MANUAL DE USUARIO DE PROCESO APLICATIVO ONBASE

1. INGRESO A ONBASE

1.1 Al hacer doble click sobre el icono de OnBase aparecerá la siguiente ventana en la que debe

ingresar el usuario y contraseña, luego presione el botón de login.

1.2 Esta es la venta inicial del aplicativo OnBase.

2. RADICACION 2.1 Radicación Correspondencia

El primer paso a seguir es la generación del número de radicación para la correspondencia que acaba

de llegar. En el siguiente ejemplo se generara un número para la radicación de una correspondencia

producida.

Para iniciar debe hacer click en el icono de WorKflow que encontrara en la barra superior.

2.2 En ese momento se despliega la siguiente ventana:

2.3 En la parte izquierda encontrará un listado, haga click en el más del link que dice RADICACION

DOCUMENTOS, en ese momento se despliega una nueva lista, busque el link que dice Radicación

(FISICO) Producida y aparecerá lo siguiente:

2.4 Aparecerá un aviso en el que se indica el número de radicación que se acaba de generar, haciendo

click en aceptar el número quedara al lado izquierdo esperando la orden de impresión.

2.5 Para imprimir el número de radicado en la comunicación seleccione el radicado que acaba de

generar y oprima doble click sobre el icono Imprimir Rotulo de Radicación que se encuentra al lado

izquierdo.

2.6 Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se le debe indicar el número de impresiones de

radicado, el cual usted ingresará según el número de copias. Paso siguiente es colocar la

comunicación en soporte papel en la impresora de radicados.

Nota: Si no tiene impresora de radicado, el número de copias que debe indicar es CERO y colocar

el número de radicación manualmente (Numerador automatico o numerador de caucho) .

3. DIGITALIZACION

3.1 Para el proceso de digitalización (Escaneo) de la correspondencia haga click en Processing

(Procesando) y selecione la opción Scan/Index (Scanear/Indexar).

3.2 Aparecerán las colas de escaneo al lado derecho, para este ejemplo seleccionamos

correspondencia producida haciendo doble click en CORRESP PRODUCIDA.

3.3 Ahora aparece la siguiente pantalla en la que el lado derecho queda en blanco, haga click

derecho y seleccione la opción scan (escanear).

3.4 Aparecerá un cuadro de dialogo en el que pregunta el nombre del lote que se va a digitalizar,

puede registrar los datos que crea convenientes para referenciar las comunicaciones o

simplemente dejar la opción que está predeterminado.

3.5 Automáticamente el escáner empezará a digitalizar hoja por hoja hasta finalizar el lote que

luego será indexado.

Nota: es posible que aparezca un cuadro de diálogo que le pregunte la configuración que

desea para la digitalización en este caso deje la opción que esta predeterminada y seleccione

aceptar.

3.6 Al finalizar la digitalización aparecerá el lote al lado derecho, selecciónelo, haga click derecho y

elija la opción Index Batch (Indexar Lote).

3.7 Al lado derecho inferior está la opción Documet Type (Tipo de Documento) seleccione la única

opción que se despliega 01.-Correspondencia Recibida (PAPEL).

3.8 En la parte inferior aparecerán una serie de campos llamados Keywords (palabras clave), los

cuales describen el documento está en el aplicativo.

o SE ESCRIBE EL MUMERO DE RADICADO EXTERNO:1-2007-000000 Y SE CIERRA LA LLAVE

o CODIGO DE LA REGIONAL: Se ingresa el numero de la regional en la que estoy.

o SI ES A LA MANO: SI O NO.

o FECHA: la fecha de procedencia del documento que se esta indexando.

o TIPO DE DOCUMENTO: este campo es de selección según el aplicativo.

o No. ANEXOS: se coloca solo en números.

o DESCRIPCIÓN ANEXOS: hoja, diskettes, sobre, carpeta.

o TIPO DE DIGITALIZACION: si es parcial o total

o ASUNTO: Los asuntos están predeterminados. Se puede escribir la primera letra de un asunto y

luego F5 para que aparezcan todos los asuntos que inician por esa letra.

o DESCRIPCION DE ASUNTO : se escribe de forma abreviada el asunto de la comunicación

o REMITENTE NOMBRE ENTIDAD EXTERNA: (APARECE UNA +) se le da click y aparecen los siguientes

datos que se deben llenar

o REMITENTE: espacio destinado para escribir siempre el nombre de la empresa. o NOMBRE: espacio donde se registra el nombre del que firma. o CARGO: si tiene, si no, no se escribe nada. o MUNICIPIO: se escribe la primera letra y luego F5 y automáticamente aparece el municipio.

LA PANTALLA DONDE SE INDEXA LA INFORMACION:

3.9 Verifique que el número de radicado que ingresó corresponda al que tiene el documento que

aparece en la imagen del documento.

Después de terminar de indexar el lote la pantalla se cierra automáticamente. Para indexar un

nuevo lote, se sigue el mismo procedimiento.

Nota: Para verificar que la indexación se hizo correctamente se debe ir a Workflow y revisar el

link de Validación Correspondencia Recibida o Producida según el caso y verificar que los

contadores de Indexación incompleta e Indexación Duplicada estén en CERO.

4 GENERACION DE REPORTES

Para la generación de reportes debe ir al icono de Document Retrieval (Recuperación de

Documentos).

4.1 Seleccione el grupo de documentos: Reportes y el tipo de documento:

01-PLANTILLA- Asignaciones a Recorrido y haga click en Find (Buscar).

4.2 Haga doble click en el icono que aparece al lado derecho Asignación a recorrido

4.3 Aparece una ventana de internet explorer en la que debe escoger que tipo de reporte desea

realizar, Para este caso seleccione: Recorrido Interno.

4.4 Aparecerá la siguiente pantalla en la que debe seleccionar Generar.

Al terminar la generación aparecerá el listado de documento y en la parte inferior un botón que

dice Asignar haga click en él y finalizara el proceso, al cerrar esta ventana volverá a la aplicación

OnBase.

5 IMPRESIÓN DE REPORTES

5.1 Para imprimir el reporte que se acaba de generar se vuelve a Document Retireval

(Recuperación de Documentos), se selecciona Reportes, 01-RTE-Asignacion a recorrido Diario y

la fecha en la que se genero el reporte Find (Buscar)

5.2 A continuación aparecerá el reporte que se a generado, haga click derecho sobre el reporte y

seleccione la opción de imprimir. Con esto finaliza el proceso de Generación e impresión de

reportes.