INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO BAN OS

CRISTINA SANTAMARIA 2 A 2

18-10-2011

MANUAL

DE ACCES

2010

MICROSOFT OFFICE / ACCESS 2010

CONCEPTO

Nos sirve simple y sencillamente para realizar tareas de organización de datos, de

cualquier tipo como tareas, gestionar cuentas de bancos, eventos, listas de estudiantes,

reportes de ventas, inventarios, proyectos personales o de marketing, entre otras cosas

que contengan datos medibles; por medio de tablas de control de datos, pudiendo

ayudarte de fórmulas o gráficas; básicamente es como un Excel más sencillo, y enfocado

a la gestión. Además cuentas con varias plantillas a partir de las cuales podrás comenzar

a trabajar.

ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 2010

Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2010 para saber diferenciar

entre cada uno de ellos. Aprenderemos como se llama, donde están y para qué sirven.

También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo

seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a

crear bases de datos en el siguiente tema.

ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2010

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010.

Desde el botón inicio situado, normalmente en la esquina inferior izquierda de

la pantalla.

Al hacer clic sobre el botón inicio se despliega un menú.

Colocar el cursor en todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay

instalados en tu computador.

Localiza Microsoft office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se abrirá

el programa.

Desde el icono de Access 2010 del escritorio

Puedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo que se explica. Cuando

realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que se

explica aquí.

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar

Pulsar la combinación de teclas ALT+F4

PANTALLA INICIAL

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como esta, vamos a ver sus componentes

fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será mas

fácil entender el resto del programa.

Los usuarios que visitan SharePoint pueden usar la aplicación de base de datos en un explorador web,

usando los permisos de SharePoint para determinar lo que puede ver cada usuario. Puede comenzar con una

plantilla y empezar a colaborar inmediatamente. Muchas otras mejoras son compatibles con esta nueva

capacidad de publicación web y además ofrecen ventajas para las bases de datos de escritorio tradicionales.

La interfaz de usuario de Access 2010 también ha cambiado. Si no está familiarizado con Office Access 2007,

la Cinta y el panel de navegación, quizás sean nuevos para usted. La Cinta reemplaza los menús y las barras

de herramientas de las versiones anteriores. El panel de navegación reemplaza y amplía la funcionalidad de la

ventana Base de datos. Otra novedad de Access 2010, la vista Backstage, le concede acceso a todos los

comandos aplicables a toda la base de datos, como compactar y reparar, o comandos procedentes del

menú Archivo.

En este artículo se describen las características nuevas de Office Access 2007 y Access 2010. Si necesita

una introducción general a Access, vea el artículo de introducción a Access 2010.

En este artículo

Información general

Nueva interfaz de usuario

Herramientas de diseño mejoradas

Nuevos tipos de datos y controles

Mejor presentación de los datos

Mayor seguridad

Mejores métodos de solución de problemas

Mejores herramientas de corrección

Información general

Si tiene acceso a un sitio de SharePoint con Servicios de Access configurado, puede crear una base de datos

web con Access 2010. Los usuarios pueden usar esta base de datos en la ventana de un explorador web,

pero usted debe usar Access 2010 para realizar cambios de diseño. Aunque algunas características de las

bases de datos de escritorio no se trasladan a la Web, puede realizar muchas acciones equivalentes mediante

el uso de nuevas características, como los campos calculados o las macros de datos.

COMPARTIR UNA BASE DE DATOS EN LA WEB

Usar una plantilla Hay cinco plantillas en Access 2010: Contactos, Activos, Proyectos, Eventos y

Contribuciones benéficas. Además, puede modificar cualquier plantilla antes o después de publicar.

Comenzar desde cero Al crear una nueva base de datos en blanco, elija entre una base de datos normal y

una base de datos web. Esta elección afecta a las características de diseño y los comandos que se ven, de

modo que es fácil asegurarse de que la aplicación sea compatible con la Web.

Convertir una base de datos existente en una base de datos web Puede publicar una aplicación existente en

la Web. Dado que no todas las características de las bases de datos de escritorio se admiten en la Web, es

posible que deba ajustar algunas características de la aplicación.

NOTA Para identificar y solucionar problemas de compatibilidad, puede ejecutar el nuevo Comprobador de

compatibilidad web.

Intranet o Internet Puede publicar en su propio servidor de SharePoint o puede usar una solución de

SharePoint hospedada.

Para obtener más información acerca de las bases de datos web, vea el artículo sobre cómo crear una base

de datos para compartirla en la Web.

NUEVO GENERADOR DE MACROS

Access 2010 tiene un nuevo generador de macros que incluye IntelliSense y una interfaz sencilla y fácil de

usar.

Seleccione una acción de la lista...

...o haga doble clic en una acción en el catálogo de acciones para agregarla a la macro.

Si está trabajando en la macro, se muestra la ficha Diseño.

Si agrega una acción, se muestran más opciones en el generador de macros. Por ejemplo, si agrega una

acción "Si", puede ver:

Además de las macros tradicionales, puede usar el nuevo generador de macros para crear macros de datos;

esta característica es nueva.

MACROS DE DATOS: CAMBIO DE DATOS SEGÚN EVENTOS

Las macros de datos ayudan a admitir agregados en las bases de datos web y además proporcionan un

método para implementar "desencadenadores" en cualquier base de datos de Access 2010.

Por ejemplo, puede haber un campo Porcentaje Completado y un campo Estado. Puede usar una macro de

datos para establecer el campo Porcentaje Completado en 100 al establecer el estado en Completo y en 0 al

establecer el estado en No iniciado.

GENERADOR DE EXPRESIONES MEJORADO

El Generador de expresiones incluye ahora IntelliSense para poder ver las opciones a medida que escribe.

Además, muestra información de ayuda para el valor de expresión seleccionado en la ventana Generador de

expresiones. Por ejemplo, si selecciona la función Recortar, el Generador de expresiones muestra:

Trim (string) Devuelve una variante de tipo cadena (string) que contiene una copia de una cadena

especificada sin interlineado.

CAMPOS CALCULADOS

Puede crear un campo que muestre los resultados de un cálculo. El cálculo debe hacer referencia a otros

campos de la misma tabla. Para crear el cálculo, se usa el Generador de expresiones.

REGLAS DE VALIDACIÓN DE TABLA

NOTA Esta característica se introdujo en Access 2007.

Puede crear una regla que impida la entrada de datos si el registro modificado puede validar una regla

especificada. A diferencia de una regla de validación de campo, una regla de validación de tabla puede

comprobar el valor de más de un campo. Para crear la regla de validación, se usa el Generador de

expresiones.

PLANTILLAS DE BASES DE DATOS PARA CREAR APLICACIONES COMPLETAS

Access 2010 incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseño profesional para el seguimiento de

contactos, tareas, eventos, estudiantes y activos, entre otros tipos de datos. Se pueden usar tal cual o se

pueden mejorar y perfeccionar para realizar el seguimiento de la información exactamente del modo en el que

desee.

Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa que incluye tablas, formularios, informes, consultas,

macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar

inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. De lo contrario,

podrá usarla para crear más rápidamente una base de datos que se ajuste a sus necesidades específicas.

Además de las plantillas incluidas en Access 2010, se puede conectar a Office. Comy descargar más

plantillas.

ELEMENTOS DE APLICACIÓN PARA AGREGAR FUNCIONALIDAD A UNA BASE DE

DATOS EXISTENTE

Puede agregar funcionalidad a una base de datos existente fácilmente mediante el uso de un elemento de la

aplicación. Como novedad en Access 2010, un elemento de aplicación es una plantilla que incluye parte de

una base de datos, por ejemplo, una tabla con formato previo, o bien una tabla con un formulario y un informe

asociados. Por ejemplo, si agrega un elemento de la aplicación Tareas a la base de datos, tendrá una tabla

Tareas, un formulario Tareas y la opción de relacionar la tabla Tareas con otra tabla de la base de datos.

VISTA HOJA DE DATOS MEJORADA

Puede crear tablas y empezar a usarlas sin definir los campos previamente; simplemente haga clic

en Tabla en la ficha Crear y empiece a escribir los datos en la nueva hoja de datos que aparece. Dado que

Access 2010 determina automáticamente el mejor tipo de datos para cada campo, puede empezar a trabajar

de inmediato. En la columna Haga clic para agregar se muestra exactamente dónde agregar un nuevo

campo y, si necesita modificar el tipo de datos o el formato de presentación de un campo nuevo o existente,

puede usar los comandos de la cinta, en la ficha Campos. Además, puede pegar datos de tablas de

Microsoft Excel en una hoja de datos nueva; Access 2010 crea todos los campos y reconoce los tipos de

datos automáticamente.

PANEL LISTA DE CAMPOS

El panel Lista de campos, introducido en Access 2007, permite agregar campos de otras tablas. Puede

arrastrar los campos desde la tabla del origen de registros, desde tablas relacionadas o desde tablas no

relacionadas de la base de datos. Si es necesaria una relación entre las tablas, se crea automáticamente o se

le guiará durante el proceso.

LA VISTA PRESENTACIÓN CONTRIBUYE A ACELERAR EL DISEÑO DE LOS

FORMULARIOS E INFORMES

Use la vista Presentación para realizar modificaciones de diseño mientras ve los datos de un formulario o

informe.

La vista Presentación incluye muchas mejoras con respecto a Access 2007 y es necesaria si va a diseñar un

formulario o un informe para la Web.

Por ejemplo, para agregar un campo a la cuadrícula de diseño, puede arrastrarlo desde el panel Lista de

campos o puede modificar las propiedades mediante la hoja de propiedades.

Uso de diseños de controles para mantener el orden

Los diseños, una novedad de Office Access 2007, son grupos de controles que se pueden mover y cuyo

tamaño se puede cambiar como una unidad. En Access 2010, los diseños se han mejorado para permitir una

colocación más flexible de los controles en los formularios e informes. Puede dividir o combinar celdas

horizontales o verticalmente, lo que permite reorganizar los campos, las columnas o las filas fácilmente.

Debe usar la vista Presentación al diseñar bases de datos web, aunque la vista Diseño sigue estando

disponible para trabajar en el diseño de las bases de datos de escritorio.

Nueva interfaz de usuario

La nueva interfaz de usuario, incluida con Office Access 2007 y mejorada en Access 2010, se diseñó para

facilitar la búsqueda de comandos y características que antes estaban poco visibles entre una cantidad

considerable de menús y barras de herramientas.

CINTA

La cinta es una colección de fichas que contienen grupos de comandos organizados por característica y

funcionalidad. La cinta reemplaza los niveles de menús y barras de herramientas de las versiones anteriores

de Access.

Entre las características principales de la cinta, se incluyen:

Fichas de comandos: fichas que muestran comandos que se suelen usar de forma conjunta para encontrar los

comandos necesarios.

Fichas de comandos contextuales: fichas de comandos que aparecen según el contexto; es decir, según el

objeto con el que se esté trabajando o la tarea que se esté llevando a cabo. Una ficha de comandos

contextuales contiene los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad a la tarea que se esté

realizando.

Galerías: nuevos controles que muestran una vista previa de un estilo o una opción para ver los resultados

antes de realizar una selección.

VISTA BACKSTAGE

La vista Backstage es una novedad de Access 2010 que contiene comandos aplicables a toda una base de

datos (por ejemplo, compactar y reparar o abrir una nueva base de datos). Los comandos están organizados

en fichas en la parte izquierda de la pantalla y cada ficha contiene un grupo de comandos o vínculos

relacionados. Por ejemplo, al hacer clic en Nueva, puede ver un conjunto de botones que le permiten crear

una nueva base de datos desde el principio o seleccionar una base de datos de una biblioteca de plantillas de

base de datos diseñadas por profesionales.

Muchos de los comandos de la vista Backstage estaban disponibles en el menú Archivo en las versiones

anteriores de Access. Además, puede ver las bases de datos abiertas recientemente y, si está conectado a

Internet, los vínculos a artículos de office.com.

PANEL DE NAVEGACIÓN

El panel de navegación, una novedad de Access 2007, facilita el acceso a todos los objetos de la base de

datos abierta actualmente. Use el panel de navegación para organizar los objetos por tipo, fecha de creación,

fecha de modificación, tabla relacionada (según las dependencias de objetos) o en grupos personalizados que

haya creado. ¿Necesita más espacio para trabajar en el diseño del formulario? Puede contraer el panel de

navegación fácilmente para que ocupe poco espacio y siga estando disponible. El panel de navegación

reemplaza a la ventana Base de datos usada en versiones de Access anteriores a Access 2007.

CUESTIONARIO

1. DIBUJE EL ICONO DE ACCES 2010

2. COMO ABRIR EL PROGRAMA DE ACCESS 2010

3. QUE CONBINACION DE TECLAS CIERRA ACCESS 2010

4. QUE BARRA CONTIENE LAS OPCIONES DE CERRAR MINIMIZAR Y MAXIMIZAR

5. LA OPCION ABRIR Y CERRAR EN QUE PESTAÑA ESTA

6. QUE ES CINTA

7. COMO SE COMPARTE UNA BASE DE DATOS EN LA WEB

8. QUE ES ACCESS 2010

9. ESCRIBA UN ELEMENTOS DE ACCES

10. ESCRIBA LAS CARACTERISTICAS DE ACCESS 2010