Manual Access
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DTI – UHD 2 Nov-2007
Indice
• Introdução ................................................................................................................ 3
• Friso .......................................................................................................................... 6
• Personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ............................... 7
• Atalhos de Teclados ............................................................................................. 8
• Calendário automático para seleccionar datas ................................................. 9
• Botão do Microsoft Office .................................................................................... 10
• Painel de Navegação ........................................................................................... 11
• Campos com valores múltiplos .......................................................................... 12
• Ordenação e filtragem avançadas ..................................................................... 12
• Criar tabelas de uma forma rápida .................................................................... 14
• Linha Total em Tabelas ....................................................................................... 17
• Utilização de uma Base Dados Template ........................................................ 18
• Criar uma tabela a partir de um modelo(template) ......................................... 19
• Criar um formulário – Form ................................................................................. 20
• Criar um relatório – Report ................................................................................. 21
• Guardar Base Dados ........................................................................................... 22
• Partilhar num formato anterior ............................................................................ 23
DTI – UHD 3 Nov-2007
Microsoft Access 2007
Introdução
O Microsoft Access 2007 fornece um conjunto de ferramentas
eficazes que lhe permitem começar rapidamente a controlar, comunicar
e partilhar informações num ambiente gerível. O Microsoft Access 2007
inclui um conjunto de aplicações de controlo pré-construídas sob a
forma de modelos que poderá utilizar para começar a usufruir do
Access. Poderá utilizar novas vistas de esquemas, ordenações e
filtragens, texto formatado, campos de valor múltiplo e uma vasta gama
de novas funcionalidades para criar aplicações de controlo melhores e
partilhar eficazmente informações de controlo com terceiros.
DTI – UHD 4 Nov-2007
Com a nova janela de introdução do Access podemos começar
rapidamente a criar uma Base de Dados. É possível criar a nossa própria Base
de Dados ou iniciar com um dos diversos modelos criados e preparados
profissionalmente. Com efeito, a nova janela de entrada do Access 2007 inclui
uma variedade de soluções de Base de Dados predefinidas. É possível usar
essas aplicações pré-configuradas exactamente como estão, ou então tratá-las
como modelos que numa fase posterior serão melhorados. Com efeito, os
modelos são criados para uso imediato., por isso estão prontos a serem
utilizados. Se a estrutura do modelo atender as nossas necessidades, então
estamos prontos a começar. Caso contrário, poderemos utilizar o modelo para
obter uma estrutura inicial que sofrerá as alterações que se adaptem às nossas
necessidades especificas
Ao activar o Access 2007, através do botão Iniciar, surge um ecrã de
inicio de trabalho, que nos apresenta um conjunto de alternativas para o
acesso a uma base de dados, nomeadamente:
DTI – UHD 5 Nov-2007
Abertura de uma Base Dados já existente
Criação de uma Base de Dados vazia
Criação de uma Base de Dados com base num modelo
predefinido.
Quando cria ou abre uma uma Base de Dados do Access 2007, é isto que vê.
Os elementos principais da nova interface do Office 2007 incluem:
(1) O Friso
(2) Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
(3) O Botão do Microsoft Office
(4) O Painel de Navegação
(1)
(2) (3)
(4)
DTI – UHD 6 Nov-2007
Friso
O Friso, area na parte superior da janela do programa na qual é
possível escolher os comandos, está organizado da seguinte forma:
Separador (1), onde os comandos são apresentados e combinados de
forma a simplificar a tarefa, que estão reunidos em Grupos (2), neste exemplo
vemos, entre outros, o grupo das Tabelas – Table - e o grupo dos formulários
– Form - no Separador Create, e Botões de comando (3) que, em cada
grupo, executa um comando ou apresenta um menu de comandos.
F
r
i
s
o
(3)
(1)
(2)
DTI – UHD 7 Nov-2007
Personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
Na extremidade esquerda da barra de titulos do programa, encontra-se
a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (1).
(1) - A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido básica
Como configuração padrão, esta barra apresenta um conjunto de botões
que contém ícones como os comandos Save, Undo, ou Repeat Typing.
Contudo, esta barra pode ser personalizada com a adição de botões. Tambem
pode ser personalizada abaixo do Friso.
(2) - Barra de Ferramentas de Acesso Rápido personalizada
(1)
(2)
DTI – UHD 8 Nov-2007
Por exemplo, se pretendemos colocar o comando de criação de tabelas
na vista de estrutura, posicionamos o cursor no respectivo comando e
premimos o botão do lado direito. No menu escolhemos Add to Quick Access
Toolbar. Independentemente do separador em que se encontra, estes
comandos estão sempre ao seu alcance
Atalhos de Teclados
Se utiliza mais o teclado do que o rato, saiba que existem atalhos para
facilitar essa tarefa. A estrutura do Friso inclui novos atalhos.
Prima a tecla “ALT”
As Teclas de atalho, surgem mostrando pequenos quadrados em várias
partes do Friso. Surgem sob a forma de letras em todos os separadores do
Friso e no Botão do Microsoft Office. Na Barra de Ferramentas de Acesso
Rápido, surgem sob a forma de números. Prima uma das teclas designadas
para obter mais comandos e botões. Por exemplo, prima a tecla C para
apresentar todas as Descrições de Teclas dos grupos no separador Create
DTI – UHD 9 Nov-2007
Em seguida, prima uma das Descrições de Teclas num grupo para
concluir a sequência . Por exemplo, premir ALT, C, TN equivale a clicar no
botão Table.
Para sair deste modo de acesso, primir novamente “ALT”
Calendário automático para seleccionar datas
Os campos e controlos que utilizam o tipo Data/Hora adquirem
automaticamente uma nova funcionalidade: suporte de um calendário
interactivo incorporado para escolher uma data. O botão do calendário é
apresentado automaticamente à direita da data.
DTI – UHD 10 Nov-2007
Botão do Microsoft Office
Clique no Botão do Microsoft Office (1) e encontrará: (2) Um menu de comandos básicos para trabalhar com ficheiros. (3) Uma lista dos documentos recentes. (4) Um botão em que clica para visualizar e seleccionar várias definições de programa.
(2)
(3)
(1)
(4)
DTI – UHD 11 Nov-2007
Painel de Navegação
Nesta versão, já não existe a janela Base Dados que era o principal
ponto de referência do Access. Em sua substituição, existe agora um painel
chamado Painel de Navegação, que está posicionado no lado esquerdo da
janela e que agrupa, de uma forma lógica, os objectos da Base de Dados.
mostra-lhe o que está na Base de Dados que está a utilizar.
Pode organizar os objectos por tipo, data de criação, data de
modificação.
DTI – UHD 12 Nov-2007
Campos com valores múltiplos
Agora, o Access 2007 suporta tipos de dados complexos, ou seja, já é
possível nesta nova versão criar colunas que aceitem mais do que um valor em
cada célula. Por exemplo, se atribuirmos uma tarefa a mais de uma pessoa,
podemos incluir ambos os nomes na célula.
Ordenação e filtragem avançadas
A nova funcionalidade de Filtro Automático do Office 2007
aumenta as capacidades de filtragem para permitir um foco rápido dos
dados necessários.
DTI – UHD 13 Nov-2007
Pode seleccionar facilmente valores únicos numa coluna, ou
ordenar valores utilizando opções como Ordenar por ordem ascendente
ou descendente.
As opções de filtros
rápidos mudam
automaticamente com
base no tipo de
dados, informação de
texto, data e
numéricas.
DTI – UHD 14 Nov-2007
Criar tabelas de uma forma rápida
O processo de criação de tabelas foi consideravelmente facilitado com o
Access 2007. De facto, é possível trabalhar directamente dentro de uma Folha
de Dados para criar e personalizar tabelas. Para isso, basta digitar informação
numa célula de dados, tal como acontece no Excel. Quando se insere um novo
valor, o Access 2007 automaticamente adiciona um novo campo e detecta o
tipo de dados (data, número, texto, …).
DTI – UHD Nov-2007
Adicionalmente, podemos usar o painel de tarefas Field List para inserir
campos pré-definidos. Para adicionar um campo de outra tabela, basta arrastar
esse mesmo campo da nova opção
Adicionalmente, podemos usar o painel de tarefas Field List para inserir
definidos. Para adicionar um campo de outra tabela, basta arrastar
esse mesmo campo da nova opção Add Existing Fields .
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Adicionalmente, podemos usar o painel de tarefas Field List para inserir
definidos. Para adicionar um campo de outra tabela, basta arrastar
DTI – UHD 16 Nov-2007
Podemos tambem copiar tabelas do Excel para a nova folha de dados e
o Access 2007 automaticamente cria todos os campos e reconhece os
respectivos dados.
Access 2007
Excel 2007
DTI – UHD 17 Nov-2007
Linha Total em Tabelas
Uma das novidades do Access 2007 é a linha de Totais, em que pode
adicionar uma soma, contagem, média, máximo, mínimo, desvio padrão.
DTI – UHD 18 Nov-2007
Utilização de uma Base Dados Template
O Access 2007 facilita a criação de uma nova base de dados. Os
modelos(Template) fornecem Bases de Dados pré-construídas, concebidas de
acordo com as suas necessidades. Seleccione uma categoria na página
Introdução e verá um conjunto de possibilidades.
Quando selecciona um Template, o Access 2007 mostra-lhe mais
informações sobre este no painel do lado direito na página Introdução. Aqui
pode atribuir um nome à Base de Dados, que verá depois de a transferir para o
computador. O botão Download também se encontra aqui.
DTI – UHD 19 Nov-2007
Criar uma tabela a partir de um modelo(template)
Suponha que pretende adicionar uma tabela á Base de Dados. O
Access 2007 facilita esta tarefa. Ao clicar no separador Create, são mostrados
grupos de comandos, incluindo o grupo Table. O Access 2007 também tem
modelos de tabelas. Clique em Table Templates e estes aparecem. Clique
num modelo de tabela e rapidamente a sua base de dados incluirá outra tabela,
com campos e tipos de dados apropriados ao seu objectivo.
DTI – UHD 20 Nov-2007
Criar um formulário – Form
Para criar um novo formulário no Access 2007, clique no separador
Create e, em seguida, clique em Form. O Access baseia o novo formulário na
tabela existente que já abriu ou que seleccionou.
O novo formulário é aberto na vista de Esquema(View) e o Friso
oferece-lhe Ferramentas de Esquema de Formulário com dois separadores,
Format e Arrange. Os comandos nesses separadores facilitam a alteração do
aspecto dos controlos. Pode pré-visualizar as alterações ao mesmo tempo que
as executa. Se não uma alteração não lhe agradar, anule-a: CTRL+Z ou botão
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido .
DTI – UHD Nov-2007
Criar um relatório
Para criar um novo relatório no Access 2007, clique no separador
e, em seguida, clique em
existente que já abriu ou que seleccionou no Painel de Navegação.
O novo formulário é aberto na vista de Esquema
oferece-lhe Ferramentas de Esquema de Relatório
Format, Arrange e Page Setup
alterar o aspecto dos controlos e rótulos ou para seleccionar margens, o
tamanho de papel e outras opções de impressão.
Criar um relatório – Report
Para criar um novo relatório no Access 2007, clique no separador
e, em seguida, clique em Report. O Access baseia o novo relatório no objecto
existente que já abriu ou que seleccionou no Painel de Navegação.
O novo formulário é aberto na vista de Esquema(View
Ferramentas de Esquema de Relatório com três separadores,
Page Setup. Utilize os comandos nestes separadores para
alterar o aspecto dos controlos e rótulos ou para seleccionar margens, o
tamanho de papel e outras opções de impressão.
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Para criar um novo relatório no Access 2007, clique no separador Create
. O Access baseia o novo relatório no objecto
existente que já abriu ou que seleccionou no Painel de Navegação.
View) e o Friso
com três separadores,
Utilize os comandos nestes separadores para
alterar o aspecto dos controlos e rótulos ou para seleccionar margens, o
DTI – UHD 22 Nov-2007
Guardar Base Dados
O Access 2007 utiliza um novo formato de ficheiros, accdb. Vantagens?
Torna as Bases de Dados do Access 2007 mais seguras, mais
compactas e a recuperação de dados mais fidedigna se um ficheiro ficar
danificado.
DTI – UHD 23 Nov-2007
Partilhar num formato anterior
Poderá necessitar de partilhar uma Base de Dados do Access 2007 com
utilizadores que estão a trabalhar com uma versão anterior. Para tal, abra a
Base de Dados do Access 2007 e clique no Botão do Microsoft Office .
Aponte para Save as e, em seguida, clique na opção que se aplica.