managing information technology Chapter 10
Transcript of managing information technology Chapter 10
-
PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2015
Methodologies for Purchased Software Packages Management Information Systems
Disusun Oleh:
1. Farida Ariyani 041414253007
2. Refivia Audie C. 041414253013
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
1
THE MAKE-OR-BUY DECISION
Pada kebanyakan perusahaan besar sekarang, software aplikasi selain dikembangkan sendiri
oleh staf sistem informasi internal juga didapatkan dari sember luar. Jadi tidak mengherankan jika
perusahaan dalam industri software telah berkembang pesat di seluruh dunia. Lebih lanjut, agar
supaya dapat mengembangkan solusi IT untuk merespon kebutuhan pasar maka mereka sering
berlomba-lomba untuk merekrut profesioanal information system.
Lebih lanjut, persuahaan besar ternyata juga mengembangkan sitem informasinya sendiri.
Hal ini disebabkan karena tidak ada vendor software yang bisa menyediakan software yang benar-
benar sesuai dengan kebutuhan pembelinya. Selain itu, mingkin sebuah perusahaan perlu
melindungi formula competitive advantage-nya sehingga mereka merasa perlu untuk mendesain
sistem informasi sendiri dalam bidang-bidang tertentu.
Pilihan untuk mengembangkan aplikasi and membeli (atau leasing) sebuah paket software
harus dibuat dengan melibatkan manager bisnis yang memerlukan software tersebut dan
professional sistem informasi yang mempunyai pengetahuan untuk menilai risiko dan keuntungan
teknisnya. Hal ini dilakukan agar perusahaan mampu membuat keputusan yang berdaya guna tinggi
guna mencapai tujuannya. Hal ini sejalan dengan pendapat Poon dan Yu (2010) menyatakan bahwa
tidak semua perusahaan tahu bagaimana caranya mengadopsi solusi IT secara efektif.
Adapun kelebihan dari membeli paket software dari pihak luar di antaranya:
1. Cost Saving
Dengan membeli software dari pihak luar maka pembeli tidak perlu menanggung beban
development dan upgrade cost karena vendor memproduksinya untuk banyak perusahaan.
Namun demikian, perusahaan tetap perlu untuk memikirkan tambahan cost untuk
customization yang dilakukan oleh staf internal atau konsultannya.
2. Faster Speed of Implementation
Paket software yang dibeli dari pihak luar cepat dapat digunakan karena mereka telah tersedia,
tanpa perlu waktu untuk membuatnya. Hal ini merupakan keuntungan bagi perusahaan untuk
menghadapi perubahan lingkungan yang sangat cepat. Terlebih lagi jika perusahaan kurang
mempunyai staf IT yang kurang berpengalaman dengan aplikasi.
3. Internal Staff Available to Work on Other Applications that Were Not Purchased
Sebagaimana kita ketahui bahwa selain membeli dari luar, perusahaan membutuhkan software
aplikasi yang dikembangkannya sendiri. Ketika perusahaan membeli paket software dari luar
maka staf internal dapat menggunakan waktunya untuk mengembangkan aplikasi yang
memerlukan pengetahuan lokal.
Namun demikian, pembelian software aplikasi memiliki beberapa kelemahan di antaranya:
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
2
1. Paket software jarang sesuai secara tepat dengan kebutuhan organisasi.
2. Pengguna mungkin akan diminta menyerah atas fitur yang terdapat dalam software lama
yang tidak didukung oleh software baru.
3. Customization dapat membuat upgrading paket menjadi lebih susah.
4. Upgrading paket dibatasi oleh license software.
5. Bagi perusahaan dengan proses yang tidak efisien atau bukan merupakan best practice maka
bisa saja paket ini menyebabkan mereka harus merubah prosesnya.
Poon dan Yu (2010) menyatakan bahwa karena software ini akan diintegrasikan dengan
sistem informasi perusahaan maka perusahaan harus memastikan bahwa sistem yang dijalankan
harus sesuai dengan visi keseluruhan perusahaan dan kebutuhan spesifik tertentu dari perusahaan.
Adapun batasan-batasan yang harus diperhatikan mencakup lima aspek di antaranya:
1. Teknis (seperti kapabilitas dari infrastruktur IT yang telah ada),
2. Organizational (seperti struktur manajemen),
3. Financial (seperti batasan anggaran),
4. Waktu (seperti deadline untuk mengimplementasikan aplikasi), dan
5. Sumber daya manusia (seperti ketersediaan dari orang yang mampu untuk menyelesaikan
adopsi sistem).
PURCHASING METHODOLOGY
Step Procurement Or Acquitition
Pada bab 8 kita telah dikenalkan dengan tiga fase siklus hidup suatu sistem yaitu definisi, konstruksi
dan implementasi. Ketiga hal ini menurut Brown masih juga menjadi bagian ketika perusahaan
melakukan pembelian suatu paket aplikasi. Brown coba menunjukkan System Development Life
Cycle (SDLC) untuk pembelian paket software sebagai berikut :
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
3
Fase-fase ini dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Fase Definisi
Fase ini dalam kasus pembelian paket software meliputi beberapa hal antara lain:
1) analisis kelayakan (feasibility analysis)
2) definisi kebutuhan (requirement definition).
Kedua hal ini secara garis besar sama dengan SDLC yang telah di bahas pada bab
sebelumnya. Namun ada satu bagian yang menjadi menarik yaitu bahwa dalam
pembelian sistem (software), definisi kebutuhan merupakan bagian yang cukup
kriitis atau penting. Penelitian yang ada menunjukkan bahwa ketidakpastian akan
kebutuhan perusahaan adalah tantangan yang paling signifikan dalam adopsi paket
software.
3) Membuat list pendek tentang paket yang sesuai
4) Membangun kriteria untuk Seleksi
5) Membangun dan mendistribusikan RFP
6) Memilih paket
7) Negosiasi Kontrak
b. Fase Konstruksi
Pada SDLC, fase ini meliputi tiga hal yaitu desain sistem,pembangunan sistem, dan pengujian
sistem. Terkait pembelian, dua step pertama diperluas lagi tergantung pada paket yang
dibeli tersebut dimodifikasi atau tidak. Jika paket tersebut tidak dilakukan modifikasi, maka
perusahaan dapat melangkah pada pengujian sistem. Namun bila paket tersebut akan
dilakukan modifikasi, akan ada beberapa pilihan tergantung pada bagaiman kontrak dengan
vendor ataupun pihak ketiga yang disepakati.
c. Fase Implementasi
Fase implementasi dalam SDLC meliputi instalasi, operasi dan perbaikan. Ada kunci penting
dalam kesuksesan instalasi paket sistem yaitu kualitas dari vendor pendukung melakukan
langkah ini. Ukuran dan kompleksitas paket dapat berpengaruh terhadap perencanaan
instalasi. Ada pula suatu kunci sukses pada awal pengoperasian paket sistem yaitu
komunikasi yang baik dengan vendor untuk sesegera mungkin mengatasi permasalahan.
Sementara itu, untuk perbaikan dari vendor, hal ini kembali kepada kontrak pembelian
software yang telah disepakati.
Penjelasan yang ada diatas merupakan bagian yang coba dirangkum dari yang Brown sampaikan.
Sementara itu, Jadhav dan Sonar(2009) dalam penelitiannya yang berjudul Evaluating and selecting
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
4
software packages: A review mencoba merangkum sebuah metode umum dalam pemilihan paket
software. Jadhav dan Sonar membaginya dalam tujuh tahap yaitu :
1. Menentukan kebutuhan untuk membeli sistem dan penyelidikan awal dari ketersediaan
paket software yang mungkin menjadi kandidat yang cocok, termasuk penyelidikan tingkat
tinggi fitur software dan kemampuan yang disediakan oleh vendor
2. Daftar pendek kandidat paket
3. Menghilangkan sebagian kandidat paket yang tidak memiliki fitur yang dibutuhkan atau
tidak bekerja dengan hardware yang ada, sistem operasi dan perangkat lunak manajemen
database atau jaringan
4. Menggunakan teknik evaluasi untuk mengevaluasi paket yang tersisa dan mendapatkan skor
atau peringkat keseluruhan dari mereka
5. Melakukan pemeriksaan lebih lanjut dengan mendapatkan salinan percobaan dari paket
perangkat lunak atas dan melakukan evaluasi empiris. Pilot pengujian alat dalam lingkungan
yang sesuai
6. Negosiasi kontrak menentukan harga software, jumlah lisensi, jadwal pembayaran,
spesifikasi fungsional, tanggung jawab perbaikan dan pemeliharaan, tabel waktu untuk
pengiriman, dan opsi untuk mengakhiri setiap perjanjian
7. Pembelian dan menerapkan paket perangkat lunak yang paling tepat.
Setelah tadi telah dikupas secara teoritis mengenai metode umum dalam pemilihan atau pembelian
paket software, penyusun kemudian ingin menunjukkan bagaimana ketika proses ini sesungguhnya
terjadi dalam kondisi yang riil. Pada bagian ini, kami coba mengangkat dari sisi atau fase prokuremen
yaitu yang dikenal juga dengan fase pre-implementation. Fase ini biasanya dimulai setelah ide adopsi
software dimulai dan dukungan keuntungan manajemen, dan berakhir ketika perusahaan
menyelesaikan pengadaan sistem dari vendor yang dipilih. Jika dilihat dari metode yang disampaikan
oleh Brown, fase pre-implementasi ini berada pada titik definisi. Sementara pada tahap yang
disampaikan oleh Jadhav dan Sonar, fase ini ditunjukkan dalam tahap 1 hingga 6. Dari hal ini dapat
disimpulkan bahwa fase ini mempunyai peranan kunci dalam keputusan pemilihan atau pembelian
paket software.
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
5
Proses ini secara aktual coba ditunjukkan oleh Poon dan Yu (2010) dalam investigasinya mengenai
praktik dalam pembelian paket sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dengan mengambil
sampel perusahaan di Hongkong dan Australia. Poon dan Yu mengungkapkan bahwa dalam proses
pembelian ini mereka membaginya dalam empat tahap yaitu :
Tahap I : formasi dari tim akuisisi.
Sebuah formasi tim akuisisi merupakan salah satu dari critical success factor dari adopsi suatu
project. Penempatan orang yang tepat dalam tim akuisisi merupakan poin yang penting.
Orang yang memahami mengenai bisnis dan strategi perusahaan, bersama dengan orang yang
kompeten dalam IT sebaiknya bergabung dalam tim ini. Secara umum, konsultan eksternal
yang memenuhi kualifikasi dapat direkrut untuk menyelesaikan masalah diluar kemampuan
dan keahlian dari tim internal. Hal ini dapat dilihat dari hasil penelitian Poon dan Yu yang
mendapati bahwa suatu tim dengan kombinasi tersebut mampu mencapai keberhasilan dalam
proses adopsi ERP. Hasilnya dapat dirangkum sebagai berikut:
Tabel 1
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
6
Tabel2
Dari tabel dua yang disajikan nampak bahwa perusahaan Electronics di Hongkong dari sisi self
evaluation dinyatakan berhasil dalam adopsi sistem ERP dan hal ini didukung dengan
diperolehnya penghargaan dari pihak eksternal yaitu Rapid Achiever Award. Sekalipun jangka
waktu yang dimiliki oleh Electronics dalam pembelian dan implementasi tidak cukup panjang
dibanding yang lain, namun dia mampu memperoleh keberhasilan. Poon dan Yu mendapati
bahwa hal ini ternyata didukung oleh anggota dari tim akuisisi yang terdiri dari Direktur IT,
Direktur Keuangan, Direktur Marketing, Direktur Teknik, General Manager Pabrik. Dua
anggota dari tim akuisisi ini yaitu direktur IT dan Factory GM rupanya memiliki pengalaman
dengan program yang akan dikembangkan tersebut dari perusahaan mereka terdahulu. Ini
merupakan salah satu kunci sukses dari proses adopsi. Selain itu, mereka punya komunikasi
yang intens dengan dilakukan pertemuan yang reguler terkait dengan proyek.
Tahap II : Penilaian kebutuhan bisnis dan kendala
Karena sistem ERP pada akhirnya akan diintegrasikan ke dalam suatu perusahaan, adalah
penting untuk memastikan bahwa sistem tersebut diperoleh sesuai dengan visi bisnis secara
keseluruhan dan kebutuhan bisnis yang spesifik dari perusahaan. Selain itu, kendala yang
mempengaruhi yang ERP sistem untuk memilih juga harus dipertimbangkan. Biasanya,
kendala ini jatuh ke dalam lima jenis utama: teknis (seperti kemampuan infrastruktur TI
perusahaan yang ada), organisasi (seperti struktur manajemen), keuangan (seperti batas
anggaran), waktu (seperti batas waktu untuk memiliki sistem ERP di tempat), dan sumber
daya manusia (seperti ketersediaan orang yang memenuhi syarat untuk menyelesaikan proses
adopsi ERP).
Tahap III : Formula untuk Kriteria Evaluasi
Kebutuhan bisnis yang diidentifikasi dalam tahap sebelumnya dijabarkan ke dalam rincian
persyaratan fungsional kritis dan non-kritis yang harus dipenuhi oleh sistem ERP, bersama-
sama dengan perubahan organisasi dan teknologi yang diperlukan untuk keberhasilan
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
7
pelaksanaan. Tim akuisisi harus menyadari kekuatan individu dan kelemahan solusi ERP yang
berbeda sehubungan dengan kebutuhan bisnis yang spesifik dan industri. Misalnya, SAP
populer dalam bahan kimia dan farmasi, Oracle dalam energi dan telekomunikasi, dan Baan di
kedirgantaraan dan pertahanan. Selain pertimbangan di atas, tim akuisisi harus
mengembangkan kriteria evaluasi lainnya. Banyak kriteria yang berkaitan dengan produk ERP
di bawah evaluasi, sedangkan kriteria lain yang lebih terkait dengan vendor yang menyediakan
produk-produk ERP. Beberapa contoh kriteria evaluasi umum tercantum pada Tabel 3. Ada
kesamaan antara mengevaluasi dan memilih sistem ERP untuk digunakan oleh organisasi dan
memilih komponen perangkat lunak untuk membangun sistem. Dalam hal ini, perumusan
kriteria evaluasi dan metode penilaian yang sesuai dikembangkan untuk komersial off-the-
shelf (COTS) komponen dapat dipertimbangkan dan disesuaikan untuk digunakan pada tahap
ini.
Tabel 3
Tahap IV: Evaluasi dan pemilihan ''paling cocok"
Pada kenyataannya, menemukan sebuah sistem ERP untuk menyesuaikan semua kriteria
evaluasi yang ditetapkan biasanya tidak mudah. Biasanya, tim akuisisi perlu benar
memprioritaskan dan mempertimbangkan kriteria di evaluasi. Evaluasi dapat berupa analisis
keuangan, di mana manfaat dan biaya menggunakan produk ERP tertentu atau vendor
ditimbang dalam istilah moneter. Analisis semacam ini dapat memberikan justifikasi
meyakinkan untuk mendukung pilihan produk ERP tertentu atau vendor. Namun, adopsi ERP
biasanya membawa manfaat tak berwujud yang tidak mudah dinilai dalam istilah moneter.
Untuk kriteria yang terkait dengan manfaat tak berwujud, evaluasi harus lebih bergantung
pada penilaian manusia dalam istilah non-keuangan.
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
8
Purchasing Advantages and Disadvantages
Keuntungan dan kerugian pembelian, (Purchasing Advantages and Disadvantages)
Gambar di atas merangkum keuntungan dan kerugian dari pembelian sistem paket, serta beberapa
keuntungan jangka panjang yang potensial dan kerugian untuk membeli solusi paket perangkat
lunak .
Keuntungan (Advantages)
Proyek utama adalah dibandingkan dengan pengembangan aplikasi yang disesuaikan
dengan pesanan, hanya memerlukan sedikit waktu untuk mengimplementasikan sistem. Namun
demikian, untuk sistem menengah, seluruh proses akan masih memerlukan beberapa bulan, dan
untuk skala besar implementasi perangkat lunak perusahaan (dengan paket seperti sistem ERP),
proses dapat memakan waktu beberapa tahun untuk mengimplementasikan modul perangkat lunak
untuk mencapai keuntungan bersih. Keuntungan utama kedua adalah implementasi software bisa
dikemas dengan sangat menarik dari sudut pandang ekonomi. Keuntungan sementara ketiga adalah
sumber daya IS dapat dibebaskan untuk mengembangkan aplikasi mission-critical yang dapat
memberikan perusahaan keunggulan kompetitif jika paket perangkat lunak dapat diimplementasikan
untuk proses yang relatif umum yang tidak memberikan keuntungan strategis tertentu.
Dua keuntungan jangka panjang yang potensial adalah kualitas aplikasi dan memasukkan
keahlian eksternal. Kualitas paket perangkat lunak mungkin jauh lebih baik daripada custom system,
karena vendor mampu untuk menghabiskan lebih banyak waktu dan usaha mengembangkan sistem
daripada perusahaan perorangan. Juga, paket mungkin termasuk praktek-praktek terbaik atau
pilihan praktek terbaik untuk situasi yang berbeda. Dokumentasi dapat jauh lebih baik daripada the
typical in-house documentation, dan merilis paket baru mungkin menggabungkan perbaikan yang
direkomendasikan oleh perusahaan yang menggunakan sistem. Selanjutnya, setiap rilis biasanya
diuji secara menyeluruh, termasuk tes beta dalam organisasi klien. Akhirnya, solusi dikemas adalah
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
9
cara cepat untuk menanamkan keahlian - keahlian baru baik TI dan keahlian bisnis ke dalam
organisasi. Mengingat langkah cepat perubahan teknologi, kebanyakan organisasi saat ini sulit untuk
melatih dan mempertahankan personil IS dengan keahlian baru, teknologi baru. Vendor perangkat
lunak sering memiliki dana dan motivasi untuk mengembangkan sistem yang menggunakan
teknologi yang lebih baru. Solusi dikemas untuk industri tertentu, atau sistem ERP yang besar, juga
sering memiliki proses dan prosedur yang ada dalam perangkat lunak terbaik di kelasnya. Dengan
membeli perangkat lunak, perusahaan juga dapat mengadopsi proses bisnis yang lebih baik.
Kerugian (Disadvantages)
Dua risiko proyek utama juga terkait dengan pelaksanaan paket yang dibeli, antara lain:
1. Salah satu risiko adalah kurangnya pengetahuan paket. Pelaksanaan paket dapat membutuhkan
pelatihan signifikan bagi IS serta personil bisnis, yang meningkatkan biaya implementasi. Karena
ketidakbiasaan relatif organisasi dengan paket perangkat lunak, organisasi mungkin juga tidak
secepat untuk meningkatkan kemampuan dari paket seperti itu akan meningkatkan kemampuan
sistem yang anggota organisasi telah dirancang dan dikembangkan khusus. Beberapa organisasi
juga membuat kesalahan awalnya memodifikasi paket, atau menambahkan fungsi lain, hanya
untuk belajar kemudian paket bisa memberikan fungsi yang sama jika itu telah
diimplementasikan secara berbeda. Risiko lain proyek terkait adalah karena menerapkan sistem
dikemas sering membutuhkan perubahan proses bisnis yang signifikan, ada risiko proyek yang
lebih besar. Manajer bisnis berpengetahuan dan terampil spesialis IS perlu terlibat secara
signifikan dalam fase Definisi untuk memahami apa perubahan organisasi perlu dibuat. Selain itu,
ada sering resistensi pengguna lebih karena tingkat perubahan yang diperlukan untuk
menerapkan solusi dikemas.
2. Kerugian jangka panjang adalah bahwa organisasi menjadi tergantung pada penyedia TI eksternal
tidak hanya untuk instalasi awal dan mungkin beberapa modifikasi paket, tetapi juga untuk
pemeliharaan dari paket. Meskipun dalam banyak kasus hal ini dapat mengakibatkan aliansi
strategis nilai untuk kedua penjual dan pembeli, pembeli tidak mungkin sepenuhnya
mengantisipasi biaya koordinasi terkait dengan pengelolaan hubungan penjual . Selain itu , tentu
saja , ada risiko bahwa vendor akan keluar dari bisnis atau menjadi tidak responsif terhadap
kebutuhan perusahaan pembelian . Ada juga bisa menjadi bahaya jika harga vendor membuat
sulit bagi pihak ketiga untuk bersaing untuk layanan dukungan .
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
10
Implementation
SPECIAL CASE: ENTERPRISE SYSTEM PACKAGES
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem computer-based terintegrasi untuk
mengelola seluruh aktifitas perusahaan, sumberdaya internal dan eksternal, termasuk tangible asset,
keuangan, persediaan, produksi, human resources, marketing, supply chain, logistics, dll.
Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software yang memiliki tujuan
untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis di dalam batas
organisasi/perusahaan dan mengelola hubungan dengan pihak stakeholder diluar perusahaan.
Dibangun atas dasar sistem database yang terpusat dan biasanya menggunakan platform komputasi
yang umum. Sistem informasi berbasis ERP dapat mengkonsolidasikan seluruh operasi bisnis
menjadi seragam dan sistem lingkungan perusahaan yang lebih luas. Suatu sistem ERP akan berada
pada pusat server dan akan didistribusikan ke seluruh unit perangkat keras dan perangkat lunak
modular sehingga dapat melayani dan berkomunikasi melalui jaringan area lokal. Sistem tersebut
memungkinkan bisnis untuk merakit modul dari vendor yang berbeda tanpa perlu untuk
menempatkan beberapa copy dari sistem komputer yang kompleks dan mahal di lokasi-lokasi yang
tidak memerlukan.
Gambar Konsep ERP
Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-
proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau
perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem
distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub
sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
11
dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari
sebuah organisasi perusahaan.
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik
tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas
perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:
1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam
industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.
Arsitektur
Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan
menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau
lebih. Arsitektur 3-tier secara umum
digambarkan sebagai berikut:
Gambar Arsitektur ERP 3-tier
1. Presentation Layer
Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP.
Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web
browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat
menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.
2. Application layer
Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat
business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari
dan ke server database.
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
12
3. Database layer
Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung
jawab terhadap manajemen transaksi data.
Implementasi Sistem Informasi berbasis ERP dapat dijelas dengan contoh sbb :
Terdapat order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu untuk menghitung berapa
yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada perusahaan
saat itu. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi
sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu perusahaan dalam proses pengadaannya. Ketika
hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan
pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya
segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut
termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.
Dapat terlihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan oleh
fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian
perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan
sebagainya. Oleh karena itu, unsur integrasi itu sangat penting dalam mengimplementasikan sistem
informasi berbasis ERP.
Keuntungan dan Kerugian ERP
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:
Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para
eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan
perusahaan dengan lebih baik.
Standarisasi Proses Operas. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan
menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan
berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data
yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua
divisi yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan
implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan
komponen lainnya, seperti:
Pengurangan lead-time
- Peningkatan kontrol keuangan
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
13
- Penurunan inventori
- Penurunan tenaga kerja secara total
- Peningkatan service level
- Peningkatan sales
- Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
- Peningkatan market share perusahaan
- Pengiriman tepat waktu
- Kinerja pemasok yang lebih baik
- Peningkatan fleksibilitas
- Pengurangan biaya-biaya
- Penggunaan sumber daya yang lebih baik
- Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:
Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
- Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
- Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
- Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Kerugian diatas dapat terjadi ketika:
Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada
rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor
ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat
membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal,
implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.
Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis
perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan
dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.
Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau
terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang
dibutuhkan.
Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.
Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
14
Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau
merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).
Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar
siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu
menyediakan data yang up-to-date.
Kurangnya komunikasi antar personel.
Cacatnya project design dan management.
Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.
Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain
sebagainya.
Implementasi ERP dalam dunia bisnis
1. Best Practice dan Business Process Reengineering
Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best
practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang
sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.
Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan
mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang
berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah
permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja
yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja
perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak
perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan
proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.
Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi
diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan
Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.
Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering
(BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru
melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan
penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process
Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong,
karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
15
adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best
practice yang telah teruji reabilitasnya.
2. Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP
a. Financial
1) FI Financial Accounting
Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. Modul
FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun
eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap
angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.
2) CO-Controlling
Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti:
a) Pengendalian capital investment
b) Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran
c) Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area
d) Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan
3) IM Investment Management
Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun
modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed
assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.
4) EC Enterprise Controlling
Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai hal-hal
berikut :
a) Kondisi keuangan perusahaan
b) Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan
c) Investasi
d) Maintenance dari aset perusahaan
e) Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan
f) Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market
share, competitor performance
g) Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan
laporan rugi laba
5) TR Treasury
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
16
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan
aktivitas logistik dan transaksi keuangan.
b. Distribution dan Manufacturing
1) LE Logistics Execution
Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC,
SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing
hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.
2) SD Sales Distribution
Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap
perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat
struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan
kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan
datang.
3) MM Materials Management
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam
tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.
4) PP Production Planning
Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada
proses pengiriman produk.
5) PM Plant Maintenance
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan
secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan
aktivitas operasional yang sedang berjalan.
6) QM Quality Management
Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah
untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.
7) PS Project System
Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:
a) Perencanaan terhadap waktu dan nilai
b) Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan
menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan
c) Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas
material, serta sumber daya manusia
d) Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
17
e) Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan
c. Human Resources
Berfungsi untuk:
1) Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan
biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan
2) Melindungi data personalia dari pihak luar
3) Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir
3. Biaya Implementasi ERP
Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP
Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai
berikut:
1. Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000
US$ 700.000
2. Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 US$ 3 juta
3. Skala besar lebih dari US$ 3 juta
Gambar 15. Komposisi biaya pada implementasi ERP
EFFECTIVE ACQUISITION LESSON
Seperti dijelaskan dalam bagian sebelumnya, ada 4 tahapan yang dilalui oleh perusahaan yang
sedang dalam proses peralihan adopsi software. Sebenarnya Brown dalam bukunya sudah
menjelaskan dengan detail point apa saja yang diperlukan sehingga sebuah proyek pembelian
software bisa berhasil, yakni :
No Learning Point Description
1 Top management is
engaged in the
project, not just
involved
Kenapa manajemen tingkat atas harus terlibat karena bagaimanapun
juga hanya management tingkat atas yang bisa melihat pengaruh
sistem terhadap operasional perusahaan secara menyeluruh. Middle
management ataupun low level terkadang diragukan untuk melihat
dan mengambil keputusan secara bersinergi. Apalagi proses yang
memakan waktu lama sehingga diperlukan komunikasi yang baik
kepada para pemegang saham waupun kepada pihak luar yang
memang menjadi tanggung jawab management tingkat atas untuk
menjaga image yang baik.
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
18
2 Project leaders are
veterans, and team
members are
decision makers.
Karena proses ini termasuk kompleks sehingga dibutuhkan kebutuhan
pemimpin yang menguasai beberapa skill dari banyak bidang
dikarenakan anggota team yang juga mewakili bidangnya masing
masing.
3 Third parties fill
gaps in expertise
and transfer their
knowledge.
Kemampuan pihak ketiga sebagai sumber terpercaya management
tentu saja harus dibarengi dengan pengalaman yang cukup lama dan
bersedia membagi pengetahuan dengan team internal perusahaan.
4 Change
management goes
hand in hand with
project
planning.
Pola pikir para pengguna bahwa setelah penggunaan sistem baru
tidak hanya akan membutuhkan adaptasi di awal penerapan tetapi
juga membutuhkan training secara terus menerus, dan pola pikir baru
bagaimana menjalankan operasional dengan cara yang baru.
5 A satisficing mind-
set prevails.
Setelah masa penerapan software, perusahaan biasanya menghadapi
masa-masa vanilla atau menyerah dengan cepat untuk beberapa
modul atau fungsional yang sudah dapat dijawab oleh sistem baru,
dan berhenti untuk mengekplorasi untuk mendapakan sisi optimal
dari system tersebut. Biasanya management akan berhenti di angka
80% kegunaan berfungsi.
Dalam penelitian Poon dan Yu berikut adalah beberapa learning point yang dapat dijadikan
benchmark oleh Perusahaan lain yang akan melakukan peralihan adopsi software juga. Point penting
tersebut dijelaskan dengan 10 tips sebagai berikut:
No Learning
Point
Description
1 form a cross-
functional
acquisition
team and
organize
regular
project
meetings
Adanya team yang dibuat khusus untuk proses akuisisi software yang terdiri
dari berbagai fungsi departemen serta secara rutin mengadakan pertemuan
dapat dikatakan sebagai salah satu sumber suksesnya proses ini.
Dalam keempat contoh perusahaan yang dibahas sebelumnya, Beverage
walaupun memiliki team yang terdiri dari IT dan Analisa Bisnis tersebut tetapi
tidak menjalankan meeting secara rutin sehingga waktu penentuannya ( 1
tahun ) dan penerapannya (3,3 tahun ) termasuk yang paling lama.
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
19
2. develop a
formal
project plan
Melihat dari kasus yang ada, perusahaan-perusahaan yang berada di
Hongkong memandang proses ini lebih tidak resmi sehingga proses
didalamnya lebih bernuansa tidak resmi juga, hal yang berbeda dirasakan
untuk project yang dilaksanakan di Australia dimana (Stationary) yang dengan
detail menggambarkan step by step untuk bisa melaksanakan project ini tepat
pada waktu dan hasil yang direncanakan di awal.
Hasil yang didapat dalam studi kasus adalah hasil memuaskan dan tepat
waktu.
3 involve
people with
prior ERP
knowledge
Electronics adalah satu satunya keadaan dimana anggota didalamnya sudah
memiliki pengalaman sebelumnya dalam penerapan software berbasis ERP.
Hal ini dibuktikan dengan periode penentuan terpendek yakni 3 bulan dan
implementasi yang hanya membutuhkan 8 bulan saja.
4 develop a
business case
Tidak dapat dipungkiri bawah salah satu alasan kenapa perusahaan
menerapkan ERP adalah karena kebutuhan perusahaan itu sendiri, tetapi tidak
dapat dibohongi juga bahwa keberhasilan pesaing dalam menerapkan ERP
juga menjadi motvasi lain yang dimiliki oleh perusahaan. Seperti dicontohkan
salah satu kebutuhan dari analis :
- system disintegration
- operational inefficiency,
- inability to fulfil customers demand
- unavailability of information for management and forecast
5 avoid
business
process
reengineering
(BPR)
Salah satu resiko dalam membeli sebuah sistem adalah adanya perubahan
operasional yang membuat management harus melakukan reengineering atau
rancang ulang. Sehingga dari awal harus dipahami oleh management bahwa
nature perusahaan yang membutuhkan perubahan secara cepat kurang bisa
menggunakan metode akuisisi software ini.
Tetapi akan menjadi nilai tersendiri jika perusahaan bisa secara simultan
melakukan sebuah perubahan operasional bersamaan juga dengan mengganti
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
20
system mereka. Perubahan yang kompleks ini akan menjadi hal yang sangat
sulit diduplikasi oleh para pesaing.
6 attend to
constraints
Perubahan keadaan memang tidak dapat dihindari dalam proses
implementasi softaware, seperti juga yang dihadapi oleh studi case diatas,
Beverage, Optic dan Stationary menyadari bahwa peralatan computer dan
software sebelumnya yang mereka sudah gunakan tidak dapat mensupport
ERP yang sedang diimplementasikan. Sehingga akhirnya keputusa diambil
untuk menambahkan budget pembelian hardware dan software dan tentu
saja memerlukan effort lebih bagi management untuk mngadaptasikan
dengan operasional yang sedang berlangsung.
7 recruit
external
consultants
Dari kasus diatas, mereka tidak menghire konsultan dari luar karena banyak
alasan dan salah satunya adalah hemat biaya. Mereka juga percaya bahwa
pihak luar akan kurang mengerti mengenai keadaan internal perusahaan dan
informasi yang dikumpulkan akan lebih efektif dan mendalam jika dilakukan
oleh anggota perusahaan itu sendiri.
Stationary tidak melibatkan pihak luar dengan alasan yang berbeda lagi yakni
untuk alasan keaman. Tetapi sebenarnya ada beberapa fungsi dari adanya
konsulan eksternal tentu saja dengan persyaratan kedua belah pihak
1. Pihak independence untuk membandingkan dengan project
sebelumnya di klien lainnya
2. Kepercayaan diri untuk bisa tepat waktu biaya serta tujuan
3. Seluruh keputusan material masih di tangan manajemen
8 prepare a
comprehensiv
e list of
evaluation
criteria
Tiga perusahaan yang berlokasi di Hongkong tidak membuat perbandingkan
criteria secara komprehensif, mereka lebih memikirkan bagaimana kendala
bahasa bisa terjawab karena operasional mereka lebih menggunakan bahasa
mandarin. Hal yang berbeda dengan criteria yang dipilih oleh Stationary
dimana harga menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan vendor.
9 adopt an
appropriate
package
Ada 3 pendekatan untuk pada akhirnya memilih software yang digunakan
yakni
1. Detailed requirements: - identifikasikan kebutuhan perusahaan
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
21
selection
approach
dengan apa yang diberikan oleh package
2. Key requirements: - langsung membandingkan berdasarkan vendor
dan secara cepat menentukan diskriminasi atau kekurang yang pasti
akan muncul
3. Proof-of-concept: - metode ini lebih mudah lagi karena langsung
mengarah pada software yang umumnya digunakan lalu
mengelaborasikan kebutuhan yang terpenuh dan kekurangannya.
10 use
appropriate
decision-
making
strategies
and styles
Menggunakan perhitungan manifest dimana diyakini bahwa pilihan yan
terbaik adalah yang dapat memaksimalkan pencapaian tujuan perusahaan.
Kesesuaian dengan pengguna adalah yang utama, ada 2 cara yang biasanya
dilakukan untuk mengetes kesesuaian yakni
1. group-consultative style, dimana ketua team akan menshare masalah
yang ada kepada anggota team untuk akhirnya bisa bersepakat atas
kesimpulan yang diambil
2. group agreement style, disini grup berwenang untuk mengembangkan
alternative untuk pada akhirnya dilakukan consensus.
Sumarry
Membeli paket perangkat lunak adalah sebuah alternatif untuk pengembangan perangkat
lunak yang telah semakin dikejar oleh organisasi dari semua tingkatan sejak awal 1990-an. Fakta
bahwa solusi yang dikemas dapat diimplementasikan lebih cepat duibandingkan solusi custom-
development dengan fungsi yang sama atau serupa adalah keuntungan besar yang dengan cepat
merubah lingkungan bisnis saat ini pada vendor yang bisa keluar dari bisnis.
Proses untuk membeli aplikasi didasarkan pada fase life cycle yang sama sebagai pendekatan
yang lazim digunakan yakni: Definisi, Konstruksi, dan Implementasi. Bahkan jika sebuah aplikasi
harus dibeli, sebuah organisasi harus terlebih dahulu menetapkan kebutuhan dasarnya sebuah
sistem sebelum mencoba untuk memilih yang terbaik dari solusi aplikasi yang tersedia. Fase definisi
juga mencakup pengembangan sebuah RFP untuk dikirim ke vendor perangkat lunak dan evaluasi
respon penjual. Jika berhasil, fase definisi berakhir dengan kontrak penjual, yang harus
dinegosiasikan dengan bantuan spesialis kontrak.
Sedangkan dalam kenyataannya dalam mengadopsi solusi ERP bukan semata-mata masalah
teknis tetapi juga merupakan salah satu strategi penting, karena sistem ERP yang dipilih akan
memiliki dampak bisnis besar pada perusahaan. Namun demikian, dalam lingkungan bisnis yang
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
22
berubah cepat saat ini, proses pengadaan ERP yang agak rumit harus direncanakan dan dikelola
dengan sangat baik untuk memastikan sistem ERP yang tepat untuk dipilih.
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
23
JURNAL
Investigating ERP systems procurement practice: Hong Kong and Australian experiences
By Pak-Lok Poon, Yuen Tak Yu
Integrasi sistem informasi sekarang umum diakui menjadi senjata strategis yang kuat yang
mempertajam daya saing suatu perusahaan dalam lingkungan bisnis yang sangat volatile hari ini.
Integrasi tersebut dapat dicapai dengan mengganti aplikasi warisan terputus dan tidak kompatibel
dengan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem. Seiring dengan pertumbuhan yang luar
biasa dari pasar ERP, kita telah melihat sejumlah kasus kegagalan adopsi ERP. Kasus kegagalan
tersebut menunjukkan bahwa tidak semua perusahaan tahu bagaimana untuk mengadopsi solusi
ERP secara efektif.
Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah Untuk mengeksplorasi dan mengidentifikasi
praktek-praktek penting dari pengalaman nyata di kawasan Asia-Pasifik yang dapat menjelaskan
keberhasilan sebuah perusahaan dalam pengadaan ERP, dengan maksud yang jelas ke arah
perumusan pelajaran berguna yang menginformasikan praktisi dan kontribusi untuk kemajuan
dalam praktek pengembangan perangkat lunak dalam organisasi.
Metode yang digunakan yaitu membuat sebuah desain multi-kasus yang melibatkan tiga
perusahaan China yang berbasis di Hong Kong dan perusahaan lokal di Australia dipekerjakan. Kami
mengumpulkan, memverifikasi, dan menganalisis informasi tentang praktek pengadaan ERP di setiap
perusahaan subjek dengan cara wawancara semi-terstruktur, ulasan arsip, dan pemeriksaan
anggota.
Hasil Penelitian telah menggambarkan penelitian lintas-regionalnya terhadap tiga
perusahaan China dan perusahaan Australia yang telah melakukan adopsi ERP. Kami telah
melaporkan pengalaman bagaimana mereka melakukan latihan adopsi, dengan mengacu pada
model proses pengadaan ERP {figure. 1}
Berdasarkan temuan dan pengamatan dari penelitian ini, dapat disimpulkan dimana
terdapat 10 pelajaran yang berkaitan dengan berbagai tahapan proses pengadaan ERP. Peneliti
percaya bahwa tujuan penelitian utama ini telah dipenuhi, seperti pelajaran ini, dilihat dari
pengalaman nyata, telah menjawab pertanyaan penelitian pertama peneliti (yaitu, RQ1 dalam
Bagian 3.1) dengan menyediakan wawasan dan pedoman pragmatis dalam praktek untuk membantu
perusahaan melakukan pelatihan pengadaan ERP dengan sukses. Berkenaan dengan tujuan
penelitian sekunder pada jurnal ini, peneliti telah mengidentifikasi beberapa perbedaan penting
dalam praktek pengadaan ERP pemerintah antara perusahaan Hong Kong dan perusahaan Australia.
Observasi ini telah menjawab pertanyaan penelitian kedua dalam jurnal ini (yaitu, RQ-2 dalam
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
24
Bagian 3.1) dan memberikan bukti lebih lanjut untuk mendukung beberapa peneliti temuan lain
bahwa perbedaan budaya yang dilakukan telah mempengaruhi proses adopsi ERP.
Selanjutnya penelitian ini telah di follow-up secara general dalam bentuk pertanyaan
penelitian untuk penelitian selanjutnya. Pertama, seperti yang dijelaskan dalam pasal 5, meskipun
pandangan yang bertentangan dalam literatur mengenai apakah BPR harus dilakukan pada saat
adopsi ERP, semua perusahaan yang menjadi subjek penelitian ini memang sengaja dihindari BPR
dalam rangka untuk memastikan bahwa proyek adopsi ERP dapat diselesaikan tepat waktu dan
sesuai anggaran. Berkenaan dengan masalah ini, terdapat beberapa pertanyaan penelitian yang
tetap terbuka. Beberapa perusahaan yang memiliki waktu dan anggaran kurang dibatasi dapat
memilih untuk melakukan BPR bersamaan dengan adopsi ERP. Kemudian dua pertanyaan secara
alami mengikuti. Satu pertanyaan adalah berapa banyak usaha ekstra yang memang benar-benar
diperlukan untuk perforrn BPR bersamaan dengan adopsi ERP. Pertanyaan lain adalah bagaimana
BPR bersamaan mempengaruhi pemeliharaan dimasa depan terhadap sistem ERP yang diadopsi.
Karena BPR dilakukan dengan penerapan ERP bersama-sama dapat mencapai manfaat yang luar
biasa mengingat konteks yang tepat, itu akan menjadi menarik dan berharga untuk melakukan studi
kasus lebih lanjut dengan fokus utama pada pertanyaan penelitian tersebut.
Kedua, kita tidak mencoba untuk mengukur keberhasilan implementasi ERP dalam jangka
panjang, seperti mempertimbangkan peningkatan kinerja internal dan eksternal perusahaan setelah
implementasi sistem untuk jangka waktu yang panjang, yang runag lingkup terluar dari
pembelajaran yang sedang kita dalami saat ini. Sebuah studi longitudinal diperlukan untuk
menyelidiki dengan cara apa praktek pengadaan ERP mempengaruhi keberhasilan jangka panjang
dari proyek yang diadopsi
Akhirnya, meskipun peneliti telah mengamati bukti dampak adanya perbedaan budaya pada
beberapa praktek pengadaan ERP, penelitian ini telah dibatasi oleh jumlah perusahaan yang menjadi
subjek yang dipelajari dan jumlah lokasi dari perusahaan. Akan menarik untuk memperluas
penelitian ini untuk bisa membandingkan praktek perusahaan di tempat lain di kawasan Asia-Pasifik,
tidak hanya kontras perbedaan budaya antara Timur dan Barat, tetapi juga di antara berbagai negara
atau kota-kota seperti Singapura, India, dan Cina daratan. Bagaimanapun, studi kasus yang
melibatkan lebih banyak perusahaan pasti akan memberikan informasi lebih banyak dan lebih
memperkuat validitas dan generalisasi dari hasil penelitian dan pelajaran.
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
25
KASUS
ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM ERP (Enterprise Resource Planning)
(Studi Pada PT. Jepe Press Media Utama Surabaya)
Oleh Fachriza Amri, Endang Siti Astuti, dan Riyadi
Bersamaan dengan perkembangan industri perusahaan penerbitan di Indonesia, serta
untuk mengatasi persaingan antar perusahaanperusahaan penerbit, diperlukan sebuah strategi
yang kreatif dan inovatif dalam rangka agar perusahaan dapat tetap bertahan dan bersaing pada
kompetisi di dunia usaha.Strategi tersebut harus disusun secara terintregasi dengan baik dan
dapat secara efektif menjalankan operasional perusahaan.Salah satu strategi yang sering
digunakan sebuah perusahaan untuk meningkatkan efektifitas operasional perusahaan adalah
memisahkan beberapa tugas-tugas perusahaan menjadi beberapa divisi.
Divisi-divisi pada sebuah perusahan umumnya memiliki nama yang sesuai dengan
tugasnya masing-masing. Divisi Pemasaran adalah divisi yang bertugas untuk memasarkan semua
produk yang dihasilkan oleh perusahaan, Divisi Keuangan adalah divisi yang bertugas mencatat
serta mengatur masalah keuangan, Divisi HRD (Human Resources Development) adalah divisi
yang bertugas recruitment, pengembangan kinerja karyawan dan pemutusan hubungan kerja,
Divisi Produksi adalah divisi yang bertugas menyediakan produk yang akan dipasarkan, Divisi
Sistem Informasi adalah divisi yang bertugas untuk menjalankan sistem operasional perusahan
dalam rangka mempermudah alur birokrasi perusahaan.
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem berbasiskan komputer yang
didesain untuk memproses transaksi-transaksi perusahaan dan memfasilitasi perencanaan yang
terintegerasi dan real time, produksi, dan respon konsumen (OLeary, 2000).Menurut Hau dan
Kuzic (2010) ERP (Enterprise Resource Planning) adalah multi-modul, solusi aplikasi pengemasan
bisnis yang memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan proses bisnis dan kinerja
perusahaan, pendistribusian data umum, pengelolaan sumberdaya serta menyediakan akses
informasi secara aktual. Sistem ERP(Enterprise Resource Planning) ini telah menunjukkan
penawaran berupa perbaikan yang signifikan dalam efisiensi, produktivitas, profitabilitas,
kualitas layanan, kepuasan pelangganan, keputusan meminimalisir biaya serta pembuat keputusan
yang efektif.
Menurut Hau dan Kuzic (2010) keuntungan utama penerapan ERP (Enterprise Resource
Planning) adalah sistem ini mengintegrasi divisi fungsional dan arus informasi kedalamsistem
tunggal baik divisi pemasaran, keuangan, HRD dan produksi. Sistem ERP (Enterprise Resource
Planning)juga memungkinkan hubungan semua proses bisnis dalam perusahaan mulai dari awal
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
26
proses perencanaan hingga tahap akhir setelah penjualan layanan kepada pelanggan. Keefektifan
menggunakan ERP mengintegrasikan informasi yang digunakan dalam berbagai bidang seperti
akutansi, manufaktur, distribusi , dan HRD menjadi sebuah sistem komputasi yang berkualitas.
Sehingga dipastikan bahwa data yang sama dapat disimpan dan diunduh oleh karyawan dan
manajer dalam setiap tahap proses bisnis yang ada. Selain itu, ERP memfasilitasi proses
otomatisasi yang dapat berkontribusi dalam eningkatkan efisiensi usaha, peningkatan mutu dan
pengurangan biaya administrasi.
Sistem ERP ini digunakan oleh PT. JePe Press Media Utama Surabaya, yang merupakan
perusahaan yang bergerak di bidang penerbitan buku dan alat peraga sekolah. Penggunaan
sistem ERP ini pada PT. JePe Press Media Utama Surabaya lebih ditekankan pada integrasi
atau hubungan-hubungan antar divisi perusahaan, yang nantinya dapat memudahkan proses
administrasi, order barang, pembayaran tagihan barang, dan perncanaan stok barang di gudang
dan prosesproses transaksi antara pelanggan dan perusahaan.
Akan tetapi, implementasi sistem ERP (Enterprise Resource Planning) pada PT. JePe
Press Media Utama Surabaya terdapat beberapa kendala yang menyebabkan sistem ERP
(Enterprise Resource Planning) ini tidak bekerja sebagaimana mestinya. Pokok permasalahan
tersebut terletak pada usersyang menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang
dirasa kurang disiplin dalam memasukkan datadata laporan perusahaan. Salah satu penyebab
kurang disiplinya users adalah kerena sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dirasa kurang
fleksibel apabila diaplikasikan pada users yang memiliki jam kerja lebih dan sedang berada di
lapangan atau diluar kantor.
Akibatnya, terjadi keterlambatan update data yang dibutuhkan oleh beberapa divisi-
divisi perusahaan. Keterlambatan update data tersebut dapat mempengaruhi menejemen
puncak dalam pengambilan keputusan dan menentukan strategistrategi perusahaan selanjutnya.
Selain itu, oleh karena sistem ini mengintergrasi oleh divisi-divisi yang lain di lingkungan
perusahaan, maka datadata pada divisi-divisi tersebut juga ikut berpengaruh.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui, menganalisis, mendeskripsikan implementasi
sistem ERP (Enterprise Resource Planning) pada PT. JEPE PRESS MEDIA UTAMA Surabaya.
Analisis Kelemahan Sistem
Sistem informasi tidak selalu berfungsi dengan baik, setiap sistem pasti mempunyai
kelemahan dari keunggulan yang dimiliki.Kelemahan suatu sistem bisa terjadi karena faktor
teknis, baik dari segi komponen yang membentuk atau yang mendukung sistem (user,
hardware, software, data dan jaringan) atau bisa karena faktor alam (bencana alam).
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
27
Sistem informasi yang baik tidak selalu menghasilkan informasi yang baik.Tingkat
kebaikan sistem informasi tidak bisa dinilai dari mahal tidaknya dan lama pembuatan sistem
tersebut. Namun sistem yang baik adalah sistem yang mampu mengubah sumber daya input
menjadi sumber daya output yang mempunyai kualitas dari segi keakuratan dan teruji
kebenarannya, kesempurnaan, tepat waktu, relevan, serta mudah dan murah. Untuk mencapai
output dengan kualitas yang baik, harus berasal dari input yang baik pula. Jika input buruk
(tidak lengkap dan akurat) maka output yang dihasilkan akan buruk pula.
Seperti sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang mengintegrasikan, mengatur,
mengolah, dan mengelola data perusahaan pasti menginginkan informasi yang berkualitas bagi
manajemen.Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini mengintegrasikan sistem internal dan
eksternal manajemen informasi seluruh organisasi, mencakup keuangan/akuntansi, manufaktur,
penjualan dan pelayanan, manajemen hubungan pelanggan.Sistem ERP (Enterprise Resource
Planning) mengotomatisasi kegiatan ini dengan aplikasi perangkat lunak terpadu menggunakan
Oracle yang dibuat oleh perusahaan yang bergerak dalam bidang IT yaitu Oracle
Corporation.Untuk membuat sistem ini PT.JEPE PRESS MEDIA UTAMA Surabaya menggunakan jasa
dari PT. ROA untuk membuat sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
Hal yang menjadi masalah paling vital adalah saat sistem tersebut mengalami error
data.Error data disini yang dimaksud adalah sistem tidak bisa diakses atapun untuk menginput
data. Masalah seperti ini timbul karena tempat penyimpanan data mengalami gangguan
ataupun bisa overload data. Untuk mengatasi masalah tersebut pihak admin harus menghapus
data-data yang sudah tidak terpakai atau membackup data ke media penyimpanan lain. Terkait
masalah ini seharusnya perusahaan tidak hanya memakai satu server sebagai media penyimpanan
data, dan harus membuat server baru sebagai cadangan apabila server yang satu mengalami
overload data.
Jaringan internet sangat penting dalam sistem ini untuk melakukan input data, karena
sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini penginputan data dilakukan secara online. Dalam
hal ini, perusahaan memiliki masalah pada jaringan internet apabila karyawan sedang
ditugaskan di luar kantor dan mengharuskan untuk dapat meninput data saat itu juga. Karena
sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini terdiri dari peramalan, perencanaan dan
penjadwalan, jadi data harus dapat di input secara cepat dan akurat. Untuk mengatasi
masalah tersebut pihak perusahaan seharusnya membekali setiap karyawan dengan media
penghubung internet seperti modem ataupun sejenisnya. Untuk itu karyawan dapat menginput
data kapan saja dan di mana saja, sehingga tidak terjadi keterlambatan untuk input data dan
meminimalkan terjadi kesalahan dalam pengolahan data.
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
28
Perawatan suatu sistem informasi memang tidak mudah dan murah. Apalagi jika sistem
tersebut merupakan buatan perusahaan lain, sehingga mengeluarkan biaya untuk
maintenance.Pihak perusahaan menghubungi admin dari PT. ROA untuk melakukan
maintenance, hal ini perusahaan harus mengeluarkan biaya untuk perawatan tersebut. Hal ini
karena perusahaan tidak mempunyai karyawan yang ahli dalam menangani sistem ERP
(Enterprise Resource Planning).
Selain dari segi perawatan sistem, sisi karyawan juga menjadi sorotan.Hal ini terkait
masalah kualitas yang dihasilkan dari sistem tersebut.Kurangnya komunikasi yang terjalin antara
sesama karyawan sering mengakibatkan terjadinya keterlambatan dalam menginput
data.Misalnya, saat divisi keuangan membutuhkan data dari divisi marketing terkait data
keuangan pelanggan, tetapi divisi marketing terlambat memberikan data karena tidak terjalin
komunikasi yang baik antara sesama divisi. Untuk mengatasi masalah ini perusahaan
seharusnya memberikan pengenalan, pelatihan dan pengarahan kepada setiap karyawan akan
pentingnya komunikasi antara sesama karyawan demi meminimalisir keterlambatan data,
kesalahan penginputan data dan mengesampingkan kepentingan pribadi masing-masing
karyawan.
Analisis Keunggulan Sistem
Disamping suatu sistem mempunyai kelemahan, terdapat keunggulan yang
menjadikannya mempunyai keuntungan dalam menggunakannya. Keunggulan ini yang akan
menghasilkan suatu informasi yang berkualitas bagi manajemen.
Keunggulan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah mengintegrasikan proses
segudang dimana bisnis beroperasi, menghemat waktu dan biaya, keputusan dibuat lebih cepat
dan dengan lebih sedikit kesalahan, data menjadi terlihat di seluruh perusahaan.Keunggulan lain
dari ERP (Enterprise Resource Planning) memudahkan karyawan dalam menentukan jumlah
persediaan barang, memasukkan data transaksi, mengatur penerimaan dan pengeluaran kas
perusahaan, memudahkan karyawan dalam proses order yang dilakukan konsumen,
mencocokkan pembelian, persediaan barang, dan penetapan biaya
Berdasarkan wawancara, observasi, dan dokumentasi yang telah dilakukan oleh peneliti
terdapat beberapa kelemahan yang terjadi pada sistem yang selama ini diterapkan oleh PT. JEPE
PRESS MEDIA UTAMA Surabaya. Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain:
a. Sering terjadi error yang disebabkan adanya gangguan pada tempat penyimpanan data
ataupun bias dataoverload.
b. Minimnya jaringan internet jika karyawan ditugaskan di luar kantor.
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
29
c. Masih menggunakan jasa admin dari luar perusahaan selaku pembuat sistem ERP
(Enterprise Resource Planning).
d. Kurangnya komunikasi yang terjalin antara sesama karyawanyang menyebabkan sering
terjadi keterlambatan data untuk di input.
Untuk itu peneliti memberikan usulan pemecahan masalah dari beberapa kelemahan dari
sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang sedang berjalan saat ini, dengan cara sebagai
berikut :
a. Data yang tidak terpakai dihapus atau dilakukan backup ke media penyimpanan lain.
b. Memberikan fasilitas kepada karyawan berupa modem atau sejenisnya untuk memudahkan
karyawan mengakses sistem jika tidak ada jaringan internet di luar kantor.
c. Memberikan pelatihan kepada admin IT perusahaan untuk dapat melakukan perawatan dan
perbaikan jika terjadi kerusakan pada sistem untuk menghemat biaya dan peningkatan
kualitas tenaga ahli perusahaan.
d. Pemberian, pengenalan, pelatihan dan pengarahan kepada setiap karyawan akan
pentingnya komunikasi antara sesama karyawan demi meminimalisir keterlambatan data,
kesalahan penginputan data dan mengesampingkan ego masing-masing karyawan.
Kesimpulan yang dapat ditarik dari Hasil pengamatan terhadap sistem ERP (Enterprise
Resource Planning) dan wawancara dengan manajemen tingkat atas/direktur, kepala divisi dan
admin IT, dan kepala-kepala divisi yang ada di PT. JEPE PRESS MEDIA UTAMA Surabaya, yaitu
sebagai berikut:
a) Secara keseluruhan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) sudah dapat
mengintegrasikan dan memudahkan proses bisnis yang berjalan.
b) Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sistem yang baik dan cepat dalam
pengelolaan dan pengolahan data serta mudah dalam penggunaannya.
c) Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) sudah terhubung dengan jaringan internet yang
kuat, yang memudahkan user dalam mengakses sistem.
d) Kecepatan dan ketepatan input data di dalam sistem sudah baik, sehingga menghasilkan
informasi yang berkualitas.
e) Walaupun sudah cukup baik, namun masih sering kurang terjalinnya komunikasi yang baik
antara user sehingga sering mengalami keterlambatan input data.
Setelah dilakukan pengamatan langsung pada sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
dan wawancara dengan manajemen tingkat atas/direktur, kepala divisi dan admin IT dan
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
30
kepala-kepala divisi lainnya, telah ditemukan beberapa kelemahan pada sistem, yaitu sebagai
berikut:
a) Terkait penginputan data sering terjadi overload data.
b) Terkait pemeliharaan (maintenance) sistem ERP (Enterprise Resource Planning) jika terjadi
error atau missing data, admin harus menghubungi vendor pembuat sistem untuk
melakukan perbaikan.
c) Keterlambatan input data yang terjadi karena kurangnya komunikasi antar karyawan (user).
d) Minimnya ketersediaan jaringan internet pada karyawan apabila ditugaskan diluar kantor.
e) Kurangnya pelatihan kepada admin perusahaan terkait pemahaman tentang sistem ERP
(Enterprise Resource Planning).
-
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
31
DAFTAR PUSTAKA
Amri, Fachriza. 2013. Analisis Implementasi Sistem ERP (Enterprise Resources Planning) (Studi Pada
PT. JEPE PRESS MEDIA UTAMA SURABAYA). Jurnal Administrasi Bisnis Vol.2 no. 2.
http://administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id/index.php/jab/article/view/102
Poon, Pak-Lok; dan Yuen Tak Yu. 2010. Investigating ERP systems procurement practice: Hong
Kong and Australian experiences. Elsevier Journal Information and Software Technology
Volume 52, Issue 10, Page 1011-1022.
http://www.sciencedirect.com/science/journal/09505849/52/10
Yasin, Verdi. 2013. Pentingnya Sistem Enterprise Resource Planning (Erp) Dalam Rangka Untuk
Membangun Sumber Daya Pada Suatu Perusahaan. Jurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.4
Tahun VI/ Januari 2013. ISSN : 2086 1052
Brown, Carol V; Daniel W. Dehayes; Jeffrey A. Hoffer; E. Wainright Martin; and William C. Perkins.
2010. Managing Information Technology Seventh Edition. Prentice Hall is an imprint of Pearson.
ISBN 10: 0-13-214632-0. ISBN 13: 978-0-13-214632-6