MANUAL BOOK SISTEM INFORMASI ASET KERJASAMA e …. Manual... · 1. Klik Menu Formulir →...
Transcript of MANUAL BOOK SISTEM INFORMASI ASET KERJASAMA e …. Manual... · 1. Klik Menu Formulir →...
MANUAL BOOK
SISTEM INFORMASI ASET KERJASAMA
e-PEMANFAATAN
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
PROVINSI DKI JAKARTA
2
KATA PENGANTAR
Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk
meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat
dan stakeholder demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh
stakeholdernya. Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui
Inpres No. 3/2003, dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib
menerapkan teknologi informasi dalam mewujudkan Good Governance.
Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi
DKI Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang
Terintegrasi yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/
Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id/, salah
satunya adalah PEMANFAATAN. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu)
PEMANFAATAN ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi
terlaksananya fungsi e-government yang lebih baik dan fungsioanal.
Jakarta, November 2019
Kepala Badan Pengelola Aset Daerah Provinsi DKI Jakarta
Pujiono NIP. 196412301991121001
3
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ......................................................................................................... 2
DAFTAR ISI .................................................................................................................... 3
PETUNJUK PENGGUNAAN ............................................................................................. 4
PEMANFAATAN BMD BADAN PENGELOLA ASET DAERAH ............................................ 4
1.DASHBOARD ............................................................................................................... 5
2.DATA MASTER ............................................................................................................ 6
a. Jenis Perjanjian ....................................................................................................... 6
b. Tujuan Pemanfaatan ............................................................................................... 6
c. Pengelola ............................................................................................................... 7
d. Aset Pengelola ........................................................................................................ 8
e. Suku Badan Pengelola ............................................................................................. 9
3. FORMULIR ................................................................................................................ 10
a. Pihak Ke III ........................................................................................................... 10
b. Peninjauan Lapangan ............................................................................................. 11
4. FORMAT LAMA .......................................................................................................... 12
a. PKS (Perjanjian Kerjasama) ..................................................................................... 13
b. Pembayaran .......................................................................................................... 15
c. Monitoring ............................................................................................................. 16
5. FORMAT BARU .......................................................................................................... 17
a. Sewa (Pengelola) ................................................................................................... 17
b. SEWA (PENGGUNA) ................................................................................................ 23
6. LAPORAN .................................................................................................................. 30
a. Daftar PKS Aktif ..................................................................................................... 30
b. PKS Tidak Aktif (Expired) ........................................................................................ 31
c. Daftar Penerimaan ................................................................................................. 32
4
PETUNJUK PENGGUNAAN
PEMANFAATAN BMD BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
Pemanfaatan adalah pendayagunaan barang milik daerah yang tidak digunakan untuk
penyelenggaraan tugas dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah/atau optimalisasi barang milik
daerah dengan tidak mengubah status kepemilikan. ePemanfaatan adalah sebuah Aplikasi
Sistem Informasi Aset Kerjasama yang ada di web http://aset.jakarta.go.id/epemanfaatan
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuka laman http://aset.jakarta.go.id/
Kemudian pilih modul PEMANFAATAN → ePEMANFAATAN, seperti :
5
Setelah milih ePEMANFAATAN, maka akan seperti :
1. DASHBOARD
Setelah login maka akan muncul gambar dibawah ini. Klik Menu E-Simaks yang ada di
pojok kiri bawah. Maka akan muncul sub menu index, data master, formulir, format lama
dan format baru
Username menggunakan No. ID /AS[Kolok SKPD/UKPD/UPB]: 1. No. ID untuk pegawai BPAD 2. AS[Kolok SKPD/UKPD/UPB]3 untuk Pengurus Barang 3. AS[Kolok SKPD/UKPD/UPB]2 untuk P3B
6
2. DATA MASTER
Data Master adalah menu Setup yang berisi Jenis Perjanjian, Tujuan Pemanfaatan,
Pengelola, Aset Pengelola dan Suku Badan Pengelola. Hal ini harus disiapkan
terlebih dahulu agar data yang akan digunakan tersedia didalam Menu-menu selanjutnya.
Adapun penjelasannya sebagai berikut :
a. Jenis Perjanjian
Menu ini berisi tentang bentuk-bentuk perjanjian seperti Bangun Guna Serah, Bangun
Serah Guna, Kerjasama Infrastruktur, Pinjam Pakai dan Sewa. Berikut adalah
langkah-langkah mengaplikasikannya :
1. Klik Data Master → Jenis Perjanjian
2. Klik Tambah untuk menambahkan Jenis perjanjiannya
3. Klik Lambang Pensil untuk Edit Bentuk Perjanjian yang sudah ada
4. Klik Lambang Tong Sampah untuk Menghapus Bentuk Perjanjian yang sudah
ada
b. Tujuan Pemanfaatan
Menu ini berisi tentang Tujuan Pemanfaatan kerjasama seperti Perkantoran,
sekolah, taman, jalan, jaringan, Gelanggang Olah Raga dan sebagainya sesuai
dengan bentuk peruntukan kerjasamanya dengan pihak ke III. Berikut adalah
langkah-langkah mengaplikasikannya :
1. Klik Data Master → Tujuan Pemanfaatan
2. Klik Tambah untuk menambahkan Tujuan Pemanfaatan
3. Klik Lambang Pensil untuk Edit Tujuan Pemanfaatan
4. Klik Lambang Tempat sampah untuk menghapus Tujuan Pemanfaatan yang
sudah ada
7
c. Pengelola
Pengelola adalah menu dimana aset idle yang akan dikerjasamakan dicatat didalam
KIB SKPD / UKPD / UPT / Rumah Sakit tersebut. Berikut adalah langkah-langkah
mengaplikasikannya :
1. Klik Data Master → Bentuk Peruntukan
2. Klik tambah lalu cari SKPD/UKPD/UPT/Rumah Sakit yang mencatat KIB yang akan
dikerjasamakan. Pilih Tipe perjanjiannya lalu masukkan keterangan, setelah itu klik
simpan
3.Klik Lambang Pensil untuk melakukan Revisi/Edit
4.Klik Lambang Tempat Sampah untuk menghapus Pengelola yang sudah ada.
8
d. Aset Pengelola
Menu ini dilakukan untuk mencari dan menambah/memasukkan Aset idle yang akan
di kerjasamakan, Berikut adalah langkah-langkah mengaplikasikannya :
1. Untuk Melihat Aset yang sudah ditambah oleh Pengelola, pilih Bentuk
Perjanjiannya (BTO,BOT,Sewa dll), lalu pilih KIB yang akan dikerjasamakan. Klik
lambing berwarna ungu untuk lihat detail, lambing pensil untuk edit data aset yang
sudah tersimpan
2. Klik Tambah lalu Pilih Kolok Pengelola dan KIB nya, untuk menambahkan asset
kerjasama yang siap/akan dikerjasamakan Klik Field data aset untuk mencari data
aset tersebut. Setelah dipilih, data aset tersebut akan terbaca secara otomatis
seperti kode barang, nama barang, Noreg, tanggal perolehan, Alamat, Kelurahan,
Ukuran, dan Satuan.
9
e. Suku Badan Pengelola
Menu ini untuk Suku Badan Pengelola yang akan akan mengelola Aset Kerjasama.
Berikut cara mengaplikasikannya :
1. Untuk menambahkan Suku Badan atau Suku Dinas yang akan Mengelola Aset
kedepannya, klik Tambah lalu pilih Kotamadya dan cari SKPD/UKPD/Suban,
masukkan keterangannya. Setelah itu klik Simpan, maka SKPD/UKPD/Suban
tersebut akan tampil dibawah sebagai SKPD/UKPD/Suban yang sudah di Setup.
2. Klik Lambang Pensil untuk melakukan Edit dan Klik Tong sampah untuk
menghapusnya.
10
3. FORMULIR
Formulir adalah Menu untuk memberikan informasi Perihal data Pihak ke III dan Hasil
dari Peninjauan lapangan. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut :
a. Pihak Ke III
Sub Menu ini adalah data tentang Pihak ke III yang akan melakukan atau yang sudah
melakukan kerjasama. Berikut adalah langkah-langkah mengaplikasikannya :
1. Klik Formulir → Pihak Ke III
2. klik tambah, untuk menambahkan data Pihak ke III. isi field-field yang telah
disediakan didalam menu pihak ke III lalu klik simpan.
3. Klik lambang pensil untuk melakukan Revisi/edit.
4. Klik Tempat sampah untuk menghapus Data Pihak Ke III.
11
b. Peninjauan Lapangan
Peninjauan Lapangan adalah kegiatan yang dilakukan oleh tim BPAD untuk mengecek
Aset-aset yang akan dikerjasamakan atau yang sedang dikerjasamakan. Berikut
adalah langkah-langkah mengaplikasikannya :
1. Klik Menu Formulir → Peninjauan Lapangan,
2. Klik Tambah, Isi field-field yang telah disediakan setelah melakukan Peninjauan
lapangan,
3. Upload File Monitoring Berita Acara hasil peninjauan. Unduh File untuk melihat
BA/Dokumentasi yang sudah diupload
4. Klik Simpan apabila seluruh kegiatan Peninjauan Lapangan sudah diisi.
5. Klik Lambang Pensil untuk melakukan edit.
12
4. FORMAT LAMA
Format ini berisi tentang data Aset yang sudah dikerjasamakan. Adapun sub-sub Menu
didalam Format lama adalah PKS (Perjanjian Kerjasama), Pembayaran, dan Monitoring.
13
a. PKS (Perjanjian Kerjasama)
Sub Menu ini untuk data-data asset yang sedang dikerjasamakan. Berisi tentang Nomor
PKS, Tanggal PKS,Periode kerjasama, Judul PKS, dan Kerjasama pihak ke III,
Berikut adalah langkah-langkah mengaplikasikannya :
1. Klik Format Lama → PKS;
2. Pilih Pihak (suban) yang Mengelola Aset yang dikerjasamakan maka akan keluar
seluruh data PKS yang dikelola oleh Pihak (Suban) tersebut;
3. Untuk menambahkan PKS baru, klik Tambah maka akan tampil field-field yang
harus di isi. Untuk no.referensi otomatis dari system, SK Gubernur, Detail Perjanjian
Kerjasama, Pihak Pertama, Pihak Ketiga, Aset yang dikerjasamakan,
Kewajiban/kontribusi/goodwill/BHU;
4. Klik Lambang Pensil untuk melakukan Revisi/edit data PKS yang sudah disimpan;
14
15
b. Pembayaran
Menu ini untuk melakukan Validasi Pembayaran yang dilakukan oleh Pihak Ke III. Berikut
cara mengaplikasikannya :
1. Pilih Suban yang mengelola aset tersebut, Selanjutnya Pilih Pihak Ke III yang
akan/sudah melakukan Pembayaran lalu Pilih Judul PKS dengan Pihak Ke III tersebut.
2. Setelah melakukan hal diatas maka akan tampil uraian tentang termin, tanggal jatuh
tempo, nilai yang harus dibayarkan, Status Bayar dan Status Denda.
3. Klik Lambang berwarna hijau untuk melengkapi keterangan dan upload Surat Tanda
Setor untuk selanjutnya dilakukan Validasi.
4. Klik Lambang Merah untuk melengkapi keterangan dan upload Surat Tanda Setor
denda keterlambatan/denda untuk selanjutnya dilakukan Validasi.
16
c. Monitoring
Menu ini adalah untuk melakukan monitoring kepada pihak ke III terkait Pembayaran
nilai sewa, jangka waktu dan Jatuh Tempo. Adapun cara mengalikasikannya adalah
sebagai berikut :
1. Klik Format Lama → Monitoring;
2. Pilih Pihak Ke III yang ingin di Monitoring
3. Pilih PKS dengan Pihak Ke III
4. Pilih Tanggal / Posisi Masa Kerjasamanya
5. Klik Gambar Printer untuk melihat Lembar Monitoring Pihak Ke III
17
5. FORMAT BARU
Menu ini berisi tentang Sewa (Pengelola), Sewa (Pengguna) dan Non Sewa. Berikut cara
mengaplikasikannya :
a. Sewa (Pengelola)
Sub Menu ini berisi tentang Prosedur Pelaksanaan Sewa (Pengelola) Seperti Disposisi
Gubernur, Uji Kelayakan, Kesanggupan, Permohonan Persetujuan dan PKS.
Berikut cara mengaplikasikannya:
1. Klik Format Baru → Sewa (Pengelola) → Disposisi Gubernur
Didalam Disposisi Gubernur terdapat Arsip dari hasil Disposisi Gubernur, apabila
terdapat pengajuan Perihal kerjasama:
➢ klik Tambah
➢ Isi data Disposisi sesuai field yang tersedia
➢ Pilih Aset yang akan dikerjasamakan, beri keterangan, klik tambah
➢ Pilih No.id Pihak ke III, klik simpan
18
2. Uji Kelayakan
Untuk Sub Menu Uji Kelayakan :
➢ Pilih Status Open (belum dilakukan uji kelayakan), Close (Sudah dilakukan
uji kelayakan)
➢ Klik Lambang Pensil
➢ Isi Hasil dari uji kelayakan berdasarkan filed yang telah disediakan
➢ Upload File Hasil Uji Kelayakan (Berita Acara) dan Dokumentasinya
➢ Upload File Hasil Perhitungan tarif Sewa
19
3. Kesanggupan
Untuk Sub Menu Kesanggupan :
➢ Pilih Status Open (belum dilakukan pengisian), Close (Sudah dilakukan
pengisian/arsip)
➢ Pilih Pernyataan Kesanggupan dari pihak ke III (Ya/tidak)
➢ Upload File Pernyataan kesanggupan dari Pihak Ke III
20
4. Permohonan Persetujuan
Untuk Sub Menu Permohonan Persetujuan (disposisi Persetujuan Gubernur) :
➢ Pilih Status Open (belum dilakukan pengisian), Close (Sudah dilakukan
pengisian/arsip)
➢ Klik Lambang Pensil untuk dilakukan pengisian
➢ Unduh File Hasil Uji Kelayakan, Hasil Perhitungan Tarif, Hasil Pernyataan
yang telah diupload di menu sebelumnya
➢ Pilih Tanggal Surat
➢ Upload File Persetujuan
➢ Ceklist Pengajuan yang akan disetujui/ditolak
➢ Klik Disetujui Gubernur/Tidak Disetujui Gubernur
5. PKS (Perjanjian Kerjasama)
Sub Menu PKS (PKS lama/sudah PKS) :
➢ Pilih Suban Aset yang mengelola/monitoring aset tersebut
21
➢ Pilih Noref Disposisi
➢ Input SK Gubernur
➢ Input Detail Perjanjian Kerjasama
➢ Input Pihak Pertama dan Suban Pengelola nya
➢ Masukkan data Pembayaran/Download
➢ Simpan
22
23
b. SEWA (PENGGUNA)
Menu ini berisi tentang Sewa BMD yang berawal dari Pengguna, sub-sub menunya
adalah Persetujuan Pengguna,Disposisi Sekda,Uji Kelayakan,Kesanggupan,Permohonan
Persetujuan dan PKS. Berikut cara mengaplikasikannya :
1. Persetujuan Pengguna
Untuk Mencari data yang dikelola oleh Pengguna, Pilih Wilayah dan SKPD
penggunanya.
Untuk kerjasama baru :
➢ Klik Tambah
➢ Input Informasi Permohonan
➢ Upload File Permohonan dari Pihak ke III
➢ Pilih Aset yang akan dikerjasamakan (KIB,Kode Aset dan keterangan
kerjasamanya)
➢ Klik Tambah
➢ Setelah data masuk, klik Simpan
24
2. Disposisi Sekda
SKPD/UKPD Pengguna melakukan Disposisi ke Sekda.
➢ Klik Disposisi Sekda
➢ Pilih Status Disposisi, Open (Belum dikirim) Close (Sudah Dikirim)
➢ Klik Tambah untuk Aset Kerjasama Baru (Disposisi Baru)
➢ Input Data Disposisi
➢ Pilih Informasi Persetujuan Aset
➢ Pilih Pihak Ke III (harus disetup di Menu Formulir)
➢ Klik Simpan
25
3. Uji Kelayakan
Sub Menu ini berisi tentang hasil dari uji kelayakan asset yang akan disewakan.
➢ Pilih Status Open (belum), Close (Sudah)
➢ Pilih Permohonan Aset yang akan dikerjasamakan
➢ Klik Lambang Pensil untuk Mengisi hasil dari Uji Kelayakan
➢ Isi hasil dari uji kelayakan
➢ Upload File (BA/Dokumentasi) hasil dari uji kelayakan
➢ Pilih kesimpulan (Ya/Tidak) layak
➢ Upload file hasil perhitungan tarif sewa
26
4. Kesanggupan
Untuk Sub Menu Kesanggupan :
➢ Pilih Status Open (belum dilakukan pengisian), Close (Sudah dilakukan
pengisian/arsip)
➢ Pilih Pernyataan Kesanggupan dari pihak ke III (Ya/tidak)
➢ Upload File Pernyataan kesanggupan dari Pihak Ke III
27
5. Permohonan Persetujuan
Untuk Sub Menu Permohonan Persetujuan (disposisi Persetujuan Gubernur) :
➢ Pilih Status Open (belum dilakukan pengisian), Close (Sudah dilakukan
pengisian/arsip)
➢ Klik Lambang Pensil untuk dilakukan pengisian
➢ Unduh File Hasil Uji Kelayakan, Hasil Perhitungan Tarif, Hasil Pernyataan
yang telah diupload di menu sebelumnya
➢ Pilih Tanggal Surat
➢ Upload File Persetujuan
➢ Ceklist Pengajuan yang akan disetujui/ditolak
➢ Klik Disetujui Gubernur/Tidak Disetujui Gubernur
6. PKS (Perjanjian Kerjasama)
Sub Menu PKS (PKS lama/sudah PKS) :
➢ Pilih Suban Aset yang mengelola/monitoring aset tersebut
28
➢ Pilih Noref Disposisi
➢ Input SK Gubernur
➢ Input Detail Perjanjian Kerjasama
➢ Input Pihak Pertama dan Suban Pengelola nya
➢ Masukkan data Pembayaran/Download
➢ Simpan
29
30
6. LAPORAN
Menu ini berisi tentang Daftar PKS Aktif, PKS Tidak Aktif dan Daftar Penerimaan.
a. Daftar PKS Aktif
Untuk Mengaplikasikannya :
➢ Klik Laporan → PKS Aktif
➢ Pilih Kriteria Jenis Perjanjian (BTO,BOT, KSPI, SEWA, Dll)
➢ Pilih Tujuan Pemanfaatannya (Pendidikan, Perkantoran, GOR, Dll)
➢ Pilih Langkah apa yang mau digunakan (Cetak/lihat, Excel, .XML)
➢ Selesai
31
b. PKS Tidak Aktif (Expired)
Untuk Mengaplikasikannya :
➢ Klik Laporan → PKS Tidak Aktif (Expired)
➢ Pilih Kriteria Jenis Perjanjian (BTO,BOT, KSPI, SEWA, Dll)
➢ Pilih Tujuan Pemanfaatannya (Pendidikan, Perkantoran, GOR, Dll)
➢ Pilih Langkah apa yang mau digunakan (Cetak/lihat, Excel, .XML)
➢ Selesai
32
c. Daftar Penerimaan
Untuk Mengaplikasikannya :
➢ Klik Laporan → Daftar Penerimaan
➢ Pilih Tanggal Periode Penerimaan
➢ Pilih Hasil apa yang mau digunakan (Cetak/lihat, Excel, .XML)
T E R I M A K A S I H