Manajemen Komunikasi

Manajemen Manajemen KomunikasiKomunikasi

Imelda AtastinaImelda Atastina

SE 3773 - Manajemen Proyek Teknologi InformasiSE 3773 - Manajemen Proyek Teknologi Informasi

SE 3773 MPTI - Komunikasi- IMDSE 3773 MPTI - Komunikasi- IMD

Tujuan PaparanTujuan Paparan

Memahami proses-proses yang Memahami proses-proses yang dilakukan dalam Manajemen Komunikasi dilakukan dalam Manajemen Komunikasi

Mengerti manfaat melakukan Mengerti manfaat melakukan Manajemen Komunikasi dalam MPTI (Manajemen Komunikasi dalam MPTI (TI TI selalu berubah,oki harus selalu selalu berubah,oki harus selalu koordinasi kalau memang ada koordinasi kalau memang ada perubahan yang terjadiperubahan yang terjadi))

Memahami dokumen-dokumen apa saja Memahami dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan dalam Manajemen yang diperlukan dalam Manajemen Komunikasi Proyek & bagaimana cara Komunikasi Proyek & bagaimana cara membuat dokumen tersebutmembuat dokumen tersebut

SE 3773 MPTI - Komunikasi- IMDSE 3773 MPTI - Komunikasi- IMD 33

DefinisiDefinisi

Manajemen Komunikasi proyek adalah Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat puladisimpan dan diatur dengan tepat pula

Orang-orang teknologi informasi terkenal dengan memiliki kemampuan Orang-orang teknologi informasi terkenal dengan memiliki kemampuan

komunikasi yang rendahkomunikasi yang rendah

SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMDSE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD 44

Tahapan Manajemen Tahapan Manajemen KomunikasiKomunikasi Perencanaan Komunikasi Perencanaan Komunikasi

(Communication Planning)(Communication Planning)Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah informasi di antara stakeholder sebuah proyekproyek

Distribusi InformasiDistribusi InformasiProses yang dilakukan untuk menjamin Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholderwaktu yang tepat bagi setiap stakeholder


Tahapan Manajemen Tahapan Manajemen Komunikasi (2)Komunikasi (2) Pelaporan KinerjaPelaporan Kinerja

Proses mengumpulkan dan menyebarkan Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports, progress dalamnya status reports, progress measurements, dan peramalanmeasurements, dan peramalan

Mengelola Mengelola stakeholdersstakeholdersProses mengelola komunikasi untuk memenuhi Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadipenyelesaian isu-isu yang terjadi


Tinjauan Tinjauan Umum Umum ManajemeManajemen n KomunikasKomunikasii


Perencanaan Perencanaan KomunikasiKomunikasi Merupakan proses yang sangat Merupakan proses yang sangat

penting dalam proyek, mengingat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasidengan kegagalan komunikasi

Rencana manajemen komunikasi Rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang berisi adalah dokumen yang berisi arahan/tuntunan cara arahan/tuntunan cara berkomunikasi dalam suatu proyekberkomunikasi dalam suatu proyek


Rencana Manajemen Rencana Manajemen KomunikasiKomunikasi

Informasi yang terkandung dalam Rencana Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain :Management Plan ), antar lain :

Kebutuhan-kebutuhan komunikasi Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholdersstakeholders

Informasi yang akan dikomunikasikan, Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnyatermasuk formatnya, isinya dan level detailnya

Orang yang bertanggung jawab untuk Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksudmemberikan informasi yang dimaksud

Orang yang harus menerima informasi yang Orang yang harus menerima informasi yang dimaksuddimaksud


Rencana Manajemen Rencana Manajemen Komunikasi(2)Komunikasi(2) Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan

informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dstdst

Metoda untuk mendapatkan informasi, Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsbseperti memo, email, telepon, dsb

Metoda untuk memperbaharui rencana Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyekkemajuan dan pembangunan proyek

Metoda untuk menyelesaikan masalah yang Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawahtidak dapat diselesaikan di level bawah

Daftar istilah/terminologiDaftar istilah/terminologi


Contoh Stakeholder Contoh Stakeholder AnalysisAnalysis


Distribusi InformasiDistribusi Informasi

Dilakukan mengingat pentingnya Dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepatorang yang tepat, pada , pada waktu yang waktu yang tepattepat dengan dengan format yang padat format yang padat informasi informasi

Manajer proyek dan tim proyek Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan terbaik untuk mendistribusikan informasi proyekinformasi proyek


Isu Penting dalam Isu Penting dalam Distribusi InforamasiDistribusi Inforamasi Penggunaan teknologiPenggunaan teknologi Cara formal atau informalCara formal atau informal Penanganan informasi yang sangat Penanganan informasi yang sangat

penting agar dapat didistribusikan penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktudengan efektif dan tepat waktu

Memilih media yang cocok untuk Memilih media yang cocok untuk berkomunikasiberkomunikasi

Pemahaman akan teknik komunikasi Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompokindividual atau berkelompok

Teknik menyampaikan berita “buruk”Teknik menyampaikan berita “buruk” Pengaturan jumlah jalur komunikasiPengaturan jumlah jalur komunikasi

Tabel Pemilihan Media Tabel Pemilihan Media KomunikasiKomunikasi


Pengaruh Jumlah Jalur Pengaruh Jumlah Jalur KomunikasiKomunikasi



Organizational Proces Organizational Proces Assets (dlm Distribusi Assets (dlm Distribusi Informasi)Informasi)Proses distribusi informasi dapat Proses distribusi informasi dapat

didokumentasikan dalam Organizational didokumentasikan dalam Organizational Process Assets. Informasi yang diperbaharui, Process Assets. Informasi yang diperbaharui, antara lain :antara lain :

Lesson learnedLesson learned Project record (surat-surat korespondensi, Project record (surat-surat korespondensi,

memo, dsb)memo, dsb) Project reports (formal-informal laporan Project reports (formal-informal laporan

status proyek,dsb)status proyek,dsb) Masukan dari stakeholders berupa kritik, Masukan dari stakeholders berupa kritik,

saran ataupun peringatansaran ataupun peringatan


Performance ReportsPerformance Reports

Informasi yang terkandung didalamnya, antara Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :lain :

Status reports, yang berisi tentang sejauh Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb)dilaksana sesuai rencana,dsb)

Progres reports menggambarkan sejauh Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutinpekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin


Performance Reports Performance Reports (2)(2) Peramalan, berisi gambaran Peramalan, berisi gambaran

kecenderungan proyek akan kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakan apa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan ( proyek sudah berjalan ( Ingat Ingat EVM! )EVM! )


Saran dalam Saran dalam Manajemen Manajemen Komunikasi Proyek ITKomunikasi Proyek IT Gunakan keterampilan berkomunikasi Gunakan keterampilan berkomunikasi

(khususnya dalam menangani konflik)(khususnya dalam menangani konflik) Selalu berusaha untuk mengembangkan Selalu berusaha untuk mengembangkan

keterampilan berkomunikasiketerampilan berkomunikasi Lakukan rapat dengan efektifLakukan rapat dengan efektif Gunakan e-mail secara efektifGunakan e-mail secara efektif Gunakan template dalam komunikasi Gunakan template dalam komunikasi

proyekproyek Bangun infrastruktur komunikasiBangun infrastruktur komunikasi

1919SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMDSE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

Membangun Infrastruktur Membangun Infrastruktur KomunikasiKomunikasi

Infrastruktur Komunikasi adalah Infrastruktur Komunikasi adalah seperangkat alat, teknik dan prinsip yang seperangkat alat, teknik dan prinsip yang digunakan untuk memberikan dasar yang digunakan untuk memberikan dasar yang efektif dalam transfer informasi efektif dalam transfer informasi

Alat yang dimaksud antara lain e-mail, Alat yang dimaksud antara lain e-mail, project management software, project management software, groupware, fax machines, telephones, groupware, fax machines, telephones, teleconferencing systems, document teleconferencing systems, document management systems, dan word management systems, dan word processorsprocessors

Membangun Membangun Infrastruktur Infrastruktur Komunikasi (2)Komunikasi (2) Teknik termasuk didalamnya reporting Teknik termasuk didalamnya reporting

guidelines & templates, meeting guidelines & templates, meeting ground rules & procedures, decision-ground rules & procedures, decision-making processes, problem-solving making processes, problem-solving approaches, and conflict resolution approaches, and conflict resolution and negotiation techniquesand negotiation techniques

Prinsip yang dimaksund adalah Prinsip yang dimaksund adalah menggunakan dialog terbuka dan menggunakan dialog terbuka dan etika yang disepakati bersamaetika yang disepakati bersama

PI 3163 - MPTI_D3- IMDPI 3163 - MPTI_D3- IMD 2020

T I P ST I P S


2222 SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMDSE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

Conflict Handling Modes, in Conflict Handling Modes, in Preference OrderPreference Order

Confrontation or problem-solving: directly Confrontation or problem-solving: directly face a conflictface a conflict

Compromise: use a give-and-take approachCompromise: use a give-and-take approach Smoothing: de-emphasize areas of Smoothing: de-emphasize areas of

differences and emphasize areas of differences and emphasize areas of agreementagreement

Forcing: the win-lose approachForcing: the win-lose approach Withdrawal: retreat or withdraw from an Withdrawal: retreat or withdraw from an

actual or potential disagreementactual or potential disagreement


Conflict Can Be GoodConflict Can Be Good

Conflict often produces important results, Conflict often produces important results, such as new ideas, better alternatives, such as new ideas, better alternatives, and motivation to work harder and more and motivation to work harder and more collaborativelycollaboratively

Groupthink can develop if there are no Groupthink can develop if there are no conflicting viewpointsconflicting viewpoints

Research by Karen Jehn suggests that Research by Karen Jehn suggests that task-related conflict often improves team task-related conflict often improves team performance, but emotional conflict often performance, but emotional conflict often depresses team performancedepresses team performance


Meningkatkan Meningkatkan Keterampilan Keterampilan BerkomunikasiBerkomunikasi Perusahaan IT dan program-program Perusahaan IT dan program-program

pendidikan IT seringkali mengabagikan pendidikan IT seringkali mengabagikan pentingnya membangung keterampilan pentingnya membangung keterampilan berbicara, menulis dan mendengarkanberbicara, menulis dan mendengarkan

Organisasi yang berkembang baru akhirnya Organisasi yang berkembang baru akhirnya menyadari bahwa diperlukan investasi dalam menyadari bahwa diperlukan investasi dalam bidang komunikasi krn harus bertemu bidang komunikasi krn harus bertemu dengan berbagai macam individu dengan dengan berbagai macam individu dengan budaya dan latar belakang yang beraneka budaya dan latar belakang yang beraneka ragamragam

Butuh kepemimpinan untuk dapat Butuh kepemimpinan untuk dapat meningkatkan kemampuan berkomunikasimeningkatkan kemampuan berkomunikasi


Rapat yang EfektifRapat yang Efektif

Tentukan terlebihdahulu apakah rapat dapat Tentukan terlebihdahulu apakah rapat dapat dihindari dihindari

Tentukan tujuan dan outcome yang diinginkan Tentukan tujuan dan outcome yang diinginkan dari sebuah rapat dari sebuah rapat

Tentukan siap yang hrs menghadiri rapatTentukan siap yang hrs menghadiri rapat Berikan agenda rapat sebelum rapat Berikan agenda rapat sebelum rapat

dilaksanakan pada semua peserta rapatdilaksanakan pada semua peserta rapat Persiapkan segala perlengkapan sebelum rapat Persiapkan segala perlengkapan sebelum rapat

seperti handout, alat peraga,dsbseperti handout, alat peraga,dsb Jalankan rapat secara profesinalJalankan rapat secara profesinal Bangun relasiBangun relasi


Efektif E-mailEfektif E-mail

Yakinkah bahwa e-mail merupakan media yang Yakinkah bahwa e-mail merupakan media yang tepat untuk berkomunikasitepat untuk berkomunikasi

Yakinkan anda mengirim e-mail yang tepat pada Yakinkan anda mengirim e-mail yang tepat pada orang yang tepat pulaorang yang tepat pula

Gunakan judul yang “berarti”Gunakan judul yang “berarti” Batasi isi e-mail hanya pada satu subyek, dan Batasi isi e-mail hanya pada satu subyek, dan

buat sejelas dan seringkas mungkinbuat sejelas dan seringkas mungkin Batasi jumlah dan ukuran attachmentsBatasi jumlah dan ukuran attachments Hapus e-mail yg tidak anda butuhkan dan jangan Hapus e-mail yg tidak anda butuhkan dan jangan

buka jika anda ragu asal e-mail tsbbuka jika anda ragu asal e-mail tsb Responi e-mail secepatnyaResponi e-mail secepatnya Pelajari menggunakan fitur-fitur pentingPelajari menggunakan fitur-fitur penting


Gunakan Template Gunakan Template dalam Komunikasi dalam Komunikasi ProyekProyek Kebanyakan orang teknis enggan Kebanyakan orang teknis enggan

meminta pertolonganmeminta pertolongan Menggunakan template dalam Menggunakan template dalam

berkomunikasi dapat membuat berkomunikasi dapat membuat penggunaan waktu dan uang penggunaan waktu dan uang menjadi lebih efisienmenjadi lebih efisien

Organisasi dapat membuat Organisasi dapat membuat templatenya sendiri atau meniru templatenya sendiri atau meniru dari orang laindari orang lain

2828SE 3773 MPTI – Komunikasi – IMD SE 3773 MPTI – Komunikasi – IMD

Contoh Template untuk Deskripsi Contoh Template untuk Deskripsi ProyekProyek


Contoh Template Progress Contoh Template Progress Report BulananReport Bulanan

3030SE 3773 MPTI – Komunikasi -IMDSE 3773 MPTI – Komunikasi -IMD

Contoh Outline untuk Final Contoh Outline untuk Final Project ReportProject Report


Final Project Documentation Final Project Documentation ItemsItems


Guidance for Student’s Guidance for Student’s Lessons Learned ReportLessons Learned Report

3333SE 3773 MPTI –Komunikasi - IMDSE 3773 MPTI –Komunikasi - IMD

Using Software to Assist in Using Software to Assist in Project CommunicationsProject Communications

There are many software tools to aid in There are many software tools to aid in project communicationsproject communications

Today more than 37 percent of people Today more than 37 percent of people telecommute or work remotely at least part-telecommute or work remotely at least part-timetime

Project management software includes new Project management software includes new capabilities to enhance virtual capabilities to enhance virtual communicationscommunications

Project 2002’s enterprise edition includes Project 2002’s enterprise edition includes features for portfolio management, resource features for portfolio management, resource management, and collaborationmanagement, and collaboration

Manajemen Komunikasi

Documents

Transcript of Manajemen Komunikasi