Manual Book “Batch No” - imamatek.com fileLengkapi header, pilih warehouse, pilih nomor...
Transcript of Manual Book “Batch No” - imamatek.com fileLengkapi header, pilih warehouse, pilih nomor...
Manual Book
“Batch No”
Fitur Batch No
Fitur Batch No digunakan untuk mengisi Batch No pada inventory, baik saat penjualan maupun
pembelian. Fitur Batch number umumnya digunakan oleh perusahaan:
a. Distributor makanan/ minuman
b. Pedagang kain/ tali (tambang)/ kertas/ kayu
Setting
1. Inject database dengan SN Batch No
2. Buka Essentials Data | Options | Tab Inventory
3. Nonaktifkan opsi Use Serial Number, lalu klik OK.
4. Tabel Item
a. Buka form Extended Mapping, pilih Item. Lakukan mapping custom field dengan tipe
Boolean dan caption Required Batch No. Hal ini digunakan untuk menentukan apakah
item tersebut harus isi Batch No atau tidak.
b. Default custom field untuk mapping ini adalah custom field 20, namun masih dapat
disesuaikan kembali pada Batch No Setting.
c. Batch No hanya berlaku untuk item tipe Inventory dan Required Batch No yang
diaktifkan
5. Tabel Transaksi
a. Buka Data Entry | Data Entry Template
b. Edit semua form transaksi yang berhubungan dengan item:
i. ItemReserved2 (default) untuk mengisi Batch No
ii. ItemReserved3 (default) untuk mengisi Expired Date.
■ Expired Date selalu disimpan dalam format mm/dd/yyyy sesuai format
Firebird Database, meskipun secara tampilan ada kemungkinan
menggunakan format berbeda ketika dilihat menggunakan Flamerobin
maupun FINA, di mana hal ini disesuaikan dengan Regional Setting
Windows.
c. Default ItemReserved dapat disesuaikan kembali pada Batch No Setting
d. Untuk poin a dan b, jika sudah tidak ada kolom ItemReserved yang kosong, maka proses
inject script tidak akan dilakukan
e. Transaksi yang perlu mengisi Batch No adalah:
● Transaksi masuk barang
○ RI / PI
○ SR
○ JC ke RO (IA Value adjustment)
○ IT (To Warehouse)
● Transaksi keluar barang
○ PR
○ DO / SI
○ JC
○ IA Quantity adjustment
○ IT (From Warehouse)
f. Transaksi yang tidak perlu mengisi Batch No adalah:
● Statement (SI from DO)
● Bill (PI from RI)
6. Batch No Setting
a. Buka form Batch No Setting melalui Essentials Data | Batch No Setting
b. Sesuaikan setting kolom ItemReserved dan Custom Field dengan mapping yang yang
telah dibuat
c. Ada pilihan Auto fill Batch Number. Jika dicentang, maka user dapat melakukan
pengisian Batch No pada form transaksi dengan otomatis jika terdapat item yang sama
dengan Batch No yang berbeda, sesuai qty yang diinput.
Jika tidak dicentang, maka Batch No harus diinput manual untuk item yang sama dengan
Batch No berbeda.
7. Note:
a. Satu Batch No berkorespodensi dengan satu Expired date (one to one) pada semua
warehouse.
b. Tabel ItemSN akan memiliki tambahan field berikut :
○ ExpiredDate
○ WarehouseID
Cara Penggunaan
1. Transaksi Masuk Barang a. Buat satu transaksi masuk barang, misalnya IA Value Adjustment.
b. Lengkapi header dan pilih warehouse
c. Input ItemNo, Selisih Kuantitas, dan Selisih Nilai
d. Input Batch No dan Expired Date untuk masing-masing record secara manual
e. Simpan IA. Proses ini akan meng-update tabel ItemSN dengan menambahkan record
baru
f. List Batch No yang sudah disimpan dapat dilihat pada menu Batch No By Warehouse
2. Transaksi Keluar Barang a. Buat satu transaksi keluar barang, misalnya DO
b. Lengkapi header dan pilih warehouse
c. Input ItemNo dan Qty
d. Input Batch No dan Expired Date di setiap item yang required Batch No dengan cara
manual maupun Auto Fill
(Penjelasan dapat dilihat pada submenu Macam-macam cara input Batch No)
e. Simpan SI
f. Perubahan Qty Batch No dapat dilihat di menu Batch No by Warehouse
3. Transaksi Sales Return
Sales Return termasuk dalam transaksi masuk barang.
a. Buat satu transaksi SR
b. Lengkapi header, pilih warehouse, pilih nomor transaksi yang ingin diretur
c. Pilih item yang ingin diretur dan isi Qty-nya
d. Input Batch No dan Expired Date pada item yang required Batch No dengan cara manual
e. Simpan SR
f. Note:
i. SR tidak mengecek Batch No dari SI
ii. Untuk verifikasi Batch No dapat dilakukan pada form Verify Batch No di menu
Batch No History
4. Transaksi Inventory Adjustment
Inventory Adjustment bisa menjadi transaksi keluar barang maupun masuk barang
a. Transaksi IA Qty Adjustment (Transaksi Keluar Barang) i. Lengkapi header, pilih warehouse
ii. Pilih ItemNo dan isi Qty yang ingin disesuaikan (Qty minus)
iii. Input Batch No dan Expired Date pada item yang required Batch No dengan cara
manual maupun Auto Fill
(Penjelasan dapat dilihat pada submenu Macam-macam cara input Batch No)
iv. Simpan IA
v. Perubahan Qty Batch No dapat dilihat di menu Batch No by Warehouse
b. Transaksi IA Value Adjustment (Transaksi Masuk Barang) i. Lengkapi header, pilih warehouse
ii. Pilih ItemNo dan Qty yang ingin disesuaikan
iii. Input Batch No dan Expired Date dengan cara manual
iv. Simpan IA
v. Perubahan Qty Batch No dapat dilihat di menu Batch No by Warehouse
5. Transaksi Item Transfer
Item Transfer bisa menjadi transaksi keluar barang maupun masuk barang, tergantung dari sisi
Gudang mana yang dilihat.
a. Buat satu transaksi IT
b. Lengkapi header, isikan field Warehouse From dan Warehouse To
c. Pilih ItemNo dan Qty yang ingin ditransfer
d. User wajib input Batch No dan Expired Date, baik input manual maupun dengan menu
Pick Batch Number
(Penjelasan dapat dilihat pada submenu Macam-macam cara input Batch No)
e. Simpan IT
f. Note:
i. Update ke tabel ItemSN untuk insert mode :
1. Keluar barang dari Warehouse From
2. Masuk barang Warehouse To
ii. Update ke tabel ItemSN untuk edit / delete mode :
1. Keluar barang dari Warehouse To
2. Masuk barang ke Warehouse From
6. Transaksi Job Costing & Roll Over
Job Costing termasuk dalam transaksi keluar barang. JC-RO termasuk dalam transaksi masuk
barang.
a. Job Costing (Transaksi Keluar Barang)
i. Buat satu transaksi JC
ii. Lengkapi header
iii. Pada detail tab Item, pilih ItemNo, Qty, dan biaya
iv. Input Batch No dan Expired Date pada item yang required Batch No dengan cara
input manual maupun Autofill Batch No
(Penjelasan dapat dilihat pada submenu Macam-macam cara input Batch No)
v. Simpan JC
vi. Perubahan Qty Batch No dapat dilihat di menu Batch No by Warehouse
b. JC - RO (Transaksi Masuk Barang)
i. Buka transaksi JC yang ingin di-Roll Over
ii. Klik tombol Roll Over (Finishing a Job Costing)
iii. Pilih Roll Over type: To Item
iv. Lengkapi header
v. Pada detail Item, input ItemNo, dan Qty
vi. Input Batch No dan Expired Date pada item yang required Batch No dengan cara
input manual
vii. Klik OK
viii. Setelah proses Roll Over selesai, terbentuk satu IA Value Adjustment
ix. Perubahan Qty Batch No dapat dilihat di menu Batch No by Warehouse
7. Transaksi Receive Item
Receive Item termasuk dalam transaksi masuk barang.
a. Buat transaksi RI
b. Lengkapi header, pilih gudang (Jika tidak menggunakan setting Warehouse Per Item)
c. Pada detail item pilih ItemNo, Qty yang diterima, Gudang (Jika menggunakan setting
Warehouse Per Item)
d. Masukan Nomor Batch, Tanggal Expired Date pada item yang required Batch No dengan
cara input manual.
e. Save.
f. Note:
Jika saat save atau kebaris berikutnya untuk memasukan item yang lain muncul error
Hal ini dikarenakan Batch Number tersebut sudah pernah ada dengan tanggal expired
date yang berbeda. Jika ingin save atau kebaris berikutnya harus menyamakan expired
date atau mengganti nomor batch yang dimasukan.
8. Transaksi yang tidak perlu Batch No a. Default form transaksi yang tidak perlu Batch No antara lain:
i. Sales Order
ii. Purchase Order
iii. Item Requisition
b. Ketika proses order atau requisition berlangsung, tidak pernah diketahui Batch No dari
item yang digunakan
Macam-macam cara input Batch No
1. Input manual
Cara input ini dapat digunakan di semua form transaksi. Caranya sebagai berikut:
a. Pastikan sudah input ItemNo dan Qty-nya terlebih dahulu
b. Selanjutnya klik 2x pada sel Batch No, maka akan muncul form search Available Batch
Number pada warehouse yang dipilih
c. Pilih Batch No yang diinginkan, maka Batch No tersebut akan mengisi detail SI pada
kolom Batch No dan Expired Date otomatis
d. Form Available Batch No:
i. Menampilkan daftar Batch No, Qty, Expired Date sort by Expired Date
ii. Batch No yang muncul hanya Batch No dari warehouse terpilih
iii. Batch No yang muncul hanya Batch No yang qty-nya masih tersedia (tidak nol)
e. Jika setelah klik 2x kolom tidak menampilkan Form Available Batch No, maka proses
input Batch No dapat dilakukan dengan cara mengetikkannya secara manual.
2. Auto Fill Batch No
Cara input ini dapat digunakan pada form DO, SI, IA Quantity, JC
a. Pastikan sudah input ItemNo dan Qty-nya terlebih dahulu
b. Selanjutnya klik kanan pada sel Batch No, maka akan muncul pop-up option
c. Klik menu Fill Batch Number (Ctrl + A), maka FINA akan otomatis mengisi kolom
Batch No dengan Batch No yang tersedia sesuai urutan yang tersedia di warehouse
(FIFO).
d. Jika Batch No tidak cukup atau sudah nol, maka akan muncul warning
3. Fill Multi Batch No
Cara input ini dapat digunakan pada form RI, PI. Menu ini berfungsi untuk memecah sebuah
Batch No menjadi beberapa Batch No baru untuk Item yang sama.
a. Pastikan sudah input ItemNo dan Qty-nya terlebih dahulu (bisa input manual maupun
tarik item dari PO)
b. Input Batch No dan Expired Date untuk masing-masing itu ItemNo yang required BN
c. Lakukan post (bisa dengan menekan tanda panah bawah kemudian panah atas). Hal ini
untuk memastikan data yang diinput terekam sementara (temporary) oleh sistem.
d. Jika post tidak dilakukan, maka data Batch No dan Expired Date yand diinput tidak akan
dikenali oleh Form Fill Multi Batch No. (Akan muncul error “Please input at least 1
Batch No”)
e. Selanjutnya klik kanan pada sel Batch No, maka akan muncul pop-up options
f. Klik menu Fill Multi Batch Number (Ctrl + M), maka FINA akan munculkan sebuah
form Fill Multiple Batch Number
g. Input Batch No baru untuk Batch No item yang ingin dipecah, lengkap dengan Expired
Date dan Quantity per masing-masing Batch No
h. Lakukan post, hingga tanda bintang di sebelah kiri kolom berubah menjadi tanda segitiga
i. Klik OK. Jika Batch No yang dipecah sudah sesuai, maka akan masuk ke dalam grid
detail
j. Note:
● Pemecahan Batch No akan menambah detail baru untuk masing-masing Batch
No
● Jika Qty awal = 10, pemecahan Batch No ini memungkinkan Qty bertambah atau
berkurang, sesuai dengan Qty yang diisikan pada detail Batch No di form Fill
Multi Batch No
● Jika Batch No awal = AAA, pada saat pemecahan Batch No kolom Batch No
diisi dengan BBB dan CCC, maka ketika masuk ke grid detail, baris item dengan
Batch No AAA akan hilang dan digantikan dengan 2 baris item dengan Batch No
BBB dan CCC
● Sesuai ilustrasi di atas, jika pada saat pemecahan Batch No kolom Batch No diisi
dengan AAA, BBB, dan CCC, maka grid detail akan membentuk 3 baris item
dengan Batch No AAA, BBB, dan CCC
4. Pick Batch No
Cara input dapat digunakan pada form Item Transfer
1. Pastikan sudah input ItemNo dan Qty-nya terlebih dahulu
2. Selanjutnya klik kanan atau tekan Ctrl + P, maka muncul form Available Batch No List.
Pastikan kolom Batch No dan Expired Date masih kosong ketika ingin menggunakan
menu ini.
3. Pilih centang Batch No yang ingin digunakan
4. Klik OK, maka item dengan Batch No yang dipilih akan ditambahkan ke detail Item
Transfer
List / Report
a. Batch No History ● Buka menu Transaction List | Inventory | Batch No History
● Pilih ItemNo pada field Item No
● Input Batch No yang ingin dilihat history-nya pada field Batch Number
● Klik tombol Search atau tekan enter
● Akan muncul history untuk Batch No tersebut
● User dapat cetak history atas Batch No tersebut
b. Expired Batch No
● Buka menu Transaction List | Inventory | Expired Item
● Isikan tenggang waktu (berapa jumlah hari dalam angka), untuk melihat item mana saja
yang Batch No-nya akan expired .
● Item yang sudah expired tidak akan muncul.
● Klik OK, maka list item yang akan expired akan dimunculkan dalam bentuk report
c. Batch No By Warehouse
● Buka menu Transaction List | Inventory | Batch No By Warehouse
● Report akan menampilkan:
○ ItemNo
○ Batch No untuk setiap ItemNo tersebut
○ Expired Date untuk setiap Batch No
○ Warehouse-nya
○ Qty untuk setiap Batch No
● Default Warehouse untuk pertama kali buka report adalah warehouse paling pertama
yang pernah dibuat
● User bisa memilih sendiri warehouse mana yang mau dimunculkan Batch No-nya,
diurutkan berdasarkan nama warehouse
Validasi
a. Batch No akan dicatat per warehouse
b. Quantity (Field ItemSN.Quantity) Batch Number per warehouse harus selalu positif
c. Item yang Required BN harus diisi BN-nya pada saat transaksi In maupun Out
d. Jika membuat sebuah transaksi dengan Item yang Required BN, maka setelah transaksi itu
disimpan, opsi Required BN tersebut akan disabled, sehingga tidak bisa diedit. Jika ingin edit,
maka harus hapus semua transaksi yang menggunakan item tersebut
e. BN yang diisi ( dan sudah pernah ada data nya di tabel ItemSN ) harus BN di warehouse sendiri.
Tidak boleh lintas warehouse
f. BN yang diisi jika kode BN sama atau sudah pernah ada kode BN yang digunakan, tidak boleh
berbeda Expired Date nya, jika berbeda akan memunculkan error
g. Transaksi masuk barang yang mengandung batch number yang sudah pernah disimpan tidak bisa
diubah tanggal expirednya, jika tanggal expired nya diubah akan memunculkan error.