MANUAL DE EXCEL 2003 - …sitiosescolares.miportal.edu.sv/14817/descargas/manuales/manual...

Manual de Excel 2003 1

Prof. Julio César Hernández Hernández


INTRODUCCION

Excel 2003 de Microsoft Office XP contiene las herramientas necesarias para manejar esta poderosa hoja de cálculo y obtener el máximo beneficio a la hora de crear libros de trabajo que incluyan operaciones, formulas, funciones, cálculos y gráficos. Cada uno de los temas se explica a partir del desarrollo de ejemplos de principio a fin que fácilmente pueden adaptarse a cualquier situación cotidiana.

1. FUNDAMENTOS DE EXCEL 2003 Excel 2003 es una magnífica herramienta para realizar cálculos bajo Windows XP. Con este programa podrá realizar desde operaciones muy sencillas como sumar, hasta cálculos estadísticos muy complejos; además puede crear fórmulas, usar funciones, elaborar gráficos, hacer páginas Web, entre muchas otras operaciones 1.1Cómo abrir Excel. 1.1. a) Desde Inicio Para comenzar con Excel 2003, realice los siguientes pasos:

1- Haga clic en el botón Inicio de la Barra de Tareas

2. Seleccione Todos los programas 3-Haga clic en Microsoft Excel



4- Se abrirá la ventana principal de Excel.

1.1. b) Desde el Escritorio En el escritorio de su computadora debe dar doble clic en el icono de Microsoft Excel que debe de aparecer de la siguiente manera El icono de Microsoft Excel debe verse de la siguiente manera.



1.1. c) Creando un acceso directo en el escritorio. En la pantalla del escritorio, debe dar clic derecho, luego debe seleccionar Nuevo, después debe dar clic en Acceso directo…

Luego al aparecer el siguiente cuadro donde deberá escribir la dirección del documento o dar clic en Examinar….



Al dar clic en Examinar Deberá desplegar la opción Mi PC luego Disco local “C” y luego Archivos de programas y después Microsoft Office luego Office 11, luego dar clic en EXCEL, después debe dar clic en Aceptar.

1.2. Cómo introducir datos Existen varias formas de introducir datos en la hoja de cálculo; la más común se muestra a continuación: Haga clic sobre la celda donde digitará los datos, por ejemplo A1.

Digite el texto y pulse la tecla Intro.



Siga introduciendo los datos hasta que la hoja se vea similar a esta. Note que los datos tipo carácter por defecto se alinean a la izquierda de la celda Observe que los datos numéricos se alinean a la derecha de la celda

1.3 Autosuma Para sumar automáticamente valores numéricos de filas o columnas, haga clic en el botón Autosuma en la barra de herramientas Estándar. Seleccione la celda en la que aparecerá el resultado de la suma, por ejemplo B6

Haga clic en el botón Autosuma de la Barra de herramientas Estándar y una línea punteada en movimiento mostrará el rango que va a sumarse.


Formula calculará la herramienta Autosuma

Oprima la tecla Intro para observar el resultado en la celda B6


Seleccione la celda C6 y haga dos veces clic en el botón Autosuma En la celda C6 aparece el resultado de la suma.

1.4 Abrir hojas de trabajo

Abra una hoja de trabajo de la siguiente manera:


Despliegue el menú Archivo Elija la opción Abrir… para activar la ventana con el mismo nombre.

Localice la ubicación del archivo en la lista Buscar en: Haga doble clic en el archivo para abrirlo automáticamente. Escriba el nombre del archivo.


Pulse el botón Abrir

1.5 Operaciones Básicas

Con Excel las operaciones de multiplicar, dividir, sumar y restar se realizan de una manera muy sencilla. Para hacer una multiplicación realice los siguientes pasos: Ubíquese en la celda D2 para incluir allí el resultado de la multiplicación



Presione la tecla =. Seleccione B2 que es la primera celda que va a multiplicar

Digite el signote multiplicación *. Oprima Intro y automáticamente aparecerá el resultado de la multiplicación.

Oprima la tecla Intro y automáticamente aparecerá el resultado de la multiplicación.

Para realizar una división, se efectúan los mismo pasos que para la multiplicación, cambiando únicamente el signo /. Active la celda D2, digite = B2/C2.

Oprima la tecla Intro para visualizar el resultado.



1.5 Asignar nombre a una etiqueta

A cada hoja de trabajo de un libro puede dársele un nombre, de tal manera que haga referencia al tipo de información que contiene. Haga doble clic sobre Hoja1. Digite Planta 1 y presione Intro

1.6 Guardar un libro de trabajo Para guardar la información contenida en un libro de trabajo, proceda de la siguiente manera: En el menú Archivo active la opción Guardar



También puede guardar archivos en alguna de estas carpetas

Se presentara la ventana Guardar como.

En Guardar en: escoja la carpeta donde guardará el archivo. En Nombre de archivo: escriba el nombre que asignará al archivo Presione este botón si desea guardar el archivo en una carpeta nueva. Oprima el botón Guardar para finalizar la operación.

1.7 Proteger un archivo Con Excel puede proteger un archivo asignándole una clave. En el menú Archivo escoja la opción Guardar como: para activar esta ventana. Oprima el botón Herramientas. Haga clic en Opciones generales



Aparecerá la ventana Opciones para guardar. En Contraseña de protección: Digite Proteger Pulse el botón Aceptar


Aparecerá la ventana Confirmar contraseña para ratificar la clave que escribió anteriormente. Digite nuevamente el mismo nombre de la clave en este caso proteger. Oprima Aceptar


Ahora colóquele un nombre al archivo, por ejemplo Turismo.

Haga clic en el botón Guardar. A partir de este momento, cada vez que abra el archivo Turismo deberá proporcionar la clave correspondiente.

La siguiente es la manera de desactivar la protección de un archivo:

Despliegue el menú Archivo y haga clic en la opción Guardar como…



Oprima el botón Herramientas. Haga clic en Opciones generales…

Borre la clave.

Pulse el botón Aceptar.



Haga clic en Guardar. En esta ventana de mensaje oprima el botón Sí para confirmar la operación.


1.9 Salir de Excel Puede cerrar Excel de la siguiente formar: Seleccione el menú Archivo. Haga clic en Salir.


Aparecerá una ventana de mensaje para informar la existencia de modificaciones sin guardar en el archivo.

Oprima el botón No para salir de Excel sin guardar los cambios realizados. El botón Cancelar anula la operación de salida.

Oprima el botón Si para guardar los cambios y salir

Haga clic en el botón Cerrar y saldrá automáticamente.

2 OPERACIONES EN LA HOJA DE TRABAJO

Para presentar adecuadamente la información en una hoja de trabajo, es necesario ajustar tanto sus características físicas como las de los datos; para ello se utilizan operaciones con Filas, Columnas, Celdas y Rangos. 2.1 Trabajar con rangos Un rango es una selección de celdas contiguas o no; puede establecerse como rango toda la hoja, una fila o una columna. Para marcar un rango de celdas contiguas, proceda así:

Haga clic en la celda inicial del rango, por ejemplo C1.




Sin soltar el botón izquierdo del Mouse, arrástrelo hasta la celda final del rango, en este caso C6.

Al liberar el botón del Mouse, el rango se muestra resaltado. Si se trata de seleccionar celdas adyacentes:

Marque la primera selección, por ejemplo B2:B6.

Manteniendo pulsada la tecla Ctrl, seleccione el rango D1:D3.



Para seleccionar una columna completa: Haga clic sobre el titulo de la columna, por ejemplo B.

La columna quedará resaltada.

Se desea establecer como un rango una fila completa: Haga clic sobre el titulo de la fila, en este caso 5.

Toda la fila se muestra seleccionada.


Para seleccionar toda la hoja de cálculo: Haga clic en el botón Seleccionar todo de la hoja de cálculo.

2.2 Copiar datos Una de las formas para copiar datos es la siguiente: Seleccione el rango que va a copiar, A4:C5. Sobre el rango marcado, haga clic en el botón derecho del Mouse.

En el menú contextual que se activa, elija la opción Copiar.

El rango que va a copiar aparece delineado con una línea punteada intermitente.



Active la celda A8 para copiar los datos.

Oprima la tecla Intro para confirmar la operación



2.3 Mover Datos Puede mover un rango de la siguiente forma: Seleccione el rango B5:C5. Haga clic en el botón derecho del Mouse sobre el rango seleccionado.

Elija la opción Cortar.

El rango tomará este aspecto:



Seleccione la celda a partir de la cual colocará los datos, en este caso D7

Presione la tecla Intro y observe que el rango se desplazara a la nueva posición.



2.4 Ajustar el ancho de las columnas El ancho de las columnas puede ajustarse automáticamente de esta manera Haga doble clic y el ancho de la columna se ajusta automáticamente al contenido de las celdas. 2.5 Eliminar Filas Para eliminar una fila, ejecute los siguientes pasos:

Haga clic en el encabezado de la fila que desea eliminar, por ejemplo A5 Oprima el botón derecho del Mouse sobre la fila resaltada.



Aparecerá el siguiente menú: Seleccione la opción Eliminar.

La fila se elimina completamente.



El proceso para eliminar una columna es el mismo. Seleccione el encabezado de la columna que quiere eliminar, por ejemplo C.

Haga clic con el botón derecho sobre la columna resaltada para activar el menú contextual y elija Eliminar.

2.6 Borrar el contenido de una celda Para borrar el contenido de una o varias celdas, ejecute los siguientes pasos:

Seleccione la celda B4



Oprima la tecla supr. y desaparecerá el contenido. 2.7 Incluir comentarios en una celda El siguiente es el procedimiento para incluir un comentario asociado con una celda.

Haga clic en la celda B5. En el menú Insertar, seleccione la opción Comentario.



En el recuadro que se activa escriba Verificar. Haga clic fuera del recuadro para confirmar la operación.

Para modificar un comentario Active la celda con el comentario es este caso B5.

. En el menú Insertar escoja la opción Modificar comentario y haga los cambios que sean necesarios.



2.8 Imprimir Antes de imprimir es de imprimir es necesario configurar la página para definir los parámetros que se utilizaran en la impresión. Abra el archivo a imprimir.

Seleccione el menú Archivo y haga clic en la opción Configurar página…, aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:

Seleccione la ficha Página. Haga clic en el botón Vertical del área Orientación. En Tamaño del papel despliegue la lista y seleccione Carta.



Elija la ficha Márgenes En el margen Izquierdo: escoja 4 En el margen superior: seleccione 4

En el margen Derecho: digite 3. En el margen Inferior: escoja 3. En centrar en la página active la casilla de verificación Horizontalmente.

Para configurar el encabezado y el pie de página elija la ficha Encabezado y pie de página. Mediante la ficha Hoja, se definen el área de impresión y los atributos de la misma. En la lista Pie de página: escoja Libro Oprima el botón Aceptar para guardar la configuración. Para visualizar el aspecto que tendrá la hoja de trabajo al imprimirse:



Despliegue el menú Archivo y escoja la opción Vista preliminar.

La ventana aparecerá así, mostrando el aspecto de la hoja de acuerdo con la configuración hecha. Oprima el botón Cerrar para retornar a la ventana de Excel.



Una vez definidas las características de impresión, envíe el archivo a la impresora de la siguiente manera: En el menú Archivo seleccione la opción Imprimir…, para activar esta ventana. Defina la sección de la hoja que desea imprimir, en este caso Todas.

Mediante el botón Propiedades…, se configura la impresora. Indique la cantidad de páginas que va a imprimir, por ejemplo 1. Haga clic en Hojas activas. Pulse el botón Aceptar para iniciar el proceso

Aparecerá una ventana de mensaje que indica la iniciación del proceso de impresión.



2.9 Operaciones en la Barra de Estado En la barra de estado pueden verse los resultados de algunas opciones básicas como se muestra a continuación:

Seleccione el rango D3:D8. Observe el resultado de la suma en la barra de estado.

Haga clic con el botón derecho del Mouse sobre la Barra de estado para escoger la operación que desea calcular.

Enumera la cantidad de celdas seleccionadas Encuentra el número mayor en un rango


Calcula el valor medio de las celdas seleccionadas. Retorna la cantidad de celdas numéricas en un rango.

Encuentra el número menor en un rango.

Suma los valores numéricos de un rango


Para calcular otra función en la barra de estado:

Seleccione el rango, por ejemplo B3:B8.

Haga clic con el botón derecho en la Barra de estado y en el menú escoja en este caso, Máx.

El resultado de aplicar la función Máx se verá aquí.

3. FORMATOS Excel 2003 proporciona una serie de formatos numéricos y atributos de caracteres que facilitan la legibilidad de la información en una hoja de trabajo. 3.1 Formatos Numéricos La forma como se presentan los números es de vital importancia para transmitir la información correctamente. Vea el siguiente ejemplo:



3.1.1. Seleccionar el rango C2:C5

3.1.2. Dar Clic en Formato 3.1.3. Señalar Celdas 3.1.4. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas

3.1.5. Active la ficha número 3.1.6. Seleccione moneda 3.1.7. En posiciones decimales: elija 1 3.1.8. Clic en aceptar 3.1.9. El rango de datos tomará en nuevo formato



3.2 Autoformatos Los autoformatos son modelos prediseñados para diagramar cuadros con datos.

3.2.1 Seleccione el rango A1:D5 3.2.2 Despliegue el menú formato 3.2.3 Escoja la opción autoformatos 3.2.4 Aparecerá la ventana de autoformato

3.2.5 darle clic en aceptar 3.2.6 los datos tomaran el siguiente aspecto



3.3 Aplicar Bordes Mediante el botón Bordes de la barra de herramientas Formato es posible asignar diferentes estilos de recuadro a un rango de celdas. 3.3.1 Seleccione el rango al que pondrá el borde, en este caso A1:D6 3.3.2 Pulse la flecha invertida del botón Bordes 3.3.3 Presione el botón Todos los bordes 3.3.4 Aparecerá de esta forma



3.3.5 El rango de celdas tomará el siguiente aspecto

3.4 Centrar Texto en varias celdas

Cuando se tiene un texto extenso que ocupa varias celdas, éste puede centrarse con respecto a todas las celdas de la siguiente forma:

Seleccione el rango, por ejemplo A2:F2 Oprima el botón Combinar y centrar que se encuentra en la Barra de herramientas Formato

Haga clic fuera del texto y observe que el título quedó centrado respecto al rango seleccionado



3.5 Orientación del texto en las celdas El contenido de las celdas puede justificarse de varias maneras, para lograr así una presentación óptima en una hoja de trabajo. Seleccione el rango que va a justificar, por ejemplo C9:C11.

Haga clic en el menú Formato. Elija la opción Celdas…

En la ventana Formato de celdas, active la ficha Alineación En el área Orientación haga clic en el texto vertical Oprima el botón Aceptar.



Haga clic fuera del rango para quitar la selección y observe la nueva orientación del texto.

3.6 Copiar formatos Para copiar el estilo de formato de una celda a otra, realice lo siguiente: Seleccione la celda B2, donde el número está en negrita y con dos decimales.

Haga clic en el botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar.



La celda seleccionada aparecerá enmarcada por una línea punteada y el puntero cambiará su aspecto.

Elija las celdas a las que va a aplicar el formato, en este caso B3:B9, y observe que al liberar el botón del Mouse el rango tomará las nuevas características.

3.7 Formatos Condicionales

Con los formatos condicionales pueden aplicarse atributos a las celdas que cumplan una condición. En el siguiente ejemplo se marcan con color rojo las celdas en las que las unidades vendidas son inferiores a 20.000. Elija el rango al cual se le aplicara el formato condicional, en este caso B3:C14 Despliegue el menú Formato Elija la opción Formato condicional…y se activará una ventana con el mismo nombre.



Establezca la condición que definirá el criterio de selección, en este caso menor que. Presione el botón Contraer diálogo para seleccionar el parámetro de selección.

Haga clic en la celda B17 Oprima el botón Expandir diálogo para activar de nuevo la ventana Formato condicional

Haga clic en Formato… para configurar las características que tendrán las celdas que cumplan con la condición.



Seleccione la ficha Tramas Elija un color para diferenciar las celdas que cumplas la condición, por ejemplo Rojo. En la lista Trama:, escoja En franjas Diagonal Fino. Haga clic en el botón Aceptar.

Formato que tendrán las celdas

Oprima el botón Aceptar en la ventana Formato condicional.



Haga clic en la hoja para quitar la selección y observe que las celdas cuyo contenido es inferior a 20.000 aparecerán resaltadas.

4. FORMULAS Una de las ventajas que ofrece Excel 2003 es la posibilidad de elaborar fórmulas para

cualquier tipo de cálculo. 4.1 Como crear una fórmula En Excel, por lo general, una fórmula siempre comienza con un signo igual (=), un argumento (referencia a una celda o un número), un operador aritmético y otro argumento.

Signo que identifica una fórmula o función.

Argumento referencia a la celda B1


Argumento, referencia a la celda A1 Operador de adición


Operadores aritméticos Operación Símbolo Ejemplo

Adición + =A1+B1 División / =A1/B1

Multiplicación * =A1*B1 Sustracción - =A1-B1

En el siguiente ejemplo se calculará el área de un rectángulo; para ello debe multiplicarse el alto por el largo, es decir, la columna B por la C. Vea el siguiente ejemplo:

Active la celda D2 donde insertará la fórmula. Oprima la tecla =, haga clic en la celda B2, pulse la tecla con el operador de multiplicación (*) y finalmente haga clic en la celda C2. Presione la tecla Intro para obtener el resultado, el este caso 600.

4.2 Como copiar una formula Existen varias formas para copiar una fórmula. Aquí se explican dos: la primera, a través del Controlador de relleno y la segunda, la del Portapapeles.



• Con el controlador de relleno Active la celda donde se encuentra la fórmula, en este caso D2. Desplace el puntero del Mouse hasta el vértice inferior derecho de la celda D2 y, cuando el puntero se convierta en una cruz negra, oprima el botón izquierdo y arrastre el puntero hasta la celda D4. Suelte el botón del Mouse y la fórmula aparecerá en las celdas D3 y D4.

• Con el portapapeles

Active la celda con la fórmula, D2. Oprima el botón Copiar de la Barra de herramientas Estándar.

Seleccione el rango D3:D4. Pulse el botón Pegar de la Barra de herramientas Estándar.



4.3 como imprimir fórmulas

En algunas ocasiones es necesario imprimir las fórmulas contempladas en las celdas; para esto haga lo siguiente: 4.3.1 En el menú Herramientas elija opciones 4.3.2 Asegúrese que la ficha ver este seleccionada 4.3.3 Active la cacilla de verificación Fórmulas 4.3.4 Oprima aceptar 4.3.5 Verá todas las fórmulas de la hoja de trabajo



4.4 Referencias de las celdas Cuando se copian fórmulas, las referencias de cada celda cambian, es decir, existe una dirección relativa. Observe que en la columna D, donde se encuentran las sumas, cambia la posición relativa de las filas (2, 3,4 y 5), pero la posición de la columna sigue siendo la misma para todas las fórmulas 4.5 Convertir fórmulas a números

Despliegue el menú Edición. Seleccione la opción Pegado especial…



Se presenta el cuadro de diálogo Pegado especial. Seleccione el botón de opción Valores. Pulse el botón Aceptar.

Los valores generados por las fórmulas del rango D2:D7 aparecerán como números a partir de la celda D9.

*Sumar un rango de celdas a otro. Seleccione el primer rango de celdas por ejemplo A1:A4 Oprima el botón Copiar de la Barra de herramientas estándar



Seleccione el rango al que sumará el rango previamente marcado, en este caso C1:C4.

Despliegue el menú Edición. Escoja la opción Pegado especial… para activar un cuadro de diálogo con el mismo nombre.


Active el botón de opción Valores del área Pegar. Seleccione el botón de opción Sumar en el área Operación. Oprima el botón Aceptar.


Los valores del rango A1:A4 se adicionarán a los del rango C1:C4.

5. FUNCIONES

Las formulas predefinidas que realizan cálculos utilizando valores especificos se denominan Funciones, las cuales trabajan con diferentes tipos de argumentos como números, texto, valores lógicos, matrices, etc. 5.1 Asistente para funciones

El asistente para funciones facilita el proceso para insertar una función. En el siguiente ejemplo se determinará el valor máximo de una lista. 5.1.1 Seleccione la celda en donde insertará la función. 5.1.2 Active el menú insertar. 5.1.3 Elija la opción función y aparecerá el siguiente cuadro de dialogo Pegar Función 5.1.4 En esta lista escoja la categoría de la función. Por ejemplo estadistica 5.1.5 Aquí seleccione la función que desea utilizar, en este caso MAX 5.1.6 Haga clic en aceptar 5.1.7 aparecerá el siguiente cuadro de dialogo



5.1.8 Pulse el botón Contraer dialogo del recuadro Número 1

5.1.9 En el recuadro Número 1 se presentará el rango seleccionado 5.1.10 Pulse el botón aceptar



5.1.11 En la celda seleccionada aparecerá el resultado de la formula 5.1.12 En la barra de fórmulas se presentará la fórmula

5.2 Calcular Promedios Para calcular promedios, realice los siguientes pasos 5.2.1 Active la celda B9

5.2.2 Haga clic sobre insertar función 5.2.3 Seleccione estadística en la lista de categoría 5.2.4 En el nombre de la función Promedio



5.2.5 Oprima el botón aceptar

5.2.6 Aparecerá el cuadro de dialogo Promedio 5.2.7 Haga clic en el botón Contraer dialogo y aparecerá lo siguiente

5.2.8 Pulse el botón expandir dialogo



5.2.9 Presione el botón aceptar 5.2.10 Observe que el resultado aparecerá en la celda B9

5.3 Funciones de Fecha y Hora Las funciones de fecha y hora permiten realizar operaciones como calcular los días entre dos fechas. 5.3.1 Seleccionar la celda D3



5.3.2 Haga clic en insertar función del menú 5.3.3 Elija la categoría Fecha y Hora en recuadro Categoría de la Función 5.3.4 En el nombre de la función DIAS360 y aceptar

5.3.5 Seleccione las celdas para la fecha _inicial y Fecha_final,



5.3.6 Note que la columna D contiene los días, que vivieron 5.3.7 En la barra de formulas están cada formula, para el ejemplo D6 5.4 Concatenación de Textos En ocasiones es necesario unir dos o más celdas en una. Para realizar este procedimiento, haga lo siguiente:

5.4.1 Seleccione la celda A8 5.4.2 Insertar función 5.4.3 Seleccione la categoría Texto y luego la función Concatenar, aceptar



5.4.4 Aparecerá el siguiente cuadro de dialogo

5.4.5 Para texto1 escoja la celda A2 5.4.6 Para Texto2 escriba (“ “) 5.4.7 Para Texto3 elija la celda B2 5.4.8 Pulse el botón aceptar



5.4.9 En la celda A8 aparecerá el nombre y el apellido en una sola celda.

6. GRAFICOS

Los gráficos facilitan la representación de datos en una hoja de cálculo. Con un gráfico puede representarse una idea de forma más clara; Excel 2003 incluye un asistente que lo guía en todo el proceso de elaboración de gráficos. 6.1 Crear Gráficos Los gráficos en Excel se realizan con el Asistente para gráficos siguiendo los pasos propuestos por éste. 6.1.1 Seleccione el rango con los datos, es este caso A1:G3 6.1.2 Despliegue el menú Insertar. 6.1.3 Elija la opción Gráfico…



6.1.4 Se presentará la ventana Asistente para gráficos – paso 1 de 4: tipo de gráfico. 6.1.5 Active la ficha Tipos estándar. 6.1.6 En esta lista elija el tipo de gráfico, por 6.1.7 ejemplo Columnas. 6.1.8 Seleccione el subtipo de gráfico, en este caso Columna agrupada con efecto 3D. 6.1.9 Pulse el botón Siguiente ≥ para avanzar a la próxima ventana.

6.1.10 Se visualizará la ventana Asistente para gráficos – paso 2 de 4: datos de origen. 6.1.11 Active la ficha Rango de datos. Si ha definido las series, utilice esta ficha para seleccionarla. Observe el aspecto del gráfico. En este recuadro aparece el rango de datos seleccionado anteriormente. En el área Series en: elija Filas para que se elabore el gráfico respecto de las filas, gráfico respecto de las filas, es decir, los meses.

Presione Siguiente ≥ y se presentará la ventana Asistente para gráficos – paso 3 de 4: opciones de gráfico.



Si la ficha Títulos no se encuentra activa, haga clic sobre ella. En este recuadro digite el título para el gráfico, en este caso Unidades vendidas. Incluya el título aquí para el eje de las X, Meses. Observe que el gráfico se modifica automáticamente.

Haga clic en la ficha Leyenda. Active el botón de opción Esquina para cambiar la ubicación de la leyenda. Oprima el botón Siguiente y se activará la ventana Asistente para gráficos – paso 4 de 4: ubicación del grafico.



Active el botón de opción En una hoja nueva: para mostrar el gráfico en una hoja individual. Introduzca el nombre de la hoja en donde se mostrará el gráfico, en este caso Ventas. Cuando se selecciona esta opción, el gráfico aparece como un objeto en la hoja de cálculo activa. Oprima el botón Finalizar para generar el gráfico según los parámetros indicados.

El gráfico se muestra en la hoja indicada. Nótese que se activa la barra de herramientas Gráfico.



Haga doble clic en la Barra de herramientas Gráfico para acoplarla a la ventana principal.

6.2 Cambiar el formato del Gráfico Para modificar los atributos del formato de un gráfico (fuente, color, tramas, etc.), realice los siguientes pasos: Active la Barra de herramientas Gráfico. Despliegue la lista Objetos de gráfico y elija, por ejemplo, Título del gráfico. Presione el botón Formato del título del gráfico.

Se activará el cuadro de diálogo Formato del título del gráfico. Haga clic sobre la ficha Fuente. Modifique el tamaño de fuente, elija 28. En el recuadro Vista previa se muestra la fuente con su nuevo tamaño.



Oprima el botón Aceptar.

El título del gráfico aumentará su tamaño de acuerdo con las especificaciones dadas.

*Modificar el color del gráfico. En la lista de Objetos del gráfico elija Planos laterales. Presione el botón Formato de planos laterales.




Se presentará la ventana Formato de planos laterales. Las opciones del recuadro Borde se utilizan para cambiar el estilo, color y grosor de la línea del gráfico. Haga clic sobre el color Aguamarina de la paleta de colores. Escoja el último elemento de la lista Grosor: En este recuadro aparecerá una vista previa del formato para el elemento seleccionado. Pulse el botón Aceptar.

El gráfico adquiere un nuevo aspecto.


Todos los atributos del gráfico pueden modificarse de una manera similar a la del color de la fuente.

7. GESTION DE DATOS

La información en una hoja de cálculo puede organizarse y filtrarse de tal forma que el usuario pueda acceder fácilmente a ella. 7.1 Ordenar Datos Algunas veces es necesario organizar una lista de datos de forma ascendente o descendente, para ello haga lo siguiente: 7.1.1 seleccione el rango a ordenar, por ejemplo A3:A6 7.1.2 Oprima el botón Ordenar ascendente.

7.1.3 El contenido del rango A3:A6 queda de la siguiente manera:

7.2 Crear un filtro



Con los filtros puede seleccionarse la información de acuerdo con un determinado criterio. Analice el siguiente ejemplo: 7.2.1 Active cualquier celda con datos. 7.2.2 Despliegue el menú datos 7.2.3 Elija la opción Filtro 7.2.4 Luego haga clic sobre Autofiltro

7.2.5 En cada una de las cabezas de las columnas aparecerá el botón Flecha Autofiltro



7.2.6 En la columna Nacionalidad presione el botón Flecha autofiltro y se presentará una lista con los criterios de selección 7.2.7 Seleccione Venezolana y aparecerán todas las personas con nacionalidad venezolana

7.2.8 La flecha autofiltro de la columna que esta filtrada aparecerá azul

7.2.9 Haga clic en la flecha autofiltro de la columna edad 7.2.10 Seleccione la opción personalizada 7.2.11 Seleccione es mayor que, elija en la lista el valor de comparación 32 7.2.12 active el botón de opción Y; elija el operador es menor que, escriba o seleccione 51, luego aceptar



7.2.13 En la lista se muestran los datos que cumplen con las condiciones establecidas

7.3 Tablas dinámicas Las tablas dinámicas permiten organizar los datos resumiendo la información. En el siguiente ejemplo se toma la lista de venta de una librería y se requiere organizarla en una tabla. Digite en la columna los días de la semana y en la fila, el título del libro. 7.3.1 Haga clic en la celda A1. 7.3.2 Elija el menú Datos 7.3.3 Haga clic en la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos…



7.3.4 Se presentará el cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos – paso 1 de 3. 7.3.5 Elija el botón de opción Lista o base de datos de Microsoft Excel. 7.3.6 Seleccione el botón de opción Tabla dinámica. 7.3.7 Oprima siguiente.



7.3.8 Se visualizará el cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos – paso 2 de 3. 7.3.9 Automáticamente se selecciona el rango de datos que va a emplear. 7.3.10 Presione el botón Siguiente.

7.3.11 Se activará el cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos – paso 3 de 3. 7.3.12 Elija el botón de opción Hoja de cálculo nueva. 7.3.13 Haga clic en Finalizar.



7.3.14 Aparece el formato de tabla dinámica. 7.3.15 Haga clic en el botón Libro y arrástrelo hasta el área Coloque un aspecto aquí.

7.3.16 Al liberar el botón del Mouse, el campo tomará un aspecto como éste:

7.3.17 Haga lo mismo con el botón Fecha de venta, sólo que ahora ubíquelo en el área Coloque campos de columna aquí.



7.3.18 Oprima el botón Precio y arrástrelo hasta el área Coloque datos aquí

7.3.19 La tabla dinámica quedará de la siguiente manera:

7.4 Sumas Condicionales Con Excel 2003 pueden realizarse sumas condicionales, es decir, sumar los datos de una fila o columna que cumpla cierto criterio. En el siguiente ejemplo, se sumarán todos los datos de la columna C (Unidades) que sean mayores de 40, empleando el Asistente para suma condicional (que debe estar cargado en Excel).



En el menú Herramientas señale Asistente. Seleccione a opción Suma condicional… para activar la ventana Asistente para suma condicional.

Oprima el botón Contraer para seleccionar el rango de datos.

Seleccione el rango A1:C11.

Prof. Julio César Hernández Hernández Oprima este botón para activar nuevamente la ventana


Oprima el botón Siguiente.

Aquí seleccione la columna que va a sumar, en este caso Unidades. A continuación, defina los criterios para la suma en Columna: Elija Unidades, en Es: seleccione Y en Este valor: Escoja 40. Oprima el botón Agregar condición.

Note que la condición aparece el esta área. Oprima el botón Siguiente.



Verifique que este botón de opción se encuentre activo Pulse el botón Siguiente.

En esta área incluya la celda donde aparecerá el resultado, es decir, C12. Oprima el botón Terminar para ver el resultado, 462.



Pero en las sumas condicionales puede establecer más de un criterio, por ejemplo que sume los valores de la columna C (Unidades) mayores de 40 y cuya marca sea Dell. Active la ventana Asistente para suma condicional y seleccione el rango A1:C11. Oprima el botón Siguiente.

En la Columna para sumar: elija Unidades. Para el primer criterio, elija Unidades, y 40, en Columna:, Es: y Este valor:, respectivamente y luego oprima Agregar condición. Para el segundo criterio, en Columna: elija Marca, en Es: seleccione =, en Este valor: escoja Dell, y oprima el botón Agregar condición. Pulse el botón Siguiente.



Active este botón de opción. Oprima Siguiente.

En esta área introduzca la celda del resultado, C12. Oprima el botón Terminar.



El resultado aparecerá en la celda C12, es decir 226.

8. MACROS

Las macros son un conjunto de instrucciones que se ejecutan simultáneamente, y se emplean para simplificar una tarea repetitiva. A una macro se le puede asignar un botón en una barra de herramientas, y con solo oprimirlo, realizar la ejecución. 8.1 Grabar una Macro La grabación de una macro consiste en indicar la secuencia de instrucciones que se realizan; por ejemplo, para grabar una macro que multiplique o sume un rango de celdas, se procede asi: 8.1.1 Active la celda D2 y elija el menú Herramientas 8.1.2 Señale la Opción Macro



8.1.3 Se visualizará la ventana Grabar Macro 8.1.4 En este recuadro digite el nombre de la macro, por ejemplo Multiplica 8.1.5 Establezca el libro en el cual guardará la macro, en este caso Este Libro 8.1.6 Oprima el botón Aceptar para iniciar el proceso de grabación 8.1.7 En descripción digite la información descriptiva de la macro



8.1.8 Presione el botón Referencia relativa de la barra de herramientas detener grabación para que se asuman posiciones relativas con respecto a la operación 8.1.9 Para ejecutar una macro se siguen los siguientes pasos

8.1.10 En la ventana macro seleccionar Multiplica y oprimir ejecutar y automáticamente se generan los resultados de las multiplicaciones



8.2 Asignar la macro a un botón Cuando haya finalizado el proceso de grabación de la macro, puede asignarla a un botón para ejecutar más rápidamente, así: 8.2.1 Despliegue el menú Herramientas 8.2.2 Haga clic en la opción Personalizar y se presentará una ventana con el mismo nombre.



8.2.3 Active la ficha Comandos 8.2.4 Seleccione la categoría Macros 8.2.5 En la lista Comandos: haga clic sobre Personalizar Botón

8.2.6 El botón aparecerá en la barra de herramientas 8.2.7 Presione el botón Modificar Selección 8.2.8 En el recuadro Nombre: digite Multiplica 8.2.9 Haga clic en la opción Asignar Macro y se presentará una ventana con el mismo nombre 8.3 Asignar la macro asociada a un botón

8.4 Eliminar macros 8.4.1 Active el menú Herramientas



8.4.2 Señale la opción Macro 8.4.3 Elija Macros y se presentará la ventana macro

8.4.4 Seleccione la macro que va a borrar 8.4.5 Haga clic en el botón Eliminar

8.4.6 Presione el botón Sí cuando este totalmente seguro de eliminar la macro 8.4.7 Notará que el botón Multiplica no ha desaparecido de la Barra de Herramientas Formato, para borrarlo: 8.4.8 Despliegue el menú herramientas y seleccione Personalizar 8.4.9 Haga clic de arrastre sobre el botón y deposítelo en el recuadro Comandos de la ventana personalizar y luego aceptar



9. INFORMES DE EXCEL EN INTERNET Excel 2003 tiene la capacidad de interactuar con un servidor de Red, Intranet o Internet, creando un acceso directo con páginas Web o también con archivos almacenados en la computadora. 9.1 Incluir hipervínculos en la hoja de trabajo Un hipervínculo en Excel es una conexión entre archivos o direcciones con una página Web, lo que genera un acceso directo a Internet. Con solo hacer clic sobre la celda, se abre el documento correspondiente. Los pasos para crear un hipervínculo al archivo inventrio.xls ubicado en la carpeta C:/Mis documentos son: 9.1.1 activar la celda donde incluirá el vinculo. Por ejemplo A1 9.1.2 Despliegue el menú insertar 9.1.3 Seleccione la opción Hipervínculo y se presentará el cuadro de dialogo Insertar Hipervínculo



9.1.4 Introduzca el nombre en el recuadro Escriba el nombre de archivo o de la página Web; por ejemplo C:/Mis documentos/inventario.xls 9.1.5 Pulse el botón Aceptar para crear el hipervínculo

9.1.6 El vínculo se mostrará subrayado con un color diferente



9.1.7 Haga clic sobre la celda en donde se encuentra la dirección. Fíjese que el puntero cambia de forma. 9.1.8 Se abrirá el documento o la página Web, en este caso el documento Inventario.xls

9.1.9 La barra de herramientas Web se activará de manera automática para proveer una manera sencilla de navegar entre los documentos vinculados. mailto:[email protected] Función Hipervínculo La función Hipervínculo crea un acceso directo que permite abrir un documento.

9.2.1 Active la celda donde incluirá el hipervínculo, en este caso A1 9.2.2 Presione el botón Pegar Función 9.2.3 Active la categoría Búsqueda y Referencia en la lista Categoría de la función 9.2.4 Seleccione la función Hipervínculo en la lista Nombre de la Función 9.2.5 Oprima el botón Aceptar 9.2.6 Se visualizará el cuadro de dialogo Hipervínculo 9.2.7 En la ubicación del vínculo escriba la ruta de acceso y nombre del

archivo que va a vincular en este caso C:/Mis documentos/inventario.xls Prof. Julio César Hernández Hernández

mailto:[email protected]


9.3 Guardar archivos como página Web Para guardar un archivo como página Web, realice los siguientes pasos: 9.3.1 Despliegue el menú archivo 9.3.2 Haga clic sobre la opción Guardar como Página Web, y se presentará el cuadro de dialogo Guardar como

9.3.3 Despliegue la lista Guardar en: y elija la carpeta en donde almacenará el archivo en este caso mis documentos. 9.3.4 En el área Guardar: seleccione el botón de opción Todo el Libro 9.3.5 En el recuadro Nombre del archivo: escriba el nombre del documento, en este caso inventario. 9.3.6 Haga clic en el botón Guardar y el documento quedará guardado como página Web con extensión .htm 9.3.7 Al abrir el archivo Inventario.htm en el explorador, por ejemplo Internet Explorer, la página tendrá un aspecto como el siguiente:

Prof. Julio César Hernández Hernández .


Escriba a la siguiente dirección [email protected]


MANUAL DE EXCEL 2003 - …sitiosescolares.miportal.edu.sv/14817/descargas/manuales/manual...

Documents

Transcript of MANUAL DE EXCEL 2003 - …sitiosescolares.miportal.edu.sv/14817/descargas/manuales/manual...