MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 ·...
Transcript of MANUAL BOOK E‐PENGGUNAANaset.jakarta.go.id/fileapp/files/17_MB_ePenggunaan.pdf · 2019-12-02 ·...
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
PROVINSI DKI JAKARTA
MANUAL BOOK
E‐PENGGUNAAN
www.bpad.jakarta.go.id
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
1
KATA PENGANTAR
Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya. Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003, dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi informasi dalam mewujudkan Good Governance.
Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/
Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id/, salah satunya adalah e-Penggunaan. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu) e-Penggunaan ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya fungsi e-government yang lebih baik dan fungsional.
Jakarta, November 2019 Kepala Badan Pengelola Aset Daerah Provinsi DKI Jakarta Pujiono NIP. 196412301991121001
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...................................................................................................................... 1
DAFTAR ISI ................................................................................................................................. 2
PETUNJUK PENGGUNAAN SUB SISTEM E‐PENGGUNAAN BADAN PENGELOLA ASET DAERAH ..... 3
A. Melakukan Akses ke Sistem e‐Penggunaan ..................................................................... 4
B. Pengajuan Permohonan Penetapan Status Penggunaan SKPD/UKPD .............................. 5
C. Pemeriksaan dan Persetujuan Permohonan Penetapan Status Penggunaan oleh BPAD ... 8
D. Penginputan Nomor SK Penggunaan dan Upload SK Penggunaan .................................. 15
E. Pencetakan SK Penggunaan ........................................................................................... 17
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
3
PETUNJUK PENGGUNAAN SUB SISTEM E-PENGGUNAAN
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
Status Penggunaan merupakan penetapan status penggunaan barang milik daerah (BMD) untuk
penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi SKPD/UKPD. Status penggunaan juga mengatur BMD
untuk dioperasikan pihak lain dalam rangka menjalankan pelayanan umum sesuai tugas dan fungsi
SKPD yang bersangkutan.
E‐Penggunaan merupakan sistem informasi yang dapat menunjang proses penetapan status
penggunaan BMD oleh Gubernur/Sekda selaku Pengelola Barang kepada Kepala SKDP/UKPD selaku
Pengguna Barang berdasarkan daftar BMD audited.
Proses yang berjalan dalam sistem e‐penggunaan meliputi :
1. Pengajuan permohonan penetapan status penggunaan barang milik daerah, pada tahap ini
proses dapat dilakukan oleh pengurus barang di SKPD/UKPD.
2. Persetujuan atas permohonan penetapan status penggunaan barang milik daerah yang
diajukan oleh pengurus barang, pada tahap ini persetujuan dilakukan oleh P3B di
SKPD/UKPD.
3. Penerimaan dan pemeriksaan permohonan penetapan status penggunaan barang milik
daerah yang telah disetujui oleh P3B di SKPD/UKPD, pada tahap ini penerimaan dan
pemeriksaan akan dilakukan oleh Badan Pengelola Aset Daerah Provinsi DKI Jakarta pada
Subbidang Penerimaan, Penetapan dan Penggunaan Aset.
4. Pengesahan Surat Penetapan Status Penggunaan Barang Milik Daerah oleh
Gubernur/Sekretaris Daerah.
5. Pencetakan Surat Penetapan Status Penggunaan Barang Milik Daerah yang dapat dilakukan
oleh masing‐masing pengurus barang/P3B SKPD/UKPD.
Pihak‐pihak yang dapat melakukan akses ke sistem e‐penggunaan, meliputi :
Username menggunakan AS[Kolok SKPD/UKPD/UPB]: 1. Akun P3B = ASxxxxxxxxxxxxxx2 2. Akun Pengurus Barang = ASxxxxxxxxxxxxxx3 3. Akun User = ASxxxxxxxxxxxxxx4 4. Akun Unit/Lokasi = xxxxxxxxxxxxxx.(2 digit kode unik lokasi)
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
4
A. Melakukan Akses ke Sistem e‐Penggunaan
1. Buka browser Anda dan masukan alamat url : http://aset.jakarta.go.id/
2. Kemudian pilih modul Pemanfaatan dan pilih sub menu e‐Penggunaan, seperti dibawah
ini.
3. Untuk memasuki halaman dashboard sistem e‐Penggunaan. Masukan username dan
password anda, lalu klick button “Masuk” seperti pada halaman login berikut :
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
5
4. Selanjutnya Anda akan memasuki halaman dashboard untuk memulai aktifitas sesuai
otoritas akses yang dimiliki, sebagai berikut :
B. Pengajuan Permohonan Penetapan Status Penggunaan SKPD/UKPD
1. Pengajuan permohonan penetapan status penggunaan BMD di SKPD/UKPD, pertama kali
akan dilakukan oleh pengurus barang dengan langkah sebagai berikut :
a. Setelah melakukan login, pada halaman dashboard pilih menu Pengajuan :
b. Pilih button “Tambah” untuk memulai pengajuan permohonan :
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
6
c. Selanjutnya anda akan memasukin halaman yang berisikan seluruh daftar barang milik
daerah di SKPD/UKPD per masing‐masing KIB yang dapat diajukan permohonan untuk
penetapan status penggunaan barang, seperti dibawah ini :
‐ Field “Notes”, anda dapat melakukan pengisian judul atau informasi mengenai
permohonan yang dilakukan.
‐ Button “Export Excel”, untuk melakukan download daftar barang milik daerah
dalam format excel. Hal ini untuk memudahkan bagi SKPD/UKPD yang memiliki
BMD cukup banyak di masing‐masing KIB.
‐ Klik button “Ajukan”, untuk melakukan pengajuan permohonan penetapan status
penggunaan.
d. Pengajuan permohonan yang telah Anda lakukan akan muncul pada list pengajuan,
sebagai berikut :
Maka, proses selanjutnya adalah pemeriksaan dan persetujuan yang dilakukan oleh
P3B di SKPD/UKPD.
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
7
2. Pemeriksaan dan persetujuan pengajuan permohonan penetapan status penggunaan
BMD yang dilalukan oleh P3B.
a. Setelah melakukan Login, pada halaman dashboard pilih menu Persetujuan :
b. Pada halaman Persetujuan, akan muncul list pengajuan permohonan penetapan status
penggunaan yang telah dilakukan oleh Pengurus Barang, sebagai berikut :
c. Sebelum melakukan persetujuan permohonan, Anda terlebih dahulu melakukan
pengecekan atas daftar barang milik daerah yang diajukan dengan melakukan klik
pada botton seperti dibawah ini :
d. Selanjutnya Anda akan memasuki halaman yang berisikan secara detail daftar BMD
per masing‐masing KIB, sebagaimana gambar dibawah ini :
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
8
‐ Pada masing‐masing KIB daftar BMD, telah disediakan button “Export Excel” untuk
melakukan download daftar BMD dalam format excel. Agar memudahkan untuk
melakukan pemeriksaan BMD dengan jumlah banyak.
‐ Apabila telah selesai Anda dapat melakukan klik button “Close” atau button “Back”
yang telah disediakan pada browser Anda untuk kembali ke tampilan sebelumnya.
e. Jika pemeriksaan telah dilakukan, maka anda dapat melakukan persetujuan dengan
melakukan checklist pada pengajuan permohonan yang dipilih dan melakukan klik
pada button “Setujui”, seperti dibawah ini :
Pengajuan permohonan penetapan status penggunaan telah selesai dan dilanjutkan
dengan pemeriksaan dan persetujuan dari Badan Pengelola Aset Daerah.
C. Pemeriksaan dan Persetujuan Permohonan Penetapan Status Penggunaan oleh
BPAD
1. Permohonan penetapan status penggunaan yang diajukan oleh SKPD/UKPD akan
dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu oleh Staf BPAD.
a. Setelah melakukan login, pada halaman dashboard pilih menu Pengecekan :
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
9
b. Pada halaman pengecekan, akan muncul list pengajuan permohonan penetapan status
penggunaan yang telah dilakukan oleh SKPD/UKPD, sebagai berikut :
c. Untuk melakukan pengecekan, anda dapat melakukan klik pada Icon Pensil, seperti
dibawah ini :
d. Selanjutnya Anda akan memasuki halaman yang berisikan secara detail daftar BMD
per masing‐masing KIB dari SKPD/UKPD, sebagai berikut :
‐ Pada masing‐masing KIB daftar BMD, telah disediakan button “Export Excel” untuk
melakukan download daftar BMD dalam format excel. Agar memudahkan untuk
melakukan pemeriksaan BMD dengan jumlah banyak.
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
10
‐ Button “Validasi”, jika pemeriksaan telah dilakukan dan telah sesuai maka dapat
dilakukan validasi untuk dapat melakukan proses ke tahap selanjutnya.
‐ Field Catatan Penolakan, untuk melakukan pengisian informasi apabila dalam
melakukan pemeriksaan ditemukan ketidaksesuaian.
‐ Button “Tolak”, untuk melakukan penolakan permohonan dengan melakukan
pengisian terlebih dahulu pada catatan penolakan.
2. Permohonan penetapan status penggunaan yang telah dilakukan pemeriksaan staf BPAD,
maka akan dilakukan pengajuan nota dinas untuk disampaikan kepada
Gubernur/Sekretaris Daerah.
a. Pada halaman dashboard, pilih menu Pengajuan Nota Dinas :
Maka akan muncul halaman Pengajuan Nota Dinas, sebagai berikut :
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
11
b. Untuk membuat nota dinas, dapat dilakukan klik pada button “Tambah” :
c. Selanjunya akan muncul halam sebagai berikut :
‐ Nomor Nota Dinas, untuk melakukan pengisian nomor nota dinas yang akan
diterbikan.
‐ Filed Noted, sebagai pengisian judul/informasi mengenai nota dinas yang akan
diterbitkan.
‐ Botton View, Anda akan ditampilkan seperti halaman pemeriksaan jika diperlukan
pemeriksaan kembali.
‐ Check Box, untuk memilih permohonan mana saja yang akan diajukan kedalam
nota dinas.
Nb : Jumlah permohonan tidak dibatasi satu permohonan, tetapi dapat lebih
dari satu permohonaan penetapan status penggunaan dari berbagai
SKPD/UKPD.
‐ Button “Tambah”, untuk memasukkan daftar permohonan yang telah dichecklist
kedalam satu nomor nota dinas, seperti gambar dibawah ini :
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
12
‐ Button “Simpan”, untuk melakukan penyimpanan nomor nota dinas dan list
permohonan penetapan status penggunaan dari SKPD/UKPD.
d. Kembali ke halaman awal pengajuan nota dinas, Anda dapat melakukan pengajuan
nota dinas dengan melakukan checklist pada nota dinas yang akan diajukan dan klik
button “Ajukan Nota Dinas”, sebagaimana gambar dibawah ini :
‐ Check box, untuk melakukan checklist nota dinas mana saja yang akan diajukan.
‐ Button “Ajukan Nota Dinas”, untuk pengajuan kepada pimpinan agar dapat
dilakukan persetujuannya.
‐ Icon PDF, untuk melakuakn print Surat Nota Dinas, draft SK Penggunaan dan
lampiran daftar barang milik daerah berdasarkan masing‐masing SKPD/UKPD dan
KIB.
Draft Nota Dinas
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
13
Draft SK Penggunaan
Lampiran Barang Milik Daerah
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
14
3. Permohonan penetapan status penggunaan per SKPD/UKPD yang telah diajukan kedalam
nota dinas, selanjutnya akan dilakukan pemeriksaan dan persetujuan nota dinas
permohonan penetapan status penggunaan.
a. Setelah melakukan login, pada halaman dashboard pilih menu Persetujuan Kasubid :
b. Pada halaman Persetujuan Kasubid, akan muncul list pengajuan permohonan
penetapan status penggunaan yang telah dilakukan oleh Staf BPAD, sebagai berikut :
c. Selanjutnya untuk melakukan persetujuan, Anda dapat melakukan klik pada icon
berikut :
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
15
d. Selanjutnya anda akan memasuki halaman yang berisikan list pengajuan SK
Penggunaan dari berbagai SKPD/UKPD yang telah dilakukan pengajuan kedalam Nota
Dinas oleh staf BPAD :
‐ Botton View, untuk melihat detail daftar BMD atas penggajuan penetapan status
penggunaan dari masing‐masing SKPD/UKPD.
‐ Button Validasi, untuk melakukan persetujuan pengajuan nota dinas atas
permohonan pengajuan penetapan status penggunaan SKPD/UKPD.
‐ Field Catatan Revisi, sebagai pengisian informasi mengenai revisi pengajuan nota
dinas.
‐ Button revisi, sebagai keputusan untuk dilakukan revisi atas pengajuan nota dinas.
D. Penginputan Nomor SK Penggunaan dan Upload SK Penggunaan
1. Setelah melakukan login, pada halaman dashboard pilih menu Entry SK Penggunaan :
2. Pada halaman Entry Sk Penggunaan, akan muncul list nota dinas penetapan status
penggunaan yang telah disetujui oleh Kasubid BPAD, sebagai berikut :
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
16
3. Selanjutnya untuk melakukan persetujuan, Anda dapat melakukan klik pada icon berikut :
4. Anda akan memasuki halaman untuk melakukan entry nomor SK Penggunaan serta
melakukan upload hasil scan SK Penggunaan yang telah ditandatangani oleh
Gubenur/Sekda :
‐ Button View, untuk melihat daftar BMD secara detail dari masing‐masing
SKPD/UKPD
‐ Field No. SK Guna, untuk melakukan pengisian nomor SK Penggunaan sesuai yang
tertera pada nomor SK Penggunaan yang telah ditandatangani oleh
Gubernur/Sekda.
‐ Field Tgl. SK Guna, untuk melakukan pengisian tanggal SK Penggunaan
berdasarkan tanggal yang tertera pada SK Penggunaan yang telah ditandatangani.
‐ File SK Penggunaan, untuk melakukan upload hasil scan SK Penggunaan yang telah
ditandaatangani.
‐ Unduh File, untuk memastikan file yang diupload telah sesuai dengan melakukan
download file tersebut.
‐ Button Update SK, untuk melakukan penyimpanan data atas penginputan nomor
SK Penggunaan dan upload hasil scan SK Penggunaan.
Buku Panduan Sub Sistem e‐Penggunaan
17
E. Pencetakan SK Penggunaan 1. Setelah melakukan login, pada halaman dashboard pilih menu Pengajuan :
2. Pada halaman pengajuan terdapat list seluruh permohonan penetapan status penggunaan
yang pernah dilakukan. Untuk melakukan print SK Penggunaan beserta dengan
lampirannya, dapat dilakukan apabila status yang tertera adalah “Terbit SK”, sebagai
berikut :
‐ Status, untuk menggambarkan posisi disposisi dari pengajuan permohonan
penetapan status penggunaan.
‐ Check box, untuk melakukan pemilihan permohonan mana yang ingin dilakukan
pencetakan SK Penggunaan dan lampirannya.
‐ Icon PDF, untuk melakukan download SK Penggunaan dan lampirannya.