MANAJEMEN MIGRASI SISTEM INFORMASI DALAM...
Transcript of MANAJEMEN MIGRASI SISTEM INFORMASI DALAM...
MANAJEMEN MIGRASI SISTEM INFORMASI DALAM
ORGANISASI PERUSAHAAN
Untuk Memenuhi Tugas Individu Sistem Informasi Manajemen Kelas E62
Disusun Oleh:
Didik Prianto (K25161085)
SEKOLAH PASCA SARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2017
ii
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ii
DAFTAR GAMBAR iii
I. PENDAHULUAN 4
1.1 Latar Belakang 4
1.2 Perumusan Masalah 5
1.3 Tujuan Penelitian 5
II. PEMBAHASAN 6
2.1 Aspek Yang Perlu Diperhatikan Dalam Migrasi Sistem Informasi 6
2.2 Metodologi Migrasi Sistem Informasi 7
2.3 Studi Kasus : Migrasi Sistem Informasi di Blibli.com 8
III. PENUTUP 11 3.1 Kesimpulan 11
3.2 Saran 11
DAFTAR PUSTAKA 12
iii
DAFTAR GAMBAR
1 Peran sistem informasi dalam organisasi perusahaan 4
2 Aspek penerapan sistem informasi 6
3 Strategi peralihan sistem informasi 7
4 Ilustrasi model migrasi sistem informasi 8
5 Tampilan blibli.com sebelum dan sesudah migrasi 9
6 Cek list migrasi sistem informasi 10
4
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam sebuah perusahaan, sistem informasi sebagai support system untuk kelancaran,
kemudahan dan bahkan sebagai competitive advantage bagi perusahaan. Sistem informasi
yang terdiri atas perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), perangkat jaringan
(network) dan sumber daya manusia yang terlibat didalamnya.
Dalam perjalanannya, bisnis semakin hari semakin berkembang dan semakin komplek,
begitu pula sistem informasi juga ikut berkembang mengikuti kebutuhan bisnis. Perangkat
keras misalnya, hampir setiap tahun keluar perangkat keras dengan spesifikasi yang lebih
tinggi untuk mendukung kemampuan komputasi yang lebih tinggi pula. Begitu pula untuk
perangkat lunak, selalu ada perbaikan secara tampilan, fungsi dan keamanan setiap tahunnya.
Dan tentu saja penambahan fungsi, tampilan dan keamanan itu memerlukan perangkat keras
yang bisa mendukung. Pada akhirnya sistem informasi yang ada dalam organisasi perusahaan
harus mengikuti perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak ini.
Sistem informasi dalam organisasi perusahaan secara umum berperan pada beberapa
proses bisnis yang dibagi menjadi support processes dan primary business processes. Untuk
lebih jelasnya peran sistem informasi bisa dilihat pada gambar berikut :
Gambar 1. Peran sistem informasi dalam organisasi perusahaan.
Melihat peran penting sistem informasi dalam perusahaan, agar tetap terus memiliki
nilai competitive advantage di tengah persaingan bisnis maka perlu dilakukan update,
upgrade atau pembaharuan sistem informasi. Dengan semakin kompleknya proses bisnis,
maka update, upgrade atau pembaharuan sistem informasi menjadi tantangan tersendiri bagi
seorang manager sistem informasi. Apabila update, upgrade atau pembaharuan tersebut ada
pada support processes, maka hal ini tidak terlalu critical, tetapi apabila itu terjadi pada
primary business process maka perlu kehati-hatian karena bersifat critical.
5
1.2 Perumusan Masalah
Persaingan bisnis yang ketat menuntut perusahaan untuk selalu kompetitif, termasuk
pada bagian sistem informasi yang digunakan. Untuk itu migrasi sistem informasi untuk
mengganti sistem lama yang sudah usang dengan sistem baru yang lebih kompetitif tentu
akan memberikan nilai bisnis yang lebih. Dalam melakukan migrasi sistem informasi banyak
hal perlu diperhatikan agar peralihan sistem informasi ini berjalan lancar. Proses pra-migrasi,
saat migrasi dan pasca-migrasi apa saja yang perlu diperhatikan agar peralihan sistem
berhasil. Bagaimana peranan masing-masing bagian, department atau stakeholder agar
peralihan sistem berjalan dengan lancar?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari makalah ini antara lain :
1. Mengupas mengenai aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam migrasi sistem
informasi
2. Mengetahui teknik dan methodology yang tepat dalam melakukan peralihan sistem
informasi
3. Mengetahui peranan masing-masing bagian agar peralihan berjalan dengan sukses.
6
II. PEMBAHASAN
2.1 Aspek Yang Perlu Diperhatikan Dalam Migrasi Sistem Informasi
Dalam melakukan migrasi sistem informasi perlu diperhatikan beberapa aspek terkait
dengan strategi sistem informasi dan orang-orang yang terlibat dalam menggunakan sistem
inforamsi tersebut. Pada dasarnya peralihan sistem informasi akan melibatkan 3 hal yaitu
teknologi, proses dan people (orang). Untuk memastikan keberhasilan migrasi sistem
informasi maka ketiga hal itu perlu diperhatikan.
Gambar 2. Aspek penerapan sistem informasi
Manajemen harus bisa memastikan bahwa migrasi sistem informasi ini akan membawa
business value bagi perusahaan agar tetap terus berkembang dan kompetitif pada bisnis yang
digeluti. Kajian mendalam (assessment) terhadap teknologi baru yang akan diterapkan perlu
dilakukan sehingga keputusan untuk migrasi ke sistem baru memang benar-benar dibutuhkan
perusahaan dan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Bagaimanapun tujuan perusahaan
adalah mencari keuntungan yang sebesar-besarnya, maka migrasi sistem informasi juga harus
diperhitungkan untung-ruginya.
Apabila sudah dilakukan kajian mendalam, maka proses migrasi sistem informasi juga
perlu diperhatikan. Siapa yang bertanggung jawab terhadap masing-masing proses dan resiko
yang bisa dikontrol oleh masing-masing penanggung jawab. Proses bisnis yang terdampak
terhadap sistem informasi yang akan diterapkan juga perlu diperhatikan. Hal yang tak kalah
penting setelah itu adalah people (orang), karena secanggih apapun sistem informasi jika
orang yang akan mengoperasikannya tidak di-training dengan baik maka akan menyebabkan
kegagalan peralihan sistem informasi.
Migrasi sistem informasi sebagai strategi bagi perusahaan juga perlu di-manage dengan
baik. strategi penerapan sistem informasi penting dilakukan mengingat kebutuhan perusahaan
7
dan keuntungan yang diterima. Strategi proses peralihan sistem informasi bisa terlihat pada
gambar di bawah ini.
Gambar 3. Strategi peralihan sistem informasi
2.2 Metodologi Migrasi Sistem Informasi
Menurut O’brien migrasi sistem informasi bisa dilakukan dengan beberapa metode
antara lain :
1. direct conversion, atau konversi secara langsung. Untuk sistem informasi yang
sifatnya tidak memiliki implikasi secara langsung secara bisnis maka konversi
model ini bisa dilakukan. Dimana sistem informasi lama secara langsung diganti
dengan sistem informasi yang baru. Konversi model ini cukup beresiko ketika
sistem informasi baru yang akan diterapkan terkait dengan primary process dari
bisnis inti perusahaan. Jika konversi tidak berhasil maka implikasi secara bisnis
sangat besar, dimana bisa jadi bisnis menjadi tidak berjalan seperti biasanya atau
bahkan proses bisnis tidak bisa dilakukan karena sistem yang baru gagal dikonversi
secara sempurna.
2. Parallel conversion, atau konversi secara parallel. Pada model ini konversi sistem
lama ke sistem baru ada saatnya dimana sistem lama dan sistem baru sama-sama
berjalan secara simultan hingga pada waktu sudah ditentukan waktu cut-off sistem
lama, maka sistem baru akan diberlakukan. Dengan model konversi seperti ini maka
resiko terhadap bisnis lebih kecil. Model ini juga membuat pengguna sistem
informasi lebih nyaman karena sudah diperkenalkan kepada sistem informasi yang
8
baru terlebih dahulu dan pada saat pengguna sudah terbiasa dengan sistem
informasi yang baru, maka cut-off bisa dilakukan.
3. Pilot conversion, atau konversi secara pilot. Pada model ini sistem baru yang akan
diterapkan, dilakukan piloting pada area atau bagian tertentu dengan scope yang
lebih kecil sehingga meminimalisir resiko. Biasanya bagian atau area yang akan
diterapkan sistem baru memiliki karakteristik yang sesuai dengan karakteristik
perusahaan yang akan menerapkan sistem baru tersebut. Bila sistem baru di area
atau bagian yang lebih kecil itu berhasil, maka pada tahap selanjutnya diterapkan
pada sistem informasi perusahaan dengan skala yang lebih luas.
4. Phase atau gradual conversion, pada konversi model ini sebenarnya
menggabungkan antara direct conversion dan parallel conversion untuk
meminimalisir resiko kegagalan dalam menerapkan sistem baru. Setiap phase dalam
migrasi sistem lama ke sistem baru harus didokumentasikan secara baik. setiap
tahap jika ditemukan bug bisa langsung diperbaiki. Migrasi bisa juga dilakukan per
modul untuk setiap phase.
Gambar 4. Ilustrasi model migrasi sistem informasi
Jika migrasi sistem informasi sudah berhasil dilakukan maka hal selanjutnya yang perlu
diperhatikan adalah post implementation activities.
2.3 Studi Kasus : Migrasi Sistem Informasi di Blibli.com
Blibli.com sebagai sebuah perusahaan e-commerce memiliki beberapa sistem informasi
yang saling terkait. Sistem utama yang ada dalam situs belanja online tersebut terdiri atas
berbagai macam modul diantaranya sistem penerimaan order, sistem pembayaran, sistem
manajemen promo, sistem manajemen shipping, sistem management website, sistem
manajemen merchant, dan lain sebagainya.
time
9
Pada awal berdirinya, blibli.com menggunakan sistem belanja online berbayar yang
sudah jadi dikarenakan kebutuhan yang mendesak. Sejalan dengan perkembangan bisnis dan
persaingannya, sistem tersebut akhirnya tidak mampu memenuhi ekspektasi dari manajemen
untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Sistem lama tersebut sulit untuk dilakukan modifikasi
untuk memenuhi kebutuhan bisnis, selain itu dengan jumlah transaksi yang meningkat
membuat sistem itu menjadi lebih lambat dan akhirnya membuat semua bagian dan
pelanggan mengalami masalah. Untuk mengatasi hal tersebut akhirnya dilakukan migrasi ke
sistem baru yang dikembangkan secara internal (insourcing) dengan pemrograman java. Pada
tahun 2015 bukan hanya tampilan luar saja yang berubah tapi secara back-end system juga
berubah.
Tampilan blibli.com sebelum migrasi
Tampilan blibli.com setelah migrasi
Gambar 5. Tampilan blibli.com sebelum dan sesudah migrasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan migrasi sistem informasi :
1. Testing the IT sistem
2. Deployment diagram
3. Bagian yang bertanggung jawab terhadap setiap phase dan bagian dari sistem
informasi.
4. Impact analysis
5. Implementation step by step
6. Roll Back scenario jika migrasi gagal atau bermasalah.
10
Berikut ini adalah cek list yang perlu diperhatikan pada saat melakukan migrasi sistem
informasi.
Gambar 6. Cek list migrasi sistem informasi
Semua informasi di atas ada dalam document implementation plan. Di dalam dokumen
tersebut semua informasi sistem informasi dijabarkan secara jelas tahap demi tahap dan sudah
ada persetujuan dari manajemen dan pihak terkait. Migrasi sistem biasanya dilakukan pada
malam hari dimana impact terhadap bisnis biasanya lebih kecil, dan pada pagi hari semua
sistem sudah berjalan sesuai rencana. Apabila ada bug yang sifatnya minor, maka akan segera
dibuatkan dokumen dan segera dibuatkan solusinya. Namun apabila bug itu sifatnya major
maka akan dilakukan rollback ke sistem lama.
Pada kenyataanya hampir jarang sekali terjadi rollback, karena biasanya migrasi sistem
dilakukan dengan rencana yang matang. Semua metode dalam migrasi sistem informasi
dilakukan. Pada tahap awal biasanya sudah dibuatkan prototype yang di-develop dan di-
deploy pada sistem atau environment yang berbeda, sehingga manajemen sudah bisa
membayangkan perubahan yang terjadi. Ini sekaligus juga memudahkan dalam masukan
yang sifatnya tampilan. Lalu setelah itu semua data yang ada pada sistem lama dimigrasi
terlebih dahulu ke sistem baru. Setelah semua data terinput di sistem baru maka sebelum
proses migrasi total dilakukan pada malam hari, sudah berjalan secara parallel 2 sistem yang
lama dan yang baru. Pada malah hari phase selanjutnya adalah memastikan semua link, url
dan lain sebagainya sudah termapping sempurna ke sistem baru dan migrasi total dilakukan
dengan mematikan sistem lama dan menggunakan sistem baru ini. Teknik migrasi yang
dilakukan adalah parallel conversion dan phase conversion. Semua ini dilakukan untuk
memastikan peralihan sistem informasi memiliki dampak yang minimal dan peralihan
berjalan dengan smooth.
11
III. PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dalam melakukan migrasi sistem informasi maka manajemen perusahaan harus
memperhatikan aspek teknologi, proses dan manusia yang menggunakannya. Sistem
informasi sebagai penunjang bagi proses bisnis harus memberikan manfaat positif bagi
perusahaan. Pada selanjutnya penerapan sistem informasi ini akan memberikan keunggulan
kompetitif bagi perusahaan. Strategi penerapan sistem informasi juga harus
mempertimbangkan kebutuhan perusahaan. Apabila sistem lama sudah tidak bisa menunjang
proses bisnis maka penerapan sistem informasi yang baru mutlak diperlukan.
Dalam melakukan migrasi maka resiko yang ditimbulkan dari penerapan sistem baru
perlu diperhitungkan, termasuk pelaksanaannya apakah akan menggunakan direct
conversion, parallel conversion, pilot conversion atau phase conversion. Masing-masing
memiliki kekurangan dan keunggulannya. Penerapannyapun bisa berbeda pada setiap
perusahaan. Apabila proses migrasi melibatkan primary business proses maka perlu
diperhatikan resiko yang timbul dan harus dipastikan tidak mengganggu business proses yang
sedang berjalan.
Pada perusahaan e-commerce, migrasi sistem informasi menjadi sebuah keharusan
karena teknologi yang berkembang dan kebutuhan konsumen terus meningkat sehingga
memerlukan sistem baru yang lebih bisa memberikan pelayanan yang lebih baik bagi
konsumen. Hal ini tentu akan memberikan manfaat bagi perusahaan dimana konsumen yang
puas tentu akan terus menggunakan platform e-commerce tersebut.
3.2 Saran
Untuk setiap migrasi sistem informasi, maka dokumentasi dari sistem informasi sangat
diperlukan. Dokumentasi implementasi dan penggunaan. Setelah migrasi sistem informasi
berjalan lancar makan training terhadap users yang menggunakan perlu dilakukan sebab
secanggih apapun sistem informasi yang digunakan jika users tidak bisa menggunakannya
maka tetap menjadi sebuah kegagalan migrasi sistem informasi.
12
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, J. A & Marakas, G. M. (2016). Information Management System, 10th
Edition.,McGraw-Hill/Irwin. New York.
Anonim. Permasalahan Komponen Sistem Informasi pada Migrasi Sistem PT. Garuda
Indonesia. Diperoleh 13 Februari 2017, dari
https://themostwowpartner.wordpress.com/2013/02/26/permasalahan-komponen-
sistem-informasi-pada-migrasi-sistem-pt-garuda-indonesia.
Anonim. Six Step to Migration Project Success. Systel Whitepaper. Diperoleh 13 Februari
2017, dari www.syntelinc.com.
13