opciones, entre las que debemos escoger
la opcin Configuracin de campo de valor... Nos aparece un cuadro de
dilogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo, podemos escoger cmo queremos hacer el
resumen: mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
-
47
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la pestaa
Analizar.
Grficos con tablas dinmicas
Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica,
deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de
la pestaa Analizar.
Podemos cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade
ms o nos convenga ms, segn los datos que tengamos.
Al pulsar este botn, se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico. All
deberemos escoger el grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se
vio en el tema de grficos.
Graficos en Excel 2013 Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y
facilita su interpretacin.
En esta unidad, vamos a ver cmo crear grficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms
sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo, un grfico nos
dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
-
48
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como
cualquier otro objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el
grfico. En las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de
objeto.
Como Crear grficos en las Hojas de Excel Para insertar un grfico tenemos varias
opciones, pero siempre utilizaremos la
seccin Grficos que se encuentra en la
pestaa Insertar.
Ver Video
-
49
Es recomendable que tengas seleccionado el
rango de celdas que quieres que participen en
el grfico. De esta forma, Excel podr generarlo
automticamente. En caso contrario, el grfico
se mostrar en blanco o no se crear debido a
un tipo de error en los datos que solicita.
Como puedes ver, existen diversos tipos de
grficos a nuestra disposicin. Podemos
seleccionar un grfico a insertar haciendo clic
en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en
la parte inferior del listado que muestra Ms grficos de...
Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de
Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior
derecha de la seccin Grficos.
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles. Selecciona uno y pulsa
Aceptar para empezar a crearlo.
-
50
Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado (si seleccionaste los
datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva,
Herramientas de grficos, con dos pestaas: Diseo y Formato.
Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos
queremos que aparezcan en el grfico. Si
observamos la pestaa Diseo, encontraremos dos
opciones muy tiles relacionadas con los Datos:
Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el
siguiente cuadro de dilogo:
En el campo Rango de datos del grfico, debemos indicar el rango de celdas
que se tomarn en cuenta para crear el grfico. En el caso de la imagen,
hemos englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para escoger los datos
puedes escribir el rango o bien pulsar el botn y seleccionar las celdas
en la hoja.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al
eje horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que
hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por
-
51
ejemplo, los grficos de superficie) mientras que otros, en cambio, (como el
que ves en la imagen) se bastan con una sola.
Utiliza el botn Editar o Modificar, dependiendo del eje, para modificar el
literal que se mostrar en la leyenda de series del grfico, o el rango de celdas
de las series o categoras. En nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos
Series1 por Ventas.
El botn Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a
categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos
encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas disponible
en la pestaa Diseo.
Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas, abrirs un pequeo cuadro
de dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan
datos o estn ocultas.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en
un grfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botn
Aceptar.
Caractersticas y formato del grfico En la pestaa Diseo podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto
del grfico.
En la seccin Diseos de grfico podrs agregar o modificar la presentacin
de los elementos del grfico, o bien escoger un Diseo rpido. Estos diseos
rpidos incluyen aspectos como incluir un ttulo al grfico, situar la leyenda
-
52
en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas
descriptivas en el propio grfico, etc.
Si el grfico est seleccionado, tambin podrs realizar estas acciones a
partir de los botones que nos aparecen a la derecha de ste.
Si lo que quieres es desplazar los elementos, slo debers seleccionarlos en
el propio grfico y colocarlos donde desees.
Excel 2013 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e
intuitivas, as que despus de un par de pruebas con cada una de estas
opciones entenders perfectamente sus comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el
provecho que puedes sacarle a estas caractersticas.
En la pestaa Diseo, tambin puedes dar un estilo a tu grfico rpidamente.
En funcin del tipo de
grfico que hayas insertado
(lneas, barras, columnas,
etc.) te propondr unos u
otros.
Estos estilos de diseo incluyen distintas presentaciones que cambiarn su
aspecto, mediante la variacin tanto de los colores como del estilo de algunos
de los elementos del grfico.
Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde
encontrars la seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms
-
53
adelante para enriquecer la visualizacin de los objetos que insertemos), y
los Estilos de WordArt.
Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos.
Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de
sus componentes (reas, barras, leyenda...) y, luego, haz clic en el estilo que
ms se ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos, puedes utilizar las listas
Relleno de forma/texto, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto
para personalizar an ms el estilo del grfico.
Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genrico para todo el
grfico, pero tambin podemos personalizar cada uno de sus elementos: el
rea de trazado, la leyenda, las lneas de divisin principales, etc.
Para hacerlo, lo ms cmodo es seleccionar en el propio grfico el elemento
que quieres modificar, o bien seleccionarlo en el desplegable de la ficha de
Formato.
En la imagen vemos que est
seleccionada el rea de trazado.
A continuacin, podemos pulsar el botn
Aplicar formato a la seleccin.
Dependiendo del elemento seleccionado, podremos modificar unos
aspectos u otros. Por ejemplo, las lneas de divisin principales no
tienen opcin de modificar el relleno, porque obviamente no se puede
rellenar una lnea. En cambio, la serie de datos s que permite colorear
el relleno, e incluso establecer el grado de transparencia.
Si la modificacin que hemos realizado no nos convence, siempre
podemos pulsar el botn Restablecer para hacer coincidir el estilo. As
recuperar el aspecto del estilo predeterminado que le hubisemos
aplicado.
Por ltimo, no hemos de olvidar tambin que los elementos de texto
que contenga el grfico no dejan de ser eso, texto, por lo que podremos
utilizar las herramientas de la pestaa Inicio como son la negrita, la
cursiva, el tipo de fuente, su tamao, el relleno, etc. En ocasiones,
estas herramientas se comportarn de forma "inteligente". Por
ejemplo, si tratamos de cambiar el color de relleno de un elemento de
-
54
la leyenda con la herramienta , lo que har Excel ser asignar
el color indicado tanto al cuadro de muestra de color de la leyenda
como a las barras, sectores o lneas, es decir, a la serie que identifique
en el grfico. Lo mismo ocurrir a la inversa. Si cambias con la
herramienta de relleno el color de una serie, automticamente se
modificar el de la leyenda.
Modificar el tamao y distribucin de un grfico
Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado, aparecen diferentes tipos de
controles que explicaremos a continuacin:
Controles de grfico
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto. Haz clic
sobre ellos y arrstralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic sobre uno o varios elementos del grfico, aparecern los
smbolos circulares. Una vez seleccionados, pulsando el botn derecho
del ratn podrs modificar las propiedades de estos elementos, tales como el
contorno o el relleno.
Tambin puedes mover los componentes del grfico. Para ello, coloca el
cursor sobre cualquier objeto seleccionado, y cuando tome esta
forma podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.
-
55
Modificar la posicin de un grfico Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Para ello:
Selecciona el grfico.
Sitate en la pestaa Diseo de las Herramientas de grficos.
Pulsa sobre el botn Mover grfico que encontrars en la seccin
Ubicacin
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
La primera opcin te permite establecer el grfico como una Hoja
nueva. Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo,
pero no podrs contrastar los datos nmericos si la mantienes en una
hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe el
nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Eligiendo Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya
existente. Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja
y podrs situarlo en la posicin y con el tamao que t elijas. sta es
la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un nuevo
grfico.
Adems, tambin puedes mover el grfico arrastrndolo dentro de la misma
hoja o bien a otra.
-
56
Los minigrficos
Ahora que ya sabes cmo utilizar grficos, vamos a hablar de los minigrficos.
Se trata de una funcionalidad de Excel 2013 que permite insertar un pequeo
grfico representantivo en una nica celda que representar a una nica serie
de datos. De esta forma podrs ver de una ojeada la tendencia que
representan unos determinados valores.
El grupo Minigrficos se encuentra tambin en la
pestaa Insertar de la cinta de opciones.
Disponemos de tres posibles tipos de grfico: de lnea,
de columna y de ganancia o prdida.
Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de
herramientas en la cinta: Herramientas para minigrfico. En ella, encontrars
la ficha Diseo que te permitir realizar acciones bsicas, como cambiar las
celdas que se utilizan como fuente de datos, el tipo de grfico (para cambiarlo
a posteriori por cualquiera de los tres tipos disponibles), los estilos, o
remarcar determinados puntos (el ms alto, el ms bajo...).
Ver Video
-
57
A pesar de que el minigrfico se contiene en una nica celda, no es posible
borrarlo seleccionndola y pulsando SUPR, como haramos con otro tipo de
contenido. Para proceder a borrarlo, debemos utilizar la opcin Borrar que se
encuentra en la pestaa Diseo de las Herramientas para minigrfico.
Seleccionaremos el minigrfico o minigrficos a eliminar para que aparezca
la barra y pulsaremos el botn Borrar.
Un detalle a tener en cuenta es que se ajusta automticamente al tamao de
la celda, por lo que, si consideramos que es demasiado pequeo, slo
debemos aumentar el ancho de la columna que lo contiene para darle ms
ancho, o modificar la altura de la fila para darle ms altura. Si lo que
queremos es cambiar el grosor de la lnea, por ejemplo, podremos hacerlo
desde sus herramientas de estilo.
-
58
Filtro Avanzado
Aqu se puede obtener un filtro mas ptimo, ya que con un rango de criterios
se puede obtener un filtro con varias opciones a la vez, sin estar
seleccionando cada una de las columnas.
Validacin de Lista Dependiente
Excel 2013 permite hacer listas desplegables dependientes, estos, que una
lista depende de la otra, o una lista muestra la informacin segn el contenido
de otra de la que depende.
Muchas veces hemos visto que cuando se elige un departamento o pas, al
lado hay otra lista para elegir una ciudad de ese departamento o pas. En
Excel esto se llaman listas dependientes, ya que la lista de ciudades depende
del departamento o pas seleccionado en la celda adyacente.
Para lograr esto hay que recurrir a validacin de datos y a los nombres de
rangos.
Ver Video
-
59
Hay que definir un nombre de rango para los departamentos o pases, y un
nombre de rango para cada lista de ciudades de cada departamento o pas.
Funciones Lgicas en Excel 2013 Las funciones lgicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base
al resultado de una funcin decidiremos si ejecutar o no cierta accin
requerida.
FUNCION EN INGLES DESCRIPCION
FALSO FALSE Devuelve el valor lgico FALSO
VERDADERO TRUE Devuelve el valor lgico VERDADERO.
O OR Comprueba si alguno de los argumentos
es VERDADERO y devuelve VERDADERO o
FALSO. Devuelve FALSO si todos los
argumentos son FALSO.
Y AND Comprueba si todos los argumentos son
VERDADEROS y devuelve VERDADERO o
Ver Video
-
60
FALSO. Devuelve FALSO si alguno de los
argumentos es FALSO.
SI IF Comprueba si se cumple una condicin y
devuelve un valor si se evala como
VERDADERO y otro valor si se evala
como FALSO.
En el caso concreto de la clase se utilizarn dos funciones lgicas, la funcin
condicional SI en su forma simple y tambin en su forma anidada y
combinaremos con la funcin Y.
Funcin SI
Es una de las funciones ms potentes de Excel, la cual trabaja bajo el entorno
Verdadero y Falso. Decide el contenido de una celda dependiendo de que la
prueba lgica sea cierta o falsa.
Sintaxis:
Argumentos de la funcin
-
61
La prueba lgica es cualquier valor o expresin que se pueda evaluar como
Verdadero o como Falso. Es la condicin sobre la que decidir si el valor a
devolver es verdadero o falso.
Valor_si_verdadero es el valor que se devolver si la prueba lgica es
Verdadero
Valor_si_falso es el valor que se devolver si la prueba lgica es Falsa
Es importante que escriba los argumentos secuencialmente, separndolos
con puntos y comas y sin espacios en blanco, el parntesis se abre despues
de escribir la funcin SI y se cierra al finalizar los argumentos.
Reglas para el uso de las funciones de Excel
Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis.
No dejes espacios antes o despus de cada parntesis
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), formulas o
funciones.
Coloque los argumentos literales (valores que vayan a ser mostrados como
texto) entre comillas. No utilice comillas en los nmeros.
Los argumentos deben separarse por un punto y coma (;)
Puede ampliar el conocimiento de la Funcin SI en este enlace: Funcin SI
Funcin SI anidada
Una funcin SI anidada es cuando una segunda funcin SI se coloca dentro
de la primera, de manera que prueba alguna condicin adicional. Cuando las
posibles opciones de respuesta son mas de dos, las funciones SI anidadas
aumentan la flexibilidad de la funcin al ampliar el nmero de posibles
resultados a probar. Es ms sencillo entender las funciones anidadas si se
realizan los ejercicios proporcionados en clase y tomando de referencia el
diagrama realizado en clase con el profesor.
-
62
Conociendo los operadores Logicos
Los operadores son un elemento bsico de las frmulas en Excel. Un operador
es un smbolo que representa una determinada operacin. En esta ocasin
haremos una revisin detallada de todos los tipos de operadores en Excel as
como su precedencia, es decir, el orden en que se realizan las operaciones.
Las frmulas lgicas se diferencian de las frmulas, en que estas ltimas
devuelven un resultado numrico, en tanto que las primeras entregan un
resultado lgico, es decir: verdadero o falso. Las mas simples sirven para
hacer la comparacin entre el contenido numrico de dos celdas utilizando
los operadores lgicos que se muestran en la siguiente tabla
Estos operadores se llaman binarios ya que la operacin se realiza entre dos
operandos, para Excel estos operandos son el contenido numrico de dos
celdas, por lo tanto podemos compararlas.
Operadores de comparacin
Los operadores de comparacin nos permiten comparar dos o ms nmeros
o cadenas de texto. Si el resultado de la comparacin es positivo,
Ver Video
-
63
obtendremos como resultado en valor lgico VERDADERO. De lo contrario
obtendremos como resultado el valor FALSO. A continuacin tenemos la lista
de operadores de comparacin:
OPERADOR NOMBRE EJEMPLO RESULTADO
= Igual a =10=5 FALSO
> Mayor que =10>5 VERDADERO
< Menor que =10= Mayor o igual que =a>=b FALSO
-
64
Como todo lo que hacemos en nuestra vida cotidiana, laboral, estudiantil, es
prctica para perfeccionar lo que hacemos, en Excel esa prctica es
importante para afianzar conocimiento.
Aplicar Formato Condicional a las Celdas de Excel
Herramienta de Buscar Objetivo
Si sabe qu resultado desea obtener de una frmula, pero no est seguro de
qu valor de entrada necesita la frmula para obtener ese resultado, use la
caracterstica Buscar objetivo. Por ejemplo, imagine que debe pedir prestado
dinero. Sabe cunto dinero desea, cunto tiempo va a tardar en saldar el
prstamo y cunto puede pagar cada mes. Puede usar Buscar objetivo para
determinar qu tipo de inters deber conseguir para cumplir con el objetivo
del prstamo.
NOTA La caracterstica Buscar objetivo funciona solamente con un valor de
entrada variable. Si desea aceptar ms de un valor de entrada; por ejemplo,
Ver Video
-
65
el importe del prstamo y el importe del pago mensual del prstamo, use el
complemento Solver.
Excel incluye herramientas de anlisis de datos y Buscar objetivo es una
tcnica utilizada para encontrar fcilmente datos que cumple las condiciones
necesarias para alcanzar un objetivo.
Herramienta Solver en Excel 2013
SOLVER es un paquete agregado a Excel, que sirve para optimizar modelos
matemticos, sujeto a restricciones. El resuelve problemas lineales, no
lineales y enteros.
Todos estos problemas se presentan especialmente en las Ciencias
Administrativas y en general en todas las reas de las ciencias de la
ingeniera.
En una asignatura llamada Investigacin de Operaciones, se construyen
modelos para el anlisis y la toma de decisiones administrativas.
Ver Video
-
66
Hasta hace poco tiempo se utilizaban complejos algoritmos, entre ellos el
mtodo Simplex y el dual.
Con la tecnologa computacional aparecieron software para resolver los
problemas lineales, no lineales y enteros.
El mas conocido es el LINDO, pero hoy tenemos la oportunidad de resolverlos
muy fcilmente por EXCEL y el paquete agregado llamado SOLVER,
La orden Buscar Objetivo que vimos anteriormente es til para problemas
que dependen de una sola variable. En problemas ms complejos es
preferible el uso de Solver. La orden Solver trabaja con problemas que
dependen de numerosas celdas y puede ayudar a encontrar combinaciones
de variables que maximizan o minimizan una celda objetivo.
Tambin permite establecer restricciones (condiciones que debe cumplir la
solucin para ser vlida).
-
67
Con Solver es posible resolver problemas que tengan hasta 200 variables de
decisin, 100 restricciones explcitas y 400 simples (cotas superior e inferior
o restricciones enteras sobre las variables de decisin). Para acceder a Solver,
seleccione Herramientas Solver. La ventana con los parmetros de Solver
aparecer tal y como se muestra a continuacin:
Escenarios en Excel 2013 Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados
herramientas de anlisis Y si. Un escenario es un conjunto de valores que
Microsoft Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de
clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo
de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en
una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos
escenarios para ver distintos resultados.
Ver Video
-
68
Crear escenarios Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un
presupuesto, pero no sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podr
definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un
escenario a otro para realizar un anlisis Y si.
Las Macros dentro de Excel
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, un libro en el que
hemos definido una serie de caractersticas especficas como pueden ser el
tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y
caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro
si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas
en una sola, aadiendo, por ejemplo, un botn en nuestro libro que, al pulsar
sobre l, realice todas esas tareas.
Ver Video
-
69
Crear una macro automticamente
La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el
grabador de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que,
posteriormente, son traducidas a instrucciones en VBA, las cuales podemos
modificar si tenemos conocimientos de programacin.
Para grabar una macro, debemos acceder a la
pestaa Vista, desplegar el submen Macros y,
dentro de este submen, seleccionar la opcin
Grabar macro...
Tambien podramos acceder a este cuadro de dilogo
mediante este botn, situado en la barra de estado.
Adems de esta opcin, en el men podemos encontrar las siguientes
opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese
libro.
Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos referencias
relativas, para que las macros se graben con acciones relativas a la celda
inicial seleccionada.
Al seleccionar la opcin
Grabar macro..., lo
primero que vemos es el
cuadro de dilogo Grabar
macro, donde podemos
darle un nombre (no est
permitido insertar
espacios en blanco en el
nombre de la macro).
-
70
Podemos asignarle un Mtodo abreviado: mediante la combinacin de las
tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema est en encontrar una
combinacin que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro
activo, en el libro de macros personal o en otro libro.
En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o
cualquier otro dato que creamos conveniente.
Para comenzar la grabacin de la macro, pulsamos el botn Aceptar y, a
continuacin, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn
barra estado grabado donde tenemos la opcin de
detener la grabacin.
A partir de entonces, debemos realizar las acciones que queramos grabar. Es
conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin ya que, si
seleccionamos alguna celda ,posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la
seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el
botn Detener de la barra de estado, tambin accesible desde el men
de Macros haciendo clic en.
Ejecutar una Macro de Excel Una vez creada una macro, la podremos ejecutar cuantas veces queramos.
Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de
macro que sea, ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos
queden afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo, si hemos creado una macro que automticamente da formato a
las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente
antes de ejecutar la macro.
-
71
Para ejecutar la
macro, debemos
acceder al men Ver
Macros..., que se
encuentra en el men
Macros de la pestaa
Vista, donde nos
aparecer el cuadro
de dilogo Macro
como el que vemos en
la imagen, con un
listado de las macros
creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botn Ejecutar. Se
cerrar el cuadro y se ejecutar la macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de dilogo sin realizar ninguna accin.
Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin, abriendo el editor
de programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el
cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para los que sepan
programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de
mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la
macro sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro.
Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no
es posible deshacer la accin desde la herramienta deshacer comn, por lo
que es interesante ir con sumo cuidado al ejecutar macros que vayan a
realizar cambios importantes.
-
72
Guardar archivos con Macros Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros
que hemos creado se alma
