Manual Basico de Excel Ce 5 Computec Rev

8/16/2019 Manual Basico de Excel Ce 5 Computec Rev

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Microso ft Excel 2003 1

Básico


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CCóóddiiggoo ddee ccuur r ss oo:: MS-102102

PPr r ee--r r eeqquuiiss iittooss :: Conocimientos del Sistema Operativo Windows en cualquiera de sus versiones.

DDuur r aacciióónn:: 2200 hhr r ss ..

OObb j jee ttiivvoo:: A través de esta aplicación y de sus herramientas especializadas usted podrá administrar yexplotar la información de su empresa o trabajo, automatizar procesos, hacer análisis financieros yestadísticos complejos, auditorias, crear gráficos, Macros etc. Es una herramienta ideal para elpersonal del área contable, financiera, administrativa, estadística, control, ingeniería etc.

CCaammppoo ddee ttr r aabbaa j joo:: Administrativo, industria, gobierno, servicios, micro, pequeña ó mediana empresa, administraciónpersonal, entre otros.

MMaatteer r iiaalleess ddee A Appooyyoo:: Manual y CD con ejercicios y prácticas.

CCeer r ttiif f iiccaacciioonneess ddiiss ppoonniibblleess :: Microsoft Excel Core, Microsoft Excel Expert.

CCoonncceeppttoo DDee HHoo j jaa DDee CCáállccuulloo…….. PPáágg.. 11 Hoja de cálculo de Microsoft Excel 2003

RReeqquuiiss iittooss mmíínniimmooss ppaar r aa llaa iinnss ttaallaacciióónn ddee EExxcceell 22000033…….. PPáágg.. 22 Otros servicios y elementos

EEss ttr r uuccttuur r aa bbááss iiccaa ddeell lliibbr r oo ddee EExxcceell…….. PPáágg.. 33 Características generales de Microsoft Excel 2003Terminología y conceptos básicosLibro

HojaColumnasFilasCeldaCelda ActivaRangos

CCr r eeaar r – – A Abbr r iir r – – GGuuaar r ddaar r uunn lliibbr r oo…….. PPáágg.. 66 Crear un nuevo libroAbrir un libro existenteGuardar un archivoGuardar archivos de forma automática mientras setrabaja

GGuuaar r ddaar r lliibbr r ooss eenn uunn áár r eeaa ddee ttr r aabbaa j joo oor r ggaanniizzaaddaa…….. PPáágg.. 1111

MMééttooddooss ddee ss eelleecccciióónn…….. PPáágg.. 1122 Seleccionar Filas, Columnas, Celdas y RangosSeleccionar rangos no adyacentes

IInnss eer r ttaar r yy EElliimmiinnaar r ,, FFiillaass ,, CCoolluummnnaass ,, CCeellddaass yy HHoo j jaass ddee CCáállccuulloo…….. PPáágg.. 1133 Insertar ColumnasEliminar columnasInsertar Filas

Eliminar filasInsertar CeldasEliminar celdasInsertar Hojas de cálculoEliminar Hojas de cálculo

MMooss ttr r aar r yy OOccuullttaar r FFiillaass oo CCoolluummnnaass …….. PPáágg.. 1166 Ocultar una fila o una columnaMostar una fila o una columna

MMooss ttr r aar r yy OOccuullttaar r HHoo j jaass ddee CCáállccuulloo…….. PPáágg.. 1177 Ocultar una HojaMostrar una Hoja Oculta

TT EE MM A A RR II OO


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Cambiar el tamaño de filas y columnasColumnasFilasCambiar el nombre a una hoja de cálculo

FFoor r mmaattooss …….. PPáágg.. 2211 FuentesTipo de FuenteTamaño de FuenteEstilo de Fuentes

AlineacionesCombinar y CentrarEstilo de MonedaAumentar o Disminuir SangríasAumentar o Disminuir DecimalesBotón de BordesColor a Celdas y FuentesFondo de hoja

A Applliiccaar r f f oor r mmaattooss aavvaannzzaaddooss aa cceellddaass …….. PPáágg.. 2244 NúmeroAlineaciónFuenteBordeTramaProtecciónCopiar formatoAutoformatoFormato condicional

CCooppiiaar r -- CCoor r ttaar r -- PPeeggaar r …….. PPáágg.. 3311 Pasos para Copiar y Cortar

PPeeggaaddoo eess ppeecciiaall…….. PPáágg.. 3322 PegarOperaciónSaltar blancosTransponerPegar vínculos

IInnmmoovviilliizzaar r yy DDiivviiddiir r ppaanneelleess …….. PPáágg.. 3333 Dividir panelesInmovilizar panelesQuitar la división de una ventana o movilizar paneles

CCoommppaar r aar r lliibbr r ooss eenn ppaar r aalleelloo…….. PPáágg.. 3344

CCoommeennttaar r iiooss …….. PPáágg.. 3355 Insertar comentariosModificar un comentarioEliminar comentariosRevisar todos los comentarios de un libro

RReevviiss aar r oor r ttooggr r aaf f ííaa…….. PPáágg.. 3366

A Auuttooccoor r r r eecciióónn…….. PPáágg.. 3377

EEttiiqquueettaass iinntteelliiggeenntteess …….. PPáágg.. 3388 Cómo funcionan las etiquetas inteligentesCómo usar las etiquetas inteligentesCómo obtener más etiquetas inteligentesOtros botones que pueden aparecer en la hoja decálculoCCoonnf f iigguur r aar r PPáággiinnaa…….. PPáágg.. 4411 Sección de PáginaSección MárgenesSección Encabezado y pie de páginaSección Hoja

VViiss ttaa PPr r eelliimmiinnaar r …….. PPáágg.. 4455 ¿Cuándo ajustar los márgenes?Cambiar el tamaño de filas y columnas individualesLíneas de división, orden de las páginas y valores adicionalesRango de páginasGráfico incrustado

IImmppr r eess iióónn…….. PPáágg.. 4477 ImpresoraIntervalo de impresión

CopiasImprimirMétodosEstablecer áreas de impresión

FFoor r mmuullaass yy FFuunncciioonneess …….. PPáágg.. 5511 FórmulasFunciones

OOppeer r aaddoor r eess ddee ccáállccuulloo…….. PPáágg.. 5522 Tipos de operadoresOperadores aritméticosOperadores de comparaciónOperador de concatenación de textoOperadores de referenciaOrden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulasPrioridad de operadoresUso de paréntesis

CCoonnss ttaanntteess eenn llaass f f óór r mmuullaass …….. PPáágg.. 5544

RReef f eer r eenncciiaass A Abbss oolluuttaass ,, RReellaattiivvaass yy MMiixxttaass …….. PPáágg.. 5555 Referencias relativasReferencias absolutasReferencias mixtas

NNoommbbr r eess eenn llaass f f óór r mmuullaass …….. PPáágg.. 5566 Utilizar nombres definidos para representar celdas, constantes ofórmulasDirectrices para los nombres

UUttiilliizzaar r r r óóttuullooss ddee f f iillaass yy ccoolluummnnaass eexxiiss tteenntteess ccoommoo nnoommbbr r eess …….. PPáágg.. 5577 Utilizar un rótuloAceptar rótulos en las fórmulas.Rótulos apiladosOrden de los rótulos apiladosUtilizar fechas como rótulos

FFuunncciioonneess bbááss iiccaass …….. PPáágg.. 5588 SUMAPROMEDIOMINMAX

CONTARFFuunncciioonneess MMaattr r iicciiaalleess …….. PPáágg.. 6600 Calcular un único resultadoCalcular varios resultados

FFuunncciioonneess ddee FFeecchhaa yy HHoor r aa…….. PPáágg.. 6600 HOYAHORADIAMESAÑO


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FFuunncciioonneess ddee EEss ttaaddííss ttiiccaa…….. PPáágg.. 6622 MODAFRECUENCIAMEDIANACONTAR.SISUMAR.SI

FFuunncciioonneess MMaatteemmááttiiccaass …….. PPáágg.. 6644 POTENCIALN

RADIANESREDONDEARNUMERO.ROMANO

FFuunncciioonneess ddee TTeexxttoo yy DDaattooss …….. PPáágg.. 6666 CONCATENARMINUSCMAYUSCESTRAE

FFuunncciioonneess ddee iinnggeenniieer r ííaa…….. PPáágg.. 6677 CONVERTIRDEC.A.BINBIN.A.DEC

FFuunncciioonneess ddee FFiinnaanncciieer r aass …….. PPáágg.. 6699 VFPAGODB

FFuunncciioonneess ddee BBúúss qquueeddaa…….. PPáágg.. 7722 BUSCARVBUSCARH

FFuunncciioonneess LLóóggiiccaass …….. PPáágg.. 7744 SIYO

SSeer r iieess …….. PPáágg.. 7755 Rellenar una serie de números, fechas u otros elementosCopiar datos dentro de una fila o una columna

OOr r ddeennaar r ddaattooss …….. PPáágg.. 7766

FFiillttr r ooss …….. PPáágg.. 7777 AutofiltroFiltro avanzado

GGr r ááf f iiccooss …….. PPáágg.. 8800 Crear gráficosElegir el tipo de gráfico adecuadoCrear un grafico usando el Asistente para gráficos

IImmáággeenneess …….. PPáágg.. 9911 Insertar imagen desde un archivoInsertar imagen desde la galería Multimedia


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CCoommppuuttaaddoor r aass yy TTeeccnnoollooggííaa CCYYEE,, SS.. A A.. ddee CC..VV..

Microsoft Excel 20031

CCoonncceeppttoo DDee HHoo j jaa DDee CCáállccuulloo

Una hoja de cálculo es un conjunto de retículas de casillas dispuestas en filas y columnas, las cualespueden contener números y cálculos realizados a partir de ellos.

Por ello la hoja de cálculo es un instrumento ideal para la realización organizada de cálculos en losque intervengan datos agrupados en diversas categorías. Aunque el concepto expuesto es antiguo, laaparición de las computadoras como máquinas que procesan automáticamente la información congran rapidez y precisión, ha revolucionado la elaboración de hojas de cálculo.

En concreto, existen aplicaciones informáticas de uso muy general que permiten la creación y gestiónde las llamadas hojas de cálculo electrónico.

La característica fundamental de este tipo de hojas electrónicas es que trabajan con fórmulas que sedefinen en función de las celdas ( intersección de una fila y una columna), de forma que si variamosalgún número de alguna celda inmediatamente se realiza el recálculo automático con los nuevosdatos de las celdas, apareciendo el nuevo resultado en la celda donde se definió la fórmula. Comoconsecuencia de lo anterior, se tiene que las hojas electrónicas son un instrumento ideal para realizartareas repetitivas de cálculo con datos distintos como sucede en:

Realización de una contabilidad.Cálculos financieros.Estudios estadísticos.Planificación de tareas.

Hoja de cálculo de Microsoft Excel 2003

Microsoft Excel 2003 es la más reciente versión de la hoja de cálculo de la familia de Microsoft Office System 2003, esta misma incluye novedosas ventajas y nuevas características.


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RReeqquuiiss iittooss mmíínniimmooss ppaar r aa llaa iinnss ttaallaacciióónn ddee EExxcceell 22000033

Requisitos para instalar Microsoft Excel 2003

Componentes RequisitosEquipo yprocesador

Se recomienda un equipo con un procesador Intel Pentium de 233 (MHz) osuperior. Se recomienda la utilización de Pentium III.

Memoria Se recomienda 128 megabytes (MB) de RAM como mínimo.

Disco duro 150 MB de espacio libre en el disco duro (la utilización de espacio en el discoduro dependerá de la configuración realizada, las diversas opciones deinstalación).Para la instalación opcional de caché de archivos (recomendado) se necesitan200 MB más de espacio libre en el disco duro

Sistema operativo Microsoft Windows (R) 2000 con Service Pack 3 (SP3) o posterior o WindowsXP o posterior.

Pantalla Monitor con resolución Super VGA (800 x 600) o superior

Otros servicios y elementos:

Algunas características o funciones adicionales exigen otros requisitos. Se incluyen:

Reconocimiento de la voz:

Un procesador Pentium II 400-MHz o superior

Un dispositivo de salida de audio y un micrófono

Para poder ejecutar algunas de las funciones más avanzadas de Outlook 2003 se necesitaMicrosoft Exchange Server. Para poder ejecutar algunas de las funciones de colaboración se necesita MicrosoftWindow s Server™ 2003 y Windows SharePoint™ Services .

Para poder utilizar las funciones de Internet se necesita un acceso a Internet separado víatelefónica o por banda ancha. Es probable que haya que abonar tarifas de llamadas locales ode larga distancia.Para poder utilizar algunas de las características de tinta digital se necesita ejecutar Microsoft Office en Microsoft Windows XP Tablet PC Edition.Para poder utilizar las características de IRM (Information Rights Management) hay que teneracceso a un servidor Windows Server 2003 en el que se estén ejecutando los serviciosWindows Rights Management.


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EEss ttr r uuccttuur r aa bbááss iiccaa ddeell lliibbr r oo ddee EExxcceell

Características generales de Microsoft Excel 2003

Función Límite máximo

Libros abiertos En función de la memoria disponible y los recursos del sistema

Tamaño de hoja 65536 filas por 256 columnas

Ancho de columna 255 caracteres

Alto de fila 409 puntos

Longitud del contenido deuna celda (texto)

32767 caracteres. Sólo se muestran 1024 en una celda; los 32767caracteres se muestran en la barra de fórmula.

Hojas en un libro En función de la memoria disponible (el número predeterminadoes 3)

Escala de zoom del 10 % al 400 %

Criterios de ordenación 3 combinados en una única operación; ilimitado en operaciones deordenación secuenciales

Niveles de deshacer 16

Barra de Título

Barra de MenúsBarra Estándar y FormatoCuadro de NombreBarra de Formulas

Hoja de Cálculo

Barra de HojasBarra de Estado

Barras de Desplazamiento

Cabeceras de Columna

Cabeceras de Fila


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Terminología y conceptos básicos

Libro

Libro es el nombre común con el que se denominan a un archivo de Excel, este inicialmente constade 3 hojas , aunque tenemos la libertad de eliminar o agregar cuantas hojas sean necesarias,teniendo como único limite la capacidad de su disco duro.

Hoja

La hoja de cálculo es un objeto del Libro, en el cual manipulamos, organizamos, almacenamos yclasificamos la información que se distribuyen en las filas, columnas y celdas.

Columnas

Una columna es una división vertical de la hoja de cálculo, las columnas son identificadas entre si poruna nomenclatura definida por letras del alfabeto, en una hoja de cálculo hay 256 columnas , inicia enla columna A y termina en la IV.


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Filas

Una fila es una división horizontal de la hoja de cálculo, las filas son identificadas entre si por unanomenclatura definida por una lista numérica ascendente, en una hoja de cálculo hay 65536 fi las.

Celda

Una celda es la entidad mas importante de la hoja de cálculo, en este objeto se almacena lainformación numérica, alfanumérica, fechas, horas, objetos, formulas etc. En el Libro de Excel, cadacelda tiene una referencia única, que es definida por un método que nos recuerda un poco la maneraen la que determinados las coordenadas de un punto en un plano cartesiano ( Ejes X y Y), el nombrees definido con la intersección de las columnas y filas de la hoja de cálculo en la que se encuentre.

Celda Activa

Es el nombre que recibe la celda actual, la celda seleccionada, esta celda tiene relación con el cuadrode nombres el cual corrobora la ubicación de la misma.

CCeellddaa

Cuadro deNombres

Celda Activa


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Rangos

Un rango se refiere a la selección de más de una celda, definidos siempre por una celda Inicial(extremo superior izquierdo) y una celda final (extremo inferior derecho), se utilizan comúnmenteen formulas o funciones.

CCr r eeaar r – – A Abbr r iir r – – GGuuaar r ddaar r uunn lliibbr r oo

Crear un nuevo libro

Para organizar, segmentar y administrar de manera optima su información, tenemos la posibilidad decrear libros independientes entre si, a continuación veremos las diferentes alternativas para realizardicha tarea.

Al ternativas para crear un nuevo l ibro

1.- Botón Nuevo (Barra de herramientas Estándar )

Rango deC10:D14


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2.- Menú Archivo, comando Nuevo

3.- Usando el comando Nuevo del Panel de Tareas Inicio .

4.- Usando el Metacomando solo debe presionar en forma simultánea las teclas Ctrl. y la letra U, yse abrirá un nuevo libro

Cuando usted abre un nuevo libro, este normalmente aparecerá con tres hojas de cálculo, si ustedquiere determinar que sean mas o menos hojas, entre al menú Herramientas – Opciones y en laficha de General determine el numeró de hojas en un nuevo libro.


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Abrir un libro exis tente

Para consultar o modificar la información de un libro necesitamos saber como abrirlos, a continuaciónveremos las diferentes alternativas para realizar dicha tarea.

Al ternativas para abr ir archivo existente

1.- Botón Abrir (Barra de herramientas Estándar )

2.- Menú Archivo, comando Abrir

3.- El metacomando Ctrl. y la letra A.


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4.- También puede abrir un libro, siempre y cuando lo haya modificado o creado recientemente en unalista que se genera en el extremo inferior del menú Archivo o en el Panel de tareas .

5.- Otra alternativa es abrirlo desde la opción de Documentos Recientes del Botón de Inicio.

Para configurar la cantidad de documentos recientes que muestra es sistema, entre al menúHerramientas – Opciones y en la ficha de General , determine la cantidad de archivos que deseamostrar.

Guardar un archivo

En Excel como en todas las aplicaciones de Office System, es importante saber como guardar lainformación generada, a continuación conoceremos las diferentes alternativas que tenemos paraguardar un archivo de Excel.

Es muy importante al momento de guardar, que el nombre que le determine al archivo seanemotécnico, es decir, que el nombré del archivo este asociado a su contenido, esto ayudara aencontrarlo mas fácilmente cuando necesita dicha información, además de recordar que tenemos unlimite de255 caracteres para determinar dicho nombre.

1.- Botón Guardar (Barra de herramientas Estándar )


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2.- Menú Archivo, comando Guardar como.

3.-Ctrl. y la letra G, automáticamente se Guardará el libro.

Cuando usted da la instrucción de guardar un libro, le aparecerá una ventana como esta:

Importante: Si guarda un libro de Microsoft Excel con otro formato de archivo, los formatos y lascaracterísticas exclusivos de Excel 2003 no se conservarán.

Si tiene la necesidad de guardar un archivo de Excel en una versión anterior o un formato distinto,al momento de guardar, en la sección Guardar como tipo, determine esa característica.

Recuerde que cuando usted ya guardó un libro, es decir, cuando ya determinó un nombre yuna ubicación para guardar el mismo, cuando usted presione el metacomado Ctrl+ G opresione el icono guardará sólo las modificaciones realizadas al archivo, sin que aparezcaalguna ventana emergente.

En este lugardeterminamos launidad de Disco,Directorio o Unidadde Red dondequeremos guardarel archivo.

Es este lugardeterminamos elnombre delarchivo, recuerde

que debe de sernemotécnico yque tiene limitede 255 caracteres

Es este lugar determinamos la versión o el formato en el

que queremos guardar el archivo


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Guardar archivos de forma automática mientras se trabaja

La integridad y seguridad de la información que capturamos en una hoja de cálculo es de vitalimportancia, en ocasiones por factores externos como pueden ser fallas eléctricas, el malfuncionamiento del sistema operativo o virus pueden comprometer la integridad de nuestrainformación, para elloMicrosoft Excel nos ofrece la herramienta de la Autorecuperación para tenerun respaldo continuo de libro de trabajo.

1. En el menú Herramientas , haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la fichaGuardar.

2. Active la casilla de verificaciónGuardar info. de Autorrecuperación cada.

3. En el cuadro minutos, escriba la frecuencia con la que desea que se guarden los archivos. Cuantomayor sea la frecuencia con la que se guardan los archivos, más información se recupera en casode un fallo de la corriente eléctrica u otro problema similar que se produzca mientras esté abiertoun archivo.

La Autorrecuperación no significa que pueda dejar de guardar los archivos con regularidad.Si decide no guardar el archivo de recuperación después de abrirlo, éste se elimina y loscambios no guardados se pierden. Si guarda el archivo de recuperación, reemplaza al original(a no ser que especifique un nombre nuevo para el archivo).

Guardar libros en un área de trabajo organizada Un área de trabajo guarda información de visualización sobre libros abiertos, de manera que puedareanudar su trabajo más adelante con los mismos tamaños de ventana, áreas de impresión,ampliaciones de pantalla y configuraciones de visualización. Un archivo de área de trabajo nocontiene los libros en sí. Para guardar un Área de trabajo , siga los siguientes pasos:

1. Abra los libros que desee guardar en un área de trabajo.2. Ajuste el tamaño y organice las ventanas de libro según desee que aparezcan al abrir el área

de trabajo.3. En el menú Archivo, elija Guardar área de trabajo .4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de área de trabajo.

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Métodos de selección

Para poder manipular la información que capturamos en la hoja se cálculo es importante saber comoseleccionarla, a continuación se muestra una tabla que nos ilustra como hacerlo

Seleccionar Filas, Columnas, Celdas y Rangos.

Seleccionar rangos no adyacentes

Cundo graficamos o manipulamos la información de una hoja de cálculo a veces es necesarioseleccionar rangos de celdas que no son continuos, es decir, que no están uno a lado del otro.

Para ello solo tenemos que mantener presionada la tecla de Ctrl para poder seleccionar rangos deceldas no adyacentes.

Para seleccionar Haga esto

Texto de una celda Si está activada la modificación de una celda, seleccione la celda, hagadoble clic en ella y, a continuación, seleccione el texto de la celda. Siestá desactivada la modificación de una celda, seleccione la celda y, acontinuación, seleccione el texto en la barra de fórmulas.

Una sola celda Haga clic en la celda o presione las teclas de dirección.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hastala última celda.Todas las celdas de unahoja

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Una fila o columnacompleta

Haga clic en el título de fila o de columna.

Cancelar una selecciónde celdas

Haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

Rangos no adyacentesRangos no adyacentesRangos no adyacentes


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IInnss eer r ttaar r yy EElliimmiinnaar r ,, FFiillaass ,, CCoolluummnnaass ,, CCeellddaass yy HHoo j jaass ddee CCáállccuulloo

Una tarea importante, para tener un mejor control de la información que capturamos en la hoja decálculo es tener la capacidad de agregar o eliminar elementos de la misma, a continuaciónaprenderemos a realizar dichas tareas.

Insertar ColumnasPara poder insertar una columna tiene varias alternativas, una de ella es:

1. Seleccione el lugar (celda o columna) donde quiere insertar la nueva columna (cabe hacermención de que la columna se insertara siempre a la izquierda de la selección).

2. Entre al menú Insertar – Columnas.

También es posibl e hacerlo con el menú contextual.

Eliminar columnas Cuando la información de una columna ya no es necesaria o simplemente la queremos eliminar,tenemos varias alternativas una de ella es:

1. Seleccione la(s) columna(s) que desea eliminar.2. Entre al menú Edición y de un clic en Eliminar .

También es posible hacerlo con el menú contextual.


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Insertar Filas

Para poder insertar una fila tiene varias alternativas, una de ella es:

1. Seleccione el lugar (celda o fila) donde quiere insertar la(s) nueva fila(s) (cabe hacer menciónde que la fila se insertará en la parte superior de la selección).

2. Entre al menú Insertar – Filas.

También es posib le hacerlo con el menú contextual.

Eliminar filas

Cuando la información de una fila ya no es necesaria o simplemente la queremos eliminar, tenemosvarias alternativas una de ella es:

1. Seleccione la(s) fila(s) que desea eliminar.2. Entre al menú Edición y de un clic en Eliminar .


No es lo mismo borrar y eliminar, cuando usted elimina Celdas, Filas o Columnas, estasse quitan del espacio que ocupan modificando la estructura de su tabla, en cambio siusted las borra solo se quedarán vacíos los espacios donde se encontraba lainformación.


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Insertar Celdas

Para poder insertar una celda tiene varias alternativas, una de ella es:

1. Seleccione el rango donde quiere insertar la(s) nueva ceda(s) (cabe hacer mención de que lacelda se insertara en la parte superior o inferior de la selección).

2. Entre al menú Insertar – Celdas.


Eliminar celdas

Cuando la información de una celda ya no es necesaria o simplemente la queremos eliminar, tenemosvarias alternativas una de ella es:

1. Seleccione la(s) celda (s) que desea eliminar.2. Entre al menú Edicióny de un clic en Eliminar .



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Insertar Hojas de cálculo

Para poder insertar una hoja de cálculo tiene varias alternativas, una de ella es:

1. Entre al menú Insertar – hoja de cálculo .


Eliminar Hojas de cálculo

Para poder eliminar una hoja de cálculo tiene varias alternativas, una de ella es:

1. Seleccione la(s) hoja(s) que desea eliminar.2. Entre al menú Edición y de un clic en Eliminar hoja.

Mostrar y Ocultar Filas o Columnas

Ocultar una fila o una columna

1.- Seleccione las fila(s) o columna(s) que desea ocultar.2.- En el menú Formato, seleccione la opción de Fila o Columna y, a continuación, haga clic en

Ocultar .


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Mostar una fila o una columna

1.- Seleccione las filas o las columnas en cada lado de las filas o columnas ocultas que deseemostrar.

2.- En el menú Formato, seleccione Fila o Columna y, a continuación, haga clic en Mostrar .

Si la primera fila o columna de una hoja de cálculo está oculta, haga clic en Ir a en el menúEdición, introduzca A1 en el cuadro Referencia y haga clic en Aceptar (también puede usar elcuadro de nombres). En el menú Formato, seleccione Fila o Columna y, a continuación, haga clicen Mostrar .

Mostrar y Ocultar Hojas de Cálculo

Ocultar una Hoja.

1. Seleccione la(s) hoja(s) que desea ocultar.2. En el menú Formato, seleccione Hoja y de un clic en Ocultar

Mostrar una Hoja Oculta

1. En el menú Formato, seleccione Hoja y, a continuación, haga clic en Mostrar , elija la hojaque desea mostrar y presione Aceptar


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2. En el cuadro de diálogo Mostrar hoja, haga doble clic en el nombre de la hoja oculta quedesee mostrar.

Si no está visible alguna hoja, haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en la etiquetade alguna hoja visible. A continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

Cambiar el tamaño de filas y columnas.

Para modificar el alto de una celda o el ancho de una columna es un proceso muy sencillo.

Columnas

Para modificar el ancho de una columna tiene 3 alternativas.

Primer alternativa:

1. Ubíquese en la(s) Columna(s) que desea modificar.2. Entre al menú Formato – Columna – Ancho.

3. Aparecerá un ventana como esta:

Segunda alternativa.

1. Ubíquese en la(s) Columna(s) que desea modificar.2. Entre al menú Formato – Columna – Autoajustar a la selección.

Aquí puededeterminar el anchode la columnamanualmente

Esta opciónajusta eltamaño de lacolumna alcontenido delas celdas


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Tercer alternativa

Ubique el cursor entre las columnas que desea modificar, de un clic sostenido y arrastre a la derechao izquierda para modificar el tamaño de la columna (ajuste manual), también puede dar doble clic paraque se ajuste automáticamente al contenido (ajuste automático).

Filas

Para modificar el alto de una fila tiene 3 alternativas.

Primer alternativa:

1. Ubíquese en la(s) fila(s) que desea modificar,2. Entre al menú Formato – Fila – Alto.

3. Aparecerá un ventana como esta:

Segunda alternativa

1. Ubíquese en la(s) fila (s) que desea modificar,2. Entre al menú Formato – Fila – Autoajustar.

En este lugar ustedde manera manualpuede determinarel alto de la fila.

Esta opciónajusta el tamañode la Filas alcontenido de lasceldas


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Tercer alternativa

Ubique el cursor entre las filas que desea modificar, de un clic sostenido y arrastre hacia arriba ohacia abajo para modificar el alto de la fila (ajuste manual), también puede dar doble clic para que seajuste automáticamente al contenido (ajuste automático).

Cambiar el nombre a una hoja de cálculo

Esta opción es importante ya que tenemos la posibilidad de definir nombres a las hojas de cálculoasociados a su contenido, permitiendo una mejor administración y localización de la información en unlibro de Excel.

Para poder cambiar el nombre a una hoja de cálculo tiene varias alternativas, una de ella es:

1. Entre al menú Formato – Hoja y de un clic en Cambiar nombre 2. Usted observara que el nombre actual de la hoja se resalta en color negro, ahora determine elnuevo nombre para la hoja.

3. Otra alternativa es simplemente darle un doble clic sobre la etiqueta de la hoja , esta seresaltará en color negro y estará lista para que redacte el nuevo nombre.

También puede cambiar el color de la etiqueta, solo tiene que ubicarse sobre la etiqueta, dar unclic con el botón derecho del Mouse y elegir la opción de Color de Etiqueta.

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1 Formatos

Una de las necesidades mas importantes que tenemos cuando trabajamos con una hoja de cálculo,es entregar la información con una presentación profesional, para ello aprenderemos a editar el textoque se encuentra en la hoja de cálculo.

FuentesLa cantidad y variedad de tipos de fuentes que están en una computadora esta determinada porvarios factores como son los tipos de programas instalados en el equipo o la instalación ex profesode fuentes al sistema operativo.

Tipo de Fuente

Asigna diferentes estilos para la fuente, siempre y cuando se este seleccionado el área a cambiar.

A partir de Excel 2000 el l is tado de fuentes se muestra la tipografía que representa.

Tecnología de fuentes ajustables a escala que genera fuentes tanto para la impresora y lapantalla. En principio desarrollada por Apple, fue mejorada conjuntamente por Apple yMicrosoft. Las fuentes TrueType se utili zan en Windows, a partir de Windows 3.1.

Tamaño de Fuente

Asigna un tamaño de fuente mayor o menor a las celdas que se encuentren seleccionadas.

Excel permite determinar tamaños de fuente entre 1 y 409 puntos.


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Para un mejor control en el ajuste de el tamaño de la fuente, usted puede determinar ½ puntos altamaño del texto.

Estilo de Fuentes

Asigna tres efectos diferentes, Negritas, Cursiva o Subrayado.

Al ineaciones

Asigna diferentes alineaciones a la información almacenada en las celdas.

Combinar y Centrar

Fusiona las celdas seleccionadas en una sola, y centra el texto en el área resultante

Microsoft Excel coloca únicamente los datos ubicados en el extremo superior izquierdo delrango en la celda combinada resultante. Si hay datos en otras celdas, se eliminan.

Estilo de Moneda

Determina el formato monetario según la configuración regional de la computadora, signo del Euro,signo de porcentaje y estilo de millares.

Aumentar o Disminuir Sangr ías

Estas herramientas permiten asignar una sangría al contenido de las celdas seleccionadas , seencuentran dentro sobre la barra de herramientas Formato.


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Aumentar o Disminuir Decimales

Incrementa o decrementa la cantidad de decimales que muestra un numero.

Botón de Bordes.

Determina el estilo de bordes del rango seleccionado.

Color a Celdas y Fuentes

Estos elementos asignan un formato atractivo a las celdas seleccionadas, las características

asignadas son un color de fondo y un color de letra.

Botón de Relleno. Botón de Color de Fuentes.

Fondo de hoja

Permite poner una imagen como fondo en la hoja de cálculo. Aunque la momento de hacer laimpresión esta no aparece.

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Aplicar formatos avanzados a celdas Seleccione las celdas a las cuales le quiere dar algún formato avanzado y entre al menú Formato -Celdas

NúmeroCategoría.

Haga clic en una opción del cuadro Categoría y seleccione lasopciones para las que desea especificar un formato de número. Elcuadro Ejemplo muestra el aspecto que tendrán las celdasseleccionadas con el formato elegido. Haga clic en Personalizadosi desea crear sus propios formatos personalizados para números(como códigos de producto, por ejemplo).

Para crear un formato personalizado

Los formatos numéricos en Excel pueden constar de cuatro secciones separadas por punto y coma(;). Cada sección define el formato del número según éste sea positivo, negativo, cero o texto.

FORMATO POSITIVO ; FORMATO NEGATIVO ; FORMATO CERO ; FORMATO TEXTO

Por ejemplo, si desea definir un número con puntos en los miles, dos decimales, que los númerosnegativos se visualicen en color rojo y con signo menos delante y que los valores cero sevisualicen con una raya en lugar del número cero, debería definir el siguiente formato:

#.##0,00 ; [rojo] -#.##0,00 ; -

Cuando cree formatos personalizados, tenga en cuenta que el símbolo # produce visualizacióncuando el número existe (opcional), mientras que el símbolo 0 produce visualización siempre(obligatoria). Por ejemplo, 7,2 con formato #.###,## se visualizará 7,2, mientras que con formato0000,00 se visualizaría 0007,20.

Para crear un formato personalizado basta con escribirlo en el cuadro código del cuadro dediálogo Formato de Celdas. En la práctica, lo más cómodo es: a) seleccionar el formato que másse aproxime al que deseamos crear, b) modificarlo en el cuadro Código, c) Hacer clic enACEPTAR.

También se pueden establecer condiciones de formato entre corchetes [ ]. Por ejemplo, en elformato.

[1000] (0,00) ; [rojo] 0

La primera sección formatea los números menores de 100, la segunda los números mayores de1000 y la tercera el resto de los números.


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FORMATO PERSONALIZADO DE NÚMEROS

Símbolo Significado 0 Marcador de dígito. Redondea el número hasta el

número de dígitos indicado o rellena con ceros las

posiciones que falten# Marcador de dígito. Redondea el número indicadopero no rellena con ceros las posiciones que falten

? Marcador de dígito. Se usa como el cero peropermite que las comas decimales se alineen

, (coma) Separador decimal. (punto) Separador de miles

% Porcentaje. Se multiplica el número por cien y seañade el símbolo %

E e Notación científica para expresar el número enpotencias de 10. Por ejemplo, el número 4,3E+03significa 4,3 x 103, es decir, 4.300

"Texto" Introduce una cadena de caracteres\ Introduce un carácter. No se necesita para + - / ( ) :

_(subrayado)

Se salta el ancho de un carácter. Permite alinearperfectamente números positivos y negativosformateados de distinta forma

* Repite el carácter siguiente hasta llenar a la columna@ Marcador de texto

FORMATO PERSONALIZADO DE FECHAS

Símbolo SignificadoD Día en uno o dos dígitos (1 – 21)

Dd Día en dos dígitos (01 – 21)Ddd Día de la semana con tres letras (lun - mar - mie -

jue - vie - sap - dom)Dddd Día de la semana completo (lunes-martes-miércoles-

jueves-viernes)

M Mes en uno o dos dígitos (2 – 12)Mm Mes en dos dígitos (02 – 12)

Mmm Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-nov-dic)

Mmmm Mes completo (enero-febrero-marzo-abril-mayo- junio-julio-agosto)

Aa Año con dos dígitos (92-93-94)Aaaa Año con cuatro dígitos (1992-1993-1994)


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Al ineación

Horizontal.Seleccione una opción en el cuadro de lista Horizontal para cambiarla alineación horizontal del contenido de la celda. De formapredeterminada, Microsoft Excel alinea el texto a la izquierda, losnúmeros a la derecha y los valores lógicos o de error se centran. La

alineación horizontal predeterminada es General. Si cambia laalineación de los datos, no cambiará el tipo de datos.

Vertical.Seleccione una opción en el cuadro de lista Vertical para cambiar laalineación vertical del contenido de la celda. De formapredeterminada, Microsoft Excel alinea el texto verticalmente en laparte inferior de una celda.

Sangría.Sangra el contenido de una celda desde cualquier borde de lacelda, en función de si elige Horizontal o Vertical. Cada incremento del cuadro Sangría es equivalenteal ancho de un carácter.

Orientación.Seleccione una opción en Orientación para cambiar la orientación del texto de las celdasseleccionadas. Es posible que las opciones de giro no estén disponibles si se seleccionan otrasopciones de alineación.

Grados.Establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada. Utilice un número positivo en elcuadro Grados para girar el texto seleccionado desde la esquina inferior izquierda a la esquinasuperior derecha de la celda. Utilice grados negativos para girar el texto desde la esquina superiorizquierda a la esquina inferior derecha en la celda seleccionada.

Control del texto.Seleccione las opciones disponibles en el control del Texto para ajustar el aspecto del texto en unacelda.

Ajustar texto.Ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de líneas ajustadas dependerá del ancho dela columna y de la longitud del contenido de la celda.

Reducir hasta ajustar.Reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de forma que se ajusten todos los datos deuna celda seleccionada a la columna. El tamaño de carácter se ajusta automáticamente al cambiar elancho de la columna. El tamaño de la fuente aplicada no cambia.

Combinar celdas.Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La referencia de celda para una celdacombinada es la celda de la esquina superior izquierda del rango original seleccionado.

De derecha a izquierda.Seleccione una opción en el cuadro Dirección del texto para especificar el orden de lectura y laalineación.


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Fuente Seleccione el tipo, el estilo y el tamaño de la fuente, y otrasopciones de formato para el texto seleccionado.

Fuente.En este lugar se determina el tipo de letra que se establecerá a las

celdas seleccionadas.Estilo.

Determina características de estilo al texto o valores de las celdasseleccionadas.

Tamaño.Puede escribir cualquier número entre 1 y 1638. Los tamaños de lalista Tamaño dependerán de la fuente seleccionada y de laimpresora activa.

Subrayado.Pude determinar diferentes estilos de subrayado como son Simple, Doble, Contabilidad, Doblecontabilidad o quitar efectos de subrayado.

Color.Puede elegir de una galería el color de fuente que tendrá el texto o los valores de la celda.

Fuente normal.Active la casilla de verificaciónFuente normal para restablecer la fuente, el estilo de fuente, eltamaño y los efectos al estilo Normal (predeterminado).

Efectos.Puede determinar características especiales al texto o valores de las celdas, como son el efecto deTachado, Superíndice y Subíndice .

Vista previa.En este lugar podemos ver paulatinamente como afectan las características de formato determinadasen la ficha de fuente al texto seleccionado.

Borde

Preestablecidos.Seleccione las opciones de borde en Preestablecidos para aplicar oquitar bordes a las celdas seleccionadas.

Línea.Seleccione una opción en Estilo para especificar el tamaño de líneay el estilo de un borde. Si desea cambiar un estilo de línea en unborde que ya existe, seleccione la opción de estilo de línea quedesee y, a continuación, haga clic en el área del borde en el modelode Borde en que desea que aparezca el nuevo estilo de línea.

Color.Seleccione un color de la lista para cambiar el color del texto o elobjeto seleccionado.

Borde.Haga clic en un estilo de línea en el cuadro Estilo y después haga clic en los botones situados bajoPreestablecidos o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas.


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Trama

Sombreado de celda.

Seleccione un color de fondo en el cuadro Color y despuésseleccione una trama en el cuadro Trama para aplicar formato a laselección con tramas de colores.

Protección

Bloqueada.

Evita que se modifiquen, muevan o eliminen las celdas, o que secambie su tamaño. El bloqueo de celdas no surte efecto a menosque la hoja esté protegida. Para proteger una hoja, elija el menúProtección en el menú Herramientas, haga clic en Proteger hoja y,a continuación, active la casilla de verificación Contenido.

Ocultar.

Oculta una fórmula de una celda, de forma que no aparezca en labarra de fórmulas cuando se seleccione la celda. Si seleccionaesta opción, no surtirá efecto a menos que la hoja esté protegida.Para proteger una hoja, elija Protección en el menú Herramientas,haga clic en Proteger hoja y, a continuación, active la casilla deverificación Contenido.

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Copiar formato Esta herramienta copia el formato de una celda (color de fuente, tipo de letra, estilo, tamaño etc.),para aplicarlo a otra celda o rango de celdas.

Para copiar el formato en la celda o el rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones, hagadoble clic en el botón Copiar formato. Una vez copiado el formato, vuelva a hacer clic en elbotón para desactivar la herramienta.

Autoformato

Esta herramienta permite determinarle un formato profesional a un rango de celdas de manera rápiday efectiva. Un autoformato se define como una colección incorporada de formatos de celda comotamaño de fuente, tramas y alineación) que puede aplicar a un rango de datos. Excel determina los

niveles de resumen y detalle del rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia.

Si sólo desea utilizar las partes seleccionadas de un formato al aplicar o quitar un formatoautomático, haga clic en Opciones y, a continuación, desactive las casillas de verificacióncorrespondientes a los formatos que no desee aplicar. Cuando se quita un autoformato parauna fuente, se utilizará la fuente especificada en la ficha General del cuadro de diálogoOpciones de Excel.


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Copiar- Cortar- Pegar

En Excel 2003 las herramientas comunes para Cortar y Copiar han sido modificadas con unacaracterística mejorada que permite usar un botón de pegado el cual se utiliza para especificar si sedesean pegar características especiales de los dados copiados.

Pasos para Copiar y Cortar

1. Seleccione las celdas que desea cortar o copiar.2. Siga uno de estos procedimientos:

Mover celdas

Haga clic en Cortar en la barra de herramientas Estándar y seleccione la celda de la partesuperior izquierda del área de pegado.Copiar celdas

Haga clic en Copiar y seleccione la celda situada en la parte superior izquierda del área depegado.Mover y copiar una selección a una hoja de cálculo d iferente

Haga clic en Cortar o en Copiar, haga clic en la ficha de la nueva hoja de cálculo y seleccionela celda situada en la parte superior izquierda del área de pegado.Mover y copiar celdas a otro libro

Haga clic en Cortar o en Copiar, cambie al otro libro y seleccione la celda situada en la partesuperior izquierda del área de pegado.

3. Haga clic en la flecha situada junto a Pegar y elija entre las opciones de la lista.

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Pegado especial

Puede utilizar el cuadro de diálogo Pegado especial para copiar elementos complejos desde una hojade cálculo Excel y los pega en la misma hoja de cálculo o en otra.

PegarHaga clic en el atributo de los datos copiados que desea pegar.

Todo.Pega todo el contenido de las celdas y el formato.

Fórmulas.Pega sólo las fórmulas tal y como se escribieron en la barra defórmulas.

Valores.Pega sólo los valores tal y como se muestran en las celdas.

Formatos.Pega sólo el formato de las celdas.

Comentarios.Pega sólo los comentarios adjuntos a las celdas.

Validación.Pega las reglas de validación de los datos de las celdas copiadas al área de pegado.

Todo excepto bordes.Pega el contenido y el formato aplicado de todas las celdas a las celdas copiadas excepto a losbordes.

Ancho de las columnas.

Pega el ancho de una columna o rango de columnas a otra columna o rango de columnas.Formatos de números y fórmulas.

Pega sólo las fórmulas y todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formatos de números y valores.Pega sólo los valores y todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

OperaciónEspecífica qué operación matemática, si la hay, desea aplicar a los datos copiados.Saltar blancosEvita el reemplazo de valores en el área de pegado cuando hay celdas en blanco en el área decopiado.

TransponerCambia las columnas de los datos copiados a filas y viceversa.Pegar vínculosVincula los datos pegados a la hoja de cálculo activa.

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Inmovilizar y Dividir panelesPara tener un mejor control o visualizar de manera más eficaz la información en una hoja de cálculo,podemos dividir o inmovilizar paneles, para tener siempre visible información que sea importante enla hoja de cálculo en todo momento.

Ver dos partes de una hoja dividiendo o inmovilizando paneles

Dividir paneles

1. En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barrahorizontal, sitúe el puntero sobre el cuadro de división.

2. Cuando el puntero adopte la forma de puntero de división , arrastre el cuadro de división haciaabajo o hacia la izquierda, hasta la posición elegida.

Inmovilizar paneles

La inmovilización de paneles (panel: parte de la ventana de documentounida y a la vez separada de otras partes por barras verticales uhorizontales.) permite seleccionar los datos que permanecen visibles aldesplazarse en una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles losrótulos de las filas y las columnas mientras se desplaza.

1. Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:

Panel hori zontal superior.

Seleccione la fila situada debajo de donde desee que aparezca la división.Panel vertical izquierdo.

Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee que aparezca la división.

Paneles superior e izquierdo.

Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde desee que aparezca la división.

2. En el menú Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles.

Quitar la división de una ventana o movil izar paneles Para restaurar una ventana que ha sido dividida en dos áreas no inmovilizadas, haga doble clic en

cualquier parte de la barra de división que divida los paneles (panel: parte de la ventana dedocumento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales.).

Para quitar los paneles inmovilizados, haga clic en Movilizar paneles del menú Ventana.

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Comparar l ibros en pararelo

Esta es una de las nuevas características de Excel 2003, que nos permite tener un mejor control de lavisualización de la información que tenemos en dos hoja de cálculo, para simplemente compararlasentre si y verificar o modificar información.

1. Abra los libros que desee comparar en paralelo.2. En el menú Ventana , haga clic en Comparar en paralelo con .3. En la barra de herramientas Comparar en paralelo , siga cualquiera de estos procedimientos:

a) Si desea desplazarse por los libros al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento sincrónico.

b) Si desea restablecer las ventanas de los libros a sus posiciones iniciales antes de lacomparación, haga clic en Restablecer posición de la ventana .

4. Haga clic en Cerrar en paralelo para detener la comparación de libros.

Si abre dos libros, el comando del menú Ventana incluirá el nombre de archivo de uno delos dos libros. Por ejemplo, si abre los libros "Libro1.xls" y "Libro2.xls", mientras ve el"Libro1.xls", en el menú Ventana se muestra el comando Comparar en paralelo conLibro2.xls.

Si ha cerrado la barra de herramientas Comparar en paralelo pero desea que se muestrede nuevo, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas , en la ficha Barras deherramientas y, a continuación, seleccione Comparar en paralelo en la lista Barras deherramientas .

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Comentarios

Insertar comentarios

Los comentarios son notas que se escriben para una celda haciendo alguna observación al contenidode la misma.

Para poder insertar un comentario, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en la celda sobre la que desee escribir un comentario.2. En el menú Insertar , haga clic en Comentario.3. Escriba el texto del comentario en el cuadro.4. Cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro.

Al ordenar datos, los comentarios también se ordenan con ellos. No obstante, en losinformes de tabla dinámica, los comentarios no se mueven al cambiar el diseño delinforme.

Modificar un comentario

1. Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea modificar.2. En el menú Insertar , haga clic en Modificar comentario.

3. Cuando termine de modificar el texto, haga clic fuera del cuadro de comentario.Eliminar comentarios

Comentarios seleccionados

1. Seleccione las celdas que contengan los comentarios que desee eliminar.2. En el menú Edición, elija Borrar y, a continuación, haga clic en Comentarios.

Todos los comentarios de una hoja de cálculo

1. En el menú Edición, haga clic en Ir a.2. Haga clic en Especial .3. Haga clic en Comentarios y luego en Aceptar .4. En el menú Edición, elija Borrar y, a continuación, haga clic en Comentarios.

Revisar todos los comentarios de un libro

1. En el menú Ver , haga clic en Comentarios.2. Para revisar cada comentario, siga uno o varios de estos procedimientos:


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Para ver los comentarios secuencialmente, comenzando por la celda que esté seleccionada, haga clicen Siguiente comentario en la barra de herramientas Revisión.

Para verlos en orden inverso, haga clic en el botón Comentario anterior .

Si usted desea que cada vez que inserte un comentario muestre su nombre para identificarquien hizo esa recomendación, entre al menu Herramientas – Opciones , ubiquese en laficha de General y en el campo Nombre de usuario, escriba su nombre.

Revisar ortografía

La revisión de ortografía es una herramienta importante para darle formalidad a nuestros reportes ytener un mejor control de la buena redacción del mismo, aunque tenga cuidado, nuestro idioma es tanvasto y complejo, que puede ser que palabras con claros errores ortográficos no los detecte opalabras que están correctamente escritas las marque como un error de ortografía.

Para revisar le ortografía en una hoja de cálculo siga los siguientes pasos.

1. Seleccione el rango de celdas que desee revisar.2. Si desea revisar toda la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda.3. Haga clic en Ortografía en la barra de herramientas Estándar .4. Si el corrector ortográfico identifica una palabra que no está en el diccionario, realice los cambios

oportunos mediante las opciones del cuadro de diálogo Ortografía.

5. Si desea revisar la ortografía de un texto en otro idioma, haga clic en el idioma del diccionario quedesee utilizar en el cuadro Idioma del diccionario.

Si el cuadro de diálogo Ortografía no está disponible, puede cambiar el idioma utilizando elcuadro Idioma del diccionario en la ficha Ortografía del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).

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Autocorreción

La autocorrección es una interesante herramienta que entre otrascosas corrige faltas de ortografía o gramaticales e inserta símbolosespeciales de manera instantánea, esta herramienta la desarrollóMicrosoft trabajando en equipo con lingüistas y conocedores de lamateria, agregando un listado de las faltas de ortografía másfrecuentes en castellano y en otros idiomas, logrando que cuandonosotros redactemos esa palabra se corrija automáticamente, ademásle da la posibilidad de agregar nuevas palabras y símbolos a eselistado.

Además usted puede configurar las siguientes Acciones

Active la casilla de verificación Mostrar los botones de las opciones de Autocorrección paramostrar los botones de las opciones de Autocorrección, que puede utilizar para deshacer unacorrección o activar y desactivar las opciones de Autocorrección. El botón aparece primero comoun pequeño cuadro de color azul cuando se coloca el puntero del mouse (ratón) cerca del textocorregido automáticamente, y cambia a un icono de botón cuando se señala al texto. Haga clic enel botón para realizar una selección.

Active la casilla de verificación Corregir DOs MAyúsculas SEguidas para realizar correccionescuando se escriban dos letras mayúsculas consecutivas al principio de una palabra. Por ejemplo,se cambiará FEliz por Feliz.

Active la casilla de verificación Poner en mayúscula la primera letra de una oración para ponerautomáticamente en mayúscula la primera letra de la primera palabra de cada oración. Para crearun estilo de uso de mayúsculas que no siempre ponga en mayúscula la primera letra de la primerapalabra de una oración, haga clic en el botón Excepciones.

Active la casilla de verificación Poner en mayúscula los nombres de los días para ponerautomáticamente en mayúscula la primera letra de los nombres de los días de la semana.

Active la casilla de verificación Corregir el uso accidental de bLOQ MAYÚS para corregir erroresrelacionados con la tecla BLOQ MAYÚS. Si tiene esta opción activada y escribe accidentalmenteuna palabra de principio de oración con la tecla BLOQ MAYÚS activada, se corregirá el uso de lasmayúsculas de las palabras que escribió y se desactivará la tecla BLOQ MAYUS. Por ejemplo, secambiará fELIZ por Feliz.

Desactive la casilla de verificación Reemplazar texto mientras escribe para que no se corrija ni

reemplace texto automáticamente cuando escriba. Para agregar o eliminar texto de sustituciónautomática, haga clic en el botón Agregar o Eliminar.

Para abrir un cuadro de diálogo que muestre abreviaturas con uso mixto de mayúsculas yminúsculas que no desea que Microsoft Office corrija automáticamente, haga clic en el botónExcepciones.


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EEttiiqquueettaass iinntteelliiggeenntteess

Puede ahorrar tiempo utilizando las etiquetas inteligentes (etiquetas inteligentes: datos reconocidos yetiquetados como pertenecientes a un tipo determinado. Por ejemplo, un nombre de una persona o elnombre de un destinatario de correo electrónico de Microsoft Outlook reciente es un tipo de datosque es posible reconocer y etiquetar con una etiqueta inteligente.) para realizar acciones (acciones:tareas que se pueden llevar a cabo utilizando tarjetas inteligentes. Por ejemplo, agregar un nombre auna carpeta Contactos de Microsoft Outlook es una acción que se puede realizar con una etiquetainteligente del nombre de una persona.) en Microsoft Excel para las cuales normalmente tendría queabrir otros programas.

Los triángulos de color púrpura situados en las esquinas de las celdas de la hoja de cálculo indicanlas etiquetas inteligentes.

Indicadores de etiqueta inteligenteSímbolo financieroDespués de escribir un símbolo bursátil estadounidense en una celda de una hoja de cálculo enExcel, por ejemplo MSFT, puede usar las opciones de etiqueta inteligente para obtener acceso deforma instantánea a la información publicada en el Web sobre una organización, sin necesidad deabrir una ventana de explorador de Internet.

Por ejemplo, puede hacer clic en una etiqueta inteligente y seleccionar la acción Recent news onMSN MoneyCentral. El explorador se abre mostrando una página Web con noticias e informaciónsobre la organización seleccionada. Cuando termine, puede cerrar el explorador y seguir trabajandoen Excel.

El nombre de una personaOtra acción que puede realizar consiste en agregar el nombre y dirección de una persona desde lahoja de cálculo en una carpeta de contactos de Office Outlook 2003, sin necesidad de copiar lainformación enExcel, abrir Outlook y pegar la información en Outlook.

Basta con escribir un nombre, hacer clic en Acciones de etiquetas intel igentes y seleccionar laacción Agregar a Contactos . El cuadro de diálogo Contactos se abre con el nombre y la direcciónya incluidos. Si lo desea, puede agregar información adicional y continuar trabajando en Excel.

Cómo funcionan las etiquetas inteligentes Excel reconoce determinados tipos de datos, a los cuales aplica etiquetas inteligentes. Los tipos deacciones que puede realizar dependen de los datos que Excel reconoce y marca con etiquetasinteligentes.

Por ejemplo, si ha enviado correo recientemente a "Natalia Sol" y escribe este nombre en una celdade una hoja de cálculo Excel, el nombre se reconoce y recibe una etiqueta inteligente con accionesque puede realizar, incluidas Enviar correo, Programar reunión, Abri r Contactos o Agregar aContactos .

Los indicadores de etiqueta inteligente aparecen en la celda conforme escribe en la hoja de cálculo.También pueden aparecer al abrir un documento guardado anteriormente.

Las etiquetas inteligentes se desactivan de forma predeterminada en Excel.


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Cómo usar las etiquetas in teligentesCuando Excel reconoce tipos de datos, dichos datos se marcan con un indicador de etiquetainteligente, un triángulo de color púrpura en la celda de la hoja de cálculo. Para averiguar quéacciones puede realizar con una etiqueta inteligente, desplace el punto de inserción sobre el texto quelleva un indicador de etiqueta inteligente hasta que aparezca Acciones de etiquetas in tel igentes y, a continuación, haga clic en la flecha junto al botón para ver un menú de acciones.

Indicador de etiqueta inteligente

Botón Acciones de etiquetas in tel igentes

Si guarda un documento de Excel que contiene etiquetas inteligentes como una página Web , podrárealizar algunas tareas en el Web utilizando Microsoft Internet Explorer versión 5 o posteriores.También puede usar las etiquetas inteligentes en los mensajes de correo electrónico de Outlook y enMicrosoft Word.Cómo obtener más etiquetas inteligentesPuede hacer clic en Más etiquetas inteligentes (en el menú Herramientas , haga clic en Opcionesde Autocorrección y, a continuación, en la ficha Etiquetas inteligentes) para ir a los sitios Web donde puede encontrar más etiquetas inteligentes y acciones asociadas.

Es posible que encuentre más etiquetas inteligentes creadas por Microsoft, por otros fabricantes o porprofesionales de la tecnología de la información (IT) que diseñan etiquetas inteligentes y accionespara los productos o servicios concretos con los que trabaja. Por ejemplo, si trabaja en undepartamento de ventas, tal vez pueda hacer clic en una etiqueta inteligente de "nombre de producto"en un documento que ofrece acciones como "comprobar cantidad" en existencias o precio.

Los tipos de etiquetas inteligentes suministrados con Excel varían según el idiomaactivado.


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Otros botones que pueden aparecer en la hoja de cálculoA veces pueden aparecer otros botones mientras trabaja en el libro.

Botón Opciones de Autocorrección

El botón Opciones de Autocorrección aparece inicialmente como un pequeño cuadro azul alsituar el puntero del mouse (ratón) cerca de texto corregido automáticamente y se convierte en unicono de botón cuando se elige.

Si encuentra un caso en el que no desea corregir el texto, puede deshacer una corrección o activar odesactivar las opciones de Autocorrección haciendo clic en el botón y realizando una selección.

Botón Opciones de pegado

El botón Opciones de pegado aparece justo debajo de la selección pegada después de pegartexto o datos. Al hacer clic en el botón, aparece una lista que permite determinar cómo se pega lainformación en la hoja de cálculo.

Las opciones disponibles dependen del tipo de contenido pegado, el programa desde el cual serealiza la operación de pegado y el formato del texto en el destino.

Botón Opciones de autorrelleno

El botón Opciones de autorrelleno aparece justo debajo de la selección rellena después derellenar texto o datos en una hoja de cálculo. Al hacer clic en el botón, aparece una lista con opcionesde cómo rellenar el texto o los datos.

Las opciones disponibles dependen del tipo de contenido que rellene, el programa desde el cual serealiza la operación de relleno y el formato del texto o datos que rellene.

Botón Opciones de comprobación de errores

El botón Rastrear error aparece junto a la celda donde se produce un error de fórmula y apareceun triángulo verde en la parte superior izquierda de la celda. Al hacer clic en la flecha junto a Rastrearerror , aparece una lista de opciones para la comprobación de errores.

Botón Opciones de inserción

El botón Opciones de inserción aparece junto a las celdas, filas o columnas insertadas. Al hacer

clic en la flecha que aparece junto a Opciones de inserción , aparece una lista de opciones deformato.

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Configurar Página

Utilice el cuadro de diálogoConfigurar página para configurar las opciones de diseño e impresión deuna página.

Sección de Página

Orientación

Elija entre horizontal y vertical.

Ajuste de escala

Amplía o reduce la hoja de cálculo o la selección al imprimir, de forma que se ajuste al número depáginas especificado. Active la casilla de verificación Ajustar a, escriba un número en el cuadropáginas de ancho por y, a continuación,escriba un número en el cuadro de alto.Para rellenar el ancho de papel y utilizar laspáginas que sean necesarias, escriba 1 enel cuadro páginas de ancho por y deje elcuadro de alto en blanco.

Tamaño del papel

Haga clic en Letter , Legal u otra opción de tamaño para indicar el tamaño con que desea imprimir eldocumento o sobre.

Calidad de impresión

Haga clic en la resolución que desea especificar como calidad de impresión para la hoja de cálculoactiva. La resolución es el número de puntos por pulgada lineal (ppp) que aparecen en la páginaimpresa. Una resolución superior producirá copias impresas de mejor calidad en impresorascompatibles con la impresión de altacalidad.


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Primer número de página

Escriba Automático para iniciar la numeración de las páginas en "1" (si es la primera página deltrabajo de impresión) o en el siguiente número secuencial (en caso de que no sea la primera páginadel trabajo de impresión). Escriba un número para especificar un número de página inicial distinto de"1".

Sección Márgenes

Escriba los valores de los márgenes y vea el resultado en el cuadro Vista previa. Ajuste las medidasen los cuadros Superior , Inferior , Izquierdo y Derecho para especificar la distancia entre los datos yel borde de la página impresa.

Encabezado y Pie de página

Escriba un número en el cuadro Encabezado o Pie de página paraajustar la distancia entre el encabezado y el borde superior de la página, oentre el pie de página y el borde inferior de la página. La distancia debeser inferior al valor de los márgenes superior e inferior, para evitar que elencabezado o el pie de página se solapen con los datos.

Centrar en la página

Puede centrar los datos dentro de los márgenes en la página activando la casilla de verificaciónVerticalmente u Horizontalmente, o ambas.


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Sección Encabezado y pie de página

EncabezadoHaga clic en un encabezado integrado en el cuadroEncabezado y, a continuación, haga clic en Personalizarencabezado para crear un encabezado personalizado para lahoja de cálculo. El encabezado integrado se copia al cuadrode diálogo Encabezado , donde puede aplicarle formato oeditarlo.

Pie de página

Haga clic en un pie de página integrado en el cuadro Pie depágina y, a continuación, haga clic en Personalizar pie depágina para crear un pie de página personalizado para la hojade cálculo. El pie de página integrado se copia al cuadro dediálogo Pie de página , donde puede aplicarle formato oeditarlo.

Sección Hoja


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Área de impres ión

Haga clic en el cuadro Área de impresión para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que deseaimprimir; a continuación, arrastre el cursor por las áreas de la hoja de cálculo que desea imprimir. Elbotón Contraer cuadro de diálogo situado en el extremo derecho de este cuadro contraetemporalmente el cuadro de diálogo para que pueda especificar el rango seleccionando celdas de lahoja de cálculo.

Imprimir títulos

Seleccione una opción bajo Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas como títulosen cada página de una hoja de cálculo impresa. Active Repetir filas en extremo superior si deseautilizar filas específicas como título horizontal para cada página. Active Repetir columnas a laizquierda si desea utilizar títulos verticales en cada página. A continuación, en la hoja de cálculo,seleccione una o más celdas de las columnas o filas de título que desea. El botón Contraer cuadrode diálogo situado en el extremo derecho de este cuadro contrae temporalmente el cuadro de diálogopara que pueda especificar el rango seleccionando celdas de la hoja de cálculo. Cuando hayaacabado, puede volver a hacer clic en el botón para mostrar de nuevo el cuadro de diálogo completo.

Imprimir

Permite especificar la parte de la hoja de cálculo que se va a imprimir, si la copia impresa es en coloro en blanco y negro, y la calidad de la impresión.

Orden de las páginas

Haga clic en Hacia abajo, luego horizontalmente o en Horizontalmente, luego hacia abajo paracontrolar el orden en el que los datos se numeran e imprimen cuando no se ajustan a una página.Cuando se elige una de estas opciones, la imagen de ejemplo muestra una vista previa del sentido deimpresión del documento.

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Vista Preliminar

Para ver cómo será exactamente el aspecto que tendrá cada página una vez impresa, haga clic enVista preliminar . En esta vista, puede ver los encabezados, los pies de página y los títulosimpresos.

Microsoft Excel proporciona las siguientes posibilidades para ver la hoja de cálculo y ajustar elaspecto que tendrá una vez impresa.

Vista normal

La vista predeterminada es la más indicada para ver y trabajar en pantalla.

Vista preliminar

Muestra la página impresa para que pueda ajustar las columnas y los márgenes. El aspecto de laspáginas en la ventana Vista preliminar dependerá de las fuentes disponibles, de la resolución de laimpresora y de los colores de que disponga.

Vista previa de salto de página

Muestra los datos que van a aparecer en cada página para que pueda ajustar el área deimpresión (área de impresión: uno o varios rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuandono se desea imprimir la hoja de cálculo completa.Si una hoja de cálculo incluye un área de impresión, sólo se imprime dicha área.) y los saltos depágina (salto de página: divisor que divide una hoja de cálculo en páginas independientes para suimpresión.

Excel inserta automáticamente los saltos de página basándose en el tamaño del papel, laconfiguración de los márgenes, las opciones de aplicación de escala y las posiciones de los saltos depágina manuales que se hayan insertado.

A medida que realiza los ajustes que van a afectar a la impresión de la hoja de cálculo, puede pasarde una vista a otra para ver los efectos antes de enviar los datos a la impresora.

¿Cuándo ajustar los márgenes? Ajuste los márgenes o las columnas cuando los datos se salgan del ancho de página y no desee

reducir su tamaño para ajustarlos. En la vista preliminar, puede cambiar el ancho de los márgenes yde las columnas de la hoja de cálculo arrastrando los controladores de tamaño. Haga clic en el botónMárgenes para que se muestren los controladores.

Controladores de tamaño del margen

Controladores de tamaño de la columna


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Cambiar el tamaño de filas y columnas individuales Mueva las líneas de división en el área de los números de fila y letras de columna.

Ajuste de tamaño de la columna

Ajuste de tamaño de la fila

Líneas de división, orden de las páginas y valores adicionales En la vista preliminar, puede cambiar la forma en la que se imprime la hoja de cálculo. Con el botón

Configurar podrá activar o desactivar las líneas de división, imprimir un borrador de la hoja de cálculoy cambiar el orden de impresión de las páginas.

Rango de páginas Puede tener una vista previa de un rango de páginas concreto.

Gráfico incrustado

Si una hoja de cálculo contiene un gráfico incrustado, la vista previa presenta ambos. Puede mover elgráfico o cambiar su tamaño en vista normal o en vista previa de salto de página. Si selecciona ungráfico incrustado antes de hacer clic en Vista preliminar , Excel sólo presenta éste.

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Impresión

Una necesidad importante cuando trabajamos con una hoja de cálculo es poder imprimir lainformación que se encuentra en un rango, hoja o libro de Excel. A continuación describimos lasprincipales opciones que Excel nos ofrece para este fin.

ImpresoraSeleccione una impresora. Se muestra información sobre la impresora seleccionada.

Propiedades

Haga clic en Propiedades para cambiar las opciones de la impresora seleccionada. En la mayoría delos casos, la configuración especificada se aplica únicamente a la hoja activa. Una excepción a estoes la opción Carpeta predeterminada de Microsoft Office Document Image Writer; los cambiosrealizados en esta opción afectarán a la misma en otras aplicaciones de Microsoft Office.

Buscar impresora

Permite seleccionar una impresora de la red que no está en la lista. Cuando haya seleccionado laimpresora que desea utilizar, haga clic en Aceptar para volver a este menú e imprimir el documento.

Imprimir a archivo

Muestra el cuadro de diálogo Imprimir a archivo cuando se hace clic en Aceptar . Imprime eldocumento en un archivo, en lugar de hacerlo en una impresora .


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Intervalo de impresiónPermite especificar las páginas del documento que se desea imprimir. Si hace clic en Páginas ,deberá escribir los números de las páginas que desea imprimir.

CopiasPermite especificar el número de copias que se desea imprimir.

Intercalar

Organiza las páginas numeradas al imprimir varias copias de un documento. Se imprimirá una copiacompleta del primer documento antes de que se imprima la primera página de la siguiente copia.

ImprimirPermite especificar la parte del documento que se desea imprimir.

Selección

Imprime únicamente las celdas y los objetos seleccionados en la hoja de cálculo.

Todo el libro

Imprime todas las hojas del libro activo que contienen datos. Si una hoja tiene un área de impresión,sólo se imprimirá el área de impresión.

Hojas activas

Imprime cada una de las hojas seleccionadas. Cada hoja del libro empieza en una nueva página. Siuna hoja tiene un área de impresión, sólo se imprimirá el área de impresión. Si se selecciona unobjeto de gráfico, esta opción cambia a Gráfico seleccionado.

Lista

Imprime sólo la lista seleccionada en la hoja de cálculo.


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MétodosA continuación veremos diferentes técnicas que tenemos disponibles para imprimir la información enExcel.

Imprimir la selección, las hojas de cálculo activas o un libro

Si la hoja de cálculo tiene definida un área de impresión, Microsoft Excel sólo imprimirá dicha área amenos que se realice una selección específica. Por ejemplo, si selecciona un rango de celdas para suimpresión y hace clic en Selección, Excel imprime la selección y omite las áreas de impresióndefinidas en la hoja.

1. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir .2. En Imprimir , seleccione una opción para imprimir la selección, las hojas activas o todo el libro.

Imprimir varias hojas de cálculo a la vez

1. Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir.

¿Cómo? Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambiospueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas.

Para seleccionar Haga esto

Una sola hoja Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazaretiquetas para verla y, a continuación, haga clic en la etiqueta.

Dos o más hojasadyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantengapresionada la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última hoja.

Dos o más hojasNO adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantengapresionada la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas.

Todas las hojasde un libro.

Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, elijaSeleccionar todas las hojas en el menú contextual (menú contextual: menú

que muestra una lista de comandos relacionados con un elementodeterminado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botónsecundario del mouse (ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.).

Si las etiquetas de las hojas están codificadas por color, el nombre de la etiqueta de hojaquedará subrayado en un color especificado por el usuario al seleccionarlo. Si la etiqueta dehoja se muestra con un color de fondo, esto significa que no se ha seleccionado la hoja.


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Cancelar una selección de varias hojas

Para cancelar una selección de varias hojas en un libro, haga clic en cualquier hoja noseleccionada.

Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario del Mouse enla etiqueta de una hoja seleccionada. A continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menúcontextual.

2. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir .

Imprimir varios l ibros de forma simultáneaTodos los archivos de libro que desee imprimir deben estar situados en la misma carpeta.

1. En el menú Archivo, haga clic en Abrir .2. Presione y mantenga presionada la tecla CTRLy haga clic en el nombre de los libros que desea

imprimir.

3. En el cuadro de diálogo Abrir , haga clic en Herramientas y, a continuación, en Imprimir .

Imprimir una listaSe pueden imprimir sólo los datos incluidos en una lista (lista: serie de filas que contienen datosrelacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante elcomando Crear li sta.).

1. Active la lista seleccionando una celda que se encuentre en la lista.2. En la barra de herramientas Lista, haga clic en Imprimir lista .

Establecer áreas de impresiónUsted tiene la posibilidad de determinar que un rango de celdas previamente seleccionadas seestablezca como un área de impresión, logrando que sean esta las únicas tomadas en cuenta para elproceso de impresión. Para logar esto siga los siguientes pasos:

1. Seleccione el rango de celdas en que quieres establecer el área de impresión.2. Entre al menú Archivo – Área de impresión - Establecer área de impresión. 3. Para eliminar el área de impresión entre al menú Archivo – Área de impresión – borrar área de

impresión.

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Formulas y Funciones

Antes de iniciar, dejaremos en claro cual es la diferencia entre una formula y una funcion.

FórmulasLas fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmulacomienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación,suma 5 al resultado.

=5+2*3Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, y constantes

Ejemplo:

Partes de una fórmula:

Funciones : la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

Referencias (o nombres) : A2 devuelve el valor de la celda A2.

Constantes : números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.

Operadores : el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador *(asterisco) multiplica.

FuncionesLas funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarsepara ejecutar operaciones simples o complejas.

Estructura de una función:

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre dela función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y unparéntesis de cierre.

Nombre de función

Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO oFALSO, valores de error como #N/A o referencias de celda . El argumento que se designe deberágenerar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes fórmulas uotras funciones.


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Operadores de cálculo Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula.Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación,texto y referencia.

Tipos de operadores

Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinarnúmeros y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado (Ejemplo)

+ (signo más) Suma (3+3)

- (signo menos) Negación (-1) Resta (3-1)

* (asterisco) Multiplicación (3*3)

/ (barra oblicua) División (3

Manual Basico de Excel Ce 5 Computec Rev

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