Manual Antifrauda

7/23/2019 Manual Antifrauda

http://slidepdf.com/reader/full/manual-antifrauda 1/36

Manual Antifrauda

Introducere.

In Romania banii se fac foarte usor prin frauda, pentru ca daca nu respecti legea si escontrolat sau reclamat, poti sa cumperi bunavointa reprezentantilor autoritatilor.

Practic, foarte putine cazuri de frauda au sfarsit prin condamnari definitive la inchisoarsi confiscari de averi.

Cele mai multe treneaza sau sunt castigate de fraudatori in instanta, cu concursuJustitiei Romane.

Organizatia care a devenit victima unei fraude pierde bani, randamentul personaluluscade si va consuma resurse si timp pentru a repara vulnerabilitatile exploatate de autorfraudei.

Cand vanezi oportunitati si vrei sa acumulezi rapid, cu orice risc, nu ai nevoie de etica icompanie, ci de angajati fideli care sa execute sarcinile primite. ceasta situatie va fi macostisitoare pentru firma, intrucat angajatii vor cere un pret pe masura riscurilor percepute, areputatiei companiei si actionarilor ei si a viitorului pe care il prevad in firma ta.

!aca vrei sa construiesti o companie sanatoasa, cu o reputatie solida, care sa atragangajati valorosi si sa iti aduca performanta si productivitate, ai nevoie de etica.

"tica este cel mai mare inamic al fraudei, la fel cum minciuna este cel mai bun prieten aei. Iar daca firma unde lucrezi sau pe care o conduci, a trecut printr#o frauda, atunci stii foartbine ce dificil este pentru manageri si angajati sa treaca peste socul destramarii increderimplicite si peste disconfortul introducerii unor controale interne si restrictii suplimentare.

!e ce este nevoie ca o companie sa isi desfasoare activitatea intr#un cadru profesionabazat pe integritate si etica in afaceri$ ngajatii au nevoie sa stie ca cinstea si integritatea sunpretuite in companie, ca exista mecanisme de prevenire si detectare a fraudelor si indisciplineca exista instrumente care ii protejeaza cand sesizeaza o problema de integritate si ca oricpersoana care nu respecta aceste valori nu isi are locul in organizatie. %u teama de lege descurajeaza pe cei care vor sa comita o frauda ci teama de esec personal si de oprobiul publical organizatiei. In atare conditii, costul salarial scade, increderea partenerilor de afaceri crestebonitatea financiara se imbunatateste iar focalizarea pe business este mai eficienta.

Organizatia este confortabila pentru angajatii care sunt motivati de integritatecomunicare deschisa si dezbateri constructive. Cu bani mai putini, managerii si actionarii obtimai mult astfel.

Pe masura ce organizatia isi dezvolta cultura in zona integritatii, tintele si planurilmanagementului sunt asumate de angajati ca parte a vietii lor profesionale, iar transparentcomunicarii si calitatea actului managerial fac aproape imposibile fraudele.

&ectiunea I ' Cum apare frauda( descrie modul de producere a fraudelor si formelintalnite in companiile din Romania, ofera suport pentru instruirea personalului si pentrraportarea fraudelor, recomanda metodologia de efectuare a unei investigatii antifrauda sinstruieste membrii comisiei de investigare cu privire la cerintele specifice acestui demers. Iprima sectiune veti gasi un studiu de caz cu provocarea de a stabili prejudiciul unei fraude.

&ectiunea II 'Cum te aperi de fraude( defineste codul moral, factorii responsabili icontrol, conducere si conformitate, descrie instrumentele care asigura integritateareglementeaza raportarea incidentelor si a problemelor de etica.

&ectiunea a II#a se incheie cu un studiu de caz in care trebuie sa recunoasteproblemele de etica si sa rezolvati o suspiciune de frauda.

&tandardele etice ridicate, comunicarea suspiciunilor de frauda si instruirea personalulupentru a recunoaste indiciile de frauda si a reactiona, devin mai importante decat controalelinterne adecvate si sanctionarea celor care comit fraude, in procesul de prevenire a fraudelor.

Pentru a avea cu adevarat impact, acest manual antifrauda ar trebui sa ajunga lliderii organizatiei si chiar la proprietarii afacerii, pentru ca ei dau tonul, dupa cum sustin

1



)incent *iggins, presedintele Institutului de Conducere "ficienta +.effectiveleadership.com-,

Am constatat ca cea mai buna strategie anti-frauda este crearea unei culturi integritatii, spune *iggins.

Procesele urmeaza cultura, nu invers. Iar cultura este determinata n primul rande atitudinile si alegerile liderilor.

Astfel, componenta de integritate trebuie sa reprezinte o parte esentiala diagenda membrilor e!ecutivi" trebuie dezvoltata constant la nivel individual si de echipsi trebuie rasplatita.

In caz contrar, organizatia trateaza simptomele si nu cauzele.Pentru a facilita instruirea personalului, manualul este foarte sintetic # are #$ de pagini

din care %& reprezinta mai multe spete, doua studii de caz si un pla' role , care pot utilizate in training#uri sau team building, adaptate dupa nevoile fiecarei organizatii.

Recomand aceste exercitii pentru a da profunzime procesului de invatare."xperienta mi#a demonstrat ca poate fi fraudata orice companie, institutie financiara sa

structura economica pornind de la o informatie sau o operatiune.Cei care comit fraudele, din e!terior sau din interior, au nevoie de informat

privind procesele, controalele si vulnerabilitatile organizatiei. %u exista un sistem perfect care sa va protejeze complet de riscul unei fraude, iar ce

care comit fraudele sunt mereu in alerta. Indiferent de compania in care lucrati, acest subieceste unul care trebuie tratat cu atentie, confidentialitate si sensibilitate, deoarece poate provocmult rau.

Recomand sa nu discutati public pe forumuri sau alte platforme de comunicare faptesituatii sau aspecte care ar putea provoca prejudicii companiei dumneavoastra.

Prefer sa fiu intrebat si sa raspund pe e#mail. !aca veti dori sa discutam la sediul dvsconstruim o solutie.

Cititorule, ai libertatea de a#l transmite, la randul tau catre cei pe care ii cunosti sau carar avea nevoie de acest manual, cu invitatia de a redifuza manualul la cunoscutii lor care suninteresati de subiect. !ifuzarea acestui manual este libera, el poate fi copiat, reeditat si folosfara a datora cuiva drepturi de autor. Poti insera comentarii, poti adauga ceea ce consideri util spoti elimina ceea ce nu este bun, intrucat manualul nu se vrea a fi un document perfect ssuporta imbunatatiri.

/iviu#/ucian RaducanCertified 0raud "xaminer

(ectiunea I. C)M APAR* +RA)ACapitolul . Criminologia +raudelor cupationale&tandardele internationale de audit definesc astfel frauda1'+rauda este o actiune cu caracter intentionat ntreprinsa de una sau mai mult

persoane din randul conducerii, al celor nsarcinati cu guvernanta, al salariatilor sa

tertilor, actiune care implica utilizarea nselaciunii n scopul obtinerii unui avantaj injussau ilegal .(

+raudele pot fi comise de angajati, subcontractori, parteneri de afaceri, clienti saorganizatii pentru a obtine bani, proprietati sau servicii , pentru a evita plata sau pierdereunor servicii sau pentru a asigura avantaje n scop personal sau institutional.

0raudele sunt comise de angajati in complicitate cu furnizori, clienti sau alti parteneri dafaceri, prin exploatarea vulnerabilitatilor proceselor si a controlului intern, de aceea elreprezinta o grija majora pentru management.

2

http://www.effective-leadership.com/






0oarte rar un manager poate sa trateze rece, strict rational, o frauda, pentru ca impactuemotional este foarte intens, ajungand la nopti nedormite, tensiuni interne, frustrari sdefocalizare de la business.

Oameni de incredere recurg la frauda cand devin constienti ca au o nevoie financiara dnemarturisit, isi dau seama ca a aparut o oportunitate prin care pot rezolva aceasta problema inmod discret folosind pozitia lor in companie si isi pot justifica lor insisi comportamentul, astfeincat nu se simta vinovati pentru ceea ce au facut.

(peta 10ara riscul de a gresi, consider ca cea mai comuna frauda in companiile di

Romania / desi nu este perceputa astfel / este frauda prin absenta de la servicineinregistrata, plecarea in timpul programului in interes personal, fara a inregistrinvoirea, inregistrarea unei deplasari in interes de serviciu in locul invoirii in interepersonal si alte forme de incasare necuvenita a remuneratiei pentru timp nelucrat sapontat fictiv.

2inciuna creeaza aparenta unei normalitati iar lipsa de disciplina favorizeaza acest tip dfrauda, devastatoare pentru organizatiile cu multi angajati si cu mijloace de verificare activitatii.

Pentru a actiona impotriva acestui tip de frauda, numeroase organizatii au implementasisteme de control al prezentei si de inregistrare a activitatilor efectiv derulate de angajati , timpului lucrat la calculator, deservit pe utilaje sau pe autovehiculele de serviciu, 3P&, Palm salte mijloace de raportare a rutei, pozitiei sau activitatii.

!ar simpla constatare a acestor incidente nu este suficienta daca managerii ssupervizorii nu cuantifica impactul absentei sau al nemuncii si nu reactioneaza ferm si imediaimpotriva autorilor.

0ipsa de reactie a conducerii in fata acestor personaje / unele e!trem de simpaticsi populare - erodeaza rapid productivitatea si motivatia angajatilor, performanta fiindafectata in mod iremediabil.

Puteti calcula ce inseamna ca impact anual, intr#o companie de 4.555 de angajati, cu ucost salarial mediu de 6 euro7ora, ca doa unul douazeci sa 'chiuleasca( aproximativ doua orpe saptamana pentru rezolvarea de probleme personale$

+actorii ce concura la aparitia unei fraude ocupationale pot fi1 . %evoi financiare constiente care nu pot fi destainuite18 &ubiectul decide incalcarea unor obligatii asumate 9 subiectul isi da seama ca nu poat

sa isi plateasca o datorie 9 ex. 1 datoreaza bani luati cu imprumut8 &ubiectul incearca sa isi rezolve7acopere unele probleme rezultate dintr#o greseal

personala 9 subiectul trece prin situatii care il penalizeaza pentru judecata gresita 9 exexecutare silita in urma unui accident produs pe fondul consumului de alcool, credit bancar pecare nu il poate rambursa,

8 &ubiectul are datorii de afaceri # subiectul este in fata insolventei, bancrutei sau alichidarii afacerii sale

8 &ubiectul trece printr#o stare de izolare fizica 9 subiectul este izolat de alti oameni carl#ar putea ajuta in problema sa

8 &ubiectul este disperat sa isi pastreze statusul social 9 subiectul incearca sa ispastreze pozitia sa sociala, dar nu mai are mijloacele financiare sa o faca

8 &ubiectul are o problema in relatia angajator 9 angajat 9 subiectul simte ca nu a fostratat corespunzator de angajator si doreste sa se razbune.

:. Oportunitatea de a rezolva problema discret folosind increderea de care se bucura 1 ngajatii, in general, recurg la fraude cand isi dau seama ca exista o cale sa comita faptele intrun mod in care compania nu realizeaza ca s#a produs o frauda 9 exista o deficienta de control

3



intern. !e obicei, daca frauda este descoperita, angajatul va fi pedepsit, va fi umilit si isi vapierde slujba.

!aca angajatii au perceptia descoperirii fraudelor 9 existenta unor controale eficiente,managamentul este atent la semnalele de frauda, colegii sunt atenti si iau atitudine 9 atuncisunt descurajati de la comiterea fraudelor.

C. Ratiunea comportamentului ilegal prin justificarea faptelor 9 subiectul se convingsingur ca faptele sale nu sunt infractiuni, sunt justificate si sunt parte a unei situatii pe carecompania nu o poate controla.

In general, angajatii care comit fraude au pretentia ca sunt cetateni model, meritincrederea companiei si a societatii.

Pentru a comite frauda, acestia au nevoie sa gaseasca o scuza sau o justificare comportamentului lor, pentru a#si pastra propria imagine de moralitate.

!upa ce repeta frauda sau o dezvolta, cel care este implicat isi intareste justificareacautand mereu argumente pentru a#si duce mai departe fapta.

intre cele mai intalnite justificari ale celor care au comis fraude amintesc1; !oar am imprumutat banii. <rma sa ii restitui. =; m facut#o in imprejurari exceptionale. In mod normal asa ceva nu s#ar fi intamplat. =; m facut#o pentru familia mea. =; ngajatorul meu m#a pacalit7 tratat incorect. "u am facut la fel ca el . =; ngajatorul meu nu e onest, isi inseala clientii, asa ca si eu l#am inselat pe el. =; >oti faceau la fel, eu de ce as fi fost mai prost $ =; !upa tot ceea ce am facut pentru companie, eram indreptatit la asta. =; !aca seful meu si#a 'tras( jeep, pe banii firmei, eu de ce sa nu profit$ =

(peta %1Cel mai des intalnit de mine caz de frauda, a fost decontarea pe cheltuielile companiei

unor bunuri 7servicii care sunt folosite in interesul personal al angajatului, si nu in interesucompaniei, pornind de la bunuri de mica valoare +hartie, rechizite si alimente-, calatorii sconsumatii la restaurant pana la autoturisme, bijuterii, ceasuri si alte obiecte cu valoare ridicata

O organizatie care se respecta nu tolereaza astfel de cheltuieli, si va avea un controstrict pe natura si destinatia cheltuielilor.

stfel angajatii care dau bun de plata au autoritatea de a intreba ordonatorul tranzactiei orice nivel ar avea, in ce mod va contribui bunul7serviciul respectiv la derularea normala aafacerii, iar daca explicatia nu este consistenta, vor putea refuza decontarea, indicand autorulusa plateasca din banii personali bunurile sau serviciile respective.

Intrebarea fundamentala este1 Cum obtin venituri prin generarea acestei cheltuieli2

Capitolul %. Continuitatea fraudelor Angajatii care incep sa comita fraude, sunt tentati sa continue. Rar se opresc la prima sau a doua fapta, sustragerile sunt din ce in ce mai frecvente s

mai mari ca suma, pana cand autorul este prins, pleaca sau compania are probleme.

0recvent, acesti angajati isi continua si perfectioneaza schema de frauda la noul loc dmunca, devenind angajati ; predator =, dupa cum ii numeste Joseph >. ?ells, presedintel

ssociation of Certified 0raud "xaminers. cesti oameni nu mai comit fraude datoritcircumstantelor, ci ca mod de lucru.

*i ajung sa vaneze vulnerabilitatile, sa isi dezvolte relatii prin care contamineazclimatul de lucru, si sa creeze imprejurarile propice fraudelor, atragand si pe altii ischemele derulate.

In situatia in care cel care comite frauda este manager, efectul este amplificat depozitia sa, reputatia companiei are de suferit, climatul intern este deteriorat iar angajatonesti sunt umiliti si demotivati.

4



Cel mai adesea entitatea respectiva este desfiintata, restructurata ori inghitita de altstructura, iar angajatii ei sunt concediati.

(peta $1Cea mai simpla si des intalnita forma de frauda ocupationala continuata

reprezinta obtinerea unor avansuri de numerar inainte de inchiderea deconturilor pentravansurile anterioare si folosirea banilor pentru a acoperi lipsa fondurilor sau documentelor justificative de utilizare a avansurilor.

utorii se bucura de increderea celor care verifica si aproba inchiderea deconturilocreditand, din banii firmei, pe colegii lor. m intalnit organizatii in care aceasta practica era atade adanc inradacinata, incat majoritatea angajatilor figurau cu deconturi deschise, si cu sumcare nu puteau fi acoperite dintr#un salariu. Intr#un caz, la inventarierea anuala nu au putut inchise deconturile, iar solutia de compromis a fost acordarea unor prime in valoarea sumelodatorate, cu plata impozitelor aferente. :ineinteles ca aceasta decizie a generat o stare de spirnegativa, intrucat cele mai mari 'prime( le#au inregistrat cei cu grad mare de indisciplina, iar cecare erau corecti nu au 'beneficiat( de acest compromis. fost o decizie de management foartproasta@

In Report to the %ation, sociation of Certified 0raud "xaminers a publicat un studirealizat in <& in A55B, care a stabilit urmatoarele circumstante psihologice 1

# /acomia si Oportunitatea au fost indicate ca motiv principal al fraudelor 9 B DE# %u au existat suspiciuni anterioare fraudei iar cei care au comos fraudele se bucura

de increderea managerilor si a colegilor 9 BF D E# Cei care au fraudat au exploatat slabiciunea controalelor interne 9 GF D E# 0raudele au fost descoperite datorita sesizarilor interne si analizelor manageriale 9 G

D E# 0raudele au fost descoperite in medie la 46 luni de la producerea primului act fraudulos&tudiul efectuat in A556 de sociatia "xaminatorilor de 0rauda Certificati, in AH65 d

organizatii din intreaga lume, a scos in evidenta ca un procent de 45 D din angajati nu acomite o frauda, indiferent de circumstante, un procent de 65 D din angajati ar comite o frauddaca ar exista cei trei factori care concura la aparitia unei fraude ocupationale, iar un procent 45D din angajati ar comite o frauda oricand ar avea posibilitatea sa o faca.

Pot sa afirm din nou, fara riscul de a gresi, ca in Romania, procentul celor care ar omite ofrauda, indiferent de circumstante, este mai mare, datorita ' modelelor de imbogatire( cu caremass media ne#a obisnuit in ultimii ani, si nu in ultimul rand, 'eficientei actului de justitie(.

(peta #1Am constatat ca forma de frauda continuata, cu efecte grave, acordarea de credit

sau facilitati clientilor, de catre manageri de entitati financiare, la inceput pentru a-srealiza obiectivele de vanzari, si incasa bonusurile.

Apoi pentru a-si acoperi eroarea de analiza a riscurilor, managerii au continuaacordarea de credite pe baza unor documente de identificare false, de situatii financiaralterate, facturi fictive, garantii colaterale supraevaluate, uneori invatand clientii cum s

procedeze.2anagerii sau responsabilii respectivi au considerat ca daca utilizeaza creditele no

integral sau partial, pentru a acoperi creditele nerambursate si ajunse la scadenta, vor castigtimp si vor aparea oportunitati care vor scoate clientii din dificultate. !in pacate, clientii astfeajutati au perceput vulnerabilitatea angajatilor institutiei financiare ca o oportunitate de frauda nu au intentionat sa isi mai ramburseze datoriile.

:ulgarele astfel creat s#a rostogolit, marind expunerea creditorului si scazand dramatisansele recuperarii creantei din veniturile debitorilor sau din valorificarea garantiilor.

ceste fraude au aparut in conditiile in care angajatii responsabili sa verifice acestelemente cunosteau situatia reala si actionau in detrimentul institutiei, fie pentru unele atenti

5



fie datorita intelegerii avute cu clientul, sau pur si simplu apreciind ca o pierdere nu va afectainstitutia in dimensiunea sa.

Principiul general de afaceri 'Cost of !oing :usiness( nu se aplica in cazul fraudelocomise de angajatii proprii, fiind vorba de management deficitar.

Capitolul $. Indicii generale de frauda/ista urmatoare prezinta exemple de indicii de frauda si nu este o lista completa.Recomand in fiecare companie, alcatuirea listei cu indicii de frauda pentru fiecar

domeniu de activitate, in functie de specificul si dimensiunea companiei, precum si revizuireanuala a listei denumita generic Indicii de frauda. 0ara acest exercitiu, managerii, auditorii ssupervizorii vor recunoaste tardiv schemele de frauda iar preventia se va transforma in reactie&impla aparitie a acestor indicii nu inseamna ca exista o frauda, ci doar ca sunt conditii sapara1

!ezinteresul in conformarea cu regulile de control intern si in special cu separareindatoririlor,

bsenta sau caderea in desuetudine a procedurilor companiei si a standardelor delucru,

ctivitate dezorganizata in domenii precum contabilitatea, achizitiile, receptia sdepozitarea marfurilor, acordarea discounturilor si facilitatilor de vanzari, credit managementusi casieria,

>ranzactii neinregistrate sau inregistrari pierdute, Contrafacerea documentelor, modificarea documentelor, dnotari suspecte cu scris de mana pe documente, %u sunt reconcilieri cu banca de perioade mari de timp, nomalii in situatiile financiare, )erificari superficiale sau abandonate, in absenta celor care trebuie sa explice natur

sau motivele unei tranzactii suspecte, <tilizarea conturilor oala 7 generice pentru tranzactiile care nu pot fi explicate, !iferente inexplicabile intre inventarele fizice si inregistrarile contabile, Cecuri bancare pastrate in sertar, scrise de mana, in alb sau neinregistrate, >ransferuri repetate anormale intre conturile companiei, fara justificare economica, Operatiuni care nu au consistenta cu afacerea companiei, !eficiente in procedura de recrutare si verificare a noilor angajati, >ransferuri neobisnuite de bunuri personale, sau de valori, ngajati cu stil de viata care depaseste posibilitatile lor materiale, Concedii neefectuate timp indelungat, mai ales de angajati care lucreaza pe postu

respectiv de mai multi ani, >ransmiterea pe e#mail fara restrictii7control a informatiilor confidentiale, listelor d

clienti, contractelor si facilitatilor, retetelor de fabricatie, documentatiilor tehnice pentru produsnoi, s.a.m.d.

>ranzactii cu terti efectuate in mod neobisnuit sau cu frecventa ridicata, ngajati asociati cu furnizori de bunuri 7 servicii, cu clienti ori parteneri de afaceriE

ngajati avand relatii stranse cu alti angajati situati in pozitii care impun separareindatoririlor,

!isiparea activelor afacerii fara explicatii, "xplicatii nepotrivite despre pierderi si despre creantele neincasate, cceptarea anomaliilor fara a fi stabilita raspunderea ordonatorilor.

(peta &1!irectorul financiar al unei companii cu capital majoritar de stat a efectuat mai multe plat

catre firma prietenului, folosind dreptul de a introduce operatiuni in aplicatia e#baning si de valida platile prin semnatura electronica, fara a exista tranzactii comerciale reale care s

6



justifice transferurile respective. /a inceput, prietenul directoarei a solicitat un ajutor financiar pscurt timp, pe care l#a primit prin virament OP cu explicatia C>& +credit pe termen scurt-Intrucat dupa doua saptamani, prietenul nu a reusit sa restituie suma, directoarea a discutat cacesta pentru a acoperi creditul, iar el i#a dat o factura fiscala fictiva cu o valoare dubla fata dsuma initiala. !irectoarea a recurs la un nou virament cu OP, avand explicatia factura nr ...pentru efectuarea unor servcii, iar prietenul i#a restituit suma imprumutata, inchizand primoperatiune. /ucrurile au continuat in acest mod, de fiecare data, directoarea fiind cea caraplica bun de plata pe facturi, introducea OP in aplicatie si valida prin semnatura electronictransferurile. !upa un timp o angajata de la Contabilitate a sesizat ca un furnizor incasa sumaferente unor servicii fara contract, fara rapoarte de activitate sau fara procese verbale dreceptie a serviciilor respective. ngajata a intrebat#o pe directoare, daca stie despre acesfurnizor, iar aceasta i#a spus ca este vorba de firma directorului general, de aceea toatsemnaturile sunt ale sale. ngajata nu a verificat aceste afirmatii si a continuat sa inregistrezoperatiunile, pana cand auditul a solicitat explicatii cu privire la natura operatiunilor respective

ngajata a raspuns ca stie directorul general, dar acesta a infirmat acest lucru si a solicitat copale documentelor de plata. Confruntata cu documentele respective, directoarea a recunoscuca si#a ajutat prietenul, iar investigatia a relevat ca din sumele obtinute prin frauda, directoarea cumparat pe numele prietenului ei un apartament, e#mailurile aratand intensitatesentimentelor ei, decizia de a se muta impreuna si sursa 'veniturilor( . uditul a cuprins in rapoca aceasta frauda a fost favorizata de absenta unei proceduri privind angajarea prin contractede lipsa verificarii tranzactiilor repetitive, de lipsa verificarii modului de utilizare in societate serviciilor facturate de terti si de supervizarea deficitara a operatiunilor de virament.

Capitolul #. Responsabilitatea si autoritatea pentru investigarea sesizarilor tunci cand este semnalata o frauda incepe jocul cu piatra fierbinte. &ensibilitate

subiectului, teama managerilor ca vor fi acuzati de control deficitar, ingrijorarea !ep. *R pentrclimatul intern, agitatia de la financiar pentru deteriorarea rezultatelor si rumoarea creata icompanie sunt doar cateva din ceea ce as numi cosmarul oricarui audit.

Recomand ca aspectele sesizate sa fie investigate de o echipa numita in acest sens de!irectorul 3eneral al companiei printr#o decizie scrisa care determina autoritatea echipe!epartamentul de Control7 udit Intern va participa la toate investigatiile privind actele dneconformitate cu legile si procedurile interne in vigoare si poate cere sprijinul auditorului extersi autoritatilor Kn orice investigatie.

Pentru buna derulare a investigatiei membrii echipei de investigatii ar trebui saiba acces liber la toate actele departamentului3entitatii respective.

Cu informarea sefului echipei, investigatorii trebuie sa aiba autoritatea sa examinezsi7sau copieze o parte sau tot continutul dosarelor, birourilor, ori altor facilitati de stocar+indiferent daca sunt Kn format electronic sau Kn alt format-.

2embrii echipei vor avea competenta de a propune persoanelor cu autoritate directorului general sau presedintelui # de a interzice sau bloca accesul persoanelor suspectela informatii, bunuri sau alte active ale companiei.

2embrii echipei vor avea competenta de a restrange accesul salariatilor la documentele

informatiile sau datele care pot constitui probe in actiunile legale pentru protejarea intereselolegitime ale companiei + cel putin pana la terminarea auditului- !e asemenea vor putea realizinterviuri cu persoanele care cunosc imprejurarile producerii fraudei si vor putea solicitexplicatii de la persoanele care sunt implicate in frauda sau sunt suspecte.

2embrii echipei vor avea autoritatea de a verifica corespondenta interna, listele dapeluri telefonice interne, facturile detaliate pentru comunicatiile mobile, arhivele sistemuluinformatic, extrasele de cont, statele de plata, contractele, receptiile, fisele de magazie, bonurilde consum, sau orice inregistrari le sunt necesare pentru a investiga pana la formarea uneopinii complete si corecte cu privire la natura operatiunilor verificate. "chipa de investigatie v

7



avea autoritatea de a redirectiona mail#urile sau apelurile telefonice ale persoaneloinvestigate, catre superiorii acestora, in vederea monitorizarii activitatii.

In fiecare verificare efectuata si masura dispusa, membrii echipei vor asigurtrasabilitatea fluxului 1 informare / decizie / actiune / rezultat, pentru a obtine credibilitate sa da greutate propunerilor facute in raportul de investigatie.

(peta 41

Cand si#a dat demisia o angajata din vanzari, administratorul sistemului informatic a facuverificari de rutina si a identificat intr#un raport cateva e#mail#uri care fusesera transmise deangajata respectiva de pe contul ei de companie pe contul ei personal de e#mail. Incercand svada ce informatii fusesera transmise, informaticianul a constatat ca mail#urile fusesera stersde pe server si atunci l#a informat pe directorul general. &ansa a fost ca au putut fi restauratmesajele respective si ca angajata era in perioada de preaviz. Investigatia a evidentiat cangajata respectiva isi transmisese o lista cu clientii companiei, conturile de e#mail alreprezentantilor acestora, cotatiile practicate si volumele de vanzari inregistrate pe fiecare lunain ultimii +trei- ani. 0iind confruntata cu aceste probe 9 angajata a clacat si a facut o criza dnervi amenintand cu sinuciderea. Comisia de investigatie a calmat spiritele si a derulat incontinuare interviul, stabilind in final ca firma la care intentiona sa plece angajata ii ceruse 'snu vina cu mana goala(, promitandu#i bonusuri pentru fiecare client castigat.

>oate informatiile au fost recuperate de companie, odata cu hard dis#ul calculatorulupersonal al angajatei, care a acceptat sa il predea pentru a nu ajunge cazul mai departe. In finainvestigatia a scos in evidenta slaba protectie a datelor confidentiale in companie. !acorganizatia ar fi avut implementat un sistem de clasificare a informatiilor confidentiale si dmonitorizare a traficului cu aceste informatii, angajata ar fi ezitat in a sustrage datele, iadaca ar fi incercat, sistemul de protectie ar fi pus in carantina mesajul ei catre contul personaiar sefii ar fi primit raportul a doua zi. !ar sunt mai sigur ca nu ar fi incercat...

Capitolul &. Procedurile generale recomandate n investigarea unei fraude"chipa desemnata va efectua investigatia privind comportamentul angajatilor, respectan

prevederile legislatiei muncii. Prima cerinta este ca echipa desemnata sa stabileasca si sprobeze cand a fost depistata fapta care face obiectul investigatiei, pentru a respecta termenude sesizare a comisiei de cercetare disciplinara.

Recomand ca Juristul si Responsabilul de Resurse <mane sa participe la aceastinvestigatie, pentru a asigura obiectivitatea controlului, tratamentul corect fata de persoanelimplicate, aflarea adevarului, confruntarea responsabililor cu probele gasite, formularea dnote explicative relevante si intocmirea unui raport de constatare complet si corect.

>oate actele legate de incidentul raportat vor fi retinute acolo unde Ksi au locul.Recomand fotocopierea documentelor, datarea si semnarea lor de martorii care cunos

despre aceste documente, indosarierea lor si efectuarea unui exemplar de bac#up.Recomand ca echipa care investigheaza comportamentul sesizat sa nu comunice c

persoanele suspectate sau cu structurile care sunt investigate in prima faza a procesului. Icircumstantele corespunzatoare si la timpul potrivit, echipa de investigatie va comunic

rezultatul catre conducatorul departamentului7entitatii in care s#a efectuat investigatia."ste recomandat ca echipa de investigatie sa ceara consiliere de la departamentul juridi

Kn orice moment Kn timpul investigatiei sau orice alta activitate legata de aceasta, pasi ainvestigatiei, actiuni disciplinare propuse sau litigii anticipate.

Pana la finalizarea investigatiei, recomand ca existenta investigatiei, rezultatul acesteisau alte activitati de verificare sa nu fie facute cunoscute catre nimeni, cu exceptia persoanelocare sunt indreptatite sa fie Kn cunostinta de cauza si pot decide masuri de limitare a impactulufraudei.

Persoanele cu responsabilitate Kn investigare vor face tot ceea ce este rezonabil posibpentru a evita un mod incorect de actiune, pentru a evita acuzatiile fara temei, pentru a evit

8



alertarea persoanelor suspecte asupra carora are loc o investigatie si pentru a nu alterclimatului organizatiei.

Persoanele care au cunostinta in orice fel despre investigatie, nu au voie sa facdeclaratii care ar putea afecta compania, angajatul sau alte parti implicate.

!epartamentul de Relatii Publice va asigura comunicarea adecvata a incidentului iorganizatie.

>oate cererile venite din partea unei autoritati sau oricare alta persoana de contact diafara companiei, incluzandu#le pe cele judiciare sau persoanele asupra carora se facinvestigatia, trebuie sa se Kncadreze Kn procedurile legale stabilite pentru accesul sadezvaluirea datelor confidentiale.

(peta 51/a o societate comerciala cu capital privat echipa de audit a primit misiunea de a efectu

verificare incrucisata asupra transferurilor de marfuri intre sucursalele teritoriale, si decontariloreciproce pentru aceste transferuri. Chestionarele de audit au fost pregatite de membrii echipedatele necesare au fost obtinute din sistemul informatic al companiei si au fost stabilite pistelede audit, cu responsabilitati precise si termene de realizare. In cursul misiunii au aparut indicale unor lipsuri din gestiuni, care erau acoperite prin transferuri fictive intre gestiunilsucursalelor, pe perioada inventarelor, apoi bonurile de transfer erau anulate. Caz ddelapidare clasica, usor de instrumentat, daca nu ar fi aparut o problema in cadrul echipei deinvestigare. <nul dintre membrii echipei a dezvoltat o atractie fata de gestionara pe care overifica si care avea minus in gestiune si pentru a o impresiona, i#a aratat acesteia mail#urile psubiect cu restul echipei. 3estionara a raspuns avansurilor auditorului si l#a rugat sa nu fieconstatata greseala ei in raportul de audit, iar auditorul a modificat raportul sau, invocanddocumente gasite ulterior interviului luat gestionarei. Insa gestionara a inregistrat cu ajutorutelefonului mobil, convorbirile si negocierea ei cu auditorul, fara stirea acestuia. &eful echipei daudit a sesizat ca lucrurile nu se leaga si a verificat inca odata evidentele si prin incrucisaredatelor a stabilit existenta fraudei. /#a chemat pe subaltern la centru si s#a deplasat impreunacu responsabilul *R la sucursala respectiva. In cadrul interviului cei doi au determinat#o pgestionara sa le spuna ceea ce se petrecuse, au aflat de relatia acesteia cu auditorul si auaudiat inregistrarile audio ale convorbirilor dintre auditor si gestionara. stfel a fost necesarconfruntarea intre gestionara si auditor, care a condus la stabilirea completa a adevaruludespre lipsa in gestiune, falsificarea raportului initial si relatia lor.

In final Raportul de audit a condus la concedierea auditorului, sanctionarea gestionarilosi scaderea increderii conducerii in membri echipei de audit. 2isiunea de audit a esuat de fapt,

tranformandu#se intr#o cercetare interna, cu rezultate punitive.

Capitolul 4. Metodologia investigarii fraudelor interne de catre echipa desemnataInvestigatorii trebuie sa fie atenti la indiciile de frauda. /acomia, viciile, pasiunil

exacerbate, slabiciunile, relatiile extraconjugale, disproportia dintre venituri si obligatii, prezentla serviciu fara intrerupere, vechimea neintrerupta in acelasi post, dezordinea la locul de muncasau conflictele de interese constituie indicii de frauda.

sa cum am aratat la capitolul 4, frauda se produce in prezenta a +trei- elementenevoi financiare care nu pot fi dezvaluite7recunoscute, perceperea unei oportunitati de fraudsi motivatia. &ingurul element care produce probe in companie este oportunitatea de frauda/ipsa sau neefectuarea unor controale, discrepante intre operatiuni si documente, inregistracare nu sunt verificate, posibilitatea de a efectua operatiuni patrimoniale fara autorizare, resursfinanciare disponibile fara control7 autorizare7 inregistrare si alte vulnerabilitati ale controluluintern reprezinta oportunitati de frauda.

Investigatorii trebuie sa aiba in vedere ca in cele mai multe cazuri frauda s#a produs itimp, iar efectele au fost observate7acceptate de cei care sunt in apropierea cazului. !e aceeinterviurile lamuresc multe circumstante si stabilesc responsabilitatea persoanelor implicate

9



Interviurile trebuie finalizate prin declaratii, note explicative sau procese verbale de interviucare retin aspectele relevante pentru probarea modului de producere a fraudei si pentrstabilirea responsabilitatii celor implicati. Interviurile trebuie sa faca referire la atributiiledeciziile, instructiunile de lucru, procedurile, regulamentele si legile care trebuiau respectate, ssa descrie cum s#au derulat activitati in raport cu aceste reglementari.

In formularea ipotezei de lucru si testarea ei, recomand ca investigatia sa includa toatprobele circumstantiale, care odata asamblate intr#o structura solida si realista, sa reprezinte ipoteza de lucru asupra a ceea ce s#a intamplat, folosind principiul scenariului cazului cel marau posibil. !aca exista o procedura nu inseamna ca ea este si aplicata@

Ipoteza de lucru va trebui testata prin discutii cu persoanele care cunosc operatiunileprocesele si sistemul de lucru, precum si cu cei care sunt implicati in caz.

Recomand investigatorilor sa realizeze scheme logice, fluxuri sau desfasuratoare ccronologia actelor si operatiunilor. Recomand sa faca toate calculele pentru stabilireprejudiciului cert, in doua randuri 9 sau chiar in doua echipe separate, pentru a fi siguri ca nu augresit. In cazul in care faptele, rezultatele si constatarile nu se potrivesc cu ipoteza, atuncipoteza trebuie rafinata pana cand nu mai exista dubii asupra a ceea ce s#a intamplat. <n calcueronat sau fapte scapate7omise vor submina toata munca de verificare si de realizare raportului de investigare.

Cazul se construieste cu ipoteze dar se bazeaza pe probe, nu pe supozitii. veti ivedere ca ipoteza de lucru va fi testata de anchetatori cu experienta, procurori, avocati s

judecatori, in situatie in care cazul isi va gasi finalitatea in justitie.Ipoteza va fi documentata si probata cu atentie maxima la detalii, fara sa omita vreu

aspect care ar putea rasturna toata constructia logica. "ste de preferat o verificare suplimentardecat o concluzie pripita. Raul odata facut va submina credibilitatea investigatiei.

"chipa de investigare are datoria intocmirii unui act de constatare care sa reprezinte camai clar, ceea ce s#a intamplat, in mod cronologic si documentat, cu indicarea probelomarturiilor si disfunctiilor. "chipa de investigatie va avea in vedere ca acest act are sanse masa ajunga in justitie ca proba supusa examinarii unor experti.

Raportul de constatare este asumat de membrii echipei de investigatie, este prezentaconducerii companiei impreuna cu un set de masuri propuse in vederea solutionarii cazului, iain situatia in care este obligatorie efectuarea cercetarii disciplinare, conform Codului 2uncieste aplicata Procedura cercetarii disciplinare, prin !ecizie a !irectorului 3eneral.

<lterior cercetarii disciplinare, daca sunt administrate probe care impun reformulareRaportului de constatare, echipa de investigatie va verifica elementele nou aparute, va intocmun ddendum la Raportul de investigatie si il va prezenta !irectorului 3eneral sau PresedinteluCompaniei.

In cadrul unei investigatii interne, pentru celeritate recomand respectarea urmatoarelotermene1 45 zile lucratoare 9 efectuarea investigatieiE L zile lucratoare 9 finalizarea raportului sprezentarea catre managementE L zile lucratoare 9 aplicarea deciziilor managementului scomunicarea rezultatelor in companieE L zile lucratoare 9 concedierea persoanelor culpabiledepunerea actiunii in raspundere civila sau a plangerii penale.

"xista de asemenea, posibilitatea ca o cercetare disciplinara demarata pentru o abater

mai putin grava, sa conduca la o investigatie de frauda, prin dezvaluirea unor fapte care nuerau cunoscute cand s#a decis cercetarea disciplinara. In acest caz, investigatia va preludatele si va derula actiunea pana la lamurirea completa a faptelor, cu participarea unui membral comisiei de cercetare disciplinara.

In nexa 4 veti gasi un studiu de caz complex, cu implicatii majore, durata indelungatade comitere, prejudiciu important si complexitate.

(ectiunea II. C)M 6* AP*RI * +RA)*Cap. . *6ICA (I R*(P7(A8I0II * C7+RMI6A6*

10



&copul acestor recomandari il constituie stabilirea si mentinerea unui cadru profesionabazat pe etica in afaceri si integritate, de care sa beneficieze angajatii, clientii si entitatile ccare compania dezvolta relatii de afaceri.

*tica reprezinta asumarea constienta de catre membrii unei comunitati, a unovalori, principii si reguli ce devin cadru de cinste si onestitate, benefic evolutiei ssigurantei entitatii.

Comportamentul necorespunzator si necinstea pot produce efecte dintre cele mai graveatat pentru companie, cat si pentru fiecare dintre angajatii sai. ceste efecte pot fi1

Pierderi financiare # in general pentru 4 ron fraudat, compania7 institutia trebuie srealizeze venituri de min. RO%, in functie de marja cu care lucreaza fectarea reputatieorganizatiei si a angajatilor 9 publicitate negativa si umilinta fectarea relatiilor cu contractorsi cu furnizorii 9 putere de negociere slabita fectarea morala a angajatului # Pierdereaangajatilor, a clientilor, a partenerilor de afaceri /itigii si costuri suplimentare +investigaticosturi materiale, costuri de oportunitate- Cum reusim sa prevenim actiuni neetice, cum reusisa detectam comportamente necorespunzatoare si sa eliminam o potentiala frauda saindisciplina$ %umai prin participarea activa a tuturor angajatilor si partenerilor. "ste posibila priconstientizare,atitudine, recompensa si sanctiune. m denumit generic riscuri de integritateriscurile operationale de neconformitate, riscurile de frauda si riscurile determinate dcomportamente neetice, cunoscand ca notiunea de integritate are o intindere mai larga decacea considerata de mine.

m identificat in fiecare organizatie trei categorii de factori responsabili cu roluri cheiin asigurarea conformarii cu valorile companiei, cu reglementarile interne si cu legile externe

ceste persoane din companie pot face diferenta, ei determina mentinerea integritatii, daca isindeplinesc atributiile, si in egala masura pot genera riscuri de integritate, daca nu isi fadatoria1

a. Managementul de la toate nivelurile are prima responsabilitate prin atitudine scomportament personal, asteptari fata de cei din subordine si de toti partenerii de afaceri.

!aca sefii nu dau tonul respectarii regulilor, nu pot astepta ca organizatia sa raspunda cintegritate si eficienta. <n manager bun asteapta de la fiecare angajat, ca in primul rand, priatitudine ferma si comunicare directa sa descurajeze intentia comiterii unei fraude sau a uneabateri disciplinare.

<n angajat care va intentiona sa introduca la plata, inainte de termen, o factura emisa deo firma detinuta de un prieten al sau, va renunta sa faca asta, daca va cunoaste ca aceastarelatie este un conflict de interese, ca trebuie sa declare acest lucru si ca daca se va afla ca facut aceast favoare, atunci toti colegii sai vor condamna acest comportament chiar si daca na avut un castig din asta.

Procedurile antifrauda si de cercetare disciplinara intra in functiune atunci canmanagerii nu au reusit sa previna comiterea unei fapte neconforme cu reglementarile snormele de conduita si nu au ajutat colegii in dilema ori in culpa, sa actioneze corect.

In fiecare organizatie ar trebui sa existe un cod de etica sau un cod de deontologieprofesionala, regulamente si proceduri care traseaza valorile si normele pe care managementuasteapta ca angajatii sa le respecte.

ceste coduri trebuiesc imprimate in cultura companiei prin exemplul liderului, deciziile sactiunile managerilor si comportamentele factorilor responsabili pe care i#am indicat mai sus.

b. Persoanele situate in posturi cheie , +evaluarea riscului, trezorerie, financiar, vanzarcredit management, achizitii, investitii, juridic, calitate, I>MC, gestiuni s.a.- in zone, ori activitacu risc mediu si ridicat, sau cu atributii de supervizare, sunt la randul lor responsabile pentrucunoasterea si respectarea standardelor si a procedurilor, indiferent cat de dificil ar putea facest lucru.

!aca, indiferent de motive, persoanele din pozitii cheie nu pot fi la inaltimea standardeloimpuse de pozitia lor, este mai corect sa anunte managementul inainte de a actiona, intreband

11



obtinand sprijin sau expertiza suplimentara mai bine decat sa produca efecte negative pentrucompanie.

c. Persoanele cu atributii de control intern, controlul riscurilor, etica si conformitateaudit intern, supervizare contabila, resurse umane si controlul calitatii, reprezinta ultima liniedesemnata si instruita sa actioneze pentru conformitatea cu reglementarile in vigoare.

!aca nu vor persoanele cu atributii de control intern nu vor actiona permanent, fermeficient si eficace, impunand respectarea reglementarilor si a valorilor companiei, atunci nu sau indeplinit rolul in organizatie si trebuie sa stie ca, in cazul unui incident cu urmari serioasesunt responsabili in fata colegilor lor. Chiar daca nu vor suferi sanctiuni, toti vor aprecia capersoanele cu atributii de control intern nu si#au facut datoria si cu credibilitatea afectata, votrebui sa plece din aceasta pozitie.

Consider ca fiecare angajat sau subcontractor trebuie sa cunoasca asteptarile companiein privinta comportamentelor neconforme sau ilegale, avand sansa de a se integra in acesmediu onest si respectabil. Cunoasterea si respectarea acestor prevederi devine o promisiunasumata prin semnarea declaratie de conformare cu Codul de "tica aplicabil fiecarei companii

Consider, de asemenea, ca fiecare angajat trebuie sa stie ca isi risca atat cariera cat saverea personala, daca accepta implicarea intr#o frauda sau daca abuzeaza de pozitia sa iorganizatie.

(peta 91!irectoarea economica a unei companii cu capital privat a efectuat o frauda in form

continuata, sustragnd suma totala de 6L.555 "<RO, pe metoda picaturii chinezesti.!irectoarea facea multe plati in numerar catre o firma fictiva, folosind pentru decontar

facturi fiscale dintr#un carnet de facturi cumparat de pe piata neagra de documente fiscale. Ifiecare saptamana mergea la casierie, marti si vineri, solicita casierei sume de L55 RO%, pentrprotocol. poi directoarea intocmea singura decontul, il aproba si il inregistra in contabilitatfolosind dreptul de a introduce operatiuni in aplicatia de contabilitate fara a exista operatiuneconomice reale care sa justifice deconturile respective. ceste operatiuni au devenit in timadevarate rutine, astfel incat casiera ii ducea in fiecare marti si vineri L55 ron pentru protocoimpreuna cu dispozitia de plata. Cand pleca in concediu, casierea ii lasa inlocuitoarei dispozitiilde plata pregatite si consemnul+ prin post#it pe casa de bani- sa nu uite de banii de protocopentru d#na directoare.

In momentul in care aceste deconturi cu acelasi furnizor, au intrat in atentia audituludirectoarea a recunoscut ca foloseste procedeul pentru a obtine acesti bani, pe care ii da unumembru al consiliului de administratie, ca fond de protocol cu autoritatile care vin in contro

uditul a verificat explicatia directoarei, intreband persoana respectiva daca are cunostintdespre asa ceva, iar raspunsul negativ al domniei sale a determinat o confruntare, in urmcareia directoarea a recunoscut ca isi lua acesti bani pentru sine, de mai mult de B ani, si folosea pentru cumparaturi personale iar salariul il economisea.

Pentru a recupera paguba, societatea a cumparat casa directoarei cu suma de 6L.55euro iar banii au fost depusi de directoare pentru restituirea prejudiciului.

Capitolul %. efinirea comportamentului necorespunzator si a necinsteiPrin comportamente necorespunzatoare inteleg faptele prin care sunt incalcate leg

regulamente, coduri si proceduri, si prin care pot produce companiei efecte negative, de genucelor enuntate la cap.4.

Comportamentul necorespunzator si necinstea includ, dar nu sunt limitate la1

a. +aptele cu incidenta penala1 0raudeleE buzurile sau alte acte ilegale de acest genE

12



!eclaratiile false, falsuri materiale sau alte moduri de a altera documentele ofisierele7inregistrarile informatice Kn forma si7sau continutE

0urtul sau alt mod de Knsusire a activelor companiei, ale clientilor, ale furnizorilor saualtor persoane cu care sunt derulate relatii de afaceriE

&palarea banilor si finantarea actelor de terorism.

b. +apte cu incidenta disciplinara1 Indeplinirea necorespunzatoare a obligatiilor de serviciu, precum si activitatile d

serviciu desfasurate Kntr#un mod gresit, din rea credintaE cte sau comportamente care Kncalca regulamentele, procedurile, instructiunile d

lucru, standardele profesionale, normele, valorile si Codul de conduita al organizatieiE %ereguli Kn actele si evidentele informatice ale companieiE Conflictele de intereseE Incalcarea confidentialitatii informatiilor sensibile si datelor cu caracter personalE &icanarea, hartuirea si represaliile impotriva angajatilor care, cu buna credinta, a

sesizat aspecte sau comportamente necorespunzatoare ale colegilor sau chiar ale superioriloierarhiciE

+rauda este o actiune cu caracter intentionat ntreprinsa de una sau mai multpersoane din randul conducerii, al celor nsarcinati cu guvernanta, al salariatilor satertilor, actiune care implica utilizarea nselaciunii n scopul obtinerii unui avantaj injussau ilegal.

0raudele pot fi comise de angajati, subcontractori, parteneri de afaceri, clienti saorganizatii pentru a obtine bani, proprietati sau servicii, pentru a evita plata sau pierderea unoservicii sau pentru a asigura avantaje Kn scop personal sau institutional.

(peta :12ulte companii utilizeaza carduri de serviciu pentru angajatii care efectueaza deplasari i

interesul serviciului si au nevoie sa plateasca pentru servicii sau pentru bunuri de valoare micacumparate pentru buna desfasurare a afacerii. !aca insa nu este implementata o procedura dverificare a tranzactiilor cu cardurile de serviciu, prin concilierea extraselor de cont cdeconturile posesorilor de carduri si delegatiile de serviciu apare riscul de retragere de pcardurile de serviciu si utilizare in interes personal a sumelor apartinand companiei.

0rauda este agravata de decontarea unor bonuri sau facturi fictive, ori chianedecontarea lor, in absenta verificarii extraselor de card cu deconturile de cheltuieli.

"ste suficient ca utilizatorii sa isi dea seama ca verificarile nu sunt exigente si vor incepeprin a gresi odata, apoi 'trezoreria va fi deschisa( in firma.

Capitolul $. Mediul de integritateConvingerea mea este ca o companie sanatoasa incurajeaza integritatea, adic

onestitatea, demnitatea, cinstea si fidelitatea si nu tolereaza comportamentul necorespunzatosi necinstea.

Organizatia va elimina aceste persoane in mod natural, daca dumneavoastra nacceptati compromisurile si respectati aceste valori.

Intrebati#va ce vor crede prietenii si rudele dumneavoastra, daca vor afla din mass#medica in compania in care lucrati a fost constatata o frauda sau o fapta grava iar autoritatile aremis un comunicat de presa@

Prevenirea si detectarea oricarui comportament necorespunzator este iresponsabilitatea angajatilor companiei.

0iecare trebuie sa reactioneze si sa ia atitudine imediat cum intalneste un asemenecomportament, iar daca persoana implicata nu renunta, trebuie sa sesizeze aceasta superiorilosai.

13



ngajatii trebuie sa#si indeplineasca sarcinile de serviciu cu maximum de eficienta, iavantajul companiei si sa nu profite de nici o situatie care le#ar aduce castiguri suplimentarenemeritate lor, familiei sau prietenilor lor. %u este corect ca o persoana, indiferent de pozitiocupata in organizatie, sa se foloseasca de pozitia sa, activele companiei, informatiile detinutori relatiile de afaceri in interes personal, de aceea este firesc ca orice astfel de comportamentesa fie raportat pe caile de comunicare deschise de companie in acest sens.

Prin codurile de etica, codurile deontologice, regulamentele de ordine interioararegulamentele de functionare si celelalte reglementari proprii ale companiilor, trebuie aliniattoate procesele de afaceri la valorile fundamentale ale companiei.

u existat situatii in care regulile companiei au fost incalcate de catre cei care decideaanumite tranzactii, considerand ca atingerea tintelor de profit reprezinta un motiv justificapentru incalcarea regulilor. stfel, castigurile pe termen scurt au fost preferate eticii, iar efectelau aparut in timp, generand alte neconformitati cu consecinte negative, al caror start a fost dachiar de catre management.

In niciun caz, o procedura, o dispozitie sau o instructiune de lucru nu poate invocainteresul imediat de afaceri sau obtinerea unui profit, ca motivatie pentru incalcarea valorilofundamentale ale companiei 9 Integritate si Responsabilitate.

In vederea asigurarii integritatii in fiecare companie, administratorii si echipa dmanagement au la dispozitie urmatoarele instrumente practice1

8 verificarea istoricului angajatului pentru posturile cheieE8 separarea indatoririlor incompatibileE8 rotatia posturilor la un interval de G#L aniE8 obligativitatea perioadei de concediu nefractionat de minimum saptamani pe anE8 posibilitatea testarii random prin lie#detector a personalului cu atributii de gestionar

sau cu raspundere patrimoniala peste 45.555 euroE8 analiza declaratiilor de conflicte de interese si angajamentelor de confidentialitateE8 evaluarile profesionale H5 de gradeE8 chestionarele de climat organizational si de evaluare a disciplineiE8 aplicatiile de clasificare a documentelor si mesajelor, monitorizarea si jurnalizare

tentativelor de incalcare a politicilor de securitatea informatiei stabilite, tratarea abaterilor sinstruirea userilor pentru reducerea carantinei de securitateE

8filtrele de mesaje e#mail interne 7 externe pe cuvinte cheie + comision, cont, contracavans, cadou, confident, iban, nimeni, grav, urgent, datorie, imprumut, spaga, control, mitaC%P, card, PI%, cifru, parola, cod, etc.-E

8sistemele de evidenta7 raportare a evenimentelor negative, call center, helplineE8inventarierile, reviziile, controalele de orice tip si la orice nivel, planificate 7 inopinate.In vederea asigurarii integritatii, un rol complementar il au politicile si procedurile care

reglementeaza activitatile de vanzari, achizitii, negociere, contractare, facilitati de crediconfidentialitate, comunicare pe internet si e#mail, conflicte de interese, riscuri operationale, fluinformational, utilizarea masinilor companiei, tratarea reclamatiilor.

Recomand adaptarea acestor politici la dimensiunile si specificul fiecarei companii sintegrarea prevederilor de etica si conformitate in procedurile proprii.

(peta ;1In companiile care lucreaza cu numerar, casieria are activitate intensa, si din ratiuni d

reducere a costurilor, casierele au preluat si unele responsabilitati de control intern, cum ar verificarea deconturilor angajatilor. m intalnit ca forme de frauda cu numerar introducerea ideconturile de cheltuieli a unor chitante si bonuri pentru sume mici, care nu sunt verificate decei care supervizeaza7 valideaza7 aproba deconturile. !e asemenea, am constatat in multcazuri, utilizarea bonurilor de combustibil colectate din statiile de alimentare cu carburant pentra deconta cheltuieli in numerar. /a acelasi decont erau inregistrate alimentari care depasea

14



capacitatea rezervorului sau nu justificau consumul aferent numarului de ilometri parcursi intralimentari.

Capitolul #. Responsabilul de eticaResponsabilul cu integritatea poate fi Compliance Officer, Ofiter de "tica si Conformitat

sau responsabilul de etica, care va functiona in mod eficient daca este numit in statut oficiaRecomand urmatorul statut1

2isiunea responsabilului de etica o reprezinta integrarea la toate nivelurile companiei, codului de etica si valorilor companiei, precum si asigurarea conformarii cu regulile de conduitin afaceri. Pentru aceasta responsabilul de etica colaboreaza indeaproape cu managementuexecutiv si operativ, recomanda regulile de conduita in afaceri in organizatie si, in cazusemnalarii unei probleme de etica sau abateri de la valorile firmei, responsabilul de eticanalizeaza situatia iar in cazul in care problemele semnalate incalca normele de eticainformeaza managementul si propune cai de abordare a situatiei create.

Responsabilitatile responsabilului de etica al companiei sunt urmatoarele1# dministrarea si dezvoltarea valorilor etice ale companiei, asigurarea conformarii c

regulile etice de conduita in afaceri, in toate structurile companiei si la toate nivelurileE# Coordonarea si supervizarea procesului de dezvoltare, interpretare si implementare

politicilor si programelor de eticaE# !erularea programelor de activitate privind codul de etica, incluzand relationarea p

linie de etica cu salariatii, clientii, contractorii, furnizorii si actionariiE# dministrarea programului de sesizare7raportare a incalcarilor standardelor de etica

politicilor si procedurilor organizatiei, program deschis salariatilor, clientilor, furnizorilor sau altoparteneri, si organizat astfel incat sa nu existe teama de represaliiE

# naliza situatiilor prezentate in sesizarile7rapoartele privind incalcarea standardelor detica, politicilor si procedurilor organizatiei si transmiterea acestora spre cei competenti sa lsolutionezeE

# Consilierea salariatilor privind modul de abordare a unor situatii astfel incat salariatii sfie corecti din punct de vedere eticE

# Participarea la investigatiile desfasurate privind incalcarea codului de conduita sregulilor interne ale companiei, si formularea de recomandari in vederea solutionarii legale acestoraE

# Organizarea training#urilor pe linie de etica si conformare cu regulile organizatieprecum si efectuarea comunicarilor periodice privind etica, conformarea cu regulile si cerintelde conduita in afaceriE

# Integrarea noilor angajati in ambientul de etica, conformarea cu regulile, practicile dafaceri ale companieiE

# >ransmiterea unor rapoarte cuprinzatoare catre management si administratori.Responsabilul de etica poate fi specializat in unul dintre domeniile 1 juridic, resurs

umane, psihologie, sociologie, comunicare, filozofie. In vederea selectarii candidatilorecomand urmatoarele criterii comune1

# :un comunicator 9 aptitudini de comunicare excelente inclusiv prin prezentari, vorbir

in public, interactie personala cu salariatii la toate nivelurileE# Obiectivitate si tarie de caracterE# Puterea de a#si stabili si a#si mentine credibilitatea pretutindeni in companieE# Capacitatea de a asimila rapid informatii privind situatii complexeE# Intelepciune si bun simt E# 2aturitate personala si profesionalaE# /uciditate in situatii interpersonale tensionateE# !iscret si capabil sa protejeze informatii confidentialeE# Capabil si decis sa adopte pozitii dificile sau nepopulare, daca este cazulE# Integritate morala.

15



ctivitatile responsabilului de etica au caracter confidential, vital pentru protejareimaginii si reputatiei persoanelor care au neclaritati privind conduita etica intr#o anumita situatiecare consulta responsabilul de etica intr#o problema de etica ori care sesizeaza aparitia uneamenintari legate de integritatea companiei.

Responsabilul de etica nu va putea fi obligat de nimeni, in nici o imprejurare, sa divulgsursa informatiilor sale, daca prin propria judecata a decis sa protejeze aceasta persoana.

Orice informatie de aceasta natura va fi inclusa in categoria informatiilor confidentiale snu va fi folosita intr#un alt context si cu alte scopuri decat cele prevazute in misiunea institutieresponsabilului de etica. Inainte de redactarea oricarei informari sau raport, responsabilul deetica va analiza cu atentie materialul pentru a asigura ca identitatea surselor de informatii nu vafi compromisa.

In situatia in care intr#o problema responsabilul de etica are un conflict de intereseresponsabilul de etica va informa operativ managementul si Consiliul de dministratie.

!emiterea sau inlocuirea responsabilului de etica se poate face numai cu aprobareConsiliului de dministratie, pentru abateri de la politicile, procedurile si regulile interne alcompaniei si ale grupului, sau pentru neindeplinirea corespunzatoare a misiunii, atributiilor sobiectivelor asumate fata de management si7sau de Consiliul de dministratie.

!emiterea sau inlocuirea responsabilului de etica vor fi anuntate personalului companiein aceeasi maniera publica in care a fost comunicata desemnarea responsabilului de etica.

(peta 1&ustragerea fondurilor din conturile fara miscare 'dormant accounts(, prin falsificare

semnaturii clientului sau a imputernicitului acestuia, a reprezentat multa vreme o forma deintalnita de frauda pana cand :%R a emis o norma pentru supravegherea acestor conturstavilind astfel numeroasele reclamatii ale clientilor care constatau disparitia banilor.

Capitolul &. Raportarea riscurilor de integritate"ste obligatia si responsabilitatea oricarui angajat, coordonator, manager sau persoan

care ocupa o pozitie cheie, sa raporteze imediat orice comportament necorespunzator sau acsuspectat de necinste, catre persoana aflata pe o pozitie superioara pe scara ierarhica, catrResponsabilul de "tica din Companie, !irectorul Juridic, Resurse <mane sau in caz extremcatre !irectorul 3eneral ori Presedintele companiei.

Persoanele cu atributii de supervizare sau coordonare au responsabilitatea de a verificfaptele respective si de a le sesiza de indata superiorilor lor si responsabilului de etica. In acessens pot fi folosite1 ethic helpline, raportul saptamanal de evenimente, raportul lunar de eticsau raportarile ocazionate de producerea unor riscuri operationale.

In cazul in care un angajat va sesiza un comportament necorespunzator, asa cum a fosdefinit mai sus, are obligatia de a#l informa de indata pe seful sau direct si pe Responsabilul detica, in cadrul unei intrevederi confidentiale. Oricare dintre acestia are datoria de a lua toatemasurile necesare pentru investigarea aspectelor semnalate.

In cazul in care angajatul nu e sigur daca aspectele sesizate reprezinta un comportamennecorespunzator, trebuie sa poata consulta juristul, responsabilul de resurse umane sau d

"tica. "ste esential sa poata raporta un risc potential pentru a putea actiona inainte de a sproduce efectele negative. Ce va urma daca se produceN $ este mai important decat 1 Ce mse poate reprosa daca raportez $.

Orice sesizare primita, oral sau in scris, cu conditia ca aceasta sa nu fie anonima, va luata in considerare si tratata cu maximum de seriozitate de catre management, care vdesemna persoanele autorizate sa investigheze faptele semnalate. !aca aspectele sesizate sconfirma, compania va lua masuri ferme impotriva celor vinovati, potrivit prevederilor dilegislatia muncii, in vigoare. O companie puternica va incuraja sesizarile asumate si va protejde represalii persoanele care semnaleaza riscuri de integritate.

16



>oate faptele relevante, incluzand aici faptele suspectate, dar nedovedite, trebuie sa fieimediat anuntate catre cei care sunt responsabili pentru control7 audit7 investigare, in scopuinvestigarii acestora in mod profesionist.

2anagerii au obligatia morala de a#l instiinta pe responsabilul de etica, atunci cand creca actiunea lor ar incalca normele de conduita in afaceri, sau cand au dileme privind normelde conduita in afaceri.

!e asemenea, managerii trebuie sa respecte principiul escaladarii, care presupune coricare angajat poate raporta o problema la esalonul superior, daca nu primeste raspuns sasolutie la problema de etica ridicata, pana cand este lamurit. Conform acestui principiu, umanager poate recomanda subalternilor sa informeze superiorii lui si pe Responsabilul de eticain cazul in care dansul nu a reusit sa gaseasca rezolvare la o chestiune de etica semnalata.

(peta %1Cea mai des intalnita frauda in sistemul financiar, bancar si de asigurari

reprezinta falsificarea semnaturii clientilor pe foile de retragere numerar, chitante, ordinde plata, ordine de vanzare3cumparare de actiuni, in scopul sustragerii sau utilizarfondurilor 3 instrumentelor financiare ale clientilor in interesul angajatului.

In fiecare institutie sunt descoperite numeroase astfel de fraude, pornind de la sesizareclientilor ca ceva nu este in regula cu tranzactiile lor, extrasele lor de cont ori ca nu si#au primsumele cuvenite.

"xperienta mi#a aratat ca daca institutia are implementata o procedura de confirmare aoperatiunii, soldului contului, incasarii sau lichidarii din partea clientului, in mod random, printrun departament suport de tip call center, atunci va exista o presiune psihologica asupra celor cuintentii mai putin oneste, ca vor fi descoperiti prin aceste verificari. ceasta nu inseamna ca vorenunta cu certitudine ci doar ca vor evalua mai bine daca merita riscul sa isi incheie carierapentru o prostie...

Capitolul 4. Responsabilitati ale personalului de conducere, supervizare si control ngajatii cu responsabilitati de supervizare si conducere au responsabilitati clare d

detectare si de prevenire a comportamentelor necorespunzatoare. cesti responsabili trebuie sa devina constienti de riscul de frauda si de riscul aparitie

unor comportamente necorespunzatoare, la care pot fi expusi Kn aria lor de competentaProblemele de integritate pornesc din nerespectarea regulilor si a principiilor sanatoase dafaceri.

Personalul de conducere, supervizare si control va avea in vedere ca o fapta grava nu seproduce dintr#odata, fara a exista anterior elemente aparent minore care indica o slabiciune dcaracter, un lant de erori umane, un control superficial, un climat de neconformitate cstandardele de lucru, un apetit ridicat pentru risc sau alte asemenea vulnerabilitati. <n incidentrece prin mai multe stadii pana cand ajunge sa devina grav.

Recomand sa manifestati atentie la semnalele care arata ceva neobisnuit sau incorect snu ezitati sa cereti explicatii care sa va convinga asupra a ceea ce se petrece. <n angajat carrefuza sa plece in concediu si nu preda unui inlocuitor relatia cu clientii, furnizorii sau partener

de afaceri, un stil de viata ce depaseste posibilitatile financiare ale angajatului, anumite pasiunsau vicii ascunse, toate acestea reprezinta semnale care pot indica un comportament vulnerabla tentatiile comiterii unei fraude .

Recomand sa organizati activitatea angajatilor din subordine, astfel incat sa creati cadrupentru detectarea si eliminarea rapida a erorilor si a comportamentelor necorespunzatoare, priintermediul verificarilor si autorizarilor activitatilor. Prevenirea inseamna pentru un lider o starde alerta inteligenta, care va ajuta sa depasiti rutina, superficialitatea si increderea acordatfara a verifica faptele. Intrebati#va cat mai frecvent daca regulile, controalele si verificarile suneficiente@

17



Recomand sa implementati controlul intern prin intermediul procedurilor care detecteazacte ilegale Kn momentul Kn care procedurile de prevenire nu isi fac efectul.

%u ezitati sa sesizati atunci cand o procedura devine frana, nu mai este aplicabila sau ineficienta. ctionati pentru a impune adaptarea regulilor la evolutia proceselor companiei@

Controlul modului Kn care sunt Kndeplinite aceste responsabilitati nu poate fi delegat si vramane la nivelul managerilor si al supervizorilor. <n supervizor, controlor sau manager cresponsabilitati in control intern, trebuie sa isi puna urmatoarele intrebari1

8Care este cea mai slaba veriga in sistemul de control intern $8Ce devieri de la practicile contabile corecte sunt posibile in sistem $8Cum sunt derulate tranzactiile neautomatizate7manuale si cum se autorizeaza acestea 8Care este cea mai simpla cale de a compromite sistemul $8Ce chei de control pot fi depasite, prin autoritate superioara $8Cum este climatul de lucru $

(peta $1!irectorul teritorial al unei institutii financiare a produs o frauda importanta organizatie

prin asocierea cu mai multi oameni de afaceri din judetul sau, pe care i#a finantat priavalizarea mai multor :ilete la Ordin cu semnatura sa si cu stampila institutiei, instrumente carau fost folosite de acestia pentru a garanta plata la termen a contravalorii marfurilor cumparate

!irectorul a gasit vulnerabilitatea sistemului1 absenta unei proceduri care sreglementeze ca avalizarea biletelor la ordin si a cambiilor este similara cu acordarea unescrisori de garantie, si controlul intern deficitar1 lipsa monitorizarii instrumentelor avalizate, pri

jurnale sau registre. /ucrurile au mers bine cat timp acesti comercianti au platit marfurile lfurnizori si nu a fost nevoie ca biletele la ordin sa intre in circuitul de decontare. Comercianterau clienti ai institutie si datorita rulajelor create, veniturile din comisioane au crescut iaentitatea a inregistrat rezultate foarte bune doi ani la rand, dar la un nivel care depasepotentialul economic al zonei. In prima perioada directorul nostru le cerea sa ii aduca inapobiletele la ordin, dar dupa un timp, el a inceput sa primeasca de la acestia bani si alte bunurastfel ca relatia a devenit periculoasa pentru organizatie. tunci cand un angajat percepe cveniturile sale vin din alta parte decat din statul de plata sau contractul de management, va fi lacomanda celor care il platesc. "l va considera ca salariul este ceva cuvenit, normal, si ca facedestul pentru acei bani. Castigul suplimentar il intereseaza mai mult si va incerca sa maximizeze. Revenim la directorul nostru care a inceput sa afiseze un stil de viata mai luxosmasina personala noua, casa noua. !in acel moment, clientii si partenerii sai de afaceri acrescut valorile biletelor la ordin avalizate de domnul director, iar acesta a inceput sa umble cstampila la el pentru a#si putea servi apropiatii si in afara institutiei1 la restaurant, la vanatoare sin escapadele la cabanele din apropiere. urmat dezinteresul sau in a mai recupera biletele lordin avalizate, si atunci s#a produs efectul financiar1 clientii nu si#au achitat datoriile fata dfurnizori, iar acestia au prezentat instrumentele spre incasare girantului care daduse avalul. /primele decontari de instrumente directorul a intrat in panica si a achitat imediat biletele la ordindin contul de venituri, apoi cu complicitatea angajatilor a fabricat documentatii de creditare cfalsificarea balantelor clientilor, utilizand creditele pentru acoperirea 'gaurii( produse. Ins

biletele la ordin au continuat sa vina pentru decontarea de catre avalist, iar urmatoarea decizia directorului a fost sa falsifice balanta entitatii, cu ajutorul contabilei sef si a informaticianulu0iind intr#o stare de stres continua, directorul a produs un accident de circulatie in care si#apierdut viata. >oateactiunile sale au iesit la lumina dupa disparitia sa, auditul reusind sconstate prejudiciul, modul de producere, complicitatile si vulnerabilitatile interne. ceastfrauda nu ar fi fost posibila daca prima evaluare a candidatului la pozitia de director, efectuatde resursele umane, ar fi fost cantarita mai bine de managementul institutitei inainte de numiresa1

'Candidatul manifesta un apetit ridicat de risc, nu are un nivel profesional ridicat si sbazeaza pe relatiile personale in mediul local pentru a genera venituri importante entitatii(.

18



tunci cand sustin ca in companie, managerii, directorii de departamente si supervizorsunt responsabili pentru integritate, inteleg cel putin urmatoarele1

4- angajarea unui personal competent si integru, capabil sa#si realizeze sarcinile si s Knteleaga importanta unui control intern adecvat # ngajati pentru competente si concediapentru caractere @

A- )erificarea, supervizarea si autorizarea activitatilor pe care le coordoneaza # )erificasi autorizati cu responsabilitate, deoarece raspundeti pentru fiecare decizie@

- Pastrarea unor Knregistrari corecte si relevante ale tuturor tranzactiilor si evenimentelo 9 O adresa pre#datata sau o factura neinregistrata pot conduce la un dosar penal@

G- 2onitorizarea proceselor ce implica riscuri semnificative pentru activitatea de carraspund 9 <n risc netratat isi amplifica efectul prin ignorare si poate bloca activitatea@

L- Respectarea responsabilitatilor Kn Kndeplinirea, Knregistrarea si verificarea tranzactiilo 9 &istemul informatic iti impune sa faci fiecare inregistrare sau validare cand trebuie si cumtrebuie, altfel apar erori si rapoarte de neconformitate.

H- 0ormalizarea activitatii curente a angajatilor sub forma de norme de lucru, procedurstandarde, instructiuni de lucru, dispozitii scrise si fise de post asumate prin semnatura, cevidentierea unor puncte de verificare si control 9 ngajatii concediati folosesc in favoarea lomodul relaxat de formalizare a activitatii si castiga in instanta procesele, marcand astfel esecudumeavoastra@

B- sigurarea instruirii periodice a personalului Kn legatura cu normele, procedurileinstructiunile care le sunt aplicabile, astfel incat angajatii sau subcontractorii sa cunoasca si sisi asume in mod formalizat obligatiile ce le revin 9 %u am stiut ca trebuie sa fac asta@ %u mi#zis nimeni @ !e unde sa stiu ca aveam aceste obligatii$ 9 )a suna cunoscut$ &unt cel mai deintalnite explicatii date de angajatii implicati in cercetarea disciplinara a unei abateri de laprocedurile companiei.

6-)erificarea respectarii normelor, procedurilor si practicilor de catre subalterni )erificand periodic, asigurati un climat propice de lucru si confirmati increderea acordata, avantotodata si posibilitatea motivarii subalternilor prin aprecieri si indrumare.

Personalul cu atributii de control intern are obligatii specifice de detectare si prevenire fraudelor si a comportamentelor necorespunzatoare, prin1

8 revizuirea continua a controalelor interne8 evaluarea punctelor tari si a punctelor slabe din activitatile si procesele controlate8 identificarea situatiilor exceptionale sau suspecte, reflectate in conturile de bilant8 diferentierea erorilor umane curente sau omisiunilor in inregistrare fata de eroril

intentionate comise in scop de frauda8 urmarirea fluxurilor documentelor ce reflecta derularea tranzactiilor 8 urmarirea fluxului fondurilor in interiorul si in afara companiei8 identificarea tranzactiilor care nu sunt consistente cu afacerea companiei8 verificarea documentelor cu particularitati cum ar fi1 ridicari de sume, suspiciuni d

falsuri7contrafaceri, facturi fictive, facturi de penalitati, distrugeri7disparitii de dateneconcordante in cantitati, preturi, suplimentari si perioade, precum si inlocuiri ale documentelooriginale cu copii,

8 monitorizarea variatiilor, exceptiilor si anomaliilor in inregistrarile contabile primare si iconturile de bilant.

(peta #1O zona fierbinte pentru frauda este domeniul achizitiilor, pe unde se scurg ban

companiei7 institutiei pentru plata unor facturi false obtinute in cooperare cu furnizorii simpartirea banilor, prin cresterea valorii facturilor furnizorilor in combinatie cu acestia simpartirea sumelor fraudate, ori prin emiterea de comenzi catre furnizori pentru produse sabunuri care folosesc interesului personal al angajatilor. Cea mai comuna forma de frauda iachizitii ramane cumpararea de bunuri in cantitati nu sunt consumate intr#o perioada care sfaca eficienta achizitia, astfel incat imobilizarea fondurilor are un cost mai mare deca

19



economiile realizate, si astfel furnizorii sunt in castig. ngajatii din achizitii dezvolta relatii creprezentantii furnizorilor, ajung sa creeze scheme de frauda cu acestia si daca nu exista rotatiaposturilor, schimbarea portofoliilor sau politici de identificare si tratare a conflictelor de interesefraudele apar inevitabil.

Capitolul 5. Prevenirea +raudelor Prevenirea fraudelor este posibila dar nu este completa, oricate masuri ar fi intreprinse

In orice companie sau domeniu, exista riscuri care nu pot fi eliminate si care pot conduce laparitia unei fraude. Obiectivul preventiei il reprezinta obtinerea unui echilibru intre masurile dcontrol intreprinse si supletea proceselor si a procedurilor, astfel incat compania sa functionezcu dinamica necesara, controland riscurile la un nivel rezonabil.

Preventia incepe prin descurajarea celor care ar intentiona sa comita o frauda.Pentru asta recomand sa aveti in vedere urmatoarele1 Codul de etica implementat profundE &eriozitatea controalelor in organizatieE Obiective si tinte organizationale realisteE Politica antifrauda adaptata la specificul si dimensiunea companieiE Politica privind conflictul de interese aplicata consistentE ngajati instruiti cu privire la prevenirea fraudelorE Politici clare de utorizare 9 limite de autoritateE "valuarea activitatilor si activelor cu risc de frauda si controale de monitorizare pe baza

hartii riscurilorE Interviuri de exit, conduse de responsabilul de etica, pentru angajatii din posturi cheieE %umele angajatilor care nu au semnat declaratia de conformare cu politica d

integritateE Canale de comunicare activeE Planul de reactie la frauda si Controlul Kntregului program anti#frauda.Prevenirea fraudelor este strans legata de integritate si de detectarea fraudelor si i

opinia mea are L dimensiuni 1

I. Implementarea unor standarde etice ridicate2anagementul da tonul standardelor de etica 9 Cu cat managementul si administrator

sunt mai etici in tot ceea ce fac, decid, exprima, cu atat subalternii vor avea mai putine motivesa comita fraude. !aca cei din top declara7 simuleaza ca sunt etici dar faptele lor denotaaltceva, angajatii vor gasi motive in a se comporta incorect fata de companie .

dministratorii independenti din afara companiei 9 companiile mari au in consiliul dadministratie persoane independente de conducerea executiva # au rolul de a judeca obiectideciziile manageriale si de a impune aplicarea politicilor generale ale companiei, astfel incavalorile si codul de conduita in afaceri al companiei sa fie respectate.

Politica privind Conflictul de Interese asigura declararea si tratarea situatiilor in care u

conflict de interese poate deveni o oportunitate de frauda. "x1 sotul este director de achizitii iasotia este seful dep. financiarE astfel el poate decide cumpararea unor servicii de la firmacumnatului sau, iar sotia va inregistra si va da bun de plata pe facturile respective acceptandocumente justificative pentru servicii fictive.

Responsabilul de "tica administreaza un proces continuu de Constientizare "tica ltoate nivelurile companiei, prin care imprima adanc valorile si regulile adoptate. O va face priparticiparea la fiecare training cu studii de caz, spete si plarole, adaptate Profunzimecunoasterii personalului la angajare. Circa L#BD din angajatii care sunt implicati in frauda afraudat si compania la care au lucrat anterior. Pentru a evita astfel de angajati aveti in vedereurmatoarele recomandari1 i. Cereti informatii despre joburile detinute in ultimii B ani. ii. )erifica

20



ce s#a intamplat in perioadele in care candidatul nu pare sa fi lucratE poate fi vorba de spre unloc de munca pe care incearca sa#l ascunda sau o condamnare. iii. Confirmati istoria dangajare, discutand de preferinta cu persoana care l#a supervizat direct.

II. (tabilirea unui proces de comunicare3 raportare a suspiciunilor de fraudaRecomand un 0orum de comunicare a dilemelor si a cazurilor de etica de catr

responsabilii de etica si conformitate, cu posibilitatea accesarii de catre angajati in vedereinstruirii si constientizarii.

Cea mai importanta cale de raportare o reprezinta deschiderea unor canale dcomunicare telefonica, ebsite sau pe e#mail, pentru angajatii si partenerii de afaceri care aumotive sa sesizeze suspiciuni de frauda. Recomand managerilor sa deschida canale dcomunicare publica in companie, pentru angajati si alti colaboratori, prin email, adrese dcorespondenta, linii telefonice sau casute postale, unde se pot sesiza suspiciuni de frauda.

III. Instruirea personalului de conducere, supervizare si control pentru recunoaste semnalele de alerta timpurie < red flags= a unei fraude

ceste semnale sunt transmise de catre angajati superiorilor, supervizorilor, auditorilor scontrolorilor, in mod specific. !e fiecare data cand o frauda este prezenta, cei din apropierea ecomunica diferit fata de cum ar fi normal, ori nu comunica cum ar fi normal. Puteti percepeaceste semnale daca sunteti atent si puteti ajunge in inima fraudei, intreband. All>a's ta?times to stop and smell the roses@

Recomand ca de fiecare data cand un angajat, subcontractor sau partener de afaceri vabordeaza pentru a ridica o problema de genul red flag, sa considerati ca primiti un semnal dalerta. priti-va, Ascultati, Priviti si Intrebati@ Intarzierea furnizarii unor rapoarte, subliniereunor pasaje sau numere din documentele primite de la angajati ori subcontractori, raspunsueliptice, atacuri aparent nejustificate, si alte reactii de acest gen, necesita atentie marita.

)erificati intotdeauna informatiile si datele care nu se potrivesc cu ceea ce reprezintnormalitatea procesului sau activitatii respective. !e fiecare data cand vreti sa verificati, folosireferinte care provin din surse pe care interlocutorul sau proprietarul de proces nu le poatinfluenta sau controla.

I. (anctionarea celor care comit fraudeRecomand implementarea politicii companiei de sanctionare a angajatilo

subcontractorilor si partenerilor care comit fraude, infractiuni sau alte abateri disciplinare grave.In orice situatie in care exista dovezi ca un angajat a fost implicat intr#o frauda, recoman

!irectorului 3eneral sa dispuna o cercetare disciplinara si sa evite efectuarea unei intelegeri ccei culpabili, prin care sa musamalizeze frauda.

O intelegere prin care compania plateste unui angajat care a comis o frauda, o oarecarsuma pentru a nu divulga imprejurarile faptei sale sau impactul produs, nu va ramanconfidentiala orice masuri s#ar lua, iar ceilalti angajati onesti vor considera ca decizia politica na fost corecta, ca frauda este recompensata in loc sa fie sanctionata si ca managementul ndovedeste integritate.

Recomand introducerea in toate contractele de achizitii ale serviciilor si bunurilor, penalitatilor pentru tentativele de frauda si de coruptie depistate in negocierea si derularerelatiilor comerciale.

In toate situatiile in care patrimoniul companiei a fost prejudiciat, iar angajatii culpabili agarantii gestionare, recomand executarea garantiilor constituite si a asigurarilor incheiate dangajati in favoarea companiei.

Comunicati in organizatie masurile aplicate in cazul de frauda si ce sanctiuni risca ceresponsabili de producerea fraudei.

21



In cazul in care vi se solicita referinte despre un fost angajat sau colaborator implicat intro frauda, recomand sa dati mesaje care sa nu expuna compania sau pe dvs. unor acuzatii dcalomnie, dar care sa indice rezervele serioase cu privire la integritatea persoanei respective.

. (tabiliti Controale Interne AdecvateControlul intern, in toate formele sale, are rolul de a preveni producerea fraudelor, d

aceea prima regula a controlului este sa fie executat ca o stare de alerta inteligenta, fara rutinacu exigenta.

*!emplu de reguli pentru a controla utilizarea fondurilor companiei.# sigurati#va ca politicile companiei interzic clar cumparaturile personale din fonduril

companiei.# %u permiteti ca acelasi angajat sa genereze cumpararile si sa le aprobe.# &eparati aprobarea platilor de receptia bunurilor.# &tabiliti limite maxime de cumparari pentru angajati.# Instituiti dispozitive de control care sa detecteze cumparari multiple chiar sub limita p

care o poate aproba angajatul respectiv.# &tabiliti proceduri pentru bunurile livrate in numele companiei la adrese externe s

verificati ca aceste adrese externe sa nu fie cele ale angajatilor.# "xaminati rapoartele privind marfuri comandate si pentru care s#a platit dar nu au fos

livrate.# )erificati facturile furnizorilor pentru bunuri care nu sunt asociate in mod firesc c

obiectul de activitate a companiei.# )erificati obiceiurile de cumparare ale angajatilor urmarind in special cresterile d

cantitate sau frecventa a cumpararilor.# Controlati atent accesul la si cumpararile facute cu cartile de credit ale companiei# Controlati daca toate cumpararile au la baza referate de necesitate, intemeiate s

aprobate de cei indreptatiti sa decida

nexa 4.(6)I) * CAB In continuare voi prezenta un studiu de caz complex, cu implicatii majore, durat

indelungata de comitere, prejudiciu important si complexitate. Pentru a rezolva studiul de caz vrecomand sa acordati atentie detaliilor si intregului ansamblu. !aca alegeti sa folositi studiul dcaz pentru training, participantii vor avea nevoie de cursul leu7 euro din perioada de producera fraudei, calculatoare si flipchart pentru construirea schemei de frauda. !atorita dificultat

cazului, puteti oferi un premiu echipei care rezolva corect studiul de caz. .Cadrul 3eneral.4. 322 & a fost infiintata in A55 si are obiect de activitate principal realizarealucrarilor de instalatii electrice, avand ca administrator unic pe Radu Petrescu.

ctionarii 3amma sunt 45 persoane private care detin FLD din companie, si RadPetrescu cu L D. A. In A55L, actionarii au efectuat o marire de capital social in suma dA.555.555 "<R, prin subscriere de numerar, proprortional cu numarul actiunilor detinute.

. 0iica lui Radu Petrescu 9 R.2.3. este asociat unic si administrator al 2QI2&"R)IC" &R/&R/, firma infiintata in A55G, cu obiect de activitate comert cu echipamente.

22



G. In tre 54.45.A55L si ianuarie A55F, conducerea executiva a 322 & a fosincredintata d#lui !oru Popescu ca !irector 3eneral, la propunerea lui Radu Petrescu.

L. !oru Popescu in calitate de director general si Radu Petrescu in calitate dadministrator unic au avut drept de prima semnatura pe conturile bancare ale companiei.

H. In AF ianuarie A55F, !oru Popescu a fost numit !irector )anzari in 322 & si in5G februarie A55F, a demisionat fara a fi descarcat de gestiune.B. "chipamentele electronice disponibile pe piata reprezinta solutii tehnice moderne c

componente rezistente la intemperii, care au o durata mare de functionare. Preturile acestoechipamente sunt cca. H5 "<R>) pe bucata SPhilipsT. In Romania aceste echipamente sunproduse in serie mica de C"I &R/, firma detinuta de Ion !aniel.

erularea evenimentelor asa cum au fost constatate de Raportul de audit 1. Contractele %;;5 14.4. In luna martie, 322 & a achizitionat fara contract pe baza de comanda L5 d

echipamente electronice de la producatorul C"I &R/, condus de Ion !aniel, cu pretul unitar d4LB,L6 RO% fara >), echivalent cu L5 euro7buc >). "chipamentele au fost testate d322 & si au fost incorporate in lucrarile de reabilitare sisteme iluminat public.

4.A. In continuare, in luna mai, Radu Petrescu a initiat cu Ion !aniel incheierea unucontract de vanzare cumparare echipamente, intre C"I si intermediarul 2QI2 &"R)IC" &R/pentru vanzarea#cumpararea cantitatii de 4.55 echipamente, la un pret negociat de Geuro7buc fara >), platibil la cursul din data facturarii. In cursul negocierilor au fost stabilitconditiile comerciale si a fost incheiat contractul de vanzare cumparare semnat in numel2QI2 &"R)IC" &R/ de catre R.2.3.. !in datele obtinute de la Ion !aniel a rezultat ca Radu

Petrescu a fost reprezentant simultan al 322 & ca utilizator al echipamentelor sreprezentant al 2QI2 &"R)IC" &R/ ca si cumparator intermediar. In cursul investigatiei mai rezultat faptul ca Ion !aniel nu a cunoscut valoarea la care urmau sa fie valorificate acestechipamente catre 322 &, si ca a fost conditionat de Radu Petrescu sa incheie acescontract prin interpus pentru a se derula afacerea mai departe.

4.. In calculatorul utilizat de Radu Petrescu la 322 & a fost identificat un documen?ord, datat mai A55B, autor Radu Petrescu, care reprezinta un contract de achizitie incheiaintre &.C. >"2 &R/ si &.C. 2axim &ervice, pentru comercializarea a 455 echipamente, L55 tip4L5 ? # la pretul de FL lei buc si la 655 tip AL5?# la pretul de G5L lei buc. %u s#a putut stabidaca acest contract constituie acordul comercial final intre acesti doi agenti economici, dareprezinta o proba a faptului ca Radu Petrescu a construit circuitul comercial prin care au foscomercializate echipamentele.

4.G. In iunie, Radu Petrescu a solicitat conducerii 322 & sa semneze contractul c>"2 &R/, reprezentata de IO% /<CI% pentru achizitionarea de echipamente electronice

nexele la contract au prevazut achizitionarea a L55 buc echipamente tip 4L5 ? cu pretul dBFH.LLRO% si a 655 buc echipamente tip AL5 ? cu pretul de 65L,6L RO%7buc. !in dispozitiaverbala a lui Radu Petrescu contractul a fost semnat in numele 322 & de catre !orPopescu 9 director executiv, 3ina Constantin 9 director economic, a fost inregistrat in registrude corespondenta direct de Radu Petrescu si a ramas la acesta. In anul A55F, Radu Petrescu a transmis directorului economic un exemplar pentru a fi inregistrat in registrul de contracte a

companiei. In calculatorul lui Radu Petrescu din 322 & am identificat un document ?orcare reprezinta draftul acestui contract si care este identic ca organizare si fonturi folosite, ccontractul dintre 2QI2 &"R)IC" &R/ si >"2 &R/. cest document ord a fost creat caceeasi data cu documentul contract dintre 2QI2 &"R)IC" &R/ si >"2 &R/

%. 0ivrarile %;;51A.4. In luna martie, 322 a achizitionat fara contract , pe baza de comanda L5 d

echipamente electronice de la producatorul C"I &R/, cu pretul unitar de 4LB,L6 RO% fara >)echivalent cu L5 euro7buc >). Piesele au fost livrate de C"I catre 322 & cu factura n5B4 C"I7AH.5, in valoare de F.BH.54 RO%, inclusiv >), si au fost receptionate cu %ota de

23



Intrare Receptie nr. A467AB.5, de 322 & care a achitat integral contravaloarea facturii privirament bancar.

A.A. In AH iunie, C"I a emis factura :&C" 54L4, catre 2QI2 &"R)IC" &R/, pentruvanzarea cantitatii de 55 echipamente tip AL5?, in valoare totala de L.AL,5F RO% inclusi>), factura ce a fost transmisa lui Radu Petrescu. "chipamentele au fost livrate de C"I catr322 &, in data de AH iunie A55B, cu certificat de garantie ce contine seriile si garantiapieselor respective. Pe certificatul de garantie al echipamentelor a semnat de primire angajat322 & # un exemplar a ramas la C"I si am retinut o copie dupa el, iar exemplarul clientulunu a fost gasit. "chipamentele au fost primite la magazia 322 & fara factura de catrgestionara, care a fost anuntata de Radu Petrescu ca va primi ulterior o factura pentru a intocmdocumentele de receptie. >ot in data de AH iunie, Radu Petrescu a solicitat conducerii 322& sa semneze contractul nr 45A, cu &.C. >"2 &R/, pentru achizitionarea de echipamenteelectronice. %u s#a intocmit %IR. A.. In 5A iulie, Radu Petrescu a adus in 322 & factura n4 75A iulie, emisa de >"2 &R/, care consemna vanzarea catre 322 & a cantitatii de 55echipamente AL5?, cu pretul unitar de 65L,6L RO%, si cu valoarea totala de A6B.H66,GL RO%inclusiv >), fara aviz de expeditie sau documente de insotire. Radu Petrescu a chemat#o pgestionara 2.2. sa iafactura pentru a putea face receptia echipamentelor aduse de dl. Io!aniel, si a dispus introducerea in contabilitate si la plata a facturii in cauza. /a primirea facturgestionara a intrebat pe Radu Petrescu despre diferenta de pret intre facturile de la C"I sfacturile de la >"2 &R/, la care Radu a explicat ca este alt produs, mai complex, echipamende o generatie mai noua. 3estionara a intocmit %ota de Inregistrare Receptie nr L4F7 5A.5B, iacomisia de receptie compusa din /.C. si C.. a semnat receptia echipamentelor la valoarea dA6B.H66,GL RO%. )erificarile au stabilit ca echipamentele livrate de C"I &R/ in AH iunie sunaceleasi cu cele care figureaza facturate in data de 5A iulie de catre >"2 &R/.

A.G. In data de 44 iulie, C"I &R/ a emis factura :&C" 54H5, catre 2QI2 &"R)IC" &R, pentru vanzarea cantitatii de A55 echipamente tip 4L5?, in valoare totala de L.44G,LA RO%inclusiv >), factura ce a fost transmisa lui Radu Petrescu, prin intermediul soferului auto : AA2!), care a ridicat echipamentele de la sediul C"I &R/. "chipamentele au fost livrate de C"&R/ catre 322 &, in data de 4A iulie, cu certificat de garantie ce contine seriile si garantiapieselor respective. Pe certificatul de garantie al echipamentelor a semnat ulterior de primire 2Radu # iar un exemplar a ramas la C"I &R/. "chipamentele au fost primite fara factura, lamagazia 322 & de catre gestionara care a deschis %IR cu data receptiei, iar angajata fost anuntata de dl Radu Petrescu ca va primi si factura pentru a intocmi documentele dreceptie.

A.L. In 54 august, Radu Petrescu a adus in 322 & factura nr A 754 august, emisa d>"2 &R/, care consemna vanzarea catre 322 & a cantitatii de A55 echipamente 4L5?cu pretul unitar de BFH,LL RO%, si cu valoarea totala de 46F.LB6,F5 RO% inclusiv >), faraaviz de expeditie sau documente de insotire. Radu Petrescu a chemat#o pe gestionara 2.2. sia factura pentru a putea face receptia echipamentelor aduse de dl. Ion !aniel, si a dispuintroducerea in contabilitate si la plata a facturii in cauza. 3estionara a intocmit %ota dInregistrare Receptie, iar factura a fost introdusa la plata. )erificarile au stabilit cechipamentele livrate de C"I &R/ in data de 4A iulie sunt aceleasi cu cele care figureaz

facturate in data de 54 august de catre >"2 &R/. In calculatorul lui Radu Petrescu a fosidentificat un fisier Q/& cu acelasi format pe care il are factura nr. A, avand ca autor idocument properties pe Radu Petrescu.

A.H. In data de AB iulie, C"I a emis factura :&C" 54HB, catre 2QI2 &"R)IC" &R/pentru vanzarea cantitatii de 55 echipamente tip AL5?, in valoare totala de LA.F6F,L4 RO%inclusiv >), factura ce a fost transmisa de dl. Ion !aniel lui Radu Petrescu. "chipamentele afost livrate de C"I &R/ catre 322 &, in data de AB iulie A55B, cu certificat de garantie ccontine seriile si garantia pieselor respective. Pe certificatul de garantie al echipamentelor asemnat de primire angajatul 322 & 9 C. vram # iar un exemplar Sde pe care exista ocopie in probele anexateT a ramas la C"I. "chipamentele au fost primite la magazia 322

24



& de catre gestionara 2.2. fara factura, iar angajata a fost anuntata de dl Radu Petrescu cava primi si factura pentru a intocmi documentele de receptie.

A.B. In 5A august, Radu Petrescu a adus in 322 & factura nr 75A august, emisa d>"2 &R/, care consemna vanzarea catre 322 & a cantitatii de 55 echipamente AL5?cu pretul unitar de 65L,6L RO%, si cu valoarea totala de A6B.H66,GL RO% inclusiv >), faraaviz de expeditie sau documente de insotire. Radu Petrescu a chemat#o pe gestionara 2.2. sia factura pentru a putea face receptia echipamentelor aduse de dl. Ion !aniel, si a dispuintroducerea in contabilitate si la plata a facturii in cauza. 3estionara a intocmit %ota dInregistrare Receptie, pentru echipamente in valoare de A6B.H66,GL RO% iar factura a fosintrodusa la plata. )erificarile noastre au stabilit ca echipamentele livrate de C"I in data de Aiulie sunt aceleasi cu cele care figureaza facturate in data de 5A august de catre >"2 &R/.

A.6. In data de 4H august, C"I &R/ a emis factura :&C" 54B6, catre 2QI2 &"R)IC&R/, pentru vanzarea cantitatii de AL5 echipamente tip AL5?, in valoare totala de GL.45H,FLRO% inclusiv >), factura ce a fost transmisa de dl. Ion !aniel. lui Radu Petrescu"chipamentele au fost livrate de C"I &R/ catre 322 &, in data de 4B august, cu certificade garantie ce contine seriile si garantia pieselor respective. Pe certificatul de garantie aechipamentelor a semnat de primire ca reprezentant al 322 & 9 Radu Petrescu iar uexemplar Sde pe care avem o copieT a ramas la C"I &R/. "chipamentele au fost primite lmagazia 322 & de catre gestionara 2.2. fara factura, iar angajata a fost anuntata de dRadu Petrescu ca va primi si factura pentru a intocmi documentele de receptie.

A.F. In 4B august, Radu Petrescu a adus in 322 & factura nr G 74B august, emisa d>"2 &R/, care consemna vanzarea catre 322 & a cantitatii de AL5 echipamente AL5?cu pretul unitar de 65L,6L RO%, si cu valoarea totala de AF.BG5,6 RO% inclusiv >), faraaviz de expeditie sau documente de insotire. Radu Petrescu a consemnat pe factura rezolutia!.

Constantin si dispus introducerea in contabilitate si la plata a facturii in cauza. 3estionara intocmit %ota de Inregistrare Receptie, pentru echipamente in valoare de AF.BG5,6 RO% iar

factura a fost transmisa la contabilitate. ceasta factura a fost stornata prin factura nr Bbis din A4.5F., emisa de >"2 &R/, si inlocuita cu factura nr. 5L754.5F., pentru vanzarea catr322 & a cantitatii de AL5 echipamente AL5?, cu pretul unitar de 65L,6L RO%, si cvaloarea totala de AF.BG5,6 RO% inclusiv >). ferent facturii nr L754.5F, nu figureaza nici oreceptie, iar directorul economic 322 & 9 3ina Constantin 9 nu a putut explica naturacestei operatiuni de stornare. Cert este faptul ca in 322 & a intrat cantitatea de ALechipamente AL5 ?, in data de 4B august Saduse de C"I &R/T, care au fost trimise direct lalucrarile societatii1 A55 echipamente la obiectivul 4 si L5 echipamente la obiectivul A, fiind datdirect in consum. )erificarile noastre au stabilit ca echipamentele livrate de C"I &R/ in data de4B august sunt aceleasi cu cele care figureaza facturate in data de 54 septembrie de catre >"2&R/.

A.45. In data de 5H septembrie, C"I &R/ a emis factura :&C" 54FB, catre 2QI2&"R)IC" &R/, pentru vanzarea cantitatii de 4L5 echipamente tip 4L5?, in valoare totala dAB.66L,AB RO% inclusiv >), factura ce a fost transmisa lui Radu Petrescu, de catre dl. Ion!aniel.

"chipamentele au fost livrate de C"I &R/ catre 322 &, in data de 5H septembriecu certificat de garantie ce contine seriile si garantia pieselor respective. Pe certificatul dgarantie al echipamentelor a semnat de primire !.Popescu # iar un exemplar Sde pe care avemo copieT a ramas la C"I. "chipamentele au fost primite la magazia 322 & de catrgestionara 2.2. fara factura, care a deschis %IR cu data 5.5F, dar nu a operat numarul facturpentru ca a fost anuntata de dl Radu Petrescu ca va primi ulterior si o factura pentru a intocmdocumentele de receptie. 0actura aferenta celor 4L5 de echipamente a primit#o in 56.45.A556pct. A.4L.

25



A.44. In data de 44 septembrie, C"I a emis factura :&C" 5A54, catre 2QI2 &"R)IC"pentru vanzarea cantitatii de 455 echipamente tip 4L5?, in valoare totala de 46.LA6,5 RO%inclusiv >), factura ce a fost transmisa lui Radu Petrescu, de catre dl Ion !aniel.

"chipamentele au fost livrate de C"I catre 322 &, in data de 44 septembrie, ccertificat de garantie ce contine seriile si garantia pieselor respective. Pe certificatul de garantieal echipamentelor nu a semnat de primire nimeni iar un exemplar Sde pe care avem o copieT aramas la C"I. "chipamentele au fost primite la magazia 322 & de catre gestionara 2.2.

fara factura, care a fost anuntata de dl Radu Petrescu ca va primi si factura pentru intocmi documentele de receptie. 0actura a fost adusa de Radu Petrescu ulterior, in data dAB.5F, cand a fost intocmit %IR, vezi pct. A.4.

A.4A. In data de 46 septembrie, C"I a emis factura :&C" 5A5G, catre 2QI2 &"R)IC"pentru vanzarea cantitatii de 455 echipamente tip 4L5?, in valoare totala de 46.FHL,5

RO% inclusiv >), factura ce a fost transmisa lui Radu Petrescu, de catre 3heorghe Ion !anie"chipamentele au fost livrate de C"I &R/ catre 322 &, in data de 46 septembrie

cu certificat de garantie ce contine seriile si garantia pieselor respective. Pe certificatul dgarantie al echipamentelor a semnat de primire ).2. 9 angajat 322 & # iar un exemplaSde pe care avem o copieT a ramas la C"I &R/. "chipamentele au fost primite la magazi322 & de catre gestionara 2.2. fara factura, fiind anuntata de dl Radu Petrescu ca vprimi si factura pentru a intocmi documentele de receptie.

A.4. In AB septembrie, Radu Petrescu a adus in 322 & factura nr 5H 7Aseptembrie, emisa de >"2 &R/, care consemna vanzarea catre 322 & a cantitatii de 455echipamente 4L5?, cu pretul unitar de BFH,LL RO%, si cu valoarea totala de FG.B6F,GL RO%inclusiv >), fara aviz de expeditie sau documente de insotire. Radu Petrescu a chemat#o pgestionara 2.2. sa ia factura pentru a putea face receptia echipamentelor aduse de dl. Io!aniel, si a dispus introducerea in contabilitate si la plata a facturii in cauza. 3estionara aintocmit %ota de Inregistrare Receptie nr BH57A5.5F, iar factura a fost introdusa la plata. Pe %IReste consemnata data operatiunii 1 AB.5F. )erificarile noastre au stabilit ca echipamentele livratde C"I &R/ in data de 44 septembrie sunt aceleasi cu cele care figureaza facturate in data dA5 septembrie de catre >"2 &R/, respectiv %IR in AB.5F.

A.4G. In 56 octombrie, Radu Petrescu a adus in 322 &, factura nr 5B 75 octombrieemisa de >"2 &R/, care consemna vanzarea catre 322 & a cantitatii de 45echipamente 4L5?, cu pretul unitar de BFH,LL RO%, si cu valoarea totala de FG.B6F,GL RO%inclusiv >), fara aviz de expeditie sau documente de insotire. Radu Petrescu a chemat#o pgestionara 2.2. sa ia factura pentru a putea face receptia echipamentelor aduse de dl. Io!aniel, si a dispus introducerea in contabilitate si la plata a facturii in cauza. 3estionara aintocmit %ota de Inregistrare Receptie, iar in sistem a fost inregistrata data operarii 9 56.45.

)erificarile noastre au stabilit ca echipamentele livrate de C"I &R/ in data de 4septembrie sunt aceleasi cu cele care figureaza facturate in data de 5 octombrie de catre >"2&R/.

A.4L. In 56 octombrie A55B, Radu Petrescu a adus in 322 & factura nr 56 756octombrie, emisa de >"2 &R/, care consemna vanzarea catre 322 & a cantitatii de 4Lechipamente 4L5?, cu pretul unitar de BFH,LL RO%, si cu valoarea totala de 4GA.46G,46 RO%

inclusiv >), fara aviz de expeditie sau documente de insotire. Radu Petrescu a chemat#o pgestionara 2.2. sa ia factura pentru a putea face receptia echipamentelor aduse de dl. Io!aniel, si a dispus introducerea in contabilitate si la plata a facturii in cauza. 3estionara aintocmit %ota de Inregistrare Receptie, care a fost operata in data de 5F.45.A55F. )erificarilnoastre au stabilit ca echipamentele livrate de C"I &R/ in data de 5H septembrie sunt aceleascu cele care figureaza facturate in data de 56 octombrie de catre >"2 &R/.

$. Platile %;;51In anul A55B, Radu Petrescu a dispus o plata Ssemnand cu prima semnatura pe OPT pri

virament bancar a sumei de F.BH,54 RO% in contul bancar al C"I &R/ si B+sapte- plati privirament in cuantum de .;5&.;;; R7, in contul >"2 &R/, reprezentand contravaloare

26



facturilor aduse de dansul in societate in A55B, facand uz de dreptul de semnatura pe care avea asupra conturilor 322 &. &ituatia platilor din A55B, conform extraselor de cont, estredata in continuare1

:"%"0ICIR%r. 0actura 7 !> suma platitaRO% data plata semnatura 4C"I &R/ F,BH.54 L7F7A55B Radu Petrescu>"2 &R/ 5475A.5B.5B GL,555.55 B7F7A55B Radu Petrescu>"2 &R/ 5475A.5H.5B 4A5,555.55 B7447A55B Radu Petrescu>"2 &R/ 5475A.5H.5B 5,555.55 B74A7A55B Radu Petrescu>"2 &R/ 5475A.5H.5B G5,555.55 674B7A55B Radu Petrescu>"2 &R/ 5475A.5B.5B si 5A754.56.5B 4L5,555.55 457447A55B Radu Petrescu>"2 &R/ 5A754.56.5B si 575A.56.5B G5,555.55 447AH7A55B Radu Petrescu>"2 &R/ 575A.56.5B si 5L754.5F.5B L5,555.55 4A7A57A55B Radu Petrescu#. Contractele %;;9G.4. Radu Petrescu a dispus incheierea unui act aditional la contractul n

45A7AH.5H.A55B, incheiat intre 322 & si >"2 &R/, pentru prelungirea contractului peA556 si majorarea cantitatilor cu L55 buc echipamente tip 4L5? si L55 buc echipamente tip AL?. Contractul a fost semnat indescifrabil de reprezentantul >"2 &R/ 9 dl. IO% /<CI% , a fosinregistrat in registrul de corespondenta al 322 &, sub nr. HA7AL.54.A556, apoi a fossemnat de reprezentantii 322 &. In numele directorului general apare semnaturdirectorului de productie 3. P., in locul directorului economic a semnat ec. . 2. cest acaditional creeaza dubii asupra datei reale a semnarii si inregistrarii, intrucat domnul 3. P. s#aangajat la 322 &, in data de A4.5.A556, printr#o decizie semnata de directorul generaPopescu !oru . 0iind intrebat asupra datei semnarii actului aditional, 3.P. a declarat ca nu isaminteste ziua semnarii contractului, dar ca mapa pentru semnat i#a adus#o secretara lui RadPetrescu.

G.A. In luna ianuarie, C"I &R/ a incheiat un act aditional cu 2QI2 &"R)IC" &R/pentru suplimentarea cantitatilor de echipament si majorarea pretului echipamentelor de AL5 ?de la GB euro7buc, la GF euro7buc. In negocierea actului aditional, Radu Petrescu a reprezenta2QI2 &"R)IC" &R/ si a stabilit cu Ion !aniel ca livrarile vor fi facute in continuare catre322 &, iar C"I &R/ va incasa contravaloarea produselor de la firma 2QI2 &"R)IC"

&R/.G.G. In calculatorul de la 322 & ce a apartinut lui Radu Petrescu am identificat un

document ?ord ce reprezinta un act aditional din ianuarie A556, la contractul incheiat intre >"2&R/ si 2axim &ervice, pentru comercializarea a 4555 buc echipamente, cu preturile1 B6L le7buc 9 tip 4L5? si BFL lei 7buc 9 tip AL5?. !ocumentul figureaza in !ocument Properties cautor1 Radu Petrescu.

G.. In luna august a fost incheiat contractul de achizitie nr A7AH.56, intre C"I &R/ 9reprezentata de Ion !aniel # si 322 & 9 reprezentata de !oru Popescu, pentrvanzareacumpararea a 55 buc dispozitive echipament electronic cu denumirea comercial4AH, cu pretul unitar de ALB RO% >). Investigatia a stabilit ca aceste dispozitive sun

aceleasi echipamente tip 4L5 ? si AL5?, folosite in lucrarile efectuate de 322 &.&. 0ivrarile %;;91L.4. In data de A4 februarie, C"I a emis factura :&C" 5AF, catre 2QI2 &"R)IC"

pentru vanzarea cantitatii de 6 echipamente tip 4L5?, si GA echipamente tip AL5? in valoartotala de 4H.BG,G5 RO% inclusiv >), factura ce a fost transmisa lui Radu Petrescu, de catre dIon !aniel. "chipamentele au fost livrate de C"I catre 322 &, in data de A4 februarie, ccertificat de garantie ce contine seriile si garantia pieselor respective. Pe certificatul dgarantie al echipamentelor a semnat de primire directorul general !oru Popescu, care a aplicasi stampila 322 &, iar un exemplar Sde pe care avem o copieT a ramas la C"I.

27



"chipamentele au fost primite la magazia 322 & de catre gestionara 2.2. farafactura, iar angajata a fost anuntata de dl Radu Petrescu ca va primi si factura pentru a intocmi

documentele de receptie.L.A. In AL februarie, Radu Petrescu a adus in 322 & factura nr 54 7AL.5A.A556

emisa de >"2 &R/, care consemna vanzarea catre 322 & a cantitatii de 6 echipamenttip 4L5? si GA echipamente tip AL5?, cu valoarea totala de BH.AFH,B RO% inclusiv >), faraviz de expeditie sau documente de insotire. Radu Petrescu a chemat#o pe gestionara 2.2. sia factura pentru a putea face receptia echipamentelor aduse de dl. Ion !aniel, si a dispuintroducerea in contabilitate si la plata a facturii in cauza. 3estionara a intocmit %ota dReceptie si Constatare !iferente, semnata de angajatii C.R. si .>.. Incepand cu Ianuarie A556la receptia marfurilor au fost intocmite %ote de Receptie si Constatare !iferente, care auinlocuit in sistemul informatic %otele de Inregistrare Receptie 9 %.I.R. )erificarile noastre astabilit ca echipamentele livrate de C"I in data de A4 februarie sunt aceleasi cu cele carfigureaza facturate in data de AL februarie de catre >"2 &R/.

L.. In 4A mai, Radu Petrescu a adus in 322 & factura nr 5A 74G.5G, emisa de >"2&R/, care consemna vanzarea catre 322 & a cantitatii de 4AL echipamente tip 4L5? s4AL echipamente tip AL5?, cu valoarea totala de A6.LB,55 RO% inclusiv >), fara aviz dexpeditie sau documente de insotire. Radu Petrescu a dispus inregistrarea facturii in registrude corespondenta, si a consemnat pe factura rezolutia olografa '!. Constantin( pentrintroducerea in contabilitate si la plata a facturii in cauza. 3estionara a intocmit %ota dReceptie, care a fost semnata de angajatii 322 & 1 P.3. si 3.C. 0actura a fost introdusa laplata cu semnaturile angajatilor 3. P. 9 director productie si C. 3. 9 manager aprovizionareaplicate pe factura respectiva.

L.G. In data de 5 iunie, C"I a emis factura :&C" 5B6, catre 2QI2 &"R)IC", pentrvanzarea cantitatii de 4AL echipamente tip 4L5?, si 4AL echipamente tip AL5? in valoare totalde LA.G4,G5 RO% inclusiv >), factura ce a fost transmisa lui Radu Petrescu, de catre dl. Io!aniel. "chipamentele au fost livrate de C"I catre 322 &, in data de 5 iunie, cu certificade garantie ce contine seriile si garantia pieselor respective. Pe certificatul de garantie aechipamentelor a semnat de primire 3. P. # iar un exemplar Sde pe care avem o copieT a ramasla C"I. )erificarile efectuate au stabilit ca echipamentele livrate la 322 & in 5.5H, de C"cu factura :&C" 5B675.5H, sunt aceleasi cu cele care figureaza facturate in 4G.5G, de >"2&R/ si receptionate in 322 & in data de 4A.5L.

L.L. In data de B iulie, C"I a emis factura :&C" 5G6, catre 2QI2 &"R)IC", pentruvanzarea cantitatii de 455 echipamente tip 4L5? si A55 echipamente tip AL5? in valoaretotala de HA.LH RO% inclusiv >), factura ce a fost transmisa lui Radu Petrescu, de d

Ion !aniel, care a semnat de primire pe factura si pe certificatele de garantie. "chipamentele afost livrate de C"I catre 322 &, in data de 5B iulie, cu certificat de garantie ce continseriile si garantia pieselor respective. Pe certificatul de garantie al echipamentelor a semnat dprimire ).Radu # iar un exemplar Sa carui copie o avemT a ramas la C"I. "chipamentele au fosprimite la magazia 322 & de catre gestionara 2.2. fara factura, iar angajata a fost

anuntata de dl Radu Petrescu ca va primi si factura pentru a intocmi documentele dreceptie.

L.H. In 54 august, Radu Petrescu a adus in 322 & factura nr 5 754.56, emisa d>"2 &R/, care consemna vanzarea catre 322 & a cantitatii de 455 echipamente ti4L5? si A55 echipamente tip AL5?, cu valoarea totala de A6H.L64,BL RO% inclusiv >), faraviz de expeditie sau documente de insotire. Radu Petrescu a consemnat pe factura rezolutiaolografa '!.ndreea( pentru introducerea in contabilitate si la plata a facturii in cauza. RadPetrescu a chemat#o pe gestionara 2.2. sa ia factura pentru a putea face receptiechipamentelor aduse de dl. Ion !aniel de la C"I. 3estionara a intocmit %ota de ReceptiConstatare !iferente, care a fost semnata de angajatii 322 & 1 P.3. si 3.C. iar factura afost introdusa la plata cu avizul angajatilor P.3. 9 director productie si 3.C. 9 manageaprovizionare. )erificarile noastre au stabilit ca echipamentele livrate de C"I catre 322 i

28



data de 5B iulie sunt aceleasi cu cele care figureaza facturate catre 322 in data de 5august de catre >"2 &R/.

L.B. In data de 54 august, C"I a emis factura :&C" 5GG5, catre 2QI2 &"R)IC"pentru vanzarea cantitatii de 455 echipamente tip 4L5? si A55 echipamente tip AL5 ? ivaloare totala de HA.LH RO% inclusiv >), factura ce a fost transmisa lui Radu Petrescu, dcatre dl Ion !aniel. "chipamentele au fost livrate de C"I catre 322 &, in data de 54august, cu certificat de garantie ce contine seriile si garantia pieselor respective. cest certifica+ de pe care avem o copie-, nu a fost semnat de primire. "chipamentele au fost primite lmagazia 322 & de catre gestionara 2.2. fara factura, iar angajata a fost anuntata de dRadu Petrescu ca va primi si factura pentru a intocmi documentele de receptie.

L.6. In 54 septembrie, Radu Petrescu a adus in 322 & factura nr 5G 754.5F, emisde >"2 &R/, care consemna vanzarea catre 322 & a cantitatii de 455 echipamente ti4L5? si A55 echipamente tip AL5?, cu valoarea totala de A6H.L64,BL RO% inclusiv >), faraviz de expeditie sau documente de insotire. Radu Petrescu a consemnat pe factura rezolutiaolografa '!.Constantin( pentru introducerea facturii in contabilitate si la plata. Radu

Petrescu a chemat#o pe gestionara 2.2. sa ia factura pentru a putea face receptia a deReceptie Constatare !iferente, care a fost semnata de angajatii 322 & 1 P.3. s

3.C. iar factura a fost introdusa la plata, cu avizul angajatilor1 P.3. 9 director productie si C.3. 9manager aprovizionare. )erificarile noastre au stabilit ca echipamentele livrate de C"I catr322 in data de 54 august sunt aceleasi cu cele care figureaza facturate in data de 5septembrie A556 de >"2 &R/ catre 322.

L.F. In octombrie, cu factura :&C" GHB754.45, C"I a livrat catre 322 &, cantitatilede 4L5 echipamente tip 4L5? si 4L5 echipamente tip AL5?, cu valoarea totala de F4.BGF RO%

Produsele au fost receptionate cu %ota de receptie Constatare !iferente care a fossemnata de angajatii 322 & 1 P.3. si 3.C. ceasta factura nu a fost achitata de 322catre C"I.

4. Platile %;;9In anul A556, Radu Petrescu a dispus G plati prin virament, iar !oru Popescu a dispus

plati prin virament, in contul >"2 &R/, in cuantum de BBG.H4A,H RO%, reprezentancontravaloarea facturilor aduse de Radu Petrescu in societate in A55B si A556. &ituatia platilor

din A556, conform extraselor de cont, este redata in continuare1:"%"0ICIR suma platita data plata Ordonator >"2 &R/ A55,555.55 A767A556 Radu Petrescu>"2 &R/ H4,GLF.AH 77A556 Radu Petrescu>"2 &R/ BH,AFH.B G7F7A556 Radu Petrescu>"2 &R/ A6,LB.55 H7G7A556 Popescu !oru>"2 &R/ F6,L55.55 F7AL7A556 Radu Petrescu>"2 &R/ GL,555.55 457A57A556 Popescu !oru>"2 &R/ LL,555.55 457AF7A556 Popescu !oru%u au fost posibila investigarea tranzactiilor efectuate intre 2QI2 &"R)IC" &R/ s

>"2 &R/, dar am stabilit un raport de cauzalitate directa intre livrarile C"I &R/ de echipamentedirect catre 322 &, facturile si certificatele de garantie emise de C"I &R/ catr

2QI2 &"R)IC" &R/, contractele incheiate intre >"2 &R/ si 322 & si facturile>"2aduse de Radu Petrescu, ca fiind elementele be baza in schema de producere a fraudei.

Radu Petrescu s#a folosit de autoritatea de administrator si de dreptul de semnaturpentru a dispune efectuarea unor operatiuni economice in numele si pe cheltuiala 322 &impotriva intereselor legitime ale companiei.

>ema studiului de caz14. )a rog sa construiti schema de livrare a produselor, schema de miscare a fondurilor s

corelatiile intre documente, cantitatile de echipamente si transferurile efectuate.A. )a rog sa stabiliti prejudiciul suferit de 322 & in urma fraudei produse, calculat

RO%.

29



Ane!a %.(tudiu de caz %1Cazul a pornit de la o reclamatie de calitate inregistrata la firma croata C/>"U 9

producator de motoare industriale. !irectorul de calitate )/!"U de la C/>"U a sesizaConsiliului de administratie, ca managerul adjunct R>UO, i#a solicitat sa accepte ca reparatia sase motoare sa fie suportata de fabrica, motivul fiind existenta de defecte ascunse2otoarele respective fusesera exportate in 3ermania clientului &>"I%:"CU, in anii trecuti, iala momentul respectiv motoarele nu mai erau in perioada de garantie.

Pozitiile diferite Kn ceea ce priveste suportarea cheltuielilor de reparatii, condusesera lun conflict Kntre responsabilul de calitate si managerul adjunct R>UO. stfel, R>UO sustineca firma C/>"U trebuia sa raspunda pozitiv la solicitarile sale, intrucat 45 D din cifra deafaceri a companiei provenea din exportul pe aceasta relatie, importanta pentru companie. /randul sau directorul de calitate )/!"U sustinea ca solicitarea clientului nu era conforma cprevederile contractuale si genera premisa acceptarii unui compromis costisitor pentrC/>"U. In plus, directorul de calitate sustinea ca a primit de la managerul adjunct R>UO dispozitie de serviciu de a pregati o procedura prin care sa devina posibila efectuarea unoreparatii pe cheltuiala C/>"U, asupra motoarelor care au iesit din perioada de garantie.

In cursul verificarilor, discutiile purtate cu responsabilul de calitate au relevat ca acestmotoare produse de C/>"U, fusesera reexportate de firma de comert germana in locuri cconditii de functionare severe +temperaturi ridicate ori foarte scazute, umiditate ridicata, lipsaerului conditionat-. 2otoarele nu fusesera comandate cu caracteristici tehnice care sa permitfunctionarea acestora in conditiile respective.

In contractele de export nu se prevazusesera garantii pentru aceste conditii dfunctionare, si de aceea, responsabilul de calitate nu considera justificata acceptarea solicitarclientului de a se repara motoarele pe cheltuiala C/>"U. 2ai mult, directorul de calitatobtinuse informatii de la angajatii partenerului extern, din care reiesea ca acesta stransese dla la clientii sai un lot mai mare de motoare defecte, care urma sa fie trimis la C/>"U pentrreparatii. In anumite situatii, in trecut, datorita cheltuielilor mari pe care le implica transportumotoarelor din diferite zone ale globului si cheltuielile implicate de o eventuala constatare cauzelor care produsese defectul, se acceptase inlocuirea motoarelor defecte chiar fara constatare a viciilor de fabricatie respective, doar pe baza unor fotografii transmise prin e#mai2anagerul adjunct R>UO si#a sustinut decizia prin trei argumente1

4. &teinbec efectuase livrarea motoarelor la clientii finali, in unele cazuri, dupa trecereperioadei de garantie acordataE in practica acestui business, motorul intra in perioada dgarantie din momentul punerii in functiune. !e aceea, considera ca extinderea perioadei degarantie era o necesitate fireasca pentru pastrarea renumelui C/>"U de producator dmotoare fiabile.

A. In unele cazuri dupa punerea in functiune aparusera defecte care se datoraproducatorului si care erau reclamate de utilizator. <zantele in domeniu cereau ca repararea losa fie suportata de catre vanzator sau producator. Prin intelegere cu clientul, dansul acceptaseca reparatiile sa fie suportate de C/>"U, pentru motoarele cu defecte care puteau proveni di

vicii ascunse.. Relatia cu partenerul german era una traditionala, se derulase pe mai multi an

incasarile din vanzarile catre acesta sustineau intr#o buna masura fluxul de lichiditati acompaniei, iar comenzile viitoare de la acest partener depindeau de raspunsul favorabil lsolicitarea sa.

&ituatia era mai complicata decat parea la prima vedere si de aceea a fost nevoie dpunctul de vedere al managerului general 2IRUO cesta a aratat ca intre managerul adjuncR>UO si reprezentantul &>"I%:"CU exista o relatie care depasea cadrul normal de afacerintrucat toate discutiile si corespondenta era purtata direct in limba germana intre cei docontractele erau redactate tot in limba germana, R>UO fiind singurul cunoscator al aceste

30



limbi in companie. "xistau si informatii ca aceste relatii personale se concretizasera priconcedii facute impreuna, pe cheltuiala partenerului german.

Cu privire la pozitia directorului de calitate, managerul general 2IRUO sustinea cacesta este un tip mai abrupt si ca in spatele disputei pe care a avut#o cu managerul adjunct, seputea afla si preocuparea de a acoperi incidenta destul de mare a reclamatiilor de calitatePractic, existau multe motoare cu defecte de fabricatie, reclamate de clienti, care trecusera usode controlul de calitate.

/egat de problema motoarelor exportate in 3ermania, managerul 2IRUO nu avea pozitie ferma, fiind adeptul unei negocieri cu partenerul german, asupra cuantumului in carputeau fi suportate cheltuielile de reparatii de catre fiecare parte. ceasta ar fi fost, in opinia sapozitia de preferat, in locul unei rupturi provocate de refuzul total de a raspunde solicitarclientului, cu atat mai mult cu cat unele din defectele de fabricatie ale motoarelor C/>"U erareale si imputabile fabricii, indiferent de garantie.

Pentru clarificari, s#a recurs la o noua runda de discutii cu persoanele implicate isubiect.

!irectorul de calitate a admis faptul ca unele controale de calitate au fost superficiale sca in trecut au fost livrate clientilor motoare cu defecte, dar acest fapt s#a datorat presiunexercitate de managerul adjunct R>UO ca sa nu se incarce costurile de fabricatie prirecunoasterea unor rebuturi. In plus a aratat ca dl. R>UO a dat dispozitii si in trecut, pentru se repara pe cheltuiala C/>"U, motoare pentru partenerul german, dar intr#un numar mai misi fara implicatii financiare semnificative. !emersul de acum ar fi antrenat insa costuri de ordinua A55 9 AL5 mii euro, ceea ce ar fi insemnat intre 6 si 45 D din valoarea exportului catrpartenerul extern.

2anagerul adjunct R>UO a sustinut in fata C.. faptul ca managerul general incearcimpreuna cu directorul de calitate discreditarea sa si ca in spatele acestei actiuni stau interescontrare companiei. /a solicitarea Presedintelui C.. de a detalia, managerul adjunct R>UO a

aratat documente din care rezulta managerul general este actionar la o firma >"UR%! # care a participat la o licitatie organizata de &I":"%&, a concurat in fata luC/>"U si a castigat licitatia. 2anagerul adjunct R>UO a mai sustinut ca >"UR%! estconcurentul C/>"U si distribuie motoare produse in China, iar managerul general are uinteres material pe care incearca sa il ascunda, motiv pentru care ar fi alimentat problema cmotoarele de la partenerul german. Referitor la relatia sa cu partenerul german, R>UO admis faptul ca se cunosc de multi ani, au incredere unul in celalalt si au petrecut concedimpreuna, fiind invitatul acestuia in 3ermania. R>UO a recunoscut ca a dat dispozitii screasca exportul, convins ca acesta va sustine si efortul de a se repara motoarele defecte pcheltuiala C/>"U.

/a dezvaluirea datelor privind licitatia castigata de firma in care avea interese, managerugeneral 2IRUO si#a prezentat demisia in fata Consiliului de dministratie, solicitand investigare completa a cazului. Cu acest prilej, 2IRUO a precizat urmatoarele aspecte1

# 0irma respectiva a fost infiintata in urma cu 6 ani, asociindu#se cu 2/!"U. 9 varudirectorului de vanzari al C/>"U, si cu alti colegi de facultate. 0irma a generat profituri bune sdividende importante, avand un obiect de activitate distributia de motoare produse in China s

>aian. <lterior, dupa numirea sa ca director general la C/>"U, ar fi survenit o disputa cpartenerii de afaceri, din cauza unor datorii neachitate. Ca urmare s#a distantat de aceastfirma, a cesionat actiunile fiului sau, iesind in business#ul firmei >"UR%!.

# /egat de licitatie, managerul general 2IRUO a sustinut inscrierea la licitatie s#ar fi facufara stirea sa, manevra fiind pregatita de catre directorul comercial al C/>"U, aliatul luR>UO # !ir. gen. 2IRUO a informat Consiliul de dministratie cu privire la faptul ca manageruadjunct R>UO ar fi dispus transmiterea unor date si materiale documentare care constituiaproprietatea C/>"U catre partenerul german.

31



# ceste date ar fi fost transmise prin e#mail de catre seful serviciului proiectare, careste subalternul lui R>UO !ocumentatiile transmise contineau proiectele unor produsC/>"U,

costurile de fabricatie si preturile practicate de concurenta pentru aceste produse. 2amult aceste documentatii au fost intocmite in C/>"U, dar nu au fost inregistrate si certificatca fiind proprietatea companiei niciodata.

Cu ocazia verificarilor efectuate privind aspectele relatate de directorul general, s#confirmat ca R>UO avea o relatie in afara cadrului normal de business, cu reprezentantufirmei germane, ca pe calculatorul subalternului sau din &erviciul Proiectare au fost arhivate spastrate documentatiile produselor C/>"U, fiind posibila copierea acestora pe C!, satransmiterea acestora pe e#mail, fara nici o forma de monitorizare sau de protectie.

!e asemenea s#a confirmat ca de pe calculatorul lui R>UO au fost transmise e#mail#ucatre partenerul german, dar nu s#a stabilit ca au fost transmise documente ale C/>"U. Itimpul verificarilor, R>UO si#a prezentat la randul sau demisia.

Pentru a rezolva studiul de caz, formati echipe a cate G#H angajati si pe bazmaterialului,

solicitati fiecarei echipe sa raspunda la urmatoarele intrebari14. Care sunt problemele de etica si conformitate identificate in caz$A. Care sunt conflictele de interese din acest caz$. Care sunt aspectele de frauda$G. Care sunt slabiciunile de management$.Pla' role +raudaPentru Organizatori1Compania "lectron are ca obiect de activitate producerea si comercializare

computerelor portabile destinate lucrului in conditii grele. ceste computere pot fi utilizate inzone cu conditii grele de lucru si rezista la umiditate, praf, vibratii, socuri, fluxuelectromagnetice, adica in mine, cariere de calcar, pe santierele navale, in hidrocentrale, iturnatorii de metal, fabrici de ciment, de caramida sau materiale de constructii.

Compania este listata la bursa si pretul actiunilor a ajuns la o valoare record, datoritvanzarilor de exceptie, reusite pe o piata in crestere, iar actionarii asteapta dividende foartemari. <n scandal va afecta pretul actiunilor in mod semnificativ.

Compania "lectron este condusa de un Consiliu director alcatuit din directorul general 0ilip, directorul financiar # 3eorgiana si directorul comercial # &telian. !irectorul 3eneral are isubordine productia, resursele umane, auditul intern si etica, directorul financiar are icoordonare contabilitatea si gestiunile, iar directorul comercial coordoneaza echipa de vanzarachizitiile si logistica.

Cea mai buna echipa de vanzari este cea alcatuita din Ion, 2anuel si Catalina, care aca zona geografica Oltenia si :anatul. ceasta echipa a generat cele mai mari vanzari, fiind plocul 4, in fiecare trimestru. &uccesul lor vine din faptul ca Ion este veteranul care cunoaste todirectorii de fabrici si are usi deschise la toti managerii de achizitii. 2anuel este tananecasatorit, dinamic si are stofa de sales man, vorbind putin dar pe faza la nevoile clientului.

Catalina este cea mai fermecatoare persoana din divizia de vanzari si a fost aleasa dIon, special pentru efectul pe care il are asupra clientilor. In fata ei clientii uita sa negociezepreturile si accepta termenele propuse de Ion si 2anuel. "chipa functioneaza bine si deodataapare problema@ Cineva de la financiar spune ca deconturile lor nu sunt OU.

Jocul incepe cand !irectorul general si !irectorul 0inanciar reactioneaza, chemandu#i lsala de consiliu pe 0lorina 9 directorul de resurse umane, %icolae 9 responsabilul de etica sconformitate si 3abriel 9 auditorul intern. /e prezinta problema si dispun efectuarea uneinvestigatii, intervievarea echipei de vanzari, clarificarea problemei si prezentarea unui raport.

32



Pentru a realiza investigatia %icolae si 3abriel au acces la deconturile echipei de vanzasi constata ca deconturile sunt mult umflate, astfel ca in trei ani compania a achitat in monejustificat echpei de vanzari, peste H5.555 "<RO.

Pentru buna desfasurare a roleplaing#ului, materialul este confidential si doaorganizatorul are voie sa il cunoasca in ansamblu. Ceilalti au acces doar la rolurile proprii.

Pentru succesul exercitiului trebuie sa alegeti bine personajele, sa le dati rolurile, sa instruiti pe fiecare in parte, sa ii rugati sa isi invete rolul, sa le acordati dreptul de a improvizcand considera necesar, dar fara a afecta seriozitatea si focusul problemei.

Organizati scenariul intr#o incapere in care personajele vor intra pe rand, vor efectuprestatia in fata spectatorilor si vor iesi din scena cand au terminat si vor astepta panlasectiunea de concluzii. udierile vor fi separate, ipoteza va fi construita in fata audientei, iaraportul va fi redactat draft intr#o pauza de 5 min. !upa pauza va fi prezentat raportul, vor dezbatute punctele de vedere ale echipei de vanzari si vor concluziona membrii consiliulu!irector. !upa adoptarea deciziilor, spectatorii vor putea comenta si intreba ceea ce considerPe parcursul exercitiului, spectatorii vor fi rugati sa isi noteze comentarii, intrebari sau dilemecare vor fi discutate dupa finalizarea jocului. >rebuie sa obtineti finalizarea investigatieprezentarea ei catre cei implicati si sustinerea masurilor propuse in fata Consiliului !irector. Infinal participantii vor invata cum se trateaza o frauda si cat de complexa este.

%u recomand sa filmati exercitiul pentru ca riscati sa afectati creativitatea sspontaneitatea actorilor amatori. !ati#le libertatea sa se produca si veti avea o revelatie.

.Rolurile1. Ion / (eniorul echipei de vanzari / rol principal1 Charmant, volubil, niciodat

suparat, cu un simt al umorului remarcabil, un diplomat si un cuceritor. "ste un maestru asocializarii, foarte cult, capabil sa iasa trimfator din orice situatie.

antrenat echipa in cele mai de succes vanzari, printr#o excelenta comunicare si prirelatiile pe care le are. "ste capabil sa vanda in primul rand prin capacitatea sa de socializarefiind cel mai bun salesman pe care il are compania. %u si#a pus niciodata contactele sale isistemul CR2 al companiei si tine minte toate telefoanele persoanelor cu care lucreaza, fiinanti tehnologie, un salesman de stil vechi. %u lucreaza cu calculatorul.

Ion este capabil sa petreaca si sa bea cu clientul pana dimineata, apoi sa incheie ucontract fara greseala si profitabil pentru firma. %u a ratat niciodata o negociere si a generavanzari frumoase in cariera sa, aceasta fiind o colectie de succese.

Impreuna cu 2anuel a pus la cale o schema prin care amandoi figureaza in delegatimai mult de 65D din timp, incaseaza diurna si deconteaza bani frumosi pe bonuri de carburansi chitante de hotel, fara sa ajunga acolo.

Pentru asta 2anuel si#a facut relatii in fiecare localitate unde au clientii sediul, si de labenzinariile si hotelurile locale, obtin bonuri, facturi si chitante fictive, de la casierisareceptionisti in schimbul a ALD din valoarea acestor documente justificative.

In nici un caz, si chiar daca faptele sale ar fi dovedite, Ion nu ar recunoaste ce i se punin sarcina nici in ruptul capului, deoarece ar distruge piedestalul pe care troneaza.

In ultimii trei ani a castigat din aceste manopere frauduloase mai mult de 5.555 "<RO

bani care i#au satisfacut pasiunea pentru pescuit. re cele mai moderne scule de pescuit si mandru de asta, laudandu#se mereu cu capturile sale.

Partenerul lui de pescuit este directorul comercial &telian, innebunit sa ajunga pe baltacu Ion. Ion si &telian sunt prieteni din facultate si fiecare ii tine spatele celuilaltpentru ca atrecut prin vremuri grele impreuna.

Ion stie ca prietenul sau &telian o are ca amanta pe Catalina si de aceea o lasa saciupeasca si ea ceva bani din delegatii, dar nu stie amploarea sumelor. Ca un gentleman, nu vvorbi niciodata despre asta.

Ordinele de delegatii si deconturile lui Ion sunt semnate de directorul comercial, iapentru delegatiile lui 2anuel si Catalina documentele le aproba Ion.

33



Ion a aprobat chiar si decontul pentru o delegatie facuta fictiv de Catalina, chiar in timpuexcursiei pe care aceasta a facut#o cu !irectorul Comercial in ustria la si.

Ion a aflat de la clientii sai ca uditorul a verificat vizitele sale la firmele cu care lucreazsi se considera jignit ca nu a fost el intrebat mai intai despre asta, si ca, in acest mod, i#a foslezat grav prestigiul sau in piata si i#a afectat puterea sa de negociere.

Ion este hotarat sa isi dea demisia daca el sau echipa lui va fi atacata de cei care nu stiuce greu se fac vanzarile si doar cheltuie banii companiei, pe care el ii aduce cu efortuextraordinare.

.%. Manuel - neamtul echipei / rol principal1 este analitic, meticulos si un om corect d

felul sau. "l lucreaza pe computer, el inregistreaza ofertele, contractele si cotatiile de pret, ecompleteaza CR2 9ul, el asigura ca tot ceea ce lucreaza echipa de vanzari este adus la zi insistemele informatice ale companiei.

2anuel a invatat ca daca il asculta pe Ion ii merge bine si castiga comisioane de vanzacum nu ar fi reusit daca ar fi lucrat pe puterile sale. Ion a pus la cale o schema prin caramandoi figureaza in delegatie mai mult de 65D din timp, incaseaza diurna si deconteaza banpe bonuri de carburant si chitante de hotel, fara sa ajunga ac olo. Pentru asta 2anuel si#a facurelatii in fiecare localitate unde au clientii sediul, si de la benzinariile si hotelurile locale, obtinebonuri, facturi si chitante fictive, de la casieri sau receptionisti in schimbul a ALD din valoareaacestor documente justificative.

"l a facut tot ce l#a invatat Ion si i#a dat intotdeauna acestuia toti banii decontati prindocumente false, fara a#si pastra pentru sine din acei bani. 2anuel a incasat de la casierideconturile si a oprit doar sumele pe care le#a cheltuit in realitate in delegatii.

Restul :anilor i#a dat lui Ion. !e la inceput Ion i#a spus ca plateste chefurile pe care lface cu clientii si pentru asta cheltuie multi bani. %umai asa reuseste sa vanda atat de mupentru companie si echipa primeste bonusuri atat de frumoase. 2anuel a primit bonusufrumoase pentru un tip care nu are stofa de vanzator, datorita generozitatii sefului sau Ion.

2anuel chiar si#a notat in agenda sa datele deconturilor fictive si sumele date lui Ionastfel incat daca Ion vrea sa il verifice oricand, sa fie cat mai exact. :ineinteles ca nu i#a spusnimic Catalinei, dar banuieste ca aceasta s#a prins de schema si face la fel dar la scara mumai mica. ltfel nu si#ar explica hainele, parfumurile si bijuteriile afisate.

2anuel are grija sa ajunga la companiile client, sa asigure intocmirea contractelonegociate telefonic de Ion, luand#o cu el pe Catalina, sa deschida usile pe care nu le deschidIon cu relatiile sale.

2anuel este constient ca directorul comercial a adus#o in organizatie pe Catalina si caaceasta nu i#a ramas datoare.

In mod cert, daca 2anuel va fi intrebat de management sau de responsabilul de etica imod cald si politicos asupra acestor aspecte, le#ar comunica cu lux de amanunte, caci ar fi utca si alte echipe sa obtine rezultate similare.

!aca va fi bruscat sau jignit, nu va mai spune nimic si va parasi incaperea. Cand estatacat devine defensiv si se blocheaza. %u ar vrea insa sa il supere pe Ion caruia ii datoreazcariera si prosperitatea sa.

. Catalina / tanara speranta / rol principal1 fermecatoare, adora luxul, hainele sparfumurile. "ste intr#o relatie intima profitabila cu dir. Comercial &telian si spera sa il determinesa ii cumpere un apartament.

Catalina castiga bine in echipa lui Ion si si#a dat seama ca acesta, impreuna cu 2anueau pus la cale o schema prin care amandoi figureaza in delegatie mai mult de 65D din timpincaseaza diurna si deconteaza bani frumosi pe bonuri de carburant si chitante de hotel, fara sajunga acolo.

Pentru asta 2anuel si#a facut relatii in fiecare localitate unde au clientii sediul, si de labenzinariile si hotelurile locale, obtine bonuri, facturi si chitante fictive, de la casieri sareceptionisti.

34



Prin farmecul ei, a facut si ea la fel, o schema mai mica, si a reusit sa obtina in mosimilar sume care au crescut de la luna la luna, ajungand dupa un an si jumatate sa castigesuplimentar 655 "<RO lunar. %imeni nu isi da seama, pentru ca ea tine evidenta ordinelor ddeplasare si are grija sa fie in delegatie in aceeasi perioada si la aceleasi hoteluri cu Ion s2anuel. avut grija sa nu deconteze bonuri de carburanti, pentru ca Peugeot#ul sau este pbenzina iar masinile firmei sunt diesel. In perioadele in care figureaza in delegatie, merge istatiuni de si sau pe litoral, iar in iarna trecuta a fost la si in ustria cu directorul comercial, pebanii acestuia. :ineinteles ca figura intr#o delegatie la >imisoara.

aflat confidential de la directorul comercial &telian ca a inceput o investigatie cu privirla aceste deconturi si intentioneaza sa faca jocul lui Ion, deoarece altfel risca sa isi piardpostul.

/a nevoie il va sacrifica pe 2anuel, aruncand asupra lui responsabilitatea pentru toatdeconturile, deoarece ea foloseste parolele lui 2anuel pentru inregistrarea tranzactiilor isistemul informatic.

%u va recunoaste decat ceea ce este clar probat cu documente. !econturile ei sunaprobate de Ion, care nu verifica prea atent documentele anexate la delegatie.

In plus nu are scrupule si va incerca sa ii cucereasca pe auditor sau pe responsabilul detica pentru a#si acoperi faptele.

%u o suporta deloc pe 0lorina 9 directorul Resurse <mane si va genera conflicte caceasta, ori de cate ori va avea ocazia.

G. !irectorul 3eneral 9 0ilip # rol secundar1 )orbeste putin, decide ferm si este inamicuminciunii si al fraudei. Intreaba direct si asteapta raspunsuri relevante. %u este prieten cnimeni din companie, fiind o masinarie de condus afacerea. !in ratiuni de taxe a acceptat cPrima lui &telian de anul trecut sa fie acordata sub forma unei excursii in ustria. )cantariargumentele partilor si va adopta o decizie in interesul companiei, oricat de dura sanepopulara ar fi ea.

L. !irectorul Comercial 9 &telian # rol secundar1 2aestru al vorbelor si diplomadesavarsit. &e bazeaza pe echipa de vanzari pentru succesul sau si crede ca stie tot ce sintampla acolo de la Catalina 9 amanta sa. Prietenul sau Ion este seful echipei de vanzari spartenerul sau de pescuit. ceasta un inseamna ca va tolera o frauda sau ca isi va sacrificprestigiul pentru bani sau prieteni. In iarna trecuta a fost cu Catalina la si in ustria si l#informat pe 0ilip ca a renuntat la Prima anuala, pentru a deconta excursia sa in ustria, iaacesta nu a refuzat solicitarea sa.

)a adopta o decizie bazata pe interesul comercial al companiei..L. !irectorul 0inanciar 9 3eorgiana # rol secundar1 Corecta, excelenta profesiona

membru CC, este decisa sa opreasca frauda produsa de cei de la vanzari si sa faca scuratenie in zona deconturilor, o durere mai veche a companiei. )a adopta o decizie dura ptRecuperarea prejudiciului.

"chipa de investigatie0lorina 9 directorul de resurse umane, %icolae 9 responsabilul de etica si conformitate s

3abriel 9 auditorul intern reprezinta echipa de investigatie, care are o misiune clara1

# sa stabileasca ce s#a intamplat in echipa de vanzari a lui Ion, cu deconturile si elgatiile# sa intervieveze si sa ia declaratii de la fiecare membru al echipei lui Ion # &a coroboreze

delegatiile cu confirmarile de la clienti si cu rapoartele de la Orange si 3P&# &a stabileasca ipoteza de lucru si sa o confirme cu directorul financiar # &a intocmeasca actul de constatare pe care sa il prezinte echipei lui Ion pentr

semnareE# &a prezinte consiliului director un executive summar cu propuneri de masuri.Informatiile disponibile sunt1# !econturile lui Ion sunt semnate de directorul comercial, si nici unul# !econturile lui 2anuel si Catalina sunt aprobate de Ion

35



# In timpul delegatiilor in care figureaza efectuate impreuna, se efectueaza convorbitelefonice de pe mobil, intre membrii echipei lui Ion, cu durata mare.

# Rapoartele 3P& ale masinii aflate la dispozitia echipei de vanzari, indica discrepantmari intre locul unde a fost stationata masina si localitatea unde figureaza ca s#ar fi efectuadelegatia, potrivit deconturilor. In GA de cazuri masina figureaza stationata la adresa lui Ion, desdelegatiile inregistreaza deplasari la clientii din afara orasului.

# In timpul delegatiei de 4L zile la >imisoara, Catalina a figurat cu convorbiri de mobfacturate prin serviciul de roaming, din ustria, inregistrate in desfasuratorul facturii de telefoniemobila

# &olicitati de la clienti sa confirme prin copii de la registrul de poarta a intrarilor in sediilacestora a lui Ion 2anuel si Catalina. Primiti liste care indica faptul ca Ion a intrat in incintelerespective, in mai putin de 45 D din cazuri, Catalina in ALD din cazuri iar 2anuel in G5 D dicazuri, in ultimii trei ani.

# !elegatiile care nu au fost confirmate de clienti, conduc la urmatoarele prejudicii1 Ion incasat necuvenit suma de 5.555 euro, 2anuel a incasat necuvenit, 4L.555 euro iar Catalinamai noua in echipa a incasat F.555 "<RO.

# ti solicitat la hotelurile care au emis facturi atasate acestor deconturi, sa confirmincasarea sumelor cash, care figureaza in chitante, dar nu ati primit raspunsuri, deocamdata.

Manual Antifrauda

Documents

Transcript of Manual Antifrauda