Manual Analítica Sage Murano

Marketing Producto - SAGE Soluciones de Gestin Empresarial

Analtica Sage Murano

SAGE Soluciones de Gestin Empresarial


ndice del Manual

ndice del Manual ......................................................................................................................................... 2

INTRODUCCIN: CONCEPTOS TERICOS DE ANALTICA .............................................................................. 3

CREAR Y CONFIGURAR LA EMPRESA ............................................................................................................ 5

1. ALTA Y DEFINICIN DE DATOS GENERALES DE UNA EMPRESA ........................................................... 5 2. ASISTENTE DE CONFIGURACIN .......................................................................................................... 6

MANTENIMIENTO DE FICHEROS MAESTROS .............................................................................................. 13

1. PLAN DE CUENTAS ............................................................................................................................. 13 2. DELEGACIONES .................................................................................................................................. 15 3. CANALES ............................................................................................................................................ 16 4. DEPARTAMENTOS .............................................................................................................................. 17 5. SECCIONES ......................................................................................................................................... 18 6. PROYECTOS ........................................................................................................................................ 19 7. PIRMIDES ......................................................................................................................................... 20

GUAS DE REPARTO DE ANALTICA ............................................................................................................. 21

1. MANTENIMIENTO DE GUAS DE REPARTO ........................................................................................ 21 PROCESOS DE ANALTICA ........................................................................................................................... 28

1. GENERACIN REGISTROS ANALTICA ................................................................................................ 28 1.1.- Desde Contabilidad Sage Murano ................................................................................................ 28 1.2.- Desde Analtica Sage Murano ....................................................................................................... 30 2. BORRADO REGISTROS ANALTICA ...................................................................................................... 31 3. ACUMULADOS A CERO Y ACTUALIZAR............................................................................................... 32

BALANCES E INFORMES .............................................................................................................................. 34

1. COMPROBACIN ............................................................................................................................... 34 2. EXPLOTACIN .................................................................................................................................... 37 3. INFORMES / DIARIO MOVIMIENTOS ................................................................................................. 40 4. INFORMES / DIFERENCIAS CONTA - ANALTICA ................................................................................. 41

CONTROL PRESUPUESTARIO ...................................................................................................................... 42

1. CONFECCIN PRESUPUESTO ............................................................................................................. 42 1.1.- Entrada guas reas / Epgrafes .................................................................................................... 42 1.2.- Entrada confeccin presupuesto .................................................................................................. 44 2. IMPORTACIONES REAL / PRESUPUESTOS .......................................................................................... 50 2.1.- Configuracin guas ...................................................................................................................... 50 2.2.- Proceso importaciones ................................................................................................................. 54

MENSAJES EN LA APLICACIN .................................................................................................................... 58

1. MENSAJE: NO HAY CAMPOS DEFINIDOS EN LA CONFIGURACIN DE ANALTICA DE LA EMPRESA. SE INHABILITA EL TRATAMIENTO DE ANALTICA. .............................................................. 58



INTRODUCCIN: CONCEPTOS TERICOS DE ANALTICA

La Analtica o contabilidad de costes es una rama de la contabilidad que analiza cmo se distribuyen los costes y los ingresos que genera una empresa entre:

Los diversos productos que fabrica / comercializa o los servicios que ofrece. Entre sus diferentes departamentos de la empresa. Entre sus clientes.

Con ello, trata de ver cual es el coste de cada producto, de cada departamento, de cada cliente, y ver que rentabilidad obtiene de cada uno de ellos.

Veamos un ejemplo: supongamos una empresa de calzado que fabrica diversos productos.

La contabilidad general nos permite conocer a cuanto ascienden los gastos de personal, de materia prima, de suministros, de amortizaciones, etc., y a cuanto ascienden los ingresos totales. La contabilidad de costes, en cambio, nos dir cuanto le cuesta a la empresa fabricar cada tipo de zapato; de ese coste, que parte corresponde a consumo de materia prima, que parte a mano de obra, que parte a amortizacin de maquinaria, etc. Tambin nos permite saber que margen obtiene la empresa de cada tipo de zapato, cuales son los ms rentables y en cuales pierde dinero.

Adems, nos dir como se distribuyen los gastos de la empresa entre los diversos departamentos (compras, produccin, ventas, administracin, etc.).

En definitiva, mientras que la contabilidad general analiza la empresa en su conjunto, la contabilidad de coste permite analizar en profundidad los ingresos que se han generado y los costes que se han producido. La contabilidad de costes permite:

Conocer en que costes incurre la empresa en cada fase de elaboracin de sus productos. Valorar las existencias de productos en curso, semiterminados y terminados (en funcin de los costes en los que hasta ese momento hayan generado). Detectar posibles actividades, productos o clientes en los que la empresa pierde dinero. Fijar los precios de venta conociendo que margen obtiene en cada producto.

La informacin que elabora la contabilidad general (balance, cuenta de resultados, estados y origen de aplicacin de fondos, etc.) va destinada tanto a la propia empresa como a agentes externos (accionistas, Hacienda, Registro Mercantil, entidades financieras, etc.), mientras que la informacin que genera la contabilidad de costes va dirigida nicamente a los rganos internos de la empresa.

Sus destinatarios son la direccin de la empresa y los responsables de los distintos departamentos con vista a que puedan conocer en profundidad cmo



evolucionan los diversos costes e ingresos, en qu medida se apartan de los presupuestos, as como los motivos de estas desviaciones, cuales son las actividades rentables y en cuales se pierde dinero, etc.

Mientras que la contabilidad general tiene unas normas y criterios muy determinados, que son de obligado cumplimiento para todas las empresas, en la contabilidad de costes cada entidad tiene plena libertad para establecer aquel sistema que mejor se adapte a sus necesidades (de hecho, muchas empresas no aplican ningn sistema de contabilidad de costes).

Tipos de coste:

1. segn su modalidad

- Materias primas - Costes de personal - Amortizaciones

2. Segn se puedan asignar o no de manera objetiva

- Directo Ejemplo: El consumo elctrico, telefnico, agua... de cada delegacin se puede imputar directamente.

- Indirecto Ejemplo: En una campaa de publicidad a nivel nacional se deben establecer unos criterios de reparto para cada delegacin.

La tipologa objetiva puede variar, y no siempre el consumo elctrico es un coste directo, si en lugar de tener una estructura de costes basado en delegaciones lo tuviramos en funcin del departamento, la imputacin de la electricidad a cada departamento se tendra que realizar de forma indirecta, ya que no existira un contador de la luz en cada departamento donde nos dijera el consumo elctrico por departamento.



CREAR Y CONFIGURAR LA EMPRESA

1. ALTA Y DEFINICIN DE DATOS GENERALES DE UNA EMPRESA

El primer paso para poder empezar a trabajar con la aplicacin sera dar de alta la empresa con la cual pretendamos trabajar. Al instalar la aplicacin se entrega ya creada la empresa nmero 9999 de demostracin.

En esta primera pantalla del mantenimiento de empresa informaremos el cdigo de la empresa, el CIF/DNI europeo de la empresa as como el nombre de dicha empresa, clase de empresa que es, etc. La parte inferior de la pantalla aparece dividida en tres pestaas en las que nos pide diversa informacin relativa a la empresa; La primera pestaa es la de Domicilios, aqu informaremos los distintos domicilios (Fiscal, Social, etc.) que pueda tener la empresa. La forma de dar de alta los distintos domicilios consiste en situar el puntero del ratn en la columna de la izquierda, en ese momento el icono del puntero se trasformar en un icono de visto bueno y pulsando el botn derecho del ratn nos aparecer un men contextual y pulsaremos la opcin de insertar y podremos informar el domicilio de la empresa. La segunda pestaa es la de Caractersticas, aqu lo ms importante es la parte de la derecha llamada Aplicaciones empresa en la cual deberemos asociar todas y cada una de las aplicaciones con las que pretendamos trabajar con esta empresa ya que de



lo contrario las opciones de dichas aplicaciones no apareceran en el men de la aplicacin.

Por ltimo la tercera pestaa llamadas Datos Registrales nos permitir informar entre otras cosas los datos de la cuenta bancaria a travs de la cual la empresa realiza los ingresos de impuestos as como los datos registrales de la misma.

2. ASISTENTE DE CONFIGURACIN

Una vez dada de alta la empresa a travs de la pantalla del mantenimiento, el siguiente paso sera acceder al asistente de configuracin de la misma a travs del men Procesos / Asistente de configuracin. A travs del asistente de configuracin de analtica podremos configurar las diferentes caractersticas de funcionamiento de la empresa, as como diversos parmetros de personalizacin de la aplicacin como son por ejemplo los campos analticos con los que trabajar la empresa.



En esta primera pantalla del asistente de configuracin indicaremos si queremos enlazar la definicin analtica de otra empresa, esto har que la empresa activa asuma por defecto la configuracin analtica (campos analticos, etc) de la empresa que le indiquemos como empresa de enlace. A continuacin indicaremos si queremos tener la posibilidad de crear o definir guas de reparto de analtica, y en caso afirmativo, podremos indicar el nmero mximo de niveles de desglose con los que trabajaremos, es decir, el nmero mximo de niveles de desglose para los movimientos de analtica. Si marcamos la opcin de Desglose en tiempo real, se realizar automticamente el desglose de los movimientos analticos una vez que se da de alta un registro en Analtica; en caso contrario se deber ejecutar la opcin de Generacin de registros para hacer dicho desglose en diferido. Por ltimo, la opcin de Mantener informacin de acumulados nos permitir indicar si queremos tener la posibilidad de extraer informacin de la tabla de acumulados de Analtica junto con la tabla de movimientos de Analtica. Una vez configurada esta primera pantalla del asistente de configuracin de Analtica, si hemos marcado la opcin de Definicin guas de reparto, deberamos pulsar el



botn de Configurar para poder definir el resto de datos del asistente relacionados con las guas de reparto.

En esta primera pantalla la aplicacin nos pedir que le indiquemos con qu campos analticos vamos a trabajar en nuestra empresa; a travs del botn Altas nos aparecer una relacin de todos los campos analticos con los que podemos trabajar y deberemos escoger aquellos que nos interesen. Los campos que escojamos en esta primera pantalla sern aquellos campos con los que vamos a poder trabajar con la aplicacin de analtica a la hora de crear guas de reparto. Una vez escogidos los campos analticos con los que vayamos a trabajar, pulsaremos el botn siguiente y nos aparecer la siguiente pantalla del asistente:



En esta pantalla indicaremos cuales de los campos que hemos escogido previamente como campos analticos son los que queremos que aparezcan en las cabeceras de las guas de reparto que crearemos con posterioridad. Los campos que seleccionemos en esta pantalla como campos de entrada o campos cabecera sern los que condicionen el desglose de los movimientos de Analtica ya que la aplicacin, el sistema que sigue para saber en cada momento qu gua de reparto se ha de ejecutar, ser el de comparar la informacin del asiento contable con los datos que hayamos informado en los distintos campos que conformen la cabecera de cada una de las guas de reparto, y aquella gua que tenga el mayor numero de coincidencias ser la que se ejecute automticamente. NOTA: Si no estamos seguros de qu campos incluir en la cabecera de las guas, es mejor incluir todos los que aparezcan, ya que as siempre los tendremos disponibles para poder utilizarlos a la hora de crear las guas de reparto. El hecho de que un determinado campo aparezca en la cabecera de las guas no implica que forzosamente lo tengamos que utilizar, sino que podremos utilizar los campos que en cada momento nos interese y el resto dejarlos en blanco. Una vez indicados los campos que queremos visualizar en las cabeceras de las guas, pulsaremos siguiente y nos aparecer esta pantalla:



En ella deberemos indicar cuales de los campos analticos con los que vamos a trabajar en nuestra empresa, queremos que aparezcan como campos de salida en las guas de reparto; los campos de salida sern los que aparecern en las lneas de las guas de reparto o campos de desglose que formarn los nuevos registros de Analtica. Finalmente, si pulsamos siguiente, accederemos a la ltima pantalla del asistente de configuracin:



En esta pantalla podremos indicar qu informacin se ha de guardar en cada uno de los campos disponibles (del 1 al 9) que tiene la tabla de acumulados de analtica; la informacin que guarde cada uno de estos campos ser la que intervendr en cada uno de los balances de analtica. Una vez que pulsemos el botn Finalizar habremos acabado la configuracin analtica de nuestra empresa. Dentro del men Asistente de Configuracin tambin podemos encontrar los perodos analticos.



MANTENIMIENTO DE FICHEROS MAESTROS

1. PLAN DE CUENTAS

Para crear el plan de cuentas de Analtica deberemos acceder a la opcin de Analtica / Datos Maestros / Cuentas de Analtica y una vez all podremos generar el plan de cuentas de forma automtica copiando el plan de cuentas analtico de otra empresa a travs de la opcin de men Procesos / Importar cuentas.

Una vez generado el plan de cuentas de Analtica el siguiente paso sera vincular o enlazar las cuentas de Contabilidad con las cuentas de Analtica ya que ambas aplicaciones utilizan planes de cuentas independientes; para poder realizar dicho enlace de cuentas accederemos al mantenimiento del plan de cuentas de Contabilidad y una vez all iremos a la pestaa de Analtica:



En este apartado es donde deberemos vincular cada cuenta de Contabilidad de la cual queramos llevar el tratamiento analtico (normalmente cuentas de gastos e ingresos, grupos 6 y 7) con la correspondiente cuenta de Analtica. Existe la posibilidad de que esta vinculacin o enlace lo haga de manera automtica la aplicacin; para ello deberemos acudir a la opcin de Procesos / Importacin de relacin Analtica, esto har que cada cuenta de Contabilidad se vincule con su correspondiente cuenta de Analtica (en la imagen anterior vemos que la cuenta 628000000 de Contabilidad est enlazada con la cuenta 628000000 de Analtica, aunque si quisiramos podramos informar una cuenta diferente de forma manual). En cuanto al resto de opciones de la pantalla, si marcamos el check de Activar



ventana desglose esto har que cada vez que entremos un asiento en contabilidad utilizando dicha cuenta, se nos abrir de forma automtica la ventana de desglose analtico (ctrl. + Y) para poder imputar los gastos de forma manual entre las distintas delegaciones, departamentos, secciones, etc. que pudiramos tener en nuestra empresa. En cuanto a las opciones de Desglose que tenemos relativas a los campos de Delegaciones, canales, departamentos, secciones y proyectos, admiten 3 valores diferentes:

No necesario informar: El campo en cuestin puede ser informado o no y no contendr valor por defecto. Necesario informar: El campo en cuestin deber ser informado y podr tener un valor por defecto. Valor fijo: El campo en cuestin deber ser informado y contendr un valor por defecto.

2. DELEGACIONES

Para acceder al mantenimiento de delegaciones deberemos acudir al mdulo de Inicio y una vez all acceder a Datos maestros por empresa / Datos Analticos / Delegaciones. Dicho mantenimiento nos permitir dar de alta las delegaciones con las que vayamos a trabajar.



3. CANALES

Para acceder al mantenimiento de canales deberemos acudir al mdulo de Inicio y una vez all acceder a Datos maestros por empresa / Datos Analticos / Canales. Dicho mantenimiento nos permitir dar de alta los canales con los que vayamos a trabajar.



4. DEPARTAMENTOS

Para acceder al mantenimiento de departamentos deberemos acudir al mdulo de Inicio y una vez all acceder a Datos maestros por empresa / Datos Analticos / Departamentos. Dicho mantenimiento nos permitir dar de alta los Departamentos con los que vayamos a trabajar.



5. SECCIONES

Para acceder al mantenimiento de Secciones deberemos acudir al mdulo de Inicio y una vez all acceder a Datos maestros por empresa / Datos Analticos / Secciones. Dicho mantenimiento nos permitir dar de alta las Secciones con las que vayamos a trabajar.



6. PROYECTOS

Para acceder al mantenimiento de proyectos deberemos acudir al mdulo de Inicio y una vez all acceder a Datos maestros por empresa / Datos Analticos / Proyectos. Dicho mantenimiento nos permitir dar de alta los proyectos con los que vayamos a trabajar.



7. PIRMIDES

Para acceder al mantenimiento de pirmides deberemos acudir al mdulo de Inicio y una vez all acceder a Datos maestros por empresa / Datos Analticos / Pirmides. Dicho mantenimiento nos permitir dar de alta las Pirmides con las que vayamos a trabajar.



GUAS DE REPARTO DE ANALTICA

1. MANTENIMIENTO DE GUAS DE REPARTO

Lo primero que deberamos hacer si es la primera vez que vamos a crear una gua de reparto de Analtica seria entrar en la opcin de Administrador de aplicacin / Asistente de configuracin / Analtica. A travs de esa pantalla definiremos las caractersticas que tendrn las guas de reparto que generemos para dicha empresa. (Visto ya anteriormente). Una vez configurados los campos analticos de la empresa podramos pasar ya a lo que es propiamente el diseo de las guas de reparto. Estas guas permiten la definicin automtica de movimientos analticos, partiendo de un apunte contable o presupuesto. Estos desgloses se realizan desde la entrada de asientos de Contabilidad, a tiempo real, o desde la opcin de generar registros de analtica, a tiempo diferido. Tambin existe la posibilidad de entrar manualmente los desgloses analticos desde la entrada de movimientos de analtica. Para la definicin de las guas es necesario definir, en primer lugar, los campos de entrada o disparo en la configuracin de analtica. Dichos campos sern los campos de la cabecera de la gua de reparto a definir. La definicin de niveles, tipo pirmide, ejercicio, nmero perodos, etc, se realiza en la cabecera de la pantalla siguiente:



En esta pantalla deberemos indicar un cdigo para la gua que vamos a crear e indicaremos el tipo de pirmide a la cual pertenecer la gua (si la empresa no trabaja con distintos tipos de pirmide, su valor por defecto ser 0). A travs de las casillas de ejercicio y nmero perodo podremos indicar a partir de qu mes y ao se ha de ejecutar la gua en cuestin. A continuacin nos pedir que indiquemos el nivel/es de entrada y el nivel de salida; la casilla de nivel de entrada hace referencia al nivel de desglose del movimiento de entrada (el movimiento original es de nivel 0, los movimientos que se generen automticamente por el desglose de las guas sern del nivel que se defina en la casilla de nivel de salida). Una misma gua se puede desglosar mediante la entrada de movimientos de distintos niveles (por ejemplo en este campo se puede entrar el valor 01, es decir nivel de entrada 0 y nivel de entrada 1 y en el nivel de salida informaramos un 2, esto significa que los movimientos con nivel de entrada 0 o 1 que cumplan las condiciones de la gua, generaran movimientos de nivel 2).



El campo Elimina registro origen sirve para indicar si queremos que los registros que originan los distintos desgloses (registros origen) sean eliminados o no (dichos registros no se eliminan fsicamente sino que la aplicacin les asigna un status de eliminado). Por ltimo aparecern los campos de entrada que hayamos configurado en el asistente de configuracin de analtica como campos de entrada (la aplicacin utilizar la informacin que pongamos en dichos campos para saber cual de las guas de reparto que tengamos creadas se ha de ejecutar en cada ocasin, ya que lo que har ser buscar de forma inteligente la gua que ms coincidencia tenga entre el movimiento contable y la cabecera de la gua). Una vez informada la cabecera de la gua, ya podramos pasar a definir el apartado de desglose de lneas donde deberemos informar las distintas imputaciones (porcentaje o importe fijo) que queremos aplicar a los distintos campos analticos con los que trabajemos (Delegaciones, Departamentos, Secciones, etc.). A continuacin vamos a ver un ejemplo de lo explicado anteriormente relativo a la creacin de guas de reparto de Analtica:

En este ejemplo se explica como generar una gua de reparto desglosada en departamentos y secciones. El reparto de la gua es el que a continuacin muestra el siguiente organigrama.

Es decir, lo que pretendemos en crear las guas de reparto necesarias para que la aplicacin sea capaz de repartir el gasto de los sueldos y salarios de nuestra empresa (Cta. 640000000) entre los distintos departamentos de nuestra empresa (A, B, C y D) y a continuacin que los importes imputados a los departamentos A y B a su vez se



subdividan entre sus distintas secciones.

Segn el organigrama deberemos crear 3 guas de reparto, las cuales se relacionan entre s por el campo "Nivel/es disp.entrada" y "Nivel disparo de salida". Para dar de alta las guas de reparto acceder a la opcin de men Contabilidad y finanzas / Analtica / Datos maestros / Guas de reparto.

Gua 1: Desglose Departamentos A, B, C, D.

Como vemos en esta primera gua informamos que el nivel de entrada es 0 ya que ha de ser la primera gua que se ha de disparar (el registro que provocar el disparo de esta gua ser el asiento contable de sueldos y salarios que entremos en la aplicacin de contabilidad; el asiento contable siempre es de nivel de entrada 0) y deberemos informar tambin la cuenta contable que vamos a utilizar en la entrada del asiento en contabilidad (cta. 640000000).

Una vez hecho esto, informamos en el apartado de lneas de desglose los 4 departamentos (A, B, C y D) a los cuales se ha de imputar el gasto de sueldos y salarios e informamos en este caso el porcentaje que se ha de imputar a cada uno de ellos.



A continuacin daramos de alta la segunda gua la cual ha de repartir el importe imputado al Departamento A entre sus 2 Secciones (1 y 2).

Gua 2: Desglose del departamento A.

En esta segunda gua hemos informado como nivel de entrada 1 y nivel de salida 2 para que la aplicacin sepa que esta gua se ha de desglosar en funcin de los importes resultantes de la gua anterior.

Asimismo, deberemos informar en la cabecera de la gua el cdigo de Departamento que ha de coger (Dep. A) para repartir el importe imputado a dicho departamento entre sus 2 secciones.

Por ltimo daramos de alta la tercera gua la cual ha de repartir el importe imputado al Departamento B entre sus 3 Secciones (1, 2 y 3).



Gua 3: Desglose del departamento B.

En esta tercera gua hemos informado como nivel de entrada 1 y nivel de salida 2 para que la aplicacin sepa que esta gua se ha de desglosar en funcin de los importes resultantes de la gua anterior.

Asimismo deberemos informar en la cabecera de la gua el cdigo de Departamento que ha de coger (Dep. B) para repartir el importe imputado a dicho departamento entre sus 3 secciones.

Una vez creadas las 3 guas de reparto ya podramos entrar el asiento de Sueldos y Salarios en la aplicacin de Contabilidad Sage Murano y la aplicacin debera generar los desgloses que hemos informado en las guas de reparto;



Entraramos por ejemplo el siguiente asiento contable:

A continuacin para comprobar que el desglose analtico se ha realizado correctamente acudiramos a la opcin de consulta de movimientos dentro del mdulo de analtica y como podremos observar el desglose se ha efectuado de forma correcta, tal y como habamos definido en las guas de reparto siguiendo el esquema u organigrama de reparto inicial:



PROCESOS DE ANALTICA

1. GENERACIN REGISTROS ANALTICA

Esta opcin permite traspasar movimientos a la aplicacin de Analtica independientemente del estado del registro origen en Contabilidad, as como regenerar o efectuar una relectura de movimientos que ya estn traspasados a Analtica.

1.1.- Desde Contabilidad Sage Murano

MOVIMIENTOS DE CONTABILIDAD:

Esta opcin nos permitir traspasar movimientos que tengamos entrados en Contabilidad a Analtica en funcin del valor que tengan dichos movimientos en el campo status analtica: Pendientes de generar: Traspasar aquellos registros que en el movimiento contable tengan el valor de Status Analtica = 0 (NO), es decir, aquellos registros que nunca se



han traspasado a Analtica. Pendientes de generar diferido: Traspasar aquellos registros que en el movimiento contable tengan el valor de Status Analtica = 1 (DIFERIDO). Regenerar los traspasados: Procesa todos los registros que en el movimiento contable tengan el valor de Status Analtica = -1 (SI), es decir, esta opcin efecta una relectura de aquellos registros que ya han sido traspasados. til para cuando hemos hecho algn tipo de modificacin en algn registro. PRESUPUESTOS DE CONTABILIDAD:

Esta opcin traspasar el presupuesto de Contabilidad a Analtica.



1.2.- Desde Analtica Sage Murano

MOVIMIENTOS DE ANALITICA:

A travs de esta opcin podremos efectuar 2 procesos diferentes: Pendientes de desglose y/o acumular: Genera todo lo que en movimientos analtica tenga el StatusDesglosado = 0 (NO) y/o StatusAcumulado = 0 (NO), es decir, procesa aquellos registros que se encuentran en la aplicacin de Analtica y que en su momento no quedaron desglosados o bien no quedaron acumulados. Regenerar desglose desde nivel de entrada...: Vuelve a procesar todos los registros de movimientos analtica desde el nivel de entrada informado en la casilla de dicha opcin para desglosarlos mediante las guas de reparto.



PRESUPUESTOS DE ANALITICA:

Pendientes de desglose y/o acumular: Genera todo lo que en presupuestos analtica tenga el StatusDesglosado = 0 (NO) y/o StatusAcumulado = 0 (NO), del nmero de presupuesto indicado en origen de los datos. Regenerar desglose desde nivel de entrada...: Vuelve a procesar todos los registros de movimientos analtica desde el nivel de entrada informado en la casilla de dicha opcin para desglosarlos mediante las guas de reparto, del nmero de presupuesto indicado en origen de los datos.

2. BORRADO REGISTROS ANALTICA

Esta opcin permite borrar una serie de registros de movimientos de analtica o presupuestos analtica en bloque.



Dentro del apartado Opciones deberemos indicar qu es lo que nos interesa borrar; si marcamos real la aplicacin eliminar registros de movimientos de analtica entre los lmites de fechas que indiquemos mientras que si marcamos presupuesto deberemos indicar el nmero de presupuesto del cual queremos eliminar los registros. La opcin de Borrar registros desde nivel de entrada... nos servir para indicar a partir de qu nivel de desglose queremos eliminar los registros de movimientos de analtica o presupuestos de analtica. Por ltimo, el check Eliminar registros importaciones en formato mdb se utiliza para eliminar aquellos registros que provienen de una importacin de registros de la aplicacin de Analtica Logic Win Global.

3. ACUMULADOS A CERO Y ACTUALIZAR

Esta opcin nos permitir actualizar los acumulados de analtica ponindolos a cero y volvindolos a acumular.



En primer lugar deberemos indicar si dicho proceso se ha de realizar sobre los movimientos o bien sobre los presupuestos de Analtica (en este caso deberemos indicar sobre cual de los posibles presupuestos que tengamos entrados en analtica debe ejecutar el proceso). Por ltimo, podremos limitar el proceso escogido por perodos y por cuentas.



BALANCES E INFORMES

1. COMPROBACIN

Es la representacin resumida y agrupada de las cuentas que posee una empresa mostrando la suma de importes del debe, del haber y, por diferencia, el saldo que posee cada una en la fecha de formulacin del mismo. Dentro de la aplicacin de Analtica Sage Murano, la opcin de Balance de Comprobacin produce una edicin por subcuentas y por grupos de cuentas, contando desde el inicio del ejercicio hasta el mes que se desee para la consulta (columnas de importes de acumulados) y al mismo tiempo informacin correspondiente al perodo o mes que se desee para la consulta (columnas de importes del perodo). El Balance de Comprobacin puede editarse de forma detallada por subcuentas y opcionalmente con totales por grupos o de forma reducida solamente los totales por grupos de cuentas. Cuando accedemos a la opcin de visualizar dicho Balance nos aparecer la siguiente pantalla:

Aqu deberemos indicar en qu tipo de gua va a estar basado el Balance de Comprobacin, de qu ejercicio y fichero se han de extraer los datos. Tambin nos pedir que informemos el lmite de cuentas que queremos incluir en el Balance.



Por ltimo informaremos si queremos obtener el Balance de forma comparativa (Comparativo periodo / acumulado) y si queremos que nicamente aparezcan en el Balance aquellas cuentas que tengan saldo (Solo cuentas con Saldo). Pulsaremos el botn siguiente y nos aparecer la siguiente pantalla del asistente en la cual podremos seleccionar los campos analticos por los cuales queremos filtrar a la hora de extraer el Balance.

Volvemos a pulsar el botn siguiente y nos aparecer la ventana de configuracin de desglose de cuentas:



Existen dos formas de configurar este desglose:

A. Niveles. Se pueden seleccionar en la parte izquierda de esta pantalla los niveles de desglose (dgitos de agrupacin de las cuentas que intervienen en el balance). Por ejemplo en la pantalla se observa que hay dos niveles marcados:

Nivel 0. Cero dgitos de agrupacin. Al no tener agrupacin, el nivel cero son las cuentas detalladas. Nivel 3. Tres dgitos de agrupacin. Todas las cuentas se agruparn por los tres primeros dgitos.

B. Niveles por lmites de cuentas. Al marcar esta opcin se activa el apartado de Lmites para configurar los niveles manualmente. Estos lmites se pueden guardar para ser utilizados tantas veces como sea necesario.

Pulsamos siguiente y accederemos a la pantalla de configuracin de la presentacin de resultados:



A travs de esta pantalla podremos indicar de entre los campos disponibles que tenemos, cuales queremos utilizar como campos de rotura, campos de detalle (desglose de lneas) y campo de encolumnado. Por ltimo, si pulsamos el botn finalizar obtendremos el Balance de Comprobacin.

2. EXPLOTACIN

El Balance o Cuenta de Explotacin es el estado contable que cuantifica la renta de la empresa y describe su formacin. Al entrar en esta opcin nos aparecer la primera pantalla del asistente:



Lo primero que deberemos informar es en qu gua estar basado el Balance de Explotacin, a continuacin indicaremos la pirmide de la cual queremos obtener los datos. Indicaremos si queremos visualizar las distintas cuentas que configuran las partidas del Balance (Desglose por cuentas), si queremos que la aplicacin nos muestre el porcentaje de cada masa patrimonial en relacin con el total o sobre cada grupo del Balance (Porcentual) y si queremos que nos imprima las lneas sin importes. A continuacin, en el apartado de Definicin de columnas indicaremos de qu ao, fichero e intervalo de fechas queremos extraer la informacin y si queremos sacar el Balance de forma comparativa. El resto de pantallas del asistente son exactamente las mismas que hemos comentado en el punto anterior para el Balance de Comprobacin, es decir, la pantalla para poder seleccionar los campos analticos por los cuales queremos filtrar el Balance, la pantalla de configuracin del desglose de cuentas y por ltimo la pantalla de configuracin de la presentacin de resultados. Llegados a la ltima pantalla del asistente pulsaramos el botn Finalizar y obtendramos el Balance de Explotacin:



3. INFORMES / DIARIO MOVIMIENTOS

Esta opcin nos permite listar el diario de movimientos de analtica y tambin las fichas de mayor.

Como vemos aparecen 2 opciones a elegir; el diario de analtica y las fichas de mayor. Si escogemos la opcin de diario nos aparecer un asistente a travs del cual podremos establecer lmites, filtros e indicar como queremos ordenar el diario y, finalmente obtendremos el correspondiente informe:



4. INFORMES / DIFERENCIAS CONTA - ANALTICA

A travs de esta opcin podremos obtener un informe de diferencias de Contabilidad respecto a Analtica:



CONTROL PRESUPUESTARIO

1. CONFECCIN PRESUPUESTO

Esta opcin nos permitir entrar presupuestos analticos en la aplicacin. La opcin de confeccin de presupuesto se subdivide en 2 partes:

1.1.- Entrada guas reas / Epgrafes

La entrada del presupuesto se realiza a travs de una gua que est compuesta por reas y epgrafes. Un rea es una agrupacin de epgrafes, y un epgrafe contiene agrupaciones de cuentas.

El primer paso para poder entrar el presupuesto ser dar de alta una gua desde la opcin de Entrada guas reas / epgrafes la cual, como hemos comentado, estar formada por reas y dentro de cada rea por uno o ms epgrafes; ser a nivel de epgrafe donde informaremos las cuentas que queramos presupuestar.



Como vemos en la imagen de ejemplo, esta gua esta compuesta de 2 reas (GASTOS E INGRESOS) y a su vez cada una de estas reas se compone de un epgrafe (COMPRAS para el rea de GASTOS y VENTAS para el rea de INGRESOS). Para cada uno de los epgrafes en la parte inferior de la pantalla podremos indicar los grupos o cuentas que queremos presupuestar.



1.2.- Entrada confeccin presupuesto

Una vez creada la gua ya podramos acceder a la opcin de Entrada confeccin presupuesto que es realmente donde informaremos los importes correspondientes al presupuesto. Al entrar en esta opcin nos aparecer la siguiente pantalla:

Aqu deberemos escoger la gua que utilizaremos para entrar el presupuesto. Cuando se selecciona una estructura de reas cuya visualizacin no se ha configurado, aparece este mensaje.

A continuacin, deberemos configurar la visualizacin de la estructura en la entrada del presupuesto. En la siguiente imagen se destaca donde se visualizar la informacin del detalle, las roturas y el encolumnado.



Una vez configurada la estructura del presupuesto, est listo para entrar importes.

Antes de entrar los importes correspondientes al presupuesto conviene tener en cuenta las siguientes consideraciones previas: Se permite una gua y una configuracin de estructura distinta por PIRMIDE. La direccin de los repartos en repeticiones y/o divisiones que se pueden aplicar a los importes es de izquierda a derecha en columnas y de arriba hacia abajo en filas.



El reparto desde opcin de men (Repetir... o Dividir...) se realiza en la pantalla que se est visualizando segn la opcin de men pulsada, y los niveles inferiores segn la marca de reparto (proporcional al valor de los registros o segn el nmero de registros). El reparto desde TOTALES (tanto filas como columnas) en la pantalla que se est visualizando se realiza segn la marca de reparto (proporcional al valor de los registros o segn el nmero de registros). Excepto si el reparto se realiza por las opciones de men (Repetir o Dividir), que entonces se realiza en las filas/columnas de totales segn el men (repetir o dividir) y el desglose de la pantalla y de los niveles inferiores se realizar segn la marca de desglose (proporcional o por nmero de registros). Men Configuracin: Calcular segn el nmero de registros: El clculo se realiza segn el nmero de registros que resulte de multiplicar el nmero de filas por el nmero de columnas.

Clculo segn el valor de los registros: El clculo se realiza proporcionalmente al valor de cada registro.

Visualizar estado presupuesto: Permite visualizar el estado del presupuesto, es decir, si dicho presupuesto est bloqueado, est cerrado o bien si dicho presupuesto est abierto. Men Edicin: Repetir Importe en todas las filas: Repite el importe del registro seleccionado y desde la fila seleccionada, en todas las filas, independientemente de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las filas de totales se repite desde la fila seleccionada y por el importe seleccionado, pero en el resto de la pantalla se realiza un reparto en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las columnas de totales se repite en todas las filas y se recalcula el total de la columna. En los niveles inferiores se reparte en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros).



Repetir Importe en todas las columnas: Repite el importe del registro seleccionado y desde la columna seleccionada, en todas las columnas, independientemente de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las columnas de totales se repite desde la columna seleccionada y por el importe seleccionado, pero en el resto de la pantalla se realiza un reparto en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las filas de totales se repite en todas las columnas y se recalcula el total de la fila. En los niveles inferiores se reparte en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros).

Repetir importe slo en las filas informadas: Repite el importe del registro seleccionado y desde la fila seleccionada, en todas las filas cuyo importe sea diferente de CERO, independientemente de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las filas de totales se repite desde la fila seleccionada y por el importe seleccionado, en todas las filas cuyo importe sea diferente de CERO, pero en el resto de la pantalla se realiza un reparto en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las columnas de totales se repite en todas las filas cuyo importe sea diferente de CERO y se recalcula el total de la columna. En los niveles inferiores se reparte en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros).

Repetir importe slo en las columnas informadas: Repite el importe del registro seleccionado y desde la columna seleccionada, en todas las columnas cuyo importe sea diferente de CERO, independientemente de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las columnas de totales se repite desde la columna seleccionada y por el importe seleccionado, en todas las columnas cuyo importe sea diferente de CERO, pero en el resto de la pantalla se realiza un reparto en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las filas de totales se repite en todas las columnas cuyo importe sea diferente de CERO y se recalcula el total de la fila. En los niveles inferiores se reparte en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros).



Dividir importe en todas las filas: Divide el importe del registro seleccionado y desde la fila seleccionada, en todas las filas, independientemente de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las filas de totales se divide desde la fila seleccionada y por el importe seleccionado, en todas las filas, pero en el resto de la pantalla se realiza un reparto en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las columnas de totales se divide en todas las filas y se recalcula el total de la columna. En los niveles inferiores se reparte en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros).

Dividir importe en todas las columnas: Divide el importe del registro seleccionado y desde la columna seleccionada, en todas las columnas, independientemente de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las columnas de totales se divide desde la columna seleccionada y por el importe seleccionado, pero en el resto de la pantalla se realiza un reparto en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las filas de totales se divide en todas las columnas y se recalcula el total de la fila. En los niveles inferiores se reparte en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros).

Dividir importe slo en las filas informadas: Divide el importe del registro seleccionado y desde la fila seleccionada, en todas las filas cuyo importe sea diferente de CERO, independientemente de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las filas de totales se divide desde la fila seleccionada y por el importe seleccionado, en todas las filas cuyo importe sea diferente de CERO, pero en el resto de la pantalla se realiza un reparto en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las columnas de totales se divide en todas las filas cuyo importe sea diferente de CERO y se recalcula el total de la columna. En los niveles inferiores se reparte en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros).



Dividir importe slo en las columnas informadas: Divide el importe del registro seleccionado y desde la columna seleccionada, en todas las columnas cuyo importe sea diferente de CERO, independientemente de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las columnas de totales se divide desde la columna seleccionada y por el importe seleccionado, en todas las columnas cuyo importe sea diferente de CERO, pero en el resto de la pantalla se realiza un reparto en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Sobre las filas de totales se divide en todas las columnas cuyo importe sea diferente de CERO y se recalcula el total de la fila. En los niveles inferiores se reparte en funcin de la marca de reparto que est activa en el men (segn valor de los registros o segn nmero de registros). Men Procesos:

Aceptacin Presupuesto: Hasta que el presupuesto no es aceptado este no est disponible para hacer comparativos con los movimientos reales. Al aceptar el presupuesto se pone en marcha un proceso de exportacin que genera movimientos de tipo presupuesto en la tabla de movimientos analtica, disparndose las guas de desglose si es necesario y pasando por frmula de clculo. Los presupuestos importados desde la opcin "Importacin presupuestos analtica" se consideran presupuestos aceptados.

Bloquear / Desbloquear presupuesto: Con esta opcin se permite que un usuario pueda bloquear un presupuesto e igualmente que sea dicho usuario el que tenga la potestad de desbloquearlo.

Cerrar / Abrir Presupuesto: En la prctica es como bloquear presupuesto, pero el usuario tiene un permiso especial para este proceso, y solo lo pueden abrir usuarios que tengan este permiso.

Borrar valores presupuesto actual: Pone todos los valores del presupuesto, revisin y pirmide que est situado a cero.

Eliminar pirmide: Elimina del presupuesto la pirmide en la que est situado.



Eliminar presupuesto: Elimina por completo el presupuesto en el que est situado.

Eliminar revisin: Elimina del presupuesto la revisin en la que est situado. Importacin desde acum./movim.: Desde los movimientos o acumulados de ejercicios anteriores se puede importar, aplicando aumentos o decrementos de forma lineal o porcentual, en el presupuesto actual.

2. IMPORTACIONES REAL / PRESUPUESTOS

A travs de esta opcin tendremos la posibilidad de importar presupuestos que estn entrados en una hoja de Excel o bien en un fichero de texto. Para poder hacer este proceso de importacin ser necesario crear previamente una gua de importaciones y una vez creada ejecutar el proceso de importacin.

2.1.- Configuracin guas

Esta opcin permite entrar una gua que definir cmo estn estructurados los datos originales para poder ser reconocidos por la aplicacin. El primer paso es la seleccin de una gua ya entrada para ver su definicin o bien entrar una gua nueva pulsando el botn de NUEVA GUA.



Mediante esta pantalla se definen algunas cuestiones generales de la gua:

En esta pantalla deberemos informar en qu tipo de fichero se encuentra el presupuesto que pretendemos informar (fichero Excel o fichero de Texto), el archivo de destino donde se copiarn los datos del presupuesto, nombre de la gua, rango de datos y donde se encuentra el fichero que contiene el presupuesto que queremos importar. Los 2 ltimos apartados de esta pantalla que hacen referencia a campos, nicamente se activan si el tipo de fichero donde tenemos el presupuesto es un fichero de texto. Una vez informados los datos de cabecera de la gua de importacin y aceptada dicha pantalla, entraramos en la pantalla de mantenimiento de la gua: (Nota: la gua aparecera totalmente en blanco para que vayamos informando los datos, en nuestro caso vamos a visualizar una gua estndar que ya viene creada por la aplicacin para poder comentar los campos que intervienen).



Y esta, la gua estndar que trae la aplicacin y que nos permitira importar dicho presupuesto que se encuentra en formato Excel:

A continuacin vamos a repasar los distintos campos y apartados que intervienen en la confeccin de una gua de importacin de presupuestos:

Orden: Nmero libre y creciente que sirve para ordenar los registros de la gua. Campo destino: Lista de campos de la tabla destino. Inicio:

Hoja Excel: Desactivado.

Texto con separador: Indica el orden del campo dentro de la secuencia de separadores, desde donde se extraer el valor origen. Si el valor a importar es un valor fijo, su valor ser cero.

Texto fijo: Posicin inicial del campo dentro del registro desde donde se extraer el valor origen. Si el valor a importar es un valor fijo, su valor ser cero.

Fin: Hoja Excel: Desactivado.



Texto con separador: Desactivado.

Texto fijo: Posicin final del campo dentro del registro desde donde se extraer el valor origen. Si el valor a importar es un valor fijo, su valor ser cero.

Campo origen: Slo Hoja Excel. Nombre del campo del fichero donde se recogen los datos a traspasar. Si el valor a traspasar es un valor fijo, se deja esta celda en blanco.

Valor defecto: Puede ser un valor constante. Se puede asignar el valor de un campo destino ya asignado, utilizando la siguiente referencia: [NombreCampo] Puede utilizarse una de las siguientes claves (, , , , , , ).

Cambio signo: El valor ABS, es el valor absoluto del campo (ha de ser un campo de importe). Condicin: Cuando se informa una opcin de las expuestas por medio de la lista desplegable, distinta de 'Sin condicin', el programa realiza la asignacin de un valor si el valor del campo origen y el valor de la condicin 'Valor condicin', cumplen la condicin. Valor condicin: Es el valor que juntamente con el valor del campo origen, se utiliza para decidir si se cumple la condicin para asignar el valor o para pivotar. Grupo pivotaje: Cuando hay pivotacin, este valor sirve para agrupar todas las filas de la gua cuyos valores se van a asignar slo en el registro que se genere fruto del pivotaje. El grupo cero pertenece a los valores comunes a todos los registros pivotados que se generen. Campo pivotaje: Es el campo que decide la grabacin del registro siempre que se cumpla la condicin de pivotacin. Valor final: Si est informado, es el valor que se asignar al campo destino. En caso contrario se asignara o bien el valor del campo origen o el valor defecto.



2.2.- Proceso importaciones Una vez confeccionada la gua de importacin, el siguiente paso sera efectuar propiamente el proceso de importacin del presupuesto a la aplicacin de Analtica Sage Murano; para ello deberemos escoger la gua de la cual queremos realizar la importacin y ejecutar el proceso.

Una vez importado el presupuesto, lo podremos visualizar desde la Consulta de presupuestos. Si queremos visualizarlo, iremos a la Entrada de presupuestos, entraremos en un presupuesto en blanco y desde el men Procesos / Importaremos desde ASCII / Excel. Tambin podemos hacer todo el proceso de importacin desde la propia Entrada de presupuestos, tal como se indica a continuacin.



Indicamos con que gua queremos importar. Buscamos el fichero Excel a importar y finalizamos el proceso.



Tras la importacin, tenemos que marcar importar desde acum./movim dentro de la entrada de presupuestos analtica.



Marcamos en tipo de datos presupuesto del fichero movimientos.

De esta forma, podremos visualizar el presupuesto para modificarlo o verlo por pantalla. Si se vuelve a importar el mismo presupuesto, este se suma al anterior, es decir, no se sobre escribe la informacin. Por lo tanto, antes de volver a importar un presupuesto desde una hoja de Excel, hay que borrar el presupuesto anterior.



MENSAJES EN LA APLICACIN

1. MENSAJE: NO HAY CAMPOS DEFINIDOS EN LA CONFIGURACIN DE ANALTICA DE LA EMPRESA. SE INHABILITA EL TRATAMIENTO DE ANALTICA.

El mensaje aparece al pulsar el icono de Contabilidad y acceder a la opcin del men Contabilidad y finanzas / Operativa contable / Asientos contables / Entrada de asientos.

El motivo es que en Inicio, en la opcin de men Empresas y datos generales / Empresas / Mantenimiento de empresas, en la pestaa Caractersticas se ha aadido a la empresa el mdulo para trabajar con la aplicacin de analtica. Si es correcta esta configuracin, debera de configurarse tambin la Analtica, es decir, desde el Asistente de Configuracin, Configurar los campos analticos para poder trabajar correctamente con la aplicacin.

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