MANUAL DE CALIDAD - … 14001:2004 NMX-SAA-14001-IMNC-2004 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ....

Universidad de Colima

Nombre del documento Fecha de elaboración Edición Clave Revisiones 16 de mayo de 2005 SG-MC-01

Fecha de Implantación Copias controladas MANUAL DE CALIDAD 28 de julio de 2005

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Prohibida la reproducción total o parcial de esta documento, cualquier solicitud debe ser aprobada por la Secretaría General de la Universidad de Colima 1 de 45

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Unidad de Organización y Métodos Secretario General Rector


MANUAL DE CALIDAD

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y AMBIENTAL

CONFORME A LAS NORMAS DE REFERENCIA

ISO 9001:2000 NMX-CC-9001-IMNC-2000 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - REQUISITOS

ISO 14001:2004 NMX-SAA-14001-IMNC-2004 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL




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Contenido Página

1 OBJETIVO 1.1 Objetivo del Manual de Calidad

2 MODELO DE CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA 3 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

3.1 Alcance 3.2 Exclusiones al Sistema de Gestión de Calidad

4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos generales 4.2 Requerimientos de la documentación

5 RESPONSABILIDAD DE RECTORÍA Y DEPENDENCIAS 5.1 Compromiso de la Rectoría y Dependencias 5.2 Enfoque al estudiante y usuarios 5.3 Política de Calidad 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.6 Revisión por la Rectoría y Dependencias

6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisión de recursos 6.2 Recursos humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo

7 REALIZACIÓN DEL SERVICIO 7.1 Planificación de la realización del servicio 7.2 Procesos relacionados con el estudiante y usuarios 7.3 Diseño y desarrollo 7.4 Compras 7.5 Prestación del servicio 7.6 Control de los dispositivos de medición y medición

8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.2 Seguimiento y medición 8.3 Control del servicio no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora

Sistema de gestión ambiental (complementarios)

4.3.1 Aspectos ambientales 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos 4.3.3 Objetivos, metas y programas ambientales 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias

Glosario ANEXOS

A Alcance del sistema de gestión B Descripción de la interacción de los procesos del sistema de gestión de la U de C C Matriz de responsabilidades para el sistema de gestión de la U de C D Normateca




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PRESENTACIÓN En el inicio del nuevo milenio, la Universidad de Colima se ha consolidado como una institución de excelencia, con sólida pertinencia social y una experiencia acumulada por más de medio siglo de estudio y trabajo; esto ha sido posible gracias a la cooperación e integración de directivos, docentes, administrativos, alumnos, egresados, que con su desempeño, labor diaria y constancia han contribuido al crecimiento de nuestra Institución. La Universidad de Colima, asume el compromiso plasmado en la misión universitaria: “Formar profesionales y científicos con sentido creativo, innovador y humanista altamente competitivos, comprometidos con el desarrollo armónico de la sociedad y con su entorno nacional e internacional”. Los logros alcanzados han sido significativos, ello se ha manifestado en el crecimiento y mejora constante de las áreas sustantivas de la Universidad; en el área de docencia se puede resaltar la atención a más de 23 mil estudiantes, el mecanismo de selección de aspirantes equitativo en los tres niveles educativos media superior, superior y posgrado. Desde 1999 dio inició el Programa Institucional de Tutorías mismo que a la fecha da atención a 9,137 estudiantes, lo que representa una cobertura del 89.6% de la matrícula total del nivel superior, asimismo se han fortalecido los servicios de orientación educativa y vocacional de modo que permiten garantizar la formación integral de los estudiantes. En lo referente a movilidad estudiantil, actualmente somos la institución líder en la materia al registrar el 4.6% de movilidad de estudiantes, distribuidos en 77 instituciones de 19 países. El programa de becas es una de las estrategias institucionales más importantes para garantizar la equidad en el ingreso y permanencia de los estudiantes, considerando los tres niveles educativos, anualmente el 40.1% de los estudiantes de la Universidad de Colima reciben algún tipo de apoyo económico. La responsabilidad y compromiso que demandamos a los alumnos para ser mejores no es un acto unilateral. Ser corresponsables tiene un valor superior en nuestro proyecto de excelencia, por ello mejoramos los servicios médicos y psicológicos, hoy tenemos adscritos al seguro facultativo al 93% de la matrícula escolar de los tres niveles educativos. Además como estrategia para apoyar el Programa Universitario de Inglés se crearon varios Centros de Autoacceso al Aprendizaje de Lenguas (CAAL) distribuidos en los cinco campus universitarios, el total de alumnos atendidos en los diferentes centros asciende a 12,769 estudiantes. Por su parte, el Programa Universitario de Liderazgo con Desarrollo Humano PROLIDEH fortalece el potencial humano a través de un proceso transformador e integrador de la persona para su inserción en la sociedad en tres líneas de actuación; liderazgo estudiantil, liderazgo universitario y liderazgo social. En lo referente a las bibliotecas universitarias, actualmente contamos con 8 especializadas en áreas específicas de educación superior y 2 para el nivel medio superior; en abril de 2004 se logró la certificación con normas ISO del Sistema Bibliotecario de la Universidad de Colima, realizada por ABS Quality; los servicios certificados fueron; adquisición, catalogación y clasificación de material bibliográfico y documental, consulta en línea de acervos a través de Sistema Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima (SIABUC), convirtiéndolo con esto en el primer sistema bibliotecario integral certificado con normas ISO a nivel nacional. En el ámbito académico, nuestra Alma Mater ofrece 118 programas educativos, 13 opciones en el nivel medio superior, 9 de profesional asociado, 58 de licenciatura 11 especialidades, 22 maestrías y 8 doctorados; distribuidos en 5 campus: Manzanillo, Tecomán, Colima, Coquimatlán y Villa de Álvarez. De manera constante, los comités curriculares trabajan en la reestructuración y creación de planes y programas de estudio, con la finalidad de ofrecer carreras acordes a las tendencias que impone la modernidad. En este sentido, nuestra Universidad se ha caracterizado por encontrarse en un camino de mejora constante, por ello delineó para el nivel superior el Modelo Académico Curricular de la Universidad de Colima, el cual busca establecer las bases para la innovación del modelo educativo a partir de la definición de ejes curriculares que orienten la estructuración de planes de estudios. Este




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modelo es una propuesta integradora de base humanista cognitivo – contextual que, como su nombre lo indica, intenta retomar los principales postulados del desarrollo de la educación superior en el siglo XXI1. En lo referente a la evaluación externa de los programas educativos, la institución ha venido trabajando, como resultado continuo realizado desde 1997, nuestra institución cuenta con el 100% de los programas educativos evaluables de profesional asociado y licenciatura en el nivel 1 de los CIEES (40), mismos que atienden al 75% de la población estudiantil de la institución. En respuesta a lo anterior, el pasado 29 de noviembre de 2004 el Presidente de México Vicente Fox Quesada en ceremonia oficial realizada en el salón Adolfo López Mateos de los Pinos, entregó reconocimientos a Nuestra Universidad y a otras 7 instituciones de educación superior del país, cuyos avances y logros en los procesos de fortalecimiento institucional y calidad educativa las han hecho distinguirse a nivel nacional. En lo referente a investigación, se ha trabajado de manera constante para su fortalecimiento y vinculación con la docencia y promover la investigación aplicada; lo anterior ha sido una de las políticas institucionales estratégicas en el desarrollo de la calidad educativa de nuestra Alma Mater. Lo que favoreció la participación de los profesores al incorporarse en los centros de investigación, a la docencia en nivel licenciatura, la atención a estudiantes en tutoría y asesoría académica, así como en acciones de gestión académica. Además se creo el Fondo Ramón Álvarez Buylla de Aldana (FRABA) que propició las actividades de investigación en nuestra institución mediante el financiamiento a proyectos de investigación. Adicionalmente se han realizado intensas labores de gestión ante instancias que ofrecen apoyos para la investigación. En los últimos ocho años, se han realizado 885 proyectos de investigación y 538 publicaciones. En este mismo sentido, y haciendo referencia a la difusión y extensión de la cultura y como parte de la formación integral de los estudiantes y ciudadanos con alta calidad como profesionistas se ha establecido como un reto importante la promoción de las actividades deportivas y culturales, enfatizando en todo momento su carácter formativo. En el primer semestre del año 2005, se cuenta con 7 ligas universitarias, 15 selecciones deportivas de la institución así como 37 opciones para acreditar las actividades deportivas, incluyendo un programa dominical. En lo referente a la difusión de la cultura, se tienen integrados 32 grupos artísticos que dan respuesta al programa Amigos del Arte. Finalmente, cabe mencionar que la Universidad de Colima inició un proyecto para la implementación de un modelo de gestión de la calidad, que busca la certificación de procesos estratégicos llevados acabo en la institución; por ello se brindó capacitación a 68 universitarios sobre Inducción al sistema de gestión de la calidad y ambiental de la Universidad de Colima, asimismo, se capacitaron a 2,200 personas de las cinco delegaciones regionales. Lo anterior nos permite afirmar hoy, que la Universidad de Colima cuenta con un sólido desarrollo en las áreas sustantivas docencia, investigación, difusión de la cultura, vinculación y gestión, así mismo ha evolucionado en las funciones adjetivas de la administración, finanzas y servicios de tecnologías de información; esto nos conduce a intensificar de manera colegiada los trabajos que permitan asegurar la consolidación institucional mediante un sistema de gestión de la calidad∗.

1 Universidad de Colima, Dirección General de Educación Superior. Modelo Académico Curricular para la Universidad de Colima, Colima, México, 2005. ∗ Los datos fueron obtenidos del Cuarto Informe de Labores del Segundo Periodo Rectoral del Dr. Carlos Salazar Silva. Diciembre de 2004.




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1 OBJETIVO

Establecer de manera documental la política, los objetivos, los lineamientos y responsabilidades que sustentarán la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental de la Universidad de Colima, los cuales están basados en los requisitos de las Normas NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO 9001:2000 y NMX-SAA-14001-IMNC-2004 / ISO 14001:2004. 1.1 Objetivo del Manual de Calidad El presente manual proporciona las políticas para implementar, administrar y mantener el Sistema de gestión (de la Calidad y Ambiental), el cual está orientado a la satisfacción de los estudiantes, usuarios y partes interesadas, basado en los siguientes capítulos de las normas de referencia:

NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO 9001:2000

4. Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 5. Responsabilidad de la Dirección 6. Gestión de los recursos 7. Realización del servicio 8. Medición, análisis y mejora

NMX-SAA-14001-IMNC-2004 / ISO 14001:2004 4. Sistema de Gestión ambiental ISO 14001




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2 MODELO DE CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA

Para garantizar el fortalecimiento entre las partes que interactúan en la Universidad de Colima, así como para el logro de los objetivos establecidos, es fundamental que las actividades sean ejecutadas bajo una perspectiva sistémica y altamente funcional, para lo cual se presenta el siguiente esquema: Una vez que se han identificado la interrelación de los proceso de las diferentes coordinaciones generales (ver anexo B), tanto de las funciones sustantivas como las funciones adjetivas de la institución se procede a la definición de la política de calidad y de la política ambiental, las cuales son comunicadas en toda la institución y son el punto de partida para la definición de los objetivos de calidad y de los programas ambientales que son la base para el establecimiento del alcance del sistema de gestión así como de la documentación de los procesos por medio de los planes de calidad.

• Es responsabilidad de la Rectoría y de sus dependencias (ver la parte superior del cuadro) mostrar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión y la mejora continua de la institución, además de llevar a cabo revisiones del sistema de gestión (ver apartado 5.6 del manual de calidad) para verificar su efectividad.

• La calidad de los productos y servicios depende directamente del recurso humano, no se le

podrá exigir a la gente que realice bien su trabajo si no se le proporciona la infraestructura y el ambiente de trabajo adecuado para lograrlo.

• Para la realización de los productos y servicios universitarios se requiere de la planificación de

la realización de los mismos, del conocimiento de los requisitos y especificaciones de cada uno de ellos, así como del control de su realización.

• Mediante la medición, el análisis y la mejora se demuestra la conformidad de los productos y

servicios a través de auditorias, de la identificación y atención de la satisfacción de los estudiantes y usuarios, del seguimiento y medición de los procesos y servicios, del control de las no conformidades, del análisis y síntesis de los datos, de la mejora continua, de las acciones correctivas y de las acciones preventivas.

• La planificación y los programas ambientales (ver la parte inferior del cuadro) se deben

implementar para alcanzar los objetivos y metas ambientales, indicando la asignación de responsabilidades para lograrlo.

• La implementación y operación de sistema de gestión ambiental debe considerar los recursos,

funciones, responsabilidades y autoridad, la competencia, formación y toma de conciencia, la comunicación, el control documental, el control operacional y la preparación y respuesta ante emergencias.

• Es necesario considerar la verificación, las acciones correctivas y preventivas para tratar las no

conformidades reales y potenciales, controlando los registros, programando y ejecutando las auditorías internas.

• Para el sistema de gestión ambiental también es responsabilidad de la Rectoría y de sus

dependencias (ver la parte superior e inferior del cuadro) realizar revisiones del sistema de gestión (ver apartado 5.6 del manual de calidad) para verificar su efectividad.




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Como podemos observar en la figura superior e inferior los bloques no representan terminación de actividades sino ciclos de mejora que se reflejan en satisfactores para la comunidad universitaria, de los sectores sociales y productivos, así como también de las partes interesadas.

RECTOR

COORDINACIÓN GENERAL DE

DOCENCIA

COORDINACIÓN GENERAL DE EXTENSIÓN

UNIVERSITARIA

COORD. GRAL. DE SERVICIOS Y

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

COORDINACIÓN GENERAL

ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

COORDINACIÓN GENERAL DE VINCULACIÓN

COORDINACIÓN GENERAL DE

INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA

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Política Ambiental Planificación y programas ambientales

Implementación y Operación

Revisión por la Rectoría

Verificación y Acción Correctiva

Política de Calidad Responsabilidad de la Rectoría

Recursos humanos y materiales

Mediciones, análisis y mejoras

Realización de productos y servicios universitarios

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ESTRUCTURA PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN El esquema que a continuación se presenta, nos permite tener una visión general de los aspectos que de las normas ISO 9001:2000 e ISO14001 se presentan en este manual de calidad. Los criterios del capítulo cuatro se refieren al adecuado establecimiento de la estructura documental de la Universidad de Colima, por esta razón el responsable de esta actividad es la Unidad de Organización y Métodos, el cual se apoya de las dependencias que conforman el modelo de gestión de la calidad. Los criterios del capítulo cinco se refieren al establecimiento de las políticas y objetivos (de calidad y ambientales), la definición y actualización de la estructura institucional, la comunicación interna y el compromiso de realizar revisiones formales al sistema de gestión por parte de la Rectoría y de las autoridades de la institución. Es de esperarse que la adecuada operación tanto de los programas académicos como del sistema de gestión, dependen en gran medida de los recursos disponibles, por tal razón, los criterios del capítulo seis, se refieren a la provisión y administración de los recursos humanos, de infraestructura y materiales, siendo los responsables de estos requisitos la coordinación General Administrativa y financiera a través de la Dirección General de Recursos Humanos y la Dirección General de Obras Materiales y Servicios. Los criterios del capítulo siete establecen la necesidad de planificar y formalizar la realización de los productos y servicio que ofrece cada dependencia, para lo cual es necesario conocer adecuadamente los requerimientos y necesidades de nuestra institución, comunidad universitaria y partes interesadas, controlando cada proceso de principio a fin. El análisis de los resultados obtenidos de las actividades de cada dependencia y su continua mejora, es la característica de los criterios del capítulo ocho de la norma ISO 9001, asegurando que se conoce el

Coordinación General Administrativa y Financiera

RectoríaSecretaría General

Coordinaciones Generales

Representante ISO 9001 Representante ISO 14001

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

Unidad de Organización y

Métodos

4.2.2 4.2.3 4.2.4

Dirección General de Recursos

Humanos

6.2

6.2.2

6.3 6.4

PROCESOS INTERRELACIONADOS (ver anexos)

ISO 9001 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

8.2 8.3 8.4 8.5

ISO 14001

4.3.1 4.3.2 4.3.4 4.4.7

Dirección General de Obras Materiales

y Servicios RECTOR

CGD

CGEU

CGSTI CGAF

CGV

CGIC




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nivel de satisfacción de nuestros estudiantes y usuarios, auditando internamente el sistema de gestión y controlando adecuadamente las situaciones indeseables. Como se observa en la figura anterior, también es responsabilidad de cada dependencia cumplir con ciertos requisitos de la norma de gestión ambiental ISO 14001, consistentes principalmente en el establecimiento de políticas, objetivos, metas y programas de gestión ambiental así como de la preparación y respuesta ante emergencias.

3 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y AMBIENTAL

3.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental en los planteles y dependencias de la Universidad de Colima, rige las actividades y procesos que afectan la calidad de los servicios relacionados con: procesos de enseñanza-aprendizaje, extensión-vinculación, investigación científica, tecnologías de información, procesos administrativos y de soporte. Los procesos a certificar se mencionan detalladamente en el anexo A de este manual de calidad. 3.2 EXCLUSIONES Y SU JUSTIFICACIÓN Requisito 7.5.2 Validación de los procesos de producción y de prestación del servicio (ISO 9001): Debido a que todos los servicios que proporcionan los planteles y dependencias de la Universidad de Colima son factibles de evaluar en sus atributos permite asegurar el cumplimiento de los requerimientos de los estudiantes, usuarios y beneficiarios; ello incluye la recepción de los requisitos e información, proceso y servicio terminado, por lo que no es necesaria la validación de los procesos de las operaciones de producción y de servicio, excluyéndose así del Sistema de Gestión de la Universidad de Colima; tal exclusión no afecta la capacidad o responsabilidad para proporcionar servicios que cumplan con los requisitos de la propia institución, de los estudiantes y usuarios, así como de los legales y reglamentarios.

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4 SISTEMA DE GESTIÓN

4.1 REQUISITOS GENERALES La institución establece, documenta, implementa y mantiene un sistema que considera la gestión de la calidad y la gestión ambiental, así como su mejora continua, mediante las siguientes actividades: a) La identificación de los procesos para el sistema de gestión y su aplicación en la Institución (ver

anexo A). b) La determinación de la secuencia e interacción de estos procesos (ver anexo B). c) Los criterios y métodos necesarios para asegurar que tanto la operación como el control de

estos procesos sean eficaces (ver el plan de calidad documentado para cada proceso que se encuentra en las diversas dependencias de la institución).

d) La disponibilidad de recursos e información necesaria para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos (ver el plan de calidad documentado para cada proceso que se encuentra en las diversas dependencias de la institución).

e) El seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos, (ver apartados 7.5.3 y 8.4 del presente manual de calidad).

f) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos (ver el plan de calidad documentado para cada proceso que se encuentra en las diversas dependencias de la institución).

Cuando la Universidad de Colima, por medio de sus dependencias contrate externamente algún proceso que afecte la conformidad de sus servicios, deberá asegurarse de identificar y controlar tales procesos.

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 4.2.1 GENERALIDADES

La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental de la Universidad de Colima puede estar en cualquier formato o tipo de medio y se jerarquiza de la siguiente manera:

Sistema de Gestión (calidad y ambiental)

Requisitos generales

Requisitos de la documentación

Política de calidad y política ambiental Objetivos de calidad Programas, objetivos y metas ambientales

Manual de calidad Procedimientos de gestión Planes de calidad Documentos propios de la Universidad de Colima Registros




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ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA

NMX-SAA-14001-IMNC-2004 Sistema de gestión ambiental

4.1 Requisitos generales Acervo de publicaciones ambientales

4.2 Política ambiental Política ambiental de Universidad de Colima

Aspectos ambientales 4.3 Planificación 4.3.1 Aspectos ambientales Aspectos ambientales significativos

Normatividad ambiental

Licencias y permisos

Reportes e informes a las autoridades 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos

Matriz de aplicabilidad de normatividad ambiental por Dependencia

Objetivos y metas ambientales

Seguimiento y medición de los objetivos y metas ambientales 4.3.3 Objetivos, metas y programas Programas ambientales aplicables en las Dependencias

4.4 Implementación y operación 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidades y autoridad 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia

Matriz de responsabilidades Funciones y responsabilidades de materiales manejados

Ahorros de energía, materiales e insumos

4.4.3 Comunicación Folletos y trípticos:

Introducción a ISO 14001 Roles y responsabilidad en el sistema de gestión ambiental Clave de colores para contenedores de residuos Preparación y respuesta ante emergencias

Manual del sistema de gestión 4.4.4 Documentación

Procedimientos de gestión y de gestión ambiental

Procedimiento para el control de documentos

Lista maestra de documentos 4.4.5 Control de documentos Materiales peligrosos de la Universidad de Colima por plantel

Listado de procedimientos operativos de la Universidad de Colima 4.4.6 Control de operaciones

Procedimientos documentados de la Universidad de Colima

4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias Procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias

Listado de verificación para el aseguramiento del cumplimiento regulatorio

Roles y responsabilidades del cumplimiento regulatorio ambiental 4.5 Verificación 4.5.1 Seguimiento y medición 4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal Procedimiento para la evaluación de los requisitos legales

Registro de acción correctiva, preventiva y de mejora 4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

Reporte anual de incumplimientos a la normatividad ambiental

Procedimiento para el control de los registros 4.5.4 Control de los registros

Lista maestra de registros

Programa anual de auditorías 4.5.5 Auditoria interna

Informes de auditoría

4.6 Revisión por la rectoría y/o Dependencias Reporte de revisión al sistema de gestión




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4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD La Unidad de Organización y Métodos es la responsable de elaborar, distribuir e implementar el presente manual de calidad, que describe el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental de la Universidad de Colima y las interacciones de sus procesos. Incluye y/o hace referencia a todos los procedimientos documentados aplicables que son requeridos por la norma de referencia en el cual está basado el sistema de gestión.

4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Además de la responsabilidad de la elaboración y control de los manuales operativos de los planteles y dependencias de la Universidad de Colima, la Unidad de Organización y Métodos establece la metodología para el control, distribución, actualización, autorización y mantenimiento de los documentos del sistema de gestión de la Universidad de Colima. Los documentos del sistema de gestión son controlados permanentemente y están disponibles para su uso. En este sentido, la Universidad de Colima establece el procedimiento institucional denominado “Procedimiento para la elaboración del soporte documental de la estructura organizacional PGUC-0001”, el cual describe:

a) Los mecanismos para editar, revisar y aprobar los documentos institucionales, incluyendo su identificación y su estado de revisión.

b) El mecanismo para el control de los documentos, incluyendo los documentos externos.

c) El mecanismo que permita que los documentos estén disponibles en las dependencias correspondientes.

d) El control y la identificación de los cambios en los documentos.

e) La identificación de los documentos de origen externo, así como el control de los documentos obsoletos que se retengan por algún motivo.

La Secretaría General de la Universidad de Colima mantiene copia de los respaldos de la estructura documental del sistema de gestión y delega a cada dependencia la responsabilidad de controlar sus propios documentos con base en el “Procedimiento para la elaboración del soporte documental de la estructura organizacional PGUC-0001” así como de la lista maestra de documentos FOAIUC-0003.

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS

La Universidad de Colima, por medio del procedimiento institucional denominado Control de los Registros PGUC-0002 establece la metodología para proporcionar evidencia de la conformidad de sus servicio así como de la operación eficaz del sistema de gestión en los planteles y dependencias, mediante la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Cada responsable de plantel o dependencia, conserva y protege sus registros generados. Los registros conservados para fines estatutarios, de acreditación de programas, legales, fiscales o ambientales, son controlados por cada plantel, dependencia o área responsable quien define el tiempo de conservación de acuerdo a las disposiciones establecidas por la institución.




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5 RESPONSABILIDAD DE LA RECTORÍA 5.1 COMPROMISO DE LA RECTORÍA Y SUS DEPENDENCIAS La Rectoría y sus dependencias, por medio de los delegados regionales, directores de plantel y directores de dependencia, comunica continuamente a los colaboradores de la Universidad de Colima la importancia de satisfacer los requisitos de los estudiantes y otros usuarios, además de los legales, reglamentarios y ambientales. 5.2 ENFOQUE AL ESTUDIANTE Y USUARIOS La Rectoría y sus dependencias, por medio de los delegados regionales, directores de plantel y directores de dependencia, asegura que los requisitos de la Universidad de Colima, de los estudiantes y usuarios, incluyendo los ambientales se determinan y se cumplen con el propósito de obtener su satisfacción, para esto se establecen, implementan y mantienen los siguientes procesos:

• Planes de calidad. • Evaluación de la satisfacción de los estudiantes y usuarios de la Universidad de Colima. • Programa de gestión ambiental.

5.3 POLÍTICA DE CALIDAD La Rectoría y sus dependencias, por medio del Comité Institucional de Gestión de la Calidad y Ambiental (CIGCA), define la política de calidad con base en el análisis de la misión, visión, las metas institucionales, las necesidades y expectativas de los estudiantes y usuarios; incluyendo el compromiso con la mejora continua. La política de calidad se expresa en términos claros y representa el marco para la definición de las políticas de calidad por dependencia.

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Compromiso de la Rectoría y

Dependencias Enfoque al estudiante y

usuarios

• Política de calidad • Política ambiental • Objetivos de calidad • Objetivos, metas y

programas ambientales

Responsabilidad, autoridad y

comunicación

Responsabilidad de la Rectoría y Dependencias

Revisión por la Rectoría y Dependencias de la Universidad de Colima




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Cada dependencia define y comunica su propia política de calidad asegurando que sea adecuada a sus propósitos y como marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad, por medio del documento denominado política y objetivos de calidad SG-RG-01.

POLÍTICA DE CALIDAD INSTITUCIONAL

En la Universidad de Colima, con una orientación a la mejora continua y estándares internacionales, realizamos las funciones de docencia, investigación, difusión de la cultura, vinculación y gestión, con el objetivo de formar integralmente a nuestros estudiantes.

5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD Como un compromiso con la mejora continua, cada dependencia de la Universidad de Colima establece, implementa y mantiene objetivos de calidad cuantificables y congruentes con la política de calidad definida también por cada dependencia. De igual manera la Rectoría y sus dependencias, por medio del CIGCA, define la política ambiental, así como los objetivos y metas ambientales, con base en la naturaleza de las funciones de la institución y sus impactos ambientales, incluyendo el compromiso con la mejora continua y para prevención de la contaminación. La política ambiental también se expresa en términos claros y los objetivos son cuantificables por medio de las metas ambientales, con el fin de verificar periódicamente su cumplimiento. La difusión institucional de la política de calidad y de la política ambiental se realiza mediante su presentación al personal de la Universidad de Colima, los representantes de la Rectoría son los responsables de esta actividad, además aseguran que su impresión sea publicada en las áreas de la institución donde se requiera. Para asegurar la implantación y entendimiento de la política de calidad, el representante de la Rectoría para el Sistema de Gestión de la Calidad, en coordinación con el CIGCA realizará revisiones a través de las auditorias internas y/o de manera aleatoria al personal de la institución sobre la política de calidad y su compromiso con la calidad. Para asegurar su implantación y entendimiento de la política ambiental, el representante de la Rectoría para el Sistema de Gestión Ambiental, en coordinación con el CIGCA realizarán revisiones a través de las auditorias internas y/o de manera aleatoria al personal de la institución sobre la política de ambiental y el compromiso con el medio ambiente, incluyendo el uso adecuado de los recursos y la prevención de la contaminación.




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POLÍTICA AMBIENTAL

La Universidad de Colima es una institución educativa, de investigación y difusión de la cultura, cuya comunidad está comprometida con el cuidado y el desarrollo ambiental, en un proceso de mejora continua, previniendo riesgos y mitigando impactos ambientales con una visión de sustentabilidad, ajustada a la legislación aplicable bajo un sistema de gestión ambiental basado en la Norma ISO 14001.

OBJETIVOS AMBIENTALES INSTITUCIONALES GESTIÓN DE LA EDUCACIÓN AMBIENTAL PARA LA SUSTENTABILIDAD 1. Fomentar una cultura de responsabilidad ambiental en la comunidad universitaria. GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN AMBIENTAL PARA LA SUSTENTABILIDAD 2. Realizar proyectos de investigación ambiental. GESTIÓN DE LA VINCULACIÓN EXTERNA PARA EL DESARROLLO AMBIENTAL REGIONAL PARA LA SUSTENTABILIDAD 3. Promover que los universitarios realicen programas ambientales de vinculación externa. ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL DE LOS INMUEBLES E INVENTARIO UNIVERSITRARIO PARA LA SUSTENTABILIDAD 4. Operar los campus universitarios con criterios ambientales.

5.4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y AMBIENTAL

La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental de la Universidad de Colima procura las actividades y los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de los planteles y dependencias de nuestra institución, tales como:

• Actividades de establecimiento, documentación e implementación del sistema de gestión.

• Otros documentos que describen los métodos y los recursos materiales, humanos y los que son necesarios para alcanzar los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental.

• Los procesos incluidos en los planes de calidad están determinados de tal forma que permitan el cumplimiento de los objetivos de calidad así como de la mejora continua, con el propósito de mejorar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental.




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5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

La responsabilidad, autoridad e interrelación del personal que administra, realiza y verifica el trabajo relacionado con la calidad y la gestión ambiental, está definida y documentada por la Coordinación General Administrativa y Financiera, a través de la Dirección General de Recursos Humanos y con base en los estatutos institucionales; tomando en cuenta los niveles jerárquicos, la experiencia, habilidades y conocimientos del personal académico, administrativo y operativo, para esto se establece el organigrama de la Universidad de Colima, el cual es comunicado al personal, complementándose con los perfiles y descripciones de puestos. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA (ver anexo E) El anexo C muestra el documento denominado Matriz de Responsabilidades para el Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental de la Universidad de Colima, el cual especifica la distribución de las responsabilidades para el cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad e ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental.

5.5.2 REPRESENTANTES DE LA RECTORÍA El Rector asigna al representante de la Rectoría para el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), quien con independencia de sus funciones, tiene la responsabilidad y autoridad para:

• Asegurar que el SGC se establezca, implemente y mantenga de acuerdo con la norma aplicable.

• Informar al Rector sobre el desempeño del SGC para su revisión y para su mejora.

• Asegurar que se promueva la toma de conciencia y el compromiso sobre el cumplimiento de los servicios y productos que ofrecemos a nuestros estudiantes y usuarios.

El Rector asigna al representante de la Rectoría para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA), quien con independencia de sus funciones, tiene la responsabilidad y autoridad para:

• Asegurar que los requisitos del SGA, son implantados y mantenidos de acuerdo con la norma aplicable.

• Informar al Rector sobre el desempeño del SGA para su revisión y para su mejora. La asignación de ambos representantes de la Rectoría se hizo tomando en cuenta su perfil profesional, su conocimiento respecto a los procesos internos y su habilidad para tomar decisiones; esta asignación se encuentra documentada y comunicada al interior de la Universidad de Colima.

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA

La Universidad de Colima, mantiene una comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la institución acerca de los aspectos de calidad y ambiental, para mantener adecuadamente su Sistema de Gestión de la Calidad; lo que permite asegurar la efectividad del sistema de gestión, mediante el cumplimiento de la política de calidad, los objetivos de calidad, la política ambiental, los programas, objetivos y metas ambientales, los requisitos de calidad de los servicios educativos y de gestión




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ambiental, así como los resultados obtenidos. La Universidad de Colima promueve la retroalimentación y la comunicación con su comunidad universitaria por medio de lo siguiente:

a) Tecnologías de Información y Comunicación Institucional. b) Juntas y reuniones de trabajo. c) Circulares y comunicados internos. d) Intranet e) Internet (página web y correo electrónico institucional) f) Estructuración de comités de trabajo g) El diario “El Comentario” con un tiraje de 5000 ejemplares. h) La estación de radio “Universo FM” con transmisión estatal.

El esquema documental en el que se basa el Sistema de Gestión de la Calidad es la herramienta que se utiliza para asegurar el control de los procesos y el cumplimiento de los requerimientos de los estudiantes, usuarios y partes interesadas. Todos los vocablos específicos inherentes a las actividades de la Universidad de Colima así como al sistema de gestión se encuentran descritos en el apartado tres de cada uno de los procedimientos documentados que integran al sistema, tomando como referencia la norma NMX-CC-9000-IMNC-2000 Fundamentos y Vocabulario. La Rectoría, se asegura que la estructura institucional (organigrama) se encuentre actualizada y sea del conocimiento del personal en todos los niveles de la institución. La estructura institucional provee los canales de comunicación interna, siendo una herramienta de trabajo importante con la cual el personal de la Universidad de Colima entiende su papel y se desempeña de acuerdo con él. La interrelación entre los colaboradores de la institución involucrados en el sistema de gestión, aseguran la comunicación efectiva y la claridad de responsabilidades. Los mensajes pueden ser verbales o escritos y son transmitidos por líneas formales de comunicación, fluyendo de la siguiente manera:

a) Comunicación descendente: Para enviar mensajes por cualquier medio de la Rectoría a la Secretaría General, Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Delegaciones y Dependencias, hasta el personal académico, administrativos y de servicios, proporcionando las instrucciones suficientes y específicas de trabajo.

b) Comunicación ascendente: Es la que va del personal de servicios, administrativos, académicos, Dependencias, Delegaciones, Direcciones Generales, Coordinaciones Generales, Secretaría General y Rectoría; esta comunicación proporciona información sobre los resultados de tareas asignadas, también por este medio se conocen las opiniones del personal.

c) Comunicación horizontal: Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico teniendo como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel.

El flujo de la comunicación en la Universidad de Colima se esquematiza de la siguiente manera:

Comunicación interna

b)




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El representante del Sistema de Gestión Ambiental es responsable de comunicar la información referente al SGA a todos los colaboradores de la Universidad de Colima, esta comunicación debe incluir lo referente a la política ambiental, aspectos ambientales significativos, programa de gestión ambiental, riesgos y riesgos ambientales, auditorías al sistema de gestión y sus resultados, no conformidades registradas, resultados de las revisiones al sistema de gestión por parte de la dirección. Así como los programas y/o actividades de reciclaje, reducciones y ahorros de recursos, reusos u otros. Asimismo, comunica cada que sea necesario a la Rectoría, delegados regionales o directores, las actividades ambientales por realizar, con el propósito de obtener su aprobación; además de manera inmediata informa a la Rectoría, delegados regionales, directores y a las partes involucradas, las preguntas externas que puedan afectar las actividades y/o imagen de la institución o de alguna de sus dependencias, escuelas o planteles, procediendo a dar respuesta documentada de manera inmediata, manteniendo las evidencias de esta comunicación. El representante del SGA mantiene la siguiente dirección electrónica [email protected] para atender preguntas, información y otras comunicaciones con los colaboradores de la Institución y sus dependencias, con la comunidad universitaria y con el público en general, manteniendo los registros correspondientes de estas actividades. La comunicación interna de nuestra casa de estudios es multidireccional para evitar obstáculos que impidan asegurar la interrelación de los procesos, la relación estudiantes, usuarios y Universidad de Colima así como del funcionamiento del sistema de gestión ambiental, con el propósito de que la información sea transmitida correctamente desde la salida de un proceso hasta la entrada del proceso siguiente.

5.6 REVISIÓN AL SISTEMA DE GESTIÓN POR LA RECTORÍA, COORDINACIONES GENERALES Y DEPENDENCIAS

En Consejo Universitario, la Universidad de Colima efectúa al año dos sesiones ordinarias, sesiones extraordinarias en cualquier tiempo para tratar asuntos urgentes, y sesiones solemnes cuando el propio consejo o el Rector así lo determinen. Además se realizan reuniones continuas entre la Rectoría y las áreas estratégicas de la Universidad de Colima para tratar asuntos académicos, del sistema educativo nacional, de los sectores sociales y económicos, etcétera. La Universidad de Colima establece en este manual de calidad la metodología a seguir por la Rectoría,




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coordinaciones generales y dependencia para realizar las revisiones programadas al sistema de gestión. La revisión del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental se lleva a cabo mediante una reunión semestral, en la cual se analiza y evalúa la pertinencia y eficacia de los procesos de gestión de la calidad y ambiental para determinar las oportunidades de mejora, el cumplimiento de la política y objetivos de calidad, así como la necesidad de cambios en los mismos; la reunión se lleva a cabo mediante los siguientes lineamientos: 1.- Los representantes del Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Gestión Ambiental o el de la dependencia convocan oportunamente a los responsables de la delegación regional, plantel o dependencia, a que participen en la reunión de revisión al sistema de gestión. 2.- El día de la reunión, se registra la asistencia de los participantes, este registro se anexará al informe de revisión al sistema de gestión. 3.- Durante la reunión se revisa y evalúa la información relacionada con los siguientes puntos:

1. Informes de auditorias al sistema de gestión. 2. Reclamos y retroalimentación de los estudiantes, colaboradores y/o usuarios de los servicios. 3. Resultados de la evaluación del servicio por parte de la comunidad universitaria, usuarios y

sectores (de acuerdo al alcance de la evaluación). 4. Desempeño y mejora en el proceso para la conformidad de los servicios educativos. 5. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Rectoría, delegaciones regionales,

direcciones de plantel y direcciones de dependencia. 6. Estado de las Acciones Preventivas y/o Correctivas. 7. Los cambios que puedan generarse a la política de calidad. 8. Los cambios que puedan generarse a los objetivos de calidad. 9. Los cambios que puedan generarse a la política de ambiental. 10. Los cambios que puedan generarse a los objetivos y metas ambientales. 11. Las circunstancias cambiantes del medio ambiente. 12. Los cambios que pudieran afectar al Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. 13. Mejoras al Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental

4.- Al término de la reunión y en un plazo no mayor a diez días hábiles cada dependencia elabora el informe de revisión al sistema de gestión SG-RG-02, el cual hace referencia a la información utilizada para la revisión del sistema de gestión así como los resultados que se obtuvieron y los acuerdos definidos. El informe deberá reproducirse y ser enviados a la Rectoría, Secretaría General y al responsable de la dependencia. 5.- Los resultados de la revisión deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con:

a) La mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental de la Universidad de Colima y sus procesos.

b) La mejora del servicio educativo en relación con los requisitos de los estudiantes y usuarios. c) La necesidad de aplicar recursos humanos, materiales o financieros.

6.- Una vez elaborado el informe de revisión al sistema de gestión SG-RG-02, los representantes del Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Gestión Ambiental o el de la dependencia solicita una




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reunión con el Rector, (o autoridad correspondiente al alcance de la revisión) con el propósito de analizar el informe y autorizar los acuerdos generados. 7.- Los representantes del Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Gestión Ambiental o el de la dependencia será el responsable de dar seguimiento a los acuerdos definidos en el informe de revisión del sistema de calidad, manteniendo informado a Rectoría, al CIGCA y/o a la dependencia.

6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS La Universidad de Colima en sus diferentes planteles y dependencias, establece mecanismos para gestionar los recursos necesarios que permitan la realización de sus procesos, asegurando su disponibilidad para el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental con el propósito de incrementar la satisfacción de los estudiantes, usuarios y de todas las partes interesadas, procurando:

• Establecer la información para detectar las necesidades de recursos. • Efectuar la planificación de los recursos en el corto, mediano y largo plazo. • Realizar el seguimiento de las tareas de revisión y acreditación de sus programas académicos.

El Programa Integral de Fortalecimiento Institucional (PIFI), el Programa Integral de Fortalecimiento Institucional de Educación Media Superior (PIFIEMS) y el Programa Integral de Fortalecimiento del Posgrado (PIFOP) son proyectos que se realizan con la metodología de planeación estratégica, con la finalidad de definir las áreas de fortalezas y oportunidades con base en un análisis de indicadores institucionales. Se determinan las necesidades de apoyo económico para la mejora y el aseguramiento de la calidad académica. La Secretaría de Educación Pública es la que determina la asignación de los recursos económicos, una vez realizada la evaluación de estos proyectos.

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Provisión

de los

recursos Recursos Humanos

Infraestructura Ambiente de trabajo

Gestión de los recursos




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6.2 RECURSOS HUMANOS

Personal académico El esfuerzo de nuestra institución se hace evidente al mejorar los porcentajes del perfil del profesorado de tiempo completo, en comparación de la media nacional. Al termino de la elaboración de este manual de calidad, la Institución cuenta con en el nivel superior con el 91% de los Profesores de Tiempo Completo (PTC) cuentan con posgrado. Por su parte, en el nivel superior, el 9% son PTC y el resto profesores por horas. Al primer semestre del año 2005 el 73.4% de estos profesores tienen grado académico de licenciatura, el 14.3% de maestría, y sólo el 5.7% son pasantes de licenciatura. En este mismo periodo y en lo referente al posgrado, el 49.8% son PTC y el resto son profesores por asignatura, de ellos el 33.6% tienen grado académico de maestría, el 63.9% de doctorado y sólo el 1.6% de licenciatura.

6.2.1 GENERALIDADES

La Universidad de Colima implementa acciones para mejorar la formación y profesionalización del personal académico mediante diversos programas de apoyo para estudios de posgrado, proyectos de investigación, formación de tutores y becas. El personal docente, administrativo y operativo cuenta en su expediente con las evidencias referentes a su preparación académica, formación, habilidades y experiencia laboral. Del total de expedientes de trabajadores universitarios que obran en archivos de la Dirección General de Recursos Humanos, se encuentran debidamente digitalizados más del 95%. La institución establece en el procedimiento denominado recursos humanos DGRH-PO-01 los criterios solicitados por la norma de referencia.

6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN La Universidad de Colima, por medio de la Dirección General de Recursos Humanos y la Coordinación General de Docencia asegura que las características del desempeño del personal permita desarrollar adecuadamente sus funciones asignadas, así como de implementar y mantener el sistema de gestión, para mejorar continuamente su eficacia y aumentar la satisfacción de los estudiantes y usuarios mediante el cumplimiento de sus requisitos y la procuración medioambiental, estableciendo los lineamientos de competencia, toma de conciencia y formación, correspondientes al personal de la institución. Ingreso Todo el personal docente que ingresa a la Universidad de Colima, lo hace bajo la autorización de la Rectoría y en cumplimiento con la normatividad institucional y las disposiciones establecidas por la Dirección General de Recursos Humanos. Para los PTC, el proceso de selección inicia con los Cuerpos Académicos de la Dependencia de Educación Superior correspondiente, quienes evalúan el currículo y las competencias docentes y de investigación del aspirante, para determinar si cumple con el perfil requerido, posteriormente se gestiona una entrevista con el Rector.




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El proceso de selección de profesores de asignatura comienza por la dirección del plantel, en cumplimiento de los estatutos académicos. Se realiza una entrevista que permita asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos, se envía para validación a la dirección de nivel (medio superior, superior o posgrado), posteriormente se remite la documentación recopilada a la Dirección General de Recursos Humanos para iniciar el proceso de contratación. Para el personal administrativo (plazas sindicalizadas); el sindicato se entrevista con el candidato donde se recopilan los documentos requeridos para el puesto, la Dirección General de Recursos Humanos realiza también una entrevista y aplica, si lo considera necesario (con base en el puesto), las evaluaciones respectivas. La evaluación consiste en determinar sus competencias y aptitudes personales. El personal administrativo y de servicios generales, su ingreso definitivo se determina a través de su desempeño sobre la base de un período de prueba. Para el personal administrativo (plazas de confianza); la Dirección General de Recursos Humanos, conjuntamente con la Rectoría, determinan que se reúna el perfil deseado. Competencia La Universidad de Colima a través de sus diferentes dependencias, escuelas y facultades determina la competencia de su personal de acuerdo al desempeño de sus funciones (incluyendo las que se relacionan con aspectos ambientales significativos), así como de su productividad, reflejada en la adecuada operación y control interno de sus respectivas áreas. La competencia del personal docente de tiempo completo del nivel superior de licenciatura es evaluada por la Coordinación General de Docencia, con base en los criterios establecidos por la Secretaría de Educación Pública, a través del Programa de Mejoramiento al Profesorado (PROMEP), lo que permite la asignación de becas, financiamiento para la realización de estudios de posgrado y proyectos de investigación. Además la Universidad de Colima favorece la consolidación de los cuerpos académicos, apoyando estrategias para habilitarlos en su formación profesional, de conformidad con los planes de desarrollo de cuerpos académicos y programas educativos del nivel superior. Dado que la consolidación también depende de la productividad, la institución apoya a los PTC para el desarrollo de proyectos de investigación, movilidad académica y publicaciones, mediante el Fondo Ramón Álvarez Buylla de Aldana (FRABA), el programa de movilidad, y el programa de publicaciones respectivamente. La Dirección General de Educación Continua junto con la Dirección General de Recursos Humanos, son responsables de coordinar las actividades de capacitación del personal docente, administrativo y servicios. La Universidad de Colima asegura la competencia del personal docente mediante:

• El programa de estímulo al desempeño del personal docente (ESDEPED). • Los informes semestrales de los PTC. • Encuestas de satisfacción de los estudiantes, para los profesores (cualquier categoría).

El personal secretarial es debidamente calificado para las actividades que desarrollan y para el sistema de gestión, de acuerdo al perfil y a la descripción desarrollada y actualizada por la Dirección General de Recursos Humanos. La calificación del personal secretarial y de servicios podrá realizarse de acuerdo a dos lineamientos:




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a) Calificación Interna: Se realiza por medio de evaluaciones de los cursos efectuados dentro de la Universidad de Colima, en coordinación con la Dirección General de Educación Continua. La calificación se refleja en las habilidades adquiridas a través del curso.

b) Calificación Externa: Se realiza mediante otras instancias reconocidas para expedir constancias

o certificaciones de la capacitación.

La Dirección General de Recursos Humanos por medio de las dependencias de la institución realiza la detección de las necesidades de capacitación para su atención, la programación de la capacitación también incluye temas relacionados con el sistema de gestión. Cada responsable de dependencia, se asegura del cumplimento del programa de capacitación, resguardará los registros que se generen de la misma y evaluará en la práctica su efectividad; solo en el caso de que no haya sido efectiva la capacitación se tomará la acción pertinente que corresponda.

La Coordinación General de Docencia, mantiene todos los registros generados de educación, formación, habilidades y experiencia en cada uno de los expedientes del personal académico de tiempo completo, mientras que la Dirección General de Recursos Humanos, mantiene todos los registros generados de educación, formación, habilidades y experiencia en cada uno de los expedientes del personal académico por asignatura, administrativo y servicios. Compromiso del personal de la Universidad de Colima La Universidad de Colima asegura que su personal es consciente de la importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al cumplimiento de los procedimientos y requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental, es decir, el personal está comprometido con la institución y lo demuestra por medio de los resultados en su trabajo y la satisfacción de los estudiantes y usuarios. Entre los profesores y personal administrativo de la Universidad de Colima se cuenta con egresados de la propia institución, y predomina en todo momento el respeto entre las autoridades y los trabajadores, el personal se encuentra identificado con su institución.

6.3 INFRAESTRUCTURA

La Universidad de Colima cuenta actualmente con una infraestructura académica para la formación integral de su estudiantado con más de 440 aulas, 100 laboratorios, 26 talleres, 4 centros interactivos de aprendizaje multimedia, un centro de realidad virtual, 300 cubículos para profesores, 5 centros de autoacceso de aprendizaje de lenguas, 4 edificios de servicios estudiantiles, 1 teatro universitario, 9 bibliotecas especializadas y certificadas bajo la norma ISO 9001, una unidad deportiva y 4 polideportivos. También se cuenta con dos ranchos: “El Peregrino”, cuenta con una superficie de 31 hectáreas donde se realizan acciones de conservación del medio ambiente, de producción silvícola, así como de evaluación de la producción de ciervo rojo y el “El Crucero” de 260 hectáreas con diversos cultivos y cría de ganado bovino. En ambos ranchos se llevan a cabo prácticas de campo por parte de los alumnos de las Facultades de Medicina Veterinaria y Zootecnia y Ciencias Biológicas y Agropecuarias. La Universidad de Colima satisface las necesidades de infraestructura y equipo necesarios para lograr la conformidad con los requisitos de sus funciones sustantivas y adjetivas mediante la identificación de sus necesidades en el Programa Integral de Fortalecimiento Institucional (PIFI) en el cual incluye el plan maestro de construcción, así como los proyectos específicos que justifican la adquisición de equipo.




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Con el propósito de asegurar que la infraestructura de la Universidad de Colima considere elementos asociados con la seguridad e higiene; en cada dependencia y plantel, existe un comité con funciones definidas y dirigidas por el delegado regional. Los edificios, espacios de trabajo, salones de clase, laboratorios, talleres, bibliotecas, áreas verdes, espacios culturales, auditorios y servicios estudiantiles, se construyen y gestionan con base en normas oficiales mexicanas correspondientes a construcción, seguridad e higiene, así como del apoyo de peritos externos registrados; estas actividades son coordinadas por la Dirección General de Obras Materiales y Servicios con el apoyo del área de proyectos y construcción. Las responsabilidades se distribuyen de la siguiente manera:

• Mantenimiento a infraestructura: cada dependencia a través de la Dirección General de Obras Materiales y Servicios.

• Mantenimiento de los equipos y programas de cómputo y líneas telefónicas de edificios administrativos, a través de la Dirección General de Servicios Telemáticos.

• Mantenimiento de líneas eléctricas: a través de la Dirección General de Obras Materiales y Servicios (líneas subterráneas en las delegaciones 1, 2 y 3).

Dirección de Estancias Infantiles y Voluntariado Universitario Siendo la primera en recibir el distintivo H (normes-F-605) por el manejo higiénico de los alimentos, la Dirección de Estancias Infantiles constituye una ayuda valiosa para la atención de los hijos de trabajadoras, espacio que proporciona seguridad, nutrición adecuada y estimulación oportuna. Su personal recibe capacitación constante y ofrece actividades de integración familiar al personal administrativo y de servicios de nuestra universidad.

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO La Universidad de Colima asegura las condiciones adecuadas para los procesos de aprendizaje, incluyendo salones de clase, oficinas, laboratorios y espacios comunes seguros y libres de riesgos para la salud. El ambiente de trabajo de la Universidad de Colima se enriquece con la implementación del Sistema de Gestión Ambiental, para esto se definen programas de gestión ambiental y procedimientos para la preparación y respuesta ante emergencias aplicables a la comunidad universitaria. La adecuada relación alumno - profesor tiene como base la congruencia entre el perfil académico del profesor y las materias que imparte.

7 REALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS EDUCATIVOS

Procesos relacionados con los

estudiantes y usuarios

Diseño y desarrollo

Compras Producción y prestación del

servicio

Planes de Calidad para la realización de los servicios

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7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS EDUCATIVOS La Universidad de Colima planifica y desarrolla los procesos necesarios para la realización de sus servicios educativos, la cual es congruente con los objetivos de la calidad y ambiental, así como para los requisitos de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. El resultado de esta planificación se presenta de forma adecuada para la operación de los procesos de la Universidad de Colima, mediante la documentación e implementación de los planes de calidad. Cada plan de calidad documentado considera las siguientes actividades: número de cada proceso, el proceso, descripción detallada de las actividades del proceso, responsables, documentos de referencia, recursos empleados, registros generados, parámetro de control e impacto ambiental para identificar los criterios de aceptación para cada actividad del proceso de cada uno de los servicios proporcionados. Los planes de calidad documentados de la Universidad de Colima se especifican en el anexo A, alcance del sistema de gestión. Adicionalmente, la Universidad de Colima conduce sus programas académicos con base en planes de desarrollo para asegurar y mejorar su calidad de manera continua y lograr su acreditación ante los organismos correspondientes y reconocidos por COPAES. La planificación de la conducción de los programas académicos incluye los lineamientos para su desarrollo a corto y largo plazo, considerando la misión, visión, fortalezas y debilidades, así como sus requerimientos humanos, financieros y de infraestructura. 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON LOS ESTUDIANTES Y USUARIOS Las dependencias y planteles de la Universidad de Colima aseguran que se encuentran identificados, definidos y revisados los requerimientos institucionales, los cuales son comunicados y aceptados por los estudiantes y usuarios, de conformidad con la capacidad de cumplimiento de la institución, e implementa las disposiciones eficaces para la comunicación interna y externa con los estudiantes, usuarios y las áreas que ejecutan las actividades necesarias cuando existen cambios en las especificaciones del servicio. Los requisitos institucionales ofrecidos por la Universidad de Colima a los estudiantes y usuarios incluyen:

a) Actividades académicas, culturales, deportivas, sociales, administrativas y operativas dirigidas por personal competente.

b) Procesos de comunicación flexibles.

c) Seguridad y limpieza en sus instalaciones. Las dependencias y planteles de la Universidad de Colima operan con un marco normativo institucional, vigente y de observancia general, contenidos en un documento electrónico denominado normateca. Determinación de los requisitos relacionados con los servicios educativos de la Universidad de Colima Los requisitos de los servicios educativos son determinados institucionalmente por medio de la pertinencia en los programas educativos con los sectores social, económico y productivo del Estado, en apego a los estatutos y normatividad institucional.




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La Universidad de Colima implementa políticas, estrategias y mecanismos para dar una atención adecuada a los estudiantes y el seguimiento a su desarrollo educativo por tutorías. Además del programa institucional de seguimiento de egresados, la Universidad de Colima cuenta con análisis de los indicadores de deserción, reprobación y bajos rendimientos, así como de programas correctivos y remediales correspondientes. Se cuenta también con información sobre la eficiencia terminal y la titulación, con una trazabilidad de por lo menos cinco años, esta información es utilizada para incrementar continuamente la calidad en los servicios educativos. La Universidad de Colima cuenta con procesos institucionales de tutoría académica individual y grupal, así como con servicios de apoyo al aprendizaje (bibliotecas, laboratorios y talleres, red teleinformática, Centro Interactivo de Aprendizaje Multimedia, Centro de Tecnología Educativa, Aula virtual y al desarrollo personal de los estudiantes. Los criterios que forman parte del proceso de selección del aspirante, son los siguientes: promedio de calificaciones del nivel inmediato anterior, examen nacional de ingreso (EXANI I, para bachillerato; EXANI II para licenciatura y profesional asociado) aplicado por el Centro Nacional de Evaluación de la Educación Superior(CENEVAL), examen del curso propedéutico y examen psicométrico. Para estudios de posgrado los criterios son diferenciados, de acuerdo con el tipo y nivel de los programas. Se aplica el examen nacional de ingreso (EXANI III), curso propedéutico, entrevista personal, exámenes específicos de la disciplina, presentación de proyecto o anteproyecto de investigación.

Normatividad La Universidad de Colima cuenta con más de setenta procedimientos institucionales documentados, de los cuales poco menos de la mitad corresponden a procedimientos administrativos escolares y el resto a procedimientos administrativos financieros, así como el Manual General de Políticas y Procedimientos. Documento que representa el soporte de las revisiones administrativas financieras y escolares que la Contraloría General desarrolla en los planteles y dependencias de la institución, además se cuenta con el Manual General de Descripción de Puestos. Además, la institución ha elaborado, entre otros, el Plan de Previsión Social, el Reglamento de Escalafón del Personal Secretarial, así como el Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información. 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con los servicios de la Universidad de Colima En caso de cambios y actualizaciones en los requisitos de algún servicio o producto de la Universidad de Colima por medio de la dependencia involucrada con estos requisitos, se asegura de que la documentación pertinente sea actualizada y que el personal sea informado sobre las actualizaciones, con el propósito de garantizar la continuidad en los productos y servicios evitando generar errores. La revisión de los requisitos cubre también la información pertinente a las actividades de inscripción y reinscripción a los diversos niveles educativos de la Universidad de Colima.

7.2.3 Comunicación con los estudiantes, usuarios y público en general de la Universidad de Colima




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La institución considera los siguientes procesos de comunicación con los estudiantes, usuarios y partes interesadas, relacionados a:

• Las actividades de orientación al estudiante y oferta educativa, por medio de las direcciones de nivel.

• Las actividades de vinculación con los sectores productivos y sociales, incluyendo su retroalimentación.

• Las actividades de comunicación de los servicios y productos que ofrece la Universidad de Colima a los interesados por parte de sus planteles y dependencias.

• Áreas de atención personalizada a estudiantes en planteles y dependencia.

• Implementación del programa de tutorías.

• Programa Institucional de Seguimiento de Egresados.

Además establece por medio de su página electrónica, dispositivos para la atención a estudiantes y usuarios, atención de quejas y sugerencias, incluyendo los aspectos ambientales (ver apartado 5.5.3). La Dirección General de Servicios Telemáticos por medio del Despacho de Edición Digital recibe los comentarios, solicitudes de información, sugerencias y quejas, revisa y da respuesta a los interesados, en caso necesario canaliza esta información a los involucrados correspondientes para su gestión. Se deberán tomar las acciones correctivas para evitar su repetición en caso de no conformidades. Los procesos institucionales deben estar apegados en todo momento a la normatividad de la Universidad de Colima.

Programas videográficos y televisivos Por medio del Centro Universitario de Video Didáctico y Televisión Educativa, la Universidad de Colima realiza videos para uso didáctico, científico, cultural e institucional, la producción de programas de televisión para la difusión pública del quehacer universitario, así como de promocionales sobre diversas acciones académicas, científicas y culturales que organiza. La producción del Semanario Visión, revista televisiva universitaria que transmite alrededor de cincuenta programas que incluyen documentales, cápsulas, entrevistas y reportajes, que han hecho de Visión un conjunto de reflejos y testimonios del trabajo creativo de los universitarios. Por su parte, el semanario informativo Quehacer Universitario difunde de manera oportuna y sin interrupciones el trabajo que realiza la comunidad universitaria, produciendo emisiones semanales. Se cuenta con múltiples grabaciones sobre proyectos musicales y audiovisuales, y se ha difundido el uso de estos medios en los procesos de enseñanza aprendizaje, a partir de la promoción y el fortalecimiento de las Videotecas Educativas Universitarias. En conjunto, existen videotecas distribuidas en las cinco delegaciones regionales, con acervo videográfico institucional.

Producción editorial La Universidad de Colima con el apoyo del Consejo Editorial, avala la calidad de los libros, revistas y publicaciones periódicas impresas y electrónicas que en esta casa de estudios se editan.




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Radio universitaria

La oferta programática de la emisora cuenta con producciones externas y de universitarios. El alcance de la programación abarca adultos jóvenes, jóvenes, adultos mayores y al segmento infantil. La estación de radio Universo FM transmite en tiempo real y por Internet su programación, cuenta con la capacidad instalada para responder en casos de emergencia estatal.

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO 7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo en la Universidad de Colima Algunos productos educativos que diseña y desarrolla la Universidad de Colima son los siguientes:

• Aplicaciones Multimedia comercial en CD ROM o DVD CENEDIC • Edición digital y desarrollo de software CENEDIC • Aplicaciones Multimedia didáctica en CD ROM o DVD CEUPROMED • Escenarios educativos físicos CEUPROMED • Escenarios educativos no físicos (educación a distancia) CEUPROMED • Producción de Video didáctico CEUVIDITE • Proyectos radiofónicos Dirección General. de Radio • Proceso editorial Dir. General de Publicaciones

Cada dependencia es responsables de diseñar y desarrollar productos o servicios y documenta por medio de planes el diseño y desarrollo (SG-RG-04) estas actividades, para asegurar la definición de cada una de sus etapas, registrando en estos planes la revisión, verificación y validación, así como la definición de funciones y la asignación de los responsables correspondientes para cada actividad, con base en las características y especificaciones de servicio y/o producto esperado.

Para la planificación del diseño y desarrollo de productos y/o servicios de la Universidad de Colima se consideran los siguientes elementos

a. La entrada (información, materiales, requisitos, etc.) para el diseño

Análisis de los elementos de entrada

para el diseño y desarrollo

Resultados del diseño y

desarrollo

Revisión del diseño y

desarrollo

Planificación del diseño y desarrollo en la Universidad de Colima

Verificación del diseño y

desarrollo

Validación e implantación del diseño y desarrollo

Control de los cambios y mantenimiento del diseño y desarrollo




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b. Los resultados del diseño c. Las revisiones del diseño d. La verificación del diseño e. La validación del diseño f. En caso necesario, el control de los cambios del diseño

Es responsabilidad del titular del diseño y desarrollo mantener la información de la planificación y los resultados actualizados, a medida que progresa el diseño y desarrollo. 7.3.2 Análisis de los elementos de entrada para el diseño y desarrollo La Universidad de Colima por medio de las dependencias relacionadas con el diseño y desarrollo determina y mantiene los elementos y la información que se requiere para su implementación, considerando:

• La efectividad y funcionalidad de los recursos materiales, didácticos e infraestructura para la educación.

• El apego al marco legal y reglamentario institucional y cuando sea aplicable, al nacional e internacional.

• El acervo institucional, nacional e internacional como marco de referencia para el nuevo diseño y desarrollo.

• Objetivos particulares y generales del producto final. • El método y procedimientos de verificación de los avances en el diseño y desarrollo. • Cualquier otro requisito particularmente necesario.

7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo en la Universidad de Colima Los resultados del diseño y desarrollo permiten a las dependencias relacionadas la verificación y aprobación de los elementos e información de entrada, asegurando que los resultados proporcionen la información apropiada para las adquisiciones de los insumos necesarios, la elaboración de productos y/o la prestación del servicio; deben considerar los criterios de aceptación o aprobación del producto o servicio, considerando las especificaciones de uso y seguridad, en caso necesario. 7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo en la Universidad de Colima La institución por medio de las dependencias relacionadas con el diseño y desarrollo lleva a cabo la revisión de la construcción del diseño en etapas programadas, manteniendo los registros de los resultados de las revisiones. Por medio de sus especialistas son responsables de evaluar la capacidad de los resultados del diseño para cumplir los requisitos determinados desde la planificación del mismo (ver 7.3.1), así como de identificar cualquier problema y proponer las acciones efectivas. 7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo en la Universidad de Colima La verificación de la construcción del diseño (ejemplo: currícula, aplicaciones multimedia en CD ROM o DVD, escenarios educativos físicos, escenarios educativos no físicos), se realiza en cada una de sus etapas para asegurarse que los resultados cumplen los requisitos de los elementos de entrada, manteniendo los registros de los resultados de esta verificación. 7.3.6 Validación e implantación del diseño y desarrollo en la Universidad de Colima Por medio de este proceso, la institución asegura que las características del resultado del diseño planificado cumplan con la pertinencia y diseño del plan de estudios, así como de las aplicaciones multimedia en CD ROM o DVD, escenarios educativos físicos, escenarios educativos no físicos.




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La validación se efectúa en las etapas finales del diseño, reflejándose en la confiabilidad de los resultados, la acreditación de los programas académicos, la publicación de sus obras, la certificación de sus procesos y la promoción de sus profesores, manteniendo los registros de los resultados de la validación y de cualquier acción que sea necesaria. 7.3.7 Control de los cambios y mantenimiento del diseño y desarrollo La Universidad de Colima, por medio de las dependencias relacionadas con el diseño y desarrollo identifica y mantiene los registros de los cambios en caso necesario. Los cambios realizados se revisan, verifican y validan según sea apropiado, y se aprueban antes de su implementación. La revisión de los cambios del diseño y desarrollo deben incluir la evaluación del efecto de los cambios en las partes constitutivas y en el producto o servicio ya entregado o por entregar. El control de los cambios en el diseño debe considerar las condiciones sociales y productivas del entorno, la evolución, generación y aplicación de la tecnología y del conocimiento en consistencia con los planes y programas de estudios y/o medios didácticos; cualquier actualización debe incluir la evaluación de sus posibles efectos posteriores. Por ejemplo, las actualizaciones y adecuaciones del mapa curricular se deben realizar considerando:

a) Su articulación horizontal.

b) Su articulación vertical.

c) La obligatoriedad.

d) Factibilidad y pertinencia.

e) La selectividad de las asignaturas.

f) Su ponderación en términos de créditos.

g) La proporción y ubicación de las horas teóricas, prácticas y teórico-prácticas. Los documentos y registros generados de estas actividades son conservados en la dependencia responsable del diseño y desarrollo del producto o servicio. 7.4 COMPRAS La Coordinación General Administrativa y Financiera, establece el procedimiento CGAF-0013 para la compra de bienes y servicios, a su vez, la Dirección General de Obras Materiales y Servicios a través del procedimiento CGAF-0012 norma la adquisición de la compra de bienes muebles, ambos reglamentos rigen a los planteles y dependencias, para el correcto funcionamiento de sus operaciones basadas en su Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental, por medio de las siguientes actividades: 7.4.1 Proceso de compras Los coordinadores, directores y responsables de área, realizarán la detección de necesidades de los materiales y suministros, servicios generales y equipo que deban adquirirse, por ejemplo:

• Materiales didácticos, equipo, tecnología apropiada, herramientas e insumos.

• Equipo, instrumentos y material de laboratorios.




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• Servicios de higiene y seguridad.

• Instalaciones y mobiliario. El responsable de compras recibe la requisición de compras y revisa que esté debidamente requisitada para posteriormente proceder a realizar un mínimo de tres cotizaciones con base en los procedimientos antes mencionados. Se evalúa y selecciona a los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo con los requisitos especificados por el solicitante y/o la institución. Los criterios para la evaluación, re-evaluación y selección de los proveedores se realizan con base en los antecedentes de su comportamiento histórico; los nuevos proveedores son evaluados por medio de su desempeño y las evidencias mostradas durante el proceso de compras o prestación de algún servicio, desde el primer contacto. Para la evaluación de los proveedores se consideran las actividades descritas en los procedimientos mencionados, a menos que la dependencia opte por alguna actividad de evaluación que considere más efectiva. En caso de que la Coordinación General Administrativa y Financiera lo considere necesario, se programa una visita de evaluación en las instalaciones del proveedor, utilizando los protocolos del procedimiento denominado Auditoría Interna. En caso de que se considere necesario y con base en la relación que tengan los productos y servicios adquiridos con la calidad del producto y/o servicio final, la dependencia correspondiente mantendrá una lista de proveedores evaluados como registro de los resultados de las evaluaciones, re-evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de la misma. 7.4.2 Información de las compras La información de las compras que registran los solicitantes, se define tomando como base:

a) Los requisitos para el servicio, procedimientos y procesos de la Universidad de Colima.

b) Los requisitos para la selección y calificación del personal, de acuerdo al procedimiento denominado Recursos Humanos.

c) Los requisitos del sistema de gestión. El responsable de compras asegura y verifica los requisitos especificados en la requisición, antes de realizar la compra con el proveedor evaluado o proveedor nuevo.

7.4.3 Verificación de los productos comprados El responsable de compras recibe o canaliza la recepción de los productos al área solicitante, para que ésta a su vez verifique que se cumpla con las especificaciones solicitadas en su requisición. Es necesario revisar que la adquisición cuente, cuando sea aplicable, con instructivos, manuales para el desempaque, existencia de accesorios y aditamentos; instructivos de armado, instalación, arranque, calibración, operación, mantenimiento correctivo, preventivo, planos y diagramas eléctricos y electrónicos junto con las formas de garantía; de no cumplirse con los requerimientos, el solicitante avisará al responsable de compras para gestionar la devolución del pedido al proveedor correspondiente.




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7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

La Universidad de Colima por medio de los responsables de los planteles y dependencias controlan las operaciones asociadas a la generación de los productos y la prestación de los servicios. Así mismo planifican los productos y servicios que ofrece la institución por medio de los planes de calidad documentados y otorga estos servicios bajo condiciones controladas, incluyendo la disponibilidad de la información que describe las características de cada producto y/o servicio (ver apartado 7.2 de este manual de calidad). Los planteles y dependencias cuentan y cumplen con los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental, así como con los documentos relacionados, los cuales son controlados de acuerdo a lo dispuesto en los procedimientos para la elaboración del soporte documental de la estructura organizacional clave PGUC-0001 y con el procedimiento denominado control de los registros. Las dependencias ofrecen satisfactoriamente sus servicios, mediante el uso de las herramientas, la infraestructura y el equipamiento necesario para este propósito, de acuerdo a lo dispuesto en el apartado 6.3 denominado infraestructura de este manual de calidad. La Universidad de Colima proporciona un ambiente de trabajo adecuado, considerando lo dispuesto en el apartado 6.4 denominado Ambiente de trabajo incluido en este manual de calidad. Los responsables de cada dependencia, mediante la implantación y aplicación del seguimiento y medición de los procesos, monitorean las actividades de operación de sus procesos (ver apartado 8.2.3). Además identifican el estado que guardan los productos y servicios con respecto a sus especificaciones, de acuerdo a su identificación y trazabilidad (ver apartado 7.5.3). Para el control de la producción y de la prestación de bienes y servicios, se cuenta con las siguientes estrategias:

PIDE Plan Institucional de Desarrollo

POA Plan Operativo Anual

PIFI Programa Integral de Fortalecimiento Institucional

PIFOP Programa Integral de Fortalecimiento al Posgrado

PIFIEMS Programa Integral de Fortalecimiento a la Educación Media Superior Para la gestión ambiental, la Universidad de Colima identifica en cada plan de calidad, aquellas operaciones y actividades que están asociadas con los aspectos ambientales significativos, conforme a su política, objetivos y metas ambientales. Asimismo asegura que sus actividades se realicen bajo las siguientes condiciones: a) La documentación y mantenimiento de procedimientos documentados para cubrir situaciones en las

que su ausencia podría llevar a desviaciones de la política ambiental, los objetivos y/o las metas ambientales.

b) El establecimiento de criterios operacionales en los procedimientos de gestión ambiental.




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c) El establecimiento y mantenimiento de procedimientos y requisitos pertinentes, relacionados con aspectos ambientales significativos, identificables de los bienes y servicios contratados por la Universidad de Colima, así como la comunicación de los mismos a los proveedores y contratistas.

7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Ver apartado 3.2 referente a las exclusiones.

7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD

La Universidad de Colima por medio de sus dependencias mantienen los mecanismos para la identificación y trazabilidad de los procesos por medio del registro de identificación y trazabilidad SG-RG-05, el cual contiene la siguiente información:

a. Nombre de la dependencia. b. Nombre del servicio y/o producto del proceso. c. Identificación. d. Trazabilidad. e. Responsable.

Por medio de sus dependencias, la institución se asegura de que el servicio que no sea conforme con los requisitos especificados se identifica y controla. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto y/o servicio no conforme están definidos en el procedimiento denominado control del servicio no conforme.

7.5.4 PROPIEDAD DEL ESTUDIANTE Y USUARIO La Universidad de Colima establece los elementos necesarios para el manejo y cuidado de los productos propiedad del estudiante y/o usuario como son documentos, información, equipos, materiales, u otros, mientras estén bajo el control de la institución. Los productos que recibe la institución propiedad del estudiante y/o usuario por medio de alguna de sus dependencias se gestionan por medio del documento denominado registro de propiedad del usuario SG-RG-06, el cual consideran los siguientes datos: nombre de la dependencia, producto proporcionado por el usuario, servicio, identificación, verificación, protección y salvaguarda. Cualquier producto propiedad del estudiante y/o usuario que se pierda, deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuado para el producto o servicio final, se le da a conocer de manera inmediata al estudiante y/o usuario para su corrección o devolución.

7.5.5 PRESERVACIÓN DEL SERVICIO

La Universidad de Colima establece los lineamientos para preservar la conformidad de sus productos y servicios educativos, incluyendo la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección del archivo o lo que cada dependencia considere pertinente, por medio del registro de preservación de los servicios SG-RG-07, el cual considera la siguiente información: nombre de la dependencia, nombre del servicio (o producto) preservado, identificación, manipuleo, embalaje, almacenamiento, protección.




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7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN La Universidad de Colima asegura la consistencia en la capacidad de los equipos de medición de sus talleres y laboratorios. Las dependencias que manejan equipos de medición para la realización de sus productos y/o servicios educativos utilizan el documento denominado registro para el control de los dispositivos de seguimiento y medición SG-RG-08, el cual considera la siguiente información: nombre del equipo de medición, uso, número de inventario, responsable, fecha de calibración, fecha de ajuste, verificación, observaciones, mantenimiento y conservación. Para la gestión ambiental, la institución mantiene procedimientos documentados, para realizar el seguimiento y medir de forma regular las características de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente; incluyendo el registro de la información de seguimiento de los controles operacionales pertinentes y de sus programas de gestión ambiental. La Universidad de Colima establece y mantiene la evaluación periódica del cumplimiento de la legislación y reglamentación ambientales pertinente, por medio del procedimiento denominado requisitos legales y otros requisitos.

8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.2.1 SATISFACCIÓN DEL ESTUDIANTE Y USUARIOS DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA La Universidad de Colima establece procesos para realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción de sus estudiantes y/o usuarios con respecto al cumplimiento de sus requisitos, para determinar el grado de satisfacción.

Cada dependencia por medio de los responsables de generar productos u otorgar servicios, monitorean la percepción de los estudiantes y/o usuarios sobre sí la dependencia cumple o no con sus requerimientos y necesidades, por medio de la encuesta de satisfacción correspondiente a la dependencia. Cada dependencia cuenta con el documento denominado registro de satisfacción de usuarios SG-RG-09, el cual consideran los siguientes datos:

Satisfacción de los estudiantes y usuarios

auditorias internas seguimiento y medición

Control del servicio no conforme

Análisis de datos Mejora continua Acción correctiva Acción preventiva

Medición, análisis y mejora

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a. Nombre del proceso (o actividad). b. Descripción de su cumplimiento. c. Responsable. d. Instrumentos utilizados. e. Frecuencia de aplicación. f. Seguimiento y medición de la satisfacción.

Satisfacción de estudiantes Con la finalidad de conocer la satisfacción de los estudiantes con relación a los recursos humanos, servicios e infraestructura que ofrece la institución, la Universidad de Colima aplica encuestas en forma electrónica, obteniendo por este medio el índice de satisfacción general. La selección de los encuestados se realiza en forma aleatoria, y se aplican las acciones correctivas y/o preventivas necesarias. Satisfacción de egresados La Universidad de Colima a través del Programa Institucional de Seguimiento de Egresados, obtiene información referente a datos generales, la satisfacción por la carrera y la universidad, inserción laboral y estatus socioeconómico de sus egresados, como estrategia de evaluación.

8.2.2 AUDITORIA INTERNA

Mediante un proceso sistemático, independiente y documentado, los representantes del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental de la Universidad de Colima, establecen la metodología adecuada para planear y ejecutar las auditorías internas, que permitan verificar la conformidad del sistema de gestión (de la calidad y ambiental) con respecto a los requerimientos aplicables de la norma ISO 9001:2000 / NMX-CC-9001-IMNC-2000 e ISO 14001:2004 / NMX-SAA-14001-IMNC-2004. La descripción detallada de estas actividades se presenta en el procedimiento denominado Auditoría Interna PGUC-0003.

8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS La Universidad de Colima, por medio de las dependencias que la integran, asegura que se aplican los métodos adecuados para la medición y monitoreo de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental para cumplir con los requerimientos institucionales, así como los del estudiante y usuario, demostrando la capacidad para alcanzar los resultados planificados. Considerando cada uno de sus procesos como un conjunto interrelacionado de recursos y actividades que transforman elementos de entrada en elementos de salida.




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Ejemplo:

La Universidad de Colima asegura el seguimiento y medición de sus procesos por medio del registro para el seguimiento y medición del proceso SG-RG-10, el cual contiene la siguiente información:

a. Nombre del proceso. b. Responsable del seguimiento. c. Elementos de medición. d. Método para alcanzar el resultado planificado. e. Fechas de medición. f. Resultados (planificados, obtenidos). g. Descripción de la corrección o acción correctiva.

La institución también considera para el seguimiento y la medición de sus procesos educativos, el Programa Integral de Fortalecimiento Institucional de la Educación Media Superior, el Programa Integral de Fortalecimiento Institucional y el Programa Integral de Fortalecimiento del Posgrado.

8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SERVICIO Con base en el seguimiento y medición de los servicios, la Universidad de Colima asegura que todos los servicios que ofrece cumplen con sus especificaciones antes de ser otorgados.

ELEMENTOS DE ENTRADA - Información de estudiantes, usuarios

y autoridades - Planes y programas de estudio - Requerimientos sectores sociales y

económicos

PROCESOS DE LA DEPENDENCIA

ELEMENTOS DE SALIDA - Resultados - Titulación - Satisfacción de la

comunidad universitaria y sectores

PROCESOS DE LA RECTORÍA Y DEPENDENCIAS - Planeación de la realización del servicio - Asignación de recursos - Revisión del sistema de gestión - Mejora continua - Liderazgo

PROCESOS DE SOPORTE - Servicios administrativos - Competencia y formación - Acervo - Tecnología




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Todos los servicios que ofrece la Universidad de Colima son supervisados documentalmente por la dependencia responsable de otorgar el servicio para verificar que se cumplan con los requisitos establecidos por la institución y aceptados por el estudiante, usuario y partes interesadas. Para el seguimiento y medición de los servicios educativos se cuenta entre otros documentos con el Plan Operativo Anual y el Plan Institucional de Desarrollo.

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME La Universidad de Colima por medio de sus direcciones y dependencias que otorgan servicios, asegura que el producto y/o servicio que no sea conforme con los requisitos establecidos por el estudiante, usuario y partes interesadas, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. Cuando el servicio no cumple con lo previamente establecido por la institución, con el estudiante, usuario y/o parte interesada, el jefe inmediato del responsable de dicho incumplimiento aplica la corrección que considere necesaria y verifica su efectividad. Cada dirección o dependencia es responsable de revisar todos y cada uno de los servicios generados antes de que sean otorgados al estudiante y usuario, en caso de presentarse no conformidades se gestionan los registros denominados solicitud de acción correctiva, preventiva y de mejora FOAIUC-0010, registro de identificación de no conformidades SG-RG-11 y cualquier otro registro correspondiente considerando como base lo descrito en el procedimiento denominado control del producto no conforme PGUC-0004.

8.4 ANÁLISIS DE DATOS La Universidad de Colima por medio de cada una de sus dependencias establece y mantiene por medio del documento denominado registro de análisis de datos SG-RG-12 lo relacionado con el análisis de los parámetros más importantes de su desempeño, como una forma de mantener la efectividad del sistema de gestión; estos parámetros son los siguientes:

a. La efectividad del sistema de gestión.

b. La satisfacción del estudiante y usuario.

c. La conformidad con los requisitos del servicio.

d. Las características y tendencias de los procesos y de los servicios, incluyendo las acciones preventivas.

e. Los proveedores.

8.5. MEJORA 8.5.1 MEJORA CONTINUA DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA

La Universidad de Colima, mediante el registro SG-RG-13 mejora continuamente la eficacia del sistema de gestión, asegurando el mantenimiento de un proceso constante de mejora continua y adoptando un enfoque de planificar - hacer – verificar - ajustar, en sus procesos e incorpora la retroalimentación obtenida de los controles del proceso, encuestas e indicadores de satisfacción del estudiante y usuario, para determinar el nivel de efectividad del sistema de gestión, utilizando lo siguiente:




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PLANIFICAR: Identifica los procesos necesarios para el sistema de gestión y su aplicación. Determina la secuencia e interacción de sus procesos así como el criterio y los métodos necesarios para asegurar que tanto la operación como los controles de estos procesos son efectivos, mediante sus planes de calidad documentados por cada dependencia.

HACER: Asegura la disponibilidad de los recursos y la información necesaria para soportar sus operaciones y el monitoreo de sus procesos, mediante la gestión de los siguientes elementos:

Recursos humanos DGRH-PO-01 Infraestructura Comunicación Interna Procesos relacionados con el estudiante y usuario Ambiente de trabajo Elaboración del soporte documental de la estructura organizacional PGUC-0001 Control de los registros PGUC-0002

VERIFICAR: Mide, monitorea y analiza sus procesos mediante lo siguiente:

Satisfacción del estudiante y usuario Auditorías internas PGUC-0003 Seguimiento y medición de los procesos Control del servicio no conforme PGUC-0004 Análisis de datos Revisión por la Rectoría y/o dependencias de la Universidad de Colima

AJUSTAR: Implementa las acciones necesarias para lograr los resultados planeados y monitorea continuamente estos procesos mediante:

La mejora continua Las acciones correctivas PGUC-0005 Las acciones preventiva PGUC-0006

Lo anterior se muestra esquemáticamente como sigue:

PLANIFICAR Identificación Secuencia e interacción Criterios y métodos

HACER Implementación de lo

planeado

VERIFICAR Medición y análisis

AJUSTAR Implementación de la

mejora




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8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVA

La Universidad de Colima, por medio del procedimiento denominado acción correctiva PGUC-0005, establece los lineamientos para el control y eliminación de las causas de no conformidades y la prevención de su recurrencia. El Rector y los representantes del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental, así como las dependencias encargadas de generar servicios y/o productos, tienen la responsabilidad de identificar y registrar las acciones correctivas que consideren necesarias utilizando el formato denominado solicitud de acción correctiva, preventiva y de mejora, donde se define el seguimiento de estas acciones, informando a las partes interesadas sobre su cumplimiento y la efectividad de sus resultados.

8.5.3 ACCIÓN PREVENTIVA La Universidad de Colima establece por medio del procedimiento denominado acción preventiva PGUC-0006 los lineamientos para controlar la eliminación de las causas potenciales de no conformidades para prevenir su ocurrencia. El Rector y los representantes del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental, así como las dependencias encargadas de generar servicios, tienen la responsabilidad de identificar y registrar las acciones preventivas que consideren necesarias utilizando el formato denominado solicitud de acción correctiva, preventiva y de mejora. Se ha definido el seguimiento de estas acciones, informando a las partes interesadas sobre su cumplimiento y la efectividad de sus resultados.

ISO 14001:2004 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Requisitos adicionales

La Universidad de Colima está cada vez más interesadas en alcanzar y demostrar un sólido desempeño ambiental mediante el control de los impactos de sus actividades, productos y servicios sobre el medio ambiente, acorde con su política y objetivos ambientales y a su desarrollo sostenible ha decidido de manera voluntaria establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental.

Planificación

Implantación y operación Verificación y acción correctiva

Política ambiental

Revisión por la Rectoría y/o Dependencia

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Es de mencionar que la Universidad de Colima cuenta con un sistema que integra los requisitos comunes de gestión de la calidad con los requisitos de gestión ambiental. Sin embargo, los requisitos de gestión ambiental adicionales se describen a continuación.

4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES La Universidad de Colima establece y mantiene el procedimiento para identificar los aspectos ambientales significativos, para cada uno de sus bachilleratos, escuelas y dependencias, considerando la política ambiental así como los objetivos y metas ambientales. El representante de la Rectoría para el SGA, así como los coordinadores generales, delegados regionales y directores identifican, registran y actualizan los aspectos ambientales significativos de las actividades que realizan en la Universidad de Colima. De igual manera, mantiene documentalmente el procedimiento para identificar los aspectos ambientales de las actividades y servicios que debe controlar la institución y sobre los que se pueda esperar que tenga influencia, para determinar aquellos que tienen o puedan tener riesgos e impactos significativos sobre el medio ambiente, los cuales se han considerado para establecer los programas, los objetivos y las metas ambientales. Los aspectos ambientales de las actividades, productos y servicios de la Universidad de Colima consideran lo siguiente:

a) Entradas y salidas de las operaciones rutinarias, que involucren actividades riesgosas para el personal.

b) Potencial de accidentes y situaciones de emergencia y sus posibles efectos sobre el medio ambiente.

c) Entradas y salidas de las operaciones rutinarias, que involucren la utilización de energía eléctrica.

d) Entradas y salidas de las operaciones rutinarias, que involucren la utilización de agua potable en actividades de mantenimiento.

e) Entradas y salidas de las operaciones rutinarias, que involucren la utilización de aguas residuales en actividades complementarias de mantenimiento y/o actividades de transformación o vertido.

f) Entradas y salidas de las operaciones rutinarias, que involucren la utilización de papel de oficina.

g) Entradas y salidas de las operaciones rutinarias, que involucren la utilización de residuos peligrosos.

h) Entradas y salidas de servicios que puedan afectar significativamente el medio ambiente. Para la determinación de los aspectos ambientales significativos, se realizan evaluaciones considerando como mínimo:

• Requisitos legales y regulatorios correspondientes a las actividades, productos y servicios generados por la Universidad de Colima.

• Riesgos para la comunidad interna y externa de la Universidad de Colima.

• Frecuencia del impacto ambiental.

• Clasificación del impacto ambiental.




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• Percepción pública (comunidad interna y comunidad externa).

4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS La Universidad de Colima se asegura de conocer, revisar y cumplir con los requisitos legales y otros requisitos que apliquen a sus operaciones. El personal involucrado debe tener acceso y adiestramiento sobre los nuevos requisitos publicados por las autoridades estatales y federales para determinar su aplicabilidad y procuración. Los programas ambientales y los objetivos ambientales se pueden modificar para incorporar nuevos requisitos legales. Los nuevos requisitos o cambios asociados con los programas ambientales se consideran e incluyen al proceso de auditoría interna para asegurarse de su adecuada implementación.

4.3.3 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS AMBIENTALES La Universidad de Colima establece programas de gestión ambiental y los implementa a través del cumplimiento de los objetivos y metas ambientales, considerando:

a) Objetivos ambientales b) Metas ambientales c) Instrumentos de logro

• Actividades • Responsable • Corresponsable

d) Monitoreo • Formas de control • Indicadores • Fecha

4.4.7 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS La Universidad de Colima establece y mantiene procedimientos para identificar y responder efectivamente ante accidentes potenciales y situaciones de emergencia, previniendo y mitigando los impactos ambientales que puedan estar asociados con ellos. Revisa en períodos predeterminados los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias, en especial después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. Asimismo, comprueba sus procedimientos por medio de simulacros (programados y/o no programados) y si es necesario los actualiza, a través del procedimiento para la elaboración del soporte documental de la estructura organizacional PGUC-0001.




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GLOSARIO Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de la Universidad de Colima que puede interactuar con el medio ambiente. Un aspecto ambiental significativo es aquel que tiene o puede tener un impacto ambiental significativo. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Auditoría del sistema de gestión ambiental: Proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar objetivamente evidencias para determinar si el sistema de gestión ambiental de la Universidad de Colima se ajusta a los criterios de auditoría del sistema de gestión ambiental establecidos por la institución y para comunicar los resultados de este proceso a la Rectoría. Auditoría de Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. (ISO 9000:2000 Fundamentos y Vocabulario). Auditoría Conjunta: Auditoría en la que el grupo auditor está formado por personal de dos o más organismos distintos, incluyendo auditores de la Universidad de Colima. Calificación: Notas o expresiones cuantitativas o cualitativas con las que se valora o mide el rendimiento escolar de los alumnos. (Diccionario Ciencias de la Educación). Capacitación: Aptitud o preparación concreta para la realización de una tarea. Suele evaluarse mediante test, exámenes o bien mediante la ejecución en una situación concreta. (Diccionario Ciencias de la Educación). CENEDIC: Centro Nacional Editor de Discos Compactos. CEUPROMED: Centro Universitario de Producción de Medios Didácticos. CEUVIDITE: Centro Universitario de Video Didáctico y Televisión Educativa. CIEES: Comités Interinstitucionales para la Evaluación de la Educación Superior. CIGC: Comité Institucional de Gestión de la Calidad y Ambiental. Clave: Conjunto de letras y números que son asignados para la identificación y control de un documento dentro del Sistema de Gestión con relación a otros de su misma clase. Cliente: El receptor de un producto o servicio suministrado por el proveedor (ver usuario). Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. (ISO 9000:2000 Fundamentos y Vocabulario). Comunicación: Es el proceso mediante el cual una persona (o dependencia) se pone en contacto con otra por medio de un mensaje transmitido por cualquier medio, esperando que esta última dé una respuesta, ya sea una opinión, resultado, actitud o conducta. COPAES: Consejo para la Acreditación de la Educación Superior. DES: Dependencia de Educación Superior.




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DICC: Diseño e Impartición de cursos de capacitación. Diseño y desarrollo: Conjunto de procesos que transforman los requisitos en características especificadas de un producto (o servicio), proceso o sistema. Los términos diseño y desarrollo generalmente se utilizan como sinónimos. (ISO 9000:2000 Fundamentos y Vocabulario). EGEL: Examen General de Egreso de la Licenciatura. EXANI: Examen Nacional de Ingreso (CENEVAL) (I: para nivel medio superior, II: para nivel superior, III para posgrado). Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total o parcialmente resultante de las actividades, productos o servicios de la Universidad de Colima. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Universidad de Colima, su alcance y exclusiones, hace mención de los procedimientos aplicables, así como de la interacción de sus procesos. Medio ambiente: Entorno en el cual opera la Universidad de Colima, incluyendo el aire, el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. Meta ambiental: Requisito detallado de desempeño, cuantificado cuando sea posible, aplicable a toda la Universidad de Colima o a parte de ella, que proviene de los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos.(ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental). No Conformidad: Es el incumplimiento a un requisito. (ISO 9000:2000 Fundamentos y Vocabulario). NTCL: Norma Técnica de Competencia Laboral. Objetivo ambiental: Fin ambiental de carácter general, que tiene su origen en la política ambiental, que la Universidad de Colima establece a sí misma y que está cuantificado siempre que sea posible. (ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental). Objetivo de Calidad: Elemento del SGC, el cual es medible y coherente con la Política de Calidad de la Universidad de Colima. PA: Profesional asociado PIDE: Plan Institucional de Desarrollo. PIFI: Programa Integral de Fortalecimiento Institucional. PIFIEM: Programa Integral de Fortalecimiento a la Educación Media Superior. PIFOP: Programa Integral de Fortalecimiento del Posgrado. POA: Plan Operativo Anual. Plan de Calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso o servicio específico.




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Política ambiental: Declaración realizada por la Universidad de Colima de sus intenciones y principios en relación con su desempeño ambiental general, que proporciona un marco para la acción y para el establecimiento de sus objetivos y metas ambientales. Política de Calidad: Intención y orientación de la Universidad de Colima relativa a la calidad, expresada formalmente por la Rectoría. Preservación: Poner a cubierto de algún daño, peligro o deterioro el producto, el servicio o la información. Proceso: Conjunto interrelacionado de recursos y actividades que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Procedimiento: Documento que se aplica para la gestión de la calidad y/o ambiental a algunos o todos los niveles de la Universidad de Colima, en donde se establece un objetivo y varias actividades a cumplir para la ejecución del mismo; cuenta con uno o varios responsables por actividad. Hace mención de los documentos relacionados como son documentos externos, programas, procedimientos operativos, instrucciones a emplear, así como los elementos de apoyo tales como: planes, programas, dibujos o planos, materiales, equipos, instalaciones, hojas de proceso, diagramas de flujo, secuencia de operaciones, criterios de aceptación o rechazo entre otros. Nota: un procedimiento puede estar documentado o no documentado. Producto: Resultado de un proceso, que puede ser un servicio, información, bienes o materiales procesados. PROGES: Programa para el fortalecimiento de la gestión. Programa de Capacitación: Documento que establece los cursos de capacitación para el personal y que es congruente con las funciones que desarrollan y con el sistema de gestión de la calidad y ambiental. PROMEP: Programa de Mejoramiento al Profesorado. Propiedad del Estudiante y/o usuario: Cualquier producto, bien, documento e información suministrado por el estudiante y/o usuario para ser incorporado al servicio final de la Universidad de Colima. (ISO 9000:2000 Fundamentos y Vocabulario). Proveedor: Organización o persona que suministra un producto o servicio. PTC: Profesor de Tiempo Completo. Recurso Humano: Personal que permiten la operación de la U de C, Directivos, Coordinadores, Docentes, Administrativos y de Servicios Generales Registro: Documento que declara los resultados logrados y proporciona la evidencia de las actividades realizadas. Requisición de Materiales: Documento donde se especifican las características de los productos y/o servicios solicitados al proveedor de la Universidad de Colima. Requisición: Es la acción de requerir o solicitar.




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Revisión del Sistema de Gestión: Análisis sistemático del grado de efectividad y cumplimiento del Sistema de Gestión de la Universidad de Colima. Riesgo: Situación que puede conducir a una consecuencia negativa no deseada. Riesgo ambiental: Probabilidad de que ocurra algo con consecuencias negativas, derivado de las actividades, productos o servicios de la Universidad de Colima y que pueda trascender y afectar la salud humana, al ambiente y a los medios materiales. Un riesgo ambiental significativo es aquel que puede tener consecuencias negativas para el ambiente o la salud humana y por lo tanto debe ser considerado como prioritario dentro del sistema de gestión ambiental. Satisfacción del Cliente: La percepción del cliente sobre el grado de cumplimiento de sus requisitos. Seguimiento y medición: Conjunto de elementos interrelacionados para lograr el control continuo de los procesos de medición. (ISO 9000:2000 Fundamentos y Vocabulario). SES: Subsecretaría de Educación Superior. SGA: Sistema de Gestión Ambiental. Sistema de gestión ambiental: La parte del sistema de gestión general que incluye la estructura organizativa, las actividades de planificación, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implementar, realizar, revisar y mantener la política ambiental. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. Sistema de gestión de la calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar a la Universidad de Colima con respecto a la calidad. Sistema de Gestión: Sistema que integra la gestión de la calidad y la gestión ambiental. Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de un registro, producto o servicio, o alguno de sus componentes. Usuario: El receptor de un producto o servicio suministrado por la Universidad de Colima.

ANEXOS A Alcance del sistema de gestión. B Descripción de la interacción de los procesos del sistema de gestión de la Universidad de Colima. C Matriz de responsabilidades para el sistema de gestión de la Universidad de Colima. D Normateca (se encuentra en la página web http://digeset.ucol.mx/iso9001/) E Organigrama de la Universidad de Colima

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