MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ROLES Y USUARIOS · 2/4/2010 · y final en el manejo correcto de los...

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ROLES Y USUARIOS

Fecha: 21 de agosto de 2019

VERSIÓN 1.0

de 65 Manual de usuario de la administración de roles y usuarios

MANUAL DE USUARIO DE ADMINISTRACIÓN DE ROLES Y USUARIOS

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Documento propiedad de: Ministerio de Economía y Finanzas

Edición: Ministerio de Economía y Finanzas

Cubierta: Ministerio de Economía y Finanzas

Composición y diagramación: Ministerio de Economía y Finanzas

Estructuración: Ministerio de Economía y Finanzas

Autor (a): Consorcio AYESA-IECISA

Revisado: Subsecretaría de Innovación de las Finanzas

Públicas

Aprobado: Subsecretaría de Innovación de las Finanzas

Públicas

Fecha: 21/08/2019

Impreso por: Ministerio de Economía y Finanzas


ÍNDICE DE CONTENIDOS

CONTENIDO

1. MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ROLES Y USUARIOS ......................................... 6

1.1 Objetivo ............................................................................................................. 6

1.2 Alcance .............................................................................................................. 6

1.3 Aplicación de la Normativa ................................................................................ 6

1.4 Requerimientos Técnicos Mínimos .................................................................... 7

2 . CONTENIDO ....................................................................................................... 8

2.1 Creación de usuario IDM ................................................................................... 8

2.1.1 Paso 1: Ingresar al sistema SINAFIP ......................................................... 8

2.1.2 Paso 2: Hacer clic en administración ......................................................... 9

2.1.3 Paso 3: Hacer clic en crear ...................................................................... 10

2.1.4 Paso 4: Hacer clic en usuarios ................................................................. 10

2.1.5 Paso 5: Hacer clic en crear usuario final .................................................. 11

2.1.6 Paso 6: Hacer clic en seleccionar tarea ................................................... 11

2.1.7 Paso 7: Llenar los datos obligatorios ........................................................ 12

2.1.8 Paso 8: Seleccionar atributos de cuenta .................................................. 13

2.1.9 Paso 9: Ingresar las fechas de validez ..................................................... 14

2.1.10 Paso 10: Grabar los datos de usuario ...................................................... 15

2.2 Asignación y eliminación de roles IDM ............................................................. 16

2.2.1 Paso 1: Buscar el usuario ........................................................................ 16

2.2.2 Paso 2: Seleccionar el usuario ................................................................. 17



2.2.5 Paso 5: Hacer clic en seleccionar rol a usuario ........................................ 18


2.2.7 Paso 7: Buscar y seleccionar contexto ..................................................... 19

2.2.8 Paso 8: Hacer clic en continuar ................................................................ 20

2.2.9 Paso 9: Buscar y seleccionar rol .............................................................. 21

2.2.10 Paso 10: Hacer clic en continuar .............................................................. 22

2.2.11 Paso 11: Ingresar la información requerida .............................................. 22

2.2.12 Paso 12: Hacer clic en continuar .............................................................. 23


2.2.13 Paso 13: Hacer clic en concluir ................................................................ 23

2.2.14 Paso 14: Buscar y seleccionar el usuario ................................................. 24

2.2.15 Paso 15: Hacer clic en seleccionar tarea ................................................. 25

2.2.16 Paso 16: Hacer clic en usuarios ............................................................... 26

2.2.17 Paso 17: Hacer clic en modificar usuario ................................................. 26

2.2.18 Paso 18: Seleccionar la pestaña roles y autorizaciones asignados .......... 27

2.2.19 Paso 19: Seleccionar el rol asignado ....................................................... 27

2.2.20 Paso 20: Ingresar y confirmar información solicitada ............................... 28

2.3 Aprobación y Rechazo de roles IDM ................................................................ 29

2.3.1 Aprobación de roles IDM .......................................................................... 29

2.3.2 Rechazo de roles IDM .............................................................................. 33

2.4 Modificación usuario IDM ................................................................................. 35

2.4.1 Paso 1: ingreso al sistema ....................................................................... 35

2.4.2 Paso 2: Seleccionar la pestaña administración ........................................ 36

2.4.3 Paso 3: Buscar y seleccionar usuario ...................................................... 37



2.4.6 Paso 6: Hacer clic en modificar usuario ................................................... 39


2.4.8 Paso 8: Seleccionar el campo a modificar ................................................ 40

2.4.9 Paso 9: Modificar el campo seleccionado ................................................ 40

2.4.10 Paso 10: Grabar y finalizar ....................................................................... 41

2.5 Reseteo contraseña roles IDM......................................................................... 41

2.5.1 Paso 1: Buscar y seleccionar el usuario ................................................... 42



2.5.4 Paso 4: Hacer clic en seleccionar Restablecer contraseña y contador de Intentos fallidos ....................................................................................................... 44


2.5.6 Paso 6: Generar nueva contraseña .......................................................... 45

2.6 Auto reseteo contraseña IDM Final .................................................................. 45

2.6.1 Configurar preguntas de seguridad .......................................................... 45

2.6.2 Reseteo automático de contraseña .......................................................... 50

2.6.3 Contestar erróneamente preguntas de seguridad .................................... 54

2.7 Agregar tarea a favoritos IDM .......................................................................... 57

2.7.1 Paso 1: Buscar y seleccionar usuario ...................................................... 57



2.7.3 Paso 3: Hacer clic en usuario ................................................................... 58

2.7.4 Paso 4: Hacer clic en solicitar rol a usuario .............................................. 59

2.7.5 Paso 5: Hacer clic en añadir a favorito ..................................................... 59

2.7.6 Paso 6: Hacer clic en modificar usuario ................................................... 60

2.7.7 Paso 7: Hacer clic en añadir a favoritos ................................................... 60

2.7.8 Paso 8: Hacer clic en cancelar ................................................................. 61

2.7.9 Paso 9: Tareas se encuentran en la barra ............................................... 61

2.8 Uso del asterisco en la búsqueda de usuarios IDM ......................................... 61

2.8.1 Paso 1: Buscar con asterisco antes de un termino ................................... 62

2.8.2 Paso 2: Buscar con un término entre asteriscos ...................................... 62

3 . ANEXO ......................................................................................................... 64

3.1 Anexo 1: Roles o Funciones ............................................................................ 64


1. Manual de Administración de Roles Y Usuarios

1.1 Objetivo

El presente manual tiene como objetivo el orientar al usuario administrador funcional, técnico

y final en el manejo correcto de los usuarios que forman parte del Sistema Integrado de

Administración de las Finanzas Públicas del Ecuador.

1.2 Alcance

El alcance del presente manual de usuario está enfocado para el uso de los administradores

técnicos, financieros y usuario final que forman parte de las entidades del PGE, a quienes

corresponde realizar las acciones necesarias para gestionar la administración de los

usuarios, siendo los principales procesos:

Creación de usuarios

Asignación y eliminación de roles

Aprobación y rechazo de roles

Modificación de usuarios

Reseteo contraseña de roles

Auto reseteo de contraseñas

Agregar una tarea a favoritos

Uso del asterisco en la búsqueda de usuarios

1.3 Aplicación de la Normativa

El artículo 70 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, dispone en su

segundo inciso que: “Todas las entidades, instituciones y organismos comprendidos en

los artículos 225, 297 y 315 de la Constitución de la República se sujetarán al SINFIP, en los términos previstos en este Código, sin perjuicio de la facultad de gestión autónoma de orden administrativo, económico, financiero, presupuestario y organizativo que la Constitución o las leyes establecen para determinadas entidades”.

El Acuerdo Ministerial 163 en su literal 20.7 indica que: “La creación de usuarios

institucionales será de responsabilidad compartida entre los administradores informáticos y

financieros”


1.4 Requerimientos Técnicos Mínimos

Los navegadores necesarios para poder acceder al sistema vía web son las versiones

actualizadas de los siguientes:

Internet Explorer.

Firefox.

Chrome.

EDGE.

Safari.

2 . Contenido

2.1 Creación de usuario IDM

Para la administración de usuarios finales se debe realizar una creación anticipada del

usuario por un administrador técnico y luego permitir que el administrador funcional apruebe

o rechace la aplicación de los roles, dejando siempre un log que evidencia los procesos de

aprobación realizados.

La creación de los usuarios se basará en la información que trae el formulario físico que llenan los solicitantes y su aprobador - jefe inmediato. Con este formulario el administrador técnico asignará los roles en función de los perfiles solicitados (Función asignada) y la institución a la que pertenezca. Esto se enviará a aprobación al administrador funcional para que se revise/cambie/apruebe/rechace, según corresponda se remitirá el correo al usuario final con la clave.

2.1.1 Paso 1: Ingresar al sistema SINAFIP

Para poder crear un usuario final se requiere que un administrador técnico inicie el proceso de creación a partir del siguiente enlace (no definitiva):

Ruta del browser http://192.168.7.7:50100/idm

(1) El campo Clave de acceso * está relleno.


(1) Haga clic en Entrar al Sistema .

2.1.2 Paso 2: Hacer clic en administración

(1) Haga clic en Administración .


2.1.3 Paso 3: Hacer clic en crear

(1) Haga clic en Crear... .

2.1.4 Paso 4: Hacer clic en usuarios

(1) Haga clic en Usuarios .


2.1.5 Paso 5: Hacer clic en crear usuario final

(1) Haga clic en Crear Usuario Final .

2.1.6 Paso 6: Hacer clic en seleccionar tarea

(1) Haga clic en Seleccionar tarea .


2.1.7 Paso 7: Llenar los datos obligatorios


ID unívoco (user id ): Todo en mayúscula máximo 12 caracteres

(SAP sólo admite 12)

Título (Señor o Señora)

Nombre de pila : Nombre

Apellido: Apellido

Nombre de visualización : Como aparece en la herramienta al

momento de ingreso

Cédula : identificación de usuario (valida dígito verificador )

Correo: valida @, comas y .com

Número telefónico : Números mínimo 10

Número de móvil : mínimo 9 números

Grupo : Definición (Sistema)

UDAF : Selecciona la correspondiente (sólo aparece la

información a la que perteneces )

Centro Gestor: solo se visualizan los que corresponden

2.1.8 Paso 8: Seleccionar atributos de cuenta


(1) Haga clic en Atributos de cuenta .

2.1.9 Paso 9: Ingresar las fechas de validez

(1) Haga clic en .

(1) Haga clic en .


(1) Haga clic en .

2.1.10 Paso 10: Grabar los datos de usuario

(1) Haga clic en Grabar .


Este proceso lo realiza el administrador técnico, quien tiene las autorizaciones para la

creación de usuarios. A continuación deberá ingresar los datos de usuarios y contraseña

proporcionados por el MEF.

En esta pantalla se puede acceder a las siguientes opciones:

- Búsqueda de Usuarios: Permite acceder a los datos, por ID de usuario, o número de

cédula, nombre o apellido. Una opción de búsqueda adicional es la utilización del

asterisco, mismo que permite hacer búsquedas de . Por ejemplo, si deseo buscar el

usuario

2.2 Asignación y eliminación de roles IDM

A continuación se analizarán dos subprocesos, la asignación y la eliminación de roles. Para ello, en

el campo de búsqueda, se procede a ingresar el ID de usuario, o cualquiera de los siguientes

campos: nombre, apellido, número de cédula del usuario y UDAF a la que pertenece.

2.2.1 Paso 1: Buscar el usuario

(1) El campo Buscar está relleno.

(1) Haga clic en Iniciar .


2.2.2 Paso 2: Seleccionar el usuario

(1) Haga clic en .






2.2.5 Paso 5: Hacer clic en seleccionar rol a usuario

(1) Haga clic en Solicitar Rol a Usuario .




2.2.7 Paso 7: Buscar y seleccionar contexto

(1) Haga clic en Buscar .


(1) Haga clic en Seleccionar .

2.2.8 Paso 8: Hacer clic en continuar

(1) Haga clic en Continuar .


2.2.9 Paso 9: Buscar y seleccionar rol


(1) Haga clic en .




2.2.11 Paso 11: Ingresar la información requerida

(1) El campo Motivo está relleno.




2.2.13 Paso 13: Hacer clic en concluir

(1) Haga clic en Concluir .


2.2.14 Paso 14: Buscar y seleccionar el usuario




(1) Haga clic en .





(1) Haga clic en .

2.2.17 Paso 17: Hacer clic en modificar usuario



2.2.18 Paso 18: Seleccionar la pestaña roles y autorizaciones

asignados

(1) Haga clic en Roles y autorizaciones asignados .

2.2.19 Paso 19: Seleccionar el rol asignado

(1) Haga clic en .


(1) Haga clic en Borrar .

2.2.20 Paso 20: Ingresar y confirmar información solicitada

(1) El campo Causa está relleno.


(1) Haga clic en Confirmar .

Una vez finalizado el proceso de asignación de roles, automáticamente se remitirá al

administrador funcional, para su respectiva autorización.

2.3 Aprobación y Rechazo de roles IDM

Este proceso se compone de dos subprocesos, el primero que corresponde a la aprobación de los roles y el segundo que trata del rechazo del mismo, ambos lo realizan el administrador funcional, después de que se ha creado y asignado el rol. A continuación, se analizará el primer subproceso, para ello deberá ingresar los datos de usuarios y contraseña proporcionados por el MEF.

2.3.1 Aprobación de roles IDM

Para que los roles asignados por el administrador técnico funcionen correctamente se requiere la activación de los mismos de parte del administrador funcional.


2.3.1.1 Paso 1: Ingresar a sistema SINAFIP



2.3.1.2 Paso 2: Seleccionar pestaña lista de tareas


(1) Haga clic en Lista de tareas .

2.3.1.3 Paso 3: Seleccionar usuario

2.3.1.4 Paso 4: Hacer clic en autorizar

Haga clic en seleccionar el usuario y a continuación, presione autorizar.


(1) Haga clic en Autorizar .

2.3.1.5 Paso 5: Ingresar y confirmar la información solicitada

(1) El campo Causa está relleno.



2.3.1.6 Paso 6: Proceso finalizado

(1) Haga clic en Salir del sistema .

2.3.2 Rechazo de roles IDM

El segundo subproceso que corresponde al rechazo de un rol. Para ello se usará como ejemplo el usuario: Sergio Gómez, quién tiene asignado el rol de: Operador Módulo PyF para UDAF.

2.3.2.1 Paso 1: Seleccionar pestaña lista de tareas

(1) Haga clic en Lista de tareas .


2.3.2.2 Paso 2: Seleccionar el usuario

(1) Haga clic en Seleccionar

2.3.2.3 Paso 3: Hacer clic en rechazar

(1) Haga clic en Rechazar .


2.3.2.4 Paso 4: Ingresar la información solicitada y aprobar


2.4 Modificación usuario IDM

En el caso de que se requieran modificaciones a la información proporcionada en Atributos Generales( excepto el ID unívoco) en el momento de la creación del usuario final estas se podrán realizar desde el siguiente enlace:

Ruta del browser http://192.168.7.7:50100/irj/portal

2.4.1 Paso 1: ingreso al sistema


(1) El campo Usuarios * está relleno.



2.4.2 Paso 2: Seleccionar la pestaña administración

(1) Haga clic en Administración .


2.4.3 Paso 3: Buscar y seleccionar usuario






(1) Haga clic en Modificar Usuario .




2.4.8 Paso 8: Seleccionar el campo a modificar

(1) El campo Departamento está relleno.

Todos los campos se pueden modificar, con excepción del ID Unívoco

2.4.9 Paso 9: Modificar el campo seleccionado

(1) El campo Departamento está relleno.


2.4.10 Paso 10: Grabar y finalizar


2.5 Reseteo contraseña roles IDM

En el caso de que se requiera modificar desde el administrador técnico la contraseña proporcionada en Atributos Generales en el momento de la creación del usuario final, se podrán realizar desde el siguiente enlace:



2.5.1 Paso 1: Buscar y seleccionar el usuario





2.5.4 Paso 4: Hacer clic en seleccionar Restablecer contraseña y

contador de Intentos fallidos

(1) Haga clic en Restablecer contraseña y contador de Intentos fallidos.




2.5.6 Paso 6: Generar nueva contraseña

(1) Haga clic en Generar nueva contraseña.

Se envía contraseña al correo del usuario

2.6 Auto reseteo contraseña IDM Final

El SINAFIP cuenta también con la opción de resetear la clave de ingreso a partir de la configuración de preguntas de seguridad personales que servirán para verificar la identidad del funcionario, las preguntas se deben configurar antes de que se necesite cambiar la contraseña.

2.6.1 Configurar preguntas de seguridad

En el caso de que se requiera modificar la clave personal de ingreso al sistema se deben configurar una serie de preguntas y respuestas para verificar la identidad del funcionario, esto se podrán realizar desde el siguiente enlace:



2.6.1.1 Paso 1: Ingresar a sistema SINAFIP


(1) Haga clic en .


2.6.1.2 Paso 2: Hacer clic en mis preguntas de seguridad

(1) Haga clic en mis preguntas de seguridad .

2.6.1.3 Paso 3: Compilar las preguntas de seguridad

(1) El campo ¿Cuál es su color favorito? está relleno.


(1) El campo ¿Qué marca de automóvil conduce? está relleno.

(1) El campo ¿Cómo se llama su mascota? está relleno.


(1) El campo ¿Cuál es el nombre de soltera de su madre? está relleno.

(1) El campo ¿Cómo se llama la calle en la que vivió de pequeño? está relleno.


2.6.1.4 Paso 4: Grabar las respuestas


2.6.2 Reseteo automático de contraseña

Habiendo configurado las preguntas y respuestas con anterioridad se puede realizar el cambio de clave habiendo cerrado todas las sesiones abiertas desde el siguiente enlace:

Ruta del browser http://192.168.7.7:50100/idm/pwdreset

2.6.2.1 Paso 1: Ingresar al link de recuperación

(1) Haga clic en Ir a “http://192.168.7.7:50100/idm/pwdreset” (Alt+Entrar para abrirlo en una

nueva pestaña) .


2.6.2.2 Paso 2: Ingresar el ID univoco

(1) El campo ID unívoco está relleno.

2.6.2.3 Paso 3: Hacer clic en siguiente

(1) Haga clic en Siguiente .

2.6.2.4 Paso 4: Responder a las preguntas de seguridad


(1) El campo ¿Cómo se llama la calle en la que vivió de pequeño? está relleno.

(1) El campo ¿Qué marca de automóvil conduce? está relleno.

(1) El campo ¿Cuál es su color favorito? está relleno.




2.6.2.6 Paso 6: Ingresar y aprobar la nueva contraseña

(1) El campo Clave de acceso está relleno.

(1) El campo Confirmar Clave de acceso está relleno.

2.6.2.7 Paso 7: Guardar la nueva clave

(1) Haga clic en Guardar .


2.6.3 Contestar erróneamente preguntas de seguridad

Se detalla lo que sucede el sistema cuando se ingresan erróneamente las respuestas a las preguntas de seguridad.

2.6.3.1 Paso 1: Ingresar el ID univoco

(1) El campo ID unívoco está relleno.



2.6.3.3 Paso 3: Responder preguntas de seguridad

(1) El campo ¿Cuál es su película favorita? está relleno.

(1) El campo ¿Cuál es el nombre de su mejor amigo/a? está relleno.


(1) El campo ¿Cuál es el nombre del barrio donde vivió en su niñez? está relleno.



2.6.3.5 Paso 5: Autenticación fallida

A la quinta vez se bloquea y se debe solicitar el reseteo al administrador técnico.


2.7 Agregar tarea a favoritos IDM

Podemos elegir algunas opciones de la administración, que se pueden ingresar como favoritos, con el

fin de simplificar los procesos. A continuación se muestra un ejemplo:

2.7.1 Paso 1: Buscar y seleccionar usuario




(1) Haga clic en .



2.7.3 Paso 3: Hacer clic en usuario

(1) Haga clic en .


2.7.4 Paso 4: Hacer clic en solicitar rol a usuario

(1) Haga clic en Solicitar Rol a Usuario .

2.7.5 Paso 5: Hacer clic en añadir a favorito

(1) Haga clic en Añadir a Favoritos .



(1) Haga clic en Modificar Usuario .

2.7.7 Paso 7: Hacer clic en añadir a favoritos

(1) Haga clic en Añadir a Favoritos .


2.7.8 Paso 8: Hacer clic en cancelar

(1) Haga clic en Cancelar .

2.7.9 Paso 9: Tareas se encuentran en la barra

2.8 Uso del asterisco en la búsqueda de usuarios IDM

El asterisco es una herramienta de búsqueda muy apropiada si no se conocen todos los datos, por

ejemplo: si escribo *es, el sistema buscará las opciones que terminen en "es".


2.8.1 Paso 1: Buscar con asterisco antes de un termino



2.8.2 Paso 2: Buscar con un término entre asteriscos



3 . ANEXO

3.1 Anexo 1: Roles o Funciones

El proceso de creación de usuario incluye la siguiente función, por ejemplo:

Administrador técnico.

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