Manual de EMD-S/EMD-A Electronic Miscellaneous Document · Manual de EMD – Electronic...

Manual de EMD-S/EMD-A

Electronic Miscellaneous Document

Manual de EMD – Electronic Miscellaneous Document Travelport

May 2013 1

ÍNDICE

Introdução ………………….…………………………..…………………………………………………………………………..……..….……………. 2

Tipos de EMD …………………….………………………………………………………………………….…………..………..………………..……… 2

EMD-S ……………………….……………………..……………………………….…………………….……………………….……..…..……………... 3

Inserir segmento manual na reserva ……………………….………………………………………………………….………….…………… 3

Modificadores de emissão ………………….………………………………………………..…………………………………….…..…………… 4

Ordem de emissão ………………….………………………………………………..……………………………………………….…..…………… 5

Campos do Booking File…………………………………………..…………………..……………………………………..………..………..…… 6

Display do EMD……….……………………..………………………………………………..………………………….…………..…..……………... 7

Histórico do EMD ……………………………..………………………………………………………………………………………………..…………. 8

VOID do EMD…………………………..……………………..……………………………………………………………………..…………..…………. 8

Refund do EMD…………………………………………………………….……………………………………………………………………..…………. 8

EMD no HMPR ……………………………………………..………………………………………………………………………..……………………… 9

Status atual do EMD…….……………………………………………………………………………..………….…………………..………………… 9

Status de utilização do EMD ……………………………………………………………………..…………………………..………..…….……. 9

RFIC – Reason for Issuance Codes ……………….……………………..…………………………………………………...……………... 10

Lista das companhias participantes ……………….……………………..…………………………………………………...……………... 11

EMD-A ……………….…………………………………………………………………..…………………………………………………...……………... 12

Venda de serviços adicionais/opcionais ……………….……………………..………………………………………………..…………... 12

Cancelar um serviço ……………….……………………..…………………………………………………………………………...……………... 12

Ordem de emissão do EMD-A ……………….……………………..…………………………………………………….……...……………... 15

Campos do Booking Files ………………………………..……………………..…………………………………………………...……………... 16

Recomendações ………………………………..……………………..…………………………………………….…………………...……………... 17


May 2013 2

Introdução

Introdução

O EMD – Electronic Miscellaneous Document vai permitir ao Agente de Viagens aceitar o pagamento antecipado para serviços auxiliares, tais como: reserva de lugares; acesso ao lounge; penalidades para alteração de reserva; fees de bagagem; depósitos para grupos; reembolso de diferenças tarifárias e taxas; etc. O EMD deverá estar totalmente implementado até ao final de 2013 pelas companhias. É o documento

que vem substituir o VMCO, MPD e o Excesso de Bagagem. Para saber quais as companhias que já aceitam o EMD consulte a listagem disponível mais à frente, no manual. Esta informação poderá não estar actualizada, pelo que em caso de dúvida confirme no ASK Travelport.

Tipos de EMD

Tipos de EMD

Existem 2 tipos de EMD: Standalone EMD – EMD-S Usado para a cobrança de serviços adicionais não obrigatoriamente associados a um voo. Penalidades por alteração de reserva, depósitos para grupos, etc. O EMD-S pode ser emitido para

serviços não directamente relacionados com voos. Estes serviços serão manualmente inseridos na reserva, como segmentos SVC.

Associated EMD – EMD-A

Usado para a cobrança de serviços adicionais associados obrigatoriamente a um voo. Refeições, reserva de lugares, bagagem.

Nota importante: no geral, as companhias serão notificadas automaticamente da venda do

segmento manual, pelo que não será necessário o agente inserir qualquer OSI adicional

solicitado até agora pela companhia.

Caso verifique que isso não acontece, então deverá por precaução enviar a informação à

companhia.


May 2013 3

EMD-S

EMD-S

Requisitos obrigatórios para emissão de um EMD-S:

Um Booking File ativo Um segmento manual de serviço (ver a seguir) Um bilhete emitido (exceto se a razão do EMD-S for Group Deposit)

EMD-S

Inserir segmento manual na reserva Para inserir um segmento de SVC na sua reserva: (neste exemplo, trata-se de uma cobrança de penalidade da BA – cada companhia define o código a

utilizar e quaisquer outros requisitos – no final do manual encontra um resumo das companhias que já

aderiram ao EMD). 0SVCBAEK1LIS15DEC-N1/D/992/CHANGE FEE/70.00

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 0SVC Código para criar segmento SVC

2 BA Código da Companhia

3 EK1 Código de Status e nº de serviços pretendidos

4 LIS Cidade de emissão do EMD

5 15DEC Data de emissão do EMD ou data do voo

6 -N1 Nº do passageiro na reserva

7 D RFIC – Reason for Issuance Code (consultar lista disponível à frente)

8 992 Sub-código (consultar lista disponível à frente)

9 CHANGE FEE Texto explicativo do serviço

10 70.00 Valor – o sistema assume o código da moeda do país de emissão

Após emissão do EMD, o segmento SVC pode ser removido da reserva. O segmento de SVC vai aparecer no itinerário do Viewtrip.


May 2013 4

EMD-S

Modificadores de emissão Modificadores de emissão obrigatórios: Devem ser inseridos na entrada de EMDI, utilizando barras separadoras

Z0 Comissão – as penalidades não são comissionáveis, logo é obrigatório inserir 0

FS Forma de pagamento – utilizar os códigos habituais

IC125… Issue in Connection with – a falta desta informação pode gerar um ADM

Modificadores de emissão opcionais: Devem ser inseridos na entrada de EMDI, utilizando barras separadoras

ERPENALTY FEE FOR CHNG SEG1 Endorsement box – texto livre

PE-R Gera e-mail do EMD Customer Receipt

Notas:

1. Com excepção do EMD-S emitido para Sinalização de Grupos, por norma a companhia

pede a informação sobre o bilhete original (Issued in Connection with – IC)

2. Por default, na ordem de emissão do EMD, o sistema não gera qualquer documento físico.

Caso o pretenda, pode gerar um e-mail para o cliente, com o comprovativo do EMD emitido.

Para tal de inserir o e-mail do cliente na reserva:

[email protected] Inserir o e-mail da agência

[email protected] Inserir o e-mail do cliente


May 2013 5

EMD-S

Ordem de emissão Para emitir o EMD-S: EMDI/SM1/IC1259901737286/FS/Z0/PE-R

1 2 3 4 5 6 7

1 EMDI Código para dar a ordem de emissão do EMD

2 SM1 Segmento manual de SVC 1

3 IC1259901737286 Issue in Connection with – nº do bilhete com o qual o EMD está relacionado

4 FS Modificador de emissão – Forma de pagamento - Cash

5 Z0 Modificador de comissão – obrigatoriamente zero

6 PE- Ordem para gerar email do EMD

5 R EMD Customer Receipt

Resposta após emissão:

Gera um SSR para a companhia automaticamente.

Algumas companhias não estão ainda preparadas para receber a informação via SSR/OSI,

pelo que o agente deve verificar se a informação foi gerada, e no caso de não ter sido

gerada deve inserir manualmente a informação.

Exemplo de como inserir uma informação adicional em SI:


May 2013 6

Exemplo do e-mail gerado:

No Viewtrip, aparece a informação do SVC:

EMD-S

Campos do BF

Alterações ao Booking File

O status do segmento SVC passa para HI.


May 2013 7

EMD-S

Campos do BF

Surge um novo campo no BF, o EMDL. Para entrar neste campo utilize o Tab, ou escreva EMDL. Vai encontrar um registo com todos os

EMD’s emitidos nesta reserva.

Display do EMD Display do EMD-S Para ver os detalhes de um determinado EMD da lista:

EMDD1 Display do EMD 1 da lista (após EMDL)

EMDD1059991000739 Display do EMD pelo nº do documento

Aqui encontra as opções para:

consultar os detalhes anular o documento (VOID) reembolsar o documento

Nota: as funcionalidades de VOID e REFUND são disponibilizadas pelo sistema. A companhia pode ou não disponibilizar as mesmas ao agente.

Quando a companhia não o permite, esta opção não aparece no display do EMD (EMDD1). Consulta dos detalhes do EMD:


May 2013 8

Histórico do EMD Consulta do histórico EMD:

EMDH1 Display do histórico do EMD1 (após EMDL)

VOID do EMD

Só é possível anular um EMD no próprio dia da emissão. Utilize o Tab para selecionar a opção de VOID. É necessário inserir a letra X ou V, para conseguir fazer a transação.

Ou faça a seguinte entrada:

EMDV1259991000734 Entrada base seguida do nº do documento

O sistema anula o documento automaticamente, obtendo esta resposta:

Refund do EMD É possível fazer o reembolso de um EMD. A companhia pode ou não disponibilizar essa funcionalidade. Utilize o Tab para selecionar a opção de REFUND. É necessário inserir a letra F, para conseguir fazer a transação.


May 2013 9

EMD no HMPR

O EMD aparece no HMPR identificado com a letra D:

Status atual do EMD

Status atual do EMD

I EMD issued

V EMD voided

R EMD refunded

Pode encontrar essa informação disponível no *EMDL:

Status de utilização do EMD

Status do EMD

OPEN Valido para uso

VOID Anulado

EXCH Reemitido

RFND Reembolsado

Pode consultar o status do EMD, em EMDD1:


May 2013 10

RFIC – Reason for Issuance Code

RFIC – Reason for Issuance Code

A Iata definiu numa Resolução, todos os códigos passíveis de serem utilizados na emissão de EMD para cobrança de serviços auxiliares. Disponibilizamos aqui alguns deles para futura utilização:

Códigos de RFIC Descrição

A Air Transportation

B Surface transportation; non air services

C Baggage

D Financial Impact

E Airport Services

F Merchandise

G In-flight Services

I Individual airline use

Reason for Issuance sub-codes – são da responsabilidade do ATPco.

A título de exemplo,inumeramos aquí alguns, que poderão vir a ser utilizados no futuro pelas companhias:

RFIC Sub-code Descrição

D 997 Deposits Down Payments

D 996 Refundable Balances

D 995 Cancellation Fee

D 994 Rebooking fee Domestic – eg. Vat included

D 993 Rebooking fee International

D 992 Ticket Amendment fee

D 991 Ticket fee

D 990 Booking fee

D 98H Stopover charge

D 98F Penalty fee

D 988 Credit card charge

C 981 Cabin Baggage

D 98D For refund only

Para consultar a lista completa, aceder ao ASK UK - Answer ID 39248.


May 2013 11

Lista das Companhias que aceitam EMD-S

Lista das Companhias - RFIC adotados

CX Serviço RFIC ICW TEXTO

BA Change fee D-992 ICW - Y Penalty charge

AY Change fee D-992 ICW - Y Penalty charge

AY Name change fee D-115 Name change

AY Name correction fee D-225 Name correction

AY Group Deposit D-997 ICW - N

AT Change fee D-993 ICW - Y PENF

AT Group Deposit D-02 ICW - N DPST- SI.AT*EMD1245252525

Importante: As companhias informam diretamente as agências dos procedimentos a seguir.

Pode encontrar informação mais actualizada no ASK Travelport.


May 2013 12

EMD-A

EMD-A

Venda de serviços adicionais na reserva:

Esta nova funcionalidade permite ao agente de viagens informar o seu cliente do custo total da sua viagem, dentro do processo normal de venda através do Galileo, sem ter que para isso aceder ao site da companhia aérea. O agente optimiza assim o seu tempo satisfazendo também as necessidades do seu cliente.

Requisitos obrigatórios para emissão de um EMD-A:

Um Booking File ativo

Nome do passageiro (com ou sem PTC especificado)

Um ou mais segmentos de voo reservados Dados de Passageiro Frequente (opcional) Venda de um serviço adicional

Faça a reserva da forma habitual, não esquecendo de inserir dados importantes, tais como tipo de passageiro (PTC) e informação de passageiro frequente. Pode visualizar a tarifa separadamente ou ao mesmo tempo que visualiza o catálogo de serviços adicionais.

EMD-A

Venda de serviços adicionais

FQ/DAS* Visualiza a tarifa e o do catálogo dos serviços adicionais – grava Filed Fare

FQ/DASO Visualiza o catálogo dos serviços adicionais – tarifa gravada anteriormente

DAS* Display do catálogo dos serviços adicionais

DAS*L3 Usar Tab – inserir o nº da linha para ver detalhes de um serviço específico

DAS*L3 Usar Tab – inserir o nº da linha para ver detalhes desse serviço

DAS*F Visualizar catálogo apenas dos serviços relacionados com os voos (Flight)

DAS*S1 Visualizar catálogo dos serviços para o segmento 1 ( ou DAS*S1-3.5)

DAS*P2 Visualizar catálogo dos serviços para o passageiro 2 (ou DAS*S1P2)

DAS*P1*C09 Visualizar catálogo dos serviços para o passageiro 1 que é uma criança


May 2013 13

EMD-A


Os serviços adicionais dividem-se em grupos:

Código Descrição

M All Merchandising Additional Services

T All Ticket related Additional Services

F All Flight related Additional Services

R Applicable Rule Buster

Esta informação aparece na coluna assinalada na vertical (T), no ecrã acima. Para visualizar apenas um tipo de serviços, pode definir o grupo:

DAS*T Visualiza apenas os serviços relacionados com o Ticket (bilhete)

Venda do serviço:

DAS01L3

Entrada para venda do serviço para todos os passageiros da reserva 0 – seguido do nº de serviços pretendidos L = nº da linha do serviço pretendido

DAS01L3P2

Entrada para venda do serviço para o passageiro 2 (P2)

0 – seguido do nº de serviços pretendidos L = nº da linha do serviço pretendido

DAS01L1*01L3

Entrada para venda de vários serviços para todos os passageiros 0 – seguido do nº de serviços pretendidos L = nº da linha do serviço pretendido

Gravar a reserva.


May 2013 14

EMD-A


Aparecem os seguintes campos adicionais na reserva:

Caso não apareça de imediato o campo *DAS, faça IR.

Status Code do SSR dos serviços adicionais:

Código Descrição

NN/PN Aguarda confirmação

KD Pode emitir EMD

KK Não é necessário qualquer ação

NO/UC O pedido foi recusado pela companhia

EMD-A

Cancelar um serviço Cancelar um serviço

SI.CBAG@ Cancelar serviço CBAG

SI.P1S2/CBAG@ Cancelar serviço CBAG, para o pax 1, segmento 2

Nota: caso o sistema crie 2 códigos de SSR, como no caso acima, o código a inserir na

entrada é o CBAG.

Caso só apareça um SSR de ASVC, então será esse o inserido.


May 2013 15

EMD-A

Ordem de Emissão Emissão do EMD-A:

Preferencialmente deve fazê-lo após emissão do bilhete, para incluir a informação do mesmo no EMD: EMDI/P1/IC0579901853826/FS

1 2 3 4

1 EMDI Ordem de emissão do EMD

2 P1 Passageiro 1 (obrigatório quando mais do que um no BF)

3 IC0579901853826

Issued in Connection with + nº do bilhete (opcional). Algumas companhias têm este campo como obrigatório e não deixam

Emitir sem este campo.

4 FS Forma de pagamento CASH

5 PE-R Gera e-mail para o endereço inserido no BF com o recibo

Exemplo do e-mail do recibo:


May 2013 16

EMD-A

Campos do BF

Alterações na reserva após a emissão do EMD:

No *EMDL pode visualizar o EMD emitido, consultar, cancelar ou reembolsar.

No *SI aparece a informação gerada para a companhia com o nº do EMD emitido, e o status do ASVC passa para HI.

Display do EMD-A

Veja informação com o mesmo título para o EMD-S

Histórico do EMD-A


VOID do EMD-A


Refund do EMD-A



May 2013 17

Recomendações

Recomendações

A confirmação dos serviços depende da companhia. Caso tenha feito um pedido que fica

“pending” durante vários minutos, poderá ser derivado a uma falta de comunicação com a mesma. Deve cancelar o serviço e solicitar novamente.

Caso obtenha a resposta de erro “DUPLICATE SSRS MUST BE COMBINED”, deve fazer IR e tentar novamente. Normalmente o problema é ultrapassado após algumas tentativas.

Bibliografia

BIBLIOGRAFIA

EMD-S Quick Guide V1.5 Ask Uk Answer 38633, 38635, 38623, 39248 Optional Subcodes ATPco EMD

PA917 Airline Additional Services Functions in Apollo and Galileo

Merchandising Quick Reference Guide for Galileo KL

Answer ID 42943 – Where can I find information on Ancillary Services available in Travelport

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COPYRIGHT

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