Manual Contaplus 2011

Manual Bsico del Programa de Contabilidad ContaPlus. Sistemas Informativos Contables de la Universidad de Zaragoza. SIC.

file:///C|/Users/Sonia/Documents/DOCENCIA/WEB%20SIC/contaplus1/IV.htm[10/03/2011 14:04:57]

Leccin

ContaPlus

IV) FINANCIERA

IV) FINANCIERA

En este men aparecen las opciones financieras ms comunes en la gestin contable de la empresa.

1. Plan General Contable

ContaPlus crea el Plan de Cuentas y el desglose de subcuentas de forma sencilla. La estructura del PGC viene determinada por el programa y se selecciona al crear (aadir)una nueva empresa en el men [Global] -> [2. Seleccin de empresa] -> Aadir -> Pestaa "Opciones de empresa" y marcando el formato especfico de PGC:estndar, abreviado, de otra empresa, personalizado o de pymes.

Una vez creada la empresa y elegido un Plan Contable no se puede modificar . Para ello sera necesario dar de alta una nueva empresa e importar los datos de la anterior.

Lo que s es posible es la configuracin de los modelos de estados financieros con sus correspondientes asignaciones de epgrafes y cuentas, niveles de desglose, etc., segnlas necesidades del usuario.

Trabajaremos principalmente con el formato estndar, abreviado o de pymes .

Tras copiar el plan es preciso dar de alta los ficheros particulares de cada empresa , que constituyen los ficheros de desglose propios, como el de subcuentas (conteniendo losdesgloses de clientes, bancos, proveedores, etc.), el fichero de presupuestos, el de asientos predefinidos si se desea, etc.

El formato de otra empresa lo utilizaremos cuando abrimos nuevos ejercicios contables de una empresa, para lo cual es necesario aadir una nueva empresa en el programa.De esta forma tendremos copiados todos los ficheros necesarios para seguir trabajando con esa entidad.



Estructura del P.G.C.

Cuando pulsamos esta opcin aparece el rbol de cuentas del Plan Contable que hemos elegido para nuestra empresa, con sus correspondientes ttulos y cuentas .

Existen una serie de epgrafes de los cuales nacen otros epgrafes o una serie de cuentas. Podemos crear nuevos epgrafes o cuentas posicionndonos sobre el epgrafe del quedeseemos que dependan. Desde el nivel de cuentas no se pueden dar de alta ni epgrafes ni cuentas, ya que es el ltimo nivel del rbol.

La ventana central del men desplegable permite visualizar la parte del rbol que nos interese.

Al aadir epgrafes o cuentas hay que rellenar los datos sobre su cdigo, numeracin, desglose, descripcin. Su naturaleza la fija el programa al asociarla al epgrafe desde elque se crea el nuevo elemento.

No pueden existir epgrafes y cuentas en el mismo nivel de desglose, por lo que en el caso de pretender hacerlo, ContaPlus desactiva tal opcin.

Existen otras opciones en este men como: localizar epgrafe, cdigo en el balance, visualizar saldos, cambio de desglose, imprimir, mayor, cambio de nivel de la cuenta.



Subcuentas

Las subcuentas son los elementos con los que vamos a contabilizar en el diario. Desde la tabla subcuentas podemos llevar el mantenimiento y seguimiento de las mismas.



Los apuntes de Diario deben introducirse utilizando subcuentas con todos sus dgitos, aunque sean completados con ceros (no confundir con las cuentas, normalmente de 3dgitos). Por tanto las subcuentas han de estar definidas para la anotacin de apuntes en el diario con un n de dgitos igual al especificado al crear la empresa, y coincidiendolos tres primeros con la cuenta de la que son extensin.

La primera opcin de la barra de herramientas SUBCUENTAS es la de aadir subcuenta . Cuando se aade una subcuenta se deban completar las siguientes opciones:

Datos: el cdigo, la descripcin y otros datos identificativos como el DNI-NIF, para subcuentas de clientes, proveedores, acreedores, etc.Parmetros: permite definir si es una subcuenta en moneda extranjera, si est asociada a un proyecto determinado (contabilidad analtica) o a un segmento del



negocio.Vencimientos y Cheques: para observar los vencimientos y cheques asociados. Son pestaas meramente informativas, solo se pueden realizar consultas.

Otras opciones de la barra de herramientas SUBCUENTAS son:

Modificar o eliminar subcuentas.Ver saldos.Mayor.NminaPlus y SP FacturaPlus: para enlazar con los programas Nminaplus y Facturaplus.

Subcuentas de IVA y Recargo de equivalencia

Existen una serie de subcuentas especiales que es preciso tener definidas , de las que las ms utilizadas son las de IVA y Recargo por equivalencia .

Este especial rgimen del Recargo de Equivalencia (R.E.) est destinado a algunos comerciantes minoristas,



personas fsicas o similares, de ciertas actividades muy concretas, que no deben seguir las normas generales delIVA sino que, a modo de sntesis, han de pagar a sus proveedores ciertos recargos, ms el IVA habitual, y por otro

lado a sus propios clientes slo pueden cobrarles el IVA, nunca el recargo (excepto que dichos clientes, tambinestn en rgimen de R.E.)

(ampliar informacin )

Al introducir asientos, si el programa detecta que se incorpora una subcuenta relacionadas con el IVA o el recargo de equivalencia, aadir los campos necesarios.

En la opcin [Configuracin] del men [Financiera] , en cuentas especiales aparecen definidas estas cuentas con una determinada codificacin. Si es preciso introduciralgn cambio en el tipo de IVA o del recargo de equivalencia, se realiza en [Financiera] -> [Configuracin] -> [Tipos de IVA] .

2. Opciones de Diario

Gestin de asientos

Permite introducir los apuntes contables , bien simples , mltiples o predefinidos . Igualmente permite modificar asientos ya introducidos y eliminarlos.

Simples: una partida en el Debe y otra en el HaberMltiples: varias partidas en el Debe/Haber.Predefinidos: asientos efectuados mediante una plantilla previamente configurada.

Asimismo, se puede configurar la sesin de trabajo para que se calcule el IVA automticamente , para generar un cuadre automtico y para editar las partidas en modo



extendido o en una fila . (Un sistema u otro se puede seleccionar a travs del botn ).

Formato de fila:

Formato extendido:



Para introducir las partidas del asiento se pulsa en y se incorporan los datos de subcuenta, concepto, cantidades, proyecto, documento, contrapartida, etc.

El programa permite acceder a la bsqueda y creacin de subcuentas, conceptos, proyectos sin salir de la edicin pulsando la tecla + (o en la lupa ).

Mediante botones especiales tambin es posible realizar casaciones, aadir vencimientos, cambiar la moneda de entrada de asientos, generar rdenes de pago, regularizarpartidas de moneda extranjera y grabar o cancelar asientos.

Al pulsar el botn de grabar se pasa a un a nueva pantalla para introducir un nuevo asiento, pero el anterior no se incorpora al fichero maestro de diario hasta quehayamos introducido el n de asientos especificado en las opciones de empresa, o hasta que no se abandone la gestin de asientos.

Modificacin de asientos :

Durante el proceso de introduccin: Si estamos en formato fila, la tecla escape borra la lnea del asiento que se est confeccionando. Terminado el asiento se puede

modificar mediante el botn especial modificar partida ( ), eliminar partida ( ), aadir partida ( ) o eliminar asiento ( ).Modificacin de asientos contabilizados en sesiones anteriores.



El programa no permite modificar o eliminar asientos que todava no han pasado al fichero general maestro de diario . Pero si ya est incorporado se puede modificaractivndolo al introducir su nmero.Para eliminar asientos del fichero diario es posible realizarlo por n de asientos (especificando inicial y final) o por subcuenta (escribiendo la inicial y final que deben existir).

Punteo/Casacin

Es una opcin con dos partes independientes, el punteo y la casacin que son excluyentes. (Es imposible efectuar una casacin a una lnea punteada o un punteo a una lneacasada).

Muestra los siguientes campos :

E. (Estado): punteado o no punteadoT (Tipo de casacin): Origen o PartidaAsiento: n de asiento del movimientoSubcuenta: cdigo de la subcuentaFecha del asientoConcepto del asientoDebe/Haber: importe del movimientoDocumento (indica, en su caso, el cdigo del documento/factura asociado con cada partida).



Podemos realizar dos tipos de punteo: Punteo simple y punteo conciliacin .

Punteo simple El punteo es una herramienta que nos permite marcar un asiento o una parte de l.

Se utiliza cuando necesitamos comprobar asientos o partidas para verificar los datos (por ejemplo: conciliaciones bancarias, realizar el seguimiento contable de cuentas,comprobar movimientos, integracin de partidas, etc.).

Por ejemplo, si recibimos un extracto bancario, lo comparamos con nuestro mayor de bancos y hacemos un punteo de las operaciones que aparecen en el extracto.

Para puntear una lnea de asiento debe seleccionarse la misma y pulsar sobre el botn de punteo o teclear "P" . Para desmarcar volver a pulsar. La marca del punteo aparece en la columna E.

Punteo conciliacin Sirve par realizar el punteo aprovechando los movimientos bancarios que podemos recibir mediante la conexin a travs de la banca electrnica.



Pulsando el botn de punteo conciliacin sobre una partida, especificaremos el mtodo de filtrado de movimientos, pudiendo acotar por importes.

Tras aceptar aparece una pantalla con los movimientos bancarios asociados a la subcuenta. En ella se puede puntear el deseado realizando doble click o seleccionndolo con elbotn correspondiente.



Casacin Se suele utilizar para las operaciones en las que de una factura aparecen varios apuntes (cobros o pagos de la misma). Puede ser necesario que dicha operacin origine lanecesidad de conocer en un momento determinado el saldo que queda pendiente, el cual no puede obtenerse del saldo de la subcuenta porque esta puede incorporar diversaspartidas (facturas). Esto se soluciona con la herramienta de casacin.

Esta operacin puede realizarse desde dos opciones : gestin de asientos (botn) o punteo/casacin .

Desde gestin de asientos la casacin se realiza posicionndonos sobre la partida que ser el origen de la casacin (ej. sobre la lnea del proveedor del asiento pulsamos el

botn casacin para marcarlo como origen).



En el momento del pago, realizamos el asiento y sobre su lnea volvemos a pulsar el botn casacin y marcamos la lnea como partida. Se abrir una ventana con los posiblesorgenes de las cuales deberemos seleccionar la buscada).

Las operaciones se reflejan en la tabla de punteo y casacin.

Desde punteo/casacin , pulsando en esta opcin se abre un listado de movimientos ordenado por subcuentas, con los mismos campos que la pantalla de punteo.

El campo Estado (E) muestra un crculo naranja relleno de color blanco si la casacin no est completada y un crculo relleno de color blanco si lo est. El campo Tipode casacin (T) puede aparecer con una O (origen de la casacin) o con una P (partida).

Una vez localizada la partida se marca como origen o partida segn corresponda. La seleccin como partida requiere su vinculacin con un origen marcado previamente quehabr de seleccionarse en una nueva ventana que se abre. La cuenta quedar total o parcialmente casada en funcin de que el origen y la partida coincidan en importes o no.

Casacin por subcuenta y documento



Mediante la utilizacin del campo documento en la gestin de asientos, tanto en el asiento origen como en los posteriores cobros o pagos marcaremos el mismo cdigo dedocumento que luego casaremos mediante la opcin de casacin de documento. En ella se especifica, acotando al mximo, las subcuentas a casar, el rango de documento y elperiodo de fechas para evitar casaciones masivas no deseadas. (NOTA: para que esta opcin funcione correctamente todos los asientos de facturas y cobros/pagosrelacionados tendrn que estar identificadas correctamente con el mismo nmero de documento).

Caja Auxiliar

Esta opcin nos permite recoger diariamente los movimientos de cajas o bancos que se produzcan, con las correspondientes operaciones de entrada y salida, es decir, pagos ycobros. Permite llevar un control detallado de los movimientos de pagos y cobros que se producen cada da en las diferentes cajas que posea la empresa. Este mdulo estespecialmente diseado para aquellos negocios en los que los movimientos de efectivo son los procedimientos ms habituales de la actividad contable, como sucede encomercios de venta al por menor. El traspaso de estos movimientos al diario, se realizar en un nico asiento que englobe todos aquellos movimientos que el usuario decida.

Listados de Diario

Para obtener, fundamentalmente, un listado de asientos .



Listados de Mayor

Una utilidad similar a la anterior del Diario, pero clasificados por subcuentas .



Legalizacin de libros

Desde esta opcin de la aplicacin podremos presentar y legalizar los libros.

Utilidades de asientos

Hay varias opciones posibles: eliminacin y renumeracin de asientos, copia y comprobacin de asientos, etc. Vamos a explicar brevemente cada una de ellas.



Eliminacin de asientos

Existen dos posibles formas de eliminacin:

1. Eliminacin por Nmero de Asiento. Asiento inicial y final (estos nmeros de asiento deben existir). 2. Eliminacin por Subcuenta. Subcuenta inicial y final (estas subcuentas deben existir).

Importante : La opcin de eliminacin no es reversible. Los datos eliminados no podrn recuperarse.



Renumeracin de asientos

Renumerar diario : Renumera todos los apuntes por fechas ( organizar ficheros antes ).

Cambiar nmero de asientos : Por un nmero de asiento borrado o si se quiere dar un nmero mayor que el predefinido por la aplicacin. ( No se puede dar el nmero deotro existente ni permutarlo ).



Mover subcuenta en Diario

Cambia una subcuenta por otra en todos los asientos de diario en los que aparece y/o se especifique.



Copia de asientos

Permite copiar asientos desde cualquier empresa mediante el nmero de asiento ( seleccionar rango ) o por fechas ( seleccionar fecha inicial y final ).



Comprobacin de asientos

Su finalidad es la de controlar todos los asientos del diario , para comprobar cuadres, si existen en los ficheros las subcuentas definidas, etc. Se utiliza cuando se observananomalas.



Bsquedas atpicas

Para buscar apuntes concretos por nmero de asiento, fecha, subcuenta, concepto, debe, haber y escogiendo las condiciones de bsqueda ( igual, mayor, menor que ).



Exportacin / Importacin

Permite exportar/importar los ficheros de diario y subcuenta a otros programas incluidos los de tratamiento de texto y hojas de clculo. La importacin debe cumplir una seriede requisitos ms exigentes.



Bsqueda de comentarios

Permite la bsqueda de comentarios en asientos y subcuentas por medio de expresiones que puedan aparecer en el comentario.



Predefinicin de asientos

Permite crear, modificar y eliminar asientos predefinidos . Por tanto, es en esta ventana donde vamos a aadir los asientos que nos interese tener predefinidos por lafrecuencia en su utilizacin para que la contabilizacin de los mismos sea ms gil.

Utiliza unas plantillas que sirven para contabilizar de forma automtica las operaciones deseadas. Gracias a esta opcin podemos introducir apuntes en el Diario sin apenasintervencin del usuario, lo que reduce la posibilidad de incurrir en errores.



En la barra de herramientas de la ventana de asientos predefinidos hay una opcin que resulta especialmente interesante: "copia asientos" . Mediante esta opcin esposible copiar predefinidos de otras empresas que tengamos en ContaPlus. Al realizar la copia no solo se copiarn los predefinidos sino que tambin se crearn las subcuentasnecesarias para que esos asientos puedan utilizarse. (NOTA: no podr efectuarse la copia entre empresas con distinto nmero de dgitos de subcuentas).

Asimismo, como la confeccin de asientos predefinidos puede resultar una tarea compleja, al crear una nueva empresa podemos importar una coleccin de asientospredefinidos proporcionados por ContaPlus. Para importarlos slo deberemos marcar la casilla "Traspasar la coleccin de asientos predefinidos" en la pestaa "Rutas Programasde SP", dentro de la ventana "Aadir empresa".

Gestin de asientos peridicos

Contabiliza automticamente los asientos contables de aquellas operaciones que se repiten en los mismos plazos de tiempo, como suscripciones, alquileres u otro tipo depagos.

Para alcanzar este objetivo, lo ms sencillo es marcar la casilla "Asiento peridico" durante la contabilizacin de una operacin en la ventana "Gestin de asientos".



Una vez dado de alta como asiento peridico, podremos gestionar estos asientos desde el men [Financiera] -> [Opciones de diario] -> [Gestin de asientosperidicos]

Desde esta opcin podremos gestionar todos los asientos previamente definidos como asientos peridicos.



Para lanzar asientos peridicos en el diario primero debe marcar los asientos y despus pulsar el botn "ejecutar" .

Mediante la opcin "Acceso a Apuntes " se pueden visualizar y modificar las partidas del asiento. Al realizar algn cambio en las partidas del asiento peridico o aleliminar el asiento peridico desde esta opcin, el asiento ORIGEN NO sufrir ningn CAMBIO.

Cuando modifiquemos o actualicemos los datos en una subcuenta que afecte al asiento peridico, tendr una repercusin sobre l directamente.

Gestin del conocimiento

Permite consultar el mayor de una subcuenta y la informacin contenida en FacturaPlus o TPVplus relativa a esa subcuenta en cuestin.

Si la subcuenta existe tambin en FacturaPlus y ambos programas estn enlazados, nos presentar informacin sobre deudas pendientes, pedidos pendientes de servir,condiciones particulares, estadsticas de ventas, condiciones comerciales y llamadas. Si la subcuenta no est en FacturaPlus o TPVplus, unicamente podremos consultar losvencimientos asociados con esa subcuenta.

3. Balances



Sumas y Saldos

Podemos seleccionar la configuracin del mismo e introducir algunos datos que nos son solicitados.



Para obtenerlo en pantalla pinchamos en "Aceptar" .



En la ventana "Destino de impresin" seleccionamos la impresora o en "Otros destinos" seleccionamos "Pantalla", obtenindose el siguiente formato de Balance de Sumas ySaldos:



Prdidas y Ganancias

La primera de las opciones del desplegable "Mantenimiento y Formulacin", presenta la configuracin de las distintas cuentas y epgrafes que conforman el formato definido alseleccionar el plan contable. Hacer cualquier cambio aqu resultar especialmente peligroso.



Con la versin demostrativa solo podemos obtener este estado contable como Borrador :



Tambin podemos obtener una comparativa con lo presupuestado inicialmente, en la pestaa " Comparativo presupuesto ".



Situacin

Con similares opciones al caso anterior (veamos el listado que se obtiene como borrador).



Presentacin telemtica



Desde esta opcin se generarn los ficheros necesarios para el envo telemtico.

Consolidacin

Podemos obtener "Sumas y Saldos", "Prdidas y Ganancias" y "Balance de Situacin", especificando qu empresas son las que se deberan consolidar. No obstante, hay quetener en cuenta que el resultado no son unos estados consolidados propiamente dichos, sino una suma algebraica de todas las subcuentas.



Memoria y E.F.E.



Podemos generar ambos documentos, aunque la versin demostrativa no lo permite. Veamos, por ejemplo, la Memoria (se abre automticamente en word) .



Estado de Cambios en el Patrimonio Neto



Opciones similares a las de la cuenta de PyG y el Balance de situacin. (No es posible obtenerlo con la versin demostrativa).

Anlisis de Balances



ContaPlus lite 2011 incluye como novedad un mdulo de generacin de informes de anlisis econmicos y financieros, as como la posibilidad de consultar posteriormente losinformes generados. La nueva aplicacin de Anlisis de Balances permite generar un completo informe con la situacin econmica y financiera de la empresa, mostrando losdatos comparados del ejercicio anterior de las principales magnitudes y ratios de la empresa. Desde el men de ayuda de ContaPlus se puede acceder a un manual de ayudasobre esta aplicacin (que no est disponible en la versin demostrativa).

4. Vencimientos

Opcin interesante para controlar cobros y pagos a llevar a cabo en fechas concretas.

Se puede operar desde la opcin de vencimientos en el men Financiera o, como es lo ms normal, desde la opcin de entrada de asientos de Diario mediante el botn deacceso directo.

Para aadir un nuevo vencimiento se pulsa el botn de acceso rpido desde el asiento que se introduce o desde el men [Financiera] -> [Vencimientos] yseguidamente se pulsa aadir (A) o el icono correspondiente de la barra de herramientas.

La ventana que se abre incluye los siguientes campos a rellenar: Fecha de emisin y vencimiento, Subcuenta a la que imputamos el mismo, Banco con el que se producir elpago o cobro, concepto, importe, tipo, documento y n de remesa. En algunos de estos campos existe la opcin de realizar la bsqueda incremental mediante la lupa opulsando la tecla "+". Al aceptar el vencimiento se aadir a la lista de los ya existentes.
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