2/28/2011

1

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

- APK -

TUJUAN PAPARAN

Mahasiswa/i dapat memahami proses-proses yang dibutuhkan dalam mengintegrasikan proyek.

Memahami isi project charter dan cara membuatproject charter

Mengenal tools dan teknik-teknik yang dapat digunakandalam Manajemen Integrasi Proyek

Memahami pentingnya melakukan stakeholder analysis

2/28/2011

2

REVIEW

9 Area Pengetahuan Manajemen Proyek

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

Manajemen Integrasi Proyek adalah tiang penyanggayang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruhknowledge area dalam Manajemen Proyek

Manajemen Integrasi Proyek melibatkan koordinasiseluruh knowledge area dalam project life cycle

Manajemen Integrasi Proyek, merupakan salah satukompetensi yang harus dimiliki oleh Manajer Proyek

2/28/2011

3

KUNCI UTAMA KEBERHASILAN PROYEK :MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK YANG BAIK

Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruhknowledge area selama project life cycle berlangsung

Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada hal-

hal yang detail tetapi melupakan big picture dari

proyek yang sedang dikerjakan

Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasiperangkat lunak

Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface Management (identifikasi dan manajemen poin-poininteraksi antar elemen-elemen dalam proyek)

FRAMEWORK FOR PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

2/28/2011

4

PROSES UTAMA DALAM INTEGRASI MANAJEMEN PROYEK

1. Membangun Project Charter

2. Membangun Preliminary Scope Statement

3. Membangun Project Management Plan

4. Mengarahkan dan mengelola eksekusi proyek

5. Monitoring & kontrol proyek

6. Integrated Change Control

7. Menutup Proyek

Catatan : Koordinasi & Komunikasi, sehingga gambaran umum proyek tetap terjaga

1. MEMBANGUN PROJECT CHARTER

Project Charter adalah dokumen formal yang

menyatakan keberadaan sebuah proyek dan

memberikan arahan akan tujuan dan manajemenproyek.

Input:

Kontrak proyek

statement of work (menggambarkan produk/servis yang harus dibuat)

enterprise environmental factors (struktur organisasi, budayaorganisasi,dsb)

organizational process assets (aturan yang berlaku, prosedur, sistem keuangan, dsb)

2/28/2011

5

INFORMASI DALAM PROJECT CHARTER

Nama Proyek & masa berlaku proyek

Nama Manajer Proyek beserta informasinya

Ringkasan jadwal proyek

Ringkasan budget proyek

Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasukkebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya

Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek(kebutuhan stakeholders, asumsi, batasan)

Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek

Tanda tangan key project stakeholders

Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi olehstakeholder

CONTOH

PROJECT

CHARTER

2/28/2011

6

CONTOH

PROJECT

CHARTER

(LANJ)

2. MEMBANGUN PRELIMINARY SCOPE STATEMENT

Scope statement adalah dokumen yang digunakan untukmembangun dan mengkonfirmasikan pemahaman

bersama akan ruang lingkup/batasan proyek.

Informasi penting:

tujuan proyek

deskripsi produk/servis

kriteria produk yang akan diterima

asumsi dan hambatan terhadap proyek

struktur organisasi

resiko

jadwal

gambaran awal biaya

2/28/2011

7

3. MEMBANGUN PROJECT MANAGEMENT PLAN

Project management plan adalah dokumen yang dapatdigunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumenperencanaan proyek dan menjadi panduan eksekusi dankontrol proyek

Mendokumentasikan asumsi dan keputusanperencanaan proyek; memfasilitasi komunikasi antarstakeholders; mendefinisikan content, extent, danwaktu; menyediakan baseline pengukuran progress dankontrol proyek

Harus dinamis, fleksibel, dapat berubah sesuaiperubahan lingkungan proyek

INFORMASI DALAM PROJECT MANAGEMENT PLANS

Gambaran umum proyek(nama proyek, deskripsi, nama sponsor, nama PM dan anggota tim, hasilproyek, material penting, definisi dan akronim)

Deskripsi bagaimana proyek diorganisir(struktur organisasi, tanggung jawab, informasi lain)

Proses-proses manajemen dan teknis dalam proyek(tujuan manajemen, kontrol proyek, manajemen resiko, staf proyek, prosesteknis)

Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal daninformasi biaya proyek(paket kerja utama, hasil utama, informasi lain; rangkuman jadwal danbudget, jadwal dan budget detail, informasi lain)

2/28/2011

8

CONTOH OUTLINE SOFTWARE PROJECT MANAGEMENT PLAN

(SPMP)

Project Management Plan Sections

IntroductionProject

OrganizationManagerial

ProcessTechnical Process

WorkPackages, Schedule,

and Budget

Section topics

Project

overview;

project

deliverables;

evolution of

the SPMP;

reference

materials;

definitions and

acronyms

Process model;

organizational

structure;

organizational

boundaries and

interfaces;

project

responsibilities

Management

objectives and

priorities;

assumptions,

dependencies,

and

constraints;

risk

management;

monitoring and

controlling

mechanisms;

and staffing

plan

Methods, tools,

and

techniques;

software

documentation;

and project

support

functions

Work

packages;

Dependencies;

resource

requirements;

budget and

resource

allocation;

and schedule

WHAT THE WINNERS DO

"The winners clearly spell out what needs to be done in a project, by

whom, when, and how. For this they use an integrated toolbox,

including PM tools, methods, and techniques…If a scheduling template is developed and used over and over, it becomes a

repeatable action that leads to higher productivity and lower uncertainty. Sure, using scheduling templates is neither a

breakthrough nor a feat. But laggards exhibited almost no use of the templates. Rather, in constructing schedules their project managers started with a clean sheet, a clear waste of time."

Milosevic, Dragan and And Ozbay. “Delivering Projects: What the Winners Do.” Proceedings of the Project Management Institute Annual Seminars & Symposium (November 2001)

2/28/2011

9

STAKEHOLDERS ANALYSIS

Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumenyang penting (dan sensitif), karena memberikaninformasi mengenai stakeholder berkaitan dengan :

nama dan organisasi stakeholder

peranannya dalam proyek

fakta-fakta unik mengenai stakeholder

level keterlibatannya dan ketertarikannya akan proyek

saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholder

CONTOH ANALISIS STAKEHOLDERS

Key Stakeholders

Ahmed Susan Erik Mark David

OrganizationInternal senior

managementProject team Project team Hardware vendor

Project manager

for other internal

project

Role on project

Sponsor of

project and one

of the company's

founders

DNA sequencing

expertLead programmer

Supplies some

instrument

hardware

Competing for

company

resources

Unique facts

Demanding, likes

details, business

focus, Stanford

MBA

Very smart, Ph.D.

in biology, easy

to work with, has

a toddler

Best programmer

I know, weird

sense of humor

Start-up

company, he

knows we can

make him rich if

this works

Nice guy, one of

oldest people at

company, has 3

kids in college

Level of interest Very high Very high High Very high Low to medium

Level of

influence

Very high; can

call the shots

Subject matter

expert; critical to

success

High; hard to

replace

Low; other

vendors availableLow to medium

Suggestions on

managing

relationship

Keep informed,

let him lead

conversations ,do

as he says and

quickly

Make sure she

reviews

specifications

and leads testing;

can do some work

from home

Keep him happy

so he stays;

emphasize stock

options; likes

Mexican food

Give him enough

lead time to

deliver hardware

He knows his

project takes a

back seat to this

one, but I can

learn from him

2/28/2011

10

4. MENGELOLA EKSEKUSI PROYEK

Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaanyang telah digambarkan dalam project plan

Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusiproyek

Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusiproyek, karena selama eksekusi proyek inilah produkdari proyek dihasilkan

Those who will do the work should plan the work

KETRAMPILAN PENTING DALAM EKSEKUSI PROYEK

Kepemimpinan

Komunikasi

Politik

Kemampuan menggunakan tools dan techniques

Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar

Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan

Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek

2/28/2011

11

5. MONITORING & KONTROL PROYEK

Termasuk di dalamnya mengumpulkan, mengukur danmenyebarkan informasi kinerja proyek

Tools & technique yang dapat digunakan antara lain metodologi manajemen proyek, sistem informasimanajemen proyek, expert judgement dan earned value management

Input penting: rencana manajemen proyek, informasiperformansi kerja, laporan performansi, dan permintaanperubahan

Output penting: rekomendasi tindakan korektif(meningkatkan kinerja proyek) dan preventif (mereduksiprobabilitas konsekuensi negatif).

6. INTEGRATED CHANGE CONTROL

Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasidan mengelola perubahan selama project life cycle

Tujuan utama pengendalian perubahan :

Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkanperubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahanmenguntungkan (cross check scope, time, cost & quality)

Menentukan apakah perubahan sudah terjadi

Mengelola perubahan yang terjadi

Baseline is the approved project management plan plus approved changes

2/28/2011

12

PROSES INTEGRATED CHANGE CONTROL

KONTROL PERUBAHAN DALAM PROYEK IT

Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya

Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat

Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses

komunikasi dan negosiasi yang konstan

Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut

Contoh: harga-harga hardware

2/28/2011

13

SISTEM KONTROL PERUBAHAN

Adalah proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen-dokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah

Menggambarkan orang yang berwenang untukmembuat perubahan dan bagaimana cara membuatperubahan tersebut

Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB), manajemen konfigurasi dan proses untukmengkomunikasikannya

CHANGE CONTROL BOARD

Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggungjawab untuk menyetujui atau menolak perubahandalam proyek

CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkanperubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelolaimplementasi perubahan yang disetujui

Anggota CCB biasanya terdiri atas stakeholders darikeseluruhan organisasi

Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu danmembuat keputusan akan perubahan membutuhkanwaktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terusberjalan karena dibatasi oleh waktu yang telahdisepakati

2/28/2011

14

MANAJEMEN KONFIGURASI

Cara menjamin bahwa deskripsi dari produk yang

dihasilkan sudah benar dan lengkap

Berkonsentrasi pada identifikasi dan mengendalikankarakteristik produk berdasarkan fungsional dan desainfisik produk

Spesialis manajemen konfigurasi bertugas untukmengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhankonfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat danmelaporkan perubahan, serta audit produk-produk

dalam rangka verifikasi kesesuaiannya denganrequirements

SARAN-SARAN DALAM KONTROL PERUBAHAN

Pandanglah manajemen proyek sebagai sebuah proseskomunikasi dan negosiasi yang konstan

Rencanakan menghadapi perubahan Bentuklah sistem kontrol dan CCB

Manfaatkan manajemen konfigurasi

Definisikan prosedur agar pengambilan keputusan akanperubahan kecil dapat dilakukan dengan segera

Gunakan laporan lisan dan tulisan untukmengidentifikasi dan mengelola perubahan

Gunakan manajemen proyek dan perangkat lunakuntuk memudahkan mengelola dan mengkomunikasikanperubahan

2/28/2011

15

7. PENUTUPAN PROYEK

Hal yang harus dilakukan : mengakhiri semua aktivitas

dan menyampaikan hasil kerja proyek (tuntas/tidak) pada orang yang tepat

Output utama dari penutupan proyek :

prosedur administratif penutupan

prosedur penutupan kontrak

produk akhir

organizational process asset updates

TUGAS KECIL (PERORANGAN)

Apa yang dimaksud dengan WBS (Work Breakdown Structure)?

Bagaimana cara membuat WBS?

Buatlah WBS 3 level dari proyek tugas besar kelompokAnda masing-masing!

Lakukan stakeholder analysis untuk seluruh anggota timproyek!

2/28/2011

16

TERIMA KASIH..

APK