Manual Concur 3

5/28/2018 Manual Concur 3

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Manual Prestaes de Contas,Adiantamentos e Reembolso - Conc


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Veja como rpido e fcil realizar suas prestaes de

contas de ia!ens ou despesas locais"

Passo a passo:

#$ Acesso ao sistema Concur%

Intranet > Ferramentas > Concur: acessar com usurio e senha se rede. (Voc deve estar conectado reda Mondelez.

&$ 'uncionalidades do Concur%

! sistema Concur importa automaticamente as despesas utilizadas com o cart"o de cr#

corporativo$ %acilitando as suas presta&'es de contas

! sistema Concur tam)#m permite a di*italiza&"o das +otas Fiscais e reci)os para ane,

no elat/rio de 0espesa (0

Voc poder acess-lo de 1ual1uer lu*ar: pelo +ote)oo2$ 3a)let ou 4mart Phone conectad

internet

! sistema Concur o%erece trs op&'es de nave*a&"o: 5Meu Concur6$ 50espesa6 e 5Per%il6:

+a op&"o 5Meu Concur6$ voc poder acessar rapidamente:


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(nformaes da )mpresa% In%orma&'es e not7cias so)re via*ens e processos de 3rav

9,penses lo)al

*rabal+o atio% possi)ilita acessar e visualizar rapidamente todos os seus relat/rios

despesas e ;diantamentos

)ncar!os do carto disponeis% s"o todas as despesas realizadas no cart"o de cr#corporativo para 1ue voc possa prestar contas

+a op&"o 50espesa6$ voc ter acesso a:


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Visualizar os encar!os% voc poder %iltrar por atividade do cart"o ou por per7odo

despesas

Visualizar relat.rio%nesta op&"o$ voc poder *erenciar seus relat/rios de despesas at

criar novos relat/rios$ adicionar d#)itos do cart"o de cr#dito corporativo em relat/rioe,istentes$ 1ue n"o este


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Con%i*ura&'es do sistema

e*istro M/vel: Concur Mobile App

4e voc possui um Tabletou Smart Phone$ com dispositivos BlackberryouAndroid$ voc pode )aio aplicativo do Concur 1ue permite criar$ su)meter e aprovar os relat/rios de despesas do seutele%one. Voc pode capturar as ima*ens das notas %iscais a ane,ar diretamente no relat/rio dedespesas.

Para )ai,ar o ConcurApp Mobile$ cli1ue em @Per%il@ e depois @Concur e*istro Mobile@ para )ai,ar aplicativo e criar seu nAmero PI+.

2$ Como criar relat.rios de prestao de contas do carto de crdito corporatio

Con%orme nossas pol7ticas de via*ens$ a cada despesa realizada com o cart"o de cr#dito corporavoc deve solicitar ao prestador de servi&os um documento %iscal vlido. B neste momento$ vpode capturar a ima*em e salvar no sistema para presta&"o de contas.


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3ua prestao de contas dee ser realizada por eento"

4embre-se" 3oda a documenta&"o suporte citada acima$ %7sica$ deve ser enviada par0epartamento de 3ravel 8 9,penses$


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! sistema ir direcion-lo para esta tela$ onde ir"o aparecer as despesas realizadas com o cart"ocr#dito corporativo:


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Cli1ue em 5;dicionar despesas do cart"o6

4elecione as despesas do cart"o de cr#dito re%erente ao evento

Cli1ue em 5Importar6 ou arraste as despesas para a rea em )ranco es1uerda do relat/rio

$ Como classificar as despesas

! sistema Concur disponi)iliza diversas cate*orias de despesas para a correta conta)iliza&"o dos

*astos.

Dem)re-se de alocar corretamente suas despesas$ para 1ue os reportes %inanceiros tenhamacuracidade:

4e*uem al*uns e,emplos de despesas 1ue voc pode realizar e como prestar contas:

+o caso de ;limenta&"o$ e,istem al*umas classi%ica&'es 1ue devem ser consideradas no momentpresta&"o de contas:

;limenta&"o E 9ventos e reuni'es e,ternas (Dimites e de%ini&"o 094

;limenta&"o E re%ei&'es Individuais (Dimites e de%ini&"o 094G

;limenta&"o E epresenta&"o e entretenimento (Dimites e de%ini&"o 094

;limenta&"o E 3reinamento e seminrios 9,ternos (Dimites e de%ini&"o H

;limenta&"o E 3reinamentos e 4eminrios Internos (Dimites e de%ini&"o H


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Para criar o relat/rio voc deve preencher todos os campos mandat/rios marcados em vermelho:

4elecione o 5tipo de despesa6

4elecione a 5data da despesa6

Insira o motivo da despesa

Insira o nome do prestador de servi&os

4elecione a cidade

In%orme o total da despesa

Comente as raz'es da despesa.

/o se es6uea de comentar as razes da despesa%

e%ei&'es em *rupo devem ser pa*as pelo empre*ado de maior n7vel hierr1uico. +a presta&"ocontas o empre*ado deve indicar no sistema Concur o prop/sito da despesa$ listando os participae a companhia (%ornecedor$ cliente$ Mondelez$ podendo aloc-los por centro de custos.

;dicione a classi%ica&"o do convidado

In%orme nome$ car*o e empresa do convidado.


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Para as despesas com hospeda*em$ ser necessrio discriminar os *astos e alocar de %orma correcon%orme nota %iscal$ vide e,emplo a)ai,o:

Voc %icou hospedado do dia ?G? a ?G?G? durante sua via*em de ne*/cios e na %aturadisponi)ilizada pelo hotel as suas despesas est"o descritas:

oJal Hotels

?= 0iria(s .........................K L?$??

Davanderia .......................... K L$??

Bantar .................................. K $?

Internet e tele%one ............. K $N

3otal: K .=O$=N


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Voc dever replicar no sistema Concur todos os dados da %atura (despesas de dirias:

9m 50espesa6$ preencha todos os campos$ in%ormando detalhes de sua hospeda*em

Figura 18

9m 50espesas de dirias6$ voc deve in%ormar todas as despesas 1ue %oram %aturadas na ndo hotel

Para com)inar diria do 1uarto e impostos em um Anico lan&amento$ mar1ue a op&"o5Com)inar diria do 1uarto e impostos em umAnico lan&amento6

Cada despesa # automaticamente alocada no centro de custo em 1ue voc est cadastrado.


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Caso a despesa tenha sido realizada em outro centro de custo ou para um pro


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(mportante"0eposite o valor e,ato$ sem arredondamentose e veri%i1ue a conta correntecorrespondente conta corrente correspondente sua localidade (CompanJ Code correta Q? o

Q?O.+"o se es1ue&a de 1ue al#m de ane,ar o comprovante de dep/sito no sistema$ voc deve tam)#mentre*ar a via ori*inal ao 0epartamento de 3ravel 8 9,penses$


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;p/s a a)ertura do processo a administradora do cart"o insere o cr#dito temporrio em at#dias Ateis ap/s a)ertura de pes1uisa.

(mportante"S seu dever e%etuar a )ai,a desse valor. Voc # o responsvel por e%etuar a presta&"ocontas$ tanto do cr#dito temporrio como do de%initivo. Ve


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893$%; presta&"o de contas do reem)olso (cr#dito pode ser realizada no mesmo relat/rio onde %

realizada a )ai,a da despesa (dependendo da data de lan&amento do reem)olso pela administradodo cart"o ou em outro relat/rio posterior. S importante lem)rar 1ue tanto a despesa (d#)ito 1uantreem)olso (cr#dito devem ser lan&adas na mesma cate*oria de despesa 50espesas semdocumenta&"o suporte6.

3e a cobrana for deida%

; administradora do cart"o envia o comprovante da despesa$ com instru&'es para o e-mail do titulrevertendo a o lan&amento

Tuando o )anco comprovar 1ue a despesa # devida$ mas n"o # custeada pela Companhia por est%ora da pol7tica$ voc deve )ai,-la no sistema como 50espesa pessoal6:

+ome do relat/rio: 5Qai,a despesa pessoal6

+o campo comentrio$


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:$ 9il+etes no oados

4e voc comprou )ilhete a#reo e n"o voou$ por 1ual1uer motivo$ voc # o responsvel por res*atacr#dito dentro do per7odo estipulado em pol7tica. ;


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;ssim 1ue a companhia a#rea creditar o valor de reem)olso (o prazo # at# ? dias$ voc deverprestar conta deste lan&amento$ con%orme:

4elecione o cr#dito e certi%i1ue de 1ue est alocado no tipo de despesa 53ransporte -Passa*ens ;#reas (VoadasG+"o Voadas (0946

4elecione 5+"o6$ na op&"o 5Qilhete n"o utilizado6.

(mportante"; presta&"o de contas do cr#dito pode ser realizada no mesmo relat/rio onde %oirealizada a )ai,a da despesa (dependendo da data de lan&amento do reem)olso pela companhiarea ou em outro relat/rio posterior. S importante lem)rar 1ue tanto a despesa (d#)ito 1uanto oreem)olso (cr#dito devem ser lan&ados na mesma cate*oria de despesa 53ransporte - Passa*ens;#reas (VoadasG+"o Voadas (0946.

Para este tipo de )ai,a$ voc deve enviar para o 0epartamento de 3ravel 8 9,penses$ o resumo drelat/rio impresso e o %ormulrio de solicita&"o de reem)olso. ! mesmo deve ser ane,ado no sisteConcur.


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;$ Como criar relat.rios de reembolso

4e voc precisou utilizar seu ve7culo para visitar al*uma unidade da Companhia ou clientes$ vocpoder pedir reem)olso de 6uilometra!emE n"o # permitido o a)astecimento de ve7culo pr/prio co cart"o de cr#dito corporativo$ cli1ue em 5+ova despesa6 e preencha os campos mandat/rios$comente o motivo da despesa:

4elecionar o tipo de despesas 53ransporte E Tuilometra*em6

Colocar a ori*em e destino do trecho percorrido: o sistema calcula a rota e estipula a

1uilometra*em$ calculando automaticamente o valor do reem)olso. Voc pode considerar otra


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Cli1ue em 5;dicionar milha*em ao 9,pense6

Preencha os campos o)ri*at/rios

4alve

Para %inalizar os relat/rios$ su)meter para aprova&"o e imprimir$ si*a com o treinamento e ve


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+este caso$ n"o # necessrio imprimir nenhum documento do sistema Concur.

;p/s a aprova&"o e o rece)imento do relat/rio de despesas %7sico pelo 0epartamento 3rav9,penses$ o valor do reem)olso ser depositado na conta corrente do empre*ado$ con%ormcalendrio de pa*amentos.

4embre-se% se %or necessria altera&"o de dados )ancrios$ voc deve preencher o %ormulrio5Cadastro de conta corrente6 assinar e enviar a via ori*inal para o 0epartamento de ecursosHumanos E ;0P.


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Crie novo relat/rio de despesas

Cli1ue em detalhes

Cli1ue em ;diantamento de Via*ens 0ispon7vel

4elecione o adiantamento

Figura 27

Inclua todas as despesas *eradas.

4embre-se%

- 4e o montante do adiantamento %or i*ual ao valor *asto$ voc deve neste momento salvar seurelat/rio e su)meter aprova&"o

- 4e o valor *asto # maior do 1ue seu adiantamento$ o valor da di%eren&a ser depositado na suaconta corrente$ con%orme calendrio de pa*amentos da companhia

- 4e o valor *asto # menor do 1ue seu adiantamento$ o valor da di%eren&a deve ser alocado no tipodespesa 5;diantamentosG4a1ue E 0evolu&"o de saldo n"o utilizado6. ! comprovante de dep/sito dser ane,ado presta&"o de contas.

Para este tipo de )ai,a$ voc deve enviar para o 0epartamento de 3ravel 8 9,penses$ o resumo d

relat/rio impresso e o comprovante de dep/sito$ devolvendo o valor total da despesa para aMondelez.

'i6ue atento"0eposite o valor e,ato$ sem arredondamentos. Veri%i1ue a conta correntecorrespondente #ompany codecorreta (Q? ou Q?O na Intranet > Via*ens Qrasil > Tra$el %Expenses.


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4e voc precisar de dinheiro no e,terior para pa*ar despesas onde o cart"o de cr#dito corporativo n"oaceito$ voc pode realizar sa1ues$ con%orme limites estipulados em pol7tica.

Ve Via*ens Qrasil > Tra$el % Expenses.



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Com )ase nas nossas Pol7ticas de 0espesas de +e*/cios e de Via*ens$ o sistema Concur %oi con%i*urpara veri%icar todas as in%orma&'es de despesas$ indicando para o empre*ado$ aprovador e revisar 1uais

in%orma&'es incorretas$ %altantes ou em desacordo com os procedimentos vi*entes no momento da cria&"elat/rio de Presta&"o de Contas.

;s e,ce&'es podem ocorrer em diversos momentos da presta&"o de contas:

+o momento de salvar o ca)e&alho do relat/rio.

;p/s incluir e salvar uma nova despesa.

;p/s clicar para su)meter o relat/rio.

Tuando al*uma e,ce&"o # identi%icada pelo sistema$ uma mensa*em automtica # emitida$ con%o

demonstrado a)ai,o:

9,istem dois tipos de e,ce&'es:

Aiso%o relat/rio ou a despesa possui uma e,ce&"o. Voc deve veri%icar o te,to da e,ce&"o e cnecessrio$ incluirGcorri*irGremover as in%orma&

9lo6ueio)rro%o relat/rio ou a despesa possui uma e,ce&"o cr7tica ou erro. Voc deve veri%icte,to da e,ce&"o e deve corri*ir a presta&"o de contas para 1ue se


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;dicionalmente$ o sistema possui al*uns 7cones automticos para in%orma&"o. Posicione o cursor do mopara identi%icar o 1ue cada um si*ni%ica:

#B$ Aproao do relat.rio de despesas

! seu superior imediato # o responsvel pela aprova&"o das suas 0espesas de Via*ens de +e*/cios.

Ateno aproador"Voc deve *arantir 1ue todas as despesas de via*em s"o necessrias e razovetam)#m *arantir 1ue todas este


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Voc poder ane,ar as ima*ens das notas %iscais uma a uma$ 1uando estiver criando seu elat/riodespesas$ ou no momento do envio para aprova&"o:

Cli1ue em 5Procurar6

4elecione o ar1uivo

Cli1ue em 5Carre*ar6

Cli1ue em 5;ceitar e enviar6


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Con%orme descrito nos t/picos anteriores$ todos os elat/rios de despesas devem ter as ima*ens

documentos suportes ane,ados ao sistema Concur e devem ser enviados


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#&$ Aproao do relat.rio de despesas

! aprovador das suas despesas de via*ens e de ne*/cios # o seu superior imediato.Crie o h)ito de apresentar o seu elat/rio de despesas a ele$ com toda a documenta&"o suporte.;ntes de su)meter$ veri%i1ue e o resumo do seu elat/rio de despesas:

Aproador"

Voc # o responsvel pela aprova&"o das presta&'es de contas. Voc deve *arantir 1ue todas as despede via*em s"o necessrias e razoveis e tam)#m asse*urar 1ue todas este


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;cesse o sistema Concur

B na tela inicial$ voc encontrar os relat/rios pendentes de aprova&"o

+a op&"o 5Fila de aprova&"o6$ cli1ue no relat/rio$ na coluna 5+ome do relat/rio6

Voc deve veri%icar se as despesas s"o necessrias e se est"o de acordo com as pol7ticasVia*ens$ acessando rapidamente os ane,os (cli1ue em 5eci)os6

Tuando %or necessrio de ausentar da companhia # muito importante 1ue voc dele*ue a sua %un&"oaprovador$ ve


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#2$ )ntre!a e confer5ncia do Relat.rio

'i6ue atento"

Voc deve %inalizar seu relat/rio e entre*-lo ao responsvel pelo rece)imento no 0epartamento de 3rav9,penses$ devidamente aproado.

3odos os relat/rios de despesas ser"o automaticamente auditados pelo sistema Concur$ con%orme

5Valida&'es automticas6. ;l#m disso$ toda a documenta&"o ser validada pela e1uipe de Qac2 o%%ice e toos elat/rios s"o pass7veis de auditorias.

#7$ )struturas de apoio

BCD Travel:

Apoio Viagens: [email protected]

Apoio ferramenta !": ctm.#[email protected]

American Express:

%ervi&o de atendimento ao cliente:

apitais e regi'es metropolitanas: ())(*+)7+

,emais localidades: )8)) 728*+)7+ -,o eterior/ ligue a cobrar ++ -0( 21)2*2

Travel & Expenses:

[email protected]

RH Viagens:

r#[email protected]

18 -Linksteis

Formul5rio de %olicita&6o de reembolso de bil#ete areo

Formul5rio de adastro de conta corrente
mailto:[email protected]:[email protected]:travel%[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:travel%[email protected]:[email protected]


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,4%)2 * imites para Aprova&'es de 9astos

,4%11 ,espesas de viagens de neg;cios

,4%12 ,espesas de neg;cios

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