Manajemen Mutu Terpadu

untuk Perguruan Tinggi

T.M.A. Ari Samadhi

Prodi Teknik Industri, ITB

Bimbingan Teknis Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi bagi Pimpinan

Perguruan Tinggi Swasta di Lingkungan Kopertis IV, 2014

Hasil pembelajaran

Setelah menyelesaikan bagian ini diharapkan peserta bimbingan teknis

mampu:

Memahami konsep manajemen mutu terpadu untuk perguruan tinggi

Menjelaskan komponen-komponen majemen mutu terpadu pada perguruan tinggi

Melakukan langkah awal pengembangan sistem penjaminan mutu di perguruan tinggi

Agenda

Bagian 1: Konsep mutu untuk perguruan tinggi

Bagian 2: Pengertian dan kerangka kerja manajemen mutu terpadu di perguruan tinggi

Bagian 3: Implementasi manajemen mutu terpadu di perguruan tinggi

Pendahuluan

Manajemen Mutu Terpadu (MMT) = Total Quality Management (TQM)

Metode, sistem untuk mengelola mutu pada suatu industri (perusahaan)

Diadopsi secara luas pada berbagai macam organisasi; termasuk perguruan tinggi

Bagaimana membangun MMT di perguruan tinggi ?

KONSEP MUTU UNTUK

PERGURUAN TINGGI

Bagian 1

Pengertian mutu

Excellent

Conformance to standards/threshold

Fitness for purpose

Added value

Value for money

Satisfaction of the customers

Harapan pelanggan

Mahasiswa menginginkan

fasilitas pembelajaran

yang baik; dosen yang

baik

Orang tua berkepentingan

anaknya dapat berkarir

dengan baik

Industri berkepentingan

memperoleh lulusan

dengan kompetensi yang

sesuai

Dosen ingin proses

pembelajaran yang

memudahkannya mengajar

Pelanggan perguruan tinggi

Konsepsi

mengenai

pendidikan

Perbedaan

pendekatan

dalam mutu

Perbedaan

dalam ukuran

keluaran

Konsepsi

pendidikan tinggi

Pelanggan Ukuran keluaran

Penghasil SDM Industri,

Pemakai

lulusan, Negara

Waktu tunggu memperoleh

pekerjaan pertama; gaji; dll

Penghasil pengetahuan

baru

Komunitas

keilmuan

Jumlah paten; publikasi

hasil penelitian; dll

Lingkungan

pembelajaran

Mahasiswa,

Orang tua

mahasiswa

Lama penyelesaian studi,

rasio dosen-mahasiswa, dll

Tempat untuk

memperluas

kesempatan hidup

Masyarakat,

Negara

Jumlah mahasiswa paruh

waktu, jumlah mahasiswa

usia lanjut, dll.

Mahasiswa pelanggan utama

Pendidikan tinggi merupakan proses menambahkan pengetahuan, ketrampilan

dan sikap (knowledge, skill, attitude) baru

kepada mahasiswa

Perguruan tinggi bertugas menyediakan lingkungan belajar yang memungkinkan

proses pembelajaran efektif dan efisien

Pendekatan pengelolaan mutu

Pengendalian Mutu pengelolaan dilakukan

dengan memeriksa apakah produk telah memenuhi

spesifikasi (standard) atau tidak

Penjaminan Mutu: pengelolaan dilakukan

sebelum dan selama proses berjalan untuk mencegah kesalahan dalam proses terjadi pada kesempatan

pertama

Manajemen Mutu Terpadu: pengelolaan penjaminan mutu yang disertai usaha perbaikan terus menerus

untuk kepuasan pelanggan

Mengapa perlu penjaminan mutu

Motif moral: perguruan tinggi harus memberikan pendidikan terbaik

Profesionalisme dosen: komitmen dosen adalah membelajarkan sesuai kebutuhan dan

kemampuan mahasiswa

Motif persaingan: perguruan tinggi yang tidak bonafid tidak laku

Akuntabilitas: perguruan tinggi bagian dari masyarakat dan harus mempertanggun-

jawabkan semua kegiatannya

PENGERTIAN DAN KERANGKA KERJA

MANAJEMEN MUTU TERPADU DI

PERGURUAN TINGGI

Bagian 2

Manajemen Mutu terpadu (MMT)

Terpadu: semua pihak dan

semua aspek di dalam

organisasi terlibat dalam

proses perbaikan mutu

berkelanjutan

Mutu dipengaruhi oleh semua aspek atau tahapan

dalam setiap proses yang ada pada organisasi

Mutu bukan hanya tanggung jawab manajemen

Konsep kunci MMT

MMT

Fokus pada

kepuasan pelanggan

Manajemen

berdasarkan fakta

Perbaikan

berkelanjutan

Melibatkan semua

pihak dalam organisasi

Kerangka kerja MMT di perguruan tinggi

Visi, tujuan dan strategi

organisasi

Misi

Faktor keber- hasilan kritis

dan KPI

Proses Inti

1. Sistem Strategik

Analisis proses

Evaluasi diri (Gap Analysis)

2. Sistem QA

Benchmarking

Definisikan kesempatan perbaikan

Pengembangan Orang

Tentukan prioritas

Visualisasi proses ideal

Re- engineering

Perbaikan terus-menerus

Pengukuran kemajuan

Program pendidikan, Pelatihan dan

pengembangan

3. Sistem Monev

Sistem strategik

1. Mengembangkan visi dan misi:

Visi menjelaskan arah masa depan yang mencerminkan keunggulan perguruan tinggi

Misi menegaskan apa yang akan dicapai dalam pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat serta hal-hal lain

2. Mengembangkan misi ke dalam critical success factors

3. Mendefinisikan core processes

4. Menentukan key performance outcomes beserta indicators yang akan dipakai

Ilustrasi

Visi: Menjadi perguruan tinggi nasional terkemuka

Misi: Menghasilkan lulusan yang unggul

Critical success factors:

Kurikulum pendidikan, dosen, sistem pembelajaran, fasilitas akademik

Core process:

Proses pembelajaran

Key performance indicators:

Jumlah mahasiswa dengan IPK > 3.25

Persentase mahasiswa lulus tepat waktu

Sistem QA

Menggambarkan proses secara rinci (process mapping)

Mengembangkan penjaminan agar proses dijalankan dengan baik secara konsisten

Proses dalam perguruan tinggi

Manajemen

Program

Pembelajaran

Manajemen

Program

Penelitian

Manajemen

Program

Abdimas

Manajemen

jasa dukungan

akademik

Manajemen

kegiatan

mahasiswa

Manajemen

SDM

Manajemen

sumber daya

dan

asset

Governance

umum

Ilustrasi

Pengelolaan perkuliahan (bagian dari manajemen program pembelajaran:

Penyiapan SAP

Pemilihan dosen pengajar

Penyiapan ruang kuliah

Dll.

Prosedur standar dibuat dan dipergunakan serta dicermati keberhasilannya mencapai performansi yang ditetapkan

Sistem monev Monitoring dan evaluation

adalah untuk perbaikan terus-

menerus

Dilakukan dengan membandingkan capaian

dengan standard

Dikembangkan sistem pengumpulan data dan

pembuatan laporan

Juga diperlukan audit internal

IMPLEMENTASI MANAJEMEN MUTU

TERPADU DI PERGURUAN TINGGI

Bagian 3

Perhatikan standard 2 pada

akreditasi institusi Penjaminan mutu perguruan tinggi adalah

proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga semua pemangku kepentingan memperoleh kepuasan.

Sistem penjaminan mutu perguruan tinggi mencakup pengelolaan masukan, proses, keluaran, dampak, umpan, dan balikan untuk menjamin mutu penyelenggaraan akademik.

Elemen penilaian standard 2 terkait

sistem penjaminan mutu Keberadaan manual mutu.

Implementasi penjaminan mutu.

Monitoring dan evaluasi hasil penjaminan mutu minimal di bidang pendidikan,

penelitian, pelayanan/pelayanan/pengabdian

kepada masyarakat, aset, sarana prasarana,

keuangan, manajemen.

Elemen penilaian standard 2 terkait

penjaminan mutu pada akreditasi prodi

Pada borang institusi (fakultas):

Keberadaan dan efektivitas unit pelaksana penjaminan mutu

Memiliki standard mutu

Pada borang prodi:

Pelaksanaan penjaminan mutu di prodi

Penjaringan umpan balik dan tindak lanjutnya

Apa yang diperlukan

Terbentuknya Sistem Penjaminan Mutu internal (SPMI)

Ada organisasi yang mengelola penjaminan mutu dengan tata kelolanya

Tersedia manual mutu institusi:

Memiliki kebijakan mutu

Mempunyai standard sasaran-sasaran mutu

Tersedia prosedur operasi standard

Organisasi penjaminan mutu

Dibentuk mulai dari tingkat universitas sampai program studi

Pada tingkat universitas dibentuk sebagai unit terpisah langsung di bawah rektor; dengan tugas:

merancang tata kelola penjaminan mutu

merumuskan kebijakan mutu

menentukan sasaran-sasaran mutu

mengelola, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu

membuat laporan-laporan terkait hasil-hasil pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat universitas

Organisasi penjaminan mutu

Pada tingkat fakultas juga dibentuk unit penjaminan mutu yang berada di bawah dekan.

Tugas utama dari organisasi ini:

menjabarkan kebijakan mutu di tingkat fakultas

menentukan sasaran-sasaran mutu di tingkat fakultas

menyusun prosedur operasi standard

mengelola, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat fakultas

Membuat laporan-laporan terkait hasil-hasil pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat fakultas

Organisasi penjaminan mutu

Pada tingkat program studi organisasi penjaminan mutu berupa tim kerja yang menjalankan proses penjaminan mutu harian (terutama pelaksanaan perkuliahan).

Tugas utama tim kerja: menyusun prosedur operasi standard di tingkat program studi

dan instruksi-instruksi kerja serta formulir-formulir yang digunakan untuk pelaksanaan penjaminan mutu

menentukan sasaran-sasaran mutu di tingkat program studi

melaksanakan penjaminan mutu termasuk evaluasi dan pelaksanaannya

melakukan perbaikan berkelanjutan pada masalah yang dijumpai

membuat laporan-laporan berkaitan dengan hasil-hasil pelaksanaan penjaminan mutu.

Kebijakan mutu

Kebijakan mutu merupakan pernyataan yang jelas dari institusi tentang komitmen dalam menjamin mutu

Sangat penting untuk perguruan tinggi memilikinya.

Untuk perguruan tinggi yang ingin menggunakan ISO 9000 menjadi persyaratan yang harus dibuat

Ilustrasi:

Menjadi kebijakan universitas untuk memberikan proses pembelajaran dan pelayanan akademik terbaik untuk

membentuk kompetensi lulusan yang diperlukan industri

Kebijakan mutu

Kebijakan mutu diselaraskan dengan visi, misi dan tujuan institusi

Kebijakan mutu menjadi dasar penyusunan perangkat-perangkat dan

program-program aksi lain yang

diperlukan untuk sebuah sistem

penjaminan mutu internal

Sasaran mutu

Sasaran mutu

Tingkatan mutu yang

ingin dicapai

Cerminan milestone kemajuan

Bagian dari evaluasi

berkelanjutan

Prinsip dasar penyusunan

Gunakan rumusan strategi untuk mewujudkan visi-misi-tujuan sebagai dasar

Terjemahkan strategi menjadi ukuran-ukuran kunci yang dapat diukur

Buat sasaran-sasaran berdasarkan ukuran-ukuran kunci (key measures)

Lakukan analsis dan perbaikan-perbaikan pengelolaan dengan hasil pengukuran

Key measures

Dikembangkan oleh manajemen puncak

Bisa diukur dan terdefinisi dengan jelas

Mencerminkan keberhasilan atau kegagalan organisasi

Mencakup semua aspek fungsional organisasi

Menjadi dasar untuk penyusunan sasaran mutu

Sebaiknya dibuat tidak terlalu banyak untuk memudahkan fokus organisasi (biasanya 4-10

ukuran kunci)

Ilustrasi

Strategi: meningkatkan relevansi program pendidikan

Ukuran kunci :

Penyerapan lulusan oleh lapangan kerja

Penyusunan sasaran mutu

Dipilih dan dikembangkan oleh yang memiliki proses

Terkait ukuran kunci

Ada sinkronisasi dengan proses-proses lain sehingga tidak menyebabkan sub-optimal

Perlunya koordinasi dalam keseluruhan organisasi

Bersifat terukur dan terdefinisi dengan jelas

Mengukur apa ? Terkait ukuran kunci apa?

Bagaimana diukur ? Apa dimensinya ?

Sumber data ?

Siapa yang mengumpulkan data ? Seberapa sering ?

Persyaratan sasaran mutu

Penetapan target harus sesuai kemampuan proses

Obyektif berdasarkan kemampuan yang ada

Realistis untuk dicapai

Penetapan target harus menunjukkan proses perbaikan atau kemajuan organisasi dalam

kerangka waktu tertentu

Diketahui oleh semua pihak yang terkait dan menjadi milik bersama

Ilustrasi

Menyambung contoh sebelumnya:

Rata-rata waktu tunggu memperoleh pekerjaan pertama

Persentase lulusan bekerja pada bidangnya

Rata-rata gaji pertama

Komponen sasaran mutu

Komponen Target

Kualitas

Pernyataan kaitan key measures

Metric

Target Pemilik

Flow downs

Ilustrasi

Metric Target Pemilik

Persentase mahasiswa lulus tepat waktu (8 semester)

85% Ketua Program Studi X

Key Measure: Efisiensi

proses pembelajaran

Flow down dan perbaikan proses

Flow down: menjelaskan kaitan

dengan target yang

mendukungnya

Bisa dirunut sampai individu

Terkait dengan proses

Penentuan sasaran mutu

Secara periodik direview

Kebutuhan-kebutuhan di masa yang akan datang

Hasil pencapaian dari evaluasi

Performansi proses

Tingkat kepuasan pelanggan

Kelompok sasaran mutu

Dinyatakan dalam kelompok:

Input

Proses

Output

Outcomes

Impact

Sasaran mutu dan akreditasi BAN PT

Untuk memudahkan pekerjaan, butir-butir yang dievaluasi BAN PT dalam akreditasi prodi maupun institusi dapat dijadikan acuan

Dengan demikian proses pengumpulan data bisa dilakukan lebih efisien

Institusi bisa menambahkan sasaran-sasaran yang bersifat spesifik institusional

Manual mutu

Kebijakan dan sasaran-sasaran mutu didokumentasikan dalam manual mutu

Di samping itu manual mutu memuat:

Siapa dan bagaimana sasaran mutu ditetapkan

Bagaimana melakukan monitoring dan evaluasi pencapaian sasaran mutu; siapa yang melakukan

Bagaimana menentukan kegiatan-kegiatan perbaikan dan inovasi untuk mengatasi masalah sesuai hasil evaluasi

Dokumen-dokumen dan laporan-laporan untuk melaksanakan semua proses penjaminan mutu

Siklus pelaksanaan penjaminan mutu

Bagaimana melakukan audit mutu; siapa yang melakukan

Prosedur operasi standard

Menjelaskan proses-proses bisnis yang dijalankan dalam perguruan tinggi

Menjelaskan bagaimana hasil diperoleh

Hasil yang bermutu di samping memenuhi persyaratan juga konsisten

Diperlukan standarisasi proses sehingga selalu diikuti dan dilaksanakan sesuai

standard tersebut

Prosedur operasi standard

Pembuatan prosedur operasi standard yang baik harus memiliki:

Kejelasan supplier, input, output dan customer dari setiap proses

Pendefinisian dari tujuan dari proses yang memberikan gambaran manfaat atau kegunaan yang diperoleh oleh

prodi/fakultas/universitas

Pemilik proses

Sumber daya, peralatan yang digunakan untuk menjalankan proses

Setiap proses dinyatakan dalam kata kerja atau kalimat kerja

Pelaksanaan penjaminan mutu

Direncanakan dengan baik kapan dan bagaimana penjaminan mutu dilakukan.

Contoh: perkuliahan

Setiap minggu evaluasi kesesuaian materi ajar dengan SAP

Tengah semester evaluasi pelaksanaan perkuliahan sebelum ujian tengah semester

Setiap semester evaluasi kelulusan, IP, pencapaian hasil

pembelajaran, dll

Pada saat wisuda, ketercapaian kompetensi, rata-rata lama kelulusan, dll

Perbaikan berkelanjutan

Bagian penting yang menunjukkan bahwa fungsi penjaminan mutu sudah berjalan atau belum

Melakukan evaluasi pencapaian sasaran mutu

Menemukan akar masalah yang menyebabkan ketidaktercapaian sasaran mutu

Mencarikan solusi untuk mengatasi masalah dan menjalankan perbaikan-perbaikan

Melakukan inovasi-inovasi dalam proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat

Memasang sasaran-sasaran baru jika diperlukan

Audit mutu

Bagian yang diperlukan juga dalam kerangka manajemen mutu terpadu

Audit dapat dilakukan secara internal untuk memeriksa bagaimana proses

penjaminan mutu dilakukan

Secara eksternal ini yang dilakukan melalui akreditasi prodi maupun institusi

Penutup

Penerapan manajemen mutu terpadu di perguruan tinggi menjadi keharusan

Tuntutan akuntabilitas yang merupakan pertanggung-jawaban perguruan tinggi kepada berbagai pihak dapat dipenuhi dengan membangun manajemen mutu terpadu

Diperlukan komitmen pimpinan untuk dapat mnewujudkan dan harus melibatkan semua pihak.

LAMPIRAN

Contoh sasran mutu

Kelompok Metric Cara Pengukuran

INPUT Rasio dosen mahasiswa Perbandingan dosen tetap dan tidak tetap terhadap jumlah mahasiswa

Rasio dosen berpendidikan S2-S3 terhadap mahasiswa

Rasio luasan ruang kuliah terhadap jumlah mahasiswa

Rasio luasan laboratorium/studio terhadap jumlah mahasiswa

Rasio jumlah koleksi buku referensi terhadap jumlah mahasiswa

Kelompok Metric Cara Pengukuran

PROSES Rata-rata IPK mahasiswa pada setiap semester berjalan

Rata-rata lama penyelesaian studi

Persentase mahasiswa selesai tepat waktu

Rata-rata lama penyelesaian Tugas Akhir

Rata-rata tingkat kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan selama satu semester

Rata-rata tingkat kehadiran dosen dalam perkuliahan selama satu semester

Rata-rata jumlah mahasiswa Drop Out

Persentase dosen dengan nilai BAIK pada pembelajaran

Hasil kuesioner mahasiswa pada setiap akhir semester

Kelompok Metric Cara Pengukuran

OUTPUT Rata-rata IPK Lulusan

Persentase mahasiswa dengan IPK > 3.0

OUTCOMES Rata-rata waktu tunggu kerja lulusan

Persentase mahasiswa yang memperoleh pekerjaan pertama < 3 bulan

IMPACT Tingkat selektif program studi Rasio antara jumlah calon mahasiswa diterima dengan jumlah calon mendaftar

Jumlah kegiatan on-campus recruitmen

Dalam setahun

Jumlah lulusan yang direkrut melalui on-campus recruitmen

Dalam setahun