Manual de digitalización para fondos bibliográficos, documentación de archivo y fondos museográficos

SECRETARÍAGENERALTÉCNICA

SUBDIRECCIÓN GENERALDE PUBLICACIONESY PATRIMONIO CULTURAL

Manual de d ig i tal ización para fondos b ibl iográf icos, documentación de archivo y fondos museográf icos

Manual de d ig i ta l izac ión para fondos b ib l iográf icos , documentac ión de arch ivo y fondos museográf icos

1. Introducción. 5

2. Procedimiento de digitalización de una colección. 52.1. Introducción. 52.2. Selección del fondo a digitalizar. 62.3. Elaboración de la ficha del proyecto. 62.4. Comprobación de existencia de digitalizaciones en otras bibliotecas y/o centros de información. 62.5. Revisión de los ejemplares a digitalizar. 72.6. Revisión de la catalogación/descripción de los ejemplares para digitalizar. 82.7. Pliego de prescripciones técnicas para la preparación de concursos públicos. 102.8. Calendario del proyecto – Ficha de seguimiento. 102.9. Digitalización de los fondos y generación de metadatos. 102.10. Control de calidad de la digitalización. 112.11. Entrega de discos duros externos al Área de Patrimonio 112.12. Ingesta en la BVD 122.13. Preservación digital. 12

3. Prescripciones técnicas que deben regir un proyecto de digitalización. 123.1 Fondos bibliográficos 12

3.1.1. Imágenes 123.1.1.1. Material impreso del SXIX y SXX 123.1.1.2. Fondo anterior al SXIX. 123.1.1.3. Cartografía 12

3.1.2. Metadatos 133.1.2.1. Metadatos para monografías y cartografía. 133.1.2.2. Metadatos para Prensa. 13

3.2 Documentos de archivo. 143.2.1 Imágenes 143.2.2 Metadatos 14

3.3 Fondos Museográficos 153.3.1. Imágenes 153.3.2. Metadatos 15

Anexo I 19Nombramiento de ficheros 19

Anexo II 32Ficha de proyecto. 32

Anexo III 33Base de datos de proyectos. 33

Anexo IV 34Manipulación de documentos 34

Anexo V 35Encuesta de digitalización 35

Anexo VII 37Documentación de interés. 37

INDICE

51. Introducción.

La Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural tiene como uno de sus objetivos estratégicos el establecimiento de una política de digitalización unitaria y coherente para el patrimonio bibliográfico, documental y museográfico del Ministerio de Defensa. La directriz que a continuación se desarrolla pone a disposición de los archivos, bibliotecas y museos las pautas y requisitos necesarios para establecer procesos de digitalización que respondan a unos criterios comunes y apliquen los estándares internacionales.

Con la difusión de estas directrices se pretende no solo dar una imagen institucional única en este ámbito con su biblioteca digital, sino también facilitar el acceso al enorme y disperso patrimonio cultural del Ministerio de Defensa, garantizando a la propia institución la preservación de su patrimonio digital a medio y largo plazo. Por último, la puesta en marcha de la Biblioteca Virtual de Defensa proporciona a los fondos digitalizados, a través del cumplimiento de los básicos pero estrictos estándares de transmisión de metadatos y objetos digitales, una mayor proyección a nivel nacional e internacional. Es por ello que los fondos digitalizados deberán cumplir las directrices señaladas en este documento para su inclusión en la Biblioteca Virtual de Defensa (a partir de ahora BVD).

El Ministerio de Defensa por medio de la Biblioteca Virtual esta participando en la biblioteca digital europea (Europeana).

Para cumplir los objetivos fijados por la Comisión Europea en su Recomendación de 27 de octubre de 2011 sobre la digitalización y la accesibilidad en línea del material cultural y la conservación digital, aún es necesario llevar a cabo un importante esfuerzo de unificación de criterios y aplicación de estándares. En línea con la referida Recomendación y con la Agenda Digital Europea, la Subdirección de Publicaciones y Patrimonio Cultural pretende promover e impulsar la participación de sus archivos, bibliotecas, museos y otras instituciones científicas, cultu-rales y creativas en el proyecto digital europeo; impulsar la aplicación de las tecnologías de la web semántica y de los Datos Abiertos Enlazados (Linked Open Data); actualizar los conocimientos de los profesionales del sector con-forme a la Agenda Digital Europea; fomentar la protección, difusión y accesibilidad al patrimonio cultural español para su puesta en valor y promover la internacionalización del patrimonio cultural de Defensa .

2. Procedimiento de digitalización de una colección.

2.1. Introducción.

En el Ministerio de Defensa se han venido digitalizando documentos siguiendo distintos criterios.

Con el objeto de evitar que miles de imágenes se guarden en servidores sin cumplir los estándares de preservación digital internacionales, y para dar difusión a los documentos a través de internet, la Subdirección General de Publicacio-nes y Patrimonio Cultural ha creado la BVD. El software de biblioteca digital instalado es Digibib (de la empresa Digibis).

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Los características básicas de esta biblioteca digital son:

- Importación de metadatos descriptivos, administrativos y estructurales según METS.

- Exportación de Metadatos.

- Repositorio OAI.

- Búsquedas a texto completo si procede: ALTO y OCR.

2.2. Selección del fondo a digitalizar.

Se debería dar prioridad en la selección de documentos para digitalizar, a aquellos documentos con alguna de estas características:

- Elevada demanda de uso y reproducción (difusión y reproducción). - De especial relevancia (por su temática, antigüedad, etc.). - Con elevado riesgo de deterioro (preservación de patrimonio). - Con cesión de derechos de autor (de este modo se digitaliza un tipo de fondo que suele escasear). - De especial interés para las colecciones de Defensa, un ejemplo de esto sería: “para el personal del mi-nisterio podrían ser importantes aquellos documentos que complementen y refuercen líneas de investi-gación en desarrollo” por parte del ministerio”.

- Colecciones temáticas desarrolladas en torno a un acontecimiento destacado: congreso, jornada, efe-mérides, presentación, exposición, etc.

- Proyectos o iniciativas de digitalización fruto de la colaboración con otras instituciones, nacionales e internacionales.

- En el caso de archivos como norma general, sólo se digitalizará documentación de conservación perma-nente. No se digitalizarán unidades documentales que no se encuentren previamente ordenadas y descri-tas, salvo causas excepcionales debidamente justificadas.

2.3. Elaboración de la ficha del proyecto.

Se elaborará, por parte del promotor del proyecto, la ficha del proyecto de digitalización, de acuerdo al anexo 3.

En la ficha del proyecto se recogerán las funciones que deberán realizar cada uno de los participantes, en lo que denominamos flujo de trabajo de las digitalizaciones.

La SGPyPC (Área de Patrimonio) cumplimentará los datos del proyecto de digitalización en la “Base de datos de proyectos digitales” (anexo 4), incluyendo aquellos campos que puedan consignarse en esta fase del flujo de trabajo.

2.4. Comprobación de existencia de digitalizaciones en otras bibliotecas y/o centros de información.

La sede que custodia los fondos buscará en los principales catálogos de bibliotecas digitales y repositorios insti-tucionales los documentos que se proponen digitalizar. Aquellos documentos que ya estén digitalizados, como norma general, no deberían volver a digitalizarse, ya que la BVD cuenta con la posibilidad de exportar los metadatos a través del protocolo OAI-PMH a otras bibliotecas digitales. Los objetos de archivos y museos, en general no necesitan de esta comprobación, ya que su documentación es única.

Se incluye un listado mínimo de catálogos que deberían consultarse1:

Biblioteca Digital Hispánicahttp://bdh.bne.es

Europeanahttp://www.europeana.eu/portal/

Google Bookshttp://books.google.es

Hispanahttp://hispana.mcu.es

1 Ordenados por prioridad en la consulta.

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OAISTERhttp://www.oclc.org/oaister/

Gallicahttp://gallica.bnf.fr

American Memoryhttp://memory.loc.gov

Colección Digital Complutense http://alfama.sim.ucm.es/3DGreco

Biblioteca Digital del Patrimonio Iberoamericano. http://www.iberoamericadigital.net/gdl/

Biblioteca Virtual del Patrimonio Bibliográfico.http://bvpb.mcu.wes

Biblioteca Virtual de Prensa Histórica.http://prensahistorica.mcu.es

2.5. Revisión de los ejemplares a digitalizar.

El centro depositario de la colección anotará el estado de los ejemplares para digitalizar y las incidencias detectadas.

La revisión consta de las siguientes partes:

a. Se elabora un informe de incidencias con las sustituciones de los documentos a digitalizar.

b. Se marcarán en el informe los ejemplares delicados. Además se trasladará dicha información al catálogo colectivo de la Red de Bibliotecas de Defensa (solo en el caso de que el fondo sea bibliográ-fico). De este modo se conocerá exactamente el estado del fondo antes de ser digitalizado.

c. Los registros del informe de incidencias se enviarán al Área de Patrimonio de la SGPyPC, para dejar constancia del estado de ese fondo en concreto.

d. En el caso de fondos de archivo, es aconsejable foliar o paginar (a lápiz) la documentación con ante-rioridad a su digitalización. Si aparecen hojas en blanco en la unidad documental, se recomienda su digitalización (o la inclusión de un icono que así lo indique) en aquellos casos en que el conocimiento de su existencia sea relevante para la apropiada comprensión de la misma.

e. La digitalización de documentos de archivo no faculta para la destrucción de los originales en soporte papel, salvo que se trate de copias electrónicas obtenidas de acuerdo con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, o cuando así haya sido autorizado por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Se prestará especial atención a las siguientes situaciones, y se incluirán en el informe de incidencias de forma detallada:

• Libros quebradizos y ácidos

• Ejemplares con ataques de microorganismos o de insectos

• Ejemplares con hojas desgarradas, sueltas o con pérdidas

• Ejemplares deformados y papel rígido

• Encuadernaciones rotas:

- En estos casos se tratará de sustituir por un ejemplar similar, aunque sea de otra edición (siempre que el objetivo no sea digitalizar esa edición en concreto).

- En el caso de mutilaciones se anotará la página. - Si el ejemplar es único pero presenta estos problemas, será útil su digitalización para su pre-servación en el futuro, ya que el documento tiene elevadas posibilidades de deterioro.

- La encuadernación deteriorada se tendrá en cuenta para su futura restauración.

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- Se tendrá especial cuidado con la digitalización de las obras quebradizas, con rigidez o deformación.

• Ejemplares con mapas o grabados desplegables

Se apuntará el número y tamaño del escáner necesario para digitalizar el desplegable. Si dicha situación es norma general en los documentos seleccionados se tendrá en consideración a la hora de establecer fases y tiempos de digitalización.

• Ediciones facticias

Aquellas obras intelectuales que compartan encuadernación en un volumen físico con otras, serán señaladas en el apartado Observaciones de la base de datos: su signatura, página donde empieza la digitalización y donde acaba.

• Ejemplares únicos

Se consideran de digitalización prioritaria. Se llevará a cabo con especial cuidado.

• Encuadernaciones valiosas

Se consignará este estado para establecer la posibilidad de anotarlo en la descripción biblio-gráfica, si no estuviera.

2.6. Revisión de la catalogación/descripción de los ejemplares para digitalizar.

Con carácter previo a la digitalización de las imágenes, se procederá a la comprobación y actualización de la corres-pondientes catalogaciones/descripciones del material objeto de la digitalización.

a) Documentos bibliográficos:

Los ejemplares seleccionados para su digitalización se revisarán y corregirán en su descripción bibliográfica.

Para facilitar la importación de registros previamente catalogados en Bibliodef se procederá al marcado de re-gistros de autoridad y bibliográficos pertenecientes al proyecto de digitalización. Se ha definido unos campos propios para “proyectos de digitalización”.

Dichas marcas serán las siguientes:

Dig + Nombre del proyecto de digitalización + año del proyecto. BVD

(de este modo se localizará en bloque, dentro del catálogo, el conjunto de documentos digitalizados pertene-ciente a un proyecto concreto).

Ejemplo:

se elige la marca DigCantabria2012 para un proyecto que se llame Cantabria.

Se marcaría así en Bibliodef:

En el registro bibliográfico:

899 $a DigCantabria2012

989 $a BVD

En el registro de autoridades:

989 $a DigCantabria2012

989 $a BVD

En la etiqueta 852:

Se lleva a cabo el siguiente proceso:

- Exportar los registros desde Bibliodef a la BVD.

- La información del campo 852 subcampos $a y $b hay que unificarla en el 852 $a antes de importarla en la BVD.

Ejemplo:

852 $aES-DF $bMMUE ➔ AbsysNET.

852 $a ES-DFMMUE ➔ BVD.

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En la etiqueta 856:

856 $a se marcará con el texto “BVD”.

856 $d se marcará con el nombre de la biblioteca a la que pertenece el fondo + nombre de la carpeta que aloja las imágenes del documento.

Ejemplo:

856 $d OC-4325

856 $y deberá rellenarse con “Contenido parcialmente digitalizado” en aquellas obras que no se hayan digita-lizado completamente.

b) Documentación de archivo:

A modo de resumen, las unidades documentales de archivos deberán cumplir los siguientes requisitos:

- Previamente descritas en ISAD (G).

- Deberán estar descritas en Marc21XML en el momento de su importación en la BVD.

- En el caso de que el proyecto de digitalización lo lleve a cabo una empresa externa, deberá solicitarse a la empresa en cuestión la conversión de ISAD (G) a Marc21XML. Las empresas entregarán los registros de descripción archivística en Marc21XML.

Los metadatos descriptivos mínimos y los recomendables para cada registro de archivo según la ISAD (G) son los siguientes:

Archivo Obligatorio

Fondo Obligatorio

Serie documental Obligatorio

Número de expediente Obligatorio

Código de referencia Obligatorio

Título Obligatorio

Fechas extremas Obligatorio

Nivel de descripción Obligatorio

Volumen y soporte Obligatorio

Nombre del productor Obligatorio

Alcance y contenido Recomendado

Descriptores Recomendado

Área de documentación asociada Recomendado

Condiciones de acceso Recomendado

c) Fondos museográficos

Las piezas de museos objeto de digitalizacion deberán cumplir los siguientes requisitos:

- Estar previamente descritas en Marc21Xml en el momento de su importación en la BVD.

- En el caso de obtener la información del sistema de inventario de patrimonio histórico de Defensa (MILES), deberá realizarse la conversión desde el formato MILES a Marc21Xml.

Los metadatos descriptivos mínimos para cada registro de objeto museográficos son:

1. Número de inventario.

2. Localización del fondo. (UCO).

3. Clasificación genérica.

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4. Nombre del fondo.

5. Descripción del fondo.

6. Título.

7. Técnicas utilizadas.

8. Materias Utilizadas.

9. Autores del fondo.

10. Dimensiones.

11. Fecha de producción.

2.7. Pliego de prescripciones técnicas para la preparación de concursos públicos.

Cuando el proyecto de digitalización se lleve a cabo por empresas externas el Área de Patrimonio redactará las especificaciones técnicas del proyecto de digitalización conforme a los estándares y recomendaciones internacionales, lo que permitirá:

- Integrarse en la BVD.

- Participar en proyectos nacionales e internacionales.

- Ser gestionados mediante una política de preservación digital a largo plazo.

- Intercambiar los metadatos con otras plataformas digitales (Hispana, Europeana, OAISTER…) para au-mentar significativamente su visibilidad en internet.

Las características técnicas se recogen en el capítulo 3, donde se establecen las especificaciones que se solicitarán a la empresa adjudicataria y que, podrá modificarse en función de las necesidades específicas de la documentación a digitalizar.

2.8. Calendario del proyecto – Ficha de seguimiento.

Una vez que se adjudique el proyecto de digitalización a una empresa, se establecerá un calendario de trabajo:

Archivo/Biblioteca/Museo-Área de Patrimonio-Empresa y una ficha de seguimiento del proyecto con las partes del flujo de trabajo y las fechas de comienzo y final de cada parte.

Cada proyecto tendrá su correspondiente seguimiento y se almacenará en una carpeta de proyectos: abiertos y cerrados.

2.9. Digitalización de los fondos y generación de metadatos.

1.– Emplazar los escáneres

Se concertará un espacio de digitalización con la empresa teniendo en cuenta los siguientes criterios:

a) Espacio físico óptimo para la instalación de las plataformas de escaneado, teniendo en cuenta:

- Instalación informática.

- Tamaño de la sala.

- Condiciones de temperatura y luz óptimas para los escáneres y fondos.

- Condiciones de humedad óptimas para los fondos.

b) Espacio que facilite el control de los fondos y la circulación de los mismos.

2.– Documentación con los requisitos de digitalización elaborada por el Área de Patrimonio:

Se proporcionará a la empresa:

- Pliego de prescripciones técnicas

- Directrices de manipulación de documentos (capítulo 9)

- BBDD de control de registros

- Documento de renombrado de ficheros

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- Documento de creación de marcadores

- Esquema de metadatos.

3.– Preparación de los “lotes” de trabajo:

El centro de custodia de los fondos establecerá un método de control de la circulación de fondos.

La empresa irá marcando en la “BBDD de control de registros”, aquellos documentos que digitaliza y, todas las incidencias y observaciones que se vayan generando.

4.– Proceso de digitalización:

- La empresa digitalizará los ejemplares físicos siguiendo el capítulo Manipulación de documentos, teniendo especial cuidado en aquellos documentos marcados con incidencia.

- Se generarán los metadatos solicitados en el pliego de prescripciones técnicas (PPT).

- El trabajo generado por la empresa deberá guardarse en la estructura de carpetas que se estipule en el PPT. Para nombrar los ficheros se usarán las pautas del capítulo Nombramiento de Ficheros y vendrá recogido en el PPT.

5.– Control de calidad llevado a cabo por la empresa

a) Control de los TIFF máster, se cuidarán especialmente:

- Recortados (quitar márgenes negros) - Enderezados - La imagen como fiel representación digital del original - Cumplimiento con los metadatos técnicos requeridos en el PPT (color, tamaño, resolución, etc.).

b) Control de los metadatos descriptivos, técnicos y de preservación:

- Deberán corresponder con los esquemas solicitados en el PPT.

c) Control de los archivos de difusión generados:

- Marcadores, OCR y características técnicas de los archivos PDF/A o JPG.

2.10. Control de calidad de la digitalización.

La sede que custodia los fondos revisará, aleatoriamente, por lo menos un 20% del trabajo realizado por la empresa:

Aspectos más importantes a revisar:

- Las imágenes se generan conforme a los criterios establecidos en este documento. - Los archivos, tanto de metadatos como de imágenes, se renombran correctamente, según el capí-tulo Nombramiento de ficheros.

- Tanto los archivos de imagen (Master y difusión) de un registro bibliográfico, como sus metadatos correspondientes, se incluyen en una carpeta nombrada con la nomenclatura que especifica el ca-pítulo nombramiento de ficheros.

- Los metadatos corresponden con las imágenes digitalizadas. - Los documentos se están digitalizando completamente. Es importante el papel de las sedes en este sentido, ya que ellas poseen el ejemplar original para poder cotejar cualquier incidencia de digita-lización.

- Los marcadores de los PDF/A se están creando en base a los criterios proporcionados a la empresa.

- El OCR funciona correctamente, en el caso de que se esté aplicando.

2.11. Entrega de discos duros externos al Área de Patrimonio

El resultado de la digitalización será entregado al Área de Patrimonio en discos duros externos, para su inclusión en la BVDy la preservación de los documentos en discos duros del Ministerio de Defensa.

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2.12. Ingesta en la BVD

El Área de Patrimonio se encarga de incluir la colección digitalizada en BVD.

2.13. Preservación digital.

Los TIFF master digitalizados se guardarán en los servidores destinados a la preservación digital, junto con los metadatos PREMIS correspondientes.

3. Prescripciones técnicas que deben regir un proyecto de digitalización.

3.1 Fondos bibliográficos

3.1.1. Imágenes

3.1.1.1. Material impreso del SXIX y SXX

Archivo de Preservación (Master):

- Se generará un fichero Master por cada página perteneciente al documento original.

- El fichero Master se guardará en formato Tiff 6.0 a 300 ppp de resolución.

- El fichero Master se hará en 8 bits de profundidad de píxel, en escala de grises.

- Si el color es una característica importante del documento se digitalizará a color 24 bits RGB.

- Los ficheros se entregarán perfectamente recortados y enderezados.

Archivo de difusión en Internet:

- La empresa creará un PDF/A con OCR, en escala de grises.

- Se generará un PDF/A de difusión por cada registro bibliográfico digitalizado.

- Los PDF/A deberán dividirse en 2 partes si superan los 50 Mb de tamaño.

- Se entregará el juego de imágenes JPG a 200 ppp derivado de los Tiff Master como archivo de difusión.

3.1.1.2. Fondo anterior al SXIX.

Archivo de Preservación (Master):

- Se generará un fichero Master por cada hoja perteneciente al documento original.

- El fichero Master se guardará en formato TIFF 6.0 a 300 ppp de resolución.

- El fichero Master se hará con 24 bits de profundidad de píxel, en RGB.

- Los ficheros se entregarán perfectamente recortados y enderezados.

Archivo de difusión en Internet:

- Se entregará el juego de imágenes JPG a 200 ppp derivado de los TIFF Master como archivo de difusión.

3.1.1.3. Cartografía

Archivo de Preservación (Master):

- Se generará un fichero Master por cada hoja perteneciente al mapa original.

- El fichero Master se guardará en formato TIFF 6.0 a 300 ppp de resolución óptica real. En caso de no ser suficiente la resolución para leer la toponimia de los mapas, se aumentará la resolución.

- El fichero Master se hará con 24 bits de profundidad de píxel en RGB.

- Los ficheros se entregarán perfectamente recortados y enderezados.

Archivo de difusión en Internet:

- Se entregará el juego de imágenes JPG a 300 ppp derivado de los TIFF Master como archivo de difusión.

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3.1.2. Metadatos

De todos los estándares de metadatos mencionados en este manual será de aplicación la última versión, incluyendo todas las modificaciones introducidas hasta el momento de la ejecución de los proyectos.

La Biblioteca Virtual de Defensa recogerá los siguientes tipos de metadatos:

- Metadatos descriptivos de los registros bibliográficos.

- Metadatos de preservación, técnicos y de acceso.

- Metadatos de derechos.

Solicitud de prueba del perfil METS

- En caso de que se solicite la inclusión de los metadatos dentro del estándar METS, el Área de Patri-monio proporcionará un ejemplo del perfil METS que quiere a la empresa adjudicataria. Dicha empre-sa deberá elaborar una prueba de METS siguiendo el perfil proporcionado por el Área de Patrimonio, que se tratará de cargar en la BVD. Si la carga se realiza sin problemas, el Área de Patrimonio validará positivamente esta prueba de METS para que se elabore el resto de ficheros METS del proyecto de digitalización.

Como normal general, los METS deberán tener la siguiente estructura:

- Metadatos descriptivos de los registros bibliográficos de cada una de los ejemplares físicos digitali-zados.

- Metadatos estructurales de visualización de documentos complejos.

- Metadatos de preservación, técnicos y de acceso: dentro del esquema PREMIS. Los PREMIS se inclui-rán en un METS y por separado.

- Metadatos de derechos: se recogerán en el esquema MetsRight.

3.1.2.1. Metadatos para monografías y cartografía.

Los esquemas que deberán solicitarse son los siguientes:

- Los metadatos de preservación PREMIS de todos los ficheros Master que componen el docu-mento, basándose en el esquema: www.loc.gov/standards/premis/premis- mets.html

- Se generará un PREMIS por cada TIFF Master perteneciente a un registro bibliográfico. Por ejemplo, si el documento digitalizado se compone de 200 TIFF Master, se entregará un juego de 200 PREMIS en la misma carpeta que se entregan los TIFF Master.

- Los metadatos técnicos irán incluidos en los PREMIS, en el esquema MIX:www.loc.gov/standards/mix/mix20/mix20.xsd

3.1.2.2. Metadatos para Prensa.

- Se generará un fichero METS por cada número de cabecera digitalizado, e incluirá:

- El perfil METS Historical Newspaper: www.loc.gov/standards/mets/test/ndnp/00000010.html

- Los metadatos descriptivos bibliográficos en esquema MODS.

- La declaración de derechos se incluirá en el esquema MetsRight:

www.loc.gov/standards/rights/METSRights.xsd

- Los metadatos estructurales deberán incluirse en las secciones METS de archivo (fileSec) y mapa estructural (structMap).

- Los metadatos de preservación PREMIS de todos los ficheros Master que componen el docu-mento, basándose en el esquema: www.loc.gov/standards/premis/premis-mets.html

- Se generará un PREMIS por cada TIFF Master perteneciente a un registro bibliográfico de car-tografía. Por ejemplo, si el documento digitalizado se compone de 200 TIFF Master, se entrega-rá un juego de 200 PREMIS en la misma carpeta que se entregan los TIFF Master.

- Los metadatos técnicos irán incluidos en los PREMIS, en el esquema MIX.www.loc.gov/standards/mix/mix20/mix20.xsd

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3.2 Documentos de archivo.

3.2.1 Imágenes

Archivo de preservación

Como norma general se establece para la obtención del Master un TIFF 6.0. a 300 ppp (8 bits en escala de grises).

Para documentación en la que el color aporte un valor añadido, se establece un Master en TIFF 6.0. a 300 ppp en color RGB.

Como ejemplos de documentación de este tipo puede ponerse aquella con sellos importantes, dibujos, imágenes, documentos gráficos y figurativos a color.

En casos de documentación de valor especial, podrá digitalizarse la documentación con un TIFF 6.0 a 600 ppp.

Archivo de difusión

Para la imagen de difusión se solicitará un JPG a 200 ppp.

La BVD es capaz de generar un PDF de las imágenes de manera automática.

3.2.2 Metadatos

De todos los estándares de metadatos mencionados en este manual será de aplicación la última versión, incluyendo todas las modificaciones introducidas hasta el momento de la ejecución de los proyectos.

La Biblioteca Virtual de Defensa recogerá los siguientes tipos de metadatos:

- Metadatos descriptivos de los registros

- Metadatos de preservación, técnicos y de acceso.

- Metadatos de derechos.

Solicitud de prueba del perfil METS

En caso de que se solicite la inclusión de los metadatos dentro del estándar METS, el Área de Patrimonio proporcionará un ejemplo del perfil METS que quiere a la empresa adjudicataria. Dicha empresa deberá elaborar una prueba de METS siguiendo el perfil proporcionado por el Área de Patrimonio, que se tratará de cargar en la BVD. Si la carga se realiza sin problemas, el Área de Patrimonio validará positivamente esta prueba de METS para que se elabore el resto de ficheros METS del proyecto de digitalización.

Como normal general, los METS deberán tener la siguiente estructura:

- Metadatos descriptivos de los registros de cada una de los ejemplares físicos digitalizados.

- Metadatos estructurales de visualización de documentos complejos.

- Metadatos de preservación, técnicos y de acceso: dentro del esquema PREMIS. Los PREMIS se inclui-rán en un METS y por separado.

- Metadatos de derechos: se recogerán en el esquema MetsRight.

Entrega de los metadatos

Se generará un fichero METS, por cada unidad documental descrita digitalizada.

Este fichero METS incluirá:

•  El perfil METS www.loc.gov/standards/mets/profiles/00000005.html

- Los metadatos descriptivos del registro cargado en la Biblioteca Virtual de Defensa. Por lo tanto previamente deberá haberse cargado el registro de archivo en la BVD para poder incluir el re-gistro de archivo en el METS.

- La declaración de derechos se incluirá en el esquema MetsRight:

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www.loc.gov/standards/rights/METSRights.xsd

- Los metadatos estructurales deberán incluirse en las secciones METS de archivo (fileSec) y mapa estructural (structMap).

- Los metadatos de preservación PREMIS de todos los ficheros Master que componen el documen-to, basándose en el esquema: www.loc.gov/standards/premis/premis-mets.html

- Se generará aparte un PREMIS por cada TIFF Master perteneciente a una unidad documental descrita. Por ejemplo, si el documento digitalizado se compone de 200 TIFF Master, se entregará un juego de 200 PREMIS en la misma carpeta que se entregan los TIFF Master.

- Los metadatos técnicos irán incluidos en los PREMIS, en el esquema MIX.www.loc.gov/standards/mix/mix20/mix20.xsd

3.3. Fondos Museográficos

3.3.1. Imágenes

Archivo de preservación

El Master se hará con una resolución a 300 ppp, en formato TIFF 6.0. en RGB.

Archivo de difusión

Las imágenes del objeto digital se difundirán en JPG a 300 ppp.

3.3.2. Metadatos

Los metadatos deberán convertise desde el formato en el que esté descrita la pieza a Marc21Xml. Los registros por lo tanto deberán estar en Marc21Xml para poder integrarse en la BVD.

Cuadro de distribución de funciones de las partes implicadas en la digitalización.

FUNCIÓN PARTE IMPLICADA

Pliego de prescripciones técnicas Área de patrimonio

Contratación del proyectoEn función de quién haga la contratación:.

Área de patrimonio o institución correspondiente.

Almacenamiento de imágenes masterÁrea de patrimonio (en repositorio de preservación).Sede que custodia los fondos físicos (en servidor o

discos duros externos).

Preservación digital Área de patrimonio (en repositorio de preservación).

Marcado de registros en catálogo (bibliotecas) Biblioteca/s de la Red.

Revisión de catalogación Área de Patrimonio y/o institución correspondiente.

Evaluación del estado del fondo cuando se entrega Sede que custodia los fondos.

Evaluación estado del fondo tras la recepción Sede que custodia los fondos.

Digitalización de los ejemplares Empresa adjudicataria/Institución

ANEXOS

19Anexo I

Nombramiento de ficheros

1. Análisis de partida

Hasta ahora se han digitalizado miles de documentos sin criterios uniforme en el momento de nombrar los archivos digitalizados resultantes.

Si se establece un plan de digitalización a largo plazo, miles de imágenes irán alojadas en un servidor y si no se nombran o estructuran de una manera unívoca plasmada en un documento común, su gestión, recuperación e identificación será inviable.

2. Objetivo de las pautas de nombramiento

- Gestionar los objetos digitales tanto en el Sistema de gestión de la BVD como en los servidores inter-nos de la institución.

- Preparar futuros trabajos automatizados por lotes.

- Tratar problemas de tipo informático en el futuro.

- Mejorar la recuperación e identificación de las imágenes mediante su inclusión en los distintos tipos de metadatos.

- Establecer políticas de preservación digital a largo plazo.

- Presentación de las imágenes al usuario final a través de los navegadores de internet.

- Identificación inequívoca del archivo digitalizado, tanto del registro bibliográfico al que pertenece como el orden de la imagen dentro del documento, independientemente del contexto en el que se encuentre (una carpeta, un servidor, un disco duro, un navegador, etc.).

3. Software que se puede utilizar en el renombrado de imágenes

Existen programas que permiten renombrados masivos de imágenes, por ejemplo Bulkrename y XNView.

Las empresas de digitalización deberán renombrar las imágenes de los documentos digitalizados, sustituir las signaturas con caracteres problemáticos y las carpetas que contienen los archivos.

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4. Problemas informáticos de un mal renombrado.

Los puntos, las comas y espacios en el nombre de las imágenes pueden dar problemas, así como algunos caracteres especiales.

Para separar información dentro de un mismo nombre (por ejemplo el nombre de la biblioteca y la signatura) se puede utilizar un guión bajo _

5. Caracteres que se deben evitar en el nombrado de carpetas de imágenes y en las signaturas que deben llevar los archivos digitalizados.

Las empresas adjudicatarias deberán sustituir estos caracteres problemáticos en el nombramiento de carpe-tas y sustituirán estos caracteres en las signaturas por los caracteres alternativos. La signatura resultante será la que se utilice para el nombre del archivo digitalizado.

Carácteres problemáticos a sustituir

/ ‘ (apostrofo o acento)

: ()

? *

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Los caracteres no reservados son los que no tienen un significado asignado y se pueden utilizar en la construc-ción de la ruta. Estos son: letras, números y los caracteres - . _ ~

6. Nombramiento de los archivos digitalizados y metadatos: partes del nombre de un archivo digitalizado.

- Tipo de archivo

- M para identificar el archivo master para preservación.

- P para identificar el PDF/A.

- J para identificar el jpg.

- MD para metadatos descriptivos.

- PREMIS para metadatos PREMIS.

- Siglas de la biblioteca, archivo o museo

- Se utilizará para identificar en qué sede está el documento.

- Signatura

- Para localizar el ejemplar digitalizado. Se utiliza la signatura por ser un código relativamente “estable”.

- Volumen del documento digitalizado

- Para identificar el archivo digital en un objeto digital complejo V01, V02…

- Habrá documentos PDF/A que deberán dividirse por su tamaño en varias partes para su difusión por internet.

21

- Número de hoja (cartografía)

- Identificación del número de hoja dentro de una serie.

- Número de parte (material gráfico)

- Para reconocer el orden de un conjunto de imágenes que pertenecen a una misma obra intelectual.

- Por ejemplo una serie de fotografías, un conjunto de estampas que forman un grabado o una serie de láminas que forman una obra de arte.

- Numero correlativo de la imagen (formado por cinco cifras)

- Cinco cifras para dar cabida a documentos con gran número de imágenes digitalizadas.

7. Tablas para el “renombrado” de ficheros.

Tipo

Monografía

Nomenclatura

TipoArchivo_SiglasBiblioteca_Signatura_Volumen_NumeroCorrelativoImgen(00000).extensión

Ejemplos de archivos renombrados

M_ ROA_00317_00318.i-ii_V00_00001.tiffM_ ROA_00317_00318.i-ii_V00_00002.tiffM_ ROA_00317_00318.i-ii_V00_00003.tiffJ_ ROA_00317_00318.i-ii_V00_00001.jpg P_ ROA_00317_00318.i-ii_V00.pdf

22Tipo

Dibujos, grabados, fotografías, carteles.

Nomenclatura

TipoArchivo_SiglasBiblioteca_Signatura_NúmeroParte_NumeroCorrelativoImagen(00000).extensión

Ejemplos de archivos renombrados

M_ ROA_5050_P0001_00001.tiffM_ ROA_5050_P0001_00001.tiffM_ ROA_5050_P0001_00001.tiffJ_ ROA_5050_P0001_00001.jpg

23Tipo

Cartografía

Nomenclatura

TipoArchivo_SiglasBiblioteca_Signatura_NumeroHoja_NumeroCorrelativoImagen(00000).extensión

Ejemplos de archivos renombrados

M_SH_B-25-11_H0021 _00001.tiffM_SH_B-25-11_ H0021_00002.tiffM_SH_B-25-11_ H0021_00003.tiffJ_SH_B-25-11_H0021_00001.jpg

24Tipo

Prensa Histórica

Nomenclatura

TipoArchivo_SiglasBiblioteca_Signatura_Volumen_Numero_Año_NºCorrelativoImagen(00000).extensión

Ejemplos de archivos renombrados

M_SH_4324_V12_N8_1985_00001.tiff M_SH_4324_V12_N8_1985_00002.tiff M_SH_4324_V12_N8_1985_00003.tiff P_SH_4324_V12_N8_1985.pdf

25Tipo

Monografía electrónicas

Nomenclatura

TipoArchivo_ISBN_Volumen.extensión

Ejemplos de archivos renombrados

P_ 978-84-9781-625-0 _V00.pdf

26Tipo

Boletines Oficiales

Nomenclatura

M_SiglaBiblioteca_Signatura_V000_AAAAMMDD_NumeroImagen(0000)

Ejemplos de archivos renombrados

M_BCM_4324_V001_19400101_00001.tiff M_BCM_4324_V001_19400101_00002.tiff M_BCM_4324_V001_19400101_00003.tiff P_BCM_4324_ V001_19400101.pdf

27Tipo

Seriadas electrónicas

Nomenclatura

TipoArchivo_ISSN_Volumen_ Numero_Año.extension

Ejemplos de archivos renombrados

P_ 02-11-3732_V01_N18_1999.pdf

28Tipo

Unidad documental de archivo

Nomenclatura

TipoFichero_SiglasArchivo_Signatura _NumeroCorrelativoImagen(00000). extensión

Ejemplos de archivos renombrados

M_AHPA_ESC-06963_000001.tiffM_AHPA_ESC-06963_000002.tiffM_AHPA_ESC-06963_000003.tiff

29Tipo

Piezas de museo

Nomenclatura

TipoArchivo_SiglasMuseoNúmeroInventario_NumeroCorrelativoImagen(00000). extensión

Ejemplos de archivos renombrados

M_MNM_1_001.tiffM_MNM_1_002.tiffM_MNM_1_003.tiffJ_MNM_1_000.jpg

30Tipo

Archivo de metadatos descriptivos

Nomenclatura

TipoArchivo_SiglasBiblioteca_Signatura_Volumen. extensión

Ejemplos de archivos renombrados

MD_ROA_00317 _V00.xml

31Tipo

Archivo de metadatos PREMIS

Nomenclatura

TipoArchivo_SiglasBiblioteca_Signatura_Volumen_NumeroCorrelativoImagen(00000). extensión

Ejemplos de archivos renombrados

PREMIS_ ROA_00317_V00_00001.xmlPREMIS_ ROA_00317_V00_00002.xmlPREMIS_ROA_00317_V00_00003.xml

32

Anexo II

Ficha de proyecto.

NOMBRE DEL PROYECTO

DEFINICIÓN DEL PROYECTO

CONVENIENCIA O INTERÉS DEL PROYECTO

OBJETIVOS DEL PROYECTO

COLABORACIONES

FINANCIACIONES Y/O AYUDAS

BIBLIOTECAS, ARCHIVOS, MUSEOS Y PERSONAL IMPLICADO

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LA DIGITALIZACIÓN

DERECHOS DE AUTOR

ESTADO DEL FONDO A DIGITALIZAR

PERSONAL IMPLICADO (Partes implicadas Área de Patrimonio, Instituciones externas, sedes, empresas adjudicatarias)

33

Anexo III

Base de datos de proyectos.

Se realizará una BBDD en Access con los proyectos de digitalización en el Área de Patrimonio, que constará de los siguientes campos:

1. Tabla-nombre: se nombrará como el proyecto

2. Id: Identificador del registro en la base de datos Access (autonumérico).

3. Archivo, Biblioteca o Museo: Siglas que identifican la sede donde se encuentran los ejemplares a digitalizar

4. Código de proyecto: Siglas que identifican el proyecto

5. Descripción general del proyecto

6. Tipo de documentos digitalizados : Material gráfico, monografías, prensa, etc.

7. Participantes en el proyecto

8. Empresas participantes

9. Fecha de inicio del proyecto

10. Fecha de conclusión del proyecto

11. Número de registros digitalizados

12. Tamaño total de los TIFF master de los archivos digitalizados

13. Nº de páginas totales digitalizadas

14. Número de imágenes resultantes

15. URL de los archivos de preservación

16. URL de la colección en la BVD

17. URL a la ficha del proyecto

18. URL al PPT del proyecto

19. Metadatos utilizados

20. Incidencias destacables

21. Observaciones

Campo libre para anotar cualquier comentario importante sobre el proyecto.

34

Anexo IV

Manipulación de documentos

• Se digitalizará el documento completo, incluidas cubiertas, hojas de guarda, páginas en blanco de los pre-liminares, etc.

• Digitalización de láminas plegadas: digitalizar primero la lámina cerrada y luego la lámina desplegada.

• Libro con láminas a color: la imagen resultante siempre debe ser en color.

• Páginas desordenadas o mal encuadernadas: la digitalización debe ser una representación fiel del original físico, por lo que se mantendrá tal cual aparecen las páginas en el original. Se estudiarán específicamente aquellos casos donde no pueda entenderse el orden lógico de contenido de la obra.

• Se utilizará una cartulina de fondo cuando las letras de la página posterior se transparenten de tal manera que no pueda leerse el texto.

• Manipulación de documentos delicados:

- Deberán identificarse, en la base de datos de control de registros del proyecto, aquellos documentos delicados.

- Si el documento debe coserse de nuevo para su restauración: se descose y se aprovecha para digitalizar.

- Ejemplares catalogados como problemáticos (ver punto 4.7):

¤ Se digitalizarán con atril a doble disparo si es posible. Posteriormente se recorta individual-mente cada página para su preservación y difusión.

¤ Si no es posible (por ejemplo por rigidez o falta de apertura), se digitalizará a un disparo con el documento a 90º hacia abajo.

¤ Nunca se dejará un documento delicado abierto a 180º, tampoco se dejará caer la plancha de cristal en esa posición

35

Anexo V

Encuesta de digitalización

(para entregar al Área de Patrimonio de la Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural)

Datos generales de la Institución

Nombre del centro

Dirección

Persona de contacto

Dirección de correo electrónico

Teléfono

¿Posee la institución un plan estratégico de digitalizaciones? (adjuntar documento).

Número de proyectos de digitalización llevados a cabo

Número de proyectos de digitalización planificados

Ficha de proyecto de digitalización concluido

Nombre del proyecto

Tipo de fondos digitalizados(Monografías, prensa, mapas, fotografías, etc.)

Financiación del proyecto

¿Digitalizado por personal propio o por empre-sa (escribir nombre)?

¿Se elaboró un PPT entregado a la empresa?(enviar si es posible)

Nº total de imágenes del proyecto

Peso total de los archivos digitalizados

Formatos de las imágenes (JPG, PDF/A, TIFF…) y resolución

Formatos de Audio y Video (avi, mpg…)(enviar por correo un ejemplo de cada archivo)

Enviar por correo archivo ejemplo de cada uno de los formatos presentes en la digitalización (un TIFF, un JPG, etc.)

¿Se elaboraron Metadatos?

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Ficha de proyecto de digitalización planificado

Nombre del proyecto

Tipo de fondos a digitalizar(Monografías, prensa, mapas, fotografías, etc.)

Financiación del proyecto

¿A digitalizar por personal propio o por empresa (escribir nombre)?

¿Se va a elaborar pliego de prescripciones técnicas? (adjuntar si es posible)

Nº total de imágenes del proyecto

¿Qué fondo de su biblioteca, archivo o museo anterior a 1901, considera susceptible de ser digitalizado?*

Ficha de identificación de colección para digitalizar

Temática del fondo

Tipo de documento(Libros, prensa, mapas, discos, carteles, etc.)

Número de documentos a digitalizar

Razón para su digitalización (elija una o varias causas)

Gran uso que deteriora la colección (difusión y reproducción).

De especial relevancia y valor histórico (preservación de patrimonio).

Elevado riesgo de deterioro (acidez, deformación, ataques insectos y microorganismos…).

Con derechos de autor cedidos.

Especial interés para el usuario final.

* Rellenar una ficha por cada proyecto o colección susceptible de ser digitalizada

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Anexo VIIDocumentación de interés.

Workflows for still image digitisation / National Library of Australia.

Proceso de digitalización en la Biblioteca Nacional de EspañaBiblioteca Nacional de España. www.bne.es/es/Catalogos/BibliotecaDigital/docs/ProcesoDigitalizacionBNE_10012011_version3.PDF/A

Informe sobre requisitos de digitalización en la RBD: BVD.

Technical Standards for Digital Conversion of Text and Graphic Materials / LOC http://memory.loc.gov/ammem/about/techStandards.PDF/A

Image capture standars / NLA www.nla.gov.au/standards/image-capture

Proceso de digitalización de la BDH / BNEwww.bne.es/es/Catalogos/BibliotecaDigital/docs/ProcesoDigitalizacionBNE_10012011_version3.PDF/A

Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio público Comité de expertos de IFLA e ICA

Plan director para la digitalización de fondos del CSIC / URICI

Agenda Digital Española / Ministerio de Industria, energía y turismohttps://agendadigital.gob.es/

Manual de digitalización para fondos bibliográficos, documentación de archivo y fondos museográficos

SECRETARÍAGENERALTÉCNICA

SUBDIRECCIÓN GENERALDE PUBLICACIONESY PATRIMONIO CULTURAL

MINISTERIO DE DEFENSA