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C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1-A S.A. MD-MC-001

Versión: Original Pág.1 de 28

MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

Fecha: 28-Oct-2004

Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MD-MC-001



Fecha: 28-Oct-2004


TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 0. RESEÑA HISTORICA 0.1 PRINCIPALES CLIENTES 0.2 REQUISITOS DE LOS CLIENTES. 0.3 PRODUCTOS Y SERVICIOS 1 OBJETIVO 2 ALCANCE 3 EXCLUSION 4 RESPONSABILIDADES 5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL 6. ORGANIGRAMA 7. REVISION POR LA DIRECCIÓN 8. COMUNICACIÓN INTERNA 9. MEJORA CONTINUA 10. PLANEACION ESTRATEGICA 10.1 POLITICA DE CALIDAD . 10.2 MISION. 10.3 VISION 10.4 OBJETIVOS GENERALES DE CALIDAD 11. MAPA DE PROCESOS 12. CARACTERIZACION DE PROCESOS 12.1 PROCESO DE DIRECCION 12.2 PROCESOS DE REALIZACION 12.3 PROCESOS DE SOPORTE 13. DOCUMENTACIÓN vs. REQUISITOS DE LA NORMA NTC ISO 9001 -2000




Fecha: 28-Oct-2004


INTRODUCCIÓN El manual de calidad ha sido desarrollado de acuerdo a los requerimientos de la no rma NTC-

ISO 9001:2000 “Sistemas de Gestión de Calidad. Requisitos” y con las siguientes normas

de apoyo:

? NTC-ISO 9004:2000 Sistemas de Gestión de Calidad. Directrices para la mejora del

desempeño.

? NTC-ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de Calidad. Fundament os y Vocabulario.

Este documento muestra de manera clara y precisa el sistema de gestión de calidad

implementado para la empresa bajo el enfoque de procesos y teniendo como punto de

partida los principios de gestión de calidad:

? Liderazgo: Mediante la plan eación estratégica y el despliegue de esta a la organización.

? Enfoque al cliente: Tomando como razón de ser la necesidad de satisfacer necesidades

reales y potenciales a nuestros clientes.

? Enfoque basado en procesos: Dando empoderamiento a todos los proces os que se

desarrollan en la Empresa.

? Enfoque del sistema para la gestión: Interrelacionando los procesos para conformar un

todo durante la prestación de los servicios.

? Enfoque basado en hechos para el sistema de gestión: Mediante actividades de

seguimiento y medición, las cuales permiten evidenciar el desempeño.

? Participación de personal: Involucramiento del personal a nivel administrativo y operativo

en la implementación y mejora del sistema de gestión de la calidad.

? Mejora continua: Implementando desde la s directrices y política de la empresa, la mejora

continúa en el desarrollo de los procesos.

? Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Aplicando principios del gana -

gana con proveedores y subcontratistas.




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0. RESEÑA HISTÓRICA

COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL MULTISERVICIOS DE INGENIERÍA 1-A. S.A.

Fue creada por el señor Nabith Ahumada y el Ingeniero Nilson Ahumada, la cual surgió por

la necesidad de procesar en moldes la parafina liquida fabricada por la refinería de

ECOPETROL, con éste fin se c ompraba la parafina realizándole un proceso de mejoramiento

(moldeo de parafina) para comercializarlo y distribuirlo, ya que ECOPETROL no vendía la

parafina en moldes.

El primer trabajador que empezó en MULTISERVICIOS fue el señor Luis Arturo Aldana que

hasta el momento se encuentra laborando con la empresa.

El primer cliente de la empresa fue, Carbo química, con la que se empezó a negociar con 10

Toneladas de parafina moldeada.

Al año y medio de estar funcionando la empresa, se empezó a trabajar con asfaltos líquidos,

ya que hubo una buena bonanza, con el reparcheo y el arreglo de vías a través del INVIAS.

El asfalto que se comercializaba eran RC 250 ( Curado Rápido) y el MC 70 ( Curado Medio).

En vista de la necesidad de organizar la empresa por la oportunidad de mercado se inicio

con los aspectos legales de la misma.

Nuestra compañía se constituyó el día 14 de Septiembre de 1993 por escritura publica No.

2237 otorgada en la Notaria Primera del circulo de Barrancabermeja. Actualmente se

encuentra registrada en la cámara de comercio de Barrancabermeja bajo el No. 6838 del

libro respectivo.

Nuestras instalaciones cuentan con un área aproximada de 18.000 metros cuadrados.




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Contamos con un grupo de Ingenieros distribuidos de manera estratégica en las di ferentes

regiones del país donde tenemos presencia comercial; personal que cuenta con los recursos

y medios necesarios para ofrecer a cada uno de nuestros clientes, apoyo tecnológico en las

áreas donde se utilizan nuestros productos como materias primas. Dentro de esta asistencia

técnica deseamos resaltar labores encaminadas a control de equipos de combustión;

asesorías para cadenas de producción en temas de: ingenierías básicas de proceso, control

de procesos, seguridad industrial y control de perdidas e ntre otros.

Hemos pasado de facturar a 50 clientes permanentes en el año 1994 a 370 clientes de todo

el país (Barranquilla, Cali, Medellín, entre otros) en el 2004. Conviene destacar que a pesar

de las dificultades de la Economía Nacional, las ventas dur ante 2001 y 2002 crecieron

significativamente.

En la actualidad tenemos representantes comerciales en Bogotá, Medellín, Barranquilla y

Cali, atendidos por profesionales quienes ofrecen asesoría técnica.

Consideramos como una de nuestras fortalezas el est ar localizados en una zona de alto

desarrollo tecnológico e industrial, nuestros procesos industriales cuentan con.

Procesos de Ingeniería y Mantenimiento, Transporte, Contabilidad, Crédito, Cartera,

Jurídico, Contratación, Despachos y Compras; sala de juntas, recepción, gerencia y

laboratorios. Adicionalmente en planta poseemos servicios industriales como, vapor, agua,

aire comprimido, energía eléctrica y con una capacidad de almacenamiento de 320.000

galones.

Dentro de la alta gama de productos posee mos los siguientes, próximos a certificar.




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? Aditivo para gasolina “ MULTIOCTANOL 1-A “ . Se ha podido comprobar un ahorro

superior al 20% de la gasolina y una notoria mejoría del desempeño del motor ( se evita

el cascabeleo y se incrementa la potencia del motor ). el cual resulta muy económico

comparado con los apreciables beneficios .

? Relleno para cables telefónicos subterráneos “ WAXFILL GEL LV ” Contra tipo del

Witco gel ®.

Aspecto físico: Producto en gel semi sólido, Fundido da un liquido liger amente espeso,

cristalino y amarillo

Producto estable: Mantener alejado de oxidantes fuertes, combustible.

Toxicología: Puede ser nocivo por ingestión e irritante por contacto prolongado.

INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA

Ubicación de la sede Principal

Calle 74 No 19-01 barrio Libertad Barrancabermeja

NIT: 800-207932-1

Línea de atención al cliente: 6222990

Teléfono: 6224477

Fax: 0976200405

Página Web: www.multinsa.com




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0.1 PRINCIPALES CLIENTES

CIUDAD CLIENTE

CALI CABLES DE ENERGIA Y TELECOMUNICACIONES S.A CENTELSA S.A

BOGOTA INVERSIONES PETRO COMERCIAL

BOGOTA INVERSIONES Y PETRÓLEOS S.A

BOGOTA E.D.S. MOBIL LEYVAS LTDA

BOGOTA TEXACO 29 LTDA

BOGOTA ESTACIÓN V. C. LTDA

CALI ENERGICAR LTDA

BOGOTA CONSTANZA MALAGON

BARRANQUILLA, BOGOTA, CALI ESTACIÓN DE SERVICIO MOBIL

BOGOTA TERPEL INTIGUAIRA

DUITAMA -BOYACA ESTACIÓN DE SERVICIO LA ISLA

BOGOTA INVERSIONES MATIZ ALDANA L

LA DORADA SUPERMERCADO LISTO

BOGOTA TBAS EXPRESS LTDA

BOGOTA REAL TRANSPORTADORA S.A.

BOGOTA INVERSIONES HERRERA ARAUJO

BOGOTA AUTOCENTRO SOACHA E.U

0.2 REQUISITOS DE LOS CLIENTES

? Productos de Calidad

? Servicio post -venta( Garantía)

? Cumplimiento de especificaciones y tiempos de entrega

? Tecnología de vanguardia

? Recurso Humano Idóneo

? Precios competitivos en el mercado




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0.3 PRODUCTOS Y SERVICIOS

PRODUCTO PRESENTACIONES RELLENOS PARA CABLES TELEFONOCOS

WAXFILL GEL LV Tambor boca ancha por 170 Kilos

BETUN PARA CALZADO 32 GR

BETUN PARA CALZADO 325 GR

BIO-VARSOL 1-A 500 cc,800 cc, 1 GAL, 5 GAL, 55 GAL

XINGRAS 1-A VALVULA 500 cc

XINGRAS 1-A SIN VALVULA 500 cc

XINGRAS 1-A 1 GAL, 5 GAL

LIMPIAVIDRIOS VALVULA 500 cc

LIMPIAVIDRIOS SIN VALVULA 500 cc

LIMPIAVIDRIO 1 - A 1 GAL, 5 GAL

CERA AUTOBRILLANTE 1-A 750 cc, 1 GAL, 5 GAL, 55 GAL

OCTANPLUS 375 cc.

MULTIOCTANOL 750 cc,70 cc, 1GALON, 5 GAL , 55 GAL

ADITIVO DIESEL 1-A 500 cc, 375 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL

ADITIVO PARA ACEITE 1 -A 375 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL

BETUN BLACK SHINE 1000 GR, 325 GR

SILICONA MULTIBRIG 240 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL

CERA AUTOMOTRIZ 300 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL

DESENG. K`MURZOL 1-A 1 GALON, 5 GAL , 55 GAL

REFRIGERANTE COOLANT 900 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL




Fecha: 28-Oct-2004





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1. OBJETIVO

Presentar la estructura del Sistema de Gestión de Calidad de C.I. MULTISERVICIOS DE

INGENIERIA 1A S.A. imp lementado bajo el enfoque de procesos promovido por la norma

NTC ISO 9001:2000, el cual permita facilitar el conocimiento y divulgación del Sistema de

Gestión de Calidad a los clientes y partes interesadas.

2. ALCANCE

Fabricación y comercialización de rellenos para cables telefónicos subterráneos.

Fabricación y comercialización de aditivos mejoradores de la combustión para motores a

gasolina.

3. EXCLUSIÓN

Se excluye del Sistema de Gestión de Calidad de C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERIA

1-A S.A., la s actividades relacionadas con el numeral 7.3 “Diseño y Desarrollo” ya que los

productos y /o servicios ofrecidos por la organización a sus clientes, se realizan a partir de

criterios definidos y reconocidos a nivel mundial y sus proceso son adecuados a la capacidad

de C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A.

4. RESPONSABILIDADES

Será responsabilidad del Gerente, el Coordinador de Calidad, los Jefes de procesos y de los

empleados en general seguir todos los parámetros establecidos en este manual y cump lir

con las normas contempladas en él.

El Manual de Calidad, debe ser difundido al interior de la organización y su reproducción,

distribución, modificación y actualización solo es permitida por el Coordinador de Calidad.




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5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental define la manera como está documentado el Sistema de Gestión

de la Calidad, esta estructura se presenta en forma de pirámide en donde el grado de

información aumenta hacia la base de la pirámide.

Figura No.1. Estructura de la Documentación

Los documentos de origen externo actúan como elementos de soporte para el correcto

funcionamiento del sistema entre ellos tenemos: fichas técnicas, Catálogos. Norm as ISO

9000 y 9001, etc.

Los documentos de origen interno se identifican de acuerdo a su letra inicial en la

codificación de la siguiente manera: P procedimiento, G significa guía, I instructivo, y la

segunda letra determina a que macro proceso per tenece: D significa dirección, R realización

y S de soporte.

DOCUMENTOS

EX T ERNOS

Manual de

Calidad

Procedimientos

Plan de Calidad

Registros

Documentos requeridos para la planificación, operación y control del proyecto Instructivo Y guías

- Planeación Estratégica - Mapa de procesos - Caracterización Procesos

Subprocesos Actividades

- Procedimiento Operativos - Procedimientos Administrativos - Procedimientos Calidad

Para cada obra o proyecto especifico (Si Aplica)

Instructivos, Guías, Fichas técnicas, Catálogos.

Puede ser normalizados y no norma lizados (Actas, fotografías, resultados de laboratorio, informes, entre otros).




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6. ORGANIGRAMA ACTUAL DE C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERÍA 1-A S.A. La Asamblea de Socios, es la máxima autoridad de la organización, se reúne una vez por

año para deliberar los estados financieros del año fiscal anterior y el movimiento

administrativo, contable y financiero según la agenda de trabajo y así mismo, diseñar

objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo.

Gerente. Es el representante legal de la entidad en todas las acciones administrativas,

financieras, contables, jurídicas y de acciones legales en su entorno.

Existen tres áreas definidas, productiva, administrativa y de comercialización.

Las responsabilidades del personal de la empresa están definidas en los perfiles del cargo,

caracterizaciones, procedimientos, instructivos.




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7. REVISION POR LA DIRECCIÓN

Se ha establecido realizar la revisión por la dirección después de la primera Auditoria Interna

de Calidad y posteriormente se realizará semestr almente. La misma se desarrollara con la

participación de el Gerente, los accionistas y el coordinador de calidad, evidenciándose en el

formato “Acta de Reunión”

8. COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna en esta Organización se realiza a través de reuniones formales e

informales con el personal involucrado en el sistema de Gestión de la Calidad. En otras

ocasiones por intermedio de la cartelera se informe sobre las novedades y boletines según la

ocasión como información general.

9. MEJORA CONTINUA

La mejora continua se evidencia a través de las acciones Correctivas, Preventivas y de

Mejoras, Auditorias Internas de Calidad, análisis de los Indicadores de Gestión,

cumplimientos de las metas establecidas, la mejora en la realización de los productos y de

los procesos, la tecnificación de las materias primas y de la infraestructura de la

Organización, realización de la revisiones por la dirección.

10. PLANEACION ESTRATEGICA

10.1 POLÍTICA DE CALIDAD

C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A. S.A. Empresa dedicada a la fabricación y

comercialización de rellenos para cables telefónicos subterráneos y aditivos mejoradores de

la combustión para motores a gasolina, de la industria nacional. Se compromete con la

búsqueda de la satisfacción del cliente y la mej ora continua de sus procesos, sustentados en

su alta capacidad técnica y financiera, el recurso humano idóneo y cumpliendo con los

requisitos pactados con los clientes.




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10.2 MISIÓN

C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERÍA 1 -A S.A. Es una empresa dinámica, rentable y

productiva, líder en la fabricación y comercialización de productos químicos de la línea

automotriz, industrial y del hogar, mediante un desempeño profesional y eficiente

enmarcados por altos niveles de calidad en los productos y servicios ofrecidos; y a su vez

aportando con nuestras actividades al no deterioro del medio ambiente.

10.3 VISION

Seremos una empresa sólida a nivel nacional y con un importante posicionamiento de

nuestros productos en los mercados internacionales. Con los procesos que realizamos

contribuiremos al crecimiento económico de la región y al desarrollo sostenible del país.

10.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

? Disminuir el número de quejas y reclamos de los clientes.

? Incrementar el nivel de satisfacción del cliente.

? Disminuir el número de productos no conformes

? Garantizar el cumplimiento oportuno de los tiempos de entrega pactados.

? Disminuir costos de no calidad

? Mantener las maquinarias, herramientas e instrumentos de medición en adecuadas

condiciones de uso.

? Aumentar la rentabilidad de la empre sa.

? Mantener el nivel de competencia de la empresa.

C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1-A S.A.


Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

11. MAPA DE PROCESOS

Gestión Comercial Y

Recepción De Pedidos

Laboratorio y producción Envasado y Etiquetado

Almacenamientoy despacho

REQUI S I TOS

DEL

CL I ENTE

Mejora Continua

PROCESOS DE REALIZACIÓN

Gestión de recursos

Gestión Estratégica y

revisión por la dirección

PROCESOS DE DIRECCION

Flujo de información

PROCESOS DE SOPORTE

Gestión y mejora

Recurso Humano

Gestión

documental

Mantenimiento

e Infraestructura

Compras

REQUISITOS

C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1-A S.A. Versión:Original



12. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS 12.1 PROCESO DE DIRECCIÓN

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN ESTRATEGICA Y REVISIÓN

POR LA DIRECCIÓN

DIRECCION __TIPO DE PROCESO:

REALIZACIÓN____ OBJETIVO: Planificar las actividades y recursos necesarios para la implementación de estrategias que garanticen el mejoramiento continuo y el desarrollo normal de las actividades y procesos de la organización.

PROCESOS DE ENTRADAS

Todos los procesos del S.G.C.

ENTRADAS Desempeño global del S.G.C. Sugerencias del cliente Información general Requerimientos del cliente Resultados de auditorias Oportunidades de mejora Indicadores de gestión

ACTIVIDADES Determinar mecanismos para alcanzar la satisfacción del cliente. Establecer el direccionamiento de la empresa. Establecer políticas y objetivos de calidad. Establecer indicadores de gestión. Efectuar las revisiones por la dirección. Asignación de recursos para el S.G.C. Divulgar en toda la empresa la política y objetivos de calidad. Analizar datos y tomar decisiones.

Misión y VisiónPolítica y objetivos de calidad.Actas de reunión.Recursos.Acciones de mejoraIndicadores

RECURSOS Humano (Gerente) Técnico (computador, Internet) Económico

RESPONSABLES Gerente

PARTICIPAN

Representante de la dirección Responsables de los demás procesos

REQUISITOS NTC ISO 9001:2000 Numerales 5.1,5.2,5.3,5.4,5.6,8.4 y 8.5

Todos los procesos del S.G.C.

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Análisis de indicadores de gestión Verificación del cumplimiento de los objetivos propuestos. Resultados de auditorias internas de calidad. Revisión de las acciones de mejoramiento del sistema. Acciones de mejora del proceso.

MEDICIÓN DEL PROCESO Indicador satisfacción del cliente.

REGISTROS DE CONTROL

Acta de reunión Indicadores de gestión.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O SOPORTE NTC ISO 9001:2000 Guía de herramientas para la toma de decisionesGuía revisión por la dirección.Manual de calidad de la organización.




NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE RECURSOS

DIRECCION __TIPO DE PROCESO :

REALIZACION _OBJETIVO: Gestionar los recursos técnicos y económicos necesarios para la implementación y mejora continua de la organización.


- Todos los

procesos del S.G.C.

ENTRADAS - Cotizaciones y Facturas - Recepción de obligaciones

por pagar - Formato de solicitud de

crédito. - Recepción de cuentas por

cobrar - Prioridad de pagos - Resultados y anexos del

software contable - Necesidad de recursos

ACTIVIDADES - Consulta diaria de los saldos en los bancos. - Recaudo de cartera - Establecer estrategias para la consecución de

recursos financieros - Consultar y gestionar créditos con los bancos - Diligenciar solicitudes de crédito. - Estados financieros - Pago a proveedores. - Administración de la caja menor - Gestionar recursos

- Recursos gestionados- Comprobantes de egreso- Implementar y ejecutar las

estrategias definidas por la organización en cuanto la gestión de recursos.

- Estado de cartera clientesactualizado

- Registro de solicitud de crédito.

- Comprobante de ingreso- Análisis de estados financiero

RECURSOS - Humano

(Gerente, Auxiliar de gestión de recursos)

- Técnico (computador ,software)

- Económico

RESPONSABLES Contadora Auxiliar contable

PARTICIPAN

Gerente. Jefe de compras

REQUISITOS - Los definidos por el cliente. - Los definidos por ley - Los definidos por la organización - NTC- ISO 9001:2000 Numeral 6 .1, 6.3, 6.4, 8.3, 8.4,

8.5.

- Compras- Gestión documental- Recurso Humano- Gestión y mejora- Mantenimiento e infraestructura

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Detección e implementación de mejoras - Controlar los niveles de cartera. - Facturas vencidas a proveedores - Control de índices financieros - Disponibilidad de recursos

MEDICIÓN DEL PROCESO Liquidez

REGISTROS DE CONTROL - Comprobantes de egresos e ingresos - Registro de estado de cartera de clientes

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O SOPORTE - Software contable- NTC




12.2 PROCESOS DE REALIZACIÓN

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION COMERCIAL Y RECEPCIÓN

DE PEDIDO

DIRECCIÓN_____ SOPORTE______TIPO DE PROCESO:

REALIZACION _xOBJETIVO: Establecer y ejecutar las estrategias para incrementar la participación en él mercado e identificar los requisitos de los clientes y asegurarse que sean divulgados al interior de la organización el resultado de la solicitud de compra.


-Gestión estratégica y

revisión por la dirección.

- Gestión de recursos

ENTRADAS - Orden compra 2 - Registros de los clientes

y anexos - Requisitos del cliente - Directrices de gestión

estratégica Copia de guía de envío de producto entregado

- Certificados de calidad para los clientes

ACTIVIDADES - Consulta en cartera de los clientes - Diligenciar formato de salida de producto de bodega - Verificación de la capacidad de cumplimiento a clientes - Elaborar factura - Elaborar remisión y guía de envíos - Recepción de quejas y reclamos del cliente - Toma de pedidos - Visita a clientes actuales y potenciales - Comunicar las ofertas a los clientes - Mantener buenas relaciones con los clientes - Identificar y establecer estrategias de mercadeo para

penetrar a nuevos mercados Modificaciones al contrato u orden de compra 2

- Factura- Remisión y guí- Formato de salida de

producto en bodega- Ordenes de compra 2- Estrategias de mercadeo- Informe semanal de

recaudo de cartera - Informe mensual de

Gestión y cumplimiento de metas (DNV)

RECURSOS Humano (personal de recepción, Mercaderistas) Técnico (computador, teléfono y papelería) Económico

RESPONSABLES Director Nacional de ventas

PARTICIPAN Gerente Mercaderistas Gestor comercial Secretaria

REQUISITOS - Los definidos por el cliente y por la organización - NTC- ISO 9001:2000 Numerales 7.1 y 7.2

- Recurso Humano- Gestión documental- Gestión y mejora- Mantenimiento e infraestructura

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Informe mensual de gestión y cumplimiento de

metas (DNV) - Detectar e implementar oportunidades de mejora - Revisión de la capacidad para cumplir con los

requisitos de cliente. MEDICIÓN DEL PROCESO

- Quejas y reclamos Incremento del volumen de ventas

REGISTROS DE CONTROL - Facturas - Orden de compra 2 - Registro para clientes - salida de bodega ventas - Software inteligente ANT

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O SOPORTE - NTC- Guía para recepción de pedidos WaxFill.- Guía para recepción de pedidos Multioctanol




NOMBRE DEL PROCESO: LABORATORIO Y PRODUCCIÓN DIRECCIÓN ______ SOPORTE______

TIPO DE PROCESO : REALIZACION _

OBJETIVO: Establecer, realizar actividades y pruebas pertinentes para la elaboración de un producto conforme con los requisitos de calidad establecidos Por el cliente y la organización


- Gestión comercial

Y Recepción de pedidos

- Almacenamiento y despacho

- Envasado y etiquetado

ENTRADAS - Especificaciones del

cliente - Orden de pedido de

Waxfill - Materias primas para

pruebas y prototipos - Informes de resultados de

mediciones externas - Certificado de calibración

de Instrumentos

ACTIVIDADES - Análisis y balance de materias primas - Reunión de producción. - General Orden de producción Waxfill - Determinar materias primas e insumos requeridos

para la producción. - Producción del producto (Elaboración) - Muestras para analizar - Realizar las mediciones de laboratorio requeridas - Realización del cerificado de calidad del producto

- Orde

del Waxfill- Producto Liberado

para envasado - Certificado de

calidad del producto- Envió de muestras

para mediciones externas

RECURSOS

- Humano ( Ing.

Químico) - Técnico

(elementos de laboratorio)

- Económico

RESPONSABLES - Jefe de Laboratorio

PARTICIPAN - Jefe de producción - Auxiliar de Laboratorio y personal involucrado en el proceso.

REQUISITOS - Los establecidos para el producto - Los establecidos por la organización - NTC- ISO 9001:2000 NUMERALES 7.1, 7.2, 7.5,

7.6

- Gestión documental- Gestión de la mejora- Mantenimiento e infraestructura- Recurso humano- Compras

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Auditorias internas - Calibración y verifición de los equipos e

instrumentos de medición. - Verificación del cumplimiento de los requisitos de

los productos (certificado de calidad) - Detectar e Implementar acciones de mejora

MEDICIÓN DEL PROCESO VERIFICACIÓN DE MEDICIONES EFECTUADAS

REGISTROS DE CONTROL - Orden de producción - Bitácora de medición de laboratorio - Registro de verificación y control para producción - salida de bodega de materia prima - Orden de producción - Certificado de calidad Waxfill - Certificado de calidad multioctanol - Informes de resultados de mediciones (externo)

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O SOPORTE- NTC- Manual - Procedimiento para mediciones de laboratorio

WAXFILL- Procedimiento para mediciones de laboratorio

MULTIOCTANOL- Procedimiento para elaboración de Waxfill - Procedimiento para elaboración de Multioctanol




NOMBRE DEL PROCESO: ENVASADO Y ETIQUETADO

DIRRECCION______ SOPORTE______TIPO DE PROCESO:

REALIZACION _ OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para garantizar la adecuada preservación y trazabilidad del producto.


- Laboratorio y

Producción

ENTRADAS - Producto liberado para

envasado - Etiquetas de información. - Envases - Tapas - Cajas de cartón

ACTIVIDADES - Alinear sistema de mezclado con las máquinas de

envasado - Calibrar máquinas de envasado y tapado - Limpiar o cambiar filtros - Alistar envases y etiquetas - Colocar la etiqueta, y empacar en cajas - Transportar a zona de almacenamiento - Realizar registro de entrega de producto

terminado a bodega

- Producto envasado,

etiquetado y empacado - Registro de verificación y

control para envasado.- Registro entrega a Bodega

de producto terminado-

RECURSOS - Humano (Jefe de

producción y ayudante)

- Técnico (Maquina de envasado y tapado)

RESPONSABLES Jefe de producción.

PARTICIPAN Ayudantes

REQUISITOS - NTC- ISO 9001:2000 Numerales 7.1, 7.2, 7.5.1,

7.5.3, 7.5.5, 8.3, 8.4,y 8.5. - Los establecidos por la organización.

- Gestión documental- Compras- Recurso humano- Mantenimiento e infraestructura- Gestión y mejora

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Verificación de la adecuada preservación del

producto. - Identificación del producto para garantizar su

trazabilidad. - Limpieza de la maquinaria de envasado y filtro - Calidad de envases y etiquetas - Detectar e implementar acciones de mejora

MEDICIÓN DEL PROCESO No conformidades detectadas en auditorías

REGISTROS DE CONTROL Entrega de producto terminado (entrega Bodega) Registro de verificación y control para envasado.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O SOPORTE - NTC- Guía envasado de Multioctanol- Guía envasado de Waxfill




NOMBRE DEL PROCESO: ALMACENAMIENTO Y DESPACHO

DIRECCION ______ SOPORTE______TIPO DE PROCESO:

REALIZACION _OBJETIVO: Mantener, preservar y controlar el inventario de materias primas y producto terminado, a su vez emitir orden de producción de multioctanol y preparar y despachar el producto terminado de acuerdo con la salida de bodega ventas.


- Envasado y

etiquetado - Gestión

comercial y recepción de pedidos

ENTRADAS - Salida de bodega

materia prima - Producto empacado

sin sellado (cajas) - Materias primas - Registro entrega de

producto terminado - Factura - Remisión y guía de

envío

ACTIVIDADES - Verificar tapado del producto - Colocar banda de seguridad - Sellar cajas - Rotular caja y No de envío - Realizar el despacho de la mercancía - Entregar materia prima a producción - Verificación de inventario - Elaborar orden de producción del multioctanol - Adjuntar documentación para el envío del producto. - Adjuntar certificado de calidad del producto.

- Orden de producción del multioctanol

- Producto empacado, sellado y marcado

- Registro de entrega de producto terminado a la transportadora.

- Factura - Remisión y guía de envío- Certificado de calidad del

productoRegistro de entrega de materias primas

RECURSOS - Humano (Jefe

de bodega y auxiliar)

- Técnico (sellador )

RESPONSABLES Almacenista

PARTICIPAN Ayudante técnico

REQUISITOS - NTC- ISO 9001:2000 Numerales 7.1, 7.2, 7.5.1,

7.5.3, 7.5.5, 8.3. - Los establecidos por la organización.

- Gestión documental- Recurso humano- Mantenimiento e infraestructura- Gestión y mejora- Compras

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Verificación de niveles de inventario - Verificación del cumplimiento de requisitos. - Detectar e implementar acciones de mejora


REGISTROS DE CONTROL - Orden de producción - Salida de bodega materia prima

DOCUMENTOS DE R - NTC- ISO 9001:2000 - Guía para el despacho de pedidos




12.3 PROCESOS DE SOPORTE

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION Y MEJORA DIRECCION ____ SOPORTE___

TIPO DE PROCESO: REALIZACION ___

OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para la realización de las auditorias internas de calidad y a su vez para el establecimiento de las acciones correctivas y preventivas, y el control del producto no conforme.


-Todos los procesos del S.G.C.

ENTRADAS - No conformidades - Programa de auditorias - Resultados de auditorias

internas - Quejas, reclamos y

sugerencias de los clientes - Acciones correctivas y

preventivas tomadas anteriormente

ACTIVIDADES - Detectar producto no conforme - Establecer el manejo del producto no conforme - Identificar causas de las no conformidades

reales y potenciales. - Implementar acciones correctivas y preventivas. - Realizar las auditorias internas. - Implementar las actividades de mejora

SALIDAS - Informe del producto no

conforme.- Acción correctora- Acciones correctivas y

preventivas- Resultados de auditorias

internas

RECURSOS - Humano

(Gerente) - Técnico

(computador, Internet)

- Económico

RESPONSABLES Coordinadora de calidad Gerente

PARTICIPAN Personal de los procesos

REQUISITOS NTC- ISO 9001:2000 Numerales 8.1, 8.2.2 , 8.2.3, 8.3, 8.5.1, 8.5.2 y 8.5.3,

- Recurso Humano- Gestión documental- Gestión estratég- Compras

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO ? Realización de auditorias internas ? Revisiones de la gerencia ? Hacer seguimiento de la eficacia de las acciones

correctivas y preventivas tomadas. ? Detectar oportunidades de mejora


REGISTROS - Producto no conforme - Programa de auditoria - Formato Sistema de mejoramiento - Plan de auditoria - Quejas y reclamos (Página Web) - Informe de auditoria interna - Plan de acción de auditoria - Sugerencias - Lista de verificación

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O S - NTC- ISO 9001:2000 - Procedimiento del control del producto no conforme- Procedimiento de acción correctiva- Procedimiento de acción preventiva- Procedimiento de Auditoria Interna




NOMBRE DEL PROCESO: RECURSO HUMANO

DIRECCION__TIPO DE PROCESO:

REALIZACION ___OBJETIVO: Mantener e incrementar el grado de competencia del personal, definir los perfiles de los cargos que afecten la calidpara la evaluación y reevaluación.


- Todos los

procesos del S.G.C.

ENTRADAS - Hojas de vida - Necesidades de contratación

del personal. - Selección del personal - Perfil del personal a

necesitar. - Necesidades de capacitación.

ACTIVIDADES - Realizar perfil de los cargos - Definir responsabilidades del cargo. - Seleccionar el personal de acuerdo al perfil realizado. - Contratar al personal. - Hacer inducción del personal. - Realizar programa de capacitaciones. - Realizar capacitaciones. - Evaluar el personal para asegurar que las capacitaciones

proporcionadas sean eficaces y eficientes.

-

-

- -

RECURSOS - Humano (Jefe

de personal) - Técnico

(computador, Internet)

- Económico

RESPONSABLES Jefe de personal

PARTICIPAN Secretaria Responsable de cada proceso del S.G.C

REQUISITOS NTC ISO 9001:2000 Numeral 6.2 Ley 100 Ley 50 Los establecidos por la organización. Reglamento interno de trabajo

- - - -

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Verificar perfiles definidos Seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades Resultados de auditoria Detectar oportunidades de mejora Cumplimiento del programa de capacitaciones Verificar la efectividad de las capacitaciones realizadas.

MEDICIÓN DEL PROCESO - Competencia del personal - Cumplimiento del programa de capacitación

REGISTROS DE CONTROL - Evaluación del desempeño del personal - Programa de Capacitación. - Capacitación y/o inducción. - Hojas de vida

- -

-




NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DOCUMENTAL

DIRECCION ____ SOPORTE___

TIPO DE PROCESO: REALIZACIÓN____

OBJETIVO: Establecer las actividades requeridas para la elaboración, revisión, aprobación, control y seguimiento de los documentos, formatos y registros definidos dentro del S.G.C de la organización.


- Todos los procesos

del S.G.C.

ENTRADAS - Registros del sistema - Necesidad de la creación e

identificación de documentos para el S.G.C

- Necesidad de almacenar y proteger la información

ACTIVIDADES - Crear toda la documentación necesaria para el S.G.C. - Planificación del control de los documentos y registros - Controlar los documentos y registros. - Gestión de documentos externos - Gestión de documentos internos. - Definir la conservación y almacenamiento de documentos

y registros. - Definir la disposición de documentos y registros. - Elaborar formatos.

RECURSOS - Humano (Gerente y

coordinador de calidad)

- Técnico (computador, papelería, Internet)

- Económico

RESPONSABLES Coordinador de calidad

PARTICIPAN

Todo el personal

REQUISITOS NTC ISO 9001:2000 Numerales 4.2.3,4.2.4.

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Realización de auditorias internas - Revisiones por la dirección - Verificar el manejo que se le da a los documentos y

registros que se generen. - Detectar oportunidades de mejora

MEDICION DEL PROCESO No conformidades detectadas en auditorías

REGISTROS DE CONTROL - Listado maestro de documentos - Listado maestro de registros - Solicitud de elaboración y/o modificación de documentos.




NOMBRE DEL PROCESO : MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA

DIRECCION ______ SOPTIPO DE PROCESO: REALIZACION _

OBJETIVO: Mantener en óptimas condiciones de uso de todos los equipos, maquinaria e instrumentos de medición cuya función pueda incidir en la calida


- Procesos Operativos

ENTRADAS - Programación de

Calibración o verificación de los instrumentos de medición

- Hoja de vida de los Instrumentos y equipos

- Programa de Mantenimiento Preventivo.

ACTIVIDADES Diagnostico, análisis y evaluación de daños Identificar Instrumentos críticos, no críticos y patrones y ejecución del Programa de calibración y mantenimiento. Registrar los resultados de la calibración , verificación de los Instrumentos de medición Almacenar y preservar los equipos y patrones. Actualizar hojas de vida de los equipos. Realización y registro de los mantenimientos correctivos que se realicen.

Cumplimiento del programa de mantenimiento y calibración. Hoja de vida actualizada de los Instrumentos equipos. Equipos e instrumentos de medición calibrados Maquinaria y equipos en condición de operabilidad

RECURSOS Humanos (Personal de mantenimiento)

Técnicos Instrumentos de medición - Maquinarias Económico

RESPONSABLE Jefe de mantenimiento

PARTICIPAN Coordinador de calidad Personal involucrado

REQUISITOS NTC- ISO 9001 Numerales 7.6,.8.2.3,8.2.4,6.3 Los definidos por el fabricante del equipo según las especificaciones técnicas.

Los establecidos por la empresa para el mantenimiento de equipos

- Calidad Análisis y Mejoras- Recurso Humano - Gestión Documental- Compras

SEGUIMIENTO YMONITOREO DEL PROCESO Realizar seguimiento a la programación de calibración. Revisar y Verificar ajuste Verificación seguimiento del programa de mantenimiento Actualización hoja de vida maquinaria, Equipos e instrumentos de Calibración Detectar oportunidades de mejora e implementarlas.

MEDICION DE PROCESO Mantenimiento de las maquinarias, herramientas e instrumentos

REGISTROS DE CONTROL

? Hoja de vida de equipos ? Programa de Mantenimiento Preventivo ? Orden de Mantenimiento ? Plan maestro de control metrologico

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O SOPORTE

- NTC-ISO 9001:2000- Guía Mantenimiento Correctivo de Maquinaria y Equipo - Certificados de calibración de los equipos.(Exte




NOMBRE DEL PROCESO: COMPRAS

DIRECCION_______ SOPORTE__TIPO DE PROCESO:

REALIZACION____OBJETIVO: Establecer los criterios para evaluación, selección y reevaluación de proveedores necesarios para adquirir insumos que cumplan con los requisitos especificados por el cliente y la organización.


- Todos los procesos

del S.G.C.

ENTRADAS - Necesidad de adquirir un

producto o servicio. - Requerimientos del cliente - Control de inventario. - Certificado de calidad del

insumo adquirido. - Cotizaciones. - Listado de posibles

proveedores. - Informe de insumo no

conforme adquirido.

ACTIVIDADES - Determinar criterios para la selección de

proveedores. - Selección de proveedores - Determinar mecanismos para la evaluación de los

proveedores. - Evaluación y reevaluación proveedores. - Inspeccionar y cumplimiento de requisitos para

insumos adquiridos. - Solicitar cotizaciones. - Elaborar orden de compra.

CotizacionesEvaluación y Reevaluación de desempeño de proveedores Listado proveedores seleccionadosOrden de compraAdquisición del insumo / servicio. Remisión del insumo no conforme al proveedor.

RECURSOS - Humano (Gerente) - Técnico

(computador, teléfono, papelería, Internet)

- Económico

RESPONSABLES Jefe De Compras

Participan Almacenista Auxiliar de laboratorio

REQUISITOS - NTC ISO 9001:2000 Numerales 7.4 - Especificaciones del cliente. - Los definidos por la organización. - Los legales que apliquen a las compras.

- Gestión de recursos- Recurso Humano.- Mantenimiento e infraestructura- Gestión documental.- Gestión y mejora.

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Evaluación y reevaluación del desempeño de

proveedores. - Inspección en la recepción de los productos

comprados. - Acciones de mejora del proceso.

MEDICIÓN DEL PROCESO Indicador eficacia de las compras: # producto adquiridos- # devoluciones X 100 # de productos requeridos

REGISTROS DE CONTROL - Orden de Compra - Evaluación del desempeño de proveedores.

(Excel) - Cotizaciones. (Externo) - Facturas. (Externo) - Listado maestro de proveedores. - Inscripción de proveedores.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O SOPORTE - NTC ISO 9001:2000 - Procedimiento de Compras.- Instructivo para la selección, evaluación Y

Reevaluación de proveedores.




13. RELACION DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CON LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC

P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 REQUISITO

NORMA Gestión

estratégica y revisión por la dirección

Gestión de

Recursos

Gestión comercial y

recepción de pedidos

Laboratorio Elaboración

Envasado y etiquetado

Almacenamiento

y despacho Compras

4.2.3 4 . 4.2.4

5.1 X X 5.2 X 5.3 X 5.4 X 5.5 X

5

5.6 X 6.1 X 6.2 6.3 X

6.

6.4 X 7.1 X X

7.2.1 X X 7.2.2 X X X X X 7.2.3 X 7.4 X 7.5

7.5.1 X X 7.5.2 X 7.5.3 X X 7.5.4 X 7.5.5 X X

7

7.6 8.1

8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 X 8.3 8.4 X 8.5 X

8.5.1 8.5.2

8

8.5.3




ISO 9000:2000.

MANUAL DE CALIDAD MULTISERVICIOS version 1 Xa · PDF fileECOPETROL, con éste fin se c...

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